Mgmt reponsibility ver.01

PT. SRIBOGA RATURAYA Management ResponsibilityDaniprisma Plaza 3rd floorJl. Sultan Hasanudin No:47-48Jakarta 12160 IndonesiaTel: (62-21) 725 0240, 722 6664Fax: (62-21) 720 6008, 727 93039

No.Dok: SRR-GP-QMR-001 Rev. : 0

No. File: Mgmt Reponsibilityver.01.doc

vers. : 1

Jl. Deli No: 10 & 23, Tanjung Emas, Semarang 50174 IndonesiaTel: (62-24) 355 8373Fax: (62-24) 355 3800

Tanggal: 22 Februari 2010 Hal. : 1 / 84

MANAGEMENT RESPONSIBILITYSYSTEM AND MEASUREMENT PROCEDURE

D I S T R I B U T I O N L I S T No. Manual Holder No. Manual Holder 1. President Director 18. Manager, Information Technology 2. Director, HR & Corporate Culture 19. Officer, Personnel Service3. Director, Controller & Business Dev 20. Officer, Planning4. Director, Finance & Administration 21. Head, Reguler Product5. Chief, Internal Audit 22. Head, Product Specialities6. Manager, Wheat Procurement 23. Head, Purchasing7. Manager, Finance 24. Head, Logistic8. General Manager 25. Supervisor, Intake & Wheat Silo9. Manager, Quality Assurance 26. Supervisor, Packing10. Manager, HR Operational 27. Supervisor, Inventory11. Manager, Marketing & Sales 28. Supervisor, FPS12. Manager, Plant 29. Supervisor, SHE13. Manager, Engineering 30. Supervisor, Pest Control14. Manager, R & D 31. Representative, Shipping15. Manager, Quality Control16. Manager, Logistic & Inventory17. Manager, Accounting

Dibuat oleh, Disahkan oleh,

Lilik Nugroho Eddy Mulyadi Alwin Arifin

Quality Assurance Manager General Manager President Director




vers. : 1



RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN DAN DATA

Nama Dokumen : Management Responsibility

Nomor Dokumen : SRR-GP-QMR-001

Revisi : 0

No. Amendment Hal. Versi Dasar Perubahan

1. Perubahan Target Mutu untuk tahun 2010

5-6 1 Update target mutu untuk tahun 2010




vers. : 1



DAFTAR ISI

Hal

1.0UMUM ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

4

2.0KEBIJAKAN MUTU PT. SRIBOGA RATURAYA -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

4

3.0SASARAN & TARGET MUTU PT. SRIBOGA RATURAYA -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

5

4.0TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG MANAJEMEN ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

7

5.0 PENGENDALIAN DOKUMEN DAN CATATAN MUTU ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

52---------------------------------------------------------------------------------------------------

6.0 PELAKSANAAN TINJAUAN MANAJEMEN ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

60

7.0 AUDIT MUTU INTERNAL -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

64

8.0 ANALISA DATA -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

69




vers. : 1



9.0 PENGENDALIAN KETIDAKSESUAIAN PRODUK / PROSES ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

72

10.0TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

76

1.0 UMUM

Prosedur ini menguraikan aktivitas yang dilakukan manajemen PT. Sriboga Raturaya berkaitan dengan:

a) Tanggung jawab manajemen (Management Responsibility) yang meliputi: Kebijakan Mutu (Quality Policy), Sasaran Mutu (Quality Objectives), perencanaan mutu produksi, layanan jasa penjualan dan distribusi tepung terigu dan produk samping tepung terigu, proses pelaksanaan tinjauan manajemen guna monitor kinerja organisasi dalam mencapai sasaran mutu perusahaan, serta tanggung jawab dan wewenang manajemen, proses pengendalian dokumen dan catatan mutu (quality records) yang dihasilkan dalam mengimplementasikan sistem manajemen mutu.

b) System Measurement, Analysis & Improvement yang meliputi Internal Audit, identifikasi teknik statistik, verifikasi sistem keamanan pangan serta proses tindakan perbaikan & pencegahan.

2.0 KEBIJAKAN MUTU PT. SRIBOGA RATURAYA




vers. : 1



Kami bertekad melayani pelanggan dengan sebaik-baiknya dalam suasana kemitraan, menjamin konsistensi produk yang aman, sehat dan halal dengan mutu terbaik, harga yang layak, serta ketersediaan produk dipasaran secara berkesinambungan.

Pimpinan bersama seluruh jajaran organisasi wajib bertanggung jawab terhadap mutu yang dihasilkan, menyediakan kerangka kerja dalam menetapkan dan mengevaluasi sasaran mutu.

Untuk mencapai tujuan tersebut, pimpinan dan seluruh jajaran organisasi bertanggung jawab untuk menerapkan, memantau, mengevaluasi dan meningkatkan penerapan standar Sistem Manajemen ISO 9001:2008 dan ISO 22000:2005 pada setiap unit kerja di perusahaan secara berkesinambungan.

Jakarta, 03 Agustus 2009

Alwin ArifinPresident Director

3.0 SASARAN & TARGET MUTU PT. SRIBOGA RATURAYA

Mengacu visi, misi serta kebijakan mutu, PT. Sriboga Raturaya menetapkan sasaran dan target mutu perusahaan yang meliputi :

3.1 SASARAN MUTU

Menjadi market leader dalam penjualan dan distribusi tepung terigu berbasis :

♦ Peningkatan volume penjualan.

♦ Penyediaan produk dengan harga yang layak.

♦ Konsistensi produk / layanan produk dengan mutu terbaik.

♦ Menjamin ketersediaan (availability) produk di pasar secara berkesinambungan.

♦ Meningkatkan milling performance.

♦ Menyediakan produk yang aman dan sehat.

♦ Menciptakan lingkungan kerja yang aman dan bersih.




vers. : 1



3.2 TARGET MUTU

No. Performance Indicator Target2010

1. Flour Sales Volume, based on Delivery (Min, bags) 10.500.000

2. Deviation of Budget vs. Actual on :- Wheat cost (Max, %)- Factory overhead (Max, %)- Foreign Exchange (Max, %)

3.03.03.0

3. Customer Complaint closing time (Max, days) :- Complaint with sample analysis - Complaint without sample analysis

42

4. Availability of products in the market of Central Java (Min, %) 50

No. Performance Indicator Target2009

5. Milling Extraction ratio from dirty wheat :- Traditional Wheat (Min, avg %) - Non Traditional Wheat (Min, avg %)- Low Quality Wheat (Min, avg %)

777777

6. Total Accident at Plant (total / year) 0

7. Customer Complaint on Product Safety (total / year) 0

*




vers. : 1



4.0 TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG MANAJEMEN

4.1 TUJUAN♦ Mengidentifikasi dengan jelas fungsi tanggung jawab dan kewenangan manajemen

dan personel PT. Sriboga Raturaya dalam rangka memperagakan komitmen manajemen terhadap penerapan Sistem Manajemen.

♦ Membangun, menjabarkan dan mengupayakan pencapaian Kebijakan Mutu Perusahaan dan menjamin bahwa kebijakan tersebut dipahami dan dilaksanakan oleh seluruh jajaran organisasi di dalam perusahaan.

4.2. RUANG LINGKUPDokumen ini digunakan bagi Manajemen PT. Sriboga Raturaya yang aktivitas atau kegiatannya mempengaruhi mutu produksi, layanan jasa penjualan dan distribusi produk tepung terigu dan produk sampingnya.

4.3 DEFINISI




vers. : 1



♦Sistem Manajemen adalah suatu sistem yang diterapkan oleh PT. Sriboga Raturaya dengan mengacu pada standard ISO 9001:2008 dan ISO 22000:2005.

♦Kebijakan Mutu adalah kebijakan yang berisi antara lain komitmen PT. Sriboga Raturaya terhadap Mutu dan Sasaran-sasaran Mutu yang ditetapkan PT. Sriboga Raturaya dalam rangka penerapan Sistem Manajemen.

4.4 REFERENSI

♦ Struktur Organisasi PT. Sriboga Raturaya

♦ Uraian Jabatan

4.5 TANGGUNG JAWAB & WEWENANG4.5.1. President Director

a. Menetapkan Kebijakan Mutu secara tertulis yang menjabarkan sasaran organisasi dan harapan-harapan / keinginan pelanggan terhadap kualitas produk dan pelayanan yang diberikan oleh PT. Sriboga Raturaya.

b. Menetapkan tanggung jawab dan wewenang dan hubungan timbal baik antar semua personel yang mengelola, melaksanakan dan memverifikasi pekerjaan yang mempengaruhi kualitas produk dan pelayanan yang diberikan PT. Sriboga Raturaya.

c. Menjamin terlaksananya rapat manajemen review secara berkala guna mengevaluasi pencapaian indikator kinerja perusahaan sesuai dengan sasaran mutu yang telah ditetapkan.

d. Menjamin secara keseluruhan terhadap kualitas produk dan pelayanan yang diberikan oleh PT. Sriboga Raturaya kepada pelanggan, dan menunjuk “Management Representative” yang akan menjamin bahwa sistem manajemen senantiasa diterapkan di setiap unit kerja dalam perusahaan.

4.5.2. Controllership Director a. Mengkoordinir, memantau dan mengevaluasi sistem operasional perusahaan

yang terkait dengan bidang Accounting dan Business Development.b. Menjabarkan / menjelaskan Kebijakan Mutu dan Sistem Manajemen yang

berlaku di PT. Sriboga Raturaya kepada seluruh jajaran departemen di bawah kewenangannya.

c. Meninjau pengendalian ketidaksesuaian yang terjadi di lingkup departemen, menetapkan dan memantau tindakan perbaikan atau pencegahan guna meningkatkan performa jajaran departemen di bawah kewenangannya.

d. Mengkoordinir pelaksanaan tertib administrasi / penyimpanan rekaman mutu di seluruh jajaran departemen di bawah kewenangannya.




vers. : 1



4.5.3. Financial and Administration Director a. Mengkoordinir, memantau dan mengevaluasi sistem operasional perusahaan

yang terkait dengan bidang Finance, Treasury & Tax.b. Menjabarkan / menjelaskan Kebijakan Mutu dan Sistem Manajemen yang

berlaku di PT. Sriboga Raturaya kepada seluruh jajaran departemen di bawah kewenangannya.



4.5.4. HR & Corporate Culture Director a. Mengkoordinir, memantau dan mengevaluasi sistem operasional perusahaan

yang terkait dengan bidang Human Resource, Corporate Culture / Relation dan Quality Assurance.

b. Menjabarkan / menjelaskan Kebijakan Mutu dan Sistem Manajemen yang berlaku di PT. Sriboga Raturaya kepada seluruh jajaran departemen di bawah kewenangannya.



4.5.5. Cash Management Manager a. Melaksanakan ketentuan-ketentuan Sistem Manajemen yang terkait

dengan : ♦ Pelaksanakan proses monitoring dan pembelian mata uang asing (US $).♦ Pelaksanaan tinjauan pemberian kredit (termin pembayaran) terhadap

pelanggan industri (jika ada).♦ Meninjau pengendalian produk / proses tidak sesuai yang terjadi dalam

lingkup Departemen / Divisi serta memantau tindakan koreksi dan pencegahan.

b. Menjabarkan / menjelaskan Kebijakan Mutu dan Sistem Manajemen yang berlaku di PT. Sriboga Raturaya kepada seluruh personel di bawah kewenangannya.

c. Meninjau pengendalian ketidaksesuaian yang terjadi di lingkup departemen, menetapkan dan memantau tindakan perbaikan atau pencegahan guna meningkatkan performa departemen di bawah kewenangannya.




vers. : 1



d. Mengkoordinir pelaksanaan tertib administrasi / penyimpanan rekaman mutu yang ada dalam departemen di bawah kewenangannya.

e. Secara berkala melaporkan hasil pelaksanaan ketentuan-ketentuan Sistem Manajemen yang menjadi tanggung jawabnya kepada Financial & Business Development Director.

4.5.6. Chief Internal Audit a. Mengimplementasi Internal Control Audit yang mencakup financial, sistem

informasi, administrasi dan operasional.b. Memantau pelaksanaan / implementasi kebijakan, perencanaan, prosedur

dan peraturan perusahaan, realisasi action plan serta memantau pelaksanaan meeting yang telah terjadwal.

c. Mengkoordinasikan komunikasi dua arah antara BOD dan Manager di tiap departemen dengan memakai metode Strategic Plan Monitoring System.

d. Menjabarkan / menjelaskan Kebijakan Mutu dan Sistem Manajemen yang berlaku di PT. Sriboga Raturaya kepada seluruh personel di bawah kewenangannya.

e. Meninjau pengendalian ketidaksesuaian yang terjadi di lingkup departemen, menetapkan dan memantau tindakan perbaikan atau pencegahan guna meningkatkan performa departemen di bawah kewenangannya.

f. Mengkoordinir pelaksanaan tertib administrasi / penyimpanan rekaman mutu yang ada dalam departemen di bawah kewenangannya.

4.5.7. Wheat Procurement Senior Manager a. Mengkoordinir dan memantau pelaksanaan ketentuan-ketentuan Sistem

Manajemen yang terkait dengan : ♦ Proses seleksi dan evaluasi terhadap pemasok gandum.♦ Proses pembelian atau pengadaan gandum.♦ Proses pembuatan, pengesahan serta monitoring aplikasi L/C, pengapalan

gandum, serta asuransi.b. Menjabarkan / menjelaskan Kebijakan Mutu dan Sistem Manajemen yang

berlaku di PT. Sriboga Raturaya kepada seluruh personel di bawah kewenangannya.



e. Secara berkala melaporkan hasil pelaksanaan ketentuan-ketentuan Sistem Manajemen yang menjadi tanggung jawabnya kepada BOD.




vers. : 1



4.5.8. Operation Procurement Manager a. Melaksanakan ketentuan-ketentuan Sistem Manajemen yang terkait

dengan : ♦ Proses seleksi dan evaluasi terhadap pemasok gandum dan material lain.♦ Proses pembelian gandum dan material lain.

b. Mengkoordinir pelaksanaan tertib administrasi / penyimpanan rekaman mutu yang ada dalam departemen di bawah kewenangannya.

c. Secara berkala melaporkan hasil pelaksanaan ketentuan-ketentuan Sistem Manajemen yang menjadi tanggung jawabnya kepada Wheat Procurement Senior Manager.

4.5.9. Accounting Manager a. Melaksanakan ketentuan-ketentuan Sistem Manajemen yang terkait

dengan :♦ Proses tinjauan persyaratan pelanggan dalam hal pemenuhan / pelunasan

biaya produk serta konfirmasi order.♦ Proses pelaksanaan tinjauan secara berkala terhadap harga produk guna

menjamin tingkat kompetitif harga produk.♦ Proses perencanaan serta evaluasi budget bagi setiap proses pengadaan

yang diusulkan departemen.♦ Proses pelaksanaan tinjauan terhadap harga material dalam setiap proses

permintaan material serta evaluasi harga material.♦ Proses pemeriksaan berkala terhadap posisi stock material serta produk

tepung terigu (stock opname).b. Menjabarkan / menjelaskan Kebijakan Mutu dan Sistem Manajemen yang




e. Secara berkala melaporkan hasil pelaksanaan ketentuan-ketentuan Sistem Manajemen yang menjadi tanggung jawabnya kepada Financial & Business Development Director.

4.5.10. General Manager a. Menjabarkan dan mensosialisasikan semua keputusan atau kebijakan

yang ditetapkan oleh Management (BOD) kepada semua kepala departemen / personel yang ada di plant.




vers. : 1



b. Memantau dan melaporkan pelaksanaan keputusan atau kebijakan yang ditetapkan Management serta aktivitas penting lainnya yang berlangsung di plant kepada Management (BOD).

c. Mengkoordinir dan memimpin semua pertemuan penting di plant, dan mengambil segala keputusan yang diperlukan untuk dapat dilaksanakan oleh semua departemen terkait.

d. Memberikan persetujuan dan pengesahan dokumen-dokumen yang digunakan dalam kegiatan operasional (PR, PO, DO, Product Guideline, memo dll).

e. Sebagai wakil dari Management (BOD) dalam menjalin hubungan dengan institusi eksternal, khususnya yang ada di semarang dan Jawa Tengah.

4.5.11. Marketing & Sales Senior Manager a. Merancang sistem dan organisasi dalam departemen Marketing & Sales

untuk mencapai target penjualan dan profit yang ditetapkan oleh Management.b. Melakukan koordinasi, membangun kerjasama dan negosiasi dengan

departemen-departemen lain untuk mencapai target penjualan dan profit yang diharapkan.

c. Bekerjasama dengan pihak luar (distributor, advertising agency, perusahaan lain) untuk melakukan aktivitas penjualan, promosi dan berbagai aktivitas lainnya untuk mencapai target penjualan dan profit.




g. Secara berkala melaporkan hasil pelaksanaan ketentuan-ketentuan Sistem Manajemen yang menjadi tanggung jawabnya kepada General Manager

4.5.12. Marketing & Promotion Manager a. Merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi realisasi program

promosi yang akan atau telah dijalankan.b. Mengkoordinir pelaksanaaan survei keberadaan produk, kepuasan

pelanggan dan evaluasi pasar sebagai input dalam menentukan strategi dan perencanaan penjualan.




vers. : 1



c. Mengkoordinir pelaksanaan penanganan keluhan pelanggan yang diterima, mengkomunikasikannya secara efektif kepada pihak internal maupun eksternal.




g. Secara berkala melaporkan hasil pelaksanaan ketentuan-ketentuan Sistem Manajemen yang menjadi tanggung jawabnya kepada Marketing & Sales Senior Manager.

4.5.13. Sales Manager a. Merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi realisasi program

penjualan yang akan atau telah dijalankan.b. Mengkoordinir team sales dalam melaksanakan program penjualan yang

telah ditetapkan.c. Menjabarkan / menjelaskan Kebijakan Mutu dan Sistem Manajemen yang


d. Meninjau pengendalian ketidaksesuaian yang terjadi di lingkup departemen, menetapkan dan memantau tindakan perbaikan atau pencegahan guna meningkatkan performa departemen di bawah kewenangannya.

e. Mengkoordinir pelaksanaan tertib administrasi / penyimpanan rekaman mutu yang ada dalam departemen di bawah kewenangannya.

f. Secara berkala melaporkan hasil pelaksanaan ketentuan-ketentuan Sistem Manajemen yang menjadi tanggung jawabnya kepada Marketing & Sales Senior Manager.

4.5.14. Plant Manager a. Mengkoordinir pelaksanaan ketentuan-ketentuan Sistem Manajemen yang

terkait dengan :♦ Proses Penerimaan dan Penyimpanan Gandum.♦ Proses Milling.♦ Proses Mixing.♦ Proses Packing.




vers. : 1



♦ Proses Maintenance / Engineering.♦ Proses Perencanaan Produksi.

b. Menjamin penggunaan semua sumber daya yang ada dalam kegiatan operasional pabrik secara effective dan efisien sehingga mendukung pencapaian sasaran mutu perusahaan.

c. Menjabarkan / menjelaskan Kebijakan Mutu dan Sistem Manajemen yang berlaku di PT. Sriboga Raturaya kepada seluruh personel di bawah kewenangannya.



f. Secara berkala melaporkan hasil pelaksanaan ketentuan-ketentuan Sistem Manajemen yang menjadi tanggung jawabnya kepada General Manager.

4.5.15. Engineering Manager a. Mengkoordinir pelaksanaan ketentuan-ketentuan Sistem Manajemen yang

terkait dengan :♦ Proses pemeliharaan peralatan / mesin dan fasilitas penunjang.♦ Proses perbaikan peralatan / mesin dan fasilitas penunjang.♦ Proses pengendalian dan pemantauan sarana ukur.

b. Menjamin penggunaan semua sumber daya yang ada dalam kegiatan pemeliharaan dan perbaikan peralatan serta fasilitas penunjang secara effective dan efisien sehingga mendukung pencapaian target operasional.

c. Menjabarkan / menjelaskan Kebijakan Mutu dan Sistem Manajemen yang berlaku di PT. Sriboga Raturaya kepada seluruh personel di bawah kewenangannya.



f. Secara berkala melaporkan hasil pelaksanaan ketentuan-ketentuan Sistem Manajemen yang menjadi tanggung jawabnya kepada Plant Manager.

4.5.16. Quality Assurance Manager




vers. : 1



a. Menyusun Sistem Manajemen yang akan diterapkan di perusahaan dengan mengacu pada standard sistem manajemen yang berlaku dan diakui secara nasional, regional maupun internasional.

b. Mengkomunikasikan Sistem Manajemen yang akan diterapkan di perusahaan kepada seluruh departemen yang ada di dalam organisasi.

c. Bertindak selaku Management Representative dalam mengkoordinir penerapan sistem manajemen di perusahaan.

d. Memantau dan mengevaluasi konsistensi penerapan sistem manajemen di seluruh departemen yang ada di dalam organisasi.

e. Mengkoordinir seluruh kegiatan verifikasi terhadap efektivitas penerapan sistem manajemen di seluruh departemen yang ada dalam organisasi.

f. Bertindak sebagai Liason Officer pada pelaksanaan audit sistem manajemen dari pihak eksternal, baik yang dilakukan oleh badan sertifikasi, badan pemerintah atau pelanggan.

g. Melaporkan hasil penerapan Sistem Manajemen kepada General Manager dan HR & Corporate Culture Director sebagai dasar untuk menetapkan langkah strategis guna peningkatan kualitas implementasi Sistem Manajemen dalam perusahaan.

4.5.17. Research & Development Manager a. Mengkoordinir pelaksanaan ketentuan-ketentuan Sistem Manajemen yang

terkait dengan :♦ Proses pengembangan produk baru.♦ Proses perubahan grist dan formulasi additive.♦ Proses analisa aplikasi produk yang dihasilkan oleh bagian produksi.♦ Proses analisa market sample sebagai dasar perbandingan kualitas produk

yang dihasilkan oleh PT. Sriboga Raturaya dengan produk kompetitor.b. Menjabarkan / menjelaskan Kebijakan Mutu dan Sistem Manajemen yang




e. Secara berkala melaporkan hasil pelaksanaan ketentuan-ketentuan Sistem Manajemen yang menjadi tanggung jawabnya kepada General Manager.

4.5.18. Quality Control Manager




vers. : 1



a. Mengkoordinir pelaksanaan ketentuan-ketentuan Sistem Manajemen yang terkait dengan :♦ Proses pemeriksaan kualitas pada raw material dan material penunjang.♦ Proses pemeriksaan kualitas pada tahap In-line Process.♦ Proses pemeriksaan kualitas pada produk akhir.♦ Proses pemenuhan standar kualitas produk agar memenuhi peraturan atau

regulasi yang berlaku.b. Menjabarkan / menjelaskan Kebijakan Mutu dan Sistem Manajemen yang





4.5.19. Logistic & Inventory Manager a. Mengkoordinir pelaksanaan ketentuan-ketentuan Sistem Manajemen yang

terkait dengan :♦ Proses pengadaan dan pembelian sparepart, material atau bahan baku.♦ Proses penyimpanan dan pengelolan sparepart, material atau bahan baku.♦ Proses penyimpanan dan pengelolaan produk tepung & produk samping.♦ Proses distribusi produk tepung dan produk samping.

b. Menjabarkan / menjelaskan Kebijakan Mutu dan Sistem Manajemen yang berlaku di PT. Sriboga Raturaya kepada seluruh personel di bawah kewenangannya.




4.5.20. HR Operational Manager




vers. : 1



a. Mengkoordinir pelaksanaan ketentuan-ketentuan Sistem Manajemen yang terkait dengan :♦ Proses perencanaan tenaga kerja sesuai dengan struktur organisasi yang

telah ditetapkan oleh manajemen.♦ Proses penerimaan karyawan baru.♦ Proses analisa kebutuhan pelatihan dan pembuatan program pelatihan.♦ Proses penilaian kinerja atau appraisal terhadap personel sesuai dengan

lokasi dan jabatan kerja.b. Mempunyai wewenang dalam merekomendasikan suatu mutasi, promosi

maupun demosi jabatan yang akan disampaikan kepada HR & Corporate Culture Director.

c. Bersama dengan PGA Manager akan bertindak mewakili perusahaan dalam pertemuan-pertemuan dengan pihak lain / organisasi lain / instansi pemerintah yang berhubungan dengan ketenagakerjaan.




g. Secara berkala melaporkan hasil pelaksanaan ketentuan-ketentuan Sistem Manajemen yang menjadi tanggung jawabnya kepada HR & Corporate Culture Director.

4.5.21. Information & Technology Manager a. Mengkoordinir pelaksanaan ketentuan-ketentuan Sistem Manajemen yang

terkait dengan :

♦ Proses penyediaan, perawatan dan perbaikan hard ware komputer.

♦ Proses pengembangan, pemantauan dan perbaikan soft ware komputer.

♦ Proses pengelolaan dan pemeliharaan data-data elektronik.b. Menjabarkan / menjelaskan Kebijakan Mutu dan Sistem Manajemen yang





vers. : 1





e. Secara berkala melaporkan hasil pelaksanaan ketentuan-ketentuan Sistem Manajemen yang menjadi tanggung jawabnya kepada Business Development & Ivestment serta General Manager.

4.6 HAL-HAL KHUSUSTidak ada

4.7 REKAMAN / CATATAN MUTUTidak ada

4.8 LAMPIRAN4.8.1. Struktur Organisasi PT. Sriboga Raturaya4.8.2. Tahapan Proses PT. Sriboga Raturaya4.8.3. Quality Plan PT. Sriboga Raturaya




vers. : 1



Lampiran 4.8.1. Struktur Organisasi PT. Sriboga Raturaya

BO

AR

D O

F D

IREC

TOR

S P

T. S

RIB

OG

A R

ATU

RAY

A

Pre

side

nt D

irect

or

Dire

ctor

,H

R &

Cor

p. C

ultu

re

Inte

rnal

Au

dito

rW

heat

P

rocu

rem

ent

Seni

or A

dvis

or

BO

ARD

OF

CO

MM

ISS

ION

ER

S PT

. SR

IBO

GA

RA

TUR

AY

A

Trea

sury

& T

ax

Dire

ctor

,Fi

nanc

e &

Adm

inist

ratio

n

Gen

eral

Man

ager

Corp

orat

e Le

gal

Busi

ness

De

velo

pmen

t

HR

Ope

ratio

nal

Qua

lity

Ass

uran

c

Corp

& P

ublic

Re

latio

n

Pers

onne

l Se

rvM

rkt &

Sal

esLo

gist

ic In

vent

ryPl

ant

R &

DQ

ualit

y C

ontro

lA

ccou

ntin

gF

in M

gmt &

Pla

n

Boar

d Se

cret

ary

Fina

nce

& A

ccou

ntin

gH

uman

Re

sour

ce

Info

rmat

ion

Tech

Dire

ctor

,Co

ntro

llers

hip

Dire

ctor

,O

pera

tiona

lD

irect

or,

Mar

ketin

g &

Sal

es

Cas

h

Ma

nage

men

tTa

xA

sset

& R

isk

Ma

nage

men

tTr

eas

ury

Org

ani

zatio

n &

D

evel

opm

ent

Indu

stria

l Re

ls &

Com

mun

icat

ion




vers. : 1



Lampiran 4.8.2. Tahapan Proses PT. Sriboga Raturaya

Nama Kegiatan

Nomor Prosedur

Judul Prosedur

Persyaratan MutuRecord Frekuensi Tanggung

JawabParameter yang diperlukan

Syarat diterima

Penentuan Lingkup Kualifikasi Personel

SRR-DP-HRD-001

Bab 4.5.2.1

Pemenuhan Kualifikasi Personel

- Struktur Organisasi

- Man Power Planning

- Kualifikasi Personel

Sesuai dengan perkembang-an organisasi yang disetujui direksi

- Uraian Jabatan Management

- Uraian Jabatan Karyawan Biasa

Setiap tahun & perubahan organisasi

HR & Corp Cult

Directorr

Proses Recruitment Karyawan Baru

SRR-DP-HRD-001

Bab 4.5.2.2



- Job Description

- Job Specs

Kesesuaian dengan Man Power Planning & Kualifikasi Personel

- Seleksi Karyawan

- Surat Penawaran Kerja

Setiap Recruitment

HRD Ops. Mgr

Proses Mutasi / Promosi

SRR-DP-HRD-001

Bab 4.5.2.3



- Evaluasi Objective karyawan

- Kualifikasi / kompetensi

Kesesuaian dengan Struktur Organisasi & Man Power Planning

- Formulir Penilaian Prestasi Kerja Karyawan

Setiap Mutasi HRD Ops. Mgr

dan

HR & Corp Cult

Director

Proses Medical Screening & General Check Up

SRR-DP-HRD-001

Bab 4.5.2.4


- Kualifikasi Personel

Kesesuaian dengan kualifikasi personel

- Medical Screening

- General Check Up

Setiap Calon Karyawan

Setiap 1 tahun

HRD Ops. Mgr

Analisa Kebutuhan Pelatihan

SRR-DP-HRD-001

Bab 5.5.2.1

Pelatihan Personel

- Kualifikasi / kompetensi

- Penilaian prestasi kerja & kemampuan kerja

Kecocokan dengan Kualifikasi Personel

- Usulan Pelatihan

- Jadual Induk Pelatihan

Setiap tahun HRD Ops. Mgr

dan

HR & Corp Cult

Director

Pelaksanaan Jadual Induk Pelatihan

SRR-DP-HRD-001

Bab 5.5.2.2

Pelatihan Personel

- Jadual Induk Pelatihan

Kesesuaian dengan Jadual Induk Pelatihan

- Formulir Rencana Pelatihan

- Laporan Hasil Training / Seminar

Setiap Training / Seminar

Trg & Dev. Officer




vers. : 1



Nama Kegiatan

Nomor Prosedur

Judul Prosedur



Syarat diterima

Evaluasi Pelaksanaan Training dan Jadual Induk Pelatihan

SRR-DP-HRD-001

Bab 5.5.2.3

Pelatihan Personel

- Penilaian prestasi kerja & kemampuan kerja

Kesesuaian dengan Kualifikasi Personel

- Evaluasi Hasil Training

- Revisi Jadual Induk Pelatihan

Setiap Training Seminar

Minimal setiap 6 bulan

HRD Ops. Mgr

dan

HR & Corp Cult Director

Penyimpanan Dokumen / Arsip Pelatihan

SRR-DP-HRD-001

Bab 5.5.2.4

Pelatihan Personel

- Materi Training

Kesesuaian dengan materi training

- Materi Training

- Sertifikat

Setiap Training / Seminar

Trg & Dev. Officer

Penilaian Kinerja / Performan-ce Personel

SRR-DP-HRD-001

Bab 6.0

Penilaian Kinerja / Performance Personel

- Job Description

- Individual Performance

Pencapaian sasaran & target mutu

- Formulir Penilaian Prestasi Kerja Manajemen & Karyawan

Setiap tahun HRD Ops. Mgr

dan

HR & Corp Cult Director

Proses Pe-rencanaan & Evaluasi Penjualan

SRR-DP-MRK-001

Bab 4.5.2.1

Program Penjualan, Promosi dan Evaluasi Persyaratan Distributor / Pelanggan

- Data penjualan sebelumnya

- Realisasi penjualan harian dan bulanan

- Rasio penjualan

Sesuai dgn target yang ditetapkan

- Laporan Kunju ngan Sales / Technical Advisor

- Sales Plan / Forecast (SF)”

- Laporan Harian

- Laporan Pekan / Bulanan

- Laporan Evaluasi Penjualan

Setiap bulan Sales Manager

Proses Perenca-naan dan Evaluasi Prog. Promosi

SRR-DP-MRK-001

Bab 4.5.2.2

Program Penjualan, Promosi dan Evaluasi Persyaratan Distributor / Pelanggan

- Target group (jenis produk)

- Target market (lokasi dan jenis)

- Jenis prog. Promosi yang digunakan

- Frekuensi pelaksanaan

Sesuai dgn std. yg ditetapkan

- Jadwal Program Promosi Tahunan

- Promotion Program Report

Setiap tahun Marketing &

Promotion Manager




vers. : 1



Nama Kegiatan

Nomor Prosedur

Judul Prosedur



Syarat diterima

Proses Tinjauan Persyarat-an Distri-butor

SRR-DP-MRK-001

Bab 4.5.2.3

Prog. Penjualan, Promosi dan Evaluasi Persyaratan Distributor / Pelanggan

- Ketersediaan Gudang, armada, Sumber keuangan, tenaga serta sarana penun-jang

- Realisasi penjualan

Sesuai kualifikasi yg sdh ditetapkan

- Distributor Qualification Report

- Distributor Evaluation Report

Setiap bulan Marketing & Sales

Sr. Manager

Proses Tinjauan Persyarat-an Pelang-gan

SRR-DP-MRK-001

Bab 4.5.2.4

Prog. Penjualan, Promosi dan Evaluasi Persyaratan Distributor / Pelanggan

- Kesesuaian PO

- Syarat pembayaran

- Jenis produk

Sesuai dgn ketentuan yg ditetap-kan

- Booking Order

- Permintaan / Pembuatan DO (Non Sales)

- Permintaan / Pembuatan DO (Non Sales / Cust complaint)

- Delivery Order

Setiap ada permintaan

Sales Manager

Survey Pasar & Monitoring Keberada-an Produk

SRR-DP-MRK-001

Bab 5.5.2.1

Survey Pasar dan survey kepuasan pelanggan

- Data Permintaan produk tepung

- Data Keterse-diaan produk tepung

Data yg di butuhkan sesuai

- Market Survey Report

Setiap tahun Sales Manager

Survey Kepuasan Pelanggan

SRR-DP-MRK-001

Bab 5.5.2.2

Survey Pasar dan survey kepuasan pelanggan

- Produk / jasa yg disurvey

-Tingkat Kepuasan pelanggan Roti / Mie

Sesuai dengan kebutuhan

- Pengukuran Kepuasan Pelanggan Industri Roti

- Pengukuran Kepuasan Pelanggan Industri Mie

Setiap tahun

Marketing & Sales Senior

Manager




vers. : 1



Penanganan keluhan Pelanggan

SRR-DP-MRK-001 Bab 6.5.2

Penanganan Keluhan Pelanggan

- Masalah yang dikeluhkan

- Jenis Produk

- Akar permasalahan

Jelas dan lengkap

- Customer Comp. Log

- Keluhan Pelanggan

- Internal Investi gation Report

- Customer Comp. Activity

- Daftar Keluhan Pelanggan

Setiap ada keluhan pelanggan

Customer Service Officer

Nama Kegiatan

Nomor Prosedur

Judul Prosedur



Syarat diterima

Proses Booking Order

SRR-DP-FIN-001

Bab 4.0

Tinjauan Booking Order

- Price list- TOP- Plafond- AR

Sesuai plafon tolerance, logical judgment

- Credit Review

- Booking Order

Setiap Order Treasury Officer

Tinjauan Customer Baru

SRR-DP-FIN-001

Bab 5.5.2.1

Tinjauan Persyaratan Pelanggan

- No. NPWP

- Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak

- Akte Perusahaan

- Surat Domisili Perusahaan

- Fotocopy Pengurus

Sesuai persyaratan yang telah ditetapkan

- Surat kontrak / perjanjian

Setiap pelanggan baru

Finance Manager

Evaluasi Customer Profile Report

SRR-DP-FIN-001

Bab 5.5.2.2

Tinjauan Persyaratan Pelanggan

- Payment Record

- Order Quantity

- Credit Duration

- Customer Loyalty

Sesuai persyaratan yang telah ditetapkan

- Customer Profile Report

Setiap pelanggan

Sr. Mgr. Fin, Tax &

Trea.




vers. : 1



Perencana-an Kebutuhan Gandum & Bahan Pendukung

SRR-DP-PP-001

Bab 4.0

Pemantauan dan Pengelolaan Stok Material

- Sales Plan / Delivery Target

- Tingkat Delivery

- Stock Material

Sesuai dengan Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku / Bahan Pendukung

- Wheat Procurement Schedule

- Material Procurement Schedule

- Daily Consumable Report

- Sales Monitoring (Online)

- Daily Monitoring for Delivery (Online)

- Tiap bulan / minggu

- Tiap bulan / minggu

- Tiap hari

- Tiap bulan / minggu / hari

- Tiap bulan / minggu / hari

Planner

Planner

Planner

Planner

Planner

Nama Kegiatan

Nomor Prosedur

Judul Prosedur



Syarat diterima

Pembuatan Rencana Produksi

SRR-DP-PP-001

Bab 5.0

Pembuatan Rencana Produksi

- Product Guideline

- Delivery Target

- Tingkat Delivery

- Stock Produk- Aging Produk

Sesuai dgn ketetapan yang berlaku

- Production Planning Schedule

- Tiap minggu

Planner

Pembelian Gandum

SRR-DP-PROC-001

Bab 4.0

Pembelian Gandum

- Harga

- Cara pengiriman

- Syarat pembayaran

Penunjukkan / telah mendapat persetujuan dari Direksi

- Canvassed Sheet

- Wheat Confirmation Order

- Sales Confirmation / Contract

Setiap pembelian gandum

Setiap kontrak

Setiap kontrak

Mgr. Ops. Proc.

Wheat Proc. Sr. Mgr.


Seleksi Supplier Gandum

SRR-DP-PROC-001

Bab 5.5.2.1

Seleksi & Evaluasi Supplier / Subcontractor

- Pengalaman supplier

- Kualitas & kapasitas

- Waktu Delivery

- Financing

Sesuai persyaratan yang ditetapkan

Supplier / Subcontractor Assessment Form

Setiap supplier baru





vers. : 1



Evaluasi Kinerja Supplier

SRR-DP-PROC-001

Bab 5.5.2.2

Seleksi & Evaluasi Supplier / Subcontractor

- Mutu

- Jumlah

- Harga

- Pelayanan


- Report Bulanan Prestasi Rekanan / Pemasok Material / Barang

- Form Evaluasi Rekanan / Pemasok Material / Barang Langsung

- Annual Assessment of Approved Supplier / Subcontractor Form

Setiap bulan

Setiap tahun

Setiap tahun

Mgr. Ops. Proc.



Nama Kegiatan

Nomor Prosedur

Judul Prosedur



Syarat diterima

Proses Penerimaan Purchase Requisition

SRR-DP-PUR-001

Bab 4.5.2.1

Proses Pembelian Material dan Pengadaan Jasa

- PR yang telah disetujui

Telah disetujui Manager / Sr. Manager & Budgeted

- Purchase Requisition

Setiap pengadaan

Purchaser

Proses Canvassing

SRR-DP-PUR-001

Bab 4.5.2.2


- Harga- Cara

pengiriman- Syarat

pembayaran

Sesuai dgn spesifikasi internal Siboga

Penunjukkan mendapat persetujuan Sr. Mgr / Direksi

- Purchase Requisition

- Penawaran dari supplier

- Purchase Canvass

Setiap pengadaan

Purchaser

Proses Penerbitan Purchase Order

SRR-DP-PUR-001

Bab 4.5.2.3


- PR- Purchase

Canvased

Sesuai dgn hasil pelaksanaan canvaased

- Purchase Order

Setiap pengadaan

Purchaser




vers. : 1



Proses Verifikasi Tagihan

SRR-DP-PUR-001

Bab 4.5.2.4


- PO / SPK- RR / Berita

Acara

Kesesuaian antara PO, RR dan tagihan

- Purchase Order

- Invoice- Faktur Pajak- Receiving

Report- Berita Acara- Tanda

Terima

Setiap pembelian

Purchasing Staff

Seleksi Supplier

SRR-DP-PUR-001

Bab 5.5.2.1

Seleksi & Evaluasi Supplier

- Pengalaman supplier

- Kapasitas- Kualitas

produk- Waktu

Delivery- Harga

Sesuai dgn persyaratan yang ditetapkan

- Supplier Assesment Questionaire

- Lembar Prospektif Supplier


Purchasing Head

Pelaksanaan Audit Supplier

SRR-DP-PUR-001

Bab 5.5.2.2


- Kapasitas- Kapabilitas

proses


- Supplier Assesment Questionaire

- Laporan Pelaksanaan Hasil Audit


Purchasing Head

Nama Kegiatan

Nomor Prosedur

Judul Prosedur



Syarat diterima

Pemantauan dan Evaluasi Supplier

SRR-DP-PUR-001

Bab 5.5.2.3


- Jumlah transaksi

- Kualitas dan Kuantitas material

- Harga- Pelayanan


- Laporan Bulanan Kinerja Supplier Bahan Pendukung

- Formulir Evaluasi Supplier

1 bulan

6 bulan

Purchaser

Purchasing Head

Pembaharuan Daftar Rekanan Mampu

SRR-DP-PUR-001

Bab 5.5.2.4


- Identitas Supplier

- Nilai Evaluasi Total


- Daftar Rekanan Mampu

- Formulir Evaluasi Supplier

Tiap tahun Purchasing Head




vers. : 1



Pengurusan Dokumen Impor Gandum

SRR-DP-SHP-001

Bab 4.5.2.1

Proses Pengurusan Dokumen Impor

- Jadwal kedatangan kapal

- Kelengkapan dokumen

- Pemenuhan persyaratan impor barang

Sesuai dgn ketentuan yang berlaku

- Surat Ijin Bongkar Barang & Penimbunan

- Pemberitahuan untuk Pemeriksaan Barang Impor

- Daftar Hadir Meeting Pembongkaran Gandum

- Laporan Akhir Bongkar

Setiap kedatangan kapal

Shipping / KSO Admin

Pengurusan Dokumen Impor Material / Barang Non Gandum

SRR-DP-SHP-001

Bab 4.5.2.2

Proses Pengurusan Dokumen Impor





- Pemberita-huan Impor Barang

Setiap kedatangan material / non gandum


Proses Pelaksanaan Ekspor

SRR-DP-SHP-001 Bab 5.5.2

Proses Pelaksanaan Ekspor

- Kesesuaian barang


- Pemenuhan persyaratan ekspor barang

- Kondisi kapal


- Pemberita-huan Ekspor Barang

Setiap proses ekspor barang


Nama Kegiatan

Nomor Prosedur

Judul Prosedur



Syarat diterima

Penerimaan Barang

SRR-DP-WHS-001

Bab 4.5.2.1

Penyimpanan & Pengelola-an Material Non Gandum

- Jumlah

- Spesifikasi

- Kualitas

Sesuai dengan Purchase Order

- PO

- RR

- RR / Modul

Setiap kedatangan / perminta-an material

Staff Inventory

Penyimpnan & Pengelola-an Barang

SRR-DP-WHS-001

Bab 4.5.2.2


- Jumlah

- Lokasi Penyimpanan

- Kondisi lingkungan

Sesuai dengan ketetapan yang berlaku

- Stock Card

- Monitoring Suhu Gudang

Setiap peru bahan stok

Setiap hari

Staff Inventory




vers. : 1



Permintaan & Pengeluaran Barang dari Gudang

SRR-DP-WHS-001

Bab 4.5.2.3


- Jumlah

- Spesifikasi

Kelengkapan Dokumen

- MRIS

- Issued Report / Modul

Setiap penerimaan MRIS

Spv Inventory

Pengadaan Barang

SRR-DP-WHS-001

Bab 4.5.2.4


- Jumlah

- Spesifikasi

Kelengkapan Dokumen

- PR

- Daftar Pengadaan Material

Setiap pengadaan barang

Spv Inventory

Administrasi Inventory

SRR-DP-WHS-001

Bab 4.5.2.5


- Data Stock Kesesuaian Stock card vs Realisasi

- Stock Card

- Summary Inventory Report

Sebulan sekali utk Support Material

Setahun 2 kali untuk material spare part

Staff Inventory

Perencanaan & Evaluasi Budget

SRR-DP-ACC-001

Bab 4.5.2.1

Prosedur Tinjauan Budget, Permintaan Material, Stock opnam & Harge Produk

Aktual Budget sebelumnya

Kesesuaian action plan dengan budget

- Budget Plan Tiap 3 bulan, Tahun

Mngmt Acct.

Tinjauan Permintaan Material

SRR-DP-ACC-001

Bab 4.5.2.2

Prosedur Tinjauan Budget, Permintaan Material, Stock Opnam & Harge Produk

- Budget Plan Sesuai dgn budget plan

PR Budgeted Setiap PR Budget Officer

Nama Kegiatan

Nomor Prosedur

Judul Prosedur



Syarat diterima

Proses Stock Opnam

SRR-DP-ACC-001

Bab 4.5.2.3


- Jenis material

- Jumlah Material

Kesesuaian antara Aktual & stock card

Lembar Kerja Stock Opnam

Setiap Bulan Cost Acctnt




vers. : 1



Tinjauan Harga Produk

SRR-DP-ACC-001

Bab 4.5.2.4


- Product Price Kesesuaian biaya produksi dgn pricelist

- Price List 1 bulan sekali

Accounting Mgr

Prosedur Vouchering untuk Invoices

SRR-DP-ACC-001

Bab 5.5.2.1

Prosedur Permintaan Pembayaran

- Invoice

- Faktur Pajak

Sesuai dgn Ketentuan yang ditetapkan

- APV

- CPV- Check- BG

Setiap permintaan pembayaraan

Accounting Payment Officer

Prosedur Cash Advance

SRR-DP-ACC-001

Bab 5.5.2.2


- Budget Plan Sesuai dgn Budget Plan

- APV

- CPV- Check



Prosedur Request For Payment

SRR-DP-ACC-001

Bab 5.5.2.3


- Budget Plan Sesuai dgn Budget Plan

- APV

- CPV- Check



Prosedur Invoicing

SRR-DP-ACC-001

Bab 5.5.2.4


- Invoice

- Faktur Pajak


- Invoice

- Faktur Pajak

Setiap DO / BO

Billing Officer

Prosedur Credit Note

SRR-DP-ACC-001

Bab 5.5.2.5


- Price list

- Program Penjualan


- Credit Note Setiap DO / BO

General Accounting

Nama Kegiatan

Nomor Prosedur

Judul Prosedur



Syarat diterima




vers. : 1



Proses Penelitian & Pengemba gan Produk Baru

SRR-DP-RD-001

Bab 4.5.2.1

Penelitian dan Pengembangan Produk

- Parameter Kualitatif

- Parameter aplikasi

Sesuai dengan spesifikasi yg ditetapkan (internal atau pelanggan)

- Permintaan Pengembangan Produk Baru

- Rencana Kerja Penelitian & Pengemba nganProduk Baru

- Straight / N Time Dough Worksheet

- Bread Report

- Baking Test

- Bread Score Report

- Noodle Test Report

- Wet Noodle Test

- Special Application Test

Setiap ada permintaan produk baru

R&D Manager




vers. : 1



Proses Evaluasi Performa Grist dan Formulasi Additive

SRR-DP-RD-001

Bab 4.5.2.2




Sesuai dengan spesifikasi yg ditetapkan (internal atau pelanggan)

- Product Guideline


- Bread Report

- Baking Test



- Wet Noodle Test


Setiap ada permintaan produk baru atau evaluasi dan perubahan periodik grist atau formu lasi additive

R&D Manager

Nama Kegiatan

Nomor Prosedur

Judul Prosedur



Syarat diterima

Proses Evaluasi dan Perubahan Periodik untuk Grist atau Formulasi Additive

SRR-DP-RD-001

Bab 4.5.2.3




Sesuai dengan spesifikasi yg ditetapkan internal

- Product Guideline

- Product Application Change Notice


- Bread Report

- Baking Test



- Wet Noodle Test


Setiap ada evaluasi dan perubahan periodik grist atau formulasi additive

R&D Manager




vers. : 1



Penerimaan Gandum dari kapal / kontainer

SRR-DP-LUL-001

Bab 4.5.2.1

Penerimaan, Penyimpana & Pengelolaan Gandum

- Jenis gandum

- Jumlah gandum

- Kualitas gandum

Sesuai dgn spesifikasi internal

- CheckList Grain Unloader Roncuzzi System

- Laporan Pengecekan & Pembersihan Silo

- Stowage Plan- Ship Discharge- Total Wheat

Discharge Report

- Ship Receiving Report

- Wheat Receiving Report

- Raw Material Quality Report

Tiap kedatangan gandum baru

Wheat Silo Operator

Intake & Wheat Silo Supervisor

Senior Mgr Plant

Nama Kegiatan

Nomor Prosedur

Judul Prosedur



Syarat diterima

Penyimpan-an dan Pengelola-an gandum di silo

SRR-DP-LUL-001

Bab 4.5.2.2


- Kualitas gandum

- Suhu ruang penyimpanan gandum

- Sanitasi ruang penyimpanan gandum

- Jumlah / dosis fumigan

- Jadwal recyle gandum


- Monitoring Temperatur Silo

- Jadwal Sirkulasi Silo Gandum

- Laporan Bulanan Sirkulasi Silo Gandum

- Laporan Kualitas Gandum dalam Silo

- Laporan Pembersihan & Pengecekan Silo

Setiap hari / bulan .

Wheat Silo Operator





vers. : 1



Tranfer Gandum ke Mill Sub-Dept

SRR-DP-LUL-001

Bab 4.5.2.3


- Jenis gandum

- Jumlah gandum

- Kualitas gandum

- Nomor DWB


- Wheat Transfer- Silo Situation- Wheat Silo

Activity Report- Total Wheat

Transfer Report- Order

Permintaan Gandum

Setiap ada proses transfer ke DWB

Wheat Silo Operator


Miller

Permintaan Gandum ke Intake & Wheat Silo Sub-Dept

SRR-DP-Mill-001

Bab 4.5.2.1

Milling Gandum

- Type gandum- Jumlah

gandum- Identifikasi

kapal- Nomor DWB


- Order Permintaan Gandum

Setiap order permintaan gandum ke Intake & Wheat Silo Sub-Dept

Mill Spv.

Preparasi Gandum(Proses 1st

Cleaning & 1st

Dampening)

SRR-DP-Mill-001

Bab 4.5.2.2

Milling Gandum

- No. DWB

- No 1st Condi-tioning Bin

- Grist gandum- Kadar air awal- Target kadar

air- Kadar protein- Flow rate

gandum

- Target waktu 1st Conditng


- Logbook 1st

Cleaning & 1st

Dampening

- Daily Screen Room Report

- Product Guideline

Setiap proses 1st

cleaning & 1st

dampening

Mill Spv.

Nama Kegiatan

Nomor Prosedur

Judul Prosedur



Syarat diterima




vers. : 1



Preparasi Gandum(Proses 2nd

Dampening)

SRR-DP-Mill-001

Bab 4.5.2.2

Milling Gandum

- No 1st Condi-tioning Bin

- No 2nd Condi-tioning Bin

- Grist / type gandum

- Kadar air awal- Target kadar

air- Kadar protein- Flow rate

gandum

- Target waktu 2nd

Conditioning


- Logbook 2nd

Dampening


Setiap proses 2nd

dampening

Mill Spv.

Preparasi Gandum(Proses 2nd

Cleaning)

SRR-DP-Mill-001

Bab 4.5.2.2

Milling Gandum


- Grist / type gandum

- Kadar air - Kadar protein


- Logbook 1st

Break


Setiap proses 2nd

cleaning

Mill Spv.

Milling Gandum

SRR-DP-Mill-001

Bab 4.5.2.3

Milling Gandum


- No. Flour Bin - Grist/produk- Target

Ekstraksi- 1st Break

Release Test- Kadar Air- Kadar Protein- Kadar Ash- Visual flour

Test


- Product Guideline

- Daily Milling Report

- Additive Control Report

- Flour Bins Daily Report

- Daily By Product Packing Report

Setiap proses milling

Head of Regular Product

Transfer Produk & By Produk

SRR-DP-Mill-001

Bab 4.5.2.4

Milling Gandum

- No Bin Tepung

- No Bin BP

Sesuai dgn no bin yg ditetapkan

- Flour Bins Daily Report

- Daily By Product Packing Report

Setiap proses transfer produk / by produk

Mill Spv.

Nama Kegiatan

Nomor Prosedur

Judul Prosedur



Syarat diterima




vers. : 1



Penerimaan Tepung dari Mill Sub-Dept

SRR-DP- MIX-001

Bab 4.5.2.1

Proses Mixing Tepung

- Jenis tepung

- Jumlah tepung

- Bin tujuan

- Kadar Protein

- Kadar Air

Sesuai dgn Mixing / Packing Daily Memo


- Mixing / Packing Daily Memo

- Mixing Daily Report

- Inline Control Product Released

- Mixing Bin Filling Confirma-tion

- Flour Bins Daily Re-port

Tiap proses penerimaan tepung dari Mill Sub-Dept

Specialist Mixing

Persiapan Mixing Tepung & Additive

SRR-DP- MIX-001

Bab 4.5.2.2


- Jenis tepung

- Jumlah tepung

- Bin Asal

- Bin tujuan

- Jumlah dan jenis Additive




- Laporan Pemakaian Additive

Tiap proses mixing tepung

Specialist Mixing

Mixing Tepung & Additive

SRR-DP- MIX-001

Bab 4.5.2.3


- Jenis produk

- Jumlah produk

- Grist

- Bin asal


Sesuai dgn Product Guideline

- Product Guideline


- Production Overview Report


Specialist Mixing

Pemantau-an Visual Kualitas Produk tepung

SRR-DP- MIX-001

Bab 4.5.2.4


- Visual mutu produk


- Product Mixed Visual Check Report


Specialist Mixing

Transfer Produk ke Bin Packing

SRR-DP- MIX-001

Bab 4.5.2.5


- Jenis produk

- Jumlah produk

- Bin tujuan



- Packing Bin Filling Confirma-tion


Tiap proses transfer tepung ke bin packing

Specialist Mixing

Nama Kegiatan

Nomor Prosedur

Judul Prosedur



Syarat diterima




vers. : 1



Penanganan Produk Repass

SRR-DP- MIX-001

Bab 4.5.2.6


- Jumlah produk repass

Sesuai dgn keputusan QC Dept.

- Unstandard Flour


Setiap ada produk repass

Specialist Mixing

Proses Persiapan Pengemasan Produk Tepung ukuran 25 kg

SRR-DP-PACK-001

Bab 4.5.2.1

Proses Pengemasan Produk Tepung

- Jenis tepung

- Jumlah tepung

- Jenis produk

- No Bin Packing

- Bag yg diguna-kan

- Kondisi mesin



Tiap proses persiapan pengemasan produk tepung

Supervisor Packing


SRR-DP-PACK-001

Bab 4.5.2.2


- Jenis tepung

- Jumlah tepung

- Jenis produk

- Kualitas produk

- Berat produk

- Kode Produksi



- Initial Produk Testing Report

- Loogbook Flour Packing Operator

- Down Time Packing / Day/Carr

- Daily Flour Packing Report

- Flour & By Product Packing Report

Tiap proses pengemasan produk tepung

Supervisor Packing

Proses Pemantauan Kualitas Produk Tepung

SRR-DP-PACK-001

Bab 4.5.2.3


- Berat produk

- Visual mutu produk


- Flour Net Weight Control

- Product Packed Visual Check Report

Tiap proses pemantauan kualitas produk tepung

Foreman Flour Packing




vers. : 1



Proses Penyerahan Produk Tepung

SRR-DP-PACK-001

Bab 4.5.2.4


- Jenis produk

- Jumlah produk

Sesuai dgn Flour Packed Receiving Report

- Flour Packed Receiving Report

Tiap proses penyerahan produk tepung

Foreman Flour Packing

Nama Kegiatan

Nomor Prosedur

Judul Prosedur



Syarat diterima

Penerimaan Produk Tepung / By Produk

SRR-DP-FPS-001

Bab 4.5.2.1

Penanganan Produk Tepung / By Produk di Finished Product Storage

- Jenis Produk

- Jumlah Produk

- Kualitas pengemasan

- Sesuai dengan output dari Packing

- Sesuai dengan spesifikasi internal

- Pencatatan Produksi (Flour / BP)

- Flour Packed Receiving Report

- Bran/Pollard Receiving Report

- Warehouse Stock Daily Report

Tiap proses penerimaan produk tepung / by produk

Foreman FPS

Penyimpanan Produk Tepung / By Produk

SRR-DP-FPS-001

Bab 4.5.2.2


- Jenis Produk

- Jumlah Produk

- Kualitas pengemasan

- Kondisi palet

- No Los

Sesuai dengan spesifikasi internal

- Denah Gudang Flour / By Product

- Warehouse Stock Monthly Report

Tiap proses penyimpanan produk tepung / by produk

Foreman FPS

Pemeliharaan prod. selama masa penyimpanan

SRR-DP-FPS-001

Bab 4.5.2.3


- Kebersihan gudang

- Kebersihan palet

- Suhu gudang

- Keberadaan hama

Sesuai dengan ketentuan yang berlaku

- Pemantauan suhu gudang

Setiap hari Foreman FPS




vers. : 1



Pemeriksaan prod. selama masa penyimpanan(kesesuaian jumlah produk)

SRR-DP-FPS-001

Bab 4.5.2.4


- Jenis produk

- Jumlah produk

- No los


- Warehouse Stock Dily Report

- Laporan Pelaksanaan Stock Opname

Setiap pelaksanaan stock opname

Suprvisor FPS

Pemeriksaan prod. selama masa penyimpanan

(kualitas produk)

SRR-DP-FPS-001

Bab 4.5.2.4


- Jenis produk

- Jumlah produk

- Umur simpan


- Denah Gudang Flour

Setiap hari Foreman FPS

Nama Kegiatan

Nomor Prosedur

Judul Prosedur



Syarat diterima

Penyerahan Produk Flour / By Produk

SRR-DP-FPS-001

Bab 4.5.2.5


- Jenis produk

- Jumlah produk

Sesuai dengan Loading Permit

- Loading Permit

- Pencatatan Delivery Flour

- Pencatatan Produksi & Delivery By Produk

Setiap proses delivery

Foreman FPS

Tinjauan DO / SDO

SRR-DP-GO-001

Bab 4.5.2.1

Proses Distribusi Produk

- Distributor

- Jenis Produk

- Jumlah

Sesuai dgn DO / SDO

Delivery Order

Sub Delivery Order

Setiap Pengambilan Produk

Foreman Distribusi

Penerbitan & Penandata-nganan LP

SRR-DP-GO-001

Bab 4.5.2.2


- Jenis Produk

- Jumlah

- Waktu

Sesuai dgn DO / SDO

Loading Permit Setiap Pengambilan Produk

Gate Office Operator In

Penimbangan Truk Masuk / Preloading Check

SRR-DP-GO-001

Bab 4.5.2.3


- No Truk

- Kebersihan

- Kelengkapan truk

- Berat truk kosong


Loading Permit

Hasil Pemeriksaan Truk

Setiap proses pemuatan akan dimulai

Foreman Distribusi

Watcher In




vers. : 1



Penimbangan Truk Keluar /Postloading Check

SRR-DP-GO-001

Bab 4.5.2.4


- No Truk

- Jenis Produk

- Jumlah Produk

- Berat truk dgn muatannya


Loading Permit

Hasil Pemeriksaan Truk

Setiap proses pemuatan selesai

Foreman Distribusi

Watcher Out

Penerbitan & Distribusi Surat Jalan

SRR-DP-GO-001

Bab 4.5.2.5


- No Truk

- Jenis Produk

- Jumlah Produk

Sesuai dgn LP dan hasil Post Loading Check

Loading Permit

Surat Jalan

Setiap proses pemuatan selesai

Gate Office Operator Out

Monitoring Outstanding DO

SRR-DP-GO-001

Bab 4.5.2.6


- DO yg belum terealisasi

Sesuai dgn DO Induk

Outstanding Delivery Order

Setiap hari Gate Office Supervisor

Nama Kegiatan

Nomor Prosedur

Judul Prosedur



Syarat diterima

Pemeriksaan Kualitas Bahan Baku

SRR-DP-QC-001

Bab 4.5.2.1

Quality Control Manual

Gandum- Moisture- Protein- Ash- 1000 Kernel- Hkltr gandum- Impuritas- Total Defect- Screening- Falling

Number- Vomitoxin- Residu

pestisida

Sesuai dgn spesifikasi internal untuk gandum

Wheat Qualty Report

Setiap kedatangan kapal / kontainer

Lab Analis




vers. : 1



PemeriksaanKualitas Bahan Tambahan Pangan dan Bahan Pendukung

SRR-DP-QC-001

Bab 4.5.2.2


Additive / Vitamin- COA

(Certificate of Analysis)

Air Proses- Syarat fisik- Syarat kimia- Syarat biologi

Sesuai dgn spesifikasi yg disepakati dgn pihak supplier

Sesuai dgn standard baku air minum

Additive Quality Report

Sertifikat Hasil Uji Air

Setiap kedatangan additive / vitamin

6 bulan

Lab Analis

Quality Manager

Pemeriksaan Kualitas Bahan Kemasan

SRR-DP-QC-001

Bab 4.5.2.3


Karung / bag- Kualitas printing- Warna sablon- Dimensi- Berat- Jahitan- Denier- Rajutan- Lipatan

Sesuai dgn spesifikasi internal untuk karung

Packaging Quality Report

Setiap kedatangan karung

Lab Analis

Nama Kegiatan

Nomor Prosedur

Judul Prosedur



Syarat diterima

Pemeriksaan Kualitas Bahan Kemasan

SRR-DP-QC-001

Bab 4.5.2.3


Kemasan 1 kg- Berat per roll- Grammage- Thickness- Kualits printing- Warna printing

Benang- Denier- Warna

Sesuai dengan spesifikasi internal untuk plastik 1 kg

Sesuai dengan spesifikasi internal untuk benang



Setiap kedatangan plastik 1 kg

Setiap kedatangan benang

Lab Analis

Lab Analis




vers. : 1



Pemeriksaan Kualitas Produk selama Proses Produksi

SRR-DP-QC-001

Bab 4.5.2.4


Pemeriksaan Gandum selama Proses Transfer ke DWB- Moisture- Protein

Pemeriksaan Gandum selama Proses 1st Dampening- Moisture

Pemeriksaan Gandum selama 1st break- Moisture

Pemeriksaan Tepung selama Proses Milling- Moisture- Protein- Ash- Falling Number- Farinograph- Amylograph *)- Gluten **)- Sedimentasi **)- Color Test **)- Granulasi **)- Starch damage

Sesuai dengan spesifikasi Internal untuk gandum

Sesuai dengan target moisture yg ditetapkan

Sesuai dengan target moisture yg ditetapkan

Sesuai dengan spesifikasi internal untuk tepung

In Line Control Report




Setiap shift 2 kali

Setiap shift 2 kali

Setiap shift 2 kali

Setiap shift 2 kali

*) Setiap shift 1x

**) Setiap bin tepung

Lab Analis

Lab Analis

Lab Analis

Lab Analis

Nama Kegiatan

Nomor Prosedur

Judul Prosedur



Syarat diterima

Pemeriksaan Kualitas Produk selama Proses Produksi

SRR-DP-QC-001

Bab 4.5.2.4


Vitamin- Dosis- Jenis vitamin

Sesuai dgn Product Guide Line

Vitamin Control Report

Setiap shift 1 kali

Lab Analis




vers. : 1



Pemeriksaan Kualitas Produk Tepung dan Produk Samping

SRR-DP-QC-001

Bab 4.5.2.5


Tepung (internal)- Moisture- Protein- Ash- Gluten- Falling Number- Visual Test- Farinograph- Amylograph- Color Test- Granulasi- Sedimentasi- Starch damage- Baking Test- Noodle Test

ByProduk (internl)- Moisture *)- Protein *)- Ash *)

Tepung (externl)- Parameter

sesuai SNI- Residu

pestisida

ByProduk (externl)- Parameter

sesuai SNI

Sesuai dgn spesifikasi internal untuk produk tepung

Sesuai dgn spesifikasi internal untuk by produk

Sesuai dgn SNI 01-3751-2000

Sesuai dgn SNI 01-4440-1998

Finished Product Quality Report

Baking Test

Noodle Test

By Product Quality Report

Laporan Hasil Uji

Laporan Hasil Uji

Setiap shift 2 kali

Setiap shift 1 kali

Setiap minggu sekali

Setiap tahun sekali

Setiap tahun sekali

Lab Analyst

Produk Aplikasi Analis

Staff Analis

Quality Manager

Quality Manager

Nama Kegiatan

Nomor Prosedur

Judul Prosedur



Syarat diterima




vers. : 1



Pemeriksaan Kualitas Bahan Baku & Produk selama Penyimpanan

SRR-DP-QC-001

Bab 4.5.2.6


Gandum- Moisture- Protein - Ash- Farinograph- Test Weigh- Visual Test

Produk Tepung- Visual Test


Sesuai dgn spesifikasi internal untuk produk tepung (aspek hama)

Silo Monitoring Report

Finished Product Periodic Inspection Report

Setiap bulan sekali

Setelah 2 minggu

Lab Analis

Lab Analis

Aktivitas Pendukung Lainnya

SRR-DP-QC-001

Bab 4.5.2.7


Sample Gandum- Moisture- Protein- Ash- 1000 Kernel- Hkltr gandum- Impuritas- Total Defect- Screening- Falling Number- Vomitoxin

Sample Tepung- Moisture- Protein- Ash- Gluten- Falling Number- Visual Test- Farinograph- Amylograph- Color Test- Granulasi- Sedimentasi- Starch damage- Baking Test- Noodle Test



Wheat Quality Report

Finished Product Quality Report

Baking Test

Noodle Test

Setiap ada sample gandum

Setiap ada sample tepung

Lab Analis

Lab Analis

Produk Quality Analis

Nama Kegiatan

Nomor Prosedur

Judul Prosedur



Syarat diterima




vers. : 1



Aktivitas Pendukung Lainnya

SRR-DP-QC-001

Bab 4.5.2.7


Market Sample- Moisture- Protein - Ash- Gluten- Falling Number- Farinograph- Color Test

Keluhan Pelanggan- Parameter

disesuaikan dengan keluhan pelanggan

Tepung Industri- Tidak ada

parameter



-

Market Sample Evaluation

Customer Complaint

Unstandar Notice

Setiap ada sample tepung

Setiap ada keluhan pelanggan

Setiap ada tepung industri

Lab Analis

Quality Manager

Lab Analis

Kalibrasi peralatan Ukur / Peralatan Uji

SRR-DP-QC-001

Bab 5.5.2.1

Kalibrasi & Pemelihrn Peralatan Ukur / Peralatan Uji

Penetapan Jadwal-Manual Book-Intensitas

penggunaan-Sensitivitas

Realisasi Kalibrasi-Freq kalibrasi

Sesuai dgn manual dan regulasi terkait

Sesuai dgn jadwal kalibrasi

Daftar Induk Peralatan Ukur dan Peralatn Uji

Jadwal Kalibrasi Peralatan Ukur dan Peralatn Uji

Sertifikat Kalibrasi

Laporan Riwayat Kalibrasi Peralatan Ukur dan Peralatn Uji

Setiap tahun

Sesuai dgn jadwal kalibrasi

Quality Manager

Quality Manager

Persyaratan Mutu Record Frekuensi Tanggung




vers. : 1



Nama Kegiatan

Nomor Prosedur

Judul Prosedur JawabParameter yang

diperlukanSyarat

diterima

Pemeliharaan Peralatan Ukur / Peralatan Uji

SRR-DP-QC-001

Bab 5.5.2.2

Kalibrasi & Pemelihrn Peralatan Ukur / Peralatan Uji

Penetapan Jadwal-Manual Book-Intensitas

penggunaan-Sensitivitas

Pelaksanaan Pemeriksaan-Freq pemeriksn

Perbaikn Peralatn-Terjadi

kerusakan

Sesuai dengan buku manual pemeliharaan

Sesuai dengan jadwal pemeriksaan

-

Jadwal Perawatan & Verifikasi Peralatan Ukur dan Peralatan Uji

Laporan Pemeriksaan dan Verifikasi Peralatan Ukur dan Peralatan Uji

Maintenance Work Order

Setiap tahun

Sesuai dgn jadwal pemeriksn

Setiap tjd kerusakan

Quality Manager

Quality Manager

Quality Manager

Pemeliharaan mesin & peralatan

SRR-DP-ENG-001

Bab 4.0

Pemeliharaan mesin & peralatan

- Work Order Sesuai dgn persyaratan yang ditetapkan

- Work Order Sheet

- Maint. Work Order

- Sesuai schedule preventive maint.

- Tiap ada permintaan modifikasi / rekondisi mesin

Head Operation

Engineering

Head Non Operation

Engineering

Pengendalian mesin & Sarana Ukur

SRR-DP-ENG-001

Bab 5.0

Pengendalian mesin & Sarana Ukur

- Ketepatan pengukuran alat

- Toleransi Kalibrasi / Verifikasi

- Masa Berlaku Kalibrasi / Verifikasi

Sesuai dgn persyaratan kalibrasi / verifikasi yang telah ditetapkan

- Daftar Induk Kalibrasi / Verifikasi

- Jadwal Kalibrasi / Verifikasi

- Check List of Scale

- Setiap Tahun

- Setiap Tahun

- Setiap Bulan

Engineering Mgr.

Engineering Mgr.

Head Operation

Engineering




vers. : 1



Pemeliharaan bangunan & peralatan penunjang produksi

SRR-DP-ENG-001

Bab 6.0

Pemeliharaan bangunan & peralatan penunjang produksi

- Work Order

- PO / SPK


Sesuai gambar dan spesifikasi

- Work order sheet

- PO / SPK

- Sesuai schedule & permintaan perbaikan

- Setiap ada PO / SPK

Head Civil & Building

Engimeering

Nama Kegiatan

Nomor Prosedur

Judul Prosedur



Syarat diterima

Penyusunan Program K3

SRR-DP-SHE-001

Bab 4.5.2.1

Implementasi Program K3

- Peraturan / standard K3

- Kebijakan perusahaan tentang K3

- Hasil evaluasi program K3

Sesuai dgn ketentuan yg berlaku

- Program K3 Tiap tahun Supervisor SHE

Pelaksanaan Program K3(Sosialisasi Program K3)

SRR-DP-SHE-001

Bab 4.5.2.2


- Peraturan / standard K3

- Kebijakan perusahaan tentang K3

- Metode sosialisasi


- Daftar Hadir Training / Meeting

- Surat Pernyataan

Setiap ada kegiatan sosialisasi program K3

Supervisor SHE

Pelaksanaan Program K3(Inspeksi Lingkungan Kerja)

SRR-DP-SHE-001

Bab 4.5.2.2


- Kondisi lingkungan kerja

- Kondisi peralatan kerja

Sesuai dgn syarat K3 yg ditetapkan

- Incident Report

- Logbook Daily Safety Report

Dua kali per shift

Supervisor SHE

Pelaksanaan Program K3(Inspeksi Peralatan Safety)

SRR-DP-SHE-001

Bab 4.5.2.2


- Kondisi peralatan safety

- Jumlah peralatan safety

Sesuai dgn kebutuhan yg ditetapkan

- Checklist Fire Extinguisher

- Checklist Hydrant Box

- Checklist Fire alarm

- Maintenance Work Order

Sesuai dgn jadwal pengecekan

Staff SHE

Pelaksanaan Program K3(Perijinan Pekerjaan Berbahaya)

SRR-DP-SHE-001

Bab 4.5.2.2


- Situasi lokasi kerja

- Kondisi peralatan yg digunakan


- Ijin Pekerjaan Api

- Ijin Peker-jaan Ke-tinggian

- Ijin Pekerjaan Dalam Ruang tertutup

Setiap ada pekerjaan

Staff SHE




vers. : 1



Evaluasi Implementasi Program K3

SRR-DP-SHE-001

Bab 4.5.2.3


- Jumlah Accident

- Jumlah Incident

- Konsistensi pelaksanaan K3


- Daftar Hadir Training / Meeting

Setiap bulan Supervisor SHE

Nama Kegiatan

Nomor Prosedur

Judul Prosedur



Syarat diterima

Program Pengendalian Hama

SRR-DP- PC-001

Bab 4.5.2.1

Program Pengendalian Hama Terpadu

- Area- Jenis

Treatment- Frekuensi

pelaksanaan

Mencakup seluruh area yg ada di SRR dan semua jenis treatment

- Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Spraying

- Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Fumigasi

- Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Fogging

- Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Cold Fogging

Tiap tahun / tiap ada perubahan

Supervisor Mgnt. Pest Control

Pelaksanaan Program Pengendalian Hama

SRR-DP- PC-001

Bab 4.5.2.2


- Lokasi- Jenis Hama- Populasi

Hama- Jenis

treatment- Jenis

pestisida

Tidak ditemu-kan hama hidup setelah treatment

- Laporan Pelaksanaan Kegiatan Pest Control

- Permintaan Pekerjaan Pest Con-trol

- Bukti Penundaan Pekerjaan Pest Con-trol

Tiap dilakukan treatment

Staff Mgnt. Pest Control




vers. : 1



Inspeksi dan Evaluasi

SRR-DP- PC-001

Bab 4.5.2.3


- Jenis Hama- Populasi

Hama- Sanitasi

Populasi hama dalam ambang batas aman

Program Sani tasi lingkungan dijalankan dgn baik

- Laporan Harian Inspeksi Kebersihan & Sanitasi

- Laporan Hasil Inspeksi Penemuan Hama / Tanda Keberada-an Hama

- Laporan Hasil Inspeksi Pemasang-an Umpan & Perang-kap Tikus

- Laporan Bulanan Pest Control

Setiap hari Supervisor Mgnt. Pest Control

Nama Kegiatan

Nomor Prosedur

Judul Prosedur



Syarat diterima

Pengadaan Hardware / Komputer Baru

SRR-DP-IT-001

Bab 4.5.2.1

Pengelolaan Hardware

- Spesifikasi Komputer

- Jumlah


- Form Kesesuaian Specs Material

Setiap kedatangan komputer

Head IT

Perawatan Hardware

SRR-DP-IT-001

Bab 4.5.2.2


- Kebersihan fisik computer

- Kebersihan Jaringan LAN


- Laporan Pelaksanaan Perawatan

Setiap 3 bulan sekali

Head Database

& Syst Mtce

Perbaikan Peralatan / Repair

SRR-DP-IT-001

Bab 4.5.2.3


- Informasi Kerusakan / gangguan fungsi

- Kategori kerusakan / gangguan fungsi


- Form Perawatan & Perbaikan

- Laporan Penanganan mslh komp.

Setiap ada keluhan

Specialist Database &

Corp Website Admin

Security / Hak Acces

SRR-DP-IT-001

Bab 5.5.2.1

Pengelolaan Software

- Permohonan User

- Jenis Hak acces

- Kesesuain hasil


- User Acceptance

Setiap ada permintaan

Buss & System Analyst




vers. : 1



Proses Backup Data

SRR-DP-IT-001

Bab 5.5.2.2


- Jadwal backup data

- Jenis file / data


- Backup Log SQL Server

- Backup Log General Database

Setiap hari

Setiap bulan

Buss & System Analyst

Penanga-nan Virus Comp. & Update Anti Virus

SRR-DP-IT-001

Bab 5.5.2.3


- Informasi dari user

- Jenis Virus


- Antivirus Update List

Setiap ada keluhan

Setiap bulan

Specialist Database &

Corp Website Admin

Pembuatan Aplikasi

SRR-DP-IT-001

Bab 5.5.2.4


- Jadwal Tahunan

- Permintaan dr. user

- Jenis Aplikasi


− Project Mgmt Dev. Application

− Serah Terima Aplikasi

Setiap tahun

Setiap permintaan

Specialist Prog & Appl S /

W

Nama Kegiatan

Nomor Prosedur

Judul Prosedur



Syarat diterima

Install Program / Software Standard

SRR-DP-IT-001

Bab 6.5.2.1


- Daftar Software berlicence

Sesuai dgn Undang-undang yg berlaku

− List Software Standard

− Surat Perjanjian

Setiap komputer

Head IT

Monitoring Jenis & Jumlah Software

SRR-DP-IT-001

Bab 6.5.2.2


- List Software Standard

Sesuai dgn standard yg berlaku

- Setiap bulan Specialist Database &

Corp Website Admin




vers. : 1



Lampiran 4.8.3. Quality Plan PT. SRIBOGA RATURAYA




vers. : 1



Company Objectives

Human ResourceQualification

- Growing Sales Volume- Product maintained at competitive price- Consistent superior quality products and services- Availability of products in the market- Improve extraction rate- Provide a safe and healthy product- Provide a save and healthy working environment

- Management- Internal Audit

Training & Development

Sales Plan / Forecast & Budget

NOK

OK

- Marketing & Sales- Finance- Accounting

- HRD

Production Planning(Annual)

Wheat Cost Analysis

- Market Survey & Market Evaluation- Sales Historical Data- Promotion Program- Plant Capacity & Warehouse Capacity

ProductPricing

Review & UpdateProduct Price List

(monthly)

NOK

Price List Distribution

OK

Distributor Qualification Review

Customer’s Purchase Order( from Distributor or End User)

Purchase OrderReview

Booking Order Confirmation

OK

Inform to Customer

NOK

Purchase Order / Work Order(Sent to Supplier)

Delivery Order Process

A

- Production Planning

- Procurement- Finance- Accounting

- Accounting

- Quality Assurance

- Marketing & Sales- Finance

- Marketing & Sales



- Marketing & Sales- Finance- Procurement

- HRD

- Marketing & Sales- Production- Production Planning

- Accounting

- Marketing & Sales


Wheat Sample Quality Analysis- Procurement- R&D- Quality Control

- Foreign Exchange Monitoring- Wheat Price Monitoring

- Procurement- Finance- Accounting




vers. : 1



- Quality Control- Production Planning

Stock & Quality Monitoring

A

Incoming Material Inspection

Storage(Silo)

ProductResearch & Development

(see attch. No. 1 for the details)

Production Planning(weekly)

Monitoring of Import Documents- Procurement- Shipping

MaterialClasification

Monitoring of PO / WO

NON WHEAT

WHEAT

- Purchasing

Incoming MaterialInspection

Storage

- Raw Material Storage- Quality Control- User

- Raw Material Storage

Milling Process(see attch. No. 2 for the details)

Mixing & Packing Process(see attch. No. 3 for the details)

Finished Product Storage

Product Delivery Process(see attch. No. 4 for the details)

- R & D- Quality Control

- Loading/Unloading

- Production Planning- Quality Control- Pest Control

- Production Planning

- Milling

- Mixing- Packing

- FPS

- Gate Office

Note :Supporting Departments are : - Maintenance - Information Technology - Safety, Health & Environment




vers. : 1



Attachment 1 :

NOK

Grist Approval

YES

OK

Product Guideline

- Accounting

- Factory Coordinator- R&D

- Quality Control

New Product Specification(stated by Sales or Customer)

- Marketing & Sales- Customer

Grist Formulation

Productand Application

Analysis

Cost Analysis

NO

Product Guideline Distribution- Quality Control

- Quality Control- R&D

- R&D




vers. : 1



Attachment 2 :

NOK

YES

Wheat Transfer Process- Loading/Unloading

Storage(Dirty Wheat Bin)

InlineQuality Control

- Mill

Dry Wheat Inspection(Protein, Moisture)

1st Cleaning Process

- Quality Control- Mill

- Mill

1st Dampening & 1st Conditioning

data

Automatic WaterCalculation Program

2nd Wheat Inspection(Protein, Moisture)

2nd Dampening & 2nd Conditioning

Manual WaterCalculation Program

data

water

water

2nd Cleaning

Milling Process

Adjustment atMilling Machines

Inline Product Release

Set Flour Bin Destination

- Mill

- Mill

- Mill

- Mill

- Mill

- Quality Control

- Mill- Mixing

- Quality Control

- Mill

- Mill

- Mill




vers. : 1



Attachment 3 :

Flour Transfer Process- Mill- Mixing

Milling Flour Bin(501 - 512)

Flour Transfer Process

Mixing Flour Bin(701-718,720,722)

Mixing Process

ProductTransfer Process

Packing Bin(801 - 805)

Packing Bin(801 - 805)

Packing Process

Finished ProductQuality & Application

Analysis

Finished ProductRelease

Packing Process

Finished ProductQuality & Application

Analysis

Finished ProductRelease

Non Conformance Report Non Conformance Report

Corrective Action Corrective Action

OK OK

NOK NOK

- Mill

- Mill- Mixing

- Mixing- Packing

- Packing


- Quality Control

- Quality Control- Production

- Quality Control

- Mill- Mixing

- Mixing- Packing

- Packing


- Quality Control

- Quality Control- Production

- Quality Control

-Mixing

-Mixing

Set Flour BinDestination

- Mill- Mixing

Finished ProductFinished Product- Packing- Finished Product Storage

- Packing- Finished Product Storage




vers. : 1



Attachment 4 :

Delivery Order (DO) or Sub DOReceiving Process

- Marketing & Sales- Gate Office


OK

DO / Sub DOReview Corrective Action

Truck Queuing List

TruckPre-Loading

CheckNOK


Corrective Action

Product Loading Process

OK

TruckPost-Loading

CheckNOK Corrective Action

OK

NOK

Product Delivery

- Security- Gate Office

- Gate Office - Gate Office

- Finished Product Storage (FPS)

- Gate Office - Gate Office- FPS




vers. : 1



5.0PENGENDALIAN DOKUMEN DAN CATATAN MUTU

5.1 TUJUAN

♦ Untuk menetapkan tata cara pengendalian dokumen dan catatan mutu di lingkungan PT. Sriboga Raturaya sesuai dengan persyaratan sistem manajemen yang diterapkan.

5.2 RUANG LINGKUPLingkup prosedur ini mencakup prosedur pengendalian dokumen serta prosedur pengendalian formulir dan catatan mutu yang ada di PT. Sriboga Raturaya, meliputi :

♦ Pedoman Mutu (Quality Manual)

♦ Prosedur Sistem (System Procedures)

♦ Prosedur Tingkat Departemen (Department Procedures)

♦ Instruksi Kerja (Work Instruction)

♦ Spesifikasi Produk

♦ Price List

♦ Formulir kerja

♦ Dokumen External

5.3 DEFINISI♦ QMR : Quality Management Representative.♦ BPD : Badan Pengendali Dokumen (Document Controller).♦ Originator : Adalah personel yang terlibat dalam penyusunan awal suatu

dokumen atau catatan mutu.

5.4 DOKUMEN TERKAIT

♦ Information Technology Sub-Department Procedure, SRR-DP-IT-001

5.5 TANGGUNG JAWAB DAN PROSEDUR5.5.1 Tanggung Jawab

♦ QMR bertanggung jawab mengkoordinir penerapan prosedur ini.




vers. : 1



♦ BPD bertanggung jawab memastikan ketersediaan dan validitas dokumen yang ada di setiap lokasi kerja di lingkungan perusahaan.

♦ Kepala Departemen / Sub-Departemen bertanggung jawab menyimpan dan memelihara dokumen serta catatan mutu di setiap lokasi kerja di lingkungan perusahaan.

♦ Information & Technology Manager bertanggung jawab memastikan ketersediaan software komputer dan melakukan pengendalian penggunaannya bersama dengan BPD.

5.5.2 Prosedur Pengendalian Dokumen5.5.2.1 Alur Pembuatan dan Perubahan Dokumen

Distribusi

Pembuat dokumen (originator)

BPD Persetujuan

Master Copy

Modifikasi

Pelaksana Pelaksana Pelaksana

Controlled copy

- Originator- Atasan langsung




vers. : 1



5.5.2.2 Proses Pembuatan, Peninjauan dan Pengesahan Dokumen

♦ Untuk mendukung pelaksanaan proses atau aktivitas di suatu departemen, maka QMR bersama dengan Kepala Departemen / Sub-Departemen akan melakukan identifikasi kebutuhan dokumen sesuai dengan jenis aktivitas atau proses yang ada.

♦ QMR, Kepala Departemen / Sub-Departemen dan pihak lain yang terlibat akan menyusun dokumen sesuai dengan proses atau aktivitas yang dimaksud.

♦ QMR, Kepala Departemen / Sub-Departemen dan pihak lain yang terlibat akan mengevaluasi kecukupan dari dokumen tersebut terhadap persyaratan proses atau aktivitas yang dimaksud.

♦ Dalam hal ini Kepala Departemen / Sub-Departemen dan pihak lain yang terlibat dalam pembuatan dokumen atau catatan mutu disebut sebagai “Originator”.

♦ Jika dokumen tersebut sudah dinyatakan memenuhi persyaratan, maka sebelum digunakan akan disahkan terlebih dahulu oleh originator, dan jika dianggap perlu maka akan dimintakan pengesahan dari manajemen.

♦ BPD akan mendistribusikan dokumen tersebut kepada penerima dokumen sebagaimana dijelaskan lebih lanjut pada 6.5.2.4 Distribusi dan Penarikan Dokumen

♦ Secara periodik, Kepala Departemen / Sub Departemen pembuat dokumen tersebut akan meninjau dan mengevaluasi kesesuaiannya dengan realisasi pelaksanaan proses atau aktivitas tersebut.

♦ Jika terdapat ketidaksesuaian antara realisasi dengan dokumen yang ada, maka Kepala Departemen / Sub-Departemen akan mengidentifikasi perlu tidaknya dilakukan perubahan terhadap dokumen terkait.

♦ Kepala Departemen / Sub-Departemen akan berkoordinasi dengan BPD dalam melakukan perubahan terhadap dokumen yang dimaksud.

5.5.2.3 Penomoran Dokumen

♦ Untuk mempermudah identifikasi dokumen yang ada di lingkungan PT. Sriboga Raturaya, maka BPD akan memberikan nomor identifikasi khusus untuk masing-masing dokumen.

♦ Penomoran dokumen dilaksanakan dengan mengacu pada format penomoran dokumen yang berlaku di PT. Sriboga Raturaya.

5.5.2.4 Distribusi dan Penarikan Dokumen

♦ BPD akan memberlakukan dokumen-dokumen sesuai dengan sistem pengarsipan yang diterapkan di PT. Sriboga Raturaya.




vers. : 1



♦ BPD akan memastikan bahwa dokumen yang ada di setiap lokasi kerja merupakan dokumen yang telah disahkan oleh pihak berwenang, merupakan versi dokumen terbaru atau terkini yang masih berlaku.

♦ Jika terdapat dokumen yang telah disahkan dan siap untuk digunakan, maka BPD akan memberikan identifikasi “Original Copy” terhadap dokumen asli tersebut.

♦ Jika dokumen tersebut akan diperbanyak untuk didistribusikan kepada pihak-pihak yang disebutkan dalam daftar penerima, maka BPD akan memberikan identifikasi “Controlled Copy” pada salinan dokumen sebelum didistribusikan.

♦ Jika pada saat pendistribusian dokumen terdapat aktivitas penggantian terhadap versi sebelumnya, maka BPD akan menarik dokumen yang lama untuk kemudian dimusnahkan sebagaimana dijelaskan pada 6.5.2.10 Penanganan Dokumen Obsolete

♦ BPD akan mendokumentasikan pendistribusian dan penarikan dokumen tersebut dalam form Daftar Penarikan & Distribusi Dokumen.

5.5.2.5 Daftar Induk Dokumen ♦ Untuk mempermudah pemantauan terhadap jumlah, nomor, nama,

status revisi dan lokasi penyimpanan dokumen yang ada di PT. Sriboga Raturaya maka dibuat suatu Daftar Induk Dokumen.

♦ BPD akan melakukan pembaharuan terhadap Daftar Induk Dokumen setiap ada dokumen baru atau ada perubahan pada dokumen yang sudah ada di PT. Sriboga Raturaya.

5.5.2.6 Identifikasi Status Dokumen♦ Identifikasi dokumen yang diberlakukan di PT. Sriboga Raturaya

adalah sebagai berikut :

− Dokumen asli diberi stempel “ORIGINAL COPY”.

− Salinan dokumen yang pendistribusiannya dikendalikan BPD diberi stempel “CONTROLLED COPY”.

− Salinan dokumen yang sifatnya hanya sebagai bahan informasi dan tidak perlu ditarik kembali diberi stempel “UNCONTROLLED COPY”.

− Dokumen yang sudah tidak berlaku diberi stempel “OBSOLETE”.

− Dokumen lama yang sudah mengalami perubahan diberi stempel “AMENDMENT”.

5.5.2.7 Perubahan dan Revisi Dokumen




vers. : 1



♦ Setiap karyawan dapat memberikan usulan perubahan dokumen jika terdapat ketidaksesuaian antara pelaksanaan di lapangan dengan dokumen tersebut.

♦ Selain itu, usulan perubahan dokumen juga dapat didasarkan pada surat, email, hasil risalah rapat, NCR atau CAR atau dokumen lain yang disertai dengan bentuk usulan perubahannya.

♦ Kepala Departemen / Sub-Departemen akan mereview usulan-usulan tersebut, jika memang perlu dilakukan perubahan maka usulan ini akan disampaikan kepada BPD untuk realisasi perubahannya.

♦ Untuk mempermudah identifikasi bagian dari dokumen yang mengalami perubahan, maka BPD akan memberikan identifikasi khusus berupa tanda bintang ( ) yang ditempatkan disebelah kiri dan kalimat yang berubah akan ditebalkan.

♦ BPD membuat / mengisi riwayat perubahan dokumen berikut sebab perubahannya. Riwayat perubahan ini dapat merupakan bagian dari dokumen atau dibuat dalam lampiran dokumen terpisah. Perubahan dokumen (amendment) dibatasi sebanyak-banyaknya 9 (sembilan) kali, dimana nomor dokumen revisi tidak berubah karena amendment. Jika diperlukan perubahan dokumen berikutnya (perubahan ke 10), maka dokumen tersebut harus direvisi ulang dengan nomor revisi yang terbaru. Cara Perubahan dan penomoran dokumen akan dilakukan sebagai berikut :

No Perubahan Penomoran

1. Dengan satu halaman dan tidak ada penambahan halaman.

− Amendment

− Tidak ada penarikan dokumen

− Halaman Ver. 1, 2, 3, dan seterusnya

2. Dengan satu halaman tapi ada penambahan halaman.

− Amendment

− Tidak ada penarikan dokumen

− Tambahan halaman a, b, c & seterusnya didepan nomor halaman tambahan

− Halaman Ver. 1, 2, 3, dan seterusnya

3. Perubahan dokumen ke sepuluh. − Revisi 1, 2, 3, dst Ver. 0

− Ada penarikan dokumen

4. Perubahan belum kesepuluh tetapi sekali perubahan melebihi 5

− Revisi 1, 2, 3, dst Ver. 0

*




vers. : 1



halaman dianggap perubahan total. − Ada penarikan dokumen

♦ BPD akan melakukan penarikan dan pendistribusian dokumen atau bagian dari dokumen yang mengalami perubahan tersebut sebagaimana dijelaskan sebelumnya pada 6.5.2.4 Distribusi dan Penarikan Dokumen.

♦ BPD akan melakukan pembaharuan Daftar Induk Dokumen sebagaimana dijelaskan sebelumnya pada 6.5.2.5 Daftar Induk Dokumen.

5.5.2.8 Pengendalian Standard dan Dokumen Eksternal

♦ BPD akan mengidentifikasi dokumen-dokumen eksternal yang digunakan oleh PT. Sriboga Raturaya, antara lain standard, peraturan-peraturan pemerintah dan dokumen eksternal lainnya yang terkait dengan kegiatan operasional perusahaan.

♦ BPD akan menginventarisir standard atau dokumen eksternal tersebut untuk kemudian dicatat dalam Daftar Induk Standard atau Daftar Induk Dokumen Eksternal.

♦ BPD akan berkoordinasi dengan nara sumber penerbit standard atau dokumen eksternal tersebut untuk memastikan bahwa dokumen yang disimpan di PT. Sriboga Raturaya merupakan dokumen terbaru atau terkini.

♦ Jika ada revisi terhadap standard atau dokumen eksternal maka BPD akan berkoordinasi dengan nara sumber terkait untuk mendapatkan salinan dokumen yang dimaksud.

♦ BPD akan memberikan identitas status berlaku standard atau dokumen eksternal sebagaimana dijelaskan sebelumnya pada 6.5.2.6 Identifikasi Status Dokumen.

♦ BPD akan mendistribusikan standard atau dokumen eksternal sebagaimana dijelaskan sebelumnya pada 6.5.2.4 Distribusi dan Penarikan Dokumen

5.5.2.9 Pengendalian Software

♦ Information & Technology Manager akan mengidentifikasi dan menginventarisir soft ware komputer yang digunakan dalam mendukung kegiatan operasional PT. Sriboga Raturaya.

♦ Information & Technology Manager akan mencatat semua sofware tersebut dalam form Daftar Induk Software.

♦ BPD akan berkoordinasi dengan Information & Technology Manager untuk melakukan pemantauan dan pembaharuan status jenis software yang digunakan di PT. Sriboga Raturaya.

5.5.2.10 Penanganan Dokumen Obsolete




vers. : 1



♦ Jika terdapat dokumen yang sudah tidak berlaku atau obsolete, maka BPD akan segera menarik dokumen tersebut untuk kemudian disimpan secara terpisah dari dokumen-dokumen yang masih berlaku.

♦ Setiap tahun BPD akan mengidentifikasi dokumen-dokumen obsolete yang dapat dimusnahkankan untuk menghindari penyalah gunaan atas dokumen tersebut.

♦ BPD akan melaksanakan pemusnahan dokumen obsolete dengan cara dirobek / dihancurkan / dibakar / didaur ulang disesuaikan dengan sumber daya dan fasilitas yang tersedia.

5.5.3 Prosedur Pengendalian Formulir dan Catatan Mutu5.5.3.1 Penomoran Formulir

♦ BPD akan mengidentifikasi semua formulir kerja yang digunakan dalam menunjang penerapan sistim manajemen di PT. Sriboga Raturaya.

♦ Untuk memudahkan identifikasi dan membedakan masing-masing formulir yang digunakan di tiap departemen / sub-departemen maka BPD akan memberikan penomoran khusus terhadap formulir tersebut sesuai dengan tata cara yang berlaku di PT. Sriboga Raturaya.

♦ BPD akan mencatat formulir-formulir tersebut dalam tabel rekaman mutu yang berisi nomor, nama, sistem pengarsipan, masa simpan dan penanggung jawab penggunaannya, yang selanjutnya akan dicantumkan dalam prosedur atau instruksi kerja departemen / sub-departemen.

5.5.3.2 Daftar Induk Formulir

♦ BPD akan mengidentifikasi semua catatan mutu yang digunakan dalam menunjang penerapan sistim manajemen di PT. Sriboga Raturaya.

♦ BPD akan mencatat informasi mengenai nomor formulir, nama formulir dan lokasi penyimpanannya pada Daftar Induk Formulir.

♦ BPD akan melakukan pembaharuan terhadap Daftar Induk Dokumen setiap ada dokumen baru atau ada perubahan pada dokumen yang sudah ada di PT. Sriboga Raturaya.

5.5.3.3 Penanganan Formulir dan Catatan Mutu Obsolete

♦ Setiap tahun, BPD akan berkoordinasi dengan Kepala Departemen / Sub-Departemen untuk mengidentifikasi adanya formulir atau catatan mutu (formulir yang telah diisi) yang telah melewati batas waktu penyimpanan yang tetapkan.

♦ BPD mengkoordiir pemusnahan formulir dan catatan mutu obsolete guna mencegah penyalahgunaan formulir atau catatan mutu tersebut.




vers. : 1



♦ BPD akan melaksanakan pemusnahan dokumen obsolete dengan cara dirobek / dihancurkan / dibakar / didaur ulang disesuaikan dengan sumber daya yang ada.

♦ Jika formulir atau catatan mutu tersebut masih diperlukan, maka departemen yang terkait dapat menyimpannya kembali sesuai dengan kebutuhan, dan akan melaporkan perpanjangan waktu penyimpanan ini kepada BPD.

5.6 HAL-HAL KHUSUS

♦ Untuk memudahkan identifikasi dan stadarisasi prosedur / instruksi kerja / formulir / dokumen lainnya yang terkait dengan proses upgrade ISO 9001:2000 menjadi ISO 9001:2008, maka semua penomoran revisi dan versi dokumen dikembalikan menjadi revisi atau versi “Nol”.

♦ Apabila dalam kegiatan pengesahan dokumen terdapat personel yang berhak menandatangani berhalangan hadir maka dokumen tersebut dapat ditanda tangani oleh atasannya atau pejabat yang mewakili.

♦ Jika terdapat dokumen eksternal berupa salinan asli dokumen kontrak, gambar teknis dan spesifikasi teknis, maka dokumen eksternal tersebut akan disimpan oleh Departemen / Sub-Departemen yang terkait.

5.7 REKAMAN MUTU

No Formulir Nama Rekaman MutuPengarsipan Masa

SimpanPenanggung

JawabLokasi Sistem

SRR-FO-QMR-004 Daftar Induk Dokumen BPD No Urut 5 tahun BPD

SRR-FO-QMR-005 Daftar Penarikan & Distribusi Dokumen

BPD No Urut 3 tahun BPD

SRR-FO-QMR-006 Lembar Pengantar Dokumen dan Data

BPD Tanggal 3 tahun BPD

SRR-FO-QMR-008 Daftar Induk Formulir BPD No Urut 5 tahun BPD

SRR-FO-QMR-009 Daftar Induk Software MIS No Urut 5 tahun IT Coord.

SRR-FO-QMR-010 Daftar Induk Dokumen Eksternal

BPD No Urut 5 tahun BPD

SRR-FO-QMR-011 Daftar Induk Standard BPD No Urut 5 tahun BPD

5.8 LAMPIRAN




vers. : 1



Tidak ada

6.0PELAKSANAAN TINJAUAN MANAJEMEN

6.1 TUJUAN

♦ Untuk menetapkan tata cara pelaksanaan tinjauan manajemen di lingkungan PT. Sriboga Raturaya agar sesuai dengan persyaratan sistem manajemen yang diterapkan.

6.2 RUANG LINGKUPLingkup prosedur ini mencakup ketentuan program rapat tinjauan manajemen, agenda rapat tinjauan manajemen, pendokumentasian hasil keputusan rapat tinjauan manajemen dan rencana tindak lanjut terhadap hasil keputusan rapat tinjauan manajemen.

6.3 DEFINISI♦ QMR : Quality Management Representative.

6.4 DOKUMEN TERKAITTidak ada


♦ Manajemen bertanggung jawab memastikan bahwa Rapat Tinjauan Manajemen ini dilaksanakan secara konsisten sesuai dengan persyaratan dan ketentuan yang berlaku.

♦ QMR bertanggung jawab mengkoordinir pelaksanaan tinjauan manajemen untuk mengevaluasi efektivitas sistem manajemen ISO 9001:2008 dan ISO 22000:2005.

♦ Kepala Departemen / Sub-Departemen bertanggung jawab menjalankan dan melaporkan status implementasi sistem manajemen di lingkungan kerja masing-masing.

6.5.2 Prosedur6.5.2.1 Program Rapat Tinjauan Manajemen

♦ Setiap awal tahun QMR akan membuat rencana kerja yang memuat pelaksanaan program tinjauan manajemen sekurang-kurangnya 2 kali dalam setahun untuk kemudian dimintakan persetujuannya kepada Manajemen.




vers. : 1



♦ QMR akan menyusun materi yang akan disampaikan dalam rapat tinjauan manajemen sebagaimana dijelaskan lebih lanjut pada 6.5.2.2 Agenda Rapat Tinjauan Manajemen.

♦ Jika persiapan pelaksanaan sudah siap, maka QMR akan menerbitkan Undangan Rapat untuk kemudian didistribusikan kepada penerima yang tercantum dalam daftar penerima undangan.

♦ Sebelum rapat dimulai maka, QMR akan memastikan bahwa :− Rapat akan dipimpin oleh Presiden Direktur atau Direktur atau anggota

manajemen lain yang mewakili.− Rapat telah dihadiri oleh Kepala Departemen / Sub-departemen dan staff

lain yang ditunjuk Presiden Direktur atau manajemen.− Rapat akan dipandu oleh QMR atau orang yang mewakili.− Rapat akan dihadiri oleh seorang notulen untuk mendokumentasikan hasil

keputusan rapat.♦ Sebagai bukti bahwa peserta yang hadir mengikuti rapat tinjauan

manajemen ini maka para peserta wajib mengisi daftar hadir yang telah dipersiapkan.

6.5.2.2 Agenda Rapat Tinjauan ManajemenAgenda rapat tinjauan manajemen mencakup semua aktivitas yang berhubungan dengan implementasi sistem manajemen, yaitu :

a) Evaluasi status tindak lanjut dari rapat tinjauan manajemen sebelumnya (sudah diselesaikan / belum diselesaikan).

b) Tinjauan kembali kesesuaian kebijakan mutu perusahaan dengan kondisi yang berlaku saat ini (dilakukan 1 tahun sekali).

c) Evaluasi hasil Audit Mutu Internal dan Audit Eksternal (audit pelanggan, audit instansi pemerintah, audit badan sertifikasi).

d) Evaluasi keluhan dan umpan balik pelanggan.e) Evaluasi pencapaian key performa indicator sebagaimana ditetapkan dalam

kebijakan dan sasaran mutu perusahaan.f) Evaluasi status tindakan perbaikan dan pencegahan yang ditetapkan dalam

implementasi sistem manajemen. g) Evaluasi pemenuhan peraturan atau regulasi pemerintah yang berlaku.h) Evaluasi penyediaan dan pemenuhan sumber daya (sumber daya manusia,

prasarana, lingkungan kerja).i) Evaluasi efektivitas sistem manajemen, yang dapat dilakukan melalui review

terhadap salah satu atau lebih topik di bawah ini :− Insiden-insiden penting.− Personel turn over.




vers. : 1



− Penilaian berkala pada supplier dan subkontraktor.− Dokumentasi sistem manajemen.− Lost job analysis dan sales performance.− Total quality cost ( % sales).− Sales growth ratio.

j) Evaluasi Sistem Keamanan Pangan, yaitu mencakup :− Pelaksanaan dan Pemantauan Pre Requisite Program, Operational Pre

Requisite Program dan Critical Control Point.− Review hasil verifikasi Food Safety plan.− Penanganan kondisi darurat dan kejadian yang mengancam keamanan

pangan, serta catatan penarikan produk.− Perubahan organisasi / proses / kebijakan yang berdampak pada jaminan

keamanan pangan.

6.5.2.3 Pendokumentasian Hasil Keputusan Rapat Tinjauan Manajemen♦ Notulen Rapat Tinjauan Manajemen akan mencatat dan

mendokumentasikan semua keputusan yang ditetapkan untuk dituangkan dalam Minutes of Meeting.

♦ QMR akan berkoordinasi dengan Kepala Departemen / Sub-Departemen terkait untuk menetapkan langkah-langkah yang akan diambil dan target waktu penyelesaiannya.

♦ QMR akan mendistribusikan Minutes of Meeting yang telah dilengkapi dengan langkah perbaikan, penanggung jawab dan target waktu penyelesaian tersebut kepada semua Kepala Departemen / Sub Departemen, sesuai dengan yang tercantum dalam daftar Distribusi Minutes of Meeting.

6.5.2.4 Tindak Lanjut terhadap Hasil Keputusan Rapat Tinjauan Manajemen♦ QMR akan berkoordinasi dengan Kepala Departemen / Sub-

Departemen terkait untuk menindaklanjuti keputusan rapat tinjauan manajemen sesuai dengan target waktu yang telah ditetapkan dalam Minutes of Meeting.

♦ QMR akan memantau realisasi tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilaksanakan oleh tiap departemen terkait.

♦ QMR akan mengidentifikasi permasalahan yang telah diselesaikan maupun yang belum diselesaikan untuk dilaporkan pada rapat tinjauan manajemen selanjutnya.

6.6 HAL-HAL KHUSUSTidak ada




vers. : 1



6.7 REKAMAN MUTU


SimpanPenanggung

JawabLokasi Sistem

SRR-FO-QMR-001 Undangan Rapat QMR Bulan 3 tahun QMR

SRR-FO-QMR-002 Daftar Hadir Rapat QMR Bulan 3 tahun QMR

SRR-FO-QMR-003 Minutes of Meeting QMR Bulan 3 tahun QMR

SRR-FO-QMR-003A Distribusi Minutes of Meeting QMR Bulan 3 tahun QMR

6.8 LAMPIRANTidak ada




vers. : 1



7.0AUDIT MUTU INTERNAL

7.1 TUJUAN♦ Sebagai pedoman dalam program perencanaan, pelaksanaan dan penyusunan

laporan Audit Mutu Internal di lingkungan PT. Sriboga Raturaya agar sesuai dengan persyaratan sistem manajemen yang diterapkan.

7.2 RUANG LINGKUPLingkup prosedur ini mencakup diagram pelaksanaan audit mutu internal, rencana dan jadwal audit mutu internal, persiapan audit mutu internal, pelaksanaan audit mutu internal dantindak lanjut hasil audit mutu internal.

7.3 DEFINISI♦ QMR : Quality Management Representative.♦ BPD : Badan Pengendali Dokumen.♦ Audit : pemeriksaan secara sistimatik dan independen untuk menentukan

apakah aktivitas dan atau hasil aktivitas yang berkaitan sudah sesuai dengan standard ataupun rencana kerja yang ditetapkan

♦ Auditor : personel yang melaksanakan kegiatan audit.♦ Auditee : personel yang diaudit.

7.4 DOKUMEN TERKAIT

♦ Management Responsibility – System & Measurement Procedure : SRR-GP-QMR-001, Chapter 9.0 Pelaksanaan Tinjauan Manajemen.

♦ Management Responsibility – System & Measurement Procedure : SRR-GP-QMR-001, Chapter 9.0 Pengendalian Ketidaksesuaian Produk / Proses.


♦ QMR bertanggung jawab terhadap pelaksanaan Audit Mutu Internal di lingkungan PT. Sriboga Raturaya.

♦ Lead Auditor / Auditor Internal bertanggung jawab dalam penerapan prosedur ini.

♦ Kepala Departemen / Sub-Departemen bertangung jawab menunjuk dan




vers. : 1



mempersiapkan auditee selama proses audit berlangsung.♦ Kepala Departemen / Sub-Departemen bertanggung jawab menindaklanjuti

setiap hasil audit yang telah dilaksanakan.

7.5.2 Prosedur 7.5.2.1 Diagram Pelaksanaan Audit Mutu Internal

7.5.2.2 Rencana & Jadwal Audit Mutu Internal♦ QMR akan membuat Program Audit Tahunan sebagai pedoman

pelaksanaan audit mutu internal sebagaimana dijelaskan lebih lanjut dalam SRR-FO-QMR-012.

♦ QMR akan mengajukan Program Audit Tahunan tersebut kepada President Director untuk pengesahannya.

♦ QMR akan mendistribusikan Program Audit Tahunan tersebut kepada seluruh Kepala Departemen atau Sub-Departemen yang ada di PT. Sriboga Raturaya.

7.5.2.3 Persiapan Audit Mutu Internal♦ QMR akan membentuk Tim Internal Audit, yang terdiri dari seorang

QMR membuat progam audit tahunan sebagai dasar pelaksanaan audit

QMR dibantu dengan Lead Auditor yang ditunjuk akan melakukan persiapan menjelang pelaksanaan audit

Lead auditor membuat laporan hasil audit untuk disampaikan kepada auditee dan QMR pada Closing Meeting

QMR akan mengadakan Opening Meeting, dan setelah itu audit dilakukan sesuai scope dan jadwal yang telah ditetapkan

Hasil temuan audit ditindak lanjuti oleh auditee dan disampaikan pada rapat Tinjauan Manajemen

PERENCANAAN

PERSIAPAN

PELAKSANAAN

PELAPORAN

TINDAK LANJUT




vers. : 1



lead auditor dan seorang atau lebih auditor lainnya sebagai anggota, yang kesemuanya telah memenuhi persyaratan kompetensi yang ditetapkan.

♦ QMR akan memastikan bahwa Tim Internal Audit yang dibentuk akan bersikap netral dan independent, dengan menjamin bahwa tim tersebut tidak akan melakukan audit di departemen / sub-departemen masing-masing.

♦ QMR akan memastikan bahwa rincian jadwal pelaksanaan audit telah diketahui oleh auditor, auditee dan pihak lain yang terkait dengan kegiatan audit mutu internal ini.

♦ QMR dibantu oleh BPD dan Lead Auditor / Auditor akan mempersiapkan alat bantu audit yang terdiri dari :

- Prosedur dan instruksi kerja departemen terkait.- Standard acuan sistem manajemen yang diimplementasikan.- Check list pertanyaan.- Formulir-formulir audit.- Dokumen pendukung yang terkait dengan pelaksanaan audit.

7.5.2.4 Pelaksanaan Audit Mutu Internal

♦ QMR akan menyelenggarakan Rapat Pembuka (Opening Meeting) audit mutu internal yang dihadiri oleh tim auditor dan semua personil yang terkait dalam pelaksanaan audit, termasuk kepala Departemen / Sub-Departemen yang diaudit.

♦ Pada saat Opening Meeting, QMR akan menjelaskan tujuan audit, lingkup, metode pelaksanaan dan jadwal pelaksanaan audit.

♦ Setelah Opening Meeting selesai, maka proses audit dapat segera dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.

♦ Pada saat audit berlangsung, maka Lead Auditor akan memimpin jalannya audit dimulai dengan memperkenal anggota tim, menjelaskan tujuan audit, lingkup audit serta metode audit kepada auditee.

♦ Lead Auditor akan mengkoordinir jalannya audit agar sesuai dengan objektif yang ditetapkan.

♦ Jika pada saat audit ditemukan adanya ketidaksesuaian atau penyimpangan produk maupun proses, maka auditor akan mencatatnya pada formulir Laporan Tindakan Perbaikan & Pencegahan.

♦ Lead Auditor akan mengkoordiir anggota tim dalam menentukan kategori temuan sesuai dengan kriteria di bawah ini :

a) Mayor




vers. : 1



Temuan dikategorikan sebagai temuan mayor jika ditemukan adanya bukti bahwa satu atau lebih klausul standard sistem manajemen tidak dijalankan, atau ditemukan adanya ketidaksesuaian yang berdampak langsung pada kepuasan pelanggan.

b) Minor Temuan dikategorikan sebagai temuan minor jika ditemukan adanya bukti bahwa standard mutu belum dijalankan secara konsisten, atau ditemukan adanya penyimpangan dari prosedur yang sudah ditetapkan sehingga diperlukan suatu tindakan perbaikan dan pencegahannya.

c) Catatan / ObservasiTemuan dikategorikan sebagai temuan catatan / observasi jika ditemukan adanya suatu potensi masalah yang tidak bertentangan dengan standard mutu maupun prosedur yang berlaku, namun jika tidak segera dilakukan tindakan perbaikan maka dapat mengarah kepada suatu ketidaksesuaian.

♦ Setelah audit selesai, maka Lead Auditor akan mengkonfirmasikan hasil-hasil yang diperoleh pada saat audit kepada auditee, serta meminta auditee untuk menandatangai formulir-formulir bukti pelaksanaan audit serta Laporan Tindakan Perbaikan & Pencegahan (jika ada).

♦ Lead auditor akan mereview semua alat bantu audit dan formulir yang telah ditandatangani bersama auditee, serta mempersiapkan Laporan Audit Mutu Internal yang akan disampaikan kepada QMR pada saat Closing Meeting.

♦ Jika semua sesi audit sudah dilaksanakan, maka QMR akan menyelenggarakan Rapat Penutup (Closing Meeting) yang dihadiri oleh tim auditor dan semua personil yang terkait dalam pelaksanaan audit, termasuk kepala Departemen / Sub-Departemen yang diaudit.

♦ Pada saat Closing Meeting, QMR akan meminta Lead Auditor untuk melaporkan hasil-hasil yang diperoleh selama pelaksanaan dari tiap audit.

♦ Jika dalam Closing Meeting ini terdapat ketidaksepakatan antara Auditor dengan Auditee khususnya mengenai temuan ketidaksesuaian yang ada, maka QMR berhak untuk menetapkan jenis dan kategori temuan yang dimaksud.

♦ Pada akhir kegiatan Closing Meeting, QMR akan meminta Lead Auditor untuk mengumpulkan semua laporan beserta alat bantu audit yang telah digunakan untuk dapat dievaluasi dan ditindaklanjuti.

7.5.2.5 Tindak Lanjut Hasil Audit Mutu Internal

♦ QMR akan mengkoordinir tindak lanjut hasil audit mutu internal di atas sebagaimana dijelaskan lebih lanjut pada bagian 9.0 pada prosedur ini tentang Proses Tindakan perbaikan dan Pencegahan.




vers. : 1



♦ Auditee akan melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah disepakati bersama dengan Lead Auditor sesuai dengan target waktu yang telah ditetapkan.

♦ QMR akan melakukan verifikasi terhadap tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilaksanakan auditee untuk meyakinkan bahwa tindakan perbaikan dan pencegahan sudah dilaksanakan dengan baik dan efektif.

♦ QMR bersama dengan BPD akan memantau dan memperbaharui status dari tiap Laporan Tindakan Perbaikan & Pencegahan yang ada sampai semua hasil temua telah selesai ditindaklanjuti.

♦ QMR akan melaporkan hasil pelaksanaan Audit Mutu Internal ini kepada Manajemen PT. Sriboga Raturaya dalam rapat Tinjauan Manajemen sebagaimana dijelaskan lebih lanjut pada bagian 6.0 Pelaksanaan Tinjauan Manajemen.

7.6 HAL-HAL KHUSUS

♦ Jika terdapat Laporan Tindakan Perbaikan & Pencegahan yang belum selesai meski telah melampaui masa penyelesaian yang ditetapkan, maka QMR akan memperpanjang laporan tersebut dengan cara menerbitkan Laporan Tindakan Perbaikan & Pencegahan yang baru.

7.7 REKAMAN MUTU


SimpanPenanggung

JawabLokasi Sistem

SRR-FO-QMR-012 Program Audit Tahunan BPD No Urut 3 tahun QMR

SRR-FO-QMR-014 Checklist Audit Mutu Internal BPD No Urut 3 tahun QMR

SRR-FO-QMR-015 Laporan Audit Mutu Internal BPD No Urut 3 tahun QMR

SRR-FO-QMR-016 Laporan Tindakan Perbaikan & Pencegahan (CAR)

BPD No Urut 3 tahun QMR

SRR-FO-QMR-017 Laporan Status Tindakan Perbaikan

BPD No Urut 3 tahun QMR





vers. : 1



8.0ANALISA DATA

8.1 TUJUAN

♦ Untuk menetapkan tata cara analisa performance suatu proses atau produk sebagai salah satu dasar pelaksanaan evaluasi efektifitas implementasi sistem manajemen.

8.2 RUANG LINGKUPLingkup prosedur ini mencakup identifikasi dan dokumentasi data kualitas, penyediaan alat bantu analisa data kualitas dan evaluasi implementasi analisa data kualitas.

8.3 DEFINISI♦ QMR : Quality Management Representative.♦ Data Kualitas : adalah data-data yang menunjukkan performa dari suatu produk

atau proses, berupa data kualitatif atau data kuantitatif.

8.4 DOKUMEN TERKAIT♦ Management Responsibility – System & Measurement Procedure : SRR-GP-

QMR-001, Chapter 9.0 Pengendalian Ketidaksesuaian Produk / Proses.


♦ QMR bertanggung jawab mengkoordinir dan mengevaluasi konsistensi implementasi prosedur analisa data di semua departemen.

♦ Specialist Quality Technical bertanggung jawab menyusun dan menyediakan alat bantu yang diperlukan dalam implementasi prosedur analisa data.

♦ Kepala Departemen / Sub-Departemen bertanggung jawab menjamin konsistensi implementasi prosedur analisa data di tiap departemen.




vers. : 1



8.5.2 Prosedur 8.5.2.1 Identifikasi dan Dokumentasi Data Kualitas

♦ Specialist Quality Technical berkoordinasi dengan setiap kepala departemen untuk melakukan identifikasi data-data yang terkait dengan :- Kepuasan pelanggan.- Kesesuaian terhadap persyaratan bahan baku, bahan

penunjang dan produk.- Karakteristik produk, tren produk dan proses.- Pemasok.

♦ Jika terdapat data-data yang relevan dengan kriteria tersebut di atas, maka kepala departemen terkait bersama dengan Specialist Quality Technical menetapkannya sebagai data kualitas.

♦ Kepala departemen mengidentifkasi dan menetapkan jenis informasi berikut frekuensi pencatatan data yang akan dilaksanakan.

♦ Kepala departemen mengkoordinir jajaran personel yang berada dibawah kewenangannya untuk selalu mendokumentasikan data kualitas tersebut sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

8.5.2.2 Penyediaan Alat Bantu Analisa Data Kualitas

♦ Jika disuatu departemen telah ditetapkan suatu data kualitas, maka QMR menginstruksikan kepada Specialist Quality Technical untuk mempersiapkan alat bantu analisa data yang sesuai.

♦ Specialist Quality Technical mempersiapkan alat bantu analisa disesuaikan dengan tipe data kualitas yang ada dan output informasi yang diinginkan oleh departemen tersebut.

♦ Jika alat bantu analisa telah siap, maka Specialist Qualit Technical berkoordinasi dengan kepala departemen / sub-departemen terkait untuk pelaksanan uji coba alat bantu yang dimaksud.

♦ Specialist Quality Technical mensosialisasikan penggunaan alat bantu tersebut kepada personel yang ditunjuk untuk mengimplementasikannya.

♦ Jika personel tersebut sudah mampu mengoperasikan alat bantu statistik yang dimaksud, maka untuk selanjutnya personel tersebut beranggung jawab untuk mengimplementasikannya secara konsisten.

8.5.2.3 Evaluasi Implementasi Analisa Data Kualitas♦ QMR bersama dengan Specialist Quality Technical melakukan

evaluasi konsistensi dan effektivitas implementasi analisa data kualitas di tiap departemen.




vers. : 1



♦ Jika dari hasil evaluasi ditemukan adanya penyimpangan terhadap kebenaran atau ketelitian alat bantu atau terdapat perubahan atau tambahan data yang akan diolah maupun output informasi yang dihasilkan, maka QMR menginstruksikan Specialist Quality Technical untuk melakukan penyesuaian yang dianggap perlu.

♦ Jika Specialist Quality Technical sudah melakukan revisi terhadap alat bantu statistik tersebut, maka Specialist Quality Technical mensosialisasikannya kembali kepada personel yang sebagaimana dijelaskan pada 8.5.2.2 Penyediaan Alat Bantu Analisa Data Kualitas.

8.6 HAL-HAL KHUSUS

Tidak ada

8.7 REKAMAN MUTU


SimpanPenanggung

JawabLokasi Sistem

N/A Akan dibuat sesuai dengan kebutuhan tiap departemen

Dept terkait

Bulan 3 tahun Kepala Dept





vers. : 1



9.0PENGENDALIAN KETIDAKSESUAIAN PRODUK / PROSES

9.1 TUJUAN

♦ Untuk menetapkan tata cara pengendalian ketidaksesuaian produk atau proses yang ditemukan dalam implementasi sistem manajemen.

♦ Untuk menetapkan tata cara penetapan tindakan perbaikan agar memenuhi persyaratan yang ditetapkan di PT. Sriboga Raturaya.

9.2 RUANG LINGKUPLingkup prosedur ini mencakup pengendalian ketidaksesuaian produk dan pengendalian ketidaksesuaian proses yang terjadi di lingkungan PT. Sriboga Raturaya.

9.3 DEFINISI♦ QMR : Quality Management Representative.♦ Produk : bahan baku, bahan pendukung, bahan yang sedang diproses,

produk akhir.♦ Proses : suatu aktivitas untuk mengubah input menjadi output.♦ NCR : Non Conforming Report.♦ CAR : Correvtive Action Request.♦ SCAR : Supplier Corrective Action Request.♦ QC : Quality Control.♦ R&D : Research & Development.

9.4 DOKUMEN TERKAIT




vers. : 1



♦ Mgmt Responsibility – System & Measurement Procedure : SRR-GP-QMR-001, Bagian 10.0 Tindakan Perbaikan & Pencegahan.


♦♦ QMR bertanggung jawab mengkoordinir palaksanaan prosedur pengendalian ketidaksesuaian produk / proses ini di tiap departemen.

♦ Kepala Departemen / Sub-Departemen bertanggung jawab mengkoordinir penerapan prosedur ini di lingkungan kerja masing-masing.

9.5.2 Prosedur 9.5.2.1 Pengendalian Ketidaksesuaian Produk

♦ Apabila ditemukan ketidaksesuaian produk terhadap pemenuhan spesifikasi dan batas keberterimaan produk (acceptance limit) yang telah ditetapkan, atau ketidaksesuaian terhadap persyaratan keamanan pangan, maka Quality Manager dan atau R&D Manager dapat menerbitkan NCR untuk ditujukan kepada departemen yang terkait, tempat ditemukannya ketidaksesuaian.

♦ Apabila ketidaksesuaian tersebut ditemukan oleh departemen lain selain QC atau R&D, maka departemen tersebut harus menginformasikannya kepada Quality Manager dan atau R&D Manager untuk dapat segera ditindaklanjuti.

♦ Untuk menghindarkan adanya percampuran atau kontaminasi silang, maka produk yang dinyatakan tidak sesuai tersebut akan diberi identifikasi khusus dan ditempatkan pada area yang terpisah dari produk normal lainnya.

♦ Kepala Departemen / Sub-Departemen penerima NCR akan mereview NCR tersebut dan memutuskan tindakan perbaikan yang dianggap perlu, sesuai dengan kriteria sebagai berikut :

a. Digunakan sebagaimana adanya (use as is)b. Dikelompokan ulang untuk pemakaian alternatif (regrade : down / up grade)c. Diperbaiki agar sesuai dengan spesifikasi (rework : repair / repass / repack)d. Dibuang / ditolak (reject / scrap)e. Gugur atas NCR dengan alasan tertentu

♦ Jika diperlukan, penetapan tindakan perbaikan yang akan diambil dapat didiskusikan dengan pihak-pihak yang terkait dengan permasalahan tersebut.

♦ Jika tindakan perbaikan telah ditetapkan, maka Kepala Departemen / Sub-Departemen penerima NCR bersama dengan Quality Manager dan atau R&D Manager akan memantau realisasi tindakan perbaikan yang dimaksud.




vers. : 1



♦ Quality Manager dan atau R&D Manager akan mendokumentasikan setiap NCR yang diterbitkan dalam Laporan Bulanan NCR, dan melaporkannya setiap bulan kepada QMR.

♦ QMR akan mereview Laporan Bulanan NCR, jika terdapat ketidaksesuaian yang berulang (minimal 5 kali / bulan) dalam hal yang sama dan ditunjang dengan bukti yang menguatkan bahwa ketidaksesuaian tersebut disebabkan karena adanya unsur inkonsistensi dalam menjalankan prosedur atau instruksi kerja, maka QMR dapat menerbitkan CAR sebagaimana dijelaskan dalam prosedur 10.0 Tindakan Perbaikan dan Pencegahan.

♦ QMR juga dapat menerbitkan CAR jika ditemui adanya ketidaksesuaian yang berulang kurang dari 5 kali / bulan, namun mempunyai dampak yang signifikan terhadap kualitas produk yang dihasilkan dan ditunjang dengan bukti yang menguatkan bahwa ketidaksesuaian tersebut disebabkan karena adanya unsur inkonsistensi dalam menjalankan prosedur atau instruksi kerja.

♦ Jika QMR menemukan bukti bahwa penyebab ketidaksesuaian yang berulang tersebut berhubungan dengan material yang dibeli dari supplier, maka QMR dapat menerbitkan SCAR yang akan ditujukan kepada supplier agar dilakukan tindakan perbaikan untuk mencegah terulangnya permasalahan pada pengiriman material selanjutnya.

9.5.2.2 Pengendalian Ketidaksesuaian Proses♦ Apabila ditemukan ketidaksesuaian proses yang berhubungan dengan rencana

mutu atau prosedur atau instruksi kerja; maka pihak penemu kejadian dapat menerbitkan NCR atau melaporkannya kepada QMR untuk dapat ditindaklanjuti.

♦ NCR yang diterbitkan akan diserahkan kepada Kepala Departemen / Sub-Departemen yang terkait, tempat ditemukannya ketidaksesuaian.

♦ Kepala Departemen / Sub-Departemen penerima NCR akan mereview NCR tersebut dan memutuskan tindakan perbaikan yang dianggap perlu, sesuai dengan kriteria sebagai berikut :

a. Digunakan sebagaimana adanya (use as is)b. Dikelompokan ulang untuk pemakaian alternatif (regrade

: down / up grade)c. Diperbaiki agar sesuai dengan spesifikasi (rework :

repair / repass / repack)d. Dibuang / ditolak (reject / scrap)e. Gugur atas NCR dengan alasan tertentu

♦ Jika diperlukan, tindakan perbaikan yang akan diambil dapat didiskusikan dengan pihak-pihak yang terkait dalam penanganan permasalahan tersebut.

♦ Jika sudah diputuskan tindakan perbaikan yang akan diambil, maka Kepala Departemen / Sub-Departemen penerima NCR bersama dengan pihak-pihak yang terkait akan memantau realisasi tindakan perbaikan yang dimaksud.




vers. : 1



♦ Semua Kepala Departemen / Sub-Departemen akan mendokumentasikan setiap NCR yang diterbitkan dalam Laporan Bulanan NCR, dan melaporkannya setiap bulan kepada MR atau QA Manager.

♦ QMR akan mereview Laporan Bulanan NCR, jika terdapat ketidaksesuaian yang berulang (minimal 5 kali / bulan) dalam hal yang sama dan ditunjang dengan bukti yang menguatkan bahwa ketidaksesuaian tersebut disebabkan karena adanya unsur inkonsistensi dalam menjalankan prosedur atau instruksi kerja, maka QMR dapat menerbitkan CAR sebagaimana dijelaskan dalam prosedur 10.0 Tindakan Perbaikan dan Pencegahan.

9.6 HAL-HAL KHUSUS

Tidak ada

9.7 REKAMAN MUTU


SimpanPenanggung

JawabLokasi Sistem


BPD Tanggal 3 tahun QMR

SRR-FO-QMR-019 Laporan Bulanan NCR Dept. terkait

Bulan 3 tahun Kepala Dept

SRR-FO-QMR-020 Laporan Ketidaksesuaian Produk / Proses (NCR)

Dept. terkait

Tanggal 3 tahun Kepala Dept

SRR-FO-QMR-021 Supplier Corrective Action Request (SCAR)

BPD Tanggal 3 tahun QMR





vers. : 1



10.0 TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN

10.1 TUJUAN

♦ Untuk menetapkan tata cara pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan apabila terjadi ketidaksesuaian pada produk / proses, keluhan pelanggan atau tindak lanjut terhadap hasil audit internal dan eksternal.

♦ Untuk menetapkan tata cara mengidentifikasi dan menyelidiki sumber penyebab ketidaksesuaian sebagai dasar penetapan tindakan perbaikan dan pencegahan guna mengeliminir penyebab aktual serta potensial dan mencegah terulangnya kembali ketidaksesuaian.

♦ Untuk menetapkan panduan penerapan langkah perbaikan dan pencegahan serta penerapan pengendalian untuk menjamin efektivitas tindakan yang diambil.

10.2 RUANG LINGKUPProsedur ini digunakan untuk menindaklanjuti ketidaksesuaian produk atau proses yang ditemukan di seluruh departemen / sub-departemen di PT. Sriboga Raturaya.

10.3 DEFINISI♦ QMR : Quality Management Representative.♦ CAR : Corrective Action Report♦ NCR : Non Conforming Report

10.4 DOKUMEN TERKAIT♦ Mgmt Responsibility – System & Measurement Procedure : SRR-GP-QMR-001,

Bagian 7.0 Audit Mutu Internal




vers. : 1



♦ Mgmt Responsibility – System & Measurement Procedure : SRR-GP-QMR-001, Bagian 9.0 Pengendalian Ketidaksesuaian Produk / Proses

♦ Marketing & Sales Department Procedure : SRR-DP-MRK-001


♦ QMR bertanggung jawab mengkoordinir penerapaan prosedur ini dan memonitor serta memverifikasi efektifitas dari tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah ditetapkan.

♦ Kepala Departemen / Sub-Departemen bertanggung jawab mengkoordinir penerapan prosedur ini di lingkungan kerja masing-masing.

10.5.2 Prosedur

♦ QMR akan menerbitkan CAR sebagai tindak lanjut terhadap :

− Hasil finding / temuan audit mutu internal atau eksternal.

− Ketidaksesuaian sistem prosedur / work instruction dan lain-lain yang dapat berakibat fatal (critical) atau berdampak besar pada mutu produk / proses atau pada jaminan keamanan pangan.

− NCR ketidaksesuaian produk yang berulang (minimal 5 kali / bulan) dalam hal yang sama dan ditunjang dengan bukti yang menguatkan bahwa ketidaksesuaian tersebut disebabkan karena adanya unsur inkonsistensi dalam menjalankan prosedur atau instruksi kerja.

− NCR ketidaksesuaian proses yang berulang (minimal 5 kali / bulan) dalam hal yang sama dan ditunjang dengan bukti yang menguatkan bahwa ketidaksesuaian tersebut disebabkan karena adanya unsur inkonsistensi dalam menjalankan prosedur atau instruksi kerja.

− Keluhan pelanggan yang berulang (minimal 5 kali / bulan) dalam hal yang sama dan ditunjang dengan bukti yang menguatkan bahwa keluhan pelanggan tersebut disebabkan oleh ketidaksesuaian di PT. Sriboga Raturaya karena inkonsistensi dalam menjalankan proseduratau instruksi kerja, atau dapat juga ditujukan bagi keluhan pelanggan yang dapat berakibat fatal (critical).

♦ QMR akan mendeskripsikan permasalahan dalam lembar CAR pada kolom “Uraian Masalah” secara lengkap dan didukung oleh bukti-bukti yang menguatkan permasalahan tersebut.




vers. : 1



♦ QMR akan menyerahkan CAR tersebut kepada Kepala Departemen / Sub-Departemen terkait untuk pelaksanaan investigasi akar permasalahan.

♦ Kepala Departemen / Sub-Departemen akan menjelaskan dan mendeskripsikan penyebab permasalahan tersebut pada kolom “Penyelidikan Masalah”.

♦ QMR bersama dengan Kepala Departemen / Sub-Departemen akan mendiskusikn rencana tindakan perbaikan yang akan dilaksanakan untuk menghilangkan penyebab permasalahan, dan mendeskripsikannya pada kolom “Saran Tindakan Perbaikan” dan kolom “Permintaan Tindakan Pencegahan”.

♦ Kepala Departemen / Sub Departemen akan melaksanakan rencana tindakan perbaikan maupun pencegahan yang telah ditetapkan sesuai dengan target waktu yang telah disepakati dan ditetapkan.

♦ Jika tindakan perbaikan dan pencegahan telah dilaksanakan, maka QMR akan memferivikasi dan mengevaluasi efektivitas tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilaksanakan.

♦ Jika tindakan perbaikan dan pencegahan telah terbukti dijalankan secara konsisten dan efektif dalam menanggulangi dan mencegah permasalah tersebut, maka QMR akan mengisi kolom “Verifikasi” dan menandatanganinya sebagai bukti permasalahan telah selesai ditindaklanjuti.

♦ QMR akan memperbaharui status CAR yang telah diterbitkan pada form Laporan Status Tindakan Perbaikan / Pencegahan dan memantau status CAR lain yang belum terselesaikan sampai selesai ditindaklanjuti.

10.6 HAL-HAL KHUSUS

Tidak ada

10.7 REKAMAN MUTU


SimpanPenanggung

JawabLokasi Sistem


BPD/ MR Tanggal 3 tahun MR

SRR-FO-QMR-017 Laporan Status Tindakan Perbaikan / Pencegahan

BPD/ MR Tanggal 3 tahun MR

10.8 LAMPIRAN




vers. : 1



Tidak ada