Menjadi Entrepreneur Sejati (Bag 2)

BAB 7

2Bagaimana Menyusun Program Kerja Usaha

Mikro, Kecil, dan Menengah yang

Feasible

PROGRAM KERJA SEBAGAI BINTANG KEJORA

Program kerja merupakan pedoman tentang apa yang

harus dikerjakan. “Jika Anda tahu apa yang harus

dikerjakan, maka Anda akan dapat mengerjakan apa

yang Anda tahu” (John C. Maxwell). Tanpa rumusan

tujuan yang jelas, dan rumusan pelaksanaan, maka

langkah Anda bisa dibayangkan akan seperti Nahkoda

yang kehilangan arah. Program kerja dapat diibaratkan

sebagai Bintang Kejora penunjuk arah.

Apakah setiap usaha harus mempunyai program kerja?

Jawabnya tentu saja “Ya”. Masalahnya adalah

bagaimana program kerja itu harus dibuat, dan apakah

program kerja tersebut harus dibuat secara tertulis dan BAB 21

BAB 3

tersusun secara rinci. Pada usaha mikro program kerja

tersebut biasanya tidak dibuat secara tertulis dan rinci.

Program kerjanya sangat sederhana, yaitu tentang

bagaimana harus menjalankan usaha agar dapat

memperoleh penghasilan dan laba serta dapat

berkembang dengan baik. Pada usaha kecil program

kerjanya mungkin sudah dibuat secara tertulis,

sungguhpun masih sangat sederhana. Sedang pada

usaha menengah program kerjanya dibuat secara

tertulis dan sudah agak rinci, memuat hal-hal yang akan

dilakukan dan menentukan target yang harus dicapai.

Bentuk dan luasnya program kerja untuk perusahaan

yang satu berbeda dengan perusahaan yang lain

tergantung dari jenis dan luasnya usaha. Demikian juga

program kerja bagi perusahaan yang baru berbeda

dengan program kerja dari perusahaan-perusahahan

yang telah lama berdiri.

Bagaimana cara membuat program kerja bagi usaha

yang baru? Ada banyak cara untuk membuat suatu

program kerja, ada yang sangat sederhana ada juga

yang agak modern. Salah satu cara atau metode untuk

menyusun suatu program kerja adalah metode SPIRALE.

Spirale itu sendiri adalah singkatan dari:

S = Situasi yang dihadapi. Bagaimana

situasi yang dihadapi perusahaan Anda. Usaha

apa yang akan Anda lakukan dan apakah Anda

BAB 5BAB 62

mempunyai kemampuan untuk menjalankan

usaha tersebut. bagaimana permintaan pasar

akan produk dan jasa yang Anda jual, dan hal-hal

lain yang perlu diperhatikan pada saat Anda akan

membuat program.

P = Persiapan apa yang harus

dilakukan. Kita harus mempersiapkan hal-hal

yang diperlukan dalam memulai suatu usaha,

misalnya membicarakannya dengan keluarga,

kenalan atau pihak-pihak yang sekiranya dapat

mendukung terwujudnya ide untuk melaksanakan

usaha tersebut.

I = Informasi yang dibutuhkan.

Untuk keperluan menyusun program kerja, Anda

memerlukan banyak informasi, misalnya informasi

tentang kebutuhan pasar, tentang tersedianya

Sumber Daya Manusia, dan informasi lain yang

dianggap perlu.

R = Rencana Kerja. Banyak hal-hal

yang perlu Anda susun yang berkaitan dengan

Rencana Kerja ini. Misalnya, dimana tempat usaha

yang akan Anda pilih, dan dari mana modal

diperoleh dan berapa jumlahnya. Bagaimana

organisasi usaha Anda. Dari mana Sumber Daya

Manusia diperoleh. bagaimana proses produksi

BAB 1 BAB 43

dilakukan dan bagaimana pemasarannya.

Bagaimana bentuk badan hukum dari perusahaan

yang bersangkutan. Rencana kerja hendaknya

disusun secara kualitatif dan kuantitatif agar

supaya menjadi lebih jelas.

A = Aksi nyata, atau actions . Yaitu

bagaimana Rencana Kerja yang telah tersusun

ditindaklanjuti. Dalam rencana kerja ada 5W dan

1H yang secara jelas harus disebutkan, yaitu:

What - Apa yang ingin diperoleh atau

yang menjadi tujuan dari Rencana Kerja

tersebut. Produk atau jasa apa yang akan

dihasilkan atau ditawarkan.

Who - Siapa yang akan memimpin

atau melaksanakan kegiatan yang telah

direncanakan. Bagaimana struktur

organisasi dan job descriptions dari masing-

masing pejabat dan petugas.

Why - Mengapa kegiatan tertentu

harus dikerjakan (misalnya untuk

memenuhi kebutuhan pelanggan perlu

dibuat disain baru).

When - Kapan kegiatan harus

dilakukan oleh masing-masing petugas.

BAB 5BAB 64

Kapan produk atau jasa selesai, dan harus

diserahkan kepada pelanggan.

Where- Dimana kegiatan-kegiatan

dilakukan (di bagian mana dikerjakan).

How - Bagaimana cara memproses

suatu kegiatan untuk menghasilkan produk

atau jasa. Bagaimana bahan mentah,

tenaga kerja, fasilitas-fasilitas dapat

diperoleh.

L = Laporan Kerja. Laporan ini sangat

penting sebagai alat memonitor pelaksanaan

Program Kerja, dan juga untuk keperluan

pengawasan. Laporan kerja disampaikan kepada

para manajer yang bersangkutan dan kepada

manajer tertinggi dari perusahaan tersebut.

E = Evaluasi. Evaluasi atau penilaian

dapat dilakukan terhadap kinerja para pelaksana

atau dapat juga dilakukan untuk mengevaluasi

Program Kerja itu sendiri. Biasanya evaluasi

dilakukan oleh para manajer bersama-sama

dengan manajer tertinggi dari perusahaan

tersebut. Evaluasi dilakukan untuk mengevaluasi

kinerja para pelaksana, dan untuk mengevaluasi

Program Kerja itu sendiri dan untuk keperluan

penyusunan Program Kerja yang baru.

BAB 1 BAB 45

PROGRAM KERJA JANGKA PANJANG

Bagi perusahaan yang telah berjalan lama perlu dibuat

porgram kerja jangka panjang. Program kerja jangka

panjang juga sering disebut rencana kerja strategik atau

RENSTRA. Renstra adalah program kerja untuk periode

yang agak panjang. Rentang waktu untuk Renstra

sangat bervariasi tergantung dari sifat bisnis masing-

masing. Biasanya rentang waktu tersebut antara 3 s/d 5

tahun. Bagi jenis usaha tertentu yang dapat berubah

dengan cepat rentang waktu tersebut dapat kurang dari

5 tahun. Rencana strategik digunakan untuk membuat

proyeksi selama periode tertentu guna meningkatkan

kemampuan perusahaan dalam memperoleh laba, atau

BAB 5BAB 66

digunakan untuk membuat proyeksi pertumbuhan

usaha. Rencana strategik disusun berdasarkan

pengalaman perusahaan selama bertahun-tahun,

sehingga hanya perusahaan yang sudah beroperasi

beberapa tahun yang dapat menyusun Renstra dengan

baik.

Mengapa Rentra perlu dibuat? Rentra dibuat untuk

pelbagai tujuan, antara lain:

a. Untuk menjalin komunikasi para manajer, baik

antara manajer operasional maupun manajer

pemasaran, agar terjadi kesatuan langkah dalam

menjalankan tugasnya untuk mengembangkan

perusahaan.

b. Untuk mempertegas program kerja perusahaan

sehingga tindakan-tindakan yang dilakukan oleh

organisasi menjadi lebih jelas.

c. Untuk memobilisasi potensi perusahaan. Renstra

disusun berdasarkan masukan dari unit-unit operasi

yang kemudian disinkronkan sehingga menjadi sinergis.

d. Untuk memotivasi para manajer agar

berpartisipasi secara aktif sehingga ada keterkaitan

psikologis untuk bersama-sama mencapai sasaran

program.

BAB 1 BAB 47

Dengan adanya Rentra tersebut diharapkan ada

kesatuan bahasa bagi para manajer di semua tingkat

dalam membuat analisa dan menafsirkan masalah-

masalah yang muncul serta mengambil tindakan-

tindakan yang tepat.

Bagaimana cara menyusun suatu Rentra? Terlebih

dahulu perusahaan harus mempunyai VISI dan MISI dan

baru kemudian disusun suatu Program Kerja.

VISI - adalah cita-cita yang ingin dicapai perusahaan.

Segenap anggota organisasi harus mengetahui VISI

perusahaan, yaitu cita-cita yang ingin dicapai

perusahaan. Misalkan saja perusahaan mempunyai VISI

menjadi perusahaan yang besar, sehat dan kuat. Atau

mempunyai VISI menjadi perusahaan idaman bagi para

pemuda atau mereka yang berjiwa muda. VISI ini perlu

ditetapkan karena dapat menjadi inspirasi bagi anggota

organisasi untuk bekerja lebih giat guna mencapai cita-

cita yang bersangkutan.

MISI - adalah tugas yang harus dilakukan demi tercapainya Visi perusahaan.

BAB 5BAB 68

Untuk mencapai cita-cita yang telah ditetapkan

perusahaan maka ada tugas-tugas tertentu yang harus

dikerjakan. Misalnya perusahaan harus merekrut

pegawai-pegawai yang handal yang bersedia bekerja

secara profesional. Perusahaan harus menyediakan

Sumber Daya lainnya, serta mempersiapkan fasilitas-

fasilitas yang perlu untuk mendukung pelaksanaan kerja

guna mencapai cita-citanya.

Contoh Program KerjaUntuk menjelaskan bagaimana Program Kerja Jangka

Panjang (Renstra) dibuat, di bawah ini diberikan contoh

Renstra yang dibuat oleh PT Bank Perkreditan Rakyat

PROFIDANA PARAMITRA, Yogyakarta:

Nama Perusahaan : PT. BANK PERKREDITAN

RAKYAT PROFIDANA

PARAMITRA

Domisili : Yogyakarta

Rencana Strategi periode 2003 – 2007

Daur Perencanaan Strategis

BAB 1 BAB 49

Tahap-tahap yang dilakukan perusahaan dalam

menyusun Renstra adalah sebagai berikut:

1. Kelompok Manajemen, yaitu Direksi dan Komisaris

bersama-sama dengan Staf Perencanaan, membuat

rencana global tentang bagaimana dapat meningkatkan

profitibilitas dan pertumbuhan perusahaan yang disusun

berdasarkan data-data intern dan ekstern serta

memperhatikan situasi dan kondisi yang akan terjadi di

masa datang.

2. Direksi dan Komisaris mengundang para manajer

unit operasi untuk membicarakan tentang rencana

global yang telah disusun oleh staf perencanaan, apakah

rencana yang bersangkutan dapat dilaksanakan.

3. Manajer unit operasi menyiapkan rencana kerja

yang lebih spesifik, mengenai langkah-langkah yang

akan ditempuh dan target yang akan dicapai oleh unit.

4. Direksi dan komisaris bersama staf perencanaan

dan para manajer unit mengadakan rapat untuk

menyusun bersama Rencana Strategis selama 5 tahun,

untuk periode 2003-2007.

Rencana Strategik ini merupakan integrasi dari rencana

strategi fungsional dari unit-unit bisnis yang ada dalam

perusahaan, disertai proyeksi keuangan yang ingin

dicapai untuk periode-periode bersangkutan.

BAB 5BAB 610

Isi Perencanaan Strategis

Isi Perencanaan Strategis antara lain memuat:

1. Visi dan Misi perusahaan, sebagai arah dari

strategi bisnis.

2. Data Keuangan Masa Lampau dan prediksi posisi

keuangan pada periode tahun yang akan datang disusun

berdasarkan operasi yang akan dilakukan.

3. Pendapatan dan biaya operasional, termasuk

biaya Sumber Daya Manusia dan Biaya Pengembangan

SDM.

4. Perhitungan Laba Rugi untuk periode-periode

yang bersangkutan.

5. Rasio Kecukupan Modal

Pengendalian Rencana Strategis

Rencana Strategis dibuat dengan maksud untuk

memberikan gambaran kepada manajemen apa yang

akan dicapai pada periode tersebut apabila kondisi dan

situasi tidak ada perubahan yang berarti sesuai dengan

asumsi dasar yang digunakan untuk menyusun Renstra

tersebut. Apabila situasi dan kondisi mengalami

perubahan yang cukup besar sehingga tidak sama

dengan yang diperkirakan semula yaitu sewaktu

BAB 1 BAB 411

menyusun Renstra, maka Renstra perlu direvisi

disesuaikan dengan kondisi dan situasi yang riil. Oleh

karena itu Renstra harus bersifat fleksibel dan tidak

boleh kaku.

Sehubungan dengan itu maka harus ada sistem

pengawasan atau pengendalian atas Rencana Strategis.

Contoh di bawah disajikan sebuah kerangka

pengendalian terhadap Renstra dari tahun ke tahun

selama 5 tahun:

Kerangka Rencana Strategis dan Rencana Operasi Tahunan

BAB 5BAB 612

Setiap tahun pelaksanaan operasi dimonitor dan

dianalisa dengan membandingkan Rencana Operasi

Tahun yang bersangkutan dengan realisasi

pelaksanaannya. Apabila terjadi perbedaan (deviasi)

yang cukup besar antara rencana dan pelaksanaannya,

misalnya di atas 10%, maka harus dianalisa sebab

musabab dari deviasi tersebut. Apabila terjadinya

perbedaan karena adanya perubahan situasi dan kondisi

yang cukup besar dibandingkan dengan asumsi semula,

maka dapat diputuskan agar Rencana Operasi yang

telah dibuat harus direvisi disesuaikan dengan situasi

dan kondisi yang riil. Akan tetapi apabila perbedaan

tersebut dikarenakan faktor yang lain, misalnya karena

SDM tidak mampu mencapai target, maka faktor inilah

yang harus dibenahi, misalnya perlu adanya perputaran

tugas pegawai, peningkatan kemampuan pegawai, atau

menyediakan fasilitas kerja sesuai kebutuhan, sehingga

Rencana operasi itu sendiri tidak perlu diubah atau

disesuaikan. Pemantauan terhadap pelaksanaan kerja

dan pencapaian sasaran tidak perlu menunggu pada

akhir tahun, melainkan justru harus dilakukan sepanjang

proses pelaksanaan kerja berlangsung.

BAB 1 BAB 413

BAB 5BAB 614