Mengapa SOP perlu, dan bagaimana membuatnya?
3 Replies
Dengan sistem dan SOP yang baik, bisnis bisa jalan, yang punya
bisnis bisa jalan-jalan
- Kutipan dari Bobby, teman saya yang pengusaha restoran dimsum
-
SOP (Standard Operating Procedure) adalah alat standarisasi yang
sangat kritikal dalam bisnis. Semua menyadari hal ini namun sering
melihat SOP sebagai paperwork yang ngga terlalu penting. Padahal
SOP dalam suatu perusahaan juga merupakan alat kolaborasi yang
sangat perlu sehingga setiap anggota tim mengerti peran
masing-masing dan setiap aktivitas berjalan dengan baik.
Simak cerita tentang Yoshi, seorang mahasiswa yang berwirausaha
sebagai pemilik warung intel (indomi telor) di Bandung. Sekarang
ini ia sering mendapat keluhan karena intel yang ia jual
kadang-kadang enak banget, tapi sering ngga enak banget. Untuk
menjalankan warung ini, Yoshi memang menjalankannya bertiga bersama
teman-teman kuliahnya yaitu Andri dan Reza. Mereka bertiga
mempunyai jurus yang berbeda dalam membuat dan menyajikan intel
itu. Yoshi selalu menjaga agar mi tidak terlalu lama direbus, Andri
lebih mementingkan racikan bumbu, sedangkan bagi Reza yang penting
telur harus setengah matang. Belakangan mereka bertiga menyadari
bahwa tanpa jurus yang distandarkan, warung mereka akan
ditinggalkan pelanggan. Oleh karenanya mereka sepakat untuk membuat
SOP yang menghasilkan rasa terenak sesuai pendapat pelanggan.
Bisakah kita membantu mereka?
Hal seperti ini tidak hanya terjadi di industri kecil. Industri
besar dan mapan seperti perusahaan transportasi, industri kesehatan
hingga layanan masyarakat pun tak lepas dari layanan yang buruk
karena tidak ada SOP yang baik.
Perubahan personil, tingkat pengetahuan yang beragam,
keterampilan yang bervariasi, pengalaman yang berbeda, variasi
proses atau bahan baku sudah barang tentu menyebabkan produk atau
layanan yang dihasilkan berbeda juga kualitasnya. Agar proses
selalu berjalan dengan baik dan hasilnya sesuai dengan harapan
pelanggan, maka kita harus memastikan adanya standar.
Oleh karena itu tujuan utama SOP adalah untuk memastikan:
1. Setiap aktivitas dilakukan dengan variasi sekecil-kecilnya,
walaupun dilakukan oleh orang yang berbeda-beda2. Kita tidak
tergantung kepada orang, namun membuat sistem yang bisa dijalankan
oleh siapapun juga.3. SOP menjadi dasar untuk melakukan perbaikan
terus-menerusSOP membantu kita melakukan kolaborasi. Dengan
standarisasi, kita dapat bekerja sama dalam sebuah organisasi
dengan baik.
Apakah membuat SOP itu susah? Sebenarnya tidak juga. Yang
penting prosedur yang bagus harus memiliki 3 komponen utama
ini:
Mari kita telaah satu persatu ketiga komponen diatas untuk
membantu Yoshi dan teman-temannya membuat SOP cara memasak indomi
telor yang uenak!
1. Urutan Proses (work sequence) adalah langkah demi langkah
dari tahap pertama sampai terakhir. Contoh: step pertama mulai dari
menyiapkan bahan dan peralatan, lalu memasukkan air ke dalam panci,
kemudian memanaskan air sampai mendidih dan seterusnya.
2. Titik perhatian adalah hal atau parameter yang perlu
diperhatikan dalam setiap langkah.Misanya: parameter, kualitas,
atau skill yang diperlukan. Contoh: saat langkah masukkan telor
kita bisa menambahkan detail jangan sampai kuning telor pecah.
3. Durasi adalah berapa lamasetiap langkah dilakukan. Selain
menambahkan fokus dan poin utama, kita harus selalu mempunyai waktu
standar untuk setiap langkah jika waktu adalah kritikal. Misalnya
dalam langkah panaskan air sampai mendidih, bisa diberikan standar
waktu 5 menit sehingga lebih terukur dan konsisten.
Jika kita memasukkan ketiga komponen diatas, pasti kita sudah
memiliki SOP yang bisa dimengerti dan dilakukan.SOP yang baik harus
dapat dengan mudah dipahami oleh orang yang akan melakukan
aktivitas di dalamnya. Selain menjadi acuan untuk bekerja, SOP juga
bisa digunakan untuk training dan menjadi knowledge yang tersimpan
di dalam organisasi kita. Ingat, dengan SOP yang baik, sistem yang
akan bekerja, bukan mengandalkan orang saja.
Nah, ini SOP untuk Yoshi dan rekan-rekannya