Membangun Basic Mental Kualitas QC

Pilar I AMS

Basic Mentality(Mentalitas Dasar)Pilar I New QCC for Leaders TrainingBasic Mentality (Mentalitas Dasar)Adalah sikap mental yang mendasari cara berpikir dan bertindak dalam melaksanakan pekerjaan sehari-hari.

Mentalitas Dasar Meliputi:

Fokus pada Pelanggan (Focus on Customer)Fokus pada PDCA (Focus on PDCA)Fokus pada Fakta dan Data (Focus on Facts & Data)Fokus pada Kerjasama (Focus on Teamwork)Fokus pada Keunggulan (Focus on Excellence)2Fokus pada Pelanggan1A.Kualitas adalah nilai tambah bagi pelanggan(Quality is Value for Customer)

B.Kualitas adalah QCDSM(Quality is QCDSM)

C.Pelanggan adalah Keseluruhan Proses(End to End Customer)3A. Kualitas adalah nilai tambah bagi pelanggan (Quality is Value for Customer)

Customer SatisfactionCustomer DelightImprovementInnovationMarketing ResearchEducate the marketproduk layanan/jasaproduk layanan/jasa4B. Kualitas adalah QCDSM (Quality is QCDSM)

Kualitas mencakup 5 aspek berikut ini:

Q (Quality): Kualitas produk/jasa contoh: minimal memenuhi harapan pelanggan

C (Cost): Kualitas biaya contoh: biaya kompetitif (High Quality Low Price)

D (Delivery): Kualitas penyampaian barang/jasa contoh: penyampaian tepat waktu & layanan prima

S (Safety): Kualitas yg memperhatikan keselamatan pengguna dan pembuatnya contoh: memperhatikan keselamatan kerja, karyawan limbah yg aman, produk yang aman

M (Morale): Kualitas semangat KAIZEN dalam bekerja dan mela- yani sesuai dengan Etika Bisnis & Etika norma5C. Pelanggan adalah Keseluruhan Proses (End to End Customer)Pelaksanaan proses secara benar (efektif dan efisien) sejak awal sampai akhirmutlak dilakukan oleh setiap karyawan untuk membangun keunggulan bersaing6Fokus pada PDCA2A.Manajemen adalah PDCA (Management is PDCA)

B.Pengendalian dimulai dari proses awal hingga akhir(PDCA from End to End)

Pengendalian adalah tindakan penanggulangan danpencegahan (Preventive and Corrective Action)

7A. Manajemen adalah PDCA (Management is PDCA)PERBAIKAN/PENINGKATANPEMELIHARAANKEGIATANPENGENDALIANPERENCANAANAPCDPELAKSANAANPEMERIKSAANTINDAKANSTANDARISASIASCDPELAKSANAANPEMERIKSAANTINDAKAN8KemajuanPemeliharaanPerbaikan PemeliharaanPerbaikanPemeliharaanASCDAPCDASCDAPCDASCDManagement is PDCA9B. Pengendalian dimulai dari proses awal hingga akhir (PDCA from End to End)Pengendalian perlu dilakukan terhadap produk input, proses pengerjaan atauImplementasi hingga hasil akhir (out put). Untuk itu kita perlu mengembangkanmentalitas berkualitas yang melekat pada pelaku proses dan menerapkando it right the first timeSupplierInputProcessOutputCustomerTitikAwalTitikAkhir10C. Pengendalian adalah tindakan penanggulangan dan pencegahan (Preventive and Corrective Action)

Tanggulangi masalah yang timbul denga PICA (ProblemIdentification & Corrective Action) dan memutar PDCA

Pada dasarnya mencegah lebih baik daripada menanggulangi. Cegah terulangnya masalah yang sama dan antisipasi kemungkinan timbulnya masalah yg lain.Tanggulangi sampai akar masalah.11Fokus pada Fakta & Data3A.Manajemen berdasarkan Fakta & Data (Management by Facts & Data)

B.Prinsip Prioritas(Priority Principle)

Rumusan sasaran adalah S.M.A.R.T(Target is S.M.A.R.T.)

Prosedur dan Standar Tertulis (Standard Operating Procedure)

12A. Manajemen berdasarkan Fakta & Data (Management by Facts & Data)Data adalah potret dari fakta. Data dapat menghindari anggapan,asumsi, salah paham, salah interpretasi yang bisa menyebabkankekeliruan dalam analisis masalah.

Untuk itu perlu ada kejelasan metoda dan alat ukur

Ada 2 pertanyaan penting yg perlu di jawab:

Data apa yang dibutuhkanBagaimana menggunakan data tersebut?13B. Prinsip Prioritas(Priority Principle)Tepat Guna / Prinsip EfektivitasMerupakan pola berpikir dan bertindak yang mengutamakanpelaksanaan pekerjaan yg berkaitan langsung dengan penca-paian sasaran yang telah ditetapkan

Tepat Cara / Prinsip EfisiensiMenggunakan sumber daya yang sesedikit mungkin untukmendapatkan hasil yang seoptimal mungkin14C. Rumusan sasaran adalah S.M.A.R.T (Target is S.M.A.R.T.) Specific : Tidak menimbulkan dualisme penafsiran

Measureable : Mudah dievaluasi keberhasilannya secara kuantitatif

Achievable : Membangkitkan motivasi dan menantang

Realistic : Dapat dilaksanakan

Timeline : Kejelasan tenggang waktu15D. Prosedur dan Standar Tertulis (Standard Operating Procedure)Tujuan dibuat standardisasi proses kerja adalah:

Menghindari salah pengertian dan salah persepsi

2.Mempermudah proses dan konsistensi

3.Mempercepat pengambilan keputusan yang akurat

4.Mempermudah proses pengalihan tugas kepada pengganti

5.Merupakan pijakan dalam rangka melakukan improvementberikutnya16A.Kematangan IndividuB.Jangan menyalahkan orang lain(Dont Blame Others)

Hubungan Atasan & Bawahan (Man Management)

D.Keselarasan antar kelompok dalam organisasi(Inter Team)

Fokus pada Kerjasama4Astra meyakini bahwa suatu tim yang hebat (super team) akan mampu menghasilkan kinerja yang lebih baik dibandingkan dgn sekelompok orang hebat yang bekerja secara individual (superman)17A. Kematangan IndividuIntegritas(walk the talk)

2. Proaktivitas

3. Mentalitas kelimpahruahan (abundance mentality)Suatu kelompok yang baik terdiri dari anggota yang memilikitingkat kematangan yang tinggi, baik karakter maupun kompetensinya.

Kematangan karakter ditandai dengan dimilikinya:18B. Jangan menyalahkan orang lain (Dont Blame Others)Saling percaya (mutual trust)

2. Saling pengertian (mutual understanding)

3. Saling memberi (mutual giving)Agar tidak menyalahkan orang lain, perlu dibangun sikap:19C. Hubungan Atasan & Bawahan (Man Management)Fase Plan- untuk mendapatkan komitmen (partisipasi)

2.Fase Do- untuk kinerja yg optimal (empowerment)

3.Fase Check- untuk memelihara motivasi (appraising & rewarding)

4.Fase Action- untuk problem solving, continues improvement menarik pelajaran dan perubahan sikap (pemberian tugas, pemecahan masalah, pengambil alihan tugas)20D. Keselarasan antar kelompok dalam organisasi (Inter Team)Kejelasan tanggung jawab dan otoritas

2. Kejelasan lintas fungsi

21A.Bebas mencoba hal-hal baru (Freedom to Test New Approach)

B.Mengelola Resiko(Manage Risk)

Belajar dari Kesalahan(Learn form Mistake)

Fokus pada Keunggulan522Bebas mencoba hal-hal baru (Freedom to Test New Approach)Tanggapan manusia terhadap perubahan terbagi 3:Tidak mengikuti perubahanMengikuti perubahan (follower)Menginisiasi perubahan (trend setter)

Keunggulan bisa tercapai bila tiap individu kreatif dalam melakukanperubahan.Menemukenali potensi (unlocking the ability)Membangun paradigma prestatif (achievement oriented)Menemukan standar kerja yang tinggi (setting high standard)23B. Mengelola Resiko (Manage Risk)Pengelolaan resiko dapat dilakukan antara lain dengan:1. Memahami sasaran yang akan dicapai dan implikasinya dengan benar (understanding the objective & implication)

2. Memahami kemampuan diri dengan benar dan menguasai Kompetensi yang diperlukan untuk pekerjaan tertentu (mastery of competence)

3. Mengacu kepada sistem nilai yang ada (values-driven)24C. Belajar dari Kesalahan (Learn form Mistake)Hal-hal yang perlu diperhatikan:

Menumbuhkan semangat saling mempercayai & menghargai(Mutual trust & respect)

2.Membangun suasana kerja yang partisipasif(Participatory environment)

3.Menciptakan iklim yang menunjang timbulnya kreatifitas(Creative working climate)

25