Top Banner
29

Materi training arm

Jan 23, 2018

Download

Automotive

Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Page 1: Materi training arm
Page 2: Materi training arm

2

Introduction - Risiko

Risiko dapat didefinisikan sebagai “ancaman atau

kemungkinan sebuah kejadian yang dapat mempengaruhi

kemampuan perusahaan dalam mencapai obyektifnya“.

Page 3: Materi training arm

3

Introduction - Risiko

Paradigma Manajemen Resiko

RISK

control

identify

analyze

plan

track

Page 4: Materi training arm

4

Introduction - Risiko

Page 5: Materi training arm

5

Penilaian - Risiko

Persiapan Penilaian Risiko Menetapkan Kriteria dan Skala Dampak dan

Kemungkinan yang Akan Digunakan

Menetapkan Selera Risiko (Risk Appetite) Manajemen

Menuangkan Kesepakatan yang Dihasilkan Kedalam

Suatu Dokumen

Menyiapkan Bahan-bahan

Pemilihan Tujuan yang Relevan

Penilaian Risiko

Mengenali/Mengidentifikasi Risiko

Menganalisis Risiko

Memeringkat Risiko

Memvalidasi Risiko

Memutuskan Cara Menanggapi Risiko

Page 6: Materi training arm

6

Identifikasi - Risiko

Identifikasi Resiko adalah proses pemahaman apakah sebuah kejadian berpotensi

menghambat atau menggagalkan tujuan.

Alat dan teknik yang dapat digunakan :

–Brainstorming

–Interview

TUJUAN: menempuh perjalanan dengan pesawat dari

A ke B untuk menghadiri rapat pada pukul

9.00 a.m.

Page 7: Materi training arm

7

Ilustrasi - Risiko

TUJUAN: menempuh perjalanan dengan pesawat dari A ke B untuk

menghadiri rapat pada pukul 9.00 a.m.

Terlambat dan melewatkan rapat

Tidak ada makanan dalam pesawat

sehingga jadi kelaparan

Ketinggalan pesawat sehingga

tidak dapat berangkat ke kota B

Cuaca buruk membuat pesawat

tidak dapat berangkat ke kota B

Ini adalah pernyataan dampak dari risiko, bukan

risiko itu sendiri

Ini bukan risiko terhadap pencapaian tujuan/

tujuannya berbeda

Ini adalah risiko, yang dapat dikendalikan

dengan memastikan masih banyak waktu untuk

mencapai bandara

Ini adalah risiko, yang tidak dapat dikendalikan,

namun kita dapat membuat rencana

kontinjensinya.

Page 8: Materi training arm

8

Identifikasi - Risiko

Proses menetapkan apa, dimana, kapan, mengapa, dan bagaimana sesuatu dapat

terjadi, sehingga dapat berdampak negatif terhadap pencapaian tujuan (4w + h)

UNIT KERJA

PEMILIK RISIKO

LUAS RISIKO

LINGKUP IDENTIFIKASI

Secara garis besar pengelompokan

risiko meliputi:

Jenis risiko

Sumber risiko

Penerima risiko

Tingkat kemungkinan dan

dampak terjadinya risiko

(level risiko)

Level kemampuan

mengendalikan risiko

Hierarki risiko

Page 9: Materi training arm

9

Identifikasi - Risiko

Page 10: Materi training arm

10

Analisa - Risiko

mengidentifikasi risiko-risiko potensial, baik

yang berasal dari faktor internal maupun faktor

eksternal;

memeringkat risiko-risiko berdasarkan

kebutuhan untuk segera mendapat

penanganan;

meyakinkan pihak manajemen instansi bahwa

terdapat risiko-risiko yang menjadi prioritas

untuk dikelola secara efektif.

kriteria dan skala dampak

dan kemungkinan;

kriteria penerimaan risiko;

daftar risiko dan peta risiko

sesuai tujuan terpilih;dan

daftar risiko dan peta risiko

tervalidasi sesuai tujuan

terpilih.

Analisa risiko adalah berbicara tentang pengembangan dan pemahaman terhadap

risiko. Analisa risiko dibuat dengan mempertimbangkan sumber risiko, akibat positif

dan negatif, serta kemungkinan akibat itu terjadi.

Page 11: Materi training arm

11

Evaluasi - Risiko

Maksud dari evaluasi risiko adalah untuk membuat keputusan berdasar pada hasil

analisa risiko tentang perlunya perlakuan dan prioritas perlakuan terhadap risiko.

Keputusan dalam mengevaluasi berdasarkan pada peringkat risiko yang telah

diperoleh dari hasil analisis risiko, juga dapat didasarkan atas nilai ambang yang

ditetapkan sesuai dengan:

Tingkat dampak yang telah

ditentukan,

Kemungkinan timbulnya suatu

kejadian tertentu,

Efek kumulatif dari beberapa

kejadian,

Rentang ketidakpastian terhadap

tingkat-tingkat risiko.

Page 12: Materi training arm

12

Trik dan Tip

Pengenalan risiko bisa berangkat dari permasalahan yang ada yang mungkin

terjadi lagi, namun identifikasi risiko lainnya tetap harus dilakukan,

Uraikan setiap proses yang dilaksanakan dalam rangkaian aktivitas yang

berjalan saat ini dan lakukan identifikasi atas kejadian kejadian negatif yang

mungkin timbul pada setiap tahapan proses tersebut,

Lihat risiko dari berbagai sudut pandang seperti;

internal; man, money, machine, material, dan method,

eksternal; politik, ekonomi, sosial, budaya, hukum, keamanan, dan aspek alam.

Kelemahan-kelemahan lingkungan pengendalian agar diperhatikan,

Disamping melalui diskusi kelompok, beberapa teknik lainnya dapat

digunakan untuk mengidentifikasi risiko; interviu, survey, reviu dokumen,

analisis, observasi, investigasi kasus, pendapat ahli.

Page 13: Materi training arm

13

Pengendalian Internal

Meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikordinasikan

yang digunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta

milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan

efisiensi dalam operasi.

Definisi merefleksikan konsep dasar sbb:

Pengendalian internal adalah suatu proses,

Pengendalian internal dipengaruhi oleh sumber

daya manusia, jadi tidak hanya berupa manual

kebijakan dan formulir,

Pengendalian internal hanya memberikan

jaminan memadai, bukan keyakinan mutlak,

terhadap manajemen dan dewan komisaris.

Page 15: Materi training arm

15

Preventive – mari

berhenti sebelum terjadi

hasil (hal-hal) yang tidak

diinginkan.

Detective – mari kita

temukan masalah

sebelum tumbuh menjadi

besar.

Membaca dan memahami Kebijakan yang berlaku

untuk mempelajari cara yang tepat untuk melakukan

pekerjaan,

Review proses persetujuan untuk pengeluaran barang

untuk memastikan proses tersebut sesuai dengan

ketentuan,

Penggunaan password komputer untuk mencegah

user yang tidak sah mengakses kedalam system.

Hitung jumlah uang kas dan rekonsiliasi

bank,

Membandingkan transaksi di laporan

bulanan/mingguan/harian dengan dokumen

terkait,

Pemantauan pengeluaran biaya untuk

mencegah jumlah pengeluaran tidak sesuai

dengan yang dianggarkan.

Pengendalian Internal

Page 16: Materi training arm

16

Peran Pimpinan

1. Pimpinan melakukan analisis menyeluruh terhadap pengaruh risiko.

2. Pimpinan merumuskan pendekatan dalam mengelola dan mengendalikan risiko

berdasarkan berapa banyak risiko yang dapat diterima.

Status Risiko = Probabilitas x Dampak

MATRIKS ANALISIS RISIKO 5X5Dampak

1 2 3 4 5

DeskripsiProba-

bilitas

Likeli-

hood

Tidak

signifikanKecil Medium Besar

Katas-

tropik

Hampir pasti 90% 5

Kemungkinan besar 70% 4

Mungkin 50% 3

Kemungkinan kecil 30% 2

Sangat jarang 10% 1

Page 17: Materi training arm

17

Respon Pimpinan

Apa yang Terjadi Apa yang Harus DilakukanRisiko Status Sangat Tinggi

Tujuan dan hasil tidak tercapai

Mengakibatkan kerugian finansial yang besar

Mengurangi kapabilitas instansi

Reputasi instansi sangat menurun

Pengelolaan yang bersifat urgen dan aktif, melibatkan

pimpinan tingkat tinggi.

Strategi risiko wajib dilaksanakan secepatnya.

Pendekatan yang segera dan tepat serta pelaporan secara

rutin

Risiko Status TinggiBeberapa tujuan dan hasil tidak tercapai.

Mengakibatkan kerugian finansial yang cukup besar.

Mengurangi kapabilitas instansi.

Cukup menurunkan reputasi.

Perlu pengelolaan aktif dan review rutin.

Strategi harus dilaksanakan, terutama difokuskan pada

pemeliharaan kendali yang sudah baik.

Pendekatan yang tepat

Risiko Status MenengahMengganggu kualitas atau ketepatan waktu dari tujuan dan

hasilnya.

Mengakibatkan kerugian finansial, pengurangan kapabilitas

dan reputasi yang reasonable.

Perlu dikelola dan direviu secara rutin.

Perlu pengendalian intern yang efektif dan pemantauan.

Strategi harus dilaksanakan.

Risiko Status RendahMengganggu kualitas, kuantitas, dan ketepatan waktu dari

tujuan dan hasilnya.

Mengakibatkan kerugian finansial, penurunan kapabilitas dan

reputasi yang tidak besar/minimal

Prosedur rutin yang cukup untuk menanggung dampak.

Perlu pengendalian intern yang efektif dan pemantauan.

Strategi yang fokus pada pemantauan dan reviu terhadap

prosedur pengendalian yang sudah ada.

Risiko Status Sangat RendahDampak terhadap pencapaian tujuan dan hasil adalah sangat

kecil.

Kerugian keuangan, penurunan kapabilitas, atau reputasi

adalah sangat kecil.

Hanya perlu pemantauan singkat.

Pengendalian normal sudah mencukupi.

Jika sama sekali tidak diperhatikan, risiko-risiko ini dapat

meningkat statusnya/prioritasnya.

Page 18: Materi training arm
Page 19: Materi training arm

19

Kontrol Mendasar

Setoran uang dari Pos/

Channel/ Pameran maksimal

H+1

SALES

Cash Opname harianKASIR

Setoran uang penerimaan ke Bank

maksimal H+1KASIR

Proses review WIP dan konfirmasi

deviasi (kejanggalan) prosesnya FRONTDESK

Konfirmasi Penjualan (Diskon/additional fee) min 10% dan

menindaklanjuti hasilnya

ADMIN

Stock opname parts secara berkala (random &

sampling)PARTMAN

Cetak Invoice, BASTK dan

Penyerahan unit setelah

dinyatakan sahADMIN

Stock opname aksesori dan

hadiah

SOH & ADH

SOH & ADH

Stock Opname Unit

9 Kontrol

Mendasar

Page 20: Materi training arm

20

Kontrol Mendasar

Jenis Control Control Risiko

Stock Opname Unit • Memastikan semua unit diasuransikan, • PDI melakukan pengecekan secara konsiten dan dilaporkan

kepada ADH/ADMS,• Cepat menindaklanjuti pada saat terjadi selisih (+/-) jumlah unit,• Lakukan stock opname secara konsisten,• Catat proses mutasi disistem (Tanggal & Lokasi)• Lakukan pencatatan saat terjadi mutasi.

• Motor di Showroom/ Pos/Channel hilang,

• Data stock motor di sistem tidakupdate,

• Motor tidak bisa diinput ke sistemkarena belum terima invoice dariMD,

• Lokasi motor tidak sesuai denganyang tercatat di sistem (tidakteridentifikasi).

Cetak Invoice, BASTK dan Penyerahan unit setelah dinyatakan sah

• Dilarang mengeluarkan motor jika tidak ada Picking Slip,• Pastikan Picking Slip tercetak dan diserahkan oleh PDI ke Driver

sebelum motor diserahkan,• Jika menggunakan DO Manual harus disetujui oleh Admin

Manager & GM Operation,• Proses mutasi wajib menggunakan form mutasi manual yang

disetujui oleh Kacab sebagai dasar proses mutasi di sistem, • Pengeluaran motor tidak diperkenankan dengan PO lisan, • Konfirmasi ke konsumen sebelum pengiriman motor,• Pastikan konsumen tandatangan BASTK dengan nama dan

tanggal terima.

• Motor keluar tanpa persetujuanpejabat terkait,

• Motor dikirim sebelum pelunasan,• Kirim unit tanpa DO/ mutasi

sistem,• Kirim unit tanpa PO Sementara/

Sistem dari leasing,• Konsumen merasa tidak

menerima motor.• Invoice dan kwitansi dibuat

manual dan disalahgunakan.

Page 21: Materi training arm

21

Kontrol Mendasar

Jenis Control Control Risiko

Setoran uang dariPos/Channel/Pameranmaksimal H+1

• Pastikan setoran uang di Kasir dan langsung dibuatkan kwitansipenerimaan

• Catat dalam logbook penerimaan setoran dari Sales ke PIC Pos dandari Sales/PIC Pos ke Kasir,

• Pastikan setoran dari Pos/ Channel ke rekening TDM maksimal H+1,• Bandingkan LPH vs Kwitansi vs Fisik uang tidak terdapat perbedaan.

• Selisih uang,• Uang tidak diterima oleh Kasir,• Uang penerimaan tidak/terlambat

disetorkan oleh Sales/ PIC Pos/ Kasir,

• CIB & CIT melebihi coverage asuransi.

Cash Opname harian • Hitung jumlah uang dan bandingkan dengan jumlah/transaksi disistem

dan LPH (fisik uang +bon-bon/kwitansi vs plafond),

• Pastikan seluruh transaksi tercatat di sistem,

• Penyimpanan uang sesuai dengan ketentuan yang berlaku,

• Frontdesk/Ka. Mekanik harus melakukan setoran tunai yang diterima

kepada Kasir maksimal H+1 dengan menggunakan logbook.

• Selisih uang,

• Penggunaan uang yang tidak

sesuai dengan ketentuan

(otorisasi),

• Penyalahgunaan penggunaan uang

kas kecil,

• Penyimpanan uang yang tidak

sesuai ketentuan.

Konfirmasi Penjualan

(Diskon/additional fee)

min 10% dan

menindaklanjuti hasilnya

• Konfirmasi kekonsumen secara berkala untuk memastikan diskon tidak

dialihkan ke Mediator/ diambil oleh Marketing,

• Pastikan pengajuan diskon sesuai dengan kententuan yang berlaku,

• Pastikan master matrix diskon telah terinput disistem dan direview

secara berkala,

• Review kelengkapan dokumen (FC KTP dan Telepon) penjualan

melalui Mediator saat dibukakan DO dan telah terinput disytem.

• Diskon konsumen dialihkan ke

Mediator/ diambil oleh Marketing,

• Diskon yang diberikan kekonsumen

tidak sesuai ketentuan,

• Fee Mediator tidak diterima

Mediator.

Page 22: Materi training arm

22

Kontrol Mendasar

Jenis Control Control Risiko

Setoran uangpenerimaan ke Bank maksimal H+1

• Cocokkan jumlah phisik uang dan setoran ke Bank sesuai denganbukti setoran, phisik uang dan LPH

• Pastikan uang penerimaan konsumen disetorkan ke Bank sesuaiketentuan dan tidak digunakan untuk keperluan operasionalkecuali disetujui secara tertulis oleh pejabat terkait (Admin Manager & GM Operation).

• Penyalahgunaan uang yang tidaksesuai dengan ketentuan,

• Keterlambatan penyetoran keBank.

Proses review WIP dan

konfirmasi deviasai

(kejanggalan)

prosesnya

• Lakukan pemeriksaan WIP/WO open seminggu sekali untuk

memastikan tidak ada long outstanding WO dan masalah atas

WIP yang belum ditutup

• Pastikan tidak ada pembatalan/pengalihan sparepart untuk

menutupi kekurangan/selisih,

• Pastikan Frontdesk dan Kepala Mekanik melakukan stock take

dan membandingkannya dengan WIP/WO vs fisik motor vs kunci

motor,

• Lakukan pengecekan pembatalan WO, Picking Slip dan Invoice

telah sesuai dengan ketentuan.

• Tidak ada penerimaan

pembayaran dari Konsumen atas

WO Open,

• Penyalahgunaan sparepart,

• Selisih stock take antara fisik

dengan yang tercatat di sistem,

• Pembatalan dilakukan oleh pihak

yang tidak berwenang.

Page 23: Materi training arm

23

Kontrol Mendasar

Jenis Control Control Risiko

Stock opname aksesori

dan hadiah

• Pastikan seluruh pembuatan DO harus melakukan pengeluaran

aksesoris di sistem,

• Pastikan proses perhitungan aksesoris telah dilakukan 2x dalam 1

bulan (sistem vs fisik aksesoris vs fisik motor),

• Pastikan proses konfirmasi penerimaan hadiah ke Konsumen

dijalankan secara konsisten,

• Penyerahan hadiah konsumen wajib menggunakan tanda terima

hasil print out sistem.

• Terdapat selisih aksesoris,

• Hadiah tidak diterima oleh

Konsumen,

• Data stock hadiah tidak

update/sesuai kondisi

sebenarnya,

• Penyalahgunaan aksesoris dan

barang hadiah.

Stock opname parts

secara berkala (random

& sampling)

• Pastikan proses stock opname part dilakukan secara berkala dan

oleh PIC yang sesuai dengan ketentuan,

• Penyimpanan dan penyusunan sparepart diletakkan dan disusun

sesuai dengan ketentuan,

• Lakukan pengecekan part yang diterima jika rusak segera lakukan

retur,

• Pastikan proses pengeluaran part dilakukan oleh PIC yang

ditunjuk,

• Pastikan seluruh pengeluaran part tercatat di sistem.

• Potensi kehilangan sparepart,

• Sparepart rusak karena

kesalahan proses penyimpanan,

• Sparepart rusak tidak dilakukan

retur,

• Selisih sparepart tidak terindikasi

karena keluar tidak sesuai

ketentuan,

• Penyalahgunaan sparepart.

Page 24: Materi training arm

24

Evaluasi atas Kecukupan

Aspek yang perlu diperhatikan dalam

menilai kecukupan rancangan kegiatan

pengendalian antara lain meliputi:

Tepat waktu

Seimbang

Akuntabel

Diletakkan secara benar

Alat mencapai hasil

Membahas sebab dan dampak

1. Stock Opname Unit

2. Kontrol Delivery Order

3. Kontrol Setoran Tunai

4. Konfirmasi Penjualan

5. Cash count

6. A/R aging kontrol & F/U

7. WIP review

8. Stock Opname Aksesoris & Hadiah

9. Stock Opname Parts

Ris

k B

ased

Inte

rnal

Au

dit

Page 25: Materi training arm
Page 26: Materi training arm

26

Pemeriksaan Audit

• Memberikan tingkat jaminan yang lebih tinggi atas proses dan

hasil audit,

• Membantu meningkatkan dalam proses manajeman

pengelolaan risiko dan proses pengendalian risiko perusahaan,

• Memberikan nilai tambah bagi jasa audit melalui

rekomendasi/saran yang terkait dengan peningkatan kinerja

organisasi dan bagaimana mengelola risiko operasi.

Page 27: Materi training arm

27

No Scope Audit Contoh temuan

1 Kontrol mendasar* Tidak melakukan SO unit

* Tidak melakukan SO sparepart

2 Pemeriksaan Kasir* Uang dibrangkas melebihi CIT & CIB

* kunci & password di pegang oleh orang yang sama

3 Pemeriksaan Petty Cash* Selisih petty cash

* pengeluaran petty cash tidak menggunakan sistem

4Pemeriksaan Penerimaan Tunai& LPH

* Delay setoran

* Selisih penerimaan tunai

5Pemeriksaan Aksesoris & BarangHadiah

* Selisih Aksesoris & barang hadiah

* Aksesoris rusak

6Pemeriksaan pemabatalaninvoice

* pembatalan tidak ada persetujuan

* tidak ada dokumentasi pembatalan

Pemeriksaan Audit

Page 28: Materi training arm

28

No Scope Audit Contoh temuan

7 Pemeriksaan AR * AR Overdue

8 Pemeriksaan Unit* Unit beda lokasi

* Unit rusak

9 Pemeriksaan BPKB* BPKB belum dilakukan penerimaan

* BPKB sudah ke Konsumen, fisik masih tercatat di sistem

10Pemeriksaan data penjualanshowroom

* unit keluar tanpa PO leasing

11 Pemeriksaan data karyawan * Karyawan sudah resign, namun masih tercatat pada sistem

12 Pemeriksaan WO & WIP* Unit sudah diservice belum buat WO

* tidak melakukan kontrol WO menginap

13 Pemeriksaan Sparepart* Selisih part

* Part tidak tercatat di sistem

14Pemeriksaan tools Mekanik & Special tools

* Mekanik tidak melakukan pemeriksaan tools setiap hari

* Tools mekanik hilang

15Pemeriksaan data penjualanbengkel

* Kwuitansi tidak di print

Pemeriksaan Audit

Page 29: Materi training arm

Question

&

Answer