Manual mutu bpm pp

• 1. BADAN PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS GRESIK

2. BAB I 3. LATAR BELAKANG Merujuk pada Undang-Undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, HigherEducation Long Term Strategy (HELTS) 2003 - 2010 dan Peraturan Pemerintah No. 19 tahun 2005tentang Standar Nasional Pendidikan, pelaksanaan penjaminan mutu di Perguruan Tinggimerupakan kegiatan yang wajib dilakukan. Berkaitan dengan pemenuhan Standar Nasional Pendidikan tersebut maka Universitas Gresik telahmenetapkan Kebijakan Mutu / Kebijakan SPMI dengan Surat Keputusan Rektor Universitas GresikNo. : 109/Kep/XI/2011 Dalam rangka mewujudkan dan melaksanakan Kebijakan Mutu / Kebijakan SPMI tersebutdiperlukan pedoman dalam penetapan, pelaksanaan/pemenuhan, pengendalian danpengembangan/peningkatan SPMI, baik bidang akademik maupun non akademik yang tertuangdalam Manual Mutu/Manual SPMI Universitas Gresik. Yang dimaksud dengan Prosedur adalah mekanisme tertentu yang harus dilalui untuk melakukansuatu aktivitas atau suatu proses. Prosedur juga dapat berarti serangkaian tindakan yang dibutuhkanuntuk mencapai atau menyelesaikan suatu tujuan. Manual Mutu / Manual SPMI adalah dokumentasi tertulis berisi petunjuk praktis mengenai cara,langkah, atau prosedur tentang bagaimana SMPT ditetapkan, dilaksanakan,dievaluasi, danditingkatkan atau dikembangkan mutunya secara berkelanjutan, oleh pihak-pihak yangbertanggungjawab untuk melaksanakannya pada semua aras dalam Perguruan Tinggi. 4. TUJUAN PENETAPAN MANUAL MUTU/MANUALSPMI Sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan sekaligus pengendalian bagi setiap unit kerja dalammerencanakan dan melaksanakan program kerja dan anggaran, monitoring, evaluasi dan auditinternal serta perbaikan mutu secara terus menerus (continuous improvement). 2.Sebagai rujukan bagi seluruh karyawan akademik dan non akademik Universitas Gresikyang merupakan pemangku kepentingan di lingkungan Universitas Gresik, dalam menjalankan tugasdan tanggungjawabnya sesuai dengan peran masing-masing. 3. Sebagai landasan dan arah dalam menentukan Standar SPMI, Standar Operasional Prosedur(SOP), pelaksanaan / pemenuhan, pengendalian, dan pengembangan dan peningkatan penjaminanmutu Universitas Gresik. Kebijakan SPMI ini hendaknya dijalankan secara konsisten danbertanggung jawab oleh seluruh unsurpengelola baik bidang akademik maupun non akademik ,dengan mengacu pada Standar SPMI yang telah ditetapkan. 4. menjamin bahwa setiap layanan pendidikan kepada mahasiswa dilakukan sesuai standaryang ditetapkan, sehingga apabila diketahui bahwa standar tersebut tidak bermutu atau terjadipenyimpangan antara kondisi riil dengan standar akan segera diperbaiki; 5. mewujudkan transparansi dan akuntabilitas kepada masyarakat, khususnya orang tua / walimahasiswa, tentang penyelenggaraan pendidikan sesuai dengan standar yang ditetapkan; 6. mengajak semua pihak dalam universitas untuk bekerja mencapai tujuan dengan berpatokanpada standar dan secara berkelanjutan berupaya untuk meningkatkan mutu. 7.Sebagai bukti otentik bahwa Universitas Gresik telah memiliki dan melaksanakan SPMIsebagaimana diwajibkan menurut peraturan perundang-undangan. 5. LUAS LINGKUP MANUAL MUTU/MANUALSPMI Dalam rangka mengimplementasikan SPMI sebagaimana yang diwajibkan dalam PP No. 19 Tahun 2005tentang Standar Pendidikan Nasional, perlu dikemukakan bahwa agar Perguruan Tinggi senantiasamemenuhi kebutuhan stakeholder yang senantiasa berkembang, maka SPMI di Perguruan Tinggi juga harusdisesuaikan dengan perkembangan secara berkelanjutan (continuous improvement). Berkaitan dengan hal tersebut Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang disusun Universitas Gresikmeliputi kegiatan SPMI bidang akademik dan non-akademik yang mengadopsi 8 (delapan) Standar SNPwajib minimal sebagaimana diatur dalam PP Nomor 19 Tahun 2005 tentang SNP ditambah dengan 5 (lima)Standar SPMI lain yang tertuang dalam Kebijakan SPMI Universitas Gresik 2011 2015, No Nomor : 108 /KEP/ UG /XI/ 2011dengan tujuan memudahkan proses implementasi SPMI dan proses akreditasi programstudi serta evaluasi implementasi SPMI-PT. Dalam implementasi SPMI tersebut diperlukan panduan atau petunjuk praktis berupa Manual SPMI sebagaipedoman bagaimana Standar SPMI ditetapkan, dilaksanakan/dipenuhi, dikendalikan dan dikembangkan/ditingkatkan mutunya secara berkelanjutan oleh seluruh penyelenggara perguruan tinggi di UniversitasGresik yang dilengkapi Implementasi SPMI dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Formulir(Borang). Implementasi SPMI tersebut melalui suatu tahapan penetapan, pelaksanaan/ pemenuhan, pengendalian danpengembangan/peningkatan yang secara berkelanjutan dengan menggunakan model Manajemen KendaliMutu PDCA yang mengacu pada Visi, Misi dan Tujuan Universitas Gresik, Renstra Universitas Gresik sertaKebijakan SPMI Universitas Gresik dalam waktu satu siklus, yaitu satu tahun atau satu kalender akademikdan diikuti oleh siklus yang sama pada tahun-tahun berikutnya 6. LANDASAN HUKUM MANUAL SPMI Pemilihan dan penetapan, pelaksanaan/pemenuhan, pengendalian dan pengembangan/peningkatanStandar SPMI dilaksanakan dengan sejumlah aspek yang disebut butir-butir mutu. Butir-butir mutu yang ditetapkan Universitas Gresik mengacu pada beberapa landasan hukum, dasarpenetapan, pelaksanaan / pemenuhan serta pengembangan standar SPMI, yaitu Undang-undang Republik Indonesia No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar NasionalPendidikan. Kementrian Pendidikan Nasional Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Sistem Penjaminan MutuPerguruan Tinggi (SPM-PT)- Bahan Pelatihan, Tahun 2010. Borang Implementasi Evaluasi Diri, Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal PerguruanTinggi 2009 Borang Program Studi, Akreditasi Program Studi Magister, Badan Akreditasi Nasional PerguruanTinggi 2009. Borang Program Studi, Akreditasi Program Studi Sarjana, Badan Akreditasi Nasional PerguruanTinggi 2009. Statuta Universitas Gresik 2007 Rencana Strategis (Renstra) Universitas Gresik Tahun 2010/2011 2013/2014 Kebijakan Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Gresik Tahun 2011-2014 7. FUNGSI MANUAL MUTU SPMI Dokumen Manual Mutu SPMI Universitas Gresik berfungsi sebagai : Petunjuk bagaimana merancang dan menyusun, menetapkan, melaksanakan/memenuhi,mengendalikan dan mengembangkan/ meningkatkan Standar SPMI. Pemandu para pejabat struktural dan atau seluruh unit kerja karyawan akademik dan karyawan nonakademik dalam melaksanakan SPMI sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggungjawabnyamasing-masing untuk mewujudkan terciptanya budaya mutu. Petunjuk bagaimana kriteria, standar dan sasaran dikembangkan ditetapkan dalam Standar SPMIdikendalikan dan ditingkatkan mutunya secara berkelanjutan. 8. BAB II 9. MANUAL MUTU / MANUAL SPMIUNIVERSITAS GRESIK Agar penjaminan mutu berjalan efektif dan bermanfaat untuk menjamin terlaksananyapenyelenggaraan pendidikan sesuai dengan visi, misi, tujuan dan sasaran Universitas Gresik, makadiperlukan pedoman yang dapat digunakan sebagai acuan bagi pengelola penjaminan mutu padatingkat Universitas, Fakultas, Program Pascasarjana, Program Studi, Lembaga, Unit Pelaksana Teknisdan Biro yang ada di lingkungan Universitas Gresik, yang dijalankan secara konsisten danberkelanjutan baik bidang akademik maupuan non akademik. 10. RINCIAN TANGGUNG JAWAB DAN TUGASDALAM MANUAL MUTU/MANUAL SPMI. Tim SPMI PT atau Unit khusus SPMI sebagai perancang dan koordinator, denganmelibatkan pimpinan Universitas Gresik dan semua unit, serta. para dosen, masing-masing sesuai dengan tugas, kewenangan dan bidang keahliannya. 11. PIHAK YANG BERTANGGUNGJAWAB DALAMPELAKSANAAN MANUAL MUTU/ MANUAL SPMI 1. Unit khusus SPMI sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya, dan/atau2. Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh standar yang bersangkutan, dan/atau3. Mereka yang secara eksplisit disebut di dalam pernyataan standar yang bersangkutan. 12. URAIAN TENTANG BAGAIMANA DAN KAPANPEKERJAAN / TUGAS ITU HARUSDILAKSANAKAN. 13. /TUGAS/KEGIATAN YANG HARUS DIKERJAKANDENGAN MENGGUNAKAN MANUAL ITU 1. Lakukan persiapan teknis dan/atau administratif sesuai dengan isi standar . 2. Sosialisasikan isi standar kepada seluruh dosen, karyawan non-dosen, dan mahasiswa, secaraperiodik dan konsisten. 3. Siapkan dan tuliskan dokumen tertulis berupa: Prosedur kerja atau SoP, instruksi kerja, atausejenisnya sesuai dengan isi standar. 4. Laksanakan kegiatan penyelenggaraan pendidikan dengan menggunakan standar sebagai tolokukur pencapaian. 14. MACAM MANUAL SPMIPada dasarnya Manual SPMI Universitas Gresik berkaitan dengan pentahapan bagaimanapenetapan, pelaksanaan/pemenuhan, pengendalian dan pengembangan/peningkatan Standar MutuSPMI diimplementasikan di Universitas Gresik. 15. Tahap Penetapan Standar SPMI Tahap penetapan standar SPMI merupakan tahapan ketika seluruh Standar SPMI bidangakademik dan non-akademik di tingkat Universitas dirancang, disusun, dan dirumuskanoleh Unit Penjaminan Mutu (BPM) serta masukan Unit Penjaminan Mutu (UPM) unitkerja, hingga Standar SPMI ditetapkan dan disahkan oleh Rektor. 16. Tahap Pelaksanaan/Pemenuhan Standar SPMI Tahap pelaksanaan/pemenuhan standar merupakan tahapan ketika isi seluruh standardiimplementasikan dalam kegiatan penyelenggaraan pendidikan di tingkat Universitas,Fakultas, Program Pascasarjana, Lembaga, UPT dan Biro termasuk di dalamnya seluruhpejabat struktural, tenaga pendidik (dosen) dan tenaga kependidikan, tenaga penunjangpendidikan, staff , mahasiswa dan alumni dalam melaksanakan tugas, wewenang dantanggungjawabnya masing-masing. Pelaksanaan standar Mutu/SPMI mengacu pada siklus manajemen SPMI UniversitasGresik yang diawali dengan satu siklus kegiatan SPMI dalam waktu tahun kalenderakademik dan diikuti oleh siklus yang sama pada tahun-tahun berikutnya. 17. Tahap Pengendalian Standar. Tahap Pengendalian standar merupakan tahapan ketika seluruh isi standar yangdilaksanakan di seluruh tingkat Universitas, Fakultas, Program Pascasarjana, Lembaga,UPT dan Biro termasuk di dalamnya seluruh pejabat struktural, tenaga pendidik (dosen)dan tenaga kependidikan, tenaga Penunjang Pendidikan, Staff karyawan non-dosen,mahasiswa dan alumni dalam melaksanakan tugas, wewenang dan tanggungjawabnyamemerlukan pemantauan atau pengawasan, pengecekan atau pemeriksaan dan evaluasisecara rutin dan terus-menerus. Pengawasan dan pemantauan terhadap pelaksanaan/pemenuhan SPMI dilakukan olehUnit Penjaminan Mutu (UPM) di setiap unit kerja dan Tim Monitoring dan Evaluasi,serta Tim Audit Internal, dengan tujuan agar pelaksanaan SPMI tidak menyimpangdengan Standar Mutu/SPMI yang telah ditetapkan. Pengawasan atau pemantauandilakukan secara paralel atau bersamaan dengan pelaksanaan/pemenuhan StandarMutu/ SPMI. Evaluasi atau penilaian hasil implementasi SPMI yang dilaksanakan oleh masing-masingunit kerja bersama-sama BPM untuk mengukur ketercapaian dan kesesuaian hasilpelaksanaan dengan Standar Mutu/SPMI yang telah ditetapkan. Selanjutnya, dilaporkankepada pimpinan Universitas Gresik. 18. Tahap Pengembangan/Peningkatan Standar Tahap pengembangan/peningkatan Standar Mutu/SPMI merupakan tahapan ketikapelaksanaan Standar SPMI dalam siklus kalender akademik telah dikaji ulang untukditingkatkan mutunya, dan ditetapkan Standar SPMI baru untuk dilaksanakan padasiklus dan tahun akademik berikutnya. Penentuan pengembangan/peningkatan Standar SPMI di tahun berikutnnya didasarkanpada hasil Audit Internal yang dilaksanakan oleh BPM, Tim Monitoring dan Evaluasi,serta Tim Audit Internal dengan melakukan pemeriksaan dan mengaudit pelaksanaanStandar SPMI di seluruh unit kerja serta benchmarking. Selanjutnya, melaporkan hasil audit, serta memberikan rekomendasi kepada unit yangbersangkutan dan melaporkan kepada Rektor untuk ditindaklanjuti guna peningkatanmutu dan penetapan standar mutu baru. 19. DEFINISI ISTILAH Definisi istilah dalam Manual Mutu/SPMI Universitas Gresik diperlukan untukmemudahkan dan menyamakan persepsi tentang istilah-istilah yang digunakan dalamManual Mutu/SPMI. Definisi istilah dalam Manual SPMI, antara lain : Mutu : Keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya dalammemenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan stakeholder, baik yang tersurat(dalam bentuk pedoman) maupun yang tersirat. Pejaminan Mutu : Proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaanperguruan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan sehingga pihak-pihak yangberkepentingan memperoleh kepuasan. Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) : Kegiatan sistemik penjaminan mutupenyelenggaraan pendidikan tinggi yang diselenggarakan oleh perguruan tinggi(internally driven), dalam rangka pengawasan penyelenggaraan pendidikan tinggi secaraberkelanjutan (continuous improvement ). Kebijakan : Pernyataan tertulis yang menjelaskan pemikiran, sikap, pandangan dariinstitusi tentang suatu hal. Kebijakan Mutu/SPMI : Dokumen tertulis yang berisi garis besar penjelasan tentangbagaimana Sistem Penjaminan Mutu internal ditetapkan, dilaksanakan/dipenuhi,dikendalikan dan dikembangkan/ ditingkatkan dalam penyelenggaraan pelayananpendidikan sehingga budaya mutu dapat tercapai. Manual Mutu/SPMI : Dokumen tertulis yang berisi petunjuk praktis mengenai panduanbagaimana penetapan, pelaksanaan/ pemenuhan, pengendalian danpengembangan/peningkatan standar SPMI diimplementasikan. 20. Standar Mutu/SPMI : Dokumen tertulis yang berisi kriteria, patokan, ukuran, spesifikasi tentangsesuatu yang harus dicapai atau dipenuhi. Merancang Standar : Olah pikir untuk menghasilkan standar tentang hal yang dibutuhkan dalamstandar. Merumuskan Standar : Menuliskan isi setiap standar dalam bentuk pernyataan denganmenggunakan rumus ABCD (Audience, Behaviour, Competence dan Degree). Menetapkan Standar : Tindakan berupa persetujuan dan pengesahan standar sehingga standardinyatakan berlaku. Melaksanakan Standar : Mengerjakan, mematuhi, dan memenuhi ukuran, spesifikasi, aturansebagaimana dinyatakan dalam isi standar. Standar Operasional Prosedur (SOP) : Uraian tentang urutan atau langkah-langkah untuk mencapaistandar yang telah ditetapkan yang ditulis secara sistematis, kronologis, logis dan koheren. Formulir (Borang) : Dokumen tertulis yang berfungsi untuk mencatat/merekam kegiatan yang harusdilaksanakan untuk memenuhi isi standar dan Standar Operasional Prosedur (SOP) Monitoring : Tindakan mengamati suatu proses atau kegiatan penyelenggaraan pendidikan untukmengetahui apakah proses atau kegiatan penyelenggaraan pendidikan berjalan sesuai dengan apayang seharusnya dilaksanakan sesuai isi standar Mutu/SPMI yang telah ditetapkan. Evaluasi : Tindahan mengecek atau mengaudit secara detil semua aspek penyelenggaraan pendidikanyang dilakukan secara berkala dengan tujuan untuk mencocokkan apakah semua aspekpenyelenggaraan pendidikan telah berjalan sesuai dengan isi standar yang telah ditetapkan. Evaluasi standar : Tindakan menilai isi standar didasarkan pada hasil pelaksanaan isi standar padawaktu sebelumnya dan perkembangan situasi dan kondisi institusi, tuntutan kebutuhan pemangkukepentingan institusi dan masyarakat pada umumnya, serta relevansinya dengan visi dan misiUniversitas Gresik. 21. Pengembangan atau peningkatan standar : Upaya untuk mengevaluasi dan memperbaikimutu dari isi standar SPMI yang dilakukan secara periodik berdasarkan siklus standarsecara berkelanjutan. Siklus Standar : Durasi atau masa berlakunya standar SPMI dengan aspek yang telahdiatur di dalamnya Dampak : Menggambarkan apakah yang dilakukan menghasilkan perubahan darikondisi awal ke kondisi baru seperti yang telah ditetapkan sebelumnya. Audit Internal : kegiatan pemeriksaan kepatuhan yang secara internal berfungsimengukur dan mengevaluasi SPMI di Universitas Gresik dengan cara menyediakananalisis, penilaian dan rekomendasi yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan SPMIyang dilakukan oleh Auditor Internal Universitas Gresik untuk memeriksa apakahseluruh standar telah dicapai atau dipenuhi oleh setiap unit kerja di Universitas Gresik. Rekomendasi : Tindakan memberikan perbaikan yang dirumuskan berdasarkan hasilproses audit mutu internal. Hasil tersebut dikomunikasikan kepada unit yang diaudituntuk ditindaklanjuti. Kaji Ulang : menganalisis hasil temuan dan rekomendasi dari kegiatan audit internalsebagai dasar tindakan koreksi untuk perbaikan dan atau peningkatan pada siklusberikutnya dalam upaya peningkatan mutu berkelanjutan (Continuous QualityImprovement). Benchmarking : Upaya pembandingan standar, baik antar internal organisasi maupundengan standar eksternal secara berkelanjutan, dengan tujuan peningkatan mutu. 22. RINCIAN FORMULIR/BORANG/PROFORMA APASAJA YANG HARUS DIBUAT DAN DIGUNAKANSEBAGAI BAGIAN DARI MANUAL ITU. 1. formulir untuk mencatat/merekam semua temuan dari praktik penyelenggaraan pendidikan yangtidak sesuai dengan isi standar tertentu; 2. formulir untuk mencatat/merekam semua tindakan dari pejabat yang berwenang dalammengkoreksi setiap penyimpangan dari isi standar yang dilakukan misalnya oleh dosen, karyawannon dosen, pejabat struktural, dsb; 3. formulir untuk evaluasi diri dilengkapi dengan misalnya checklist berisi pertanyaan atau data yangdibutuhkan yang harus diisi oleh setiap prodi. Oleh karena jenis, jumlah, dan peruntukan formulir/borang/proforma yang dibutuhkan dalam SPMI-PT sangat banyak dan beragam, maka tentu tidak mungkin untuk dibuatkan templatenya. Namundemikian diharapkan akan cukup bermanfaat bagi perancang formulir apabila pedoman berikut inidiikuti: 1. Rancang formulir SPMI-PT sesuai dengan peruntukannya sebagaimana disebutkan dalam setiapstandar mutu. 2. Cantumkan pada setiap jenis formulir keterangan tentang identitasnya, misal: judul, kode, tglpembuatan dan pengesahan, logo PT, dsbnya. 3. Kaitkan formulir dengan standar dan/atau manual yang mensyaratkan adanya formulir tersebut. 4. Sebutkan formulir lain yang masih berada dalam satu standar yang sama atau dengan standar lain, 5. Cetak formulir dengan tampilan yang menarik, jelas atau muda. 23. RINCIAN PERALATAN ATAU BENDA TERTENTU(BILA ADA) YANG AKAN DIGUNAKAN SESUAIPETUNJUK DALAM MANUAL ITU Untuk melengkapi manual ini, dibutuhkan ketersediaan dokumen tertulis berupa: 1. Prosedur / SoP audit . 2. Formulir Evaluasi Diri . 3. Formulir/borang temuan hasil pemeriksaan/audit. 24. BAB III 25. MANUAL PENETAPAN STANDAR MUTU/SPMI Manual penetapan Standar Mutu/SPMI merupakan tahapan ketika seluruh StandarSPMI dirancang, dirumuskan dan ditetapkan hingga disahkan oleh Rektor dengan SuratKeputusan Rektor. Standar Mutu/SPMI berisi tentang pernyataan kualitatif dan/atau kuantitatif yang dapatdiukur pencapaian atau pemenuhannya oleh seluruh pelaksana penjaminan mutu diseluruh unit kerja Universitas Gresik yang mencakup 8 (delapan) standar wajib minimalSNP yang diatur dalam PP No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan dandalam Pasal 91 ayat (2) PP No. 19 Tahun 2005 yang menetapkan bahwa setiap satuanpendidikan tinggi wajib memenuhi kedelapan kelompok standar tersebut ataumelampauinya. Selain 8 (Delapan) standar minimal SNP, Universitas Gresik menetapkan5 (lima) standar yang tertuang dalam Kebijakan Mutu/ SPMI Universitas Gresik 2011 2015. 26. VISI MISI TUJUAN DAN SASARAN UNIVERSITASGRESIK 27. VISI Menjadi Universitas yang termuka di kawasan regional, pemuka dalam pendidikan,penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. dengan menguasai ilmu pengetahuan,teknologi dan/atau kesenian , beriman, dan bertakwa berbudi luhur dan mampuberperan serta dalam pembangunan serta berpandangan jauh ke depan, tanggap danadaptif terhadap perubahan 28. MISI Menyelenggarakan pendidikan yang menghasilkan sumber daya manusia yang sesuaidengan kebutuhan pembangunan. Menyelenggarakan penelitian yang menghasilkan produk sesuai prioritaskebutuhanpembangunan Menyelenggarakan pengabdian kepada masyarakat 29. TUJUAN a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas secara intelektual, spiritual dan emosionaldengan kompetensi utama bidanghukum, ekonomi, Teknologipendidikan, sastra,kesehatandanmanajemen b. Menjadikan universitas yang berpotensi menghasilkan inovasi yang dibutuhkan danbermanfaat bagi masyarakat. c. Mengembangkan potensi Universitas dalam menghasilkan ilmu pengetahuanteknologi dan seni yang dibutuhkan masyarakat. 30. SASARAN a. Seluruh sivitas Akademika yang menguasai bidang keahliannya, mampumengaktualisasikan diri, berkomunikasi dan bekerjasama, baik di tingkat nasionalmaupun internasional. b. Lulusan yang mampu bersaing dan cepat terserap pasarkerja/duniakerja. 31. TUJUAN PENETAPAN STANDAR MUTU/ SPMI Standar diperlukan sebagai acuan dasar dalam pelaksanaan SPMI dalam rangkamewujudkan visi dan misi Universitas Gresik. Acuan dasar tersebut meliputi kriteriaminimal dari berbagai aspek yang terkait dengan penyelenggaraan pendidikan tinggi diUniversitas Gresik agar dapat meningkatkan kinerja dalam memberikan pelayananpendidikan dansebagai perangkat untuk terwujudnya budaya mutu di UniversitasGresik. Penetapan Standar SPMI dimaksudkan pula sebagai acuan dalam merancang,merumuskan dan menetapkan berbagai standar di tingkat Universitas, Fakultas,Program Pascasarjana, Lembaga, Unit Pelaksana Teknis (UPT) dan Biro dalam upayapeningkatan mutu secara terus-menerus dan berkelanjutan sehingga budaya mututercipta di Universitas Gresik. 32. LUAS LINGKUP PENETAPAN STANDARMUTU/SPMI Secara umum luas lingkup manual penetapan StandarMutu/SPMI mencakup aspek kegiatan pendidikan tinggi yangmeliputi penjaminan mutu akademik dan non-akademik sebagaidasar implementasi SPMI di seluruh unit kerja penyelenggaraanpendidikan di Universitas Gresik . Standar Mutu/ Standar SPMI yang ditetapkan mencakuppernyataan kualitatif dan atau kuantitatif yang dapat diukurpencapaian atau pemenuhannya oleh seluruh unit kerja sebagaipelaksana penjaminan mutu di Universitas Gresik yang disertaidengan indikator pencapaian dengan mengacu pada perundang-undangan yang berlaku. Manual penetapan standar SPMI diperlukan ketika standarSPMI pertama kali dirancang, dirumuskan dan ditetapkan danberlaku untuk semua standar sampai disahkan oleh Rektor. 33. LANGKAH-LANGKAH PENETAPAN STANDARMUTU/ STANDAR SPMI Penetapan Standar SPMI dilakukan melalui suatu langkah-langkah atau prosedursebagai berikut : Menjadikan Visi dan Misi Universitas Gresik sebagai titik tolak dan tujuan akhir darimulai merancang sampai menetapkan standar. Mengumpulkan dan mempelajari isi peraturan perundang-undangan yang relevandengan aspek lingkup standar Mutu/ Standar SPMI. Mencatat norma-norma hukum atau syarat yang tercantum dalam peraturan perundang-undangan yang tidak dapat disimpangi. Melakukan evaluasi diri dengan menerapkan SWOT analysis. Melaksanakan studi pelacakan tentang aspek yang hendak dibuat standarnya terhadapkepentingan penyelenggaraan pendidikan di Universitas Gresik. Merumuskan draf awal standar dengan menggunaan rumus ABCD Melakukan Uji publik dengan mensosialisasikan standar dalam rapat pleno atau seminardi lingkungan Universitas Gresik untuk mendapatkan masukan. Menyempurnakan standar atau merumuskan kembali standar dengan memperhatikanmasukan dari unit kerja maupun unit penjaminan mutu di Universitas Gresik. Melakukan pengendalian dan verifikasi tentang pernyataan standar untuk memastikantidak ada kesalahan gramatikal atau kesalahan penulisan. 34. Mensahkan dalam bentuk surat keputusan Rektor. Secara garis besar tahapan penetapan Standar SPMI dapat digambarkan dalam gambar sebagai berikut : Analisis Kebutuhan Standar mutu BPM Membentuk tim Kerja Penyusun Standar Mutu/SPMI Tim Kerja melakukan analisis kebutuhan standar mutu mengacu pada pada Visi, Misi Universitas Gresik, PP No. 19 Tahun 2005, Renstra Universitas Gresik dan kebijakan MutuUniversitas Gresik Pengumpulan dokumen internal dan eksternal BPM dan Tim kerja melakukan pengumpulan dokumen terkait dengan penetapan standar SPMI berupa : - Dokumen internal berupa peraturan-peraturan yang berlaku di Universitas Gresik- Dokumen eksternal : UU dan PP pemerintah tentang SPMI-PT, SNP dll Perumusan Standar SPMI BPM dan Tim Ad Hoc melakukan perumusan draf Standar SPMI mengacu visi, misi dan tujuan Universitas Gresik, Renstra serta Peraturan Perundang-undangan yang berlaku. Pengujian dan Review Standar SPMI Draf Standar Mutu/SPMI dipresentasikan dalam rapat pleno dengan para BPM dan Pimpinan Universitas untuk mendapatkan masukan dan umpan balik (bila ada) untuk penyempurnaan standarMutu/SPMI. Pengesahan Standar SPMIHasil penyempunaan Standar SPMI, SOP dan Borang dilaporkan kepada rektor Universitas Gresik untuk mendapatkan pengesahan Rektor mengeluarkan Surat Keputusan tentang Standar SPMI sebagai pedoman dalam pelaksanaan standar SPMl di seluruh unit kerja di Universitas Gresik 35. KUALIFIKASI PEJABAT ATAU PETUGAS YANGMELAKSANAKAN PENETAPAN STANDAR MUTU/SPMI Pihak-pihak yang harus menjalankan penetapan Standar Mutu SPMI adalah 1. Badan Penjaminan Mutu, dan Tim Kerja Penyusun Standar SPMI Serta UnitPenjamainan Mutu 2. Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur berdasarkan tugaspokok dan fungsinya, dalam standar yang diberlakukan. 36. BAB IV 37. MANUAL PELAKSANAAN ATAU PEMENUHANSTANDAR MUTU/ SPMI Pelaksanaan/Pemenuhan standar adalah ukuran,spesifikasi, patokan sebagaimana dinyatakan dalampernyataan standar yang harus dipatuhi, dikerjakan,dipenuhi pencapaiannya. Pemenuhan Standar Mutu/SPMI menghasilkan suatukegiatan yang seluruh isi standar dilaksanakan denganmengacu pada Standar Operasional Prosedur (SOP) danFormulir (Borang) yang telah ditetapkan dalam usahapemenuhan dan pencapaiaan, tujuan dan sasaran StandarMutu/SPMI yang telah ditetapkan. 38. TUJUAN PELAKSANAAN/PEMENUHAN STANDARMUTU/ SPMI Pelaksanaan standar diperlukan sebagai pemenuhan implementasi Standar SPMI yangtelah ditetapkan dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi di tingkat Universitas,Fakultas, Program Pascasarjana, Lembaga, Unit Pelaksana Teknis (UPT) dan Biro dalamupaya meningkatkan kinerja dalam rangka peningkatan proses penyelenggaran danpeningkatan mutu serta sebagai perangkat untuk terwujudnya budaya mutu dalampenyelenggaraan pendidikan tinggi di Universitas Gresik secara terus- menerus danberkelanjutan sehingga budaya mutu tercipta di Universitas Gresik. 39. LUAS LINGKUP PELAKSANAAN/PEMENUHANSTANDAR MUTU/ SPMI. Berdasarkan penetapan Standar Mutu/SPMI, maka seluruh isi Standar Mutu/SPMI harusdilaksanakan/dipenuhi dengan diimplementasikan dalam kegiatan penyelenggaraanpendidikan di Universitas Gresik dengan berpedoman pada Manual Pelaksanaan StandarSPMI. Manual Pelaksanaan/Pemenuhan Standar SPMI diperlukan ketika standar SPMIdiimpementasikan dalam kegiatan penyelenggaraan pendidikan oleh seluruh unit kerjadi Universitas Gresik pada semua tingkatan baik tingkat Universitas, Fakultas, ProgramPascasarjana, Lembaga, Unit Pelaksana Teknis (UPT), Biro, Organisasi mahasiswa danalumni, maupun sumber daya akademik dan non-akademik. 40. LANGKAH-LANGKAHPELAKSANAAN/PEMENUHAN STANDAR MUTU/SPMI Pemenuhan Standar SPMI dilakukan melalui langkah-langkah atau prosedur sebagaiberikut : 1. Melakukan persiapan teknis dan atau administratif pelaksanaan standar Mutu/ SPMIyang disesuaikan dengan isi standar. 2. Menyiapkan prosedur kerja/ Standar Operasional Prosedur (SOP), instruksi kerja atausejenisnya sesuai dengan isi standar untuk pelaksanaan isi standar yang telah ditetapkan. 3. Melakukan sosialisasi Standar SPMI yang diberlakukan kepada seluruh pejabatstruktural, karyawan akademik (dosen dan tenaga kependidikan) dan karyawan non-akademik (karyawan administrasi, sopir, dan satpam), serta mahasiswa dan alumnisecara periodik dan konsisten. 4. Melaksanakan kegiatan penyelenggaraan pendidikan dengan menggunakan isistandar Mutu SPMI yang telah ditetapkan sebagai tolok ukur pencapaian/pemenuhanStandar Mutu/SPMI. 41. KUALIFIKASI PEJABAT ATAU PETUGAS YANGMELAKSANAKAN PEMENUHAN STANDARMUTU/ SPMI Pihak-pihak yang harus melaksanakan penetapan Standar SPMI adalah 1. Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur berdasarkan tugas pokok danfungsinya dalam standar yang diberlakukan. 2. Karyawan akademik (dosen dan tenaga kependidikan) dan karyawan non akademik(karyawan administrasi, sopir dan satpam) berdasarkan tugas dan fungsinya dalamstandar yang diberlakukan. 3. Mahasiswa dan alumni berdasarkan tugas dan fungsinya dalam standar yangdiberlakukan. 42. BAB V 43. MANUAL PENGENDALIAN STANDAR MUTU/SPMI. Pengendalian Standar Mutu/SPMI merupakan manajemen kendali mutu yang berisi kegiatan untuk mengevaluasi pemenuhan Standar Mutu/SPMI dengan cara mengamati suatu proses, atau suatu kegiatan penyelenggaraan pendidikan di seluruh unit kerja untuk mengetahui apakah proses atau kegiatan yang dilaksanakan unit kerja berjalan sesuai dengan apa yang seharusnya dalam isi standar SPMI yang ditetapkan. 44. TUJUAN PENGENDALIAN STANDAR MUTU/ SPMI Pengendalian Standar SPMI bertujuan mengukur kesesuaian danketercapaian pelaksanaan standar, dibandingkan dengan standar SPMIyang telah ditetapkan sehingga standar Mutu/SPMI yang ditetapkantercapai atau terpenuhi. Pengendalian Standar Mutu/SPMI bertujuan pula sebagai saranadalam upaya meningkatkan kinerja peningkatan prosespenyelenggaraan dan peningkatan mutu, serta sebagai perangkatuntuk terwujudnya budaya mutu dalam penyelenggaraan pendidikantinggi di Universitas Gresik secara terus-menerus dan berkelanjutan. Selain itu, pengendalian Standar SPMI merupakan manajemen kendalimutu untuk mengevaluasi implementasi standar mutu secara periodikdan menjaga keberlanjutan kualitas yang diikuti dengan peningkatanstandar SPMI. Evaluasi tersebut meliputi pengendalian ataupengecekan kesesuaian pelaksanaan standar dengan standar yang telahditetapkan, serta penetapan standar baru setelah melalui kaji ulang. 45. LUAS LINGKUP PENGENDALIAN STANDARMUTU/ SPMI Secara umum pengendalian standar SPMI merupakan tindakanmengevaluasi pelaksanaan/pemenuhan isi standar oleh seluruhtingkatan mulai dari Universitas, Fakultas, ProgramPascasarjana, Lembaga, Unit Pelaksana Teknis dan Biro. Pengendalian Standar SPMI diperlukan ketika standar SPMIyang dilaksanakan memerlukan monitoring/pemantauan danpengawasan, pengecekan atau pemeriksaan dan evaluasi secaraperiodik dan terus-menerus. Pengendalian SPMI dilaksanakan secara paralel atau bersamaandalam suatu siklus penjaminan mutu internal, minimal setiap 1(satu) tahun sekali dalam tahun kalender akademik di seluruhunit kerja Universitas Gresik, yang dilaksanakan baik dengancara monitoring dan evaluasi maupun Audit Internal. 46. LANGKAH-LANGKAH PENGENDALIAN STANDARMUTU/ SPMI Pengendalian Standar Mutu/SPMI dilakukan baik dengan cara Monitoring dan Evaluasi, maupundengan cara Audit Internal. Pengendalian Standar Mutu/SPMI yang dilakukan dengan cara monitoring dan evaluasi, melaluilangkah-langkah atau prosedur sebagai berikut : 1. Melakukan pemantauan secara periodik (harian, mingguan, bulanan, atau semesteran) terhadappelaksanaan isi standar dalam semua aspek kegiatan penyelenggaraan pendidikan sesuai denganprogram kerja yang telah ditetapkan. 2. Melakukan pencatatan atau rekaman atas semua temuan berupa penyimpangan, kelalaian,kesalahan, atau sejenisnya dari pelaksanaan kegiatan penyelenggaraan pendidikan dibandingkandengan isi standar Mutu/SPMI. 3. Melakukan pencatatan bila ditemukan ketidak-lengkapan dokumen, seperti prosedur kerja danformulir(borang) dari setiap standar yang telah dilaksanakan. 4. Melakukan pemeriksaan dan mempelajari alasan atau penyebab terjadinya penyimpangan dari isistandar atau bila isi standar tidak tercapai. 5. Melakukan tindakan korektif terhadap setiap pelanggaraan atau penyimpangan dari isi standar. 6. Melakukan pencatatan atau rekaman tindakan korektif. 7. Melakukan pemantauan terus-menerus efek dari tindakan korektif tersebut, untuk melihat apakahkemudian penyelenggaraan pendidikan dapat berjalan sesuai dengan isi standar. 8. Melakukan pembuatan laporan tertulis secara periodik tentang hal-hal yang menyangkutpengendalian standar kepada Badan Penjamianan Mutu(BPM). 9. Membuat laporkan hasil evaluasi Standar Mutu/SPMI kepada Rektor untuk ditindaklanjuti. 47. Pengendalian Standar SPMI yang dilakukan dengan cara Audit Internal, melalui suatulangkah-langkah atau prosedur sebagai berikut : 1. Melakukan audit internal terhadap dokumen SPMI dalam rangka penyelenggaraanpendidikan di Universitas Gresik dengan mengacu pada Audit Internal Charter, StandarOperasional Prosedur (SOP) Audit Internal dan Formulir(Borang) yang telah ditetapkansecara berkala dan disahkan oleh surat keputusan atau atas permintaan pimpinan BPMUniversitas Gresik, dan atau unit kerja kepada rektor Universitas Gresik. 2. Mengkomunikasikan jadwal visitasi kegiatan audit internal kepada unit kerja sebagaiAuditi. 3. Melakukan pencatatan atau rekaman atas semua temuan melalui wawancara,pemeriksaan dokumen, rekaman aktivitas dan keadaan lokasi secara komprehensif. 4. Melakukan diskusi hasil temuan audit internal dengan Auditi untuk mendapatkanpersetujuan atas hasil temuan. Temuan penyimpangan dan atau ketidaklengkapandokumen harus segera diperbaiki dalam jangka waktu yang disepakati antara Tim AuditInternal dengan Auditi. 5. Membuat laporan kepada BPM untuk diteruskan kepada Rektor disertai dengantindakan koreksi dan rekomendasi. 48. KUALIFIKASI PEJABAT / PETUGAS YANGMELAKSANAKAN PENGENDALIAN STANDARMUTU/SPMI Pihak-pihak yang harus menjalankan pengendalianStandar SPMI adalah 1. BPM, BPM, Tim Monitoring dan Evaluasi, serta TimAudit Internal 2. Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yangdiatur oleh standar yang bersangkutan. 3. Mereka yang secara eksplisit disebut dalampernyataan standar yang bersangkutan. 49. BAB VI 50. MANUAL PENGEMBANGAN ATAU PENINGKATANSTANDAR MUTU/ SPMI. Pengembangan/Peningkatan Standar adalah pemanfaatan hasil monitoring, evaluasi, dan audit internal setelah dilakukan tindakan koreksi. Bila implementasi koreksi tersebut sesuai dengan ketentuan standar yang telah ditetapkan, maka tahap selanjutnya dengan berdasarkan pada siklus SPMI, dilakukan pengembangan/peningkatan standar secara berkelanjutan (Continuous Improvement). 51. TUJUAN PENGEMBANGAN ATAU PENINGKATANSTANDAR MUTU/ SPMI Pengembangan/Peningkatan standar SPMI bertujuanuntuk secara berkelanjutan meningkatkan mutusetiap berakhirnya siklus masing-masing standar SPMIyang telah ditetapkan. Pengembangan/peningkatan Standar SPMI bertujuanpula untuk diversifikasi standar dan untukmengetahui kekurangan dan kelebihan standar yangdiimplementasikan di Universitas Gresik. 52. LUAS LINGKUP PENGEMBANGAN ATAUPENINGKATAN STANDAR MUTU/ SPMI Pengembangan/Peningkatan Standar SPMI diperlukan, ketika pelaksanaan isi dari setiapstandar Mutu/SPMIdalam satu siklus berakhir,dan standar Mutu/SPMI dapatditingkatkan standar mutunya. Terdapat dua macam peningkatan mutu, yaitu peningkatan mutu untuk mencapaistandar SPMI yang ditetapkan, dan peningkatan mutu dalam konteks peningkatanstandar mutu yang telah dicapai melalui benchmarking. Peningkatan mutu dilaksanakan berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi, serta auditinternal berupa rekomendasi sebagai acuan untuk pengembangan/peningkatan mutusecara berkelanjutan dengan mengikuti metode Plan-Do-Check-Action (PDCA). Pengembangan/peningkatan melalui benchmarking standar mutu, untuk mengetahuitelah seberapa jauh Standar SPMI yang diimplementasikan, dibandingkan dengan yangterbaiknya. Terdapat 2 (dua) benchmarking yaitu benchmarking internal dan eksternal.Benchmarking internal adalah upaya membandingkan pelaksanaan/pemenuhan standarSPMI antar Fakultas/Program Studi/Lembaga/UPT/Biro/Bagian di lingkungan unit kerjaUniversitas Gresik. Benchmarking eksternal adalah upaya membandingkan pelaksanaan/pemenuhan standar SPMI Universitas Gresik terhadap standar SPMI dengan PerguruanTinggi lain. 53. LANGKAH-LANGKAH PENGEMBANGAN ATAUPENINGKATAN STANDAR MUTU/SPMI Pengembangan/Peningkatan Standar Mutu/SPMI dilakukan melaluilangkah-langkah atau prosedur sebagai berikut : 1. Mempelajari laporan hasil pengendalian standar, sebagai upayaperbaikan dan pengembangan/peningkatan mutu dari setiap isistandar SPMI yang telah ditetapkan yang dilaksanakan secara periodik. 2. Menyelenggarakan rapat atau forum diskusi untuk mendiskusikanlaporan hasil monitoring dan evaluasi, serta hasil audit Internaldengan para pejabat struktural yang terkait dengan standar SPMI. 3. Melaksanakan evaluasi isi standar berdasarkan : a. Hasil pelaksanaan isi standar pada periode waktu sebelumnya b. Perkembangan situasi dan kondisi Universitas Gresik dan unitterkait atau tenaga akademik atau non-akademik yang melaksanakanisi standar serta tuntutan kepentingan Universitas dan Stakeholder. c. Relevansinya dengan visi, misi dan tujuan Universitas Gresik. 54. KUALIFIKASI PEJABAT/PETUGASPENGEMBANGAN/ PENINGKATAN STANDARMUTU/ SPMI Pihak-pihak yang harus menjalankanpengembangan/peningkatan Standar Mutu/SPMIadalah 1. Pimpinan Universitas Gresik, BPM, UPM, TimMonitoring dan Evaluasi, Tim Audit Internal sesuaidengan tugas pokok dan fungsinya. 2. Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yangdiatur oleh standar yang bersangkutan. 3. Mereka yang secara eksplisit disebut dalampernyataan standar yang bersangkutan. 55. DAFTAR PUSTAKA Directorat General of Higher Education Long Term Strategy (HELTS) 2003 -2010 Pedoman Pengelolaan Standar Mutu Perguruan Tinggi, 2006, DirektoratJenderal Perguruan Tinggi-Departemen Pendidikan Nasional. Penjaminan Mutu (Quality Assurance) Pendidikan Tinggi, 2003. DirektoratJenderal Perguruan Tinggi-Departemen Pendidikan Nasional. Praktik Baik Dalam Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi, 2008 DepartemenPendidikan Nasional Direkorat Pendidikan Tinggi Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 19 tahun 2005 tentang StandarNasional Pendidikan Rencana Strategis Universitas Gresik 2010/1011-2013/2014 Statuta Universitas Gresik tahun 2009 Sistem Penjaminan Mutu Internal, 2010, Bahan Pelatihan , Tim PengembangSPMI-PT Direkorat Jenderal Pendidikan Tinggi- Departemen PendidikanNasional. Undang-Undang Republik Indonesia No. 20 Tahun 2003 Tentang SistemPendidikan Nasional