MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ORGANIZACION … · LA ORGANIZACION y CUSTODIA DE ... del 2004 en el Diario Oficial de la Federación, ... ha evidenciado la importancia de contar

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA,

LA ORGANIZACION y CUSTODIA DELOS ARCHIVOS

•

Manual de Procedimientos para la Organización yCustodia de los Archivos

Clave: VST-DA-PR-007 No. Revisión: 02

Emisión original: 01-08-1999 Revisión: 30-08-2006 liconsa

íNDICE GENERAL

Página

l. INTRODUCCIÓN --------------------------------------------------------------------------- 1-2

11. OBJETIVO ----------------------------------------------------------------------------------- 1-1

111. GLOSARIO ---------------------------------------------------------------------------------- 1-5

IV. MARCO LEGAL ---------------------------------------------------------------------------- 1-2

V. ALCANCE ------------------------------------------------------------------------------------ 1-1

VI. NORMAS GENERALES ------------------------------------------------------------------ 1-2

VII. PROCEDIMIENTOS

1. PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO DE TRÁMITE YTRANSFERENCIA PRIMARIA DEL ACERVO DOCUMENTAL (VST-DA-PR-007-01) ----------------------------------------------------------------------

2. PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO DE CONCENTRACiÓN (VST-DA-PR-007-O2)-------------------.---------------------------------------------------------

3. PROCEDIMIENTO DE BAJi\S DOCUMENTALES (\JST-DA-PR-007-03) ---------------------------------------------------------------------------------------

4. PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO HISTÓRICO (\JST-DA-PR-007-04)---------------------------------------------------------------------------------------

5. PROCEDIMIENTO DE PRÉSTAMO Y DEVOLUCiÓN DE LOSDOCUMENTOS DE ARCHIVO DE CONCENTRACiÓN (VST-DA-PR-007-O5)--------------------------------------------------------------------------,-

VIII. AUTORIZACiÓN DEL COMITÉ DE MEJORA REGULATORIA INTERNA,

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Emisión original: 01-08-1999 Revisión: 30-08-2006 liconsa

•

1. INTRODUCCION

El Gobierno Federal. en su propósito por impulsar acciones de modernidad, honestidad ytransparencia, encomendó al Archivo General de la Nación (AGN) y al Instituto Federal deAcceso a la Información Pública (IFAI), establecer los Lineamientos Generales para laOrganización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de laAdministración Pública Federal, con fundamento en la Ley Federal de Transparencia yAcceso a la Información Pública Gubernamental, los cuales se publicaron el 20 de febrerodel 2004 en el Diario Oficial de la Federación,

El seguimiento y control de la documentación recibida oficialmente en la Entidad para sutrámite, constituye un aspecto medular, tanto para el correcto y oportuno desarrollo de lagestión administrativa, como para la adecuada Integración y preservación de los recursosinformativos de las instituciones públicas.

En la actualidad es probable que un alto porcentaje de los archivos documentales de lasdependencias y entidades de la Administración Pública Federal, se encuentrendesatendidos y ocupando considerables espacios para su resguardo, derivado de que enla mayoria de los casos los archivos han sido conservados Indefinidamente, comoconsecuencia de la ambigüedad y muy limitadas disposiciones existentes en materia deadministración de los acervos archivisticos, y sobre todo, para decidir su destino final.

•

DfREceiON DE ACMíNlSTRACIÓN j

\

La creciente necesidad de clasificar, ordenar, depurar y reubicar !os archivos de LlCONSA,ha evidenciado la importancia de contar con los archivos apropiadamente organizados,para atender la demanda de informacíón y en consecuencia, conformar una adocuadamemoria histórica institucional.

El cicio de vida de Ics documentos inlcía a partir de su creación o recepción, con lo cual/fa\actividad administrativa dentro de la Entidad, tiene sustento; para ello, en el transcurso~; \

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su vigencia documental, los expedientes atraviesan por diferentes etapas, que van desqe .ia generacíón del archivo de trámite, hasta la determinación de su valor histórico o baj\¡ \

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documental y eliminación definitiva; por tal motivo, es fundamental que la clasificación 8',identificación plena del expediente sea bajo criterios homogéneos, de modo que permitan,\,su localización expedita en cualquiera de las etapas con sólo consultar el registro de'\yyclasificación de expedientes. / !

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Clave: V8T-DA-PR-007 No. Revisión: 02

Emisión original: 01-08-1999 Revisión: 30-08-2006

Por lo antes expuesto, la Dirección General de L1CON8A determinó encomendar a laDirección de Administración, asumir, en el ámbito de su competencia, la responsabilidadde difundir e implantar la utilización Institucional de las técnicas archivisticas establecidasoficialmente, así como crear la infraestructura operativa y procedimental, que permita a laEntidad, en su total integridad a nivel nacional y en el menor tiempo posible, organizar yadminístrar eficientemente y con técnica, sus expedientes y archivos documentales.

Con el propósito de dar inicio inmedíato al proyecto encomendado, se impartieron cursosde capacitación en materia de técnicas archivísticas a todo el personal que fue designadopor las diversas Unidades Administrativas y Centros de Trabajo que integran la Entidad,así como la prestación de asesorias teórico prácticas permanentes, que le permitieran, adicho personal y demás relacionado al manejo de archivos, realizar con objetividad yeficiencia sus labores archivisticas.

Por último, con objeto de reafirmar en el pleno institucional los conocimientos adquiridos, yse defina y proporcione a todos los servidores públicos y personal de la Entidad, una guíaque les de certeza de que las labores archivisticas que emprendan son las correctas enmateria de clasificación, organización, administración, custodia. transferencia y consulta,así como baja y destino final o valoración histórica, de los archivos documentales de laInstitución, se emite el presente Manual de Procedimientos para la Organización yCustodia de los Archivos.

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Emisión original: 01-08-1999 Revisión: 30-08-2006 Liconsa

11. OBJETIVO

El presente documento es la herramienta adecuada, que permitirá a las unidades

responsables que conforman los archivos de LlCONSA, ejercer un debido control

para que estén organizados y conservados bajo criterios uniformes, de tal manera

que permitan su localización expedita y disponibilidad e integridad en el uso de sus

acervos documentales, que en el ejercicio de sus funciones adjetivas y sustantivas,

evite la dificultad al acceso de los documentos y procurando una efectiva rendición

de cuentas y por consiguiente la transparencia de la gestión.

• •



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111. GLOSARIO

Conjunto de métodos y prácticas destinadas a planear, dirigirADMINISTRACiÓN DEDOCUMENTOS:

AGN:

y controlar la producción,conservación, uso, seleccióndocumentos de archivo,

Archivo General de la Nación

circulación.y destino

. "'organlzaclon,final de los

ARCHIVAR:

ARCHIVO DE•

CONCENTRACION:

•

ARCHIVO DE TRAMITE:

ARCHIVO HISTÓRICO:

ARCHIVO:

BAJA DOCUMENTAL:

Ordenar y clasificar los documentos, de manera que puedanlocalizarse rápidamente cuando sean requeridos

Área responsable de la administración de documentos cuyaconsulta es esporádica por parte de las unidadesadministrativas de las dependencias y entidades, y quepermanecen en éste hasta su destino final.

•

Area responsable de la administración de documentos de usocotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones deuna unidad administrativa.

•

Area responsable de organizar, conservar, administrar,describir y divulgar la Memoria Documental e Histórica de laEntidad.

Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, queson producidos o recibidos por las dependencias o enlidades, /\en el ejercicio de sus atribuciones. ' "

Eliminación de aquella documentación que haya prescrito ensu vigencia documental y en sus valores primarios, como son:, \el administrativo. legal, fiscal o contable, y que no contenga \ \

, \

valores históricos. \ \\ \

•

CATALOGO DE•

DISPOSICIONDOCUMENTAL:

Registro general y sistemático que establece los valoresdocumentales, los plazos de conservación. la vigenciadocumental, la clasificación de reservado o confidendaiidad yei destino fina!

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•

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i)fRECC/CN Of, /dY,/iNíSTRACIÓN I



Emisión original: 01-08-1999 Revisión: 30-08-2006 .. liconsa

,CLASIFICACION,ARCHIVISTICA:

Proceso de identificación y agrupación de expedienteshomogéneos, con base en la estructura funcional de ladependencia o entidad.

CONSERVACION DEARCHIVOS:

Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurarla preservación y prevención de alteraciones físicas y deinformación de los documentos de archivo.

CUADRO GENERAL DE,

CLASIFICACION•

ARCHIVISTICA:

Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo,con base en las atribuciones y funciones de cadadependencia o entidad.

•

DEPURACION: Proceso de selección final de los documentos que seránconservados de manera permanente, o aquellos otros que porsu irrelevancia deben eliminarse.

DESTINO FINAL: Selección en archivos de trámite o concentración de aquellosexpedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito .

•

DISPOSICIONDOCUMENTAL:

Suma de criterios y mecanismos que permiten regular eltránsito de los documentos de archivo entre un tipo de archivoy otro y de su permanencia o eliminación, teniendo como launidad de trabajo la serie documental.

Aquélla de uso frecuente y necesaria para el ejercicio de lasatribuciones de las unidades administrativas, que se conservaen el archivo de trámite.

Aquélla que contiene valores evidénclales, testimoniales e 11 ,.."informativos, que deben resguardarse, custodiarse y! .administrarse permanentemente, con la finalidad de describiry divulgar la Memoria Documenta! e Histórica de la Entidad. \

\Aquélla de uso esporádico que debe conservarse por razonesadministrativas, legaies, fiscaies o contables, en el archivo deconcentración.

Elemento informativo que registra un heoho, aoto/fadministrativo, jurldico, fisoal o contable, y que es creado,recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y....actividades de ias dependencias o entidades. ",

,

DOCUMENTACION•

HISrORICA:

DOCUMENTO DEARCHIVO:

•DOCUMENTACIONSEMIACTIVA:

,DOCUMENTACIONACTIVA:

•

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I ., \ ;:)i' ';/.-

DfREce/ON DE ,~()(AhVisrRACIO,

,Liconsa




DOCUMENTO•

ELECTRONICO:Elemento informativo que puede constituir un documento dearchivo, cuyo tratamiento es automatizado y requiere de unaherramienta especifica para leerse o recuperarse,

EXPEDIENTE: Unidad documental constituida por uno o varios documentosde archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto,actividad o trámite de una dependencia o entidad,

EXPURGO: Retiro de documentos repetidos o inútíles de los expedientesde archivo, previo a su transferencia al archivo deconcentración,

FONDO: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por unadependencia o entidad que se identifica con la denominaciónsocial o institucional, especificamente: LlCONSA SA de CY

FORMATO DE,

CODIGOS y SIGLAS:Instrumento que permite identificar cada una de las UnidadesAdministrativas que integran la estructura orgánica y funcionalde la Entidad,

•

GUIA SIMPLE DEARCHIVO:

Esquema general de la descripción de las seriesdocumentales de los archivos de una entidad, que indica suscaracteristicas fundamentales, conforme al cuadro general declasificación archivistica y sus datos generales,

IFAI: Instituto Federal de Acceso a ia Información Pública,

INDICE POR RUBRO•

TEMATICO:Instrumento de ccnsulta vinculado al Catálogo de DisposiciónDocumental, en relación a la clasificación de informaciónreservada y confidencial.

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•

J,

Aquella información que contiene datos particulares de una,persona fisica y que sólo son utilizados con el consentimiento \de ia misma, "

'\\\\\

",hAquella información que compromete o daña la estabilidadeconómica de una dependencia, entidad o institución, o poneen riesgo la seguridad, la salud o la vida de una persona,, '

¡¡SiCa,

•iNFORMACIONRESERVADA:

•INFORMACIONCONFIDENCIAL:

,


Clave: VST-DA-PR-007 No. Revisión: 02:".c:-~

Emisión original: 01-08-1999 Revisión: 30-08-2006 Liconsa

INFORMACiÓN: La contenida en los documentos que los sujetos obligadosgeneren, obtengan, adquieran, transformen o conserven porcualquier titulo.

INVENTARIOSDOCUMENTALES:

Instrumentos de consulta que describen las series yexpedientes de un archivo y permiten su localización(inventario general), su transferencia (inventario detransferencia), o su baja (inventario de baja documental).

LEGAJO: Partes en que se divide un expediente.

LEY (LFTAIPG): Ley Federal de Transparencia y Acceso a la InformaciónPública Gubernamental.

LINEAMIENTOS: Lineamientos Generales para la Organización y Conservaciónde los Archivos de las Dependencias y Entidades de laAdministración Pública Federal.

PLAZO DE•

CONSERVACION:

REGLAMENTO:

(RLFTAIPG)

Período de guarda de la documentación en los archivos detrámite.

El Reglamento respecto al Poder Ejecutivo Federal, de la LeyFederal de Transparencia y Acceso a la Información PúblicaGubernamental.

•

SeCCION:

SERiE:

TRANSFERENCIA:

Cada una de las divisiones del fondo, basada en lasatribuciones de cada dependencia o entidad, de conformidadcon las disposiciones legales aplicables.

Conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una /\misma atribución general y que versan sobre una materia o ' "asunto especifico.

Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta \\ ,esporádica de los archivos de trámite al archivo de \~ \concentración (transferencia primaria), y de expedientes que /7'deben conserJarse de manera permanente, del archivo deconcentración al archivo histórico (transferencia secundaria). ~ ,

•

O/REceleNi DE AD/ViNiSTRACION



.Emisión original: 01-08-1999 Revisión: 30-08-2006 L"=~ ICOnSa

UNIDADADMINISTRATIVA:

Las Direcciones de Área. Titulares de Área, Subdirecciones yJefaturas de Departamento de Oficina Central.

Las Gerencias, Subgerencias y Jefaturas de Departamentodel Centro de Trabajo.

VALOR DOCUMENTAL: Condición de los documentos que les confiere característicasadministrativas, legales, fiscales o contables, en los archivosde trámite o concentración (valores primarios), o bien,evidénciales, testimoniales e informativos, en los archivoshistóricos (valores secundarios).

•VALORACIONPRIMARIA:

Es la identificación y aplícación de los usos que losdocumentos tendrán en los campos de acción y utilidad comofuentes de información de carácter administrativo, legal, fiscalo contable. Esta valoración se traduce en el establecimientode plazos de conservación precaucional en el Archivo deConcentración .

•VALORACIONSECUNDARIA:

Es la identificación y aplicación de los usos que losdocumentos tendrán para la investigación cientifica y social entodos sus campos, Esta valoración se infiere por su utilidadInstitucional como fuente de información de carácter único opermanente (Memoria Histórica Institucional).

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1\"í \\ ¡\.f

Periodo durante el cual un documento de archivo mantienesus valores administrativos, legales, fiscales o contables, deconformidad con las disposiciones juridicas vigentes yaplicables,

VIGENCIADOCUMENTAL:

•

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Clave: VST-OA-PR-007 No. Revisión: 02


IV. MARCO LEGAL

Constitución Politica de los Estados Unidos Mexicanos. OOF del 5 de febrero de1917. Última reforma OOF del 7 de abril de 2006.

1. Leyes

Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artisticos e Históricos,Articulo 36. OOF del 6 de mayo de 1972. Última reforma OOF 15 de enero de1986.

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, Articulo 20. Diario Oficialde la Federación del 29 de diciembre de 1976 y Articulo 37, adicionado en OOFdel13 de marzo de 2002. Última reforma OOF del 2 de junio de 2006.

Ley Federal de Procedimiento Administrativo, Articulo 33. OOF del 4 de agostode 1994, modificado el 4 de diciembre de 1996. Última reforma DOF del 30 demayo de 2000.

Ley de Fiscalización Superior de la Federación, Articulos 12 y 74. OOF del 29de diciembre de 2000. Última reforma OOF del 4 de abril de 2005.

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos,Articulo 8. OOF del 13 de marzo de 2002. Última reforma OOF 30 de junio de2006.

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información P:)blicaGubernamental, Artículos 3 y 4. DOF del 11 de junio de 2002. Ultima reformaOOF del 6 de junio de 2006.

Ley General de Bienes Nacionales, Articulo 6. DOF del 20 de mayo de 2004.

2. Códigos (\r \

Código Penal para el Distrito Federal. En materia de fuero comün y para toda I~ \Repüblica en materia de fuero Federal, Articulo 214. '\ .

\\

3. Reglamentos \'IíReglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la InformaciónPLJblica Gubernamental. Diario Oficial de la Federación del 11 de junio de 2008.

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liconsa


Clave: VST-DA-PR-007 No. Revisi:ó;n: 02............


4. Decretos

Decreto para realízar la Entrega-Recepción del Informe de los Asuntos a cargode los Servidores Públicos y de los Recursos que tengan asignados almomento de separarse de su empleo, cargo o comisión. Articulo 1 y 7 DOF del14 de septiembre de 2005.

5. Acuerdos

Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación será laentidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivosadministrativos e históricos de la Administración Pública Federal. Diario Oficialde la Federación del 14 de julio de 1980.

Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda.custodia y plazo de conservación del archivo contable gubernamental. DiarioOficial de la Federación del 25 de agosto de 1998, que abroga el diverso defecha 28 de octubre de 1982. publicado en el Diario oficial de la federación del12 de noviembre de 1982.

6. Lineamientos

Lineamientos para la apertura de los archivos. expedientes que fuerontransferidos al Archivo General de la Nación. Diario Oficial de la Federación del18 de junio de 2002.

Lineamientos generales para la clasificación y desciasificación de lainformación de las Dependencias y Entidades de la Administración PúblicaFederal. Diario Oficial de la Federación del 18 de agosto de 2003.

Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivosde las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. DiariC(\Oficial de la Federación del 20 de febrero de 2004. ¡ \

7. Referencias:

•

DIRECCiÓN OE ADMIN!STRAClON

~Oe~f~d~~~~~c~~~e;art~a~~I~~ d~;;~~i~~~:~~y ~enti~~~o;~~~ól~ :~~~~j~~aCiÓ~\Y¡Pública Federal. Diario Oficial de !a Federación del 1 de abri! de 2003 .

!

Instructivo para el trámite y conlrol de bajas de documentación del Gobierno 1,Federal. \

Demás disposiciones aplicables.

liconsa


Clave: VST-DA-PR-007 No. Revisión: 02"'C'


V. ALCANCE

A En Oficina Central:

Dirección de Administración

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales

Departamento de Archivo y Resguardo Documental

-Direcciones de Area-Unidades de Area

Responsables del Archivo de Trámite de las áreas

B. En Centros de Trabajo:

Gerencias Estatales, Metropolitanas y de Programas de Abasto Social.

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Clave: VST-DA-PR-007 No. Revisión: 02.

Emisión original: 01-08-1999 Revisión: 30-08-2_0....0""'6"""""~ liconsa

VI. NORMAS GENERALES

1. Es responsabilidad de los Directores y Titulares de Área en Oficina Central y losGerentes de los Centros de Trabajo, acatar y hacer cumplir los lineamientosestablecidos en este manual.

2.,

Los Directores de Area y Titulares Homólogos en Oficina Central y los Gerentes enlos Centros de Trabajo, deberán impulsar que haya espacios diseñados ydestinados exclusivamente a la recepción, organización y resguardo temporal odefinitivo de los documentos, así como sistemas de control ambiental y deseguridad,

3, Los expedientes archivados no deberán estar en los pasillos o apilarse en las áreasde trabajo, ya que existe el riesgo de pérdida de documentos, aunado a quepueden provocar accidentes,

4. Todo documento que se genere (Impreso, casete, cinta, disco compacto, disquetes,fotografias, etc,) y que forme parte de la memoria documental de la institución,deberá estar debidamente ordenado y clasificado en un expediente de archivo.

5,,

Los Titulares de las Direcciones y Unidades de Area en Oficina Central, así comolos Titulares de las Gerencias de los Centros de Trabajo, deberán nombrar a losResponsables de los Archivos de Trámite en el ámbito de su competencia, ycomunicar por escrito al Departamento de ,Archivo y Resguardo Documental, losnombramientos y sus actualizaciones,

\

La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales y el Departamentode Archivo y Resguardo Documental, serán los responsables de manteneractualizado el Manual de Procedimientos para la Organización y Custodia de los

/\Archivos, con base en la permanente vigilancia de modificaciones y/o adiciones \

\que ocurran en materia de la normatívidad respectiva, con objeto de difundirlosoficialmente en el ámbito de la Entidad y proceder a coordinar las accionesnecesarias para el mantenimiento permanente de asesorías y de capacitación delos Responsables de Archivo de Trámite de las Unidades Administrativas en /)....1OfiCina Central y de cada uno de los Centros de TrabajO de la Entidad. .\?

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OiRECCiQN DE ¡l.i)(-YNISrp?ACION



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7. La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales y el Departamentode Archivo y Resguardo Documental, serán los responsables de establecer y lograrla homogeneización en la clasificación. organización y estructuración de losinventarios de archivo de la Entidad, mediante la implantación del uso de lasherramientas archivisticas dictaminadas por el Archivo General de la Nación (AGN)y el Instituto Federal de Acceso a la Información (IFAI), con fundamento en la LeyFederal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

8. Las personas designadas y nombradas oficialmente como Responsables delArchivo de Trámite en su respectiva Unidad Administrativa, con el apoyo, asesoríay capacitación permanente del Departamento de Archivo y Resguardo Documental,serán las indicadas para asesorar y capacitar al personal que realiza labores dearchivo en su correspondiente área de trabajo, asi como, dar soluciones concretasa las dudas que se presenten con relación a la aplicación de las herramientasarchivisticas.

9. Los Titulares de las Unidades Administrativas, por escrito, deberán reportarmensualmente a la Dirección de Administración, los avances que se obtengan en laclasificación y organización de los archivos, con copia al Departamento de Archivoy Resguardo Documental.

10. Los Titulares de las Unidades Administrativas, invariablemente deberán mantenerrestringido el acceso a la información clasificada con el carácter de reservada y/oconfidencial, para evitar que se use, oculte, destruya, divulgue o aitereindebidamente.

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\, \, . . .• ,DiRECCJON DE ADMfNlSTRACION


Clave: V8T-DA-PR-007 No. Revisión: 02

Emisión original: 01-08-1999 Revisión: 30-08-2006 I ~

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VII. PROCEDIMIENTOS

1. Procedimiento de Archivo de Trámite y Transferencia Primaria del AcervoDocumental (VST-DA-PR-007-01)

2. Procedimiento de Archivo de Concentración (VST-DA-PR-007-02)

3. Procedimiento de Baja Documental (VST-DA-PR-007-03)

4. Procedimiento de Archivo Histórico (VST-DA-PR-007-04)

5. Procedimiento de Préstamo y Devolución de los Documentos de Archivo deConcentración (VST-DA-PR-007-05)

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!JIPECCiGiv DE ADr/iNISTRACION

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Procedimiento de Archivo de Trámite y TransferenciaPrimaria del Acervo Documental

Clave: VST-DA-PR-007-01 INo. Revisión: 02 LiconsaEmisión original: 01-08-1999 IRevisión: 30-08-2006

FIRMA•

E AUTORIZACION

•

El boró:

arios g ilar Suárezael Departa ento de Archivo y

Resguardo ocutrental. ,

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LA.P. Hé $alvmJor Sánchez GarcíaEncarg de I i Sybdirección de Recursos

Materiales y Servicios Generales

Aprobó:

Lic. Daniel Aceves VillagránDirector de Administración

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Revisión número: 02 : . \Copia número: Original ' \

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DIRECCiÓN DE ADMiNISTRACIÓN



Clave: VST-DA-PR~()07~()T No. Revisión: 02 liconsa_ _ .. • .. , __ u , __ ·· ··__ _ _ _ _ , .. , __ 0 . _, __ , u- o, _. ._. . .. _

Emisión original: 01-08-1999 j Revisión: 30-08-2006

•INDICE DEL PROCEDIMIENTO

Página

• ()tJjEltivo ------------------------------------------------------------------------------------------- 3

• Normas dEl ()pElración ------------------------------------------------------------------------- 4

• DElscripción dEl ActividadEls ----------------------------------------------------------------- 9

• Diagrama dEl Flujo ----------------------------------------------------------------------------- 11

• REllación dEl Anexos --------------------------------------------------------------------------- 13

• Historial de CamtJios -------------------------------------------------------------------------- 71

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'CCiON DE AD/tIlNiSTRACfON

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OBJETIVO

Establecer los mecanismos a los que deberá sujetarse el personal de las UnidadesAdministrativas de L1CONSA, para llevar a cabo un debido control en materia deorganización, uso y transferencia de los acervos documentales que generan oreciben estas unidades, en el ejercicio de sus atribuciones y con motivo de lasfunciones sustantivas y adjetivas que desempeñan; asimismo, evitar que seestablezcan prácticas contrarias a las políticas federales de transparencia y accesoa la información pública gubernamental, asi como procurar una efectiva rendiciónde cuentas y por consiguiente, hacer posible la transparencia de la gestión.

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Emisión original: 01-08-1999 ¡Revisión: 30-08-2006__ __, ."". . ~ , ._. __ . .__.________ _ ---o' ~

,NORMAS DE OPERACION

1. Toda documentación y expedientes que se generen o reciban en las UnidadesAdministrativas, con motivo del desempeño de sus funciones y actividades, es lo queconforma el denominado Archivo de Trámite, los cuales tendrán que ser ypermanecer clasificados e identificados mediante la nomenclatura que proporciona laaplicación de las herramientas archivisticas siguientes:

• Cuadro General de Clasificación Archivistica.

• Catálogo de Disposición Documental y Disposiciones adicionales.

• Formato de Códigos y Siglas de la Entidad.

• Carátula de Expediente.

•

• Indice por Rubro Temático de la Clasificación de Información Reservada yConfidencial.

• Formato de Sello o Carátula de Identificación de Información Reservada y/oConfidencial.

2. Llevar a cabo un proceso de identificación y agrupación de expedientes. mediante e(\llenado y fijación de la carátula de expediente, formulada con base en el cuadr6 \

\.general de clasificación archivistica, catálogo de disposición documental y el formato \de códigos y siglas de uso en la Entidad, que proveen la serie documental que los\

\identifica (fondo, sección, series, y niveles de subclasificación que se requieran), \\fecha de apertura (misma fecha del documento de inicio del expediente), descripcióndel asunto, valor documental, vigencia documental (plazo para permanecer en el . \\

"'-Archivo de Trámite y plazo que deberá permanecer en el Archivo de Concentración), \y demás información requerida para la plena clasificación archivística. JJ

!

3.

•'+.

Vigilar que al abrir nuevos expedientes, inmediatamente se proceda a elaborar lacarátula del expediente, anotando invariablemente la información requerida para laclasificación archivistica de los expedientes.

La Carátula del expediente deberá estar contenida en papel media carta (139 x 21.5cm), de acuerdo con lo dispuesto en el formato DA-SRM-F-04, que forma parte delpresente capitulo de este manual.

OfREcelON DE AOMINfsrRACION

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Clave: VST-DA-PR-007-01 No. Revisión: 02·Emisió,.;orig¡,.;aE61~08=1999rRevisi6";:-30=08-2006 .

5. Los documentos contenidos en los expedientes, deberán ser integrados y ordenadoscronológicamente, iniciando con el de mayor antigüedad en la parte superior y elmás reciente en la parte inferior de la carpeta que los contiene. Para realizar esto, elbroche de sujeción deberá disponerse en forma inversa, esto es, introducirlo por laparte superior en sentido contrario a la práctica tradicional.

6. Los expedientes que contengan documentos de un mismo asunto u operación, y queen razón de su volumen tengan que ser divididos en legajos, deberá procederse parasu integración e identificación como una única unidad de expediente, como sigue:Elaborar tantas carátulas como legajos se conformen, siendo todas iguales respectode la información de clasificación archivistica, variando únicamente en loconcerniente a la numeración de los legajos. para cuya integración se deberánnumerar como legajo 1 de X; 2 de X; 3 de X; etc.; y asimismo deberán ser foliadaslas hojas en numeración continua hasta la última hoja del último legajo, y por último,se deberá anotar en cada una de las carátulas individuales, la cantidad de hojascontenidas en cada legajo. Ejemplo de foliado de un expediente con tres Legajos:Legajo 1 de 3 Foliado de hojas del 1 al 50; Legajo 2 de 3, foliado de hojas del 51 al121; Legajo 3 de 3, foliado de hojas del 122 al 150. Anotar en las carátulas: Legajo 1de 3, 50 hojas; Legajo 2 de 3, 71 hojas; Legajo 3 de 3, 29 hojas.

~

! . Los expedientes y/o legajos, no deberán rebasar de 5 cm. de espesor.

,

8. Los expedientes deberán contener, preferentemente, documentos originales. Sinembargo, si las copias presentan en original un sello, firmas, registro de relojchecador o rúbrica, por mencionar algunos conceptos, se considerarán como

\;documentos originales. Finalmente, si contienen documentos en copia fotostática, elresponsable de la información tiene que realizar un análisis del mismo para valorar sies necesario resguardar la fotocopia como original.

9.\~

Anotar los años que deberán resguardarse los expedientes en el archivo de ¡concentración, de conformidad con lo señalado en el Catálogo de Disposición~Documental, con el objeto de que una vez concluido el plazo previsto, sean (sometidos a un proceso de selección final y se determine su conservaciónpermanente o eliminación física, de conformidad con lo que dictamine el ArchivoGeneral de la Nación.

DfREce/ON DE ADMlrVlSTRACION

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¡clave: VST-DA=PR=Ü07-0fNo.Revisión:02- liconsa__ __ "' .. - ",_, • m __ ,, ...• __ .. ._._____________________ _ _ ,,_,__ ,_____________________ _ • _

Emisión original: 01-08-1999 . Revisión: 30-08-2006

10. Con relación a los plazos previstos para el resguardo de los expedientes en elArchivo de Concentración. se deberán considerarse los periodos establecídos en elíndice por Rubro Temático de la Clasificacíón de la Información Reservada yConfidencial.

11. La predeterminacíón sobre la valoración histórica de documentos deberán señalarlalas Unidades Administrativas. en virtud del conocímiento y experiencia adquiridos alprofundizar en los asuntos de su competencia. por lo que en las carátulas deberánindicar, invariablemente. con un SI o con un NO, su apreciación al respecto,independientemente de lo señalado en el Catálogo de Disposición Documental.

12. Los expedientes deberán permanecer de uno a tres años en el archivo de trámite.dependiendo de la importancia del asunto y de las necesidades de consulta. Parauna mejor referencía. consúltese el Catálogo de Disposición Documental.

Para llevar a cabo la transferencia de expedientes del Archivo de Trámite al Archivo deConcentración, las Unidades Administrativas deberán utilizar los siguientes formatos:

a. Formato de Transferencia-Inventario (documental).

b. Formato de Identificación por Caja de Archivo.

y deberán sujetarse a las normas de operacíón siguientes:

Cada expediente debe incluir la carátula con sus datos de identificación. establecidospor los lineamientos generales para organización y conservación de los archivos delas dependencias y entidades de la .~dmlnlstración Pública Federal.

13. Toda la documentación que se prepare para su envio al Archivo de Concentracióndeberá estar en buen estado y resguardada en cubiertas, portadas o guardas ":-.exteriores adecuadas al tamaño de la documentación: ejemplo: fólder, carpetas. /</empastados o engargolados. entre otros. No deberán incluirse hojas sueltas. líbretas ./ /de taquigrafia, controles y consecutivos no sustantivos: libretas de control dellamadas telefónicas; apuntes o anotaciones; libros. folletos, revistas no producidasexpresamente por L1CONSA, diarios oficiales y en general documentos de carácterinformativo no reievantes.

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Clave:\}Sr:OA:PR:Ü07-01 No:Revisi6n:Üi .........................• LionnsaN. o-U __ ,_" ,.,__''' ' ' ••• ,____ __ , "' ,_.__ _ •• _ , , •• •• •• _

Emisión original: 01-08-1999 ! Revisión: 30-08-2006

15. Todos los expedientes deberán incluir en la ceja de la portada el número deexpediente o código de clasificación, de la misma manera como se indica en lacarátula del expediente.

16. Se deberán eliminar las copias de los documentos repetidos (Expurgo).

17 Efectuar el cierre del expediente, una vez concluido o finiquitado el asunto uoperación correspondiente, procediendo a foliar la totalidad de hojas contenidas, yanotar en la carátula del expediente, tanto la cantidad de hojas contenidas según elfoliado, como la fecha de cierre (fecha del último documento contenido).

•

...-"

Deberán utilizarse cajas de cartón corrugado para archivo de trámite en buenas (condiciones, con medidas de 35 cm. de ancho, 62 cm. de largo por 25 cm. de alto. '",\

Con objeto de obtener el máximo aprovechamiento de las cajas destinadas para /il(1contener los expedientes de archivo, únicamente se aceptarán si se cubre el 90 % o ,más de su capacidad. Los expedientes contenidos deberán de ser de un mismo valordocumental (administrativo, legal, fiscal o contable) y deberán iniciar con elexpediente No. 1 y asi consecutivamente hasta el número total de expedientes. Sedebe evitar poner en una misma caja los expedientes de diferente año de emisión nide diferentes vigencias documentales.

I~f \

Las Unidades Administrativas que determinen realizar la transferencia de sus \documentos de trámite concluido, deberán evitar que los expedientes que les fueronfacilitados en préstamo por el archivo de concentración, sean nuevamenteinventariados y transferidos.

Las Unidades Administrativas de Oficina Central al igual que los demás Centros deTrabajo que integran la Entidad, deberán transferir al Archivo de Concentración, elacervo documental prescrito como Archivo de Trámite, previamente identificado eintegrado por año de su creación, asimismo, conforme a los valores documentalesprimarios (administrativo, legal, fiscal o contable) y tomando en cuenta que tambiénse requiere de uniformidad en la vigencia documental, de acuerdo a los añosprevistos para su resguardo en el Archivo de Concentración, cuyos plazos se indicanen el Catálogo de Disposición Documental, requisitando para el efecto, el formato deTransferencia-Inventario (documental) DA-SRM-F-05 y efectuar su entrega formalmediante oficio al Departamento de Archivo y Resguardo Documental, firmado porlos respectivos Titulares.

20.

21.

19.

18.

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"'Clave: vst-I5A~PR=oo7~ú1- -r"'fC;:Revisión:02 licansao"' _, __ " ·uuu 0_' U" u __ , _,___________ _ _ ._. • ,_o , _

,Emisión original: 01-08-1999 Revisión: 30-08-2006

22. En el exterior y del lado frontal de la caja, vista ésta por la cara que mide 35 cm. deancho por 25 cm. de alto, deberá adherirse la Cédula de Identificación por Caja deArchivo, formato DA-SRM-f-08, que deberá contener los siguientes datos: nombrede la unidad administrativa, número de caja, año de emisión de la documentación,código de clasificación, breve descripción del asunto o contenido y la vigenciadocumental.

23. Para efectos del trámite de transferencia de expedientes al Archivo deConcentración, las Unidades Administrativas deberán poner especial cuidado pararequisitar UN único formato de transferencia por cada valor documental, ya seaadministrativo, legal, fiscal o contable; e igualmente deberán individualizarlo conrespecto al plazo que deberán permanecer en custodia en el citado archivo deconcentración.

24. Tratándose de documentación "contable", las Unidades Administrativas deberánconsiderar las Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental,establecidas por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes Sobre laGestión Pública de la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, con objeto de que algestionar transferencias del Archivo de Trámite al de Concentración, los expedientesreferentes a "gasto corriente" se separen fisicamente de los relativos a "inversiones"en activo fijo y obra pública, asi como a juicios, denuncias ante el Ministerio Público yfinca miento de responsabilidades pendientes de resolución, incluyendo en el texto delos respectivos comunicados de solicitud de trámite de transferencias, la predeclaratoria expresa de que, "entre los documentos contables relativos a gasto!",corriente que se transfieren, no se encuentra contenida documentación relacionada el \inversiones", y viceversa. Para mayor información al respecto, consúltense las, \,disposiciones oficiales a que se hace referencia. \

25, La omisión de cualquier requisito, será motivo de rechazo del trámite, ya que esresponsabilidad de las Unidades Administrativas cumplir cabalmente con lasestipulaciones de este capitulo.

26. Las Unidades Administrativas deberán llevar un registro compieto y preciso de lastransferencias que efectúen.

•

O!RECCiON DE AO,t¡iNiSrRACló.N~--t-.,.)


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Cjave:VSY=DA=PR-OOj:Ó1TNo.RevisiÓn: 02 ~~~ ~~~... ~~.~ i liconsa·EmTsiÓnoriginaI:Ó1:08=1-999--1-RevisiÓn:3Ó=ÓS=2006 ~.. ~ ~~___~ ~_~___ n • ,, ._. •• ~. ._. , .__________________ _ " ~

•DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

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-------_._~-------------------_. __._-----------------------

ActividadPasoNúm. Responsable

Nombre y clavedel documento

~ _~_~_~~.~____~~~~ .. __ ~_~~ ~~ _ de trai:laj() ----ce,------------,---------------------_.-----------------------,,--------------------------- -- -"-------,-.-._--------------. ---- ----------

1 UnidadAdministrativa

Clasifica la documentación con base en el Cuadro'¡ General DA-SRM-F-01 en series documentales~

DA-SRM-F-01

u-u . ~___ _ ~_~ ~ ~ ,, ~__~ • ~ ,,_._,,______________ _. _

2 UnidadAdministrativa

Complementa los datos inherentes a la clasificaciónde la documentación, de acuerdo al Catálogo deDisposición Documental DA-SRM-F-02,

DA-SRM-F-02

\

\ ,; ",

Expediente

Expedíente

DA-SRM-F-01

DA-SRM-F-02

DA-SRM-F-03

DA-SRM-F-04~-~-

índice por RubroTemático~

DA-SRM-F-07

Requisita la carátula del expediente DA-SRM-F-04,de acuerdo a los instrumentos de consulta DASRM-F-01, DA-SRM-F-02 y DA-SRM-F-03~

Clasifica asimismo y en adición, la informaciónReservada yío Confidencíal, y determina el períodode reserva de acuerdo a los lineamientos ydisposiciones que señala el Indice por RubroTemático, añadiendo al expediente en la portada, elSello o Carátula de Identificación de InformaciónReservada o Confidencial, formato DA-SRlv1-F-07,

~--- ¡ ..~. ~

Solicita asesoría al Responsable del Archivo deTrámite respecto de la clasificación archivística desus expedientes~

. Revisa la clasificación archivistica del expediente ysu integración,

UnidadAdministrativa


Responsablede Archivo de

Trámite


5

6

3

4

7

8

Responsabledel Archivo de

Trámite


Trámite

Determina si es correcta~

Sí: Ir al paso No, 9.

No: Ir al paso No, 8~...... ~. ---~ .. ~.

Devueive ei expediente a! titular de la unidadadministrativa para su corrección,

Continúa en paso No~ 1.

Expediente

•

n ;______________--' .-----:;-----'Hl""'-~D::iR:::EC::::C::í6:::Nc::DE::-47"C::::.M:::IN7"iS::::TR:7AC::::IO:::N7L/~~



Clave:\iSr=E5Á=PR=()():¡=()1-- YNo:RevisiÓn:02 .. LieonsaEmisiÓno¡:iginal :Ü1=OS=1999' i-RevisiÓn:·36=ÓS=2Ó()6·········

,DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Paso Nombre y claveResponsable Actividad del documento

Núrn' __ ._.. ..__ .. . .._.... __ .......dEltrill>ilIo .-------,_ _. __ ._... . _..- _-- ._... __. .__...• . _.._._-_._._.... ....-_._-_.... . _ --

DA-SRM-F-04

DA-SRM-F-05


9 Requisita, para efectos de transferir expedientes aiI archivo de concentración, el formato denominadoI Transferencia -Inventario (documental) DA-SRM-F. 05, en original y dos copias, de acuerdo a laclasificación realizada en las Carátulas DA-SRM-F-04 de cada expediente.

-- -_ .._--------- ..- ._._.....-._ _-- _._.... ....•_--_.__ .....- _._._-_....- ...•..--_._-

- -.-+-- ---_.__.......,-_ ....._-- -- .... ...__.._.

requisitación de la10 Responsabledel Archivo deConcentración

Recibe y verifica la correctaI transferencia documental.

- -_._._ ..._-

DA-SRM-F-05

-_.- ...._-

/,I \

\-\\

\DA-SRM-F-05

Control

DA-SRM-F-05

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Determina si el trámite de transferencia cumple losrequisitos establecidos.

SI: Ir al paso No. 13.

No: Ir al paso No. 12...- ----- ._ .

Devuelve a la unidad administrativacorrespondiente, las cajas con los expedientesmateria de transferencia y documentación relativa.

Regresa al paso No. 9........

Firma la recepción y acusa de recibo a la UnidadAdministrativa en copla del formato DA-SRM-F-05 yregistra el Inventario recibido en control.

.._--- _.. , .

Responsabledel Archivo deConcentración



11

13

12

1

•

:CiÓN DE ADM¡NiSTRACf6N~ !

02 ..

Manual de Procedimientos para la Organización yCustodia de los Archivos.........


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Clave: V8T-DA-PR-007-01 No. Revisión: 02

EmisiÓno;:¡ginaE01~08-1999TRevís¡Ón:'3Ó~08-20Ó6

Liconsa

DIAGRAMA DE FLUJO

~::-----~proceso

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Complementa Datos oeC!as,Lc3c'ón conforrne

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f---u"'-'C¡,SQOSiC en Documen,ta: ¡;: I DA--SRM-F-C2. I ,A,

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J A

~---'----~I F;ev<sa ," e s caoónl. Areh -/iS!:C8 de! eK(>-:dlente

! ReQUis;ta la c2rátu'a de!!¿',<oso',ente DA-SR~J1.-F-r::>f_

ON DE ADMINfSTRACION

¡~. I,

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Clave: V8T-DA-PR-007-01 No. Revisión: 02'" ---_.'._"" .,.•._"""--_.._--------------------------------- - -- -_.,""-- '--- _." ----- -- --- --- -, --- ,-,._-------------- -_ ..._------------ _..__ ..- , --- - -- -- --------

Emisión original: 01-08-1999 'Revisión: 30-08-2006

, ,LlCllnSa

02

¡nenco Rubro 1.1Temático

f-JDA·3RM·F·

DA-SRrv1-F-

Si¿Esta lodocorrecto?

ReqUiSita DA-SRM-F-OS.conforme OA-SRM-F-02 e,. R b -.InUlce u -ro 1emallCO.

para transferencia ai1-9::-1 ArchiVO de ;--1

¡~, 1,..'. Al.oncen_ra~lon.

No

Devuelve el expedientepara su correcclon.

- Regresa ai paso No. 1, ,

I8 I si

e

ecibe y verifica ia correcta'·t"·~r·JC·O·n del A"ped;c'n+~,,' cb G , , ,.", 'c.__ 'Ce

y requisitación de iadocumentación del tramite

j '. ~10 I ae ;ranslerenC3.i,

.-,-i Q,A,-SRM-F-~

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f'·-'-'---n---~-~-.---.------- . _

! F¡U1W mcepuor" acusa

¿El expedienteestá conforme él

!os

Si í';¡ESPONSA.BLE DE ARCHiVO DE TRAMiTE

'.." íiESPONSABLE DEL ARCHIVO DEi~ ni ¡(--¡::~¡TRAr:ON·,/,_~~,,_''i., .,.

¡\j UNiDf\D AmAiNISTRATIVA

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DiRECCíON DE !iDi.-¡}f-ii$TRACION~~

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Clave: VST-DA-PR-007-01 . No. Revisión: 02 liconsa___ " MUU M. W •• __ ''______ _ •• _ _ _ _ __ ,, -o. ,_,, __ , o. __ _ __ ___ _ _ __""

Emisión original: 01-08-1999 Revisión: 30-08-2006- - - - u-u '_n .. _ _ ,_ -u _''' __ ,_, ,, • __ ... ..• ._._._•...• _ "'_, , _

RELACiÓN DE ANEXOS

Núm.~ ~ __ Nombre del documento.: ~ :~----- ---Clave..................~~.~....~~~ ..~+----~--~ ..:~-" ~-

1< Cuadro General de Clasificación Archivistica DA-SRM-F-01,,_.______________________ _ , .... __ __ ,,________________________ _ , .. .. . "_. __N°'______ __ "'" ,_____ _ , .. _ __ .. u- _,_,_,_. _, , •.. . __

......_2c;atálogod('lDisp()sicLóll º()cuf1l~ntilL ~ ..~~ ~~_ __ ~.º/\~SBfv1+02

3. ... F'()rf1lat()d~Qódig()sY:_S iglas_______ ~ ~~ ~~.~~~~...._ __ ~~.º/\=§Bf\,1-F=º3 .

4 Carátula de Expediente DA-SRM-F-04_____________.<•.•• 'M • •• • __ ._______ •• .."'_._,, • ~____ Nm_ _ •• ,_. • , ••• •• __ ••• _._ •••• , •• ~

... ~5 ~... ~.~ •. Forf1la_to_d~ Trallsferencia - Inv8lltarl() (docume_nJill2 .~~. ~ .º/\~§BM=F=05

6 Sello o Carátula de Identificación de Información Confidencial o DA-SRfV1-F-07Reservada

~-<--

7 Céduladeld~ntificación_deQajad_eArchivü ~~ ~ ..~~ ~~~..~.. ~.~~.~. ~ .

8 Re istro - Inventarío de ex edientes Archivo de Trámite.~ ~~~.<

DA-SRM-F-08- - - --- -- -- - -_...._--------------- ..._- --

DA-SRM-F-0~9=__ .

!\! \.' ,

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----~""\j¿----,==.':-:!;-::;.!=="'"~'ECCiONDE ADc'ViNiSTRACION J

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Clave: V8T-DA-PR-00?-01 •No. Revisión: 02 lionnsa________ Mm '. .... uu·, o _ _ _ _ 'N" _ _ "_ "______ u __ 'N _

Emisión original: 01-08-1999 : Revisión: 30-08-2006

• •

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION ARCHIVISTICA "DA-SRM-F-01"

SECCfON

CUMPRA DE CHE,é-JSUMCiS,

MATERiALES 'i

¿MP,lCn.JE01

CGOiGO DECL ASIFIC AC¡ON

SERIE OOCUMENTAL DESCRI?C!ON BASICA

11/1¡

!;"Ci> oc CE: >;(\<fi- DE ~\'CC

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D/REceleN DE ADMiNiSTRACION 1

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Emisión original: 01-08-1999 . Revisión: 30-08-2006--" .._---_...••_--_ .._._----- -- ---_.._---_._----_.---_.._-- ,..•.._..,---- - - - -,.".,"'"-----_."._-- - -- ----------_."._----------.."----._,---.

, ,CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION ARCHIVISTICA "DA·SRM·F·01"

,;ECCiON

PPUDUCCiO¡'¡

C00j(;O DECi-ASIF!C,>'C!ON

3ERiE I:!'JCUMENT".L UESCPiPCION BASICA

D/REceION DE ADMiNiSTRACiON

I



Clave: VST-DA-PR-007-01 No. Revisión: 02 UconsaEmisión original: 01-08-1999 •Revisión: 30-08-2006

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACiÓN ARCHIVíSTICA "DA-SRM-F-01"

SECC¡ONCUUIGO Oc

Cl.AS'FiCACICN~f:,¡o,IE DUCUME:NTAL UESCRIPC;CN nASICA

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/1I

DiRECC!ON DE ADMlNf5TRAC/ON/--

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Manual de Procedimientos para la Organización yC,ustodia de los Archivosc =

Procedimiento de Archivo de Trámite y TransferenciaPrimaria del Acervo Documental. "n_______ _ M. M _ _ M" ,, <..u . .. ,, ,

Clave: VST-DA-PR-007-01 .No. Revisión: 02---------- ----- -- ,-,--,---- ---,,----'--_..._.._----,----_. -- -- -- - --- ----- -- --- -- ---<'--------------. - -- '" ----- ------- -,------ -.------- - -------

Emisión original: 01-08-1999 .Revisión: 30-08-2006


CÓDiGO DE

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•OiRECCiON DE AOMíN!STRACION



Clave: VST-DA-PR-007-01 No. Revisión: Oc~2=_ , "' • _ ••• M_' _ • "' u__ _ • •..•.•.....,, "' ..•.__., . .,____ _ _. ._ _ , .. __ ._.... . , ..• ,,______ _ • ,

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CUADRO GENERAL DE CLASIFICACiÓN ARCHIVíSTICA "DA·SRM·F·01"

SECC:ONCOO!GO DE

SERiE DOCUMENTAL DESCR1PC!ON 8ASiCA

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Manual de Procedimientos para la Organización yCustodia de los Archivos = .


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SECC!DNCGalGO DE

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SERIE DOCUMENTAL

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• •CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION ARCHIVISTICA "DA-SRM-F-01"

SEce!CNeco,GO OE

C\.. AS!f 1(: ACieNSERIE DCCUM2NTAL DESCRIPC10N BAS!cA

HECUFSOS

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DIRECCiÓN DE ADM!NlSTRACION J

Manual de Procedimientos para la Organización yCustodia de los Archivosc-_=


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:Emisión original: 01-08-1999 :Revisión: 30-08-2006

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SECCi0NeCDIGO DE

CLAS:FiCAC!ONSERIE DOCUMENTAL DE$CR\PCON BASiCA

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DiRECCiON DE ADMiNlstRACION



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CeDiGO DESERiE DOCUMENTAL DESCRiPCiON SÁSíCA

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FF~ANCiEROS

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SECCiONCOO:GODE

SERIE DOCUMENTAL DESCR¡PCIÓN sASleA

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SECC!ONCODIGOOE

CLAS!FICAC10NSERIE DOCUMENTAL OESCR!PCIÓ~jBAS!CA

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RECURSOSMATERiALES

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SECCiÓNCODiGODE

CLASiFiCACiONSERiE DúCUMENTAL DESCRIPCiÓN BASleA

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r::CD'G0 CECi_ASIF!Cr\CiO~<

SERIE OOCUMEkTAL 0ESCR\PCiüN SASICA

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Manual de Procedimientos para la Organización yCustodia de los Archivos...........


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SERIE DOOUMENTAL DESCRlPOON B.AS¡CA

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SECC!ON

PlANEACiON,>W')RMAClcn

AlUAC!GN y

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COD!GODECLASIF1CACiQN

SEHIE DOCUMENTAL DESCRIPCi0N BASICA

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D!i?ECC!ON DE 4Df;·1iNiSTt7ACfÓN

Manual de Procedimientos para la Organización yCustodia de los Archivos............ e ce............ ,

Procedimiento de Archivo de Trámite y TransferenciaPrimaria del Acervo DocumentalClave: vst=o¡';=PR=667=01- No. Revisi6n:O-2 Liconsa

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• •CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION ARCHIVISTICA "DA-SRM-F-01"

SERiE OOCUMENT.AL DESCRIPCiON 8ASICA

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SECClON: Leljisli:lción 04

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SECCIÓN: AsuntoS Ju¡jdicos05

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• •CATALOGO DE DISPOSICION DOCUMENTAL "DA-SRM-F-02"

S[CCIÓN: Pwqf;;nhilci()l), tHqilnilildón y jJfBstlpueslrldón 06

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SECClON: Servicios generales 10

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Clave: VST-DA-PR-00?-01 No. Revisión: 02 LiconsaEmisión original: 01-08-1999 Revisión: 30-08-2006


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DIRECCiÓN DE ADMINISTRACIÓN

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SECCIÓN: Comunicación sodal12

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SECCIÓN: COlltrol y 3udltoria 13

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.Emisión original: 01-08-1999 . Revisión: 30-08-2006


SECCiÓN: Transparencia'i acceso a la infortnacióh 15

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Manual de Procedimientos para la Organización yCustodia de 105 Archivos


Clave: VST-DA-PR-007-01 No. Revisió'n='::~0'~2~~~~ ~ ~-~i.liconsa

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Disposiciones Adicionales

- El Catálogo de Disposición Documental deberá vincularse con el índice por RubroTemático de la Clasificación de Información Reservada y Confidencial. queestablece el Artículo 17 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a laInformación Pública Gubernamental.

-~ En los plazos de conservación y resguardo de los archivos se tomará en cuenta lavigencia documental, asi como, en su caso, el período de reserva correspondiente ylos adicionales que establece la Ley en la materia~

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OfREce/ON DE ADtA¡,VISTRACIÓN


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. Emisión original: 01-08-1999 : Revisión: 30-08-2006-----,---------------

FORMATO DE CÓDIGOS Y SIGLAS DE IDENTIFICACiÓN DE LAS DIRECCIONES, SUBDIRECCIONES,GERENCIAS, SUBGERENCIAS y DEPARTAMENTOS QUE CONFORMAN L1CONSA S.A. DE C.V.

"DA-SRM-F-03"

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DiRECCiÓN DE ADMINiSTRAcrON

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I1 300 1 SDL SUBDIRECCiÓN DE DISTRIBUCiÓN DE LECHE 1II¡-····--·-···-·--·--··---··..--·-···----·---------···--·····__·__ ·····e__·____ •..-----.••----.- .---,-.-...•----.--.•.•---.•.••---.••...-----.•.•.----.••.--------.-------....---.•••.--••--•••..--.-.--••.---..-.---....•---.-.-.---.- .••.-----....-----...---------.-_·_···..• ····•··__···•·• ·•··· •·• __ ---1111 ': I¡f-·.3°º--...--.- ,---[)!\- ~DepartaiTlentodeAb""to-....-.---.-- .. -.. -.- -- -.---- -- -.-- ----.------- 111.__300__...._.-+_[)c:;TP_rºep"rtamento.<Je.<::ontroldeJTransport"f'roJOlo_______._._1:11 300 DTPR •Departamento de Control de Transporte Privado 1I'1 ... -------..•• ------.----------------.---- ••.- .-•. - ---------- ------------------ ...-.-- ···---·111 300 SCE SUBDIRECCiÓN DE CONCERTACiÓN EXTERNA 1,l' .------.----.--.-- -.-. -- -- - - -- -- . - - - - - - ---- .-- -- .. -- -- -. - -.-- --- --- -- -- '1" 300 DCI Departamento de Convenios Intennslituclonales i.:, .--------------.------ - - --_._- -- - ------ -- -- -- - - -- -- --- - -- -_.- -- __o - __ • j'II 300 • DSOP • Departamento de Seguimiento Operativo 1Iil·300-·DSp·J:)~~art;;_;~~tod;; D~sa;;oll~·d~-P;~y~~t~s--- ....- 1i11··--· SUBDIRECCiÓN DE ABASTECIMIENTO DEPRÓGRAMAs'I.11I .1

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::;.;Procedimiento de Archivo de Trámite y Transferencia

Primaria del Acervo DocumentalC"I:a~v~"'e'~"~:~:V:S"::::T-:D"A:-PR-007-01 No. Revisión: 02


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FORMATO DE CÓDIGOS Y SIGLAS DE IDENTIFICACiÓN DE LAS DIRECCIONES, SUBDIRECCIONES,GERENCIAS, SUBGERENCIAS y DEPARTAMENTOS QUE CONFORMAN L1CONSA SA DE C.V.

"DA-SRM-F-03"

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DfRECCf{)N DE ADMINf$TRACtON

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11 CÓDIGO SIGLAS DIRECCIONES DEL CORPORATIVO Y CENTROS DE TRABAJO 11

L========~====~============================111I 400 i DEP ! Departamento de EstudioS y Proyectos ,.il .. ~.~..~..~~~~~- .~ .. -~-. '-'-'~-~'~~~-'~-~~-'-'~~-~~-~-'- ~~-~~~~~~.-.--~-~- '-~~~... -~~~-.- - .....- .... ~-. i11-- _"OQ_ .~.- L __ºII_LIJ"fJartar:f1"nt()delnjJef1lerlalndustnal_.__ .... ------- ~-i

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11 .....~~.~.500 ..~ ~.. =-=-=[)LC-,lJel'a_'tarneiltocJ"l,cltaclonesyC;onven'os .~.~ ~ ... ~.~~••-.~"'-li11- . . ?.99 ,,__ J28JT , Q~Q?~~al12_?_n~9_c1~ 6sun!?s lnn~c:.b¡!~?r¡o_::;y J"r~rnites Notariales .. ._ ---11l. _,:1 .. ~~ 500 ~ ...~.~ ..IJDVI..lJeparta¡nento de Docurnentaclóilvlncui"cióne, nformaclón .... II!i iI'1 ' ~~~. 500_._1)1\1".De[Jartamellto.de¡\suntos Penales_ _ ~ ~~ ~~~ ~.~_ .. _ ~.~.. ..11:: '11I -- __,, ·u • • .,,-- ... , ~ c__.~__• __.-..----.-••--..-----,,---u----_-. . u ._. u.. . u. . ••_ ___u - --- - __ u ----. -- --- ,, u___ _ .____ • u -- -- --- -- ------.u11

II .~~ ~~...600. ~~~_. ._DFP_ _D~lg~EC;CIÓND~EFINAf'lZt\S'(f'Lp.NEAClélN . ..~. ~~ .. ~ .. ~ _ .i,'I·:::J 600 SPRE : SUBDIRECCiÓN DE PReSUPUESTO ¡

\:!i.:,i'~ ..••••••.•..••. 600U=.0º-----------· --- -----.-:~~ .. --__-:º_DPpGIº-Iº~p~rt~i:;¡~ilto~i~~;~s~p~~~tO.d~G;;~tdCornente· •••~••• ~ .••....••••~-... .11, '"11 .~~.-- ~~ ....~~....~ ~ ...~.- jlJeparta¡nento de PeesIjpuesto de InverSión .....~~~~... ~~ ...~.... '.. ~~~~ ~ ... ~..~. ...1i \il:¿¿-Dtt~1- iG:6i~¿¿f~~6~e~ug~~~~I~~t:6~s~~rR~:Matenales ··········1\ \,.. ..~ ~~- ~ ~~-,..~-~~.~ ~~ -~~~~ ~~~. ~'.. ~ ". ...~ .. ..~- ~ "~'.... . ~-~. . ··Ii'•• 1In·- . 600 --- ~ ..u. º_º.f. . º~2ª~!9_f!'I~n_!.2__9_? ºg_Q.t_§?iJ¡9_?SLfY:.~_rl_~}::::r? u_ - -- u_________ ---11\.\ r

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:1._ 600 -ºº_º.R ~_º_~p.~rt0:C0_~.QY? __.9~..º!_~~n~'ª~ __p.ºr..~gt?r?T_____ ___ 11il. 69-º____ -º_g.~º.__ Depar:amento de Credlt2s C?!DercI3Ies .. .JI



Clave:VSf=OÁ=PR=ü67=01 ········No.Revisión: 02 liconsa____ •• __ 0_' ,___ _, • ,, .M o_o. ., .. ,_"' ,, . "'______ _ _ _ _ ,, _


FORMATO DE CÓDIGOS Y SIGLAS DE IDENTIFICACiÓN DE LAS DIRECCIONES, SUBDIRECCIONES,GERENCIAS, SUBGERENCIAS y DEPARTAMENTOS QUE CONFORMAN LlCONSA S.A. DE C.V.

"DA-SRM-F-03"

sao300

___ . ___ __ og~r º_~P_?t!9_C05~El!9__º_~_S~9E'I_!~gI. __g_f? ~_~~~y ()__f.íjg _. DSG Departamento de ServicIos Generales. .

DAR _Departamento de Administración de RiesQos""------ --- ---_.~._.-._.-._-_. __ ._-,-,-,--_.....•-_._--,---------..------_._,------ ---,-------_...•,,---_ __ .-,-------_..•-•.._---------.-----_...•'----'-"'""""--"-"- ----- - -- -

O;;<:;:D Departamecto de ArchiVO y Resguardo Documectal.~ •••• - •••• - •••• _--_ - o .,__ • __ •• __ ._. • •__._ •• ••• _ •• ••••• •• ._ •• _ •••••••• _. __ •••• _._ ••••• __ •__ •__ •• _ •• _ •• _ •• _•••_ ••• • ••••••• _ ••__ • •• _ •••• •• _ ••••• ••• _ •• _._ •• __ • __ •__ ._

, .S',,10D SUBDIRECCION DE MODERNIZACION

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C __ ._, .....---~--- OiRECCfor¡ DE ADMiNfSrRACiON

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..................... Liconsa



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Clave: VST-DA-PR-00?-01 .No. Revisión: 02- • •• __ __ _ o_oo•• • • ._. •• __ • • ._.~---- ._. •• _.,,'_____________ _ - - _.____ __ u_, .,


FORMATO DE CÓDIGOS Y SIGLAS DE IDENTIFICACiÓN DE LAS DIRECCIONES. SUBDIRECCIONES,GERENCIAS, SUBGERENCIAS y DEPARTAMENTOS QUE CONFORMAN L1CONSA S,A. DE C.V.

"DA-SRM-F-03"

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DIRECCIONES DEL CORPORATIVO Y CENTROS DE TRABAJO

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_____';"pepartarnent9 d~. lnformátic? ,"__ , __

SIGLAS

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900

322

322

322

322

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900

900

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CÓDIGO

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900 DMA i DIRECCION DE MATERIALES ii- -----_.....,--- -- --""------" - ..._---,," ----,.. --- _.."--------"."-------_.._."--.---_..,,'---...,,,,._-,,..,,-----,.._------"'-------"._----- ,-----, --- -- ---,--..--------------""--_..,,...-_..----_._-...._-_.._-----~.,,---"'----'"------,,--_ ....,-- ,,------ ---ji900 SACI SUBDIRECCiÓN DE ADQUISICIONES DE CONSUMÓ INTERNO ;¡-- ..--.-......_..- .....-----....-""----_...,,-_..--_ .._-- .. -- ....--~_ ..,"----_.... -- ----_....--._----, ~--- ..------, "------_.,,_ .._-"'-._-"'----..,---_._--....--'" ...-_....------'.,,----_..,,---_..-.......---..,,"--- .. -- ..- , -----_..." ..----_....."---.....-----_..,..---_.._...,,"-----........---_....,,..__....,,-- -- ¡:

'1900 DNAT Departamento de Normativldad y Apoyo Técnico ;¡-.--. ....- --,-~.- --- T-·--··-· -.-.--- .. ----;¡ : -'-,-.- ------.:--;:.: ..-. .·--·11900 DACS Departamento de Adqulslclon de Bienes v Contrataclon de "erVIClOS l,----.. ,----.,---- ,-.• --,,- -,~-..,.---"--.",,.....---,,--- __ i- . "''' " .. ''_,~'' '' ...., .. " __--; .. __" L .... ,,.,, .., " -"'-----'''------..,,-----. .-,----..----1

......_.._.._ 9()0___"Al _..SLJI:3º~RECCIgND_EADOLJISICIQNp¡:lECHE_ -- - -- .1.9QO....... DPE _.De[Jartamentod"P[JlltlcasyEstrategI3s__ _ __

900 DClP Departamento de Compras de leche en Polvo..---_.._",,---_......_ ..- , - ---- ----- - , ..------,--......._---"',,-----_...------ ....-------_.....----_.."-----_.....,, -----_..",,----_ .._-------_.._".--_ ..-----...... -- ....--.--, _..-----."...------_......------.......---------

_ .DT .pep~artanler1tOd"Iráftco_ ...

DFE Departamento de Estadistica v EvaluaCión_ _ .. ... .... ..l__.. __ ......"....__".., .__''' ~...., " ,, ..,, ""_.._.. L ........ . ..,," .. ...., .._.. ..... _

DOF ' Departamento de Operaciones Fronterizas..- -- -...._- .----..........---....,,-------- ..---_....".------. - - .....--_.. _-- ---- "'_.._--.....------....._----""-------- ,,--------- ..,,----.._"'--------,,--------"'--- ..----------,,,,,--_ .. ,,--,--_.._..-,,------ ---- -----",---_....,,-----_.., --- --- ------ ...._----- -

OOP , Departamento de Operaciones Portuarias..----_........__....------- ... ---,,--- -----,,_....--....._---- ....-------_....----_.._-, - ..,,---..- .._-------------------.....---------_..-------,...----------....----------""--------"" ..----_ ...._--'---_ ......----_...,-....----_.. , ..----_.. _- . -------- --- - -, ,,----._--, "-----,-...._---- .._...."----_ ...,,..----, SUBDIRECCION DE ADQUISICION y DISTRIBUCION DE

900 SADM . MATERiALES'"'' --- " ..- ,- -- - ---,,------,,---- ....- ..---.....-----,,_....--, - - ---"----...-+----,,.. ,,_..__....,,----...---_.._---,---.,,---_.,,' - - -----------•."---.....----_..----,,..-,,_.... , ....------ ....-- ,,,._---,,...._--- ..- - - -_.....,,-----_.....,,---------. ,-

900 DPCI Departamento de Proeramaclón y Compras de Insumes, .. _ .. __ _ __ __ .. _ __ .. , ' .. ..'- ._ .. .. " .. .. .. " M' ", .. ' .. , . __ ....._._.. " .... __ .. _...... , .... .. , .. ......... .. " .. __ .. .- .. __ ., ", __

._ _ 900_ ,..... DCA .. [)eparta"l'"ntodeC::ontroi_def:llrnacenes_ . _ __ .

DTR_peparta.nerltod"_Transp()rt,,,s . .

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DIRECGION DE ADMINI$TRACiON J"



Clave:\!si'=bÁ=PR=Oói=01'No.Revisión: 02·· liconsa- ._u ._'··' ,_,_._ __ _,, ,, ,, ,, . • _"' .,,__ __• ,_._._, ..__ ._. • . __ • ._, .___ _ • ,_u · _

, Emisión original: 01-08-1999 ,Revisión: 30-08-2006- o. ,_.__ ._____ • ...•- u •.. • _'_0 "_ _ _ __• ._,____ _ _ • •.__ .______________ _ ,,_, ,_, • •. _, _

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FORMATO DE CODIGOS y SIGLAS DE IDENTlFICACION DE LAS DIRECCIONES, SUBDIRECCIONES,GERENCIAS, SUBGERENCIAS y DEPARTAMENTOS QUE CONFORMAN L1CONSA SA DE C.V.

"DA-SRM-F-03"

CÓDIGO SIGLAS

322 DPNS

322 DO

322 SAF

322 DRI

322 OC


SUBGERENCIA DE ADMINISTRACiÓN Y FINANZAS...._- -- - __ o.

De rtamento de Relaciones Industriales

De artamento de Contabilidad

408 PASBC PROGRAMA DE ABASTO SOCIAL BAJA CALIFORNIA No

408 G GERFNCIA

408 SPB SUBGERENCIA DE PADRON DE BENEFiCIARIOS

408 SAF SUBGERFNCIA DE ADMINISTRACiÓN Y FINANZAS

408 DRI De rtamento de Relaciones Industriales

408 OC De rtamento de Contabdidad

408 DI De rtamento de informática

/\

\SUBGERENCIA DE PADRON DE BENEFiCLARIOS"_ " _ ...• -

De rtamento de Inromiátjca

PROGRAMA DE ABASTO SOCIAL BAJA CALIFORNIA SUR

_. GERENCIA

335 PASBCS

335 G~q- Di"v:)

335 OC

335 SPB

•

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\\ \\ \\ \

¡¡De artamento de Relaciones Industría1es

De rtarnento de Padrón de Beneficiarios

artamento de Distribución--

LJe~8rtarnentode Contabilidad-- -

PROGRAMA DE ABASTO SOCIAL CAMPECHE

GERENCiA

De rtamento de !nformát1~c__a~ _.

334 PAse

334 G

334 n'~,

334 DPB

334 DD

3"4 ~AFJ :o

334 ~R'u

334 DC



Clave: VST-DA-PR-007-01 . No. Revisión: 02 Liccnsa"··U. "' o.m .• _ _ _ _ ,_, .. _ .. _ ...• .. _ _ ,,__ • . .. _ __ , .u··, _u_·


FORMATO DE CÓDIGOS Y SIGLAS DE IDENTIFICACiÓN DE LAS DIRECCIONES. SUBDIRECCIONES,GERENCIAS. SUBGERENCIAS y DEPARTAMENTOS QUE CONFORMAN LlCONSA S.A. DE C.V.

"DA-SRM-F-03"


artamento de Concesionanos A

De rtamento de Contabilidad

De aTtamento de Ad uisiciones Servidos Genera¡es

artarnento de F~.e\aci()nes Industriales¡=CL

De rtamento de Informática•

artarnento de Padrón de BenefiCiarios

rtarnento de Distribución de LecheC~.··_ .O_D

OCAL

DRI

._OC

DASG

316---

3 1~.0

316

316 -_ .....

3 1"o

...... 316 .....i- PASCH PROGRAMA DE ABASTO SOCIAL CHIAPAS

.......... 3cc1..60 ._. + ......_G= GERENCIA

319 PASCI PROGRAMA DE ABASTO SOCIAL CHIHUAHUA /\319 G GERENCIA \

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319 \\ l

319 DDA Distribución Almacén " •j\

SO•319 SUBGERENCIA DE OPERACIONES -\

319 DPB De artamento de Padrón de Beneficianos XJ\\/319 SUBGt:RENCIA DE ADMINISTRACiÓN Y FINANZASr

319 DRH De rtamento de Recursos Humanos

•

Oi+EWQN DE ADMiNlS rRACIÓ~.-

PROGRAMA DE ABASTO SOCIAL DURANGO

GERENCIAG

PASO323

323


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,Emisión original: 01-08-1999 [Revisión: 30-08-2006- - __ - .___ __. • • .,,' u_,__ ___ .._~_. ,, .. . . • _

318

FORMATO DE CÓDIGOS Y SIGLAS DE IDENTIFICACiÓN DE LAS DIRECCIONES. SUBDIRECCIONES,GERENCIAS, SUBGERENCIAS y DEPARTAMENTOS QUE CONFORMAN L1CONSA S.A. DE C.V.

"DA-SRM-F-03"

318

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: Emisión original: 01-08-1999 •Revisión: 30-08-2006

FORMATO DE CÓDIGOS Y SIGLAS DE IDENTIFICACiÓN DE LAS DIRECCIONES, SUBDIRECCIONES,GERENCIAS, SUBGERENCIAS y DEPARTAMENTOS QUE CONFORMAN LlCONSA S.A. DE C.V.

"DA-SRM-F-03"

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O/RECClON DE Af),'AiiljiSfRACION

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11

CÓDIGO SIGLAS DIRECCIONES DEL CORPORATIVO Y CENTROS DE TRABAJO 11

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[__304:. GllJlr-I_ GERE'~_CI_AIIJIEIRO_PClL,IIAN_AN().RTE_ - .__._....._~I

1··········_ }O± (;~C;ERENCIf\.____-.- --............ ········· - ..·.··-11L 304.... .•. DCOC QepartanlentodeControl deC"lldad .. j[L 304 SAE SUI3C;EBEN.CLt\ºE::p,D~,1INIS:rRA,CIONY FINANZ!\SJI I1l- _ 304 DASe _~-º_t::!P~r.~?_~~_C1_~~ g_~__6t.?~~_(9Q __Y__S~Eyig_Lº? __ª_g9Q~t:;~i.21}?Eíº?_ --11

. }04 DASG pE?P2rta_~_E:;_Qto_~e ~gguisjcLon~s y S~_ry!~jos Gen_~r~Jes - -i\¡i

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"' DAL º_~Ean_a~~0_!g __g_~ __ 0!0:_9~_~!] . ._________ _ ¡)DRI Departamento de RelaCiones Industriales·· . j[.. .. .. . .. .....-...- .. .--. . . .. . . .······,1 -'\SPB •SUBGERENCIA DE PADRÓN DE BENEFICIARIOS h !-- -------------.----- --. ----'D¡----------------~--D~-~-~-~-ta ~l ~ ~-to--d~----I-~f~~~~-~;~~----------------------------------~-------------------------.--.", ..---....",,--..-, -----, -..-..--.--" -- ,.,..-.--.-', "···------'1! \

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__ _ <_ OAOP "'__ ;_.í2_~_p'ª~.!ª_CQ,~.0!S?_g_!3_6_º!2!.io_l?_~~_;;:¡_~.iq,Q __9_P~E_ª!¡_':'::?_,,~_~I, P?,9L<?,0_9,~ l;3,~!:,; ?,fi.S:.í?Tig?, ---J\¡,

........ , . DFFQepartarnentode.Estud!()sdefactlbl!id"d..... . 11

D~~S .i0~a¿i~~~~I~e[)~n61;~~~I~~6;6%ón?OC.al = ji Al00, ºep_~r.!§~~s:~!q_g_~ ,º_\_?,~~_!!2~_~_i?_0 '-__ "'_____ _ 11., • j

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DMeL "' º_t?P9_~,~ªr:o_~_Q~~ __ º~ __f~1?,r::!..E;,f}J_~,.i.~:~,~º __<;¿\:(i_~_ª __L~g.t!_~E.f?,?__ __ _ ,__ __ __ 1SP SUBGERENCIA DE PRODUCCiÓN .

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DP ..Departanlento deProducclón. ... I1

OfvlP __ :,,~~P_~~,!_ªl:0 __E?,r:!.o de Ma,O!_§0in:.i_~,t::1~o a Planta ,_Ü-------------.~-------~/

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==Procedimiento de Archivo de Trámite y TransferenciaPrimaria del Acervo Documental

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•Emisión original: 01-08-1999 . Revisión: 30-08-2006" ., .•__ ,__.. .._"'.,._..... '" , u_, .• , __.___________ __ _ , , ..•_. •• .__ , . ", .. .. .. '" , • .,, _

FORMATO DE CÓDIGOS Y SIGLAS DE IDENTIFICACiÓN DE LAS DIRECCIONES, SUBDIRECCIONES,GERENCIAS, SUBGERENCIAS y DEPARTAMENTOS QUE CONFORMAN L\CONSA S.A. DE C.V.

"DA-SRM-F-03"

CÓDIGO SIGLAS DIRECCIONES DEL CORPORATIVO Y CENTROS DE TRABAJO

304 DPCC

G. .

330

01 De rtamento de Informática

DPI De rtamento de Productividad Industrial- ..

........... DCOC ._.,D_e rtamento de Control de Calidad ..

SPB SUBGERENCIA DE PADRÓN DE BENEFICIARIOS

DAB De [lamento de AtenCión a Beneíiciarios ... ..

DPB De rtamento de Padrón de Beneficiarios... ,330 + .. ,D,.,A.•C=. De ¡tamento de Atención a Concesionarios

330 SO SUBGERENCIA DE DISTRIBUCiÓN ..... ...'

330 DD D artamento de Distribución

330

•

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I

DíRECCiON DE ADMiNiSTRACiÓN

rtamento de Padrón de Beneficiarios

PROGRAMA DE ABASTO SOCIAL MORELOS

GERENCIA

SUBGERENCIA DE PADRON uF BENEFiCI,\RIOS- -""---.. " .....

De artamento de Informática

SUBGERENCIA DE ADMINISTRACiÓN Y FINANZAS

De artamento de Re!aciones industriales

De artamento de Finanzas

De 3rtamento de ulsiciones Servicios

- De artarnento de Almacén.. .......•.... .

De artamento de Servidos al Personal Archivol·"

SUBGERENCIA DE PRODUCCION

De rtamento de Producción

De rtamento de t,,1antenirniento Area de Rehidratado....,...1' .1 I~:.......

DMCL De artamento de Mantenjrrúento Civil 8 Lecherias

SAF

DRI

DF

DASG

DAl

DSP,i\

SP

DP

'---------~----

330

330

330- .

330

330

315 PASM

315 G

315 DG"'"'5 DIo'

315 SPB3 'i ,- CPB! :)

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Cla·····v····e··;--V'S'=T'-DA-PR-007-01 . No. Revisión; 02 Liconsa''' • uu· .. " ,, .. "' , .. __ "'_ • ...• _._,_,_ .. _. _~ .. ._.__ __ _ ..u··, ·_. ,_u ,__________ __.________ • ,

.Emisión original; 01-08-1999 Revisión; 30-08-2006

FORMATO DE CÓDIGOS Y SIGLAS DE IDENTIFICACiÓN DE LAS DIRECCIONES, SUBDIRECCIONES.GERENCIAS, SUBGERENCIAS y DEPARTAMENTOS QUE CONFORMAN LICONSA S.A. DE C.V.

"DA-SRM-F-03"

CODIGO SIGLAS DIRECCIONES DEL CORPORATIVO Y CENTROS DE TRABAJO

315 DDM

315 SAF

315 DRI

315 DC08

315 DC

De ftamento de Relaciones industriales=.-.=._--_.rtamento de Cobranzasx.c_ .... _

rlamento de Contabilid=..a.d" .

1__ ._ _. _313

De rtamento de Informáticac_

SUBGERENCIA DE ADMINISTRACiÓN Y FINANZAS

•

:\,;\

\

¡/A,\i

mento de Distribución tvlantenimiento

SU8GERENCIA DE P,'\DRON DE 8FNEFICIARIOS

De rtamento de Contabilidad-- --

DIRECCiÓN DE ADMiNiStRACiÓN ¡

De flamante de Padrón de BeneficiariosC·••==. . .__ _ _

PROGRAMA DE ABASTO SOCIAL NUEVO LEÓN

GERENCIA

PROGRAMA DE ABASTO SOCIAL PUEBLA

GERENCIA

De artamento de lnformática

SUBGERENCIA DE ÁDf,lIN!5T RAC!ON y FINN,ZAS...c;....---"--__--:...- - - -

~~-.~

.'

OO.M.I .. _... ,.0:'.=

G

PASP

G

DI

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DRH

°0 1 OC., .301 SP8

301 OP5

313

313

313

301

301

30~



Clave: vsr=O:A=PR=007=01'No.Revisión: 02 . liconsa----------_ .._-- ,,---- --- - ----,---------------- .._----------_.--,-----._------ ------ -----------------,-- - -------- ----_...- -------------- -,------------,,----_ .._--------------- - ----.-------_..., . -

Emisión original: 01-08-1999 !Revisión: 30-08-2006

FORMATO DE CÓDIGOS Y SIGLAS DE IDENTIFICACiÓN DE LAS DIRECCIONES, SUBDIRECCIONES,GERENCIAS, SUBGERENCIAS y DEPARTAMENTOS QUE CONFORMAN L\CONSA S.A. DE C.V.

"DA-SRM-F-03"

•

i\\

DIRECCION DE !<[);),t/i'iiSTf?ACIÓN

PROGRAMA DE ABASTO SOCIAL SINALOA

G

PASS

--'~ ,---

1- -, ,,--.- -------~~º

GEReNCIA-- -" -- ----- .....__ .._._-- "--...__._._, ,-,_ .._------- ..----- -' ---- - -- -- -- -- -- --- ,,---_ .._-_._,- -- -'-'.._' ,---- ..._-

DI. Departamento de..lnformática . .

ORJ , Departamento de Relaciones Industriales T"'-.--..- , 'c----··----"-----· ----.- ..- ,-----...-.--.--.-.---.----.------------.----...- ,----- .,' --" - --.- - , , --- f

.. DC .. Departan·ento ce Contab,lidad .. . 11

SPB SUBGERENCiA DE PADRÓN DE BENEFICIARIOS ".... ..... - . ""'... -. ..' -" ..". '.. " ...11.

I .._.. .. _. ._= =.. ~.""'_.--:...~.._ _. . . . .. _---------------,-------

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¡.._._-- ----_._._,----------~----_."'--. __ ..._------ ----_._-,------.. ---,-,----.----------- -- --- --- ----- -- ------ --- ---- -- - - --- -- -- -- - ----- - --- --- ---- -- -- - -- - - -- -- -- -- --- --- - -- - - -320

----_.--,-------------.. --------- _.- -- ---- - .._" -

320_.- -----._----- "--._-._.- ,----_.-

320-- _._._,,_ ..._-- ,- -- ---"--".- .---

\ 3')0l .. . -'.

I 3201-- ----...--..--..-----.-.-.---",,---- "--.-.--

~. CÓDIGO SIGLAS DIRECCIONES DEL CORPORATIVO Y CENTROS DE TRABAJO II

i ._ 328....... _º-f'I_![)epartementode.f'el"clo.neslndustrlales_._._ _ . ,¡l-- .1:211.......... ...._D-ºc:C '[)"P"rta.mentodeConta.bll'clacl.C:rédltoyc:;obran.?a..._._ .. ..- .11I 328 .. SPB .. SUBGERENCIA DE PADRÓN DE BENEFICIARIOS '1·········-····-·····--·······-·,.._·-·······-··-···-·--..- -..- '''''-''.- ".- -··--····-····11, 328 ,DPB i Departamento de Padrón de Beneficiarios ii, '... .--.- - ". .......--.-- -..-........-....-......--- - "'. '- -..... ". .. iIl·32.1\. . º-ºV.fv1 . [)epartern"flto.de_Q,-stribuc~ón\/entas y.~antenlmlento ..- -. '11~ -. ---------.-..---------.-~--------------_.-- ---- -- -- --~ .- - --- --- -- - ------- -- ----- - - -.------ - - -- -- -.- -- - ----. .- ---- -- -- - - - -- -il

I'__";;~"" PA~98_,¿~~i~¿I;:~D.E.c.13ASTOSOC;IAl. QLJI!'l!~.NA ROO . _ '11,>_"" ' "W'___ ,. ,_._",. . ., ,___ _ .m , .. .. o,· ._, • ..,' ._•. ,.____ _, , ,____ , ., , , , '_0 '" ,.... _ --ji...._ 332, . _ D.(;[)epartCirnentode_(;()ntabli,dacl. .. .. .. .- li

, __ 33~._ .CJI..[)epartarnenl()delnformát'ce_ . ' il! 332 . DPB . Departamento de Padrón de Beneficiarios l'! -..-..- -..-.-.....- -- - --~.- _.~,.---.---..-- _,.--.- "'--'- ···············1[···-311······ ···········PASSLp·PROGRAM-ADEABASTosocíALSANLÚISPOTosí···· ················Iij.-- " .. ._' -.•, , ,_. --- ,._- ,----" -- ,.,---.- ----- - ,---.....•.•...--,.,---.. ---- --,----.-- '---'---------"---_. ,'-------,- ------ ---- , ,____ ---- ' .. 0 ••• , , •• _--_ •••• _, ---- "1. ,

! 311 G GERENCIA ii1----- '" -----,..,----- "'--',---- --_'0"-'--"--- , - - - -,-----...-, ,--.---...------.".,----.,'-----.,---...•...,.----..,'--.-----------.-..,'--.---...•.,.------.-.•.,.-----" - __,__.__._.•,'_____ , - -- - ji

! 311 DI Departamento de Informática 1\,.--...... ._." .. __ __. ..,.. .___ ----, .., -- - - ...--- ---...,.-.-....- --- -- -. --..----.--..-.,---.- -- --.-..,.,'-.--.---- -- -- -..-----....---..-.....,"-----.--"',.----.- ,---------- ",.. _.__._ , ----__ ---...- ,i':i

311 SAF SUBGERENCIA DE ADMINISTRACIÓ~, y FINANZAS ..I ._.... . .....- """. . _.. . '. ilr---'----"--- i'\ 31 t........ ..• DCLDepartarnertocJElCont"bHldad_'.... .. .....jl

}11 QCC Departamento Fe Crédlto)'Cobranza_ _......_ I1,- lt

. "l ..311 . ....[)¡;(I.Departarnentod"Relacloneslndustnales. ............_ .. .. 11i 311 SPB . SUBGERENC!A DE PADRON DE BENEFICIARIOS ilf-····- - ----- --.---.-.- --,----.-- .- ---•..-__ o --.-----,---------.---.-.----.-...------.-,-------- •••• - .....-.--,-.----..,'----•• ------ •• --.--.-----------------.--.------.-----",-- •••• -- •• -.-- ••-------- -- "---------..--.---.- , - - -- - - - - ,---.-.----- ---- ji¡ _ 3.11 .... ...•.... DDM ¡Departemenlodeº'slnbucló"Yiv1antenlrn'ento _ ... ¡¡• jiI......._31.1 ... .....DPB.[)epar:tarner,tgdef'adrórldeBellefle1¿¡r¡()S, _.. ...._jl i\

¡! : \... ......JI i \

JI \11'............ ··11 /17


___ .___ _ N n_,


Clave: 'V'SC:C'r=,"C=:OA'PR-007-01 No. Revisión: 0'2"" liconsaEmisión original: 01-08-1999 . Revisión: 30-08-2006

FORMATO DE CÓDIGOS Y SIGLAS DE IDENTIFICACiÓN DE LAS DIRECCIONES. SUBDIRECCIONES.GERENCIAS. SUBGERENCIAS y DEPARTAMENTOS QUE CONFORMAN L1CONSA SA DE C.V.

"DA-SRM-F-03"

SIGLAS DIRECCIONES DEL CORPORATIVO Y CENTROS DE TRABAJO

.._ .._ 3.21 ._ _.P.ASSO PROGRAMA DE ABASTO SOCIAL SO.•N•.O•...R•.•A..•.__ .. _ .._ _ __ '!I

_. __ .3~.2~-,1 _. _.. _._._G••.._ .,.G.:,E=.R"E".N..C=..I,A..._. _ .. _ .. __. ..._ __ ._ _. ... ..._._ '._ _.,_. . .. ji

321, . .. DI De rtamento de Informátlc3=._ __ _ ._ .__ ._ _ ...._... . _. 11

32.1.. .._ .._._ .. _=S.,P... ,.B S•..U.BGERENCIA DE PADRÓN DE BENEFICIARIOS

_ _ ..~ .... _S,"A.·cF'.. _+S"..Uc-..B"Gc-:-.E.RENCIA DE ADMINISTRi\CIÓN y FINANZAS

OC . De artamento de Contabilidad- ,. .=-.. - ..••==-.. ...-'- ... ., . DRI De artamento de Relaciones Industriales

324

•

'\•'. "••" \• --1

Ay'/

OiRECCION DE ADWN!5TRACION ,/ ~--

artamento de Relaciones Industriales

rtarnento de Padrón de Beneficiario=.s.....

artamento de Trans..'L' .,rlamento be Producto sin Subsidio _ .

rtamento de Padrón de Beneficiarios

De rtamento de DistribucIón

PROGRAMA DE ABASTO SOCIAL TAMAULlPA..S..

GERENCIA ....

De rtamento de Créd.ito Cobranza

De (tamento de Informática

SUBGERENCLA DE PADRÓN DE BENEFIClilRIOS y DISTRIBUCtON'- .

SAF

DRI

cec

G.-

/~

'-----------

310

310

310

310

324

324

324. .

324



Clave: V"'S""T=-DA-PR-007-01 No. Revisión: ·0·····2······· LiconsaEmisión original: 01-08-1999 .Revisión: 30-08-2006

• •FORMATO DE CODIGOS y SIGLAS DE IDENTIFICACION DE LAS DIRECCIONES, SUBDIRECCIONES.

GERENCIAS, SUBGERENCIAS y DEPARTAMENTOS QUE CONFORMAN LlCONSA SA DE C.V."DA-SRM-F-03"

CODIGO SIGLAS DIRECCIONES DEL CORPORATIVO Y CENTROS DE TRABAJO

310 OC De artamento de Contabilidad.....•..•.•... - .....

325

325

325

325 ,..------ ..

325

.__ ._,32_5__. GEV GERENCIA ESTATAL VERACRUZ

325 G GERENCIA. __ _ ..... __ _ .DI De rtamento de Informática

DCOC De artacnento de Cont"ol de Callda""dSPB .. SUBGERENCIA DE PADRON DE BENEFICIARIOS

SP SUBGERENCIA DE PRODUCCiÓN

SAF SUBGERENCIA DE AD'vlINISTRACiÓN y FINANZAS

\

DiRECCiÓN DE /Wi0h'\ifSTRACiÓN ¡,

PROGRAMA DE ABASTO SOCIAL ZACATECAS

GERENCI.A.'.

SUBGERENCL4 DE ADMiNISTRACiON y FiNANZAS

De rtamento ce ContabilidadDe artamento de Relaciones I¡¡dustri¿~jes

SUBGERENCif\ DE P/\DRÓN DP BENEFiCif\RIOS

De rtamento de Padrón de Beneficiarios

artamento de Oislnbución Mantenimiento

GERENCIA ESTATAL COLIMA

GERENCIA

De rtamento de lnformútica

G

DI

OOM

GEC

/

---------_/

209... .. __20.9_...

209

305,._ __ ,.. _,PAS_.Y,--P,_,R.OGRAMA DE ABASTO SOCIAL YUCATAN... _.

305 G GERENCIA=. .---_.305 DI De rtamento de Informatlca

'--

305 SAF SUBGERENCIA DE Am,lINISTRACIÓN y FINI',N7AS

305 DRI De altamento de P,elaclones Incustnales

305 DCF De artamento de Contabdlcac F:,~anz3s

305 SPB SUBGERENCIA DP PADRÓ~j DE BENEFIClf-\RiOS

305 DOPPS De rtamento de D¡'stríbuC1ón ama roducto sin SUbSld.iO

305 DPB De artamento de Padrón de Beneficiarios



.,' "'"'---------_.... ---- ---- --- ---_ ...__ .. -' -- .. , .._------- - --- -- -- ------ -_....... -' ,------------ ---------- - - - ---- -- -----

Clave: VST-DA-PR-007-01 ] No. Revisión: 02- ,- --,- -- -- - --_ ..,----- .._--------_ ..._--,,---------_ ...._-------_ .."._--_._--_.....- ------ ----------_..._-- - ---- ---- - -- -_ .._--------------- ---------------_... -


liconsa

FORMATO DE CÓDIGOS Y SIGLAS DE IDENTIFICACiÓN DE LAS DIRECCIONES, SUBDIRECCIONES,GERENCIAS, SUBGERENCIAS y DEPARTAMENTOS QUE CONFORMAN LlCONSA SA DE C.V.

"DA-SRM-F-03"

DIRECCIONES D L C POR IV CENTROS DE TRABAJ

\

artamento de lnformatíca

Gt:RFNC1A

GERENCIA ESTATAL OAXACA,e

SUBGERENC!A DE PADRÓN Y DISTRIBUCiÓN_... ... l"-

SUBGERENCIA DE PRODUCCiÓN Y Mf\NTENIMIEN] O

artamento de Producción".cee'De rtarnento de Mantenimiento

Df-'i

DC

DRI

occ

GE..M.. _ .. G.ERENCIA ESTATAL MICHOACA..N..

GER<=NCIA

De rlamento de Control de Calidad_.-rtarnento de Productividad ¡ndustria!. c- .

De~~~r;;¡~amento de Contabilidad~ rtamento de Relaciones Industriales

401401

40'

401

401

401

401

4,,-10'

401

401

•

n81't. mento eje Control de Calidad

f:.:-r:,

+--~-!r"'--=~=",,=== I_____/ DiRECCiCN CE ADMINiSTRACION f" " .....-~.-

De rtaniento de Padrón de Ber¡eficlarios

rtamento eje Distribución Trans ortación~~.~". "

SUBGERENCIA' E ADMINISTRACION y F!NANZ¡\S~ - .

Manual de Procedimientos para la Organización yCustodia de los Archivos............


Clave: VST-DA-PR-007-01 :No. Revisión':' 0"'2" .Liconsa•u··.·•. ·.··_. __ ..M_W_. . " ••• ,,,.__ .. • ._._• __ .. __ , __ •.. " •. ._. . .".". • •• ••__.". .• .",.___ _ ,



"DA-SRM-F-03"


204..- .

COdL . __

"" '

rtamento de Contabilidad

rtamento de AlrnacenesTe"

¿¡(tamento de Relaciones Industriales',o.'

SUBGERENCIA DE CONTROL DE CAliDAD=De rtamento de Control de Calidad

GERENCIA ESTATAL TLAXCALA

GERENCIA

SUBGERENCIA DE PRODUCCiÓN Y MANTENIMit:NTO

De artamento de ~\Ílantenimiento

De artamento de Producción

_De artamento de Mantenirri.iento a Planta.

D.AL

DR!

GET

SPivl

SPM

D?

i)~.1

DPDMP

SCOC

DCOC

204

402

204

204

204

204

?04

204

204

204

204

204

402= ..

402

DiRECCiO/'i DE ADMiNISTRACION ¡

,'~ :..-J

•

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Clave: V~cS=:''''T'-DA-PR-007-01 No. Revisión: O=2= Liconsa,_.•.......MN_·___ _ • ._' ".__ , • .. .. ,, • _ _ .. ,__•..• . _

Emisión original: 01-08-1999 •Revisión: 30-08-2006.- -_._-----_.__ ..-.- .._- ......•.__._---_ ..__ ...._-- -- -. ------------,,---------_•..-,,------- --"---_..._-._---------.- ..-.--.----_ .._---.-.-------.- ---.----- ----,----- .._-_.-.-,--- ,-----------

FORMATO DE CÓDIGOS Y SIGLAS DE IDENTIFICACiÓN DE LAS DIRECCIONES. SUBDIRECCIONES,GERENCIAS, SUBGERENCIAS y DEPARTAMENTOS QUE CONFORMAN L1CONSA S.A. DE C.V.

"DA-SRM-F-03"


DDM

DPB De rtamento de Padrón de Beneficiarios

OPNS De artarnento de Productos no Subsidiados

~"":é'''-~ ~._D~e mento de Control de Calidad

SUBGERENCIA DE ADMINISTRACiÓN Y FINANZAS=-~ ~--

~_, De artamento de Relaciones Industriales ~.. ~~ ~_ ~~_~ ..... ~.~ __~ .. ~~_

De rtamento de Contabilidad.c· ===~ ~... ~~_~

.,-",~_.S:_u_·B:GFRENCIA DE PADRON DE BENEFICIARIOS

De mento de Padrón de Benefic:arlos= ~~~

~_GEVT GERENCIA ESTATAL VALLE DE TOLUCA _

G GERENC,I.A._~

DI rtamento de Informática---~~ ~ ~

DCOC De artamento de Control de Calidad

SO SUBGERENCIA DF OPERACIONES ~~

IGO SIGLAS

~02 DCOC

402 SAF

~02 DRI

402 OCcl02 SPB

402 DPB

~_ ~336

_336 ~

__~336

~ __~ __ .3.•36. __ ~

__ 336

\ \•

/'7

\ ';

'\\\ .

S/l.F SUBGERENCIA DE ADMINISTRACION y FINi\NZAS-~

De rtamento de Relaciones lndustriaie_,s._

OF O artarnento de Finanza~~s,~~ ~ __~_

DRMA ,De rtamento de Recursos ~v1ate~¡a¡es Ad UISlc"lo"n_e.,.s. _~ _SPM SUBGERENCIA DE PRODUCCION y MANTFNIMIENTO

DP¡ artamento de Productiv\dad industrial

DP rtamento de Producción

DMP De rtamento de tv'lantenimiento a Planta~

303 GEJ GERENCIA ESTATAL JALISCO

303 G GERENCIA

303 ::lP! ' De rtamento de productividad Industrial

303 DI De artamento de jnformatica

333 DCOC De artamento de Control de Calidad

336~-~~-~ ...

336~--

336



Clave:VST~DA~PR~66i~Ó1No,RevisiÓn:Ó2 Llconsa______•••• '" " M N •• __ "'__________ _ _ _ ".______ __ _ , __ •• _ •• _, ••••_, ,,_,__ •• __ _ o_o ,,_,_

Emisión original: 01-08-1999 •Revisión: 30-08-2006


"DA-SRM-F-03"

303

303

" , --- --_......,,------..-..-

l'I

'¡

ji CÓDIGO SIGLAS DIRECCIONES DEL CORPORATIVO Y CENTROS DE TRABAJO 11I~ ~I1.1. '1. C !il' 303_pc;tv1.......Qepart8rnent()de .."rnercI81IzacICln _.... _ __._ "

11. ==303===_-_-_Sf'~~___S lJBC;E~fON_CIJ'DEF'Rº.DUc;(;I()N"'-tv1j\NTfCt'j IfvlIEt'jT0_ ..•.=11- ---!j'1' 1,1ir 30L.....0roE:.IDeparta'11.entO(jel'r:(lduCCIéJ~LE nvas.ado.... _. .. . .ii 303 DM Deoartamento de MantenimientoH-.----- .____ --- ,------ '-.- -- _-. .., .._.... ..., ... _. __. .._~ .__ ~._._. .._. .-----0-' _ , . .. _. . __ ._. ._ .. . .... ,._O ...M.' .__ ._, , , ..".,_____ ,_. .._., __...__

":1ir ------ ..---.-..,-.---.-.,- - -" ...---- __o,

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II¡,

"-'--".-- " ---1)

"OCAC Departamento Centros de Acopio "1----··,'-··-··-·,·,---·--··,··---····,·,-----·-'0-.----"0.,-----'0_. ·,., .__, ---o ----..--0.0------.'---........------....--------,- , .. .. __ ..0 0 .. ,. ._--;-_.. ...... __ ."0_____ _ .._ , _ ''' ,.. iSUBGERENCIA DE PADRON. DISTRIBUCION y MANTENIMIENTO :1

303 SPOML . CIVIL /c, LECHERíAS '1- - ..,---..---- ------ ,-.--,,- --.., ..------.---------..-----..--..----------+--- ,,-------------- O .. ....O • ..O .... M .. .. .. __ • .. - - --0-----..-------------------0------ -,,-- , ...-----.... ,--...- ..---------..- --------"....----..-,,- - -------1)

303_ . . ..0roB_Oe¡Jartam"nto_de...Pa.drócc dO. B.eneflelarios . ..11.. ......_.. .....SA,F SUB(3Ef{E:NC;IAOfOA[)1\11t'jiS.TB"'CI()N '{F INA~Z",S ..... 11

"¡___ }Q_0 , , , -º_RI,_____ : D_(2pªrtª_Q~_~r~~º_q__~ B_e_taº_(q,~:_e_?_J~º~?,\ri31~_s ,___ ,, , ,___________ I11

;( ~.o. ~O_______________ , o º_º,~ Lº_t:Eª~_\ª:~e0J20ºr~_~l!9Y __º_C?~r ª..rl~ª , .. _0 ,,_ _ M , , __- --_:---__- 11'11

ii11 303 ............OC.. .. Departament2c;ontabl!ldad _ ..............!I:.~~••~~ 393~. = DAA -ºepartamer:'!.0 de Alma;;;c;;;é;;;n;;;y;;;A~dq;;;.u;;;i;;;sllc;;;;lo;;;n;;;e;;;s=======.~~..• =dJll

\I

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•

l·DiRECCiÓN DE ADMiNISTRACiÓN I

'\ I[Jl

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. Clave: VST-DA-PR=60i=61'" frlfo:RevisiÓn: 02 ······Uconsa- - ••••_._____ - - _. • ._._ .• - "'__,_, n • , •.. ._._'" _

Emisión original: 01-08-1999 :Revisión: 30-08-2006----- -----

_________, ._________ _ , ,.__ ___L.__________ ___, ..__..._. .. _

"DA·SRM·F·04"

Serie documental:

Numero de expediente Ó código de clasificación:

Uconsa

Carátula del Expediente

LlCONSA S.A DE CV

Sección:

Fondo:

Unidad administrativa:

Fecha de apertura y fecha de cierre:

Asunto:

¡II

!I1I 11

I 2

,3I

II

I 4,,j

5

6

7

8 Valor documental:

9 Vigencia documental: Archivo trámite L,r__~J Archivo Concentración r-------

Conservación permanente (silno)

10 Número de fojas:

12 Valoración hislorica:

11 Número de legajo:

(

,

\\\\\"\\,

\

•

O/REce¡ON DE AOMiNISTRACION

,

~~,

Manual de Procedimientos para la Organización yCustodia de los Archivos·.c.c:"" .


Clave:\ISf=OA=PR=Ó07=Oi·········No.RevisjÓn:02······················1 LiconsaU·' __'. _ ' '',__ ' ""__ _.' ,m ',. , " __ • ,_.' ·_" __._.----·· ._.•_. i ·· ._.' .• . ,.._, .___ _ ._.___ ""' ',. _

Emisión original: 01-08-1999 . Revisión: 30-08-2006•- _.'---._."--,.' - _.,----,----_.._,_.---'..'_.__.-"._----.."---._.-------_ .._-~---------------------------~-------,--_._-------,--_.-_.. ---,--_.-

"DA-SRM-F-04"

•INSTRUCTIVO DE LLENADO DE CARATULA DEL EXPEDIENTE

No. En: Se anotará:

1 UNIDADADMINISTRATIVA

El nombre completo de la unidad administrativa. iniciando por la•

Dirección de Area u Homóloga en Oficinas Centrales y por laGerencia en los Centros de Trabajo. hasta el nivel de Departamento,haciendo la separación con un punto o diagonal entre cada uno de

, ellos.

/\! \I ,

i 1

\\1\\ \I ,

, I

\\

•

D,Fi:ECCiCN DE ADMiNISTRACiÓN

La descripción del asunto ° tema de que trate el expediente, deforma breve en no más de tres lineas.

Si es administrativo, legal, fiscai o contable, el valor documental delexpediente.

. Fi tiempo en años que debe permanecer el expediente en el Archivode Trámite y en el de Concentración (El periodo durante el cual undocumento de archivo mantiene sus valores); los periodos estánpredeterminados conforme los datos que señala el Catálogo dDisposición Documental DA-SRM-F-02.

.....• '.. ' ..

El n,jmero total de hOjas útiles al cierre del expediente. Este dato sanotará al concluir con el foliado de la totalidad de hojas útiles que'

. integran el expediente.

VALOR DOCUMENTAL

ASUNTO

VIGENCIADOCUMENTAL

FECHA Ot: i\PERTURAy Ft:CHA DE CIER.REDEL EXPEDIENTE

8

7

2 FONDO

9

10 NÚMERO DE FOJAS

----- ..~.'

El nombre de la entidad que produce y vincula la totalidad de losdocumentos IL!CONSA).. ,

-.-... - _ ..-.- -- -- - --

3 SECCiÓN El número y nombre de ia sección."'_"" .•_,_ ___ __._". ..•.•..•. , • ' .__ u u ._u_· .•.• ·· ••• --c.-----..··-----..-·- ·.-·--..·..--.--.-.------ . . ..u u ••• · __·_._,· u··___ _ _.__ • _·· ._ .•• .••• . •• u.· . __ ._. • _

4 SERIE DOCUMENTAL ! El número y nombre de la serie.-- --_..--_ .._._..- -._.,.__ ....•.•.._._ _.._. __.-- -- .,,-- --- - ,,_ .._.....•.._- -- -_. --- -- . --~._._---_ .._ ,--_._--_._---_._..----_._-_ -._.-._----_._---_._-_.__._._._----_..---------------_._-_.-,,-_._-_.._---_ .._ --_._--_ _--_ .._,,--_ __ ..•.--'--"-'-"_._'."-'-.'.'.--

5 NUMERO DE El código numérico del centro de costo y siglas asignadas a laEXPEDIt:NTE O unidad administrativa, iniciando por la superior jerárquica y hastaCODIGO DE nivel de Departamento, seguida del número de la sección V de laCLASIi-ICACION serie a la que se vincula el expediente. En su caso, se podrán

agregar subseries con base en números consecutivos, que comoparte de la serie documental coadyuven e identificar y particularizara cada uno de los expedientes; haciendo ia separación de pares denúmeros con un puntc entre ellos.

La fecha de! primer documento que se integra en el expediente, asicomo la fecha del últimc documento que integra el expediente.

"..--'".-_.-_.---



C:¡ave:VS'r:DA~PR~o07~61No:-Revis¡Ón:02 Liconsa___ .,, • M _ N___ _ u un_. "" • 7 • • ; . . __ • , _


"DA-SRM-F-04"

•

INSTRUCTIVO DE LLENADO DE CARATULA DEL EXPEDIENTE

11 NUMERO DE LEGAJO

•12 VALORACION

HISTÓRICA

La cantidad total de legajos. Se recomienda armarlos con un grosorde 3 a 5cm. Se deberá anotar al cierre del expediente, el total delegajos que lo integran. Ej. 1/3. 2/3, 3/3

'-. - ...- ...• -- ....- .... - .. '-_.'-

Un Si o un No.Sí se considera que los documentos poseen valor histórico para laEntidad, la predeterminación debe ser señalada por la UnidadAdministrativa correspondiente mediante la anotación en la carátuladel expediente con un Sí.

Ver Norma de Operación No. 27 de este Capitulo.

NOTA: EN LA CEJA DF LOS EXPEDIENTES DEBERÁ ANOTARSE EN FORMA COMPLETA EL CÓDiGO DE

CLASIFICACiÓN ARCHiVisTICA DETERMINADO, DF ACUERDO CON LA APLICACiÓN DEL

NUMERAL. 5 DE ESTE INSTRUCTIVO.

"\\,

\, 1

.//

-----------~--~ -'l'...._'~'·;'L--·:c-_--.,._'..,.' "_-_'_'.,.... "7 __ FACi\-A. rii D[: /::

V DfREcelON DE ADMiNJSTRACION


Procedimiento de Archivo de Trámite y TransferenciaPrimaria del Acervo Documental______.m_____ ___ ". _, __.... _y.----. __ ..• .....•...__ _ ...__ ."

Clave: VST-DA-PR-007-01 No. Revisión: 02_ _ __' "'. .'_____ _ _ •• _ _ __ _ ,'______ _ _ .'___ "' ',._______ _ • u', •• • M. ' 'o' ._.


Liconsa

"DA-SRM-F-05"

DIRECCIÓN DE ADMlNlSlflAClÓNSIJUlJlRfCOÓN Df Rf'(;lJR50S MAHRlAUS y SfRlilClOS CORRALES

OfPARTAMuno [lE ARCHIVO Y f!ISGUARDO OOCUMfJHAl

uconsa TRANSFERENCIA • INVENTARIO (documental)fORMATO No, DA_SRf¡,H··ú5 Ño:

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fLP.BOR.AG!üU '.__ :"fe _

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ffOJA RfCfPCIOlllPAl,SffRttlClAf

V1GENClA- OüCUMENTAt- _.~-__= ._ ,~_. _-c_ -__ .._ __._ cce c.

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CAJA ¡jo.

': CODlCO DE CLASifICACIÓN

CHHP,O COSIO y

SiGl.ASs[ce so ShS ¡j

•iíStJtHO DEL tXPEOUJHE

COn¡nOlINIFHNO

ND.I)[

fOJASüDSfRVACiüNfS

PARA USO DE LA UmOAI) AüM!NISTflAEVA PAPA uso OH. ARGHVü [)[ CONCfNT!1AC10N

¡¡fULAr{ DEL ARCHIVOAOUAHA

nOCliMHnALflTUU',R DEL ÁHEA AOMINlS (HAHVAm:SPONSAfltr DE iU<cH¡VOEL ¡\HOnO- . -

OIRECCiCl'i 0E A[)fji/NfSU-?A CIÓN ¡

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Clave: VST-DA-PR-00?-01 No. Revisión: 02_______________________. - __ "'-0--- • • " ,, .._. , . , .. . ,, .. • • _

.Emisión original: 01-08-1999 Revisión: 30-08-2006

DIRECCIÓN DE .AJjMlt-llSTRAClÓNSUIJúW!ctlóu m RfCURSOS MAlfRlAUS; 'i SERVICIOS GfmRAUS

eH'ARfAMuno Uf ARUllVO y RfSGIJARIlO DOGJMHnAL

L!COflsa REGISTRO • INVENTARIO DE EXPEDIENTESARCHIVO DE TRAMITE ANO

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C[iH!':O Uf TRABAJO HCllA DE

JUtllUAO AllMlIiIS1RATlVA¡ __ ,c ".IiORACION ;"'\lI.... .. .__ .._ __ .._.__ __ __._.__...____. .__ . _ _.. ... _ 'c~,,'-- _.. __._ .. __ .-----m----M-----m-------~------------f;AAA--USOmL-¿(HfiiQofTMfiAjo-TUiliüMrÁ-nMiWSrAATIVA-----~--~m_---m--m----- ---------------r---p~AM~USÓARcmv¡;;·ijf-c-OOcHíTM¿1óIf------i

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\/IGFNCIA OOC!Jt.1f:NTAl

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j--------._.._-----~-_.~--

CAJA tlo.

-'l CÓDIGO DI CLAS!lICAC\ÓN

No. ASUNTO DEL XPEOlEJHISKC so 5bS ~I

coNmOLINTEFNO

No. 01'fOJAS

08SHWACIO;JfS

Kq., e!juN. <1 mIs lin.

PARA USO O[ LA UNIDAD f\DMlNISI¡V\ UVA PARA USO DEL ARCHIVO fjE (úNCEtHHAt!Ót~

ELABORO HFSPONSAtlU. DF AHCHMO TITULAr:< í)[L !\.RFA AúMIH1SmATi,f¡,... _ .. í\\

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Clave: VST-DA=PR=067=Ü1No. RevisiÓn: 02 .; Liconsa_____ - - 'm ·,,· ',.__ ... _ _ ",,__ _ "',. •• .•' ' __ ._.. __ ',"",


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En S€ anotara

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SUSTANTIVA

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o»~ _,_oi., .• ",>:., del mes '",>-1 ,~ ,> ,',¡ ,i' ,-- 'o" "C; "cortes mensuales"

"'" <)

MESAf;¡o

" individualmente r;

,,

_! ¡-.• '\'I " ,o,AHOllVO {)I lHAMI rr

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cornpleto o denominación del Áreanornbre

-Ejemplos "'"

NO DEBEN MEZCLARSE ; ."; -,., .

1 ' -

A - ADMlN1STRP,TIVOF - FISCAL

c·- CONTABLEL - LEGAL

_o; anos de GUARDA ,',,-

NOTA iMPORTANTE:2006 100'% de la,s SerieS Oocumentak"S con .. Ya!or Administrativo ..

; PLAZO UNICQ ,j" f,el} ano - [S1 aiios,

\\

\ 1

•

DIGO

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exp""diente, ,--,'; >o-y ,--".'

No. del C"Hltro de Costo {Ce} .' Siglas "1) 'j

- No. de Sección - Serie Documenta! (SO) _ SubSerie ¡SbO" - SubSubSerie {N = primer nivel de desagregación partiendo de les

SubSede-s _, "0>-'

NOTA IMPORTANTE: ',n, , 'n- Código Alfanumérico declasH'1caCÍón l' separados por puntos_Ejernp!o:

1.,L·'·'

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Ejemplo:,- -. -,-

ASUlltO del expediente.

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Clave: VST-DA-PR-007-01 .No. Revisión: 02" '---_._.'.,---_•••• _ •••_--- - __ o ••• ' __ ' __"". .". • - '.'___ _ •• ._~ •••• • • • • " •• - _ •• _ •• • .' ._. " -

Emisión original: 01-08-1999 :Revisión: 30-08-2006

Liconsa

" DA-SRM-F .D8"

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL fORMATO REGISTRO~ INVENTARtO DE EXPEDIENTES ARCHIVO DE TRAMITE 2006

Se anotara

, :Registros Internosf:; ;c _ :. ,-- i _c); \//1 ., .':1 i>:J¡ .-- --F'·) ;.•:1'-,- Valor

especialmente los de Valores Contab!es~Fiscalesy/o LegalesAdministrativo y,Ejemplo:

En

CERRADO

,

<' cantidad de fojas 'T!" "'ni i'"

.: ': . ,', ' " CERRADO

,'t' -c¡ gran total de fojas y el total de expedientes>-'" ,,'c, del Mes ;.' ¡>:: -- ;,'

Espacio disponible r -" 'j

de elabOrar

Hojas >,

del Mes' '!

,{,:e; Titular de! Área Administrativa

'l.:; ¡ Responsable del Archivo de Tramite

..;;-.-

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,. __ .--c,,_.\. ,.,

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\~1

, ,-- '"NOTA:

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OiREccróN DE ADMi/VISTRACIÓN

•


Procedimiento de Bajas Documentales

Clave: V8T-DA-PR-00?-03 No, Revisión: 02

Emisión original: 01-08-1999 Revisión: 30-08-2006liconsa


\

/\,Oficio

Oficio

, Si: Ir al Paso No. 9

No Ir al Paso No. 7.-.'

Comunica al Titular del Departamento de Archivo yResguardo Documental, mediante oficio, que nootorga anuencia para la baja documental y

. destrucción y/o la transterencia secundaria dedocumentos al Archivo Histórico, indicando iasrazones al respecto y fijando periodo adicional parasu resguardo en el Archivo de Concentración.

Devuelve el expediente al Responsable del Archivode Concentración, mediante oficio, Instruyendoproceder al resguardo de la documentación, por elperiodo adicional que determinó la UnidadAdministrativa correspondiente.

Continúa en paso No. 1

Determina si ia anuencia de liberación otorgada porla Unidad Administrativa es para la documentaciónque causará baja por enaJenaoión y/o destrucción.

Si: Ir al paso N. 12

No Ir al paso No. 10

Títu lar de laUnidad

Administrativa

Titular de laUnidad

Administrativa

Tituiar delDepartamentode Archivo yResguardoDocumental

Titular delDepartamentode Archivo yResguardoDocumental


9

8

7

5

6

Nombre y clavePaso Responsable Actividad del documentoNúm, , '._ :.. :cece::ce: .. :: .•..•.••....._.__ _._....___ ::: _ detrabaj<>. .

Solicita, mediante oficio, a la Unidad Administrativa Oficioresponsable de la documentación cuya vigencia haconcluido, otorgue su anuencia de liberación, a finde proceder con el trámite de baja, y en su caso,con el trámite de transferencia al Archivo Histórico,para lo cual anexa copia de las relaciones deTransferencia-Inventario (documental).

....... _.

Recibe y determina si procede otorgar anuencia deliberación.

r

DiRECC.!ON DE AD!0/N!STRACiON¡

Manual de Procedimientos para la Organización yCustodia de los Archivos.... .•... ... . .. ..... :

Procedimiento de Bajas Documentales,::c .., ""=Clave: V8T-OA-PR-00?-03 No. Revisión: 02

Emisión original: 01-08-1999 Revisión: 30-08-2006Liconsa


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PasoNúm. Responsable Actividad


d~_trab<1je>.

OficioTitular delDepartamentode Archivo yResguardoDocumental

10 Devuelve el expediente al Responsable del Archivode Concentración, mediante oficio al que adjuntacopia de la anuencia de liberación expedida por laUnidad Administrativa, a fin de que continúe con elprocedimiento relativo a la transferencia secundariade documentación al Archivo Histórico.

_ .........•_- .--- -_. --, .....__ ...

11 Responsable Continúa en el Procedimiento de Archivo Histórico.del Archivo deConcentración


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Oficio

Dictamen

de SHCP

Envia mediante oficio el dictamen de la Unidad deContabílidad Gubernamental e Informes sobre laGestión Pública de la Secretaria de Hacienda yCrédito Público (SHCP) al Director deAdministración, con copia al Jefe del Departamentode Archivo y Resguardo Documental de LlCONSA.

Determina si el valor primario de la documentaciónreportada y sobre la cual se solicita su baja, esfiscai o contable.

Si: Ir al paso No. 13

No: Ir al paso NO.17-. _.. :

Informa mediante oficio a la Dirección de Finanzasy Pianeación de los Inventarios Contables quecumplieron su vigencia documental, solicitándoleque se elabore oficio dirigido a la Unidad deContabilidad Gubernamental e Informes sobre laGestión Pública de la Secretaria de Hacienda yCrédito Público (SHCP), para que autorice la bajadocumental.

Director deFinanzas yPlaneación


Director deAdministración

12

13

14

DiRECUON DE ADMiNISTRACiON /

,.. ,


Procedimiento de Bajas DocumentalesClav·e····:···'V'ST-DA-PR-007-03 No. Revisión: 02 .


~ "'LICOnSa


PasoNúm.

Responsable ActividadNombre y clavedel documento

de tra '0

/;1I

Oficio

Oficio

Dictamen

del AGN

Ofício

Dictamen

Recibe el dictamen y determina si el ArchivoGeneral de la Nación autorizó ei trámite solicitado.

No: Ir al Paso No. 20

Si: ir al Paso No. 21

Recibe dictamen y determina si la SHCP autorizó labaja documental.

Si: Ir al paso No, 17.

No: Ir al paso No, 16.

l\rchivoGeneral de la

Nación

Titular delDepartamentode Archivo yResguardo

Documental___c __


Director deAdministración

Devuelve el expediente al Responsable del Archivode Concentración, mediante oficio al que anexa unacopia del dictamen de la Secretaria de Hacienda yCrédito Público, en el que se indican ias razones dela negativa de autorización, instruyendo se haganlas correcciones y io remita nuevamente para sutrámite de autorización

Continúa en paso No. 13.,---- _---+ -_.__ _.__ .Solicita mediante oficio a la Dirección del SistemaNacional dei Archivo General de la Nación, autoricela baja documental.

.-- --1-Emite dictamen y lo remite ai Departamento deArchivo y Resguardo Documental de LlCONSA


. ,••....._-- ,.....

20 Titular del Devuelve el expediente al Responsable dei ArchivoDepartamento de Concentración, mediante eficio al qua anexa unade Archivo y cepia dei dictamen del Archivo Generai de laResguardo Nación en el que se indican las razones de laDocumental negativa de autorización, instruyendo se hagan las

correcciones y lo remita nuevamente para sutrámite de autorización.

Contlnlja en paso No. 17

17

18

16

15

D/REceION DE AOF/¡iU¡STRACION


:Procedimiento de Bajas Documentales

Clave: VST-DA-PR-007-03 No. Revisión: 02 .


ª ~L1consa

•

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

M'" _' ..• .m .. • __''______ _ • . ,_,_______ ___"'________ 0_' "' ..• ._ _ • ,,________ ,_, _

Paso Nombre y claveResponsable Actividad del documento

NÚ01·. .. ......._ _.. . .~ _ =:- _........ . .. ...de.tral:Jajo.. . .21

22



Oficio

Dictamen

Oficio

23 Titular delDepartamentode Controi de

Activo Fijo

Oficio


Oficio

25 Responsabledel Archivo deConcentración

Oficio

Acta

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( --/'----'l~f---¡;D;¡;iR;:;EC3Cc:¡¿!6WNDDE¡;:.~;¡'D;;:;M;¡;iN'iS¡sTim1AACicfoÓÑN


Procedimiento de Bajas DocumentalesClave: V8T-DA-PR-007-03 No. Revisión: 02"···················

Emisión original: 01-08-1999 Revisión: 30-08-2006Liconsa


•

Oficio

Acta

Control

Oficio

Expediente (decontrol)

Expediente (de

control - copia)


de tra o':::e::::;

Actividad

Turna mediante ofiCIO, tratándose de la baja pcrdestruooión de dooumentaoión contable/fiscal, a laUnidad de Contabilidad Gubernamental e Informessobre ia Gestión Pública de la Secretaria deHacienda y Crédito Público, copia del Aotacircunstanoiada, la cual debe incluir sin excepción,la firma del representante del Organo Interno de

. Control.

Cancela las relaciones de Transferencia-Inventario(documental) DA-SRM-F-05 Involucradas en la bajay/o destrucción documental llevada a cabo, y lasintegra al expediente de control conformado alrespecto, el cual deberá resguardar y conservar porun plazo minimo de cinco años, contado a partir dela fecha de la autorización otorgada por el ArchivoGeneral de la Nación.

.. ._--

Registra en el sistema automatizado que seestablezca en la Entidad, la información completa yprecisa acerca de los documentos y expedientesdados de baja por enajenación y/o destrucción

..._._._.

Turna al Titular del Departamento de Archivo yResguardo Documental, mediante oficio, copia delos documentos generados en el evento, a fin deque se integren al expediente de control relativo ala baja documental efectuada.

---,Recibe copla de la documentación generada en elevento y conforma copia Informativa del expedientede control relativo a la baja documental efectuada.

Responsable






28

27

26

PasoNúm.

,

(t,VOfREce/ON DE ADMif,;'¡'STRACtON

\ \,

.Liconsa



Clave: VST-DA-PR-00?-03 No. Revisión: 02



PasoNúm. Responsable Actividad


de trab o

31 Titular delDepartamentode Archivo yResguardoDocumental

Solicita a la Unidad de Enlace, mediante oficio, ladigitalización y publicación en el sitio de Internet dela Entidad, de las solicitudes de trámite de baja ydestino final, del dictamen del Archivo General de laNación, en el caso de documentación contable, deldictamen de la Secretaria de Hacienda y CréditoPúblico, así como de la Acta Circunstanciada debaja documental, de acuerdo con el Articulo 7,fracción XVII de la Ley Fedeíal de Transparencia yAcceso a la Información Pública Gubernamental.

Ofício


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(-----------

DiREGCION DE AorAiNlSTRACION

Liconsa

Manual de Procedimientos para la Organización y.......... Custodia de los Archivos_.


Clave: VST-DA-PR-007-03 No. Revisión: 02


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DIAGRAMA DE FLUJO

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OiRECClON DE ADMINi$TRACION

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Clave: VST-DA-PR-007-03 No. Revisión: 02"~'O .,...... ,

Emisión original: 01-08-1999 Revisión: 30-08-2006-_-:.==

Liconsa

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H OfiCiO

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Ccntd,Jies que cumplieronsu V!(jd1Gla documenta!,

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D/RECCION DE ADi/iNIStRACION--wc _


Procedimiento de Bajas DocumentalesClave····:···· 'V'S'T-DA-PR-007-03 No. Revisión: 02


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I

DiRECe¡ON DE ADMiNISíRACION

liconsa


Procedimiento de Bajas Documentales~~ ~ ~ ..

Clave: V8T-DA-PR-007-03 No. Revisión: 02


-------- ===...:...-........

HISTORIAL DE CAMBIOS

Revisión Fecha denúm. aprobación

•

Descripción del cambio Motivo(s)

00 01-08-1991 Documento Original "Manualde Procedimientos del ArchivoAdministrativo Histórico,Clave: AD-59.

27-07-2005 Actualización y documentación ~

del procedimiento.01

02 30-08-2006 Actualización del documento.

Elaboración de acuerdo a loslineamientos generalesemitidos por el AGN y confundamento en la LeyFederal de Transparencia yAcceso a la InformaciónPública Gubernamental.

~~~

~ Homologación deldocumento de acuerdo a laGuia Técnica para laElaboración de DocumentosNormativos vigente.

DiRECCiÓN DE ADMiN!STRACION


Procedimiento de Archivo Histórico...... ..... .

Clave: VST-DA-PR-007-04 No. Revisión: 02c::·::


•


________..__ _"'. 00_______ .. __.__. n _

....__ . .

PasoNúm.

9

10

Responsable


Responsabledel Archivo

Histórico

Actividad

Solicita a la Unidad de Enlace, mediante oficio, ladigitalización y publicación en el sitio de Internet dela Entidad, de las solicitudes de trámite de baja, eldictamen del Archivo General de la Nación, eldictamen de la Secretaria de Hacienda y CréditoPúblico, del Acta circunstanciada levantada, asicomo de los formatos que amparan la transferenciasecundarla efectuada, de acuerdo con el Artículo 7,fracción XVII de la Ley Federal de Transparencia yAcceso a la Información Pública Gubernamental.

Conforma, conserva, organiza, describe y difunde,la Memoria Histórica Institucional, a través delacervo de documentos generados a lo largo de laexistencia de lICONSA.



.d(!traf:¡aíCl_ .

Oficio

\ )\

.-----------------------------....~----~----

Dlf{CCClON oc ADMiN!5TRACION


Procedimiento de Archivo Histórico

No. Revisión..:....0.. 2...................... ¡ liconsaRevisión: 30-08-2006

Clave: VST-DA-PR-007-04

Emisión original: 01-08-1999

DIAGRAMA DE FLUJO

So>ciU a ia Un,'(j8{j óeE",aCii pul)hUlf v, ;Ai(f (j¡-)

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DIRECCiON DE 4DMiNiSTRACION

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Procedimiento de Archivo Histórico~~ ..~ ...

Clave: VST-DA-PR-007-04 No. Revisión: 02



Motivo(s)Descripción del cambioFecha deaprobación

. ~ ~ ~ ~~~ ~~ -- -~~ -~~- ~~- ~- -~ -~ ~~ - ~- -- - -~ -- ~---~- ~ ~

Revisión•numo

Elaboración de acuerdo a loslineamientos generalesemitidos por el AGN y confundamento en la LeyFederal de Transparencia yAcceso a la InformaciónPública GubernamentaL

+----~

- Homologación deldocumento de acuerdo a laGuia Técnica para laElaboración de DocumentosNormativos vigente.

30-08-2006 Actualización del documento.02

01

00 01-08-1991 Documento Original "Manualde Procedimientos del ArchivoAdministrativo Histórico,Clave: AD-59.

27-07-2005 Actualización y documentación del procedimiento.

D/REceION DE AOMiNiSTRACiON

(-------===::-.-----


Procedimiento de Préstamo y Devolución de losDocumentos de Archivo de Concentración

f-:;C~la~v-e-:~V~S:;;T-~DC:::A~-P::;R~-~00""7;---0;;':;5~:..:.r.iNC::o:::.~RC-:eC::vi;:::s:O;ió-'::n""::0:02==''------: licOnsaEmisión original: 01-08-1999 ¡Revisión: 30-08-2006

FIRMAS D UTORIZACIÓN

•

Lic. Cario A ilar SuárezJefe del Depa ento de Archivo y

Resguar o Docu \ ental

LAP. Hécto .Encargado é la

Materiales y

Ivaifor Sánchez Garcíabtlirección de Recursoservicios Generales

robó:

Lic. Daniel Aceves VillagranDirector de Administracíón

~:c--~.-:---c~~--c~c;-~....,

Fecha de documentación:Revisión número:Copia número:Copia asignada a:

FECHA 3CDEAGOSTOOE20CBpAGINA 1 D[15

DIRECCiÓN DE ADMINISTRACiÓN


~~ ,.~~~'.

Procedimiento de Préstamo y Devolución de losDocumentos de Archivo de Concentración.~ .....~.....~..~~ ..=

Clave: VST-DA-PR-007-05 No. Revisión: 02:c=·=···~··········


liconsa

•INDICE DEL PROCEDIMIENTO

Página

• ()lJjElti\lo ------------------------------------------------------------------------------------------- 3

• Normas dEl ()pElración ------------------------------------------------------------------------- 4

• DElscrípcíón dEl Acti\líd adEls ----------------------------------------------------------------- 5

• Diagrama dEl Flujo ----------------------------------------------------------------------------- 9

• Relación de Anexos --------------------------------------------------------------------------- 11

• Historial de CamlJios -------------------------------------------------------------------------- 15

[)iRECCION DE AbMiNlSTRAtlON

Liconsa


- ;;


Cla····v··e····:······V8T-DA-PR-007-05 No. Revisión: 02


OBJETIVO

Establecer las normas y el procedimiento para el registro y control de préstamo y

devolución, de documentación resguardada en el Archivo de Concentración,

conforme a los lineamientos generales para la organización y conservación de los

archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

/\! \

\

•

//

/

(-------------'-----w OiRECCiON DE AD;V;iNIS i RACION



c':"·Clave: VST-DA-PR-007-05 No. Revisión: 02

:=== c: ,....'.,.Emisión original: 01-08-1999 Revisión: 30-08-2006

liconsaI

•

NORMAS DE OPERACION

Para efectos de la consulta de expedientes, la Unidad Administrativa generadora de ladocumentación, será la única facultada para solicitar el préstamo, o bien, para otorgar elvisto bueno a otras áreas, lo que deberá efectuar invariablemente por escrito.

1.

.l.

La solicitud de préstamo tiene una vigencia de 30 días naturales y se podrá renovaren dos ocasiones, cada una por un periodo igual al primero. En caso de que laUnidad Administrativa requiera retener por más tiempo la información, deberáobtener la autorización de la Dirección de Administración y levantar un acta en laque se haga constar io conducente.

Al momento que el Archivo de Concentración hace la entrega del expedienterequerido, la Unidad Administrativa solicitante estará obligada a revisar el estadoque guarda el expediente que se facilita en préstamo asi como verificar sucontenido.

El Responsable del Archivo de Concentración sellará de recibido al momento queverifique que el expediente se encuentra completo y en el mismo estado en el quese entregó, Si la Unidad Administrativa devuelve incompleta la documentación oen mal estado, el Responsable del Archivo de Concentí3ción, mediante oficio,comunicará lo conducente al Titular de la correspondiente Unidad Administrativa yen su caso al inmediato superior, asl corno al Titular del Departamento de Archivo yResguardo Documental.

Para efectos de la liberación de personal que cause baja de LlCONSA, laSubdirección de Recursos Humanos solicitará al Departamento de Archivo yResguardo Documental, su visto bueno de "No adeudo" con relación a trámites depréstamo de documentos pendientes de solventar.

/\.\

D/REceION DE ADM¡NISTRACION



.........

Clave: V8T-DA-PR-007-0S No. Revisión: 02


liconsa


PasoNúm.

1

2

3

4

5

Responsable

Titular de laUnidad

Administrativa



,",esponsabiedel Archivo deConcentración

Titular de laUnidad

l'\dministrativa

Actividad

Solicita al Archivo de Concentración, medianteoficio, expedientes en calidad de préstamo,acompañando su solicitud con una copia delformato DA-SRM-F-05, denominado TransferenciaInventarlo (documental), con el que realizó latransferencia primaria al Archivo de Concentraciónde los expedientes que requiere.

Recibe solicitud, localiza los expedientes en elplano de ubicación, los extrae de las cajasarchivadoras y los prepara para su entrega oremisión a la Unidad Administrativa solicitante

Requisita el formato DA-SRM-F-06, denominadoCédula de Préstamo de Documentos, en original ytres copias, en el que describe los expedientes queentregará o remitirá en calidad de préstamo a laUnidad Administrativa solicitante, y abre expedientede control de préstamo de documentos.

Turna a la Unidad Administrativa requirente,mediante oficio, el original y dos copias del formatoDA-SRM-F-OG, acompañado de los expedientessolicitados e informa, en su caso, sobreexpedientes no localizados.

Recibe en original y dos copias el fcrmato DA-SRMF-OG, acompañado de Ics expedientes remitidos, ylos coníronta con el iistado descriotivo de su oficio,

. de soliCitud de préstamo


de tra '.0-:. .....,

Oficio

DA-SRM-F-05

Plano deUbicación

DA-SRM-F-OS

DA-SRM-F-OG

J=xpediente (deControl)

Oficio

DA-SRM-F-OG

Expedientes(solicitados)

DA-SRM-F-OG


6 Titular de laUnidad

Administrativa

Determina si los expedientes reCibidos satísfacen sunecesidad de consulta.

SI: Ir ai paso 8

~ ,-- .-- -



Clave: VST-DA-PR-007-0S No. Revisión: 02Emisión original: 01-08-1999 Revisión: 3·0~-0;;8;;_2C::0·~··0C::-6;:: .....

Llconsa

•


PasoNúm. Responsable

Nombre y claveActividad del documento

de tra 'o


Administrativa

Formula nuevo oficio de solicitud de préstamo, por Oficiolos expedientes que no le fueron entregados enprimera instancia, y que aún requiere para suconsulta.

Continúa en Paso No. 2

\

8

9

11

Titular de laUnidad

Administrativa

Titular de laUnidad

Administrativa

Titular de laUnidad

Administrativa

Tituiar de laUnidad

;\dminístrativa

Acusa "recibo" en el Original y una copia del formatoDA-SRM-F-OG y lo devuelve, mediante oficio, alArchivo de Concentración.

Consuita los expedientes recibidos en caiidad depréstamo hasta por un periodo máximo de 30 diasnaturales, renovables mediante oficio de solicitud deprórroga, dirigido al Responsable del Archivo deConcentración, hasta en dos ocasiones por 30 diasnaturales cada uno.

Determina si es necesario mantener los expedientesen el área.

Si Ir ai paso 11

. No: Ir al paso 12

Obtiene de la Dirección de Administración.mediante oficio de solicitud, autorización paramantener por más tiempo los expedientes materiade préstamo, en el que además deberá hacerconstar los motivos que justifiquen la prórrogaextraordinaria del caso y el tiempo de prórroga querequiere.


Oficio

DA-SRM-F-OG

Oficio

Oficio

í\,¡

•

D/REceió/V DE AD/}!fNiS .. RACiÓN

Liconsa


,C;: ;:~..Procedimiento de Préstamo y Devolución de los

Documentos de Archivo de Concentración... ~

Clave: VST-DA-PR-OO?-OS No. Revisión: 02


•


PasoNúm.


de trab o


Administrativa

Concluye la consulta de los expedientes y losdevuelve al Archivo de Concentración, medianteoficio en el que solicita la devolución del Original delFormato DA-SRM-F-06 (Cédula de Préstamo deDocumentos), debidamente anulado mediante sellode 'CANCELADO".

Oficio


13 Responsabledel Arohivo deConcentración

Recibe oficio acompañado de los expedientesdevueltos, en el que también le solicitan la anulacióny devolución del original del formato DA-SRM-F-06,y venflca que los expedientes estén completos,

Oficio


14 Responsabledel Arohlvo deCcnoentraoión

Determina si los expedientes están completos y enbuen estado,

Sí Ir al Paso No, 15

No Ir al Paso No, 17~

15

16


Responsabiede'l Arr-hivo ~a- ¿ v',, U'J

Concentración

Anula el original del formato DA-SRM-F-06,mediante seiio de "CANCELADU, en el queestablece la fecha y anota su nombre y firma, y através de oficio lo devuelve al T:lular de la UnidadAdministrativa correspondiente,

Integra los expedientes devueltos en las cajasarohivadoras y lugar de ubloaolón,y archiva en elexpediente de oontrol, oopia de la Cédula dePréstamo de Dooumentos anulada con sello deCANCELADO" y la dooumentaclón adioional que se

hubiese generado con motivo del trámite depréstamo de documentos.

Oficio

DA-SRM-r--OG

Expediente (deControl)

í\I \

\ I,\\\\j


/

éDiRECCION DE AOMINISTRACION


Procedimiento de Préstamo y Devolución de losDocumentos de Archivo de Concentración.................



Liconsa


PasoNúm.

-- ---------


... . l._detr¡)bajo .' .

17

18

19


Titular de laUnidad

Administrativa


. Concentración

Turna al Titular de la Unidad Administrativacorrespondiente, oficio de reclamo por losexpedientes que no fueron devueltos al Archivo deConcentración.

Recibe oficio de reclamo y conjunta los expedientesfaltantes y los remite mediante oficio al Archivo deConcentración.

Integra los expedientes devueltos en las cajasarchivadoras y lugar de ubicación..y archiva en el

. expediente de control. copia de la Cédula dePréstamo de Documentos anulada con sello de'CANCELADO· y la documentación adicional que sehubiese generado con motivo del trámite depréstamo de documentos.


Oficio

Oficio



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"Y¡"\ í. !

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iJiRCCC!(;N DE /\OiViIN!5 TRACiON



Clave: VST-DA-PR-007-0S No. Revisión: 02


Liconsa

DIAGRAMA DE FLUJO

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[)IPFCCION DE ADlv)i,-'J.iSTRACION

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'-.J._~_~ ,. L._.J

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/- _.-- -- ---- /

-"'"- -----~-_._----- --._-----------,


;eProcedimiento de Préstamo y Devolución de los

Documentos de Archivo de ConcentraciónClave: VST-DA-PR-007-0S No. Revisión: 02


,liconsa

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. -- -- -- -------_ .._----_ .._--_ ..._------

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<o, '-J .\,';:; .. ; fA,'. ,':.:C/';::··\(:0:10;\

DfREce/QN DE f!<D!YiifViSTRACION

\

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(-'----------=:::::::::::::==

Manual de Procedimientos para la Organización yCustodia de los Archivos,=


C····I··a····v·····e······:·V'ST-DA-PR-007-05 No. Revisión: 02 i liconsaEmisión original: 01-08-1999 Revisión: 30-08-2006

•RELACION DE ANEXOS

DA-SRM-F-06.- .. ._- ... - _ .....- . _. ._. ..•.. ... -

Núm. Nombre del documento Clave:.c.:............ .......: e.c...........:

1 Cédula de Préstamo Documental........

. .. - .._..._-_..- --

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<------------_---.0:_DIPECCiON DE ,~DMjNiSTRACiON

Manual de Procedimientos para la Organización yCustodia de los Archivos_~~


Clave: V8T-DA-PR-007-05 No. Revisión: 02-


INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA SOLICITUD DE PRESTAMO "DA-SRM-F-06"

No. En Se anotaráI .

1 i DIRECCION O UNIDAD HOMOLOGAIDFL CORPORATIVO O CENTRO DEITRABAJO,

2 I UNIDAD RESPONSABLE

3 ¡ECHA DE PRÉST,A,tv1ü

1 La denominación de la Dirección de Área o Unidad Homóloga.Idel Corporativo o de Centro de TrabaJo, que solicita elli préstamo de documentos y expedientes del Archivo de'i Concentración.II El nombre de la Unidad Administrativa que realizó la•i transferencia dccumental original (conforme al formato DA-iSRM-F-05li .I H dia, mes yaño, en que se presta el documento expediente oi I .i .egaJo

4

6

s

~\

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\

1 ~

I iISOLICITADO POR 1ti nombre y número de nómina de! empleado que solicita los1 i documentos, expedientes o legajcs. _

IREr-ERENCiA IEl número de referencia del ofiCIO de soliCitud de prestamo de

¡I i documentos.. ----~---i-I------~------~

I FECHA O:... DEVOLUCiÓN i t:I dia mes y año, en que el sclicltante devuelve losi !documentos, expedientes o legajos.

~---J--_._-------- I7 NÚrv1ERO DE COf\lTRüL lFoho) i El número consecutivo de control (folio).

~- --~-- -~~~

8 INÚMERO DE TFl,ANSFERENC!p 1 E! número de oonlrol e identificación de la transferenciai ! (número asignado en el momento que reaiizó el trámite original,

ide transferencia, conforme el formato DA-SR.M-r-OS).---+1-- ---'~~-

IH número de la caja archivadora que contiene el expediente1solicítado (número de identificación de caja asignado por lai Unidad ?,dministrativa que reaJizó !a transferencia, conforme

I _~~~_~I_fo_rmato oA-SRM-F-OS).·1 ~--~~ __

10 ¡NÚr,/iERO OC tXPEDiENTE IFI número de identifícación del expediente {nl~Jrnero que indica'

.1 ,1 ,la p.os¡ción del exoediente en ,la caía archivadora aue lo ¡, ¡- , ,

! contiene. conforme el formato de transferencia np,-SRM-F-05L! . ,______________ L_ __ __ _ _ ._...__.__ ._ _ ._._._

~~-r- ,~----

9 Ir~UMERO DF CpJA

DiFECCiON DE. ADivliN!STRAC/ON

Fn rorma breve v Clara, el título o asunto del exoediente aue :- . "

solicita, o en su caso, ¡lue contiene el documento eue solicita. . .(conforme ai formato "DA-SMR~F-05''),

..~~~~.. ~ .... ~~.~

'11'TI_!i n f'ul ¡:¡ r=YPEn!¡::!'dT~'-' _'-' 1, '-' ......... , ,_11



.........

Clave: V8T-DA-PR-007-0S No. Revisión: 02


liconsa


PasoNúm.

1

2

3

4

5

Responsable

Titular de laUnidad

Administrativa



,",esponsabiedel Archivo deConcentración

Titular de laUnidad

l'\dministrativa

Actividad

Solicita al Archivo de Concentración, medianteoficio, expedientes en calidad de préstamo,acompañando su solicitud con una copia delformato DA-SRM-F-05, denominado TransferenciaInventarlo (documental), con el que realizó latransferencia primaria al Archivo de Concentraciónde los expedientes que requiere.

Recibe solicitud, localiza los expedientes en elplano de ubicación, los extrae de las cajasarchivadoras y los prepara para su entrega oremisión a la Unidad Administrativa solicitante

Requisita el formato DA-SRM-F-06, denominadoCédula de Préstamo de Documentos, en original ytres copias, en el que describe los expedientes queentregará o remitirá en calidad de préstamo a laUnidad Administrativa solicitante, y abre expedientede control de préstamo de documentos.

Turna a la Unidad Administrativa requirente,mediante oficio, el original y dos copias del formatoDA-SRM-F-OG, acompañado de los expedientessolicitados e informa, en su caso, sobreexpedientes no localizados.

Recibe en original y dos copias el fcrmato DA-SRMF-OG, acompañado de Ics expedientes remitidos, ylos coníronta con el iistado descriotivo de su oficio,

. de soliCitud de préstamo


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Oficio

DA-SRM-F-05

Plano deUbicación

DA-SRM-F-OS

DA-SRM-F-OG

J=xpediente (deControl)

Oficio

DA-SRM-F-OG


DA-SRM-F-OG



Administrativa

Determina si los expedientes reCibidos satísfacen sunecesidad de consulta.

SI: Ir ai paso 8

~ ,-- .-- -



Clave: VST-DA-PR-007-0S No. Revisión: 02Emisión original: 01-08-1999 Revisión: 3·0~-0;;8;;_2C::0·~··0C::-6;:: .....

Llconsa

•


PasoNúm. Responsable

Nombre y claveActividad del documento

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Administrativa

Formula nuevo oficio de solicitud de préstamo, por Oficiolos expedientes que no le fueron entregados enprimera instancia, y que aún requiere para suconsulta.


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Titular de laUnidad

Administrativa

Titular de laUnidad

Administrativa

Titular de laUnidad

Administrativa

Tituiar de laUnidad

;\dminístrativa

Acusa "recibo" en el Original y una copia del formatoDA-SRM-F-OG y lo devuelve, mediante oficio, alArchivo de Concentración.

Consuita los expedientes recibidos en caiidad depréstamo hasta por un periodo máximo de 30 diasnaturales, renovables mediante oficio de solicitud deprórroga, dirigido al Responsable del Archivo deConcentración, hasta en dos ocasiones por 30 diasnaturales cada uno.

Determina si es necesario mantener los expedientesen el área.

Si Ir ai paso 11

. No: Ir al paso 12

Obtiene de la Dirección de Administración.mediante oficio de solicitud, autorización paramantener por más tiempo los expedientes materiade préstamo, en el que además deberá hacerconstar los motivos que justifiquen la prórrogaextraordinaria del caso y el tiempo de prórroga querequiere.


Oficio

DA-SRM-F-OG

Oficio

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D/REceió/V DE AD/}!fNiS .. RACiÓN

Liconsa


,C;: ;:~..Procedimiento de Préstamo y Devolución de los

Documentos de Archivo de Concentración... ~

Clave: VST-DA-PR-OO?-OS No. Revisión: 02


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PasoNúm.


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Administrativa

Concluye la consulta de los expedientes y losdevuelve al Archivo de Concentración, medianteoficio en el que solicita la devolución del Original delFormato DA-SRM-F-06 (Cédula de Préstamo deDocumentos), debidamente anulado mediante sellode 'CANCELADO".

Oficio


13 Responsabledel Arohivo deConcentración

Recibe oficio acompañado de los expedientesdevueltos, en el que también le solicitan la anulacióny devolución del original del formato DA-SRM-F-06,y venflca que los expedientes estén completos,

Oficio


14 Responsabledel Arohlvo deCcnoentraoión

Determina si los expedientes están completos y enbuen estado,

Sí Ir al Paso No, 15

No Ir al Paso No, 17~

15

16


Responsabiede'l Arr-hivo ~a- ¿ v',, U'J

Concentración

Anula el original del formato DA-SRM-F-06,mediante seiio de "CANCELADU, en el queestablece la fecha y anota su nombre y firma, y através de oficio lo devuelve al T:lular de la UnidadAdministrativa correspondiente,

Integra los expedientes devueltos en las cajasarohivadoras y lugar de ubloaolón,y archiva en elexpediente de oontrol, oopia de la Cédula dePréstamo de Dooumentos anulada con sello deCANCELADO" y la dooumentaclón adioional que se

hubiese generado con motivo del trámite depréstamo de documentos.

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Procedimiento de Préstamo y Devolución de losDocumentos de Archivo de Concentración.................



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18

19


Titular de laUnidad

Administrativa


. Concentración

Turna al Titular de la Unidad Administrativacorrespondiente, oficio de reclamo por losexpedientes que no fueron devueltos al Archivo deConcentración.

Recibe oficio de reclamo y conjunta los expedientesfaltantes y los remite mediante oficio al Archivo deConcentración.

Integra los expedientes devueltos en las cajasarchivadoras y lugar de ubicación..y archiva en el

. expediente de control. copia de la Cédula dePréstamo de Documentos anulada con sello de'CANCELADO· y la documentación adicional que sehubiese generado con motivo del trámite depréstamo de documentos.


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Documentos de Archivo de ConcentraciónClave: VST-DA-PR-007-0S No. Revisión: 02


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Manual de Procedimientos para la Organización yCustodia de los Archivos,=


C····I··a····v·····e······:·V'ST-DA-PR-007-05 No. Revisión: 02 i liconsaEmisión original: 01-08-1999 Revisión: 30-08-2006

•RELACION DE ANEXOS

DA-SRM-F-06.- .. ._- ... - _ .....- . _. ._. ..•.. ... -

Núm. Nombre del documento Clave:.c.:............ .......: e.c...........:

1 Cédula de Préstamo Documental........

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Manual de Procedimientos para la Organización yCustodia de los Archivos_~~


Clave: V8T-DA-PR-007-05 No. Revisión: 02-


INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA SOLICITUD DE PRESTAMO "DA-SRM-F-06"

No. En Se anotaráI .

1 i DIRECCION O UNIDAD HOMOLOGAIDFL CORPORATIVO O CENTRO DEITRABAJO,

2 I UNIDAD RESPONSABLE

3 ¡ECHA DE PRÉST,A,tv1ü

1 La denominación de la Dirección de Área o Unidad Homóloga.Idel Corporativo o de Centro de TrabaJo, que solicita elli préstamo de documentos y expedientes del Archivo de'i Concentración.II El nombre de la Unidad Administrativa que realizó la•i transferencia dccumental original (conforme al formato DA-iSRM-F-05li .I H dia, mes yaño, en que se presta el documento expediente oi I .i .egaJo

4

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I iISOLICITADO POR 1ti nombre y número de nómina de! empleado que solicita los1 i documentos, expedientes o legajcs. _

IREr-ERENCiA IEl número de referencia del ofiCIO de soliCitud de prestamo de

¡I i documentos.. ----~---i-I------~------~

I FECHA O:... DEVOLUCiÓN i t:I dia mes y año, en que el sclicltante devuelve losi !documentos, expedientes o legajos.

~---J--_._-------- I7 NÚrv1ERO DE COf\lTRüL lFoho) i El número consecutivo de control (folio).

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8 INÚMERO DE TFl,ANSFERENC!p 1 E! número de oonlrol e identificación de la transferenciai ! (número asignado en el momento que reaiizó el trámite original,

ide transferencia, conforme el formato DA-SR.M-r-OS).---+1-- ---'~~-

IH número de la caja archivadora que contiene el expediente1solicítado (número de identificación de caja asignado por lai Unidad ?,dministrativa que reaJizó !a transferencia, conforme

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.1 ,1 ,la p.os¡ción del exoediente en ,la caía archivadora aue lo ¡, ¡- , ,

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9 Ir~UMERO DF CpJA

DiFECCiON DE. ADivliN!STRAC/ON

Fn rorma breve v Clara, el título o asunto del exoediente aue :- . "

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Manual de Procedimientos para la Organización yCustodia de los Archivosc. .;;


Clave: VST-DA-PR-007-0S No. Revisión: 02=-~=.;,- --- i


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En Se anotará

. ti número del legajo que solicita y el número de identificacióndel expediente al que pertenece (conforme al formato ·DA-·SMR-F-OS').

13 FOJAS

14 CÓDIGO CAJA

El total de hOjas del expediente o legajo que solicita (conforme;al formato DA-SRM-F-OS).

1S . LOCALlZACIÓ~J II\jTERNA

16 ENTREGA

17 RFC!BE

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Clave: VST-DA-PR-007-0S No. Revisión: 02 Liconsa~~=~~==~=~~~:~ ==:,-~ :



Revisión•numo

Fecha deaprobación

Descripción del cambio Motivo(s)

00 01-08-1991 Documento Original "Manualde Procedimientos del ArchivoAdministrativo Histórico,Clave: AD-S9.

27-07-200S "Actualización y documentación .~.

del procedimiento~01

02 30-08-2006 Actualización del documento.

Elaboración de acuerdo a loslineamientos generalesemitidos por el AGN y confundamento en la LeyFederal de Transparencia yAcceso a la InformaciónPública Gubernamental.

~_. ~--

- Homologación deldocumento de acuerdo a laGuia Técnica para laElaboración de DocumentosNormativos vigente.

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11

é_/ _0!RECC!ON DE AOMiNtSTRACJON

liconsa




VIII. AUTORIZACiÓN DEL COMITÉ DE MEJORA REGULATORIA INTERNA

NOMBRE FECHA FIRMA

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s. t1'1. CM

C. IGNACIO DURÁN LOMELíTitular de la Unidad de Comunicación Social

ING. GONZALO E. ROBLES VALDÉSDirector de Materiales

C.P. ANTONIO DE LA MATA HERNÁNDEZDirector de Finanzas y Planeación

•LIC. DANIEL ACEVES VILLAGRANDirector de Administración

•

ING. JORGE LUIS SAINZ PICOSDirector de Producción

LIC. FRANCISCO J. LARE,NA NÁJERADirector de Abasto Social W

LIC. FRANCISCO JAVIER MADRID UNOTitular de la Unidad Jurídica

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JON DE ADM!Ni5TRACfON

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ORGANIZACION … · LA ORGANIZACION y CUSTODIA DE ... del 2004 en el Diario Oficial de la Federación, ... ha evidenciado la importancia de contar

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