Top Banner
M M A A N N U U A A L L B B O O O O K K M M E E D D I I C C A A L L I I N N F F O O R R M M A A T T I I O O N N S S Y Y S S T T E E M M Software: Medical Information System (MIS) Versi: Full Version Tahun Versi: 2015 Update Manual Book: Januari 2015 DAFTAR MODUL DEFINISI DAN FITUR SOFTWARE ....………………….……………………………………………….. 1 INSTALASI SOFTWARE ……………………………………………………………………………………… 2 MENJALANKAN & MEREGISTRASIKAN APLIKASI ………………………………………………. 4 SETTING AWAL APLIKASI ………………………………………………………………………………….. 5 DATA MASTER ………………………………………………………………………………………………….. 8 EDIT DATA ………………………………………………………………………………………………………… 27 TUGAS ……………………………………………………………………………………………………………… 30 Pendaftaran Klinik .......................................................................................... 30 Transaksi …………………………………………………………………………………………………….. 37 Penerimaan Pembayaran Klinik ...........…………………………………………………. 37 Penerimaan Penjualan Apotek ..............…………………………………………………. 38 Order Pembelian ( Create PO) ………………………………………………………………. 39 Pembelian Produk & Bahan Baku …………………………………………………………… 40 Arus Kas Non-Produk …………………………………………………………………………….. 41 Koreksi Stok Produk ………………………………………………………………………………. 41 Mutasi Stok Produk ……………………………………………………………………………….. 42 View Transaksi ..…………………………………………………………………………............ 43 INFORMASI ……………………………………………………………………………………………………… 45 Hasil Medical Check Up ................................................................................. 46 Riwayat Medis …………………………………………………………………………………………….. 48 Status Kamar Rawat Inap ..........................…………………………………………………. 49 DOKUMEN BERJALAN ……………………..………………………………………………………………… 52 LAPORAN …………………………………………………………………………………………………………. 56 KONFIGURASI SISTEM ….……………………………………………………………………………………. 69 Software MIS berfungsi untuk membantu Anda dalam mengelola data administrasi dan akuntansi pada klinik dan apotek. Beberapa tampilan pada manual book ini mungkin masih menggunakan versi sebelumnya, dikarenakan tidak ada perubahan signifikan pada form tersebut. Dengan mempelajari panduan ini, maka Anda akan dapat dengan mudah mengimplementasikan dan mengoperasikannya. MIS D EVELOPED S INCE 2008-2015
81

Manual Book MIS

May 24, 2015

Download

Business

Tatu Inderawan

MIS (Medical Information System) adalah software yang dirancang khusus untuk menangani standar operasional klinik dan apotik, yang memiliki berbagai fitur lengkap untuk memudahkan anda dalam mengelola administrasi dan akuntansi klinik anda, seperti melakukan transaksi, pengelolaan stok, medical check-up, pengelolaan data pasien, dokter, pegawai, perusahaan member/asuransi dan supplier, mencetak berbagai macam dokumen klinik, serta dapat menghasilkan berbagai jenis laporan setiap saat.
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Page 1: Manual Book MIS

MMMAAANNNUUUAAALLL BBBOOOOOOKKK

MMMEEEDDDIIICCCAAALLL IIINNNFFFOOORRRMMMAAATTTIIIOOONNN SSSYYYSSSTTTEEEMMM

Software:

Medical Information

System (MIS)

Versi:

Full Version

Tahun Versi:

2015

Update Manual Book:

Januari 2015

DAFTAR MODUL

DEFINISI DAN FITUR SOFTWARE ....………………….……………………………………………….. 1

INSTALASI SOFTWARE ……………………………………………………………………………………… 2

MENJALANKAN & MEREGISTRASIKAN APLIKASI ………………………………………………. 4

SETTING AWAL APLIKASI ………………………………………………………………………………….. 5

DATA MASTER ………………………………………………………………………………………………….. 8

EDIT DATA ………………………………………………………………………………………………………… 27

TUGAS ……………………………………………………………………………………………………………… 30

Pendaftaran Klinik .......................................................................................... 30

Transaksi …………………………………………………………………………………………………….. 37

Penerimaan Pembayaran Klinik ...........…………………………………………………. 37

Penerimaan Penjualan Apotek ..............…………………………………………………. 38

Order Pembelian ( Create PO) ………………………………………………………………. 39

Pembelian Produk & Bahan Baku …………………………………………………………… 40

Arus Kas Non-Produk …………………………………………………………………………….. 41

Koreksi Stok Produk ………………………………………………………………………………. 41

Mutasi Stok Produk ……………………………………………………………………………….. 42

View Transaksi ..…………………………………………………………………………............ 43

INFORMASI ……………………………………………………………………………………………………… 45

Hasil Medical Check Up ................................................................................. 46

Riwayat Medis …………………………………………………………………………………………….. 48

Status Kamar Rawat Inap ..........................…………………………………………………. 49

DOKUMEN BERJALAN ……………………..………………………………………………………………… 52

LAPORAN …………………………………………………………………………………………………………. 56

KONFIGURASI SISTEM ….……………………………………………………………………………………. 69

Software MIS berfungsi untuk membantu Anda dalam mengelola data administrasi dan akuntansi pada klinik dan apotek.

Beberapa tampilan pada manual book ini mungkin masih

menggunakan versi sebelumnya, dikarenakan tidak ada perubahan signifikan pada form tersebut.

Dengan mempelajari panduan ini, maka Anda akan dapat dengan

mudah mengimplementasikan dan mengoperasikannya.

M I S D E V E L O P E D S I N C E 2 0 0 8 - 2 0 1 5

Page 2: Manual Book MIS

Medical Information System 1

DEFINISI DAN FITUR SOFTWARE

Medical Information System (MIS) adalah aplikasi yang didesain khusus untuk mengelola

administrasi dan akuntansi pada klinik dan apotek secara menyeluruh dengan memiliki fitur sangat lengkap dan praktis digunakan, serta cocok untuk segala jenis layanan klinik, seperti poli umum, laboratorium, klinik bersalin, klinik gigi, klinik kecantikan, dan sebagainya.

Berikut ini adalah fitur lengkapnya :

• Transaksi: penjualan (klinik & apotek), pembelian, order pembelian (PO), arus kas non-produk (beban operasional, gaji, setoran modal, dividen, dll), mutasi barang dan

koreksi stok (jika terjadi retur, kesalahan transaksi, pemakaian barang diluar transaksi atau kerusakan barang).

• Registrasi: Pendaftaran Klinik, Proses Pasien Rawat Jalan/Rawat Inap, Medical Check Up (MCU).

• Data Master: Item Produk (obat/alkes retail, obat racikan & jasa/tindakan medis), Item Non-Produk (contoh: biaya operasional, seperti biaya listrik, air, telepon dll), Account (untuk posting), Pasien, Dokter & Staff Medis, Kamar Rawat Inap, Item Pemeriksaan Medis (medical checkup), Perusahaan Asuransi/Corporate Member,

Supplier, Penyakit, Unit Pelayanan Kesehatan (Poli) dan Pegawai/Karyawan. • Dokumen: Kwitansi (penjualan dan umum), nota pembayaran/struk, faktur tagihan

per transaksi, faktur tagihan per pelanggan corporate/asuransi, faktur pajak, tanda

terima tagihan, kwitansi sub payment (untuk cicilan), kwitansi deposit/uang muka (biasanya untuk rawat inap), Surat Keterangan Dokter, Surat Rujukan.

• Laporan Keuangan: Rekapitulasi transaksi, arus kas, laba rugi, penjualan apotek, piutang, hutang, profit, pajak, kontribusi/fee dokter dan asisten dokter terhadap

penjualan obat dan tindakan, laporan pembayaran non-tunai. • Laporan Persediaan: Persediaan gudang & toko, stok opname, stok warning, stok

expired, daftar obat & alkes. • Laporan Medis: MCU (Medical Checkup) per pasien berupa hasil pemeriksaan dengan

disertai nilai rujukan, Rekap MCU untuk pelanggan corporate/asuransi untuk melihat data statistik dengan model grafik (per penyakit, per departemen, top diseases), dan Riwayat Medis Pasien.

• Laporan Klinik: Laporan Pasien Pengunjung Poli/UPK, Laporan Penyakit Terbanyak. • Laporan Payroll: Laporan Gaji Bulanan, Cetak Slip Gaji. • Aplikasi terintegrasi dengan sistem buka dan tutup periode yang fleksibel, bisa

tahunan, bulanan, mingguan, harian atau bahkan per shift. • Untuk melihat laporan, anda bebas menentukannya bisa berdasarkan periode atau pun

berdasarkan periode dipilih dari tanggal awal ke akhir yang dapat anda set sendiri. • Sistem ditunjang dengan komponen transaksi seperti: auto number, ada diskon per

item, diskon total dan ppn. Metode pembayaran bisa cash atau tagihan dengan sistem tempo, dimana pembayaran tagihan bisa memakai sistem cicilan/sub payment, dan ada sistem pengenaan bunga jika lewat jatuh tempo (utk corporate/asuransi).

• Sistem dilengkapi juga dengan fitur import data dari excel untuk mempercepat proses

penginputan data master. • Sistem terdapat fasilitas pencarian data transaksi yang sangat lengkap, misalnya

mencari status transaksi lunas atau belum (piutang/hutang), mencari tagihan lewat

jatuh tempo, pengelompokan transaksi per pelanggan/supplier dan sebagainya. • Segala jenis produk dapat diinput dengan 3 jenis produk yaitu retail, racikan dan

jasa. • Dilengkapi dengan sistem penjamin bagi pasien corporate dan asuransi, dimana tagihan

akan dibebankan ke pihak penjamin tersebut. • Dilengkapi sistem deposit uang selama proses tindakan pasien berjalan. • Bisa diinstall di beberapa komputer dan menggunakan sistem jaringan. • Ada fitur security permission berdasarkan bagian user (seperti: finance, kasir, staff

medis, HRD, inventory) dan ada sistem proteksi terhadap input untuk menjaga keamanan dan validitas data.

• Support barcode scanner. • Serta berbagai fitur lainnya yang sangat berguna dan informatif.

Page 3: Manual Book MIS

Medical Information System 2

INSTALASI SOFTWARE MIS

Berikut ini adalah tahapan instalasi MIS :

1. Jalankan setup.exe yang ada pada folder Package.

2. Muncul progress persiapan instalasi dan biarkan sampai muncul tampilan setup berikut ini,

lalu klik OK untuk melanjutkan.

3. Klik logo komputer untuk memulai instalasi.

4. Biarkan proses instalasi hingga selesai

Page 4: Manual Book MIS

Medical Information System 3

5. Jika muncul message warning Version Conflict, klik “No to All”.

6. Jika muncul message warning “The destination file in-use…” klik “Ignore”.

Lalu klik “Yes”.

7. Instalasi selesai, klik OK.

8. Aplikasi Medical Information System sudah bisa dijalankan pada Start > All Programs > Medical Information System.

PENTING!!!

SETELAH INSTALASI SELESAI, SEBELUM MENJALANKAN SOFTWARE SEBAIKNYA ANDA BACA TERLEBIH DAHULU BAB KONFIGURASI SISTEM DI BAGIAN AKHIR BUKU

MANUAL INI. TUJUANNYA UNTUK MEMASTIKAN BAHWA SETTING SISTEM SEPERTI OS DAN JARINGAN SUDAH DIKONFIGURASIKAN DENGAN BENAR.

KHUSUS UNTUK WINDOWS 7 BIASANYA DIPERLUKAN SETTING COMPATIBILITY UNTUK MENGHINDARI TERJADINYA ERROR ACCESSING PATH (ERROR 75), DIMANA CARA SETTINGNYA ADA DI BAB KONFIGURASI SISTEM HAL 69.

Page 5: Manual Book MIS

Medical Information System 4

MENJALANKAN & MEREGISTRASIKAN APLIKASI

Aplikasi dapat dijalankan melalui Start > All Programs > Medical Information System maka akan muncul form login sbb:

Untuk pertama kalinya masukan User ID: admin, dan Password: 123 Tapi untuk selanjutnya, demi keamanan sebaiknya password diganti melalui menu Ganti Password pada menu utama.

Setelah login, jika software belum diaktivasikan maka akan muncul pesan sbb:

Klik OK saja dan selanjutnya anda akan diminta memasukan Serial Number dan PIN Isi serial number yang telah anda dapatkan, lalu klik Aktivasi Software

PERHATIAN ! -------------------------------------------------------------------------- Untuk proses registrasi software tersebut anda bisa langsung meminta Serial

Number dan PIN dengan cara menghubungi kami melalui email/chatting dan silahkan anda informasikan No. Registrasi yang tertera pada form.

Selanjutnya secepat mungkin kami akan merespon dengan menginformasikan No. Rekening untuk transfer pembayaran dan jika anda sudah mengkonfirmasi

pembayaran maka kami akan segera kirimkan Serial Number tersebut kepada

anda.

-------------------------------------------------------------------------

Page 6: Manual Book MIS

Medical Information System 5

Jika registrasi berhasil akan muncul sbb:

Setelah itu login kembali, dan jika login sukses akan muncul tampilan utama aplikasi:

TOMBOL UMUM APLIKASI

Sebelum melangkah lebih jauh, perlu diketahui bahwa ada 3 tombol utama yang akan selalu muncul setiap form dibuka yaitu : 1. Simpan: menyimpan hasil input.

2. Batal: membatalkan input atau membersihkan form input. 3. View: melihat data yang telah diinput.

SETTING AWAL APLIKASI

Setelah aplikasi berhasil diinstall dan diregistrasikan, langkah awal yang harus dilakukan adalah melakukan setting awal aplikasi, yaitu :

1. Setting Periode 2. Setting Perusahaan

3. Setting User

Page 7: Manual Book MIS

Medical Information System 6

Untuk melakukan setting awal dapat diakses pada menu Setting :

1. Setting Periode

Ketika pertama kali anda menggunakan aplikasi ini, akan muncul form setting. Yang harus

anda lakukan adalah membuka periode baru, yaitu dengan klik tombol “Mulai Baru”. Namun persyaratan yang harus dilakukan adalah anda harus memiliki level akses sebagai Accounting atau Controller. Penjelasan mengenai level user akan dijelaskan kemudian dalam tutorial ini.

Setting Periode ini berfungsi untuk mengelompokkan laporan transaksi dan persediaan barang berdasarkan tanggal buka dan tutup periode. Setting Periode bebas anda lakukan

sesuai kebutuhan, bisa per bulan, per tahun, per minggu, per hari atau bisa juga diterapkan per shift. Ketika periode sudah disetting, maka fungsi tombol akan berubah menjadi “Lanjutkan” dan

“Tutup Periode”, dimana “Lanjutkan” adalah untuk melanjutkan periode yang sedang berjalan, dan “Tutup Periode” untuk menutup periode yang sedang berjalan.

2. Setting Perusahaan

Pada tahap awal setting perusahaan wajib anda lakukan, karena pengisian data

perusahaan akan dibutuhkan untuk ditampilkan pada dokumen seperti kwitansi/nota, faktur atau laporan. Isilah data yang sesuai, seperti nama perusahaan, npwp, alamat dst.

Kalau sudah tekan tombol “Simpan”.

Page 8: Manual Book MIS

Medical Information System 7

3. Setting User

Aplikasi ini dilengkapi dengan fasilitas multi-user dengan sistem level security bertingkat, yaitu level : 1 = CONTROLLER; bisa melakukan seluruh aktivitas di dalam aplikasi, seperti buka, edit &

hapus, tampilkan laporan, setting periode dan semua fitur lainnya. 2 = ACCOUNTING, FINANCE & PURCHASING; bisa membuka, edit & hapus data master

yang berhubungan dengan keuangan, serta melakukan berapa jenis transaksi seperti

order pembelian, pembelian dan arus kas non-produk 3 = CASHIER/FRONT OFFICE; melakukan tugas yang berhubungan dengan penginputan

data transaksi produk, input data master pasien baru dan input data pendaftaran (berobat).

4 = HUMAN RESOURCE; dapat melakukan fungsi payroll dan kepegawaian. 5 = INVENTORY; hanya dapat melakukan pengelolaan stok (informasi dibatasi). 6 = MEDICAL STAFF; menginput data diagnosa pasien, mengelola data confidential

pasien seperti riwayat medis dan hasil pemeriksaan medical chekup. Pada penerapannya, sistem akan mengenali setiap user yang login berdasarkan level user ini dengan otomatis mengenable/disable form dan fungsi apa saja yang bisa digunakan

olehnya.

Page 9: Manual Book MIS

Medical Information System 8

DATA MASTER

Sebelum aplikasi dapat digunakan dalam kegiatan operasional, anda perlu menginput data master yang nantinya akan selalu dibutuhkan, misalnya sebagai contoh saat transaksi anda

membutuhkan data obat, atau saat pendaftaran membutuhkan data pasien dan dokter.

Data Master Pasien

Data pasien ini dapat berhubungan dengan data instansi, dimana anda bisa memasukan ID

instansi perusahaan si pasien jika pasien tersebut masuk dalam perusaan member atau

asuransi. Maka pastikan juga Anda sudah menginput data master Instansi.

Jika anda menekan tombol View maka akan tampil seluruh data yang telah diinput, untuk

diketahui bahwa tombol view ini juga memiliki fungsi sama pada form-form yang lainnya.

Page 10: Manual Book MIS

Medical Information System 9

Perlu anda ketahui, untuk penginputan selain melalui cara di atas, anda juga dapat menginput

dengan cara diimport, sehingga akan mempercepat dan mempermudah proses penginputan,

terutama untuk penginputan massal pertama kali. Sebelum mengimport, anda perlu

mempersiapkan dahulu data pasiennya, di dalam folder hasil instalasi MIS terdapat file

template IMPORT_PASIEN.xls (secara default ada di C:\Program Files\MIS), silahkan anda

buka file tersebut dan isilah mengikuti kolom yang telah disediakan. Jika anda telah memiliki

data pasien sebelumnya dan tersimpan dalam format excell, anda perlu menyesuaikan kembali

bentuk dan susunan kolom seperti file IMPORT_PASIEN.xls.

Berikut ini adalah contohnya:

Setelah data disiapkan, anda bisa langsung mengimportnya dengan klik “Import dari Excell”

pada form Pasien.

Lalu akan muncul form berikut ini, dan ikuti 2 step yang ada pada form tersebut, yaitu:

Step 1: Cari File Excell => cari file excell yang telah disiapkan tadi

Step 2: Import ke Database => proses import/memasukkan data excell ke database pasien

Page 11: Manual Book MIS

Medical Information System 10

Setelah di-open, maka akan tampil ke dalam tabel data yang siap untuk diimport:

Jika anda klik “Import ke Database”, maka proses import langsung berjalan dan akan muncul

pesan berhasil ketika proses selesai.

Jika terjadi Error dalam proses import biasanya disebabkan karena:

- Terjadi duplikasi No. RM/ID Pasien.

- Ada salah satu field yang terlalu panjang melebihi jumlah space karakter yang

disediakan, misalnya untuk field Nama Customer disediakan 100 karakter namun yang

diinput 101 karakter atau lebih.

- Bentuk/susunan kolom excell tidak sesuai dengan template yang sudah disediakan.

Page 12: Manual Book MIS

Medical Information System 11

Data Master Dokter

Data Master Unit Pelayanan Kesehatan (UPK)

Data Master Perusahaan Member & Asuransi

Page 13: Manual Book MIS

Medical Information System 12

Untuk penginputan Instansi atau Perusahaan Member juga dapat dilakukan dengan cara

import, dimana anda bisa cari template IMPORT_INSTANSI.xls (secara default ada di

C:\Program Files\MIS. Cara importnya sama seperti proses import Pasien.

Berikut ini adalah contohnya:

Setelah data disiapkan, anda bisa langsung mengimportnya dengan klik “Import dari Excell”

pada form.

Lalu akan muncul form berikut ini, dan ikuti 2 step yang ada pada form tersebut, yaitu:

Step 1: Cari File Excell => cari file excell yang telah disiapkan tadi

Step 2: Import ke Database => proses import/memasukkan data excell ke database customer

Setelah di-open, maka akan tampil ke dalam tabel data yang siap untuk diimport:

Page 14: Manual Book MIS

Medical Information System 13

Jika anda klik “Import ke Database”, maka proses import langsung berjalan dan akan muncul

pesan berhasil ketika proses selesai.

Data Master Supplier

Data Master Kamar untuk Rawat Inap

Sebelum anda menginput data master Kamar, sebaiknya anda melakukan penginputan Item

Produk Jasa terlebih dahulu dengan menginput tarif kamar, karena data kamar akan mengambil referensi tarif ke Item Produk Jasa.

Page 15: Manual Book MIS

Medical Information System 14

Data Master Grup Account

Grup Account berfungsi untuk mengelompokkan data account-account di bawahnya agar lebih terstruktur., selain itu juga menentukan sifat account yaitu (+) Penambahan atau (-) Pengurangan. Di dalam aplikasi yg diinstall, sudah ada sample data standar untuk group account yg bisa langsung anda gunakan.

Data Master Account

Page 16: Manual Book MIS

Medical Information System 15

Account dibagi menjadi 2, yaitu :

1) Account Produk: digunakan untuk posting transaksi item produk, seperti penerimaan

pembayaran jasa klinik, penjualan apotek, dan pembelian stok obat & alkes. 2) Account Non-Produk: digunakan untuk posting account item non-produk seperti beban

operasional, beban gaji, setoran modal, dividen dan lain-lain.

Secara default, juga sudah ada data-data account standard dan bisa langsung anda gunakan jika memang sesuai dengan kebutuhan perusahaan anda.

PENJELASAN :

Data master account yang diinput ke dalam aplikasi harus mengacu pada akun-akun standar yang digunakan untuk laporan arus kas. Untuk lebih jelasnya lagi berikut ini merupakan contoh susunan akun-akun yang dapat diterapkan dan juga menggambarkan hubungan antara Account dengan Grup Account :

Group Account

Account

Page 17: Manual Book MIS

Medical Information System 16

Keterangan :

• Pada contoh diatas, terdapat grup account yang memiliki sifat dengan tanda“+” artinya menambah kas, dan sebaliknya tanda “-“ berarti mengurangi kas. Jadi tanda inilah yang menjadi patokan anda dalam meninput group account apakah bersifat menambah atau mengurangi kas, sehingga jika sebuah group account memiliki tanda “+” maka

seluruh anak accountnya akan berkontribusi untuk penambahan kas. • Untuk grup PENAMBAHAN MODAL (01), KEWAJIBAN (07) dan PENGAMBILAN PROFIT

(08) merupakan arus/aliran kas pada kegiatan pendanaan dan investasi.

Sedangkan grup PENERIMAAN (02), BEBAN POKOK PENJUALAN (03) dan BEBAN LAIN-LAIN (04) termasuk pada arus kas kegiatan operasional.

• Untuk penamaan kode account, sebaiknya harus terstruktur agar mudah dibaca dan dikenali. Misalnya kode group account adalah 01, maka untuk kode accountnya harus

mengikuti format 01xx, contohnya 0101, 0102, 0103, dan seterusnya s/d 0199. Jika jumlah account ratusan maka format account menjadi 01xxx, sesuaikan saja dengan kebutuhan anda.

• Dari contoh di atas, misalnya jika hanya account PENERIMAAN dan BEBAN (BEBAN

POKOK PENJUALAN dan BEBAN LAIN-LAIN) saja yang anda input ke dalam sistem, maka fungsi laporan bisa berubah menjadi laporan Laba Rugi.

Page 18: Manual Book MIS

Medical Information System 17

Data Master Grup Produk

Produk memiliki Grup yang fungsinya untuk membuat data produk lebih terstruktur dan terklasifikasi dengan baik.

Ada 3 jenis produk yaitu :

1) Retail: Produk yang siap untuk langsung dijual atau bisa digunakan sebagai bahan baku untuk produk racikan, produk retail ini memiliki informasi stok yang akan diinput secara detail pada data master Item Produk.

2) Racikan: Produk yang melalui proses produksi terlebih dahulu sebelum dijual dengan menggunakan bahan baku dari produk retail. Produk racikan tidak memiliki stok, karena stok yang digunakan adalah stok bahan baku racik dari produk retail.

3) Jasa: Produk yang berbentuk layanan seperti pemeriksaan/tindakan medis, konsultasi atau sewa kamar.

TIPS:

Pada master Grup Produk terdapat fitur untuk menginput pembagian profit, seperti fee dokter, fee asisten dokter, fee saran dan fee alat terhadap layanan, tindakan atau obat yang diberikan ke pasien.

Dalam menginput nama grup item produk, sebaiknya anda tentukan yang paling umum atau tidak terlalu spesifik. Misalnya grup OBAT, ALKES, KAMAR, TINDAKAN dst.

Namun anda pun boleh saja mengisi dengan sedikit menjurus produk tertentu, misalnya OBAT GENERIK, OBAT ANAK, KAMAR BERSALIN dll.

Untuk menampilkan data Grup yang telah diinput klik View.

Page 19: Manual Book MIS

Medical Information System 18

Data Master Item Produk

Page 20: Manual Book MIS

Medical Information System 19

View data master Item Produk :

Produk Retail

Selain menginput harga jual dan HPP, jika item merupakan jenis retail, maka anda bisa langsung memasukan stok terkini melalui form ini, tapi bisa anda abaikan dulu jika anda tidak memiliki data stok saat ini dan anda bisa menginputnya kemudian. Pada produk retail, stok terbagi menjadi 2 jenis, yaitu :

1) Stok Toko; yaitu stok yang berada di depan (apotek), artinya stok tersebut dapat langsung digunakan untuk transaksi penjualan.

2) Stok Gudang; yaitu stok yang tidak bisa langsung digunakan dalam transaksi penjualan, dimana untuk dapat digunakan transaksi, maka stok harus di-mutasi-kan dulu dari Gudang ke Toko melalui form Transaksi Mutasi.

Di dalam implementasinya anda tidak harus menggunakan stok Gudang, anda cukup menggunakan stok Toko saja untuk memudahkan pengelolaan stok.

Produk Racikan

Dalam menginput produk racikan hampir sama seperti produk retail, namun anda tidak perlu menginput stok. Karena stok akan menggunakan stok produk retail yang menjadi komposisinya melalui form “Edit Komposisi (akan dijelaskan kemudian).

Produk Jasa

Berbeda dengan 2 jenis produk sebelumnya, produk jasa ini berbentuk pelayanan yang ada

dalam klinik anda. Seperti yang sudah dijelaskan diatas bahwa produk saja bisa berupa konsultasi, pemeriksaan medis, kamar dll. Khusus untuk produk pemeriksaan medis, anda harus menentukan apakah pemeriksaan medis tersebut memerlukan laporan medis atau tidak, seperti Medical Check Up, Radiology dan sejenisnya. Jika memiliki laporan medis maka anda

harus menginput komposisi pemeriksaan medis apa saja yang ada di dalamnya melalui form “Edit Komposisi Paket Produk Pemeriksaan Medis” (akan dijelaskan kemudian).

Page 21: Manual Book MIS

Medical Information System 20

Data master Item Produk bisa juga diinput melalui metode Import dari template file Excell,

caranya sama dengan metode import Pasien dan Perusahaan. Namun untuk templatenya anda harus menggunakan file IMPORT_ITEM.xls yang juga berada di folder hasil instalasi atau secara default di C:\Program Files\MIS

Di dalam file IMPORT_ITEM.xls terdapat kolom Kode_Group_Item yang harus diisi, oleh sebab itu anda harus menginput data master Group Produk terlebih dahulu agar nantinya data produk bisa terhubung dengan groupnya.

Data Master Item Non Produk

Transaksi nantinya juga bisa mencatat pengeluaran dan penerimaan kas selain dari transaksi penjualan dan pembelian. Seperti beban listrik, beban telepon, beban gaji dll.

Data Master Pemeriksaan Medis

Selain data master yang berhubungan dengan transaksi, adapun data master pemeriksaan medis yang nantinya akan diolah menjadi laporan medis untuk diberikan ke pasien/perusahaan member, seperti laporan Medical Check Up. Data master ini tentu saja berhubungan dengan data medis yang telah distandarisasikan di dunia kedokteran.

Sebagai saran untuk anda, buatlah list terlebih dahulu data pemeriksaan apa yang ada pada klinik anda, misalnya anamnesa, laboratory, radiology, dll, lalu 1 tingkat di bawah anamnesa misalnya kebiasaan hidup,, lalu 1 tingkat dibawah kebiasaan hidup misalnya merokok, alkohol dll. Secara umum ada 3 struktur tingkatan data master pemeriksaan medis sbb :

Grup Pemeriksaan

Sub Group Pemeriksaan

Detail Pemeriksaan

General Report Sub Report

Page 22: Manual Book MIS

Medical Information System 21

Laporan medis dibagi menjadi 2 jenis laporan yaitu :

1) General Report: Laporan medis yang berisi hasil pemeriksaan secara umum dari seluruh

pemeriksaan yang dilakukan dan tidak berupa data spesifik. 2) Sub Report: Laporan medis dalam bentuk rincian detail hasil pemeriksaan medis, dimana

terdapat perbandingan hasil pemeriksaan dengan nilai rujukan, sehingga secara otomatis dapat diketahui apakah hasil pemeriksaan tersebut normal atau abnormal.

Data Master Grup Pemeriksaan :

Data Master Sub Group Pemeriksaan :

Page 23: Manual Book MIS

Medical Information System 22

Data Master Detail Pemeriksaan :

Kesimpulan hasil pemeriksaan pada Sub Report dapat anda tampilkan pada General Report, caranya inputlah sebuah pemeriksaan dengan nama “Hasil” pada data master Sub Group Pemeriksaan medis, lalu untuk kolom Sub Report anda pilih “No” karena akan dimasukkan ke dalam General Report.

Data field Sub Report inilah yang menentukan apakah

detail pemeriksaan akan masuk ke dalam General Report atau Sub Report. Jika diisi dengan “Yes” maka merupakan sub report, dan

anda harus mengisi detail nilai rujukan yang ada

Untuk nilai desimal gunakan koma “,”

Page 24: Manual Book MIS

Medical Information System 23

Edit Pilihan Hasil MCU :

Anda bisa menginput jawaban/entri hasil disini. Ini akan membantu mempercepat proses input hasil pemeriksaan medis, karena sudah ada templatenya.

Data Master Daftar Penyakit :

Untuk kemudahan dalam penginputan dan pengelompokan penyakit saat proses pasien, maka

perlu dilakukan input data master daftar penyakit.

Data Master HR :

MIS juga dilengkapi dengan fasiltas sederhana untuk pengelolaan gaji pegawai. Untuk mengaksesnya silahkan klik menu HR, disana terdapat 2 sub menu Input Pegawai dan Proses Payroll.

Input Pegawai Tahap awal yang perlu dipersiapkan adalah anda harus menginput data master Pegawai terlebih dahulu melalui menu Master > Input Data HR > Input Pegawai. Isilah data

pegawai dengan lengkap sampai pada basic informasi payroll yang nantinya berguna sebagai dasar proses penggajian pegawai setiap bulannya.

Page 25: Manual Book MIS

Medical Information System 24

Proses Payroll

Pada Aplikasi Niaga proses penggajian/payroll dilakukan setiap bulannya mengikuti standard perusahaan pada umumnya. Untuk memprosesnya ikutilah langkah berikut ini: � Klik menu Master > Input Data HR > Proses Payroll. (atau bisa juga dari form Input

Pegawai klik View)

� Lalu akan muncul form View Data Pegawai.

� Klik tombol “Proses Payroll”.

Page 26: Manual Book MIS

Medical Information System 25

� Masukan Bulan penggajian:

� Masukan Tahun penggajian:

� Klik OK untuk memproses Payroll pada bulan dan tahun yang dipilih.

� Selanjutnya akan muncul form pengeditan data payroll dengan dilengkapi fasilitas

pencetakan Slip Gaji dan Laporan Gaji Pegawai.

Selain dari Gaji Pokok dan Tunjangan Tetap yang sudah diinput pada data master Pegawai, pada form ini ada berbagai Tunjangan Tidak Tetap dan Uang Lembur yang bisa anda edit langsung pada tabel Payroll.

� Setelah data payroll disiapkan, selanjutnya anda bisa mencetak Slip Gaji dan juga Laporan Payroll untuk periode yang sedang ditampilkan.

Page 27: Manual Book MIS

Medical Information System 26

Slip Gaji:

Laporan Payroll :

Perlu diketahui, total beban gaji tidak otomatis masuk dalam perhitungan Arus Kas, jadi anda perlu menginput secara manual nilai nominalnya ke dalam account Beban Gaji melalui

transaksi Arus Kas Non-Produk.

Page 28: Manual Book MIS

Medical Information System 27

EDIT DATA

Data master yang telah diinput ada beberapa yang masih perlu diolah kembali, sebagai contoh misalnya paket produk jasa medis yang masih perlu diinput item pemeriksaan apa saja yang

ada di dalamnya, atau ada juga obat racikan yang masih perlu diinput komposisi dan takaran obat di dalamnya. Selain itu bisa juga data produk yang telah diinput mungkin perlu diedit kembali harga atau stoknya.

Edit Harga dan Stok Produk

Pengeditan harga dan informasi barang, untuk 3 jenis produk Retail, Racikan dan Jasa dapat dilakukan pada form ini.

Anda dapat mencari nama item atau kode barang, melalui kotak pencarian, dan untuk tampilan produk pada tabel juga diklasifikasikan berdasarkan jenisnya.

Page 29: Manual Book MIS

Medical Information System 28

Edit Komposisi Paket Produk Jasa dengan Pemeriksaan Medis

Setiap produk jasa pemeriksaan medis yang memiliki laporan medis, harus diinput komposisinya pada form ini. Komposisi merujuk pada data grup pemeriksaan medis yang telah anda input sebelumnya. Anda cukup memilih produk pada sisi kiri dan memasukan daftar pemeriksaan apa saja melalui tombol “Tambah” pada sisi kanan, maka akan muncul form ini :

Dengan memasukan komposisi detail pemeriksaan, maka ini akan membedakan antar paket produk jasa medis yang ada di klinik anda.

Komposisi ini akan menjadi referensi ketika anda akan menginput hasil pemeriksaan medis, dimana data pemeriksaan yang akan tampil pada form hasil medis nantinya adalah data-data yang telah anda setting di form ini.

Page 30: Manual Book MIS

Medical Information System 29

Edit Komposisi Produk Racikan

Seperti telah dijelaskan sebelumnya, bahwa produk racikan tidak memiliki stok melainkan mengambil stok langsung dari produk retail yang menjadi komposisinya. Caranya mirip seperti anda menginput paket jasa medis, hanya saja disini yang anda pilih adalah produk retail dan

juga berapa jumlah stok yang digunakan. Ketika nanti anda melakukan transaksi penjualan untuk produk racikan ini, maka stok retail akan berkurang sesuai jumlah yang telah anda input disini.

Selain itu perlu diketahui, bahwa harga jual yang digunakan untuk obat racikan adalah dengan

cara menjumlahkan harga jual dari tiap item yang ada dalam komposisinya, lalu totalnya akan ditambah dengan Tuslag. Proses penjumlahan ini akan dilakukan secara otomatis saat anda melakukan penambahan atau penghapusan komposisi item racikan.

Page 31: Manual Book MIS

Medical Information System 30

TUGAS

Semua kegiatan operasional pada klinik dan apotek akan dilakukan melalui menu Tugas ini,

seperti Transaksi dan Pendaftaran Klinik.

Pendaftaran Klinik Berikut ini adalah alur proses pendaftaran klinik yang dapat dijalankan melalui sistem :

Form Pendaftaran Klinik :

Form pendaftaran ini digunakan untuk melakukan registrasi baik rawat jalan maupun rawat

inap. Dengan adanya data pendaftaran ini, maka proses antrian pasien akan terpantau dengan

mudah, dan data ini akan dijadikan dasar proses pasien selanjutnya, misalnya untuk dilakukan

tindakan tertentu ataupun nanti saat dilakukan pembayaran di kasir.

Page 32: Manual Book MIS

Medical Information System 31

View data pendaftaran yang telah diinput :

Pilihlah data pendaftaran yang telah diinput, lalu anda dapat memproses pasien dengan klik tombol Proses Pasien di bawah. Selain itu anda juga dapat melihat informasi Riwayat Medis dan membuat Surat Keterangan Dokter jika diperlukan.

Proses Pasien :

Input bisa dipilih menggunakan Kode Item atau Barcode, atau bisa juga klik tombol Search untuk cari berdasarkan nama obat

Shortcut langsung menuju ke form transaksi kasir untuk pembayaran total biaya pasien (closing)

Page 33: Manual Book MIS

Medical Information System 32

Ketika anda melakukan penginputan item baik item obat maupun jasa/tindakan, maka anda

akan diminta untuk menginput Dokter yang memberikan resep atau yang melakukan tindakan. Khusus penginputan jasa/tindakan disertai juga dengan penginputan asisten dokter (jika ada).

Input dokter yang meresepkan obat:

Input dokter dan asisten yang melakukan tindakan:

Jika kita ingin melihat inputan dokter/asisten yang telah diinput, silahkan di-scroll ke kanan pada tabel item detail, dimana anda dapat melihat ID Dokter dan ID Asistennya.

Penginputan dokter dan sisten ini bertujuan untuk memberikan informasi yang lebih detail, karena dalam perawatan pasien bisa jadi akan dilakukan tindakan lebih dari 1 dokter dan asisten. Selain itu juga akan menentukan fee yang akan diterima oleh dokter dan asisten tersebut, yang bisa dilihat pada laporan kontribusi dan fee.

Page 34: Manual Book MIS

Medical Information System 33

Pada form ini, jika anda input berupa item jasa yang

memiliki laporan pemeriksaan medis, maka tombol “Input Laporan Medis” akan otomatis muncul, dan anda bisa langsung melakukan penginputan hasil pemeriksaan medis

disini. Namun ada cara lain yaitu dengan melalui menu Informasi > Hasil Pemeriksaan Medis, cara input laporan medis ini akan dijelaskan kemudian (pada bagian lain).

Registrasi Rawat Inap :

Untuk menginput rawat inap sangat mudah, pada pojok kanan atas form Proses Pasien terdapat kotak isian Rawat Inap, silahkan anda masukan data-data yang ada lalu klik tombol

“Check-In” untuk memulai Inap yang artinya pada saat itu pasien sudah masuk ke kamar yang dimaksud.

Program akan otomatis menginputkan tagihan item kamar ke dalam produk jasa seperti gambar berikut :

Untuk proses check-out anda cukup mengisi Tanggal Out dan menekan tombol “Check-Out”, maka otomatis informasi tanggal in dan out akan masuk ke kolom Deskripsi Item pada item

Page 35: Manual Book MIS

Medical Information System 34

Kamar yang ada di list produk Jasa yang telah diinput sebelumnya. Seluruh biaya ini nanti

akan ditagihkan melalui transaksi pembayaran klinik kepada pasien/penjamin.

Pembayaran Deposit :

Jika selama proses pendaftaran atau perawatan pihak pasien melakukan pembayaran deposit, maka anda bisa menginput pembayaran tersebut pada form Proses Pasien, dimana disana anda dapat meng-klik tombol “Bayar Deposit”, selanjutnya akan muncul form seperti di atas. Masukkan jumlah Dibayar dan tekan Bayar. Setelah itu otomatis akan muncul tampilan Kwitansi Deposit yang siap dicetak.

History Pembayaran Deposit :

Untuk melihat seluruh pembayaran deposit yang telah dilakukan, dapat anda lihat informasinya melalui tab “History Sub Pembayaran Deposit”, dan disini pun anda dapat mencetak ulang kwitansi deposit jika diperlukan.

Page 36: Manual Book MIS

Medical Information System 35

Surat Keterangan Dokter :

Kembali ke form View Pendaftaran, pada bagian bawah form terdapat fitur atau tombol untuk membuat “Surat Keterangan Dokter”.

Page 37: Manual Book MIS

Medical Information System 36

Surat Rujukan :

Pada form View Pendaftaran, juga terdapat fitur untuk membuat “Surat Rujukan”.

Page 38: Manual Book MIS

Medical Information System 37

Transaksi Semua kegiatan transaksi dilakukan melalui form berikut ini. Ada beberapa pilihan jenis transaksi yang bisa anda buka sebagai berikut.

Klik “Buka” untuk membuka transaksi dan “View” untuk melihat data transaksi yang telah diinput.

Penerimaan Pembayaran Klinik :

Setelah serangkaian proses pendaftaran, pemeriksaan atau perawatan pasien telah selesai dilakukan, selanjutnya adalah proses pembayaran klinik.

Yang perlu anda lakukan pertama kali adalah menginput Posting Account untuk transaksi.

selanjutnya menginput No. Pendaftaran, dengan cara menekan tombol cari pada kotak

referensi pendaftaran. Lalu pilih pendaftaran yang dimaksud dari list yang ditampilkan, selanjutnya klik “OK”.

Page 39: Manual Book MIS

Medical Information System 38

Kembali ke form transaksi, disana akan muncul tombol “Import Data Item ke Transaksi”

yang fungsinya adalah untuk memasukan seluruh data obat dan tindakan yang telah diinput sebelumnya dari proses pendaftaran. Klik tombol import tersebut dan data-data akan otomatis terinput ke dalam list Detail Transaksi. Ini akan memudahkan kasir di dalam menginput transaksi.

Isilah jumlah Dibayar sesuai dengan jumlah uang yang dibayarkan oleh pihak pasien. Apabila pasien sudah melakukan pembayaran deposit sebelumnya (pada saat pendaftaran), maka jumlah deposit akan terinput otomatis ke kotak isian Dibayar. Tapi perlu diingat, bahwa nanti yang anda input ke kotak Dibayar adalah jumlah deposit + jumlah pembayaran saat itu.

Agar tidak rancu, sistem akan otomatis membuat keterangan pada kwitansi bahwa jumlah dibayar sudah termasuk pembayaran deposit sebesar sekian.

Masih mengenai pembayaran, perlu diketahui bahwa metode pembayaran ada 2 jenis yaitu :

1) Lunas: pembayaran sesuai yang ditagihkan, baik dengan tunai, kartu debit ataupun kredit. 2) Piutang: pembayaran tidak dilakukan saat itu sehingga menjadikan status transaksi

menjadi Piutang. Anda perlu menginput tanggal jatuh tempo sebagai informasi penagihan.

Metode tagihan ini biasanya digunakan untuk pasien yang memiliki kerjasama dengan asuransi atau pasien dari perusahaan/corporate yang menjadi member di klinik anda.

Untuk pembayaran yang tidak dibayarkan secara penuh/sebagian dari total yang semestinya dibayar ini tetap merupakan metode pembayaran dengan jenis Tagihan, sebagai contoh misalnya total biaya Pasien A yang merupakan member asuransi adalah 2 juta, namun yang

dicover asuransi 1,5 juta. Maka pasien harus membayar cash sebesar 500rb tunai. Cara untuk menginputnya ke dalam transaksi pada aplikasi adalah anda cukup memasukkan nilai ke kotak Dibayar sebesar 500.000, maka jika transaksi sudah disimpan yang akan tercetak adalah

kwitansi untuk pembayaran 500rb dan faktur tagihan 1,5 juta yang harus ditandatangani pasien untuk ditagihkan ke pihak asuransi.

Penerimaan Penjualan Apotek :

Input bisa dipilih menggunakan Kode Item atau Barcode, atau bisa juga klik tombol Search untuk cari berdasarkan nama obat

Klik tombol ini untuk menginput pembayaran non-tunai, misalnya dengan kartu debit atau kredit

Page 40: Manual Book MIS

Medical Information System 39

Jenis transaksi ini berfungsi untuk melakukan penjualan umum obat/alkes di apotek saja, dan tidak berhubungan dengan pelayanan klinik seperti jasa pemeriksaan/tindakan medis.

Mengenai pembayaran tersedia pembayaran dengan cara non-tunai, misalnya dengan kartu debit dan kredit. Caranya dengan klik tombol “Bayar Non-Tunai” lalu silahkan input data kartu yang digunakan untuk transaksi tersebut, contoh sbb:

Penginputan pembayaran harus dilakukan setelah semua item diinput.

Order Pembelian (Create PO) :

Aplikasi ini dilengkapi dengan pembuatan dokumen order pembelian barang atau lebih dikenal dengan istilah PO (Purchase Order). Fungsinya adalah untuk membuat pesanan sejumlah

barang (obat/alkes) ke supplier. PO ini nanti akan digunakan sebagai referensi input pada saat transaksi pembelian.

Page 41: Manual Book MIS

Medical Information System 40

Pembelian Produk & Bahan Baku :

Transaksi pembelian atas produk retail seperti obat/alkes dl) dapat dilakukan melalui form ini. Transaksi dapat dilakukan berdasarkan PO yang telah dibuat sebelumnya atau dapat juga anda langsung input.

Jika berdasarkan PO, maka anda harus menginput No. PO dengan cara mencari dari daftar PO

yang telah diinput. Tekan tombol cari , lalu pilih PO yang dimaksud dan tekan “OK”. Kembali ke form transaksi, selanjutnya anda perlu memilih alokasi barang apakah ke Toko atau ke Gudang, mengenai stok Toko dan Gudang ini telah dibahas sebelumnya.

Untuk pembayaran ada 2 metode : 1) Lunas: pembayaran langsung dilunasi. 2) Hutang: dengan cara hutang ke supplier.

Opsional: Setelah anda melakukan transaksi atas pembelian obat dari supplier, ada baiknya anda

lakukan juga update tanggal expired dari obat tersebut melalui form Edit Informasi Harga dan Stok Produk. Lalu cari dan edit tanggal expired dari obat-obatan yang telah dibeli tersebut.

Page 42: Manual Book MIS

Medical Information System 41

Transaksi Arus Kas Non Produk :

Selain transaksi yang berhubungan dengan produk, anda bisa melakukan transaksi atas segala sesuatu yang bersifat mengurangi atau menambah kas. Misalnya menginput beban listrik, air, telepon, dan beban-beban operasional lainnya. Atau menginput Setoran Modal, Dividen dan

lain-lain. Dengan begitu keadaan kas akan tetap terkontrol dan laporan yang disajikan akan menggambarkan keadaan kas yang riil.

Saran untuk anda, dalam hal input beban operasional dapat dilakukan sekali saja untuk seluruh beban dalam 1 transaksi, misalnya pada akhir bulan. Tujuannya adalah untuk meringkaskan data transaksi.

Koreksi Stok :

Page 43: Manual Book MIS

Medical Information System 42

Koreksi stok dilakukan jika terjadi retur, kesalahan transaksi, pemakaian barang diluar transaksi atau kerusakan barang.

Mutasi Stok :

Mutasi stok dilakukan untuk jika terjadi pemindahan stok dari Gudang ke Toko atau pun sebaliknya.

Edit Input untuk seluruh jenis Transaksi :

Ketika anda menginput item detail transaksi, kebetulan anda salah memasukan data seperti

salah input jumlah, diskon dll atau anda ingin mengubah harganya. Maka untuk mengeditnya anda bisa men-double-click item yang dimaksud, maka otomatis form Edit Input akan muncul sebagai berikut :

Double Click

Page 44: Manual Book MIS

Medical Information System 43

View Transaksi (melihat seluruh transaksi yang telah diinput) :

Anda dapat melakukan pengelolaan terhadap transaksi yang diinput melalui form View

transaksi ini. Seperti pembayaran piutang/hutang, mencetak dokumen, mengedit informasi transaksi lainnya.

Transaksi yang telah diinput tersebut tidak dapat dihapus, dan untuk detail transaksinya pun tidak bisa diedit. Jika anda melakukan kesalah atas input transaksi maka anda bisa mengubah statusnya menjadi cancel, dengan memilih transaksi yang dimaksud lalu ke kolom Status dan ubah menjadi “CANCEL”.

Perhatian! Jika transaksi yang dicancel mengandung stok retail atau racikan maka anda harus melakukan koreksi atas stok tersebut secara manual melalui transaksi koreksi. Untuk koreksi transaksi penjualan anda harus lakukan koreksi penambahan stok karena stok telah berkurang akibat transaksi penjualan tersebut, dan sebaliknya untuk koreksi transaksi pembelian adalah koreksi pengurangan stok.

Pembayaran Piutang/Hutang :

Page 45: Manual Book MIS

Medical Information System 44

Pembayaran piutang/hutang dapat anda lakukan pada form View melalui tombol “Pembayaran Piutang” untuk transaksi penjualan dan “Pembayaran Hutang” untuk transaksi pembelian.

Cara pembayaran piutang/hutang mirip dengan cara pembayaran deposit, dengan mengisi jumlah dibayar dan klik Bayar.

Jika pembayaran sudah lunas, maka otomatis akan mengubah status transaksi dari piutang/hutang menjadi lunas.

History Pembayaran Piutang/Hutang :

Pada tab ini anda bisa melihat history pembayaran yang telah dilakukan.

Page 46: Manual Book MIS

Medical Information System 45

INFORMASI

Data yang telah diinput dapat sewaktu-waktu diakses atau dapat diolah kembali untuk kebutuhan tertentu. Pada menu Informasi ini akan memudahkan anda untuk mengakses informasi tertentu untuk dicetak maupun diedit kembali.

Hasil Medical Check Up

Data Pendaftaran untuk Entri Hasil Pemeriksaan Medis/MCU :

Informasi yang tampil diatas adalah data Pendaftaran yang di dalamnya terdapat item Jasa Pemeriksaan Medis. Tentu saja ini akan memudahkan staf medis untuk mengakses data pendaftaran yang akan diinput hasil pemeriksaan medisnya.

Pada bagian sebelumnya telah disampaikan untuk menginput laporan medis ini bisa melalui

form Proses Pasien dan melalui form Entri ini. Tinggal anda pilih saja melalui cara mana yang paling mudah bagi anda.

Untuk menginput hasil pemeriksaan anda pilih pendaftaran yang dimaksud, lalu klik tombol “Input Laporan Medis” maka akan muncul form Hasil Pemeriksaan dibawah ini.

Page 47: Manual Book MIS

Medical Information System 46

Input Hasil Pemeriksaan :

Perlu anda ketahui, daftar tampilan item pemeriksaan yang muncul pada tabel ini

menyesuaikan dengan komposisi paket jasa medis yang sudah anda set dari awal (lihat pembahasan Edit Komposisi Paket Produk Jasa dengan Pemeriksaan Medis).

Pada form ini anda dapat langsung menginput hasil pada kolom Hasil Pemeriksaan. Form ini juga dilengkapi filter data berdasarkan Group, Sub Group atau Nama Pemeriksaan tertentu,

bisa juga menampilkan hanya hasil yang normal, abnormal atau hasil yang belum dan sudah diisi. Intinya akan memudahkan staf medis dalam menginput data pemeriksaan yang dimaksud.

Di bagian bawah tabel hasil terdapat kotak Pilih Hasil yang berfungsi untuk mempercepat penginputan, dimana anda tinggal memilih jawaban hasil dari template yang sudah ada.

Untuk laporan medis nantinya tidak hanya menampilkan laporan pemeriksaan saja, namun

selain itu juga ada lembaran cover. Di dalam cover tersebut terdapat team Dokter yang memeriksa dari tiap jenis pemeriksaan yang ada. Untuk menginputnya anda dapat anda lakukan pada bagian paling bawah form ini, yaitu nama dokter dan asisten pemeriksa (optional).

Di samping itu, pada form ini juga terdapat fungsi untuk menambah dan menghapus item pemeriksaan, ada 3 macam tombol di pojok bawah kanan form diantaranya :

• Tambah: untuk menambah item pemeriksaan • Hapus: untuk menghapus satu item pemeriksaan yang dipilih • Hapus Data Kosong: menghapus semua item pemeriksaan yang kolom hasilnya tidak diisi atau kosong, ini sangat direkomendasikan karena jika data kosong dibiarkan akan

berpengaruh terhadap kapasitas database dan performa aplikasi. Tentunya ini dapat anda lakukan setelah anda telah mengisi seluruh hasil pemeriksaan.

Page 48: Manual Book MIS

Medical Information System 47

Hasil pemeriksaan medis yang telah diinput dapat langsung dicetak melalui form ini dengan klik tombol “Cetak Laporan Medis” :

Pilih bagian laporan yang akan dicetak :

Reports Cover :

Page 49: Manual Book MIS

Medical Information System 48

Personal Identity :

General Medical Report :

Page 50: Manual Book MIS

Medical Information System 49

Sub Report :

Riwayat Medis

Anda dapat mencetak informasi diriwayat medis pasien setiap saat, terutama biasanya ketika pasien akan berobat :

Page 51: Manual Book MIS

Medical Information System 50

Agar informasi dalam riwayat medis ini selalu terpenuhi, maka anda harus selalu menginput kotak Kesimpulan hasil diagnosa pada form Proses Pasien.

Page 52: Manual Book MIS

Medical Information System 51

Status Kamar Rawat Inap

Informasi ini dibutuhkan ketika akan melakukan booking ruangan rawat inap, ada kalanya sebelum registrasi, pasien ingin menanyakan terlebih dahulu kamar yang kosong/available.

Daftar Transaksi Non-Tunai

Pada form ini anda dapat melihat daftar pembayaran yang dilakukan dengan menggunakan kartu debit dan kredit (non-tunai).

Page 53: Manual Book MIS

Medical Information System 52

DOKUMEN BERJALAN

Seperti yang telah dijelaskan di awal, bahwa sistem akan mengeluarkan dokumen berjalan seperti kwitansi, faktur, tanda terima dan sebagainya. Berikut ini adalah tampilannya.

Kwitansi Pembayaran Lunas :

Nota Pembayaran :

Kwitansi dan nota menggunakan kertas ukuran A5 (setengah A4) dengan orientasi landscape, yang biasanya menggunakan kertas continuous form pada printer dotmatrix. Printer saat ini yang umum digunakan seperti Epson LX300 atau LX310.

Page 54: Manual Book MIS

Medical Information System 53

Struk Pembayaran (alternatif bukti pembayaran selain Nota Pembayaran) :

Struk menggunakan kertas roll seperti umumnya digunakan pada minimarket, yang dapat menggunakan printer kecil seperti Epson u220 dengan ukuran lebar kertas 75 atau 76mm

Kwitansi Pembayaran Deposit :

Page 55: Manual Book MIS

Medical Information System 54

Kwitansi Sub Payment (untuk pembayaran tagihan dengan cara cicilan) :

Faktur :

Page 56: Manual Book MIS

Medical Information System 55

Faktur Tagihan Gabungan per Instansi Corporate/Asuransi :

Page 57: Manual Book MIS

Medical Information System 56

LAPORAN

MIS memiliki berbagai macam laporan yang siap pakai seperti laporan keuangan, persediaan, payroll sampai dengan laporan medis untuk perusahaan. Setiap kali ingin melihat laporan, biasanya anda akan diminta untuk memasukan filter data

berdasarkan tanggal periode yang anda inginkan sbb:

Atau bisa juga berdasarkan periode buka dan tutup buku sbb:

Laporan Keuangan

Laporan keuangan berisi berbagai macam bentuk laporan yang menggambarkan kondisi

keuangan klinik dan apotek anda, seperti arus kas, laba rugi dll. Dilengkapi juga dengan laporan kontribusi dan fee, dimana anda dapat melihat rekap fee dari seluruh tenaga medis baik dokter mapupun asisten dokter berdasarkan kontribusi mereka selema periode tertentu.

Page 58: Manual Book MIS

Medical Information System 57

Laporan Arus Kas (Cash Flow):

Laporan Laba Rugi :

Page 59: Manual Book MIS

Medical Information System 58

Laporan Rekapitulasi Transaksi (General Ledger) :

Model Summary

Model Rinci

Selain GL per periode, anda juga bisa melihat laporan GL berdasarkan tanggal awal dan akhir yang bebas anda tentukan sendiri.

Page 60: Manual Book MIS

Medical Information System 59

Laporan Kasir (Kas Masuk):

Laporan Profit :

Page 61: Manual Book MIS

Medical Information System 60

Laporan Transaksi Non-Tunai

Laporan Kontribusi dan Fee :

Page 62: Manual Book MIS

Medical Information System 61

Page 63: Manual Book MIS

Medical Information System 62

Laporan Persediaan

Laporan Persediaan Gudang & Toko:

Page 64: Manual Book MIS

Medical Information System 63

Laporan Stok Opname:

Laporan Stok Warning (jika sudah kurang dari stok minimal):

Laporan Stok Expired:

Page 65: Manual Book MIS

Medical Information System 64

Daftar Seluruh Obat & Alkes:

Laporan Klinik

Laporan UPK (Pasien Pengunjung):

Laporan Penyakit (10 Terbanyak):

Page 66: Manual Book MIS

Medical Information System 65

Laporan Payroll

Pada pembahasan data master HR sebelumnya sudah dijelaskan mengenai bentuk Laporan Payroll dan Slip Gaji. Untuk itu, pada bagian ini akan tidak dibahas kembali. Sedangkan untuk bentuk laporan daftar pegawai bentuknya sebagai berikut:

Laporan Medis Perusahaan

Adapun laporan rekapitulasi MCU penunjang untuk analysis kesehatan karyawan bagi perusahaan member. Ini bisa menjadi nilai tambah bagi klinik anda.

Page 67: Manual Book MIS

Medical Information System 66

Rekapitulasi MCU standard & cross-tab :

Page 68: Manual Book MIS

Medical Information System 67

Rekapitulasi MCU per diseases (penyakit) :

Top list diseases, contoh :

Page 69: Manual Book MIS

Medical Information System 68

Diseases per department, contoh :

Page 70: Manual Book MIS

Medical Information System 69

KONFIGURASI SISTEM

Mengubah Regional dan Setting Format ke Indonesia

Sebelum menjalankan MIS, anda harus mengubah regional setting di Windows menjadi

Indonesia, dengan cara : � Masuk ke Control Panel � Pilih/double klik Regional and Language Options � Lalu untuk pilihan Standard and formats, pilih Indonesia

� Klik OK.

Setting Compatibility (Khusus Windows 7) � Jika muncul runtime error pada saat menjalankan MIS di Windows 7 (terutama versi 64 bit),

berarti anda perlu melakukan setting Compatibility. Caranya dengan klik kanan pada file MIS.exe di folder hasil instalasi dan lakukan setting sebagai berikut:

� Centang pada “Run this program in compatibility mode for” � Dan pilihlah Windows XP (Service Pack 3) � Lalu centang juga pada “Run this program as an administrator”

� Klik OK

Page 71: Manual Book MIS

Medical Information System 70

Setting Lokasi Database Setting lokasi database secara default mengacu ke folder C:\Program Files\MIS

Jika anda menggunakan Windows XP atau Windows 7 versi 32-bit maka tidak perlu mengubah settingan tersebut. Namun jika anda menggunakan Windows 7 versi 64-bit maka aplikasi dan database akan

terinstall di C:\Program Files (x86)\MIS, sehingga anda perlu mengubah settingannya. Untuk itu lakukanlah langkah berikut ini

� Jalankan software MIS � Pada form login klik “Set Koneksi Database”

� Isilah lokasi database dengan C:\Program Files (x86)\MIS

Seperti contoh dibawah:

Page 72: Manual Book MIS

Medical Information System 71

Menghubungkan server dan client MIS pada Jaringan Komputer (LAN)

MIS dapat diinstall pada beberapa komputer yang saling terkoneksi melalui jaringan atau LAN. Sebelum melakukan konfigurasi, sebaiknya anda pastikan terlebih dahulu

bahwa jaringan sudah terkoneksi dengan baik. Selanjutnya, langkah awal yang harus dilakukan adalah menentukan salah satu komputer yang akan dijadikan server MIS sebagai pusat database, dan komputer-

komputer lain nanti akan bertindak sebagai clientnya. Untuk mengkonfigurasikannya anda perlu melakukan setting pada server dan client sebagai

berikut :

1) Setting Server

Pada sisi server anda harus melakukan sharing folder dimana program MIS diinstall.

Server Windows XP

Jika anda menggunakan Windows XP sebagai server, maka sebelumnya anda perlu memastikan bahwa sistem tidak menggunakan Simple Sharing. Ini bisa anda cek melalui : • Masuk ke Windows Explorer

• Klik Tools > Folder Options • Lalu klik tab View, dan pastikan bahwa “Use simple file sharing” tidak tercentang

seperti gambar berikut :

• Klik OK

Selanjutnya anda bisa langsung melakukan sharing folder MIS yang secara default terinstall di folder C:\Program Files\MIS

Langkah sharing foldernya adalah sebagai berikut:

� Klik kanan folder MIS, dan klik “Sharing and Security”

Page 73: Manual Book MIS

Medical Information System 72

� Selanjutnya akan muncul tampilan form MIS Properties sebagai berikut :

� Pilihlah option “Share this folder” lalu isi share name dengan MIS$ Tujuan menambahkan tanda $ pada MIS$ adalah agar ketika komputer server ini diakses dari jaringan maka folder ini tidak akan kelihatan, sehingga lebih aman.

� Lalu klik tombol “Permission”, dan berikan akses allow Change pada user Everyone seperti gambar di bawah.

Page 74: Manual Book MIS

Medical Information System 73

� Selanjutnya jika anda menggunakan file system NTFS maka anda harus melakukan setting Security, dengan cara klik tab Security seperti gambar berikut. Lalu berikanlah akses allow Modify pada user Everyone.

� Jika user Everyone tidak ada, maka anda harus menambahkannya dengan cara klik

tombol “Add”, lalu ketik “Everyone” dan klik OK.

� Lalu lakukan setting allow Modify seperti cara yang sudah dijelaskan di atas. � Terakhir klik OK.

Page 75: Manual Book MIS

Medical Information System 74

Server Windows 7 Jika anda ingin menjadikan Windows 7 sebagai server MIS, maka ada setting sharing folder yang harus dilakukan dan cara ini sedikit berbeda dengan cara di Windows XP (yang telah

dijelaskan sebelumnya), sebagai berikut: � Cari folder hasil instalasi MIS, secara default ada di C:\Program Files\MIS tapi jika

versi Windows 7 64 bit biasanya akan berada di C:\Program Files (x86)\MIS � Klik kanan folder MIS dan pilih properties, lalu klik tab Sharing. � Selanjutnya untuk mengaktifkan sharing klik tombol “Advanced Sharing”. � Lakukan setting dengan centang “Share this folder” lalu ketika Share name dengan MIS$

� Berikutnya klik tombol “Permissions” lalu berikan hak akses allow Change pada user Everyone.

� Untuk tahapan tersebut silahkan lihat gambar berikut:

Setelah setting sharing folder, selanjutnya jangan lupa untuk melakukan setting Security, dengan cara sebagai berikut.

� Masih pada form MIS Properties klik tab Security, lalu klik tombol Edit

� Cari user name Everyone, jika belum ada klik tombol Add

Page 76: Manual Book MIS

Medical Information System 75

� Lalu berikan permission user Everyone tersebut dengan Allow pada Modify, dan klik OK.

Setelah setting sharing folder dan security permission dilakukan, langkah terakhir yang

perlu dilakukan pada Windows 7 adalah mendisable password protected sharing, karena jika statusnya ON, maka bisa menghalangi pengaksesan ke folder MIS di server, sbb: � Klik start dan ketik: advanced sharing � Lalu tekan Enter, maka akan muncul window Advanced Sharing Settings

Page 77: Manual Book MIS

Medical Information System 76

� Cari atau scroll ke bawah sampai menemukan Password protected sharing seperti

gambar di atas. � Lalu pilih Turn off password protected sharing � Simpan dengan klik tombol Save changes yg berada di bawah.

2) Setting Client

Setelah server dan jaringan sudah dikonfigurasikan dengan benar, selanjutnya adalah mengkoneksikan komputer client ke server sebagai pusat database.

Caranya sebagai berikut: � Jalankan software MIS � Pada form login klik “Set Koneksi Database”

� Selanjutnya isi lokasi atau path server database MIS berada.

Panduan: Ketiklah dengan format sbb: \\nama_komputer_server\mis$

atau \\ip_address_server\mis$

Contoh penulisannya sbb: \\serverklinik\mis$ atau \\192.168.0.1\mis$

� Klik OK dan cobalah untuk login, jika bisa masuk maka konfigurasi berhasil, namun jika gagal anda perlu cek kembali settingannya.

Page 78: Manual Book MIS

Medical Information System 77

Setting Printer Kwitansi dan Nota

Ukuran kertas yang disarankan untuk mencetak kwitansi dan nota adalah ukuran A5 landscape

atau setengah ukuran A4.

Cara settingnya adalah sbb:

• Klik Start pada Windows dan klik Devices and Printers.

• Klik printer yang digunakan untuk print

• Klik menu Print server properties

• Buatlah form/ukuran kertas baru, misalnya dengan nama form Kwitansi dengan ukuran

Width 21,00 cm dan Height 14,8 cm seperti berikut ini:

Page 79: Manual Book MIS

Medical Information System 78

• Lalu klik Save Form dan Close

• Selanjutnya pilih dan klik kanan printer yang akan digunakan untuk cetak kwitansi/nota,

lalu klik Printing preferences

• Setelah itu pilih tab Paper/Quality dan klik tombol Advanced, dan lakukan setting Paper

Size dengan ukuran Kwitansi yang telah dibuat.

• Terakhir, klik tombol OK

Page 80: Manual Book MIS

Medical Information System 79

Backup Database

Untuk keamanan database, disediakan fasilitas untuk membackup database melalui menu

Sistem > Backup Database

Sebelum membuat backup anda sebaiknya membuat folder backup terlebih dahulu melalui

Windows Explorer di Windows. Tujuannya agar nantinya database backup akan disimpan di

folder tersebut.

Lakukanlah backup sesuai kebutuhan, seandainya jumlah transaksi yang diinput banyak

sebaiknya anda lakukan backup per hari. Selain itu disarankan database backup disimpan di

media lain/komputer lain selain komputer server, sehingga sewaktu-waktu terjadi masalah

dengan komputer server anda dapat merestorenya kembali.

Cara untuk melakukan restore database adalah sebagai berikut:

• Setelah komputer selesai diperbaiki dan Aplikasi MIS diinstal kembali, selanjutnya

lakukanlah copy-paste database backup ke folder hasil instalasi MIS yang secara default

berada di C:\Program Files\MIS

File database yang dimaksud bernama: mpasdb.mdb

Page 81: Manual Book MIS

Medical Information System 80

• Jika muncul pertanyaan konfirmasi untuk Replace File, klik Yes.

(Ini karena di dalam folder MIS juga terdapat file mpasdb.mdb)

• Selesai dan database telah direstore.

• Jika komputer ini merupakan server, lakukanlah sharing folder dengan cara yang sudah

dibahas di atas.

Demikianlah panduan dalam menggunakan software MIS dan jika anda memerlukan konsultasi lebih lanjut silahkan hubungi team kami.

Terima kasih

(MIS 2015)