Top Banner
BADAN PENGELOLA ASET DAERAH PROVINSI DKI JAKARTA MANUAL BOOK E‐PENGGUNAAN www.bpad.jakarta.go.id
18

MANUAL BOOK E‐PENGGUNAANaset.jakarta.go.id/fileapp/files/17_MB_ePenggunaan.pdf · 2019-12-02 · Status Penggunaan merupakan penetapan status penggunaan barang milik daerah (BMD)

Jan 17, 2020

Download

Documents

dariahiddleston
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Page 1: MANUAL BOOK E‐PENGGUNAANaset.jakarta.go.id/fileapp/files/17_MB_ePenggunaan.pdf · 2019-12-02 · Status Penggunaan merupakan penetapan status penggunaan barang milik daerah (BMD)

  

BADAN PENGELOLA ASET DAERAH 

PROVINSI DKI JAKARTA 

 

MANUAL BOOK 

E‐PENGGUNAAN  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

www.bpad.jakarta.go.id 

Page 2: MANUAL BOOK E‐PENGGUNAANaset.jakarta.go.id/fileapp/files/17_MB_ePenggunaan.pdf · 2019-12-02 · Status Penggunaan merupakan penetapan status penggunaan barang milik daerah (BMD)

Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan 

1  

KATA PENGANTAR

Pemerintah Daerah Provinsi DKI Jakarta memanfaatkan Teknologi Informasi untuk meningkatkan kualitas administrasi pemerintahan dan komunikasi kepada seluruh masyarakat dan stakeholder demi memberikan pelayanan dan berinteraksi yang lebih baik kepada seluruh stakeholdernya. Konsep ini disebut dengan e-government yang sudah diamanatkan melalui Inpres No. 3/2003, dimana lembaga-lembaga pemerintahan baik pusat maupun daerah wajib menerapkan teknologi informasi dalam mewujudkan Good Governance.

Dalam hal pengimplementasian e-government, Badan Pengelola Aset Daerah (BPAD) Provinsi DKI Jakarta telah membangun dan mengembangkan Sistem Penatausahaan Aset Yang Terintegrasi yang dapat diakses melalui website http://aset.jakarta.go.id/

Terdapat beberapa sub-sistem yang terdapat dalam website http://aset.jakarta.go.id/, salah satunya adalah e-Penggunaan. Semoga Buku Panduan Penggunaan Sub-Sistem (Menu) e-Penggunaan ini dapat bermanfaat dan mempermudah dalam pengoperasiannya, demi terlaksananya fungsi e-government yang lebih baik dan fungsional.

Jakarta, November 2019 Kepala Badan Pengelola Aset Daerah Provinsi DKI Jakarta Pujiono NIP. 196412301991121001

Page 3: MANUAL BOOK E‐PENGGUNAANaset.jakarta.go.id/fileapp/files/17_MB_ePenggunaan.pdf · 2019-12-02 · Status Penggunaan merupakan penetapan status penggunaan barang milik daerah (BMD)

Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan 

2  

DAFTAR ISI  

KATA PENGANTAR ...................................................................................................................... 1 

DAFTAR ISI ................................................................................................................................. 2 

PETUNJUK PENGGUNAAN  SUB SISTEM E‐PENGGUNAAN BADAN PENGELOLA ASET DAERAH ..... 3 

A.  Melakukan Akses ke Sistem e‐Penggunaan ..................................................................... 4 

B.  Pengajuan Permohonan Penetapan Status Penggunaan SKPD/UKPD .............................. 5 

C.  Pemeriksaan dan Persetujuan Permohonan Penetapan Status Penggunaan oleh BPAD ... 8 

D.  Penginputan Nomor SK Penggunaan dan Upload SK Penggunaan .................................. 15 

E.  Pencetakan SK Penggunaan ........................................................................................... 17 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Page 4: MANUAL BOOK E‐PENGGUNAANaset.jakarta.go.id/fileapp/files/17_MB_ePenggunaan.pdf · 2019-12-02 · Status Penggunaan merupakan penetapan status penggunaan barang milik daerah (BMD)

Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan 

3  

PETUNJUK PENGGUNAAN SUB SISTEM E-PENGGUNAAN

BADAN PENGELOLA ASET DAERAH  

Status Penggunaan merupakan penetapan status penggunaan barang milik daerah  (BMD) untuk 

penyelenggaraan  tugas  pokok  dan  fungsi  SKPD/UKPD.  Status  penggunaan  juga mengatur  BMD 

untuk dioperasikan pihak lain dalam rangka menjalankan pelayanan umum sesuai tugas dan fungsi 

SKPD yang bersangkutan. 

E‐Penggunaan  merupakan  sistem  informasi  yang  dapat  menunjang  proses  penetapan  status 

penggunaan BMD oleh Gubernur/Sekda selaku Pengelola Barang kepada Kepala SKDP/UKPD selaku 

Pengguna Barang berdasarkan daftar BMD audited. 

Proses yang berjalan dalam sistem e‐penggunaan meliputi : 

1. Pengajuan permohonan penetapan status penggunaan barang milik daerah, pada tahap ini 

proses dapat dilakukan oleh pengurus barang di SKPD/UKPD. 

2. Persetujuan  atas  permohonan  penetapan  status  penggunaan  barang milik  daerah  yang 

diajukan  oleh  pengurus  barang,  pada  tahap  ini  persetujuan  dilakukan  oleh  P3B  di 

SKPD/UKPD. 

3. Penerimaan  dan  pemeriksaan  permohonan  penetapan  status  penggunaan  barang milik 

daerah  yang  telah  disetujui  oleh  P3B  di  SKPD/UKPD,  pada  tahap  ini  penerimaan  dan 

pemeriksaan akan dilakukan oleh Badan Pengelola Aset Daerah Provinsi DKI Jakarta pada 

Subbidang Penerimaan, Penetapan dan Penggunaan Aset. 

4. Pengesahan  Surat  Penetapan  Status  Penggunaan  Barang  Milik  Daerah  oleh 

Gubernur/Sekretaris Daerah. 

5. Pencetakan Surat Penetapan Status Penggunaan Barang Milik Daerah yang dapat dilakukan 

oleh masing‐masing pengurus barang/P3B SKPD/UKPD. 

 Pihak‐pihak yang dapat melakukan akses ke sistem e‐penggunaan, meliputi :  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Username menggunakan AS[Kolok SKPD/UKPD/UPB]: 1. Akun P3B                   = ASxxxxxxxxxxxxxx2 2. Akun Pengurus Barang     = ASxxxxxxxxxxxxxx3 3. Akun User  = ASxxxxxxxxxxxxxx4 4. Akun Unit/Lokasi  = xxxxxxxxxxxxxx.(2 digit kode unik lokasi) 

Page 5: MANUAL BOOK E‐PENGGUNAANaset.jakarta.go.id/fileapp/files/17_MB_ePenggunaan.pdf · 2019-12-02 · Status Penggunaan merupakan penetapan status penggunaan barang milik daerah (BMD)

Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan 

4  

A. Melakukan Akses ke Sistem e‐Penggunaan  

1. Buka browser Anda dan masukan alamat url : http://aset.jakarta.go.id/  

  

2. Kemudian pilih modul Pemanfaatan dan pilih sub menu e‐Penggunaan, seperti dibawah 

ini. 

 

  

3. Untuk  memasuki  halaman  dashboard  sistem  e‐Penggunaan.  Masukan  username  dan 

password anda, lalu klick button “Masuk” seperti pada halaman login berikut : 

  

Page 6: MANUAL BOOK E‐PENGGUNAANaset.jakarta.go.id/fileapp/files/17_MB_ePenggunaan.pdf · 2019-12-02 · Status Penggunaan merupakan penetapan status penggunaan barang milik daerah (BMD)

Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan 

5  

4. Selanjutnya  Anda  akan  memasuki  halaman  dashboard  untuk  memulai  aktifitas  sesuai 

otoritas akses yang dimiliki, sebagai berikut : 

  

 

B. Pengajuan Permohonan Penetapan Status Penggunaan SKPD/UKPD  

1. Pengajuan permohonan penetapan status penggunaan BMD di SKPD/UKPD, pertama kali 

akan dilakukan oleh pengurus barang dengan langkah sebagai berikut : 

 

a. Setelah melakukan login, pada halaman dashboard pilih menu Pengajuan : 

  

b. Pilih  button  “Tambah”  untuk  memulai  pengajuan  permohonan  :

  

 

 

 

 

 

 

Page 7: MANUAL BOOK E‐PENGGUNAANaset.jakarta.go.id/fileapp/files/17_MB_ePenggunaan.pdf · 2019-12-02 · Status Penggunaan merupakan penetapan status penggunaan barang milik daerah (BMD)

Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan 

6  

c. Selanjutnya anda akan memasukin halaman yang berisikan seluruh daftar barang milik 

daerah di SKPD/UKPD per masing‐masing KIB yang dapat diajukan permohonan untuk 

penetapan status penggunaan barang, seperti dibawah ini : 

 

  

‐ Field  “Notes”,  anda  dapat melakukan  pengisian  judul  atau  informasi mengenai 

permohonan yang dilakukan. 

‐ Button  “Export  Excel”,  untuk melakukan  download  daftar  barang milik  daerah 

dalam format excel. Hal  ini untuk memudahkan bagi SKPD/UKPD yang memiliki 

BMD cukup banyak di masing‐masing KIB.  

‐ Klik button “Ajukan”, untuk melakukan pengajuan permohonan penetapan status 

penggunaan. 

 

d. Pengajuan permohonan yang telah Anda  lakukan akan muncul pada  list pengajuan, 

sebagai berikut : 

  

Maka, proses selanjutnya adalah pemeriksaan dan persetujuan yang dilakukan oleh 

P3B di SKPD/UKPD. 

 

Page 8: MANUAL BOOK E‐PENGGUNAANaset.jakarta.go.id/fileapp/files/17_MB_ePenggunaan.pdf · 2019-12-02 · Status Penggunaan merupakan penetapan status penggunaan barang milik daerah (BMD)

Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan 

7  

2. Pemeriksaan  dan  persetujuan  pengajuan  permohonan  penetapan  status  penggunaan 

BMD yang dilalukan oleh P3B. 

 

a. Setelah melakukan Login, pada halaman dashboard pilih menu Persetujuan : 

  

b. Pada halaman Persetujuan, akan muncul list pengajuan permohonan penetapan status 

penggunaan  yang telah dilakukan oleh Pengurus Barang, sebagai berikut : 

  

c. Sebelum  melakukan  persetujuan  permohonan,  Anda  terlebih  dahulu  melakukan 

pengecekan  atas  daftar  barang milik  daerah  yang  diajukan  dengan melakukan  klik 

pada botton seperti dibawah ini : 

  

d. Selanjutnya Anda akan memasuki halaman yang berisikan secara detail daftar BMD 

per masing‐masing KIB, sebagaimana gambar dibawah ini : 

 

Page 9: MANUAL BOOK E‐PENGGUNAANaset.jakarta.go.id/fileapp/files/17_MB_ePenggunaan.pdf · 2019-12-02 · Status Penggunaan merupakan penetapan status penggunaan barang milik daerah (BMD)

Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan 

8  

  

‐ Pada masing‐masing KIB daftar BMD, telah disediakan button “Export Excel” untuk 

melakukan download daftar BMD dalam format excel. Agar memudahkan untuk 

melakukan pemeriksaan BMD dengan jumlah banyak. 

‐ Apabila telah selesai Anda dapat melakukan klik button “Close” atau button “Back” 

yang telah disediakan pada browser Anda  untuk kembali ke tampilan sebelumnya. 

 

e. Jika pemeriksaan telah dilakukan, maka anda dapat melakukan persetujuan dengan 

melakukan  checklist  pada  pengajuan  permohonan  yang  dipilih  dan melakukan  klik 

pada button “Setujui”, seperti dibawah ini : 

 

Pengajuan permohonan penetapan status penggunaan telah selesai dan dilanjutkan 

dengan pemeriksaan dan persetujuan dari Badan Pengelola Aset Daerah. 

 

C. Pemeriksaan dan Persetujuan Permohonan Penetapan Status Penggunaan oleh 

BPAD  

1. Permohonan  penetapan  status  penggunaan  yang  diajukan  oleh  SKPD/UKPD  akan 

dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu oleh Staf BPAD. 

a. Setelah melakukan login, pada halaman dashboard pilih menu Pengecekan : 

  

Page 10: MANUAL BOOK E‐PENGGUNAANaset.jakarta.go.id/fileapp/files/17_MB_ePenggunaan.pdf · 2019-12-02 · Status Penggunaan merupakan penetapan status penggunaan barang milik daerah (BMD)

Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan 

9  

b. Pada halaman pengecekan, akan muncul list pengajuan permohonan penetapan status 

penggunaan  yang telah dilakukan oleh SKPD/UKPD, sebagai berikut : 

  

c. Untuk melakukan pengecekan, anda dapat melakukan klik pada  Icon Pensil,  seperti 

dibawah ini : 

  

d. Selanjutnya Anda akan memasuki halaman yang berisikan secara detail daftar BMD 

per masing‐masing KIB dari SKPD/UKPD, sebagai berikut : 

  

‐ Pada masing‐masing KIB daftar BMD, telah disediakan button “Export Excel” untuk 

melakukan download daftar BMD dalam format excel. Agar memudahkan untuk 

melakukan pemeriksaan BMD dengan jumlah banyak. 

 

Page 11: MANUAL BOOK E‐PENGGUNAANaset.jakarta.go.id/fileapp/files/17_MB_ePenggunaan.pdf · 2019-12-02 · Status Penggunaan merupakan penetapan status penggunaan barang milik daerah (BMD)

Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan 

10  

  

‐ Button “Validasi”, jika pemeriksaan telah dilakukan dan telah sesuai maka dapat 

dilakukan validasi untuk dapat melakukan proses ke tahap selanjutnya. 

‐ Field  Catatan  Penolakan,  untuk  melakukan  pengisian  informasi  apabila  dalam 

melakukan pemeriksaan ditemukan ketidaksesuaian. 

‐ Button  “Tolak”,  untuk  melakukan  penolakan  permohonan  dengan  melakukan 

pengisian terlebih dahulu pada catatan penolakan. 

 

2. Permohonan penetapan status penggunaan yang telah dilakukan pemeriksaan staf BPAD, 

maka  akan  dilakukan  pengajuan  nota  dinas  untuk  disampaikan  kepada 

Gubernur/Sekretaris Daerah. 

 

a. Pada halaman dashboard, pilih menu Pengajuan Nota Dinas : 

  

Maka akan muncul halaman Pengajuan Nota Dinas, sebagai berikut : 

  

 

 

 

 

 

Page 12: MANUAL BOOK E‐PENGGUNAANaset.jakarta.go.id/fileapp/files/17_MB_ePenggunaan.pdf · 2019-12-02 · Status Penggunaan merupakan penetapan status penggunaan barang milik daerah (BMD)

Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan 

11  

b. Untuk membuat nota dinas, dapat dilakukan klik pada button “Tambah” : 

  

 

c. Selanjunya akan muncul halam sebagai berikut : 

  

‐ Nomor  Nota  Dinas,  untuk  melakukan  pengisian  nomor  nota  dinas  yang  akan 

diterbikan. 

‐ Filed Noted,  sebagai  pengisian  judul/informasi mengenai  nota  dinas  yang  akan 

diterbitkan. 

‐ Botton View, Anda akan ditampilkan seperti halaman pemeriksaan jika diperlukan 

pemeriksaan kembali. 

‐ Check Box, untuk memilih permohonan mana saja yang akan diajukan kedalam 

nota dinas.  

Nb  :  Jumlah permohonan  tidak dibatasi  satu permohonan,  tetapi dapat  lebih 

dari  satu  permohonaan  penetapan  status  penggunaan  dari  berbagai 

SKPD/UKPD. 

‐ Button “Tambah”, untuk memasukkan daftar permohonan yang telah dichecklist 

kedalam satu nomor nota dinas, seperti gambar dibawah ini : 

 

Page 13: MANUAL BOOK E‐PENGGUNAANaset.jakarta.go.id/fileapp/files/17_MB_ePenggunaan.pdf · 2019-12-02 · Status Penggunaan merupakan penetapan status penggunaan barang milik daerah (BMD)

Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan 

12  

‐ Button  “Simpan”,  untuk  melakukan  penyimpanan  nomor  nota  dinas  dan  list 

permohonan penetapan status penggunaan dari SKPD/UKPD. 

 

d. Kembali  ke halaman awal pengajuan nota dinas, Anda dapat melakukan pengajuan 

nota dinas dengan melakukan checklist pada nota dinas yang akan diajukan dan klik 

button “Ajukan Nota Dinas”, sebagaimana gambar dibawah ini : 

  

‐ Check box, untuk melakukan checklist nota dinas mana saja yang akan diajukan. 

‐ Button  “Ajukan  Nota  Dinas”,  untuk  pengajuan  kepada  pimpinan  agar  dapat 

dilakukan persetujuannya. 

‐ Icon  PDF,  untuk  melakuakn  print  Surat  Nota  Dinas,  draft  SK  Penggunaan  dan 

lampiran daftar barang milik daerah berdasarkan masing‐masing SKPD/UKPD dan 

KIB. 

 

 Draft Nota Dinas 

 

 

 

Page 14: MANUAL BOOK E‐PENGGUNAANaset.jakarta.go.id/fileapp/files/17_MB_ePenggunaan.pdf · 2019-12-02 · Status Penggunaan merupakan penetapan status penggunaan barang milik daerah (BMD)

Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan 

13  

 Draft SK Penggunaan 

 

 Lampiran Barang Milik Daerah 

 

 

 

 

 

 

Page 15: MANUAL BOOK E‐PENGGUNAANaset.jakarta.go.id/fileapp/files/17_MB_ePenggunaan.pdf · 2019-12-02 · Status Penggunaan merupakan penetapan status penggunaan barang milik daerah (BMD)

Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan 

14  

3. Permohonan penetapan status penggunaan per SKPD/UKPD yang telah diajukan kedalam 

nota  dinas,  selanjutnya  akan  dilakukan  pemeriksaan  dan  persetujuan  nota  dinas 

permohonan penetapan status penggunaan. 

a. Setelah melakukan login, pada halaman dashboard pilih menu Persetujuan Kasubid : 

  

b. Pada  halaman  Persetujuan  Kasubid,  akan  muncul  list  pengajuan  permohonan 

penetapan status penggunaan  yang telah dilakukan oleh Staf BPAD, sebagai berikut : 

  

c. Selanjutnya  untuk  melakukan  persetujuan,  Anda  dapat  melakukan  klik  pada  icon 

berikut : 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Page 16: MANUAL BOOK E‐PENGGUNAANaset.jakarta.go.id/fileapp/files/17_MB_ePenggunaan.pdf · 2019-12-02 · Status Penggunaan merupakan penetapan status penggunaan barang milik daerah (BMD)

Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan 

15  

d. Selanjutnya  anda  akan  memasuki  halaman  yang  berisikan  list  pengajuan  SK 

Penggunaan dari berbagai SKPD/UKPD yang telah dilakukan pengajuan kedalam Nota 

Dinas oleh staf BPAD : 

 ‐ Botton View, untuk melihat detail daftar BMD atas penggajuan penetapan status 

penggunaan dari masing‐masing SKPD/UKPD. 

‐ Button  Validasi,  untuk  melakukan  persetujuan  pengajuan  nota  dinas  atas 

permohonan pengajuan penetapan status penggunaan SKPD/UKPD. 

‐ Field Catatan Revisi, sebagai pengisian informasi mengenai revisi pengajuan nota 

dinas. 

‐ Button revisi, sebagai keputusan untuk dilakukan revisi atas pengajuan nota dinas. 

 

D. Penginputan Nomor SK Penggunaan dan Upload SK Penggunaan  

1. Setelah melakukan login, pada halaman dashboard pilih menu Entry SK Penggunaan : 

  

2. Pada  halaman  Entry  Sk  Penggunaan,  akan  muncul  list  nota  dinas  penetapan  status 

penggunaan  yang telah disetujui oleh Kasubid BPAD, sebagai berikut : 

 

  

 

 

Page 17: MANUAL BOOK E‐PENGGUNAANaset.jakarta.go.id/fileapp/files/17_MB_ePenggunaan.pdf · 2019-12-02 · Status Penggunaan merupakan penetapan status penggunaan barang milik daerah (BMD)

Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan 

16  

3. Selanjutnya untuk melakukan persetujuan, Anda dapat melakukan klik pada icon berikut : 

 

  

4. Anda  akan  memasuki  halaman  untuk  melakukan  entry  nomor  SK  Penggunaan  serta 

melakukan  upload  hasil  scan  SK  Penggunaan  yang  telah  ditandatangani  oleh 

Gubenur/Sekda : 

  

‐ Button  View,  untuk  melihat  daftar  BMD  secara  detail  dari  masing‐masing 

SKPD/UKPD 

‐ Field No. SK Guna, untuk melakukan pengisian nomor SK Penggunaan sesuai yang 

tertera  pada  nomor  SK  Penggunaan  yang  telah  ditandatangani  oleh 

Gubernur/Sekda. 

‐ Field  Tgl.  SK  Guna,  untuk  melakukan  pengisian  tanggal  SK  Penggunaan 

berdasarkan tanggal yang tertera pada SK Penggunaan yang telah ditandatangani. 

‐ File SK Penggunaan, untuk melakukan upload hasil scan SK Penggunaan yang telah 

ditandaatangani. 

‐ Unduh File, untuk memastikan file yang diupload telah sesuai dengan melakukan 

download file tersebut. 

‐ Button Update SK, untuk melakukan penyimpanan data atas penginputan nomor 

SK Penggunaan dan upload hasil scan SK Penggunaan. 

 

Page 18: MANUAL BOOK E‐PENGGUNAANaset.jakarta.go.id/fileapp/files/17_MB_ePenggunaan.pdf · 2019-12-02 · Status Penggunaan merupakan penetapan status penggunaan barang milik daerah (BMD)

Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan 

17  

E. Pencetakan SK Penggunaan 1. Setelah melakukan login, pada halaman dashboard pilih menu Pengajuan : 

  

2. Pada halaman pengajuan terdapat list seluruh permohonan penetapan status penggunaan 

yang  pernah  dilakukan.  Untuk  melakukan  print  SK  Penggunaan  beserta  dengan 

lampirannya,  dapat  dilakukan  apabila  status  yang  tertera  adalah  “Terbit  SK”,  sebagai 

berikut : 

 

‐ Status,  untuk  menggambarkan  posisi  disposisi  dari  pengajuan  permohonan 

penetapan status penggunaan. 

‐ Check box, untuk melakukan pemilihan permohonan mana yang ingin dilakukan 

pencetakan SK Penggunaan dan lampirannya. 

‐ Icon PDF, untuk melakukan download SK Penggunaan dan lampirannya.