Manajemen Waktu Proyek

11

Manajemen Waktu ProyekManajemen Waktu Proyek

22

Tujuan PembelajaranTujuan Pembelajaran

Memahami pentingnya jadwal proyek dan Memahami pentingnya jadwal proyek dan manajemen waktu proyek yg baikmanajemen waktu proyek yg baik

Menentukan aktivitas sbg dasar membuat jadwal Menentukan aktivitas sbg dasar membuat jadwal proyekproyek

Menjelaskan bgmn manajer proyek menggunakan Menjelaskan bgmn manajer proyek menggunakan diagram jaringan dan ketergantungan utk diagram jaringan dan ketergantungan utk menentukan urutan aktivitasmenentukan urutan aktivitas

Memahami hubungan antara estimasi sumber daya Memahami hubungan antara estimasi sumber daya dan jadwal proyekdan jadwal proyek

Menjelaskan bgmn bbrp tools dan teknik dpt Menjelaskan bgmn bbrp tools dan teknik dpt membantu manajer proyek utk melakukan estimasi membantu manajer proyek utk melakukan estimasi durasi aktivitasdurasi aktivitas

33

Menggunakan Gantt Chart utk merencanakan dan Menggunakan Gantt Chart utk merencanakan dan melacak informasi jadwal, menemukan jalur kritis melacak informasi jadwal, menemukan jalur kritis proyek, dan menjelaskan bgmn critical chain proyek, dan menjelaskan bgmn critical chain scheduling dan PERT (Program Evaluation and scheduling dan PERT (Program Evaluation and Review Technique) mempengaruhi pembuatan Review Technique) mempengaruhi pembuatan jadwaljadwal

Menjelaskan bgmn sofware manajemen proyek dpt Menjelaskan bgmn sofware manajemen proyek dpt membantu dlm manajemen waktu proyekmembantu dlm manajemen waktu proyek

Kenyataan dan issu terkait dgn pengendalian dan Kenyataan dan issu terkait dgn pengendalian dan manajemen perubahan pd jadwal proyekmanajemen perubahan pd jadwal proyek

Tujuan PembelajaranTujuan Pembelajaran

44

Pentingnya Jadwal ProyekPentingnya Jadwal Proyek

Manajer proyek biasanya menganggap penyerahan Manajer proyek biasanya menganggap penyerahan hasil tepat pada waktunya adl tantangan yg plg hasil tepat pada waktunya adl tantangan yg plg besarbesar

Isu mengenai jadwal mrpk sebab utama terjadinya Isu mengenai jadwal mrpk sebab utama terjadinya konflik dlm proyek, khususnya pd paruh kedua konflik dlm proyek, khususnya pd paruh kedua jalannya proyekjalannya proyek

Waktu mrpk besaran yg plg tidak fleksibel; waktu Waktu mrpk besaran yg plg tidak fleksibel; waktu akan berlalu apapun yg terjadi pada proyek akan berlalu apapun yg terjadi pada proyek

55

Intensitas Konflik Selama Jalannya ProyekIntensitas Konflik Selama Jalannya Proyek

66

Konflik JadwalKonflik Jadwal

Penyebab konflik:Penyebab konflik: Individual work styleIndividual work style Perbedaan budayaPerbedaan budaya

Indikator tipe Myers-Briggs berfokus pd perilaku Indikator tipe Myers-Briggs berfokus pd perilaku individu terhadap struktur dan tengat (deadline)individu terhadap struktur dan tengat (deadline)

Bbrp individu memilih utk mengikuti jadwal dan Bbrp individu memilih utk mengikuti jadwal dan memenuhi tengat sementara bbrp individu yg lain memenuhi tengat sementara bbrp individu yg lain tidaktidak

Perbedaan budaya bahkan utk negara yang sama Perbedaan budaya bahkan utk negara yang sama akan mempunyai perilaku yg berbeda terhadap akan mempunyai perilaku yg berbeda terhadap jadwaljadwal

77

Proses Manajemen Waktu ProyekProses Manajemen Waktu Proyek

Definisi aktivitas:Definisi aktivitas: identifikasi aktivitas khusus yg hrs identifikasi aktivitas khusus yg hrs dilakukan oleh anggota tim proyek dan stakeholder utk dilakukan oleh anggota tim proyek dan stakeholder utk menghasilkan deliverablesmenghasilkan deliverables

Pengurutan aktivitas (activity sequencing):Pengurutan aktivitas (activity sequencing): identifikasi identifikasi dan dokumentasi keterkaitan antar aktivitas proyekdan dokumentasi keterkaitan antar aktivitas proyek

Estimasi sumberdaya utk setiap aktivitasEstimasi sumberdaya utk setiap aktivitas Estimasi durasi aktivitasEstimasi durasi aktivitas Pembuatan jadwal:Pembuatan jadwal: analisis urutan aktivitas, analisis analisis urutan aktivitas, analisis

estimasi sumberdaya utk setiap aktivitas, dan analisis estimasi sumberdaya utk setiap aktivitas, dan analisis durasi aktivitas utk membuat jadwal proyekdurasi aktivitas utk membuat jadwal proyek

Pengendalian jadwal:Pengendalian jadwal: pengendalian dan pengaturan pengendalian dan pengaturan perubahan jadwal proyekperubahan jadwal proyek

88

Definisi AktivitasDefinisi Aktivitas

Aktivitas atau tugas adl elemen pekerjaan yg Aktivitas atau tugas adl elemen pekerjaan yg biasanya ditemukan pd WBS yg membutuhkan biasanya ditemukan pd WBS yg membutuhkan durasi, biaya, dan sumberdayadurasi, biaya, dan sumberdaya

Jadwal proyek mjd dokumen mendasar yg Jadwal proyek mjd dokumen mendasar yg mengawali proyekmengawali proyek Project charter mencakup tanggal mulai dan berakhirnya Project charter mencakup tanggal mulai dan berakhirnya

proyek, juga mengenai informasi anggaranproyek, juga mengenai informasi anggaran Pernyataan lingkup dan WBS membantu bgmn proyek akan Pernyataan lingkup dan WBS membantu bgmn proyek akan

dilaksanakandilaksanakan Definisi aktivitas mencakup pengembangan WBS yg Definisi aktivitas mencakup pengembangan WBS yg

lbh rinci dan penjelasan yg mendukung pengertian lbh rinci dan penjelasan yg mendukung pengertian ttg bgmn pekerjaan akan dilakukan, shg dpt dibuat ttg bgmn pekerjaan akan dilakukan, shg dpt dibuat estimasi biaya dan durasi pekerjaan yg realistisestimasi biaya dan durasi pekerjaan yg realistis

99

Daftar Aktivitas dan AtributnyaDaftar Aktivitas dan Atributnya

Daftar aktivitas adl tabulasi aktivitas yg akan dimasukkan Daftar aktivitas adl tabulasi aktivitas yg akan dimasukkan ke jadwal proyek. Daftar ini hrs mencakup:ke jadwal proyek. Daftar ini hrs mencakup: Nama aktivitasNama aktivitas Nomor atau identitas aktivitasNomor atau identitas aktivitas Deskripsi singkat ttg aktivitasDeskripsi singkat ttg aktivitas

Atribut aktivitas menyediakan informasi yg lbh byk ttg Atribut aktivitas menyediakan informasi yg lbh byk ttg setiap aktivitas, misalnya ttg aktivitas sebelumnya, setiap aktivitas, misalnya ttg aktivitas sebelumnya, aktivitas sesudahnya, relasi logis, kebutuhan aktivitas sesudahnya, relasi logis, kebutuhan sumberdaya, hambatan-hambatan, tanggal final, dan sumberdaya, hambatan-hambatan, tanggal final, dan asumsi-asumsi terkait aktivitasasumsi-asumsi terkait aktivitas

1010

MilestoneMilestone

Milestone adl kejadian penting yang biasanya tdk Milestone adl kejadian penting yang biasanya tdk mpy durasimpy durasi

Seringkali dibutuhkan bbrp aktivitas dan byk Seringkali dibutuhkan bbrp aktivitas dan byk pekerjaan utk menyelesaikan sebuah milestonepekerjaan utk menyelesaikan sebuah milestone

Milestone mrpk tool yg sangat berguna utk membuat Milestone mrpk tool yg sangat berguna utk membuat tujuan jadwal dan memantau perkembangan tujuan jadwal dan memantau perkembangan (progress)(progress)

Misalnya:Misalnya: Penyelesaian penandatanganan dokumen-dokumen penting Penyelesaian penandatanganan dokumen-dokumen penting

oleh customeroleh customer Penyelesaian produk-produk spesifikPenyelesaian produk-produk spesifik

1111

Pengurutan AktivitasPengurutan Aktivitas

Mencakup peninjauan kembali aktivitas-aktivitas yg Mencakup peninjauan kembali aktivitas-aktivitas yg harus dikerjakan dan menentukan harus dikerjakan dan menentukan ketergantungannya satu dgn yg lainketergantungannya satu dgn yg lain

Ketergantungan atau hubungan antar aktivitas Ketergantungan atau hubungan antar aktivitas terkait dgn pengurutan aktivitas atau tugas-tugas terkait dgn pengurutan aktivitas atau tugas-tugas proyekproyek

Hrs ditentukan ketergantungan antar aktivitas utk Hrs ditentukan ketergantungan antar aktivitas utk kepentingan critical path analysiskepentingan critical path analysis

1212

Tiga Tipe KetergantunganTiga Tipe Ketergantungan

Ketergantungan mandatori: sejalan dgn sifat Ketergantungan mandatori: sejalan dgn sifat pekerjaan yg akan dilakukan dlm proyek; sering pekerjaan yg akan dilakukan dlm proyek; sering disebut jg hard logicdisebut jg hard logic

Ketergantungan diskresionari: ditentukan oleh tim Ketergantungan diskresionari: ditentukan oleh tim proyek; sering disebut soft logic dan hrs digunakan proyek; sering disebut soft logic dan hrs digunakan dgn hati-hati krn kemungkinan akan membatasi dgn hati-hati krn kemungkinan akan membatasi pilihan penjadwalan yg sesudahnyapilihan penjadwalan yg sesudahnya

Ketergantungan eksternal: mencakup hubungan Ketergantungan eksternal: mencakup hubungan antara aktivitas proyek dan aktivitas non proyekantara aktivitas proyek dan aktivitas non proyek

1313

Diagram JaringanDiagram Jaringan

Diagran jaringan mrpk teknik yg digunakan utk Diagran jaringan mrpk teknik yg digunakan utk memperlihatkan pengurutan aktivitasmemperlihatkan pengurutan aktivitas

Sebuah diagram jaringan adl tampilan skematis Sebuah diagram jaringan adl tampilan skematis mengenai hubungan logis antara aktivitas-aktivitas mengenai hubungan logis antara aktivitas-aktivitas proyek atau urutan antara aktivitas-aktivitas proyek proyek atau urutan antara aktivitas-aktivitas proyek

Terdapat dua format utama, yaitu:Terdapat dua format utama, yaitu: Arrow Diagramming Method (Activity on Arrow atau AOA)Arrow Diagramming Method (Activity on Arrow atau AOA) PrecedenPrecedencce Diagramming Methode Diagramming Method (PDM) (PDM)

1414

Contoh AOAContoh AOA

Asumsikan bahwa semua durasi adl dlm satuan hari; A=1 berarti aktivitas A mpy durasi 1 hari

1515

Arrow Diagramming Method (ADM)Arrow Diagramming Method (ADM)

Disebut juga diagram jaringan AOA (Activity On Disebut juga diagram jaringan AOA (Activity On Arrow)Arrow)

Aktivitas dinyatakan dgn anak panah (arrow)Aktivitas dinyatakan dgn anak panah (arrow) Titik (node) atau lingkaran berada pd ujung awal dan Titik (node) atau lingkaran berada pd ujung awal dan

ujung akhir aktivitasujung akhir aktivitas Hanya dpt memperlihatkan ketergantungan finish-to-Hanya dpt memperlihatkan ketergantungan finish-to-

start start

1616

Membuat Diagram AOAMembuat Diagram AOA

Temukan semua aktivitas yg berawal dr node 1. Temukan semua aktivitas yg berawal dr node 1. Gambarkan node selesainya dan kmd gambarkan anak Gambarkan node selesainya dan kmd gambarkan anak panah antara kedua node tsb. Berikan nama aktivitas dan panah antara kedua node tsb. Berikan nama aktivitas dan estimasi durasi utk aktivitas ybsestimasi durasi utk aktivitas ybs

Lanjutkan dgn menggambar diagram dr kiri ke kanan. Lanjutkan dgn menggambar diagram dr kiri ke kanan. Perhatikan jika ada burst dan merge. Burst tjd jk node Perhatikan jika ada burst dan merge. Burst tjd jk node tunggal diikuti oleh dua atau lebih aktivitas. Merge tjd jk tunggal diikuti oleh dua atau lebih aktivitas. Merge tjd jk dua atau lebih node mendahului sebuah node tunggaldua atau lebih node mendahului sebuah node tunggal

Lanjutkan hingga semua aktivitas yg mpy ketergantungan Lanjutkan hingga semua aktivitas yg mpy ketergantungan satu sama lain telah dimasukkan ke dlm diagramsatu sama lain telah dimasukkan ke dlm diagram

Semua Semua aanak panah mengarah ke kanan dan tdk ada anak nak panah mengarah ke kanan dan tdk ada anak panah yg menyilang digram jaringan AOApanah yg menyilang digram jaringan AOA

1717

Precedence Diagramming Method (PDM)Precedence Diagramming Method (PDM)

Aktivitas dinyatakan menggunakan kotak (boxes)Aktivitas dinyatakan menggunakan kotak (boxes) Anak panah menunjukkan hubungan antara Anak panah menunjukkan hubungan antara

aktivitas-aktivitasaktivitas-aktivitas PDM lbh populer drpd metode ADM dan digunakan PDM lbh populer drpd metode ADM dan digunakan

oleh perangkat lunak manajemen proyekoleh perangkat lunak manajemen proyek Lebih baik dalam memperlihatkan tipe-tipe Lebih baik dalam memperlihatkan tipe-tipe

ketergantungan yg berbedaketergantungan yg berbeda

1818

Tipe Ketergantungan Tugas Tipe Ketergantungan Tugas (Microsoft Project)(Microsoft Project)

A

B

A

B

B

B

A

A

FS (Finish-to-Start) : Task B can’tstart until task A finishes

SS (Start-to-Start) : Task Bcan’t start until task A start

FF (Finish-to-Finish) : Task Bcan’t finish until task A finished

SF (Start-to-Finish) : Task Bcan’t finish until task A start

1919

Contoh Diagram Jaringan PDMContoh Diagram Jaringan PDM

2020

Estimasi Sumberdaya AktivitasEstimasi Sumberdaya Aktivitas

Sblm estimasi durasi aktivitas, hrs diketahui terlebih dulu Sblm estimasi durasi aktivitas, hrs diketahui terlebih dulu mengenai kuantitas dan tipe sumberdaya yg dibutuhkan mengenai kuantitas dan tipe sumberdaya yg dibutuhkan setiap aktivitassetiap aktivitas

Isu penting:Isu penting: Seberapa sulit utk menyelesaikan suatu aktivitas Seberapa sulit utk menyelesaikan suatu aktivitas

tertentu dalam proyek ybs?tertentu dalam proyek ybs? Bgmn sejarah keberhasilan organisasi dlm Bgmn sejarah keberhasilan organisasi dlm

mengerjakan aktivitas yg serupa?mengerjakan aktivitas yg serupa? Apakah tersedia sumberdaya yg dibutuhkan?Apakah tersedia sumberdaya yg dibutuhkan?

2121

Estimasi Durasi AktivitasEstimasi Durasi Aktivitas

Durasi mencakup jumlah waktu aktual utk Durasi mencakup jumlah waktu aktual utk mengerjakan suatu aktivitas ditambah waktu yg mengerjakan suatu aktivitas ditambah waktu yg hilang (elapsed time)hilang (elapsed time)

Effort adl jumlah hari-kerja atau jam kerja yg Effort adl jumlah hari-kerja atau jam kerja yg dibutuhkan utk menyelesaikan sebuah tugasdibutuhkan utk menyelesaikan sebuah tugas

Effort biasanya tdk sama dgn durasiEffort biasanya tdk sama dgn durasi Individu yg mengerjakan pekerjaan hrs membantu Individu yg mengerjakan pekerjaan hrs membantu

dlm membuat estimasi durasi aktivitas dan kmd hrs dlm membuat estimasi durasi aktivitas dan kmd hrs ditinjau ulang oleh seorang ahliditinjau ulang oleh seorang ahli

2222

Estimasi Tiga-TitikEstimasi Tiga-Titik

Daripada membuat estimasi aktivitas dlm jumlah diskret, Daripada membuat estimasi aktivitas dlm jumlah diskret, misalnya 4 minggu, seringkali sangat membantu utk misalnya 4 minggu, seringkali sangat membantu utk membuat estimasi tiga-titik:membuat estimasi tiga-titik: Yaitu sebuah estimasi yg mencakup estimasi optimis, Yaitu sebuah estimasi yg mencakup estimasi optimis,

rata-ratrata-rataa, dan pesimis; misalnya 3 minggu utk estimasi , dan pesimis; misalnya 3 minggu utk estimasi optimis, 4 minggu utk estimasi rata-rata, dan 5 minggu optimis, 4 minggu utk estimasi rata-rata, dan 5 minggu utk estimasi pesimisutk estimasi pesimis

Estimasi tiga-titik dibutuhkan utk estimasi PERT dan Estimasi tiga-titik dibutuhkan utk estimasi PERT dan simulasi Monte Carlosimulasi Monte Carlo

2323

Pembuatan JadwalPembuatan Jadwal

Gunakan hasil proses manajemen waktu utk Gunakan hasil proses manajemen waktu utk menentukan tanggal mulai dan selesainya proyekmenentukan tanggal mulai dan selesainya proyek

Tujuan utama adl utk membuat jadwal proyek yg Tujuan utama adl utk membuat jadwal proyek yg realistis yg dpt digunakan sbg dasar utk memantau realistis yg dpt digunakan sbg dasar utk memantau kemajuan proyek dlm dimensi waktukemajuan proyek dlm dimensi waktu

Tool dan teknik yg terkait adl:Tool dan teknik yg terkait adl: GantGanttt Charts Charts Critical Path AnalysisCritical Path Analysis Critical Chain SchedulingCritical Chain Scheduling PERT AnalysisPERT Analysis

2424

selesaiselesai