Manajemen Waktu WAKTU Pengembangan Ketrampilan Manajerial (MMR-UGM) HALAMAN 1 Manajemen Waktu Pendahuluan: Manusia membuat rencana di dalam suatu batasan waktu, menengok ke

MANAJEMEN WAKTU

Pengembangan Ketrampilan Manajerial (MMR-UGM) HALAMAN 1

Manajemen Waktu

Pendahuluan: Manusia membuat rencana di dalam suatu batasan waktu, menengok ke belakang melampaui rentang waktu tertentu, dan menetapkan sasaran-sasaran yang harus dicapai dalam suatu periode waktu. Waktu dapat mempermudah pencapaian tujuan, atau dapat pula menjadi penghalang kuat dalam mencapai tujuan. Waktu dapat membuat seseorang gugup dalam keadaan tertentu dan membuat orang tersebut santai di lain keadaan. Kehidupan dijalani menurut jadwal waktu. Meskipun demikian, waktu tidak mengatur manusia, manusialah yang seharusnya mampu mengendalikan waktu dengan cara mengelola kegiatan dengan baik. Setiap orang memiliki waktu yang sama, yaitu 24 jam sehari, tetapi ternyata hanya sedikit saja yang merasa mempunyai cukup waktu. Apakah anda juga sering mengatakan “Andaikan satu hari itu lebih dari 24 jam?”. Tidak seorangpun yang mempunyai tambahan waktu lebih dari 24 jam, tidak juga bagi seorang Presiden ataupun Profesor. Tetapi mengapa prestasi seseorang berbeda-beda? Kuncinya adalah efisiensi waktu dan anda akan mencoba melakukannya saat ini. Pertemuan ini akan membantu peserta:

Mengenal konsep manajemen waktu;

Mengenai konsep penting dan urgen;

Melakukan diagnosis diri sendiri: matriks manajemen waktu; dan

Memulai perubahan manajemen kegiatan.

MANAJEMEN WAKTU


Latihan: Marilah kita merenung sejenak, bersikap jujur, dan mencoba memikirkan pernyataan-pernyataan berikut ini.

“Andaikan satu hari itu lebih dari 24 jam”

Seharusnya pekerjaan ini sudah saya selesaikan minggu ini, tetapi saya terlalu sibuk, tidak ada waktu lagi. Minggu depan saja saya kerjakan.

Saya ingin sekali dapat melakukan hal-hal baru di organisasi saya, tetapi ............

Andaikan saya tidak perlu mengikuti pertemuan ini, pasti saya sudah bisa melakukan hal-hal yang lain.

Menyelesaikan pekerjaan dengan terburu-buru sambil berkeluh kesah “Mengapa tidak kemarin-kemarin mengerjakannya, pasti hasilnya lebih baik”

Gara-gara si A menceritakan rencananya secara panjang lebar pada saya, target saya menyelesaikan makalah ini tidak tercapai.

Saya sudah berusaha menyelesaikan pekerjaan saya dengan cepat, tetapi masih juga saya merasa kurang waktu.

Saya ingin meluangkan lebih banyak waktu bagi keluarga saya.

Saya hanya bisa menyelesaikan pekerjaan saya dengan cara lembur.

Saya seharusnya meluangkan lebih banyak waktu untuk mempersiapkan strategi pertemuan saya dengan Bupati, tetapi selama satu minggu berturut-turut saya harus mengikuti lokakarya. Saya kehabisan waktu.

Kalau saja saya punya waktu luang lebih banyak, saya ingin sekali mengerjakan ................................

Mengapa muncul komentar-komentar di atas?

MANAJEMEN WAKTU


FILOSOFI WAKTU DAN KOMPAS

Pada dasarnya, hidup manusia diatur oleh 2 kekuatan yang dapat berjalan selaras ataupun saling bertentangan. Kedua kekuatan tersebut adalah waktu dan kompas. Waktu menunjukkan kegiatan-kegiatan apa yang dilakukan, volume komitmen, dan alokasi jadwal, sedangkan kompas mewakili visi, nilai-nilai yang diacu, prinsip, dan tujuan hidup. Seseorang mungkin saja mempunyai tujuan hidup yang sangat mulia, namun kehilangan waktu untuk mencapai cita-cita tersebut; atau bekerja secara sangat efisien namun merasa kehilangan arah. Faktor kekuatan mana yang lebih mendominasi kegiatan anda?

Renungkanlah 2 pertanyaan berikut ini:

Apa tugas Direktur Rumahsakit atau Dokabu, yang saudara anggap paling vital bagi organisasinya?

Berapa banyak waktu yang anda curahkan bagi kegiatan tersebut?

Apabila anda menemukan kesenjangan-kesenjangan pada jawaban antara kedua pertanyaan tersebut, maka anda telah membuat keputusan yang tepat untuk mengikuti lokakarya ini. Apabila sedikit timbul kesenjangan, maka anda termasuk dalam kelompok “elite” yang menganggap waktu sebagai aset pribadi yang terbesar, dan oleh karenanya perlu diinvestasikan sejak dini. Generasi-generasi dalam manajemen waktu Kesenjangan-kesenjangan yang muncul antara yang “seharusnya” dengan yang “sesungguhnya” menciptakan berbagai pendekatan manajemen dalam hal manajemen waktu. Setidaknya terdapat 3 generasi dalam manajemen waktu dengan karakteristik sebagai berikut:

MANAJEMEN WAKTU


Generasi

Karakteristik Kekuatan Kelemahan

Pertama

Prinsip “reminder”, yai-tu catatan-catatan dan ceklis kegiatan yang harus dilakukan, agar tidak lupa. Apabila seluruh kegiatan tidak dapat dilakukan hari ini, maka kegiatan tersebut dimasukkan dalam kegiatan esok hari-nya.

Kemampuan beradap-tasi terhadap kegiatan yang mendadak

Lebih responsif terha-dap orang lain

Tidak terlalu kaku

Tidak terlalu stres

Catatan “yang harus dikerjakan”

Tidak ada struktur yang nyata

Komitmen terhadap orang lain dilupakan

Sedikit yang dapat dicapai

Bergerak dari krisis ke krisis, oleh karena melupakan struktur dan jadwal

Yang utama adalah apa yang ada di depan anda

Kedua Prinsip “perencanaan dan persiapan”. Ciri-cirinya adalah membawa kalender dan buku janji untuk efisiensi, tanggung jawab individu, pencapaian tujuan, perencanaan, dan pen-jadwalan kegiatan mendatang. Yang termasuk generasi ini akan membuat janji, menulis komitmen, menulis deadline, tempat pertemuan,dll. Terkadang

Mempunyai catatan janji dan komitmen

Banyak kegiatan yang dapat dicapai melalui perencanaan

Pertemuan dan penya-jian yang lebih efektif karena melakukan per-siapan

Mengakibatkan jadwal yang sangat padat, melebihi kemampuan

Mengarah ke apa yang diinginkan, bukannya yang dibutuhkan

Cara berpikir dan bertindak yang individual, orang lain merupakan hambatan

Yang utama adalah kegiatan-kegiatan yang telah direncanakan

MANAJEMEN WAKTU


dengan cara komputerisasi

Ketiga Prinsip “perencanaan, pemrioritasan, dan pengendalian”. Generasi ini mengalokasikan waktu untuk klarifikasi prioritas kegiatan. “Apa yang ingin saya per-oleh?”. Prioritas ditetapkan setiap hari, baik secara manual maupun menggunakan “electronic organizer”.

Ada tanggung jawab terhadap hasil kegiatan

Berkaitan dengan nilai

Menterjemahkan nilai-nilai ke dalam tujuan dan tindakan

Meningkatkan produktivitas dengan cara perencanaan dan penetapan prioritas

Meningkatkan efisiensi

Berfungsi sebagai struktur

Memperkuat keterampilan manaje-men waktu dan diri sendiri

Merasa terkendali vs me-ngendalikan orang lain

Nilai tidak selalu sejalan dengan prinsip realita

Mengakibatkan rasa bersa-lah, terlalu ba nyak program, dan peran yang tidak seimbang

Terlalu banyak kegiatan yang melebihi kapasitas, dan orang lain diperlakukan sebagai “mesin”

Kaku, kurang spontan

Yang utama tergantung dari urgensi dan nilai-nilai

Meskipun telah mengalami 3 perubahan generasi, prinsip-prinsip manajemen waktu di atas baru berhasil menjawab pertanyaan: Apakah kita telah melakukan kegiatan dengan baik? Namun demikian, pendekatan di atas tetap saja belum mampu menjawab pertanyaan yang paling utama berikut ini: Apakah kita telah melakukan kegiatan yang seharusnya kita lakukan?

MANAJEMEN WAKTU


Latihan: Isilah ceklis berikut ini dengan sejujurnya, dengan cara melingkari angka yang sesuai: 0 Hampir tidak pernah 1 Kadang-kadang 2 Sering 3 Hampir selalu

CARA ANDA MENGELOLA WAKTU

1. Setiap hari saya menyisihkan sedikit waktu untuk merencanakan dan memikirkan pekerjaan saya.

2. Saya menetapkan sasaran spesifik dan tertulis serta batas waktunya.

3. Saya membuat “daftar harian” yang harus dikerjakan, mengatur masalah dalam urutan kepentingannya dan berusaha melakukan yang terpenting secepat mungkin.

4. Saya mengetahui peraturan 80-20 dan saya gunakan dalam pekerjaan saya. (Peraturan 80-20 menyatakan bahwa 80% waktu digunakan untuk mencapai 20% hasil yang positif; atau sebaliknya, 20% waktu digunakan untuk memproduksi 80% hasil yang positif).

5. Saya memakai rencana yang longgar untuk menghadapi krisis dan hal yang tidak terduga

6. Saya mendelegasikan apa saja yang dapat saya delegasikan kepada orang lain.

7. Saya mencoba menangani setiap carik kertas hanya sekali, 8. Saya makan siang sekadarnya saja supaya tidak

mengantuk setelah makan. 9. Saya berusaha aktif untuk mencegah gangguan yang dapat

mengacaukan hari kerja saya (misalnya telepon, tamu, rapat, dll).

10. Saya mampu berkata “tidak” atas permintaan orang lain untuk mencegah ketidakmampuan untuk menyelesaikan pekerjaan saya.

0 1 2 3 0 1 2 3 0 1 2 3 0 1 2 3 0 1 2 3 0 1 2 3 0 1 2 3 0 1 2 3 0 1 2 3 0 1 2 3

MANAJEMEN WAKTU


MANAJEMEN WAKTU


Silakan membuka halaman ini, apabila anda telah selesai mengisi ceklis di halaman sebelumnya. Kunci: Untuk menghitung skor anda, berikanlah: nilai 3 untuk kategori hampir selalu nilai 2 untuk kategori sering nilai 1 untuk kategori kadang-kadang nilai 0 untuk kategori hampir tidak pernah Jumlah semua nilai dan interpretasikan skor anda sebagai berikut: 0 -15 Berpikirlah untuk mulai mengelola waktu 15-20 Anda sudah berbuat baik, tingkatkan lagi 20-25 Sangat baik 25-27 Unggul 28-30 Anda tidak jujur!

MANAJEMEN WAKTU


ANTARA URGENSI DAN KEPENTINGAN Menginjak pada hari pertama, kedua, ketiga……dstnya pelatihan jarak-jauh ini, apakah anda pernah merasakan hal-hal di bawah ini? Bersikaplah jujur terhadap diri anda sendiri, oleh karena hanya andalah yang mengetahui jawabannya.

Andaikata saya tidak mengikuti kursus ini, saya dapat banyak menyelesaikan pekerjaan di kantor yang harus segera saya tangani, mulai dari rapat dengan Bupati, persiapan peringatan 17 Agustus, penjelasan mengenai DIP, hingga laporan kegiatan proyek.

Saya tidak dapat berkonsentrasi penuh. Secara tidak saya sadari saya terbayang pekerjaan di kantor.

Bagaimana saya dapat berpikir jauh ke depan, kalau pekerjaan saya 3 hari terakhir ini saja belum dapat saya selesaikan.

Pernyataan-pernyataan di atas mengandung 2 unsur yang dilematik, yaitu antara urgensi dan kepentingan. Sesuai yang urgen, belum tentu penting. Demikian pula sebaliknya. Hal-hal yang dapat dikategorikan urgen misalnya menjawab telpun, menemui tamu, menghadiri rapat mendadak, dan sebagainya. Sedangkan hal-hal yang penting misalnya menyusun perencanaan stratejik, membangun aliansi, mencari peluang baru, mengembangkan diri sendiri, dan seterusnya. Apakah mendahulukan hal-hal yang urgen selalu berarti buruk? Jawabannya adalah tidak, apabila hal tersebut tidak berarti mengesampingkan hal-hal yang penting.

MANAJEMEN WAKTU


Matriks Manajemen Waktu

Urgen Tidak urgen

Penting I

Krisis

Masalah yang menekan

Mengejar deadline, pertemuan, persiapan

II

Persiapan

Pencegahan

Klarifikasi nilai

Perencanaan

Membangun aliansi

Rekreasi yang positif

Pemberdayaan

Tidak penting III

Interupsi, telepon

Surat, laporan

Pertemuan

Masalah yang menekan

Kegiatan yang umum

IV

Banyak pekerjaan

Surat yang tidak penting

Telepon

Pembuang waktu

Kegiatan “melarikan diri”

Latihan: Pertanyaan yang menarik untuk disimak adalah apakah anda termasuk kelompok yang gaya hidupnya didominasi oleh kekuatan “urgensi” ataukah didorong oleh “kepentingan”?. Isilah ceklis berikut ini dengan melingkari angka yang sesuai: 0 Tidak pernah 2 Kadang-kadang 4 Selalu

MANAJEMEN WAKTU


INDEKS URGENSI

1. Pekerjaan dapat saya selesaikan dengan baik apabila

saya dikejar waktu 2. Apabila saya tidak dapat meluangkan waktu untuk diri

saya sendiri, saya seringkali menyalahkan kegiatan lain yang menekan dan membuat saya terburu-buru

3. Saya seringkali frustasi oleh karena lingkungan yang sangat lamban. Saya benci menunggu.

4. Saya merasa bersalah apabila saya mengambil cuti atau tidak masuk kantor.

5. Saya selalu terburu-buru, dari satu tempat ke tempat yang lain, atau dari satu kegiatan ke kegiatan yang lain.

6. Saya seringkali menyadari bahwa saya menolak orang lain mendekati saya, sehingga saya dapat menyelesaikan pekerjaan saya.

7. Saya merasa sangat cemas apabila saya tidak mengetahui kegiatan di kantor selama lebih dari beberapa menit.

8. Saya seringkali memikirkan pekerjaan lain ketika saya melakukan suatu pekerjaan.

9. Saya merasa sangat baik ketika menghadapi situasi yang krisis

10. Produksi adrenalin akibat suatu krisis sangat memuaskan dibandingkan pencapaian bertahap terhadap hasil jangka panjang

11. Saya seringkali mengorbankan waktu yang produktif dengan orang lain untuk menangani krisis

12. Saya berasumsi bahwa orang lain dengan sendirinya akan memahami saya bila saya mengecewakan mereka oleh karena harus menangani suatu krisis.

13. Saya bergantung pada kegiatan menyelesaikan masalah yang krisis untuk memberi kesan bahwa hari ini telah saya isi dengan kegiatan yang bermakna

14. Saya seringkali makan siang atau makan snack sambil bekerja

15. Saya terus berpendapat bahwa suatu hari nanti saya

akan mampu melakukan pekerjaan yang benar-benar ingin saya lakukan

0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4

Jumlahkan skornya, dengan interpretasi sebagai berikut:

MANAJEMEN WAKTU


0 -25 Orientasi terhadap urgensi rendah

26-45 Orientasi terhadap urgensi tinggi

46+ Adiktif terhadap urgensi Bagaimana skor anda?

MANAJEMEN WAKTU


Kalau skor anda tinggi, anda tidak perlu berkecil hati, namun mulailah menata kembali kegiatan anda. Orientasi yang tinggi terhadap urgensi berarti bahwa kita akan berespons cepat terhadap segala hal yang memerlukan perhatian segera. Dengan kata lain, indikator yang terutama dalam urgensi adalah waktu. Contohnya adalah telpun, tamu yang datang, staf yang ingin mendiskusikan suatu masalah yang urgen di lapangan, dan sebagainya. Mengapa kekuatan ke arah urgensi ini dapat mengganggu? Bayangkan apabila anda sedang dalam proses menulis laporan, dan disamping meja anda telpon berdering-dering tak henti-hentinya. Sebagai manusia biasa, tentunya kita tidak tahan akan dering telepon, dan akan mengangkatnya dan berbicara dengan si penelpon dengan senang hati dan mungkin panjang lebar. Bagaimana apabila gangguan tersebut lebih dari 2-3 kali? Berikut adalah ilustrasi nyata bagaimana gangguan sesaat bisa menimbulkan dampak yang panjang. “Gangguan satu menit itu minimal akan melibatkan hal-hal tersebut di bawah ini: (1) berpikir tentang apa yang terakhir anda kerjakan; (2) pikiran anda berpindah gigi dari rasa emosi karena gangguan tersebut kemudian memikirkan apa yang ditanyakan oleh si pengganggu; (3) waktu untuk bereaksi secara koheren, berusaha menutupi gelombang emosi; (4) mendengarkan pertanyaan kedua dan ketiga dan/atau komentar dari pengganggu (5) memberi reaksi lagi sambil dalam hati berjanji untuk tidak membiarkan hal ini terulang lagi, bahkan mungkin sambil menyalahkan staf anda; (6) mengucapkan selamat jalan dan menekankan betapa menyenangkan untuk dapat berbincang-bincang lagi, yang dengan mudah membuat perjanjian atau undangan untuk datang dalam jam-jam kerja biasa; (7) minum kopi untuk menenangkan syaraf anda; (8) duduk dan berusaha mengingat apa yang sedang dikerjakan sebelum terjadinya gangguan itu dan sampai di mana anda menangani masalah tersebut. Total, gangguan ini paling tidak akan memakan waktu 30 menit, belum termasuk biaya gangguan sistem saraf anda yang tidak dapat dihitung” (Lynne, 1994). Kekuatan kedua bersumber pada kepentingan. Disebut penting oleh karena berkaitan dengan hasil yang dicapai, menunjang misi dan visi organisasi. Organisasi yang berorientasi pada rencana stratejik akan senantiasa memiliki individu-individu yang memberi prioritas tinggi pada kekuatan “kepentingan”. Prinsip Pareto Prinsip Pareto, adalah suatu prinsip sederhana yang dapat mengilustrasikan proporsi kegiatan-kegiatan yang urgen dan yang penting. Nama Pareto

MANAJEMEN WAKTU


diambil dari nama seorang ahli ekonomi dan sosiologi Italia pada abad 19, Vilfredo Pareto, yang menyatakan bahwa secara relatif sejumlah kecil hal, tugas, atau perilaku dalam kelompok adalah penting (MacKenzie, 1972). Juran (1964) menyebut hal-hal tersebut "sedikit tapi penting" dan hal-hal pelengkapnya disebut "banyak tapi sepele". Prinsip Pareto adalah suatu cara untuk memperlihatkan bahwa biasanya masalah situasional yang banyak tapi sepele membutuhkan 80% waktu kelompok untuk memproduksi 20 % hasil positif. Sebaliknya, masalah atau situasi yang sedikit tapi penting memakai 20% waktu yang ada untuk memproduksi 80% hasil yang positif. Prinsip ini diterapkan di bidang keperawatan, misalnya dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasaan pasien. Sistem keperawatan, selain kesiapan di atas rata-rata untuk melaksanakan tugas ini, membutuhkan kesadaran yang tinggi dan struktur yang rendah. Mereka mengidentifikasi 20 intervensi yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kepuasan pasien. Ketika Prinsip Pareto diterapkan, ternyata 4 dari 20 intervensi yang ada secara umum dapat menyebabkan 80% perubahan yang terjadi pada pasien, setelah intervensi ini dilaksanakan dan dievaluasi. Intervensi-intervensi lainnya hanya memberikan sedikit hasil dalam hal efektivitas beaya. Waktu yang digunakan untuk melakukan aktivitas-aktivitas yang memberi hasil rendah, atau penyia-nyiaan waktu, dapat disalurkan untuk melakukan intervensi dengan hasil yang lebih tinggi terhadap masalah lain, yang juga berprioritas tinggi tapi dalam tingkat yang berbeda. Gambar. 1 menggambarkan proses prioritas ini.

MANAJEMEN WAKTU


Bagi organisasi yang kinerjanya, tinggi, kalau kita kembali ke 4 kuadran manajemen waktu, maka gambaran yang ideal adalah sebagai berikut (huruf kecil menunjukkan organisasi pada umumnya):

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Satuan

unit Sedikit tapi penting

20% waktu yang ada

banyak tapi sepele

80% waktu yang

tersedia

Hasil

80% hasil positif

20% hasil

saluran yang digunakan dalam

kegiatan-kegiatan yang

memberi hasil yang lebih tinggi

Rasio Usaha-

hasil

1:4

4:1

Gambar 1 Proses prioritas

menggunakan Prinsip Pareto

MANAJEMEN WAKTU


Urgen Tidak urgen

Penting I 20-25% 25-30%

II 65-80% 15%

Tidak penting III 15% 50-60%

IV < 1% 2-3%

MENGARAH KE KUADRAN II MANAJEMEN WAKTU Apakah anda sudah mulai tergugah untuk menata kembali segala sesuatu yang berkaitan dengan hidup anda? Apakah anda ingin mencoba menjadi seseorang yang berorientasi pada kuadran II? Bila ya, berikut ini adalah langkah-langkah yang harus dilakukan: 1. Mengidentifikasi peran Tuliskan seluruh peran-peran yang anda lakukan dalam 7 hari berikut, baik yang berkaitan dengan keluarga, pekerjaan, kegiatan di masyarakat, atau diri anda sendiri. 2. Menuliskan tujuan Sebutkan maksimal 3 hal penting untuk setiap peran yang ditulis pada langkah 1. Tujuan ini didasarkan atas tujuan-tujuan yang harus dicapai dalam waktu 7 hari. 3. Menyusun jadwal Buatlah jadwal untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Anda dapat menggunakan sistem blok waktu atau menetapkan waktu-waktu tertentu untuk melakukan aktivitas-aktivitas yang direncanakan. Sebagai contoh, kalau membaca artikel merupakan tujuan yang penting dalam minggu depan, maka anda dapat menyusun blok waktu, misalnya hari Senin, jam 08.00 - 11.00, atau menetapkan waktu-waktu terbaik untuk membaca, misalnya 1 jam sehari, 08.00 - 09.00. 4. Mengadaptasi menjadi kegiatan harian Setelah menetapkan peran, tujuan, dan jadwal waktu dalam satu minggu, maka kegiatan harian lebih merupakan fungsi penetapan prioritas kegiatan,

MANAJEMEN WAKTU


kepatuhan terhadap aktivitas yang telah direncanakan dan pemberian respons terhadap hal-hal yang mungkin di luar dugaan. Keempat kegiatan tersebut dapat tertuang dalam lembar isian berikut ini: (lihat buku 7 kebiasaan, halaman 158-159).

MANAJEMEN WAKTU


Latihan: Identifikasi peran dan tujuan untuk masing-masing peran dalam 1 minggu mendatang

MANAJEMEN WAKTU


TIPS-TIPS DALAM MANAJEMEN WAKTU 1. Jenis Waktu Ada dua kategori waktu: waktu untuk keahlian khusus dan waktu manajemen. Waktu untuk keahlian khusus melibatkan pertanggungjawaban-pertanggungjawaban yang hanya dapat dicapai sendiri. Hal ini tidak mengesampingkan adanya kebutuhan masukan dari orang lain, seperti yang diperlukan untuk tugas tersebut. Secara sederhana ini berarti bahwa aktivitas yang dilakukan biasanya dilakukan oleh manajer. Supervisi perawat mungkin menganggap penyusunan pegawai, penetapan tujuan-tujuan jangka panjang, dan/atau persiapan rencana untuk pertemuan perawat bangsal yang akan datang sebagai hal-hal yang membutuhkan keahlian khusus. Harap diingat bahwa penggolongan aktivitas-aktivitas dalam kategori tersebut bersifat relatif, sesuai dengan kekhasan sistem dan kebutuhannya. Waktu manajemen adalah waktu yang digunakan bersama atau diberikan kepada anggota lain dalam suatu sistem. Hal ini melibatkan beberapa tingkatan interaksi antara dua ataupun lebih banyak orang. Waktu manajemen dapat dibagi menjadi waktu untuk memberi respon dan waktu untuk menentukan. Waktu untuk memberi respon umumnya mencakup kegiatan-kegiatan seperti berbicara di telepon karena menerima telepon atau menelpon kembali, mendapat kunjungan kantor, menghadiri pertemuan, dan mengadakan kontrol keliling. Waktu untuk menentukan adalah waktu yang berhubungan dengan aktivitas-aktivitas yang mengharapkan atau membutuhkan suatu respon tetapi pemimpin memiliki pilihan untuk memutuskan keharusan bertindak sesuai dengan permintaan. Waktu yang tersedia dapat lebih digunakan untuk melakukan kegiatan lain. 2. Komitmen Pribadi untuk Bertambah Baik Berapa orang psikiatriskah yang dibutuhkan untuk mengganti bola lampu 60 watt? Jawabannya adalah "hanya satu, tetapi bola lampunya harus berkemauan". Jawaban ini dangkal tapi benar. Brown (1980) menyebut komitmen pribadi terhadap penghematan waktu sebagai sine qua non. Jadi, periksalah diri anda sendiri. Mereka yang tertarik harap meneruskan membaca. Mereka yang menemukan ketidakmauan sebaiknya mencoba mencari sebabnya dan berusaha merubah ketidakmauan menjadi kemauan, kemudian teruslah membaca. McConnell (1983) menekankan bahwa untuk menjadi manajer yang efektif bagi orang lain, seoarang pemimpin harus menjadi manajer yang efektif bagi dirinya sendiri, melalui usaha pribadi.

MANAJEMEN WAKTU


3. Belajar Berkata Tidak Bacalah buku berjudul When I Say No, I Feel Guilty yang dikarang oleh Smith (1985). Seseorang selalu memiliki prioritas berupa hal-hal yang perlu, yang harus dikerjakan oleh orang lain. Di Rumah Sakit, jumlah "seseorang" ini banyak sekali. Manajer harus membedakan hal-hal yang penting dari yang tidak penting, atau tugas dengan hasil tinggi dari yang hasilnya rendah. Kemudian katakan tidak kepada kategori yang kedua serta ya kepada yang pertama. Hal ini harus dapat dilakukan tanpa perasaan bersalah atau emosi kekalahan diri lainnya. 4. Mencatat Penggunaan Waktu "Time Analysis Worksheet" adalah salah satu cara untuk menentukan cara penggunaan waktu dan untuk apa waktu digunakan. Ini meningkatkan kesadaran perilaku seseorang dengan jalan merubah hal yang abstrak menjadi nyata. "Time Log", yang juga ditemukan dalam latihan, dapat digunakan untuk tujuan yang sama. 5. Melawan versus Mencegah Api Graf (1986) menjelaskan bahwa memerangi api adalah bereaksi terhadap apapun yang terjadi, ibaratnya seperti meminyaki roda yang berderit. Hal ini perlu dilakukan jika perencanaannya jelek. Pencegahan api melibatkan perencanaan kontigensi, yaitu melihat ke depan dan bertanya, "apakah yang dapat dilakukan sekarang untuk mencegah terjadinya masalah di masa yang akan datang?" Tentu saja, mencegah api dapat berubah menjadi parasit baik di dalam maupun terhadap dirinya sendiri. Jadi simpanlah energi yang cukup di bidang ini untuk memastikan bahwa hasil yang didapat cukup memuaskan. 6. Waktu Terbaik Kebanyakan orang memiliki porsi tertentu dari harinya yang mereka sadari sebagai "waktu terbaik". Selama jangka waktu ini, mereka bekerja sebaik mungkin, dan pekerjaan biasanya dengan mudah dapat diselesaikan. Temukanlah blok waktu ini dan gunakan gantungan peringatan "jangan ganggu " di luar pintu, tolak telepon yang masuk, jangan adakan jadwal pertemuan, dan lain sebagainya. Mungkin ini merupakan waktu penyelesaian 80 % kerja anda, jadi lindungilah waktu ini. 7. Mencegah Gangguan Keramahan selalu diperlukan, tetapi tidak seharusnya dikacaukan dengan kebutuhan untuk memberikan perhatian penuh terhadap telepon atau kunjungan-kunjungan. Seorang manajer dapat melakukan "kebijaksanaan

MANAJEMEN WAKTU


pintu terbuka" ketika diputuskan bahwa pintu memang seharusnya terbuka, tetapi pasti bukan pada saat waktu terbaik kita. Para pengunjung seharusnya dapat dicegah. Cukup katakan sesekali, "Saya akan berbicara dengan anda setelah saya tidak sedang dalam suatu pekerjaan. Kita dapat menjadwalkan bertemu di...." Seseorang yang bertipe suka mampir pasti akan mengerti maksud anda setelah sindiran pertama atau kedua seperti itu. Berbicaralah dengan para pengunjung yang mampir secara berdiri dan berada di luar kantor, bila memang memungkinkan. Ini merupakan halangan bagi gangguan yang tidak menyenangkan dari pengunjung. Hadapi pula kemungkinan adanya pengganggu yang "sadar ini bukanlah jam kantor yang umum tetapi hanya membutuhkan satu menit saja untuk pertanyaan yang 'kilat'". Skenarionya mungkin akan menjadi demikian. Telepon adalah suatu bentuk piranha yang lain karena ia dapat berdering kapan saja, dan bahkan kadang-kadang suara deringnya saja sudah sangat mengganggu. Jika memungkinkan, perintahkan kepada sekretaris anda untuk menyaring telepon yang masuk berdasarkan "respon segera dibutuhkan" dan "respon dapat ditunda". Tangani telepon yang mendesak dan aturlah jam-jam menelepon untuk menjawab telepon yang lain. Jika dapat, mintalah sekretaris menghentikan telepon dan mentransfernya kepada yang menelepon. Daftar pemboros waktu utama: 1. Gangguan telepon 2. Tamu yang datang tanpa perjanjian 3. Rapat (baik yang terjadwal maupun tidak) 4. Saat genting 5. Tidak adanya tujuan, prioritas, dan rencana 6. Meja yang semrawut dan disorganisasi pribadi 7. Pendelegasian tidak efektif dan keterlibatan dalam pekerjaan rutin dan

terinci 8. Mencoba terlalu banyak jalan dan perkiraan waktu yang tidak wajar 9. Tidak jelasnya komunikasi atau instruksi 10. Informasi yang tidak cukup, terlambat 11. Keraguan dan penundaan 12. Tidak mampu mengatakan tidak 13. Tanggung jawab dan wewenang yang membingungkan 14. Tidak menyelesaikan tugas 15. Tidak adanya disiplin-diri

MANAJEMEN WAKTU


8. Mengatur Pertemuan Hukum Kedua Parkinson menyatakan bahwa "manusia cenderung menghabiskan waktu dan usahanya untuk tugas-tugas yang terbalik dengan kepentingan mereka" (diambil dari MacKenzie, 1972, hal. 107). MacKenzie (1972) dan pengarang menawarkan beberapa peraturan agar dapat lebih memanfaatkan pertemuan-pertemuan.

1. Mulailah pada waktunya, beri peringatan hanya pada saat pertama. 2. Akhiri pada waktunya. 3. Kembangkan suatu rencana dan edarkan kepada para peserta

sebelum pertemuan dimulai. 4. Hanya orang-orang yang dibutuhkan saja yang boleh menghadiri

pertemuan. 5. Kumpulkan informasi sebelum pertemuan, dan ringkaslah selama

pertemuan. 6. Taati terus rencana pertemuan, hindari gangguan, singkirkan

gangguan dari rencana semula. 7. Batasi waktu yang digunakan untuk membahas suatu rencana

tertentu, lanjutkan pertemuan sehingga tercapai tujuannya. 8. Aturlah lingkungan yang nyaman, tetapi jangan terlalu nyaman

sehingga orang lain justru memilih untuk tetap berada disana daripada di tempat lain.

9. Hal-hal yang secara alami merupakan suatu komunikasi satu arah lebih baik diketik dan disebarkan, bukan diumumkan secara verbal. Pilihan terakhir ini hanya membuang-buang waktu saja.

10. Perintahkan sekretaris membuat dan menyebarkan laporan hasil pertemuan dalam jangka waktu satu minggu dari tanggal pertemuan diadakan. Laporan ini seharusnya mencatat masalah-masalah yang ada dan keputusannya. Laporan singkat tentang poin-poin diskusi dapat disertakan. Jika laporan berupa catatan kata perkata dalam pertemuan tersebut, maka sebenarnya sekretaris hanya membuang-buang waktu saja, demikian pula mereka yang membacanya.

9. Membangun Perangkap Waktu Dalam The Time Trap, MacKenzie (1972) mencakup lampiran tentang penyia-nyiaan waktu yang paling sering ditemui, masalah, dan kemungkinan penyelesaiannya. Daftar ini tidak lengkap, namun jelas dapat membantu. Bagaimana membangun perangkap waktu

MANAJEMEN WAKTU


Penyia-nyia waktu

Sebab-sebab yang mungkin

Pemecahan

Kurangnya perencanaan

Kegagalan melihat keuntungan

Memahami bahwa perencanaan membutuhkan waktu, tetapi pada akhirnya menghemat waktu

Orientasi tindakan Tekankan pada hasil, bukan aktivitas

Kesuksesan tanpa rencana

Sadarilah bahwa kesuksesan seringkali terjadi dengan metode, bukan karena metode

Kurangnya prioritas

Kurangnya sasaran dan tujuan

Tuliskan sasaran dan tujuan Diskusikan prioritas dengan bawahan

Komitmen yang berlebih

Minat luas katakan tidak

Kebingungan menentukan prioritas

Letakkan yang utama terlebih dahulu

Kegagalan menetapkan prioritas

Kembangkan filosofi waktu Hubungkan prioritas dengan jadwal kejadian

Manajemen krisis

Kurangnya perencanaan

Aplikasikan pemecahan yang sama seperti pada masalah kurangnya perencanaan

Perkiraan waktu yang tidak masuk akal

Tambahkan sedikit waktu Beri waktu untuk gangguan

Orientasi masalah Berorientasilah pada kesempatan Kecanggungan

bawahan mengabarkan berita buruk

Anjurkan transmisi informasi secara cepat sebagai hal pokok bagi tindakan korektif sewaktu-waktu

Ketergesaan Ketidaksabaran menghadapi rincian

Membutuhkan waktu untuk dapat menguasainya. Selamatkan waktu anda agar tidak mengerjakannya secara berlebihan

Reaksi terhadap persoalan yang mendesak

Bedakan hal-hal yang mendesak dari hal-hal yang penting

Kurangnya perencanaan ke depan

Perencanaan membutuhkan waktu. Tapi pengembaliannya lebih banyak lagi

Mengusahakan terlalu banyak dalam waktu yang terlalu pendek

Lakukan lebih sedikit usaha. Perbanyak delegasi

MANAJEMEN WAKTU


Penyia-nyia waktu


Pemecahan

Kertas kerja dan membaca

Ledakan pengetahuan Membaca secara selektif Belajar membaca cepat

Komputerisasi Kuasai data komputer tanpa kecuali

Kegagalan menyaring Ingatlah prinsip Pareto. Delegasikan membaca kepada bawahan

Rutinitas dan hal-hal sepele

Kurangnya prioritas Tetapkan sasaran dan konsentrasikan. Delegasikan yang tidak perlu

Pengawasan yang berlebih terhadap bawahan

Delegasi, kemudian berilah bawahan ruang lingkup. Lihat hasilnya, bukan rincian ataupun metodenya

Penolakan untuk mendelegasikan; merasa lebih aman jika mengetahui detil operasional

Sadarilah bahwa tanpa adanya pendelegasian, sulit menyelesaikan pekerjaan dengan orang lain

Pengunjung Kesenangan akan sosialisasi

Lakukan di tempat lain. Temui pengunjung di luar kantor. Jika perlu, ajaklah makan siang. Lakukan pertemuan berdiri

Tidak mampu mengatakan ‘tidak’

Lakukan penyaringan. Katakan tidak. Tunjukkan sikap tidak bersedia. Terapkan kebijaksanaan pintu terbuka

Telepon Kurangnya disiplin diri Lakukan penyaringan dan menelepon dalam kelompok

Keinginan untuk selalu mendapat informasi dan dilibatkan

Jangan terlibat dalam hal-hal yang tidak perlu. Aturlah dengan pengecualian

Pertemuan-pertemuan

Takut bertanggung jawab untuk membuat keputusan

Buat keputusan tanpa perlu mengadakan pertemuan

Keragu-raguan Buat keputusan walaupun tidak tersedia beberapa fakta

Komunikasi yang berlebih

Cegahlah pertemuan-pertemuan yang tidak perlu. Adakan pertemuan hanya jika dibutuhkan

Kepemimpinan yang jelek

Gunakan rencana. Tetap pada subyek. Siapkan laporan singkat

MANAJEMEN WAKTU


sesegera mungkin

Penyia-nyia waktu


Pemecahan

Keragu-raguan

Kurangnya kepercayaan terhadap fakta-fakta yang ada

Tingkatkan pengumpulan fakta dan validkan prosedurnya

Penekanan terhadap setiap fakta, kelumpuhan analisis

Terimalah resiko sebagai hal yang menguntungkan. Gunakan kesalahan sebagai proses belajar

Ketakutan akan konsekuensi suatu kesalahan

Delegasikan yang benar menjadi salah. Gunakan kesalahan sebagai proses belajar

Kurangnya proses pembuatan keputusan yang rasional

Kumpulkan data, tetapkan sasaran, selidiki alternatif dan konsekuensi negatif yang ada, buatlah keputusan dan laksanakan

Kurangnya pendelegasian

Ketakutan akan ketidakmampuan bawahan

Pelatihan. Biarkan beberapa kesalahan terjadi. Adakan penggantian bila diperlukan

Ketakutan akan kompetensi bawahan

Delegasi secara penuh. Berikan kredit. Pastikan tumbuhnya kerjasama untuk mempertahankan tantangan

Beban kerja bawahan terlalu besar

Seimbangkan beban kerja. Bentuk susunan pegawai. Atur kembali prioritas

Sumber: Dicetak kembali, atas izin penerbit, dari The Time Trap: Managing your way out, oleh R. Alec MacKenzie, 1972 by AMACOM, bagian dari American Management Associations, hal. 173-176. Daftar ini diambil dari “Troubleshooting Chart for Time Wasters”, dalam Managing time at the top, MacKenzie. New York, The President’s Association, 1970.

MANAJEMEN WAKTU


Latihan Analisis-diri pengelolaan waktu

Di bawah ini terdaftar sejumlah pertanyaan tentang berbagai jalan untuk mendekati pekerjaan. Jawablah pertanyaan itu dengan mengingat pola kebiasaan khas Anda. Tidak ada orang lain yang akan melihat hasilnya, terkecuali Anda sendiri. Berlakulah jujur. Lihat nilai Anda dalam “pengelolaan waktu”, bandingkanlah dengan orang lain.

Hampir tidak

pernah

Kadangkadang

saja

Sering Hampir selalu

1. Saya membuat catatan tertulis tentang bagaimana saya menggunakan sebagian besar hari kerja saya

2. Tugas yang paling tidak menyenangkan saya jadwalkan pada saat energi saya sedang dipuncak.

3. Saya meninjau pekerja-an saya kembali dan mendelegasikan kegiatan yang dapat dilakukan sebaik yang dilakukan oleh orang lain.

4. Saya mempunyai waktu untuk menger-jakan apa yang saya hendak kerjakan dan apa yang harus saya kerjakan sehubungan dengan pekerjaan yang harus saya laksanakan.

5. Saya menganalisis pekerjaan saya untuk menentukan bagaimana saya dapat menggabungkan atau menghilangkan kegiatan.

6. Tindakan yang mengarah ke tujuan jangka pendek didahulukan atas tindakan yang mungkin lebih penting dalam jangka waktu lama.

7. Bos saya menugaskan lebih banyak pekerjaan dari yang ia perkirakan dapat saya tangani.

8. Saya menangani tugas jangka pendek (menjawab telepon, membaca korespon-densi, dll.) sebelum menangani proyek berjangka wak-tu lama.

9. Saya meninjau kembali urutan kegiatan peker-jaan saya dan membu-at perbaikan di mana perlu.

10. Saya mengatur prioritas tugas berda-sarkan pada pentingnya sasaran tugas.

MANAJEMEN WAKTU


40 PEMBOROS WAKTU Perencanaan

Tidak adanya tujuan/prioritas/rencana

Krisis manajemen, pengalihan prioritas

Mencoba terlalu banyak sekaligus/perkiraan waktu tidak wajar

Menunggu pesawat terbang/perjanjian

Perjalanan

Tergesa-gesa/tidak sabar Organisasi

Disorganisasi pribadi/meja yang kacau-balau

Tanggung jawab dan wewenang yang membingungkan

Usaha ganda

Lebih dari satu bos

Surat-menyurat/birokrasi/membaca

Sistem arsip yang buruk Kemudahan yang tidak mencukupi peralatan Penempatan Staf

Staf yang tidak terlatih/tidak mencukupi

Terlalu sedikit/terlalu banyak staf

Absensi/kelambanan/perputaran pegawai Staf yang terlalu tergantung (tidak mandiri) Mangarahkan

Pendelegasian yang tidak efektif/terlibat dalam rincian rutin

Tidak ada motivasi/tidak perduli

Tidak ada koordinasi/kerjasama tim Pengendalian

Gangguan telepon

Tamu mendadak

Ketidakmampuan untuk berkata “tidak”

Informasi yang tidak lengkap/terlambat

Tidak ada disiplin diri

Tidak menyelesaikan tugas

Tidak ada standar/pengendalian/laporan kemajuan

Gangguan visual/bising

Pengendalian berlebihan

Tidak diberi informasi

MANAJEMEN WAKTU


Tidak hadirnya orang untuk mengadakan informasi Komunikasi

Rapat

Kurang atau tidak jelasnya komunikasi dan instruksi

Pergaulan sosial/mengobrol

“penyakit mengirim memo”/komunikasi berlebihan

Gagal untuk mendengarkan Membuat keputusan

Penundaan/keraguan

Menginginkan semua fakta

Keputusan tergesa-gesa Penyebab dan pemecahan. Berikut ini ada beberapa penyebab dan pemecahan untuk tiga pemboros waktu yang umum kami temukan diperusahaan minyak: gangguan telepon, pendelegasian dan rapat yang tisak efektif. Penyebab dan pemecahan untuk gangguan telepon dan pendelegasian yang tidak efektif dikelompokkan sebagai intern (terutama dikendalikan oleh perilaku kita) dan ekstern (dikendalikan oleh orang lain, situasi dan kebijakan).

MANAJEMEN WAKTU


Gangguan telepon

Penyebab Pemecahan Intern 1. Tidak menyadari akibatnya. Sediakan waktu untuk mencatat

panggilan telepon. Kaji asalnya, luas dan sebabnya.

2. Tidak ada rencana untuk mena-nganinya.

Kembangkan rencana untuk menya-ring, mendelegasikan dan mengkon- solidasikan.

3. Ego. Merasa dirinya penting. Akui adanya faktor ego. Jangan melebih-lebihkan pentingnya keberadaan Anda bagi orang lain.

4. Keinginan untuk menunjukkan keberadaan.

Hendaknya membuat perbedaan antara keberadaan untuk bisnis pergaulan sosial.

5. Tidak membuat rencana untuk tidak berada di tempat.

Waktu sepi; penyaringan; tetapkan waktu untuk menerima tamu/teltpon.

6. Keinginan untuk mengetahui. Selesaikan pekerjaan menurut renca-na yang berlandaskan pasti. Akui bahwa anggota tim Anda dengan sendirinya ingin memberi informasi kepada Anda tentang apa yang mereka kerjakan, dan bukan hal yang esensial saja.

7. Keinginan untuk ikut terlibat. Akui bahaya dalam keterlibatan dalam rincian. Jauhkan diri Anda dari hal rutin dan rinci.

8. Menerima dan menelepon sendiri. Delegasikan 9. Tidak ada pendelegasian. Delegasikan lebih banyak. Rencana-

kan kunjungan. Buat daftar dari pokok pembicaraan.

10. Tidak membuat daftar dari pokok pembicaraan.

Organisasikan diri Anda. Rencanakan kunjungan. Buat daftar dari pokok pembicaraan.

11. Staf yang terlalu tergantung. Tolak untuk membuat keputusan bagi mereka. Dorong inisiatif. Biarkan mereka membuat kesalahan.

12. Takut menyinggung perasaan. Jangan terlalu perasa. Sekretaris ulung tidak pernah menyinggung perasaan bila tak perlu. Berkonsen-trasi pada prioritas.

Penyebab Pemecahan

MANAJEMEN WAKTU


13. Tidak mampu untuk mengakiri percakapan.

Belajar dan praktekkan teknik: Tentukan batas waktu sebelumnya (“Ya Toni, saya hanya mempunyai waktu beberapa menit saja untuk-mu.” Bayangkan akhir pembicaraan (“Ben, sebelum kita akhiri pembicaraan ini ...”). Hendaknya Anda berterus terang (“Maaf, tetapi saya harus pergi sekarang.”)

14. Perkirakan waktu yang tidak realistis/wajar.

Sekretaris mengganggu dengan peringatan akan item yang penting dan perlu perhatian Anda sekarang. Letakkan penghitung waktu untuk merebus telur di depan telepon Anda. Catat waktu Anda menelepon. Akui bahwa pembicaraan telepon dapat lebih lama daripada yang diperlukan.

15. Tidak mampu untuk mengelola sekretaris Anda sendiri.

Belajar dan kembangkan rencana. Terapkan rencana. Latih atau ganti dengan sekretaris berpengalaman dan tidak memerlukan latihan lagi.

Ekstern 16. Penyaringan yang tidak efektif. Menganalisis masalahnya, Kembang-

kan rencana. Bahaslah dengan rekan sekerja untuk menghindari kejutan dan menyinggung perasaan. Bicarakan dengan sekretaris untuk memperoleh pengertian dan keper-cayaannya. Terapkan dan dukung usaha sekretaris.

17. Tanpa sekretaris. Jika Anda memerlukan seorang sekretaris, baik untuk penuh atau sebagian waktu, adakan dulu peneli-tian kelayakan untuk memastikan kebutuhan. Bila Anda mempunyai asisten, ia dapat digunakan sebagai pengganti sekretaris. Jika tidak, aturlah sedemikian rupa sehingga pesan-pesan diambil pada saat-saat tertentu. Cari tempat untuk menyepi. Gunakan cut-off switch.

MANAJEMEN WAKTU


Penyebab Pemecahan

16. Nomor telepon yang keliru. Buat daftar dari orang dan nomor

mereka. Bari instruksi kepada perso-nalia mengenai pemanggilan telepon. “Nomor-nomor yang sering digunakan” supaya terlihat dengan jelas.

17. Tanggung jawab yang membi-ngungkan.

Jelaskan sejelas-jelasnya.

18. Kebijakan “menjawab sendiri” Akui bahwa cara ini memboroskan waktu dan bakat. Ubah atau hilangkan kebijakan itu.

19. Sistem telepon buruk. Pelajari dan tingkatkan mutu.

Rapat yang tidak efektif. Banyak manajer mengatakan lebih banyak waktu terbuang dalam rapat yang tidak efektif, daripada dalam segi lain dari kehidupan organisasional. Namun demikian rapat sangat kritis untuk dapat mengerjakan sesuatu. Di bawah ini dicantumkan penyebab masalah dan usulan penangkalannya, untuk digunakan sebagai pedoman.

RAPAT

Penyebab Pemecahan Sebelum rapat 1. Tidak jelas maksudnya. Jangan adakan rapat tanpa mak-sud;

nyatakan maksud rapat secara tertulis, bila itu mungkin.

2. Tidak ada agenda. Jangan adakan rapat tanpa agen-da. Rapat terjadwal harus memiliki agenda tertulis; untuk yang tidak terjadwal dapat agenda lisan saja agar orang dapat mempersiapkan diri dan keputusan dujadwalkan.

3. Orang yang diundang tidak tepat /terlalu banyak atau sedikit.

Hanya mereka yang diperlukan saja yang hadir.

4. Saatnya tidak tepat. Pastikan bahwa saat rapat sesuai. 5. Tempatnya keliru. Pilih tempat rapat yang konsisten

dengan tujuan rapat, bebas dari gangguan, tersedia perlengkapan fisik yang diperlukan, dan tidak terlalu jauh bagi sebagian besar peserta.

MANAJEMEN WAKTU


6. Tidak ada perencanaan. Sediakan kesempatan dan buat rencana paling sesuai untuk rapat dapat seefektif mungkin.

Penyebab Pemecahan

1. Terlalu banyak rapat. Ada kebutuhan untuk “menguji” rapat

berkala. Sekali-kali hendaknya tidak mengadakan rapat untuk melihat apa yang akan terjadi. Atau dapat juga memperpendek waktunya menjadi setengah saja untuk rapat yang cenderung berke-panjangan.

2. Terlalu sedikit rapat. Kaji kebutuhan untuk berpartisipasi, informasi dan koordinasi. Jadwalkan sesuai dengan itu.

3. Kurang pemberitahuan. Berikan pemberitahuan secara tertu-lis termasuk semua yang esensial dan sumbangan yang diharapkan serta bahan yang perlu untuk mempersiapkan diri.

4. Tidak dimulai tepat waktu. Mulailah tepat waktu. (Jika me-nunggu peserta yang datang terlambat, maka pemimpin meng-hukum mereka yang datang tepat waktu dan memberi imbalan kepada yang datang terlambat!)

Selama rapat 11. Pergaulan sosial. Pergaulan sosial hendaknya dilaku-

kan pada kesempatan yang ebih sesuai.

12. Memperkenankan gangguan. Tetapkan kebijakan dan beritahu semua orang. Bila mungkin jangan memperkenankan gangguan kecuali keadaan darurat yang mendesak. Pesan-pesan untuk disimpan sampai saat istirahat atau makan siang.

13. Menyimpan dari agenda. Tuntut dan harapkan untuk mengkuti agenda yang sudah ditetapkan. Tentang adanya agenda “tersembunyi”.

14. Gagal menetapkan saat penga-khiran atau batas waktu untuk setiap subyek.

Beri batasan waktu untuk rapat dan setiap pokok pembicaraan dalam agenda, supaya waktu pembahasan sesuai dengan pentingnya subyek.

MANAJEMEN WAKTU


15. Menahan orang setelah keperlu-an mereka selesai.

Hendaknya mereka meninggalkan ruang rapat segera setelah keperluan mereka selesai.

16. Keraguan. Selalu ingat tujuan Anda dan bertindaklah ke arah itu.

Penyebab Pemecahan

17. Memutuskan tanpa informasi yang

cukup. Pastikan bahwa informasi yang diperlukan tersedia sebelum me-manggil rapat. Gunakan informasi itu.

18. Gagal untuk menutup rapat pada waktunya.

Tutup rapat pada saatnya. Bila tidak, maka tidak seorangpun dapat merencanakan waktunya sesudah rapat.

19. Gagal untuk meringkas penda-pat. Ringkaskan pendapat untuk memas-tikan bahwa semua menyetujuinya, dan ingatkan peserta akan tugas mereka.

Sesudah rapat. 20. Tidak ada notulen. Catat semua keputusan, tugas dan

batas waktu dalam notulen yang singkat. Bagikan dalam waktu satu hari setelah rapat selesai.

21. Gagal untuk bertindak lanjut. Pastikan bahwa ada tindak-lanjut yang efektif atas semua keputusan. Daftarkan semua item di bawah “Bisnis yang belum terselesaikan”

22. Gagal untuk membubarkan panitia jika bisnis atau tujuan sudah tercapai.

Inventarisasikan panitia yang ada. Bubarkan yang sudah menyelesaikan tugasnya.

Pendelegasian. Gagal untuk mendelegasikan merupakan salah satu dilema yang mengarah kepada manajemen yang tidak efektif. Paling sedikit ada banyak faktor intern yang menyebabkan kegagalan ini, dan empat penyebab ekstern. Pendelegasian yang benar mungkin saja menjadi penghemat waktu terbesar bagi manajer dan perlu untuk mengembangkan potensi bawahan.

MANAJEMEN WAKTU


PENDELEGASIAN YANG TIDAK EFEKTIF

Penyebab Pemecahan

Intern 1. Tidak yakin - takut kegagaln. Akui fakta ini. Terimalah resiko seba-

gai sesuatu yang mesti ada. Jangan takut membuat kesalahan, dan belajarlah dari kesalahan itu

2. Tidak percaya pada staf. Latih, kembangkan dan berikan kepercayaan pada mereka.

3. Melibatkan diri sendiri dalam rincian dan rutin.

Jangan lakukan sesuatu yang dapat Anda delegasikan; lepaskan diri Anda dari rincian.

4. Mendelegasikan tanggung jawab tanpa wewenang.

Hendaknya selalu mendelegasikan wewenang yang seimbang dengan tanggung jawab.

5. Memberikan instruksi yang tidak jelas, tidak lengkap atau membingungkan.

Pastikan instruksi Anda itu jelas, lengkap dan tidak meragukan. Minta bawahan untuk mengulang kembali instruksi Anda untuk memeriksa pengertiannya.

6. Iri atas kemauan bawahan. Anda harus menertawakan diri sen-diri. Berikan pujian penuh kepada yang berhak menerimanya. Kembangkan pengganti Anda sendiri.

7. Anda dapat mengerjakan sendiri pekerjaan lebih cepat dan lebih baik.

Turunkan standar sampai tingkat yang masih dapat “diterima”, dan bukan tingkat kinerja Anda sendiri. Hindari kesempurnaan.

8. Merasa lebih nyaman bila “bertindak” daripada “mengelola”.

Akui bahwa praktek mengacu kekeberhasilan, yang kemudian menuju ke kenyamanan. Kendalikanlah.

9. Mengharap setiap orang “mengerti semua rincian.”

Akui bahwa Anda tidak dapat mengharapkan ini dari seseorang yang sudah mendelegasikan tanggung jawab untuk ditangani.

10. Kegagalan untuk memantapkan kendali yang memadai.

Tetapkan rencana, jadwal terperinci, laporan kemajuan, pemantauan batas waktu.

11. Kendali berlebihan. Bersantailah sedikit. Tekankan pada metode dan prosedur pencapaian sasaran. Ukur hasil dan bukan

MANAJEMEN WAKTU


kegiatannya. 12. Gagal untuk bertindak lanjut. Hendaknya selalu memantau kema-

juan pada waktunya supaya masih dapat mengambil tindakan koreksi.

Penyebab Pemecahan

Ekstern 13. Kurangnya bawahan sehingga

melampaui kemampuan. Batasi pengharapan dan kurangi tanggung jawab yang diterima.

14. Staf yang tidak mencukupi dan tidak terlatih.

Latih dan tugaskan kembali; memperkerjakan staf baru dengan seleksi lebih baik.

15. Pendelegasian ke atas. Tolak membuat keputusan bagi bawahan. Bila mereka memerlukan bantuan, tanyakan pertanyaan yang benar.

16. Masalahnya tidak jelas. Hendaknya jujur. Minta bawahan untuk menulusurinya dan memberikan informasi kepada Anda.

MANAJEMEN WAKTU


BAHAN BACAAN

1. Lynne, E. L. M. 1994. Management in health care: A theoretical and

experiential approach. 1st ed. London, MacMillan, hal. 280-294 2. Covey, S.R. 1993. The seven habits of highly effective people (7

Kebiasaan manusia yang sangat efektif). Jakarta, Binarupa Aksara. 3. Merrill, A.R. and Merrill, R.R. 1994. First Things First: to live, to love, to

learn, to leave a legacy. London, Simon&Schuster.

Manajemen Waktu WAKTU Pengembangan Ketrampilan Manajerial (MMR-UGM) HALAMAN 1 Manajemen Waktu Pendahuluan: Manusia membuat rencana di dalam suatu batasan waktu, menengok ke

Documents