MANAJEMEN WAKTU 14 (TIME MANAGEMENT)€¢ Pengertian manajemen waktu (Time Management) lainnya adalah seni untuk mengatur, menyusun, menjadwalkan dan menganggarkan waktu dengan tujuan

Modul ke:

Fakultas

Program Studi

14Ekonomi dan

Bisnis

S1 Manajemen

Dosen : Fitria Nursanti, SE., MPd.

SALESMANSHIP

MANAJEMEN WAKTU(TIME MANAGEMENT)

• Pengertian manajemen waktu (Time Management) lainnya adalah seni untuk mengatur, menyusun, menjadwalkan dan menganggarkan waktu dengan tujuan menghasilkan pekerjaan dan produktivitas yang lebih efektif.

• Pengertian Umum dari Time Management:• • Suatu usaha untuk pemanfaatan secara efektif bagian-

bagian dari waktu untuk melakukan aktivitas tertentu.• • Target telah ditentukan pada jangka waktu tertentu

dimana pekerjaan harus bisa diselesaikan• Usaha semaksimal mungkin untuk pencapaian target

• Definisi manajemen waktu yang lainnya yaitu suatu cara untuk mengatur dan memanfaatkan setiap bagian dari waktu untuk melakukan aktivitas tertentu yang sudah ditargetkan atau di tentukan dalam jangka waktu tertentu dan aktivitas tersebut haruslah diselesaikan.

• Manajemen waktu yang baik yaitu dengan membuat data pekerjaan atau aktivitas dan menentukan skala dari setiap aktivitas tersebut. Perlu kita ketahui bahwa setiap aktivitas pasti semuanya penting akan tetapi dari data aktivitas pekerjaan tersebut pasti ada yang paling penting, misalnya seperti pekerjaan yang mendesak yang umumnya berkaitan dengan pekerjaan deadline. Letakkan-lah pekerjaan yang terpenting di daftar data paling atas untuk segera di kerjakan baru setelah itu di ikuti dengan daftar aktivitas pekerjaan yang lainnya.

• Manajemen waktu ini dapat memberikan hasil yang lebih baik jika dilakukan dengan sungguh-sungguh tentunya dengan disiplin. Dan komitmen yang tinggi dari individu sagat dibutuhkan untuk mematuhi dan menjalankan manajeman waktu yang sudah di tentukan.

• Inilah pengertan manajemen waktu menurut para ahli• Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, manajemen adalah

penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, waktu merupakan seluruh rangkaian saat ketika proses, perbuatan, atau keadaan berada atau berlangsung.

• Manajemen waktu adalah menyelesaikan sesuatu dengan lebih cepat dan bekerja lebih cerdas (Davidson, 2001, h.6).

• Orr (dalam Atkinson, 1994-25) mengemukakan bahwa manajemen waktu sebagai kemampuan menggunakan waktu secara efektif dan efisien untuk memperoleh manfaat yang maksimal.

• Taylor (1990, h. 9) mengatakan bahwa manajemen waktu adalah pencapaian sasaran utama kehidupan sebagai hasil utama kehidupan sebagai hasil dari menyisihkan kegiatan-kegiatan yang tidak berarti yang sering memakan banyak waktu.

•• Menurut Atkinson – Manajemen waktu adalah suatu jenis

keterampilan yang berkaitan dengan segala bentuk upaya dan tindakan seseorang yang dilakukan secara terencana agar individu dapat memanfaatkan waktunya dengan sebaik-baiknya (Atkinson, 1994-13).

• Dan menurut Forsyth – Manajemen waktu adalah cara bagaimana membuat waktu menjadi terkendali sehingga menjamin terciptanya sebuah efektifitas dan efisiensi juga produktifitas. (2009:25)

• Manajemen waktu juga menurut Haynes (1994-24) menyatakan bahwa manajemen waktu adalah suatu proses pribadi dengan memanfaatkan analisis dan 12 perencanaan dalam menggunakan waktu untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi

• Higgins (dalam Atkinson, 1994:26) mendefinisikan manajemen waktu sebagai proses untuk menjadikan waktu lebih produktif, dengan cara mengatur apa yang dilakukan dalam waktu tersebut

• Sejak Drucker (1966) mempopulerkannya, konsep time management ini telah secara luas diterima sebagai hal yang menyumbang pada efektivitas karyawan (Adebisi, 2013).

• Menurut Kusashi (dalam Adebisi, 2013), menunda pengambilan suatu keputusan atau bersikap reaktif terhadap suatu problem dapat mengakibatkan biaya mahal yang harus ditanggung oleh bisnis. Maka diperlukan sekali untuk memastikan bahwa pimpinan tidak melakukan kesalahan, dengan menunda pemanfaatan waktu yang sangat berharga bagi perusahaan. Time management yang baik akan sangat membantu perusahaan lebih produktif, lebih kreatif, menghemat banyak uang, dan menghindari bekerja pada saat-saat yang sudah kritis, dan secara meyakinkan dapat meningkatkan kesempatan meraih keberhasilan dalam bisnis.

• König (2007) mendefinisikan manajemen sebagai proses organisasi, yang meliputi perencanaan strategis, penataan, penetapan tujuan, pengelolaan sumber daya, pengembangan manusia dan aset keuangan yang dibutuhkan untuk meraih tujuan dan mengukur hasilnya.

• Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen waktu adalah proses pencapaian suatu sasaran atau tujuan tertentu yang telah ditentukan dalam kurun waktu tertentu dengan menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien, seperti manusia, uang, perlengkapan, bahan-bahan, dan metode-metode tertentu serta dengan menyisihkan kegiatannya

• aspek-aspek manajemen waktu yaitu menentukan penjadwalan, mengukur dan membuat laporan dari kemajuan, membandingkan penjadwalan dengan kemajuan sebenarnya di lapangan, menentukan akibat yang ditimbulkan oleh perbandingan jadwal dengan kemajuan di lapangan pada akhir penyelesaian, merencanakan penanganan untuk mengatasi akibat terebut, yang terakhir memperbaharui kembali penjadwalan (Clogh dan Scars, 1991:25). Sedang aspek-aspek manajemen waktu itu sendiri merupakan proses satu dengan yang lainnya

• Ada beberapa target dari time management yang harus diperhatikan diantaranya adalah:

• 1. Membuat data aktivitas pekerjaan yang dimaksud• 2. Menentukan berapa besar skala prioritas dari tiap pekerjaan

yang diatur• 3. Memilih pekerjaan yang mendesak yang berhubungan

dengan deadline• 4. Melekatkan daftar pekerjaan prioritas pada urutan paling

atas agar bisa segera dikerjakan5. Meletakkan daftar pekerjaan yang kurang prioritas dibawahnya

• Semua target diatas memang menjadi suatu keharusan bagi anda bila ingin segera mengubah hidup dengan memaksimalkan penggunaan waktu. Time management sebenarnya bisa didefinisikan berdasarkan teori yang berkembang sebelumnya.

• Tujuan Teori Time Management:• • Mengatur, merencanakan, menjadwalkan pekerjaan, tugas

maupun kegiatan yang diharapkan.• Memberikan hasil yang maksimal, efektif dan efisien jika pelaksaannya sungguh-sungguh

• • Harus dijalankan dengan disiplin yang tinggi• • Tiap individu memiliki komitmen yang tinggi• • Tiap individu harus mematuhi dan menjalankan time

management yang telah ditentukan

• faktor-faktor yang dapat mempengaruhi manajemen waktu. • Faktor-faktor tersebut antara lain sebagai berikut : • a. Usia Hasil penelitian Macan dkk. (dalam Taylor, 1990) yang

menunjukan bahwa terdapat hubungan antara usia dengan manajemen waktu. Semakin tinggi usia seseorang maka semakin baik pula kemampuan manajemen waktunya, sebaliknya semakin rendahnya usia seseorang maka semakin kurang kemampuan manajemen waktunya.

• b. Jenis Kelamin Macan, dkk (Taylor, 1990:25) juga berpendapat bahwa apabila wanita mempunyai waktu luang, maka wanita lebih suka mengisi waktu luang tersebut dengan melakukan pekerjaan yang ringan daripada bersantai-santai.

• Oleh karena itu dapat dikatakan bahwa hampir seluruh waktunya cenderung digunakan untuk diisi dengan berbagai macam aktivitas.

• faktor-faktor yang dapat mempengaruhi manajemen waktu yaitu : • a. Adanya Target Yang Jelas Dengan adanya target pencapaian maka

hidup akan lebih terarah dan waktupun dapat diatur dengan sebaik-baiknya.

• b. Adanya Prioritas Kerja Individu dapat menjalankan manajemen waktu dengan baik akan mencurahkan seluruh konsentrasi dan energinya untuk mencapai prioritas yang telah ditetapkannya.

• c. Penundaan Pekerjaan Kebiasaan menunda pekerjaan seringkali menyebabkan kehabisan waktu dan tenaga saat akan mengerjakannya. Sehingga bila dipaksakan melaksanakannya maka hasilnya bukanlah yang terbaik karena dilakukan dengan sia-sia

• d. Pendelegasian Tugas Sifat kurang percaya pada orang lain dan ingin semua pekerjaan selesai dengan sempurna seringkali membuat tersitanya waktu yang kita miliki. pekerjaan yang dilakukan orang lain mungkin tidak sebaik jika di lakukan sendiri, akan tetapi jika pekerjaan tersebut tidak yang utama kenapa tidak didelegasikan saja pada orang lain dengan tetap diawasi.

• e. Penataan Ruang Kerja Ruang kerja yang membosankan dapat membuat pekerja kurang merasa nyaman dalam melakukan suatu pekerjaannya sehingga dapat mengakibatkan sulitnya mendapat hasil kerja yang baik.

• Dari uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa manajemen waktu dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor antara lain usia, jenis kelamin, adanya target yang jelas, adanya prioritas kerja, penundaan pekerjaan, pendelegasian tugas, penataan ruang kerja. Oleh sebab itu manajemen waktu itu dibutuhkan di dalam kehidupan sehari-hari

• prinsip dasar dari manajemen waktu yang harus di perhatikan:• Sediakanlah waktu untuk perencanaan dan untuk menetapkan

prioritas.• Selesaikanlah pekerjaan atau tugas yang memiliki prioritas yang tinggi

secepat mungkin dan selesaikan pekerjaan sebelum memulai pekerjaan yang lain.

• Dan prioritaskan kembali tugas yang tersisa, berdasarkan informasi baru yang terkait.

• Pentingnya manajemen waktu• Kenapa manajemen waktu sangatlah penting? karena waktu

itu sangat berharga dan watu yang berlalu tak dapat di ulang lagi, inilah alasannya:

• Dapat membantu kita untuk bekerja secara lebih efektif dan efesien dengan skala prioritas.

• Dapat menjauhkan kita dari depresi, stress karena dengan menerapkan manajemen waktu kita dapat mengontrol setiap pekerjaan atau tugas dan tanggal waktunya.

• Dan membuat kita lebih produktif.

Manfaat atau alasan mengapa kita harus me-manage waktu:

• Dapat membantu kita membuat prioritas. Seperti misalnya, manakah yang harus di dahulukan membayar uang sekolah atau membeli handphone baru.

• Dapat mengurangi kecenderungan untuk menunda-nunda tugas atau pekerjaan.

• Dapat membantu menghindari tabrakan waktu atau bentrok. Seperti misalnya, menghindari 2 (dua) kegiatan yang seharusnya tidak dilakukan secara bersamaan.

• Dan dapat membantu mengevaluasi perkembangan atau kemajuan kita dalam menyelesaikan tugas atau perkerjaan

• Beberapa hal yang penting dalam mengelola waktu yaitu sebagai berikut :

• a. Mempelajari tujuan, rencana dan prioritas anda • b. Membuat rencana kerja periodik, dapat berupa rencana harian • c. Menentukan tingkat urgensinya • d. Menentukan hal-hal yang dapat anda delegasikan pada orang

lain • e. Melakukan prioritas ( yang terpenting ) dan yang paling dekat

batas waktunya. • f. Memberi tanda pada hal-hal yang telah selesai • g. Memindahkan hal-hal yang belum tuntas pada rencana hari

berikutnya.

• hambatan-hambatan dalam melakukan manajemen waktu yaitu sebagai berikut :

• a. Mendahulukan pekerjaan yang dicintai, baru kemudian mengerjakan pekerjaan yang kurang diminati. b. Mendahulukan pekerjaan yang mudah sebelum menyelesaikan pekerjaan yang sulit.

• c. Mendahulukan pekerjaan yang cepat penyelesaiannya, sebelum menyelesaikan pekerjaan yang membutuhkan waktu yang lama.

• d. Mendahulukan pekerjaan darurat / mendesak, sebelum meyelesaikan pekerjaan-pekerjaan yang penting.

• e. Melakukan aktivitas yang dapat mendekatkan mereka pada tujuan atau mendatangkan kemaslahatan bagi diri mereka.

• f. Menunggu batas waktu ( mepet ) untuk menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya.

• g. Skala prioritas disusun tidak berdasarkan kepentingannya, tetapi berdasarkan urutannya.

• h. Terperangkap pada tuntutan yang mendesak dan memaksa. Pendidik menemukan adanya hubungan antara manajemen waktu dan prestasi akademik. Siswa dengan keterampilan manajemen waktu yang baik cenderung memiliki rata-rata nilai yang lebih tinggi dari pada siswa yang 19 memiliki keterampilan manajemen waktu yang rendah (Dembo, 2004: 14).

10 langkah yang dapat dilakukan hari ini yang akan membuka lebih banyak waktu besok harinya untuk mencapai tujuan, adalah ( 10 Tips bagaimana melakukan Time Management yang baik bagi seorang Sales) :

1. Disiplin dan Komitmen.2. Memiliki rencana / Buat List daftar WTD List (What to Do) dan WTG List

(Where to Go)3. Tangkas Bergerak Keluar.4. Biasakan diri selalu ontime pada saat ketemu dengan

Client/Pelanggan/Customer. 5. Rencana tak terduga / Tandai * untuk Urgent Case di WTD atau WTG List

kita kapanpun diperlukan6. Perhatikan perampok waktu7. Istirahat / Disiplin di saat istirahat Siang8. Tahu kapan harus akhiri hari9. Bekerja tim.10. Menilai sistem Anda

Membangun Time Management• To do list• Don’t afraid to say No• SMART ( Specific, Measureable, Achievable, Reasonable, Timeline)• Merencanakan dan mengatur prioritas• Membagi tugas besar dalam beberapa tugas• Hindarilah menunda pekerjaan• Mengatur waktu untuk kegiatan tak terduga

Dalam manajemen waktu hanya ada 3 langkah yaitu:• Menentukan target yang jelas dan terprogram• Penyusunan rencana dengan baik step by step• Memanfaatkan waktu seefisien mungkin untuk menyelesaikan

pekerjaan

DAFTAR PUSTAKACron, W.L.& Decarlo, T.E. (2010), Sales Management, 10th

Edition, John Wiley & Sons, Inc.NewYork.Johnston, M. W., & Marshall, G. W. (2006). Sales force

management. New York: McGraw-HillSiswanto Sutojo (2003), Salesmanship Damar Mulia Pustaka,

JakartaTracy Brian, (2007), The Psychology of Selling, Bhuana Ilmu

Populer, Jakarta

Terima KasihDosen : Fitria Nursanti, SE., MPd.