Manajemen Proyek - SHADIBAKRI Blog'sshadibakri.uniba.ac.id/wp-content/uploads/2016/06/Manajemen-Proye… · 6/10/2016 3 Konsep Manajemen Proyek • Seperti halnya manajemen klasik,

6/10/2016

1

Manajemen Proyek

dari berbagai sumber

6/10/2016

2

Konsep Manajemen Proyek

• Merupakan buah pemikiran tentang

manajemen yang ditujukan untuk

mengelola kegiatan yang berbentuk

proyek.

• Perumusannya disusun sedemikian rupa

sehingga dapat menghadapi dan

mengakomodir perilaku dan dinamika

yang melekat pada kegiatan proyek.

6/10/2016

3

Konsep Manajemen Proyek

• Seperti halnya manajemen klasik, dalam

manajemen proyek fungsi perencanaan

dan pengendalian, memegang peranan

yang amat menentukan.

• Terlebih pada kegiatan proyek yang

sifatnya cepat berubah, kompleks dan

memiliki hubungan keterkaitan yang

tinggi. Perlu adanya keterpaduan antara

perencanaan dan pengendalian

6/10/2016

4

Kebijakan dan Tata Laksana Manajemen Proyek

• Kebijakan (policy) dan tata laksana(prosedur), memegang peranan pentingdalam penyelenggaraan suatu kegiatan,yaitu merupakan sarana komunikasiuntuk mengatur, mengkoordinir danmenyatukan arah gerak organisasi.

• Keperluan akan adanya sarana tersebutamat terasa bagi proyek yang memilikipersonil atau peserta yang baru pertamakali bekerja sama.

6/10/2016

5

Lingkup Pembahasan dan Aplikasi Konsep Manajemen Proyek

a. Mengkaji kelayakan sebelum memutuskan untuk mewujudkan suatu gagasan menjadi bentuk fisik. Aktivitas ini berlangsung pada Tahap Konseptual.

b. Perencanaan dan pengembangan, termasuk menyiapkan perangkat dan peserta. Kegiatan tersebut dilakukan pada tahap Project Proposal /Definisi.

6/10/2016

6

Lingkup Pembahasan dan Aplikasi Konsep

Manajemen Proyek

c. Implementasi kegiatan proyek di kantor pusat lapangan. Kegitan ini dilakukan pada Tahap Implementasi.

d. Penyelesaian akhir dan penutupan proyek yang berlangsung pada Tahap Terminasi.

6/10/2016

7

Perilaku Kegiatan Proyek

• Kegiatan proyek bersifat non rutin, terdiri dari aneka ragam kegiatan yang saling terkait dan mengikuti pola siklus kelangsungan hidup atau life cycle tertentu yang memiliki batas jelas kapan proyek dimulai dan berhenti.

• Kegiatan proyek dapat diartikan sebagai satu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan bertujuan untuk menghasilkan produk atau deliverable yang kriteria mutunyatelah digariskan dengan jelas.

6/10/2016

8

Ciri pokok Proyek adalah :

• Bertujuan menghasilkan lingkup (deliverable) tertentu berupa produk akhir atau hasil kerja akhir.

• Dalam proses mewujudkan lingkup di atas, ditentukan sejumlah biaya, jadwal, serta kriteria mutu.

• Bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas. Waktu mulai dan pengakhiran ditentukan dengan jelas.

• Non rutin, tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek berlangsung.

6/10/2016

9

Ciri umum Program :

• Memiliki sifat yang sama dengan proyek.

• Dalam kurun waktu pelaksanaan dan

besarnya sumber daya yang diperlukan,

lebih besar dari Proyek.

• Program memiliki skala yang lebih besar

daripada Proyek.

6/10/2016

10

Triple Constraint Project :

•Biaya

•Anggaran

•Mutu

•Kinerja

•Jadwal

•Waktu

6/10/2016

11

Anggaran• Proyek harus diselesaikan dengan biaya yang

tidak melebihi anggaran.

• Untuk proyek-proyek yang melibatkan danadalam jumlah besar dan jadwal pengerjaanbertahun-tahun, anggarannya tidak hanyaditentukan secara total proyek, tetapi dipecahatas komponen-komponennya atau per periodetertentu (misalnya per kuartal) yang jumlahnyadisesuaikan dengan keperluan.

• Dengan demikian penyelesaian bagian-bagianproyek pun harus memenuhi sasaran dan hasilanggaran setiap periodenya.

6/10/2016

12

Jadwal

• Proyek harus dikerjakan dengan

kurun waktu dan tangal akhir yang

telah ditentukan. Bila hasil akhir

adalah produk baru, maka

penyerahannya tidak boleh

melewati batas waktu yang telah

ditentukan

6/10/2016

13

M u t u • Produk atau hasil kegiatan suatu proyek

harus memenuhi spesifikasi dan kriteriayang dipersyaratkan. Sebagai contoh, bilahasil kegiatan proyek tersebut berupainstalasi pabrik, maka kriteria yang harusdipenuhi adalah pabrik harus mampuberoperasi secara memuaskan dalam kurunwaktu yang telah ditentukan.

• Jadi memenuhi persyaratan mutu berartimampu memenuhi tugas yangdimaksudkan (fit for the intended use).

6/10/2016

14

MANAJEMEN PROYEK

Manajemen Fungsional / General

Management (versi H.Koontz – 1982) :

• Manajemen adalah proses

merencanakan, mengorganisir,

memimpin dan mengendalikan kegiatan

anggota serta sumber daya yang lain

untuk mencapai sasaran organisasi

(perusahaan) yang telah ditentukan.

6/10/2016

15

Kompleksitas suatu Proyek

1. Jumlah macam kegiatan di dalam proyek

2. Macam dan jumlah hubungan antar

kelompok organisasi di dalam proyek.

3. Macam dan jumlah hubungan antar

kegiatan organisasi di dalam proyek

dengan pihak luar.

6/10/2016

16

Macam-macam Proyek :

Kegiatan utama proyek jenis ini terdiri dari

pengkajian kelayakan, disain

engineering, pengadaan dan konstruksi.

Contoh proyek jenis ini adalah

pembangunan gedung, jembatan,

pelabuhan, jalan raya, fasilitas industri,

dll.

Proyek Engineering Konstruksi

6/10/2016

17


Proyek ini bertujuan untuk menghasilkan produk baru. Jadiproduk tersebut merupakan hasil usaha dari kegiatanproyek.

Proyek manufaktur merupakan proses untuk menghasilkanproduk baru. Kegiatan utamanya meliputi design-engineering, pengembangan produk, pengadaan,manufaktur, perakitan, uji coba fungsi dan operasiproduk yang dihasilkan.

Contoh: Pembuatan ketel uap, generator listrik, mesinpabrik, kendaraan, dll. Apabila kegiatan manufakturdilakukan berulang-ulang, rutin dan menghasilkanproduk yang sama dengan terdahulu, maka kegiatan initidak lagi diklasifikasikan sebagai proyek.

Proyek Engineering Manufaktur

6/10/2016

18


Proyek Penelitian dan Pengembangan(research and development) bertujuanuntuk melakukan penelitian danpengembangan suatu produk tertentu.

Dalam mengejar hasil akhir, proyek iniseringkali menempuh proses yang berubah-ubah, demikian pula dengan lingkupkerjanya. Agar tidak melebihi anggaranatau jadwal secara substansial, maka perludiberikan batasan yang ketat untuk masalahtersebut.

Proyek Penelitian dan Pengembangan

6/10/2016

19


• Perancangan sistim informasi manajemen, soft ware ataupun hard ware.

• Merancang program efisiensi dan penghematan.

• Melakukan diversifikasi, penggabungan dan pengambil alihan.

Proyek Pelayanan Manajemen

Proyek semacam ini tidak menghasilkan sesuatu dalam bentuk fisik, tetapi dalam bentuk laporan akhir

6/10/2016

20


Hal ini berkaitan dengan penggunaan danakapital (istilah akuntansi) untuk investasi.

Proyek kapital biasanya meliputi pembebasantanah, penyiapan lahan, pembelian materialdan peralatan (mesin-mesin), manufaktur(pabrikasi) dan konstruksi pembangunanfasilitas produksi.

Proyek Kapital

6/10/2016

21


Bertujuan untuk membuat jaringan telekomunikasiyang dapat menjangkau area yang luasdengan biaya yang relatif tidak terlalu mahal.Komponen kegiatan utamanya adalah:

Proyek Radio dan Telekomunikasi

• Beda dengan proyek industri yang terpusat pada

satu lokasi yang tetap, proyek radio

telekomunikasi biasanya terdiri dari banyak lokasi

dan terpencar di antero wilayah yang berjauhan.

Untuk itulah aspek logistik dan koordinasi harus

mendapatkan perhatian utama.

6/10/2016

22

Komponen kegiatan utamanya adalah:

Proyek Radio dan Telekomunikasi

• Site survey, untuk menentukan titik-titik yang akan

dihubungkan dengan lokasi ‘repeater’.

• Penentuan frequency band.

• Design engineering system.

• Manufaktur/pabrikasi peralatan telekomunikasi.

• Instalasi repeater dan peralatan

• Demobilisasi peralatan dan installing, dll.

6/10/2016

23


• Proyek ini berkaitan dengan pelestarianlingkungan. Salah satu pendekatan yanglazim dilakukan adalah IPAS (IntegratedProtected Area System), yaitu menentukandaerah yang dilindungi pada daerah-daerah:

Proyek Konservasi Bio-Diversity

• Protected area

• Zona buffer, dan

• Adjacent area

6/10/2016

24

Aspek jangkauan pokoknya amat luas, meliputi kajian

sosial, ekonomi, ekosistem, kependudukan dan

yang lainnya. Komponen utama kegiatan terdiri

dari:


• Penyusunan dan pelaksanaan program penyuluhan dan

penyadaran penduduk yang daerah pemukimannya akan

terkena proyek (tidak harus memindahkan mereka), tujuan

proyek berusaha untuk melestarikan lingkungan dan

menaikkan taraf hidup mereka.

• Mengadakan survei biofisik dan sosial ekonomi.

• Menentukan batas-batas protected area, dll. (zoning,

delineation dan demarkasi).

• Membangun zona buffer dan adjacent area dengan cara

penghijauan, agro forestry, konservasi tanah dan

community development, seperti pembuatan jalan dan

jembatan.

6/10/2016

25


• Terlihat bahwa proyek jenis ini tidak

terlampau banyak muatan engineering,

konstruksi atau manufaktur, tetapi sarat

dengan pengkajian, penelitian dan survei.

Untuk implementasinya memerlukan jasa

konsultan yang amat intensif.

• Sebagai contoh: Proyek Roteng-Flores,

Siberut, Lahan Gambut-Kalimantan, dll.

6/10/2016

26

Timbulnya suatu Proyek :

Semisal proyek pembangunan prasarana sepertijalan, jembatan, bendungan, saluran irigasi,pelabuhan, lapangan terbang, dll. Tujuannyalebih dititik beratkan pada kepentingan umumdan masyarakat.

a. Rencana Pemerintah

Hal ini terjadi bila suatu ketika pasar memerlukankenaikan suatu macam produk dalam jumlahbesar. Permintaan ini dipenuhi dengan jalanmembangun sarana produksi baru.

b. Permintaan Pasar

6/10/2016

27

Timbulnya suatu Proyek :

Dari suatu keputusan dari suatu kajian dirasa perluuntuk merealisasikan nya menjadi suatu proyek.Misal proyek peningkatan efisiensi kerja danmodernisasi mesin di pabrik tekstil, dengan tujuanagar lebih mampu bersaing.

c. Dari dalam Perusahaan yang Bersangkutan

Dari kegiatan tersebut dihasilkan produk baru yangdiperkirakan akan banyak manfat dan peminatnya,sehinga mendorong dibangunnya fasilitasproduksi. Misal komoditi obat-obatan dan bahankimia yang lain.

d. Dari Kegiatan Penelitian & Pengembangan

6/10/2016

28

• Perubahan Titik Berat Pengelolaan

Perilaku selama Siklus Proyek

• Perubahan Lingkup versus Siklus Proyek.

• Potensi Pengendalian Biaya

• Menurunnya Resiko sejalan dengan

Kemajuan Proyek

6/10/2016

29

Menurut H. Fayol,

Manajemen bukanlah bakat seseorang,

melainkan suatu kepandaian (skill) yang

dapat dipelajari, yaitu dengan

memahami teori serta prinsip-prinsip

dasarnya.

6/10/2016

30

Beberapa Perilaku dan Fenomena kegiatan Proyek & Pengelolaan yang diperlukan :

Perilaku dan Fenomena kegiatan Proyek

•Bersifat Dinamis.

•Non Rutin

•Kegiatan bermacam-ragam

•Bersifat Multi Kompleks

•Kegiatan yang singkat dengan Resiko tinggi.

•Pelaksanaan kegiatan oleh banyak pihak., bidang &

organisasi.

•Organisasi peserta proyek sering mempunyai sararan

yang sama & berbeda pada waktu yang bersamaan

6/10/2016

31

Perilaku Proyek dan

Pengelolaan yang Dituntutnya

• Jenis dan intensitas kegiatan cepat berubah dalam

kurun waktu yang relatif pendek.

• Sifat kegiatan yang non-rutin dengan sasaran jelas

dan waktu yang terbatas.

• Sifat kegiatan yang bermacam-macam serta

membutuhkan berbagai keahlian.

• Bersifat Multikompleks.

• Kegiatan berlangsung sekali lewat dan beresiko

tinggi.

• Peserta mempunyai multisasaran yang seringkali

berbeda.

• Memiliki waktu mulai dan waktu penyelesaian.

6/10/2016

32

Menurut J.R.Adams-1994

Kriterium seorang Pimpinan Proyek :

“ Pada hakekatnya, siapa saja

terlepas dari berbagai pengalaman

kerjanya, tidak pandang latar

belakang pendidikan akademisnya,

dapat menjadi Pimpro dengan

sekedar meng-klaim posisi / jabatan

tersebut.”

6/10/2016

33

Alasan sebenarnya seseorang diakui mampu bertindak selaku Pimpro apabila :

Memiliki keahlian teknik sesuai dengan lingkup

kerja proyek.

Tersedia pada waktu yang memang dibutuhkan /

diperlukan.

Memiliki indikasi bersedia menghadapi berbagai

tantangan.

Jujur, memiliki integritas tinggi dan profesional.

Manajer lini berpengalaman yang diharapkan

mampu memecahkan masalah manajerial yang

mungkin timbul.

6/10/2016

34

Area Ilmu Manajemen Proyek :

a. Kerangka Kerja yang terdiri dari :

Pengelolaan Integrasi

b. Komponen Inti terdiri dari.

Pengelolaan Lingkup Proyek

Pengelolaan Waktu dan Jadwal

Pengelolaan Biaya

Pengelolaan Kualitas dan Mutu

c. Komponen Pendukung terdiri dari,

Pengelolaan SDM.

Pengelolaan Resiko

Pengelolaan Pengadaan dan Kontrak

Pengelolaan Komunikasi.

6/10/2016

35

Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang Dituntutnya:

a. Jenis dan Intensitas Kegiatan Cepat berubah

dalam Kurun Waktu yang Relatif Pendek

Pada umumnya suatu proyek berjalan kurang

dari 4 tahun (kecuali proyek PLTN dan PLTA).

Dalam periode tersebut jenis dan intensitas

kegiatan mengalami perubahan yang cepat.

Hal ini dibutuhkan metode dan teknik

pemantauan, pengawasan dan pengendalian

yang cukup peka atau sensitif.

6/10/2016

36


b. Sifat kegiatan yang Nonrutin dengan

Sasaran Jelas dan Waktu yang terbatas

Karena nonrutin, banyak hal belum dikenal. Hal

ini terutama pada perusahaan selaku pemilik

proyek yang yang jarang menyelenggarakan

proyek. Bahkan bagi perusahaan konstruksi dan

engineering masih ada hal baru yang

membedakan proyek satu dengan yang lain.

Karena faktor tersebut, ditambah dengan

tekanan syarat ketat yang berkaitan dengan

jadwal, mutu dan biaya, maka kegiatan kegiatan

proyek memerlukan perhatian khusus dari

perusahaan yang bersangkutan.

6/10/2016

37


c. Sifat Kegiatan yang bermacam-macam serta

Meliputi Berbagai Keahlian.

Kegiatan proyek sangat beraneka ragam, mulai

dari pengkajian aspek ekonomi, design

engineering, pembelian, pengadaan, manufaktur,

konstruksi, dampak lingkungan, inspeksi sampai

dengan uji coba produk, gedung atau instalasi

yang selesai dibangun. Untuk pengawasan yang

lebih intens, terkadang Pimpro meminta

penanggung jawab per bidang pengembangan

berada pada dibawah koordinasinya langsung.

6/10/2016

38


d. Bersifat Multikompleks

Kompleksitas suatu proyek disamping ditandai oleh

banyaknya jenis dan jumlah kegiatan, juga ditandai

oleh jumlah hubungan ke dalam dan keluar dari

organisasi peserta proyek. Hubungan ke dalam

adalah hubungan dengan departemen fungsional,

mulai dari personalia, manufakturing, humas,

engineering dan logistik. Sedangkan hubungan

keluar adalah hubungan dengan sub kontraktor,

rekanan, instansi pemerintah, investor, dan yang

lainnya. Kompleksitas ini ditambah lagi dengan

kenyataan adanya saling ketergantungan antara

satu kegiatan dengan kegiatan lainnya.

6/10/2016

39


Untuk mengurangi berbagai masalah yang timbul,

lazim diambil langkah-langkah sebagai

berikut:

A. Mengadakan rapat kordinasi atau kontak dalam

bentuk lain, diantara berbagai pihak yang

berkepentingan.

B. Membentuk panitia add-hoc dengan anggota dari

berbagai organisasi yang terlibat dan

berkepentingan.

C. Membuat prosedur dan peraturan kerja sama.

D. Membuat rencana kerja dengan melibatkan

pihak-pihak yang bersangkutan.

6/10/2016

40


e. Kegiatan Berlangsung Sekali Lewat dengan

Kadar Resiko Tinggi

Hampir setiap usaha mengandung resiko.

Demikian juga dengan proyek, gambaran resiko

tinggi telah tampak sejak awal pengembangan-

nya. Resiko yang dihadapi akan bertambah

dengan adanya kenyataan bahwa kegiatan

proyek hanya berlangsung sekali lewat (sesuai

dengan project life cycle). Pada proses ini tidak

diharapkan pengulangan suatu proses/tahapan,

karena akan mengakibatkan penambahan biaya

dan melewati jadwal yang telah ditentukan.

6/10/2016

41


f. Peserta Mempunyai Multi sasaran yang

seringkali Berbeda.

Karena perserta proyek terdiri dari berbagai

bidang, internal (pemasaran, engineering,

keuangan, konstruksi, dll) maupun eksternal

perusahaan (rekanan, sub kontraktor, dll.). Akan

terdapat sasaran lain yang berbeda atau bahkan

berlawanan dengan peserta lainnya. Misalnya

pemilik, kontraktor dan rekanan sama-sama

bertujuan untuk menyukseskan pelaksanaan

suatu proyek.

6/10/2016

42


f. Peserta Mempunyai Multi sasaran yang

seringkali Berbeda.

Pemilik menginginkan harga proyek yang

rendah, sedangkan rekanan dan kontraktor

berusaha memperoleh laba setinggi

mungkin. Hal ini berbeda dengan

pengelolaan pada suatu pabrik atau industri.

6/10/2016

43


g. Waktu Mulai dan Penutupan

Mengingat waktu periode suatu proyek relatif

pendek, maka akan selalu ada kegiatan awal

(inisiasi) yang terjadi yang terjadi pada waktu

mulai dan pada waktu penutupan (terminasi)

proyek. Sehingga perlu suatu pengelolaan

spesifik yang berkaitan dengan kegiatan tersebut.

Hal ini berbeda dengan pengelolaan operasi rutin

(on-going operation) yang meskipun juga

mengena masa awal dan akhir, jarak waktu yang

memisahkannya sangat lama (sesuai dengan

umur perusahaan yang bersangkutan)

6/10/2016

44


Pada konsep manajemen proyek, hal tersebut

dapat dijelaskan sebagai berikut:

Inisiasi Proyek, tahap ini menandai dan

mengakui proyek mulai berlangsung.

Peristiwa ini umumnya didahului oleh

kegiatan studi kelayakan dan definisi

keperluan lain-lainnya.

Terminasi Proyek, tahap ini merupakan

akhir siklus proyek yang ditandai dengan

adanya kegiatan penyerahan hasil akhir

proyek, seperti inspeksi dan testing akhir,

start-up dan turn-over.

6/10/2016

45

Pengelolaan Biaya :

1. Perencanaan Sumber Daya

Perencanan ini meliputi identifikasi jenis dan

kuantitas sumber daya (man power,

peralatan dan material) yang diperlukan

guna melaksana kan pekerjaan sesuai

dengan lingkup proyek. Output dari proses

ini adalah catatan atau daftar jenis sumber

daya yang diperlukan serta kuantitas

masing-masing komponennya

6/10/2016

46

Pengelolaan Biaya :

2. Prakiraan Biaya

Identifikasi kuantitas dan jenis sumber daya

dilanjutkan dengan proses estimasi

keperluan biaya guna pengadaan sumber

daya tersebut. Dan dinyatakan dalam

satuan uang, misal rupaih atau US$. Output

dari proses ini adalah dokumen yang berisi

perkiraan biaya proyek berserta

penjelasannya.

6/10/2016

47

Pengelolaan Biaya :

3. Penyusunan Anggaran

Penyusunan anggaran berarti merinci

alokasi biaya untuk masing-masing

kegiatan, yang diintegrasikan dengan jadwal

penggunaannya. Anggaran ini nantinya

akan menjadi tolok ukur pengendalian

kinerja kegiatan yang bersangkutan. Output

dari proses ini adalah dokumen anggaran

biaya proyek serta rencana penggunaannya.

6/10/2016

48

Pengelolaan Waktu atau Jadwal :

Waktu atau jadwal merupakan salah satu

saaran utama proyek. Keterlambatan

akan mengakibatkan berbagai bentuk

kerugian, misal penambaan biaya,

kehilangan produk memasuki pasaran,

dll. Penyelesaian proyek sesuai atau

lebih cepat dari rencana dengan tetap

harus memperhatikan batasan biaya,

mutu dan lingkup proyek.

6/10/2016

49


1. Identifikasi kegiatan

Pengelolaan proyek diawali dengan

identifikasi kegiatan proyek agar

komponen lingkup proyek yang telah

ditentukan dapat terlaksana sesuai

dengan jadwal.

6/10/2016

50


2. Penyusunan Urutan Kegiatan

Setelah diuraikan menjadi

komponennya, lingkup proyek

disusun kembali menjadi urutan

kegiatan sesuai dengan logika

ketergantungan. Output dari proses

ini adalah jaringan kerja.

6/10/2016

51


3. Prakiraan Kurun Waktu

Setelah jaringan kerja terbentuk, masing-

masing komponen kegiatan diberikan

prakiraan waktu yang diperlukan untuk

menyelesaikan kegiatan tersebut.

Output proses ini adalah jaringan kerja

yang telah memiliki kurun waktu dan

perkiraan sumber daya yang diperlukan

untuk menyelesaikan kegiatan tersebut.

6/10/2016

52


4. Penyusunan Jadwal

Jaringan kerja yang masing-masing item

telah diberikan kurun waktunya, secara

keseluruhan dianalisis dan dihitung

kurun waktu penyelesaian proyek ,

terutama pada tahapan yang kritis dan

perlu dicermati. Output dari proses ini

adalah jadwal induk dan jadwal untuk

pelaksanaan pekerjaan di lapangan.

6/10/2016

53


5. Pengendalian Waktu dan Jadwal

Pengendalian waktu meliputi kegiatan

yang berkaitan dengan pemantuan

dan koreksi agar kemajuan proyek

sesuai dengan jadwal yang telah

ditentukan. Output dari proses ini

adalah revisi jadwal induk dan jadwal

pekerjaan lapangan.

6/10/2016

54

Pengelolaan Mutu :

Pengelolaan mutu meliputi kegiatan yang

dilakukan agar hasil proyek memenuhi

persyaratan, kriteria dan spesifikasi yang telah

ditentukan. Agar produk memenuhi syarat

penggunaan, diperlukan suatu proses yang

panjang dan kompleks, mulai dari kajian

syarat yang dikehendaki oleh owner atau

pemesan produk, menyusun program mutu

dan akhirnya merencanakan dan

mengendalikan aspek mutu pada tahap

implementasi atau produksi.

6/10/2016

55

Pengelolaan Mutu :

1. Program Pengelolaan Mutu Program pengelolaan mutu menitik beratkan pada

perencanaan sistematik suatu kegiatan yang

bertujuan memberikan keyakinan (confidence)

bahwa proyek akan dapat memenuhi standar mutu

yang ditentukan. Program ini meliputi identifikasi

kriteria dan spesifikasi yang akan dipakai proyek,

kemudian mengkaji relevansinya dengan standar

yang telah dibakukan (established), pembuatan

perencanaan kebijakan kualitas dan review

organisasi pelaksana. Output proses ini adalah

dokumen policy kualitas, organisasi pelaksanaan

dan rencana kerja.

6/10/2016

56

Pengelolaan Mutu :

2. Quality Assurance (QA)

Quality Assurance meliputi semua

kegiatan dalam quality system yang

bertujuan memberikan kepercayaan

kepada semua pihak yang

berkepentingan bahwa semua

tindakan yang diperlukan untuk

mencapai standar mutu proyek telah

dilaksanakan dengan berhasil.

6/10/2016

57

Pengelolaan Mutu :

3. Quality Control (QC)

Quality control meliputi semua kegiatan

yang berhubungan dengan pemantauan

dan pengkajian hasil proyek (baik hasil

antara atau final). Output dari proses ini

adalah perbaikan (bila terjadi

penyimpangan) dan keputusan

persetujuan atau persetujuan dapat

diterima (acceptance).

6/10/2016

58

Pengelolaan Mutu :

Quality Control (QC)

Teknik dan metode dalam pengelolaan

mutu adalah sebagai berikut:

>. Destruction test

>. Inspeksi dan uji coba kemampuan

kinerja (performance test).

>. Control chart

>. Metode sampling.

6/10/2016

59

Pengelolaan Sumber Daya Manusia

Satu jenis pengelolaan yang mungkin paling sulit

adalah manajemen sumber daya manusia.

Pengelolaan ini bertujuan untuk mengupayakan

penggunaan secara efektif sumber daya manusia

proyek. Pengelolaan ini dimulai dari inventarisasi

kebutuhan, merekrut atau mengajukan keperluan,

menyusun organisasi, membentuk tim, serta

mempraktekkan cara kepemimpinan yang sesuai

dengan tuntutan kegiatan proyek. Pimpro diharapkan

juga menguasai aspek motivasi, human relation,

conflict management dan leadership.

6/10/2016

60


1. Perencanaan Organisasi Proses pada tahap ini meliputi identifikasi lingkup

kerja proyek, inventarisasi keperluan personil,

tugas dan tanggung jawab, peranan serta jalur

pelaporan anggota atau kelompok yang akan

menangani proyek. Untuk proyek E-MK,

perencanaan organisasi biasanya digolongkan

menjadi organisasi kantor pusat (head office) dan

lapangan. Output dari tahap ini adalah bagan

struktur organisasi proyek, uraian tugas bagi posisi-

posisi penting atau kunci, serta perencanaan

pengisian personil.

6/10/2016

61


2. Pengisian Personil

Pengisian personil terdiri dari kegiatan

mencari, menyeleksi dan melatih personil

proyek yang akan ditugaskan di kantor

pusat ataupun di lapangan. Personil proyek

dapat berasal dari induk organisasi atau

dari luar, misalnya konsultan atau

kontraktor. Out put dari langkah ini adalah

terbentuknya tim proyek yang semakin lama

semakin meningkat kinerjanya.

6/10/2016

62


Teknik dan metode pengelolaan sumber daya

manusia meliputi:

=. Penggunaan teori umum organisasi dan

manajemen.

=. Penggunaan kebijakan dan prosedur

perusahaan yang bersangkutan.

=. Pengadaan dengan ikatan kerja sama /

kontrak jangka pendek untuk merekrut

personil.

=. Pelatihan dan kursus untuk

meningkatkan efektivitas tim.

6/10/2016

63

Pengelolaan Resiko

Dalam konteks proyek, pengelolaan

resiko meliputi identifikasi secara

sistimatis jenis, besar dan sumber resiko

selama siklus proyek. Pemantauan dan

pengendalian dimaksudkan untuk

mengurangi dampak negatif yang

mungkin timbul. Pengelolaan bersifat

proaktif dan bukannya reaktif (menunggu

sampai dengan terjadinya persoalan

yang sulit diatasi).

6/10/2016

64

Pengelolaan Resiko

1. Identifikasi dan Klasifikasi

Kegiatan ini terdiri dari identifikasi

segala kemungkinan terjadinya resiko

yang memiliki dampak bagi

keberhasilan proyek. Kemudian

dilakukan klasifikasi agar

pengelolaannya dapat sistimatis dan

tepat. Output dari tahap ini adalah

pengenalan sumber, sifat serta potensi

terjadinya resiko.

6/10/2016

65

Pengelolaan Resiko

2. Kuantifikasi Resiko

Setelah resiko selama siklus proyek mampu

diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah

mengadakan analisis dan penilaian secara

kuantitatif dengan tujuan untuk mengetahui

dampak yang ditimbulkan terhadap proyek

dan tingkat kemungkinan terhadap proyek

dan tingkat kemungkinan terjadinya. Output

dari langkah ini adalah kuantifikasi resiko

serta dimensi dampak yang ditimbulkannya.

6/10/2016

66

Pengelolaan Resiko

3. Tanggapan terhadap Resiko

Ini merupakan usaha, perencanaan dan

strategi dalam kaitannya dengan berbagai

ancaman yang mungkin terjadi.

Output dari tahap ini adalah dokumen yang

berisi perencanaan manajemen untuk

menghadapi resiko proyek, seperti menutup

asuransi, menutup kontinjensi, cadangan dan

pengaturan sharing apabila terjadi resiko.

6/10/2016

67

Pengelolaan Resiko

3. Tanggapan terhadap Resiko

Hal ini dapat berupa:

>. Menghindari atau menghilangkan

ancaman yang bersifat khusus.

>. Mengurangi nilai resiko, misalnya dengan

menurunkan kemungkinan terjadinya

permasalahan yang bersangkutan.

>. Menerima resiko, semisal denaganb

menyiapkan segala sesuatunya.

6/10/2016

68

Program Pemantauan dan Pengendalian

Langkah ini bertujuan memantau dan

mengawasi pelaksanaan penanganan

resiko yang sudah diperkirakan

sebelumnya. Perlu dipersiapkan data

base bagi evaluasi yang berkelanjutan

untuk proyek yang sedang ditangani

ataupun yang akan datang.

6/10/2016

69


Dalam tahap ini meliputi kegiatan yang

berkaitan dengan usaha mendapatkan

barang dan atau jasa dari pihak luar

untuk proyek. Bila kontraktor utama

berfungsi sebagai pelaksana, maka

pihak luar tersebut dapat terdiri dari

subkontraktor , rekanan, konsultan, dll.

Untuk tujuan tersebut diadakan ikatan

kerja sama atau kontrak jasa pembelian,

bantuan teknis dan lain-lain.

6/10/2016

70


1. Perencanaan Pengadaan

Didahului dengan identifikasi jasa,

material dan peralatan yang diperlukan

proyek dan diteruskan dengan membuat

spesifikasi dan kriteria. Output dari tahap

ini adalah daftar material dan jasa yang

akan diadakan pada proyek tersebut.

Pada tahap ini juga diatur policy,

prosedur lelang, dan lainnya.

6/10/2016

71


2. Penyiapan Dokumen Kontrak dan

Lelang

Dokumen utama untuk proses

pengadaan terdiri dari dokumen lelang

yang memuat undangan lelang,

rancangan kontrak dan kriteria seleksi.

Output dari langkah ini adalah paket

lelang.

6/10/2016

72


3. Proses Lelang

Pada proses lelang dan negosiasi

terjadilah akuisisi yang ditandai

dengan penandatanganan kontrak.

Output dari langkah ini adalah

dokumen proposal dan kontrak.

6/10/2016

73


4. Administrasi Kontrak

Administrasi kontrak meliputi

kegiatan-kegiatan dengan tujuan agar

proses dan kinerja pengadaan

memenuhi pasal-pasal yang

tercantum dalam kontrak. Output dari

langkah ini adalah penyerahan dan

penerimaan deliverable, change order

dan pembayaran.

6/10/2016

74

Pengelolaan Komunikasi

Pengelolaan komunikasi adalah proses

yang diperlukan agar mereka yang

terlibat dalam proses, semisal stake

holder dapat memperoleh informasi

yang diperlukan pada waktu yang tepat.

Informasi tersebut dapat berupa hasil

dari perumusan, pengumpulan,

penyampaian, penerimaan dan

penyimpanan informasi proyek.

6/10/2016

75


1. Perencanaan Komunikasi

Perencanaan komunikasi meliputi

penentuan jenis informasi yang

diperlukan proyek, seperti kepada

siapa, kapan waktunya dan

bagaimana cara menyampaikannya.

Output dari tahap ini adalah lembaran

perencanaan komunikasi.

6/10/2016

76


2. Distribusi Komunikasi

Proses ini bertujuan untuk

memberikan materi informasi yang

diperlukan stake holder tepat pada

waktunya. Output dari langkah ini

adalah lembaran atau catatan

informasi.

6/10/2016

77


3. Pelaporan

Proses ini berkaitan dengan

pembuatan laporan kemajuan proyek

serta sumber daya yang telah

digunakan untuk melakukan kegiatan

sampai saat pelaporan. Output dari

langkah ini adalah laporan kemajuan

atau kinerja proyek .

6/10/2016

78


4. Penutupan Administrasi

Penutupan administrasi meliputi

verifikasi dan dokumentasi laporan

yang penting guna mempersiapkan

laporan penyelesaian proyek dan

project acceptance. Output dari

langkah ini adalah dokumen penutupan

proyek dan formal acceptance.

6/10/2016

79

Thanks

Manajemen Proyek - SHADIBAKRI Blog'sshadibakri.uniba.ac.id/wp-content/uploads/2016/06/Manajemen-Proye… · 6/10/2016 3 Konsep Manajemen Proyek • Seperti halnya manajemen klasik,

Documents