Manajemen Integrasi Proyek

11

Manajemen Integrasi Manajemen Integrasi ProyekProyek

22

Tujuan pembelajaranTujuan pembelajaran

Menjelaskan kerangka kerja manajemen Menjelaskan kerangka kerja manajemen integrasi proyek dlm hub-nya dgn area integrasi proyek dlm hub-nya dgn area manajemen proyek yg lain dan siklus hdp manajemen proyek yg lain dan siklus hdp proyekproyek

Menjelaskan proses renc. Strategis & Menjelaskan proses renc. Strategis & menerapkan metode seleksi proyek yg menerapkan metode seleksi proyek yg berbedaberbeda

Menjelaskan pentingnya membuat project Menjelaskan pentingnya membuat project charter utk mengawali proyek scr formalcharter utk mengawali proyek scr formal

Menjelaskan proses membuat pernyataan Menjelaskan proses membuat pernyataan awal lingkup proyek awal lingkup proyek

33

Tujuan pembelajaranTujuan pembelajaran

Menjelaskan pengembangan renc. Manajemen Menjelaskan pengembangan renc. Manajemen proyek, termasuk isi, menggunakan guidelines proyek, termasuk isi, menggunakan guidelines dan templates utk mengembangkan renc., dan dan templates utk mengembangkan renc., dan melakukan analisis stakeholder utk membantu melakukan analisis stakeholder utk membantu dlm hubungan kerjadlm hubungan kerja

Menjelaskan eksekusi proyek, hub-nya dgn renc. Menjelaskan eksekusi proyek, hub-nya dgn renc. Proyek, faktor-faktor utk kesuksesan hasil, tools Proyek, faktor-faktor utk kesuksesan hasil, tools dan teknik utk menunjang eksekusi proyekdan teknik utk menunjang eksekusi proyek

Menjelaskan proses monitoring dan Menjelaskan proses monitoring dan pengendalian kerja proyekpengendalian kerja proyek

44

Tujuan pembelajaranTujuan pembelajaran

Menjelaskan proses kendali perubahan Menjelaskan proses kendali perubahan terintegrasi, perencanaan utk manajemen terintegrasi, perencanaan utk manajemen perubahan pd proyek TI, dan membangun perubahan pd proyek TI, dan membangun serta menggunakan sistem kendali serta menggunakan sistem kendali perubahanperubahan

Menjelaskan pentingnya membangun dan Menjelaskan pentingnya membangun dan mengikuti prosedur yg baik utk menutup mengikuti prosedur yg baik utk menutup proyekproyek

Menjelaskan bgmn software dapat Menjelaskan bgmn software dapat membantu dlm manajemen integrasi proyekmembantu dlm manajemen integrasi proyek

55

9 Knowlegde Areas9 Knowlegde Areas

66

Kunci sukses proyek:Kunci sukses proyek:Manajemen Integrasi Proyek yang Manajemen Integrasi Proyek yang BaikBaik

Manajer proyek hrs mengkoordinasi semua Manajer proyek hrs mengkoordinasi semua knowledge areas selama siklus hidup proyekknowledge areas selama siklus hidup proyek

Bbrp manajer proyek yg “baru” mpy masalah Bbrp manajer proyek yg “baru” mpy masalah dlm melihat “big picture” dan ingin fokus ke dlm melihat “big picture” dan ingin fokus ke banyak detailbanyak detail

Manajemen integrasi proyek tdk sama dgn Manajemen integrasi proyek tdk sama dgn integrasi softwareintegrasi software

77

Proses Manajemen Integrasi Proses Manajemen Integrasi ProyekProyek

Membuat project charter: bekerja sama dgn Membuat project charter: bekerja sama dgn stakeholder utk membuat dokumen yg scr formal stakeholder utk membuat dokumen yg scr formal memberikan kewenangan utk menjalankan proyekmemberikan kewenangan utk menjalankan proyek

Membuat pernyataan awal ttg lingkup proyek: Membuat pernyataan awal ttg lingkup proyek: bekerja sama dgn stakeholder, terutama user dari bekerja sama dgn stakeholder, terutama user dari produk (jasa) hasil proyek utk mengembangkan produk (jasa) hasil proyek utk mengembangkan lingkup proyek yg berkualitas tinggi dan membuat lingkup proyek yg berkualitas tinggi dan membuat pernyataan awal ttg lingkup proyekpernyataan awal ttg lingkup proyek

Membuat rencana manajemen proyek: Membuat rencana manajemen proyek: mengkoordinir semua usaha perencanaan utk mengkoordinir semua usaha perencanaan utk membuat sebuah dokumen yg koheren dan membuat sebuah dokumen yg koheren dan konsisten, yaitu rencana manajemen proyekkonsisten, yaitu rencana manajemen proyek

88

Proses Manajemen Integrasi Proses Manajemen Integrasi ProyekProyek (lanj.)(lanj.)

Mengarahkan dan memanajemen eksekusi Mengarahkan dan memanajemen eksekusi proyek: menjalankan renc manajemen proyek proyek: menjalankan renc manajemen proyek dgn melaksanakan aktivitas-aktivitas yg dgn melaksanakan aktivitas-aktivitas yg tercakup di dalamnyatercakup di dalamnya

Memonitor dan mengendalikan pekerjaan Memonitor dan mengendalikan pekerjaan proyek: memantau pekerjaan proyek utk proyek: memantau pekerjaan proyek utk menjaga kinerjanya tetap pd tujuan proyekmenjaga kinerjanya tetap pd tujuan proyek

Melaksanakan kendali perubahan terintegrasi: Melaksanakan kendali perubahan terintegrasi: mengkoordinir perubahan yg mempengaruhi mengkoordinir perubahan yg mempengaruhi hasil-hasil proyek dan aset-aset proses hasil-hasil proyek dan aset-aset proses organisasionalorganisasional

Menutup proyek: mengakhiri semua aktivitas Menutup proyek: mengakhiri semua aktivitas proyek utk scr formal menutup proyekproyek utk scr formal menutup proyek

99

Rencana Strategis dan Seleksi Rencana Strategis dan Seleksi ProyekProyek

Rencana strategis mencakup pendefinisian tujuan Rencana strategis mencakup pendefinisian tujuan jangka panjang, memprediksikan kecenderungan di jangka panjang, memprediksikan kecenderungan di masa depan, dan memproyeksikan kebutuhan akan masa depan, dan memproyeksikan kebutuhan akan produk-produk atau jasa-jasa baruproduk-produk atau jasa-jasa baru

Organisasi seringkali melaksanakan analisis SWOTOrganisasi seringkali melaksanakan analisis SWOT

Strength – Weaknesses – Opportunities – ThreatsStrength – Weaknesses – Opportunities – Threats Sbg bagian dr rencana strategis, organisasi hrs:Sbg bagian dr rencana strategis, organisasi hrs:

- Mengidentifikasi proyek-proyek yg potensialMengidentifikasi proyek-proyek yg potensial- Menggunakan metode yg realistis utk memilih proyek Menggunakan metode yg realistis utk memilih proyek

mana yg akan dikerjakan (proses seleksi)mana yg akan dikerjakan (proses seleksi)- Memformalkan proyek dgn membuat project charterMemformalkan proyek dgn membuat project charter

1010

Mengidentifikasi Proyek-proyek Mengidentifikasi Proyek-proyek PotensialPotensial

Bbrp organisasi mengikuti proses perencanaan Bbrp organisasi mengikuti proses perencanaan utk memilih atau menyeleksi proyek-proyek ITutk memilih atau menyeleksi proyek-proyek IT

Adl sangat penting utk menyelaraskan proyek IT Adl sangat penting utk menyelaraskan proyek IT dgn strategi bisnisdgn strategi bisnis

Penelitian menunjukkan bahwa:Penelitian menunjukkan bahwa:– Dukungan thdp tujuan bisnis yg nyata mrpk Dukungan thdp tujuan bisnis yg nyata mrpk

alasan utama yg dipakai utk investasi dlm alasan utama yg dipakai utk investasi dlm proyek ITproyek IT

– Perusahaan dgn operasi IT terkonsolidasi mpy Perusahaan dgn operasi IT terkonsolidasi mpy biaya operasional per user end 24% lebih rendahbiaya operasional per user end 24% lebih rendah

– Penggunaan IT yg standar menurunkan biaya Penggunaan IT yg standar menurunkan biaya pengembangan aplikasi (41% per user)pengembangan aplikasi (41% per user)

1111

Proses Perencanaan ITProses Perencanaan IT

RencanaStrategis

IT

Analisis areabisnis

Rencanaproyek

Alokasisumber daya

TingkatanPerencanaan

IT

Strategi IT menuju misidan visi organisasi.Identifikasi area bisnispokok

Dokumentasi prosesbisnis pokok yg dptdiperoleh dr IT

Mendefinisikan proyek-proyek potensial.Mendefinisikan lingkupproyek, kelebihan dankendalanya

Memilih proyek IT.Mengalokasikansumber daya

1212

Metode Seleksi ProyekMetode Seleksi Proyek

Biasanya tdk tersedia cukup banyak waktu Biasanya tdk tersedia cukup banyak waktu dan sumberdaya utk mengimplementasikan dan sumberdaya utk mengimplementasikan semua proyeksemua proyek

Metode utk seleksi proyek mencakup:Metode utk seleksi proyek mencakup:– Fokus pd kebutuhan organisasi scr meluasFokus pd kebutuhan organisasi scr meluas– Membuat kategori proyek-proyek ITMembuat kategori proyek-proyek IT– Melakukan net present value atau analisis Melakukan net present value atau analisis

finansial yg lainfinansial yg lain– Menggunakan model penilaian dengan Menggunakan model penilaian dengan

pembobotanpembobotan– Menggunakan penilaian berimbangMenggunakan penilaian berimbang

1313

Fokus pd kebutuhan organisasiFokus pd kebutuhan organisasi

Seringkali sangat sulit utk menilai bbrp Seringkali sangat sulit utk menilai bbrp proyek IT, namun biasanya semua orang proyek IT, namun biasanya semua orang menyetujui bahwa proyek tsb mpy nilai yg menyetujui bahwa proyek tsb mpy nilai yg tinggitinggi

Tiga kriteria penting utk sebuah proyek:Tiga kriteria penting utk sebuah proyek:– Bahwa proyek tsb mmg dibutuhkanBahwa proyek tsb mmg dibutuhkan– Bahwa ada dana tersedia utk proyek tsbBahwa ada dana tersedia utk proyek tsb– Bahwa ada keinginan kuat utk membuat Bahwa ada keinginan kuat utk membuat

proyek tsb suksesproyek tsb sukses

1414

Kategorisasi Proyek ITKategorisasi Proyek IT

Salah satu kategorisasi adl bgmn proyek Salah satu kategorisasi adl bgmn proyek memberikan respon pd:memberikan respon pd:– Problem atau masalahProblem atau masalah– PeluangPeluang– PengarahanPengarahan (directive) (directive)

Kategorisasi yg lain berdasar pd waktu yg Kategorisasi yg lain berdasar pd waktu yg dibutuhkan utk menyelesaikan proyek atau dibutuhkan utk menyelesaikan proyek atau tanggal penyelesaian proyektanggal penyelesaian proyek

Kategorisasi juga bisa berdasar prioritas Kategorisasi juga bisa berdasar prioritas proyek scr keseluruhanproyek scr keseluruhan

1515

Analisis Finansial ProyekAnalisis Finansial Proyek

Pertimbangan finansial biasanya mrpk aspek Pertimbangan finansial biasanya mrpk aspek penting dlm proses seleksi proyekpenting dlm proses seleksi proyek

Tiga metode utk menentukan nilai finansial Tiga metode utk menentukan nilai finansial proyek:proyek:– Analisis NPV (Net Present Value)Analisis NPV (Net Present Value)– ROI (Return on Investment)ROI (Return on Investment)– Analisis paybackAnalisis payback

1616

Analisis Net Present ValueAnalisis Net Present Value

Analisis Net Present Value (NPV) adl metode Analisis Net Present Value (NPV) adl metode utk menghitung laba atau rugi scr moneter utk menghitung laba atau rugi scr moneter dr sebuah proyek dgn tanpa dr sebuah proyek dgn tanpa memperhitungkan cash inflows and outflows memperhitungkan cash inflows and outflows di masa mendatangdi masa mendatang

Proyek dgn NPV positif dpt dipertimbangkan Proyek dgn NPV positif dpt dipertimbangkan jika nilai finansial mrpk kriteria utamajika nilai finansial mrpk kriteria utama

Semakin tinggi NPV maka akan semakin baikSemakin tinggi NPV maka akan semakin baik

1717

Contoh analisis NPVContoh analisis NPV

1818

ROIROI

ROI dihitung dgn mengurangi biaya proyek ROI dihitung dgn mengurangi biaya proyek dari keuntungan kmd dibagi dgn biayadari keuntungan kmd dibagi dgn biaya

ROI = (keuntungan – biaya proyek)/biaya ROI = (keuntungan – biaya proyek)/biaya proyekproyek

Semakin tinggi ROI maka proyek makin baikSemakin tinggi ROI maka proyek makin baik Byk organisasi menentukan ROI minimum Byk organisasi menentukan ROI minimum

bagi proyek-proyek yg akan didanainyabagi proyek-proyek yg akan didanainya IRR (Internal Rate of Return) dpt dihitung dgn IRR (Internal Rate of Return) dpt dihitung dgn

membuat NPV = nolmembuat NPV = nol

1919

Analisis PaybackAnalisis Payback

Periode Payback adl waktu yg dibutuhkan utk Periode Payback adl waktu yg dibutuhkan utk pengembalian modal (investasi) dlm sebuah pengembalian modal (investasi) dlm sebuah proyekproyek

Payback terjadi jika kumulatif keuntungan Payback terjadi jika kumulatif keuntungan atau laba dan biaya adl lebih besar daripad atau laba dan biaya adl lebih besar daripad nolnol

Byk organisasi menginginkan supaya proyek-Byk organisasi menginginkan supaya proyek-proyek IT mpy periode payback yg cukup proyek IT mpy periode payback yg cukup pendekpendek

2020

Contoh Grafik Periode Payback Contoh Grafik Periode Payback

2121

Model Weighted ScoringModel Weighted Scoring

Model weighted scoring adl tools yg Model weighted scoring adl tools yg menyediakan proses sistematis utk memilih menyediakan proses sistematis utk memilih proyek berdasar bbrp kriteriaproyek berdasar bbrp kriteria

Langkah-langkah dalam identifikasi:Langkah-langkah dalam identifikasi:– Identifikasi kriteris penting utk proses seleksiIdentifikasi kriteris penting utk proses seleksi– Menentukan bobot (persentase) utk setiap kriteria Menentukan bobot (persentase) utk setiap kriteria

shg totalnya 100%shg totalnya 100%– Menentukan nilai (skor) utk setiap kriteria utk Menentukan nilai (skor) utk setiap kriteria utk

setiap proyeksetiap proyek– Mengalikan skor dgn bobot utk memperoleh Mengalikan skor dgn bobot utk memperoleh

bobot-skor totalbobot-skor total Semakin tinggi bobot-skor, maka proyek Semakin tinggi bobot-skor, maka proyek

semakin baiksemakin baik

2222

Contoh Contoh Model Weighted Model Weighted ScoringScoring

2323

Implementasi Balanced Implementasi Balanced ScorecardScorecard

Dibangun utk membantu memilih dan Dibangun utk membantu memilih dan memanajemen proyek yg selaras dgn memanajemen proyek yg selaras dgn strategi bisnisstrategi bisnis

Balanced Scorecard adl metodology yg Balanced Scorecard adl metodology yg mengubah penggerak (drivers) organisasi spt mengubah penggerak (drivers) organisasi spt layanan konsumen, inovasi, efisiensi layanan konsumen, inovasi, efisiensi operasional, dan kinerja finansial menjadi operasional, dan kinerja finansial menjadi besaran-besaran yang terukur (defined besaran-besaran yang terukur (defined metrics)metrics)

Akses www.balancedscorecard.orgAkses www.balancedscorecard.org