Management 3 planning

broto/uph/management 2010broto/uph/management 2010

PLANNINGPLANNING

broto/uph/management/2010


PLANNINGPLANNING

Louis A Allen :Louis A Allen :Planning is the determination of a course of action to achieve Planning is the determination of a course of action to achieve a desired resultsa desired results( Penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang ( Penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan)diinginkan)Proses untuk menetapkan sasaran organisasi dan menentukan Proses untuk menetapkan sasaran organisasi dan menentukan strategi menyeluruh untuk mencapai sasaran dimaksud dengan strategi menyeluruh untuk mencapai sasaran dimaksud dengan mengkoordinasikan seluruh pekerjaan organisasimengkoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi

– WhatWhat : : Kegiatan/ tindakan apa yang akan Kegiatan/ tindakan apa yang akan dilakukan/dicapai?dilakukan/dicapai?– WhenWhen : Kapan tujuan jangka panjang dan jangka : Kapan tujuan jangka panjang dan jangka pendek tercapai?pendek tercapai?– WhereWhere : Dimana tindakan tsb harus dilaksanakan? : Dimana tindakan tsb harus dilaksanakan? – WhoWho : Siapakah yang akan mengerjakan tindakan : Siapakah yang akan mengerjakan tindakan

ini?ini?– HowHow : Bagaimanakah melaksanakan tindakan itu? : Bagaimanakah melaksanakan tindakan itu?– How much : Berapa sumberdaya yang akan dipakai/ How much : Berapa sumberdaya yang akan dipakai/ dipergunakan untuk mencapai tujuan tadidipergunakan untuk mencapai tujuan tadi



MENETAPKAN TUJUANMENETAPKAN TUJUANSidney Newton Bremer Ph.DSidney Newton Bremer Ph.D

“ “ Bagaimana kita Bagaimana kita bisa berharap untuk bisa berharap untuk sampai, bila kita sampai, bila kita tidak tahu kemana tidak tahu kemana kita pergi? “kita pergi? “

( Ilustrasi Management dalam ( Ilustrasi Management dalam penetapan dan arti pentingnya penetapan dan arti pentingnya

tujuan – Broto MPtujuan – Broto MP ) )


Tentukan tujuan hidup andaTentukan tujuan hidup anda Kita selalu sibuk, membanting tulang setiap hari tapi Kita selalu sibuk, membanting tulang setiap hari tapi

tanpa tahu sampai kapan, untuk apa…seperti tanpa tahu sampai kapan, untuk apa…seperti layaknya seekor ikan emas yang ada di dalam botol, layaknya seekor ikan emas yang ada di dalam botol, ia akan berenang terus menerus tetapi hanya ia akan berenang terus menerus tetapi hanya berputar-putar di situ-situ juga. berputar-putar di situ-situ juga.

Putuskan sekarang apa yang anda inginkan, jangan Putuskan sekarang apa yang anda inginkan, jangan cepat puas dengan segala yang diberikan oleh hidup cepat puas dengan segala yang diberikan oleh hidup kepada anda.Tetapkan tujuan hidup anda, akan kepada anda.Tetapkan tujuan hidup anda, akan menjadi apa pada usia 40, 50 atau 60 tahun nanti.menjadi apa pada usia 40, 50 atau 60 tahun nanti.

Hal terbesar dalam dunia ini tidaklah terdapat pada Hal terbesar dalam dunia ini tidaklah terdapat pada tempat kita berada, melainkan pada tempat yang tempat kita berada, melainkan pada tempat yang kita tuju kita tuju ( Oliver Wendell Holmes)( Oliver Wendell Holmes)


Makin baik rencana anda maka akan Makin baik rencana anda maka akan membuat anda semakin siap membuat anda semakin siap mencapai sasaranmencapai sasaran…..(Sidney Newton Bremer, …..(Sidney Newton Bremer, Ph.D)Ph.D)

Sebelum penggali melakukan cangkulan pertama atau Sebelum penggali melakukan cangkulan pertama atau tukang kayu memukulkan palunya untuk pertama kali, tukang kayu memukulkan palunya untuk pertama kali, si arsitek sudah dengan hati-hati membuat si arsitek sudah dengan hati-hati membuat perencanaan yang akurat dan lengkap dalam perencanaan yang akurat dan lengkap dalam “blueprintnya”“blueprintnya”

Para pilot dan nachoda kapal dari perusahaan apapun, Para pilot dan nachoda kapal dari perusahaan apapun, di manapun akan membuat perencanaan pendahuluan di manapun akan membuat perencanaan pendahuluan perjalanan mereka di depan peta navigasi sehingga perjalanan mereka di depan peta navigasi sehingga bisa mencapai tujuan dengan tepat dan selamat.bisa mencapai tujuan dengan tepat dan selamat.

Perencanaan akan meluruskan jalan dan menyingkirkan Perencanaan akan meluruskan jalan dan menyingkirkan segala kebetulan, perencanaan yang tepat akan segala kebetulan, perencanaan yang tepat akan membawa anda langsung ke sasaran, jangan membawa anda langsung ke sasaran, jangan menunggu datangnya nasib baik atau kesempatan.menunggu datangnya nasib baik atau kesempatan.

(Broto MP, ilustrasi dasar-dasar manajemen tentang Planning)(Broto MP, ilustrasi dasar-dasar manajemen tentang Planning)



What plans do?What plans do?Plans provide specific answers to six basic about an intended Plans provide specific answers to six basic about an intended

activity, what,when,where,who,how, and how much?activity, what,when,where,who,how, and how much?

WhatWhat objectives are to be accomplished? objectives are to be accomplished? WhenWhen a long-term objective or the short-term a long-term objective or the short-term

goals that compose it will be achieved?goals that compose it will be achieved? WhereWhere the activities pertinent to the objective the activities pertinent to the objective

will be take place?will be take place? WhoWho will perform specific tasks essential to the will perform specific tasks essential to the

plan?plan? HowHow action will be taken to reach the objective action will be taken to reach the objective How muchHow much management is willing to spend, in management is willing to spend, in

terms of resources, to achieve the objective? terms of resources, to achieve the objective?



PLANNINGPLANNING

PlanningPlanning is the process of setting is the process of setting objectives and determining what objectives and determining what should be done to accomplish themshould be done to accomplish them

ObjectivesObjectives are the specific results or are the specific results or desired end states that one wishes to desired end states that one wishes to achieveachieve

PlanPlan is a statement of intended is a statement of intended means for accomplishing objectivesmeans for accomplishing objectives



Purposes of PlanningPurposes of Planning

Planning gives Planning gives directiondirection,,reducesreduces the the impact of changing, impact of changing, minimizes wasteminimizes waste and redundancy, and and redundancy, and sets the sets the standardsstandards used in controlling used in controlling

1.1. Planning gives direction to managers and non Planning gives direction to managers and non managers to establishes coordinated effortmanagers to establishes coordinated effort

2.2. Planning reduces uncertainty, manager can Planning reduces uncertainty, manager can anticipate change, consider the impact of changeanticipate change, consider the impact of change

3.3. Planning reduces overlapping and wasteful Planning reduces overlapping and wasteful activitiesactivities

4.4. Planning establishes goals or standards that are Planning establishes goals or standards that are used in controllingused in controlling


Tujuan dari perencanaanTujuan dari perencanaan

Sebagai petunjuk bagi para manajer untuk Sebagai petunjuk bagi para manajer untuk mengerahkan dan mengkoordinasikan mengerahkan dan mengkoordinasikan sumberdaya perusahaansumberdaya perusahaanMengurangi ketidak pastian dan Mengurangi ketidak pastian dan mengantisipasi perobahan dan pengaruh mengantisipasi perobahan dan pengaruh dari perobahandari perobahanMenghapus keragu-raguan dan kegiatan Menghapus keragu-raguan dan kegiatan yang tidak perluyang tidak perluMengetahui tujuan dan dapat mengukur Mengetahui tujuan dan dapat mengukur atau mengevaluasi hasilnyaatau mengevaluasi hasilnya



The Planning ProcessThe Planning Process

Define your objectivesDefine your objectivesSpecify desired results, know where you want to go etcSpecify desired results, know where you want to go etc

Determine where things now standDetermine where things now stand Evaluate present accomplishment versus desired result, analyze strengths and Evaluate present accomplishment versus desired result, analyze strengths and weaknesses in terms ob being able to meet future objectives weaknesses in terms ob being able to meet future objectives

Develop premises regarding future conditionsDevelop premises regarding future conditionsGenerate alternative “scenarios” for future states of affairs and analyze them Generate alternative “scenarios” for future states of affairs and analyze them

Analyze action alternatives and make a “plan” to Analyze action alternatives and make a “plan” to accomplish objectivesaccomplish objectives

List and evaluate actions that may be taken; chose to pursue one or List and evaluate actions that may be taken; chose to pursue one or more of them, make “a plan” to achieve your objectives more of them, make “a plan” to achieve your objectives

Implement the plan and evaluate resultsImplement the plan and evaluate resultsImplement and evaluate results to ensure accomplishment of Implement and evaluate results to ensure accomplishment of objectives, folow through by planning and taking corrective actions as objectives, folow through by planning and taking corrective actions as needed.needed.



Langkah-langkah dalamLangkah-langkah dalam

Proses PerencanaanProses PerencanaanDifinisikan tujuan kita Difinisikan tujuan kita ( departemen,perusahaan)( departemen,perusahaan)

Menentukan dimana posisi kita Menentukan dimana posisi kita saat ini saat ini ( lihat kekuatan/ kelemahan)( lihat kekuatan/ kelemahan)

Mengembangkan gagasan/ Mengembangkan gagasan/ pemikiran untuk masa mendatang pemikiran untuk masa mendatang ( ( lihat peluang dan ancaman)lihat peluang dan ancaman)

Mengindentifikasi dan memilih cara Mengindentifikasi dan memilih cara alternatif dalam mencapai tujuanalternatif dalam mencapai tujuanMengimplementasikan tindakan Mengimplementasikan tindakan dari rencana yang dibuat dan dari rencana yang dibuat dan mengevaluasi hasilnya mengevaluasi hasilnya ( bila perlu ( bila perlu dibuat koreksi/ perbaikan)dibuat koreksi/ perbaikan)



Tahap 1

MenetapkanTujuan

Tahap 2Merumuskan

Keadaan Sekarang

(Kekuatan danKelemahan)

Tahap 3

MengidentifikasikanPELUANG

DAN ANCAMAN

Tahap 5MelaksanakanKegiatan danMengevaluasi

hasilnya

Tahap 4

Mengembangkan serangkaian alternatiftindakan/ kegiatan

Pentahapan dalam proses perencanaan


PLANNING• Setting objectives• Deciding how to accomplish them

ACTION

CONTROLLING

Measure results

Compare to plan

Take correctiveaction

How planning and controlling work together as essential management function


Planning

Define Planning objective

Determine where things now stand

Develop premises on future conditions

Identify ways to accomplish objectives

Implement action plan and evaluate results

Organizing Leading Controlling



Mission

Objectives

Strategic Plans

OperationalPlans

Single-usePlans

StandingPlans

Programmed

Project

Budget

Policies

Rules

Standard & Procedure

HIERARCHY OF PLANS



Strategic PlanFocus growth on core products

Marketing PlansTarget regional market with custom products

Production PlansCentralize operations

in most efficient plants

Financial PlansLower cost and

raise profitmarginal of product

Help

achieve

Set stage

for

How strategic and operational plans should support each other


Strategic plans & Strategic plans & Operational plansOperational plans

Strategic plansStrategic plans is plans that apply to the entire is plans that apply to the entire organization, establish the organization’s overall organization, establish the organization’s overall goals, and seek to position the organization in terms goals, and seek to position the organization in terms of it environmentof it environment

Strategic planStrategic plan is a comprehensive plan that reflects is a comprehensive plan that reflects the longer term needs and directions of the the longer term needs and directions of the organizationorganization

Operational plansOperational plans is a plans that specify the details is a plans that specify the details of how the overall goals are to be achievedof how the overall goals are to be achieved

Operational planOperational plan is a plan of limited scope that is a plan of limited scope that addresses those activities and resources required to addresses those activities and resources required to implement strategic plansimplement strategic plans



Difference between Difference between Strategic Plan and Strategic Plan and Operational PlanOperational Plan

Strategic planStrategic plan

Long-term planLong-term plan / Tujuannya / Tujuannya untuk pengembangan jangka untuk pengembangan jangka panjangpanjang Long-term profit/Long-term profit/Sasaran laba Sasaran laba untuk masa yang akan datanguntuk masa yang akan datang

The goal for the future The goal for the future potential of growth or potential of growth or developmentdevelopment / /Mengarah pada Mengarah pada pengembangan potensi yang pengembangan potensi yang akan datangakan datangDynamic organization’s Dynamic organization’s leadership leadership Solving problem by predictionSolving problem by predictionHigh riskHigh risk

Operational PlanOperational Plan

Short-term planShort-term plan/ Tujuannya / Tujuannya untuk implementasi untuk implementasi pengoperasian saat inipengoperasian saat iniShort-term profitShort-term profit / /Sasaran Sasaran laba untuk saat ini laba untuk saat ini

The goal is efficiency and The goal is efficiency and stabilitiesstabilities/ Untuk efisiensi dan / Untuk efisiensi dan stabilitasstabilitasStatic organization’s leadershipStatic organization’s leadershipSolving problem by Solving problem by experiences experiences Lower riskLower risk


OPERATIONAL PLANSOPERATIONAL PLANS

PRODUCTION PLANSPRODUCTION PLANS

FACILITIES PLANSFACILITIES PLANS

MARKETING PLANSMARKETING PLANS

HUMAN RESOURCES PLANSHUMAN RESOURCES PLANS

FINANCIAL PLANSFINANCIAL PLANS



STANDING PLAN & SINGLE STANDING PLAN & SINGLE USE PLANUSE PLAN

Standing planStanding plan is a plan that is used is a plan that is used more than once more than once Examples : Procedures, RulesExamples : Procedures, Rules

A Procedure or rule is a standing plan that precisely A Procedure or rule is a standing plan that precisely describes what actions are to be taken in specific describes what actions are to be taken in specific situationssituations

A single-use planA single-use plan is a plan that used is a plan that used only onceonly onceExamples : Budgets, ProjectsExamples : Budgets, Projects



Strategic planning processStrategic planning process

Identify organizations mission and Identify organizations mission and objectivesobjectivesAssess current performance vis-à-vis Assess current performance vis-à-vis mission and objectivesmission and objectivesCreate strategic plans to accomplish Create strategic plans to accomplish purpose and objectivespurpose and objectivesImplement the strategic plansImplement the strategic plansEvaluate results and renew the Evaluate results and renew the strategic planning process as strategic planning process as necessarynecessary..






How planning can improve How planning can improve performance?performance?

Planning Planning focuses attentionfocuses attention on key on key resultsresults

Planning Planning makes managers makes managers set set prioritiesprioritiesPlanningPlanning helps managers emphasize helps managers emphasize organizational strengths (organizational strengths (ex : Allocating ex : Allocating resources )resources )

PlanningPlanning helps managers deal with helps managers deal with ever-changing situationsever-changing situations


Focus and flexibilityFocus and flexibility

Planning help managers to achieve Planning help managers to achieve better performance,because :better performance,because :

Planning is Planning is resultsresults oriented oriented

Planning is Planning is prioritypriority oriented oriented

Planning is Planning is advantageadvantage oriented oriented

Planning is Planning is changechange oriented oriented



Why planning needed?Why planning needed?

Protective benefitProtective benefit– To minimize failuresTo minimize failures

Positive benefitPositive benefit– To ensures the successfully of achieving To ensures the successfully of achieving

goals goals


KEBAIKAN DAN KELEMAHANKEBAIKAN DAN KELEMAHANSTRATEGIC PLANNINGSTRATEGIC PLANNING

KebaikanKebaikan1. Memberikan pedoman bagi kegiatan organisasi1. Memberikan pedoman bagi kegiatan organisasi2. Membantu manajer merumuskan metode-metode bagi 2. Membantu manajer merumuskan metode-metode bagi

pencapaian tujuan organisasipencapaian tujuan organisasi3. Membantu manajer mengatasi masalah sebelum timbul 3. Membantu manajer mengatasi masalah sebelum timbul

dan menanganinya sebelum terlambatdan menanganinya sebelum terlambat4. Membantu manajer dalam pembuatan keputusan4. Membantu manajer dalam pembuatan keputusan5. Meminimumkan terjadinya kesalahan.5. Meminimumkan terjadinya kesalahan.

KelemahanKelemahan1. Memerlukan waktu, biaya dan tenaga1. Memerlukan waktu, biaya dan tenaga2. Membatasi organisasi pada pilihan yang paling rasional 2. Membatasi organisasi pada pilihan yang paling rasional

dan tidak beresiko ( mengurangi inovasi/ inisiatif)dan tidak beresiko ( mengurangi inovasi/ inisiatif)

- plan2- plan2


PROSES PERENCANAAN PROSES PERENCANAAN STRATEGIKSTRATEGIK

(STRATEGIC PLAN PROCESS )(STRATEGIC PLAN PROCESS )

1. Perumusan dan penentuan misi dan tujuan1. Perumusan dan penentuan misi dan tujuan umumumum2. Profil perusahaan ( Identifikasi tujuan dan strategi 2. Profil perusahaan ( Identifikasi tujuan dan strategi

sekarang )sekarang )3. Analisa lingkungan eksternal3. Analisa lingkungan eksternal4. Analisa lingkungan internal perusahaan 4. Analisa lingkungan internal perusahaan ( kekuatan dan kelemahan)( kekuatan dan kelemahan)5. Identifikasi kesempatan dan ancaman strategis5. Identifikasi kesempatan dan ancaman strategis6. Pembuatan keputusan strategik6. Pembuatan keputusan strategik ( mengembangkan, mengevaluasi dan memilih ( mengembangkan, mengevaluasi dan memilih

alternatif)alternatif)7. Pengembangan strategi perusahaan (Strategi 7. Pengembangan strategi perusahaan (Strategi

umum, jangka panjang dan tahunan-operasional)umum, jangka panjang dan tahunan-operasional)8. Implementasi strategi8. Implementasi strategi9. Peninjauan kembali dan evaluasi9. Peninjauan kembali dan evaluasi -plan1-plan1



Manfaat perencanaanManfaat perencanaan

Sebagai dasar / landasan untuk pengawasan.Sebagai dasar / landasan untuk pengawasan.

Memungkinkan delegasi kekuasaan.Memungkinkan delegasi kekuasaan.

Menghemat tenaga manajemen.Menghemat tenaga manajemen.

Ekonomis ( Meminimkan tujuan yang tidak Ekonomis ( Meminimkan tujuan yang tidak pasti )pasti )

Dapat menghindari kesalahan dan resikoDapat menghindari kesalahan dan resiko

Memudahkan koordinasi antar bagian.Memudahkan koordinasi antar bagian.

Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan mudah dipahami.mudah dipahami.

Dapat menghasilkan metode yang lebih baik.Dapat menghasilkan metode yang lebih baik.



Kelemahan planningKelemahan planning

Perencanaan memerlukan waktu, Perencanaan memerlukan waktu, biaya dan tenaga untuk biaya dan tenaga untuk mempersiapkannyamempersiapkannya

Membatasi organisasi pada pilihan Membatasi organisasi pada pilihan yang paling rasional dan tidak yang paling rasional dan tidak berisiko ( mengurangi inovasi/ berisiko ( mengurangi inovasi/ inisiatif)inisiatif)



BAHAN UJIAN TENGAH BAHAN UJIAN TENGAH SEMESTERSEMESTER

Management , Manager and Management , Manager and EnvironmentEnvironment– Skill of ManagerSkill of Manager– Managers and their environment Managers and their environment

Competitive Advantage – Michael PorterCompetitive Advantage – Michael Porter Ethic and social responsibilityEthic and social responsibility PlanningPlanning

– Process, proposes etcProcess, proposes etc Textbook Textbook : Stephen P Robbin: Stephen P Robbin

John R Schermerhorn, Jr dllJohn R Schermerhorn, Jr dll


Topic for discussionTopic for discussion

1.1. Why planning is needed?Why planning is needed?2.2. Describe the purposes of planningDescribe the purposes of planning??3.3. What is the meaning of What is the meaning of

1.1. Strategic plansStrategic plans2.2. Operational plansOperational plans3.3. Standing plansStanding plans4.4. Single-use plansSingle-use plans

4.4. Describe the difference between Describe the difference between strategic plans and operational strategic plans and operational plansplans
