Lampiran 1: Analisis Gap Awal - Petra Christian University · Menentukan cara kerja evaluasi sasaran mutu v 7.4 Komunikasi 0 1 1 0.00% Menentukan cara kerja komunikasi yang efektif

42

Lampiran 1: Analisis Gap Awal

Klausul Keterangan S TS Total Persentase

Kesesuaian

4 Konteks Organisasi 7 0 7 100.00%

4.1 Memahami organisasi dan

konteksnya v 1 100.00%

Memiliki dan memahami isu-isu

eksternal dan internal

4.2 Memahami kebutuhan dan harapan

pemangku kepentingan

v

2 100.00%

Organisasi secara konsisten

menyediakan kebutuhan konsumen.

Organisasi harus menetapkan:

A. Pihak yang berkepentingan yang

relevan dengan SMM

B. Organisasi harus memantau dan

meninjau informasi tentang pihak-

pihak yang berkepentingan dan

persyaratan yang relevan

v

4.3 Menetapkan lingkup sistem

manajemen mutu

v 1 100.00%

Organisasi harus menentukan

batasan-batasan dan penerapan SMM

untuk menerapkan ruang lingkup

4.4 Sistem manajemen mutu dan proses-

prosesnya 3 0 3 100.00%

4.4.1

Organisasi harus menerapkan,

menetapkan, memelihara dan harus

terus memperbaiki SMM yang sesuai

dengan ISO 9001:2015

v 1 100.00%

4.4.2 Organisasi harus:

v

2 100.00%

A. Memelihara informasi

terdokumentasi untuk mendukung

operasi dari proses tersebut

B. Menyimpan informasi

terdokumentasi untuk memiliki

keyakinan bahwa proses yang sedang

dilakukan seperti yang direncanakan

v

http://www.petra.ac.idhttp://dewey.petra.ac.id/dgt_directory.php?display=classificationhttp://digilib.petra.ac.id/help.html

43

Lampiran 1: Analisis Gap Awal (Sambungan)


Kesesuaian

5 Kepemimpinan 13 0 13 100.00%

5.1 Kepemimpinan dan komitmen 7 0 7 100.00%

5.1.1 Umum

5 100.00%

A. Memastikan integrasi persyaratan

SMM dalam proses bisnis organisasi v

B. Mempromosikan penggunaan

pendekatan proses dan pemikiran

berbasis risiko

v

C. Membuat job description v

D. Mengkomunikasikan pentingnya

manajemen mutu yang efektif dan

sesuai dengan persyaratan SMM

v

E. Terlibat, mengarahkan orang-

orang untuk berkontribusi pada

keefektifan SMM

v

5.1.2 Fokus Pelanggan v

2 100.00% Analisis risiko dan peluang

Fokus pada peningkatan kepuasan

pelanggan dipertahankan. v

5.2 Kebijakan 5 0 5 100.00%

5.2.1 Mengembangkan kebijakan mutu

3 100.00%

Manajemen puncak harus

menetapkan, menerapkan dan

memelihara kebijakan mutu:

v

A. Mencakup komitmen untuk

memenuhi persyaratan yang berlaku v

B. Mencakup komitmen untuk

perbaikkan berkesinambungan dari

sistem manajemen mutu

v

5.2.2 Komunikasi kebijakan mutu

v

2 0.00%

A. Tersedia dan dipertahankan

sebagai informasi didokumentasikan

B. Dikomunikasikan, dipahami dan

diterapkan dalam organisasi v

44



Kesesuaian

5.3 Peran organisasi, tanggung jawab dan

wewenang 1 0 1 100.00%

Adanya tanggung jawab dan wewenang

untuk setiap proses v 1 100.00%

6 Perencanaan 8 1 9 88.89%

6.1 Tindakan untuk mengatasi risiko dan

peluang 2 0 2 100.00%

6.1.1 Membuat risk List v

2 100.00% 6.1.2

Tindakan untuk menangani risiko dan

peluang v

6.2 Sasaran mutu dan perencanaan untuk

mencapainya 5 1 6 83.33%

6.2.1

Organisasi harus menetapkan sasaran

mutu pada fungsi, tingkat dan proses

yang diperlukan untuk SMM. Sasaran

mutu harus:

v

5 60.00%

A. Menentukan sasaran mutu

B. Dipantau v

C. Dikomunikasikan v

D. Diperbarui sesuai keperluan v

E. Organisasi harus memelihara

informasi terdokumentasi pada sasaran

mutu

v

6.2.2 Menentukan mekanisme pemenuhan

sasaran mutu v 1 100.00%

6.3 Perencanaan perubahan 1 0 1 100.00%

Adanya mekanisme perubahan kriteria

produk dan jasa v

1 100.00%

7 Dukungan 11 12 23 43.48%

7.1 Sumber daya 5 6 11 41.67%

7.1.1 Umum v 1 100.00%

Memiliki job requirements (pekerjaan)

7.1.2 Orang v 1 100.00%

Memiliki job requirements (SDM)

7.1.3 Infrastruktur v

2 100.00% Memiliki daftar inventaris

Memiliki prosedur perawatan inventaris v

45


Klausul Keterangan S TS Tota

l

Persentase

Kesesuaian

7.1.4 Lingkungan untuk pengoperasian

proses

Menjaga pemeliharaan lingkungan

v 1 100.00%

7.1.5 Sumber daya pemantauan dan

pengukuran v 1 0.00%

7.1.5.1 Umum

v 1 0.00%

Sumber daya dapat digunakan

untuk pemantauan

7.1.5.2 Ketelusuran pengukuran (Cakupan

Kalibrasi) v 1 0.00%

Menentukan cakupan yang jelas

untuk pengukuran

7.1.6 Pengetahuan organisasi v

3 0.00% Evaluasi sasaran mutu

Prosedur dokumentasi v

Prosedur rekaman v

7.2 Kompetensi 2 1 3 66.67%

Membuat job

requirements(Kompetensi yang

diperlukan)

v

3 66.67% Membuat prosedur pelatihan

karyawan v

Membuat dokumentasi hasil

evaluasi pelatihan karyawan v

7.3 Kesadaran 3 0 3 100.00%

Menentukan sasaran mutu yang

relevan v

3 100.00% Membuat kebijakan mutu yang

relevan v

Menentukan cara kerja evaluasi

sasaran mutu v

7.4 Komunikasi 0 1 1 0.00%

Menentukan cara kerja komunikasi

yang efektif v 1 0.00%

7.5 Informasi terdokumentasi 1 2 3 0.00%

46



Kesesuaian

7.5.1 Umum

v

2 0.00%

Membuat prosedur pengendalian

dokumen


rekaman v

7.5.2 Membuat dan memperbarui

v

1 100.00%

Membuat cara pembaharuan

informasi terdokumentasi yang

diperlukan (revisi SOP)

7.5.3 Pengendalian informasi

terdokumentasi 0 2 2 0.00%

7.5.3.1 Membuat prosedur pengendalian

informasi terdokumentasi v 0 0.00%

7.5.3.2

Mengendalikan informasi

terdokumentasi: Membuat prosedur

pengendalian rekaman

v 0 0.00%

8 Operasional 45 16 61 72.58%

8.1 Perencanaan dan pengendalian

operasional 5 1 7 71.43%

Membuat dokumentasi kriteria

produk dan jasa yang baik v

6 71.43%

Membuat dokumentasi sumber daya

yang dibutuhkan v

Membuat dokumentasi pemantauan

kriteria proses v

Membuat prosedur pengadaan bahan v

Membuat prosedur pengolahan

bahan v

Membuat prosedur administrasi v

8.2 Persyaratan untuk produk dan

layanan 4 0 4 100.00%

8.2.1 Komunikasi pelanggan

v

2 100.00%

Membuat dokumentasi keterangan

produk dan jasa

Menentukan urutan cara penanganan

pelanggan v

47



Kesesuaian

8.2.2

Menentukan persyaratan berkaitan

dengan produk dan jasa v

2 100.00% Persyaratan hukum dan peraturan

yang berlaku


produk dan layanan yang baik v

8.2.3 Tinjauan persyaratan yang berkaitan

dengan produk dan jasa 3 2 5 60.00%

8.2.3.1 Menuliki metode tinjauan kriteria

produk dan layanan v

4 75.00%

Memiliki kriteria kontrak atau

perimintaan v

Menentukan persyaratan lain yang

tidak dinyatakan pelanggan v

8.2.3.2 Organisasi harus menyimpan

informasi terdokumentasi v

Mendokumentasikan tinjauan kriteria

produk dan layanan

8.2.4 Perubahan persyaratan untuk produk

dan layanan v 1 0.00%

Memiliki mekanisme perubahan

kriteria layanan

8.3 Desain dan pengembangan produk

dan jasa 18 5 23 78.26%

8.3.1 Umum

v 1 100.00%

Memiliki dokumentasi akan proses

desain dan pengembangan produk

bahwa telah ditetapkan, diterapkan,

dan dipelihara

48



Kesesuaian

8.3.2 Perencanaan desain dan

pengembangan v

10 80.00%

A. Sifat, durasi dan kompleksitas

kegiatan desain dan pengembangan

B. Menentukan tahapan proses

desain dan pengembangannya v

C. Mendokumentasikan desain dan

verifikasi pengembangan dan

validasi kegiatan yang diperlukan

v

D. Penanggung jawab dalam proses

desain dan pengembangan v

E. Membutuhkan sumber daya

internal dan eksternal untuk desain

dan pengembangan

v

F. Kontrol dalam pihak yang terlibat

dalam proses desain dan

pengembangan

v

G. Menentukan kebutuhan

keterlibatan pelanggan dan pengguna v

H. Persyaratan untuk penyediaan

berikutnya dari produk dan jasa v

I. Tingkat kontrol yang diharapkan

untuk desain dan pengembangan

proses oleh pelanggan dan pihak

berkepentingan lainnya yang relevan

v

J. Dokumentasi untuk menunjukkan

bahwa desain dan pengembangan

persyaratan telah dipenuhi

v

8.3.3 Masukan desain dan pengembangan v

2 100.00% Prosedur desain

Identifikasi kegagalan dalam proses

desain v

49



Kesesuaian

8.3.4 Kontrol desain dan pengembangan

v

5 60.00%

Memiliki pengendalian desain dan

pengembangan

Memiliki dokumentasi untuk

mengevaluasi hasil dan

pengembangan desain

v

Memiliki dokumentasi verifikasi dan

output yang telah memenuhi

persyaratan

v

Memiliki dokumentasi dalam

validasi bahwa output sudah sesuai v

Memiliki dokumentasi jika

diperlukan dalam proses v

8.3.5 Hasil desain dan pengembangan

v

4 100.00%

Organisasi harus menyimpan

informasi terdokumentasi pada

desain dan pengembangan output

Memiliki informasi bahwa output

desain sesuai dan dapat dilanjutkan

ke proses berikutnya

v

Menentukan karakteristik produk dan

jasa v

Memiliki dokumen persyaratan

kriteria output yang dapat diterima v

8.3.6 Perubahan desain dan pengembangan

v 1 0.00%

Membuat dokumentasi perubahan

produk dan layanan yang dilakukan

8.4 Pengendalian proses eksternal yang

disediakan, produk dan jasa 1 5 6 16.67%

8.4.1 Umum

v

2 0.00% Menentukan mekanisme pemilihan

penyedia eksternal

Menentukan mekanisme evaluasi

penyedia eksternal v

50



Kesesuaian

8.4.2 Jenis dan jangkauan pengendalian v

3 0.00%

Persyaratan penyedia eksternal

Dampak potensial dari penyedia

eksternal v

Menentukan mekanisme kontrol

penyedia eksternal v

8.4.3 Informasi untuk penyedia eksternal

v 1 100.00%

Membuat informasi terdokumentasi

terkait penyedia eksternal (PO)

8.5 Produksi dan penyediaan jasa 11 1 12 91.67%

8.5.1 Pengendalian produksi dan

penyediaan jasa v

7 100.00%


produk dan layanan yang baik

Prosedur inspeksi v

Dokumentasi penggunaan inventaris v

Dokumentasi hasil inspeksi v

Dokumentasi pengiriman dan

penerimaan produk (Surat jalan) v

Menentukan mekanisme pekerjaan

untuk mencegah kesalahan manusia v

Memiliki job requirement v

8.5.2 Identifikasi dan kemampuan telusur

v 1 100.00%

Mekanisme penelusuran

produk/layanan (hasil kesesuaian

produk)

51



Kesesuaian

8.5.3 Properti milik pelanggan atau

penyedia eksternal

v

1 100.00%

Organisasi harus berhati-hati dengan

properti milik pelanggan atau

penyedia eksternal sementara itu

berada di bawah kendali organisasi

atau digunakan oleh organisasi.

Organisasi harus menidentifikasi,

menverifikasi melindungi, dan

menjaga pelanggan atau penyedia

eksternal properti yang disediakan

untuk digunakan atau penggabungan

kedalam produk atau layanan.

8.5.4 Pelanggan

v 1 100.00%

Organisasi harus menjaga output

selama produksi dan penyediaan jasa,

sejauh yang diperlukan untuk

memastikan kesesuaian dengan

persyaratan (Surat jalan)

8.5.5 Kegiatan setelah pengiriman

v 1 100.00%

Mekanisme penanganan komplain

(survey pelanggan )

8.5.6

Pengendalian perubahan

v 1 0.00% Membuat pengendalian dokumen dan

perubahan dokumen

8.6 Pelepasan produk dan layanan 1 0 1 100.00%

Dokumentasi hasil kesesuaian produk

dan layanan (ketercapaian sasaran

mutu)

v 1 100.00%

8.7 Pengendalian ketidaksesuaian hasil 2 2 4 50.00%

8.7.1 Membuat prosedur pengendalian

ketidaksesuaian v 0 0.00%

52



Kesesuaian

8.7.2

Organisasi harus menyimpan

dokumentasi informasi bahwa

(membuat dokumentasi

ketidaksesuaian): v

3 66.67% A. Menjelaskan ketidak sesuaian

B. Menjelaskan tindakan yang

diambil v

C. mengidentifikasikan otoritas

memutuskan tindakan sehubungan

ketidaksesuaian

v

9 Evaluasi Kinerja 3 16 19 15.79%

9.1 Pemantauan, pengukuran, analisis

dan evaluasi 2 7 9 22.22%

9.1.1 Umum

v 0 0.00%

Organisasi harus menetapkan

(menentukan metode evaluasi

kinerja):

9.1.2 Kepuasan Pelanggan

v 0 0.00%

Menentukan metode evaluasi

kepuasan pelanggan

9.1.3 Analisis dan Evaluasi

v 7 28.57% Menentukan metode evaluasi dari

analisis hasil evaluasi

A. ketidaksesuaian produk dan jasa

B. Tingkat kepuasan pelanggan v

C. Kinerja dan efektivitas sistem

manajemen mutu v

D. Jika perencanaan telah

dilaksanakan secara efektif v

E. Efektivitas tindakan yang diambil

untuk mengatasi risiko dan peluang v

F. Kinerja penyedia eksternal v

G. Kebutuhan untuk perbaikan sistem

manajemen mutu v

9.2 Audit Internal 1 6 7 14.29%

53



Kesesuaian

9.2 Audit Internal 1 6 7 14.29%

9.2.1 Memiliki prosedur dan mekanisme

Audit Internal v 1 0.00%

9.2.2 Memiliki dokumentasi hasil Audit

Internal

v

6 16.67%

A. Merencanakan, menetapkan,

menerapkan dan memelihara program

audit termasuk frekuensi, metode,

tanggung jawab, persyaratan

perencanaan dan pelaporan yang akan

mempertimbangkan pentingnya

proses yang bersangkutan, perubahan

yang memperngaruhi organisasi dan

hasil sebelum audit

B. Menentukan kriteria audit dan

lingkup setiap audit v

C. Pilih auditor dan pelaksanaan audit

untuk memastikan objektivitas dari

ketidakberpihakan proses audit.

v

D. Memastikan bahwa hasil audit

dilaporkan kemanajemen yang

relevan

v

E. Mengambil koreksi yang tepat dan

tindakan korektif tanpa ditunda v

F. Menyimpan informasi

dokumentasi sebagai bukti

pelaksanaan program audit dan hasil

audit

v

9.3 Tinjauan Manajemen 0 3 3 0.00%

9.3.1 Umum

v 1 0.00%

Memiliki prosedur tinjauan

manajemen

9.3.2 Masukan tinjauan manajemen

v 1 0.00%

Memetakan masukan tinjauan

manajemen

9.3.3 Hasil tinjauan manajemen v 1 0.00%

54



Kesesuaian

10 Peningkatan 1 7 8 12.50%

10.1 Umum 0 2 2 0.00%

Memiliki sistem penilaian sistem

manajemen mutu (evaluasi sasasran

mutu)

v

2 0.00%

Memiliki prosedur pencegahan

ketidaksesuaian (Prosedur tindakan

perbaikan dan pencegahan)

v

10.2 Ketidaksesuaian dan tindakan

korektif 1 3 4 25.00%

10.2.1 Memiliki prosedur perbaikan

ketidaksesuaian v

2 50.00%

Melakukan identifikasi risiko dan

peluang dari ketidaksesuaian v

10.2.2 Memiliki dokumentasi

ketidaksesuaian v

2 0.00%

Dokumentasi tindakan korektif /

perubahan yang dilakukan v

10.3 Perbaikan berkelanjutan 0 2 2 0.00%

Memiliki Prosedur tinjauan

manajemen

v

2 0

Memiliki dokumentasi hasil evaluasi

kinerja

v

Persentase kesesuaian keseluruhan 61.97%

Persentase ketidaksesuaian keseluruhan 38.03%

55

Lampiran 2: Sasaran Mutu dan Rencana Pencapaiannya

Departemen Sasaran mutu

(KPI) Target Pengukuran Periode

Penanggung

jawab Action plan Monitoring dan evaluasi

Marketing

Waktu

pembuatan

costing

95 %

≤ 3

hari

Pencatatan

waktu order

dengan

selesainya

penawaran

Tahunan Divisi

Estimator

Melihat pola

demand dari

periode historis

Bulanan, Monitoring order

masuk dan diberi deadline 2

hari

Desain Pengembangan

desain produk

≥ 90

produk

Pencatatan

jumlah produk

yang berhasil

di desain

Tahunan Divisi

desain

Memperbarui

referensi produk

sesuai dengan

trend (pameran)

dan media sosial

Bulanan,

Pencatatan produk per

proyek dalam satu bulasn

56

Lampiran 2: Sasaran Mutu dan Rencana Pencapaiannya (Sambungan)


(KPI)

Target Pengukuran Periode Penanggung

jawab

Action plan Monitoring dan evaluasi

Produksi

Proyek

Tipe A: Mega

(>500 jt) Min 60

hari kerja

Tipe B: Besar

(250-500jt) Min

45 hari kerja

Tipe C: Medium

(100-250jt) Min

25 hari kerja

Tipe D: Kecil

(

57

Lampiran 2: Sasaran Mutu dan Rencana Pencapaiannya (Sambungan)


(KPI) Target Pengukuran Periode

Penanggu

ngjawab Action plan Monitoring dan evaluasi

Umum

Max 3 kali

pengeluarkan

surat SP

≤ 3 Jumlah

pegawai Tahunan

Divisi

Personalia

Melakukan

program

pembinaan

karyawan/pegawa

i

6 bulan, Memonitoring

pegawai ≤ 3 penerimaan

SP

58

Lampiran 3: Analisis Risiko

59

Lampiran 3: Analisis Risiko (Sambungan)

60


61


62


63


64


65

Lampiran 4: Daftar Standard Operational Procedure

No Nama Dokumen No. Dokumen Tanggal

1 Design Penawaran SOP-DSG-01 14-Apr-18

2 Pembuatan Penawaran SOP-EST-01 17-Mar-18

3 Pembuatan Kontrak SOP-EST-02 05-Apr-18

4 Pengecekan Lapangan SOP-SVR-02 19-Apr-18

5 Penagihan Pelunasan SOP-EST-03 19-Apr-18

6 Rencana Produksi SOP-PPIC-02 21-Apr-18

7 Proses Persiapan Pra Produksi SOP-PPIC-01 06-Mei-18

8 Penjadwalan Produksi SOP-PPIC-03 13-Mei-18

9 Proses Produksi SOP-PROD-01 18-Mei-18

10 Memonitoring Kesesuaian Rencana

dan Aktual Produksi SOP-PPIC-04 13-Mei-18

11 Penerimaan Orderan Barang SOP-LGTC-02 23-Mei-18

12 Pengecekan Proses Produksi SOP-QC-01 16-Mei-18

13 Proses Finishing SOP-FNS-01 13-Apr-18

14 Pengecekan Proses Finishing SOP-QC-02 17-Mei-18

15 Pemasangan Produk SOP-SVR-01 11-Mei-18

16 Pengecekan Pemasangan Produk SOP-QC-03 19-Mei-18

17 Pengeluaran Barang Untuk Produksi SOP-LGTC-01 23-Mei-18

18 Pengorderan Barang SOP-PMBL-01 19-Apr-18

19 Pengiriman Produk SOP-LGTC-03 23-Mei-18

20 Permohonan Ijin Kerja Sama SOP-HNL-01 24-Mei-18

21 Pemeliharaan Komputer SOP-MNT-01 26-Mei-18

22 Pemeliharaan Printer SOP-MNT-02 26-Mei-18

23 Pemeliharaan AC SOP-MNT-03 26-Mei-18

24 Perubahan Design dan Pengembangan SOP-MRK-02 07-Agu-18

25 Pembuatan SPK SOP-MRK-03 07-Agu-18

26 Pengendalian ketidaksesuaian SOP-PROD-02 07-Agu-18

27 Pengendalian Dokumentasi Desain SOP-DSG-02 07-Agu-18

28 Pemeliharaan Alat atau Mesin SOP-PNK-01 22-Apr-18

29 Kalibrasi peralatan mesin SOP-MSN-01 07-Agu-18

30 Kepuasan pelanggan SOP-MRK-01 07-Agu-18

66

Lampiran 4: Daftar Standard Operational Procedure (Sambungan)

No Nama Dokumen No. Dokumen Tanggal

31 Pelatihan Karyawan SOP-PLK-01 07-Agu-18

32 Evaluasi Pelatihan Karyawan SOP-PLK-02 07-Agu-18

33 Seleksi dan Evaluasi Pemasok SOP-PMBL-02 07-Agu-18

34 Pengendalian dokumen SOP-HNL-02 07-Agu-18

35 Pengendalian rekaman SOP-HNL-03 07-Agu-18

36 Pengukuran kinerja proses SOP-PKS-01 21-Nov-18

37 Audit Internal SOP-QMR-01 21-Nov-18

67

Lampiran 5: Analisis Gap Akhir


Kesesuaian

4 Konteks Organisasi 7 0 7 100.00%

4.1 Memahami organisasi dan

konteksnya v 1 100.00%

Memiliki dan memahami isu-

isu eksternal dan internal

4.2 Memahami kebutuhan dan

harapan pemangku kepentingan

v

2 100.00%

Organisasi secara konsisten

menyediakan kebutuhan

konsumen. Organisasi harus

menetapkan:

A. Pihak yang berkepentingan

yang relevan dengan SMM

B. Organisasi harus memantau

dan meninjau informasi tentang

pihak-pihak yang

berkepentingan dan persyaratan

yang relevan

v

4.3 Menetapkan lingkup sistem

manajemen mutu

v 1 100.00%

Organisasi harus menentukan

batasan-batasan dan penerapan

SMM untuk menerapkan ruang

lingkup

4.4 Sistem manajemen mutu dan

proses-prosesnya 3 0 3 100.00%

4.4.1

Organisasi harus menerapkan,

menetapkan, memelihara dan

harus terus memperbaiki SMM

yang sesuai dengan ISO

9001:2015

v 1 100.00%

4.4.2 Organisasi harus:

v

2 100.00%

A. Memelihara informasi

terdokumentasi untuk

mendukung operasi dari proses

tersebut

B. Menyimpan informasi

terdokumentasi untuk memiliki

keyakinan bahwa proses yang

sedang dilakukan seperti yang

direncanakan

v

68

Lampiran 5: Analisis Gap Akhir (Sambungan)


Kesesuaian

5 Kepemimpinan 13 0 13 100.00%

5.1 Kepemimpinan dan komitmen 7 0 7 100.00%

5.1.1 Umum

5 100.00%

A. Memastikan integrasi

persyaratan SMM dalam proses

bisnis organisasi

v

B. Mempromosikan penggunaan

pendekatan proses dan pemikiran

berbasis risiko

v

C. Membuat job description v

D. Mengkomunikasikan pentingnya

manajemen mutu yang efektif dan

sesuai dengan persyaratan SMM

v

E. Terlibat, mengarahkan orang-

orang untuk berkontribusi pada

keefektifan SMM

v

5.1.2 Fokus Pelanggan v

2 100.00% Analisis risiko dan peluang

Fokus pada peningkatan kepuasan

pelanggan dipertahankan. v

5.2 Kebijakan 5 0 5 100.00%

5.2.1 Mengembangkan kebijakan mutu

3 100.00%

Manajemen puncak harus

menetapkan, menerapkan dan

memelihara kebijakan mutu:

v

A. Mencakup komitmen untuk

memenuhi persyaratan yang

berlaku

v

B. Mencakup komitmen untuk

perbaikkan berkesinambungan dari

sistem manajemen mutu

v

5.2.2 Komunikasi kebijakan mutu

v

2 0.00%

A. Tersedia dan dipertahankan

sebagai informasi

didokumentasikan

B. Dikomunikasikan, dipahami dan

diterapkan dalam organisasi v

69



Kesesuaian

5.3 Peran organisasi, tanggung jawab dan

wewenang 1 0 1 100.00%

Adanya tanggung jawab dan wewenang

untuk setiap proses v 1 100.00%

6 Perencanaan 9 0 9 100.00%

6.1 Tindakan untuk mengatasi risiko dan

peluang 2 0 2 100.00%

6.1.1 Membuat risk List v

2 100.00% 6.1.2

Tindakan untuk menangani risiko dan

peluang v

6.2 Sasaran mutu dan perencanaan untuk

mencapainya 5 1 6 83.33%

6.2.1

Organisasi harus menetapkan sasaran

mutu pada fungsi, tingkat dan proses

yang diperlukan untuk SMM. Sasaran

mutu harus:

v

5 60.00%

A. Menentukan sasaran mutu

B. Dipantau v

C. Dikomunikasikan v

D. Diperbarui sesuai keperluan v

E. Organisasi harus memelihara

informasi terdokumentasi pada sasaran

mutu

v

6.2.2 Menentukan mekanisme pemenuhan

sasaran mutu v 1 100.00%

6.3 Perencanaan perubahan 1 0 1 100.00%

Adanya mekanisme perubahan kriteria

produk dan jasa v

1 100.00%

7 Dukungan 21 2 23 90.91%

7.1 Sumber daya 9 2 11 41.67%

7.1.1 Umum v 1 100.00%

Memiliki job requirements (pekerjaan)

7.1.2 Orang v 1 100.00%

Memiliki job requirements (SDM)

7.1.3 Infrastruktur v

2 100.00% Memiliki daftar inventaris

Memiliki prosedur perawatan inventaris v

7.1.4 Lingkungan untuk pengoperasian

proses v 1 100.00%

70


Klausul Keterangan S TS Tota

l

Persentase

Kesesuaian

7.1.4 Lingkungan untuk pengoperasian proses

v 1 100.00% Menjaga pemeliharaan lingkungan

7.1.5 Sumber daya pemantauan dan

pengukuran v 1 100.00%

7.1.5.1 Umum

v 1 100.00%

Sumber daya dapat digunakan untuk

pemantauan

7.1.5.2 Ketelusuran pengukuran (Cakupan

Kalibrasi) v 1 100.00%

Menentukan cakupan yang jelas untuk

pengukuran

7.1.6 Pengetahuan organisasi v

3 33.33% Evaluasi sasaran mutu

Prosedur dokumentasi v

Prosedur rekaman v

7.2 Kompetensi 3 0 3 100.00%

Membuat job requirements(Kompetensi

yang diperlukan) v

3 100.00% Membuat prosedur pelatihan karyawan v

Membuat dokumentasi hasil evaluasi

pelatihan karyawan v

7.3 Kesadaran 3 0 3 100.00%

Menentukan sasaran mutu yang relevan v

3 100.00% Membuat kebijakan mutu yang relevan v

Menentukan cara kerja evaluasi sasaran

mutu v

7.4 Komunikasi 1 0 1 100.00%

Menentukan cara kerja komunikasi yang

efektif v 1 100.00%

7.5 Informasi terdokumentasi 3 0 3 100.00%

7.5.1 Umum

v

2 100.00%


dokumen


rekaman v

7.5.2 Membuat dan memperbarui

v

1 100.00%

Membuat cara pembaharuan informasi

terdokumentasi yang diperlukan (revisi

SOP)

7.5.3 Pengendalian informasi terdokumentasi 2 0 2 100.00%

71



Kesesuaian

7.5.3.1 Membuat prosedur pengendalian informasi

terdokumentasi v 1 100.00%

7.5.3.2 Mengendalikan informasi terdokumentasi:

Membuat prosedur pengendalian rekaman v 1 100.00%

8 Operasional 59 2 61 100.00%

8.1 Perencanaan dan pengendalian operasional 6 0 6 71.43%

Membuat dokumentasi kriteria produk dan

jasa yang baik v

6 71.43%

Membuat dokumentasi sumber daya yang

dibutuhkan v

Membuat dokumentasi pemantauan kriteria

proses v

Membuat prosedur pengadaan bahan v

Membuat prosedur administrasi v

8.2 Persyaratan untuk produk dan layanan 4 0 4 100.00%

8.2.1 Komunikasi pelanggan

v

2 100.00%

Membuat dokumentasi keterangan produk

dan jasa

Menentukan urutan cara penanganan

pelanggan v

8.2.2 Menentukan persyaratan berkaitan dengan

produk dan jasa v

2 100.00% Persyaratan hukum dan peraturan yang

berlaku


layanan yang baik v

8.2.3 Tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan

produk dan jasa 5 0 5 100.00%

8.2.3.1 Menuliki metode tinjauan kriteria produk

dan layanan v

4 100.00%

Memiliki kriteria kontrak atau perimintaan v

Menentukan persyaratan lain yang tidak

dinyatakan pelanggan v

8.2.3.2 Organisasi harus menyimpan informasi

terdokumentasi v


produk dan layanan

72



Kesesuaian

8.2.3.2 Organisasi harus menyimpan informasi

terdokumentasi v


produk dan layanan

8.2.4 Perubahan persyaratan untuk produk dan

layanan v 1 0.00%

Memiliki mekanisme perubahan kriteria

layanan

8.3 Desain dan pengembangan produk dan jasa 23 0 23 100.00%

8.3.1 Umum

v 1 100.00%

Memiliki dokumentasi akan proses desain

dan pengembangan produk bahwa telah

ditetapkan, diterapkan, dan dipelihara

8.3.2 Perencanaan desain dan pengembangan

v

10 100.00%

A. Sifat, durasi dan kompleksitas kegiatan

desain dan pengembangan

B. Menentukan tahapan proses desain dan

pengembangannya v

C. Mendokumentasikan desain dan

verifikasi pengembangan dan validasi

kegiatan yang diperlukan

v

D. Penanggung jawab dalam proses desain

dan pengembangan v

E. Membutuhkan sumber daya internal dan

eksternal untuk desain dan pengembangan v

F. Kontrol dalam pihak yang terlibat dalam

proses desain dan pengembangan v

G. Menentukan kebutuhan keterlibatan

pelanggan dan pengguna v

H. Persyaratan untuk penyediaan

berikutnya dari produk dan jasa v

I. Tingkat kontrol yang diharapkan untuk

desain dan pengembangan proses oleh

pelanggan dan pihak berkepentingan

lainnya yang relevan

v

73



Kesesuaian

J. Dokumentasi untuk menunjukkan bahwa

desain dan pengembangan persyaratan

telah dipenuhi

v

8.3.3 Masukkan desain dan pengembangan v

2 100.00% Prosedur desain

Identifikasi kegagalan dalam proses desain v

8.3.4 Kontrol desain dan pengembangan

v

5 100.00%

Memiliki pengendalian desain dan

pengembangan

Memiliki dokumentasi untuk mengevaluasi

hasil dan pengembangan desain v

Memiliki dokumentasi verifikasi dan

output yang telah memenuhi persyaratan v

Memiliki dokumentasi dalam validasi

bahwa output sudah sesuai v

Memiliki dokumentasi jika diperlukan

dalam proses v

8.3.5 Hasil desain dan pengembangan

v

4 100.00%

Organisasi harus menyimpan informasi

terdokumentasi pada desain dan

pengembangan output

Memiliki informasi bahwa output desain

sesuai dan dapat dilanjutkan ke proses

berikutnya

v

74



Kesesuaian

Menentukan karakteristik produk dan jasa v

memiliki dokumen persyaratan kriteria

output yang dapat diterima v

8.3.6 Perubahan desain dan pengembangan

v 0 100.00%

Membuat dokumentasi perubahan produk

dan layanan yang dilakukan

8.4 Pengendalian proses eksternal yang

disediakan, produk dan jasa 4 2 6 66.67%

8.4.1 Umum

v

2 50% Menentukan mekanisme pemilihan

penyedia eksternal

Menentukan mekanisme evaluasi penyedia

eksternal v

8.4.2 Jenis dan jangkauan pengendalian v

3 66.67% Persyaratan penyedia eksternal

Dampak potensial dari penyedia eksternal v

Menentukan mekanisme kontrol penyedia

eksternal v

8.4.3 Informasi untuk penyedia eksternal

v 1 100.00%

Membuat informasi terdokumentasi terkait

penyedia eksternal (PO)

8.5 Produksi dan penyediaan jasa 12 0 12 100.00%

8.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa

v

7 100.00%


layanan yang baik

Prosedur inspeksi v

Dokumentasi penggunaan inventaris v

75



Kesesuaian

Dokumentasi hasil inspeksi v

Dokumentasi pengiriman dan penerimaan

produk (Surat jalan) v

Menentukan mekanisme pekerjaan untuk

mencegah kesalahan manusia v

Memiliki job requirement v

8.5.2 Identifikasi dan kemampuan telusur

v 1 100.00%

Mekanisme penelusuran produk/layanan

(hasil kesesuaian produk)

8.5.3 Properti milik pelanggan atau penyedia

eksternal

v

1 100.00%

Organisasi harus berhati-hati dengan

properti milik pelanggan atau penyedia

eksternal sementara itu berada di bawah

kendali organisasi atau digunakan oleh

organisasi. Organisasi harus

menidentifikasi, menverifikasi melindungi,

dan menjaga pelanggan atau penyedia

eksternal properti yang disediakan untuk

digunakan atau penggabungan kedalam

produk atau layanan.

8.5.4 Pelanggan

v 1 100.00%

Organisasi harus menjaga output selama

produksi dan penyediaan jasa, sejauh yang

diperlukan untuk memastikan kesesuaian

dengan persyaratan (Surat jalan)

8.5.5 Kegiatan setelah pengiriman

v 1 100.00%

Mekanisme penanganan komplain (survey

pelanggan )

76



Kesesuaian

8.5.6 Pengendalian perubahan

v 1 100.00%

Membuat pengendalian dokumen dan

perubahan dokumen

8.6 Pelepasan produk dan layanan 1 0 1 100.00%

Dokumentasi hasil kesesuaian produk dan

layanan (ketercapaian sasaran mutu) v 1 100.00%

8.7 Pengendalian ketidaksesuaian hasil 4 0 4 100%

8.7.1 Membuat prosedur pengendalian

ketidaksesuaian v 0 0.00%

8.7.2

Organisasi harus menyimpan dokumentasi

informasi bahwa (membuat dokumentasi

ketidaksesuaian): v

3 100% A. Menjelaskan ketidaksesuaian

B. Menjelaskan tindakan yang diambil v

C. mengidentifikasikan otoritas

memutuskan tindakan sehubungan

ketidaksesuaian

v

9 Evaluasi Kinerja 16 3 19 84.21%

9.1 Pemantauan, pengukuran, analisis dan

evaluasi 9 0 9 66.67%

9.1.1 Umum

v 0 100.00%

Organisasi harus menetapkan (menentukan

metode evaluasi kinerja):

9.1.2 Kepuasan Pelanggan

v 0 100.00%

Menentukan metode evaluasi kepuasan

pelanggan

9.1.3 Analisis dan Evaluasi

v 7 57.14% Menentukan metode evaluasi dari analisis

hasil evaluasi

A. ketidaksesuaian produk dan jasa

77



Kesesuaian

B. Tingkat kepuasan pelanggan v

C. Kinerja dan efektivitas sistem

manajemen mutu v

D. Jika perencanaan telah dilaksanakan

secara efektif v

E. Efektivitas tindakan yang diambil untuk

mengatasi risiko dan peluang v

F. Kinerja penyedia eksternal v

G. Kebutuhan untuk perbaikan sistem

manajemen mutu v

9.2 Audit Internal 7 0 7 100%

9.2.1 Memiliki prosedur dan mekanisme Audit

Internal v 1 100.00%

9.2.2 Memiliki dokumentasi hasil Audit Internal

v

6 100%

A. Merencanakan, menetapkan,

menerapkan dan memelihara program audit

termasuk frekuensi, metode, tanggung

jawab, persyaratan perencanaan dan

pelaporan yang akan mempertimbangkan

pentingnya proses yang bersangkutan,

perubahan yang memperngaruhi organisasi

dan hasil sebelum audit

B. Menentukan kriteria audit dan lingkup

setiap audit v

C. Pilih auditor dan pelaksanaan audit

untuk memastikan objektivitas dari

ketidakberpihakan proses audit.

v

D. Memastikan bahwa hasil audit

dilaporkan kemanajemen yang relevan v

E. Mengambil koreksi yang tepat dan

tindakan korektif tanpa ditunda v

78



Kesesuaian

F. Menyimpan informasi dokumentasi

sebagai bukti pelaksanaan program audit

dan hasil audit

v

9.3 Tinjauan Manajemen 1 2 3 33.33%

9.3.1 Umum v 1 100%

Memiliki prosedur tinjauan manajemen

9.3.2 Masukan tinjauan manajemen v 1 0.00%

Memetakan masukan tinjauan manajemen

9.3.3 Hasil tinjauan manajemen v 1 0.00%

Memetakan hasil tinjauan manajemen

10 Peningkatan 3 5 8 37.50%

10.1 Umum 0 2 2 0.00%

Memiliki sistem penilaian sistem

manajemen mutu (evaluasi sasasran mutu) v

2 0.00%

Memiliki prosedur pencegahan

ketidaksesuaian (Prosedur tindakan

perbaikan dan pencegahan)

v

10.2 Ketidaksesuaian dan tindakan korektif 3 1 4 25.00%

10.2.1 Memiliki prosedur perbaikan

ketidaksesuaian v

2 50.00%

Melakukan identifikasi risiko dan peluang

dari ketidaksesuaian v

10.2.2 Memiliki dokumentasi ketidaksesuaian v

2 0.00%

Dokumentasi tindakan korektif / perubahan

yang dilakukan v

10.3 Perbaikan berkelanjutan 0 2 2 0.00%

Memiliki Prosedur tinjauan manajemen v

2 0

Memiliki dokumentasi hasil evaluasi

kinerja

v

Persentase kesesuaian keseluruhan 91.43%

Persentase ketidaksesuaian keseluruhan 8.57%

master index: back to toc: help: ukp:

Lampiran 1: Analisis Gap Awal - Petra Christian University · Menentukan cara kerja evaluasi sasaran mutu v 7.4 Komunikasi 0 1 1 0.00% Menentukan cara kerja komunikasi yang efektif

Documents