kurva s lpj

6

BAB II

TINJAUAN UMUM & LANDASAN TEORI

A. Gambaran Umum Proyek

Proyek ini terletak di komplek Perkantoran Kabupaten Deli Serdang (Lubuk

Pakam). Proyek ini rencananya di bangun untuk Kantor Badan Koordinasi

Keluarga Berencana Nasional (BKKBN). Pihak yang bertanggung jawab dalam

pengawasan pelaksanaan proyek ini adalah Konsultan pengawas CV. Indhoma

Consultant. Proyek ini adalah proyek Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah

(APBD), Dinas Cipta Karya dan Pertambangan. Proyek pembangunan Gedung

BKKBN ini dimaksudkan untuk membuat Gedung BKKBN yang baru, yang akan

menampung pegawai – pegawai BKKBN yang lama.

B. Pengawasan Dalam Manajemen Konstruksi

Yang dimaksud dengan proyek adalah suatu usaha untuk mencapai suatu

tujuan tertentu yang dibatasi oleh waktu dan sumber daya yang terbatas. Sehingga

pengertian proyek konstruksi adalah suatu upaya untuk mencapai suatu hasil

dalam bentuk bangunan atau infrastruktur.

Manajemen proyek konstruksi adalah proses penerapan fungsi – fungsi

manajemen (perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan) secara sistematis pada

suatu proyek dengan menggunakan sumber daya yang ada secara efektif dan

efesien agar tercapai tujuan proyek secara optimal.

7

Pengawasan dalam manajemen konstruksi meliputi mutu fisik konstruksi,

biaya dan waktu. Pengawasan dalam manajemen konstruksi memiliki beberapa

fugsi antara lain :

1. Sebagai pengawasan mutu (quality control) untuk menjaga kesesuaian antara

perencanaan dan pelaksanaan.

2. Mengantisipasi terjdinya perubahan kondisi lapngan yang tidak pasti dan

mengatasi kendala terbatasnya waktupelaksanaan.

3. Memantau prestasi dan kemajuan proyek yang telah dicapai, hal itu dilakukan

dengan membuat laporan harian, mingguan dan bulanan.

4. Hasil evaluasi dpat dijadikan tindakan pengmbilan keptusan terhadap masalah

– masalah yang terjadi di lapangan.

5. Fungsi manajerial dari manajemen merupakan sistem informasi yang baik

untuk menganalisis performa dilapangan.

Sasaran Manajemen Konstruksi adalah mengelola fungsi manajemen atau

mengatur pelaksanaan pembangunan sedemikian rupa sehingga diperoleh hasil

optimal sesuai dengan persyaratan (spesification) untk keperluan pencapaian

tujuan ini, perlu diperhatikan pula mengenai mutu bangunan, biaya yang

digunakan dan waktu pelaksanaan dalam rangka pencapaian hasil ini selalu

diusahakan pelaksanaan pengawasan mutu (Quality Control), pengawasan biaya

(Cost Control) dan pengawasan waktu pelaksanaan (Time Control).

C. Unsur – Unsur Pembangunan

Usaha – usaha untuk mewujudkan sebuah bangunan diawali dari tahap ide

hingga tahap pelaksanaan. Pihak – pihak yang terlibat dalam proyek konstruksi

dari tahap perencanaan sampai pelaksanaan dapat dikelompokkan menjadi empat

8

pihak, yaitu pihak pemilik proyek (owner), pihak Konsultan Perencana

(Consultant), Konsultan Pengawas (Supervisor) dan pihak Kontraktor

(Contractor).

Orang atau badan – badan hukum yang membiayai, merencanakan,

mengawasi dan melaksanakan bangunan tersebut adalah merupakan unsur – unsur

pelaksana pembangunan.

Badan – badan hukum dan susunan organisasi pelaksanaan pekerjaan perlu

dijalin untuk menjamin pelaksanaan proyek agar dapat berjalan sesuai dengan

rencana yang telah ditetapkan dan selesai pada waktunya. Masing – masing unsur

organisasi tersebut memiliki tugas dan tanggung jawab sesuai fungsinya.

Gambar 2.1. Struktur organisasi proyek konstruksi

Sumber : Manajemen Proyek oleh : Ir. Abrar Husen, Thn. 2010

Owner / Pemilik

Konsultan Perencana Konsultan Pengawas

Kontraktor

Utama

9

Wulfram I. Ervianto (2002) menjelaskan setiap unsur yang terlibat harus

mampu berinteraksi dengan baik dan saling menunjang antara satu dengan yang

lainnya sesuai dengan wewenang dan fungsinya masing – masing agar sasaran

pelaksanaan dapat tercapai sebagaimana diharapkan.

1. Pemilik Proyek

Pemilik proyek atau pemberi tugas atau pengguna jasa adalah orang atau

badan yang memiliki proyek dan memberikan pekerjaan atau menyuruh

memberikan pekerjaan kepada pihak penyedia jasa dapat berupa

perseorangan, badan/lembaga/instansi pemerintah maupun swasta.

Hak dan Kewajiban Pengguna Jasa adalah :

a. Menunjuk penyedia Jasa (konsultan dan kontraktor)

b. Meminta laporan secara priodik mengenai pelaksana pekerjaan yang

telah dilakukan oleh penyedia jasa.

c. Memberikan fasilitas baik berupa sarana dan prasarana yang dibutuhkan

oleh penyedia jasa untuk kelancaran pekerjaan.

d. Menyediakan lahan untuk tempat pelaksanaan pekerjaan.

e. Menyediakan dana dan kemudian membayar kepada pihak penyedia jasa

sejumlah biaya yang diperlukan untuk mewujudkan sebuah bangunan.

f. Ikut mengawasi jalannya pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan

dengan cara menempatkan atau menunjuk suatu badan atau orang untuk

bertindak atas nama pemilik.

g. Mengesahkan perubahan dalam pekerjaan (bila terjadi).

10

h. Menerima dan mengesahkan pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan

oleh penyedia jasa jika produknya telah sesuai dengan apa yang

dikehendaki.

Wewenang pemberi tugas adalah :

a. Memberitahukan hasil lelang secara tertulis kepada masing – masing

kontraktor.

b. Dapat mengambil alih pekerjaan secara sepihak dengan cara

memberitahukan secara tertulis kepada kontraktor jika telah terjadi hal –

hal di luar kontrak yang telah ditetapkan.

2. Konsultan Pengawas.

Konsultan pengawas (supervisor) adalah perorangan, beberapa orang,

badan hukum atau instansi yang ditunjuk dan diberi tugas oleh pemilik

proyek untuk mengawasi dan mengontrol pelaksanaan pekerjaan dilapangan.

Pengawasan dan pengontrolan dilakukan agar hasil kerja sesuai dengan

Bestek yang ada berdasarkan petunjuk – petunjuk pada saat pemberian

penjelasan pelelangan (aanwijzing).

Adanya pengawasan dari direksi diharapkan pelaksanaan pekerjaan dapat

berjalan dengan lancar dan memperoleh hasil sesuai perencanaan yang

diharapkan.

Wulfram I. Ervianto (2002) mejelaskan bahwa dalam mengawasi

pelaksanaan pekerjaan, pengawas mempunyai tugas dan tanggung jawab

adalah sebagai berikut :

a. Mengawasi pelaksanaan pekerjaan dalam waktu yang telah ditetapkan.

11

b. Membimbing dan mengadakan pengawasan secara periodik dalam

pelaksanaan pekerjaan.

c. Melakukan perhitungan prestasi pekerjaan.

d. Mengkordinasi dan mengendalikan kegiatan konstruksi serta aliran

informasi antara berbagai bidang agar pelaksanaan pekerjaan berjalan

lancar.

e. Mengatasi dan memecahkan persoalan yang timbul dilapangan agar

tercapai hasil akhir sesuai kualitas, kuantitas serta waktu pelaksanaan

yang telah ditetapkan.

f. Menghindari kesalahan yang mungkin terjadi sedini mungkin.

g. Menerima atau menolak material yang didatangkan kontraktor.

h. Menghentikan sementara bila terjadi penyimpangan dari

peraturan/ketentuan yang berlaku (tidak sesuai gambar ataupun

spesifikasi teknis, dll).

i. Menyiapkan dan menghitung adanya kemungkinan pekerjaan

tambah/kurang.

j. Menyusun laporan kemajuan pekerjaan (harian, mingguan, bulanan).

Dalam melaksanakan tugasnya, pengawas bertanggung jawab kepada

pemimpin proyek. Pengawas berhak memberikan saran dan petunjuk kepada

pelaksana proyek (kontraktor) jika dirasakan perlu, agar pelaksanaan

pekerjaan sesuai dengan peraturan yang telah disepakati bersama didalam

Rencana Kerja dan Syarat – syarat (RKS).

12

Konsultan pengawas juga mempunyai wewenang sebagai berikut :

a. Memperingatkan atau menegur pihak pelaksana pekerjaaan apabila ada

terjadi penyimpangan terhadap kontrak kerja.

b. Menghentikan pelaksanaan pekerjaan jika pelaksana proyek tidak

memperhatikan peringatan yang diberikan.

c. Memberikan tanggapan atas usul pihak pelaksana proyek.

d. Konsultan pengawas berhak memeriksa gambar shopdrawing pelaksana

proyek.

e. Melakukan perubahan dengan menerbitkan berita acara perubahan (site

intruction).

D. Hubungan Kerja Antara Konsultan Pengawas Dengan Pemilik Proyek

Wulfram I. Ervianto (2002) menjelaskan bahwa dalam pelaksanaan sebuah

proyek, hubungan kerja antara unsur-unsur organisasi yang terlibat dapat berupa

hubungan kerja secara teknis dan hukum. Secara teknis, hubungan kerja ini

merupakan hubungan tanggung jawab pihak – pihak yang terlibat dalam suatu

proyek.

Dalam hal ini semua masalah teknis perencanaan diserahkan oleh pemilik

proyek kepada konsultan perencana. Berdasarkan penunjukan pengawas oleh

pemilik proyek, maka seluruh teknis pengawasan diserahkan kepada pengawas.

Jika terdapat suatu masalah teknis yang perlu dibicarakan, pemilik proyek

tidak dapat menghubungi langsung kepada pelaksana melainkan harus melalui

konsultan pengawas. Dalam pelaksanaan dilapangan pengawas memiliki kuasa

untuk menegur pelaksana apabila pekerjaan yang dilaksanakannya menyimpang

dari bestek.

13

Apabila teguran tersebut tidak diindahkan oleh pelaksana, maka pengawas

dapat menghentikan seluruh pekerjaan yang sedang dilaksanakan, baik untuk

sementara maupun seterusnya.

Secara hukum masing – masing pihak mempunyai kedudukan yang sama dan

terikat dengan kontrak, sehingga masing – masing pihak menjalankan tugasnya

sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati bersama.

Pelaksana dan pengawas proyek bertanggung jawab terhadap pemilik proyek.

Keduanya saling keterkaitan satu sama lain, sehingga didapat hasil proyek sesuai

dengan yang direncanakan. Sama halnya dengan pelaksana dan pengawas proyek,

perencana juga bertanggung jawab terhadap pemilik proyek.

E. Pengawasan Dan Pengendalian Proyek.

Dalam pelaksanaan suatu proyek, suatu ketika dapat menyimpang dari

rencana, maka pengawasan dan pengendalian proyek sangat diperlukan agar

kejadian – kejadian yang menghambat tercapainya tujuan proyek dapat segera

diselesaikan dengan baik.

Pengawasan (supervising) adalah suatu proses pengevaluasian atau perbaikan

tehadap pelaksanaan kegiatan dengan berpedoman pada standart dan peraturan

yang berlaku dengan bertujuan agar hasil dari kegiatan tersebut sesuai dengan

perencanaan proyek.

Pengendalian (controlling) adalah usaha yang sistimatis untuk menentukan

standart yang sesuai dengan sasaran perencanaan, merancang sistem informasi,

membandingkan pelaksanan dengan standart, menganalisis kemungkinan adanya

penyimpangan antara pelaksanaan dan standart, kemungkinan mengambil

14

tindakan perbaikan yang diperlukan agar sumberdaya digunakan secara efektif

dan efisien dalam rangka mencapai sasaran.

Bertitik tolak pada definisi – definisi diatas, maka proses pengawasan dan

pengendalian proyek dapat diuraikan menjadi langkah – langkah sebagai berikut :

a. Menentukan sasaran.

b. Menetukan standart dan kriteria sebagai acuan dalam rangka pencapaian

sasaran.

c. Merancang atau menyususn sistim informasi, pengawasan dan laporan hasil

pelaksanaan.

d. Mengumpulkan data info hasil implementasi (pelaksanaan dari apa yang

telah dilaksanakan),

e. Pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan perencanaan.

f. Mengkaji dan menganalisa hasil pekerjaan dengan standart, kriteria dan

sasaran yang telah ditentukan.

F. Metode Penjadwalan.

1. Bar Chart.

Abrar Husen (2010) menjelaskan bahwa bar Chart ditemukan oleh Gantt

dan Fredick W. Taylor dalam bentuk bagan balok, dengan panjang balok

sebagai reprentasi dari durasi setiap kegiatan. Barc Chart adalah diagram

batang yang menggambarkan berbagai perkerjaan yang dapat diselesaikan

dalam satuan waktu tertentu. Dalam suatu proyek, bar cahart diuraikan

menjadi beberapa macam pekerjaan kemudian diperkirakan waktu yang

dibutuhkan untuk menyelesaikan masing – masing pekerjaan tersebut.

15

Format bagan baloknya informatif, mudah dibaca dan efektif untuk

komunikasi serta dapat dibuat dengan mudah dan sederhana. Bagan balok

terdiri atas sumbu y yang menyatakan kegiatan atau paket kerja dari lingkup

proyek, sedangkan sumbu x menyatakan satuan waktu dalam hari, minggu

atau bulan sebagai durasinya.

Lamanya waktu ini diperkirakan dari data – data yang dipakai serta

pengalaman kerja sebelumnya dan dibuat secara paralel tanpa mengabaikan

cash flow dari biaya. Bar Chart dilengkapi dengan kurva S untuk

membandingkan lamanya suatu pekerjaan dengan bobot pekerjaan.

Gambar 2.2 Bar Chart

Sumber: Santoso budi (2009)

2. Kurva “ S “ atau Hannum “Curva”.

Abrar Husen (2011) menyatakan bahwa kurva “S” adalah sebuah grafik

yang dikembangkan oleh Warren T. Hanumm atas dasar pengamatan

terhadap sejumlah besar proyek sejak awal hingga akhir proyek. Kurva “S”

dapat menunjukkan kemajuan proyek sejak awal hingga akhir proyek.

Kurva “S” dapat menunujukkan kemajuan proyek berdasarkan kegiatan,

waktu dan bobot pekerjaan yang dipersentasekan sebagai persentase

kumulatif dari seluruh kegiatan proyek.

16

Visualisasi kurva “S” dapat memberikan informasi mengenai kemajuan

proyek dengan membandingkannya terhadap jadwal rencana. Dari sinilah

diketahui apakah ada keterlambatan atau percepatan jadwal proyek. Indikasi

tersebut dapat menjadi informasi awal guna melakukan tindakan koreksi

dalam proses pengendalian jadwal.

Tetapi informasi informasi tersebut tidak detail dan hanya terbatas untuk

menilai kemajuan proyek. Perbaikan lebih lanjut dapat menggunakan metode

lain yang dikombinasikan, misalnya dengan metode bagan balok yang dapat

digeser-geser dan Network Planning dengan memperbaharui sumberdaya

maupun waktu pada masing-masing kegiatan.

Untuk membuat kurva “S”, jumlah persentase kumulatif bobot masing-

masing kegiatan suatu priode diantara durasi proyek digambarkan ke sumbu

vertical sehingga bila hasilnya dihubungkan dengan garis, akan membentuk

kurva “S”.

Bentuk demikian terjadi karena volume kegiatan pada bagian awal

biasanya masih sedikit, kemudian pada pertengahan meningkat dalam jumlah

cukup besar, lalu pada akhir proyek volume kegiatan kembali mengecil.

Untuk mementukan bobot pekerjaan, pendekatan yang dilakukan dapat

berupa perhitungan persentase berdasarkan biaya per item pekerjaan /

kegiatan dibagi nilai anggaran keseluruhan, karena satuan biaya dapat

dijadikan bentuk persentase sehingga lebih mudah untuk menghitungnya.

17

Gambar 2.3 Bar Chart di lengkapi dengan Kurva S

G. Pengendalian Progress Biaya dan Waktu proyek dengan Metode Earned

Value.

Salah satu cara untuk mengetahui kinerja proyek adalah dengan metode

Earned Value. Metode Earned Value memadukan unsur jadwal, biaya dan prestasi

kerja (pembangunan fisik yang sudah terlaksana di lapangan) sehingga dapat

diperkirakan biaya dan waktu untuk menyelesaian proyek. Metode ini dapat

mendeteksi sedini mungkin bila terjadi pembengkakan biaya maupun

keterlambatan yang mungkin terjadi dalam pelaksanaan suatu proyek, sehingga

pihak – pihak yang terkait dapat segera mengantisipasi dan menempuh langkah –

langkah untuk mengatasinya agar proyek selesai tepat waktu dengan biaya yang

tersisa.

Pengendalian proyek yang berskala besar dan cukup kompleks harus

ditangani secara sistematis, terbuka dan komunikatif. Salah satu metode

pengendalian kinerja proyek yang lebih progresif digunakan adalah dengan cara

18

Earned Value atau Nilai Hasil, yang dapat memberikan informasi mengenai posisi

kemajuan proyek dalam jangka waktu tertentu serta dapat memperkirakan

progress proyek pada priode selanjutnya, yaitu dalam hal biaya dan waktu

penyelesaian proyek. Metode ini menggunakan kurva S sebagai tampilan

informasi dengan sumbu X menunjukkan durasi proyek dan sumbu Y menyatakan

kumulatif biayanya. Aggaran kumulatif biaya ditunjukkan oleh indikator biaya

BCWS, BCWP, ACWP.

Earned Value Management (EVM) adalah sebuah teknik pengukuran

performansi proyek yang mengintegrasiklan scope, time dan data biaya.

Berdasarkan baseline performansi biaya, project manager dan timnya dapat

menentukan seberapa baik projek memenuhi scope, waktu dan tujuan biayan

dengan memperhitungkan informasi aktual dan membandingkan dengan baseline.

Baseline adalah proyek asli ditambah dengan perubahan – perubahan yang

disetujui. Informasi aktual termasuk apakah sebuah item WBS telah selesai atau

perkiraan barapa banyak pekerjaan telah selesai, kapan pekerjaan sebenarnya

mulai dan selesai dan berapa banyak sebenarnya biaya yang diperlukan untuk

penyelesaian pekerjaan tersebut.

Earned Value Management meliputi perhitungan terhadap 3 nilai untuk setiap

aktifitas atau summary aktifitas dari WBS proyek:

1. Planned Value (PV), dulu disebut budgeted cost of work scheduled (BCWS)

atau disingkat budget, yaitu porsi dari total estimasi cost terencana yang

sudah disetujui untuk dibelanjakan pada sebuah aktifitas selama periode

waktu tertentu.

19

2. Actual Cost (AC), dulu disebut actual cost of work performed (ACWP)

adalah total dari biaya langsung atau tidak langsung yang dipakai dalam

penyelesaian pekerjaan pada sebuah aktifitas selama periode waktu tertentu.

3. Earned Value (EV), dulunya disebut budgeted cost of work performed

(BCWP), yaitu sebuah estimasi dari nilai fisikal penyelesaian sebuah

pekerjaan. Ini didasarkan pada biaya terencana yang original dari sebuah

proyek atau sebuah aktifitas dan laju dari tim menyelesaikan proyek atau

sebuah aktifitas pada saat tertentu. Rate Performance (RP) adalah ratio dari

penyelesaian pekerjaan sesungguhnya terhadap persentasi dari perencanaan

pekerjaan yang telah selesai pada waktu tertentu sepanjang periode

pengerjaan proyek atau aktifitas.

1. Cost Variance (CV) adalah EV dikurangi actual cost (AC). Jika CV negatif

berarti biaya melakukan pekerjaan lebih besar dari biaya yang direncanakan.

Jika positif berarti biaya melakukan pekerjaan lebih kecil dari yang

direncanakan

2. Schedule Variance (SV) adalah EV dikurangi planned value (PV). Jika

nilainya negatif, waktu pekerjaan melebihi dari yang direncanakan (behind

schedule atau memakai waktu yang lebih lama dibandingkan dengan yang

direncanakan). Jika nilainya positif berarti waktu yang diperlukan lebih kecil

dibandingkan dengan yang direncanakan (pekerjaan selesai lebih cepat; ahead

of schedule)

3. Cost Perfomance Index (CPI) adalah ratio dari EV terhadap actual cost (

EV/AC) dan dapat digunakan untuk mengestimasi proyeksi biaya penyelesain

proyek. Jika CPI = 1 atau 100%, maka planned cost dan actual cost sama

20

(biaya yang dikeluarkan sama dengan yang direncanakan). Jika nilai ini lebih

kecil dari 1 atau 100% berarti proyek over budget sebaliknya jika lebih besar

dari 1 atau 100% berarti proyek under budget (biaya yang dikeluarkan lebih

kecil dibandingkan dengan biaya yang direncanakan).

4. Schedule Performance Index (SPI) adalah ration dari EV terhadap planned

value dan dapat digunakan untuk mengestimasi proyeksi waktu penyelesaian

proyek. Sama dengan CPI, jika sama dengan 1 atau 100% berarti proyek on

schedule. Jika lebih besar dari 1 atau 100% berarti proyek selesai lebih cepat

(ahead of schedule) dan jika lebih kecil dari 1 atau 100% berarti proyek

selesai lebih lambat dibandingkan dengan yang direncanakan (dengan kata

lain behind schedule)

Dari nilai – nilai di atas dapat dihitung:

1. Estimate at Completion (EAC) yaitu estimasi cost yang diperlukan sampai

proyek selesai (pada waktu tertentu, saat proyek dievaluasi dengan EVM),

EAC = BAC/CPI atau (AC/EV) * Total biaya proyek yang direncanakan.

EAC kadang dikenal sebagai Estimated Cost At Completion (ECAC).

2. Estimate Time to Complete yaitu estimasi waktu penyelesaian proyek (pada

waktu tertentu, saat proyek dievaluasi dengan EVM), ETC = Durasi proyek

yang direncanakan/SPI atau (PV/EV) * Durasi proyek yang direncanakan.

ETC kadang dikenal sebagai Estimate Time At Completion (ETAC).

H. Sistem Pembuatan Laporan.

Dalam membuat laporan, kita terlebih dahulu membuat urutan item – item

pekerjaan yang duluan di kerjakan. Yang mana item – item tersebut dapat di ambil

dari RAB (Rencana Anggaran Biaya) rencan yang sudah ada. Kemudian kita

21

mulai menghitung bobot pekerjaan nya. Kemudian kita mulai membuat realisasi

Progress.

Laporan di buat dalam tiga konsep, yaitu :

1. Laporan Harian.

Laporan Harian adalah Laporan yang berisikan berita atau pemberitahuan

kemajuan proyek yang dibuat perhari. Dalam laporan harian pengawas ini,

tercantum kegiatan yang berhubungan dengan pekerjaan pada hari tersebut,

diantaranya :

a. Jenis pekerjaan yang dikerjakan pada hari tersebut.

b. Material / bahan yang masuk atau ditolak (jika ada).

c. Pengetesan mutu bahan yang dilakukan (jika ada).

d. Jam kerja efektif (Pekerjaan dimulai dari jam ….. s/d jam ……..)

e. Jam kerja Lembur

f. Hari Libur

g. Foto – foto dokumentasi yang dibuat selama satu hari.

h. Hal – hal yang mempengaruhi pekerjaan, misalnya hujan, gangguan

listrik, kelangkaan bahan, dan Kendala – kendala /permasalahan lainnya

yang terjadi pada hari tersebut yang mungkin bisa mengakibatkan

terlambatnya pekerjaan dari waktu yang telah ditentukan.

2. Laporan Mingguan.

Laporan Mingguan adalah Laporan yang berisikan berita atau

pemberitahuan kemajuan proyek yang dibuat selama satu minggu berjalan

yang merupakan rangkuman dari Laporan Harian. Laporan Mingguan ini

berisikan :

22

a. Jenis pekerjaan yang dikerjakan selama satu minggu.

b. Foto – foto dokumentasi yang dirangkum selama satu minggu.

c. Laporan Prestasi kemajuan pekerjaan yang diselesaikan dalam

seminggu.

d. Time Schedule Pelaksanaan (Kurva S).

e. Masalah – masalah /kendala – kendala yang mempengaruhi pekerjaan,

misalnya hujan, gangguan listrik, kelangkaan bahan, dan lain – lain

selama satu minggu berjalan.

3. Laporan Bulanan

Laporan adalah Laporan yang berisikan berita atau pemberitahuan

kemajuan proyek yang dibuat selama satu bulan berjalan yang merupakan

rangkuman dari Laporan Mingguan. Laporan Bulanan ini berisikan :

1) Jenis pekerjaan yang dikerjakan selama satu bulan berjalan.

2) Foto – foto dokumentasi yang dirangkum selama satu minggu.

3) Laporan Prestasi kemajuan pekerjaan yang diselesaikan dalam sebulan

berjalan (pada minggu terakhir pada setiap bulannya).

4) Time Schedule Pelaksanaan pekerjaan (Kurva S)

5) Notulen rapat yang dilaksanakan yang berisikan masalah – masalah yang

timbul serta jalan penyelesaian yang diambil (jika ada).

6) Masalah – masalah /kendala – kendala yang mempengaruhi pekerjaan,

misalnya hujan, gangguan listrik, kelangkaan bahan, dan lain – lain

selama satu minggu berjalan.

23

I. Sistem Pelaporan Proyek

1. Membuat jadwal proyek

Laporan kemajuan dibandingkan dengan laporan jadwal proyek untuk

menentukan seberapa baikkah proyek berjalan, apakah sesuai jadwal atau

terjadi deviasi negatif atau positif. Laporan ini berisi ringkasan masing –

masing manajer proyek tentang estimasi, penunjukkan dan penjadwalan

proyek sistem.

Informasi pada laporan akan digunakan untuk membantu manajer level

strategi memantau dan mengontrol kemajuan seluruh pembuatan sistem.

2. Melaporkan kemajuan proyek

Kemampuan dalam mengevaluasi kemajuan proyek. Evaluasi ini

bergantung pada koreksi, pengukuran dan pelaporan dari informasi yang

akurat dan tepat waktu pada berbagai cek point, yaitu tempat atau waktu saat

kemajuan proyek dibuat. Bagi manajer proyek, cek pointnya adalah yang

berhubungan dengan tugas dan fase.

3. Menganalisa kemajuan proyek

Laporan kemajuan berisikan estimasi dari persentase yang lengkap untuk

setiap tugas dan fase dari pembuatan proyek sistem. Kemudian dibandingkan

dengan laporan penjadwalan proyek untuk menentukan fase atau tugas yang

mana tepat waktu, lebih cepat atau tidak sesuai jadwal. Yang tidak tepat

jadwal harus dianalisa kenapa terjadi ketidaksesuaian jadwal atau masalah

apa yang terjadi sehingga dapat dicarikan aksi perbaikannya.

Kurva S atau disebut juga S-Curve, secara grafis adalah penggambaran

kemajuan kerja (bobot %) kumulatif pada sumbu vertikal terhadap waktu

24

pada sumbu horisontal. Kemajuan kegiatan biasanya diukur terhadap jumlah

uang yang telah dikeluarkan oleh proyek. Perbandingan kurva “S” rencana

dengan kurva pelaksanaan memungkinkan dapat diketahuinya kemajuan

pelaksanaan proyek apakah sesuai, lambat, ataupun lebih dari yang

direncanakan.

Bobot kegiatan adalah nilai persentase proyek dimana penggunaannya

dipakai untuk mengetahui kemajuan proyek.

Setelah mendapatkan bobot kegiatan, selanjutnya adalah membuat tabel

bar chart dan bobot kegiatan yang didistribusikan ke setiap periode kegiatan.

Dengan membandingkan kurva S actual dengan kurva S rencana dapat

diketahui apakah pembiayaan proyek berjalan sesuai dengan kuva S dengan

rencana atau tidak.

Dari perbandingan kurva S actual dan kurva S rencana akan diperoleh

kemungkinan :

a. Kurva S actual berada dibawah kurva S rencana, ini berarti pelaksanaan

pekerjaan mengalami keterlambatan.

b. Kurva S actual actual berhimpit dengan kurva S rencana, ini berarti

pelaksanaan pekerjaan tepat sesuai dengan pekerjaan.

c. Kurva S actual berada diatas kurva S rencana, ini berarti pelaksanaan

pekerjaan mengalami lebih cepat dari rencana.

25

J. Shop Drawing.

Shop Drawing atau gambar kerja adalah gambar teknis lapangan yang

dipakai untuk acuan pelaksanaan suatu pekerjaan. Gambar – gambar ini

bersifat detil dan menjadi pedoman pelaksana atau pemborong dalam

melaksanakan pekerjaan suatu proyek.

Gambar “Shop Drawing” meliputi: Pekerjaan Awal seperti, Pembuatan

Pondasi, Sloof dan Kolom sampai Pekerjaan Rangka Atap.

Shop drawing pada Pekerjaan ini mengalami perubahan gambar. Perubahan

gambar itu diminta atas kemauan pemilik proyek yaitu Dinas Cipta Karya dan

Pertamabangan itu sendiri. Jadi pada shop drawing ini mengalami kendala, yaitu

perubahan letak lokasi dan jarak dari As jalan.

Selain pada fungsinya sebagai penyatuan bahasa terhadap jenis pekerjaan

yang harus dilaksanakan di lapangan, pada kenyataan di lapangan, shop drawing

juga memiliki fungsi sebagai berikut :

1. Gambar dari konsultan perencana tidak detail

Shop drawing pada Pekerjaan ini mengalami perubahan gambar.

Perubahan gambar itu diminta atas kemauan pemilik proyek yaitu Dinas

Cipta Karya dan Pertambangan itu sendiri. Jadi pada shop drawing ini

mengalami kendala, yaitu perubahan letak lokasi dan jarak yang dimundurkan

dari jalan.

Gambar kontrak sebagai bagian dari produk perencana memang tidak

harus detail, tapi paling tidak item – item pekerjaannya tergambar secara

jelas. Jika kekurangan detail itu hanya tentang dimensi atau identifikasi jenis

material, maka itu dapat langsung ditambahkan pada proses shop drawing.

26

Tapi jika ada item pekerjaan yang sebenarnya harus ada secara sistem tapi

tidak tergambar, maka perlu klarifikasi dengan pihak perencana, misalnya

pada forum rapat atau korespondensi lainnya, untuk kemudian didapat acuan

yang kuat untuk membuat shop drawing.

Tingkat detail sebuah shop drawing adalah pada :

a. Posisi pekerjaan yang jelas dengan adanya keyplan dan alamat (as dan

grid).

b. Notasi gambar atau legend yang jelas menunjukkan jenis pekerjaan atau

material.

c. Ukuran dan elevasi yang jelas pada tiap item pekerjaan.

d. Dimensi yang akurat (menggunakan satuan milimeter).

e. Note atau catatan yang jelas menunjukkan metode pekerjaan.

2. Terjadinya perbedaan antara gambar kontrak, BQ dan RKS

Sering terjadi perbedaan antara gambar kontrak, BQ dan RKS, baik

menyangkut item pekerjaan maupun volume pekerjaannya. Untuk itu shop

drawing dapat berfungsi untuk memperjelas, mana yang akan dipakai. Hal ini

tentunya melalui forum rapat koordinasi dengan pihak MK/owner, sehingga

dicapai kesepahaman atas adanya perbedaan tersebut, yang tentunya mengacu

pada tercapainya sistem yang optimal. Karena dari shop drawing inilah akan

dihitung volume pekerjaan yang dilaksanakan.

3. Untuk memberikan acuan yang jelas dan detail bagi pelaksanaan di

lapangan

Kesepahaman terhadap pekerjaan juga diperlukan dalam pelaksanaan di

lapangan. Dan ini harus dimulai dari kejelasan shop drawing itu sendiri,

27

selain melalui forum sosialisasi shop drawing kepada tim lapangan (site

manager, pelaksana/supervisi, sub kontraktor, mandor dan pekerja). Hal – hal

yang menyangkut tingkat detail shop drawing pada poin 1 di atas harus jelas,

agar tidak menimbulkan perbedaan persepsi dalam membaca gambar. Untuk

itu shop drawing ini pun harus terdistribusi dengan baik pada semua pihak

terkait, baik tim lapangan maupun cost control.

4. Untuk mendukung schedule agar tetap on track

Mungkin ada yang beranggapan bahwa proses pembuatan shop drawing

merupakan beban dalam proses pelaksanaan konstruksi. Padahal secara

manajerial adalah sebaliknya. Shop drawing mutlak diperlukan, selain untuk

kejelasan dan kesepahaman terhadap pelaksanaan pekerjaan, juga untuk

menghindari kesalahan dalam pekerjaan yang berakibat pada terjadinya

re-work, yang tentunya berdampak pada pembengkakan waktu dan biaya.

K. As Built Drawing.

Gambar As Built yang dibuat oleh kontraktor dan diserahkan kepada pemilik

proyek seringkali diabaikan, dan hak yang wajib diterima oleh pemilik proyek

(tanpa disadari) tidak dipenuhi.

Gambar As Built bangunan yang telah selesai dibuat dengan tujuan agar

apabila pada suatu saat ada permasalahan mengenai bangunan yang ditempati

sekarang, dapat digunakan sebagai informasi awal, sehingga dapat diambil

langkah – langkah untuk perbaikannya.

Dengan peran yang sangat penting tersebut adalah salah apabila As Built

Drawing sering di jadikan sebagai gambar yang diabaikan, sangat parah

kondisinya/disayangkan apabila bangunan – bangunan besar, bertingkat, mewah

28

tanpa dilengkapi As Built Drawing, tanpa As Built Drawing kita buta akan

kondisi bangunan yang kita ditempati sekarang.

Karena As Built Drawing menjelaskan secara detail atau paling tidak

informasi awal semua hal yang berkaitan dengan bangunan yang ditempati.

Idealnya, gambar As Built harus diserahkan oleh pihak yang mengerjakan proyek

(kontraktor) dan berkoordinasi dengan perencana (arsitek perencana/konsultan

perencana).Pada saat bangunan di serah terima kan kepada pemilik bangunan, As

Built Drawing juga diserahkan atau menyusul, tetapi As Built Drawing harus

diserahkan karena menjadi hak pemilik bangunan, Sebuah gambar As Built dibuat

dalam satu bendel, seperti gambar perencanaan. Gambar As Built yang benar

harus bisa menjadi infomasi dan menjelaskan secara terperinci semua hal yang

berkaitan dengan bangunan yang dibangun.

Sebuah As built Drawing biasanya diserahkan kepada pemilik dalam bentuk

hard copy (dicetak dalam satu bendel) dan soft copy berupa cd dengan gambar

yang dibuat melalui suatu program gambar tertentu, misalnya program AutoCad.