-
PROSES PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI (ACTION PLANNING)Perbedaan
mendasar antara analytical Planning dan action Planning adalah
tahap akhir proses-proses tersebut.Analytical Planning seperti
proyek Rencana umum tata ruang kota (RUTRK) atau Rencana Detail
Tata Ruang Kota (RDTRK) akan menghasilkan suatu perencanaan yang
menyeluruh dalam bentuk laporan akhir perencanaan. Identifikasi
program yang muncul terdiri dari program jangka panjang dan jangka
pendek, yang akan dapat dilaksanakan secara nyata setelah dibuat
peraturan daerahnya. Proses penyusunannya berhenti sampai pada
tahap laporan akhir perencanaan.Sedangkan action planning harus
sampai pada tahap implementasi di lapangan. Oleh karena itu
penentuan program strategis dan tujuan harus betul-betul menjadi
issue yang menonjol.
-
Kharakter penting dalam action planning dapat diilustrasikan
sebagai berikut:Program yang diusulkan dibatasi oleh kerangka
waktu.Kawasan yang direncanakan harus jelas batasnya dan dapat
diukur.Program tayang diusulkan bukan sesuatu yang rutin, tetapi
harus lebih inovatif.Aktor-aktor yang terlibat harus berperan dalam
realisasi program.Program yang diusulkan harus memperoleh dukungan
atau legitimasi dari pihak eksekutif maupun legislative.Program
tersebut harus memanfaatkan sumber daya yang tersedia di kawasan
yang diusulkan.Semua yang terlibat dapat memperlajari proses
tersebut.
-
Langkah-langkah dalam action planning:Identifikasi
MasalahMenyusun Analisa dan TujuanAnalisa Potensi LapanganMenyusun
Alternatif StrategiAnalisa Dampak terhadap Strategi yang
diprioritaskanPengambilan Keputusan memilih program dan strategi
Penentuan Tugas dan Perencanaan ProgramKomunikasi dan Dukungan.
-
Langkah 1. Identifikasi MasalahDidalam identifikasi masalah
harus dipertimbangkan apakah betul-betul sesuai dengan karakter
action planning.Pada suatu saat akan muncul beberapa masalah yang
harus dicari keterkaitan satu dengan yang lainnya.Beberapa cara
dalam menentukan masalah antara lain dengan dialog diantara tim
kerja, dengan memberdayakan anggota tim tersebut untuk menggali
kemampuan mengungkapkan masalah.Disamping itu dapat menggunakan
Problem Tree atau Problem Focus.Untuk mengklarifikasi masalah dapat
digunakan beberapa pertanyaan seperti pada tabel V.4.
-
Tabel V.4 KLARIFIKASI MASALAHSumber: Guide for managing change
for urban managers and uainer, UNCHS, 1989.
NOPERTANYAANJAWABAN1Apa yang menjadi masalah?Dijelaskan dengan
singkat kata kuncinya2Mengapa itu diangkat sebagai satu masalah?
Apakah akan dapat dipecahkan?3Masalah siapa itu?Siapa yang tertarik
terhadap masalah tersebut?Individu/organisasi mana yang kira-kira
solusinya. Siapa orang/kelompok yang paling penting
dilibatkan?4Dimana masalah tersebut terjadi? Seluruh kota/Bagian
dari kota atau bagian dari sekitar kawasan? 5Kapan masalah terjadi?
Waktu hari khusus? Tiap musim?6Sudah berapa lama masalah tersebut
terjadi? Dalam mingguan?Bulanan?Tahunan? 7Apakah anda terkait
dengan masalah yang sebenarnya? Apakah ini suatu gejala dari
masalah yang lebih besar atau penyelesaian satu masalah? Kalau
tidak keduanya, maka kembali ke pertanyaan No.1 dan tentukan
kembali masalahnya. 8Apa yang akan terjadi jika tidak ada yang
dilakukan tentang masalah tersebut?
-
Action Planning: CharacteristicsResourcesTerritory
InnovationsLearningImplementationConstituencyLegitimacyFigure 1
action planning characteristics (based on Baross 91)
-
Langkah 2. Menyusun Analisa dan TujuanDalam menentukan tujuan
untuk mengatasi problematik yang menjadi isu tersebut, dibutuhkan
suatu tujuan yang lebih spesifik (Specific), terukur (Measurable),
dapat dilaksanakan (Attainable), realistik (Realistic), dan waktu
yang terbatas (Time Bound), atau sering disingkat
SMART.Kadang-kadang perlu dinilai lagi apakah tujuan tersebut dapat
memenuhi kriteria SMART atau tidak, kalau belum memenuhi dapat
dianalisa lagi masalah yang ada.Untuk menentukan dan meneliti
ketepatan tujuan itu dapat digunakan beberapa indikator pertanyaan
. Lihat table V.5
-
Tabel. V.5FORMAT PENENTUAN DAN PENELITIAN DARI SUATU TUJUAN
INTI PERMASALAHAN:TUJUAN:REVISI TUJUAN:INDIKATOR: (Bagaimana
cara mengetahui kalau tujuan tersebut tercapai?)Kriteria tujuan.
Apakah Tujuan itu:YaTidakWaktunya tertentu?Ya-Batasan lokasinya
jelas?Ya -Memeiliki periode waktu pelaksanaan yang terukur?Ya
-Realistik dapat dilaksanakan dalam waktu tertentu?Ya -Memperoleh
legitimasi dari Pemerintah Kota setempatYa -Memperoleh dukungan
dari orang orang penting & Pemerhati?Ya-Memeproleh pengawasan
dari Pemerintah Kota setempat?Ya -Akan memberikan banyak
manfaat?Ya-Solusinya meragukan dalam mencapai tujuan?-Tidak
Catatan: Kalau jawabannya banyak Tidak, kecuali pertanyaan
terakhir, anda seharusnya merevisi kembali Tujuan tersebut.
-
Decision tree: analytical planningProblemProblemProblem Studies
StudiesStudiesStudiesStudiesStudiesProblem Studies StudiesStudies
StudiesStudiesStudiesplanFigure 2 Decision tree for analytical
planning (based on Baross 91)
-
Langkah 3. Analisa Potensi LapanganMenyusun daftar Potensi yang
menghambat dan yang mendorong untuk mencapai tujuan.Aspek
penghambat dan pendorong tersebut berkaitan dengan institusi yang
berkompeten, aktor-aktor yang terlibat dan sumber daya yang
dimiliki.Dalam praktek sering dipakai dengan istilah Restraining
Forces/Constraints dan Driving Forces/Opportunities (lihat tabel
V.6 Diagram V.8)Analisa ini merupakan dasar bagi penentuan
alternatif program yang akan diimplementasikan.
-
Tabel V.6FAKTOR PENGHAMBAT DAN FAKTOR PENDORONG
A.FAKTOR PENGHAMBAT (RESTRAINING FORCES/CONTRAINTS):
TUJUANFaktor-faktor PenghambatPenjelasan SingkatKemungkinan
Mempengaruhi?Dapat mempengaruhi waktu yang ditentukan?Sumber daya
yang ada dapat mempengaruhi?Apakah cukup Komitmen?
-
B.FAKTOR PENDORONG (DRIVING FORCES/OPPORTUNITIES): Catatan:Tulis
pada kolom paling atas Tujuan anda.Pada kolom dibawahnya, Daftar
Faktor penghambat dan faktor pendorong diinventarisasi, kemudian
tulis secara singkat pada kolom penjelasan singkat.Pertanyaan:
Kemungkinan mempengaruhi? Artinya apakah faktor tersebut akan
benar-benar dapat mempengaruhi sesuatu mengalami perubahan yang
berarti.Dapat mempengaruhi waktu yang ditentukan? Artinya apakah
kemungkinan ada pengaruh yang berarti terhadap jadwal yang
tercantum di tujuan.Sumber daya yang ada dapat mempengaruhi? Apakah
sumber daya yang ada akan mempengaruhi faktor
penghambat/pendorong.Apakah cukup komitmen? Artinya apakah benar
akan memperoleh dukungan dari berbagai kalangan yang
berkompenten.
TUJUANFaktor-faktor PenghambatPenjelasan SingkatKemungkinan
Mempengaruhi?Dapat mempengaruhi waktu yang ditentukan?Sumber daya
yang ada dapat mempengaruhi?Apakah cukup Komitmen?
-
Diagram V.8CONTOH PEMBERIAN TANPA PADA PROSES ANALISA FAKTOR
PENGHAMBAT DAN PENDORONG DENGAN MEMBERIKAN TANDA PANAH YANG
MENUNJUKKAN KEKUATAN YANG BERLAINAN.
FAKTOR PENDORONGFAKTOR PENGHAMBATKebijakan PemkotKurang
PengalamanDukungan PolitikTerbatasnya danaMotivasi WalikotaTidak
ada Organisasi MasyarakatPajak setempatTidak ada Perencanaan
kerangka kerjaDisentralisasi Staff yang curang
-
Decision tree: action planningProblem Problem Problem Problem
Strategic InvestmentplanStudies Studies Studies Studies Studies
Studies Plan Plan Plan Plan Plan Implement Implement Implement
Implement Implement Figure 3 Decision tree for action planning
(based on Baross 91)(strategic plan/indicative studies)
-
Langkah 4. Menyusun Alternatif Strategi:Memformulasikan
alternatif pemecahan yang berpengaruh terhadap pencapaian
tujuan.diteliti apakah alternatif pemecahan tersebut cocok dengan
pengembangan-pengembangan yang lain, apakah ada keterkaitan dengan
masalah-masalah tersebut.Satu sama lain harus terintegrasi dan
terkoordinasi, jangan sampai terjadi tumpang tindih dan banyak
sumber daya yang tidak dimanfaatkan, disamping program-program yang
tidak cocoksatu dengan lainnya.Kalau terjadi penyimpangan berarti
harus kembali pada langkah sebelumnya. Pada langkah ketiga
seharusnya menghasilkan program yang tepat atau skema program untuk
berbagai keterkaitan masalah yang ada. Untuk menyusun alternatif
strategi ini dapat menggunakan teknik brainstorming, Problem Focus,
Option Graph dan Decision Scheme.
-
Planning process: action vs analytical planningAction
planningAnalytical planningProblems Institutions and
stakeholdersGoals and ObjectivesResources Potential actionsData
collectionAppraise and prioritizeImplement Monitor and
evaluatePrepare planAppraise andprioritiseDevelop
alternativesAnalysis Data collectionFigure 4 Comparison of
processes
-
Langkah 5. Analisa Dampak terhadap Strategi yang diprioritaskan.
Pada langkah ini alternatif strategi yang tersusun pada langkah
sebelumnya, dinilai dan diperbandingkan dengan menggunakan
penilaian kriteria kelayakan dan efektifitas serta dampak dari
strategi tersebut dalam bentuk matriks. (lihat Tabel V.7)
Kriteria-kriteria dalam Tabel V.7 tersebut meliputi:Apakah
strategi tersebut betul-betul difokuskan terhadap tujuannya,
memadai untuk mencapai tujuan, layak untuk diimplementasikan,
Apakah dapat diimplementasikan dengan sumber daya yang dimiliki,
Apakah mendapatkan komitmen dari para peentu kebijakan, Apakah
strategi itu memperoleh manfaat yang positif dan terintegrasi
dengan program lain yang direncanakan, serta kriteria-kriteria lain
yang diperlukan.Disamping beberapa pertimbangan dampak jangka
panjang dan pendek terhadap aspek ekonomi, sosial, politik,
lingkungan dan budaya. (lihat Tabel V.8)Akhirnya dinilai secara
total untuk dipilih startegi mana yang memperoleh nilai yang
terbanyak. (lihat tabel V.9)
-
Tabel V.7PENILAIAN DAN PENENTUAN PRIORITAS STRATEGI YANG LAYAK
DAN EFEKTIF.
TUJUAN:PENILAIAN TERHADAP PRIORITAS STRATEGISCORE1Fokus.Apakah
Strategi tersebut terfokus langsung terhadap tujuan?Apakah strategi
tersebut akan membantu secara tidak langsung thd tujuan?Apakah
strategi tersebut tidak terfokus terhadap tujuan?4202Kemampuan
Apakah strategi tersebut mampu mencapai tujuan?Apakah strategi
tersebut kemungkinan kecil mencapai tujuan?Apakah strategi tersebut
tidak akan mencapai tujuan?4203Kelayakan dalam ImplementasiApakah
strategi tersebut sangat layak untuk diterapkan?Apakah strategi
tersebut dalam waktu tertentu dipertanyakan kelayakannya?Apakah
startegi tersebut kurang layak?4204Ketersediaan SumberdayaDapatkah
sumberdaya yang tersedia diimplementasikan?Pencarian sumberdaya
pada saat pelaksanaan akan kesulitan Tidak memungkinkan memperoleh
sumberdaya secara bersamaan4205KomitmenApakah akan memperoleh
komitmen dari penentu kebijakan senior?Akan kesulitan memperoleh
komitmen Tidak memungkinkan mendapat komitmen4206IntegrasiApakah
startegi tsb akan memberi manfaat terhadap prioritas perencanaan
yang lain?Apakah strategi tsb tidak berdampak terhadap prioritas
perencanaan yang lain?Apakah strategi tsb berdampak negatif thd
prioritas perencanaan yang lain?4207Kriteria lainnya.Misalnya:
kesinambungan perencanaan dllCatatan: kalau digunakan kriteria yang
lain, maka penilaian harus diatur secara menyeluruh
-
Tabel V.8DAMPAK STRATEGI
Aspek dari dampak strategiNilai NoPositifTidak
JelasNegatif1EkonomiJangka pendekJangka panjang2211002SosialJangka
pendekJangka panjang2211003PolitikJangka pendekJangka
panjang2211004Lingkungan Jangka pendekJangka panjang2211005 Budaya
Jangka pendekJangka panjang221100JUMLAH KESELURUHAN
-
Tabel V.9RANGKUMAN ANALISA PEMILIHAN STRATEGICATATAN:
kemungkinan jumlah nilai mencapai 44 (kalau tidak ada kriteria
tambahan). Kalau nilainya kurang dari 34, seyogyanya
dipertimbangkan lagi untuk dilaksanakan. Demikian pula kalau banyak
nilai 0 pada kriteria penilaian, perlu dipertimbangkan lagi. Sumber
: ICRC, HIS, 1999
NoKRITERIASTRATEGI 1STRATEGI 2STRATEGI 3STRATEGI 41Fokus
2Kemampuan 3Kelayakan dalam Implementasi4Ketersediaan
Sumberdaya5Komitmen 6Integrasi7Kriteria lainnyaDAMPAK
STRATEGI1EkonomiJangka pendekJangka panjang2Sosial Jangka
pendekJangka panjang3Politik Jangka pendekJangka panjang4Lingkungan
Jangka pendek Jangka panjang5Budaya Jangka pendekJangka
panjangJUMLAH KESELURUHAN
-
Action planning: connectionsImplement Appraise Monitor
andEvaluate Potential actionsData collectionResources Goals and
ObjectivesInstitutions andOther actorsProblems Figure 5 Action
planning showing connections
-
Langkah 6. Pengambilan keputusan memilih program dan strategi
Pada langkah ini saatnya menentukan program dan strategi yang akan
diterapkan untuk mencapai tujuan.Semua pihak yang terkait apakah
Walikota/Bupati, Legislatif, Panitia Teknis harus mengambil
keputusan memberikan persetujuan terhadap program yang layak untuk
dapat diteruskan dan dipersiapkan strategi paling tepat yang telah
dinilai pada langkah sebelumnya.Pada langkah ini disamping teori
analisa yang dilakukan sebelumnya, aspek-aspek lain seperti
wawasan, pengalaman, intuisi dan otoritas juga dapat
memperngaruhinya.
-
Process to develop action planOngoing revisionMonitor and
evaluateOperate and maintainImplement Communicate, get supportPlan
actionChoose/decideAnalyze impact/prioritazeDevelop
optionsForce-field analysisSet and analyse objectivesIdentify
problems Figure 6 process to develop action plan
-
Langkah 7. Penentuan Tugas dan Perencanaan ProgramPada tahap ini
harus diuarikan secara rinci Strategi dan program yang akan
dilaksanakan, dengan alokasi waktu yang harus dibatasi,Siapa atau
institusi apa yang bertanggung jawab dan akan terlibat atau
mendukung program tersebut.Caranya dengan melakukan brainsorming
dengan tim agar lebih jelas apa yang akan dilaksakan, kemudian
dibuat Tabel yang berisi jadwal waktu pelaksanaan, tugas utama tiap
institusi dan sub tugas dari institusi tersebut.
-
Link to strategic planMonitor and evaluateSet and analyse
objectivesIdentity problemsForce field analysisDevelop
optionsAnalyze impact/prioritizeChoose/decidePlan
actionCommunicate, get supportImplement Operate and
maintainStrategic plan/IIPP
Strategic planShor termMedium term
-
Langkah 8. Komunikasi dan Dukungan Komunikasi diantara aktor
yang terlibat sesuai dengan tugas yang dibahas pada langkah
sebelumnya (langkah 7)Program-program yang akan dilaksanakan harus
dikomunikasikan terhadap pengambil keputusan untuk memperoleh
dukungan dalam pelaksanaan dan organisasi yang telah
ditentukan.
-
Diagram V.7PROSES ANALISA FAKTOR PENGHAMBAT DAN
PENDORONGTujuanIdentifikasi faktor Penghambat dan Pendorong Seleksi
faktor Penghambat danPendorong yangBerpengaruh Pengembangan
programPotensial Pengembangan Detail program Dan jadwal
kerjaPengembangan dan Penilaian strategiBrainstorming
-
Inputs and outputs of action planningConvergencer analysisAIDA
2Rapid appraisalAIDA 1SWOT analysisScanning survey(exiting
plan)Choose /decideAnalyze impact/prioritizePlan actionForce field
analysisOperate and maintainMonitor and evaluateImplement
Communicate, get supportDevelop optionsSet and analyse
objectivesIdentify problemsInput to strategic planImplementation
Input to strategicplanMedium termShort term
-
1. Tawang Train Station2. Church Blenduk3. Restaurant Ikan
Cianjur4. JASINDO Building5. PTP XV Building6. Semarang Art
Gallery123456Cultural Activities
-
SWOT AnalysisStrengths
WeaknessesThreatsOpportunitiesMunicipality External
environmentFigure 1 SWOT Analysis
-
S-W-O-TSTRENGHTKawasan Kota Lama Semarang (KKLS) reflects the
history of Semarang City. Its already designated as protected
area.KKLS has an architectural character unique.The location is
close to the CBD of Semarang City.Good accessibility. There is also
public transport infrastructure including buses and
becaks.WEAKNESSMost of the buildings are owned by private (some
buildings owners are unclear).Many heritage buildings are vacant
and therefore are in bad condition (lack of maintenance). The
government of Semarang city has already established The Board of
Kota Lama Semarang Management (BPK2LS). However, BPK2L hasnt yet
played its role optimally due to limited financial and formal
support.Bad traffic in KKLS today because all kinds of vehicle can
pass through the area. Lack amount of traffic light.Bad conditions
of infrastructure and lack of public facilities (ex: drainage
system).OPPORTUNITYThe government of Semarang city has prepared a
Grand Design 2011-2016.Semarang city is a participant of Heritage
City Program (P3KP).There is community initiatives to organize
events, open business and operate heritage trail as tourism packet.
Cooperation with universities and international
organizations.Increasing number of train routes to Semarang
operated by the Train Company (PT KAI).Project of floods and water
management.THREATLack of coordination within local government.There
is no regulation about how to rent/sell the property and to invest
in heritage buildings.
-
Relations between problems The problem tree:exampleHealth
problemsPeriodic watershortageHarm to
touristindustryUnwillingnessOf industry to investLimits on new
Housing Unemployment Mismatch betweenSupply and demandLimited
supplyLeakage in systemLimited groundWater Limited financeHigh
usageWasteful habitsNo water metersAttitudes
-
Smart Objectives Specific measurable Attainable Realistic Time
bound
ObjectivesShould be :
-
STRATEGY.1 : Identification of current and culture function
tothe river area.TASKS :
Preparation : Point of survey, time schedule,organization Map of
location