TUGAS INDIVIDU MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KONVERSI SISTEM INFORMASI MIGRASI CORE BANKING SYSTEM (CBS) Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc Disusun Oleh: Haris Budiman (K15161089) Kelas: E-62 PROGRAM PASCASARJANA SEKOLAH BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR FEBRUARI 2017
20
Embed
KONVERSI SISTEM INFORMASI MIGRASI CORE BANKING …labkomsb.staff.ipb.ac.id/files/2017/02/Haris... · fintech seperti uangteman.com dan fintech crowdfunding, dompet digital mengancam
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
TUGAS INDIVIDU MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KONVERSI SISTEM INFORMASI
Gambar 4. Metode Konversi Sistem Informasi [Sumber: Maryanti, 2014]
Untuk mengurangi resiko kegagalan dalam proses konversi sistem TI, Palvia et. al. (dalam
Mallach, 2009) mengenalkan metode kombinasi dari metode-metode tersebut di atas, seperti
pilot-phased, pilot-parallel, phased-parallel, dan pilot-phased-parallel.
Dari keeempat metode konversi sistem TI yang dikenal, Mallach (2009) berpendapat bahwa
metode parallel coversion tidak relevan lagi untuk digunakan di abad 21 setidaknya karena
dua alasan, yaitu :
1. Aplikasi dua sistem informasi (sistem lama dan sistem baru) secara bersamaan dinilai
tidak praktis bagi user (terutama customer), karena harus melakukan dua kali input.
2. Perbedaan waktu akan menimbulkan resiko perbedaan output yang dihasilkan oleh
10
kedua sistem yang diimplementasikan tersebut.
Murdick et. al. (1984) menyatakan bahwa proses implementasi sistem TI memerlukan tiga fase
yaitu instalasi sistem, pengujian sistem secara keseluruhan dan yang terakhir adalah evaluasi,
maintenance dan pengendalian sistem. Berikut ini adalah tahapan proses implementasi yang
dilakukan untuk mengkonversi suatu sistem baru ke dalam sistem yang sudah ada sebelumnya:
1. Perencanaan implementasi
2. Menyediakan fasilitas dan kantor untuk proses implementasi
3. Organisasi personal yang akan melakukan implementasi
4. Develop prosedur instalasi dan pengujian
5. Develop program pelatihan untuk operator sistem
6. Melengkapi pembuatan software
7. Menyediakan hardware
8. Generate file-file
9. Membentuk desain
10. Menguji keseluruhan sistem
11. Menyempurnakan konversi sistem baru ke dalam sistem lama
12. Melakukan dokumentasi
13. Melakukan evaluasi
14. Melakukan maintenance sistem
Metode Konversi File
Keberhasilan konversi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem
menyiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru.
Dengan mengkorversi suatu file, maksudnya adalah bahwa file yang telah ada (existing) harus
dimodifikasi setidaknya dalam:
• Format file tersebut
• Isi file tersebut
• Media penyimpanan dimana file ditempatkan dalam suatu konversi sistem,
kemungkinan beberapa file bisa mengalami ketiga aspek konversi tersebut secara
serentak.
Ada dua metode dasar yang bisa digunakan untuk menjalankan konversi file:
11
1. Konversi File Total
Jika file sistem baru dan file sistem lama berada pada media yang bias dibaca komputer,
maka bisa dituliskan program sederhana untuk mengkonversi file dari format lama ke
format baru. Umumnya pengkonversian dari satu sistem komputer ke sistem yang lain
akan melibatkan tugas-tugas yang tidak bisa dikerjakan secara otomatis. Rancangan file
baru hampir selalu mempunyai field-field record tambahan, struktur pengkodean baru, dan
cara baru perelasian item- item data (misalnya, file-file relasional). Seringkali, selama
konversi file, kita perlu mengkonstruksi prosedur kendali yang rinci untuk memastikan
integritas data yang bisa digunakan setelah konversi itu.
Dengan menggunakan klasifikasi file berikut, perlu diperhatikan jenis prosedur kendali
yang digunakan selama konversi:
File Master. Ini adalah file utama dalam database. Biasanya paling sedikit satu file master
diciptakan atau dikonversi dalam setiap konversi sistem.
File Transaksi. File ini selalu diciptakan dengan memproses suatu sub-sistem individual
di dalam sistem informasi. Akibatnya, ia harus dicek secara seksama selama pengujian
sistem informasi.
File Indeks. File ini berisi kunci atau alamat yang menghubungkan berbagai file master.
File indeks baru harus diciptakan kapan saja file master yang berhubungan dengannya
mengalami konversi.
File Tabel. File ini dapat juga diciptakan dan dikonversi selama konversi sistem. File tabel
bisa juga diciptakan untuk mendukung pengujian perangkat lunak.
File Backup. Kegunaan file backup adalah untuk memberikan keamanan bagi database
apabila terjadi kesalahan pemrosesan atau kerusakan dalam pusat data. Oleh karenanya,
ketika suatu file dikonversi atau diciptakan, file backup harus diciptakan.
2. Konversi File Gradual
Beberapa perusahaan mengkonversi file-file data mereka secara gradual (sedikit demi
sedikit). Record-record akan dikonversi hanya ketika mereka menunjukkan beberapa
aktivitas transaksi. Record-record lama yang tidak menunjukkan aktivitas tidak pernah
dikonversi. Metode ini bekerja dengan cara berikut:
a. Suatu transaksi diterima dan dimasukkan ke dalam sistem.
12
b. Program mencari file master baru (misalnya file inventarisasi atau file account
receivable) untuk record yang tepat yang akan di update oleh transaksi itu. Jika record
tersebut telah siap dikonversi, berarti peng-update- an record telah selesai.
c. Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama diakses
untuk record yang tepat, dan ditambahkan ke file master baru dan di update.
d. Jika transaksi tersebut adalah record baru, yakni record yang tidak dijumpai pada file
lama maupun file baru (misalnya, pelanggan baru), maka record baru disiapkan dan
ditambahkan ke file master baru.
Migration Training
Training atau pelatihan merupakan aktivitas implementasi yang sangat vital. Sebagai contoh,
IS merupakan user consultant, yang harus memastikan bahwa para end-user harus telah terlatih
untuk mengoperasikan sistem yang baru, jika tidak, implementasi akan menjadi gagal.
Pelatihan terkadang hanya melingkupi aktivitas seperti data entry, atau terkadang juga
melingkupi segala aspek dari pengoperasian sistem baru. Sebagai tambahan, para manajer dan
end-user harus dididik bagaimana mengetahui efek dari pengimplementasian sistem baru bagi
kegiatan operasi dan manajemen bisnis perusahaan. Pengetahuan ini harus diimplementasikan
dari program training untuk semua hardware baru, software, dan kegunaannya untuk pekerjaan
yang lebih spesifik.
13
PEMBAHASAN
Migrasi CBS Bank X
Bank ‘X’ menerapkan in-house Core Banking System (CBS) dengan sebagian Kantor sudah
menerapkan distributed on-line processing (tidak integrated atau centralize) dan memiliki
Layanan ATM dan sebagian besar masih menerapkan distributed off-line. Bank ‘X’ ingin
meningkatkan operasional dan layanan kepada stakeholder serta untuk meningkatkan daya
saing terhadap bank competitor, maka jawabannya harus menerapkan CBS dengan centralize
on-line system yang akan berdampak pada: layanan, integritas data, kemudahan melakukan
control dan monitoring serta melakukan maintenance (Nasution, 2012).
Kelemahan Current (DISTRIBUTED) CBS
1. Consumer Information File (CIF) banyak yang duplikasi atau tidak unik.
2. Laporan keuangan harus dilakukan konsolidasi terlebih dahulu dan tidak tepat waktu
(Time to Market).
3. Sulit untuk melakukan control dan monitoring (security system).
4. Sulit untuk melakukan pemeliharaan (maintenance).
5. Kesamaan versi (versi CBS disetiap Kantor Cabang berbeda).
6. Layanan dan operasional Bank tidak mendukung untuk dapat bersaing dengan Bank
kompetitor.
Alasan Melakukan Penggantian CBS
1. Teknologi yang digunakan sudah tidak didukung (karena perkembangan hardware dan
software).
2. Sulit dikembangkan untuk memenuhi inisiatif bisnis.
3. Dukungan dari Principal/Vendor yang semakin tidak baik.
4. Sulit untuk dikembangkan.
5. Biaya pemeliharaan dan pengembangan yang semakin mahal (langkanya mencari
tenaga ahli).
Tantangan Migrasi CBS
1. Resistensi end-user, karena:
a. Keluar dari comfort zone (zona nyaman)
14
b. Pengawasan (Control) dan Pemantauan (Monitoring) semakin baik dan mudah
c. Perubahan atau perbedaan mendasar penerapan Distributed vs Centralized
Processing dari segi operasional dan pengguaannya serta sistem keamanan dan
monitoringnya
2. Sumber Daya Manusia, karena:
a. Faktor usia dari karyawan
b. Pemahaman terhadap Teknologi Informasi yang sangat berbeda
c. Cenderung membedakan kemudahan penggunaan/pengoperasian CBS tanpa
melihat kelemahan CBS lama dan kelebihan CBS baru
3. Data Cleansing, karena:
a. Customer Information File (CIF), karena penerapan distributed processing
menyebabkan duplikasi CIF
b. Data healthy karena banyak data wajib yang tidak diisii atau diisi sembarangan
seperti tahun kelahiran
c. Data housekeeping data yang sudah tidak aktif dan secara kebijakan dapat
dikeluarkan atau di-backup ke media penyimpanan lain dan bisa dipergunakan
saat diperlukan
Budget
1. Migration Cost
Migration cost dimaksud adalah biaya yang terkait dengan kegiatan migrasi/konversi,
antara lain:
a. Data cleansing, adalah biaya yang dikeluarkan untuk melakukan data cleansing
untuk memastikan data yang akan dikonversikan sudah memenuhi persyaratan.
b. Pelaksanaan data cleansing memerlukan biaya yang cukup besar karena data yang
ada pad current CBS sangat besar sehingga memerlukan banyak pelaksana (staff).
Pekerjaan data cleansing dilakukan oleh tenaga outsourcing dengan supervisi
Project Team.
2. Deployment/Roll-out Cost
Biaya deployment/roll-out migrasi/konversi dari current CBS ke new CBS meliputi
biaya: akomodasi (transportasi, penginapan dan lainnya)
15
3. Hardware dan Software Cost
Biaya hardware dan software jika new CBS mensyaratkan hardware dan /atau software
tambahan baru, penggantian atau upgrade untuk mendukung penggunaan new CBS.
Data Migration/Data Conversion Strategy
Strategi untuk melakukan Data Conversion/Data Migration untuk memastikan proses konversi
berjalan dengan benar, dimana dilakukan:
1. Mapping – Current vs New CBS
Memetakan struktur data antara current CBS dan new CBS, sehingga saat data
conversation berjalan dengan baik dan benar.
2. Data Cleansing – Current CBS
Aktifitas perbaikan/penyempurnaan data current CBS untuk memastikan data yang
akan dikonversi ke new CBS lebih baik dan tidak bermasalah serta siap untuk
dikonversi ke new CBS.
3. Data Validation – Compare Current CBS vs New CBS
Aktifitas untuk memastikan konversi/migrasi data dari current CBS ke new CBS
berjalan dengan benar atau data (filed) yang dikonversikan telah sesuai dengan field
yang ada pada struktur data.
4. Module
Konversi data dilakukan pada semua module yang ada pada CBS, antara lain:
a. CASA (Current Account & Saving Account)
b. Loans Account (LA)
c. Customer Information File (CIF)
d. Time Deposit, dan lainnya
Deployment /Roll-out Plan
Rencana pelaksanaan migrasi CBS dapat dilakukan dengan 2 (dua) strategi dimana masing-
masing strategi strategi memiliki kelebihan dan kekurangan, sebagai berikut:
1. Pilot Project Implementation Strategy
16
Deployment/Roll-out dilakukan secara selektif dengan melihat tingkat kesiapan Kantor
Cabang/Cabang Pembantu/Kantor Kas/Mobile dimana dipilih Kantor dengan fittur
yang paling lengkap:
a. Branch
b. Sub-Branch
c. Cash Office
d. Delivery Channels
2. Big Bang Implementation Strategy
Deployment/Roll-out dilakukan secara bersamaan diseluruh kantor Bank dimana jika
tidak dipersiapkan dengan baik dan matang maka memiliki risiko yang sangat tinggi
dan harus direncanakan dengan rinci dan seksama.
Familiarization
Familiarization merupakan key success factor pelaksanaan Core Banking Migration Project
selain kesiapan system dan migrasi data. Objektif dari kegiatan familiarization untuk:
1. End-user mengenal dan menguasai operasional CBS yang baru,
2. End-user membiasakan dengan sistem dan prosedur CBS yang baru,
3. Memilih staff (dari end-user) dengan pemahaman dan penguasaan operasional /
penggunaan CBS sebagai Agent of Change.
End-user dengan familiarization yang baik akan memudahkan pelaksanaan implementasi (Go
Live) CBS. Familiarization umumnya dilakukan oleh Unit Kerja Operasi (Divisi Operasi) yang
menjadi Leader User Representative.
Fallback Plan
Pemilihan Pilot Project Implementation maupun Big Bang Implementation Strategy
diharuskan memiliki fallback plan secara terinci sebagai antisipasi jika pelaksanaan
implementasi gagal karena sesuatu hal. Fallback Plan adalah rencana kembali ke CBS
sebelumnya jika hasil migrasi/konvesi dinilai gagal dengan indicator:
1. Laporan yang dihasilkan tidak sesuai dengan laporan CBS yang digantikan (old CBS)
2. Hasil pengecekan Core Banking secara on-line system dan delivery channels (ATM,
Mobile Banking, dll) tidak berfungsi seperti yang seharusnya.
3. Dan lainnya
17
Post Implementation Plan
Post implementation monitoring untuk memantau paska implementasi new CBS untuk
mengantisipasi jika ada kelemahan/kekurangan yang terlewatkan atau lolos dari tahapan User
Accepatance Test (UAT) dimana aktifitas post implementation sebagai berikut:
1. Monitoring
Paska implementasi /migrasi CBS, harus dilakukan monitoring untuk mengantisipasi
adanya suatu proses yang bermasalah. Proses CBS dibagi menjadi 2 (dua) sebagai
berikut: On-line Processing dan Batch Processing.
2. Control
Paska implementasi /migrasi CBS, harus dilakukan control atas process CBS yang
dibagi menjadi dua bagian proses, sebagai berikut: On-line Processing dan Batch
Processing.
3. Correction/Fixing/Improvement
Paska implementasi /migrasi CBS, dimana dilakukan monitoring dan control atas
operasional dan layanan CBS dimana jika ditemukan kelemanahan untuk
meningkatkan dan menyempurkan/memperbaiki antara lain: response time, product
dan lainnya.
18
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Berdasarkan pemaparan di atas, penyusun mengambil kesimpulan bahwa perencanaan yang
baik dan komprehensif perlu dilakukan untuk melakukan migrasi CBS. Bank X melakukan
migrasi dengan 2 metode deployment plan, yaitu:
1. Pilot Project Implementation Strategy (pilot conversion)
Deployment/Roll-out dilakukan secara selektif dengan melihat tingkat kesiapan Kantor
Cabang/Cabang Pembantu/Kantor Kas/Mobile dimana dipilih Kantor dengan fitur yang
paling lengkap.
2. Big Bang Implementation Strategy (direct conversion)
Deployment/Roll-out dilakukan secara bersamaan diseluruh kantor Bank dimana jika
tidak dipersiapkan dengan baik dan matang maka memiliki risiko yang sangat tinggi
dan harus direncanakan dengan rinci dan seksama.
Bank X melakukan perencanaan pada segala aspek, diantaranya:
1. Budget plan
2. Data migration plan
3. Deployment plan (konversi/migrasi)
4. Familirization
5. Fallback plan
6. Post implementation plan
Saran
Perkembangan zaman dan operasional sebuah perusahaan, konversi/migrasi adalah sesuatu
yang harus dihadapi. Perencanaan yang baik dan komprehensif harus dilakukan, belajar dari
pengalaman adalah kegiatan dalam rangka mengurangi resiko yang akan terjadi. Melalui
tulisan ini penyusun menyarakan untuk dilakukan penelitian dengan penambahan pengalaman
beberapa ragam perusahaan (cross industry) dalam melakukan migrasi/konversi sistem
informasi. Dengan banyak kasus dari beragam perusahaan, maka hasil yang diharapkan adalah
semakin komprehensif dalam melakukan identifikasi proses dan permasalahan, sehingga dapat
disusun migration plan yang lebih komrehensif dan dapat digunakan lintas industri.
A
DAFTAR PUSTAKA
Bank Indonesia. 2017. Ikhtisar Perbankan. http://www.bi.go.id/id/perbankan/ikhtisar/pengaturan/sistem-informasi/Contents/Default.aspx [diakses pada tanggal 18 Februari 2017].
Marlina, Chailani. 2014. Pengaruh Perubahan Core Banking System Terhadap Kinerja Karyawan Di Bank Syariah Mandiri Cabang Bogor. IPB. Bogor.
Maryanti, Desi. 2014. Proses Konversi Sistem Informasi di Dalam Perusahaan. IPB. Bogor. Mallach Effrem. 2009. Information System Conversion Strategies: A Unified View. International
Journal of Enterprise Information Systems, 5.1: 44-54.
Murdick, Robert G, Ross Joel E, Claggett James R. 1984. Information Systems for Modern Management. 3rd edition. Prentice-Hall, Inc., New Jersey.
Nasution, Hafiez. 2012. Core Banking System Migration. Sharing Vision. Bandung.
O’Brien A. J. 2008. Management Information Systems: Managing Information Technology in the E-Business Enterprises. 13th Edition. Irwin Inc. Boston.
O’Brien, A. J. and Marakas, G. 2011. Management Information Systems. New York: McGraw-Hill.
Rungga. 2014. Hal-Hal yang Harus Diperhatikan Dalam Penggunaan Core Banking Web Based. http://rungga.blogspot.co.id/2014/11/hal-hal-yang-harus-diperhatikan-dalam.html [diakses pada tanggal 18 Februari 2017].
Tezauri. 2016. Risk and Compliance Tezauri DWH. https://see.asseco.com/banking-and-finance/banking/risk-and-compliance/tezauri-dwh-535/ [diakses pada tanggal 18 Februari 2017].