Home >Documents >KomBis Buku_2 (Djoko)

KomBis Buku_2 (Djoko)

Date post:10-Jul-2015
Category:
View:4,740 times
Download:5 times
Share this document with a friend
Transcript:

5

PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNISTujuan Belajar: 1. 2. 3. 4. 5. Menjelaskan tiga tahapan dalam proses komposisi; Mengetahui tujuan penulisan pesan pesan bisnis; Menjelaskan pentingnya analisis audiens; Menjelaskan bagaimana memenuhi kebutuhan informasi audiens; Melakukan seleksi saluran dan media komunikasi

PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI Penyusunan pesan pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan revisi. Perencanaan Dalam tahap perencanaan (planning phase), dirancang hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan dan saluran atau media yang akan dikgunakan untuk menyampaikan pesan. Di samping itu, intonasi juga perlu diatur, apakah melemah, mendatar, atau meninggi. Tang terpenting adalah menyiasati situasi yang ada sehingga tujuan yang dikehendaki dapat tercapai. Pengorganisasian Setelah tahap perncanaan, tahap berikutnya adalah pengorganisasian ide ide dan selanjutnya dituangkan dalam bentuk draf. Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya.

Revisi Setelah ide ide dituangkan dalam kata kata, kalimat, maupun paragraf, perhatikan apakah kata kata, kalimat, dan paragraf tersebut telah dieksperesikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali dari sisi subtansi psan yang akan disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan, dan bagaimana tingkat pemahamannya.

PENENTUAN TUJUANMENGAPA TUJUAN HARUS JELAS? Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan andamencapai tujuan yang di kehendaki. Di samping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain : Keputusan untuk Meneruskan Pesan Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri sendiri apakah pesan yang disampaikan benar benar diperlukan atau tidak.

Keputusan untuk Menanggapi Audiens Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audiens, komunikator perlu mempertimbangkan motif motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan inti pesan yang disampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan? Apakah harapan mereka sesuai dengan harapan komunikator?

Keputusan untuk Memutuskan Isi Pesan Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan. Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang tlah ditetapkan. Informasi yang tidak relevan harus disingkirkan atau dibuang jauh jauh.

Keputusan untuk Menetapkan Media yang akan Digunakan Penentuan salauran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan, sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.

TUJUAN KOMUNIKASI BISNIS Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu: iforming, persuading, dan colaborating

Memberi Informasi Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pimpinan suatu perusahaan membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan ditempatkan sebagai staf administrasi di kanto-kantor cabang yang ada. Melakukan Persuasi Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis. Melakukan Kolaborasi Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerja sama bisnis antara seseorang dngan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja sama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan bisnis.

TUJUAN UMUM Memberi Informasi Membujuk

TUJUAN KHUSUS Menyajikan penjualan bulan lalu ke manager pemasaran Meyakinkan manajer pemasaran untuk mengangkat beberapa karyawan baru bagian penjualan Membantu departemen personalia pelatihan bagi beberapa anggota baru. mengembangkan program

Kolaborasi

Tabel: Tujuan Umum & Tujuan Khusus Komunikasi Bisnis

CARA MENGUJI TUJUAN Apakah Tujuan Tersebut Realistik? Tujuan yang akan disampaikan hndaknya realistik, dalam arti bahwa ide ide atau gagasan yang akan disampaikan dapat disesuaikan dengan kemampuan yang ada, seperti kemampuan finansial, manajerial, sumber daya, dan teknis operasional. Apakah Waktunya Tepat? Dalam mnyampaikan suatu ide atau gagasan, hendaknya dipertimbangkan masalah ketepatan waktu. Sebagai contoh, dalam situasi krisis moneter, ide untuk melakukan ekspansi pabrik kemungkinan besar tidak akan diterima. Apakah Orang yang Mengirimkan Pesan sudah Tepat? Pesan atau ide yang disampaikan oleh seseorang yang memiliki kedudukan atau jabatan tinggi cenderung lebih dapat diterima daripada bila disampaikan oleh orang yang kedudukannya rendah. Apakah Tujuannya Selaras dengan Tujuan Organisasi Perusahaan? Tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara keseluruhan. Oleh karena itu, apabila ingin menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada audiens, usahakan agar pesan tersebut sesuai dengan kebijakan organisasi.

ANALISIS AUDIENSCARA MENGEMBANGKAN PROFIL AUDIENS Mengembangkan profil audiens : Ukuran dan komposisi auidens Siapa audiens Raksi audiens Pemahaman audiens Hubungan audiens

Menentukan Ukuran dan Komposisi Audiens Audiens dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukkan perilaku yang berbeda dengan audiens yang berjumlah sedikit, sehingga untuk menghadapinya diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula. Siapa Audiensnya Bila audins yang dituju lebih dari satu orang, komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/ posisi paling penting.

Reaksi Audeiens Setelah mengetahui siapa yang akan menjadi audiens, perlu diketahui (diantisipasi) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audiens tersebut. Jika komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kritis, presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulandan saran-saran, karena jika diajak berdiskusi, reaksi mereka diduga kurang positif. Tingkat Pemahaman Audiens Ketika menyampaikan pesan pesan, latar belakang audiens seperti tingkat pendidikan, usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audiens tersbut harus dididik. Hubungan Komunikator dengan Audiens Jika komunikator adalah orang belum dikenal oleh audiens, audiens harus dapat diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Komunikator dengan penampilan yang meyakinkan, akan membuat audiens termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak pembicaraannya sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik.

CARA MEMUASKAN AUDIENS AKAN KEBUTUHAN INFORMASI Temukan/ Cari Apa yang Diinginkan oleh Audiens Untuk dapat memenuhi kebutuhan audiens akan informasi, komunikator harus dapat menemukan apa yang ingin mereka ketahui dan segera memberikan informasi yang diminta. Jangan ditunda-tunda. Antisipasi Pertanyaan yang Tidak Diungkapkan Setelah memberikan informasi yang diinginkan, berikan tambahan informasi yang mungkin sangat membantu meskipun informasi tersbut secara khusus tidak diminta oleh audiens. Berikan Semua Informasi yang Diperlukan Usahakan agar semua informasi penting yang diminta oleh audiens tidak ada yang terlewatkan. Pastikan Bahwa Informasinya Akurat Informasi yang disampaikan kepada audiens hendaklah informasi yang benar-benar akurat dan dapat dipertanggung jawabklan kebenarannya. Tekankan Ide- Ide yang Paling Menarik bagi Audiens Cobalah untuk menemukan hal penting yang sangat menarik bagi para audiens.

CARA MEMUASKAN KEBUTUHAN MOTIVASIONAL AUDIENS Ada kecenderungan bahwa audiens tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Pendekatan argumentatif tak selamanya mampu menggaet konsumen.

PENENTUAN IDE POKOK Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu ide pokok (Main Ideal). Hal hal lain selain ide pokok hanyalah merupakan ide-ide pendukung (Supporting Ideal).

TEKNIK CURAH PENDAPAT Storytellers Tour Hidupkan tape recorder dan telaah pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, butir utama nada, rasionalitas, dan implikasi bagi si penerima.

Random List Dengan pendekatan random list, untuk dapat menemukan ide pokok anda perlu menulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran anda di atas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara ide yang satu dengan ide yang lain. CFR (Consclusions, Findings, Recommendations) Worksheet Jika subjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu lemabr kerja (worksheert) yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi ( recommendations) yang akan diberikan. Jurnalistic Appoach Pendekatan jurnalistik memberikan butir yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa (what), kapan (when), dimana (where), dan bagaimana (how), akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi. Questions and Answer Chain Barangkali pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens. Coba tanyakan pada diri sendiri: apa pertanyaan pokok audiens anda? Apa yang diinginkan audiens? Periksa atau cek jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut.

PEMBATASAN CAKUPAN Secara umum, penyajian informasi rutin pada audiens yang telah anda kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang csigkat. Cara ini juga dapat membangkitkan rasa hormat (respesct) audiens kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan memakan waktu lebih lama, terutama jika audiens yang hadir terdiri atas orang yang skeptis atau orang yang tidak dikenal sebelumnya.

SELEKSI SALURAN DAN MEDIAKOMUNIKASI LISAN Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan (oral communications) adalah kemampuannya memberikan umpan balik (feedback) dengan segera. Saluran ini digunakan bila pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan permann, dan audiens dapat dibuat lebih nyaman (convenient). Kelebihan lain dari komunikasi lisan adalah sifatnya yang ekonomis. Pendekatan lisan juga bermanfaat bila yang disajikan adalah informasi kontroversial, karna reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka sehingga komunikator dapat menyesuaikan pesan-pesan yang akan disampaikan.

KOMUNIKASI TERTULIS Pesan- pesan tertul;is juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat, memo, proposal, dan laporan. Salah satu kelebihan komunikasi tertulis (written communications) adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Suatu format tulisan diperlukan, jika informasi yang disampaikan kompleks, dibutuhkan catatan permanen untuk referensi di masa yang akan datang, dan jumlah audiens besar dan menyebar.

Komunikasi Lisan Anda menginginkan umpan balik segera dari audiens Pesan anda relatif sederhana dan mudah diterima Anda tidak memerlukan catatan permanen Anda dapat mngumpulkan sudiens lebih mudah atau ekonomis. Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah. Media Komunikasi Lisan Percakapan secara langsung, pertemuan-pertemuan Telepon dan surat suara (voice mail) VOIP (Voice Ovr Internet Protocols) Audiotape da videotape Telekomunikasi dan konferensi video. pidato,

Komunikasi Tertulis Anda tidak memerlukan umpan balik segera Pesan anda sangat rinci,kompleks dan memerlukan perencanaan yang hati-hati Anda memerlukan catatan permanen Anda ingin mencapai audiens yang luas Anda ingin meminimisasi distrosi penyampaian pesan

Media Komunikasi Tertulis Surat-surat, memo, laporan, proposal. Email Surat reguler dan khusus faksimile

Tabel: Komunikasi Lisan dan Tertulis

6

PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNISTujuan Belajar: 1. 2. 3. 4. Mengetahui alasan mengapa pesan pesan tak terorganisasi dengan baik; Menjelaskan betapa pentingnya pegorganisasian pesan pesan yang baik; Mengetahui bagaimana pengorganisasian pesan pesan bisnis melalui online; Mengetahui beberapa bentuk rncana organisasional.

HAL-HAL YANG MENYEBABKAN PESAN-PESAN TAK TERORGANISASI DENGAN BAIK Bertele tele Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang hingga mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan. Sehingga pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan pesan yang disampaikan. Memasukkan Bahan bahan yang Tidak Relevan. Adanya informasi yang tidak relevan dan tidak penting dalam pesan yang disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak relevan, di samping membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas, dan sulit dipahami. Menyajikan ide-ide Secara Tidak logis Adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topik bahasan yang disampaikan kepada audiens. Hal ini menyebabkan ketidaklancaran komunikasi karena audiens akan sulit mamahami poin-poin penting yang disampaikan.

Informasi Penting Kadang Kala Tidak Tercakup di dalam Pembahasan Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting, dan pesanpesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dari topik bahasan.

PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan, yaitu : a. Subyek dan tujuan haruslah jelas b. Semua informasi harus berhubungan dengan subyek dan tujuan c. Ide-ide harus dikelompokkandan disajikan dengan cara yang logis d. Semua informasi yang pnting harus sudah tercakup. Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghematr waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator.

PENGORGANISASIAN PESAN PESAN MELALUI OUTLINE Pengorganisasian pesan-psan bisnis melalui outline dapat dilakukan melalui dua tahapan, yaitu tahap mendefinisikan dan mengelompokkan ide dan menetapkan urutan ide melalui perencanaan organisasional. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide Menyusun outline dimulai dengan penentuan ide pokok. Tentukan poin pendukung, dan lengakapi dengan ilustrasi. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional Menetukan urutan organisasional melalui pendekatan langsung dan tidak langsung.

Reaksi Audiens

Rencana Organisasional Direct request

Pembuka

Isi

Penutup

Tertarik

Mulai dengan permintaan atau ide pokok Mulai dengan ide pokok atau good news Mulai dengan pernyataan netral nyatakan bad news, dan beri saran positif Mulai dengan pernyatan yang mengundang perhatian

Rinci / detail

Rasa hormat dan adanya tindakan khusus Rasa hormat, referensi ke good news

Senang Tidak Senang

Pesan rutin, good news, goodwill Bad news, pernyataan netral sebagai transisi ke bad news Pesan persuasif

Rinci / detail

Beri alasan yang Rasa hormat rasional dan logis

Tidak tertarik

Tumbuhkan hasrat audiens

Perlu tindakan

Tabel: Empat Rencana Organisasional untuk PesanPesan Singkat.

7

REVISI PESAN-PESAN BISNISTujuan Belajar: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Mengetahui bagaimana keterampilan merevisi, Mngedit isi & pengorganisasian, Mengedit gaya (style) penulisan, Mengedit format penulisan, Memilih kata yang tepat Membuat kalimat yang efektif

KETERAMPILAN MEREVISI Sebagaimana telah disampaikan sebelumnya, pesan-pesan bisnis mencakup pesanpesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan. Kedua bentuk pesan-pesan bisnis tersebut memiliki persamaan dan perbedaan dari sisi format penulisan, gaya penulisan (writing style), maupun cara penyampaiannya.

PESAN-PESAN BISNIS TERTULIS Mengedit Isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan Untuk mengevaluasi efektifitas suatu pesan-pesan bisnis scara menyeluruh, keseluruhan dokumen perlu trlebih dahulu dibaca dengan cepat (skimming). Berikut ini terdapat beberapa pertanyaan penting yang perlu diperhatikan, antara lain : Apakah anda telah memasukkan poin-poin dengan urutan yang logis? Apakah terdapat keseimbangan yang baik antara hal-hal yang bersifat umum dengan hal-hal yang khusus? Apakah ide yang penting telah memperoleh porsi pmbahasan yang cukup? Apakah anda telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan pemeriksaan ulang (cross check) terhadap fakta-fakta yang ada? Apakah anda ingin menambahkan informasi yang baru?

Mengedit Mekanik/ Teknik Penulisan Setelah melakukan pengeditan isi, pngorganisasian, dan gaya penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan-pesan bisnis yang mencakup anatara lain: Susunan kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami dengan baik. Pengumuman kapitalasi secara tepat (perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik, titik koma, tanda tanya, dan tanda seru) Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat dipahami dengan mudah Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat, hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan-pesan bisnis yang telah disampaikan.

Mengedit Format dan Layout Langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis adalah mengedit format dan layout scara keseluruhan.

PESAN PESAN BISNIS LISAN Pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan antara lain penyampaian pesanpesan bisnis melalui rapat/ pertyemuan bisnis, negosiasi, dan presentasi bisnis.

Meskipun pesan pesan bisnis trsebut disampaikan scara lisan, namun diperlukan juga kerangka dasara (outline) tentang subtansi pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan. Subtansi pesan Apakah subtansi (inti) pesan yang ingin disampaikan telah tercantum di dalamnya? Apakah anda pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio, audivisual) juga sudah tercantum di dalamnya? Pengorganisasian pesan Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan secra lisan mencakup tiga poin penting, yaitu : Pembuka (misalnya, salam pembuka, perkenalan diri) Penyampaian subtansi pesan (misalnya, pengantar pesan dilanjutkan dengan subtansi pesan) Penutup (misalnya : kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi) Gaya Bahasa Pada umumnya, penulisan pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan secara lisan cenderung hanya bersifat outline atau gratis besarnya saja, sdangkan penyajian secara lebih rinci (lengkap) dapat disampaikan pada saat melakukan presentasi.

PEMILIHAN KATA YANG TEPAT Pilihlah kata yang sudah familier/ dikenal Pemilihan kata yang tepat : Kata yang familiar Kata yang singkat Hindari kata bermakna ganda Pilihlah kata-kata yang singkat Anda perlu juga memilih kata-kata yang singkat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Kata-kata yang singkat, selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Pilihlah kata-kata yang bermakna ganda Kata-kata yang memiliki berbagai pengertian harus dihindari dalam penyampaian pesanpesan bisnis. Penggunaan kata-kata tersebut akan mngakibatkan terjadinya penafsiran yang bermacam-macam.

MEMBUAT KALIMAT YANG EFEKTIF Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik.

Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan tiga hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan.

TIGA JENIS KALIMAT Kalimat Sederhana Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah suyek dan sebuah predikat. Contoh: Saya membeli buku Komunikasi Bisnis di toko buku Berkah kemarin Andi mengirim pesanan buku ke konsumen Kalimat Majemuk Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dipenden. Contoh : Adik membeli kertas dan kakak membeli baju Omzet penjualan meningkat 10 persen tetapi keuntungan perusahaan menurun 15 persen. Kalimat Kompleks Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat. Contoh: Meskipun gaji tidak naik, para pegawai bekerja sebagaimana mestinya. Karna tuntutan kenaikan gaji tidak dihiraukan oleh majikan, karyawan melakukan unjuk rasa ke gedung DPR

CARA MENGEMBANGKAN PARAGRAF Secara umum ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan suatu paragraf, yaitu pendekatan induktif dan dedukitif. Pendekatan induktif dimulai dengan mengemukakan berbagai alasan terlebih dahulu, kemudian baru dibuat kesimpulan. Pendekatan deduktif dimulai dari kesimpulan kemudian baru diikuti dengan alasanalasannya.

8

PENULISAN DIRECT REQUESTTujuan Belajar: 1. 2. 3. 4. Mengetahui bagaimana mngorganisasi direct request, mulai dari pembukaan, penjelasan secara rinci, dan penutup, Membuat surat permintaan informasi baik untuk kalangan intern maupun ekstern organisasi perusahaan Mengetahui bagaimana membuat surat direct request atas panduan/ klaim dari audiens Mngetahui bagaimana mmbuat surat unbdangan bisnis, surat pesanan, dan surat pesanan, dan surat permintaan kredit.

PENGORGANISASIAN DIRECT REQUST Direct request dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau suatu oraganisasi (bisnis maupun nonbisnis) kepada pihak lain (seseorang/ individu atau organisasi) untuk meminta berbagai informasi penting dengan segera dan dengan menggunakan berbagai mdia komunikasi yang ada, termasuk media elektronik. Organisasi direct request mencakup : Pembukaan Penjelasan rinci Penutup

Pembukaan: Kemukakan permintaan anda. Penjelasan Rinci: Berikan penjelasan secara rinci sebagai pendukung alinea pembukaan Penutup: Kemukakan permintaan terhadap tanggapan khusus. Sajikan permintaan atau ide-ide pokok (main idea) yang diikuti dengan fakta-fakta yang perlu secara rinci, yang selanjutnya diikuti dengan suatu pernyataan dari tindakan yang diinginkan.

PERMINTAAN INFORMASI RUTIN Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan berikut ini : (1) apa yang ingin diketahui; (2) mengapa hal tersebut perlu diketahui; (3) mengapa hal ini dapat membantu. Permintaan di dalam Organisasi Meskipun suatu permintaan dapat saja dilakukan secara lisan, beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis, seperti demo. Permintaan ke Luar Organisasi Sebagai seorang pelaku bisnis profesional tentunya anda perlu berkomunikasi, dan untuk berbagai keperluan bisnis.

MENULIS DIRECT REQUEST UNTUK PENGADUAN Kapan saja merasa tidak puas terhadap suatu produk, jasa, atau kebijakan sauatu perusahaan anda perlu surat pengaduan (claim ltter) dan surat penyesuaian (adjustment letter) yang berkaitan dengan ketidak puasan konsumen terhadap suatu produk atau jasa, bagi kebanyakan orang adalah kata-kata yang kurang menyenangkan. Dalam surat direct request, anda mungkin dapat meminta salah satu dari berikut ini :

Pengembalian barang yang sudah dibeli dan meminta uang kembali seharga barang tersebut (refund) Meminta pengiriman barang yang baru sesuai yang dipesan Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak Perbaikan gratis Pengurangan harga karena produknya ada yang cacat atau rusak Pembatalan atas suatu pesanan produk Pembetulan atas kesalahan dalam nota pembayaran Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran Penjlasan atas perubahan kebijakan atau prosedur

Oleh karena itu, dalam menulis surat pengaduan perlu diperhatikan beberapa hal ini : Jelaskan masalah yang Anda hadapi secara rinci Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian Usahakan nada Surat Anda tidak marah atau emosional Permintaan tindakan khusus

SURAT UNDANGAN, PESANAN, DAN RESERVASI Surat Undangan Penulisan surat undangan biasanya menggunakan pendekatan langsung. Dalam hal ini, pendekatan langsung mencakup tiga komponen yaitu ide pokok (main idea), penjelasan rinci (explanations), dan penutup (close courtesy). Surat Pesanan dan Reservasi Ketika perusahaan anda melakukan pemesanan (order) produk kepada perusahaan lain, maka perusahaan tersebut dapat menulis surat pesanan dengan menggunakan pendekatan langsung (direct approach)

9

PENULISAN PESAN-PESAN RUTIN & POSITIFTujuan Belajar: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Menjelaskan bagaimana strategi permintaan pesan-pesan rutin; Menjelaskan bagaimana strategi penulisan pesan-pesan positif; Menjelaskan penulisan pesan-pesan goodnews dan goodwill; Membuat surat konfirmasi suatu pesanan; Menjawab surat permintaan informasi; Menjelaskan persetujuan kredit; Menjelaskan bagaimana memberikan reerensi kredit; Menjelaskan bagaimana membuat surat rekomendasi.

STRATEGI PENULISAN UNTUK PERMINTAAN PESAN PESAN RUTIN DAN PESAN PESAN POSITIF Pengorganisasian permintaan pesan-pesan rutin dan good news dalam dunia bisnis pada dasarnya memiliki pola yang hampir sama dan menggunakan pendekatan langsung atau deduktif, sebagaimana nampak dalam tabel berikut:Routine Messages (Pesan Rutin) Pembuka: Pernyataan ide pokok (main) Pertengahan/ Isi: Penjelasan rinci Penutup: Mengingatkan kembali ide pokok atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi ke depan Good News (Berita/Kabar Baik) Pembuka: Pernyataan good news Petengahan/ Isi: Penjelasan rinci Penutup: Mengingatkan kembali good news atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi ke depan

Pedekatan langsung memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan sebagai berikut: Keunggulan Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh ketika pertama kali mmbaca suatu pesan) Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan.

Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu perhatian seksama. Kelemahan Orang cenderung meyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berpikirnya. Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung to the point ; hal ini terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnya.

STRATEGI PERMINTAAN PESAN PESAN RUTIN Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Pendekatan lain untuk bagian pertengahan dari permintaan rutin adalah dengan pendekatan tanya-jawab (ask-questions approach), seperti meminta informasi tentang spesifikasi produk, harga produk, sistem pengiriman produk, cara pembayaran produk, pemberian garansi, ukuran produk, warna produk, dan apa manfaat dan kegunaan produk. Pada bagian akhir dari permintaan pesan-pesan rutin dikemukakan pernyataan keramahn, apresiasi/ penghargaan, dan tindakan khusus yang diinginkan.

STRATEGI PENULISAN PESAN PESAN POSITIF. Ketika sedang merespon positif penyampaian pesan-pesan good news dan goodwill, seseorang dapat menggunakan pendekatan langsung (direct approach). Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan tambahan yang berkaitan dengan komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif. Ide ide Pokok yang Jelas Penulisan pesan-pesan positif yang menggunakan pendekatan langsung, pada umumnya diawali dengan (lagi-lagi) pernyataan ide pokok yang jelas yang berkaitan dengan apa pesan-pesan positif yang akan disampaikan kepada pembaca. Hampir semua komunikasi bisnis mempunyai dua tujuan mendasar yaitu (1) menyampaikan informasi, dan (2) mendapatkan tanggapan atau memunculkan sikap yang menyenangkan pembaca atau paling tidak membuat mereka amau menerima pesan-pesan yang disampaikan. Penjelasan Rinci Bagian pertengahan dari suatu permintaan pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill merupakan bagian yang penting dan memiliki porsi bahasan terbesar serta perlu menjelaskan yang cukup rinci.

Komunikasi yang dilakukan dapat diekspresikan dengan sebuah atau dua buah kalimat, tetapi perlu dijelaskan poin-poin secara lengkap, sehingga pembaca tidak merasa bingung atau ragu-ragu terhadap isi atau substansi pesan. Penutup Surat Pesan-pesan yang telah disampaikan kemungkinan akan berhasil jika pembaca memperoleh kesan-kesan yang menyenangkan, atau paling tidak mereka dapat menerima pesan-pesan yang disampaikan dengan baik. Yakinkan kepada pembaca bahwa mereka tahu apa yang akan dilakukan suatu organnisasi bisnis, dan mereka tahu bahwa tindakan tersebut memberi manfaat bagi mereka.

PESAN PESAN GOOD NEWS DAN GOODWILL Pesan pesan good news dan goodwill adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain. Melalui pesan-pesan good news dan goodwill, para pelaku bisnis dapat melakukan berbagai upaya untuk mengembangkan dan menjaga hubungan yang baik dengan para pelanggan, klienm karyawan/pegawai, dan masyarakat publik pada umumnya.

Good News tentang Pekerjaan Dalam dunia bisnis, terdapat beberapa contoh good news yang berkaitan dengan masalah pekerjaan, baik yang berbentuk finansial maupun nonfinansial, antara lain: Finansial Kenaikan gaji Bonus lembur kerja Insentif Tunjangan hari raya Kredit bunga sangat ringan Asuransi kesehatan dan jiwa

Non FinansialPromosi jabatan Tanda penghargaan Fasilitas kendaraan dan perumahan Proposal (usulan) suatu proyek diterima

Good News tentang Produk Good news yang berkaitan dengan produk dapat dilakukan dengan pemberian diskon harga, pemberian kupon diskon, dan pemberian produk suplemen.

PesanPesan Goodwill Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Pelaku bisnis dapat mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok, atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesanpesan secara bersahabat yang secara tak langsung berkaitan dengan tujuan bisnis.

MENULIS JAWABAN POSITIF Surat Konfirmasi Pesanan Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah membuat surat konfirmasi (confirmation letter), yang menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan produknya telah diterima. Pada umumnya, surat konfirmasi diperlukan apabila terdapat pesanan produk dengan jumlah dan nilai yang cukup besar. Menjawab Permintaan Informasi Informasi mungkin tidak dapat diperoleh dengan segera dan keputusan untuk mengambil beberapa tindakan harus dilakukan oleh tingkat manajer/ pimpinan yang lebih tinggi. Oleh karena itu, proses pengambilan keputusan tidak dapat dilakukan segera karena permasalahan birokratis. Meskipun proses pengambilan keputusan cenderung lamban, permintaan informasi dari pelanggan atau pihak lain harus direspon secara cepat dan tepat.

10

PENULISAN PESAN-PESAN BAD NEWSTujuan Belajar: 1. 2. 3. 4. 5. Menjelaskan pesan-pesan bad-news dengan indirect approach; Menjelaskan pesan-pesan bad-news dengan direct approach; Menyampaikan pesan-pesan bad-news kepada pelanggan; Menyampaikan pesan-pesan bad-news tentang orang; Menjelaskan bagaimana memberikan jawaban terhadap informasi yang negatif.

STRATEGI PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BAD-NEWS Ada tiga hal yang perlu diperhatikan, yaitu (1) penyampaian bad-news, (2) penerimaan pesan tersebut, (3) menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens. Di samping ini, perlu juga dijaga citra organisasi/ perusahaan sebaik mungkin. Menciptakan Audience Centered Tone Hal tersebut mempunyai tiga tujuan spesifik: Membantu audiens Ar da mengerti bahwa bad-news menggambarkan suatu keputusan yang tegas; Membantu audiens anda mengerti bahwa keputusan anda adil; Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan. Memilih Pendekatan Organisasional. Ada dua pendekatan organisasional yang dapat diterapkan dalam menyampaikan pesanpesan yang kurang menyenagkan bagi audiens (bad-news), yaitu pendekatan tak langsung (ar direct approach) dan pendekatan langsung (direct approach). a. Pendekatan Tak Langsung Barang kali anda sering menggunakan pendekatan ini untuk menghindari kekecewaan orang lain.

Dalam pendekatan tak langsung terdapat 4 bagian penting, yaitu (1) pembuka, (2) alasan pendukung untuk keputusan-keputusan negatif, (3) pernyataan bad-news, dan (4) penutup yang positif dan bersahabat.

Pembuka Pernyataan netral

Alasan Penjelasan yang logis

Bad News Nyatakan bad news

Penutup Positif, bersahabat, & menyenangkan

a. Pendekatan Langsung Suatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisasikan dengan pendekatan langsung akan diawali dengan suatu pernyataan bad-news selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat.Bad News Pernyataan bad news Alasan Penjelasan alasan bad news Penutup Positif dan bersahabat

MENGKOMUNIKASIKAN INFORMASI DAN JAWABAN NEGATIF Dalam dunia bisnis, sering kali memberikan jawaban langsung sebagai bentuk penolakan, atau ketidaksetujuan terhadap sesuatu, menjadi hambtana dalam berkomunikasi. Bad News tentang Produk Ketika anda ingin menyampaikan bad-news tentang produk, pertanyaannya adalah pendekatan mana yang akan dipilih. Pendekatan langsung atau pendekatan tak langsung. Seorang manajer harus mampu menimbang-nimbang kelebihan dan kelemahan masing-masing pendekatan tersebut. Penolakan Kerjasama Dalam dunia bisnis, menjalin kerjasama dengan pelaku bisnis lain merupakan hal yang seharusnya dilakukan untuk memperkuat jaringan pemasaran suatu perusahaan. Namun dalam prakteknya bias saja terjadi suatu penolakan kerjasama bilamana bentuk kerjasamanya merugikan salah satu pihak. Penolakan Undangan Bila harus mengatakan tidak atas suatu undangan teman bisnis, anda dapat menggunakan pendekatan organisasional pendekatan langsung dan tidak langsung. Pendekatan organisasional tersebut sangat bergantung pada berapa dekat hubungan anda dengan pihak lain.

PENANYAMPAIAN BAD-NEWS KE PELANGGAN1. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan: a. Tetap bekerja sebaik mungkin menuju kepada terwujudnya suatu penjualan ulang (resale) b. Tetap menjaga instruksi atau informasi tamnbahan sejelas mungkin c. Tetap optimis, percaya diri sehingga pembaca anda tidak kehilangan minat. 2. Bad news tentang Pesanan Jenis bad news yang bisa disampaikan kepada pelanggan anda, yaitu: a. Anda hanya dapat memenuhi sebagian produk yang dipesan, atau b. Anda sama sekali tidak dapat memenuhi semua produk pesanan tersebut. 3. Penolakan Surat Pengaduan dan Keluhan Tunjukkan bahwa anda memahami dan telah memperhatikan keluhan tersebut. Kemudian, jika pengaduan tersebut tidak beralasan, jelaskan secara rasioanal mengapa anda menolak.

Mengganti Produk Seorang pelanggan dapat saja meminta atau rumusan suatu produk yang baru saja habis terjual atau produk yang sudah tidak diproduksi lagi. Apabila merasa yakin bahwa pelanggan dapat menyetujui produk pengganti, anda dapat mengirim produk pengganti tersebut kepada pelanggan. Tidak memenuhi Pesanan Pendekatan yang dapat diterapkan adalah inderect approach. Salah satu cara untuk menjaga kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan anda dalah membantu pelanggan dengan memberikan informasi dimana suatu produk dapat diperoleh.

BAD NEWS TENTANG ORANG Penolakan Menulis Surat Rekomendasi Penulisan surat penolakan atas surat rekomendasi dapat dilakukan dengan pendekatan organisasional pendekatan langsung dan tak langsung.

Penolakan Lamaran Pekerjaan Untuk memberikan jawaban surat lamaran kerja yang memenuhi persyaratan yang telah ditentukan, pendekatan organisasional pendekatan langsung dapat digunakan. Namun untuk menulis surat lamaran kerja yang tidak memenuhi persyaratan yang telah ditentukan, dapat digunakan pendekatan organisasional tak langsung. Surat Penolakan Kredit Pada bagian awal nyatakan cesara netral, kemudian berikan penjelasan secukupnya, termasuk adanya fakta-fakta pendukung. Selanjutnya pada bagian akhir surat, anda dapat menyampaikan kata penutup yang hangat dan bersahabat.

11

PENULISAN PESAN-PESAN PERSUASIFTujuan Belajar: 1. 2. 3. 4. Menyebutkan beberapa komponen pesan-pesan persuasif; Menjelaskan rencana organisaional AIDA untuk pesan-pesan persuasif; Menyebutkan beberapa alat untuk memperkuat pesan-pesan persuasif; Mengidentifikasi beberapa kunci dalam penulisan pesan-pesan persuasif yang baik.

PERENCANAAN PESAN-PESAN PERSUASIF Tidak seperti permintaan rutin, pesan-pesan persuasif bertujuan untuk mempengaruhi audiens yang cenderung mempertahankan ide atau gagasannya. Sebagai akibatnya,pesan-pesan persuasif umumnya lebih lama, lebih rinci, dan tergantung pada perencanaan strategis yang cukup ketat. Analisis Audiens Setiap orang mempunyai kebutuhan yang berbeda-beda dan setiap orang akan merespons setiap pesan yang disampaikan secara berbeda pula. Penyampaian pesan-pesan persuasif yang terbaik adalah dengan menghubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat Audiens.Untuk mengakomodasikan perbedaan individual, analisis Audiens Anda dan kemudian susunlah suatu pesan yang dapat memenuhi kebutuhan mereka. Pertimbangan Perbedaan Budaya Pemahaman Anda terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja akan membantu Anda dalam memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan membantu bagaimana mereka memandang anda.

Memilih Pendekatan Organisasional Dalam hal ini anda dapat menggunakan pendekatan tak langsung dalam menyampaikan pesan-pesan persuasif. Akan tetapi, jika audiens anda obyektif atau jika anda tahu bahwa mereka lebih suka mendengar pesan=pesan disampaikan secara segera, pendekatan organisasional yang lbih tepat adalah pendekatan langsung .

MENGEMBANGKAN PESAN-PESAN PERSUASIF Menetapkan Kredibilitas Kredibilitas anda ditentukan oleh sejauh mana tingkat kepercayaan dan keandalan anda. Kalau kredibilitas anda dihadapan audiens diragukan, mereka akan cenderung skeptis dan tidak akan menerima begitu saja setiap apa yang anda sampaikan. Salah satu cara untuk menumbuhkan kredibilitas seseorang adalah melalui fakta. Semua bentuk dokumen, statistik, jaminan dan hasil riset merupakan bukti obyektif yang dapat mendukung kredibilitas anda.

Kerangka Argumentasi Kebanyakan pesan-pesan persuasif mengikuti rencana organisasional AIDA (Attention, Interest, Disire, dan Action) a. Attention (perhatian) : Pada fase ini, anda harus dapat meyakinkan audiens segera dibagian permulaan bahwa anda mempunyai sesuatu yang berguna untuk anda sampaikan. b. Interest (minat) : Fase ini anda menjelaskan relevasi pesan-pesan anda dengan audiens. Kemabngkan pernyataan yang telah disampaikan pada fase pertama dengan agak rinci. : Pada fase ini, anda membuat audiens untuk mengubah keinginannnya dengan menjelaskan bagaimana perubahan yang dilakukan dapat memberikan manfaat yang lebih baik bagi audiens. : Pada fase ini, anda menyarankan tindakan spesifik yang anda inginkan terhadap audiens anda. Selanjutnya, perlu diingatkan kembali bagaimana audiens akan memperoleh manfaat dari tindakan yang akan dilakukan tersebut.

c. Disire (hasrat)

d. Action (tindakan)

Memilih Gaya Pemikat Kebayakan pesan-pesan persuasif menggunakan daya pemikat dengan logika dan daya pemikat yang emosionaluntuk melakuakn persuasi audiens. a. Pemikat Emosional Anda dapat menggunakan atau memilih kata-kata yang sanagat berpengaruh pada emosi seseorang, misalnya kebebasan, merdeka, keberhasilan, nilai, penghargaan, kenyamanan dan keamanan. b. Pemikat Logika Dalam berbagai alasan, anda dapat menggunakannya untuk melakukan persuasi audiens, seperi membuat pengaduan (claim) dan selanjutnya memberikan dukungan atas pengaduan tersebut dengan memberikan alasan dan bukti-bukti yang ada. c. Pertimbangan Etika

MENULIS PERMINTAAN PERSUASIF Dalam membuat suatu permintaan pesrsuasif perlu perhatian khusus terhadap manfaat yang didapat baik secara langsung atau tak langsung dalam memenuhi permintaan tersebut.

Manfaat langsung permintaan persuasif meliputi pengurangan beban kerja seorang supervisor atau memberikan premi kepada seseorang yang memberikan tanggapan atas survei. Adapun manfaat tak langsung permintaan persuasif meliputi peningkatan/perbaikan moral karyawan dan peningkatan prestise atau tantanagan untuk membuat kontribusi yang berarti bagi perusahaan. Permintaan Persuasif untuk Tindakan Apakah anda sedang mngajukan permintaan peningkatan anggaran atau sesuatu yang menyenagkan, sebaiknya gunakanlah perencanaan organisasional AIDA untuk merencanakan penulisan pesan-pesan persuasif. Permintaan dan Pengaduan Persuasif untuk Penyesuaian Kebanyakan surat pengaduan dimulai dengan penyampain pesan-pesan rutin. Namun demikian, anda juga dapat menulis surat pengaduan persuasif dengan menambahkan bukti tambahan dan menggunakan teknik yang lebih menarik perhatian pembaca.

PENULISAN PESAN-PESAN PENJUALAN DAN PERMOHONAN DANA Perencanaan pesan-pesan Penjualan Salah satu tujuan ketika anda merencanakan pesan-pesan penjualan adalah untuk memperoleh pemahaman secara menyeluruh tentang produk anda.

Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk menyampaikan pesan-pesan penjualan, diantaranya melalui pengiriman surat, brosur, sampel (contoh produk), kartu, telepon, surat elektronik, dan iklan media massa dan elektronik (termasuk internet) Pengoraganisasian dan Komposisi Pesan-pesan Penjualan. Anda memulai dengan menarik perhatian audiens, menumbuhkan minat audiens, mendorong hasrat audiens dengan menyampaikan apa amanfaat terbaik bagi audiens dan diakhiri dengan saran tindakan yang sangat dipoerlukan bagi audiens. Perencanaan Pesan-pesan Permohonan Bantuan Dana Ada empat hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat permohonan bantuan dana, yaitu: Anda harus mampu menjelaskan kebutuhan secara spesifik Tunjukkan kepada pembaca betapa pentingnya donasi yang anda sumbangkan kepada pihak lain. Kemukakan secara jelas berapa jumlah donasi yang dibutuhkan Jelaskan manfaat atau kegunaan donasi yang telah diberikan pembaca.

12

DASAR-DASAR KORESPONDENSI BISNISTujuan Belajar: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Menjelaskan pengertian surat dan surat bisnis Menjelaskan beberapa fungsi surat bisnis Melakukan pengelompokan surat Menjelaskan bagian bagian surat Menjelaskan berbagai macam bentuk atau format surat Mengetahui berbagai macam contoh surat-surat bisnis

PENGERTIAN SURAT DAN SURAT BISNIS Dalam menulis surat yang baik, perlu diperhatikan beberapa hal: bahasa yang digunakan mudah dipahami, menggunakan kalimat yang sederhana, isi pesannya jelas, tegas dan tidak bertele-tele. Surat bisnis adalah surat yang digunakan oleh seseorang, lembaga organisasi atau institusi untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis secara tertulis kepada pihak lain dengan media tertentu.

FUNGSI SURAT BISNIS Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis juga memiliki berbagai fungsi sebagiu berikut: a. Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat b. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikirang atau gagasan yang berkaitan dengan masalah masalah bisnis. c. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian jual beli, surat perintah, surat kerja sama, surat dan tanda terima dan faktur. d. Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan.

e. Bukiti sejarah (historis), misalnya surat-surat izin pendirian usaha, surat kepailitan usaha, dan surat penggabungan usaha. f. Pedoma kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah g. Media promosi bagi pengirim surat Beberapa kelebihan surat dibandingkan dengan alat komunikasi lisan, antara lain dapat dihindari kesalahpahaman dalam berkomunikasi karena pengirim pesan dapat mempersiapkannya dengan sebaik-baiknya dan sejelas-jelasnya. Di samping itu, penyampaian pesan-pesan bisnis memungkinkan pembaca membaca berulang-ulang, sehingga apa yang disampikan dalam surat tersebut dapat dipahami denga sebaikbaiknya.

PENGELOMPOKAN SURAT Pengelompokan Surat Menurut Wujudnya Menurut wujudnya, surat dapat dikelompokkan ke dalam surat tertutup (bersampul), kartu pos, warkat pos, memorandum dan nota, telegram, teleks, dan surat tanda bukti.

Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya a. Surat Pribadi : Surat pribadi (personal letters) adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi. b. Surat Dinas : Surat dinas atau surat resmi (formal letters) adalah surat yang isinya berkaitan dengan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah oleh karena berkaitan dengan kegiatan kedinasan dan bersifat formal, surat dinas memiliki format penulisan baku yang dapat digunakan dalam kegiatan korespondensi suatu instansi tertentu. c. Surat Bisnis : Surat bisnis (business letters), yang juga disebut niga, adalah surat yang digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis. d. Surat Sosial : Surat sosial (social letters) adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga0-lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat pada umumnya. Pengelompokan surat Menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju Menurut banyaknya (jumlah) sasaran pembaca yang dituju, surat dapat dikelompokkan menjadi tiga, yaitu surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman.

Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya Menurut sifatnya atau jaminan keamanan suatu surat, maka surat dapat di kelompokkan menjadi tiga jenis, yaitu: surat biasa, surat konfidensial, dan surat rahasia. Pengelompokan Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya Surat urgensi penyelesaiannya, surat dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis, yaiti: surat biasa, surat segera, dan surat kilat. Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksudnya Pengelompokan surat menurut isi dan maknanya sangat tergantung dari maksud dan tujuan pengirim surat. Oleh karena maksud dan tujuan pengiriman surat antara yang satu dengan yang lain berbeda, jenis suratnya pun sangat bervariasi.

13

KOMUNIKASI TENTANG PEKERJAANTujuan Belajar: 1. Mengetahui bagaimana menulis surat lamaran kerja yang baik dengan menggunakan pendekatan AIDA; 2. Menjelaskan berbagai kualifikasi penting yang diperlukan dalam surat lamaran kerja; 3. Mengidentifikasi berbagai komponen penting dalam surat lamaran kerja yang baik; 4. Memperoleh gambarab contoh penulisan surat lamaran kerja yang baik;

PENDEKATAN AIDA Penulisan surat lamaran kerja menggunakan pendekatan AIDA (Attention, Interest, Desire and Action) untuk menggugah dan menarik perhatian pembaca. Pendekatan AIDA ini lebih menekankan pada sisi sikap pelamar kerja dan apa manfaat yang didapat pembaca.

ATTENTION (PERHATIAN) Pelamar kerja harus dapat meyakinkan pihak organisasi/lembaga pencari kerja (pembaca) bahwa pelamar kerja memiliki sesuatu yang bermanfaat atau dapat menumbuhkan rasa tertarik bagi pembaca.

INTEREST (MENARIK) Pelamar kerja harus dapat menarik pembaca dengan menjelaskan relevansi pesan-pesan yang disampaikan. Dalam hal ini menjelaskan dan menegaskan bahwa kualifikasi yang dibutuhkan tersebut sesuai/relevan dengan kemampuan yang dimiliki dan ia yakin mampu menyelesaikan pekerjaan tersebut dengan baik.

DESIRE (HASRAT) Pelamar kerja harus dapat menumbuhkan hasrat pembaca untuk mengetahui lebih jauh apa yang sudah dituliskan dalam surat lamaran kerja tersebut. Pelamar kerja juga dapat meyakinkan pembaca melalui bukti-bukti pendukung yang relevan dengan posisi yang dikehendaki.

ACTION (TINDAKAN) Pelamar kerja harus dapat memberikan saran kepada pembaca untuk mengambil suatu tindakan tertentu berkaitan dengan harapan/keinginannya dalam menulis surat lamaran tersebut. Salah satu tindakan tertentu yang dapat dilakukan oleh pembaca adalah memberikan kesempatan untuk melakukan wawancara kerja.

PENGORGANISASIAN SURAT LAMARAN KERJA Seorang pelamar kerja harus memahami dan mempersiapkan apa saja yang perlu dituliskan dalam surat lamaran kerja serta bagaimana pengorganisasian penulisannya.

PARAGRAF PEMBUKA Rangkuman Pada awal bagian surat lamaran kerja, pelamar kerja perlu mengemukakan kualifikasi yang dimiliki, yang paling relevan dengan jabatan yang diinginkan dan jelaskan bahwa kualifikasi tersebut akan menguntungkan/memberikan manfaat bagi perusahaan atau lembaga yang dilamar. Nama Pelamar kerja dapat menyebutkan nama seseorang yang sudah dikenal oleh pembaca (yang menawarkan kerja) atau seseorang yang menyarankan pelamar kerja untuk melamar pekerjaan di perusahaan tersebut. Sumber Publikasi Sebutkan dari mana pelamar kerja mendapatkan informasi tentang adanya lowongan kerja di perusahaan tersebut.

Pertanyaan Gunakan kalimat pertanyaan pada awal paragraph untuk menarik perhatian pembaca yang menunjukkan bahwa pelamar kerja mengetahui problem, kebutuhan dan tujuan organisasi serta mempunyai keinginan untuk membantu memecahkan masalah tersebut. Cuplikan Berita Pelamar kerja dapat mengambil ciplikan berita di surat kabar atau majalah yang menyebutkan bahwa suatu perusahaan sedang merencanakan membuka kantor cabang, memperkenalkan produk baru atau memerlukan tenaga operator dan sebagainya.

PARAGRAF PERTENGAHAN Dalam paragraph pertengahan ini pelamar kerja perlu mendiskusikan kualifikasi yang dimilikinya dari sudut pandang pembaca, yang mencakup: Pendidikan Pelamar kerja dapat menunjukkan bahwa dia mempunyai latar belakang dalam dunia bisnis yang cukup luas dan bidang tertentu secara mendalam.

Pelamar kerja dapat menunjukkan bagaimana pendidikannya relevan dengan jenis pekerjaan yang dilamar. Pelamar kerja dapat menjelaskan bagaimana dan mengapa ia menambahkan bidang studi pilihan penting diluar bidang studi inti. Pengalaman Kerja Menunjukkan bahwa pelamar kerja memperoleh suatu pengalaman kerja yang dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas/pekerjaan baru. Menunjukkan bahwa pelamar kerja akan dapat melakukan adaptasi dan mencoba bekerja sama dengan lingkungan. Menunjukkan bahwa pelamar kerja dapat memikul tanggung jawab pekerjaan dengan lebih baik. Menunjukkan bahwa pelamar kerja adalah orang yang mampu bekerja keras. Sikap, Minat, Aktifitas dan Kualitas Pelamar kerja dapat menambahkan berbagai informasi tambahan yang dapat mendukung pekerjaan yang dilamar.

PARAGRAF PENUTUP Pada paragraph penutup pelamar kerja dapat mengemukakan apa yang menjadi harapan dan tindakan yang diinginkan dalam menulis surat lamaran kerja tersebut. Untuk memudahkan pembaca menghubunginya, pelamar kerja perlu mencantumkan alamat yang lengkap dan jelas.

Surat Penjualan

Surat Lamaran Kerja

Mencari perhatian Mengenalkan produk Berikan bukti Dorong suatu tindakan/aksi

Mencari perhatian Mengenalkan kualifikasi Berikan bukti Dorong suatu tindakan/aksi

Tabel: Pengorganisasian Surat Penjualan dan Surat Lamaran Kerja

TIPS UNTUK PELAMAR KERJA Yang Perlu Anda Perhatikan: Pelamar kerja harus mempunyai kualifikasi atau pengelaman kerja untuk posisi pekerjaan yang dikehendaki. Bangkitkan minat terhadap kualifikasi yang dimiliki. Tunjukkan hal-hal yang positif. Usahakan surat lamaran kerja yang rapi, bersih dan menarik. Tulislah surat dari sudut pandang pembaca, bukan dari sudut pandang penulis. Tekankan hal-hal yang membedakan dengan pelamar kerja lainnya. Yang Harus Anda Hindari: Jangan melamar diluar kemampuan Anda. Jangan mengirimkan surat lamaran kerja hasil foto copy. Jangan mengatakan bahwa Anda menerima jenis pekerjaan apa saja. Hindari kata-kata yang berlebihan. Jangan meminta belas kasihan terhadap perusahaan yang dilamar. Hindari untuk mempermasalahkan gaji, kecuali ketika ditanya pada saat wawancara. Jangan memberi komentar langsung tentang karakter pribadi.

14

PENULISAN RESUMETujuan Belajar: 1. Mengetahui bagaimana cara mempersiapkan penulisan resume; 2. Menjelaskan suatu rencana organisasional untuk penulisan resume; 3. Mengetahui berbagai masalah yang berkaitan dengan penyusunan resume;

PERSIAPAN MENULIS RESUME Dalam dunia bisnis, istilah resume sering disebut juga dengan CV (Curriculum Vitae) atau daftar riwayat hidup. Menurut KC Bay, resume sebenarnya merupakan presentasi penjualan formal diri anada yang sangat penting. Secara umum, resume adalah suatu daftar yang berisi kualifikasi dan jalur karier anda yang disusun secara teratur, rapid an menarik perhatian Dalam mempersiapkan resume, ada tiga hal yang perlu dilakukan: (1) mencari informasi penting, (2) merencanakan resume dan (3) membuat resume.

MENCARI INFORMASI PENTING Sebelum membuatresume, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah mencari berbagai informasi penting yang relevan dengan jenis pekerjaan yang anda inginkan. Analisis Diri Untuk mempermudah menemukan siapa Anda, Anda perlu menjawab beberapa pertanyaan berikut: Apakah saya mempunyai aspirasi yang cukup tinggi?

Apakah saya dapat berkomunikasi dengan baik? Apakah saya orang yang sangat tergantung kepada orang lain? Apakah saya orang yang energik? Apakah saya orang yang mempunyai percaya diri? Apakah saya mempunyai kecerdasan kuantitatif yang tinggi? Apakah saya mempunyai kecerdasan verbal yang tinggi? Apakah saya mempunyai kecerdasan yang tinggi dalam pemecahan suatu masalah? Berapa indeks prestasi saya secara keseluruhan? Apa mata kuliah yang paling baik buat saya? Apa mata kuliah yang paling sulit buat saya? Apa kegiatan organisasi yang saya minati?.

Analisis Karier Membuat dan menjawab segala macam pertanyaan yang berkaitan dengan karier Anda di masa yang akan dating: Kecerdasan mana (kuantitatif, verbal atau mekanik) yang paling bermanfaat bagi karier saya? Apakah ada efek samping yang membahayakan kesehatan saya? Apakah prestasi akademis menjadi syarat bagi penjejanjangan karier? Apakah pengalaman kerja menjadi syarat bagi penjejanjangan karier? Apakah ada imbalan selain yang bersifat financial?

Apakah bidang pekerjaan sangat dipengaruhi oleh perkembangan teknologi? Apakah dimasa mendatang bidang yang saya pilih ini mempunyai tingkat persaingan yang tinggi? Analisis Pekerjaan Secara umum para lulusan suatu perguruan tinggi sedikit atau belum memiliki pengalaman kerja. Pada tahap-tahap awal memasuki kerja, perusahaan telah menyediakan program orientasi dan atau pelatihan kepada karyawan baru: Apa tugas dan tanggung jawab pekerjaan? Apakah karakteristik pribadi saya sesuai dengan tugas dan tanggung jawab pekerjaan? Apakah latar belakang pendidikan saya sesuai dengan persyaratan untuk posisi pekerjaan? Apakah pengalaman saya berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab pekerjaan?

PERENCANAAN RESUME Tujuan anda membuat resume adalah agar anda dapat melakukan wawancara dengan tim organisasi (perusahaan). Resume yang anda buat adalah merupakan rincian atau pelengkap dari surat lamaran kerja yang anda buat.

Dalam merencanakan resume ada tiga hal yang perlu diperhatikan; tujuan karier, informasi pribadi dan referensi. Tujuan Karier Apabila anda perhatikan iklan lowongan kerja disuatu surat kabar atau majalah, akan nampak secara jelas beberapa posisi pekerjaan yang dibutuhkan oleh para pencari kerja. Informasi Pribadi Anda harus memperhatikan syarat-syarat pekerjaan dan karaktersitik sebelum mengajukan lamaran dan membuat resume. Refferensi Referensi adalah orang-orang tertentu yang akan memberikan surat rekomendasi kepada Anda, yang berisikan tentang berbagai hal yang mereka ketahui semasa mereka mengenal Anda. Orang-orang yang memberikan referensi akan menambah kredibilitas pencari referensi.

MEMBUAT RESUME Resume mencakup; nama, alamat lengkap, tujuan kerja, kualifikasi, informasi pribadi dan referensi.

Pada tujuan kerja, Anda harus menyatakan secara jelas apa tujuan Anda membuat resume tersebut. Yang termasuk dalam informasi pribadi antara lain; pendidikan (nyatakan dari pendidikan tertinggi), berbagai keterampilan (bahasa asing, computer, desain, dsb), hobi (olah raga, musik, seni), penghargaan (juara lomba, kegiatan, dsb), keanggotaan asosiasi (semasa kuliah dan di lingkungan). Usahakan semua informasi tersebut relevan dengan pekerjaan yang Anda inginkan. Pada bagian referensi, carilah orang-orang yang mengetahui dengan baik mengenai kemampuan Anda atau prestasi yang pernah Anda raih baik semasa kuliah atau semasa bekerja sebelumnya.

RENCANA PENGORGANISASIAN RESUME Berdasarkan cara pengorganisasiannya, resume dapat dikelompokkan menjadi 3 jenis: 1. Resume kronologis (chronological resume). 2. Resume fungsional (functional resume). 3. Resume kombinasi (combination resume).

Resume kronologis Pengorganisasian resume didasarkan pada kronologisnya, yaitu pendidikan dan pengalaman sebagai judul isinya. Mana yang harus didahulukan, pendidikan atau pengalaman? Putuskan mana yang lebih memberikan kesan positif bagi pencari kerja. Informasi terkini sebaiknya ditempatkan pada urutan pertama. Resume fungsional Resume yang disusun atas dasar fungsi-fungsi dalam organisasi yang dapat dilakukannya dengan baik. Resume fungsional membutuhkan suatu analisis diri, karier dan pekerjaan secara lebih lengkap. Resume kombinasi Kombinasi antara resume kronologis dan resume fungsional. Untuk membuat resume yang baik, perlu memperhatikan emat hal; yaitu kerapian (neatness), sederhana (simplicity), akurat (accuracy) dan kejujuran (honesty).

MASALAH DALAM MEMBUAT RESUME Beberapa masalah yang timbul berkaitan dengan pembuatan resume, antara lain: Resume dibuat terlalu panjang. Resume ditulis terlalu singkat. Format penulisan resume kurang baik. Terlalu banyak menggunakan kalimat yang bersifat kompleks. Resume mengandung terlalu banyak kesalahan ketik/tulis. Pelamar tidak dapat menunjukkan secara tegas dalam resume tujuan pekerjaan yang dikehendaki. Pelamar menampakkan keyakinan yang berlebihan, sehingga meragukan pembaca. Ada pelamar yang tidak jujur saat mencantumkan data dalam resume.

15

WAWANCARA KERJATujuan Belajar: 1. 2. 3. 4. 5. Menetahui arti pentingnya wawancara kerja bagi pelamar kerja; Mengetahui bagaimana mempersiapkan wawancara kerja; Menjelaskan bagaimana pentingnya pengenalan pekerjaan dan perusahaan; Mengantisipasi berbagai pertanyaan dalam wawancara kerja; Menjelaskan bagaimana membuat surat ucapan terima kasih setelah berakhirnya wawancara kerja;

ARTI PENTINGNYA WAWANCARA KERJA Berbagai aspek, khususnya kepribadian yang Anda tampilkan baik secara verbal maupun non-verbal, bahkan pada saat Anda memasuki ruang wawancara akan memperoleh perhatian dari pewawancara. Aspek-aspek kepribadian (personality aspects) yang akan dinilai antara lain mencakup; Penampilan secara fisik Gerak-gerik dan sopan santun Nada suara Rasa percaya diri Inisiatif Kebijaksanaan Daya tanggap dan kerjasama Ekpresi wajah Kemampuan berkomunikasi Sikap terhadap pekerjaan Selera humor.

Wawancara Pendahuluan (Preliminiary Interview). Wawancara pada tahap awal sering juga disebut dengan wawancara pendahuluan. Pada tahapan ini, wawancara yang dilakukan berdasarkan pada surat lamaran dan resume yang telah dibuat pelamar kerja. Hal ini untuk memastikan bahwa pelamar kerja secara administrative memberikan atau mengisi semua informasi penting dan untuk menilai kesesuaian antara kualiifikasi pelamar dengan jenis pekerjaan yang akan diisi. Wawancara Seleksi (Selection Interview) Wawancara tahap berikutnya adalah wawancara seleksi, yang pada umumnya memerlukan waktu yang lebih lama dari pada wawancara pendahuluan. Dalam wawancara seleksi Anda mungkin akan diwawancarai oleh suatu tim yang biasanya terdiri lebih satu orang. Pada tahapan ini pelamar kerja akan ditanyai berbagai hal mengenai latar belakangnya yang mencakup kualifikasi, pengalaman kerja, pelatihan dan semangat kerja secara umum untuk memperoleh informasi penting bagi pewawancara agar sesuai dengan posisi yang dikehendaki oleh pelamar kerja.

PERSIAPAN WAWANCARA KERJA Berbagai yang perlu Anda perhatikan pada saat akan menghadapi wawancara: Lakukan Berdoa menurut agama dan keyakinan masing-masing Datang lebih awal dari jadual wawancara yang ditentukan Bersikap yakin dan optimis Bersikap tenang Siapkan sertifikat, surat2 penghargaan yang dimiliki. Tersenyum secara wajar, tp jangan tersenyum terus menerus Berpakaian rapi dan sopan Ketuk pintu sebelum memasuki ruang wawancara, kecuali ada yang mengantar Tunggu sampai dipersilahkan duduk, atau minta ijin untuk duduk Ingat nama pewawancara dg baik dan benar Tataplah pewawancara saat diwawancarai

HindariDatang terlambat Kelihatan kesal karena menunggu lama Datang tanpa persiapan dan seadanya Berpenampilan berlebihan Membawa tas belanja dan sejenisnya ke ruang wawancara Mengajak teman atau saudara Duduk sebelum dipersilahkan Meletakkan tas di meja pewawancara Membungkuk/menundukkan kepala Bertopang dagu Melipat tangan dimuka dada Merokok atau mengulum permen saat wawancara Membuka/memulai percakapan wawancara kerja

Lanjutan

Lakukan Tunjukkan kemampuan diri Anda, namun jangan berlebihan Perhatikan dan pahami setiap pertanyaan dengan baik Bicara yang jelas dan tegas Atur nada suara dengan tepat Tunjukkan minat/ketertarikan dan kesungguhan Anda terhadap perusahaan yang dilamar Bersikaplah jujur dan langsung.

Hindari Memotong pembicaraan saat diwawancarai Melebih-lebihkan diri Membual Mengkritik diri sendiri Mengkritik atau menjelekkan atasan Anda yg sekarang atau yang lama Memberikan informasi yang tidak relevan Memberikan kesan bahwa Anda sangat membutuhkan pekerjaan Bertanya yang sekedar Tanya Emosional atau mudah tersinggung Menunjukkan kesan tidak sabar.

Tabel: Apa yang Sebaiknya Dilakukan da Dihindari dalam Wawancara Kerja

CARA MENGENAL PEKERJAAN DAN PERUSAHAAN Sebelum melakukan wawancara kerja, Anda perlu mencari berbagai informasi yang berkaitan dengan pekerjaan yang Anda lamar serta perkembangan perusahaan. Wawancara sebagai bentuk komunikasi dua arah merupakan kesempatan yang baik bagi Anda untuk menanyakan secara langsung mengenai pekerjaan dan perusahaan kepada pewawancara. Berbagai pertanyaan yang dapat Anda sampaikan kepada pewawancara, antara lain: Apa tugas dan tanggung jawab pekerjaan yang Anda lamar? Bagaimana kebijakan perusahaan mengenai promosi? Bagaimana kesempatan untuk berkembang dalam perusahaan? Apakah tersedia program pelatihan bagi karyawan baru? Apakah yang menjadi produk unggulan perusahaan? Siapa pesaing utama bagi perusahaan? Bagaimana pangsa pasar bagi produk-produk yang diproduksi perusahaan?.

Pertanyaan-pertanyaan yang Anda ajukan dalam wawancara sangat penting artinya bagi pewawancara terutama dalam kaitannya dengan tingkat keseriusan Anda dalam melamar posisi pekerjaan tersebut.

PERTANYAAN PENTING DALAM WAWANCARA KERJA Pekerjaan yang Dilamar. Mengapa Anda ingin bekerja di perusahaan tersebut? Apakah pengalaman kerja Anda relevan dengan posisi kerja yang Anda lamar? Mengapa Anda tertarik dengan jabatan atau posisi pekerjaan tersebut? Jika Anda masih bekerja, mengapa Anda ingin beralih pekerjaan? Apa yang Anda ketahui tentang perusahaan tersebut?

Pendidikan dan Pelatihan. Mata kuliah apa yang paling Anda senangi dan paling Anda benci, mengapa? Aspek-aspek mata kuliah apa yang paling menarik bagi Anda? Aspek kuliah atau pelatihan yang Anda peroleh membantu perkembangan Anda? Bagaimana pandangan Anda tentang pendidikan yang Anda peroleh di perguruan tinggi? Apakah Anda merencanakan untuk melanjutkan studi? Latar Belakang Keluarga. Apa pekerjaan orang tua Anda? Apakah pendidikan terakhir orang tua Anda? Bagaimana pendapat orang tua tentang karier yang Anda pilih?

Kepribadian. Bagaimana Anda menjelaskan diri Anda sendiri? Apa yang menjadi kekuatan dan kelemahan diri Anda sendiri? Bagaimana Anda meniai diri orang lain? Penilaian Pribadi Anda. Faktor-faktor apa yg paling memberikan kontribusi bagi pengembangan pribadi Anda? Apa hambatan-hambatan dalam pengembangan pribadi Anda? Apa yang paling mengecewakan, mengesalkan atau menjengkelkan Anda terhadap orang lain? Bagaimana Anda menghadapi rasa jengkel tersebut? Apa karakteristik dan kemampuan paling penting yang harus Anda miliki untuk menjadi pemimpin suatu perusahaan. Apa pengalaman kerja yang paling memuaskan atau menyenangkan Anda? Apa pengalaman kerja yang paling tidak menyenangkan Anda? Tujuan Karier. Apa tujuan jangka panjang bagi karier Anda? Bagaimana Anda dapat mencapai tujuan tersebut? Apa posisi atau kedudukan yang Anda harapkan untuk masa yang akan dating? Mengapa Anda merasa cocok dengan kedudukan tersebut?

Hobi dan Lain-Lain. Apa yang Anda lakukan pada saat liburan? Apa yang Anda lakukan pada waktu senggang? Apakah Anda ikut dalam suatu kegiatan-kegiatan social kemasyarakatan? Mengapa Anda tertarik kepada kegiatan kemasyarakatan? Apa hobi Anda? Jenis olah raga yang paling Anda senangi dan paling tidak Anda senangi? Buku atau majalah terbaru apa yang telah Anda baca? Apakah Anda tertarik dengan berita-berita perkembangan dunia industri dewasa ini? Apakah Anda tertarik untuk mengkaitkan perkembangan dunia industri dengan perkembangan perusahaan Anda? Apakah Anda pernah melakukan studi banding perusahaan Anda dengan perusahaan sejenis lainnya. Apakah strategi Anda bagi pengembangan produk atau jasa di perusahaan Anda? Apakah perlu bagi perusahaan melakukan penelitian pasar? Apakah perlu bagi perusahaan menyediakan bidang pelayanan konsumen? Apa yang Anda lakukan bila konsumen mengadu pada perusahaan Anda?

Apabila sebelumnya Anda pernah bekerja, berikut ini adalah beberapa contoh pertanyaan yang sering diajukan dalam wawancara kerja:

Pimpinan Anda. Bagaimana pendapat Anda tentang atasan/pimpinan Anda? Sebutkan beberapa hal yang menyebabkan atasan Anda memuji atau mengkritik Anda? Bagaimana atasan Anda memperlakukan Anda? Pekerjaan Sebelumnya. Mengapa Anda ingin meninggalkan pekerjaan lama? Coba Anda ceritakan tugas dan tanggung jawab Anda di perusahaan atau lembaga Anda yang dulu? Apa pekerjaan yang paling menarik yang pernah Anda lakukan? Apa pekerjaan yang paling tidak menarik yang pernah Anda lakukan? Pergaulan antar Sejawat. Bagaimana pergaulan Anda dengan teman-teman sejawat? Bagaimana kesan Anda bila teman Anda memperoleh promosi jabatan? Bila tidak sedang bertugas, apakah Anda sering mengobrol dengan teman-teman sejawat Anda? Apakah Anda merasa lebih enak bekerja sendirian atau berkelompok? Tipe orang yang bagaimana yang paling Anda senangi atau Anda benci?

Pendelegasian. Dapatkah Anda mendelegasikan tanggung jawab kepada orang lain? Coba berikan contohnya! Bagaimana Anda memotivasi orang lain dalam menyelesaikan tugas yang mendesak, tak terduga sebelumnya? Bagaimana perasaan Anda ketika mendelegasikan sebagian tugas dan tanggung jawab Anda kepada orang lain? Jika orang lain menolak menerima pendelegasian tugas dan tanggung jawab Anda, apa yang Anda lakukan? Pengambilan Keputusan. Apa keputusan yang paling mudah dan yang paling sulit yang pernah Anda lakukan? Bagaimana proses Anda melakukan pengambilan keputusan penting? Bagaimana reaksi orang lain terhadap keputusan yang Anda lakukan?

UCAPAN TERIMA KASIH Segera setelah wawancara selesai, berikanlah ucapan terima kasih (thank you letter) kepada pewawancara, meskipun Anda merasakan kemungkinan Anda diterima bekerja di perusahaan tersebut kecil. Tulislah surat ucapan terima kasih yang sederhana, singkat dan jelas. Hindari sikap menyombongkan diri atau terlalu percaya diri. Akhiri surat Anda dengan suatu harapan untuk memperoleh keputusan segera mungkin.

SURAT PENERIMAAN PEGAWAI DAN PENERIMAAN KERJA Diterimanya seseorang untuk bekerja di suatu perusahaan, yang tentunya merupakan kabar baik (good news), dapat diorganisasi dengan perencanaan langsung. Bagian pembuka secara langsung mengemukakan informasi yang menyenangkan, diikuti dengan informasi konfirmasi dan paragraph penutup. Apabila Anda telah menerima surat penerimaan pegawai, Anda sebaiknya membuat surat balasan untuk perusahaan atau lembaga tempat Anda diterima bekerja. Pada prinsipnya ada tiga poin yang perlu diperhatikan dalam menulis surat penerimaan kerja, yaitu:

Nyatakan antusias Anda terhadap tawaran kerja tersebut. Konfirmasikan kapan Anda dapat datang sesuai dengan panggilan. Tunjukkan antisipasi Anda terhadap penerimaan tawaran kerja tersebut.

SURAT PENOLAKAN KERJA Surat penolakan kerja (letter declining a job offer) merupakan surat yang dibuat oleh pelamar kerja yang sudah diterima bekerja atau mereka sudah bekerja tetapi mendapat atau mengharapkan pekerjaan di tempat lain yang lebih menguntungkan. Apabila Anda berniat menolak pekerjaan yang ditawarkan, tidak ada keharusan untuk membuat surat, karena pada dasarnya penolakan tersebut dapat diungkapkan melalui lisan. Meskipun demikian, alangkah baiknya pengungkapan penolakan kerja tersebut dilakukan secara tertulis. Surat penolakan kerja sebaiknya menggunakan perencanaan tidak langsung sebagaimana pada penulisan bad-news. Pada bagian awal surat dikemukakan hal yang bernada positif atau netral, baru kemudian menyampaikan penolakan kerja pada bagian pertengahan, kemudian surat ditutup dengan ucapan terima kasih.

16

PRESENTASI BISNISTujuan Belajar: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Menguraikan proses yang efektif untuk mengadakan penelitian bisnis. Menjelaskan tujuan presentasi bisnis; Menjelaskan bagaimana cara mempersiapkan suatu presentasi bisnis yang baik; Mengindentifikasi perlengkapan yang diperlukan dalam presentasi bisnis; Menganalisis siapa audiens anda; Menganalisis sinyal nonverbal yang anda gunakan; Bagaimana menumbuhkan percaya diri pada saat presentasi bisnis.

Halaman 1

TUJUAN PRESENTASI BISNISSecara umum, presentasi bisnis memiliki empat tujuan pokok, yaitu: 1. 2. 3. 4. Menginformasikan pesan-pesan bisnis kepada audiens. Menghibur audiens. Menyentuh emosi audiens. Memotivasi audiens untuk bertindak seseuatu.

Menginformasikan Pesan-pesan Bisnis kepada Audiens. Pesan-pesan bisnis yang disampaikan tentu saja harus menarik, sederhana, mudah dipahami, dan enak didengar audiens. Hindarkan bentuk-bentuk presentasi yang membosankan, monoton, tidak jelas, dan bahasanya sulit dipahami. Menghibur Audiens. Untuk mencapai tujuan presentasi bisnis seorang pembicara perlu menyelipkan humorhumor segar yang mampu menghidupkan suasana. Hamun demikian, suasana dalam presentasi bisnis juga perlu dikendalikan, jangan sampai lepas kendali sehingga suasana tak ubahnya seperti dagelan atau lelucon.Halaman 2

Menyentuh Emosi Audiens. Dengan gaya bicara dan intonasi suara yang menarik, seseorang pembicara mampu menggugah emosi audiens. Sebagai contoh, seorang pembicara bisa saja menggugah emosi audiens untuk bersemangat, terharu atau hanyut dalam keprihatinan, melalui ekspresi yang dimunculkan oleh si pembicara. Memotivasi Audiens untuk Bertindak Seseuatu. Memberikan motivasi (motivation) kepada audiens untuk melakukan atau bertindak sesuatu sesuai yang dikehendaki pembicara. Dalam memotivasi audiens, seorang pembicara perlu menyatakannya secara eksplisit dan bukan menggunakan bahasa basabasi. Dalam arti bahwa apa yang diinginkan pembicara harus secara tegas dan jelad tercakup dalam presentasi.

Halaman 3

PERSIAPAN PRESENTASI BISNISPenguasaan terhadap Topik atau Materi yang akan Dipresentasikan Penguasaan terhadap topik atau materi merupakan salah satu syarat penting agar apa yang ingin disampaikan kepada audiens dapat mencapai sasaran. Ketidaksiapan terhadap materi yang dipresentasikan bukan saja menghambat penyampaian pesan kepda audiens, tetapi juga akan memberikan citra (image) yang kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan. Penguasaan Berbagai Alat Bantu Presentasi dengan Baik Adalah bagaimana seorang pembicara mampu memanfaatkan berbagai alat bantu presentasi bisnis demi pencapaian tujuan yang dikehendaki. Berbagai alat bantu presentasi bisnis yang dapat digunakan antara lain: whiteboard, spidol, overhead projector (OHP), transparansi, slide, komputer bagan, flip chart, kamera video, tape, televisi, dan LCD Projector. Menganalisis Audiens Agar tujuan presentasi bisnis dapat tercapai dengan baik, seorang pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens.Halaman 4

Melalui pendekatan bertanya dengan menggunakan kata tanya seperti: apa, siapa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana, seorang pembicara akan dapat mengidentifikasi siapa sebenarnya audiens yang dimaksud sehingga dapat melakukan berbagai persiapan antisipasif. Menganalisis Berbagai Lingkungan Lokasi atau Tempat untuk Presentasi Pemahaman terhadap lingkungan atau suasana lokasi untuk presentasi bisnis tersebut akan memberikan kemudahan kepada seorang pembicara dalam mengatur alat bantu presentasi yang sesuai dengan suasana lokasi tersebut. Misalnya, apakah lokasi yang digunakan untuk presentasi memiliki ruang yang cukup luas, bagaimana tata letak ruangan, bentuk meja dan tempat duduk untuk audiens, dan lain-lain.

ALAT BANTU PRESENTASI BISNISBagaimana seorang pembicara mampu menjelaskan, manafsirkan, maupun meyakinkan materi yang dipresentasikan dengan baik melalui alat bantu presentasi yang tersedia adalah merupakan hal sangat penting.Halaman 5

Papan Tulis Hitam dan Putih (Blackboard dan Whiteboard) Selain papan tulis hitam, kini muncul papan tulis putih (whiteboard) yang banyak digunakan di berbagai perkantoran bisnis maupun nonbisnis. Keunggulan: fleksibilitas dalam penulisannya; kemudahan dalam melakukan koreksi; dapat merangkum pendapat peserta maupun pembicara pada saat yang sama. Kelemahan: tulisan tangan sering kali sulit dibaca; pembicara menutupi peserta saat menulis; pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama; tersedianya papan tulis yang sangat terbatas sehingga apabila sudah penuh harus dihapus dulu; spidol sangat mengganggu dan sering mengering sehingga tak dapat dimanfaatkan secara optimal; tidak efektif untuk peserta yang berjumlah lebih dari 15 orang. Halaman 6

Flip Charts Flip charts adalah sebuah papan yang dilengkapi dengan lembaran-lembaran kertas berukuran besar. Keunggulan: fleksibilitas dalam penulisannya; pembicara dapat mempersiapkan penulisannya sebelum persentasi; pembicara dapat merujuk catatan (lembar kertas) sebelumnya; biaya relatif murah; bisa diletakkan di mana saja.

Kelemahan: sukar dibaca karena keterbatasan tulisan tangan; pembicara sering menutupi peserta saat menulis; pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama; mutu kertas yang jelek dan kemungkinan spidol yang digunakan macet; biasanya kertas flip charts hanya digunakan untuk sekali presentasi saja; muncul suara berisik ketika mengganti lembar kertas; tidak cocok untuk peserta yang lebih dari 20 orang.Halaman 7

Transparansi Overhead Projector Transparasi OHP nampaknya merupakan alat bantu persentasi yang cukup populer bagi para pembaca. Keunggulan: cepat dan murah jika menggunakan fotokopi; dapat dibuat dengan artwork dengan kualitas tinggi, tetapi biayanya relatif mahal; layar tetap jelas meskipun dalam ruang yang terang; visual dapat dioperasikan secara cepat dan mudah diubah meskipun beberapa saat sebelum presentasi dilakukan; informasi dapat ditampilkan secara progresif meskipun secara manual; overhead projector umumnya tersedia di berbagai tempat pertemuan atau pelatihan. Kelemahan: kualitas transparansi jelek jika teksnya ditulis dengan tangan; umumnya hasil fotokopi adalah hitam dan putih; pergantian secara manual sering kali mengganggu pembicaraan dan mengalihkan pembicaraan; menimbulkan distorsi gambar manakala OHP tidak fokus; kipas pada OHP sering kali rusak; transparansi sangat peka dengan bekas sidik dan mudah rusak.Halaman 8

Slide Slide dapat berupa foto, grafis, atau gabungan keduanya. Kualitas gambar dan tampilan yang disajikan dengan slide ini cukup baik, di samping juga mudah dan ringan membawanya. Keunggulan: slide foto warna mudah pembuatannya; slide grafis berkualitas tinggi dapat dihasilkan oleh PC; dapat dimungkinkan slide dengan 3D dan efek khusus lainnya; daya tahan cukup tinggi; terlindung dari sidik jari dan kerusakan jika disimpan dalam tempat penyimpanan yang terbuat dari kaca; slide yang dihasilkan dari komputer dapat disimpan dalam disket; hasil cetakannya lebih kecil dan lebih portable. Kelemahan: proses produksi slide film 35 mm memerlukan waktu cukup lama; harganya relatif mahal.

Halaman 9

Papan Tulis Elektronik Papan tulis elektronik tersebut memiliki motor elektrik untuk menggulung layar sehingga muncul bagian bersih yang baru, dan seterusnya. Layar papan tulis tersebut dapat dihubungkan dengan printer yang dapat mencetak tulisan yang ada di layar tersebut. Keunggulan: fleksibilitas dalam penulisannya materi; koreksi dapat dilakukan dengan mudah; mampu menampilkan tulisan pembicara dan peserta pada layar tersebut; hasil cetakan dapat disimpan maupun diedarkan kepada peserta

Kelemahan: tulisan tangan; peserta sering kali terhalang oleh pembicara saat menulis; pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat bersamaan sehingga arus dan ritme terganggu; hasil cetakan sering kali berkualitas rendah dan sukar dibaca jika tulisan tangannya memang jelek; sering kali pembicara menghadapi kesulitan dalam operasionalnya.Halaman 10

Video Cassette Recorder Video Cassette Recorder (perekam kaset video) dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan presentasi bisnis. Anda dapat merekam berbagai program pelatihan atau kegiatan-kegiatan tertentu sebagai bahan studi kasus, dalam format kaset video. Keunggulan: sangat praktis; monitor TV dan VCR cukup banyak tersedia di perkantoran; video dapat menambah penguasaan materi dan sekaligus hiburan; tersedia pokok materi subjek secara luas termasuk pelatihan perusahaan dan program motivasional.

Kelemahan: kualitas tampilan lebih rendah jika diproyeksikan dalam layar lebar; perlu kecermatan dalam memilih peralatan dan jenis video yang akan digunakan; untuk peserta yang relatif banyak, sarana video kurang efektif; diperlukan tenaga ahli khusus untuk operator video.

Halaman 11

Panel LCD Projector Panel Liquid Crystal Display (LCD) memiliki kesamaan dengan layar komputer jenis laptop, yakni transparan. Untuk dapat beroperasi, layar LCD dihubungkan dengan port monitor bagian belakang komputer dan bertindak seperti layar komputer biasa yang menayangkan data atau gambar. Keunggulan: proyeksi data secara langsung dari PC secara real time proyeksi langsung memungkinkan tingkat interaktifnya semakin tinggi; panel LCD dapat diletakkan di bagian atas dari proyektor overhead standar. Kelemahan: panel LCD versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar yang jelek; keterbatasan kualitas gambar dari proyektor overhead karena rendahnya kekuatan watt; ada tiga peralatan yang diperlukan seperti komputer, proyektor overhead, dan panel LCD.

Halaman 12

ANALISIS AUDIENSUntuk dapat melakukan presentasi bisnis yang baik, salah satu persyaratannya, pembicara harus dapat menganalisis audiens (audience analysis) secara tepat. Ketidaktepatan dalam menganalisis audiens akan membuat pembicara gagal atau kecewa karena tidak mampu menyampaikan presentasi dengan baik. Siapa Audiensnya? Semakin banyak informasi yang dapat diperoleh dari para audiens, pembicara semakin mudah melakukan presentasi secara tepat. Audiens tersebut dapat ditinjau dari berbagai hal, misalnya dari sisi pekerjaan atau jabatan, status, pekerjaan, usia, jenis kelamin, agama, asal daerah, pendidikan, dan sebagainya. Apa yang Diinginkan Audiens? Dengan memahami apa yang menjadi harapan audiens, seseorang pembicara tentunya akan berupaya semaksimal mungkin untuk melakukan presentasi sebaik mungkin, sehingga dapat memuaskan keinginan audiens.

Halaman 13

Di mana Melakukan Presentasi? Pemahaman tempat presentasi akan membantu pembicara untuk menyususn strategi yang tepat. Misalnya, apakah tempat presentasi bisnis dilakukan di kota atau desa; apakah ruanga untuk presentasi ber-AC atau tidak; apakah presentasi bisnis dilakukan sebelum atau sesudah makan siang; apakah presentasi bisnis menggunakan podium, meja, atau gaya panggung. Kapan Melakukan Presentasi? Dalam waktu sehari terdapat jam-jam ketika audiens masih segar, tetapi juga terdapat jam-jam saat stamina audiens telah manurun, melemah, bahkan cenderung mengantuk. Dengan mengetahui kapan seseorang harus melakukan presentasi, paling tidak ia akan mempersiapkan strategi atau trik-trik apa yang paling tepat untuk melakukan presentasi bisnis tersebut. Mengapa Melakukan Presentasi? Presentasi bisnis dilakukannya karena memang ada informasi penting yang harus segera dipresentasikan kepada pihak lain (audiens). Bagi pembicara lain, mungkin presentasi bisnis dimaksudkan untuk memperkenalkan strategi pemasaran baru di tengah-tengah situasi krisis ekonomi dan moneter. Mungkin bagi pembicara yang lainnya bagi presentasi bisnis dimaksudkan referensi perguruan tinggi di tanah air akhir-akhir ini.Halaman 14

Bagaimana Melakukan Presentasi? Seorang pembicara yang satu dengan pembicara yang lain tentunya memiliki strategi presentasi bisnis yang berbeda-beda. Misalnya, presentasi dilakukan dengan memegang catatan atau naskah lengkap, menggunakan transparansi overhead, slide, proyektor LCD, komputer multimedia, atau lainnya. Selain itu, perlu diperhatikan apakah presentasi bisnis memerlukan tata letak meja dan kursi secara khusus untuk diskusi kelompok, atau posisi meja dan kursi diatur searah ke depan.

ANALISIS BAHASA TUBUHGerakan-gerakan tubuh (bahasa tubuh /body language) yang dilakukan oleh si pembicara pada saat melakukan presentasi bisnis termasuk salah satu bentuk komunikasi nonverbal. Ekspresi Wajah Pada saat melakukan presentasi bisnis seorang pembicara perlu berlatih bagaimana menampilkan ekspresi wajah untuk mengekspresikan kesenangan, kesedihan, atau kemarahan terhadap sesuatu.Halaman 15

Senyuman Dalam presentasi bisnis, senyum yang polos, tulus, dan tidak dibuat-buat, dapat membuat penampilan lebih bersahabat dan membangun hubungan yang lebih akrab dengan audiens. Kontak Mata Pada menit-menit pertama melakukan presentasi bisnis, kontak mata memiliki makna yang cukup menentukan bagi keberhasilan suatu presentasi. Dalam melakukan presentasi bisnis tataplah para audiens dengan baik. Gerakan Tangan Gerakan tangan pada saat melakukan presentasi bisnis akan dapat membantu penbicaraan untuk lebih menyakinkan atau memperkuat topik bahasan tertentu. Jangan sekali-kali menunjuk ke arah audiens dengan jari telunjuk. Gerakan Bahu Gerakan bahu tegak yang diiringi dengan kepala ke atas untuk menunjukkan suatu sikap yang penuh percaya diri atau siap untuk tampil. Sedangkan, bahu yang terkulai yang diikuti dengan kepala menunduk untuk menunjukkan suatu sikap kurang bergairah, tidak siap atau menyerah. Halaman 16

Gerakan Kepala Gerakan kepala bagi pembicara dapat digunakan untuk menunjukkan sikap setuju atau menolak sesuatu. Cara Berdiri Cara pembicara berdiri di hadapan audiens merupakan salah satu faktor yang sangat menentukan keberhasilan presentasi bisnis. Berdirilah dengan bahu secara tegap, tegakkan dada dan keberhasilan presentasi bisnis. Berdirilah dengan sedikit ke depan, bukanlah kedua tangan, dan jangan membungkuk.

PENINJAUAN LOKASIPeninjauan lokasi bagi pembicara merupakan salah satu faktor yang perlu dipertimbangkan sebelaum melakukan presentasi bisnis. Sering kali, pembicara memasuki ruang presentasi bisnis tanpa peninjauan sebelumnya. Hal ini akan dapat mengganggu kelancaran presentasi bisnis tersebut. Misalnya, penyediaan sound system termasuk mikrofon, bagaimana mengoperasikan alat bantu visual presentasi bisnis, seperti: overhead projector, LCD projector, dan VCR.Halaman 17

Di samping mengetahui posisi alat bantu presentasi bisnis, peninjauan lokasi juga mencakup antara lain tempat duduk dan tata letaknya, ruangan ber_AC atau tidak, tata lampu, podium, posisi layar (screen), posisi proyektor, dan sejenisnya.

PERCAYA DIRI Salah satu faktor yang menyebabkan keberhasilan persentasi bisnis adalah adanya faktor percaya diri yang kuat dari pembicara. Pembicara yang tidak memiliki rasa percaya diri yang kuat akan berdampak pada penyampaian presentasi bisnis yang asal-asalan sehingga tidak mencapai sasaran yang diinginkan. Ketidakpercayaan diri seorang pembicara dalam suatu presentasi bisnis diekspresikan dalam berbagai macam sikap atau perilaku; gemetar, bicara terputus-putus, tangan berkeringat dingin, mulut kering, terlalu banyak liur, tersengal-sengal, tegang wajah, dan tenggorongan tersumbat.Halaman 18

a. Gemetar Tangan dan lutut yang gemetaran bukanlah disebabkan oleh adanya rasa takut. Itu merupakan suatu proses homeostatik dari badan yang membuang kelebihan energi. Janganlah mencoba mengendalikan proses ini dengan mencengkeram mimbar atau memasukkan tangan ke dalam saku karena akan semakin memperparah gerakan tubuh yang termotivasi oleh apa yang sedang disampaikan kepada audiens. Biarkan gerakan- gerakan itu terjadi secara wajar. b. Bicara terputus-putus Jika saat presentasi bisnis seorang pembicara kehilangan urutan pemikiran atau terputus-putus, sebaiknya lepaskan kontak mata dengan audiens, ambil nafas dalamdalam, hembuskan nafas secara perlahan-lahan, sambil melihat catatan-catatan kecil. Selanjutnya, fokuskan perhatian pada apa yang sedang disampaikan atau dipresentasikan, dan bukannya apa yang terlupakan. c. Mulut kering Jika pada saat pembicara melakukan presentasi bisnis dan terasa mulut kering, sebaiknya segera minta disediakan segelas air minum dengan cara langsung atau tidak langsung. Kalau air minum sudah tersedia, pembicara dapat langsung minum atau sejenisnya.Halaman 19

d. Tenggorokan tersumbat Apabila seorang pembicara yang melakukan presentasi bisnis tiba-tiba tenggorokan terasa tersumbat, sebaiknya belajarlah menguap diam-diam sambil tundukkan kepala, katupkan bibir, buka bagian belakang tenggorokan, dan tarik udara masuk lewat hidung. Cara tersebut merupakan salah sau bentuk latihan untuk melepaskan ketegangan yang berbentuk dalam tenggorokan. e. Tersengal-sengal Apa yang perlu dilakukan bila pada saat melakukan presentasi bisnis, tiba-tiba pernafasan pembicara terganggu atau tersengal-sengal? Jangan cemas, tundukkan kepala dan alihkan fokus Anda dari audiens. Lipatkan lengan kiri menyilang bagian bagian bawah perut, kendurkan bahu, tarik nafas dalam-dalam ke bagian bawah perut, dan hembuskan nafas perlahan-lahan lewat bibir. Latihan pernafasan tersebut akan dapat membuat Anda lebih santai.

Halaman 20

Peter Urs Benders dalam buku Secrets of Power Presentations memberikan resep bagaimana seorang pembicara mampu mengembangkan percaya diri, yaitu: a. Saat Anda diperkenalkan, tersenyumlah dan pandanglah sekilas semua hadirin (audiens) dan kemudian kepada orang yang mengatakan segala yang baik dari Anda (yang memperkenalkan Adan). Jangan menunduk malu. Berbanggalah! b. Mulailah perlahan-lahan, dengan punggung dan dagu tegak. Kemudian percepatlah secara bertahap. c. Bukalah presentasi Anda dengan mengatakan sesuatu secara sungguh-sungguh. d. Mengakui bahwa Anda lebih tahu tentang topik tersebut daripada para pendengar Anda. Anda seorang pakar. e. Pakailah pakaian yang baik f. Yang terpenting, hiasi wajah Anda dengan senyuman. Tubuh Anda pun akan merasa positif. Teruslah berkata pada diri sendiri betapa nyamannya perasaan Anda.

Halaman 21

BERLATIH PRESENTASI BISNIS Setelah Anda memahami secara garis besar tentang prisip-prinsip presentasi bisnis, langkah selanjutnya yang sangat penting adalah berlatih (praktik) presentasi bisnis. Berlatih presentasi bisnis dapat dilakukan dalam berbagai kegiatan di dalam organisasi bisnis, mulai dari lingkup kecil (internal) sampai lingkup yang lebih luas (eksternal). Agar presentasi bisnis yang dilakukan oleh pembicara dapat mencapai sasarannya, perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini: 1. Identitas audiens 2. Buatlah pokok-pokok pikiran presentasi bisnis 3. Tulislah teks presentasi bisnis secara lengkap 4. Buatlah rangkuman teks presentasi bisnis ke dalam sub-subjudul 5. Tulislah ke dalam kartu ukuran kartu pos.

Halaman 22

17

NEGOSIASITujuan Belajar: 1. 2. 3. 4. 5. Menjelaskan pengertian negosiasi dalam dunia bisnis; Memahami dan menerapkan berbagai tahapan (proses) bernegosiasi; Menguasai keterampilan bernegosiasi; Menghayati peran seorang negosiator; Menyebutkan beberapa tipe negosiator.

Halaman 23

PENGERTIAN NEGOSIASI Dalam setiap proses negosiasi, selalu ada dua belah pihak yang berlawanan atau berbeda sudut pandangnya. Agar dapat menemukan titik temu atau kesepakatan, kedua belah pihak perlu bernegosiasi. Definisi negosiasi: Hartman menegaskan bahwa negosiasi merupakan suatu proses komunikasi antara dua pihak, yang masing-masing mempunyai tujuan dan sudut pandang mereka sendiri, yang berusaha mencapai kesepakatan yang memuaskan kedua belah pihak mengenai masalah yang sama. Pengertian ini merupakan pengertian negosiasi yang sesuai atau cocok diterapkan baik dalam dunia bisnis maupun nonbisnis. Menurut Oliver, negosiasi adalah sebuah transaksi di mana kedua belah pihak mempunyai hak atas hasil akhir. Hal ini memerlukan persetujuan kedua belah pihak sehingga terjadi proses yang saling memberi dan menerima sesuatu untuk mencapai suatu kesepakatan bersama. Sementara itu, menurut Casse, negosiasi adalah proses di mana paling sedikit ada dua pihak dengan persepsi, kebutuhan, dan motivasi yang berbeda mencoba untuk bersepakat tentang suatu hal demi kepentingan bersama.Halaman 24

Berdasarkan ketiga pengertian negosiasi tersebut, dapat dikemukakan bahwa suatu proses negosiasi selalu melibatkan dua orang atau lebih yang saling berinteraksi, mencari suatu kesepakatan kedua belah pihak, dan mencapai tujuan yang dikehendaki bersama kedua belah

of 161

Embed Size (px)
Recommended