Top Banner
MODUL 1 Mengenal MS ACCESS DATABASE DAN TABEL Standar Kompetensi Mengoperasikan sistem operasi dan software aplikasi Kompetensi Dasar Mengoperasikan software aplikasi basis data Indikator Mengenal Database Membuat database baru Pengertian Objek Merancang Tabel Membuat Tabel Baru Mengubah Desain Tabel Menambah Field Mengubah nama tabel Menghapus Tabel Memasukkan Tabel Memasukkan data Menghapus record Pendahuluan Database adalah kumpulan infomasi yang disusun berdasarkan cara tertentu dan merupakan suatu kesatuan yang utuh dan database harus dapat berguna untuk mengambil keputusan berikutnya serta data dalam sebuah file, yang terdiri dari record dan field. Keuntungan atau kemudahan-kemudahan yang diperoleh menghasilkan informasi yang hendaknya sudah tersimpan dengan manfaatkan database dalam mengelola dan menyimpan data adalah sebagai berikut: 1. Mudah untuk memasukkan data-data yang baru. 2. Dapat menampilkan data yang berhubungan secara cepat. Misalnya, pada sebuah database perpustakaan kita dapat menampilkan data buku-buku yang ditulis oleh penulis tertentu. 3. Dapat menampilkan data dalam bentuk grafik atau dalam bentuk halaman web. 4. Dapat menampilkan laporan yang mudah dimengerti di layar komputer ataupun dalam bentuk cetakan di printer. 5. Melindungi data dari kesalahan-kesalahan (errors). 6. Data dapat dikirim ke berbagai bentuk file dokumen, misalnya ke Excel atau word. 7. Dapat menggunakan berbagai operasi umum secara otomatis, seperti menjumlahkan, menyaring, mengurutkan, dan sebagainya. Konsep Basis Data Basis Data (Data Base) dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip. Jika kita memiliki sebuah almari arsip dan berwenang untuk mengelolanya, maka kemungkinan besar kita akan melakukan hal-hal sebagai berikut: - memberi sampul/map pada kumpulan/bundel arsip yang akan disimpan - menentukan kelompok/jenis arsip - memberi penomoran dengan pola tertentu yang nilainya unik pada setiap sampul/map - menerapkan arsip-arsip tersebut dengan cara/urutan tertentu dalam almari dll
36

KKPI_MICROSOFT ACCESS

Mar 18, 2016

Download

Documents

AKAR KAILA

KKPI_MICROSOFT ACCESS
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Page 1: KKPI_MICROSOFT ACCESS

MODUL 1

Mengenal MS ACCESSDATABASE DAN TABEL

Standar KompetensiMengoperasikan sistem operasi dan software aplikasiKompetensi DasarMengoperasikan software aplikasi basis data

IndikatorMengenal DatabaseMembuat database baruPengertian ObjekMerancang TabelMembuat Tabel BaruMengubah Desain TabelMenambah FieldMengubah nama tabelMenghapus TabelMemasukkan TabelMemasukkan dataMenghapus record

PendahuluanDatabase adalah kumpulan infomasi yang disusun berdasarkan cara tertentu dan merupakansuatu kesatuan yang utuh dan database harus dapatberguna untuk mengambil keputusan berikutnya serta datadalam sebuah file, yang terdiri dari record dan field.

Keuntungan atau kemudahan-kemudahan yang diperoleh

menghasilkan informasi yanghendaknya sudah tersimpan

dengan manfaatkan databasedalam mengelola dan menyimpan data adalah sebagai berikut:

1. Mudah untuk memasukkan data-data yang baru.2. Dapat menampilkan data yang berhubungan secara cepat. Misalnya, pada sebuah

database perpustakaan kita dapat menampilkan data buku-buku yang ditulis olehpenulis tertentu.

3. Dapat menampilkan data dalam bentuk grafik atau dalam bentuk halaman web.4. Dapat menampilkan laporan yang mudah dimengerti di layar komputer ataupun

dalam bentuk cetakan di printer.5. Melindungi data dari kesalahan-kesalahan (errors).6. Data dapat dikirim ke berbagai bentuk file dokumen, misalnya ke Excel atau word.7. Dapat menggunakan berbagai operasi umum secara otomatis, seperti

menjumlahkan, menyaring, mengurutkan, dan sebagainya.

Konsep Basis DataBasis Data (Data Base) dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip. Jika kita memilikisebuah almari arsip dan berwenang untuk mengelolanya, maka kemungkinan besar kitaakan melakukan hal-hal sebagai berikut:

- memberi sampul/map pada kumpulan/bundel arsip yang akan disimpan- menentukan kelompok/jenis arsip- memberi penomoran dengan pola tertentu yang nilainya unik pada setiap sampul/map- menerapkan arsip-arsip tersebut dengan cara/urutan tertentu dalam almari dll

Page 2: KKPI_MICROSOFT ACCESS

Upaya penyusunan/penempatan ini baru kita lakukan jika kita rasakan bahwa buku tersebutsudah cukup banyak.

Basis data dapat didefinisikan dari beberapa sudut pandang:1. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi

sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali secara cepat dan mudah.2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian

rupa dan tanpa pengulangan (redundansi) yangberbagai kebutuhan.

3. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubunganpenyimpanan elektronis.

tidak perlu untuk memenuhi

yang disimpan dalam media

Operasi Dasar Basis DataDalam sebuah disk, basis data dapat diciptakan dan dapat pula ditiadakan. Di dalam sebuahdisk, kita dapat pula menempatkan beberapa (lebih dari satu) basis data. Sementara dalamsebuah basis data kita dapat menempatkan satu atau lebih file/tabel. Pada file/tabel inilahsesungguhnya data disimpan/ditempatkan.Sebuah basis data umumnya dibuat untuk mewakili sebuah semesta data yang spesifik.Misalnya basis data kepegawaian, basis data akademik, basis data inventori (pergudangan)dan sebagainya. Dalam basis data akademik, misalnya kitapelajaran, file guru, file jadwal, file nilai dan seterusnya.

dapat menempatkan file mata

Oleh karena itu operasi-operasi dasar yang dapat kita lakukan berkenaan dengan basis datadapat meliputi:

Pembuatan basis data baru (create database) yang identik dengan pembuatan lemariarsip yang baru.Penghapusanarsip.

basis data (drop database) yang identik dengan perusakan lemari

Pembuatan file/tabel baru ke suatu basis data (create table), identik denganpenambahan map arsip baru.Penghapusan file/tabel dari suatu basis data (drop tabel).Penambahan/pengisian data baru ke sebuah file/table di sebuah basis data.Pengambilan data dari sebuah file/tabel.Pengubahan data dari sebuah file/tabel.Penghapusan data dari sebuah file/tabel.

Operasi-operasi yang berkaitan dengan pembuatan objek (basis data dan tabel) merupakanoperasi awal yang hanya dilakukan sekali dan berlaku seterusnya, sedangkan operasi-operasi yang berkaitan dengan pengisian tabel merupakan operasi-operasi rutin yangdilakukan berulang-ulang dan karena itu operasi-operasi inilah yang lebih tepat mewakiliaktivitas pengelolaan (management) dan pengolahan (processing) data dalam basis data.

Jenis DataBaseAda 2 jenis database, yaitu flat file database dan relational database. Flat file databaseadalah database yang menyimpan seluruh data dalam sebuah tabel saja, Sedangkanrelatioanal database adalah database yang menyimpan data-data dalam beberapa buahtabel yang berhubungan. Data-data yang berhubungan secara logika ditempatkan dalamsebuah tabel dan terpisah dari data-data yang lain. Tabel-tabel di database tersebutkemudian dibuat hubungan relasinya. Tabel-tabel di relational database dapat lebih dari 2tabel, tergantung seberapa besar cakupan data yang ingin disimpan didatabase tersebut.Demikian juga dengan relasi antar tabelnya, sebuah tabel dapat mempunyai lebih dari satuhubungan dengan tabel lain di database.

Tujuan Basis DataTelah disebutkan bahwa tujuan utama dalam pengelolaaan basis data dalam sebuah basisdata adalah agar kita dapat menemukan kembali data ynag kita cari dengan mudah dan

Page 3: KKPI_MICROSOFT ACCESS

cepat. Secara lebih lengkap pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlahtujuan (objektif) seperti:

1. Kecepatan dan Kemudahan (Speed)Pemanfaatan basis data memungkinkan kita untuk dapat menyimpan data ataumelakukan perubahan/manipulasi terhadap data atau menampilkan kembali datatersebut dengan lebih cepat dan mudah, daripadamanual (non elektronis).

2. Efisiensi Ruang Penyimpanan (Space)Karena keterkaitan erat antara kelompok dalam

kita menyimpan data secara

basis data, maka redundansi(pengulangan) data pasti selalu ada. Dengan basis data, efisiensi/optimalisaipenggunaan ruang penyimpanan dapat dilakukan karena kita dapat melakukanpenekanan jumlah redundansi data, baik menerapkan sejumlah pengkodean ataumembuat relasi-relasi (dalam bentuk file) antarberhubungan.

3. Keakuratan (Accuracy)

kelompok data yang saling

Pemanfaatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data bersama denganpenerapan aturan/batasan (constraint) tipe data, domain data, keunikan data dansebagainya yang secara ketat dapat diterapkan dalam sebuah basis data, sangatberguna untuk menekan ketidakakuratan/penyimpanan data.

4. Ketersediaan (Availability)Pertumbuhan data sejalan waktu akan semakin membutuhkan ruang penyimpananyang besar. Padahal tidak semua data selalu kita gunakan/butuhkan. Karena itu kitadapat melakukan pemilahan data, sehingga data yang sudah jarang kita gunakandapat kita pindahkan kedalam media penyimpanan off-line. Disisi lain, karenakepentingan pemakaian data, sebuah basis data dapat memiliki data yang tersebar dibanyak lokasi geografis. Misalnya, data nasabah sebuah bank dipisah-pisah dandisimpan di lokasi yang sesuai dengan keberadaan nasabah. Dengan pemanfaatanteknologi jaringan komputer, data yang berada di suatu lokasi/cabang, dapat jugadiakses (menjadi tersedia/avaible) bagi lokasi yang lain.

5. Kelengkapan (Completeness)Untuk mengakomodasi kebutuhan kelengkapan data yang semakin berkembang,maka kita tidak hanya dapat menambah record-record data, tetapi juga dapatmelakukan perubahan struktur dalam basis data, baik dalam penambahan objek baru(tabel) atau dengan penambahan field-filed baru pada suatu tabel.

6. Keamanan (Security)Ada sejumlah sistem (aplikasi) pengelola basis data yang tidak menerapkan aspekkeamanan dalam sebuah basis data. Tetapi untuk suatu sistem yang besar danserius, aspek keamanan juga dapat diterapkan secara ketat. Dengan begitu, kitadapat menentukan siapa-siapa (pemakai) yang boleh menggunakan basis databeserta objek-objek di dalamnya dan menentukan jenis-jenis operasi apa saja yangboleh dilakukan.

7. Kebersamaan Pemakaian (Sharebility)Pemakai basis data seringkali tidak terbatas pada satu pemakai saja atau di satulokasi saja oleh satu sistem aplikasi. Data pegawai dalam basis data kepegawaian ,misalnya dapat digunakan oleh banyak pemakai, dari sejumlah departemen dalamperusahaan atau oleh banyak sistem (sistem penggajian, sistem akuntansi, sisteminventori dan sebagainya). Basis data yang dikelola oleh sistem (aplikasi) yangmendukung lingkungan multiuser akan dapat memenuhi kebutuhan ini, tetapi tetapdengan menjaga/menghindari munculnya persoalan baru seperti inkonsistensi data(karena data yang sama dapat diubah oleh banyak pemakai pada saat yangbers0amaan) atau kondisi deadlock (karena banyak pemakai saling menunggu untukmenggunakan data)

Penerapan Basis DataHampir disemua aspek pemanfaatan perangakat komputer dalam sebuahorganisasi/perusahaan senantiasa berhubungan dengan basis data. Perangkat komputertersebut biasanya digunakan untuk menjalankan fungsi Pengelolaan Sistem Informasi, yang

Page 4: KKPI_MICROSOFT ACCESS

dewasa ini sudah menjadi suatu keharusan, demi untuk meningkatkan efisiensi, daya saing,kekuratan, kecepatan operasional organisasi perusahaan. Dan basis data merupakan salahsatu komponen utama dalam setiap sistem informasi. Tidak ada sistem informasi yang bisadibuat/dijalankan tanpa adanya basis data.Secara lebih teknis bidang-bidang umum yan telah memanfaatkan basis data demi efisiensi,akurasi dan kecepatan operasi antara lain:

Kepegawaian, untuk berbagai perusahaan yang memiliki banyak pegawai.Pergudangan (inventory), untuk perusahaan manufaktur (pabrikan), grosir(reseller), apotek dll.Akuntansi untuk berbagai perusahaan.Reservasi, untuk hotel, pesawat, kereta apai dllLayanan pelanggan (customer care), untuk perusahaan yang berhubungandengan bnayaknya pelanggan (bank, konsultan dll)

Sedang bentuk organisasi/perusahaan yang memanfaatkansistem informasi) dapat berupa:

basis data (sebagai komponen

Perbankan, dalam melakukan pengelolaan data nasabah/data tabungan/pinjaman,pembuatan laporan-laporan akuntansi-akuntansi, pelayanan informasi padanasabah/calon nasabah.Asuransi, dalam melakukan pengelolaan data nasabah/data pembayaran premi,pemrosesan pengajuan klaim asuransi dll.Rumah Sakit, dalam melakukan pengelolaan histori penyakit/pengobatan pasen,menangani pembayaran perawatan.Produsen Barang, dalam melakukan pengelolaan(inventory).

data keluar-masuk, barang

Industri manufaktur, dalam membantu pengelolaan pesanan barang, mengeloladata karyawan.Pendidikan/sekolah, dalam membantu pengelola0an data siswa, penjadwalan.Telekomunikasi, dalam melakukan pengelolaanpelanggan, menangani gangguan dll.

data administrasi kabel/data

1 Mengenal Area KerjaUntuk dapat bekerja dengan Access kita haruslah mengenal terlebih dahulu area kerja dariAccess, sehingga kita dapat bekerja dengan baik. Buka lah Access dengan acara mengklikIcoan Access yang ada didalam Desktop, Atau klik Start, pilih All Program , pilih MicrosoffOffice – Klik icon Microsoft Access, maka dilayar akan muncul tampilan sebagai berikut :

Menu Bar

Tool Bar

Page 5: KKPI_MICROSOFT ACCESS

Menu Bar berisikan perintah dari Access berupa menu Puldown.Toll bar berisikan shortcut untuk memudahkan kita dalam mengoperasikan data

2 Membuat Database Baru

Untuk membuat database langkah-langkah berikut ini untuk membuat database baru.1. Klik Blank Database. Setelah itu segera tampil jendela Microsoft Access seperti

gambar dibawah ini :

Klik BlankDatabase

2. Pilih Create New File pada Task Pane, maka pada Task Pane akan muncul tampilansebagai berikut :

Isikan namadatabase-nya

Letak penyimpanan database akandiletakan disini

Klik tombol Create untukmembuat database

Gunakan ini apabila letak penyimpanannyatidak mau di My Document

3. Tentukan lokasi atau folder untuk menyimpan Database baru, misalnya MyDocument

4. Ketikkan sebuah nama file untuk Database baru, misalnya Tabel1. Pada kolom Filename

5. Klik Create. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut :

Catatan : Secara otomoatis Access akam memberikan ciri MDB(Microsoft Database)

Page 6: KKPI_MICROSOFT ACCESS

Maka Database baru sudah tampil. Bagian atas adalah judul atau nama file databaseyang dibuat, dalam hal ini diberikan dengan nama bernama Tabel1. Dalam MicrosoftAccess 2007(XP) jendela database mempunyai dua bagian, bagian sebelah kirimenampilkan tipe objek dan group, sedangkan bagian kanan berisi objek databasedan shortcut untuk menciptakan objek baru.Tipe objek bisa dipilih dan digunakan untuk berbagai keperluan, misalkan kita inginmembuat tabel baru, maka kita cukup klik Tabel, maka Microsoft Access akanmenampilkanDatabase.

semua tabel dalam database yang letaknya di bagian kanan jendela

3 ObjekDidalam Access terdapat beberapa objekTabelDigunakan untuk menyimpan data-data atau informasi yang mempunyai topik yang sama.Misal data Pegawai akan berisikan data-data : Nomer Pwgawai, Nama Pegawai AlamatPegawai dan sebagainya. Tabel terdiri dari kolom dan baris, Kolom disebut dengan fieldyang menunjukkan informasi tertenut misal : Nama Pegawai, sedangkan baris disebutdengan Record menunjukkan informasi salah satu pegawai, misalnya Nomer Pegawai, NamaPegawai, Alamat Pegawai, Gaji Pegawai dan sebagainya.QueryDigunakan untuk menampilkan data-data yang diinginkan dari tabel-tabel yang telah dibuat.Misalkan ingin menampilkan data Pegawai yang Alamatnya ”Solo” . Pada Query dapat jugamembuat kolom baru yang berisikan operasi perhitungsn dari field-field yang sudah adaFormDigunakan untuk membuat tampilan Face to Face anatar manusia dengan komputer, ataualat yang digunakan untuk memesukkan data kedalam tabel. Dalam Form kita juga dapatmelakukan tambah data, merubah data, menghapus data, dan mencari data, dan juga dapatmembuat menu untuk mengelola database.ReportDigunakan untuk menampilkan laporan yang akan dicetak baik dilayar ataupun di perinter.Isi dari laporan dapat kita atur sesuai dengan kebutuhan kita. Didalam laporan juga dapatdilakukan proses perhitungan dari filed-field yang ada, tetapi filed-field yang dapatdigunakan proses perhitungan adalah field yang bertype number atau tanggal.PagesSama dengan Form tetapi berupa halaman web.MacroFungsi ini untuk membuat perintah-perintah yang cukup dengan menggunakan satu perintahsaja.ModuleMerupakan potongan program atau satu perintah untuk mengerjakan perintah tertentu

4 Merancang T bel BaruUntuk membuat tabel baru maka yang harus kita lakukan terlebih dahulu merancang bentukdata yang akan kita simpan sesuai dengan kebutuhan. Sebagai contoh tabel yang berisiinformasi alamat dari teman kita.

Nama Alamat Kota TelpAmbar Jl. Melati Solo 723655Budi Jl. Anggrek Yogya 734533Linda Jl. Bunga Semarang 623450

Tabel terdiri atas empat field dan mempunyai tiga record. Didalam kita menggunakan suatutabel dalam Microsoft Access sebelumnya kita harus merancang tabel tersebut. Langkah

Page 7: KKPI_MICROSOFT ACCESS

pertama yang harus kita lakukan adalah menentukan field-field yang diperlukan dan jenisdata untuk setiap field.

5 Tipe Data Fie dField-field dalam sebuah tabel haruslah ditentukan tipe datanya agar Access mengetahuibagaimana agar data tersebut dapat diolah dan memperlakukan data dalam field itu. Olehkarena itu sangat penting bagi kita untuk memahami berbagai tipe data field yang ada.Pengetahuan type field akan bermanfaat ketika kita merancang berbagai macam tabel dalamsebuah database.

TextTipe data ini bisa digunakan untuk field alfanumeric, seperti nama, alamat, kode pos,nomor telepon dan sebagainya. Type data ini dapat untuk memasukkan data sampai 255karakter.MemoTipe data ini mirip dengan teks, tetapi bisa menampung sampai dengan 64.000 karakter.Tipe data teks tidak lebih sering digunakan karena memo tidak bisa diurutkan ataudiindeks.NumberTipe data ini digunakan untuk menyimpan data numeric yang akan digunakan untukpenghitungan matematis.Date/TimeTipe data ini digunakan untuk nilai tanggal dan waktu.CurrencyTipe data ini terutama digunakan untuk nilai mata uang. Tetapi, kita juga bisamenyertakan dataangka desimal.Auto Number

numeric dalam penghitungan yang memerlukan satu sampai empat

Ini adalah angka yang secara otomatis akan terurut atau angka acak yang ditetapkanMicrosoft Access untuk record baru yang ditambahkan ke sebuah tabel. FieldAutoNumber tidak bisa diedit. Oleh karena itu jenis data ini digunakanuntuk field yangharus unik, artinya tidak boleh ada nilai yang sama untuk field ini.Yes/NoTipe data ini hanya bisa mempunyai dua nilai yaitu Yes atau No. data ini digunakanuntuk field yang hanya mempunyai dua nilai.OLE ObjectipeTipe data ini digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file suara. Misalnya,kita bisa menggunakan tipe data ini untuk menyimpan gambar bitmap (foto) karyawandalam tabel Karyawan.HyperlinkIni merupakan gabungan dari teks dan bilangan yang di simpan sebagai teks dandigunakan sebagai alamat hyperlink. Hyperlink di gunakan untuk menyimpan pointer kesebuah situs Web atau path ke sebuah file di harddisk.Lookup WizardBila kita menggunakan tipe data ini untuk sebuah field, kita bisa memilih sebuah nilaidari tabel lain atau dari sebuah daftar nilai yang ditampilkan dalam aplikasi asli file yangbersangkutan.

6 Menutup dan Membuka AplikasiUntuk menutup Microsoft Acces kita dapat melakukan dengan cara

1. Klik Menu File – Exit , atau2. Klik tombol Close

Sedangkan untuk membuka kembali database, langkah – langkah yang harus kita lakukanadalah :

1. Buka MS Access maka pada taskpen akan muncul tampilan sebagai berikut :

Page 8: KKPI_MICROSOFT ACCESS

2. Pada Bagian Open, klik database yang akan dibukadatabase dengan nama Tabel1.

3. Databese akan terbuka dan siap untuk dioperasikan.

dalam hal ini sebagai contoh

7 Membuat Tabel Baru

Sebagai gambaran dan latihan kita berikut ini akan dijelaskan cara untuk membuat sebuahtabel baru dalam sebuah database Sekolah.

Dengan menggunakan : Create Table in Design View1. Buat database dengan nama sekolah.2. Pilih pada bagian Create, Klik pada table

3. Setelah itu klik kanan pada Tabel1, pilih Design View. Lalu akan segera tampiljendela untuk mendefinisikan tabel kita.

Page 9: KKPI_MICROSOFT ACCESS

Pada frame sebelah atas di jendela terdapat tiga kolom, yaitu Field Name, Data Typedan Description. kita bisa memulai dengan memasukan data dalam kolom field danData Type.a. Field Name : digunakan untuk memasukkan nama Field yang akan dibuat untuk

tabelb. Data Type : digunakan untuk memasukkan jenis atau type data. Beberapa type

data dapat kita lihat pada bahasan diatasc. Description : bersifat optional yang artinya dapat diisi atau tidak.

4. Pada baris pertama pada kolom Field, isi dengn NIS, kemudian tekan tombol Tab,hingga kursor akan pindah kekolom Data Type. Pilihan default adalah Text. Tekantab sejkali lagi hingga kursor akan pindah ke kolom Description. Pada kolom ini isikan” Masukkan nomer induk Siswa”

5. Pada Field Properties akan nampak ukuran Field (Field size) adalah 50. Yang artinyafield ini dapat diisikan data sebanyak 50 karakter. Rubahlah ukuran filed ini dengancara mengklik pada bagian Field Size dengan angka 5

6. Klik pada baris kedua pada Field Name untuk membuat field berikutnya. Selanjutnyastruktur tabel yang akan kita buat tampak pada tabel berikut ini.

Filed Name Type Data Ukuran FieldNis Text 5Nama Text 30Jeniskelamin Text 20Tgllahir Date/Tome -Alamat Text 30Kota Text 30

Page 10: KKPI_MICROSOFT ACCESS

Maka hasil pada Design View sebagai berikut :

7. Ubahlah pada filed NIS menjadi Primary Key (field kunci) dengan cara : klik kanandisebelah kiri filed NIS, lalu klik Primary Key,

8. maka akan muncul simbol dari Primary Key berupa gambar kunci disebelah kiri FiledNIS

9. Kemudian simpan tabel tersebut dengan jalan kliktombol close.

pada tomol Save, atau tekan

Catatan:Kolom Description digunakan untuk keterangan singkat tiap field, meskipun isi dari

kolom ini bukan merupakan bagian dari data kita dan tidak ditampilkan dalam tabel.

Untuk memasukkan deskripsi sebuah field, klik sel dalam kolom Deskription dan

ketikkan diskripsi yang akan kita masukkan.

8 Mengubah Desain Tabel

Jika kita sedang membangun sebuah database, maka kadang tabel yang di buat perludiubah, umpanya kita perlu menambahkan field baru atau menghapus sebuah field daritabel tersebut, walaupun tabel tersebut sudah terikan data. Untuk mengubah desain sebuahtabel, yang harus kita lakukan adalah dengan membukanya dalam tampilan Design. Caranyaklik nama tabel dalam tab Tables, Kemudian klik tombol Design. Tiap kali kita mengubahdesain sebuah tabel, tekan tombol Ctrl+S untuk menyimpan desain tabel tersebut.Sebagi contoh kita akan merubah struktur tabel untuk tabek mapel yang telah kita buat.Untuk merubah ikutilah langkah-langkah berikut ini :

1. Buka database Sekolah, kemudian klik pada tabel yang akan dirubah. Misalnya DataSiswa.

Page 11: KKPI_MICROSOFT ACCESS

2. Pada toolbar, klik tombol Datasheet, lalu pilih View – Design View, maka akanmuncul tampilan sebagai berikut :

3. Ganti Field2, Field3, Field5, Field6 menjadi NamaSiswa, JenisKelaminSiswa,AlamatSiswa, KotaSiswa. Cara yang harus kita lakukan

Sorot pada Field2. lalu ketik NamaSiswaGantilah Field Size dengan angka 25Ulangi untuk Field3, Field5 dan Field6, dengan JenisKelaminSiswa Field Size10, AlamatSiswa Field Size 25, dan KotaSiswa Field Size 20.

4. Simpanlah kembali tabel yang sudah kita buat dengan cara menekan tombol Saveatau Ctrl + S

5. Tutup desain tabel dengan cara menekan tombol close.

9 Menambah Data pada Datasheet ViewUntuk menambahkan data, lakukan langkah-langkah berikut ini :

1. Pada database Sekolah, klik dua kali pada tabel DataSiswa, maka akan muncultampilan sebagai berikut.

2. Tambahkan data dengan mengisi pada kolom NIS, Nama dan seterusnya.Untuk mengisikan data berikut klik pada baris berikutnya,atau tekan tombol Tab pada keyboard,atau Klik New Record pada tombol navigasi record.

New Record

Page 12: KKPI_MICROSOFT ACCESS

3. Isikan data berikut ini pada tabel SiswaNIS Nama Jeniskelamin Tgllahir Alamat Kota

10001 Bambang Lukito Laki-laki 12/04/1987 Jl. Anggrek Solo10002 Herlambang Laki-laki 16/08/1988 Jl. Sawo Sragen10003 Kristin Perempuan 18/12/1988 Jl. Melati Sragen10004 Endang Perempuan 25/10/1987 Jl. Blimbing Sragen10005 Totok Supriyanto Laki-laki 22/11/1988 Jl. Anggur Solo

10 Mengedit DataUntuk mengedit data cara yang dilakukan sebagai berikut

1. Klik pada sel yang datanya akan diedit .2. Untuk menggerakkan kursor gunakan tanda panah kanan dan kiri untuk

mengedit.3. Tekan tombol Ctrl+S untuk menyimpan data.4. Tutup tampilan Design tabel dengan mengklik tombol Close Window.

11 Menghapus recordUntuk menghapus record dalam tabel langka-langkahnya sebagai berikut

1. Letakkan kusor pada pada posisi recor yang akan dihapus

2. Kemudian Klik menu Edit-Delete Record, kotak dialod akan dimunculkan

3. Klik tombol Yes maka data akan dihapus, jika tekan tombol No penghapusandibatalkan

4. Tekan tombol Ctrl+S untuk menyimpan data.5. Tutup tampilan Design tabel dengan mengklik tombol Close Window

Page 13: KKPI_MICROSOFT ACCESS

12 Menambah Field dari TabelUntuk menambah field didalam tabel, langkah-langkahnya sebagai berikut :

1. Buka Tabel yang akan ditambah Field, misalnya tabel DataSiswa2. Pilih kolom TgllahirSiswa3. Klik menu Insert-Column maka akan ditambahkan Filed baru4. Klik dua kali pada kolom Field1, ganti dengan nama ”Kelas” Atau

Klik kanan”Kelas”

pada label Field1, pilih Rename Column lalu ganti dengan nama

6. Isikan data untuk field Kelas7. Tekan tombol Ctrl+S untuk menyimpan data.8. Tutup tampilan Design tabel dengan mengklik tombol Close Window

13 Mengurutkan dataData pada tabel dapat kita urutkan sesuia dengan kebutuhan kita, misalnya urutberdasarkan Nama ,berikut ini

Alamat dan sebagainya. Untuk mengurutkan ikutilah langkah-langkah

1. Letakkan kusor pada kolom yang akan diurutkan, atau klik pada label kolom,maka kolom tersebut akan diberi blok

2. Klik menu Record – Sort – Pilih Ascending atau Descending.3. Atau dapat juga dengan jalan memilih menu Tool Bar atau

14 Menyaring DUntuk menampilkanberikut :

tadata tertentu saja maka langkah yang harus kita lakukan sebagai

1. Klik salah satu yang akan dibuat filter, misal dalam hal ini tabel siswa pada jeniskelamin Laki-Laki

2. Klik tombol Filter By Selection pada toolbar3. Klik tombol Remove untuk tampilan normal

15 Mencari DataUntuk mencari data didalam tabel untuk jumlah record yang banyak tentunya cukupmenyulitkan kita, Access menyedikan fasilitas tersebut. Untuk melakukan pencarian datalangkah yang dilakukan sebagai berikut :

1. Letakkan kursor pada field yang akan dicari datanya. Misalnya NIS2. Klik Menu Edit-Find maka kotak dialog akan dimunculkan3. Pada bagian Find What, isikan Nis yang akan kita cari4. Klik Next jika data ditemukan maka data tersebut akan disorot.

16 Mencetak Ta elTabel yang sudah ada datanya dapat kita cetak dengan printer langkah-langkahnya sebagaiberikut :

1. Pastikan data yang akan dicetak dalam keadaan terbuka2. Klik menu File-Print Preview untuk menampilkan tabel sebelum dicetak (Lakukan

ini agar kita mendapatkan hasil yang kita inginkan3. Jika Field banyak dan tidak cukup, dan agar semua filed masuk maka yang harus

kita lakukan dengan memindahkan dalam tampilan Landscape, caranya sebagaiberikut :

a. Klik tombol Setup pada toolbar saat tampilan Print Preview kotak dialogakan ditampilkan

b. Klik tab page, kemudian pilih Landscapec. Klik Okd. Untuk mencetak pilih tombol Print untuk mencetak di printer jika tidak

tkan tombol Close, dan kembali ketampilan Datasheet view.

Page 14: KKPI_MICROSOFT ACCESS

17 Mencetak DaKita dapat mencetak

a Tertentudata yang kita inginkan saja misalnya dalam tabel siswa, kita dapat

mencetak untuk Kelas XI IPS saja, langkahnya sebagai berikut :Lakukan dengan filter, kemudian ikutilah langkah–langkah dalam mencetak data

18 Menghapus TabelJika sebuah tabel tidak diperlukan lagi kita bisa menghapus atau membuangnya. Cara yangharus kita lakukan adalah sebagai berikut:

1. Dalam tab Tables, klik nama tabel2. Tekan tombol Delete pada keyboard3. Microsoft Access akan meminta konfirmasi. Klik Yes untuk menghapus tabel atau No

bila kita tidak jadi menghapus tabel.

Page 15: KKPI_MICROSOFT ACCESS

MODUL 2Mengolah Data Dengan Query

1 PendahuluanQuery digunakan untuk menampilkan data yang sesuai dengan kebutuhan. Tampilan datadapat dilakukan dengan beberapa tabel yang telah direlasikan.

Membuat Query dengan Design ViewMembuat Query dengan Design View langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Buka database Sekolah2. Klik pada bagian objek untuk Queries3. Klik dua kali pada perintah Create Query Design. Kotak dialog akan ditampilkan.4. Pada kotak dialog Show table, pilih tabel siswa, kemudian klik tombol Add. Klik

tombol Close untuk menutup kotak dialog Show table5. Untuk menampilkan field tertentu. Drag nama Tabel Data Siswa dengan field

misalnya NIS6. Selanjutnya masukkan field Nama ke field kedua

2 Membuka Da abaseSekarang kita sudah bisa membuka Database yang kita buat. Untuk latihan sebaiknya tabeldalam Database tersebut diisi sesuai kebutuhan kita. Setelah database tersebut ada datanyasekarang kita akan mencoba membuka database tersebut untuk diproses lebih lanjut.

Langkah yang harus kita lakukan untuk membuka database tersebut adalah sebagai berikut:1. Klik Start2. Klik Programs3. Klik Microsoft Access. Setelah itu jendela Komputer kita segera tampil jendela awal

Microsoft Access4. Kilk Open, kemudian cari nama file di folder yang

database yang akan kita buka.sudah kita buat lalu klik file

5. Klik Open untuk membuka database tersebut. Setelah itu segera tampil databaseyang akan kita tangani.

3 Membuat form BaruKini kita akan membuat form baru untuk memasukkan data. Form ini diletakkan dalam tabForms dari jendela database. Klik forms di bawah Objectsform atau menciptakan form baru.

untuk bekerja dengan sebuah

Page 16: KKPI_MICROSOFT ACCESS

Ada beberapa cara untuk menciptakan form baru. Masing-masing cara mempunyai kelebihansendiri-sendiri. Umumnya bila kita menggunakan cara yang mudah, kita akan mempunyailebih sedikit control atas desain form yang kita buat. Misalnya, cara termudah menciptakanform adalah dengan menggunakan Autoform Wizard. Tetapi dengan cara ini kita tidak bisamemilih field mana yang akan ditampilkan karena Auto Wizard akan memilih semua fielddalam tabel.

Menggunakan Autoform WizardCara menggunakan Autoform Wizard untuk menciptakan form baru, adalah sebagai berikut:[1] Dalam jendela Database, klik Forms.

[2] Klik tombol drop-down ke bawah disamping kotak teksDari daftar tabel yang muncul, pilih Data Siswa.

di bagian bawah kotak dialog.

[3] Tutuplah form tersebut, Microsoft Access akan meminta kita untuk memasukkan namaatau form baru kita.

Menggunakan Form WizardDengan Form Wizard kita bisa memilih field yang ingin disertakan dalam form yang dibuat.Menggunakan Form Wizard termasuk cara yang paling umum dan mudah. Prosedur ataulangkah yang harus kita lakukan adalah sebagai berikut:[1] Dalam jendela Database di bawah Objects, klik more forms.[2] Pilih Form Wizard.

[3] Ada empat tombol bergambar panah diantara jendela Available Fields dan jendelaSelected Fields. Keempat panah ini digunakan untuk memilih atau membatalkan pilihanterhadap sebuah field.

Page 17: KKPI_MICROSOFT ACCESS

1. Klik tombol > untuk memilih field yang disorot (berwarna lain) dalam jendelaAvailable Fields.

2. Klik tombol >> untuk memilih semua field dalam jendela Available Fields.3. Klik tombol

Fields.4. Klik tombol

Fields.

< untuk membatalkan pilihan sebuah

<< untuk membatalkan pilihan semua

field dalam jendela Selected

field dalam jendela Selected

[4] Untuk latihan pilihlah semua field.[5] Klik Next untuk berpindah ke kotak dialog berikutnya.Bila kita mengklik Finish

sekarang, Access akan mengambil alih proses pembuatan form dan kita terpaksamengikuti pilihan layout form yang diberikan Access.

[6] Dari kotak dialog yang tampil kita pilih layout form yang sesuai. Ada empat pilihanyang tersedia, antara lain Colomnar, Tabular, Datasheet dan Justified. Tiga yang yangpertama tampak mirip dengan Autoform Columnar, Tabular dan Datasheet. Sebagaigambaran kita pilihlah Justified, lalu klik Next.

[7] Kini pilihlah Style untuk form kita,pilihan ini digunakan antara lain menentukan gambarlatar belakang form sebuah style di kotak dialog, lalu klik Next.

[8] Ketikkan Data Siswa sebagai nama form, kemudian klik tombol Finish. MicrosoftAccess akan menciptakan form baru berdasarkan tabel Daftar Pelanggan yang kitapilih.

Data field kita akan ditampilkan dalam kotak-kotak yang disebut kotak teks. Sebuah kotakteks bisa menampung field bertipe text, memo, date/time, currency, number atauautonumber. Nama field ditampung dalam sebuah kotak yang disebut label. Isi kotak teksakan berubah bila kita berubah ke record lain, tetapi isi label tetap.

Page 18: KKPI_MICROSOFT ACCESS

Tampilan Design, Tampilan Datasheet dan Tampilan Form

Pada awal pelajaran, telah disebutkan bahwa sebuah tabel bisa ditampilkan dalam duatampilan. Tampilan Design dan Tampilan Datasheet.Lain halnya dengan form. Sebuah form bisa ditampilkan dalam tiga tampilan, yaitu:1. Tampilan Design2. Tampilan Datasheet3. Tampilan FormTampilan Design digunakan saat kita merancang sebuah form, sementara kedua tampilanlainnya saat menampilkan data. Tampilan Datasheet sebuah form tampak sama denganTampilan DataSheet sebuah tabel.

Desain Form.Seringkali kita ingin mengubah rancangan form kita misalnya, kita mungkin ingin mengubahukuran sebuah field atau mengubah jenis font.Pada bagian ini kita akan mengubah desain form Data Siswa.[1] Dari Form, klik kanan Design View di bawah objects.[2] Klik Desain. Form tersebut akan ditampilkan dalam tampillan design.Disini kita bisa memodifikasi form kita. Setelah selesai, jangan lupa menyimpannya denganmenekan Ctrl + S

ControlSemua nama field ditampilkan dalam kotak di sebelah kiri. Kotak-kotak ini disebut label.Selain label, ada pula kotak teks yang berisi data dalam sebuah field. Label menampilkanteks statis, seperti nama field, sedangkan kotak teks menampilkan nilai dalam sebuah field.Jika kita berpindah ke record lain dalam sebuah form, isi label tetap sama, sedangkan kotakteks akan menampilkan data yang berbeda, tergantung nilai dalam field yang mewakilinya.Baik kotak teks maupun label disebut control. Secara singkat control adalah obyek dalamsebuah form atau report dan control berisi informasi tertentu, seperti data field atau namafield. Kotak teks dan label adalah control yang sering digunakan. Contoh control yang laintermasuk control untuk gambar.

Mengubah Ukuran ControlKadangkala kotak teks yang dihasilkan oleh Form Wizard ukurannya tidak sesuai untuk datadalam sebuah field. Jika kotak teks ini terlalu kecil, maka kita tidak bisa melihat keseluruhanisi field. Jika kotak teks ini terlalu besar, form kita jadi tidak sedap dipandang. Untunglah kitabisa mengubah ukuran control kotak teks.[1] Dalam tampilan Design Form, klik control yang ingin kita ubah ukurannya. Access akan

memunculkan pegangan di sekeliling control itu.[2] Jika kita membawa kursor ke atas pegangan itu, kursor akan berubah bentuk menjadi

panah. Bentuk panah tergantung dari pegangan mana yang dilintasi kursor. Untukmengubah ukuran control, klik dan seret panah itu.

[3] Simpan rancangan form dengan menekan Ctrl + S.

Memindahkan ControlIkutilah langkah-langkah berikut untuk memindahkan control :[1] Dalam tampilan

mouse.Design form, klik control yang ingin dipindahkan. Tahan tombol kiri

[2] Pindahkan control ke lokasi baru dengan menyeretnya.[3] Simpan rancangan form dengan menekan Ctrl + S.Bila kita memindahkan kotak teks dalam sebuah form. Label yang menampilkan nama fieldyang diwakili oleh kotak teks itu akan ikut pindah juga. Untuk memindahkan kotak tekstanpa memindahkan label. kita bisa mengubah propertinya seperti dijelaskan di bawah ini.

Page 19: KKPI_MICROSOFT ACCESS

Mengubah Properties ControlSebuah control memiliki sejumlah properties yang menentukan tampilan control danperilakunya. Tiap jenis control memiliki properties yang berbeda-beda. Misalnya, sebuahkotak teks dan label memiliki properties font size dan font name.Tiap control juga memiliki lembar properties. kita bisa mengubah properties sebuah controldari lembar properties.

Mengubah Nama dan Ukuran FontInsruksi berikut menjelaskan cara mengubah properties Font, Name dan Font Size darisebuah kotak teks.[1] Dalam Tampilan View, klik kanan control yang ingin diubah propertinya. Dalam contoh

ini, klik kotak teks Nama Siswa.[2] Dari daftar yang muncul, klik Properties. Access akan menampilkan lembar properties

control itu.

[3] Heading kotak dialog ini menunjukkan tipe control itu (Text Box) diikuti oleh namacontrol tersebut. Ada lima tab dalam lembar properties : Format, Data, Event, Otherdan All. Klik tab All untuk menampilkan sebuah properti. Properties yang pertamaadalah Name dan nilai properties Name adalah NIS.

[4] Bergeserlah ke bagian bawah daftar sampai kita melihat Properties Font Name.[5] Klik kotak teks di sebelah kanan properties Font Name. Akan muncul sebuah panah ke

bawah di sebelah kanan kotak teks itu. Klik panah ini untuk menampilkan font yangtersedia di komputer kita.

[6] Pilihlah sebuah font. Nama font itu akan tampil dalam kotak teks Font Name.[7] Klik kotak teks di sebelah kanan properties Font Size.[8] Ketikkan ukuran font yang baru atau pilihlah dari kotak drop-down yang muncul saat

kita mengklik panah ke bawah di sebelah kanan.[9] Tutup lembar properties dengan mengklik tombol Close Window (bertAnda “X” di

pojok kanan atas jendela).[10] Simpan desain form dengan menekan Ctrl+S.

Mengubah Properties status Bar TextBila kita mengisikan sesuatu ke properties status bar text sebuah control, saat kita mengklikcontrol itu Access akan menampilkan teks dalam properties status bar text control itu. Iniberguna bila form kita akan digunakan orang lain karena kita bisa menampilkan teks yanginformatif di status bar. Misalnya, kita bisa mengetikkan “Nama Siswa”Untuk mengubah properties Status Bar Text Property :

Page 20: KKPI_MICROSOFT ACCESS

[1] Dari Tampilan Design form Data Siswa, klik kanan kotak teks Nama Siswa.[2] Dari daftar yang muncul, pilih Properties. Access akan menampilkan lembar

properties control itu. Perhatikan bahwa judul lembar properties mulai dengan“Textbox:”;ini menunjukkan tipe control yang ditampilkan.

[3] Klik tab All untuk menampilkan semua properti.[4] Bergeserlah ke bawah sampai kita melihat properties Status BarText.[5] Klik kotak teks di sebelah kanan properties Status BarText. Ketikkan teks yang kita

kehendaki, misalnya Nama Siswa.[6] Tutup lembar properties dengan mengklik tombol Close Window (ditAndai “X” di

sudut kanan jendela).[7] Simpan rancangan form dedngan menekan Ctrtl+S.Kini bukalah form dalam Tampilan Form dan klik kotak teks Nama Karyawan. Teks yang kitaketikkan tadi akan muncul di status bar di bagian bawah jendela aplikasi Microsoft Accesskita.

Memindahkan Control dengan Mengubah PropertiesnyaJika kita memindahkan sebuah kotak teks dalam sebuah form dengan menyeretnya, labelyang menyertainya pun akan ikut pindah. Untuk memindahkan sebuah kotak teks tanpamemindahkan label tersebut, ubahlah properties Left dan Top kotak teks itu.[1] Dari tampilan design form Daftar Siswa, klik kanan

dipindahkan.control kotak teks yang akan

[2] Dari daftar yang muncul, klik Properties. Microsoft Access akan menampilkan lembarproperties control itu.

[3] Klik tab All untuk menampilkan semua properties.[4] Bergeserlah ke bawah sampai kita melihat properties Left dan Top. Properties Top

adalah jarak antara sudut kiri atas control dan sisi atas dari form section. (FormSection dijelaskan di bawah). Properties Left adalah jarak antara pojok kiri atas controldan sisi kiri form.

[5] Ubah nilai properties Top dan Leftt sesuai dengan keinginan. Klik Enter untuk melihatpergeseran control.

[6] Tutup lembar properties dengan mengklik tombol Close Window.[7] Simpan rancangan form dengan menekan Ctrl+S.

Mengubah Gambar Latar Belakang FormTiap objek dalam Microsoft Access, termasuk form, mempunyai properties. Salah satuproperties form adalah gambar latar belakang, yang menggunakan file bitmap. Untukmengubah gambar latar belakang form, ikuti langkah-langkah berikut :[1] Buka form dalam Tampilan Design.[2] Klik kanan persegi panjang kecil di sudut kiri atas

properties form.form untuk membuka lembar

[3] Dari daftar yang muncul, pilih Properties. Microsoft Access akan menampilkan lembarproperties form.

[4] Klik tab All.[5] Klik kotak kecil, yang akan memunculkan kotak dialog insert picture dan kita bisa

memilih lokasi sebuah file bitmap untuk digunakan sebagai latar belakang form.[6] Properties Picture Size Mode, Picture Aligment dan Picture Tiling dapat digunakan

untuk mengubah tampilan gambaran latar belakang.[7] Tutup lembar properties.[8] Simpan rancangan form dengan menekan Ctrl+S.

Section Sebuah FormBila kita membuka form dalam Tampilan Design, kita bisamasing akan dijelaskan di bawah:

melihat tiga bagian. Masing-

Page 21: KKPI_MICROSOFT ACCESS

Form HeaderTempat judul, seperti nama dan logo perusahaan kita. Dalam tampilan form, judul inimuncul di atas tiap record. Saat dicetak ke printer, bagian ini hanya mmuncul di bagian atashalaman pertama saja.

DetailRecord dalam form ditampilkan di bagian ini.

Form FooterKita bisa menyisipkan informasi tambahan mengenai form kita. Dalam tampilan form, bagianini muncul di bagian bawah tiap record. Saat dicetak ke printer bagian ini hanya muncul dibagian bawah halaman terakhir saja.Untuk mengubah ukuran tiap bagian, gerakan pointer mouse ke bagian ujung batangsectiion dan saat pointer berubah bentuk menjadi panah ke bawah dan judul yangmanunjukkan tipe section.

Membuat Header FormSekarang kita akan menempatkan nama Lembaga, Perusahaan atau Sekolah kita di headerform. kita harus menambahkan sebuah control label ke header form, mengetikkan namasekolah, dan mengubah properties Font Name, Font Size dan Font Color label itu. PropertiesFore Color menentukan warna teks label.Berikut ini adalah langkah-langkah yang perlu kita ikuti :[1] Menambahkan control baru untuk nama sekolah.[2] Untuk menambah control baru kita harus menggunakan Toolbox. Jika kita tidak

melihat Toolbox di jendela Access, klik Toolbox dan menu View. Selanjutnya ikutilangkah berikut ini:

[3] Buka form Sekolah dalam Tampilan Design.[4] Pastikan ada tempat untuk label di header form. Kalau tidak, kita perlu memperbesar

bagian ini.[5] Untuk menambahkan sebuah label, klik ikon Label di Toolbox sampai ikon itu terlihat

dalam keadaan tertekan.[6] Gambar sebuah kotak dengan mengklik dan menyeret kursor di bagian Form Header.[7] Klik kotak yang baru itu dan ketikkan “Form Pemasukkan Data”.[8] Klik di bagian luar kotak. Kini klik kanan kotak itu dan pilih Properties.[9] Ubah properties Font Name, Font Size dan Fore Color sesuai dengan kehendak kita.[10] Tutup lembar properties.[11] Simpan rancangan form dengan menekan Ctrl+S.

SubformSubform adalah form yang berbeda di form lain. Saat menampilkan data lebih dari satutabel, kita bisa menggunakan sebuah form untuk data lebih dari satu tabel, kita bisamenggunakan sebuah form untuk data dari tabel utama dan sebuah subform untuk data daritabel lainnya. Misalnya, kita bisa menampilkan record dari tabel Data Siswa dalam sebuahform lalu menambahkan sebuah subform untuk menampilkan alamat setiap siswa. Jika kitapindah ke record lain, isi subform secara otomatis juga akan ikut berubah.Dalam latihan berikut, kita akan menggunakan Database Administrasi yang memiliki tigatabel, yaitu tabel Data Siswa, Mapel dan Pendidikan. Tabel Siswa adalah tabel utama, karenakita ingin melihat data untuk tiap siswa mulai dari keluarga hingga ke riwayatpendidikannya. Informasi dari tabel Mapel dan Pendidikan akan ditampilkan dalam subform.Namun sebelum kita membuat dan mendefinisikan Subform terlebih dahulu harus membuattabel untuk mapel dan pendidikan. Kemudian tabel tersebut kita isi sesuai dengankebutuhan. Jangan lupa untuk field Nama Siswa di setiap tabel harus ada untukmemudahkan relasi nantinya.

Page 22: KKPI_MICROSOFT ACCESS

Berikut ini adalah rancangan tabel Mapel dan tabel Pendidikan. setelah kita membuatdan menyimpan tabel ini kemudian kita isi. Untuk mengisi field Nama Siswa kita bisamengcopy dari tabel Data Siswa.Setelah selesai membuat dan menyiapkan tabel yang akan ditangani, selanjutnya kita harusberada dalam Database kita, dalam hal ini adalah Database Administrasi.[1] Dalam jendela Database, klik Forms di bawah Objects.[2] Klik New.[3] Kotak dialog New Form muncul. Klik Form Wizard, lalu klik Ok.[4] Kini kita bisa memilih tabel, klik panah ke bawah di samping kotak Tables/Queries dan

klik nama tabel itu. Untuk latiihan ini, pilihlah tabel Data Siswa.[5] Jendela Available Fields akan menampilkan semuafield dari tabel yang telah dipilih.

Untuk memilih sebuah field, klik ganda nama field itu atau kita gunakan tombol >>untuk memilih semua field yang ada dari tabel Data Siswa.

[6] Kini pilih tabel Pendidikan dan pilih semua field yang ada kecuali Nama Siswa.[7] Pilih tabel Mapel dan pilih semua field.[8] Klik Next. Jika tampil pernyataan untuk membuat relasi, kita buat relasi caranya kita

klik nama Tabel yang akan membuat relasi, kemudian klik Add. Klik Close untukmenutupnya.

[9] Klik Next.[10] Pilih layout subform yang dikehendaki, lalu klik Next.[11] Kini pilihlah style form, lalu klik Next.[12] Ketikkan nama untuk form dan subform, atau kita bisa menggunakan nama yang

diusulkan Access. Namun demikian kita juga bisa menuliskan nama yang sesuai.Pastikan bahwa tombol radio “Open the form to view or enter information” dipilih.

[13] Klik Finish untuk mengakhiri pekerjaan kita. Setelah itu Microsoft Access secaraotomatis akan membuka form dan menampilkan data yang ada dari ke tiga tabel yangkita kerjakan tersebut.

Page 23: KKPI_MICROSOFT ACCESS

BAB 4MENGENAL QUERY

PendahuluanBagian ini akan menjelaskan pembuatan dan penggunaan Query dalam suatu database.Query ini hampir sama seperti tabel, karena datanya diambil dari satu atau beberapa tabel.Dengan memanfaatkan Query ini kita bisa menyaring data sesuai dengan keinginan. Denganmemanfaatkan Query semua proses akan dilakukan dengan cepat dan mudah, karena Querysifatnya dinamis dan selalu menampilkan data aktual sesuai dengan proses yang dilakukanoleh aktifitas suatu database.Dalam Microsoft Access ada beberapa cara untuk membuat Query ini, pertama denganmemanfaatkan Wizard dan dengan memanfaatkan fasilitas Design View.

1.Membuat Query dengan WizardUntuk membuat Query kita bisa memanfaatkan tabel dari database yang ada. Atau kita bisamembuat database baru lengkap dengan beberapa tabel.langkah berikut ini.[1] Buat database atau aktifkan database Administrasi

Sebagai bahan latihan ikuti

[2] Klik Query Wizard di bawah Object, Microsoft Access akan menampilkan jendela NewQuery.

[3] Klik Simple Query Wizard.

[4] Klik tombol drop-down untuk melihat table yang ada di database kita, dalam contohini Administrasi. Kemudian pilih tabel Data Siswa, maka field-field dari tabeltersebut akan tampil di bawah kolom Available Table1.Gunakan tombol > untuk mengambil field satu persatu dari suatu tabel2.Gunakan tombol >> untuk mengambil semua field dalam tabel3.Gunakan tombol < untuk membatalkan pengambilan satu field dari sutau tabel4.Gunakan tombol << untuk membatalkan semua field dalam tabel

[5] Pilih field-field yang ada di kotak Available Fields, kemudian klik tombol > satu persatusehingga semua(Selected Fields).

field yang dipilih tabel tersebut pindah ke kotak sebelah kanan

[6] kita juga bisa menggunakan dua buah atau beberapa tabel untuk sebuah Query.Sebagai contoh untuk latihan ini kita akan menggunakan dua buah tabel. Tabelpertama sudah kita kerjakan seperti langkah di atas. Kemudian untuk tabel keduaadalah Data Guru. Untuk mencari tabel tersebut klik tombol drop-down Table/Queriesdan pilih tabel Mapel.

[7] Setelah tabel Mapel tampak pilih semua field.[8] Klik tombol > di setiap field yang di pilih.[9] Pada kotak What title do you want for your query? Ketikkan nama Query kita, misalnya

Query-Mapel.[10] Klik Open the Query to view information[11] Klik tombol Finish untuk mengakhiri pekerjaan kita membuat Query dengan Simple

Query Wizard.

Page 24: KKPI_MICROSOFT ACCESS

Dengan terbentuknya Query ini kita sudah bisa bekerja dengan cepat dan mudah. Namundemikian kita juga harus mengetahui beberapa hal yang berhubungan dengan Querytersebut. Karena tanpa mengetahui hal-hal yang berhubungan dengan Query ini tetap akankesulitan untuk bekerja lebih jauh dengan memanfaatkan Query ini.

2.Membuat Query tanpa WizardMembuat Query tanpa Wizard pada dasarnya sama saja yaitu untuk membuat Query. Hanyapada saat kita melangkah membuat Query tanpa Wizard dari awal kita sudah dibawa kelingkungan Selected Query. Selected Query adalah jenis query yang paling umumdigunakan. Sama seperti menggunakan fasilitas Wizard, Query ini pun memilih data dari satuatau beberapa tabel dan menampilkan hasilnya dalam sebuah datasheet. Jika kitamengubah record dalam query itu, perubahan ini secara otomatis juga akan disimpan olehtabel yang menjadi sumber data Query tersebut. Begitu juga apabila kita menghapus sebuahrecord dalam sebuahmenjadi sumber data

Query maka secara otomatis juga akan disimpan oleh tabel yangQuery tersebut. Begitu juga apabila kita menghapus sebuah record

dalam sebuah Query maka secara otomatis record yang sama akan hilang dari tabel yangdijadikan dasar pembuatan Query tersebut.

2.1. Langkah Membuat Query Tanpa WizardUntuk membuat suatu Query tanpa Wizard atau lebih umum dikenal dengan Select Query,prosedur yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:[1] Aktifkan file database kita, misalnya Administrasi[2] Klik tab Query Design.[3] Klik Ok. Setelah itu Microsoft Access akan menampilkan kotak dialog Query dan Table.

[4] Pada kotak dialog Show Table terdapat beberapa tabel yang bisa digunakan sebagaidasar pembuatan Query. Pilih salah satu atau beberapa tabel yang akan digunakan

[5] Pilih tabel Data Siswa[6] Klik Add[7] Klik lagi tabel Mapel[8] Klik lagi Add[9] Klik Close jendela Show Table[10] Setelah kita menekan tombol Add di bagian atas akan tampil nama tabel lengkap

dengan field-fieldnya. Di sana sudah muncul relasi diantara tabel tesebut.Keterangan:FieldField dari sebuah tabel yang dipilih.TableNama tabel yang akan digunakan sebagai dasar pembuatan Query. kita bisa memilihbeberapa tabel dengan fieldnya masing-masing.SortDigunakan untuk menyortir/mengurutkan record-record yang dihasilkan oleh Queryberdasarkan sebuah field.ShowSecara default, semua field yang disertakan dalam tampilan Design Query akan munculdalam hasil query. Namun apabila kita menginginkan field tertentu tidak muncul,kosongkan kotak cek pada baris show di bawah field tersebut.

Page 25: KKPI_MICROSOFT ACCESS

CriteriaDigunakan untuk menentukan kriteria pemilihan record dari sumber data.OrDigunakan apabila kita memiliki lebuh dari satu kriteria.

[11] Klik di baris Field kolom pertama dan akan muncul tombol dropwown. Klik tomboldropdown tersebut untuk menentukan field yang diseleksi, misalnya field Nama Siswa,kemudian klik tombol dropdown untuk memilih tabel dan pilih Data Siswa.NIS (iniberarti kita memilih tabel Data Siswa dengan NIS sebagai Field yang dipilih)

[12] Klik di baris Field kolom kedua dan akan muncul tombol dropdown. Klik tomboldropdown tersebut untuk menentukan field yang diseleksi, misalnya DataSiswa.NamaSiswa (ini berarti kita memilih tabel Data Siswa dengan NamaSiswasebagai Field yang dipilih)

[13] Klik di baris Field kolom ketiga dan akan muncul tombol dropdown. Klik tomboldropdown tersebut untuk menentukan field yang diseleksi, misalnya DataSiswa.JenisKelaminSiswa (ini berarti kita memilihJenisKelaminSiswa sebagai Field yang dipilih)

tabel Data Siswa dengan

[14] Klik di baris Field kolom keempat dan akan muncul tombol dropdown. Klik tomboldropdown tersebut untuk menentukan field yang diseleksi, misalnya DataSiswa.TglLahirSiswa (ini berarti kita memilih tabel Data Siswa dengan TglLahirSiswasebagai Field yang dipilih)

[15] Klik di baris Field kolom kelima dan akan muncul tombol dropdown. Klik tomboldropdown tersebut untuk menentukan field yang diseleksi, misalnya DataSiswa.AlamatSiswa Bagian (ini berarti kita memilihAlamatSiswa sebagai Field yang dipilih)

tabel Data Siswa dengan

[16] Klik di baris Field kolom keenam dan akan muncul tombol dropdown. Klik tomboldropdown tersebut untuk menentukan field yang diseleksi, misalnya DataSiswa.KotaSiswa (ini berarti kita memilih tabel Data Siswa dengan KotaSiswa sebagaiField yang dipilih)1. Di baris Sort pilih Ascending2. Beri tanda cek pada baris Show

[17] Klik tombol Close untuk menutup Design View. Microsoft Access akan menampilkanpernyataan apakah kita akan menyimpan rancangan Query tersebut, klik tombol Yesuntuk menyimpan rancangan Query tersebut

[18] Ketikkan nama Query, misalnya QUERY SISWA[19] Klik Ok untuk menutup kotak dialog Save As sekaligus menyimpan rancangan Query

kita.Dengan demikian Query yang kita rancang sudah tampak di tab Queries di jendelaDatabase. Selanjutnya kita tinggal membuka dan melihat hasil rancangan Query tersebut.

2.2. Membuka Query yang Sudah DibuatUntuk membukanya Query yang kita buat prosedur yang harus kita lakukan adalah sebagaiberikut:[1] Klik nama Query kita, misalnya QUERY SISWA[2] Klik Open atau kita juga bisa dengan mengklik dua kali nama Query tersebut.Hasil query tersebut terdiri dari beberapa record dan beberapa field yang diambil dari duabuah tabel (Data Siswa dan Mapel).

2.2.1. Mengubah Ukuran Datasheet QueryDalam keadaan normal, Query yang telah dibuat biasanya data yang ada tampil di datasheettidak sepenuhnya terlihat. Untuk itu agar setiap record data dalam datasheet bisa terlihatdengan baik perlu dilakukan perubahan ukuran datasheet tersebut.Prosedur yang harus kita lakukan untuk mengubah ukuran atau lebar datasheet tersebutadalah sebagai berikut:

Page 26: KKPI_MICROSOFT ACCESS

[1] Buka file database kita, misalnya ADMINISTRASI. Sehingga akan tampil kotak dialogdatabase.

[2] Klik tab Query.[3] Klik dua kali salah satu Query yang sudah ada, misalnya QUERY Data Siswa.[4] Klik salah satu judul atau field yang akan diubah ukurannya sehingga database akan

berwarna hitam seperti diberi tanda block.[5] Pilih dan klik Column Widht. Setelah itu Microsoft Access akan menampilkan kotak

dialog Column Width.[6] Ketikkan angka sesuai dengan jumlah karakter sesuai dengan karakter masing-masing

record.[7] Klik Ok untuk menututup sekaligus menyimpan ketentuan tersebut.

2.2.2. Memanfaatkan Parameter dalam QueryYang dimksud dengan parameter adalah suatu proses yang dilaksanakan oleh MicrosoftAccess untuk menyaring data sehingga bisa menggunakan beberapa fungsi dan manfaatdalam sebuah Query. Sehingga kita tidak perlu membuat bermacam-macam tabel Queryuntuk setiap masalah. Dengan memanfaatkan parameter ini kita bisa dengan mudah dancepat mengerjakan berbagai masalah hanya dengan satu buah Query saja.Sebagai contoh. kita akan mengolah QUERY Data Siswa. Di mana dalam Query tersebutterdapat banyak record dengan data yang berbeda-beda. Dalam hal ini kita hanya akanmemilih record Nama Siswa, TglLahirSiswa dan AlamatSiswa tertentu saja. Maka proseduryang harus kita lakukan adalah sebagai berikut:[1] Klik file database kita, misalnya ADMINISTRASI[2] Klik tab Query[3] Pilih dan klik QUERY Data Siswa[4] Klik Design. Setelah itu program akan menampilkan kotak dialog query data siswa :

Select Query[5] Dalam sel Criteria di bawah field NamaSiswa ketikkan [NAMA][6] Kemudian di bawah field TglLahirSiswa ketikkan [UMUR TERTINGGI][7] Klik tombol Close untuk menutup kotak dialog Select Query tersebut. Setelah itu

program akan menampilkan kotak pertanyaan Do youthe design of Query QUERY DATA SISWA?

want to Save changes to

[8] Klik tombol Yes untuk menyimpan ketentuan perubahan tersebut.[9] Untuk melihat hasil Query tersebut klik dua kali QUERY Data Siswa.

3. Query Tingkat LanjutKini kita akan belajar menggunakan fungsi Count dan Sum dalam Query. Count digunakanuntuk menghitung jumlah record yang satu atau beberapa fieldnya memiliki nilai tertentu.Dalam tabel Data Guru, kita bisa menggunakan fungsi Count untuk menghitung berapa kaliguru A mendapatkan gaji dalam sebulan.kita juga akan belajar mengenai field hitungan (calculated field) dalam query. Field hitungan,seperti yang kita menghasilkan nilai berdasarkan rumus yang dimasukan pada saat kitamerancang query itu.

3.1. Menggunakan CountUntuk menggunakan fungsi Count. Fungsi Count ini tidak menghitung total sebuah field,tetapi hanya menghitung jumlah record yang mempunyai nilai tertentu. Query yang kitabuat akan menggunakan tabel Guru dari Database Administrasi.[1] Dalam jendela Database, klik Queries di bawah Object[2] klik New. Kotak dialog New Query muncul.[3] Klik Design View, Lalu klik Ok. Tampilan Design Query dan kotak dialog Show Table

muncul.[4] Klik dua kali tabel Guru dan Mapel dalam kotak dialog Show Table untuk memilih

keduanya, lalu klik tombol Close.

Page 27: KKPI_MICROSOFT ACCESS

[5] Tabel yang telah kita pilih akan muncul di bagian atas kiri design. Hubungkan satu – kebanyak antara kedua tabel juga ditampilkan.

[6] Klik dua kali field Gaji dari tabel Guru serta field Nama Lengkap dan Nama Mapel daritabel Guru untuk menyalin ketiga field ke kiri design. Field Nama Lengkap dan NamaMapel adalah mewakili field Guru, sedangkan field Gaji adalah field yang dihitung.

[7] Untuk mengakses fungsi Count, klik tombol Total di toolbar.[8] Baris total akan muncul di kisi.[9] Klik sel Total di bawah field Gaji.[10] Klik panah yang muncul di sebelah kanannya untuk menampilkan daftar fungsi yang

digunakan dalam Access untuk melakukan bermacam perhitungan. Dari daftar itu, pilihCount.

[11] Klik baris Sort di bawah field nama Guru.[12] Klik panah yang muncul dan pilihlah Ascending dan daftar untuk mengurutkan record

berdasarkan nama perusahaan dalam urutan menaik.[13] Pastikan kotak periksa dalam baris Show di bawah tiap field diberi tanda, lalu klik Menu

View dan klik Datasheet View. Setelah itu Microsoft Access akan menampilkan hasilQuery.

[14] Tutup query tersebut dan simpan, kemudian beri nama Count Gaji.

3.2. Menjumlahkan Gaji dan TunjanganDalam latihan ini kita akan membuat field hitungan dalam sebuah query untuk menentukanberapa Gaji Total Guru pada suatu sekolah. Gaji total ini bisa diperoleh denganmenjumlahkan field Gaji di tabel Guru dengan field Tunjangan. kita juga bisa menggunakanbeberapa tabel yang berbeda untuk menghitung dalam Query ini tergantung kebutuhansaja. Namun dalam contoh ini walaupun menggunakan dua buah tabel tetapi hanya tabelguru saja yang ada field keuangan dalam hal ini gaji dan tunjangan.Untuk memulainya langkah yang harus kita lakukan adalah sebagai berikut:[1] Dalam jendela Database, klik Query Design di bawah Objects.[2] Dari tab table klik ganda table Guru dan tabel Mapel untuk memilih tabel tersebut.[3] Klik Close untuk menutup kotak dialog Show Table. Ketiga tabel dan hubungan antara

ketiganya akan ditampilkan di bagian atas kisi desain.[4] Klik ganda field Nama Mapel di tabel Mapel, dan Nama Lengkap, Gaji dan Tunjangan di

tabel guru[5] Kini kita perlu membuat field kelima yang berisi Gaji Bersih. Klik sel di sebelah kanan

field Tunjangan lalu ketikkan Gaji Bersih: (Gaji) +(Tunjangan). “Gaji Bersih”adalah nama field baru yang berisi field untuk menampung hasil perhitungan Gajiditambah Tunjangan.

[6] Klik baris sort di bawah field Guru. Klik pada panah yang muncul dan pilih Ascendingdari daftar untuk mengurutkan record berdasarkan nama lengkap secara menaik.

[7] Klik ikon Datasheet View di toolbar. Access akan menampilkan hasil query yangmerupakan proses pembuatan Query dan hasil dari Query menggunakan perhitunganyaitu menjumlahkan field gaji dan field tunjangan.

Setelah selesai kita simpan Query tersebut dan beri nama Query Total.

Page 28: KKPI_MICROSOFT ACCESS

BAB 5MEMBUAT DAN MENGGUNAKAN REPORT

PendahuluanDi bagian ini merupakan gambaran dan cara-cara membuat laporan dengan MicrosoftAccess. Laporan yang akan dibuat bisa dengan berbagai cara. Cara yang umum dan banyakdigunakan adalah dengan memanfaatkan fasilitas Wizard yang disediakan Microsoft Access.Setelah terbentuk file report baru mengeditnya, sehingga akan sesuai dengan kebutuhan.Untuk jelasnnya di bagian ini akan dijelaskan pembuatan laporan atau report dan mengeditfile report tersebut.

1. Membuat reportUntuk membuat suatu laporan dalam Access tidak terlalu sulit. Namun tentu saja adaaturan-aturannya. Begitu juga cara membuatnya bisa dilakukan dengan berbagai cara, bisamenggunakan fasilitas Wizard, bisa juga secara manual. Bahkan tidak menutupkemungkinan membuat laporan dengan menggunakan aplikasi lain seperti Microsoft Word.Untuk jelasnya prosedur berikut akan memberikan gambaran bagaimana membuat laporanmenggunakan fasilitas Wizard.[1] Aktifkan file database kita, misalnya Data Siswa.[2] Pilih tab Report.[3] Klik Report Wizard[4] Klik tombol dropdown untuk mamilih tabel yang akan ditangani, misalnya tabel Data

Siswa[5] Klik Ok[6] Setelah itu program akan menampilkan jendela Reporrt Wizard seperti Gambar

berikut.

[7] Klik tombol tepat di atas field yang dipilih sehinggaField, misalnya NIS

[8] Klik tombol tepat di atas field yang dipilih sehinggaField, misalnya NamaSiswa

[9] Klik tombol tepat di atas field yang dipilih sehinggaField, misalnya JenisKelaminSiswa

[10] Klik tombol tepat di atas field yang dipilih sehinggaField, misalnya TglLahirSiswa

[11] Klik tombol tepat di atas field yang dipilih sehinggaField, misalnya AlamatSiswa

[12] Klik tombol tepat di atas field yang dipilih sehinggaField, misalnya KotaSiswa

[13] Setelah selesai menyeleksi field hasilnya seperti :

menampilkan kolom Selected

menampilkan kolom Selected

menampilkan kolom Selected

menampilkan kolom Selected

menampilkan kolom Selected

menampilkan kolom Selected

Page 29: KKPI_MICROSOFT ACCESS

[14] Klik Next untuk melanjutkan sehingga akan tampil jendela Wizard seperti:

[15] Langsung saja klik Next[16] Setelah itu program menampilkan Wizard yang akan menanyakan apakah kita akan

menentukan kriteria pengurutan dalam report yang dibentuk? Jika tidak klik lagi Next.Setelah itu program akan menampilkan jendela Wizardtipe report yang dikehendaki seperti :

untuk menentukan jenis dan

[17] Klik Tabular[18] Klik Potrait

[19] Klik Next untuk melanjutkan, setelah itu program akan menampilkan jenis yangdikehendaki, untuk contoh ini kita pilih Module

Page 30: KKPI_MICROSOFT ACCESS

[20] Klik Next[21] Klik Next. Setelah itu Microsoft Access akan menampilkan jendela dan pernyataan

apakah kita setuju dengan nama dan report default sesuai dengan nama tabelnya? Jikatidak ketikkan nama report kita, misalnya Report Data Siswa

[22] Klik Preview Report

[23] Klik tombol Finish untuk mengakhiri pekerjaan kita. Biarkan program bekerja dansetelah itu segera tampil di layar komputer hasil desain report kita.

[24] Klik tombol Close untuk menutup contoh tayangan report yang terbentuk.Setelah laporan tersebut terbentuk kita bisa mengubah dan mengeditnya. Maksudnya adalahuntuk menyesuaikan dengan kebutuhan laporan kita.

2. Mengedit ReportReport yang sudah terbentuk dengan memanfaatkan fasilitas Report Wizard bisa diedit dandiperbaiki, sehingga sesuai dengan kebutuhan kita. Banyak cara yang bisa kita lakukanuntuk memperbaiki laporan tersebut. Salah satunya adalahlangkah yang akan saya jelaskan berikut.[1] Klik tab Report.

dengan mengikuti beberapa

[2] Klik mouse kitaSiswa.

tepat di atas nama report yang sudah ada, misalnya Report Data

[3] Klik Design. Setelah itu jendela pengeditan report segera tampil :1.Report Header digunakan untuk membuat judul laporan.

Page 31: KKPI_MICROSOFT ACCESS

2.Page Header digunakan untuk menyimpan judul dari masing-masing item atau fieldsecara lengkap.

3.Detail digunakan untuk memasukkan field-field dari tabel yang akan dibuatlaporannya.

4.Page Footer digunakan untuk memasukkan atribut lain dalam suatu laporan,misalnya garis penutup, tanggal laporan, halaman, dan sebagainya.

2.1. Mengatur PropertiesReport yang sudah dibentuk dengan Report Wizard belum bisa dijadikan laporan yang sesuaidedngan kebutuhan, karena masih menggunakan default yang disediakan Microsoft Access.Untuk itu kita perlu mengatur propertiesnya.Untuk mengubah Properties laporan tersebut, langkah yang harus kita lakukan adalahsebagai berikut:[1] Klik judul laporan, misalnya Report Data Siswa.[2] Klik kanan mouse kita untuk menampilkan Menu Popup[3] Klik Properties. Setelah itu akan tampil jendela properties seperti berikut:

[4] Klik Tab Format[5] Klik mouse tepat di kolom Caption, kemudian ganti Report Data Siswa dengan Daftar

Nama-nama Siswa

[6] Klik kolom Widht dan ubah menjadi 20[7] Klik kolom Top dan ubah menjadi 0,199[8] Klik kolom Left dan ubah menjadi 0,101[9] Klik kolom Height dan ubah menjadi 0,7[10] Klik kolom Font Size, kemudian ganti dari Font Default menjadi 14[11] Klik tab Other, kemudian ketikkan di kolom Name Nama Siswa[12] Klik tombol Close untuk menutup jendela Properties[13] Klik ikon Preview untuk melihat hasilnya[14] Klik tombol seperti

2.2. Memasukkan TanggalMasih dalam Report Design, sekarang kita lanjutkan dengan memasukkan tanggal laporantersebut di bawah judul laporan. Posedurnya sebagai berikut:[1] Klik ikon Toolbox untuk menampilkan kelompok ikon tersebut[2] Klik Ikon Label di kelompok Toolbox, kemudian pointer mouse bawa dan tempatkan

di bawah judul laporan di bawah kelompok Report Header dan klik mouse kita

Page 32: KKPI_MICROSOFT ACCESS

[3] Kemudian ketikkan Keadaan Tanggal. Setelah itu klik mouse kita[4] Tampilkan Menu Insert dan pilih Date and Time. Setelah itu akan tampil jendela

Date and Time.[5] Klik jendela Included Date[6] Klik jenis atau format tanggal yang dikehendaki[7] Klik Ok.[8] Setelah menekan tombol OK di bawah Report Header akan muncul desain Date and

Time. Lalu kita atur propertiesnya. Atau bisa saja kita menggesernya menggunakanmouse sehingga berada di samping teks Keadaan Tanggal:

[9] Klik Tombol Close. Setelah itu program akan menanyakan apakah desain tersebutakan kita simpan? Jawab Yes pada saat pernyataan tersebut.

2.3. Menampilkan Report dalam PreviewUntuk melihat hasilnya kita klik ikon Preview di jendela Database. Atau bisa juga denganmenampilkan Menu File, lalu pilih Print Preview.

Dengan penjelasan tersebut kita sudah bisa membuat report walaupun masih sangatsederhana. Namun demikian untuk memperbaiki report tersebut kita bisa mengerjakannyasendiri. Mengenai jenis layout dari laporan tersebut bisa kita pilih dan disesuaikan dengankebutuhan suatu laporan. Prosedurnya juga tidak terlalu berbeda, dan saya yakin kita akanmampu mengerjakanmodern.

laporan yang baik sesuai dengan kebutuhan Administrasi sekolah

Page 33: KKPI_MICROSOFT ACCESS

BAB 6MEMBUAT MENU DAN TOMBOL OPERASI

PendahuluanBagian ini akan menjelaskan cara membuat tombol seperti tombol Edit, tombol Print, dansebagainya yang ditempatkan dalam suatu form sehingga memudahkan operasi formtersebut. Di samping itu, akan dijelaskan bagaimana membuat Main Menu dalam MicrosoftAccess dan mengkompilasi file yang dibuat dengan Microsoft Access.1. Membuat tombol (Tombol Command)Apabila kita menggunakan form untuk memasukkan dan mengedit data, maka akan lebihbaik jika ditempatkan beberapa tombol operasi yang berhubungan dengan form tersebut,misalnya tombol Simpan, Tombol Exit, Tombol Print, dan sebagainya.

1.1. Menggunakan Record NavigationMicrosoft Access menyediakan beberapa fasilitas yang berhubungan dengan pembuatantombol tersebut. Untuk jelasnya berikut ini akan saya jelaskan cara atau prosedur membuatdan mendefinisikan tombol command dalam suatu form.[1] Buka file database kita, misalnya Administrasi.[2] Klik tab Form.[3] Plih dan klik salah satu form yang akan ditangani, misalnya Form Data Siswa.[4] Klik Design. Setelah itu Design Form segera tampil di layar komputer kita.[5] Klik Ikon Toolbox di kelompok Toolbar.[6] Klik tombol Command Button. Setelah itu pointer mouse akan berubah menjadi

tanda + (plus) dan membawa kotak persegi panjang berwarna putih.[7] Bawa dan tempatkan kursor tersebut di bagian bawah Page Frame di atas Form

Footer.[8] Klik mouse kita. Setelah itu akan tampil tombol Command dan pada saat yang hampir

bersamaan tampil jendela Command Button Wizard.[9] Klik Record Navigation di kolom Categories.[10] Klik Find Record di kolom Actions.[11] Klik tombol Next untuk melanjutkan. Setelah itu Microsoft Access akan menampilkan

jendela Command Button wizard berikutnya.[12] Klik Text, lalu ketikkan Cari.[13] Klik lagi tombol Next. Kembali jendela Command Button Wizard.[14] Ketikkan nama tombol tersebut, misalnya Cari.[15] Klik tombol Finish.

1.2. Membuat Record OperationsUntuk menempatkan perintah Record Operations berupa tombol bias kita buat dengan carayang telah saya jelaskan di atas. Namun untuk jelasnya kita ikuti langkah berikut ini :[1] Design Form bernama Data Siswa dalam keadaan masih aktif.[2] Klik tombol Command Button. Setelah itu pointer mouse akan berubah menjadi

tanda + (plus) dan membawa kotak persegi panjang berwarna putih[3] Bawa dan tempatkan kursor tersebut di bagian bawah Page Frame di atas Form

Footer[4] Klik mouse kita. Setelah itu akan tampil tombol Command dan pada saat yang hamper

bersamaan tampil jendela Command Button Wizard.[5] Klik Record Operations di kolom Categories.[6] Klik Add New Record di kolom Actions.[7] Klik tombol Next untuk melanjutkan. Setelah itu Microsoft Access akan menampilkan

jendela Command Button Wizard.[8] Klik Picture.

Page 34: KKPI_MICROSOFT ACCESS

[9] Klik lagi tomboltampil.

Next. Kembali jendela Command Button Wizard berikutnya akan

[10] Ketikkan nama tombol tersebut, misalnya Tambah Record.[11] Klik tombol Finish.

1.3. Membuat Tombol Form OperationsUntuk menempatkan perintah Form Operations berupa tombol bisa kita buat dengan carayang telah saya jelaskan di atas. Namun untuk jelasnya kita ikuti langkah berikut ini :[1] Design Form bernama Data Siswa dalam keadaan masih aktif.[2] Klik tombol Command Button. Setelah itu pointer mouse akan berubah menjadi

tanda + (plus) dan membawa kotak persegi panjang berwarna putih.[3] Bawa dan tempatkan kursor tersebut di bagian bawah Page Frame di atas Form

Footer.[4] Klik mouse kita. Setelah itu akan tampil tombol Command dan pada saat yang hampir

bersamaan tampil jendela Command Button Wizard.[5] Klik Report Operations di kolom Categories.[6] Klik Print Report di kolom Actions.[7] Klik tombol Next untuk melanjutkan. Setelah itu Microsoft Access akan menampilkan

jendela Command Button.[8] Klik Report Data Siswa yang akan ditangani perintah ini.[9] Klik Next.[10] Setelah kita menekan tombol Next segera tampil jendela Command Button Wizard

berikutnya.[11] Klik Picture[12] Pilih Printer[13] Klik lagi tombol Next. Akan segera tampil jendela Command Button Wizard berikutnya.[14] Ketikkan nama tombol tersebut, misalnya Mencetak Report[15] Klik tombol Finish[16] Klik tombol Close

[17] Pada saat Access menampilkan pernyataan apakah form tersebut akan disimpan atautidak, maka kita jawab Yes.

Untuk membuat tombol lain kita bisa melakukannya sendiri. Prosedurnya sama seperti yangtelah saya jelaskan di atas.

2. Membuat MenuBiasanya apabila form dan table dalam suatu file database sudah sangat banyak, maka perludibuat suatu menu untuk memudahkan proses.

Untuk membuat Menuberikut:

dengan memanfaatkan fasilitas Switchboard prosedurnya sebagai

[1] Jalankan file database kita, misalnya database Data Siswa[2] Setelah database tampil di layar komputer tampilkan Menu Tool.[3] Pilih dan klik Database Utilities[4] Pilih dan klik Switchboard Manager. Setelah itu akan tampil seperti gambar berikut :

Page 35: KKPI_MICROSOFT ACCESS

[5] Setelah itu Microsoft Access akan menampilkan jendela Switchboard Managerseperti gambar :

[6] Klik tombol New untuk membuat nama Switchboard baru[7] Setelah menekan tombol New program akan menampilkan jendela berikutnya.[8] Ketikkan nama Switchboard kita, misalnya Menu Database Data Siswa

[9] Klik OK dan kembali ke jendela awal[10] Klik nama Switchboard kita[11] Klik tombol Make Default

2.1. Menambahkan ItemUntuk menambahkan item dalam menu tersebut prosedur adalah sebagai berikut:[1] Jendela Switchboard kita dalam keadaan aktif[2] Klik nama Switchboard kita, misalnya Menu Database Data Siswa[3] Klik Edit. Setelah itu jendela Sub Switchboard segera tampil.[4] Klik New. Setelah itu segera tampil jendela pengeditan yang harus kita kerjakan.[5] Klik mouse kita di kolom Text, kemudian ketikkan teks yang akan mengisi item dan

perintah baris tersebut, misalnya Menambah Data[6] Klik tombol dropdown di pilihan Command untuk memilih perintah yang berhubungan

dengan option yang kita ambil, misalnya Open Form in Add Mode[7] Klik tombol drop-down di pilihan Form. Klik salah satu form yang akan kita masukkan

ke dalam Menu tersebut, misalnya Data Siswa.[8] Klik Ok

2.1. Menambah Item Barukita telah membuat nama menu dan item untuk baris pertama. Sekarang buatlah Item untukbaris berikutnya.Prosedurnya sebagai berikut:[1] Klik New untuk menambah Item baru. Setelah itu segera tampil jendela pengeditan

yang harus kita kerjakan.[2] Klik mouse kita di kolom Text, kemudian ketikkan teks yang akan mengisi item dan

perintah baris tersebut, misalnya Mengedit Data[3] Klik tombol drop-down di pilihan Command untuk memilih perintah yang

berhubungan dengan option yang kita ambil, misalnya Open Form in Edit Mode[4] Klik tombol drop-down di pilihan Form. Klik salah satu form yang akan kita masukkan

ke dalam Menu tersebut, misalnya Data Siswa.[5] Klik OK

2.3. Membuat Item ReportUntuk membuat Item ini pada dasarnya sama saja. Untuk jelasnya ikuti prosedur berikut:[1] Klik New untuk menambah Item baru. Setelah itu segera tampil jendela pengeditan

yang harus kita kerjakan.

Page 36: KKPI_MICROSOFT ACCESS

[2] Klik mouse kita di kolom Text, kemudian ketikkan teks yang akan mengisi Item danperintah baris tersebut, misalnya Mencetak Laporan

[3] Klik tombol dropdown di pilihan Command untuk memilih perintah yang berhubungandengan option yang kita ambil, misalnya Open Report

[4] Klik tombol drop-down di pilihan Form. Klik salah satu form yang akan kitamasukkan ke dalam Menu, misalnya Report Data Siswa

[5] Klik OK

Membuat Item Exit ApplicationsUntuk membuat item ini pada dasarnya sama saja. Untuk jelasnya ikuti prosedur berikut:[1] Klik New untuk menambah Item baru. Setelah itu segera tampil jendela pengeditan

yang harus kita kerjakan[2] Klik mouse kita di kolom Text, kemudian ketikkan teks yang akan mengisi Item dan

perintah baris tersebut, misalnya Keluar Access[3] Klik tombol drop-down di pilihan Command untuk memilih perintah yang

berhubungan dengan option yang kita ambil, misalnya Exit Application.[4] Klik OK[5] Klik tombol Close[6] Klik lagi tombol Close

2.5. Memasukkan Image (gambar)kita bisa memasukkan logo perusahaan atau gambar lain yang sudah tersedia. Sebagaibahan latihan kita bisa menggunakan gambar atau Clipart yang tersedia. Prosedurnyasebagai berukut:[1] Aktifkan file database kita, misalnya Data Siswa[2] Klik Form[3] Klik tab Switchboard[4] Klik Design[5] Klik kanan di kolom yang berwarna hijau di area desain Form Switchboard. Setelah itu

segera tampil Menu Popup[6] Klik Properties. Access akan menampilkan kotak dialog Image Properties.[7] Klik tab Format.[8] Klik tombol drop-down untuk mencari file Image. Setelah itu segera tampil kotak dialog

Insert Picture.[9] Klik tombol drop-down untuk mencari lokasi tempat menyimpan file Image atau

gambar[10] Klik salah satu Image atau gambar yang kita sukai[11] Klik OK[12] Atur penempatan dan posisi gambar sehingga menarik[13] Klik tombol Close dari Form Design Switchboard tersebut. Setelah itu akan tampil

pernyataan seperti berikut:[14] Klik atau tekan tombol Yes

2.5. Menjalankan Switchboard yang sudah dibangunUntuk menjalankan Switchboard yang kita bangun sama seperti kita menjalankan suatuform. Untuk jelasnya ikuti langkah berikut ini:[1] Jalankan atau buka file Database kita apabila kita sudah menutup file tersebut[2] Klik tab Form[3] Klik dua kali form bernama Switchboard yang kita buat.Untuk menjalankan form menambah data siswa tidak terlalu sulit. Karena formnya sudahtersedia. Jadi dalam hal ini kita tinggal menambah data saja sesuai kebutuhan.kita bisamenambah dan mengurangi pilihan menu tersebut sesuai dengan kebutuhan.

~ SELAMAT BELAJAR SEMOGA SUKSES ~