Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System)pdf.nsc.ac.id/4-4. Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System... · Buku induk barang inventaris ... Adalah buku pembantu yang digunakan

Kearsipan Sistem Subyek(Subject Filing System)

Evada El Ummah Khoiro, S.AB., M.AB

Hajar Cherry Puspalillah, S.AB., M.AB

Pengertian

• Sistem subjek adalah kode penyimpanan berdasarkan pokok isi ataumasalah.

• Dalam penyelenggaraan sistem perihal (pokok masalah) ini makapetugas kearsipan harus menentukan terlebih dahulu hal-hal apayang pada umumnya dipermasalahkan dengan surat yangbersangkutan. Misalnya, subyek “Keuangan”, “Kepegawaian”, danseterusnya.

Merancang klasifikasi masalah

• Dalam menerapkan filing sistem masalah yang diutamakan adalah menyusun Daftar Klasifikasi.

Kelebihan & Kekurangan

Pokok masalah mudah diingat, dapat diterapkan untuk semua jenis organisasi, fleksibel.

Dibutuhkan SDM yang berpengetahuan tinggi dalam menentukan pokok permasalahan

DAFTAR KLASIFIKASI MASALAH SUBMASALAH

(LAJUR PEMBANTU)

DAFTAR KLASIFIKASI MASALAH SAMPAI

PADA SUB-SUBMASALAH (LAJUR

KELOMPOK KECIL)

PENEMPATAN ARSIP MENURUT

KLASIFIKASI SUBJEK

Tingkat I : masalahutama (masalahyang paling luas).

Tingkat II : sub masalah (masalahyang lebih kecildari masalahutama).

Tingkat III : sub-sub masalah(masalah yang lebihkecil dari sub masalah).

Tugas:

• Inventarisasi secara digital dg Sistem Subjek “Departemen Umum”

• Buatlah inventarisasi Perlengkapan & Peralatan kantor di Google Spreadsheet.

◦ A. Umum

◦ A. Buku induk barang inventaris

◦ A.1 Peralatan

◦ A.1.1 Buku golongan barang inventaris

◦ A.2 Alat Tulis

◦ A.2.1 Buku catatan barang non inventaris

◦ A.3 Mesin kantor

Klasifikasi Peralatan & Perlengkapan Kantor

Perlengkapan Kantor

Barang Bergerak

Barang habis pakai

Digunakan satu kali pakai, dimana barang

ini habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya

Contoh : kertas, tinta,

karbon, pensil, map

Barang tidak habis pakai

Digunakan berulang kali dan tahan lama

dalam pemakaiannya

Misalnya : mesin tik, perforator,

gunting, lemari arsip, pesawat

teleponBarang Tidak

Bergerak

misalnya tanah,

gedung, dsb

Pengadministrasian barang inventaris dilakukan dalam:

Buku induk barang inventaris

Buku golongan barang inventaris

Buku catatan barang non inventaris

a. Buku induk barang inventaris

Adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor dan sekaligus merupakan sumber informasi yang diandalkan mengenai segala macam data yang diperlukan tentang barang-barang inventaris kantor.

BUKU INDUK BARANG INVENTARIS

Nama : …………………….. Alamat : ……………………..

No.

Urut

Tanggal

Pembukuan

Kode

Barang

Nama

Barang

Ket.Barang

(merk,

ukuran dsb)

JumlahNama

Satuan

Tahun

Pembuatan

Asal

Barang

Kelengkapan

dokumen dan

tanggal

penyerahan

barang

Keadaan

BarangHarga Ket.

b. Buku golongan barang inventarisAdalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi dan kode barang yang telah ditentukan di dalam lingkungannya. (barang tidak habis pakai)

BUKU GOLONGAN BARANG INVENTARIS

Nama : …………………….. Alamat : …………………….. Golongan Barang : …………………….. Kode Barang : ……………………..

No.

Urut

No. Urut

Buku

Induk

Kode

Barang

Nama

Barang

Ket. Barang

(Merk,

Nomor,

Ukuran)

JumlahNama

Satuan

Tahun

Pembuatan

Keadaan

BarangHarga Lokasi Ket.

c. Buku catatan barang non inventarisadalah buku yang digunakan mencatat semua barang non inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor. (barang-barang habis pakai).

BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS

Nama : ……………………..

Alamat : ……………………..

No.

Urut

Nama

Barang

No.

Kartu

Stock

Ket.

Barang

(Merk,

Nomor,

Ukuran)

JumlahNama

Satuan

Tahun

Pembuatan

Asal

Barang

Kelengkapan

dokumen

dan tanggal

penyerahan

dokumen

Keadaan

barang

Harga

Ket.

Satuan Jumlah

TUGAS• Buat folder dg judul “DEPARTEMEN UMUM”

• Inventarisasi peralatan & perlengkapan di laboratorium SIMBIS

• Setelah diinventarisasi, catat / buat dalam Google Spreadsheet

• Lengkapi dg foto barang (untuk melihat kelayakan/keadaan barang)

• Simpan Spreadsheet dengan judul:• Buku induk barang inventaris

• Buku golongan barang inventaris

• Buku catatan barang non inventaris

THANK YOU, Mercy, & Gracias

Any Questions?

See You Next Week