Jurnal Murni Sadar 40 Vol. 7 No. 1 April 2017 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA BUANA SELULAR INDONESIA Erikson Damanik (Politeknik Bisnis Indonesia) Abstrak Buana Selular Indonesia merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang distribusi berbagai merk handphone. Saat ini Buana Selular Indonesia menggunakan Microsoft Excel dalam proses pencatatan transaksi pembelian, penjualan, stock, maupun pelunasan hutang dan piutang. Masalah yang terjadi adalah penyajian laporan pembelian, penjualan dan persediaan tidak tepat waktu dan tidak akurat, pelayanan informasi persediaan barang kepada pelanggan kurang bagus, serta tidak terkontrolnya hutang dan piutang yang telah jatuh tempo. Untuk menangani masalah, penulis mengusulkan sebuah sistem informasi yang berbasis komputerisasi dengan menggunakan metodologi pengembangan sistem SDLC. Dengan menggunakan sistem informasi ini dapat dilakukan penginputan data secara komputerisasi dan memudahkan pembuatan laporan yang diperlukan perusahaan. Dari hasil perancangan penulis, diharapkan dapat dijadikan sebagai bahan masukan untuk tahap pembuatan aplikasi sehingga dapat membantu perusahaan untuk mengatasi masalah yang ada selama ini. Kata Kunci : Handphone, SDLC, Manajemen, Pembelian, Penjualan, Stock. Hutang, Piutang. PENDAHULUAN Teknologi komputer sangat diperlukan dalam pengolahan data agar dapat menjadi informasi yang berguna dengan tingkat keakuratan dan kecepatan yang tinggi. Saat ini, banyak perusahaan yang telah menerapkan sistem terkomputerisasi dalam mengatur dan mengelola kegiataan bisnisnya. Salah satu jenis sistem terkomputerisasi yang diterapkan adalah sistem informasi manajemen (SIM) yang merupakan sistem informasi yang sudah terkomputerisasi yang bekerja karena adanya interaksi antara manusia dan komputer. Hal ini dilakukan agar perusahaan tersebut mampu bersaing dengan perusahaan pesaing lainnya di era globalisasi ini. Buana Selular Indonesia merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang distribusi berbagai merk handphone. Saat ini Buana Selular Indonesia menggunakan Microsoft Excel dalam proses pencatatan transaksi pembelian, penjualan, stock, maupun pelunasan hutang dan piutang. Kendala yang dihadapi oleh perusahaan dengan menggunakan aplikasi ini adalah sulitnya diketahui data pemesanan pembelian dari perusahaan yang sudah atau belum terpenuhi karena aplikasi belum menyediakan informasi tersebut dan harus dilakukan pencarian lagi secara manual. Pada bagian penjualan sulit memberikan pelayanan yang cepat dan tepat kepada pelanggan karena keterlambatan pemrosesan data penjualan. Pencatatan stock yang kurang efektif dan tidak akurat karena dilakukan secara manual. Untuk pembuatan laporan, dibutuhkan waktu yang cukup lama karena data yang akan dibuat berasal dari beberapa file yang terpisah. Selain itu, data hutang dan piutang juga sering tidak up to date sehingga sering terjadi penunggakan piutang dalam skala besar oleh customer ataupun sering terjadi keterlambatan pembayaran hutang yang telah jatuh tempo yang mengakibatkan perusahaan sering mendapat teguran dari supplier. Dari alasan tersebut, maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat mempercepat proses transaksi dan penyusunan laporan.
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Jurnal Murni Sadar
40Vol. 7 No. 1 April 2017
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA BUANASELULAR INDONESIA
Erikson Damanik(Politeknik Bisnis Indonesia)
Abstrak
Buana Selular Indonesia merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang distribusiberbagai merk handphone. Saat ini Buana Selular Indonesia menggunakan Microsoft Excel dalamproses pencatatan transaksi pembelian, penjualan, stock, maupun pelunasan hutang dan piutang.Masalah yang terjadi adalah penyajian laporan pembelian, penjualan dan persediaan tidak tepatwaktu dan tidak akurat, pelayanan informasi persediaan barang kepada pelanggan kurang bagus,serta tidak terkontrolnya hutang dan piutang yang telah jatuh tempo.
Untuk menangani masalah, penulis mengusulkan sebuah sistem informasi yang berbasiskomputerisasi dengan menggunakan metodologi pengembangan sistem SDLC. Denganmenggunakan sistem informasi ini dapat dilakukan penginputan data secara komputerisasi danmemudahkan pembuatan laporan yang diperlukan perusahaan.
Dari hasil perancangan penulis, diharapkan dapat dijadikan sebagai bahan masukanuntuk tahap pembuatan aplikasi sehingga dapat membantu perusahaan untuk mengatasi masalahyang ada selama ini.
Kata Kunci : Handphone, SDLC, Manajemen, Pembelian, Penjualan, Stock. Hutang, Piutang.
PENDAHULUAN
Teknologi komputer sangat diperlukan dalam pengolahan data agar dapat menjadiinformasi yang berguna dengan tingkat keakuratan dan kecepatan yang tinggi. Saat ini, banyakperusahaan yang telah menerapkan sistem terkomputerisasi dalam mengatur dan mengelolakegiataan bisnisnya. Salah satu jenis sistem terkomputerisasi yang diterapkan adalah sisteminformasi manajemen (SIM) yang merupakan sistem informasi yang sudah terkomputerisasi yangbekerja karena adanya interaksi antara manusia dan komputer. Hal ini dilakukan agar perusahaantersebut mampu bersaing dengan perusahaan pesaing lainnya di era globalisasi ini.
Buana Selular Indonesia merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang distribusiberbagai merk handphone. Saat ini Buana Selular Indonesia menggunakan Microsoft Excel dalamproses pencatatan transaksi pembelian, penjualan, stock, maupun pelunasan hutang dan piutang.Kendala yang dihadapi oleh perusahaan dengan menggunakan aplikasi ini adalah sulitnyadiketahui data pemesanan pembelian dari perusahaan yang sudah atau belum terpenuhi karenaaplikasi belum menyediakan informasi tersebut dan harus dilakukan pencarian lagi secara manual.Pada bagian penjualan sulit memberikan pelayanan yang cepat dan tepat kepada pelanggan karenaketerlambatan pemrosesan data penjualan. Pencatatan stock yang kurang efektif dan tidak akuratkarena dilakukan secara manual. Untuk pembuatan laporan, dibutuhkan waktu yang cukup lamakarena data yang akan dibuat berasal dari beberapa file yang terpisah. Selain itu, data hutang danpiutang juga sering tidak up to date sehingga sering terjadi penunggakan piutang dalam skala besaroleh customer ataupun sering terjadi keterlambatan pembayaran hutang yang telah jatuh tempoyang mengakibatkan perusahaan sering mendapat teguran dari supplier. Dari alasan tersebut, makadibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat mempercepat proses transaksi dan penyusunanlaporan.
Jurnal Murni Sadar
41Vol. 7 No. 1 April 2017
Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik mengambil judul : “Analisis danPerancangan Sistem Informasi Manajemen pada Buana Selular Indonesia”.
1.2. Rumusan MasalahDari latar belakang tersebut, diidentifikasi beberapa permasalahan utama :
1. Penyajian laporan pembelian, penjualan dan persediaan tidak tepat waktu dan tidak akurat.2. Pelayanan informasi persediaan barang kepada pelanggan kurang bagus.3. Tidak terkontrolnya hutang dan piutang yang telah jatuh tempo.
1.3. Ruang Lingkup PembahasanAgar pembahasan dapat lebih terfokus, maka ruang lingkup pembahasan dibatasi sebagai
berikut :1. Sistem informasi yang dibahas berkaitan dengan perincian sebagai berikut :
a. Pembelian, meliputi kegiatan pendataan supplier, purchase order, pembelian, returpembelian.
b. Penjualan, meliputi kegiatan pendataan customer, penjualan, cetak faktur penjualan, returpenjualan dan cetak faktur retur penjualan.
c. Persediaan, meliputi kegiatan pendataan barang, cetak kartu stok, permintaan barang.d. Pengontrolan hutang dan piutang.
2. Laporan meliputi laporan pembelian, laporan retur pembelian, laporan penjualan, laporan returpenjualan, laporan stok barang, laporan hutang, laporan piutang, laporan pelunasan hutang,laporan pelunasan piutang, laporan hutang jatuh tempo, dan laporan piutang jatuh tempo.
1.4. Tujuan dan ManfaatTujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis dan merancang sistem informasi
manajemen pada Buana Seluluar Indonesia dalam bentuk prototype rancangan sistem yang dapatdigunakan sebagai refrensi dalam mengembangkan sistem terkomputerisasi pada perusahaan.
Manfaat yang akan diperoleh dari penelitian ini adalah:1. Bagi penulis, penelitian ini dapat meningkatkan wawasan dan pengetahuan penulis terutama
mengenai sistem informasi yang diterapkan di lapangan dan juga proses perancangan sisteminformasi manajemen.
2. Bagi perusahaan, laporan tugas akhir ini dapat dijadikan sebagai bahan dalam mengevaluasikelemahan dari sistem yang sedang berjalan pada perusahaan dan juga dapat dijadikan sebagaireferensi dalam mengembangkan sistem terkomputerisasi pada perusahaan.
1.5. Metodologi PenelitianMetodologi pengembangan sistem yang digunakan Penulis dalam penelitian ini adalah
dengan menggunakan SDLC (System Development Life Cycle), dimana hanya dilakukan sampaipada tahap keempat.1. Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan (Fase Perencanaan)
Pada tahap ini, penulis merumuskan masalah yang ada yaitu dengan menggunakan diagramfishbone.
2. Menentukan syarat-syarat informasiPada tahap ini, penulis menentukan syarat-syarat informasi dengan pengumpulan data denganmetode sampling, observasi, wawancara, dan studi kepustakaan.
3. Menganalisis kebutuhan sistemProses-proses yang dikerjakan pada tahap ini adalah :a. Menggambarkan sistem berjalan dengan menggunakan flow of document.b. Analisis dokumen keluaran.c. Analisis dokumen masukan.d. Menganalisis kebutuhan fungsional dengan use case diagram dan kebutuhan non
fungsional dengan diagram PIECESe. Merancang data flow diagram sistem usulan.f. Merumuskan kamus data yang akan digunakan dalam perancangan tabel database.
4. Merancang sistem yang direkomendasikan
Jurnal Murni Sadar
42Vol. 7 No. 1 April 2017
Proses-proses yang dilakukan pada tahap ini adalah :a. Membuat rancangan masukan sistem usulan dengan menggunakan Microsoft Visual Basic
2005.b. Membuat rancangan keluaran sistem usulan dengan menggunakan Crystal Report 10.c. Normalisasi struktur data dan rancangan basis data dengan menggunakan Microsoft SQL
Server 2005.d. Membuat rancangan user interface.
ANALISIS SISTEM
Identifikasi Masalah, Peluang, dan TujuanPada tahapan ini, penulis akan mengidentifikasikan masalah, peluang, dan tujuan dengan
menggunakan diagram fish bone seperti yang terlihat pada Gambar 1 hingga Gambar 1 berikut ini:
Gambar 1 Diagram Cause Effect (Laporan)Penyajian laporan pembelian, penjualan, dan persediaan tidak tepat waktu dan tidak akurat
disebabkan oleh :4. Staf : kurang teliti dalam menghitung.5. Dokumentasi : banyaknya dokumen yang harus disiapkan.6. Sistem : perhitungan masih secara manual.7. Prosedur : proses transaksi pembelian dan penjualan dilakukan secara manual serta prosedur
yang ditetapkan tidak dijalankan dengan baik.
Gambar 2 Diagram Cause Effect (Persediaan)Penyajian informasi persediaan barang kepada pelanggan kurang bagus yang disebabkan
oleh :1. Staf : kesalahan pencatatan pembelian dan penjualan barang serta lambat dalam pencarian data.2. Dokumentasi : kartu persediaan yang banyak karena banyaknya jenis barang.3. Sistem : tidak terdapat informasi persediaan barang sehingga harus dilakukan pencarian kartu
persediaan secara satu per satu.
Pelayanan informasi persediaan Barangkepada pelanggan
kurang bagus
staff
sistem
Kesalahan pencatatanPembelian dan penjualanbarang
Tidak terdapat informasiPersediaan barang sehinggaHarus dilakukan pencarianKartu persediaan secaraSatu per satu
Lambat dalam pencarian data
Dokumentasi
Kartu persediaan yang banyakKarena banyaknya jenis barang
Jurnal Murni Sadar
43Vol. 7 No. 1 April 2017
Gambar 3 Diagram Cause Effect (Hutang dan Piutang)Tidak terkontrolnya hutang dan piutang yang telah jatuh tempo yang disebabkan oleh :
1. Staf : sulit mengetahui hutang dan piutang yang telah jatuh tempo.2. Sistem : terlalu lambat karena dilakukan secara manual.3. Prosedur : pengecekan hutang dan piutang yang telah jatuh tempo masih dilakukan secara
manual.
3.2. Menentukan Syarat-Syarat InformasiPada tahap ini dilakukan pengumpulan data dengan menggunakan metode:
3. SamplingSampling dilakukan dengan mengambil dokumen yang digunakan pada Buana SelularIndonesia seperti laporan pembelian, laporan retur pembelian, laporan pelunasan hutang,faktur penjualan, faktur retur penjualan, laporan penjualan, laporan retur penjualan, laporanpelunasan piutang, faktur pembelian, dan faktur retur pembelian.
4. ObservasiObservasi dilakukan dengan pengamatan langsung terhadap kegiatan perusahaan yaitu denganmengamati proses kegiatan pembelian, penjualan, persediaan, serta hutang dan piutang diperusahaan.
5. WawancaraWawancara dilakukan dengan bertanya langsung pada bagian penjualan, bagian pembelian,bagian gudang, bagian kasir di Buana Selular Indonesia untuk mendapatkan informasi secaralangsung.
6. Studi KepustakaanMetode ini digunakan untuk mengumpulkan teori-teori yang akan digunakan sebagai tinjauanpustaka, dengan mencari dan mengeksplorasi pustaka berupa buku-buku.
Kebutuhan non fungsional dapat dilihat pada Tabel 1 berikut ini :Tabel 1 Identifikasi Kebutuhan Non Fungsional
PIECES Sistem Berjalan Sistem UsulanP (Performance) Pencarian data saat ini
membutuhkan waktu yang lamadikarenakan tidak terintegrasi
Pencarian data sudah terintegrasikarena sudah menggunakan sistemkomputerisasi
I (Information) Informasi yang disajikan seringterjadi kesalahan
Informasi yang disajikan tepat danakurat
E (Economy) Biaya yang dikeluarkan tinggidengan rekrut SDM lebih banyak.
Biaya yang dikeluarkan relatif lebihrendah karena SDM dapat dikurangidengan bantuan sistem komputerisasi.
C (Control) Keamanan data lebih rawan rusakbaik oleh unsur manusia maupunlingkungan sekitar.
Keamanan data terjaga dengan baik,tidak dapat dilihat oleh siapapun,hanya orang–orang yang berwenangyang dapat mengaksesnya.
Jurnal Murni Sadar
44Vol. 7 No. 1 April 2017
E (Efficiency) Penginputan data tidak tepatwaktu karena harus melakukandengan manual.
Penginputan data tidak menghabiskanwaktu karena data yang di-inputsudah menggunakan sistemterkomputerisasi.
S (Service) Penyajian informasi memerlukanwaktu yang lama
Penyajian informasi dapat diberikandengan cepat.
Data Flow Diagram (DFD)Rancangan diagram konteks sistem informasi manajemen dapat dilihat pada Gambar 3
berikut ini :
Gambar 3 Diagram Konteks Sistem Informasi Manajemen
Jurnal Murni Sadar
45Vol. 7 No. 1 April 2017
PERANCANGAN SISTEM
Rancangan MasukanRancangan masukan terdiri dari :
1. BarangRancangan masukan barang dapat dilihat pada Gambar 4 berikut ini :
Gambar 5 Rancangan Masukan BarangNama masukan : barang.Fungsi : untuk melakukan input data barang.Keterangan : data kode barang, nama wajib di-input.
2. SupplierRancangan masukan supplier dapat dilihat pada Gambar 4.2 berikut ini :
Gambar 6 Rancangan Masukan Supplier
Jurnal Murni Sadar
46Vol. 7 No. 1 April 2017
Nama masukan : supplier.Fungsi : untuk melakukan input data supplier.Keterangan : data kode supplier, nama, alamat, kota, kode pos, telepon wajib di-input.
3. CustomerRancangan masukan customer dapat dilihat pada Gambar 7 berikut ini :
Gambar 7 Rancangan Masukan CustomerNama masukan : customer.Fungsi : untuk melakukan input data customer.Keterangan : data kode customer, nama, alamat, kota, kode pos, telepon wajib di-input.
4. Purchase OrderRancangan masukan purchase order dapat dilihat pada Gambar 4.4 berikut ini :
Gambar 8 Rancangan Masukan Purchase OrderNama masukan : purchase order.Fungsi : untuk melakukan input purchase order.Keterangan : data nomor PO, tanggal, kode supplier, kode barang, dan quantity wajib
di-input.
Jurnal Murni Sadar
47Vol. 7 No. 1 April 2017
5. PembelianRancangan masukan pembelian dapat dilihat pada Gambar 9 berikut ini :
Gambar 9 Rancangan Masukan PembelianNama masukan : pembelian.Fungsi : untuk melakukan input pembelian.Keterangan : data nomor pembelian, tanggal, tanggal jatuh tempo, purchase order,
kode supplier, kode barang, quantity, dan harga wajib di-input.
6. Retur PembelianRancangan masukan retur pembelian dapat dilihat pada Gambar 10 berikut ini :
Gambar 10 Rancangan Masukan Retur PembelianNama masukan : retur pembelian.Fungsi : untuk melakukan input retur pembelian.Keterangan : data nomor retur pembelian, tanggal, nomor pembelian, kode supplier,
kode barang, dan quantity wajib di-input.
Jurnal Murni Sadar
48Vol. 7 No. 1 April 2017
7. Pelunasan HutangRancangan masukan pelunasan hutang dapat dilihat pada Gambar 11 berikut ini :
Gambar 11 Rancangan Masukan Pelunasan HutangNama masukan : pelunasan hutang.Fungsi : untuk melakukan input pelunasan hutang.Keterangan : data nomor pelunasan hutang, tanggal, kode supplier, nomor faktur
pembelian wajib di-input.
8. PenjualanRancangan masukan penjualan dapat dilihat pada Gambar 12 berikut ini :
Gambar 12 Rancangan Masukan PenjualanNama masukan : penjualan.Fungsi : untuk melakukan input penjualan.Keterangan : data nomor penjualan, tanggal, tanggal jatuh tempo, kode customer, kode
barang, quantity, harga wajib di-input.
Jurnal Murni Sadar
49Vol. 7 No. 1 April 2017
9. Retur PenjualanRancangan masukan retur penjualan dapat dilihat pada Gambar 13 berikut ini :
Gambar 13 Rancangan Masukan Retur PenjualanNama masukan : retur penjualan.Fungsi : untuk melakukan input retur penjualan.Keterangan : data nomor retur penjualan, tanggal, nomor faktur penjualan, kode
customer, kode barang, quantity, wajib di-input.
10. Pelunasan PiutangRancangan masukan pelunasan piutang dapat dilihat pada Gambar 14 berikut ini :
Gambar 14 Rancangan Masukan Pelunasan PiutangNama masukan : pelunasan piutang.Fungsi : untuk melakukan input pelunasan piutang.Keterangan : data nomor pelunasan piutang, tanggal, kode customer, dan nomor
penjualan wajib di-input.
Jurnal Murni Sadar
50Vol. 7 No. 1 April 2017
KESIMPULAN DAN SARANKesimpulan
Adapun kesimpulan yang didapatkan penulis setelah menyelesaikan tugas akhir ini adalahsebagai berikut :1. Dengan menggunakan sistem usulan, diharapkan dapat memberikan laporan pembelian,
laporan retur pembelian, laporan penjualan, laporan retur penjualan, laporan stok barang,laporan hutang, laporan piutang, laporan pelunasan hutang, laporan pelunasan piutang, laporanhutang jatuh tempo, dan laporan piutang jatuh tempo tepat waktu dan akurat.
2. Dengan menggunakan sistem usulan, diharapkan informasi persediaan barang kepadapelanggan dapat lebih tepat dan akurat.
3. Dengan menggunakan sistem usulan, diharapkan hutang dan piutang dapat dikontrol daninformasi jatuh tempo dapat dihasilkan.
5.2. SaranAdapun saran yang dapat penulis sampaikan setelah menyelesaikan tugas akhir ini adalah
sebagai berikut :1. Mengimplementasikan rancangan sistem usulan ke dalam bentuk aplikasi sehingga dapat
membantu perusahaan untuk menyelesaikan masalah yang ada selama ini.2. Agar perusahaan dapat melakukan analisis terhadap biaya-biaya yang akan dikeluarkan di
dalam implementasi rancangan sistem usulan seperti pembelian komputer dan server.
DAFTAR PUSTAKABaridwan.Z, 2001, Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode, Cetakan V, Edisi Ke-5,
Penerbit BPPE, Yogyakarta.Hall, James.A, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Ahli Bahasa Dewi Fitriasari dan Deny Arnos
Kwary, Buku Satu, Edisi-4, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.Kadir, A., 2005, Konsep Tuntunan Praktis Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta.Kendall, K.E., dan J.E. Kendall., 2003, Analisis dan Perancangan Sistem, Alih Bahasa oleh
Thamir Abdul Hafedh AI – Hamdany, Jilid Ke-1, Edisi Ke-5, Penerbit PT. Prenhallindo,Jakarta.
Kendall, K.E., dan J.E. Kendall., 2003, Analisis dan Perancangan Sistem, Alih Bahasa olehThamir Abdul Hafedh AI – Hamdany, Jilid Ke-2, Edisi Ke-5, Penerbit PT.Indeks, Jakarta.
McLeod, R., 2001, Sistem Informasi Manajemen, Alih Bahasa Hendra Teguh, Jilid 1, EdisiKetujuh, Penerbit PT.Prehallindo, Jakarta.
McLeod, R., 2004, Sistem Informasi Manajemen, Edisi kedelapan, Alih Bahasa oleh HendraTeguh, Penerbit PT. Indeks, Jakarta.
Moekijat, 2001, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Ahli Bahasa Hendra Teguh, PenerbitIndeks, Jakarta.
Mulya.H.,2008, Dasar-Dasar Akuntansi, Penerbit Mitra Wacana Media, Jakarta.Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi-3, Cetakan ke-3, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.Rudianto, 2009, Pengantar Akuntansi, Penerbit Erlangga, Jakarta.Skousen, K.F.,E.K. Stice, dan J.D.Stice, 2004, Akuntansi Keuangan Menengah, Edisi Ke-1, Alih
Bahasa oleh Thomson, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.Sutabri, T., 2003, Sistem Informasi Manajemen, Penerbit Andi, Yogyakarta.
Sutabri, T., 2004, Analisis Sistem Informasi, Edisi Ke-1, Penerbit Andi, Yogyakarta.
Related Documents
