Job analysis

Job AnalysisMuhammad Hamdi

Apa yang akan kita lakukan

•Mendiskusikan topik•Memahamkan tentang alat bantu untuk

melakukan job analysis• Interactive excercise•Penjelasan bagaimana

mengimplementasikan•Contoh nyata•Rangkuman

Job analysis

•Apa yang menjadi dasar dilakukan job analysis?

•Untuk menciptakan posisi yang anda inginkan, yang pertama kali anda lakukan adalah menganalisis tugas yang anda inginkan untuk dikerjakan

•Anda harus secara akurat menjelaskan pekerjaan tersebut dan menentukan spesifikasinya

Job analysis

•Data yang tidak diorganisasi akan sedikit berguna

•Hanya concern pada fakta•Concern pada pekerjaan bukan pada

pemegang jabatan•Buka klasifikasi jabatan•Diperlukan untuk menentukan kualifikasi

jabatan?▫Tidak, tetapi merencanakan adalah kunci

sukses

Alat bantu yang digunakan

•Buku dan literatur▫Informasi yang valid mengenai job analysis

dan studi mengenai hal tersebut▫Job analysis yang telah sukses

diimplementasikan dalam perusahaan▫Kegagalan dan kesuksesan saat ini dan

masa lalu

Alat bantu yang digunakan

•Menggunalakan work flow dan struktur organisasi:▫Sangat membantu mengetahui informasi

yang telah lalu dan informasi saat ini▫Menunjukkan kecenderungan dan

kesamaan

Tahap pelaksaan Job Analysis

Desk Study

•Struktur organisasi•Laporan manajemen•Formasi jabatan•RJP

Data Collection

•On site Survey•In Depth Interview•Observasi

Analisis

Kajian mendalam per Jabatan

Lokakarya Hasil Analisis

Perbaikan Hasil Analisis

Presentasi dan Diskusi Hasil

Perbaikan

Presentasi Final Report

Brainstorming

•Kelas dibagi menjadi 5 group▫Pilih juru bicara dan juru tulis▫Tuliskan pekerjaan apa saja yang akan

diuntungkan jika dilakukan job analysis dan berikan alasannya!

Brainstorming cont...

•Bagaimana hasilnya?•Contoh tipe pekerjaan:

▫Pekerjaan yang baru saja ada▫Pekerjaan yang sudah lama▫Pekerjaan yang terlihat kurang dihargai▫Secara umum semua jabatan dapat

dianalisis

Brainstorming cont...

•Mengapa perlu job analysis:▫Posisi baru perlu untuk diadakan▫Pekerjaan lama terlihat kurang produktif▫Memperbaiki definisi peran dari karyawan▫Permintaan serikat pekerja▫Mengembangkan standar yang tidak

mengandung diskriminasi

Penjelasan

• Job analysis adalah proses multi tahap•Tahap pertama bagi seorang analyst

adalah sebisa mungkin familiar dengan pekerjaan yang akan menjadi target

•Berusaha mendapatkan pengetahuan sebanyak mungkin terkait dengan pekerjaan yang menjadi target agar cukup “amunisi” dalam melakukan analisis

Penjelasan cont...

•Informsai yang didapat pada tahap pertama ini akan berguna untuk berbagai tujuan:▫Sebagian besar untuk rekruit dan seleksi,

tetapi juga upah dan level gaji

Penjelasan cont...

• Jenis penggunaan job analysis:▫Dalam job evaluation:

Penilaian kinerja Menentukan profit sharing

▫Dalam rekruitmen: Membuat spesifikasi pekerjaan Matching orang yang tepat dalam suatu

pekerjaan▫Dalam hubungan industrial dan personal

Menetapkan otoritas Menetapkan saluran komunikasi

Penjelasan cont...

•Jenis penggunaan job analysis:▫Dalam pendayagunaan pekerja:

Organizing dan planning Pengendalian biaya

▫Dalam pelatihan: Mengembangkan bentuk pelatihan yang

dibutuhkan Orientasi karyawan baru

ANALISIS JABATAN

ROLE & GOAL PENGEMBANGAN

PENILAIAN KINERJA

STANDAR KOMPETNSI

MAPPING SDM(Kuantitas

dan Kompetensi)

KECOCOKAN SDM(dgn. Spec. Jabatan

REKRUITMEN

MUTASI

UPGRADE

OUTPUT MANFAAT

KPI

EVALUASIJABATAN

SISTEMREMUNERASI

JOB SPEC

JOB DESC

STANDAR FORMASI

Flowchart job analysis

Penjelasan cont...

• Job analysis adalah proses yang kompleks dan membutuhkan partisipasi dari sejumlah individual di dalam organisasi

•Menggunakan skill dan keahlian dari orang lain akan menjadikan analisis yang dilakukan semakin jelas

Peran individu• GM

▫Menetapkan kebutuhan dilakukannya job analysis▫Memecahkan konflik yang terjadi selama program

• Level Ka. Bagian▫Review dan menyetujui hasil▫ Implementasi program

• Karyawan ▫Menuangkan pengalaman pekerjaan dia dalam

sesi pengumpulan data▫Membawa setiap fakta yang tidak diketahui oleh

manajemen

Peran individu

•Konsultan▫Memberikan pendampingan dan analisis▫Memberikan sudut pandang baru

•Serikat Pekerja▫Negosiasi dengan manajemen▫Menunjuk yang bisa mewakili sebagai

responden

Area cakupan•Analisis yang dilakukan mencakup 7 hal

1. Work activities2. Konteks jabatan3. Alat, mesin, equipment, dan alat bantu kerja4. Bagaimana pekerjaan dilakukan5. Kalifikasi orang yang melaksanakan

pekerjaan tersebut6. Hubungan kerja7. Kaitan pekerjaan dengan tangible dan

intangible asset

Tahap kedua

• Job description akan merangkum posisi yang dianalisis

• Job description akan melukiskan dasar pekerjaan karyawan dimasa yang akan datang tanpa harus dijelaskan secara mendetail

Survey

•Survey dapat diberikan kepada manajer atau ka. Bagian untuk melihat seberapa besar mereka menggunakan informasi yang diberikan

•Survey dapat berupa kuesioner•Pertanyaan?

▫Informasi penting apa yang akan anda gunakan?

Jawaban

•Informasi yang secara umum digunakan untuk mengevaluasi pekerjaan dan untuk setting upah dan salary level

Latihan

•Susunlah daftar keuntungan dan kerugian yang mungkin timbul akibat job analysis▫Kerjakan dengan kelompok anda untuk

menjawab pertanyaan tersebut

Jawaban

•Dalam banyak kasus daftar keuntungan akan lebih banyak dari pada kerugian yang akan ditanggung oleh organisasi

•Hal ini menunjukkan kepada kita bahwa job analysis adalah alat yang praktis untuk digunakan dalam mnejalankan bisnis saat ini