INTERNETWORKING SEBAGAI SALAH SATU …emta47e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/files/2014/02/PAPER-SIM-STUDI... · memblokir akses ke intranet mereka melalui router dan meletakan firewall.

INTERNETWORKING SEBAGAI SALAH SATU STRATEGI BERSAING

DALAM DUNIA BISNIS OTOMOTIF

(STUDI KASUS DI PT. ASTRA OTOPARTS TBK)

TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

DOSEN : Dr. Ir. ARIF IMAM SUROSO, MSc

DISUSUN OLEH

KELOMPOK PINUS E47 :

Arief Rsakhman Hakim

Bambang Padmadi

Dewi Fitrianti

Emta Hariati Br Surbakti

Hery Dwiputranto

Nuraini Triwijayanto

Pandu Kurnia Sepang

2014

1

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI...........................................................................................................1

DAFTAR GAMBAR..............................................................................................2

I. Latar Belakang...........................................................................................3

II. Tinjauan Pustaka

A. Sistem Informasi.............................................................................4

B. Internet-Intranet-Extranet............................................................4

C. E-Commerce dan E-Bussines........................................................8

III. Pembahasan

A. Profil Perusahaan.........................................................................10

B. Stakeholder Perusahaan..............................................................18

C. Teknologi Informasi.....................................................................21

D. Future Development.....................................................................29

IV. Kesimpulan...............................................................................................34

V. Daftar Pustaka..........................................................................................35

2

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Bagaimana Internet Bekerja.............................................................5

Gambar 2. Bagaimana Intranet Bekerja.............................................................7

Gambar 3. Bagaimana Extranet Bekerja............................................................8

Gambar 4. Simbol Core Value PT. Astra Otoparts........................................11

Gambar 5. 2W (Motorcycles) – Engine Group.................................................13

Gambar 6. 4W (Automobiless) – Engne Group................................................14

Gambar 7. Struktur Tata Kelola GCG............................................................17

Gambar 8. Stakeholder PT. Astra Otoparts Tbk.............................................20

Gambar 9. Print Screen Outlook Express.........................................................24

Gambar 10. Struktur Organisasi Material Management...............................26

Gambar 11. Material Master Views...................................................................27

Gambar 12. Procurement Management............................................................27

Gambar 13. Inventory Management.................................................................28

Gambar 14. Situs Resmi PT. Astra Otoparts Tbk..........................................30

Gambar 15. Portal Toyota untuk Suplier........................................................33

Gambar 16. Flow Perhitungan Kebutuhan Material SAP.............................33

Gambar 17. Situs Resmi PT. Indokarlo Perkasa............................................34

3

BAB I

LATAR BELAKANG

Saat ini perkembangan teknologi di Indonesia semakin berkembang. Hal

ini dapat dilihat dengan semakin banyaknya penggunaan teknologi untuk

membantu aktivitas sehari-hari. Teknologi tersebut juga digunakan sekaligus

untuk meningkatkan kualitas masing-masing individu dalam menghadapi

perkembangan teknologi. Teknologi Informasi (TI) atau Information Technology

(IT) merupakan bagian dari mata rantai dalam dunia Sistem Informasi (SI) atau

Information System (IS). Penggunaan teknologi dilakukan guna mengoptimalkan

waktu dalam menyelesaikan pekerjaa. Optimalisasi waktu dan biaya merupakan

aspek penting dalam pengambilan keputusan untuk menggunakan teknologi.

PT. Astra Otopart Tbk sebagai perusahaan komponen otomotif

terkemuka di Indonesia tentu menggunakan teknologi informasi sebagai

penunjang proses bisnisnya. Persaingan global menuntut semua pelaku bisnis

untuk semakin cepat dan akurat dalam proses Perencanaan, Pengendalian , dan

Pengambilan keputusan. Dalam scope perusahaan, Sistem Informasi mencakup

seluruh bagian perusahaan yang meliputi; Sistem Informasi Akuntansi, Sistem

Informasi Pemasaran, Sistem Informasi Manajemen Persediaan, Sistem Informasi

Personalia, Sistem informasi Distribusi, Sistem Informasi Pembelian, dsb. Bagian-

bagian perusahaan tersebut akan semakin efektif jika memiliki koneksi informasi

internal yang baik.

Pengguna Sistem Informasi adalah stakeholder perusahaan. Stakeholder

didefinisikan sebagai semua pihak yang terkait dalam menjalankan bisnis tentu

sangat membutuhkan informasi mengenai strategi dan perkembangan bisnis.

Stakeholder PT. Astra Otopart Tbk terdiri dari Board of Directors (BOD) sebagai

shareholder, Customer domestic dan mancanegara, Suplier domestic dan

mancanegara, dan karyawan perusahaan tersebut membutuhkan Sistem Informasi

untuk menjalankan proses Perencaan, Pengendalian, dan Pengambilan Keputusan

secara cepat dan akurat.

Teknologi serta aplikasi yang terdapat dalam system informasi dapat

mendukung proses pembentukan keunggulan kompetitif dan perubahan kebiasaan

kerja. Sehingga dapat memenangkan dalam strategi bisnis dengan kompetitor

lainnya.

4

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Sistem Informasi

Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja

bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta

menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Sistem semacam ini

(kadang disebut sebagai system dinamis) memiliki tiga komponen atau fungsi

dasar yang berinteraksi :

Input, melibatkan penangkapan dan perakitan berbagai elemen yang

memasuki system untuk diproses. Contohnya bahan baku mentah, energy

data, dan usaha manusia harus terjamin dan diatur untuk pemrosesan.

Pemrosesan, melibatkan proses informasi yang mengubah input menjadi

output. Contohnya adalah proses manufaktur, proses bernafasnya manusia,

atau perhitungan matematika.

Output, melibatkan perpindahan elemen yang telah diproduksi oleh proses

transformasi ke tujuan akhirnya. Contohnya barang jadi, layanan oleh

manusia. Dan informasi manajemen harus dipindahkan ke para pemakainya.

(Sutanta, 2003)

Informasi adalah data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti

dan berguna bagi para pemakai akhir tertentu atau dengan kata lain informasi

merupakan data yang telah diproses dan dimasukkan dalam konteks yang

memberikan nilai bagi pemakai akhir tertentu. (Jogiyanto, 2005)

Sistem Informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-

orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang

mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.

Orang bergantung pada sisitem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama

lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan

prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jarngan), dan data

yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban. (O’Brien, 2008)

B. Internet-Intranet-Extranet

Internet (interconnected computer networks) bisa didefinisikan network

komputer tiada batas yang menjadi penghubung pengguna komputer dengan

pengguna komputer lainnya serta dapat berhubungan dengan komputer di sebuah

wilayah ke wilayah di penjuru dunia, dimana di dalam jaringan tersebut

mempunyai berbagai macam informasi serta fasilitas layanan internet browsing

atau surfing.

Internet merupakan sistem global jaringan komputer yang berhubungan

menggunakan standar Internet Protocol Suite (TCP / IP) untuk melayani miliaran

5

pengguna di seluruh dunia. Ini adalah jaringan dari jaringan yang terdiri dari

jutaan jaringan pribadi, umum, akademik, bisnis, dan jaringan pemerintah, dari

lokal ke lingkup global, yang dihubungkan oleh sebuah kode array yang luas dari

teknologi jaringan elektronik, nirkabel dan optik. Internet juga dapat didefinisikan

sebagai interkoneksi seluruh dunia komputer dan jaringan komputer yang

memfasilitasi sharing atau pertukaran informasi di antara pengguna. (Agus

Mulyanto, 2009)

Internet berasal dari kata internetworking dan merupakan metode

untuk menghubungkan berbagai komputer ke dalam suatu jaringan computer

tanpa menghiraukan jenis dan system operasi yang digunakan oleh computer

tersebut. Untuk menghubungkan jenis dan system operasi internet tersebut

diperlukan aturan baku yang dinamakan protocol. Komputer menggunakan

protocol TCP/IP untuk membedakan komputer-komputer yang tergabung dalam

sebuah jaringan, protocol TCP/IP member setiap computer terebut sebuah nomor

yang bersifat unik yang disebut alamat (IP Address).

Gambar 1 : Bagaimana Internet Bekerja

Beberapa hal yang berhubungan dengan internet adalah sebagai berikut:

WWW

HTTP

URL

WWW (World Wide Web) merupakan bagian dari internet yang cepat

berkembang dan paling populer. WWW merupakan jaringan beribu-ribu

komputer yang dikategorikan menjadi dua yaitu : client dan server. Dua hal yang

perlu diperhatikan adalah software web server dan software web browser.

HTTP (Hypertext Transfer Protocol) adalah protokol yang

menentukan aturan yang perlu diikuti oleh web browser dan web server. HTTP

merupakan protokol standar yang digunakan dalam mengakses dokumen HTML.

6

URL (Uniform Resource Locator) adalah suatu sarana untuk

menentukan informasi pada suatu web server. URL dapat diibaratkan sebagai

suatu alamat. URL terdiri dari:

1. Protokol yang digunakan oleh suatu browser untuk mengambil informasi.

2. Nama komputer (server) dimana informasi tersebut berada.

3. Jalur atau path serta nama file dari suatu informasi.

(http://kuliah.imadewira.com)

Intranet adalah jaringan di dalam organisasi yang menggunakan

teknologi internet (seperti server dan browser Web, protocol jaringan di dalam

TCP/IP, data base, dan publikasi dokumen hypermedia HTML, dan lain-lain)

untuk menyediakan lingkungan yang mirip dengan internet di dalam perusahaan

untuk memungkinkan saling berbagi informasi, komunikasi, kerja sama, dan

dukungan bagi proses bisnis. Intranet dilindungi oleh ukuran keamanan seperti

password, enkripsi dan firewall, sehingga hanya dapat di akses melalui internet

oleh pemakai yang memiliki otorisasi. Intranet perusahaan dapat juga di akses

melalui intranet pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis lainya melalui hubungan

ekstranet.

Intranet adalah sebuah jaringan komputer berbasis protokol TCP/IP

seperti internet hanya saja digunakan dalam internal perusahaan, kantor, bahkan

warung internet (WARNET) pun dapat di kategorikan Intranet. Antar Intranet

dapat saling berkomunikasi satu dengan yang lainnya melalui sambungan Internet

yang memberikan tulang punggung komunikasi jarak jauh. Akan tetapi sebetulnya

sebuah Intranet tidak perlu sambungan luar ke Internet untuk berfungsi secara

benar. Intranet menggunakan semua protocol TCP/IP Protokol TCP/IP, alamat IP,

dan protokol lainnya), klien dan juga server. Protokol HTTP dan beberapa

protokol Internet lainnya (FTP, POP3, atau SMTP) umumnya merupakan

komponen protokol yang sering digunakan. sebuah intranet dapat dipahami

sebagai sebuah versi pribadi dari jaringan Internet, atau sebagai sebuah versi dari

Internet yang dimiliki oleh sebuah organisasi.Jika sebuah badan usaha / bisnis /

institusi mengekspose sebagian dari internal jaringannya ke komunitas di luar, hal

ini di sebut ekstranet. Memang biasanya tidak semua isi intranet di keluarkan ke

publik untuk menjadikan intranet menjadi ekstranet. Misalnya kita sedang

membeli software, buku dll dari sebuah e-toko, maka biasanya kita dapat

mengakses sebagian dari Intranet toko tersebut. Badan usaha / perusahaan dapat

memblokir akses ke intranet mereka melalui router dan meletakan firewall.

Firewall adalah sebuah perangkat lunak / perangkat keras yang mengatur akses

seseorang kedalam intranet. Proteksi dilakukan melalui berbagai parameter

jaringan apakah itu IP address, nomor port dll. Jika firewall di aktifkan maka

akses dapat dikontrol sehingga kita hanya dapat mengakses sebagian saja dari

Intranet perusahaan tersebut yang kemudian dikenal sebagai extranet.

7

Gambar 2. Bagaimana Intranet Bekerja

Extranet atau Ekstranet adalah jaringan pribadi yang menggunakan

protokol internet dan sistem telekomunikasi publik untuk membagi sebagian

informasi bisnis atau operasi secara aman kepada penyalur (supplier), penjual

(vendor), mitra (partner), pelanggan dan lain-lain. Extranet dapat juga diartikan

sebagai intranet sebuah perusahaan yang dilebarkan bagi pengguna di luar

perusahaan. Perusahaan yang membangun extranet dapat bertukar data bervolume

besar dengan EDI (Electronic Data Interchange), berkolaborasi dengan

perusahaan lain dalam suatu jaringan kerjasama dan lain-lain. Contoh aplikasi

yang dapat digunakan untuk extranet adalah Lotus Notes.

(http://id.wikipedia.org/wiki/Ekstranet)

Ekstranet adalah sebuah tipe dari sistem informasi interorganisasi yang

memungkinkan orang-orang dari luar perusahaan untuk bekerja bersama dengan

pekerja yang berada di dalam perusahaan. Secara umum diartikan sebagai sebuah

jaringan yang menghubungkan antara mitra-mitra bisnis melalui internet atau

dapat diartikan sebagai jaringan yang menghubungkan jaringan-jaringan intranet

antara perusahaan-perusahaan yang bekerjasama. Tujuan utama dari ekstranet

adalah untuk menggalang terjadinya kolaborasi antara mitra-mitra bisnis,

ekstranet dibuka untuk penyuplai, pelanggan, dan mitra bisnis lainnya, dan ditutup

umtuk masyarakat umum

Tipe-tipe utama dari ekstranet adalah (berdasarkan rekan bisnis yang

terlibat dan tujuannya) :

1. Perusahaan dan dealernya, pelanggannya, dan suppliernya. Ekstranet seperti

ini dipusatkan pada satu perusahaan

2. Sebuah ekstranet industri. Beberapa industri bergabung membuat ekstranet

yang berguna untuk mereka

3. Joint Venture dan kemitraan bisnis lainnya. Beberapa mitra bisnis bergabung

untuk membentuk ekstranet yang digunakan sebagai alat untuk berkolaborasi

dan berkomunikasi.

8

Gambar 3. Bagaimana Extranet Bekerja

Berikut ini adalah kelebihan ekstranet:

1. Proses dan arus informasi lebih cepat

2. Peningkatan dalam efektivitas berbisnis

3. Mengurangi biaya komunikasi, transportasi maupun administrasiMengurangi

penggunaan kertas

4. Akses draft dokumen serta presentasi multimedia untuk komentar ataupun

persetujuan klien

5. Melihat proyek-proyek yang lalu sebagai perbandingan

Sedangkan kelemahan ekstranet adalah sebagai berikut:

1. Biaya tinggi pada awal pengembangan

2. Membutuhkan staf ahli untuk mengembangkan ekstranet

3. Membuat kontrak selama beberapa waktu untuk perencanaan, pengembangan,

review dan pelaksanaan

4. Melakukan pemeliharaan teratur, upgrade, dan lain-lain

C. E-Commerce dan E-Business

E-business adalah penggunaan internet dan teknologi jaringan dan

informasi lain untuk membantu proses e-commerce, kolaborasi dan komunikasi

perusahaan, serta perusahaan lain yang berbasis web. sementara, e-commerce

adalah penggunaan jaringan internet untuk berpromosi dan bertransaksi dengan

konsumen. dengan kata lain e-business memiliki scope atau jangkauan yang lebih

luas dibandingkan dengan e-commerce. E-commerce merupakan bagian dari e-

business, di mana cakupan e-business lebih luas, tidak hanya sekedar perniagaan

tetapi mencakup juga pengkolaborasian mitra bisnis, pelayanan nasabah,

lowongan pekerjaan dll. Selain teknologi jaringan www, e-commerce juga

memerlukan teknologi basis data atau pangkalan data (databases), e-surat atau

surat elektronik (e-mail), dan bentuk teknologi non komputer yang lain seperti

halnya sistem pengiriman barang, dan alat pembayaran untuk e-commerce ini.

Yang penggunaannya sedang berkembang pesat saat ini, e-commerce, merupakan

9

terobosan dlm suatu bisnis sehingga dapat meningkatkan daya saing di tengah

persaingan yg ketat utk meraih pangsa pasar (market-share) yang harus

diupayakan oleh setiap perusahaan.

Elektronik mail (E-mail) fitur ini dipakai sebagai media berkirim surat

dengan orang lain, tanpa ada batasan waktu, ruang bahkan birokrasi dunia maya

yakni kegiatan mencari data atau informasi tertentu di internet Catting fasilitas ini

digunakan untuk berkomunikasi secara langsung dengan orang lain di internet.

Pada umumnya fasilitas ini sering digunakan untuk bercakap-cakap atau ngobrol

di internet world wide web (www) dengan world wide web (www) ini kita bisa

mengambil, memformat, dan menampilkan informasi (termasuk teks, audio,

grafik serta video dengan menggunakan hypertext links.

Mailing list, fitur ini digunakan untuk dapat berdiskusi secara elektronik

dengan menggunakan E-mail ke sesama pengguna email. Mailing list ini

digunakan untuk bertukar infomasi, pendapat dan lain sebagainya. Newsgroup

digunakan untuk berkoferensi jarak jauh, sehingga kita bisa menyampaikan

pendapat dan tanggapan dalam internet. Download merupakan proses mengambil

file dari komputer lain melalui internet ke komputer di rumah. Upload merupakan

proses meletakkan file dari komputer kita ke komputer lain melalui internet File

transfer protocol (FTP) fungsi ini digunakan untuk melakukan pengambilan arsip

atau file secara elektroniok atau transfer file dari satu komputer ke komputer lain

di internet.

Layanan email biasanya dikelompokkan dalam dua basis, yaitu email

berbasis client dan email berbasis web. Bagi pengguna email berbasis client,

aktifitas per-emailan dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak email

client, misalnya Eudora atau Outlook. Perangkat lunak ini menyediakan fungsi-

fungsi penyuntingan dan pembacaan email secara offline (tidak tersambung ke

internet), dengan demikian, biaya koneksi ke internet dapat dihemat. Koneksi

hanya diperlukan untuk melakukan pengiriman (send) atau menerima (recieve)

email dari mailbox. Sebaliknya, bagi pengguna email berbasis web, seluruh

kegiatan per-emailan harus dilakukan melalui suatu situs web. Dengan demikian,

untuk menggunakannya haruslah dalam keadaan online. Alamat email dari ISP

(Internet Service Provider) umumnya berbasis client, sedangkan email berbasis

web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan email gratis seperti Hotmail

(www.hotmail.com) atau YahooMail.

(http://www.aalil.com/pengertian-internet.html)

10

BAB III

PEMBAHASAN

A. Profil Perusahaan

A.1. Gambaran Umum Perusahaan

PT Astra Otoparts Tbk (Astra Otoparts) adalah perusahaan komponen

otomotif terkemuka Indonesia yang memproduksi dan mendistribusikan suku

cadang kendaraan bermotor baik kendaraan roda dua maupun roda empat.

Sejarah Astra Otoparts bermula dari didirikannya PT Alfa Delta Motor pada

tahun 1976, yang bergerak di perdagangan otomotif, perakitan mesin dan

konstruksi.

Saat ini perusahaan telah bertransformasi menjadi perusahaan industri

komponen otomotif terbesar di Indonesia yang didukung oleh enam unit bisnis

dan 33 anak perusahaan dengan 34.566 orang karyawan. Beberapa anak

perusahaan merupakan perusahaan patungan dengan sejumlah produsen

komponen terkemuka dari Jepang, Cina, Eropa dan Amerika, seperti Aisin Seiki,

Aisin Takaoka, Akashi Kikai Seisakusho, Akebono Brake, Asano Gear, Daido

Steel, Denso, DIC Corporation, GS Yuasa, Juoku Technology, Kayaba, Keihin

Seimitsu Kogyo, Mahle, NHK Precision, Nippon Gasket, Nittan Valve, Pirelli,

SunFun Chain, Toyoda Gosei, Toyota Industries, Visteon, dan Aktiebolaget

SKF.

Suku cadang kendaraan bermotor produk Astra Otoparts diserap pasar

segmen pabrikan otomotif atau Original Equipment for Manufacturer (OEM)

dan segmen pasar suku cadang pengganti atau Replacement Market (REM).

Pelanggan Astra Otoparts di segmen OEM diantaranya adalah Toyota, Daihatsu,

Isuzu, UD Trucks, Mitsubishi, Suzuki, Honda, Yamaha, Kawasaki, dan Hino.

Sedangkan di segmen REM, produk Astra Otoparts sudah didistribusikan ke

seluruh pelosok Nusantara, melalui 70 jaringan distribusi (48 diler di area luar

Jawa-Bali dan 22 kantor penjualan di area Jawa-Bali) dan 12.000 toko suku

cadang. Produk Astra Otoparts tidak hanya menguasai pasar dalam negeri tetapi

juga telah merambah ke lebih dari 40 negara di Timur Tengah, Asia Oceania,

Afrika, Eropa, dan Amerika. Astra Otoparts memiliki dua kantor perwakilan

masing-masing di Singapura dan Dubai.

Selama lima tahun terakhir Astra Otoparts telah membukukan kinerja

keuangan yang solid, diantaranya ditandai dengan penjualan yang terus

meningkat, walaupun kondisi ekonomi dan industri otomotif tidak selalu

menggembirakan. Keuntungan bersih Astra Otoparts selama tiga tahun terakhir

berada di atas 1 triliun rupiah mengindikasikan kinerja yang konsisten dan

berkelanjutan. Dengan profil keuangan yang sehat dan portofolio bisnis yang

beragam, Astra Otoparts akan terus bertumbuh menjadi pemasok komponen

otomotif kelas dunia.

11

A.2. Visi dan Misi Perusahaan

Visi PT. Astra Otoparts Tbk adalah menjadi supplier komponen otomotif

kelas dunia dan sebagai mitra usaha pilihan utama di Indonesia dengan didukung

kemampuan enginering yang handal. Sedangkan Misi nya adalah sebagai berikut

:

1. Mengembangkan industri komponen otomotif yang handal dan

kompetitif, serta menjadi mitra strategis bagi para pemain industri

otomotif di Indonesia dan regional.

2. Menjadi warga usaha yang bertanggungjawab dan memberikan kontribusi

positif kepada stakeholders.

A.3. Nilai Perusahaan

Dalam rangka mewujudkan visi dan misi perusahaan, PT Astra Otoparts

Tbk memiliki nilai-nilai perusahaan yang harus dijalankan dan dimiliki oleh

seluruh Insan Perseroan PT. Astra Otoparts Tbk. Nilai-nilai perusahaan di PT.

Astra Otopart Tbk dikenal dengan nama Core Values, dilambangkan sebagai

berikut :

Gambar 4. Simbol Core Value PT. Astra Otoparts

Pada tahun 2009 telah ditetapkan nilai-nilai inti (core values), meliputi :

1. Terpercaya dan Handal

2. Fokus pada pelanggan

3. Semangat Keprimaan

4. Kerjasama

12

Makna dari nilai-nilai inti tersebut adalah sebagai berikut:

1. Terpercaya dan Handal

Bertekad dan mampu membuktikan apa yang diucapkan dan diamanatkan

sesuai dengan tugas-tugasnya di Grup Astra Otoparts serta prinsip-prinsip GCG

(Good Corporate Governance).

2. Fokus pada pelanggan

Selalu mencari peluang untuk memberikan lebih dari yang diharapkan

pelanggan melalui usaha-usaha terbaik dan inovasi yang tiada henti dalam segala

bidang.

3. Semangat Keprimaan

Selalu mempunyai hasrat yang menggebu-gebu untuk mencapai hasil

yang lebih baik dari tuntutan kerja.

4. Kerjasama

Bangga sebagai bagian dari Grup Astra Otoparts dan berkomitmen untuk

tukar pikiran serta saling membantu dalam usaha untuk mencapai keberhasilan

bersama demi keunggulan Grup Astra Otoparts.

Sosialisasi telah dilakukan ke seluruh jajaran manajemen dan karyawan, yaitu

dengan melatih sejumlah master trainer yang siap melakukan sosialisasi dan

menjadi agen perubahan.

A.4. Produk

PT Astra Otoparts Tbk (AOP) tidak hanya mengembangkan produk untuk

pasar industri otomotif (OEM) saja, melainkan juga mengembangkan produk

untuk disuplai ke pasar suku cadang pengganti (After market). Dengan

penguasaan teknologi dan kemampuan yang dimiliki selama ini, AOP mampu

menghasilkan produk berkualitas di sektor otomotif.

Produk untuk industri otomotif (OEM); AOP menyediakan produk-produk

berkualitas sesuai fungsi dan kriteria yang diharapkan oleh pabrikan.Produk

untuk pasar suku cadang pengganti (After market);

AOP , memproduksi dan memasarkan suku cadang, seperti aki, peredam kejut,

filter, ban, rantai motor, dan lainnya untuk memenuhi kebutuhan pasar suku

cadang pengganti. Produk-produk tersebut didistribusikan melalui anak

perusahaan Trading, yaitu AOP - Divisi Domestik dan PT AOP-Divisi

13

International, serta jaringan retail Shop&Drive.

Gambar 5 : 2W (Motorcycles) - Engine Group

14

Gambar 6 : 4W (Automobiless) - Engine Group

A.5. Prinsip dan Struktur GCG

Good Corporate Governance pada dasarnya merupakan suatu sistem

(input, Proses, output) dan seperangkat peraturan yang mengatur hubungan antara

berbagai pihak yang kepentingan (stakeholders) terutama dalam arti sempit

hubungan antara pemegang saham, dewan komisaris, dan dewan direksi demi

tercapainya tujuan perusahaan. Good Corporate Gorvernance dimasukkan untuk

mengatur hubungan-hubungan ini dan mencegah terjadinya kesalaha-kesalahan

signifikan dalam strategi perusahaan dan untuk memastikan bahwa kesalahan-

kesalahan yang terjadi dapat di perebaiki dengan segera. Prinsip GCG PT. Astra

Otopart Tbk adalah sebagai berikut :

1. Transparansi

Perseroan menerapkan prinsip transparansi/keterbukaan ini antara lain

dalam:

Penyusunan dan penjelasan kepada publik rencana bisnis tahunan;

Laporan tahunan;

Laporan keuangan berkala yang meliputi laporan keuangan tahunan,

15

tengah tahunan, dan triwulanan;

Laporan-laporan lain yang wajib disampaikan oleh Perseroan sebagai

perusahaan publik;

Pemanfaatan situs internet untuk menyampaikan informasi kepada

pemegang saham dan pemangku kepentingan lainnya.

2. Akuntabilitas

Prinsip akuntabilitas ini antara lain dilakukan dengan pembagian tugas

yang jelas antar organ Perseroan, termasuk dengan memerinci tugas dan

wewenang Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), Dewan Komisaris, dan

Direksi, serta ukuran kinerjanya.

3. Responsibilitas

Perseroan menerapkan prinsip pertanggungjawaban antara lain dengan:

Mematuhi ketentuan Anggaran Dasar dan peraturan perundang-

undangan yang berlaku pada pelaksanaan kegiatan Perseroan;

Melaksanakan kewajiban perpajakan dengan baik dan tepat waktu;

Melaksanakan tanggung jawab sosial perusahaan (CSR);

Melaksanakan kewajiban keterbukaan informasi sesuai regulasi di bidang

pasar modal.

4. Independensi

Perseroan menerapkan prinsip kemandirian ini antara lain dengan:

Saling menghormati hak, kewajiban, tugas, wewenang serta tanggung

jawab di antara organ Perseroan;

Pemegang saham dan Komisaris Perseroan tidak boleh melakukan

intervensi terhadap pengurusan Perseroan;

Dewan Komisaris, Direksi, dan pegawai Perseroan selalu menghindari

terjadinya benturan kepentingan dalam mengambil keputusan

Kegiatan Perseroan yang mempunyai benturan kepentingan harus

memperoleh persetujuan terlebih dahulu dari Pemegang Saham

Independen

Penerapan kebijakan dan sistem yang meminimalkan terjadinya benturan

kepentingan

5. Kewajaran

Prinsip keadilan diterapkan antara lain dengan :

Pemegang saham berhak menghadiri dan memberikan suara dalam RUPS

sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

Perseroan memperlakukan semua rekanan secara adil dan transparan;

16

Perseroan memberikan kondisi kerja yang baik dan aman bagi setiap

pegawai sesuai dengan kemampuan Perseroan dan peraturan perundang-

undangan yang berlaku.

Organ utama GCG adalah sebagaiu berikut:

Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) sebagai forum pengambilan

keputusan tertinggi bagi Pemegang Saham Perseroan

Dewan Komisaris sebagai pengawas jalannya pengelolaan Perseroan oleh

Direksi

Direksi sebagai pengelola Perseroan

Elemen lain yang mendukung struktur tata kelola tersebut adalah sebagai

berikut:

1. Komite Audit yang membantu Dewan Komisaris dalam mengawasi

kebijakan keuangan

2. Sekretaris Perusahaan yang menjadi penanggung jawab untuk

efektifitas penerapan Tata Kelola Perusahaan di Perseroan

3. Audit Internal dan Manajemen Risiko

Gambar 7: Struktur Tata kelola GCG

Astra Otoparts dalam melakukan penentuan klasifikasi informasi selalu

berdasarkan kepada peraturan dan ketentuan yang berlaku. Informasi yang bersifat

17

non rahasia dimungkinkan untuk dipublikasikan dan dapat diakses oleh

masyarakat melalui sarana dan fasilitas yang cukup dan memadai yang

memungkinkan masyarakat sebagai pemangku kepentingan dapat mengakses

informasi tersebut dengan mudah tanpa dikenakan biaya apapun. Informasi yang

bersifat non rahasia harus segera diberitahukan kepada pemangku kepentingan

jika berkenaan dengan proses pengambilan keputusan yang cepat yang dilakukan

oleh perusahaan.

Seluruh karyawan Astra Otoparts dilarang melakukan tindakan maupun

perbuatan yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan sebagai akibat

kebocoran informasi sebagian atau seluruhnya kepada pihak luar termasuk mitra

kerja, pelanggan (main dealer) dan pemasok.

Karyawan dilarang untuk mengungkapkan, menyebarluaskan sebagian

atau seluruh informasi rahasia yang berhubungan dengan proyek perusahaan, hak

kekayaan intelektual, hak paten, dan rencana bisnis perusahaan secara tidak sah

tanpa adanya persetujuan tertulis dari pihak perusahaan. Pelanggaran dan

penyimpangan atas ketersediaan, kerahasiaan dan keterbukaan informasi akan

dikenakan sanksi sesuai dengan peraturan perusahaan.

Untuk memperoleh informasi mengenai Astra Otoparts, perusahaan

membuka akses informasi seluas-luasnya bagi pemangku kepentingan,

masyarakat umum dan investor melalui situs www.astra-otoparts.com yang

memuat informasi terkini seperti profil perusahaan, informasi produk, berita

Perseroan, laporan keuangan, aksi korporasi, penerapan GCG (Good Corporate

Governance), Corporate Social Responsibility (CSR) dan lainnya. Informasi pada

situs Perseroan disajikan dwi-bahasa (Bahasa Indonesia dan Inggris) untuk

memudahkan publik dalam mengakses informasi, sekaligus sebagai bagian dari

praktek GCG yang dilaksanakan perusahaaan.

A.6. Network PT. Astra Otoparts Tbk

Jaringan PT. Astra Otoparts Tbk dalam hubungannya dengan distribusi

produk terbagi menjadi dua bagian, yaitu Domestic Distribution Network, dan

International Distribution Network.

A.7. Coorporate Social Responsibility (CSR)

Sesuai visi dan misinya, Astra Otoparts menjadikan kegiatan Corporate

Social Responsibility (CSR) sebagai bagian integral dari setiap kegiatan usaha.

Perusahaan menyadari bahwa aktivitas usaha yang dijalankan dapat memberikan

dampak bagi masyarakat di sekitar perusahaan berada, baik dampak ekonomi,

sosial maupun lingkungan. Oleh karena itu, kegiatan CSR yang dilaksanakan

Astra Otoparts mencerminkan tanggung jawab perusahaan terhadap para para

pemangku kepentingan.

Astra Otoparts menerapkan sistem manajemen Astra Friendly

Company (AFC) yang merupakan sistem standar manajemen pelaksanaan CSR

bagi perusahaan-perusahaan di lingkungan grup Astra. Kriteria-kriteria AFC

merupakan pedoman untuk membangun hubungan sosial yang berkualitas antara

18

perusahaan dengan para pemangku kepentingannya, termasuk karyawan dan

keluarganya, para pemegang saham, pelanggan, pemasok, komunitas,

pemerintah, lingkungan, dan masyarakat umum. Hubungan yang seimbang dan

harmonis harus dikembangkan dan dipelihara, agar tercipta kemitraan saling

menguntungkan dengan semua pemangku kepentingan. Melalui standar AFC,

perusahaan diharapkan dapat mengintegrasikan aspek sosial dalam setiap

keputusan bisnisnya dan melaksanakan program kerja yang secara sistematis

dapat memenuhi hak-hak pemangku kepentingan.

Perencanaan strategis perusahaan mengenai CSR pada dasarnya terdiri

dari tiga unsur, yaitu People, Planet, Profit, yang masing-masing terfokus pada

empat bidang, yaitu pendidikan, lingkungan, kesehatan, dan pengembangan

kewirausahaan.

Pada tahun 2012, pelaksanaan program-program CSR Astra Otoparts

masih difokuskan pada bidang pendidikan dan pengembangan kewirausahaan

(Income Generating Activities – IGA) walaupun bidang lingkungan hidup tetap

menjadi prioritas karena merupakan program jangka panjang dan berkelanjutan

yang terintegrasi dalam inisiatif Astra Go Greenyang melibatkan partisipasi

seluruh karyawan grup Astra dan masyarakat dalam kegiatan yang bermanfaat

bagi peningkatan kualitas lingkungan hidup.

Bidang pendidikan tidak hanya bersifat donasi, tetapi lebih kepada upaya

penguatan kompetensi tenaga pendidik dan peningkatan kecakapan hidup (life

skill) masyarakat. Sedangkan pengembangan kewirausahaan merupakan salah

satu upaya membantu optimalisasi sumber daya perekonomian masyarakat.

Perusahaan mengembangkan program pemberdayaan ekonomi bagi kelompok

masyarakat kurang mampu. Bagian terpenting bagi keberhasilan program ini

adalah adanya pendampingan berkelanjutan yang mampu meningkatkan

kemampuan seperti pelatihan keterampilan spesifik serta pemberian dana

bergulir. Diharapkan pola bantuan ini mampu menjadi pintu masuk peningkatan

kualitas hidup dan kesejahteraan masyarakat.

B. STAKEHOLDER PERUSAHAAN

Stakeholder adalah siapa saja yang berkepentingan atau terkena dampak

suatu informasi dimana informasi dan peran aktif mereka sangat diperlukan dalam

menjalankan fungsi kontrol atas pelaksanaan program perusahaan. Secara

fungsinya stakeholder terbagi menjadi dua, yaitu stakeholder primer dan

stakeholder sekunder. Stakeholder primer adalah pihak dimana tanpa

partisipasinya yang berkelanjutan maka organisasi tidak dapat bertahan. Pihak

yang termasuk dalam stakeholder ini memiliki hak, tujuan, harapan, dan tanggung

jawab yang berbeda. Sedangkan stakeholder sekunder adalah pihak yang

mempengaruhi atau dipengaruhi oleh perusahaan tetapi mereka tidak terlibat

dalam transaksi dengan perusahaan dan tidak begitu penting dengan kelangsungan

perusahaan.

19

Untuk mengetahui stakeholder perusahan maka harus dilakukan mapping

atau analisa stakeholder. Analisa stakeholder digunakan untuk mengidentifikasi

para pelaku komunikasi. Pelaku komunikasi ini meliputi orang maupun organisasi

yang terlibat atau terkena dampak dari suatu perencanaan. Dengan mengetahui

siapa stakeholder perusahaan, maka strategi komunikasi dapat dilakukan untuk

keberlangsungan perusahaan.

Berdasarkan cakupan keterlibatan PT. Astra Otoparts Tbk, mapping atau

pemetaan stakeholder perusahaan adalah sebagai berikut :

Gambar 8. Stakeholder PT. Astra Otoparts Tbk

Berdasarkan pemetaan di atas, stakeholder PT. Astra Otoparts Tbk terdiri

dari Goverment, Environment, Shareholder, Management, Consumer/Costumer,

Supliers, Employees, dan Local Comunity.

B.1. Goverment (Pemerintah)

Pemerintah dikatakan sebagai stakeholder perusahaan karena pemerintah

mempunyai kepentingan atas aktivitas perusahaan dan keberadaan perusahaan

sebagai salah satu elemen sistem sosial dalam suatu negara. Oleh karena itu

perusahaan tidak dapat mengabaikan eksistensi pemerintah dalam melakukan

operasinya. Adanya birokrasi yang mengatur jalannya perusahaan dalam sebuah

negara harus ditaati oleh perusahaan sehingga terciptanya hubungan yang baik

antara pemerintah dengan perusahaan. Hal tersebut berlaku sama untuk

stakeholder lainnya (komutas lokal, pekerja, suplier, dsb) dimana masing-masing

elemen tersebut membuat sebuah hubungan fungsional dengan perusahaan untuk

bisa memenuhi kebutuhan masing-masing.

B.2. Environment (Lingkungan Sekitar)

Lingkungan sekitar merupakan bagian dari stakeholder sekunder

perusahaan karena terkena dampak dari aktivitas perusahaan. PT. Astra Otoparts

20

Tbk melakukan program Coorporate Social Responsibility (CSR) sebagai wujud

kepedulian terhadap lingkungan sekitar.

Sesuai dengan visinya Astra menjadikan pelaksanaan kegiatan Corporate

Social Responsibility (CSR) sebagai bagian integral dari setiap kegiatan usaha

perusahaan. Kegiatan CSR pada PT. Astra International dijalankan oleh Divisi

ESR. Pada tanggal 28 Oktober 2009, Astra meluncurkan program Semangat

Astra Terpadu untuk Indonesia (SATU Indonesia) yang selanjutnya akan

menjadi payung besar bagi semua pelaksanaan program CSR dan lingkungan

yang dilaksanakan agar semua kegiatan CSR dapat terintegrasi dengan baik.

Program CSR Astra meliputi bidang : bantuan kemanusiaan, pendidikan dan

program peningkatan pendapatan

Astra memiliki 2 kerangka kerja yaitu Astra Friendly Company (AFC)

dan Astra Green Company (AGC). AGC memberikan landasan dalam

pengelolaan Lingkungan, Kesehatan & Keselamatan Kerja (LK3).Sedangkan

AFC menggariskan ketentuan akan pentingnya pertumbuhan bisnis yang

berkelanjutan dengan memperhatikan kesadaran sosial yang diterapkan melalui

implementasi kegiatan di bidang Pengembangan Masyarakat.1

Astra Friendly Company (AFC) merupakan sistem standar manajemen

bagi Perusahaan Astra Internasional dalam hal pelaksanaan CSR. AFC

berlandaskan pada 3 pilar utama , yaitu

1. Value, program yang dilakukan Astra memiliki landasan/dasar yang

sesuai dengan filosofi (Catur Dharma), visi,

2. Mindset, pelaksanaan yang sistematis dan terstruktur. Dengan

identifikasi dampak sosial-bisnis, stakeholders, menyusun program

sesuai persepsi dan harapan stakeholders, menentukan indikator

keberhasilan, dan terakhir melakukan review secara berkelanjutan

sebagai upaya monitoring.

3. Behaviour, seluruh program CSR yang dilaksanakan dimaksudkan

untuk memenuhi hak stakeholders terkait.

B.3. Shareholder

Shareholder atau pemegang saham adalah bagian dari stakeholder, bukan

sesuatu yang terpisah. Shareholder adalah pemangku kepentingan utama sehingga

dikategorikan sebagai stakeholder primer karena pemegang saham menanamkan

modalnya dalam perusahaan sekaligus juga menanggung resiko kehilangan

modalnya. Sedangkan pemangku kepentingan lainnya tidak secara langsung

memiliki keterkaitan dalam penyertaan modal.

21

B.4. Management

Management atau pelaksana utama dalam menjalankan aktivitas

perusahaan merupakan bagian dari stakeholder primer yang bertanggung jawab

kepada shareholder yang telah menginvestasikan modalnya. Salah satu bentuk

pertanggungjawaban kepada shareholder adalah dengan pelaksanaan Good

Corporate Governance (GCG) yang baik dimana perusahaan berusaha mencapai

keseimbangan antara kekuatan serta kewenangan dalam memberikan

pertanggungjawaban kepada stakeholder, khusunya shareholder.

B.5. Customer

Customer merupakan bagian dari stakeholder perusahaan karena sebagai

pengkonsumsi produk atau jasa yang dihasilkan oleh aktivitas perusahaan. Salah

satu aktivitas untuk menjaga kelangsungan hubungan dengan customer adalah

dengan membuat data base pelanggan yang terdiri dari profil pelanggan dan

analisis profitabilitas pelanggan.

B.6. Suplier

Suplier merupakan mitra yang penting dalam sebuah perusahaan sebagai

pemasok bahan baku untuk menunjang aktivitas produksi. Keberadaan suplier

sama vitalnya dengan element stakeholder primer lainnya. Sehingga hubungan

dengan suplier harus senantiasa ditingkatkan untuk meningkatkan kualitas produk

dan mutu kerja yang pada muaranya adalah meningkatkan kinerja perusahaan.

B.7. Lokal Comunity

Komunitas Lokasl adalah masyarakat yang bermukim atau mencari nafkah

di sekitar perusahaan atau di sekitar aset tetap perusahaan. Dalam pelaksanaan

fungsi perusahaan, komutias lokal dipandang sebagai suatu kesatuan dengan

perusahaan yang memberi manfaat timbal balik.

C. TEKNOLOGI INFORMASI

Teknologi adalah pengembangan dan aplikasi dari alat, mesin, material

dan proses yang menolong manusia menyelesaikan masalahnya. Sedangkan

informasi adalah hasil pemrosesan, manipulasi dan pengorganisasian/penataan

dari sekelompok data yang mempunyai nilai pengetahuan (knowledge) bagi

penggunanya. Teknologi Informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer

(software & hardware) yang digunakan untuk memproses atau menyimpan

informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan

informasi.

Dalam dunia bisnis hal yang banyak dicari adalah sebuah informasi cepat

dan akurat. Ketinggalan informasi sama dengan ketinggalan kereta. Itu sebabnya

pebisnis lebih mengutamakan peng-/upgrade/-an sistem informasi dalam

perusahaan . Hal ini juga akan mendatangkan keuntungan dan akan makin

dipercaya perusahaan tersebut di mata konsumen. Begitupun seorang konsumen

bisa mengakses perkembangan terbaru dari perusahaan tersebut dengan mudah.

22

PT. Astra Otoparts Tbk sebagai sebuah perusahaan yang senantiasa

memperhatikan strategi bersaing perusahaan, tentu memperhatikan semua bisnis

unitnya sehingga diupayakan reporting menjadi tersentral di Head Office (HO).

Networking yang digunakan untuk mengefisiensikan proses kerja dikendalikan

oleh HO yang dibantu dengan Bisnis Unit yang masih merupakan bagian dari

Group Astra International, yaitu PT. Astra Graphia.

Di PT. Astra Otoparts Tbk memiliki divisi yang khusus untuk menangani

pengembangan networking yang dibantu PT. Astra Graphia yang menempatkan

Local IT Support di masing-masing Bisnis Unit. Pengembangan networking ini

meliputi dua hal utama, yaitu SAP System dan Non SAP System. SAP System

ditangani oleh divisi SSC (Shared Service Center), sedangkan untuk

pengembangan non SAP ditangani oleh local IT support yang disuply dari PT.

Astra Graphia.

Jaringan komunikasi perusahaan dalam pemanfaat teknlogi Informasi

dapat dilakukan dengan 3 jalur network, yaitu Intranet, extranet, dan internet.

Ketiga elemen jaringan ini dikembangkan oleh PT. Astra Otoparts :

C.1. Intranet

Intranet adalah sebuah jaringan komputer berbasis protokol TCP/IP seperti

internet hanya saja digunakan dalam internal perusahaan. Antar Intranet dapat

saling berkomunikasi satu dengan yang lainnya melalui sambungan Internet yang

memberikan tulang punggung komunikasi jarak jauh. Dasarnya perangkat lunak

aplikasi yang digunakan di Intranet tidak berbeda jauh dengan yang digunakan di

Internet. Di Intranet digunakan Web, e-mail dll. persis seperti yang digunakan di

Intranet.

Network atau jaringan dengan perangkat database di belakangnya, memiliki

fungsi sebagai berikut :

1.Membuat perusahaan menjadi semakin effisien dalam proses operasional dan

pengambilan keputusan. Contohnya adalah ERP System merupakan system

yang menggunakan data base system sebagai sumber informasinya.

2.Membuat perusahaan menjadi semakin kompetitif di dunia bisnisnya, bahkan

menjadi pemimpin dalam usahanya. Membuat sebuah badan menjadi

kompetitif hanya mungkin dilakukan jika perusahaan dapat mengolah secara

baik sumber daya manusia & sumber daya pengetahuan yang ada di internal

perusahaan tersebut.

Intranet yang digunakan oleh PT. Astra Otoparts Tbk adalah proses mailing yang

menggunakan Outlook system dan SAP System.

C.1.1. Mailing System

System mailing yang digunakan oleh PT. Astra Otoparts Tbk adalah dengan

menggunakan program email client yaitu outlook express. Outlook express adalah

sebuah program yang dikhususkan untuk aktifitas kirim dan terima email yang

disetting pada sebuah komputer client.

23

Fungsi dari outlook express ini adalah program untuk kirim dan terima email

langsung melalui komputer kita. Tanpa harus kita membuka webmail yang

melalui sebuah browser internet karena itu terlalu memakan waktu dan pastinya

lebih lambat karena perlu akses ke internet. Namun jika kita menggunkan

program email client seperti outlook exprees ini, semua aktifitas per-email-

an akan lebih mudah, cepat, dan praktis, karena jalur akses sudah tidak lagi

http://(webmail) namun sudah menggunakan jalur khusus yaitu jalur POP3 untuk

receive (terima) dan jalur SMTP untuk send (kirim).

POP3 adalah kepanjangan dari Post Office Protokol versi 3, yang berfungsi

sebagai protokol untuk mengambil/menarik/mendownload surat elektronik atau

bahasa kerennya adalah email dari sebuah server email. Dalam pengertian

lain POP3 adalah sebuah jalur akses yang digunakan komputer client untuk

menarik email dari sebuah email server. Saat ini rata-rata semua server email

sudah support POP3, dan setiap server mail memiliki POP3-nya masing-masing.

Misalnya : @Gmail = pop.gmail.com @yahoo.co.id = pop.mail.yahoo.co.id, dll

Port yang digunakan POP3 adalah port 110.

SMTP adalah kepanjangan dari Simple Mail Tranfer Protokol, adalah

protokol yang berfungsi untuk mengirimkan email dari komputer client ke sever

email yang dituju dengan menggunakan port 25. Dalam pengertian lain SMTP

adalah jalur akses untuk mengirimkan email dari sebuah komputer client ke

sever mail yang dituju. jalur SMTP ini pada umumnya mengikuti ISP apa yang

kita gunakan. Misalnya : Speedy ( telkom ) = smtp.telkom.net, Indosat =

smtp.indosat.net.id, dsb

Gambar 9. Print Screen Outlook Express

Pengaturan mailing di PT. Astra Otoparts Tbk dikelola oleh Divisi SSC

Head Office. Dimana semua akun mailing memiliki identifikasi akun sebagai

24

berkikut : <nama user>@<nama Bisnis Unit>.component.astra.co.id. Misalnya,

[email protected]. Menjelaskan bahwa akun tersebut dimiliki oleh

Arief yang digunakan di bisnis unit PT. Indokarlo Perkasa (IKP).

C.1.2. SAP (System Aplication and Product in Data Processing)

SAP adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu

perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan

efektif. SAP merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu

suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan

melakukan berbagai aktivitas sehari-hari.

Pemakain SAP bagi perusahaan akan memiliki dampak integrasi yaitu

perubahan yang dilakukan pada satu modul secara otomatis akan mengupdate

modul yang lainnya bila informasi yang dirubah berkaitan dengan modul tersebut.

Data akan terupdate secara langsung begitu user menginput data ke dalam sistem.

Hal ini yang dikenal dengan istilah real-time processing. Integrasi secara sistem

bisa terjadi dengan syarat bahwa seluruh perusahaan harus menggunakan satu

sumber data yang sama, baik untuk data customer, data product maupun data

vendor.

Selain itu transparansi data juga merupakan salah satu keunggulan SAP.

Semua user yang mempunyai akses ke sistem akan dapat melihat semua informasi

yang paling up-to-date setiap saat diperlukan walaupun informasi tersebut di-input

oleh user lainpun.

SAP sebagai system yang digunakan di PT. Astra Otoparts Tbk secara

fungsi dpat dikatakan sebagai bagian dari intranet, karena digunakan untuk

konsumsi dalam satu bisnis Unit, dalam fungsinya dengan unit bisnis lain yang

masih dalam satu group Astra Otoparts maka SAP ini dikatakan sebagai system

Extranet. Pembatasan akses datanya adalah selama user adalah bagian Astra

Otoparts Group yang memiliki kepentingan informasi untuk pengambilan

keputusan.

Beberapa perusahaan ada yang menggunakan SAP namun hanya beberapa

modul saja. Di PT. Astra otopars Tbk menggunakan system SAP dengan modul

komplit, yaitu sebagai berikut :

1. SD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan

operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses

sales, shipping dan billing)

2. MM-Materials Management: membantu menjalankan proses pembelian

(procurement) dan pengelolaan inventory

3. PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan kontrol daripada

kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.

4. QM-Quality Management: membantu men-cek kualitas proses-proses di

keseluruhan rantai logistik

25

5. PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan

sistem secara teknis

6. HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR

mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu,

pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai

7. FI-Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash management

(treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting.

8. CO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting,

cost element accounting, dan analisa profitabilitas

9. AM-Asset Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed

assets, meliputi proses asset

accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment

controlling

10. PS-Project System: Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan

project, pengerjaan dan kontrol

Berikut ini adalah contoh pemetaan modul dalam SAP :

Gambar 10. Sturuktur Organisasi Material Management

Berdasarkan gambar diatas, client merupakan tingkatan tertingi pada

hierarki organisasi SAP. Client di SAP mewakili lingkungan dengan kumpulan

aturan umum. Client dapat berupa lingkungan latihan, pengembangan, atau

produksi. Nomor client adalah spesifik berhubungan dengan lingkungn kerja tujuan

saat user me-login ke dalam sistem SAP.

26

Gambar 11. Material Master Views

Material Master merupakan kumpulan informasi mengenai material yang

dapat digunakan dalam aktivitas pembelian, produksi, atau penjualan. Material

master terorganisasi dalam beberapa views dan bertindak sebagai pusat data

untuk semua informasi material management.

Gambar 12. Procurement Management

Procurement Management berisi mengenai proses-proses yang terkait

dengan pengadaan material.

a) Mengelola Service Master

b) Mengelola Vendor Master

c) Mengelola Master Data Kualitas (Quality Master Data)

27

d) Mengelola Permintaan Pembelian (Purchase Requisition)

e) Mengelola Permintaan Penawaran (Request for Quotation)

f) Mengelola Penawaran (Quotation)

g) Mengelola Outline Agreement / Contract

h) Mengelola Pemesanan Pembelian (Purchase Order)

i) Mengelola Evaluasi Vendor

Gambar 13. Inventory Management

Inventory Management berhubungan dengan pengelolaan stok material

dari segi kuantitas dan nilai, berikut perencanaan, pemasukan dan pergerakan

barang. Inventory Management merupakan bagian dari proses Supply Chain

yang terintegrasi. Inventory Management (IM) meliputi penerimaan barang

(Goods Receipt), penyimpanan, pemakaian berikut kontrol atas persediaan

material.

C.2. Extranet

Jika sebuah badan usaha/perusahaan mengekspose sebagian dari internal

jaringannya ke komunitas di luar, hal ini di sebut ekstranet. Memang biasanya

tidak semua isi intranet di keluarkan ke publik untuk menjadikan intranet

menjadi ekstranet.

Extranet atau Ekstranet adalah jaringan pribadi yang menggunakan

protokol internet dan sistem telekomunikasi publik untuk membagi sebagian

28

informasi bisnis atau operasi secara aman kepada penyalur (supplier), penjual

(vendor), mitra (partner), pelanggan dan lain-lain.

Extranet dapat juga diartikan sebagai intranet sebuah perusahaan yang

dilebarkan bagi pengguna di luar perusahaan. Perusahaan yang membangun

extranet dapat bertukar data bervolume besar dengan EDI (Electronic Data

Interchange), berkolaborasi dengan perusahaan lain dalam suatu jaringan

kerjasama dan lain-lain.

Dalam aplikasi pelaksanaan di PT. Astra Otoparts Tbk, SAP sebagai

system penyedia informasi dapat berfungsi sebagai ekstranet, karena dalam group

yang sama (Astra Otoparts Groups) terjadi hubungan suplier-costumer. Misalnya,

PT. Indokarlo Perkasa merupakan customer sekaligus suplier untuk PT. Adiwira

Plastik dimana keduanya merupakan bagian dari PT. Astra Otoparts Tbk. Untuk

hal seperti ini, divisi SSC mengaturnya dalam modul transaksi Intercompany yang

memungkinkan bisnis unit dalam satu group AOP dapat saling mengakses data.

C.3. Internet

Internet yang berasal dari kata Interconnection Networking yang

mempunyai arti hubungan komputer dengan berbagai tipe yang membentuk

sistem jaringan yang mencakup seluruh dunia (jaringan komputer global) dengan

melalui jalur telekomunikasi seperti telepon, radio link, satelit dan lainnya.

Dalam mengatur integrasi dan komunikasi jaringan komputer ini

digunakan protokol yaitu TCP/IP. TCP (Transmission Control Protocol) bertugas

memastikan bahwa semua hubungan bekerja dengan benar, sedangkan IP (Internet

Protocol) yang mentransmisikan data dari satu komputer ke komputer lain.

TPC/IP secara umum berfungsi memilih rute terbaik transmisi data, memilih rute

alternatif jika suatu rute tidak dapat di gunakan, mengatur dan mengirimkan

paket-paket pengiriman data.

Untuk dapat ikut serta menggunakan fasilitas Internet, biasanya kita harus

berlangganan ke salah satu ISP (Internet Service Provider). ISP ini biasanya

disebut penyelenggara jasa internet.

Dengan memanfaatkan internet, pemakaian komputer di seluruh dunia

dimungkinkan untuk salingberkomunikasi dan pemakaian bersama informasi

dengan cara saling kirim e-mail, menghubungkan ke komputer lain, mengirim dan

menerima file, membahas topik tertentu pada newsgroup dan lain-lain.

Fasilitas-Fasilitas yang dapat di manfaatkan dengan menggunakan

internet, diantaranya :

1. Web, adalah fasilitas hypertext untuk menampilkan data berupa teks,

gambar, bunyi, animasi dan data multimedia lainnya, yang diantara

data tersebut saling berhubungan satu sama lain. Untuk memudahkan

membaca data dan informasi.

2. E-Mail (Electronic Mail), dengan fasilitas ini kita dapat mengirim

dan menerima surat elektronik (e-mail) pada/dari pemakai komputer

lain yang terhubung di internet, dan dapat menyertakan file sebagai

lampiran (attachment).

3. Newsgroup, fasilitas ini digunakan untuk mendistribusikan artikel,

berita, tanggapan, surat, penawaran ataupun file ke pemakai internet

29

lain yang tergabung dengan kelompok diskusi untuk topik tertentu

tanpa batas ruang dan waktu.

4. FTP (File Transfer Protocol), fasilitas ini digunakan untuk

menghubungkan ke server computer tertentu dan bila perlu menyalin

(download) file yang dibutuhkan dari server tersebut dan

menyimpannya di komputer.

Fasilitas yang digunakan PT. Astra Otoparts dalam internet adalah Web

fasilitas. Situs resmi PT. Astra Otoparts Tbk adalah http://www.component.astra.co.id/ Berikut ini adalah screen shoot situs PT. Astra Otoparts Tbk.

Gambar 14. Situs Resmi PT. Astra Otoparts Tbk

Dalam situs ini, informasi yang dapat diakses adalah sebagai berikut :

1. Home ; Share price

2. Profile ; Company in Brief, History, Vision & Mision, Milestone, Core

Values, Business Portofolio, People, Network

3. Business; Manufacturing Division, Manufacturing Subsidiaries, Trading

Division, Trading Subsidiaries.

4. Product ; 2W (Motorcycle), 4W (Automobiles), Other Product

5. Awards; 2009, 2010, 2011, 2012, 2013

6. News ; Coorporate News, Press Release

7. CSR ; Education, Envitonment, Health, Entrepreneurship Development.

8. GCG

9. Investor ; Shareholder Equity & Share; Financial Highlights, Financial

Statement, Annual Report.

10. Contact us

30

D. FUTURE DEVELOPMENT

PT. Astra Otoparts sebagai salah satu perusahaan terkemuka sudah sangat

bagus dalam memanfaatkan sistem teknologi informasi. Dalam level yang lebih

tinggi, ada beberapa fasiltas sistem teknologi informasi yang belum

dimanfaatkan. Diantaranya adalah sebagai berikut :

D.1. Customer Relationship Management (CRM)

Di era globalisai yang berbasis IT seperti sekarang ini, banyak perusahaan

yang menggunakan berbagai sarana dalam usahanya untuk meningkatkan

Customer Relationship Management (CRM). Secara khusus mereka berusaha

memberikan layanan yang sifatnya personal sehingga dapat memberikan kepuasan

yang tinggi pada pelanggannya, baik sebagai stakeholder maupun shareholder.

CRM merupakan salah satu sarana untuk menjalin hubungan yang berkelanjutan

antara perusahaan dengan para stakeholder maupun shareholdernya. CRM

merujuk pada software system yang membantu perusahaan memperoleh dan

menyimpan data pelanggannya serta melakukan hubungan dua arah. Tetapi saat

ini CRM lebih menekankan pada perubahan kebijakan dan prosedur yang didesain

untuk meningkatkan sales dan customer retention di berbagai lini perusahaan.

CRM adalah strategi bisnis yang terdiri dari software dan layanan yang didesain

untuk meningkatkan keuntungan (profit), pendapatan (revenue) dan kepuasan pelanggan

(customer satisfaction). Caranya adalah dengan membantu berbagai bentuk perusahaan

untuk mengidentifikasi pelanggannya dengan tepat, memperoleh lebih banyak pelanggan

dengan lebih cepat, dan mempertahankan kesetiaan pelanggannya.

Dalam studi kasus ini, PT. Astra Otoparts Tbk (studi kasus Bisnis Unit PT.

Indokarlo Perkasa) belum mengaplikasikan CRM sebagai strategi bisnis untuk

memenangkan pelanggan. Data base pelanggan sederhana hanya dibuat dalam

tools excel sederhana dimana analisa profitabilitas yang ada di SAP hanya

mengacu ke produk, tidak ke customer.

Dengan mengaplikasikan CRM, berikut ini adalah beberapa manfaatnya :

1. Jumlah konsumen yang akan bertambah, karena tujuan utama dari

CRM selain mencari konsumen baru disamping tetap memelihara

tingkat kepuasan konsumen yang sudah ada.

2. Mengetahui tingkat kepemilikan perusahaan pada konsumen, yaitu

dengan mengetahui kebutuhan konsumen.

3. Mengetahui kebutuhan konsumen pada masa yang akan datang, yaitu

melalui hasil transaksi yang sudah dilakukan dan dari hasil analisa

data-data transaksi yang sudah terkumpul.

4. Mengetahui ketidaknormalan pada setiap aktivitas transaksi, yaitu

mengetahui tindak kriminal seperti penipuan dan lain sebagainya.

5. Mengetahui perbaikan yang harus dilakukan pada service yang

diberikan kepada konsuman.

31

6. Mampu menganalisa pola data transaksi, sebagai contoh mampu

mengetahui kombinasi produk yang akan dijual pada waktu-waktu

tertentu.

7. Mengurangi resiko operasional, yaitu dengan mengetahui prediksi

yang akan terjadi dan kesalahan yang pernah dilakukan melalui

customer history.

D.2. Portal order ke Suplier

Sistem order PT. Astra Otoparts Tbk ke suplier adalah dengan

memanfaatkan fasilitas yang ada di SAP. Prosedurnya dalah sebagai berikut :

1. Purchase Request sebagai tools order dari user yang di submit ke

bagian purchasing untuk dibuatkan menjadi purchase order.

2. Purchase Order akan di submit ke suplier by fax atau scan email.

3. Suplier menerima Purchase Order, lalu mengirimkan material yang

dibutuhkan.

Berdasarkan kondisi tersebut, sistem order yang dilakukan PT. Astra

otoparts Tbk belum paperless, sehingga memerlukan lead time proses yang cukup

panjang. Salah satu development yang disarankan adalah dengan membentuk

portal order suplier dengan memanfaatkan jaringan extranet yang di sharing ke

suplier. Teknologi seperti ini sudah dijalankan oleh perusahaan manufactur

lainnya seperti Toyota.

Gambar 15. Portal TOYOTA untuk suplier order

32

D.3. Master Planning Detail

Master Planning detail adalah rencana produksi untuk periode tertentu

yang mencakup informasi quantity secara harian. Kebutuhan tools ini diakomodir

dengan memanfaatkan jaringan intranet yang tersedia di perusahaan. Teknologi

Intranet yang memfasilitas Master Planning Detail adalah SAP system, namun

scope rencana produksinya adalah bulanan.

Gambar 16. Flow Perhitungan Kebutuhan Material by SAP

Berdasarkan flow chart SAP system diatas maka ada ketidaksesuaian

antara data yang disediakan oleh SAP dengan kebutuhan aktual. Kondisi ini

memerlukan improvement teknologi informasi intranet, misalnya dengan

menggunakan Visual Basic.

D.4. Optimalisasi website di Bisnis Unit

Web site PT. Astra Otoparts Tbk sudah sangat bagus mengkomunikasikan

informasi yang dibutuhkan oleh publik. Namun dengan banyaknya Bisnis Unit

yang dimiliki Astra otoparts, pemanfaatan web site tidak diikuti oleh bisnis

unitnya, sehingga secara tidak langsung akan mempengaruhi profit perusahaan

dalam skala Astra Otoparts Group.

Forecast (Bulanan)

Kebutuhan Material

Rencana kedatangan

Material (harian)

33

Berikut ini sample web site yang dikelola oleh PT. Indokarlo Perkasa;

http://www.indokarlo.com/ dimana informasi yang tersedia sangat minim dan tidak

menunjukan informasi yang terupdate.

Gambar 17. Situa Resmi PT. Indokarlo Perkasa

34

BAB IV

KESIMPULAN

PT. Astra Otoparts Tbk merupakan perusahaan terkemuka di Indonesia

yang bergerak dibidang komponen otomotif. Bersama perusahaan otomotif

lainnya, Astra Otoparts senantiasa bersaing untuk memenangkan pasar otomotif

Indonesia dengan strategi bisnis yang dimilikinya. Salah satu implementasi

strategi bisnis yang dijalankan PT. Astra Otoparts Tbk adalah dengan

memanfaatkan Teknologi Informasi (TI) menjadi Sistem Informasi (SI) yang

merupakan sumber data yang akurat dan terpercaya untuk dikonsumsi oleh

stakeholder perusahaan.

Stakeholder PT. Astra Otoparts Tbk terdiri dari 8 bagian, yaitu shareholder

sebagai pemegang saham, management perusahaan sebagai pelaku operasional

bisnis, pemerintah (goverment), lingkungan sekitar (environtment) customer,

suplier, employees, dan komunitas lokal. Setiap stakeholder harus senantiasa

berkesinambungan dalam memenuhi hak dan kebutuhannya masing-masing.

Sistem informasi yang dikembangkan PT. Astra Otoparts Tbk meliputi

pemanfaatan Intranet, Extranet, dan Internet. Aplikasi intranet yang dijalankan

adalah alat komunikasi mailling yang berbasis client yaitu outlook express. Selain

itu SAP system yang merupakan basis data untuk komunikas dan pengambilan

keputusan di dalam perusahaan juga merupakan aplikasi intranet. Dalam fungsi

yang lain, SAP juga dapat dikatakan sebagai extranet karena dapat dijadikan

sebagai alat tukar informasi dengan perusahaan yang lain yang masih dalam satu

group Astra Otoparts. Aplikasi internet yang dikonsumsi untuk publik dapat

diakses di situs www.component.astra.co.id yang sudah termaintan dengan sangat

baik.

Namun dari aplikasi sistem informasi yang sudah dijalankan masih ada

beberapa ruang pengembangan untuk meningkatkan profitabilitas perusahaan.

Diantaranya adalah aplikasi intranet untuk menjaga relasi dengan costumer yang

disebut Customer Relationship Management. Selain itu, aplikasi order ke suplier

dapat dikembangkan menjadi paperless yaitu dengan mengembangkan portal

order berbasis web. Untuk mendukung effisiensi proses di operational, tambahan

aplikasi intranet untuk membuat master planning produksi detail akan sangat

membantu operasional lapangan memantau abnormality proses produksi. Dan

pengembangan terakhir yang kami sarankan adalah pemeliharaan web site untuk

seluruh bisnis unit yang tergabung dalam Astra Otoparts Group.

35

BAB V

DAFTAR PUSTAKA

Agus Mulyanto. 2009. Sistem Informasi Konsep & Aplikasi. Pustaka Pelajar.

Yogyakarta

Edhy Sutanta. 2003. Sistem Informasi Manajemen, Graha Ilmu. Yogyakarta.

Jogiyanto HM. 200. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta.

O’Brian, James A. 2008. Sistem Pengantar Informasi Perspektif Bisnis dan

Manajerial. Salemba Empat. Jakarta.

http://kuliah.imadewira.com

http://id.wikipedia.org/wiki/Ekstranet

http://www.aalil.com/pengertian-internet.html