Ing. Daniela Andrade Abril 2014 Directora: Ing. Graciela Baquero

PLAN DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y MONITOREO DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PARA LA DISTRIBUCIÓN ELÉCTRICA – SIGDE EN LAS EMPRESAS ELÉCTRICAS DE DISTRIBUCIÓN A NIVEL NACIONAL

Ing. Daniela AndradeAbril 2014

Directora: Ing. Graciela Baquero

ANTECEDENTES

Oct/2008

May/2009

Jun/2009

Jul/2009

Ene/2010

Feb/2011

Dic/2011

Estudios de Factibilidad del SIGDE

Suscripción Convenio de Cooperación

Interinstitucional

Prioridad SENPLADES

USD 69 millones al 2014

Inicio de Implementació

n del SIGDE

Episodio de desaceleración en la ejecución

Reinicio de la implementación

del SIGDE

Política No. 5 del MEER

DETERMINACIÓN DEL PROBLEMA

Falta de experiencia

en implantación de sistemas

Falta de herramientas de control y seguimiento

Resistencia al cambio

Demora interna en procesos

administrativos y

financieros del MEER

Variaciones en la asignación presupuestari

a

Cambios políticos en el

Sector Eléctrico

OBJETIVOS GENERAL Y ESPECÍFICOS

Contribuir con soluciones dirigidas a fortalecer la gestión

de estrategias en la implementación SIGDE en las

empresas eléctricas de distribución a nivel nacional, a través de la elaboración de un Plan de Seguimiento, Control y

Monitoreo.

Analizar la situación actual del proyecto SIGDE, e identificar los

hitos y factores críticos de éxito que son determinantes para una eficaz

implementación del mismo.

Definir las estrategias a seguir de acuerdo a los resultados obtenidos

del análisis situacional del proyecto SIGDE.

Elaborar el Cuadro de Mando Integral del SIGDE para establecer indicadores, metas y medios de las

estrategias definidas.

Elaborar el Plan de Seguimiento, Control y Monitoreo para la

implementación de las estrategias del SIGDE.

HIPÓTESIS GENERAL Y ESPECÍFICAS

La gestión de las estrategias por parte de la Gerencia del

Proyecto de implementación del SIGDE en las empresas

eléctricas de distribución a nivel nacional será fortalecida al

contar con el Plan de Seguimiento, Control y

Monitoreo.

Al conocer los hitos y factores críticos de éxito que actualmente fortalecen o

debilitan la implementación del SIGDE se tendrá una información base que permitirá proyectar las acciones a

tomarse de la manera más acertada y oportuna.

Al analizar las estrategias actuales del proyecto SIGDE

será necesario replantearlas de acuerdo al nuevo entorno.

El Cuadro de Mando Integral ayudará a establecer puntos de control y

seguimiento del SIGDE, basándose en las estrategias planteadas.

Al elaborar el Plan de Seguimiento, Control y Monitoreo para la

implementación de estrategias del SIGDE de acuerdo al Cuadro de Mando Integral se obtendrá un

resultado acorde a las necesidades del proyecto.

ANÁLISIS EXTERNO

POLÍTICO• Cambios autoridades del

Sector• Intereses políticos sobre

técnicos• Coyuntura actual

ECONÓMICO• Asignación presupuestaria

limitada• Incremento de subsidios• Inversionistas extranjeros

SOCIAL• Cultura del “no pago” en la

Costa• Cobertura insuficiente• Corrupción en filas de las

EDs

LEGAL• Sector Estratégico• Falta marco legal

actualizado Sector Eléctrico

ANÁLISIS INTERNO

Situación actual EDs

Planificación

Recursos Humanos

AdministraciónSIGDE

POSICIONAMIENTO ESTRATÉGICO A TRAVÉS DE SCORECARDS

50

26

29

59 0

20

40

60

80

100

2. Traslado hacia el BSC

3. Sincronizació

n y Despliegue

4. Cultura de Ejecución

1. Enfoque

Gestión por Scorecard (Prácticas de Excelencia)Diagnóstico de la Situación Actual

ANÁLISIS FODA - MATRICES

FODA EFI / EFE

Formulación

Estrategias

PEYEA MIE MCPE

MATRIZ FODAOportunidades Amenazas1.- Decisión gubernamental para la mejora del Sector Eléctrico de la Distribución

1.- Falta de liquidez en la Caja Fiscal para cubrir obligaciones de Inversión

2.- Interés de inversionistas extranjeros en el sector eléctrico ecuatoriano

2.- Injerencia política en la toma de decisiones técnicas

3.- Cambios mundiales sobre los modelos de gestión de la distribución eléctrica y la implementación de redes inteligentes

3.- Inestabilidad política y de continuidad en las autoridades del Sector Eléctrico

4.- Interés del sector eléctrico por encaminarse hacia la Empresa Única

4.- La falta de marco legal regulatorio actualizado

5.- Interés mundial por el uso de energías limpias y de redes inteligentes de distribución para reducir el impacto ambiental

5.- No existe un Plan Estratégico del Secto Eléctrico

Fortalezas Debilidades1.- Existencia de buenas prácticas en todas el EDs en distintos ejes de gestión

1.- Falta de planificación sistémica de los diferentes comités de implementación del SIGDE

2.- Disponibilidad de recursos para gestión administrativa2.- Planificación inadecuada de la gestión financiera y débil sistema de control interno

3.- Disponibilidad de los estudios de prefactibilidad y análisis de factibilidad previo a la implementación del SIGDE

3.- Deficiente elaboración, ejecución y control de procesos en los diferentes ejes de gestión de las Eds

4.- Proyecto con prioridad nacional por parte de SENPLADES4.- Falta de sistemas de planificación y monitoreo para la ejecución del proyecto SIGDE5.- Falta de trabajo en equipo y programas de capacitación para el recurso humano involucrado6.- No se cuenta con líderes fuertes en cada comité de implementación de los ejes estratégicos

EVALUACIÓN DE FACTORES EXTERNOS - EFE

EVALUACIÓN DE FACTORES INTERNOS - EFI

Matriz EFE Peso Calificación Ponderado

Oportunidades 1 a 4

Amenazas 1 a 4

TOTAL 1,00 2,21

Matriz EFI Peso Calificación Ponderado

Fortalezas 3 o 4

Debilidades 1 o 2

TOTAL 1,00 2,15

FORMULACIÓN DE ESTRATEGIAS MATRIZ DE ESTRATEGIAS

Fortalezas Debilidades

Oportunidades (F, O) 3 (D, O) 4

Amenazas (F, A) 3 (D, A) 4

Agresivas

Conservadoras

Competitivas Defensivas

MATRIZ DE POSICIÓN ESTRATÉGICA Y EVALUACIÓN DE LA ACCIÓN - PEYEA

Matriz PEYEA

FUERZA FINANCIERA Calificación Promedio

4 fuerzas identificadas (+1 a +6)  

TOTAL FF 21 5,25

VENTAJA COMPETITIVA Calificación Promedio

3 ventajas identificadas (-1 a -6)  

TOTAL VC -13 -4,33

ESTABILIDAD DEL AMBIENTE Calificación Promedio

5 factores identificados (-1 a -6)  

TOTAL EA -17 -3,40

FUERZA DE LA INDUSTRIA Calificación Promedio

3 fuerzas identificadas (+1 a +6)  

TOTAL FI 10 3,33

Gráfico Matriz PEYEA Fuerza Financiera

Perfil conservador 4 Perfil AgresivoTOTAL FF 5,25TOTAL VC 4,33 3TOTAL EA 3,40TOTAL FI 3,33 2

Ventaja 1 FuerzaFI + VC 1,00 x Competitiva IndustriaFF + EA 1,85 y -3 -2 -1 1 2 3

-1

-2

Perfil defensivo -3 Perfil competitivo Empresa que ha obtenido fuerzafinanciera en una industria estableque no está creciendo, la empresa

Estabilidad del Ambiente no tiene ventajas competitivasImportantes.

MATRIZ INTERNA Y EXTERNA - MIE

Matriz EFESECTORIAL SISTEMA ÚNICO DE LA DISTRIBUCIÓN

ELÉCTRICA

Peso Calificación Ponderado Peso Calificación Ponderado

Oportunidades 1 a 4 1 a 4

Amenazas 1 a 4 1 a 4

TOTAL 1,00 2,21 1,00 2,79

Matriz EFI Peso Calificación Ponderado Peso Calificación Ponderado

Fortalezas 3 o 4 3 o 4

Debilidades 1 o 2 1 o 2

TOTAL 1,00 2,15 1,00 2,00

Estrategia retener y mantener

Fuerte Promedio Débil40 30 20 10

Alto

30

Medio

20

Bajo

x EFE 2,79y EFI 2,00

Gráfico MIE

MATRIZ CUANTITATIVA DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA - MCPE

E (F,O) E (D,O) E (F,A) E (D,A)

CA TCA CA TCA CA TCA CA TCA

Oportunidades 1 a 4 1 a 4 1 a 4 1 a 4

Amenazas 1 a 4 1 a 4 1 a 4 1 a 4

Subtotal O - A 3,14 3,34 2,94 2,79

Fortalezas 1 a 4 1 a 4 1 a 4 1 a 4

Debilidades 1 a 4 1 a 4 1 a 4 1 a 4

Subtotal F - D 3,05 3,70 3,35 3,55

TOTAL GENERAL 6,19 6,71 6,29 6,34

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

MISIÓN PROPUESTA

•Somos un equipo líder de profesionales comprometidos con el desarrollo del país que fomentamos los nuevos modelos de gestión integral para las empresas eléctricas de distribución.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

VISIÓN PROPUESTA

•Instaurar en la gestión de la distribución eléctrica una nueva forma de pensamiento sistémico.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

•Política•Principios•Objetivos•Ejes estratégicos•Objetivos estratégicos•Mapa estratégico

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

CUADRO DE MANDO INTEGRAL CMI

PERSPECTIVASESTRATEGIA DE VALOR

(MODELO DE NEGOCIOS)OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Fortalecer los modelos de gestión financiera para presentar estudios

económicos que atraigan el interés de inversionistas nacionales o extranjeros,

para el aprovechamiento de los recursos administrativos y operacionales existentes

Optimizar el uso de los recursos financieros del MEER y las EDs para

el año 2015.

FINANZAS Y CRECIMIENTO Desarrollar planes de negocios

actualizados que favorezcan la obtención de recursos frescos del país y

del exterior, explotando favorablemente el cuidado ambiental

que representa la ejecución del proyecto.

Actualizar anualmente el plan de negocios y el perfil SENPLADES del proyecto SIGDE, específicamente

los cálculos de valor presente y de retorno de la inversión.

CUADRO DE MANDO INTEGRAL CMIPERSPECTIVAS

ESTRATEGIA DE VALOR(MODELO DE NEGOCIOS)

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Involucrar a todos los actores dentro de la Planificación Estratégica del SIGDE, con el fin de generar una experiencia que aporte en la elaboración del Plan

Estratégico del Sector.

Incrementar el conocimiento y participación de los diferentes actores respecto de los objetivos, metas y propuestas del Proyecto SIGDE.

Difusión pública del proyecto SIGDE en las empresas eléctricas de distribución

y demás actores del Sector Eléctrico para involucramiento de la comunidad en el seguimiento hasta su ejecución.

Incrementar el involucramiento de los diferentes actores del proyecto para una mejor ejecución del mismo.

CLIENTES

Promocionar y coordinar el funcionamiento del Comité

Interinstitucional para que aporte directamente en la conformación de la

Empresa Única del Sector Eléctrico.

Impulsar y apoyar a la conformación de la Empresa Única

del Sector Eléctrico a través del Comité Interinstitucional del

SIGDE.

CUADRO DE MANDO INTEGRAL CMI PERSPECTIVAS

ESTRATEGIA DE VALOR(MODELO DE NEGOCIOS)

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

PROCESOS INTERNOS

Incrementar el nivel de cumplimiento de los objetivos del

SIGDE y de su plan de implementación.

Elaborar y aplicar un Cuadro de Mando Integral para el seguimiento, control y monitoreo de la implementación del

SIGDE para reflejar avance real hacia las autoridades de turno.

Incrementar la ejecución de los planes de acción por Comité del

SIGDE a través de una metodología de seguimiento continuo y

estratégico.

Aprovechar la existencia de recursos para gestión administrativa incentivando en el SIGDE la

planificación de tareas adecuadas que permitan percibir o comunicar avance o

ejecución hacia los observadores externos.

Fortalecer la gestión de procesos internos para incrementar la excelencia

operativa en los diferentes planes de acción que conforman el SIGDE.

Reducir las actividades que no agregan valor al proceso de

ejecución del proyecto SIGDE y que no son consideradas

indispensables.

CUADRO DE MANDO INTEGRAL CMI

PERSPECTIVASESTRATEGIA DE VALOR

(MODELO DE NEGOCIOS)OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

CAPITAL INTANGIBLE

Promover el desarrollo del talento humano a través de programas de capacitación y de incentivos para fortalecer el trabajo en equipo.

Incrementar las competencias del recurso humano y su nivel de

satisfacción dentro de las Empresas Públicas.

PLAN DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y MONITOREO DEL SIGDE

OBJETIVOS•Contribuir directamente al mejoramiento

de la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de objetivos y metas del Proyecto SIGDE.

•Fortalecer la transparencia y rendición de cuentas de los proyectos de inversión del Sector Eléctrico.

ALCANCE

•Este Plan de Seguimiento, Control y Monitoreo es aplicable a todos los procesos del Proyecto SIGDE, es decir, a todos los comités funcionales que conforman el mismo.

PLAN DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y MONITOREO DEL SIGDE

METODOLOGÍA

•Programa de Trabajo▫Cronogramas

•Frecuencia de Monitoreo•Responsabilidades•Entregables

PLAN DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y MONITOREO DEL SIGDE

MEDIOS

PLAN DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y MONITOREO DEL SIGDE

PRIMER NIVEL Grupos de trabajo por

Comité y equipo contraparte de las diferentes

Eds

SEGUNDO NIVEL Líderes de Comités de

Gestión y Líderes de Equipos Contraparte

TERCER NIVEL Dirección de

Proyecto y Líder de Procesos

Reuniones semanales de cumplimiento operativo

objetivo: disponer medidas correctivas o preventivas específicas para las novedades encontradas

Retroalimentación Formato de Seguimiento

Información digital vía correo electrónico

Fecha límite: viernes de cada semana 12h00

Reuniones quincenales de planificación y análisis

objetivo: consolidar el conocimiento integral del avance del proyecto, evaluar las acciones emprendidas y retroalimentar al equipo sobre las posibles mejoras de gestión emprendidas.Formato consolidado de novedades de grupos de trabajo a su cargo con informe de resultados de acciones correctivas y preventivas

Información digital vía correo electrónico

Fecha límite: 17h00 del día anterior a la reunión quincenal convocada

Reuniones periódicas de consolidación y análisis

objetivo: entregar a las autoridades y organismos de control, los informes mensuales, trimestrales y anuales que requieren sobre el cumplimiento de objetivos y avance del Proyecto SIGDE.

Elaborar y aprobar resumenes ejecutivos para reportar herramientas gubernamentales de control

Documentos digitales y fisicos suscritos por el Director del Proyecto, en conocimiento del Subsecretario de Distribución y Comercialización

PLAN DE SEGUIMIENTO

•Seguimiento y Monitoreo de Programas de Trabajo▫10 primeros días de cada mes

•Control y Evaluación de Resultados▫15 días de cada mes

•Acciones Preventivas y Correctivas▫Constantes y controladas, Dirección de

Proyecto y Área de Procesos•Diagrama de Flujo

CONCLUSIONES•Proyecto SIGDE ha proporcionado, una

nueva forma de pensamiento sistémico, con el cual se ha fortalecido el cambio que se genera a través de las políticas de Gobierno.

•Una de las mayores y más constantes amenazas para este proceso del Sector Eléctrico es la política y sus cambios.

•El diagnóstico demostró que la situación al interno de algunas empresas era insostenible, y que sus ingresos no eran ni la mitad de lo necesario para continuar operando.

CONCLUSIONES•La falta de control y seguimiento para los

planes de acción, creo en el SIGDE tropiezos en el cumplimiento de sus metas.

•Necesario el replanteo de estrategias hacia una mejora interna y considerando la situación como implementador del SIGDE, mientras que los objetivos originales, por ser de carácter técnico y de avanzada, se mantuvieron.

•Con las nuevas estrategias generadas y a través de la herramienta que es el Cuadro de Mando Integral CMI, se establecieron puntos de control efectivos y las metas como parámetros de seguimiento.

CONCLUSIONES•La gestión del Sector de la Distribución

Eléctrica está cambiando, y adaptándose a las nuevas tendencias de nivel mundial; pero por otro lado, la infraestructura de red de distribución es la misma desde hace varias décadas, por lo que, como usuarios podemos sentir ciertas deficiencias en el servicio de las diferentes empresas eléctricas.

•Una de las aristas que está en actual proceso de diagnóstico y cambio es la homologación salarial del Sector Eléctrico.

RECOMENDACIONES•Aprovechar coyuntura política actual•Involucrarse en la definición de la nueva

ley del sector energético•Valorar como un todo el mejoramiento del

Sector con los proyectos actuales•Creación del equipo de auditores internos

de las EDs•Cumplir con la premisa de enmarcar las

mejores prácticas de las EDs

RECOMENDACIONES•Implementar el Plan de Gestión de

Cambio•Implementar el Plan de Seguimiento,

Control y Monitoreo basado en el CMI•Creación de la Oficina de Gerenciamiento

de Proyecto PMO•Realizar la planificación y reforzamiento

de la red de distribución eléctrica•Homologación salarial del Sector•Implementación del Plan de

Comunicación

GRACIAS POR SU ATENCIÓN