18

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Sistem

Pada pengembangan perangkat lunak, tahap pertama yang dilakukan adalah

analisis sistem. Tahap ini bertujuan untuk mengumpulkan fakta, menganalisis fakta-

fakta tersebut, kemudian mengomunikasikannya melalui laporan analisis sistem.

Pada pengembangan perangkat lunak dengan Waterfall, output dari setiap tahap

merupakan input bagi tahap berikutnya, namun dapat kembali pada tahap

sebelumnya untuk penyesuaian dan peninjauan ulang. Kristanti (2004). Model

Waterfall dapat dijelaskan pada Gambar 3.1.

Requirement

Spesification

Design

Operation Mode &

Retirement

Integration

Implementation

Gambar 3.1 Waterfall Model

Penjelasan tiap proses waterfall pada rancang bangun sistem informasi

akademik :

1. Requirement : Menentukan permasalahan yang dialami oleh masing-masing

pengguna serta merumuskan informasi yang dibutuhkan untuk dapat

19

menyelesaikan permasalahan tersebut. Proses ini dilakukan dengan cara

observasi dan wawancara dengan owner, tutor dan siswa.

2. Spesification : Melakukan dokumentasi spesifikasi sistem informasi yang

akan dibuat, lalu memastikan dengan pihak ILC apakah sudah sesuai atau

belum.

3. Design : Menghasilkan sebuah racangan sistem yang menjadi dasar

dalam pembuatan sistem informasi secara keseluruhan seperti Diagram Input

Proses Output, Data Flow Diagram (DFD), CDM/PDM, Desain User Interface

yang meliputi desain input dan output.

4. Implementation : Melakukan persetujuan rancangan sistem pada pihak ILC.

Setelah rancangan sistem disetujui, maka akan diubah menjadi bentuk kode

program. Pada tahap ini program yang dihasilkan masih berupa modul – modul

seperti modul administrasi, siswa, tutor dan owner.

5. Integration : Pada tahap ini unit-unit program diintegrasikan dan diuji

keterkaitannya sehingga menjadi sistem yang lengkap untuk meyakinkan

bahwa perangkat lunak telah terpenuhi.

6. Operation mode & Retirement : tahap ini adalah tahap pemeliharaan yaitu

termasuk pembetulan kesalahan yang ditemukan saat melakukan uji coba

sistem dan juga perawatan selama sistem berjalan.

3.1.1 Identifikasi Masalah

Innovative Learning Center (ILC) sebagai bimbingan belajar bahasa inggris

memiliki proses bisnis yang dimulai dari pendaftaran di bagian administrasi. Setelah

siswa resmi terdaftar dan memilih jadwal yang disediakan, siswa berkewajiban untuk

melakukan registrasi ulang. Hal ini diperlukan untuk memastikan apakah siswa

20

tersebut sepakat untuk les di ILC. sekaligus untuk menentukan kelas mana yang

sesuai dengan siswa. Setelah resmi menjadi siswa ILC, siswa diwajibkan mengisi

presensi. Kegiatan ini adalah proses mencatat status hadir siswa setiap pertemuan.

Selain itu, siswa juga wajib melakukan pembayaran spp setiap bulan dan

pembayaran buku setiap kenaikan level. Siswa juga dapat melakukan resign apabila

diperkirakan tidak dapat mengikuti kegiatan pembelajaran, siswa yang memilki

status resign tidak akan ditagih untuk membayar SPP. Proses terakhir yang tidak

kalah penting adalah penilaian. Proses penilaian dilakukan kepada siswa aktif setiap

akhir chapter. Satu periode pengajaran (3 bulan) terbagi atas 6 chapter. Jadi, satu

chapter dijalani siswa dalam waktu 2 minggu. Gambaran sistem secara umum dapat

dilihat pada Gambar 3.2.

Siswa Baru Siswa Lama

Proses Belajar Mengajar Mencatat Presensi, Nilai,

Pembayaran SPP, Pembayaran Buku

dan Resign

Membuat Rekap

Kegiatan Akademik

Pertemuan Hasil Belajar

Tutor dan Orang Tua

Pendaftaran Registrasi Ulang

TutorOwner

Gambar 3.2 Diagram Alir Gambaran Umum Sistem

Saat ini proses pencatatan kegiatan akademik ILC menggunakan Excel dan

manual. Berdasarkan pencatatan kegiatan akademik seperti itu ditemukan beberapa

permasalahan yaitu yang pertama adalah owner sulit dalam mendapatkan laporan

21

akademik tiap periode karena data yang diterima menjadi tidak aktual dan proses

rekap data menjadi tersebut menjadi tidak efisien contohnya dalam pembuatan

laporan perkembangan jumlah siswa aktif, owner harus merangkum file siswa dan

file registrasi periode 132, 133 dan 134. Padahal owner juga membutuhkan laporan

lain seperti laporan siswa baru, laporan siswa resign, laporan jumlah kelas, laporan

pendapatan dan laporan tersebut juga dibutuhkan untuk masing-masing cabang.

Akibat dari hal tersebut adalah terjadi keterlambatan penanganan apabila terjadi

penurunan siswa aktif secara drastis. Menurut (Etin:2011) Kepekaan organisasi

membuat lembaga mampu mendeteksi secara dini perubahan pasar, merancang ulang

proses transformasi yang selama ini telah berjalan dalam rangka memenuhi tuntutan

pasar.

Permasalahan kedua adalah tutor tidak mendapat informasi tentang

performa kelas. Selama ini tutor hanya mengajar tanpa mengetahui perkembangan

siswa setiap chapter. Permasalahan tersebut menyebabkan tutor tidak dapat

mengetahui kemampuan siswa apakah meningkat atau menurun. Akibat dari

ketidaktahuan tutor tersebut adalah siswa yang memiliki nilai kurang baik tidak dapat

diketahui sejak dini. Padahal ILC memiliki keinginan bahwa proses pengajaran harus

dipantau setiap chapter agar siswa yang memiliki kemampuan kurang dapat diberi

perhatian khusus oleh para tutor sehingga nilainya dapat meningkat.

ILC juga mengalami permasalahan dengan kurangnya komunikasi antara

pihak ILC dengan orang tua siswa. Selama ini komunikasi antara guru dan orang tua

siswa hanya terjadi saat acara pembagian raport yang diadakan setiap 3 bulan sekali.

Akibatnya orang tua siswa kurang mendapatkan informasi mengenai perkembangan

kegiatan akademik anaknya. Informasi akademik yang dibutuhkan oleh orang tua

22

siswa diantaranya adalah nilai, status pembayaran spp, status pembayaran buku,

presensi, dan jadwal les.

Pada tahap ini dilakukan analisa untuk mengidentifikasi masalah yang terjadi

di ILC serta akibat yang bisa ditimbulkan karena masalah tersebut, analisis masalah

dapat dilihat pada Tabel 3.1.

Tabel 3.1 Tabel Identifikasi Masalah

No Cause-and-effect analysis System improvement objectives

Masalah Akibat Target Sistem Batasan Sistem

1 Sulit dalam

mendapatkan

laporan

manajemen

Tidak adanya

penanganan dini

apabila terjadi

penurunan

performa kegiatan

akademik secara

drastis.

Sistem dapat

menyediakan fitur

laporan tentang

perkembangan

dan perbandingan

seluruh kegiatan

akademik.

Sehingga dapat

membantu owner

dalam

mengidentifikasi

masalah yang

timbul dengan

segera

Kegiatan

akademik yang

dapat diakses

meliputi proses

pengelolaan

data siswa,

penempatan,

presensi,

pembayaran

spp,

pembayaran

buku, resign,

dan nilai.

2 Tidak ada kontrol

tutor

Sering ada keluhan

dari orang tua

siswa saat

pembagian raport

bahwa siswa tidak

mengalami

peningkatan

kemampuan bahasa

inggris. Hal

tersebut disebabkan

tutor kurang dapat

memperhatikan

perkembangan

kemampuan siswa.

Sistem dapat

menyediakan

perkembangan

nilai dan presensi,

jadwal kepada

tutor sehingga

tutor dapat

mengetahui

perkembangan

siswa tiap chapter

dan tiap

pertemuan.

Informasi yang

dihasilkan

hanya yang

berkaitan

dengan jadwal,

presensi dan

nilai siswa yang

diajar

3 Tidak ada kontrol

orang tua siswa

Akibatnya orang

tua siswa kurang

Sistem dapat

menyediakan

Informasi yang

dihasilkan

23

No Cause-and-effect analysis System improvement objectives

Masalah Akibat Target Sistem Batasan Sistem

mendapatkan

informasi

mengenai

perkembangan

kegiatan akademik

anaknya

informasi

kegiatan

akademik siswa

meliputi status

pembayaran

spp, status

pembayaran

buku, presensi,

nilai, dan jadwal

3.1.2 Analisis Kebutuhan

Dengan adanya permasalahan seperti telah dijelaskan pada Tabel 3.1 maka

perancangan sistem ini dimulai dari proses identifikasi informasi kebutuhan

pengguna, seperti kepada siapa informasi disampaikan, informasi apa saja yang perlu

disajikan, dan seberapa detail informasi tersebut disampaikan, tujuan informasi

tersebut bagi penguna, dan data apa yang diperlukan untuk mendapat informasi

tersebut. Informasi disajikan kepada pihak yang berwenang dalam sistem seperti

owner, tutor dan siswa atau orang tua.