-
INSTRUKSI KERJA
PENGISIAN EVALUASI DIRI
No. Dok. : WI-UGM-KJM-PMI-01
Berlaku sejak : 1 April 2010
Revisi : 03
Halaman : 1 dari 15
Dibuat oleh: Tim ISO Kantor Jaminan Mutu (nama, paraf &
tgl)
Diperiksa oleh: QMR Kantor Jaminan Mutu (nama, paraf &
tgl)
Lilik Sulistyorini 19 Februari 2010
Drs. Sajarwa, M.Hum. 25 Februari 2010
I. Tujuan
Instruksi kerja ini memberikan panduan bagi para operator dalam
kegiatan pengisian
Evaluasi Diri Program Studi (EDPS) online di lingkungan UGM.
II. Ruang Lingkup
Instruksi kerja ini berlaku untuk kegiatan pengisian EDPS online
seluruh jenjang
pendidikan (sekolah vokasi (SV), S-1, S-2, S-3, dan program
profesi (PP)) di lingkungan
UGM.
III. Penanggung jawab Pelaksanaan Instruksi Kerja
3.1. Untuk prodi (pengisi): Operator pengisian/ admin IT
masing-masing prodi/
program.
3.2. Untuk KJM (pemantau): Admin IT (Lilik Sulistyorini).
IV. Tahapan dan Target
4.1. Bukalah browser dan ketikkan alamat: http://kjm.ugm.ac.id
(Gambar 1).
Gambar 1. Ketik: http://kjm.ugm.ac.id
4.2. Setelah halaman website KJM UGM terbuka, lihat sebelah kiri
web pada
bagian Menu Utama. Di sana terdapat menu SPM-PT 2010 dan
klik.
-
INSTRUKSI KERJA
PENGISIAN EVALUASI DIRI
No. Dok. : WI-UGM-KJM-PMI-01
Berlaku sejak : 1 April 2010
Revisi : 03
Halaman : 2 dari 15
Dibuat oleh: Tim ISO Kantor Jaminan Mutu (nama, paraf &
tgl)
Diperiksa oleh: QMR Kantor Jaminan Mutu (nama, paraf &
tgl)
Lilik Sulistyorini 19 Februari 2010
Drs. Sajarwa, M.Hum. 25 Februari 2010
Gambar 2. Menu: SPM-PT 2010
4.3. Setelah halaman terbuka, lihat tulisan Evaluasi Diri dan
klik.
Gambar 3. Evaluasi Diri
4.4. Setelah halaman terbuka, lihat tulisan Borang online 2010
dan klik.
-
INSTRUKSI KERJA
PENGISIAN EVALUASI DIRI
No. Dok. : WI-UGM-KJM-PMI-01
Berlaku sejak : 1 April 2010
Revisi : 03
Halaman : 3 dari 15
Dibuat oleh: Tim ISO Kantor Jaminan Mutu (nama, paraf &
tgl)
Diperiksa oleh: QMR Kantor Jaminan Mutu (nama, paraf &
tgl)
Lilik Sulistyorini 19 Februari 2010
Drs. Sajarwa, M.Hum. 25 Februari 2010
Gambar 4. Borang Online 2010
4.5. Setelah halaman terbuka, ketikkan Username dan Password
sesuai masing-
masing prodi pada kotak lalu tekan Enter atau klik Login (Gambar
5).
Gambar 5. Login
Sebagai contoh pengisian username dan password adalah prodi
S-1
Pariwisata (dummy).
Jika pengisian username dan password berhasil maka akan
muncul
halaman verifikasi (Gambar 6) apakah prodi yang dimaksud adalah
yang
tertera, serta klik link di sini untuk melanjutkan proses
pengisian.
(Gambar 6. Halaman Verifikasi)
-
INSTRUKSI KERJA
PENGISIAN EVALUASI DIRI
No. Dok. : WI-UGM-KJM-PMI-01
Berlaku sejak : 1 April 2010
Revisi : 03
Halaman : 4 dari 15
Dibuat oleh: Tim ISO Kantor Jaminan Mutu (nama, paraf &
tgl)
Diperiksa oleh: QMR Kantor Jaminan Mutu (nama, paraf &
tgl)
Lilik Sulistyorini 19 Februari 2010
Drs. Sajarwa, M.Hum. 25 Februari 2010
4.6. Setelah muncul Halaman Depan (Gambar 7) yang memuat status
dan data
singkat prodi (diberi tanda merah)
Gambar 7. Halaman Depan Prodi S-1 Pariwisata
Klik Ubah Data untuk mengubah data singkat prodi (Gambar 8).
Prodi dapat
mengubah 3 data yaitu E-mail prodi, Tahun terakhir akreditasi
BAN-PT, dan
Tahun terakhir akreditasi BAN-PT (Berlaku sampai).
Gambar 8. Ubah Data
4.7. Untuk mengetahui cara mengisi data EDPS, klik menu Petunjuk
Pengisian.
(Gambar 9).
-
INSTRUKSI KERJA
PENGISIAN EVALUASI DIRI
No. Dok. : WI-UGM-KJM-PMI-01
Berlaku sejak : 1 April 2010
Revisi : 03
Halaman : 5 dari 15
Dibuat oleh: Tim ISO Kantor Jaminan Mutu (nama, paraf &
tgl)
Diperiksa oleh: QMR Kantor Jaminan Mutu (nama, paraf &
tgl)
Lilik Sulistyorini 19 Februari 2010
Drs. Sajarwa, M.Hum. 25 Februari 2010
Gambar 9. Petunjuk Pengisian
Halaman Petunjuk Pengisian berisi hal-hal penting yang perlu
dicermati
dalam pengisian data EDPS. Sedangkan perintah langkah demi
langkah yang
harus dilakukan oleh prodi untuk bisa mengisi formulir Evaluasi
Diri dibuat
dalam bentuk Instruksi Kerja Pengisian SIPMA Evaluasi Diri
Program
Studi (EDPS) bagi pihak Prodi dan dapat diunduh dalam format
pdf. Untuk
mengunduh file IK tersebut, tekan klik di sini untuk
download.
4.8. Selesai kegiatan di atas, untuk mulai mengisi borang EDPS
klik Borang
Evaluasi Diri (Gambar 10)
-
INSTRUKSI KERJA
PENGISIAN EVALUASI DIRI
No. Dok. : WI-UGM-KJM-PMI-01
Berlaku sejak : 1 April 2010
Revisi : 03
Halaman : 6 dari 15
Dibuat oleh: Tim ISO Kantor Jaminan Mutu (nama, paraf &
tgl)
Diperiksa oleh: QMR Kantor Jaminan Mutu (nama, paraf &
tgl)
Lilik Sulistyorini 19 Februari 2010
Drs. Sajarwa, M.Hum. 25 Februari 2010
Gambar 10. Borang Evaluasi Diri
4.9. Setelah masuk ke halaman aktivasi borang, silakan klik link
(ditandai warna
merah) untuk mulai mengisi borang (Gambar 11).
Gambar 11 (Aktivasi Borang)
4.10. Setelah masuk ke dalam halaman Butir 1, di dalamnya
merupakan
sekumpulan pertanyaan yang banyaknya berbeda dengan butir
lainnya. Satu
pertanyaan biasanya dilengkapi dengan:
4.10.1. Catatan (pertanyaan), merupakan penjelasan terkait
istilah atau hal
yang disebutkan atau diacu dalam pertanyaan
4.10.2. Referensi/ contoh dokumen pendukung, adalah dokumen
yang
digunakan prodi untuk mendukung jawaban yang diisikan (jika
ada)
4.10.3. Leveling, yaitu pilihan jawaban yang nilainya dimulai
dari yang
tertinggi (4) sampai dengan yang terendah (1). Kecuali untuk
jenjang
S-3, nilai tertinggi dimulai (5) sampai dengan yang terendah
(1).
4.10.4. Data primer (kolom isian warna kuning) merupakan data
asli prodi.
Dapat diisikan dalam bentuk kalimat atau angka.
-
INSTRUKSI KERJA
PENGISIAN EVALUASI DIRI
No. Dok. : WI-UGM-KJM-PMI-01
Berlaku sejak : 1 April 2010
Revisi : 03
Halaman : 7 dari 15
Dibuat oleh: Tim ISO Kantor Jaminan Mutu (nama, paraf &
tgl)
Diperiksa oleh: QMR Kantor Jaminan Mutu (nama, paraf &
tgl)
Lilik Sulistyorini 19 Februari 2010
Drs. Sajarwa, M.Hum. 25 Februari 2010
4.10.5. Penilaian prodi (kolom isian warna kuning) merupakan
hasil
penilaian diri prodi terhadap pertanyaan sesuai dengan data
primer
yang ada.
4.10.6. Catatan (jawaban, kolom isian warna kuning) merupakan
hal yang
menjadi penjelasan dari penilaian prodi (alasan mengapa
prodi
mencapai level tersebut).
4.10.7. Dokumen (menu pull down kuning) adalah semua dokumen
yang
digunakan prodi untuk mendukung jawaban prodi dengan format
pdf.
4.11. Prodi membuat rekapitulasi dokumen yang mendukung seluruh
jawaban
dengan cara klik master dokumen (Gambar 12).
Gambar 12. Master Dokumen
4.12. Setelah masuk ke halaman Master Dokumen, isikan Judul
dokumen, Penulis
dokumen dan Tahun dokumen. Jika sudah merasa yakin dengan
jawaban, klik
submit (Gambar 13).
-
INSTRUKSI KERJA
PENGISIAN EVALUASI DIRI
No. Dok. : WI-UGM-KJM-PMI-01
Berlaku sejak : 1 April 2010
Revisi : 03
Halaman : 8 dari 15
Dibuat oleh: Tim ISO Kantor Jaminan Mutu (nama, paraf &
tgl)
Diperiksa oleh: QMR Kantor Jaminan Mutu (nama, paraf &
tgl)
Lilik Sulistyorini 19 Februari 2010
Drs. Sajarwa, M.Hum. 25 Februari 2010
Gambar 13. Tambah Dokumen
4.13. Lakukan pengisian sampai seluruh dokumen terekam dengan
baik (Gambar
14).
Gambar 14. Tulis data dokumen selengkap mungkin
4.14. Untuk melihat rekapitulasi dokumen prodi, klik link klik
disini (Gambar 15).
Gambar 15. Klik di sini
4.15. Setelah sukses tersimpan, maka ketika kita klik menu
Dokumen, akan muncul
rekapitulasi dokumen yang dimiliki prodi (Gambar 16). Prodi
dapat mengedit
-
INSTRUKSI KERJA
PENGISIAN EVALUASI DIRI
No. Dok. : WI-UGM-KJM-PMI-01
Berlaku sejak : 1 April 2010
Revisi : 03
Halaman : 9 dari 15
Dibuat oleh: Tim ISO Kantor Jaminan Mutu (nama, paraf &
tgl)
Diperiksa oleh: QMR Kantor Jaminan Mutu (nama, paraf &
tgl)
Lilik Sulistyorini 19 Februari 2010
Drs. Sajarwa, M.Hum. 25 Februari 2010
dokumen (klik link ubah) atau menghapus dokumen (klik link
Hapus) sesuai
kebutuhan.
Gambar 16. Rekapitulasi Dokumen Pendukung Prodi
4.16. Setelah prodi memiliki rekap dokumen, maka prodi dapat
menggunakan
dokumen yang sesuai dengan tiap pertanyaan dengan cara klik
Pilih
Dokumen (Gambar 17a).
Gambar 17a. Pilih Dokumen
Dan akan terbuka jendela seperti dalam Gambar 17b.
Gambar 17b. Halaman Pemilihan Dokumen
-
INSTRUKSI KERJA
PENGISIAN EVALUASI DIRI
No. Dok. : WI-UGM-KJM-PMI-01
Berlaku sejak : 1 April 2010
Revisi : 03
Halaman : 10 dari 15
Dibuat oleh: Tim ISO Kantor Jaminan Mutu (nama, paraf &
tgl)
Diperiksa oleh: QMR Kantor Jaminan Mutu (nama, paraf &
tgl)
Lilik Sulistyorini 19 Februari 2010
Drs. Sajarwa, M.Hum. 25 Februari 2010
4.17. Prodi memilih 1 jenis dokumen yang mendukung jawaban
(Gambar 18a) dan
klik Gunakan Dokumen Ini.
Gambar 18a. Pilih 1 Dokumen Sesuai Jawaban
Tampilan berikutnya memberitahukan bahwa prodi berhasil memilih
dokumen
sesuai jawaban (Gambar 18b).
Gambar 18b. Berhasil Memilih Dokumen
4.18. Prodi memilih lagi satu jenis dokumen yang mendukung
jawaban (Gambar 19)
dan klik Gunakan Dokumen Ini. Ulangi proses ini sampai seluruh
dokumen
pendukung jawaban terekam.
-
INSTRUKSI KERJA
PENGISIAN EVALUASI DIRI
No. Dok. : WI-UGM-KJM-PMI-01
Berlaku sejak : 1 April 2010
Revisi : 03
Halaman : 11 dari 15
Dibuat oleh: Tim ISO Kantor Jaminan Mutu (nama, paraf &
tgl)
Diperiksa oleh: QMR Kantor Jaminan Mutu (nama, paraf &
tgl)
Lilik Sulistyorini 19 Februari 2010
Drs. Sajarwa, M.Hum. 25 Februari 2010
Gambar 19. Pilih Dokumen Lainnya Sesuai Jawaban
4.19. Prodi dapat melihat dokumen pendukung jawaban dengan klik
di kolom pull
down warna kuning (Gambar 20).
Gambar 20. Rekap Dokumen Tiap Pertanyaan
4.20. Untuk pertanyaan yang bersifat meminta isian data yang
beragam jenis,
silakan klik link rumus (Gambar 21) dan akan muncul jendela
pop-up berisi
permintaan isian data.
-
INSTRUKSI KERJA
PENGISIAN EVALUASI DIRI
No. Dok. : WI-UGM-KJM-PMI-01
Berlaku sejak : 1 April 2010
Revisi : 03
Halaman : 12 dari 15
Dibuat oleh: Tim ISO Kantor Jaminan Mutu (nama, paraf &
tgl)
Diperiksa oleh: QMR Kantor Jaminan Mutu (nama, paraf &
tgl)
Lilik Sulistyorini 19 Februari 2010
Drs. Sajarwa, M.Hum. 25 Februari 2010
Gambar 21. Rumus
4.21. Di dalam jendela pop-up terdapat berbagai jenis pertanyaan
yang sifat
isiannya mirip dengan data primer. Baca dengan saksama catatan
(berisi
petunjuk pengisian di bagian paling atas jendela pop-up) sebelum
mengisi.
Setelah selesai mengisi, klik Hasil Nilai h (Gambar 22).
Gambar 22. Pengisian Jendela Pop-up.
-
INSTRUKSI KERJA
PENGISIAN EVALUASI DIRI
No. Dok. : WI-UGM-KJM-PMI-01
Berlaku sejak : 1 April 2010
Revisi : 03
Halaman : 13 dari 15
Dibuat oleh: Tim ISO Kantor Jaminan Mutu (nama, paraf &
tgl)
Diperiksa oleh: QMR Kantor Jaminan Mutu (nama, paraf &
tgl)
Lilik Sulistyorini 19 Februari 2010
Drs. Sajarwa, M.Hum. 25 Februari 2010
4.22. Selesai klik Hasil Nilai h, akan terlihat jendela pop-up
dengan isian yang
(seakan-akan) masih kosong atau belum ter-up-date, padahal data
telah
terekam (Gambar 23).
4.23. Untuk melihat isian sementara dalam jendela pop-up (maupun
isian tiap
pertanyaan) silakan menutup lalu membuka lagi jendela pop-up
terkait, atau
silakan me-refresh browser (Gambar 24).
Gambar 23. Hasil Nilai h
Gambar 24. Setelah Hasil Nilai h di-refresh
4.24. Setelah mengisi 1 pertanyaan maka klik Update Butir untuk
menyimpan data.
Lakukan update data sesering mungkin untuk mencegah kehilangan
data
(Gambar 25).
-
INSTRUKSI KERJA
PENGISIAN EVALUASI DIRI
No. Dok. : WI-UGM-KJM-PMI-01
Berlaku sejak : 1 April 2010
Revisi : 03
Halaman : 14 dari 15
Dibuat oleh: Tim ISO Kantor Jaminan Mutu (nama, paraf &
tgl)
Diperiksa oleh: QMR Kantor Jaminan Mutu (nama, paraf &
tgl)
Lilik Sulistyorini 19 Februari 2010
Drs. Sajarwa, M.Hum. 25 Februari 2010
Gambar 25. Update Butir
4.25. Untuk melihat hasil pengisian EDPS, klik Skor & Grafik
AMAI (Gambar 26)
Gambar 26. Skor & Grafik AMAI
4.26. Setelah prodi merasa yakin bahwa seluruh pertanyaan telah
diisi dan seluruh
isian adalah data yang valid, prodi dapat mengirimkan data
dengan klik kirim
hasil EDPS. Maka setelah itu prodi tidak dapat lagi mengubah
seluruh isian
borang EDPS online, dan data terkirim inilah yang digunakan
sebagai bahan
audit (Gambar 27).
-
INSTRUKSI KERJA
PENGISIAN EVALUASI DIRI
No. Dok. : WI-UGM-KJM-PMI-01
Berlaku sejak : 1 April 2010
Revisi : 03
Halaman : 15 dari 15
Dibuat oleh: Tim ISO Kantor Jaminan Mutu (nama, paraf &
tgl)
Diperiksa oleh: QMR Kantor Jaminan Mutu (nama, paraf &
tgl)
Lilik Sulistyorini 19 Februari 2010
Drs. Sajarwa, M.Hum. 25 Februari 2010
Gambar 27. Kirim Hasil EDPS 2010
4.27. Untuk keluar dari EDPS, klik Logout yang terletak di
bagian paling bawah
menu utama EDPS.
V. Formulir Terkait
-