IK Kegiatan Administrasi

8/18/2019 IK Kegiatan Administrasi

1/13

PT SEMEN INDONESIA (PERSERO) Tbk.

Instruksi Kerja

KEGIATAN ADMINISTRASI SEKSI

RUMAH TANGGA

Kode Dokumen : IK/71202100/001

Revisi ke : 0

Tanggal Revisi : 27 Mei 2015

Halaman : 2 dari 13

Catatan dari Instruksi kerja No. P/CAT/01

I. TUJUAN

- Melaksanakan pekerjaan Administrasi Umum, Administrasi Keuangan dan

Pengadaan Barang ( bahan & alat ) serta pengelolaan Kas Kecil guna mendukung

kelancaran pelayanan di jajaran Seksi Rumah Tangga.

- Dapat menindak lanjuti Surat Permintaan Kerja ( SPK ) sesuai yang diinginkan oleh

User dengan baik.

II. DIFINISI

A. Sebagai Pedoman mengelola kegiatan Pelayanan :

Adiminstrasi Umum

Pengurusan / Pencatatan keluar – masuk surat – surat / dokumen ;

mendistribusikan surat – surat / dokumen yang telah didisposisi oleh Kepala

Seksi Rumah Tangga :

1.

Pengetikan surat –

surat intern/extern

2.

Proses pembuatan SPB/Notifikasi

3.

Proses / pengetikan SPMRD ( Surat Keterangan Menempati Rumah Dinas )

4.

Proses pemberangkatan rekreasi pegawai ke Tretes

5. Mengelola Data Kegiatan Seksi Rumah Tangga

Administrasi Keuangan

1. Proses Kasbon Uang Muka & PJKnya

2. Proses PPL untuk rekanan

3. Proses permintaan tagihan pemakaian Ruang Gedung Kantor, Listrik dan

PDAM ( atau yang berhubungan dengan penggunaan fasilitas dalam Gedung

Perkantoran

Pengadaan Barang / bahan – bahan / alat – alat

1. Diterimanya lembar perencanaan pengadaan barang / bahan – bahan

2.

Proses Surat Pemesanan Makanan ( yang berkaitan dengan makanan )

3.

Proses Surat Pengadaan / pesanan barang ( yang berkaitan barang / alat – alat

ringan lainnya )

B. Sebagai petunjuk kerja berlaku untuk menindak lanjuti Surat Permintaan Kerja (SPK)

dari User ke Seksi Rumah Tangga

III. RESIKO DAN PENGENDALIAN

a.

RESIKO Kekeliruan surat / prosedur yang dijalankan

Tidak dapat menindak lanjuti Surat Permintaan Kerja ( SPK ) sesuai yang

diinginkan oleh User

b. PENGENDALIAN

Memastikan surat / prosedur yang dijalankan sesuai aturannya

Memberi training pada petugas agar memahami tatacara keadministrasian yang

benar

Memastikan keinginan User agar terpenuhi sesuai permintaan

Meminta informasi tentang hasil ( SPK ) yang sudah dijalankan


2/13


Instruksi Kerja


RUMAH TANGGA


Revisi ke : 0


Halaman : 2 dari 13


IV. LANGKAH

A. KEGIATAN ADMINISTRASI SEKSI RUMAH TANGGA

1. Menjalankan tugas keadministrasian sesuai permintan kerja dari Regu Pelayanan

Seksi Rumah Tangga

2. Membuat permintan & penyelesaiaan Keuangan dari Regu Pelayanan Seksi Rumah

Tangga

3. Menjalankan permintaan kerja dari Kepala Seksi Rumah Tangga

4. Membuat & menyelesaikan Laporan Kegiatan Anggaran Seksi Rumah Tangga

B. MENINDAK LANJUTI SURAT PERMINTAAN KERJA ( SPK ) DARI USER

1. Surat Permintaan Kerja ( SPK ) dari User diterima oleh Karu Administrasi dan diberi

nomer agenda.

2.

Kemudian SPK diserahkan ke Kasi Rumah Tangga untuk didisposisikan ke Karu –

Karu di Seksi Rumah Tangga

3. Berdasarkan disposisi tersebut Karu – Karu Seksi Rumah Tangga melakukan

inventarisasi sesuai SPK

4. Selanjutnya SPK tersebut diproses sesuai dengan prosedur pengadaan jasa / barang


3/13


Instruksi Kerja


RUMAH TANGGA


Revisi ke : 0


Halaman : 2 dari 13


V. DIAGRAM ALIR

A. KEGIATAN ADMINISTRASI SEKSI RUMAH TANGGA

NO URAIAN KARU KASI KABIRO REGU

ADMINIS RUMAH SARANA PELAYANAN

TRASI TANGGA UMUM RT

1

Karu Administrasimenjalankan tugas

KeadministrasianSesuai permintaanRegu Pelayanan

Seksi Rumah Tangga

2

Karu Administrasi

membuat permintaan& penyelesaiaanKeuangan dari ReguPelayanan SeksiRumah Tangga

3 Karu Administrasimenjalankan per – Mintaan kerja dariKepala Seksi Rumah

Tangga

4

Regu Administrasi

membuat & menye – lesaikan laporankegiatan Anggaran

Seksi Rumah Tangga

Menjalankan

ke Adm dr

Regu

Pelayanan

RT

Membuat &

menyelesaik

an Keu dr

Regu

Pelayanan

RT

Menjalankan

permintaan

kerja dr

seksi RT

Membuat &

menyelesaik

an Anggaran

RT

Perminta

an kerja

Laporan

Adm,

Keu,

Permin

Kerja &

Anggaran

Laporan

Adm,

Keu,

Permin

Kerja &

Anggaran

Permintaan

Kerja


4/13


Instruksi Kerja


RUMAH TANGGA


Revisi ke : 0


Halaman : 2 dari 13


FLOW CHART PROSES KEGIATAN ADMINISTRASI SEKSI RUMAH TANGGA

NO URAIAN KARU REGU-REGU KASI UNIT KERJA

ADMINIS RUMAH RUMAH PENGIRIM /

TRASI TANGGA TANGGA PEMINTA

1 Unit-unit Kerja

pengirim menye –

rahkan WO / Korin

2 Karu Administrasi

mengadakan pen-

catatan singkat

selanjutnya di

ajukan ke kasi

RT

3 Karu Administrasi

memilah – milah

surat & mendistri –

busikan ke :

Urs Pelayanan

tamu & akomodasi

Urs Pemel Peralatan

& perlengkapan

gedung perkantoran

dan lainnya

Perla diberitahu (surat-

surat balasan)

4

Regu Administrasimenerima bukti –

bukti untuk

Penyelesaiaan lebih

lanjut

Diarsip

Dicatat

Pendistribu

sian

WO / Korin

lainn a

WO /

Korin /

lainnya

Disposisi

Regu 2

RT

Regu 2

RT

Pelaksanaan

pelayanan

selesai

Kerja /

permintaan

Pemberi

tahuan

Surat

dibalas


5/13


Instruksi Kerja


RUMAH TANGGA


Revisi ke : 0


Halaman : 2 dari 13


FLOW CHART PROSES PENGADAAN BARANG DAN SURAT PERMINTAAN

PEMBELIAN

NO URAIAN KASIRUMAH

TANGGA

KABIROSARANA

UMUM

KADEPLOGISTIK

UNITKERJA

PEMINTA

BAGIANPERGUDANGAN

1

Unit kerja peminta /

user mengajukan

WO

2 Seksi RT memproses

permintaan tersebut

dengan mencocok –

Kan pada RAB &

penerbitan

3 Proses selanjutnya

oleh Bagian Per –

gudangan

Disposisi

petunjuk

WO +

lainnya

Cek RAB

enerbitan

Cek RAB

penerbitan

SPB td -

tangan

SPB td -

tanganSPB td -

tangan

Bag

Pergud

proses


6/13


Instruksi Kerja


RUMAH TANGGA


Revisi ke : 0


Halaman : 2 dari 13


FLOW CHART PROSES SURAT PENUJUKAN MENEMPATI RUMAH DINAS

NO URAIAN KARU KABIRO DEWAN PEGAWAI

RUMAH SARANA PERUMAHAN YANG

TANGGA UMUM DINAS DITUNJUK

1

Dewan PerumahanDinas mengirimkan

Korin ke KabagSarana Umum

2

Bagian Sarana UmumGresik didelegasikanke Kasi RT

3

SPMRD diterimakankepada Pegawai yg

ditunjuk

Disposisi Korin

Penerbitan

SPMRD

Td

tangan

selesai

Calon

penghuni


7/13


Instruksi Kerja


RUMAH TANGGA


Revisi ke : 0


Halaman : 2 dari 13


FLOW CHART PROSES SURAT PEMBERANGKATAN REKREASI KARYAWAN

NO URAIAN REGU KASI PEGAWAI YANG

ADMINIS RUMAH MENGAJUKAN

TRASI TANGGA PERMOHONAN

1 Seksi Rumah Tangga

menerima pengajuan /

permintaan rekreasi

dari pegawai

2

Permintaan / ajuanrekreasi dipilahkan

untuk dapat diberang-

katkan ( lihat blangko

pendaftaran )

a.

Kurun waktu 1 tahun

b.

Kurun waktu 2 tahun

c.

Kurun waktu 3 tahun

3 Regu Administrasi sete-

lah melihat kurun waktu,

siap memproses surat ijin

keterangan istirahat

( rekreasi ) di tretes :

Pelaksana s/d karu

Kasi keatas

4 Setelah SIK mendapat

tanda-tangan, siap di

kirimkan kepada

pegawai / peminta

Dicatat di

Blangko

Formular

permohonan

Korin

1 th

tunggu2 th

pertim

banga

n3 th di

utama

kan

Pelaksana

/ Karu

Pelaksana

/ Karu

Kasi

keatas

Kasi

keatas

Kasi

keatas

Pelaksana

/ Karu

Kasi

keatas

Pelaksana

/ Karu

Kasi

keatas


8/13


Instruksi Kerja


RUMAH TANGGA


Revisi ke : 0


Halaman : 2 dari 13


FLOW CHART PROSES PENGADAAN KASBON UANG MUKA DINAS OPERASIONAL

NO URAIAN

KARU

ADMINIS

TRASI

KASI

RUMAH

TANGGA

KABIRO

SARANA

UMUM

SI PEL

AKUNT

SI

BENDAHARA

BAGIAN

PERGUDANGAN

1 Membuat perenca-

ajuan biaya dilam-

piri bukti permin-

taan dr unit kerja /lainnya yang

ditunjuk

2

Karu Administrasi

menerbitkan uang

muka diajukan ke

kasi Rumah

tangga

3 Permintaan Uang

Muka duajukan keKasi RT dan disetu-

jui Kabag Sarana

Umum

4 Setelah sesuai dipro-

ses dan ditanda –

tangani Kasi RT &

Kabag Sarana

Umum Gresik asli

rangkap dua dikirm

ke seksi Pelayanan

Akutansi yang selan-

jutnya diverifikasi

ke Ka Seksi

Bendahara

Kasbon

Perenc

Kasbon

Perenc

Kasbon

Perenc

Kasbon

Uang

Muka

Kasbon

Uang

Muka

Kasbon

UangMuka

Kasbon

Uang

Muka

Rupiah

Korin

Perenc

Arsip


9/13


Instruksi Kerja


RUMAH TANGGA


Revisi ke : 0


Halaman : 2 dari 13


FLOW CHART PROSES PERTANGGUNGAN JAWAB KEUANGAN ( PJK ) UANG MUKA

NO URAIAN

KARU

ADMINIS

TRASI

KASI

RUMAH

TANGGA

KABIRO

SARANA

UMUM

SI PEL

AKUNT

SIBENDAHARA

KARU – KARU

RUMAH

TANGGA

1

Karu – karu Si

Rumah Tangga

menyerahkan

bukti / kwitansi

pembelian &

dilampiri SPM /

SPB diserahkan

ke Regu

Administrasi

2

Regu Adminstrasi

menerbitkan per-

tanggung jawaban

keuangan ( PJK )

3

PJK dilampiri copi

kasbon UM + bukti

bukti/kwitansi,

diajukan ke Kasi

RT dan disetujui

Kabag Sarana

Umum

4 Setelah selesai di –

proses di tanda

tangani Kasi RT &Kabag Sarana Umum

Gresik asli rangkap

dua dikirim ke seksi

pely Akutansi yang

Selanjutnya di

Verifikasi ke seksi

Bendahara

Nota /

kwit

Pengadaan

Pertanggu

ng jawab

keu Nota /

kwit

Pengadaan

Pertanggu

ng jawab

keu

Nota /

kwit

Pengadaan

Pertanggu

ng jawab

keu Nota /

kwit

Pengadaan

Pertanggu

ng jawab

keu

Nota /

Kwitansi

Pengadaan


10/13


Instruksi Kerja


RUMAH TANGGA


Revisi ke : 0


Halaman : 2 dari 13


FLOW CHART PROSES PERMINTAAN PEMBAYARAN LANGSUNG ( PPL )

NO URAIAN

KARU

ADMINIS

TRASI

KASI

RUMAH

TANGGA

KABIRO

SARANA

UMUM

SI PEL

AKUNT

SIBENDAHARA

REKANAN

1

Rekanan mengirim

faktur tagihan yang

dilampiri dokumen

Surat Perintah Kerja

ke Kasi Rumah

Tangga

2

Karu Administrasi

mencocokkan

dengan copy SPB /

lainnya yang ber-

hubungan dengan

dokumen

3 Karu Administrasi

memproses permintaan Pemba-

yaran Langsung

( PPL ) diajukan

ke Kasi RT &

Kabag Sarana

Umum

4 Setelah selesai Karu

Administrasi

mengirim ke Seksi

pelayanan Akutansi& Kasi Bendahara

Faktur

Lampirandokumen

Faktur

Lampiran

dokumen

Faktur

Lampiran

PPL

Lampiran

Faktur

PPL

Faktur

Lampiran

PPL

Verifikasi

Bayar

Cash

Giro

Transfer

Faktur

Lampiran

dokumen


11/13


Instruksi Kerja


RUMAH TANGGA


Revisi ke : 0


Halaman : 2 dari 13


FLOW CHART PROSES PEMESANAN KUE / MAKANAN UNTUK RAPAT DAN TAMU

NO URAIAN KARU

KONSUMSI

KASI

RUMAH

TANGGA

UNIT

KERJA

PEMINTA

REKANAN

1

Unit Kerja Peminta / User

membuat WO / Korin ke

Kasi Rumah Tangga

2

Karu Konsumsi mencatat

WO korin yang masuk

3

Karu Konsumsi membuat

rincian kebutuhan dengan

membuat rencana

pengadaan keu / makanan

disetujui Kasi Rumah

Tangga

4

Petugas konsumsi

mengambil pesanan

Mencatat WO /

Korin

WO /

Korin

WO /

Korin

Rencana

Pengadaan Rencana

Pengadaan

Pengadaan asli

rangkap 2

Pengadaan

extra copy

Petugas

konsumsi

mengambil


12/13


Instruksi Kerja


RUMAH TANGGA


Revisi ke : 0


Halaman : 2 dari 13


FLOW CHART PROSES PENGADAAN BAHAN MAKAN / BARANG DAN ALAT – ALAT LAINNYA

NO URAIAN KARU – KARU

RUMAH

TANGGA

KASI

RUMAH

TANGGA

KABIRO

SARANA

UMUM

UNIT – UNIT

KERJA /

PEMINTA

1

Unit – unit Kerja / peminta

mengajukan permintaan

berupa Korin / WO

maupun surat yang

lainnya yang syah ke

Kasi RT

2

Karu – karu Rumah Tangga :

a.

Regu Administrasi men-

catat, mengajukan ke

Kasi RT dan mendistri-

busikan ke Karu – Karu

Rumah Tangga sesuai

tugas wewenang

b.Karu – Karu Rumah

Tangga membuat peren-

canaan pengadaan

barang / bahan lainnyac.

Karu Administrasi mem-

buat Surat ( SPM/SPB/

SPK ) diajukan ke Kasi

Rumah Tangga dan

Kabag Sarana Umum

3

Karu – Karu Si Rumah

Tangga dapat melaksanakan

pengadaan barang / bahan

atau lainnya dan melaksana-

kan pelayanan

Korin /

WO

Korin /

WO

Korin /WO

SPM /

SPB /

SPK

SPM /

SPB /

SPK

Melaksan

akan tugas

pengd /

pely

SPM /

SPB /

SPK

SPM /

SPB /

SPK

Selesai


13/13


Instruksi Kerja


RUMAH TANGGA


Revisi ke : 0


Halaman : 2 dari 13


B. MENINDAK LANJUTI SURAT PERMINTAAN KERJA ( SPK ) DARI USER

NO URAIAN KARUADMINISTRASI

KARU –

KARU

SEKSIRUMAH

TANGGA

KASIRUMAH

TANGGA

UNITKERJA

PEMINTA

BAGIANPENGADAAN

JASA /BARANG

1

Surat Permintaan

Kerja ( SPK ) dari

User diterima Karu

Administrasi dan

Diberi nomer

Agenda

2

Kemudian SPK di

Serahkan ke Kasi

Rumah Tangga

Untuk didisposisikan

Ke Karu-Karu Seksi

Rumah Tangga

3

Berdasarkan disposisi

Tersebut Karu-Karu

Seksi Rumah Tangga

Melakukan invent-

Tarisasi sesuai SPK

4

Selanjutnya SPK ter-

Sebut diproses sesuai

Dengan prosedur peng-

Adaan jasa / barang

VI. ALAT YANG DIGUNAKAN

Komputer * Kertas

Telepon * Pulpen

Buku

VII. FORM /RECORD TERKAIT

-

Disiapkan Oleh Disetujui Oleh

Kasi Rumah Tangga Gresik KaBiro Sarana Umum

SPK di

nomer

agenda

SPK

diproses

Disposisi di

inventarisasi

sesuai SPK

SPK untuk

didisposisi

SPK di

tanda

tangani

SPK

Pengadaan

barang &

asa

IK Kegiatan Administrasi

Documents