Hasil Audit Internal - Universitas Brawijaya · Web viewAudit yang pernah di lakukan pada PS S1 Arsitektur FT UB mencakup audit ekternal dan internal. Audit eksternal dilakukan oleh

TINJAUAN MANAJEMENPROGRAM STUDI S1

JURUSAN ARSITEKTURFAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Semester Genap 2014/2015 dan Semester Ganjil 2015/2016

Jurusan Arsitektur FT UB Februari 2016

Visi

pada tahun 2020 menjadi program studi yang terkemuka dalam pengembangan keilmuan arsitektur nusantara di bidang perencanaan, perancangan, pelaksanaan, pengelolaan, dan

penelitian lingkungan binaan yang berkelanjutan dalam lingkup Asia Tenggara

Misi

a. Mengelola organisasi pendidikan agar mampu menumbuhkan, mengembangkan,

menyebarkan penggunaan ilmu arsitektur nusantara pada tataran bentuk, konsep dan

filosofi untuk meningkatkan taraf hidup masyarakat dan kualitas lingkungan binaan;

b. Menyelenggarakan proses pendidikan sarjana arsitektur yang berkemampuan akademik

dan profesional sehingga sanggup berperan aktif dalam penelitian, perencanaan,

perancangan, pelaksanaan dan pengelolaan lingkungan binaan yang berkelanjutan;

c. Menghasilkan sarjana arsitektur yang berbudi luhur, cerdik, cakap dan bermanfaat bagi

kehidupan bermasyarakat sesuai dengan pilihan keahlian dalam berkarya di lingkup Asia

Tenggara.

Lembar Pengesahan1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen

2. Nama Unit : PS S1 Arsitektur FTUB

3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya

4. Penanggungjawab : Ketua PS S1 Arsitektur (Pimpinan Unit)

5. Koordinator Penyusun : Sekretaris Jurusan (MR Unit)

6. Anggota Penyusun : 1) Ir. Sigmawan Tri Pamungkas , MT2) Wasiska Iyati, ST., MT3) Andika Citraningrum, ST., MT4) Abraham M Ridjal, ST., MT5) Satya Adhitama, ST., MT6) Ir. Chairil B Amiuza, MSA7) Dr. Eng. Herry Santosa, ST., MT .8) Ir. Heru Sufianto, M. Arch.St.,Ph.D.9) Ir. Jenny Ernawati, MSP.,Ph.D.

7. Periode : Januari s.d Desember Tahun 2015

Malang, Februari 2016

Ketua PS S1 Arsitektur FT UB

Agung Murti Nugroho, ST., MT., Ph.D. NIP. 1974091520000121001

Daftar Isi

I. Pendahuluan___________________________________________________________1

II. Lingkup Pembahasan____________________________________________________1

III. Pelaksanaan___________________________________________________________2

IV. Hasil _________________________________________________________________2

4.1 Hasil Audit Internal _________________________________________________2

4.2 Hasil Audit Eksternal________________________________________________4

4.3 Umpan Balik Pelanggan_____________________________________________6

4.4 Kinerja dan Evaluasi Proses__________________________________________6

4.5 Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan____________________________7

4.6 Tindak lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya _________________________12

4.6 Perubahan yang mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu_________________12

4.6 Saran dan Masukan untuk Perbaikan Sistem Manajemen Mutu_____________12

V. Penutup______________________________________________________________13

BAGIAN I . PENDAHULUAN

1.1. Profil Program Studi S1 Arsitektur FT UBJurusan Arsitektur FT UB mempunyai dua program studi yaitu PS S1 dan PS S2

Arsitektur Lingkungan Binaan. Jurusan Arsitektur Fakultas Teknik Universitas Brawijaya

(FTUB) berdiri dan pertama kali menyelenggarakan perkuliahan pada tahun 1983 dengan

status masih Program Studi (PS) Arsitektur FTUB di bawah Jurusan Teknik

Sipil,berdasarkan Keputusan Dirjen Dikti Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Republik

Indonesia No. 118/DIKTI/Kep/1984 tanggal 24 September 1984. Selanjutnya, berdasarkan

Keputusan Dirjen Dikti Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No.

70/DIKTI/Kep/1994 tanggal 5 Maret 1994 tentang Pembentukan Jurusan Arsitektur FTUB

pada Fakultas Teknik Universitas Brawijaya, status Jurusan menjadi salah satu Jurusan di

bawah Fakultas Teknik Universitas Brawijaya. Jurusan Arsitektur FTUB telah terakreditasi

dengan peringkat A, oleh BAN PT (Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi) dengan

Keputusan Nomor 089/SK/BAN-PT/AKRED/S/III/2015 dengan nilai 373.

1.2. Tinjauan Manajemen Program Studi S1 Arsitektur FT UBPada semester genap 2014/2015 dan semester ganjil 2015/2016 yang berlangsung

di tahun 2015, Ketua Jurusan Arsitektur FT UB yang merangkap sebagai ketua PS S1

Arsitektur melakukan proses review kepatuhan terhadap sistem manajemen mutu minimal

satu tahun sekali bersama dengan Manajement representative serta Unit Jaminan Mutu.

Tinjauan manajemen dilakukan untuk menilai semua proses input sampai output sistem

penjaminan mutu. Tinjauan ini dilakukan dari semua segi dari persyaratan umum,

dokumentasi, manual mutu, pengendalian dan pencatatan dokumen sampai pada tahapan

pengukuran, analisis dan perbaikan. Hasil tinjauan manajemen menjadi feedback bagi Unit

Jaminan Mutu untuk memperbaiki dokumen dan kelengkapannya, perbaikan sistem

penjaminan mutu dan persyaratannya serta kinerja Unit Jaminan Mutu yang telah dilakukan

menjadi bagian tugas utama tinjauan manajemen dalam memantau kinerja sistem

manajemen mutu dan identifikasi peluang dalam meningkatkan mutu secara berkelanjutan

dan memuaskan semua pelanggan.

Penilaian ini dilakukan melalui audit internal mutu organisasi. Tinjauan terhadap pencapaian

kinerja mutu sesuai dengan target yang ditetapkan dilakukan melalui evaluasi terhadap

rencana strategis, sasaran dan inisiatif strategis program kerja sesuai dengan indikator dan

pentahapan target yang disepakati bersama. Peningkatan mutu yang dirasakan oleh

pelanggan menjadi input kinerja. Keluaran utama dari proses tinjauan manajemen adalah

rencana tindak lanjut manajemen untuk upaya perbaikan, peningkatan mutu dan

memastikan sumberdaya yang cukup untuk upaya tersebut

BAGIAN II LINGKUP BAHASAN

Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka PS S1 Arsitektur FT UB melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang lingkup seperti yang dipersyaratkan, yaitu:

a. Hasil Audit

Audit yang pernah di lakukan pada PS S1 Arsitektur FT UB mencakup audit ekternal

dan internal. Audit eksternal dilakukan oleh BAN PT pada tahun 2014 melalui

kegiatan visitasi akreditasi PS S1 dengan skor akhir 373 dan mendapat akreditas A

hingga tahun 2019. Audit Internal dilakukan secara rutin setiap tahun melalui

kegiatan Audit Internal Mutu (AIM). AIM terakhir adalah pada Siklus 14 di tahun

2015. Berdasar AIM Siklus 14, didapatkan hasil berupa temuan-temuan yang

dirangkum dalam borang Laporan Audit Internal Mutu dan Daftar Ketidaksesuaian

dan borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi.

b. Umpan Balik Pelanggan

Evaluasi kepuasan pelanggan didapatkan melalui hasil penyebaran kuisioner yang

disebarkan pada pelanggan dalam hal ini mahasiswa sebagai pelanggan utama dan

pihak pengguna lulusan untuk mengetahui tingkat kepuasan pelanggan terhadap

proses bisnis yang dilakukan oleh PS S1 Jurusan Arsitektur FT UB yaitu pada proses

bisnis terkait dengan pelanggan yang bersangkutan.

c. Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan program kerja 2015

Kinerja proses dan kesesuaian produk yang digunakan sebagai acuan untuk

mengukur kinerja proses dan kesesuaian produk adalah manual prosedur dan

instruksi kerja. Dalam data rekaman dijelaskan tentang perubahan yang terjadi

(substansi, format) pada kedua dokumen tersebut. Sasaran Mutu PS S1 Arsitektur

FT UB untuk tahun 2015, merupakan beberapa indikator kinerja (key performance

indicator/KPI) yang telah ditetapkan target-target capaiannya untuk setiap akhir

tahun. Program kerja PS S1 Arsitektur FTUB sebagai bagian dari program kerja

Jurusan Arsitektur FTUB di tahun 2015 yang ditetapkan dalam rapat pimpinan

Fakultas pada awal tahun 2015 yang mendukung sasaran mutu Universitas

Brawijaya pada aspek Internasionalisasi (14.01); Kurikulum dan penjaminan mutu

(14.02); PSIK/WEB (14.03); penelitian (14.04); sarana prasarana (14.05); penelitian

unggulan (14.06); pengabdian kepada masyarakat (14.07); dan PKM dari hasil

penelitian (14.08).

d. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi

Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi telah dilakukan berdasarkan temuan

AIM Siklus 14 dan umpan balik pelanggan untuk mengetahui status temuan (closed

atau open) sebagai dasar untuk menentukan tindak lanjut dalam tinjauan

manajemen.

e. Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya

Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya dilakukan oleh Ketua PS S1 dan

Tim UJM melalui rapat tinjauan manajemen serta catatan yang perlu mendapat

perhatian pada AIM siklus 14.

f. Perubahan yang mempengaruhi sistem manajemen mutu sebelumnya

Perubahan dilakukan berdasarkan hasil pengukuran kinerja mutu PS S1 yang

tercantum dalam manual mutu dan borang kinerja dalam AIM siklus 14 maupun

akreditasi BAN PT.

g. Saran dan masukan untuk perbaikan Sistem Manajemen Mutu unit kerja

Merupakan resume hasil tinjauan manajemen yang dapat dijadikan acuan untuk

peningkatan kinerja dan pengembangan program Jurusan Arsitektur FT UB di tahun-

tahun mendatang, khususnya pada proses bisnis dalam Manual Mutu dan Butir

Kinerja Pembiayaan sebagai dasar untuk penyusunan program kerja periode

berikutnya.

BAGIAN III. PELAKSANAAN

3.1 . Unsur Masukan dalam Tinjauan ManajemenUnsur masukan dalam tinjauan manajemen meliputi hasil audit, umpan balik dari

pelanggan, kinerja proses dan produk yang terkait, status dari tindakan pencegahan dan

perbaikan, tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya, perubahan yang dapat

mempengaruhi sistem manajemen mutu serta rekomendasi untuk peningkatan mutu. Hasil

audit UJM merupakan rangkaian kegiatan sistem penjaminan mutu dan sudah

terdokumentasi dengan baik oleh UJM dan Manajement Representative (Sekretaris Jurusan

Arsitektur FT UB). Umpan balik dari pelanggan yaitu dari mahasiswa dapat dinilai dari input

yang diberikan melalui isian Open Talk yang berisi mengenai kinerja Dosen dan Fasilitas

Layanan Akademik. Input tersebut (seperti dalam lampiran) menjadi bahan manajemen

untuk melakukan evaluasi dengan UJM dalam melakukan perbaikan-perbaikan layanan.

Input ini sekaligus merupakan evaluasi dari kinerja proses dan produk yang diberikan oleh

Jurusan Arsitektur FT UB melakukan pembahasan dengan UJM dalam perbaikan dan

peningkatan mutu dan kinerja.

3.2 Luaran Tinjauan Manajemen Perbaikan yang efektif dari dalam manajemen mutu dan prosesnya, perbaikan produk

yang sesuai dengan keinginan pelanggan dan sumber daya yang dibutuhkan merupakan

luaran utama manajemen hasil tinjauan manajemen. Kinerja yang fokus pada faktor yang

menjadi kunci perbaikan efektivitas, efisiensi dan adaptibilitasnya. Pemantauan dan

pengukuran pencapaian sasaran mutu menjadi faktor penting untuk meningkatkan motivasi

kerja dan inovasi secara berkelanjutan. Luaran ini menjadi bahan masukan bagi pimpinan

Jurusan, Kepegawaian dan Dosen Jurusan Arsitektur FT UB untuk melakukan perbaikan-

perbaikan dalam meningkatkan mutu layanan, kualitas belajar mengajar, tindakan korektif

dan pencegahan.

3.3 Waktu Pelaksanaan Hari, tanggal : Jumat, 5 Februari 2016

Jam : 09.00 s.d 11.00 WIB

Tempat : Ruang Sidang Jurusan Arsitektur FT UB

Peserta : Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan, Tim Unit Jaminan Mutu, seluruh

dosen PS S1 Arsitektur

Suasana Rapat /Diskusi dan Pembahasan Tinjauan Manajemen Jurusan

BAGIAN IV . HASIL

Hasil evaluasi manajemen PS S1 Arsitektur FT UB tahun 2015 dapat disajikan

sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen sebagai berikut:

4.1 Hasil Audit Internal

Secara keseluruhan, Jurusan Arsitektur FTUB telah melaksanakan program kerja

dengan kerja keras dan penuh tanggung jawab, untuk memenuhi target yang ditetapkan

dalam sasaran mutu. Dari audit internal yang dilakukan pada Jumat, 13 November 2015,

didapatkan beberapa temuan yang dirangkum dalam borang Laporan Audit Internal Mutu

(AIM). AIM siklus 14 di selenggarakan di ruang sidang PS S1 Arsitektur FT UB yang di

hadiri oleh Auditor dari PJM UB yaitu :

Ketua : Bambang Dwi Prasetyo, Dr., S.Sos., M.Si.Anggota : Qurrota A’yunin, S.Pi.,M.Sc.

Observer : Nasir Widha Setyanto, ST., MT

Lingkup audit internal meliputi :

No Lingkup AIM UKPA Siklus 14 Fakultas Program Studi

Laboratorium

1. Tindak lanjut atas hasil AIM UKPA Siklus 13

√ √ √

2.Standar Mutu UB (Pendidikan, Penelitian, Pengabdian kepada Masyarakaat, dan Kerjasama)

√ √ -

3. Implementasi ISO 9001-2008 - - √

4. Sistem Dokumen PK-BLU (Keberadaan RKA/ULK) √ - -

5. Kontrak Kinerja P-BLU Universitas √ - -

Daftar Ketidaksesuaian dan borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi

seperti yang disarikan pada Tabel 1.

Tabel 1.

Daftar Temuan Audit Temuan Siklus 14

No Siklus

Kategori / Status /

Auditor / Tgl Audit

Bidang Audit Uraian Temuan Verifikasi Status Akhir

1 UKPA Siklus 14

KTS / New / BDP, QRA / 13 Nov 2015

(SM-PS-D01) D. Standar Penilaian Pendidikan [01]

Ada proses validasi nilai yang digunakan untuk menilai CP mahasiswa yang dilakukan oleh koordinator mata kuliah pada tiap laboratorium karena MK terikat pada laboratorium, ttp evaluasi metode penilaian belum dilakukan.

Open

2 UKPA Siklus 14


(SM-PS-J01) J. Standar Kompetensi Peneliti untuk Penelitian [01]

Standar kompetensi sangat dinamis, dari IAI msh blm diputuskan sehingga msh dilakukan revisi tiap tahun. Hal ini terkait blm adanya standar/undang-undang ttg arsitek.

(BDP / 14 Nov 2015)

Open

3 UKPA Siklus 14


(SM-PS-L03) L. Standar Proses Penelitian [03]

Ada tim khusus yang mengkaji kurikulum pada tiap PS untuk pemutakhiran kurikulum yang di SK-kan oleh Dekan. Bukti tertuang dalam SK dekan no.222 tahun 2015

(BDP / 14 Nov 2015)

Open

4 UKPA Siklus 14


(SM-PS-M01) M. Standar Luaran Penelitian [01]

Sudah dilakukan redesign kurikulum, dimana RPS sudah disesuaikan dengan LO/CP , semua isi pembelajaran sudah ter "breakdown" di dalam RPS. Bukti tertuang di dalam buku pedoman dan RPS pada tiap mata kuliah.

Akan dilengkapi sesuai borang

Open

(BDP / 14 Nov 2015)

5 UKPA Siklus 14


(SM-PS-N02) N. Standar Capaian Penelitian [02]

Pengembangan kurikulum belum mempertimbangkan dan mengakomodasi (a) Peraturan perundang-undangan; (b) Badan Standarisasi Nasional Perguruan Tinggi (BSNPT); (c) Kebutuhan para pemangku kepentingan; (d) Konsensus dari asosiasi pendidikan; (e) Konsensus dari asosiasi profesi nasional dan/atau internasional; (f) Capaian pembelajaran yang ditetapkan Dikti-KKNI; (g) Visi misi UB; (h) Tracer study.

(BDP / 14 Nov 2015)

Open

6 UKPA Siklus 14



Sudah dilakukan evaluasi selama implementasi kurikulum, penyelenggara PS telah melaksanakan pemantauan (kesesuaian dengan CP yang diharapkan) dan hasil monitoring akan tetapi masih baru diterapkan pada

(BDP / 14 Nov 2015)

Open

mahasiswa baru karena terkait implementasi KKNI baru saja diterapkan. Meskipun begitu KKNI tetap diterapkan di angkatan lama dan dilakukan evaluasi dari PS dan dilaporkan ke jurusan.

7 UKPA Siklus 14



Ada <20% dosen menulis buku yang diterbitkan dalam 5 tahun terakhir

(BDP / 14 Nov 2015)

Open

8 UKPA Siklus 14


(SM-PS-O01) O. Standar Kompetensi Pelaksana Pengabdian kepada Masyarakat [01]

Ada dosen yg memenuhi sbg Peneliti Utama yaitu Doktor yang telah memimpin penelitian/sebagai Ketua Peneliti dan/atau penelitian mandiri dalam 15 (lima belas) penelitian, ttp dokumen terkait data ini belum ada.

(BDP / 14 Nov 2015)

Open

9 UKPA Siklus 14


(SM-PS-P01) P. Standar Proses Pengabdian kepada Masyarakat [01]

Laporan hasil PkM yang telah melalui perbaikan dari hasil seminar belum melalui proses pemindaian anti plagiasi dan menunjukkan orisinalitas ?70%.

(BDP / 14 Nov 2015)

Open

10 UKPA Siklus 14



Publikasi hasil PkM belum dilakukan melalui jurnal dan buku atau dalam bentuk (1) makalah seminar, baik dalam bentuk oral atau poster, (2) pengajuan paten, (3) karya tulis ilmiah populer, (4) HAKI, (5) produk/ prototipe/formula, desain.

(BDP / 14 Nov 2015)

Open

11 UKPA Siklus 14



Publikasi hasil PkM belum dipindai melalui Proses Pemindaian Anti Plagiasi (PPAP) dan menunjukkan tingkat orisinalitas masing-masing ?95%.

(BDP / 14 Nov 2015)

Open

12 UKPA Siklus 14


(SM-PS-R03) R. Standar Capaian Pengabdian kepada Masyarakat [03]

Belum ada hasil PkM yang dipublikasikan di artikel ilmiah pada jurnal internasional.

(BDP / 14 Nov 2015)

Open

13 UKPA Siklus 13

KTS / Old / IWI, RWS / 21 Nov 2014

(SM-PS-B07) B. Standar Isi Pembelajaran (Kurikulum) [07]

KKNI baru saja diterapkan, sehingga belum dapat di evaluasi

Menunggu MP fakultas terkait dg evaluasi KKNI. Evaluasi sudah dilakukan secara bertahap

Open

oleh jurusan meskipun MP belum dibuat.

(BDP / 13 Nov 2015)

14 UKPA Siklus 13


(SM-PS-B10) B. Standar Isi Pembelajaran (Kurikulum) [10]

kurikulum KKNI baru sehingga belum dilaksanakan evaluasi

Menunggu MP fakultas terkait dg evaluasi KKNI. Evaluasi sudah dilakukan secara bertahap oleh jurusan meskipun MP belum.

Open

(BDP / 13 Nov 2015)

15 UKPA Siklus 13


(WS-PS-34) 3. Pendidikan [34] (Prosedur yg berkaitan dengan mahasiswa: MP Pendaftaran, MP KRS, MP Ujian dll)

konten masih belum sesuai Beberapa konten belum sesuai.

Open

(BDP / 13 Nov 2015)

16 UKPA Siklus 13


(WS-PS-35) 3. Pendidikan [35]

diperlukan update data hingga 2014

Masih belum up date keseluruhannya

Open

Data lulusan (data kompilasi berupa grafik profil lulusan, pekerjaan dll)

(BDP / 13 Nov 2015)

Suasana saat pelaksanaan AIM Siklus 14 tahun 2015

4.2 Hasil Audit Ekternal

Audit ekternal dilakukan saat visitasi akreditasi PS S1 Arsitektur FT UB oleh BAN PT

pada tanggal 4 Februari 2015. Nama assessor yang bertugas adalah Prof. Slamet W dan

Dr.Eng Ahmad Sarwadi. Lokasi audit eksternal bertempat di ruang rapat Fakultas Teknik UB

yang mencakup tujuh standar BAN PT serta evaluasi diri PS S1 Arsitektur FT UB. Temuan

yang disampaikan oleh assessor terkait beberapa nilai dari standar BAN PT yang dianggap

masih belum maksimal yaitu: Prosentase jumlah Doktor, Lektor Kepala dan Guru Besar,

Minimnya publikasi internasional serta penyempurnaan kurikulum yang harus terus

dilakukan. Hasil visitasi akreditasi PS S1 Arsitektur FT UB adalah total nilai 373 dan

mempertahankan status A seperti akreditasi sebelumnya dengan penambahan nilai 10 point

(sebelumnya 363)

Suasana saat pelaksanaan Visitasi Akreditasi PS S1 Arsitektur FT UB oleh BAN PT

Umpan Balik Pelanggan

Pelaksanaan evaluasi kepuasan dan keluhan pelanggan dilakukan dengan

menyebarkan kuisioner kepada pelanggan dari setiap proses bisnis di PS S1 Arsitektur FT

UB, yaitu mahasiswa dalam hal evaluasi kepuasan terhadap proses belajar mengajar,

penelitian dan administrasi. Kepuasan terhadap proses belajar mengajar dilaksanakan oleh

Bagian Akademik, selain itu dilakukan pula analisa keluhan pelanggan dalam pelayanan

penelitian di laboratorium, ruang baca dan administrasi melalui forum Open Talk.

Untuk mengetahui kepuasan pengguna lulusan terhadap kualitas lulusan Jurusan

Arsitektur FT UB, dilakukan usaha agar pengguna lulusan dapat mengisi kuisioner kepuasan

pengguna lulusan baik secara offline maupun online pada alamat

http://ars.ft.ub.ac.id/kuisioner pengguna. Pelaksanaan evaluasi kepuasan pelanggan terdiri

atas lima tingkatan dari level 1-5 yaitu : kurang sekali, kurang, cukup, baik dan baik sekali

(5). Standar minimal tingkat kepuasan mahasiswa adalah 3 atau cukup. Berdasarkan

evaluasi kepuasan pelanggan terhadap kinerja PBM dosen diperoleh rata-rata tingkat

kepuasan mahasiswa adalah 3,65 atau meningkat di banding tahun sebelumnya (3.5). Hal

ini berarti nilai tersebut perlu dipertahankan dan ditingkatkan pada level 4 (baik).

Hasil evaluasi keluhan sarana dan prasarana layanan akademik oleh mahasiswa

antara lain: ruang studio kurang terpelihara kebersihannya; toilet sering kotor kendatipun

pada jam pagi; jam buka-tutup perpustakaan tidak sesuai jadwal dan sering tutup seenaknya

serta Wi-fi tidak berjalan, AC beberapa ruang kuliah sering bocor; meja ruang studio tidak

ergonomis dan kotor; banyak kursi-kursi yang rusak; kamar mandi jarang ada sabun; usulan

penggunaan gedung 24 jam; penambahan asisten di perpustakaan agar pada jam istirahat

tetap buka karena justru pada jam tersebut mahasiswa perlu dan ada waktu untuk ke

perpustakaan ; tempat sampah sebaiknya dibedakan sampah kering dan basah, disediakan

smoking area. Tanggapan evaluasi keluhan tersebut langsung ditanggapi pengelola dengan

rumusan sebagai berikut: kritik terhadap sarana dan prasarana yang harus diperbaiki seperti

kursi sudah banyak yang rusak; perawatan dan pemeriksaan AC di semua ruangan kelas;

pemeliharaan LCD di semua ruangan harus di periksa apakah umur lampu sudah akan

habis atau sudah habis sehingga warnanya tidak pudar; penyediaan sabun di Toilet. Daftar

keluhan dan tindaklanjutnya dapat dtampilkan dalam bentuk tabel berikut:

No. JenisLayanan yang dikeluhkan Uraian Keluhan Tindaklanjut Status

Akhir

1. Kebersihan ruang studio

Ruang studio sebagai fasilitas MK inti sering kotor

Usulan tenaga kebersihan di tambah serta aturan main kebersihan kelas

close

2. Kursi banyak yang rusak

Beberapa kursi kuliah banyak yang rusak dengan tingkat kerusakan di bawah 5%

Perbaikan langsung setiap ada laporan

Close

3. Pelayanan perpustakaan

Pelayanan perpustakaan terutama di jama istirahat kurang

Penambahan tenaga SMK

Close

4. Ketersediaan fasilitas KM/WC

Fasilitas sabun dan kebersihan kurang terjaga

Kebersihan rutin di cek Close

5. Tempat Sampah Belum ada pemisahan sampah basah dan kering

Penyediaan tempat sampah terpisah

Close

6. Kualitas LCD Beberapa LCD di ruang kuliah warnanya pudar

Perbaikan setiap bulan Close

0.00

0.50

1.00

1.50

2.00

2.50

3.00

3.50

4.00

4.50 4.203.95 3.90 3.87 3.86 3.80 3.79 3.78 3.77 3.75 3.71 3.71 3.70 3.68 3.68 3.65 3.65 3.63 3.63 3.63 3.60 3.58 3.57 3.53 3.52 3.50 3.49 3.47 3.45 3.38 3.38 3.31

NILAI RATA-RATA EVALUASI PER DOSEN

Series1

NAMA DOSEN

NIL

AI

4.3 Kinerja dan Evaluasi Proses

Secara umum, kinerja dan evaluasi proses PS S1 Arsitektur FTUB dapat diukur dari

capaian sasaran mutu dan capaian program kerja di tahu 2015. Sasaran mutu PS S1

Arsitektur FT UB di tahun 2015, sesuai Rapat Kerja Fakultas Teknik, terdiri dari delapan hal,

yaitu : Internasionalisasi; kurikulum dan penjaminan mutu; PSIK/WEB; penelitian; sarana

prasarana; penelitian unggulan; pengabdian kepada masyarakat dan PKM dari hasil

penelitian. Hasil capaian sasaran mutu PS S1 Arsitektur FTUB sebagai berikut:

Hasil evaluasi internasionalisasi berupa pengembangan keilmuan Arsitektur

Nusantara, sebagai pengejawantahan visi, dalam aspek pendidikan telah dilakukan sejak

penyempurnaan kurikulum baru tahun 2015 melalui kegiatan perkuliahan (macam mata

kuliah wajib, pokok bahasan beberapa mata kuliah, tematik tugas pada mata kuliah inti, dan

tematik skripsi) dan kegiatan pertemuan ilmiah (diskusi, workshop, dan seminar). Kegiatan

pertemuan ilmiah yang menonjol, antara lain: Visiting Profesor pada bulan April 2015 oleh

Prof. Fergus Nicol dan Prof. Susan Rue dari Oxford Inggris. Pada tahun 2015 ini pula

diselenggarakan untuk dua seminar nasional yaitu: Seminar Nasional Merah Putih

Nusantara pada bulan Februari 2016 dan Seminar Nasional Semesta Arsitektur Nusantara

yang ke tiga. Pada tahun 2015 juga diselenggarakan acara pameran karya mahasiswa

Open Arch dan Dexorintek , sebagai upaya sosialisasi visi dan misi Jurusan kepada

mahasiswa, alumni, masyarakat dan stake holder secara menyeluruh. Pada tahun 2015

dalam rangka persiapan menuju internasionalisasi, Jurusan Arsitektur FTUB membentuk tim

penyempurnaan kurikulum yang mengarah pada standar internasional KAAB (Korean

Architect Acreditation Board). Hasil tim kurikulum menyempurnakan 27 kompetensi yang

sudah terimplementasikan di buku pedoman baru Jurusan Arsitektur FT UB 2014 serta

adanya peningkatan kompetensi dasar mahasiswa baru 2015 sebagai upaya

pengklasifikasian kompentensi dasar. Berdasarkan Renstra UB di akhir tahun 2012

disebutkan bahwa salah satu indikator untuk aspek internasionalisasi adalah capaian jumlah

mahasiswa asing yang melakukan studi di UB. Pada tahun 2014 telah tercapai implementasi

MoU yaitu dengan Hiroshima University yang memberi kemungkinan besar untuk melakukan

kegiatan-kegiatan penunjang lain, selain yang telah disebut di atas, yaitu pertukaran

mahasiswa baik dari dalam ke luar maupun luar ke dalam.

Hasil evaluasi kurikulum dan penjaminan mutu mencakup penyelenggaraan

proses belajar-mengajar di PS S1 yang menggunakan Kurikulum Tahun 2011/2012-

2015/2016 yang disusun sesuai dengan Kurikulum Berbasis Kompetensi, dengan jumlah

beban studi selama 8 semester, 144 sks, dan 47 mata kuliah. Peningkatan kualitas

pembelajaran melalui Student Centered Learning (SCL). Struktur kurikulum mengerucut

pada Mata Kuliah Wajib Keahlian-Inti sebagai kelompok mata kuliah dengan muatan

kompetensi utama merancang, dengan beban studi 38 sks dan 7 mata kuliah. Kurikulum ini

berpijak pada kandungan Visi dan Misi PS, yaitu pengembangan keilmuan Arsitektur

Nusantara di bidang perencanaan, perancangan, pelaksanaan,pengelolaan, dan penelitian

lingkungan binaan yang berkelanjutan dalam lingkup Asia Tenggara. Kriteria lulusan

mengacu pada beberapa kriteria kompetensi yang telah ditetapkan berdasarkan peraturan

pemerintah yang berlaku (Keputusan Menteri Pendidikan Nasional RI dan Surat Keputusan

Dirjen Dikti) dan standar yang telah ditetapkan oleh Union of International Architects (UIA)

dan Ikatan Arsitek Indonesia (IAI) selama siswa menempuh pendidikan tinggi arsitektur.

Rata-rata Mata Kuliah Wajib Keahlian-Inti adalah 2,70, rata-rata IPK lulusan tahun 2014

adalah 3,16, dengan rata-rata masa studi lulusan adalah 4,9 tahun. Pada tahun 2014 terjadi

peningkatan rasio kompetisi antara yang mendaftar dan yang diterima sebesar 1:24. Jumlah

Mahasiswa DO masih pada rerata 14% atau belum memenuhi sasaran 0%. Rapat Pleno

Jurusan sebagai bagian penjaminan mutu pada tahun 2015 telah diadakan 18 kali dalam

satu tahun, untuk membahas koordinasi kegiatan awal semester dan kegiatan akhir

semester, sedangkan rapat internal laboratorium diadakan minimal 1 kali dalam satu bulan

untuk membahas agenda dan evaluasi kegiatan rutin. Tingkat kehadiran dosen pada rapat

pleno sepanjang tahun 2015 adalah sebesar 80%.

Hasil evaluasi sistem informasi dan WEB berupa ketersediaan jaringan wifi di

seluruh ruangan di Gedung Baru Arsitektur. Updating web dilakukan setiap bulan dengan

informasi layanan akademik serta adanya penambahan tulisan ilmiah pada web. Sistem

informasi yang dikembangkan di tahun 2015 adalah ruang baca online sehingga mahasiswa

bisa mengakses koleksi pustaka ruang baca secara on line. Sistem informasi pembelajaran

di lakukan dengan adanya jadwal digital tentang pelaksanaan perkuliahan.

Hasil evaluasi penelitian berupa prosentase mahasiwa yang terlibat dalam

penelitian. Sejak tahun 2013 telah diwajibkan untuk melibatkan mahasiswa dalam kegiatan

penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Jumlah penelitian dosen pada tahun 2015

sebesar 16 judul penelitian dengan keterlibatan rerata mahasiswa sebesar 3 orang per

judul. Hal ini masih telah mencapai target sasaran mutu sebesar lebih dari 10% jumlah

mahasiswa (70 orang). Dana untuk melakukan penelitian bersumber pada dana DIPA/Daftar

Isian Pelaksanaan Anggaran Fakultas Teknik UB. Jumlah dana penelitian ini meningkat dari

tahun ke tahun. Tahun 2011 dianggarkan Rp 1,8 juta per dosen sedangkan pada tahun

2015 menjadi 5.5 juta pertahun. Selain itu juga terdapat dana hibah penelitian kompetitif

nasional dan BOPTN. Hasil evaluasi sarana prasarana berupa ketersediaan dana sebagai salah satu

faktor utama dalam penyelenggaraan kegiatan Jurusan Arsitektur FTUB. Pengelolaan dan

alokasi dana harus dilakukan secara transparan. Kondisi keuangan Jurusan Arsitektur FTUB

dibedakan berdasarkan sumber dana yang diterima dan pengelolaannya, yaitu dana

proporsional Jurusan. Dana Proporsional Jurusan pada tahun 2015 meningkat menjadi

875.000.000 dari dana tahun 2014 (Rp 850.000.000,-). Pada tahun 2015 peningkatan

sarana dan prasarana Jurusan Arsitektur FTUB berupa penambahan ruang bersama serta

peningkatan kualitas ruang yang sudah ada berupa perbaikan meja, kursi, almari, filling

cabinet, komputer, jaringan internet, dan peralatan laboratorium

Hasil evaluasi penelitian unggulan berupa penelitian Arsitektur Nusantara

Berkelanjutan dengan membuat reseach group Jurusan Arsitektur yang melibatkan

penelitian dari laboratorium yang ada di Jurusan Arsitektur FT UB. Hasil penelitian

Arsitektur Nusantara Berkelanjutan sebagai modal untuk kolaborasi penelitian dengan

Universitas di Luar Negeri serta Pemerintah daerah. Beberapa perguruan Tinggi yang

berhasil di inisasi kerjasama penelitian unggulan adalah dengan TU Wien Austria dan Badan

Nasional Penanggulangan Bencana.

Hasil evaluasi pengabdian kepada masyarakat berupa prosentase mahasiwa

yang terlibat dalam pengabdian kepada masyarakat. Jumlah judul pengabdian kepada

masyarakat sejumlah 8 judul pada tahun 2015 dengan keterlibatan rerata mahasiswa

sebesar 4 orang per judul. Hal ini masih telah mencapai target sasaran mutu sebesar lebih

dari 10% jumlah mahasiswa (70 orang). Dana untuk pengabdian masyarakat bersumber

pada dana DIPA/Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran Fakultas Teknik UB. Jumlah dana

pengabdian kepada masyarakat meningkat dari tahun ke tahun, pada tahun 2011

dianggarkan Rp 1,8 juta per dosen meningkat di tahun 2015 menjadi Rp 3,4 juta.

Hasil evaluasi pengabdian kepada masyarakat dari hasil penelitian berupa

kegiatan pendampingan kampung yang sudah berjalan selama lima tahun ini. Pada

kegiatan pendampingan kampung beberapa hasil penelitian dosen terkait dengan kampung

ramah lingkungan telah di jalankan melalui kegiatan mahasiswa Kota dalam Taman 2015

dengan mengundang wokrshop arsitek nasional Budi Pradono dan kegiatan sayembara

desain.

No. Sasaran Mutu Baseline

Target Th.2015

Capaian Th.2015

% Capaian

1. Sasaran Mutu 1 (internasionalisasi)

80% 100% 100% 100%

2. Sasaran Mutu 2 (kurikulum dan penjaminan mutu)

80% 100% 90% 90%

3. Sasaran Mutu 3 (PSIK/WEB) 80% 100% 100% 100%4. Sasaran Mutu 4 (penelitian) 16 18 18 100%5. Sasaran Mutu 5 (Sarana

Prasarana)100%

6. Sasaran Mutu 6 (Penelitian unggulan)

1 1 1 100%

7. Sasaran Mutu 7 (Pengabdian kepada masyarakat/PKM)

8 8 8 100%

8. Sasaran Mutu 8 (PKM dari hasil penelitian)

1 1 1 30%

Sasaran mutu yang masih belum tercapai adalah kurikulum dan PKM hasil penelitian.

Kurikulum terkendala pada belum ada kesepakatan kompetensi lulusan arsitek antara

asosiasi perguruan tinggi arsitekt Indonesia dengan organisasi profesi arsitek (ikatan Arsitek

Indonesia) seiring belum di syahkannya UU arsitek Indonesia. Tindak lanjut yang dilakukan

adalah selalu meng up date informasi tentang kebutuhan kompetensi arsitek Indonesia.

Sasaran mutu yang terkait PKM hasil penelitian terkendala pada hasil penelitian yang

sebagian besar belum implementatif di masyarakat. Tindak lanjut yang dilakukan adalah

memilih obyek PKM yaitu kegiatan pendampingan kampung yang dapat menjadi media

untuk terapan hasil penelitian

Capaian program kerja PS S1 Arsitektur FT UB sebagai berikut:

No. Program Kerja Skor Capaian

A. Program A 14.01 Internasionalisasi

1. Kegiatan 1 Seminar Nasional Merah Putih Nusantara 100 %2. Kegiatan 2 Visiting Profesor-Fergus Nicol UK 100 %3. Kegiatan 3 MOU dengan TU Vien Austria dan Munich Jerman 50 %4. Kegiatan 4 Workshop Arsitektur Nusantara 25%

B. Program B 14.02 Kurikulum&penjaminan mutu

1. Kegiatan 1 Workshop kompetensi kurikulum 1 (plan dan Do) -2. Kegiatan 2 Pembuatan RPS dan Modul Ajar MK Inti 50 %3. Kegiatan 3 Penyempurnaan MP MK Inti 20 %4. Kegiatan 4 Pembuatan soal ujian praktek menggambar Maba

2015

-

5. Kegiatan 5 Penyempurnaan MP Skripsi 100 %6. Kegiatan 6 Penyempurnaan MP MK lain -7. Kegiatan 7 Workshop kompetensi kurikulum 2 (Check/Action) -8. Kegiatan 8 Tinjauan Manajemen 1 semester genap 2014/2015 20%9. Kegiatan 9 Matrikulasi Maba 2015 100 %

10. Kegiatan 10 Seminar Nasional Mahasiswa Arsitektur SAN 3 100 %11. Kegiatan 11 Proposal Program Profesi Arsitektur 100 %12. Kegiatan 12 Tinjauan Manajemen 2 semester ganjil 2015/2016 20%13. Kegiatan 13 Kuliah tamu arsitek nasional 100 %

C. Program C 14.03 PSIK/WEB

1. Kegiatan 1 Updating Web/bulan 100 %2. Kegiatan 2 Kaleidoskop Kegiatan Jurusan -3. Kegiatan 3 Ruang Baca Online 100 %

D. Program D 14.04 Penelitian

1. Kegiatan 1 Bisnis plan laboratorium layanan, pelatihan,

pengujian

20 %

2. Kegiatan 2 Insentif Proposal Penelitian DP2M dikti -

3. Kegiatan 3 Monev kegiatan penelitian laboratorium 20 %4. Kegiatan 4 Draft Paten 100%

E. Program E 14.05 Sarana Prasarana

1. Kegiatan 1 Alat Deteksi Plagiasi 100%2. Kegiatan 2 Perbaikan listrik GBA 20 %3. Kegiatan 3 Perbaikan Genset 100 %4. Kegiatan 4 Perawatan LCD dan Komputer 100 %5. Kegiatan 5 Kelengkapan Peralatan Lab 100 %

F. Program F 14.06 Penelitian Unggulan

1. Kegiatan 1 pembentukan riset grup jurusan 100 %2. Kegiatan 2 Riset kolaborasi dalam negeri "Arsitektur Nusantara" 100 %

G. Program G 14.07 Pengabdian Kepada Masyarakat

1. Kegiatan 1 Buku profil laboratorium 10 %2. Kegiatan 2 Insentif Proposal PKM DP2M dikti -

H. Program H 14.08 Pengabdian Kepada Masyarakat hasil

Penelitian

1. Kegiatan 1 Pendampingan Kampung 100 %

Beberapa kegiatan belum tercapai/terlaksana antara lain dikarenakan masih dalam proses pelaksanaan, misalnya pada kegiatan perbaikan listrik GBA, ada yang masih dalam upaya pembenahan, misalnya pada buku profil laboratorium karena perkembangan kegiatan, sedangkan pada MP Mata kuliah Inti dikarenakan dinamisnya substansi dari matakuliah inti, sehingga sering terjadi perkembangan, perubahan dari hasil diskusi dan koordinasi baik ditingkat kelompok Dosen Pengampu, juga ditingkat laboratorium.

4.4 Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan

Berdasar temuan AIM Siklus 14 dan umpan balik pelanggan didapatkan hasil berupa

temuan-temuan yang dirangkum dalam borang Laporan Audit Internal Mutu dan Daftar

Ketidaksesuaian dan borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi. Selanjutnya, pihak

manajemen menentukan tindakan pencegahan dan perbaikan agar dapat mencegah dan

memperbaiki ketidaksesuaian produk.

Tabel 2.Status Tindakan Perbaikan

NoUraian Temuan Tindakan Perbaikan

Status

1 Ada proses validasi nilai yang digunakan untuk menilai CP mahasiswa yang dilakukan oleh koordinator mata kuliah pada tiap laboratorium karena MK terikat pada laboratorium, ttp evaluasi metode penilaian belum dilakukan.

Disusun manual prosedur evaluasi metode penilaian mata kuliah yang berisi penetapan capain pembelajaran, kriteria penilaian, prosentase nilai dan siapa yang menilai

Close

2 Standar kompetensi sangat dinamis, dari IAI msh blm diputuskan sehingga msh dilakukan revisi tiap tahun. Hal ini terkait blm adanya standar/undang-undang ttg arsitek.

Melakukan update secara berkesinambungan materi undang-undang arsitek terkait dengan buku pedoman yang memuat kompetensi arsitek

Close

3 Ada tim khusus yang mengkaji kurikulum pada tiap PS untuk pemutakhiran kurikulum yang di SK-kan oleh Dekan. Bukti tertuang dalam SK dekan no.222 tahun 2015

Membuat pembaharuan surat tugas penyempurnaan kurikulum

Close

4 Sudah dilakukan redesign kurikulum, dimana RPS sudah disesuaikan dengan LO/CP , semua isi pembelajaran sudah ter "breakdown" di dalam RPS. Bukti tertuang di dalam buku pedoman dan RPS pada tiap mata kuliah.

Peninjauan kembali borang yang dimaksud dikarenakan sistem sudah berjalan

Close

5 Pengembangan kurikulum belum mempertimbangkan dan mengakomodasi (a) Peraturan perundang-undangan; (b) Badan Standarisasi Nasional Perguruan Tinggi (BSNPT); (c) Kebutuhan para pemangku kepentingan; (d) Konsensus dari asosiasi pendidikan; (e) Konsensus dari asosiasi profesi nasional dan/atau internasional; (f) Capaian pembelajaran yang ditetapkan Dikti-KKNI; (g) Visi misi UB; (h) Tracer study.

klarifikasi kembali Open

6 Sudah dilakukan evaluasi selama implementasi kurikulum, penyelenggara PS telah melaksanakan pemantauan (kesesuaian dengan CP yang diharapkan) dan hasil monitoring akan tetapi masih baru diterapkan pada mahasiswa baru karena terkait implementasi KKNI baru saja diterapkan. Meskipun begitu KKNI tetap diterapkan di angkatan lama dan dilakukan evaluasi dari PS dan dilaporkan ke jurusan.

klarifikasi kembali Open

7 Ada <20% dosen menulis buku yang diterbitkan dalam 5 tahun terakhir

Sampai saat ini memang belum tercapai

Open

8 Ada dosen yg memenuhi sbg Peneliti Utama yaitu Doktor yang telah memimpin penelitian/sebagai Ketua Peneliti dan/atau penelitian mandiri dalam 15 (lima belas) penelitian, ttp dokumen terkait data ini belum ada.

Sedang dalam proses penyiapan data penelitian seperti format fakultas dan BAN PT

Open

9 Laporan hasil PkM yang telah melalui perbaikan dari hasil seminar belum melalui proses pemindaian anti plagiasi dan menunjukkan orisinalitas ?70%.


Open

10 Publikasi hasil PkM belum dilakukan melalui jurnal dan buku atau dalam bentuk (1) makalah seminar, baik dalam bentuk oral atau poster, (2) pengajuan paten, (3) karya tulis ilmiah populer, (4) HAKI, (5) produk/ prototipe/formula, desain.


Open

11 Publikasi hasil PkM belum dipindai melalui Proses Pemindaian Anti Plagiasi (PPAP) dan menunjukkan tingkat orisinalitas masing-masing ?95%.


Open

12 Belum ada hasil PkM yang dipublikasikan di artikel ilmiah pada jurnal internasional.


Open

13 KKNI baru saja diterapkan, sehingga belum dapat di evaluasi

MP evaluasi KKNI masih dalam proses pembuatan

Close

14 kurikulum KKNI baru sehingga belum dilaksanakan evaluasi

MP evaluasi KKNI masih dalam proses pembuatan

Close

15 konten masih belum sesuai Masih dalam proses penyusunan MP pendaftaran, MP KRS dan MP Ujian

Close

16 diperlukan update data hingga 2014 Masih dalam proses penyusunan data profil lulusan

Open

Dari enam belas temuan Audit Internal Mutu Siklus 14, tujuh temuan telah dapat

ditindaklanjuti oleh pihak pihak manajemen, yaitu:

a. Menyusun dan menyempurnakan Manual Prosedur yang terkait dengan evaluasi

metode penilaian mata kuliah, evaluasi KKNI, pendaftaran, KRS, Ujian

b. Melakukan pembaharuan terkait surat tim kurikulum, kompetensi sesuai undang-

undang arsitek, data penelitian dan profil lulusan

Beberapa temuan yang belum selesai ditindaklanjuti adalah:

a. Dua pernyataan auditor terkait pengembangan dan implementasi kurikulum yang

disusun secara tidak sistematis dan tidak jelas termuannya sehingga multi tafsir.

b. Beberapa tuntutan sasaran mutu UB yang memang belum bisa dicapai oleh PS S1

Arsitektur mencakup : prosentase dosen menulis buku, sistem anti plagiasi laporan

hasil PKM, sistem anti plagiasi publikasi hasil PKM serta publikasi artikel ilmiah hasil

PKM,

4.5 . Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya

NoRekomendasi

Tinjauan Manajemen Sebelumnya

AspekTindak Lanjut yang SUDAH

dilakukanKendala yang

dihadapiRencana

selanjutnya

1. Sosialisasi dan pelatihan sasaran mutu Universitas Brawijaya kepada segenap staf dan pimpinan secara berjenjang dan berkesinambungan.

Visi Misi Melalui poster, diskusi dan pelatihan

Kurang tertib dalam pelaksanaan dan kehadiran, sehingga sasaran kurang tercapai

Dilakukan lebih sering dan berkesinambungan

2. Pembenahan ulang dokumentasi sistem mutu agar lebih efektif.

Dokumentasi Perbaikan dan penertiban sistem pendokumentasian

Ketertiban PJ/ petugas

Dilakukan pemantauan secara rutin sebagai upaya kendali mutu

3. Sasaran mutu sesuai dengan criteria SMART (specific, measurable, achievable, realistic, timelines) kesegenap fungsi dan jenjang organisasi

Proses belajar mengajar

Upaya dilakukan, al ; proses PBM dilakukan melalui RPS juga koordinasi dan evaluasi RPS secara berkala

Konsistensi terhadap rencana yang telah dibuat

Ketertiban dan konsistensi terhadap sasaran mutu yang telah disepakati

4. Mekanisme yang efektif dalam menangani keluhan pelanggan (complaint management).

Pelayanan Sudah dilakukan melalui open talk , kuisener dan pengadaan kotak saran

Kehadiran dan keaktifan mahasiswa, kesungguhan mahasiswa dalam mengisi kuisener, kotak saran juga jarang dimanfaatkan oleh mahasiswa

Manajemn waktu juga sistem evaluasi ditingkatkan

5. Peningkatan kualitas sarana dan prasarana

Sarana prasarana

perbaikan meja, kursi, almari, filling cabinet, komputer, jaringan internet, dan peralatan laboratorium

Perawatan sarana prasarana

Peningkatan perawatan sarana prasarana

6. Peningkatan pelayanan kepada

Pelayanan Koordinasi dan himbauan untuk

Ketika bersamaan

Pembagian tugas lebih jelas agar

mahasiswa oleh karyawan

meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa

dengan tuntutan kerja yang lain, pelayanan jadi kurang maksimal

pelayanan dapat tertangani dengan baik

7. Evaluasi terhadap dosen oleh mahasiswa sebagai bahan evaluasi untuk penyempurnaan kuliah

Proses belajar mengajar

Sudah dilakukan melalui kegiatan open talk (3 kali dalam 1 semester; awal, tengah, akhir)

evaluasi awal /akhir semester, kehadiran mahasiswa kurang maksimal dikarenakan masa libur kuliah

Manajemn waktu juga sistem evaluasi ditingkatkan

8. Penambahan kotak saran dan kritik untuk menambah peluang input dari mahasiswa

Sarana prasarana

Sudah diadakan kotak saran

Jarang sekali mahasiswa yang memanfaatkan

Himbauan dan saran pemanfaatan sarana sebagai upaya perbaikan sistem PBM maupun sarpras di jurusan

9. Scanning terhadap dokumen dan disimpan dalam komputer agar mudah dalam pencarian data

Dokumentasi Sudah dilakukan oleh bagian recording jurusan

Ketertiban pelaksanaan

Dilakukan secara terjadwal, dengan PJ yang lebih jelas

Tinjauan manajemen yang dilakukan setelah audit mutu pada siklus sebelumnya

dievaluasi dan dinilai tingkat keberhasilan tindak lanjutnya. Tindak lanjut dari tinjauan

manajemen sebelumnya dilakukan oleh Pimpinan Jurusan dan Tim UJM melalui rapat

tinjauan manajemen.

Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya adalah sebagai berikut:

a. Direncanakan untuk melakukan sosialisasi dan pelatihan sasaran mutu Universitas

Brawijaya yang merupakan implementasi SMM ISO 9001:2008 kepada segenap staf

dan pimpinan secara berjenjang dan berkesinambungan.

b. Setelah pelaksanaan pelatihan sasaran mutu Universitas Brawijaya akan dilakukan

pembenahan ulang dokumentasi sistem mutu agar lebih efektif.

c. Perlu dilakukan penajaman dan penjabaran rumusan sasaran mutu sesuai dengan

criteria SMART (specific, measurable, achievable, realistic, timelines) kesegenap

fungsi dan jenjang organisasi

d. Perlu dirumuskan mekanisme yang efektif dalam menangani keluhan pelanggan

(complaint management).

Tindak lanjut berdasarkan Hasil Rapat Tinjauan Manajemen dan UJM

a. Peningkatan kualitas sarana dan prasarana akan diteruskan kepada pimpinan PS S1

Arsitektur untuk segera ditindak lanjuti

b. Peningkatan pelayanan kepada mahasiswa oleh karyawan segera diteruskan

kepada pimpinan Jurusan dan Kepala Urusan Tata Usaha untuk ditindaklanjuti

c. Evaluasi terhadap dosen oleh mahasiswa disampaikan secara individu kepada

dosen bersangkutan sebagai bahan evaluasi untuk penyempurnaan penyampaian

kuliah kepada mahasiswa

d. Penambahan kotak saran dan kritik untuk menambah peluang input dari mahasiswa

selain dari acara Open Talk

e. Rekaman-rekaman dokumentasi dan surat menyurat dilakukan dengan melakukan

scanning terhadap dokumen dan disimpan dalam komputer dengan folder- folder

yang dibuat agar mudah dalam pencarian data

4.6 Perubahan yang Mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu

Perubahan dilakukan berdasarkan hasil pengukuran kinerja mutu Jurusan yang

tercantum dalam manual mutu. Perubahan tersebut antara lain:

a. Struktur organisasi Jurusan, Program Studi, Laboratorium dan UJM

b. Peta Proses Bisnis Jurusan yang diuraikan dalam siklus PDCA masing-masing

proses, yaitu pada proses layanan akademik (pendidikan), penelitian,pengabdian

dan administrasi.

Dengan adanya perubahan-perubahan pada manual mutu program studi akan

mempengaruhi implementasi sistem manajemen mutu internal PS S1 Arsitektur FT UB.

Usulan perubahan yang dilakukan berdasarkan kondisi eksternal berupa

penyempurnaan manual mutu Fakultas terkait tata kelola terbaru yang di tetapkan

universitas. Salah satu penyempurnaan yang ada menyangkut kedudukan laboratorium dan

UJM di bawah Fakultas, Perubahan yang diusulkan antara lain:

c. Kejelasan tupoksi PS, Laboratorium, UJM yang diatur dalam manual mutu, SK

pengangkatan dan operasional kegiatan rutin

d. Operasional kegiatan rutin harus mewujud dalam PDCA sistem manajemen mutu di

tingkat Fakultas (GJM) maupun Universitas (PJM) berupa kegiatan rutin yang

dilaksanakan dan di informasikan kepada unit kerja terkait

Dengan adanya penyempurnaan pada manual mutu tingkat Fakultas dan Universitas akan

mempengaruhi sistem manajemen mutu internal PS S1 Arsitektur FT UB

4.7 Saran dan Masukan untuk Perbaikan Sistem Manajemen Mutu

Dari rapat tinjauan manajemen, direkomendasikan beberapa hal untuk peningkatan

kinerja PS S1 Jurusan Arsitektur FT UB, antara lain:

a. Penajaman terhadap tupoksi Unit Pelaksana sasaran mutu Universitas Brawijaya di

PS S1 Jurusan Arsitektur FTUB

b. Pembenahan ulang dokumentasi sistem mutu agar lebih efektif.

c. Perumusan mekanisme yang efektif dalam operasionalisasi dokumen sistem mutu

Rekomendasi terkait PJM Universitas Brawijaya dan GJM Fakultas Teknik UB untuk

peningkatan kinerja PJM dan GJM, antara lain:

a. PJM UB harus memperhatikan dengan sungguh-sungguh usulan dari PS terkait waktu pelaksanaan AIM di awal tahun atau di pertengahan tahun sehingga

rentang waktu evaluasi tinjauan manajemen yang dilakukan unit kerja tidak terlalu lama

b. GJM FT UB harus melakukan koordinasi secara rutin dengan UJM PS S1 di

lingkungan Fakultas Teknik untuk sosialiasasi borang baru yang di implementasikan,

sharing informasi sistem Manajemen Mutu antar PS sehingga permasalahan

manajemen mutu dapat diatasi sedini mungkin

c. PJM dan GJM harus menjadi pelopor bahwa audit internal mutu terhadap sistem manajemen mutu di lingkungan UB tidak hanya sekedar formalitas belaka namun dapat menyentuh subtansi permasalahan yang terjadi di Lapangan

d. Salah satu solusi diusulkan untuk penyelenggaraan AIM berikutnya adalah

memberikan contoh baik borang maupun dokumen yang ideal dan disebarkan di

seluruh unit kerja sebagai upaya transfer of knowledge secara cepat dan terwujud

penjaminan mutu skala UB yang baik dan benar

BAGIAN V. PENUTUP

Kesimpulan dari hasil tinjauan manajemen yang sudah dilakukan antara lain:

1. Tingkat Efektifitas dan Efisien Organiasasi Penjaminan Mutu di PS S1 Arsitektur

sudah diupayakan maksimal dengan beberapa permasalahan yang masih perlu

penyelesaian baik karena aspek internal maupun eksternal.

2. Hal-hal yang masih menjadi tanggungan akan diupayakan dengan perbaikan secara

bertahap sesuai prioritas yang ada.

3. Tingkat efektifitas sistem manajemen mutu di lingkup Program Studi terkendala

dengan tidak adanya koordinasi GJM dan UJM dalam evaluasi dan monitoring di

tingkat PS sesuai dengan OTK Universitas Brawijaya.

4. Tingkat Efisien organisasi pelaksanaan di tingkat Program Studi masih belum

tercapai, Ketua Program Studi masih belum mampu mendistribusikan tugas dan

kewajibanya sehingga Tinjauan Manajemen PS masih jauh dari sempurna. Hal ini

tidak lepas dari perubahan borang Tinjauan Manajemen di Tingkat GJM maupun PJM

yang di berikan secara mendadak kurang dari 14 hari pelaksanaan AIM siklus 15

Ucapan terima kasih dan puji Syukur dihaturkan kepada Allah SWT yang telah

memberikan kelancaran, kesehatan dan kekuatan kepada segenap civitas akademika PS

S1 Arsitektur FT UB untuk melakukan Tinjauan Manajemen secara rutin Ucapan terima

kasih diberikan kepada staf kependidikan dan tim UJM PS S1 Arsitektur FT UB yang

membantu kelancaran tersusunnya tinjauan Manajemen ini

Lampiran 1

Daftar Hadir Rapat Tinjauan Manajemen Jurusan Arsitektur FT UB

Hasil Audit Internal - Universitas Brawijaya · Web viewAudit yang pernah di lakukan pada PS S1 Arsitektur FT UB mencakup audit ekternal dan internal. Audit eksternal dilakukan oleh

Documents