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Secretaría Administrativa Dirección General de Planeación y Evaluación Institucional Guía para la Integración del Programa Anual de Trabajo (PAT)
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Oct 13, 2018

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Secretaría Administrativa Dirección General de Planeación y Evaluación

Institucional

Guía para la Integración del Programa Anual de Trabajo

(PAT)

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Guía para la Integración del Programa Anual de Trabajo (PAT)

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CONTENIDO

1. ¿Cuál es el objetivo de la “Guía para la Integración del Programa Anual de Trabajo”?

4

2. ¿Qué incluye la “Guía”? 4

MODELO GENERAL DEL PAT

3. ¿Qué es el Programa Anual de Trabajo (PAT)? 5 4. ¿Cuáles son sus componentes? 5 5. ¿Qué son las “Actividades”? 6 6. ¿Qué son los “Registros”? 6 7. ¿Cómo se clasifican las “Actividades”? 7 8. ¿Qué procedimiento se sugiere para definir “Actividades” y “Registros”? 8

METAS E INDICADORES

9. ¿Qué son y para qué sirven las “Metas”? 9 10. ¿Cuáles son las características deseables de las “Metas”? 9 11. ¿Qué procedimiento se sugiere para construir “Metas”? 11 12. ¿Qué son y para qué sirven los “Indicadores”? 11 13. ¿Cuáles son las características deseables que deben tener los “Indicadores”?

12

14. ¿Cuáles son los ámbitos de control y las dimensiones a medir para los “Indicadores”?

12

15. ¿Qué procedimiento se sugiere para construir “Indicadores”?

13

FORMULACIÓN DE PROYECTOS

16. ¿Cómo se definen los “Proyectos” dentro del marco de Planeación Institucional?

15

17. ¿Qué características deben tener los “Proyectos”? 18. ¿Qué responsabilidades tiene el líder de proyecto?

16 17

19. ¿Qué procedimiento se sugiere para formular “Proyectos”? 20. ¿Cómo realizar el “desglose de Proyectos”?

17 18

21. ¿Cómo se autorizan los “Proyectos”? 21

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GENERALIDADES DEL PAT

22. ¿Qué características relevantes tiene el PAT? 22 23. ¿Por qué es importante el PAT? 23 24. ¿Quién participa en su integración? 23 25. ¿Qué función tienen los enlaces y los asesores de la DGPEI? 24 26. ¿Cuándo y cómo inicia la integración del PAT? 25 27. ¿Qué son las “Premisas” y las “Prioridades Institucionales”? 28 28.¿Qué insumos y materiales de apoyo son necesarios para su formulación?

29

FUNDAMENTO LEGAL

29. ¿En qué se fundamenta la emisión de la “Guía para la Integración del Programa Anual de Trabajo”?

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30. ¿En qué se fundamenta la consideración de las Premisas y prioridades institucionales en el PAT?

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1.¿Cuál es el objetivo de la “Guía para la Integración del Programa Anual de Trabajo”? Proporcionar a los servidores públicos del TEPJF, los elementos metodológicos y técnicos necesarios para la integración del Programa Anual de Trabajo.

2. ¿Qué incluye la “Guía”?

La Guía del PAT permite un conocimiento general de los conceptos y componentes que integran al Programa Anual de Trabajo, por lo que se recomienda realizar la lectura completa del documento. También está estructurado con el objetivo de ser un texto de apoyo para la consulta específica por temas. Esta Guía se compone de cinco apartados:

Modelo General del PAT.

Metas e indicadores.

Formulación de proyectos.

Generalidades del PAT.

Fundamento Legal.

Cada apartado contiene un conjunto de preguntas enfocadas a atender las necesidades de los usuarios, y en algunos casos se hace referencia a ciertas recomendaciones; con lo que se pretende que las metodologías y los conceptos relacionados con el PAT sean comprendidos fácilmente por todos los usuarios.

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MODELO GENERAL DEL PAT

3. ¿Qué es el Programa Anual de Trabajo (PAT)?

Es el “el instrumento que contiene las actividades y proyectos de las unidades responsables que integran al TEPJF y que se ejecutarán en el transcurso de un ejercicio fiscal.”

4. ¿Cuáles son sus componentes? El PAT se integra por:

Actividades y registros. Cartera de proyectos; y Metas e indicadores.

ESTRUCTURA GENERAL DEL PAT

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5. ¿Qué son las “Actividades” dentro del PAT?

a) Las actividades son un conjunto de operaciones permanentes,

ordenadas y concurrentes para el logro del objetivo de la unidad

responsable. Se sustentan en la normatividad vigente.

b) Las actividades se asocian a uno o más registros que dan cuenta de los

servicios o productos que genera la unidad responsable.

c) En caso de que a las unidades responsables les otorguen nuevas

facultades o atribuciones, o se modifique su estructura orgánica y

ocupacional, éstas propondrán ajustes a sus actividades.

d) Las actividades en las que puede preverse la generación de productos

y/o la prestación de servicios en un calendario, son actividades

programables. Es conveniente que aquellas actividades “etiquetadas

en presupuesto”, se calendaricen en lo concerniente a los productos

generados por la actividad como parte del PAT.

6. ¿Qué son los “Registros”?

a. Son sustantivos que permiten cuantificar la generación de productos o

la prestación de servicios, o alguna característica de éstos, como

resultado de la ejecución de una actividad.

b. Cada actividad debe tener asociado uno o más registros.

c. Los registros que puedan deberán reflejarse en un calendario, con la

periodicidad que defina el área.

d. Existen registros que, por su naturaleza, no pueden ser calendarizados, dado que están sujetos a demanda o existe algún otro factor que limite la formulación de un calendario de ejecución.

e. Cada registro deberá contar con una unidad de medida que permita

contar de forma homogénea los productos y/o servicios generados.

RECOMENDACIONES

Las actividades son el componente permanente y por tanto, más estable del PAT; por lo que no es conveniente cambiarlas o modificarlas año con año sin contar con una justificación plena.

RECOMENDACIONES

Los registros deben ser precisos, claros, útiles y comprobables.

Los registros están sujetos a verificación y auditoría, por lo que deben contar con una fuente de información sólida y confiable.

Se requiere que los registros se definan con precisión, a fin de que los datos que se registren en el transcurso del tiempo se mantengan bajo los mismos criterios.

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7. ¿Cómo se clasifican las “Actividades”?

Las actividades de las áreas, se clasifican:

por su identificación en el presupuesto; y

por la posibilidad de establecer su programación.

a) Por su identificación en el presupuesto las actividades pueden ser:

Básicas de operación; es decir Actividades que no se pueden

identificar con claridad los recursos necesarios para su

realización dentro del presupuesto.

Etiquetadas en presupuesto: Actividades en las que pueden

identificarse dentro del presupuesto base, los recursos

necesarios para su realización.

b) Por la posibilidad de establecer su programación, las actividades pueden ser:

› Actividades programables: Actividades básicas, en las

que puede preverse la generación de productos y/o la prestación de servicios en un calendario. Es conveniente que todas las actividades “etiquetadas en presupuesto” se consideren programables.

› Actividades no programables: Actividades en las que, por

su naturaleza, no puede programarse su ejecución dado que están sujetas a la demanda o existe algún otro factor que limita su programación.

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8. ¿ Qué procedimiento se sugiere seguir con las “Actividades” y “Registros”?

Revisar la normatividad relativa al proceso de

programación y presupuestación para la

integración del PAT

PROCEDIMIENTO PARA DEFINIR ACTIVIDADES Y REGISTROS

Inicio

Fin

Definir actividades que contribuyan a cumplir

con las prioridades institucionales, las

atribuciones, objetivo y funciones del área

Validar que las actividades del PAT

contribuyen a cumplir con el objetivo de la unidad responsable

Analizar sus atribuciones del área, objetivo y

funciones, así como los resultados de la ejecución

de los PAT´s anteriores

-Plan Estratégico Institucional -Premisas y prioridades institucionales -Techos presupuestales-Lineamientos programático – presupuestales -Estructura Programática Interna

-Manual de Organización del TEPJF-Reglamento Interno del TEPJF-Manual de Organización del Área

Eliminar las actividades que no vayan a realizarse, aunque estén registradas

en el PAT vigente

Elaborar el calendario de ejecución de las

actividades que tengan registros programados

Registrar la información en el sistema SAITE en el

Módulo PAT

Incluir los registros correspondientes a cada actividad que permitan

identificar el resultado de las actividades

Definir los períodos de reporte, las fechas de

inicio y fin, así como los medios de verificación

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METAS E INDICADORES

9. ¿Qué son y para qué sirven las “Metas”?

a) Las metas constituyen la expresión concreta y cuantificable de los

logros que se planea alcanzar en el año (u otro período de tiempo) con

relación a los objetivos previamente definidos:

‹ “Las metas son la expresión cuantitativa de los objetivos y permiten, a través de los indicadores, medir los resultados y evaluar el cumplimiento logrado por las unidades responsables.”

‹ “Las unidades responsables propondrán sus metas e

indicadores, con el propósito de dar un adecuado seguimiento y evaluación a sus programas anuales de trabajo.”

Las metas permiten:

Medir y evaluar el desempeño. Retroalimentar el trabajo. Instrumentar medidas correctivas en caso de no obtener el

desempeño deseado. 10. ¿Cuáles son las características deseables de las “Metas”?

Deben asociarse a objetivos y/o a factores críticos de éxito

de las unidades responsables. Deben ser factibles de cumplirse con los recursos financieros,

humanos, físicos y tecnológicos disponibles. Su logro debe depender de lo que realice la unidad responsable. Deben contar con un indicador que permita valorar su avance y

cumplimiento en un plazo determinado.

RECOMENDACIONES Deben existir fuentes o medios de verificación para comprobar el logro de la meta. Las metas deben estimular un desempeño innovador y desafiante. Debe evitarse el riesgo de sobre o subvalorar la meta. Es necesario contar con datos para estimar una línea base. RECOMENDACIONES Las metas deben señalar lo que la unidad responsable requiere alcanzar mediante acciones específicas. Debe cumplir con los siguientes criterios: - Específica: declaración clara y concisa de lo que se realizará. - Medible: Si no puedes medir el resultado, no es una meta, es un buen propósito. - Alcanzable: factible en términos de tiempo, costo, y el nivel de precisión que representa. - Relevante: la meta debe tener algún impacto visible para el área o la institución.

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11. ¿Qué procedimiento se sugiere para construir “Metas”?

Se sugiere el siguiente procedimiento:

Ejemplo: Meta del indicador (descendente): Reducir a menos del 10% el monto de las adecuaciones en relación al presupuesto modificado. Valor obtenido por el indicador: 8% Valor de indicador en el año anterior: 5% Juicios: Se superó la meta establecida, pero aún no se alcanzó el valor del año anterior.

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RECOMENDACIONES En su redacción, se recomienda atender los siguientes aspectos:

12. ¿Qué son y para qué sirven los “Indicadores”?

a) El indicador es un dato, estándar, razón, proporción, porcentaje u otro valor cuantitativo que permite evaluar el logro de metas y objetivos, el cual está referenciado a una meta.

b) Los indicadores son diferentes a las metas. Los indicadores sólo

muestran las variables a medir. Las metas utilizan al indicador para establecer un nivel de desempeño a lograr.

e) Los indicadores permiten:

Medir y valorar avances y resultados; Fundamentar la discusión de resultados; Posibilitar la evaluación; Apoyar el proceso de formulación de programas y proyectos; Rendir cuentas; y

Facilitar el establecimiento de compromisos sobre los resultados.

RECOMENDACIONES Los indicadores se diseñan a partir de esquemas conceptuales y en función de necesidades muy especificas de información.

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13. ¿Cuáles son las características deseables que deben tener los “Indicadores” ?

CONFIABLES: Dignos de confianza, independiente de quien realice la medición. En condiciones de ser examinados por la institución y por observadores externos.

SIMPLES Y COMPRENSIBLES: Cubrir los aspectos más significativos de desempeño; y deben ser de fácil comprensión y facilitar su análisis.

OPORTUNOS: Deben ser generados en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medición y difusión.

RELEVANTES. Que la información que proporcione sea importante para la toma de decisiones.

NO REDUNDANTES: Único y no repetitivo. FOCALIZADO EN ÁREAS CONTROLABLES: Focalizados en las áreas

susceptibles de corregir. 14. ¿Cuáles son los ámbitos de control y las dimensiones a medir para los “Indicadores”?

a) Los indicadores deben medir alguno de los cuatro ámbitos de control de los procesos de generación de productos y/o servicios:

Ámbito Descripción

a) Insumos Son los recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos que se requieren previamente para inicar un proceso

b) Proceso/ subproceso

Se refiere a la gestión y desarrollo de actividades que se requieren para garantizar la generación del producto o servicio

c) Productos Son los bienes y/o servicios que se producen en la unidad de trabajo, conforme a las características planeadas

d) Resultado Son las descripciones específicas de aquello que se espera que pueda ser al final de una actividad o la obtención de un producto o servicio

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b) Asimismo, deben medir alguna de las cuatro dimensiones del desempeño:

Dimensión Descripción

a) Eficacia El grado de cumplimiento de los objetivos, a través de las metas

b) Eficiencia La relación entre los productos y servicios generados con respecto a los insumos o recursos utilizados

c) Calidad Los atributos, propiedades o características que deben tener los bienes y servicios para satisfacer los objetivos del programa

d) Economía La capacidad del programa o de la institución para generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros

15. ¿Qué procedimiento se sugiere para construir “Indicadores”?

a) Analizar el objetivo cuyo avance se desea medir. Para tener sentido un indicador debe estar asociado a un objetivo. Si el objetivo no está bien definido el indicador tampoco lo estará.

b) Seleccionar aspectos relevantes a medir. c) Formular el indicador: Nombre / Fórmula de cálculo. Deben considerarse

dos aspectos:

El nombre del indicador debe ser autoexplicativo y contextualizado.

Emplear los siguientes tipos de fórmulas, entre otras: porcentajes (proporciones), tasas de variación, razón o promedio, índices, mediana.

d) Establecer los medios de verificación. e) Validar el indicador. Corroborar que los indicadores cuenten con las

características deseables presentadas: pertinencia, relevancia, costo y confianza.

f) Establecer frecuencia de cálculo. Se sugiere que el periodo de medición máximo sea trimestral, con el propósito de que la información que proporcione sea oportuna.

g) Definir la meta a lograr.

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Ejemplo indicador:

Nombre del Indicador: Indice de respuesta a las solicitudes de transparencia

Fórmula: Porcentaje de solicitudes de transparencia respondidas respecto de las solicitudes de transparencia ingresadas.

Variable 1 (Numerador): Solicitudes respondidas

Variable 2 (Denominador): solicitudes ingresadas

Meta: Atender el 90% de las solicitudes recibidas

Frecuencia de cálculo: Mensual

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FORMULACIÓN DE PROYECTOS

16. ¿Cómo se definen los “Proyectos” dentro del marco de Planeación Institucional?

a) Para el Plan Estratégico Institucional (PEI), los proyectos se definen como:

“aquellas actividades específicas, coordinadas, de carácter temporal que propone una o varias unidades responsables, con la finalidad de generar un producto, servicio o resultado único vinculado a los objetivos estratégicos...”

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b) Para el Programa Anual de Trabajo, los proyectos se definen como:

“conjunto de actividades coordinadas y específicas, a cargo de una o varias unidades responsables, que tienen como propósito fundamental crear, mejorar, conservar, ampliar, desarrollar, innovar o transformar la generación de un producto o la prestación de un servicio y con ello, contribuir al logro de los fines institucionales...”

c) Los proyectos del Plan Estratégico Institucional se incluyen en el Programa Anual de Trabajo:

“el Programa Anual de Trabajo contendrá una cartera de proyectos enfocados a atender las prioridades institucionales y reforzar el logro del Plan Estratégico Institucional…”

d) La DGPEI define la metodología y los criterios para la presentación y

administración de los proyectos. Los proyectos deben reunir los

requisitos que señalen la guía, los formatos e instructivos para la

integración del PAT.

17. ¿Qué características deben tener los “proyectos”? Los proyectos son un conjunto de actividades, tareas y/u operaciones que:

se organizan o desagregan bajo una secuencia lógica de actividades interdependientes que permite un avance gradual o paulatino (se consideran nuevos productos o servicios “entregables” por etapa o fase);

se realizan para cumplir con un objetivo específico (orientados a satisfacer las necesidades de idear o mejorar productos y/o servicios, resolver problemas o deficiencias, aprovechar oportunidades, o disminuir riesgos o amenazas mediante resultados concretos);

tienen un tiempo limitado, un comienzo y un final delimitados (cubren un espacio temporal);

consumen recursos su realización consume tiempo y recursos –humanos, materiales, financieros, logísticos, tecnológicos, etc.- que sobresalen del consumo normal o cotidiano;

RECOMENDACIONES.

Antes de formular un proyecto debe valorarse si los problemas detectados podrán resolverse con la intervención propuesta.

También es pertinente hacer una comparación entre los resultados que se pretenden obtener y los recursos que deberán invertirse. Es necesario procurar que se cumplan los objetivos al menor costo posible.

Los proyectos se originan en respuesta a una necesidad detectada, por lo que, al extinguirse la razón de su existencia deben concluirse.

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involucran a diferentes áreas y personas dentro de la estructura (pueden ser transversales e interdisciplinarios);

son únicos, a pesar de que algunos tengan antecedentes similares (por las circunstancias de tiempo, modo, lugar, recursos y entorno, cada proyecto amerita un trato singular); y

Debe de contar con un líder de proyecto responsable de su realización, así como de las áreas responsables de las etapas.

18. ¿Qué responsabilidades tiene el líder de proyecto?

Desarrollar el plan para la dirección del proyecto, así como todos los

planes complementarios relacionados,

Mantener el proyecto encaminado en términos de cronograma y

presupuesto,

Identificar, dar seguimiento y responder a los riesgos, y

Proporcionar los informes precisos y oportunos sobre las métricas del

proyecto.

19. ¿Qué procedimiento se sugiere para formular “Proyectos”?

a) Todos los proyectos deberán contar con su ficha desglosada y tener identificados claramente sus entregables, especificando el resultado que se busca con ellos.

b) Asimismo, deberán desglosarse en etapas y actividades, mismas que deben estar registradas en un cronograma.

c) Las unidades responsables propondrán nuevos proyectos o definirán la continuidad o conclusión de los proyectos vigentes. Se sugiere seguir el siguiente procedimiento:

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La ficha formaliza el inicio del proyecto, proporciona información general y permite identificar el proyecto por parte de los involucrados. 20.¿ Cómo realizar el “desglose de proyectos”? Pasos para elaborar el desglose de proyectos

1. Revisar la ficha básica del proyecto presentada para la integración del Anteproyecto del PAT del año anterior.

2. Recopilar los materiales e información respecto al proyecto, que faciliten su organización y desglose.

3. Identificar el o los productos entregables del proyecto y su relación con el objetivo y las necesidades que atiende el proyecto.

4. Si es necesario, realizar modificaciones en la ficha básica del proyecto.

5. Se sugiere descomponer el proyecto en en número máximo de cuatro etapas.

Recomendaciones La fase de inicio y planeación son vitales para el desarrollo del proyecto. El grado de influencia en los resultados es mayor durante estas fases. Una vez concluidas, el líder o responsable del proyecto tendrá una influencia mínima sobre los resultados del mismo.

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Dirección General de Planeación y Evaluación Institucional | 19

6. Identificar un entregable para cada etapa.

7. Asignar un peso específico para cada etapa y un responsable.

8. Dividir cada etapa en un número máximo de tres actividades.

9. Asignar una fecha de inicio y término para cada actividad.

10. Asignar un peso específico para cada actividad en relación a la etapa.

11. Revisar la ficha completa del proyecto, hacer los ajustes procedentes y capturar los datos requeridos en el sistema.

Criterios metodológicos para el desglose de proyectos

Desglose del proyecto

Es la descomposición del proyecto en etapas. - Permite definir el alcance y requerimientos del proyecto. - Facilita la identificación de las actividades y entregables. - Asigna un peso específico a cada etapa /actividad. - Permite definir responsables y tiempos por etapa/actividad.

Etapas del proyecto

Es un conjunto ordenado de actividades enfocadas a la generación de un producto. - Cada etapa debe tener un producto entregable, verificable

y tangible. - El producto de la etapa debe contribuir a la generación del

producto final o al cumplimiento del proyecto. - Cada etapa debe continuar en una etapa subsecuente e

interactuar con etapas previas. - Su duración es la diferencia entre el inicio de su actividad

más temprana y el término de su actividad final. - Debe contar con un responsable de su realización.

Producto entregable

Es un resultado tangible del trabajo del proyecto. - Son los bienes y servicios que permiten lograr un objetivo o

atender una necesidad. - Deben existir documentos que avalen su existencia. - Sólo se consideran entregables cuando se presenten como

resultados logrados, obras concluidas o trabajos terminados.

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Peso %

Es un valor porcentual que asigna el equipo del proyecto a una actividad en relación a la etapa, o a una etapa en relación al proyecto. El valor asignado puede ir en función de: ¬ La duración de la actividad o etapa. ¬ El presupuesto a invertir. ¬ La complejidad del trabajo. ¬ La magnitud del producto entregable. ¬ La combinación de estos cuatro aspectos. - La suma del valor asignado a las actividades por etapa, o a las etapas por proyecto debe ser igual a 100%.

Actividades

Es una tarea o acción general que forma parte de una etapa del proyecto. Características: - Debe tener una fecha de inicio y término. - Debe tener asignado a un responsable de su realización. - Puede tener, o no, asignado un presupuesto - Tiene tiempos de duración relativamente cortos. - Debe contribuir a la generación del producto de la Etapa.

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Dirección General de Planeación y Evaluación Institucional | 21

21. ¿Cómo se autorizan los “Proyectos” en el Anteproyecto del PAT?

a) La Dirección General de Planeación y Evaluación Institucional revisará

los componentes de los proyectos y propondrá un orden de prioridad

conforme a los siguientes criterios:

Vinculación con el PEI Vinculación con las prioridades instiucionales, Impacto institucional, y Continuidad y conclusión de esfuerzos

b) Los proyectos deberán de dividirse en dos grupos:

Proyectos con presupuesto (C/P)

Proyectos sin presupuesto (S/P)

c) La Secretaría Administrativa someterá a la consideración de la

Presidencia del Tribunal Electoral la cartera de proyectos para su

aprobación e integración al Programa Anual de Trabajo correspondiente,

considerando su prioridad institucional y los recursos presupuestarios

disponibles.

d) La Comisión de Administración aprobará el PAT, incluyendo la cartera de

proyectos.

Recomendaciones Pueden incluirse dentro del PAT proyectos que no requieran recursos adicionales al presupuesto base de la unidad administrativa.

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Dirección General de Planeación y Evaluación Institucional | 22

GENERALIDADES DEL PAT

22. ¿Qué características relevantes tiene el PAT?

a) Dentro del marco de planeación institucional, al PAT le corresponde la planeación y programación a corto plazo, por lo que tiene un carácter operativo.

b) El PAT incluye la programación anual de las actividades y proyectos de los Programas Específicos y del Plan Estratégico Institucional. Es el documento donde los tres niveles de planeación se vinculan.

c) El PAT tiene vigencia de un ejercicio fiscal (del 1 de enero al 31 de

diciembre del año que corresponda).

d) Con el PAT se inicia el proceso de planeación, programación y

presupuestación anual.

RECOMENDACIONES La planeación ya sea de corto, mediano o largo plazo debe estar orientada, en todo momento, al cumplimiento de la misión y visión institucionales.

LARGO PLAZO

... ...

PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

MEDIANO PLAZO

... ...

PROGRAMAS ESPECÍFICOS

...

CORTO PLAZO

PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO (PAT)

2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016

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Dirección General de Planeación y Evaluación Institucional | 23

23. ¿Por qué es importante el PAT?

a) El PAT permite a las unidades responsables ordenar sus actividades

y proyectos, establecer prioridades, estimar recursos y organizar el

trabajo cotidiano.

b) Permite establecer metas e indicadores que serán el referente para

el seguimiento y la evaluación.

c) El PAT permite sustentar el Programa Anual de Ejecución (PAE), el

Programa Anual de Ejecución y Obra Pública (PAEOP) y el

Presupuesto.

d) Contribuye a la transparencia y rendición de cuentas.

24. ¿Quién participa en su integración?

a) La integración del PAT es un ejercicio que involucra a las áreas

jurisdiccionales, de apoyo y administrativas de la Sala Superior

y de las Salas Regionales.

b) Las unidades responsables de integrar su PAT se listan en la Estructura

Programática Interna vigente:

Instrumento que se compone de: I. Programas presupuestales; II. Subprogramas; y III. Unidades responsables.”

RECOMENDACIONES La planeación es un ejercicio permanente que requiere de la participación de todas las áreas de la institución.

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a) Cada unidad responsable asigna un enlace ante la DGPEI para el

desarrollo de las tareas relacionadas con el PAT.

b) La Secretaría Administrativa, a través de la DGPEI, coordinará la

integración del PAT; difundirá la guía correspondiente; y

proporcionará la asesoría que las unidades responsables requieran.

c) La DGPEI tiene asignado un enlace por cada una de las unidades

responsables para atender las necesidades de asesoría y apoyo.

25. ¿Qué función tienen los enlaces y los asesores de la DGPEI?

a) El enlace de cada unidad responsables ante la DGPEI, es el encargado de:

Ser el canal de comunicación que permita coordinar las reuniones de trabajo, talleres o asesorías que requiera el área para la elaboración de su PAT;

Distribuir internamente la información y material de apoyo que brinda la DGPEI;

Dar seguimiento al calendario programático-presupuestal para que las entregas se realicen en tiempo y forma;

Capturar en el SAITE-Planeación los indicadores, proyectos y actividades que el área propone para la integración de su PAT.

RECOMENDACIONES La estructura programática interna debe ser sometida a la autorización de la Comisión de Administración, por conducto de la Secretaría Administrativa. La estructura programática interna está sujeta a las modificaciones que sufra la estructura orgánica, por lo que para efectos de la programación se considerará la Estructura Programática Interna autorizada.

RECOMENDACIONES Es necesario mantener canales de comunicación entre los involucrados en el proceso de planeación, programación y presupuestación. Se sugiere que las áreas cuenten con un solo enlace para los asuntos del PAT, del PAE y del Presupuesto

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Registrar en el SAITE-Planeación las modificaciones a los indicadores, proyectos y actividades de su PAT que se presenten durante el desarrollo de los mismos, previa notificación y justificación a la DGPEI.

b) El asesor de la DGPEI de cada unidad responsable deberá:

Enviar a las unidades reponsables, a través de los enlaces, el material preparatorio para la elaboración del PAT (calendario, premisas y prioridades, guía y estructura programática);

Brindar asesoría a las áreas para la definición de sus metas, indicadores, proyectos, actividades y registros;

Dar capacitación y apoyo técnico en el uso del sistema SAITE-Planeación;

Revisar la captura en el sistema y, en su caso, solicitar información complementaria;

Asesorar y acompañar en todo el proceso al personal de las unidades responsables.

c) Una vez aprobado el PAT por la Comisión de Administración, corresponde a los enlaces por cada unidad responsable así como a los enlaces de la DGPEI, darle seguimiento e informar de cambios y desviaciones.

26. ¿Cuándo y cómo inicia la integración del PAT?

a) La Secretaría Administrativa emite el calendario del proceso programático-presupuestal al que deberán sujetarse todas las unidades responsables del TEPJF.

b) En este calendario se establecen las fechas para la realización de las diferentes etapas y actividades que integran el proceso programático-presupuestal.

RECOMENDACIONES El ejercicio de integración del PAT considera tiempos “razonables” a fin de que las unidades responsables puedan elaborar oportuna y cuidadosamente su programa. Cada uno de los enlaces de la DGPEI dará seguimiento al proceso de integración del Anteproyecto del PAT a fin de cumplir en tiempo y forma.

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Etapas del proceso programático presupuestal:

No. ETAPA RESPONSABLES

I. Difusión de bases para la elaboración de los

anteproyectos del PAT, PAE, PAEOP y

Presupuesto

› Presidencia › Secretaría Administrativa › Coordinación Financiera › DGPEI › Unidades Responsables

II.

Elaboración y registro de los anteproyectos del

PAT, PAE, PAEOP y Presupuesto

› Presidencia › Secretaría Administrativa › Coordinación Financiera › CASOP › Áreas gestoras del gasto › DGPEI › Unidades responsables

III. Integración y aprobación del Anteproyecto de

Presupuesto

› Pleno de la Sala Superior › Presidencia › Secretaría Administrativa › Coordinación Financiera › CASOP › DGPEI › DGRM › Unidades responsables

IV. Especificación y ajuste de los proyectos del

PAT, PAE, PAEOP y Presupuesto

› Secretaría Administrativa › DGPEI › Coordinación Financiera › Unidades responsables

V. Aprobación de los proyectos del PAT, PAE,

PAEOP y Presupuesto

› Comisión de Administración › Secretaría Administrativa › Coordinación Financiera › CASOP › DGPEI › Áreas gestoras del gasto

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c) Actividades para la integración y aprobación del PAT

ACTIVIDAD/PRODUCTO ÁREA RESPONSABLE

1. Difusión de la Guía del PAT DGPEI

2. Pláticas de inducción y talleres para la elaboración del Anteproyecto del PAT

DGPEI

Todas las áreas

3. Captura en el sistema SAITE-Planeación de los Anteproyectos PAT

Todas las áreas

4. Autorización de la cartera de proyectos Presidencia Secretaría

Administrativa

DGPEI

5. Integración de la carpeta del anteproyecto del PAT DGPEI

6. Presentación para su aprobación ante la Secretaría Administrativa del anteproyecto del PAT

Secretaría Administrativa

DGPEI

7. Revisión, especificación y ajuste del PAT DGPEI

Todas las áreas

8. Validación del PAT DGPEI

Todas las áreas

9. Revisión y ajuste del proyecto de Presupuesto del TEPJF, una vez aprobado el Presupuesto de Egresos de la Federación

Cámara de Diputados

Coordinación Financiera

Áreas gestoras del gasto

10. Presentación del PAT para su aprobación ante la Comisión de Administración

Comisión de Administración

DGPEI

RECOMENDACIONES El PAT no incluye presupuestos. Es la base para formularlos, pero no se integran al documento de forma directa. El Anteproyecto del PAT es la primera recopilación de las actividades, proyectos, metas e indicadores para el siguiente ejercicio fiscal que realizan las unidades responsables. Todos los componentes del PAT (actividades, registros, metas, indicadores, proyectos y entregables) deben ser precisos, claros y útiles. Deben evitar los conceptos vagos, ambiguos o generales.

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27. ¿Qué son las “Premisas” y las “Prioridades Institucionales”?

a) Las premisas consideran: Los supuestos relacionados con factores o condiciones

económicas, políticas, sociales, tecnológicas y culturales prevalecientes en el entorno que pueden influir sobre la definición de actividades y proyectos;

Las tendencias o hechos históricos que permitan reducir el nivel de incertidumbre;

El desarrollo de procesos internos y el establecimiento de políticas ligadas a la programación de actvidades, y;

La definición de retos y prioridades institucionales.

b) Las prioridades institucionales se refieren al conjunto de necesidades, políticas y líneas de acción que, por su impacto y relevancia para la institución se constituyen como el principal referente para las áreas del TEPJF en la elaboración de su programación y presupuestación.

c) La Secretaría Administrativa comunicará a las unidades que conforman el

TEPJF las premisas y prioridades institucionales.

d) El PAT debe considerar en su diseño las premisas para el

establecimiento de prioridades institucionales que se determinen para

el ejercicio fiscal siguiente.

RECOMENDACIONES Las metas y los proyectos contenidos en los PAT deberán ser congruentes con las premisas y prioridades institucionales definidas. Es importante que las unidades responsables identifiquen todos aquellos factores o elementos que permitan asegurar el logro de los objetivos y metas que se plantean en el PAT. (Factores claves de éxito)

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28. ¿Qué insumos y materiales de apoyo son necesarios para su formulación? Para la integración del PAT, las unidades responsables deberán considerar los siguientes documentos:

Insumos PAT Normativa TEPJF

Plan Estratégico Institucional 2010 – 2016 actualizado;

Premisas y prioridades institucionales;

Techos presupuestales; Programa Anual de Trabajo del

año anterior; Resultados de la ejecución del

Programa Anual de Trabajo del año anterior y los ajustes y avances del actual;

Programas específicos, en caso de que cuente con alguno;

Guía para la integración del PAT.

Lineamientos programático – presupuestales vigentes;

Estructura programática interna vigente;

Reglamento Interno del TEPJF;

Manual de organización específico de la unidad responsable;

Toda aquella información que resulte de utilidad para la integración del PAT.

Se debe valorar la pertinencia y utilidad de los componentes que se proponen en los programas anuales de trabajo y centrarnos en lo estratégicamente importante; realizar una adecuada aplicación de recursos; proponer e implementar proyectos de mejora continua, y desarrollar habilidades de adaptación en la organización.

RECOMENDACIONES

Se recomienda que el enlace de la unidad responsable integre un expediente con los documentos mencionados. En caso de que no disponga de la información podrá solicitar apoyo al enlace de la DGPEI. A solicitud de las áreas, la DGPEI podrá desarrollar talleres con la finalidad de mejorar los contenidos de sus programas de trabajo

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FUNDAMENTO LEGAL

29. ¿En qué se fundamenta la emisión de la “Guía para la Integración del Programa Anual de Trabajo” ?

El Reglamento Interno del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación (RITEPJF) en su artículo 62, fracción IV, establece la facultad del Secretario Administrativo para:

“IV. Emitir lineamientos y adoptar medidas para que las áreas respectivas del Tribunal Electoral cumplan con sus programas anuales de trabajo, con el ejercicio oportuno de su presupuesto y con el programa anual de ejecución de adquisiciones, arrendamientos, prestación de servicios y obra pública.”

Las fracciones I y IV del artículo 71 del RITEPJF, señalan que la Dirección General de Planeación y Evaluación Institucional tendrá las siguientes atribuciones:

“I. Establecer, de acuerdo a las directrices de la Secretaría Administrativa, los criterios y mecanismos para la formulación, recepción, registro, integración, análisis, seguimiento, evaluación y presentación del Plan Estratégico Institucional y del Programa Anual de Trabajo del Tribunal Electoral, e informar los avances con la periodicidad establecida”.

“IV. Coordinar la formulación, diseño e implementación de metodologías, instructivos y demás instrumentos que orienten y faciliten las labores de planeación, organización y evaluación institucionales”.

El numeral 13 inciso “c” de los Lineamientos Programático – Presupuestales vigentes, precisa lo siguiente:

“La Secretaría Administrativa, a través de la Dirección General de Planeación y Evaluación Institucional, coordinará la integración del PAT; emitirá las guías, formatos e instructivos correspondientes; y proporcionará la asesoría que las unidades responsables requieran para su realización”.

30. ¿En que se fundamenta la consideración de las “Premisas” y “Prioridades Institucionales” en el Programa Anual de Trabajo?

Fundamentos Lineamientos Programático-Presupuestales, numerales 11 inciso “b” y 12 incisos “a” y “c”.