GUÍA LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÒN, … · dibujo, informe, foto, video. El ... 2 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. ... Norma de Calidad para la Gestión

GUÍA LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÒN, MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

MINISTERIO DEL INTERIOR BOGOTA DC.

GUÍA LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN

MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

Código: SI-G-01

Versión: 09

Vigente desde: 09/06/2015

Página 2 de42

1. OBJETIVO.

Definir los lineamientos para la elaboración modificación y/o eliminación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio del Interior y del Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia. 2. ALCANCE. Aplica a la elaboración, modificación y/o eliminación documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional conforme a las necesidades de la entidad y los requerimientos de las normas técnicas de gestión de la calidad aplicables. 3. DEFINICIONES.

Actas: Documento memoria de las reuniones en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión, las decisiones tomadas y compromisos adquiridos.

Actividad: Conjunto de tareas interrelacionadas que garantizan el resultado esperado de una fase o etapa de un proceso, procedimiento o trámite.

Adopción: Admisión o aceptación del documento mediante acto administrativo.

Alcance: Parte del documento que define donde comienza y donde termina éste, puede incluir las áreas, servicios y/o procesos que cubre.

Anexos: Información adicional adjunta al final del documento que sirve de apoyo para la comprensión del mismo y aplicación de las actividades descritas. Incluye los formatos, diagramas, guías u otros documentos relacionados.

Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.

Caracterización de proceso: Se refiere a la identificación, personalización y descripción de las características más importantes de un proceso y/o subproceso tales como: proveedores, entradas, actividades, salidas y clientes.

Circulares: Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios. La circular externa da a conocer información, productos y servicios del Ministerio del Interior, que por lo general son de carácter normativo. La circular interna da a conocer en la entidad actividades, normas, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de carácter administrativo.

Concepto: Es el pronunciamiento técnico, jurídico o administrativo favorable o desfavorable sobre un tema en particular, requerido por solicitud interna o externa.

Control de cambios: Tabla dentro del cuerpo de algunos documentos del Sistema de Integrado de Gestión Institucional (SIGI) que controla los cambios realizados en dicho documento. Contiene la fecha en que se realiza la modificación, la descripción del cambio y la nueva versión del documento.

Definiciones: Parte de documento que incluye el significado de los términos empleados que facilitan la comprensión del mismo.

Documento: Información y su medio de soporte. Ejempló: especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, foto, video. El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra, patrón o una combinación de éstos).1

Documentos externos: Son todos aquellos documentos de origen externo que pueden incidir directa o indirectamente en el desarrollo de las actividades que realiza el Ministerio del Interior como leyes, decretos, resoluciones externas, documentos Conpes, lineamientos presidenciales, códigos, manuales de mantenimiento de software o hardware, normas técnicas, tratados, convenios, entre otros.

Documentos del Sistema Integrado Gestión Institucional: Se consideran documentos del SIGI, todo aquel que se encuentra vigente y permite seguir un lineamiento específico para alcanzar un objetivo,

1 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de Calidad para la Gestión Pública. Bogotá: ICONTEC, 2009. p. 32. (NTCGP 1000)



Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 3 de42

como lo son: el manual del sistema integrado de gestión, caracterización de procesos, procedimientos, instructivos, protocolos y guías de trabajo, los cuales pueden ser actualizados en el tiempo para su mejora o adecuación continua.

Desarrollo: Parte del documento que describe el desenvolvimiento y/o ejecución de las actividades, tareas y da respuesta a las preguntas, ¿Qué?, ¿Quién?, ¿Cómo?, ¿Dónde?, ¿Con qué? y ¿Por qué? Cuando sea aplicable en los procedimientos, el desarrollo incluye una tabla que contiene el diagrama de flujo, la descripción de las actividades, tareas, puntos de control y el responsable

Fecha: Parte del encabezado de algunos documentos que corresponde a su fecha de elaboración.

Fecha de vigencia: Fecha en la cual un documento inicia su vigencia, en relación al Sistema Integrado de Gestión Institucional

Formato: Documento que tiene el objetivo de estandarizar la presentación o contenido de alguna información.

Gestión por procesos. Actividades de planificación, control, aseguramiento y mejoramiento de la organización con base en el enfoque por procesos.

Guía: Documento que brinda lineamientos y orientaciones en torno a uno o varios temas.

Instructivo: Documento para explicar el diligenciamiento de formatos, instrucciones de trabajo y de tareas específicas.

Instrucciones de trabajo: Instrucciones detalladas de cómo realizar y registrar las tareas2.

Líder del proceso o subproceso: Corresponde al cargo responsable y quien tiene bajo su control y liderazgo la orientación de la planificación, desarrollo, seguimiento y mejoramiento del proceso o subproceso.

Lista de asistentes. Registro que evidencia la asistencia a reuniones, eventos, mesas de trabajo, resumen de las actividades realizadas y los compromisos y conclusiones del evento.

Manual del Sistema Integrado de Gestión: Documento que describe de manera general el Sistema Integrado de Gestión del Ministerio del Interior.3

Memorando: Documento escrito que se utiliza para la comunicación interna entre las diferentes dependencias, funcionarios y servidores de la entidad.

Normatividad: Conjunto de disposiciones de carácter jurídico o técnico que permite regular una materia, actividad o sector específico. Incluye la Constitución Nacional, las Leyes, Decretos, Resoluciones, Normas y Reglamentos Técnicos, entre otros.

Objetivos de calidad: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad, relacionados al cumplimiento de la política de calidad.4

Oficio: Comunicación escrita que se utiliza en la relaciones oficiales entre la entidad y otras entidades y/o personas naturales o jurídicas.

Política de la calidad: Intención(es) global(es) y orientación(es) relativa(s) a la calidad tal como se expresa(n) formalmente por la alta dirección de la entidad.5

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.6

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.7

Publicación: Es la acción realizada para ubicar y actualizar en el sitio web, los documentos elaborados y modificados de los diferentes procesos y/o subprocesos de la entidad; con esta publicación comienza la vigencia del documento.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

2 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Guía Técnica Colombiana. Directrices para la Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad. 2002. p. 2. (NTC 10013). 3 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de Calidad en la Gestión Pública, Pág. 33,(NTCGP 1000:2009) 4 Ibíd, p. 34 5 Ibíd. p. 34 6 Ibíd. p. 34 7 Ibíd. p. 34



Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 4 de42

ejecutadas.8

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión Institucional.

Siglas: La palabra formada por las iniciales de los términos que integran una denominación específica. Las siglas se utilizan para referirse de forma abreviada a organismos, instituciones, empresas, objetos, sistemas, asociaciones, entre otros.

Socialización: Acción de dar a conocer a todos los funcionarios, los cambios de los documentos del Sistema Integrado de Gestión.

Tarea. Conjunto de acciones simples interrelacionadas para ejecutar una actividad.

Versión: Parte del encabezado de algunos documentos que indica la última edición aprobada del documento, esta se enumera desde 01 hasta nº.

4. SIGLAS.

SIGI: Sistema Integrado de Gestión Institucional 5. NORMATIVIDAD.

5.1. LEYES

Ley 594 de 2000 y sus decretos reglamentarios, la cual dicta la Ley General de Archivo y otras disposiciones.

5.2. DECRETOS 1. Decreto 2893 de 2011, por el cual se determinan los objetivos, la estructura orgánica y las funciones

del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior. 5.3. OTROS

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de Calidad para la Gestión Pública. Bogotá: ICONTEC, 2009. (NTCGP 1000)

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Guía Técnica Colombiana. Directrices para la Documentación del Sistema, ISO: 10013

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma Técnica Colombiana NTC- ISO: 9001:2008

Circular interna CIR14-030 del 16 Julio del 2014 Implementación de la estrategia institucional de cero papel uso apropiado y racional de impresoras, papel e insumos de oficina

Manual de Imagen – Presidencia de la Republica de Colombia – Directiva 05 2014

6. INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD 6.1. Sedes del Ministerio del Interior.

La entidad cuenta con las siguientes sedes

SEDES DIRECCION

Sede Principal: Casa de la Giralda Carrera 8 No. 7 – 83

Sede Edificio Bancol. Carrera 8 No. 12 B – 31

Sede Correspondencia Edificio Camargo. Calle 12 B No. 8 – 38

Sede del Archivo Central - Dansocial Carrera 10a No 15-22 piso 8 Nota. Este numeral aplica para los procedimientos o documentos de los procesos que desarrollen la misión del Ministerio del

Interior y del Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia.

8 Ibíd. P. 35



Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 5 de42

6.2 CANALES DE RECEPCIÓN DE SOLICITUDES

6.2.1 Canal Presencial Punto de atención al Ciudadano ubicado en la Calle 12B Nro. 8 - 38 primer piso Bogotá, en horario de 8 am a 4 pm. jornada continua, en el cual se le indicará al solicitante la información necesaria para presentar la solicitud, el modelo de solicitud de los trámites y la dirección en la página WEB donde puede consultar el estado de su solicitud para el seguimiento respetivo.

6.2.2 Canal Virtual

Aplicativo PQRD en página https://www.mininterior.gov.co/pqr/?idcategoria=6

Correo electrónico [email protected]

1.3. Correos electrónicos institucionales del Dependencia dueña del procedimiento 6.2.3 Canal Escrito: Grupo de Correspondencia, ubicado en la Calle 12 B No. 8-46 1 piso en la ciudad

de Bogotá, en horario de 8 am a 4 pm., en jornada continua. 6.2.4 Canal Telefónico: Línea Nacional Gratuita 018000 91 04 03 ò PBX 2427400, línea Móvil: 316

5691459 En horario de Lunes a Viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. 6.2.5 Otros canales

Nota. Este subnumeral aplica para los procedimientos o documentos de los procesos que desarrollen la misión del Ministerio

del Interior y del Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia.

7 DESARROLLO.

7.1. Estructura Orgánica La estructura organizacional del Ministerio del Interior, está dispuesta de la siguiente

manera:



Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 6 de42

7.2 Estructura de la Documentación del Sistema Integrado de Gestión Institucional

El Sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio del Interior está compuesta por un primer grupo de documentos internos que explican, describen y establecen lineamientos y orientaciones para la operación de los procesos de la entidad y por un segundo grupo de documentos externos, compuestos por normas, manuales, circulares, especificaciones técnicas, entre otros, que regulan, orientan y permiten el control del Sistema de Gestión de la entidad.

La siguiente estructura presenta los documentos internos y externos que componen el Sistema

Integrado de Gestión de la entidad.

ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION

DOCUMENTOS INTERNOS DOCUMENTOS EXTERNOS

Resoluciones, circulares, directrices y

demás Normas Internas que genere la

entidad

Política y Objetivos de Calidad

Manual del Sistema Integrado de

Gestión

Procesos, Subprocesos,

Procedimientos, Guías, Protocolos,

entre otros

Instrucciones de Trabajo, Planos,

Instructivos, Formatos

Constitución Política, leyes y

Decretos

Resoluciones, Directivas y Circulares

de Aplicación General

Manuales, especificaciones tácticas y

otros documentos aplicados por la

entidad



Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 7 de42

7.3 Estructura por Procesos 7.4 Requisitos y Documentos

Es pertinente que dentro del numeral “desarrollo” que hace parte del contenido de los procedimientos y otros documentos que se constituyan en instrumentos para la operación de los procesos, se indiquen los requisitos y documentos mínimos exigibles para la prestación del servicio.

8. Lineamientos generales para la elaboración de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional 8.1 Estructura: La presentación de los documentos debe permitir uniformidad del Sistema de Gestión (SG),

al diseñar un sistema de gestión que cumpla los requisitos de las normas ISO 9001 y mejoramiento de información de cada proceso, se deben de tomar decisiones fundamentales a la hora de diseñar procesos y/o procedimientos que determinen una buena gestión.

8.2 Formato: Los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional se elaboran según la

necesidad en papel tamaño carta u oficio en letra tipo Arial, con un tamaño de fuente 10, en casos excepcionales podrá usarse un tamaño mayor, siendo el máximo el numero 12, con interlineado sencillo, dejando menos espacios en blanco en los documentos. Si el documento incluye cuadros, tablas, figuras, flujogramas, formatos, entre otros, éstos pueden elaborarse con un tamaño de fuente menor, según la necesidad.

8.3 Presentación: Los documentos deben encontrarse libres de daños, enmendaduras, tachones, suciedad

y para su presentación deben imprimirse por doble cara, en procura de contribuir con el uso eficiente y racional del papel.



Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 8 de42

8.4 La redacción del texto: Debe ser clara, simple, completa y precisa, ésta debe presentarse utilizando verbos en infinitivo o en tiempo presente y en forma impersonal, evitando el uso de términos en idioma extranjero, excepto cuando corresponda al lenguaje común de uso técnico y sin errores ortográficos.

8.5 Delimitación: Es apropiado limitar el tamaño de la documentación, se citarán las normas técnicas y de

gestión, nacionales o internacionales. Ofreciendo practicidad y simplicidad al momento de elaborar el documento. Cuando se requiera elaborar formatos asociados a los procedimientos y/o a las guías, se hará referencia de dichos formatos en el numeral de anexos del documento sin citar la versión ya que esta puede cambiar en cualquier momento sin necesidad que cambie el procedimiento, guía e instructivo.

8.6 Márgenes. Los márgenes para cada tipo o grupo de documentos son los siguientes:

Cuando se requiera imprimir documentos en papel tamaño carta tales como: Manuales, Caracterizaciones, Procedimientos, Guías, Protocolos, Instructivos y Formatos se debe utilizar los siguientes márgenes: (superior 2 cm, inferior 2 cm, izquierda 2 cm, derecha 2 cm).

Cuando se requiera imprimir documentos en papel tamaño oficio, pueden utilizarse los siguientes márgenes: (superior 2 cm, inferior 2 cm, izquierda 3 cm y derecha 1 cm).

Cuando se requiera imprimir documentos en papel tamaño carta tales como: Circulares Externas e Internas, Oficios, Memorandos y Conceptos Técnicos, Jurídicos y certificaciones: (superior 3 cm, inferior 2 cm, izquierda 3 cm, derecha 2 cm)

8.7 Ubicación: Todo documento que se requiera para la operación de los procesos de la entidad y que

deba ser utilizado a través del SIGOB debe cumplir con los lineamientos establecidos en esta guía y el procedimiento “Control de Documentos”. La ubicación de las plantillas en el SIGOB para la elaboración de memorandos, oficios, conceptos, certificaciones, circulares y otros documentos que se requieran para la operación de los procesos, es responsabilidad de la Oficina de Información Pública del Interior – Grupo de Sistemas, quien solo podrá desarrollar dicha tarea una vez el formato o plantilla se encuentre aprobada(o) y publicada(o) en la página Web – www.mininterior.gov.co/ Ruta Ministerio/ Información institucional/ Sistema-Integrado de Gestión Institucional. El Grupo de Mejoramiento Continuo - Oficina Asesora de Planeación comunicará los cambios efectuados en la documentación del sistema a fin de mantener informado a los usuarios.

8.8 ENCABEZADO O TITULO: 8.8.1 Modelo de encabezado 1: El modelo genérico de encabezado para las actas, manuales, listas de

asistentes, caracterizaciones de procesos, procedimientos, instructivos, guías, protocolos, formatos y otros documentos similares, está formado por tres (3) cuadrantes, el primero incluye el logo de la entidad, el segundo incluye el nombre del tipo de documento e inmediatamente debajo de éste el nombre del documento, el tercer cuadrante incluye código, versión y vigente desde, su estructura es la siguiente:

NOMBRE DEL TIPO DE DOCUMENTO

NOMBRE DEL DOCUMENTO

Código:

Versión:

Vigente desde:

A C

B E

D

F



Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 9 de42

A: Logotipo del Ministerio del Interior y lema B: Nombre del Tipo de Documento (Caracterización, procedimiento, guía, instructivo, formato, etc.) C: Titulo del Documento D: Código del Documento E: Versión del Documento F: Vigente Desde: Indica la fecha de vigencia del documento.

8.8.2 Modelo de encabezado 2. El modelo de encabezado genérico para circulares externas e internas,

oficios, memorandos, conceptos jurídicos, certificaciones y otros documentos similares presenta la siguiente estructura:

A: Encabezado lateral izquierdo al lado del lema, Logotipo del Ministerio del Interior B: Encabezado lateral Derecho al lado del logotipo, Lema Todos por un Nuevo País

8.8.3 PIE DE PÁGINA La paginación de los documentos señalados por esta guía, se incluye en la parte

inferior derecha de la hoja, dentro del pie de página, utilizando el formato (página X de Y). Para el caso del pie de página para circulares externas e internas, oficios, memorandos, conceptos jurídicos, certificaciones y otros documentos similares se incluye: la dirección donde opera la sede o sedes de la entidad, código postal, página conmutador o PBX, Web, línea de quejas y reclamos y en parte derecha la página x de y, tal como se muestra a continuación:

A: Dirección de correspondencia, código postal y teléfono, dirección web, correo y línea Gratuita de Servicio al Ciudadano.

B: Paginación X de Y

8.8.4 Uso de logo y manejo de marca institucional medios alternativos.

Lo relacionado con el uso de logo y manejo de la marca institucional puede consultarse en el “Manual de Identidad Corporativa del Ministerio del Interior”.

A. Se establece una gama de color única y representativa, con el propósito de garantizar una imagen

corporativa que refleje unidad, sobriedad y elegancia, con un enfoque ordenado. Remítase al “Manual de Identidad Corporativa del Ministerio del Interior”.

B. El lema de Gobierno es un conjunto de elementos y no puede separarse en ninguna aplicación.

C. En los casos en que los logos se apliquen sobre imágenes o fondos de color, se debe utilizar una franja

blanca de protección.

A

B

A A

B



Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 10 de42

Para complementar los elementos de uso de la comunicación, bajo el lineamiento del Gobierno Nacional que nos compete, es necesario remitirse al “Manual de Identidad Corporativa del Ministerio del Interior” o al grupo de Comunicación de la Oficina de Información Pública. El uso del logo en otros contextos como: botones, stickers, esferos, material gráfico u otros elementos de merchandising, debe ser aprobado y enviado al Grupo de Comunicaciones de la Oficina de Información Pública a la dirección de correo electrónico [email protected].

8.8.5 Uso de logo y marca del organismo certificador del Sistema de Gestión de la Calidad

Los logos de las certificaciones de calidad con las que cuenta la entidad, solo se podrán usar en material de soporte para la realización de eventos de capacitación, encuentros, talleres, relacionados con la misión de la entidad y en observancia de las directrices para uso de logo y marca establecidas por el organismo certificador. La entidad no podrá usar los logos de las certificaciones de calidad, en los documentos que describen los procesos, procedimientos, productos o servicios, en aras de evitar interpretaciones erróneas por parte de los usuarios o beneficiarios de los servicios que presta la entidad. Los logos y Certificados de Calidad obtenidos por la entidad, pueden ser publicados en la página web e intranet de la entidad, para su visibilidad, señalando la dirección web del organismo auditor, sin aplicar hipervínculo con el sitio web de dicho organismo. 8.9 Formatos para la operación y elaboración de los documentos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión Institucional. Los siguientes formatos tienen un contenido establecido a manera de lineamientos mínimos a tener en cuenta en el momento de ser desarrollados, no obstante pueden agregarse a éstos, contenidos que se consideren útiles, estrictamente necesarios y/o complementarios de manera particular por el usuario. 8.9.1 Formato Manual:

El contenido mínimo para manuales es el siguiente: Nota. Se exceptúan los manuales de funciones y de contratación, los cuales se regirán por la normatividad legal vigente.

mailto:[email protected]



Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 11 de42

ÍNDICE O CONTENIDO. (Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento)

PRÓLOGO Y/O INTRODUCCIÓN: Se debe indicar la descripción del alcance del documento a tratar, y una breve explicación o resumen del mismo.

OBJETIVO. El objetivo debe referirse a lo pretendido o ambicionado, éste debe ser claro, preciso y mensurable, y debe comenzar con un verbo en infinitivo, continuar con el sujeto y finalizar con un complemento acorde al propósito general.

ALCANCE. Se debe incluir la temática o aspectos que cubren el manual y sus límites. DEFINICIONES. Se refiere a los términos empleados en el texto del documento que ameriten mayor Claridad y exactitud. Se organizan en forma alfabética.

SIGLAS. Se refiere a la creación de una palabra a partir de cada letra inicial de los términos principales de una expresión, ejemplo: SIGI – Sistema Integrado de Gestión Institucional, las cuales deben incluirse en cada uno de los documentos que lo ameriten o requieran.

NORMATIVIDA. Relación de la normatividad aplicable al manual así: Constitución, Ley, Decreto, Resolución, normas internas, demás normativa que aplique, en forma ascendente.

CONSTITUCIÓN LEYES DECRETOS RESOLUCIONES OTRAS

INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD, este numeral debe incluirse en los procedimientos de los procesos que desarrollen la misión de la entidad y debe contener especialmente información relacionada con las sedes de la entidad, canales de recepción de solicitudes, entre otra información relevante para la ejecución del procedimiento.

DESARROLLO. En este numeral se incluye el desarrollo de la temática y aspectos cobijados por el alcance del manual, tratados en forma coherente y ordenada.

ANEXOS. Relación de los documentos, cuadros o formatos asociados al manual.

BIBLIOGRAFIA: Fuentes y referencias bibliográficas en la redacción y apoyo del texto.

CONTROL DE CAMBIOS.

Ubicación web

El formato para documentación del Manual debe consultarse en la página WEB de la entidad formato anexo 1 http://www.mininterior.gov.co – Ruta: Ministerio/Información institucional /Sistema Integrado de Gestión Institucional./Documentacion-sigi/proceso-estratégico/proceso-administracion-del-sistema-integrado-de-gestion-institucional/guia-lineamientos-para-la-elaboracion-modificacion-yo-eliminacion-de-documentos-si-g-01-v9

FECHA CAMBIO VERSIÓN

DD/MM/AAAA Describa los cambios realizadas al documento 01, 02, n, consecutivo

http://www.mininterior.gov.co/



Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 12 de42

8.9.2 Formato Actas:

Las actas presentan el siguiente contenido mínimo:

Nombre: Tipo o clase de reunión.

Lugar de la convocatoria: Donde se emite el acta.

Ciudad, Fecha y hora: Se coloca la ciudad, fecha y la hora de inicio y finalización de la reunión.

Asistentes e invitados: Incluye Nº. consecutivo, nombre, cargo y dependencia de los asistentes.

Ausentes: Se relaciona el Nº. consecutivo y nombre, marcando con una (X) si presenta o no justificación de no asistencia.

Orden del día: Contiene las actividades, acciones o temas a tratar, enumerándolos de 1 hasta n.

Desarrollo: Se describen las actividades, acciones o temas ejecutados conforme al orden del día, enumerándolos de 1 hasta n,

Acuerdos: Se relacionan responsables, acciones y fechas límites para su cumplimiento.

Anexos: Se adjuntan los documentos y material de soporte utilizados en la reunión.

Transcriptor: Nombre de quien elabora el Acta,

Convocatoria para la próxima reunión: Se incluye el día, lugar, dirección y hora programada de la reunión, si no hay una nueva reunión se coloca N/A

Firma de los responsables: Nombre, cargo y firma de quienes estén obligados o sean responsables de la aprobación del Acta.

Registro de Tabla de Retención Documental: Incluye el código de la serie y subserie donde ha de archivarse o conservarse el Acta.

Ubicación web El formato para documentación de las actas debe consultarse en la página WEB de la entidad formato anexo 2 http://www.mininterior.gov.co – Ruta: Ministerio/Información institucional /Sistema Integrado de Gestión Institucional./Documentacion-sigi/proceso-estratégico/ proceso-administracion-del-sistema-integrado-de-gestion-institucional/guia-lineamientos-para-la-elaboracion-modificacion-yo-eliminacion-de-documentos-si-g-01-v9

Encabezado

Cuerpo

Píe de página




Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 13 de42

8.9.3 Formato Lista de Asistentes

El formato lista de asistentes presenta el siguiente contenido mínimo:

Encabezado:

En este campo se incluye nombre de la dependencia y/o grupo el proceso, Subproceso, oficina, despacho y/o entidad que organiza el evento.Tema o Evento: Nombre de la capacitación o de la reunión.

Ciudad: Nombre de la ciudad donde se desarrollará el evento.

Fecha y hora: Día, mes, año, hora de inicio y de finalización del evento.

Lugar: Donde se realiza el evento.

En las siguientes columnas del documento se incluye: No de orden en la lista, nombres y apellidos, documento de identificación, entidad o dependencia, cargo, teléfono/extensión, correo electrónico y firma de los participantes en el evento o reunión. Se puede ampliar el número de filas, conforme al número de personas que asistan al evento.

Resumen de la Reunión u Observaciones: Contiene el desarrollo de la reunión, compromisos fijados y las conclusiones finales o aportes que se quieren adherir o resaltar. Las filas posteriores registran la firma del encargado y validador de la lista de asistentes, que para sus efectos es la persona encargada del registro del formato.

Registro de Tabla de Retención Documental: Este incluye el código de la serie, subserie donde ha de archivarse o conservarse la lista de asistentes.

Ubicación web

El formato para elaboración de la lista de asistentes debe consultarse en la página WEB de la entidad formato anexo 3 entidad http://www.mininterior.gov.co – Ruta: Ministerio/Información institucional /Sistema Integrado de Gestión Institucional./Documentacion-sigi/proceso-estratégico/ proceso-administracion-del-sistema-integrado-de-gestion-institucional/guia-lineamientos-para-la-elaboracion-modificacion-yo-eliminacion-de-documentos-si-g-01-v9




Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 14 de42

8.9.4 Formato Registro de Asesoría y Asistencia Técnica

El formato de registro de Asesoría y Asistencia Técnica presenta el siguiente contenido mínimo:

Organizado por: En este campo se incluye el nombre de la dependencia que organiza el evento.

En las siguientes columnas del documento se incluye: Número de orden en la lista, fecha día, mes, año, nombres y apellidos, entidad o dependencia, tema de la asesoría y asistencia técnica, hora de inicio, hora final, firma del solicitante en el evento o reunión, nombre y cargo del facilitador, calificación del servicio: 1=Bajo, 2=Medio y 3=Alto, recomendaciones: Contiene el desarrollo de la reunión, compromisos fijados y las conclusiones finales o aportes que se quieren adherir o resaltar. Se puede ampliar el número de filas conforme la necesidad.

Criterios de Calificación: Cuadro identificador de variables que califican al asesor o facilitador tales como: conocimiento, método y Aporte a la Solución.

Registro de Tabla de Retención Documental: Este incluye el código de la serie, subserie donde ha de archivarse o conservarse la lista de asistentes.

Ubicación web

El formato para elaboración Registro de Asesoría y Asistencia Técnica debe consultarse en la página WEB de la entidad formato anexo 4 entidad http://www.mininterior.gov.co – Ruta: Ministerio/Información institucional /Sistema Integrado de Gestión Institucional./Documentacion-sigi/proceso-estratégico/ proceso-administracion-del-sistema-integrado-de-gestion-institucional/guia-lineamientos-para-la-elaboracion-modificacion-yo-eliminacion-de-documentos-si-g-01-v9




Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 15 de42

8.9.5 Formato Caracterización de Proceso:

La caracterización de procesos presenta el siguiente contenido mínimo:

Proceso: Nombre del proceso. Subproceso: Nombre del subproceso, cuando aplique.

Objetivo del proceso o subproceso, el objetivo corresponde a lo que pretende lograr el proceso o subproceso, éste debe ser claro, preciso y medible, éste debe comenzar con un verbo en infinitivo, seguido de un sujeto y un complemento acorde al propósito general. Ejemplo:

VERBO SUJETO COMPLEMENTO O CONDICIÓN

Implementar el Procedimiento Para el control de inventarios, dando cumplimiento a la normatividad que aplica sobre la materia

Líder: Nombre(s) del cargo de quien lidera el proceso o subproceso.

Política del proceso o subproceso: Aquí se incluye la política de operación del proceso o subproceso, ésta se constituye en una intención o pauta de acción que orienta el logro del objetivo del proceso o subproceso, al igual que sus parámetros de cumplimiento. Por tanto, las políticas de operación deben establecerse en términos de elementos y acciones que concuerden con las metas planificadas en el desempeño de los procesos, como respaldo de los mismos, siendo a su vez concreta y clara. Ejemplo: “Todos los procesos que se identifiquen en la entidad deberán estar debidamente documentados conforme a la Guía de lineamientos para la elaboración de documentos y el procedimiento control de documentos, y antes de su emisión deberán ser revisados y aprobados por el líder del correspondiente proceso y/o subproceso”.

En las siguientes seis (6) columnas del documento se incluye,

Proveedor: Corresponde al llamado proveedor de las entradas o insumos al proceso, el cual puede ser, otros procesos, entidades, roles, empresas.

Entradas: Éstas se constituyen en los insumos del proceso, las entradas se enumeran desde 1 hasta n y se conectan con la fuente que las proveen, así: suponiendo que la entrada 1 sea recibida del proveedor (ABC), en la columna proveedor se incluye la expresión (A,B,C) + el numero de entrada, entre paréntesis, la expresión completa queda así “ABC (1)”,

Actividades: En esta casilla se incluye el nombre de los procedimientos que describen el proceso o subproceso. Cuando el proceso no tenga procedimientos, en esta casilla se describen las actividades asociadas al proceso o subproceso siguiendo el ciclo de planear, hacer, verificar, actuar.

Responsables: Cuando la actividad deba ser ejecutada por un cargo determinado, se debe colocar el nombre de dicho cargo, en los demás casos se incluye el enunciado “funcionario designado”.



Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 16 de42

Salidas: Estas incluyen los productos y/o servicios del proceso y/o subproceso, como resultado de la operación del mismo, que en nuestro caso generalmente son documentos, las salidas se enumeran desde 1 hasta n y se conectan con el cliente que espera recibirla, así: suponiendo que la salida 1 deba recibirla el cliente XYZ, en la columna cliente se incluye la expresión XYZ + el numero de salida entre paréntesis, la expresión completa queda así “XYZ (1)”

Clientes: Los clientes se constituyen en los otros procesos, subprocesos, entidades, roles o empresas que reciben los productos y/o servicios que arroja la operación del mismo.

La siguiente parte del documento se diligencia de la siguiente manera:

Documentos Internos: Está compuesta por tres (3) columnas las cuales recogen la información relacionada con el tipo, código, y título del documento que haga parte del proceso o subproceso dentro de la caracterización tales como procedimiento, guía e instructivo.

Documentos Externos: Está compuesta por cuatro (4) columnas las cuales recogen la información relacionada con el tipo, número, fecha y título del documento que haga parte normativa del proceso o subproceso dentro de la caracterización, como constitución, Leyes, Decretos, entre otros.

Registros: En esta casilla se incluyen las evidencias que soportan las actividades realizadas, las cuales se encuentran debidamente aprobadas, firmadas y son inmodificables. Tales como actas de reunión, documentos relacionados a la gestión del proceso, productos.

Indicadores: En esta casilla se especifica que los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad, de los procesos se encuentran relacionados en la Matriz para la Gestión de Indicadores de Proceso. En el siguiente cuadro del documento se incluye:

Recursos: Está constituida por tres columnas en las que se incluyen los recursos humanos, (Cantidad de profesionales, Jefes de Oficina Director, Contratistas etc., recursos físicos(los puestos de trabajo que se tienen para desarrollar las actividades normales dentro del proceso y/o subproceso) y tecnológicos(los equipos de computo, teléfonos y medios tecnológicos disponibles que sean necesarios para la operación)

En el cuadro de Informes del proceso contiene cuatro (4) subcolumnas, de izquierda a derecha la primera contiene:

Nombre del informe (informe de gestión, informe para revisión por la dirección, informe de ley, etc.)

La segunda y tercera dan cuenta del cargo responsable de su elaboración, revisión y autorización respectivamente.

La cuarta incluye la ubicación del informe dentro de la tabla de retención documental (ejemplo: Archivar en: Dependencia “Oficina Asesora de Planeación - 0110”, Serie/subserie, “Informes - 01”, Subserie “Informes de Gestión 01”, código “0110.01.01- Informes de gestión).

El cuadro de Administración del riesgo, enuncia que los los riesgos del proceso se relacionan en el Mapa de Riesgos por procesos del Ministerio del Interior en la página Web www.mininterior.gov.co. Ruta: Ministerio/Información institucional /Sistema Integrado de Gestión Institucional. (En el mismo blog buscar informes de riesgo.)

En el cuadro control de cambios, contiene (3) tres columnas de la siguiente forma:

Control de cambios: Este incluye fecha, cambio y versión:

La fecha: Corresponde a la nueva fecha de elaboración del documento modificado.

Cambio: Modificaciones realizadas al documento que fueron objeto del cambio o de la modificación efectuada.




Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 17 de42

Versión: Incluye el número de la nueva versión del documento modificado (02, 03…) Al final de la caracterización se lo siguiente.

Firma de los responsables: Nombre, cargo y firma de quienes estén obligados o sean responsables de la elaboración, revisión y aprobación del documento de caracterización del proceso o subproceso, consultar el “Procedimiento Control de Documentos”.

Registro de Tabla de Retención Documental (Archivar en:) Incluye la serie/subserie y unidad documental donde ha de archivarse o conservarse el documento de caracterización.

Ubicación web: El formato para documentación de la caracterización de procesos se utiliza el formato caracterización de procesos anexo 5 debe consultarse en la página WEB de la entidad http://www.mininterior.gov.co – Ruta: Ministerio/Información institucional /Sistema Integrado de Gestión Institucional./Documentacion-sigi/proceso-estratégico/ proceso-administracion-del-sistema-integrado-de-gestion-institucional/guia-lineamientos-para-la-elaboracion-modificacion-yo-eliminacion-de-documentos-si-g-01-v9

8.9.6 Procedimientos: existen tres (3) formas o plantillas para documentar los procedimientos, las cuales se

indican a continuación:

Tipos de

Formatos

para Elaborar

un

Procedimient

o

1. Por Flujogramas

2. Por Actividad

3. Por Párrafos




Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 18 de42

8.9.6.1 Formato procedimiento por Flujograma.

PRIMERA PARTE SEGUNDA PARTE

TERCERA PARTE CUARTA PARTE



Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 19 de42

8.9.6.2 Formato procedimiento por Actividad PRIMERA PARTE SEGUNDA PARTE TERCERA PARTE

8.9.6.3 Formato procedimiento por Párrafos

PRIMERA PARTE SEGUNDA PARTE TERCERA PARTE



Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 20 de42

Los tres tipos de procedimientos deben incluir como mínimo:

Objetivo: El objetivo corresponde a lo que pretende lograr el procedimiento, éste debe ser claro, preciso y mensurable, éste debe comenzar con un verbo en infinitivo, seguido de un sujeto y un complemento acorde al propósito general. Ejemplo:


Implementar el Procedimiento Para el control de inventarios, dando cumplimiento a la normatividad que aplica sobre la materia

Alcance: Límites del procedimiento, es decir donde inicia y donde termina la ejecución del mismo,

Definiciones: Incluye los términos, definiciones, siglas y/o abreviaturas empleadas en el documento, las cuales se incluyen en orden alfabético, debe ser vocabulario que esté relacionado con los procedimientos a seguir y en los que sea necesario profundizar o dar a conocer.

Siglas: La palabra formada por las iniciales de los términos que integran una denominación compleja, como a cada una de esas letras iniciales. Las siglas se utilizan para referirse de forma abreviada a organismos, instituciones, empresas, objetos sistemas, asociaciones

Normatividad:

CONSTITUCIÓN LEYES DECRETOS RESOLUCIONES OTRAS

Información General de la Entidad: Este numeral debe incluirse en los procedimientos de los procesos que desarrollen la misión de la entidad y debe contener especialmente información relacionada con las sedes de la entidad, canales de recepción de solicitudes, entre otra información relevante para la ejecución del procedimiento.

Desarrollo: En el desarrollo se puede incluir inicialmente una contextualización o generalidades del procedimiento, incluido los requisitos y documentos para su operación y luego desglosar de manera secuencial y lógica las actividades y tareas que describen el proceso o parte de éste. Ver cada uno de los formatos previstos para el efecto.

Registros: Los registros se constituyen en documentos que contienen las actividades realizadas en desarrollo del procedimiento, éstos son inmodificables.

Información: Este ítem está compuesto por cuatro (4) columnas:

INFORMACIÓN GENERADA

RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓN

A. Información Generada: En esta columna se incluye la información generada por la ejecución del procedimiento.

B. Responsable: En esta columna se incluye el nombre del cargo responsable de la información o en su defecto el enunciado “funcionario designado”.

C. Frecuencia: La frecuencia hace referencia a la periodicidad con que se genera la información. D. Ubicación: En esta casilla se indica el sitio, dirección o link donde se ubica la información y para efectos

del control físico, se señala la serie/subserie y unidad documental de ubicación, cuando aplique.

A B C D



Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 21 de42

Sistemas de información, esta casilla incluye cuatro (4) columnas:

A. Sistema de información: Aquí se enuncian los sistemas de información que complementan el desarrollo del procedimiento.

B. Descripción: En esta casilla se describen brevemente las Características del sistema de información que se desarrolla dentro del procedimiento.

C. Responsable: En esta columna se incluye el nombre del cargo responsable de la administración u operación del sistema de información o en su defecto el enunciado “funcionario designado”.

D. Ubicación: Se refiere al sitio físico, electrónico, magnético o ambiente en el que se encuentra el sistema de información.

Anexos, los anexos corresponden a los formatos o plantillas utilizados en la ejecución del procedimiento.

Control de cambios, este incluye tres (3) aspectos fecha, cambio y versión:


DD/MM/AAAA Incluya los cambios realizados al documento Incluya la nueva versión del documento

A. La fecha, corresponde a la fecha de la realización del cambio o modificación del documento. B. Cambio, en este espacio se describen los cambios o modificaciones realizadas al documento. C. Versión, esta casilla incluye el número de la nueva versión del documento modificado (01, 02, n).

Firma de los responsables, aquí se incluye el nombre, cargo y firma de quienes estén obligados o sean responsables de la elaboración, revisión y aprobación del procedimiento, consultar “Procedimiento Control de Documentos”. Registro de Tabla de Retención Documental (Archivar en), incluye la serie/subserie y unidad documental donde ha de archivarse o conservarse el procedimiento. Ubicación web: Los formatos para documentar las actividades de un proceso y/o subproceso mediante procedimientos anexo 6, 7 y 8 se pueden consultar en la página WEB de la entidad: http://www.mininterior.gov.co Ruta: Ministerio/Información institucional /Sistema Integrado de Gestión Institucional./Documentacion-sigi/proceso-estratégico/ proceso-administracion-del-sistema-integrado-de-gestion-institucional/guia-lineamientos-para-la-elaboracion-modificacion-yo-eliminacion-de-documentos-si-g-01-v9

SISTEMA DE INFORMACIÓN DESCRIPCIÓN RESPONSABLE UBICACIÓN

A B C D

A B C




Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 22 de42

8.9.7 Formato Guía El contenido de las guías debe comprender como aspectos mínimos:

Primera parte (Portada) Segunda parte (contenido) Tercera parte (contenido)

Portada, la portada incluye cuatro (4) aspectos dispuestos en la hoja tal como se indica a continuación:

A. Logo de la entidad y lema, centrado en la página. B. Nombre de la guía, centrado en la página, en mayúscula sostenida. C. Nombre de la entidad, centrado en la parte inferior de la página. D. Ciudad, centrado en la parte inferior de la hoja.

Objetivo, el objetivo corresponde a lo que pretende lograr la guía, éste debe ser claro y preciso, su redacción se inicia con un verbo en infinitivo, éste debe comenzar con un verbo en infinitivo, seguido de un sujeto y un complemento acorde al propósito general. Ejemplo:


Fijar Los lineamientos para la elaboración y/o modificación de los documentos del sistema integrado de gestión institucional

Alcance, el alcance de la guía estará determinado por los temas que incluye y las partes involucradas en su aplicación.

Definiciones, incluye los términos, definiciones, siglas y/o abreviaturas empleadas en la guía, las cuales se incluyen en orden alfabético, debe ser vocabulario que esté relacionado con los procedimientos a relacionar y en los que sea necesario profundizar o dar a conocer.

Siglas: la palabra formada por las iniciales de los términos que integran una denominación compleja, como a cada una de esas letras iniciales. Las siglas se utilizan para referirse de forma abreviada a organismos, instituciones, empresas, objetos sistemas, asociaciones.

Normatividad

B

C

D

A



Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 23 de42

COSTITUCIÒN LEYES DECRETOS RESOLUCIONES OTROS

Información General de la Entidad, este numeral debe incluirse en los procedimientos de los procesos que desarrollen la misión de la entidad y debe contener especialmente información relacionada con las sedes de la entidad, canales de recepción de solicitudes, entre otra información relevante para la ejecución del procedimiento

Desarrollo, en esta casilla se desarrolla la temática de la guía, de acuerdo con la necesidad del usuario,

Anexos, los anexos corresponden a los formatos, plantillas, cuadros, gráficos utilizados en la aplicación de la guía,





Firma de los responsables, aquí se incluye el nombre, cargo y firma de quienes estén obligados o sean responsables de la elaboración, revisión y aprobación de la guía, consultar el “Procedimiento Control de Documentos”,

Registro de Tabla de Retención Documental, incluye la serie/subserie y unidad documental donde ha de archivarse o conservarse la guía.

Ubicación web: El formato para documentación de guías se puede consultar en la página WEB de la entidad anexo 9 http://www.mininterior.gov.co Ruta: Ministerio/Información institucional /Sistema Integrado de Gestión Institucional./Documentacion-sigi/proceso-estratégico/proceso-administracion-del-sistema-integrado-de-gestion-institucional/guia-lineamientos-para-la-elaboracion-modificacion-yo-eliminacion-de-documentos-si-g-01-v9

A B C




Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 24 de42

8.9.8 Protocolos El contenido mínimo del protocolo es el siguiente:

Primera parte (Portada) Segunda parte (contenido) Tercera parte (contenido)

Portada, la portada incluye cuatro (4) aspectos dispuestos en la hoja tal como se indica a continuación:

A. Logo de la entidad y lema, centrado en la página. B. Nombre del protocolo, centrado en la página, en mayúscula sostenida. C. Nombre de la entidad, centrado en la parte inferior de la página. D. Ciudad, centrado en la parte inferior de la hoja.

Objetivo, el objetivo corresponde a lo que se pretende con el protocolo, éste debe ser claro y preciso, su redacción se inicia con un verbo en infinitivo, seguido de un sujeto y un complemento acorde al propósito general. Ejemplo:


Definir Las reglas y comportamientos Que deben seguirse en la celebración de un acto organizado por la entidad

Alcance, el alcance del protocolo estará determinado por los temas, actos o celebraciones que se incluyan por las partes involucradas en su diseño y aplicación.

Definiciones, incluye los términos, definiciones, siglas y/o abreviaturas empleadas en el protocolo


B

C

D

A



Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 25 de42

Normatividad

COSTITUCIÒN LEYES DECRETOS RESOLUCIONES OTROS

Información General de la Entidad, este numeral debe incluirse en los procedimientos de los procesos que desarrollen la misión de la entidad y debe contener especialmente información relacionada con las sedes de la entidad, canales de recepción de solicitudes, entre otra información relevante para la ejecución del procedimiento

Desarrollo, en esta casilla se desarrolla la temática, actos o celebraciones del protocolo, de acuerdo con la necesidad del usuario,

Anexos, los anexos corresponden a los formatos, plantillas, cuadros, gráficos utilizados en la aplicación del protocolo,





Firma de los responsables, aquí se incluye el nombre, cargo y firma de quienes estén obligados o sean responsables de la elaboración, revisión y aprobación del protocolo, ver lineamientos en el “Procedimiento Control de Documentos”,

Registro de Tabla de Retención Documental, incluye la serie/subserie y unidad documental donde ha de archivarse o conservarse el protocolo.

Ubicación web: El formato para documentación de protocolo se puede consultar en la página WEB de la entidad anexo 10 http://www.mininterior.gov.co Ruta: Ministerio/Información institucional /Sistema Integrado de Gestión Institucional./Documentacion-sigi/proceso-estratégico/proceso-administracion-del-sistema-integrado-de-gestion-institucional/guia-lineamientos-para-la-elaboracion-modificacion-yo-eliminacion-de-documentos-si-g-01-v9

A B C




Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 26 de42

8.9.9 Formato Instructivos:

El contenido mínimo de los instructivos está formado por:

Objetivo, el objetivo corresponde a lo que pretende lograr el instructivo, éste debe ser claro y preciso, debe comenzar con un verbo en infinitivo, seguido de un sujeto y un complemento acorde al propósito general o a la acción a seguir. Ejemplo:

VERBO SUJETO COMPLEMENTO Y/O CONDICIÓN

Fijar Los criterios e instrucciones

para la publicación de los documentos del SIGI, en la página web de la entidad

Alcance, Define los límites de inicio y fin definiendo claramente el ámbito de la aplicación del proceso.

Definiciones, Términos empleados en el texto del documento, organizados alfabéticamente, debe ser vocabulario que esté relacionado con los procedimientos a seguir y en los que sea necesario profundizar o dar a conocer. Éste ítem se ajusta a las necesidades de cada instructivo, puede o no hacer parte del mismo.


Desarrollo, en la casilla desarrollo se incluyen las instrucciones que permiten ejecutar la tarea prevista en el instructivo.


Encabezado

Cuerpo

Píe de página



Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 27 de42




Firma de los responsables aquí se incluye el nombre, cargo y firma de quienes estén obligados o sean responsables de la elaboración, revisión y aprobación del instructivo, consultar “Procedimiento Control de Documentos”,

Registro de Tabla de Retención Documental (TRD), incluye la serie/subserie y unidad documental donde ha de archivarse o conservarse el instructivo.

Ubicación web: El formato para documentación de instructivos se puede consultar en la página WEB de la entidad formato anexo 11 http://www.mininterior.gov.co Ruta: Ministerio/Información institucional /Sistema Integrado de Gestión Institucional./Documentacion-sigi/proceso-estratégico/proceso-administracion-del-sistema-integrado-de-gestion-institucional/guia-lineamientos-para-la-elaboracion-modificacion-yo-eliminacion-de-documentos-si-g-01-v9 8.9.10 Plantillas Memorandos internos, Oficios, Conceptos Técnicos, Jurídicos y certificaciones. 8.9.10.1 Plantilla Memorando General

A B C

Encabezado

Cuerpo

Píe de página




Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 28 de42

8.9.10.2 Oficio General

8.9.10.3 Concepto Jurídico

Encabezado

Cuerpo

Píe de página

Encabezado

Cuerpo

Píe de página



Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 29 de42

Encabezado

Cuerpo

Píe de página

8.9.9.4 Concepto Técnico

8.9.9.5 Certificaciones

Encabezado

Cuerpo

Píe de página



Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 30 de42

Ubicación web: El formato para documentación Plantillas Memorandos internos, Oficios, Conceptos Técnicos, Jurídicos y certificaciones se puede consultar en la página WEB de la entidad formato anexos 12,13,14,15 y 16 http://www.mininterior.gov.co Ruta: Ministerio/Información institucional /Sistema Integrado de Gestión Institucional./Documentacion-sigi/proceso-estratégico/proceso-administracion-del-sistema-integrado-de-gestion-institucional/guia-lineamientos-para-la-elaboracion-modificacion-yo-eliminacion-de-documentos-si-g-01-v9

8.9.10. Circular Interna y Externas 8.9.9.12 Circular Interna 8.9.9.11 Circular Externa

Ubicación web: Las plantillas para la documentación de las circulares externas e internas deben consultarse en la página plantilla circular Interna anexo 17 Y 18, plantilla circular externa anexo 17 http://www.mininterior.gov.co Ruta: Ministerio/Información institucional /Sistema Integrado de Gestión Institucional./Documentacion-sigi/proceso-estratégico/proceso-administracion-del-sistema-integrado-de-gestion-institucional/guia-lineamientos-para-la-elaboracion-modificacion-yo-eliminacion-de-documentos-si-g-01-v9

Encabezado

Cuerpo

Píe de página





Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 31 de42

8.9.11 Formato Informes

Ubicación web: El formato para documentación de Informes anexo 19 http://www.mininterior.gov.co Ruta: Ministerio/Información institucional /Sistema Integrado de Gestión Institucional./Documentacion-sigi/proceso-estratégico/proceso-administracion-del-sistema-integrado-de-gestion-institucional/guia-lineamientos-para-la-elaboracion-modificacion-yo-eliminacion-de-documentos-si-g-01-v9

8.9.12 Formato Presentación Power Point Las presentaciones y/o diapositivas se elaboran según la necesidad en letra tipo Arial, con un tamaño de fuente definido por el usuario según la necesidad,

Fuente: Manual de Imagen – Presidencia de la Republica de Colombia – Directiva 05 2014

Encabezado

Cuerpo

Píe de página




Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 32 de42

Ubicación web El documento para presentaciones en Power Point debe consultarse en la página WEB de la entidad anexo 20 http://www.mininterior.gov.co Ruta: Ministerio/Información institucional /Sistema Integrado de Gestión Institucional./Documentacion-sigi/proceso-estratégico/proceso-administracion-del-sistema-integrado-de-gestion-institucional/guia-lineamientos-para-la-elaboracion-modificacion-yo-eliminacion-de-documentos-si-g-01-v9

8.9.13 Otros formatos 8.9.13.1 Formato para elaborar formatos en Word: Estos modelos de formas pueden ser usadas por los dueños de los procesos para suplir sus necesidades de formatos, en forma horizontal o vertical.

Horizontal Word

Vertical Word

Encabezado

Cuerpo

Píe de Página




Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 33 de42

8.9.13.2 Formato para elaborar formatos en Excel: Estos modelos de formas pueden ser usadas por los dueños de los procesos para suplir sus necesidades de formatos, en forma horizontal o vertical. Horizontal Excel Vertical Excel

El contenido del cuerpo de otros formatos necesarios para la operación de los procesos, procedimientos y guías, es determinado por el usuario de acuerdo con la necesidad manifiesta, siguiendo los lineamientos definidos en este procedimiento como pauta de los elementos y formas mínimas a seguir en la realización de documentos adicionales y contemplados de manera particular por el usuario, en todo caso a demás de la información del cuerpo de otros formatos definida por el usuario, debe incluir:

Fecha: Donde se registra la fecha en la cual es realizado el documento.

Firma de los responsables, aquí se incluye el nombre, cargo y firma de quienes estén obligados o sean responsables de la elaboración, revisión y aprobación de los formatos previstos para su conversión en registros.

Registro de Tabla de Retención Documental, incluye la serie/Subserie y unidad documental donde ha de archivarse o conservarse el correspondiente formato diligenciado.

Ubicación web El documento para elaborar formatos en Excel y Word horizontal debe consultarse en la página WEB de la entidad anexos 21 y 22 http://www.mininterior.gov.co Ruta: Ministerio/Información institucional /Sistema Integrado de Gestión Institucional./Documentacion-sigi/proceso-estratégico/proceso-administracion-del-sistema-integrado-de-gestion-institucional/guia-lineamientos-para-la-elaboracion-modificacion-yo-eliminacion-de-documentos-si-g-01-v9




Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 34 de42

8.9.13.3 Formato Word para uso de labores tercerizadas o interinstitucionales Estos modelos de formas pueden ser usados para labores tercerizadas, transversales o interinstitucionales inherentes a la entidad.

Horizontal Word Vertical Word

8.9.13.4 Formato Excel para uso de labores tercerizadas o interinstitucionales Estos modelos de formas pueden ser usados para labores tercerizadas, transversales o interinstitucionales inherentes a la entidad. Horizontal Excel Vertical Excel

8.9.13.4.1 Ubicación de formato Excel y Word para uso de labores tercerizadas o interinstitucionales

El documento para elaborar formatos en Excel y Word horizontal debe consultarse en la página WEB de la entidad anexos 23 y 24 http://www.mininterior.gov.co Ruta: Ministerio/Información institucional /Sistema




Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 35 de42

Integrado de Gestión Institucional./Documentacion-sigi/proceso-estratégico/proceso-administracion-del-sistema-integrado-de-gestion-institucional/guia-lineamientos-para-la-elaboracion-modificacion-yo-eliminacion-de-documentos-si-g-01-v9

8.9.14 Sobres: el objeto de establecer y unificar los requisitos para elaborar un sobre, es garantizar que el

documento contenga los datos suficientes, necesarios y correctos, que permitan el mayor grado de certeza y seguridad en su entrega. El sobre se diligencia en letra tipo Arial 12, centrado, donde se debe registrar el nombre completo del destinatario, como aparece en la siguiente figura:

Fuente: Fuente: Manual de Imagen – Presidencia de la Republica de Colombia – Directiva 05 2014

Espacio opcional para registrar como CONFIDENCIAL URGENTE, entre otras.

Espacio libre para uso del correo ya sea con sello, estampilla o máquina Doctor Ignacio Ramos Sánchez Gerente General Petróleos de Colombia S.A. Carrera 31 No. 49 A 25 BOGOTA, D.C.



Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 36 de42

8.9.15 Carné: condiciones mínimas para la expedición de carné: incluye logo y lema en la parte superior, foto en la parte

media y nombre, cargo y número de cédula de Ciudadanía y código de barra en la parte inferior, tal como se indica a continuación.

Fuente: Manual de Imagen – Presidencia de la Republica de Colombia – Directiva 05 2014

9. Codificación de los documentos. La codificación de los procesos y subprocesos tienen la finalidad de identificar y controlar estos documentos y los que se desprenden de ellos, tales como los procedimientos, guías, instructivos y formatos especialmente. En adelante se apreciara la manera de codificar adecuadamente cada uno de los documentos referenciados en la guía lineamientos de elaboración, modificación y/o eliminación de documentos, que hacen parte del sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio del Interior. 9.1 Codificación del Manuales Para codificar los manuales se procede de la siguiente manera: se inicia con la letra (M) de manual seguida de dos letras que indican el código del proceso y/o subproceso seguidas del consecutivo formado de dos dígitos, que indican el numero consecutivo de manuales dentro del proceso.

M-XX-00

M XX 00

Manual Código del proceso/Subproceso

Consecutivo



Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 37 de42

9.2 Codificación de caracterizaciones de procesos Para codificar las caracterizaciones de procesos se procede de la siguiente manera: se inicia con dos (2) letras que indican el código del proceso, separadas por un guión, seguido de la letra C, que indica que es una caracterización, tal como se muestra en el siguiente ejemplo:

SI-C

SI C

Código Proceso Caracterización de procesos

Si existe lugar a un subproceso, se sigue con un guión y de los dos caracteres o letras que identifican el subproceso, como se indica a continuación:

SI-C-AS

SI C AS

Código Proceso Caracterización de procesos

Código de Subproceso

9.3. Codificación para los procedimientos Para codificar los procedimientos se procede de la siguiente manera: se inicia de igual forma con el código de proceso relacionado con el procedimiento a codificar, separado por un guión, se continua con el código del subproceso, cuando aplique, se separa por un guión, seguido de la letra P, separado por un guión y se culmina con el consecutivo del procedimiento, tal como se muestra en el siguiente ejemplo:

SI-AS-P-01

SI AS P 01

Código del Proceso

Código Sub Proceso

Procedimiento Consecutivo

Si no hay lugar a un subproceso, se omite este mismo y se sigue con el código de procedimiento y el respectivo consecutivo:

SI-P-01

SI P 01

Código del Proceso

Procedimiento Consecutivo

9.4. Codificación para los instructivos. Los instructivos se derivan de los procedimientos con la finalidad de describir detalladamente una tarea. Para codificar los instructivos se procede de la siguiente manera: se inicia con el código del proceso, guión, seguido del código del subproceso, si aplica, seguido de la letra P y consecutivo del procedimiento, se continúa con la letra (I) y se culmina con el consecutivo del Instructivo, como se muestra a continuación:

SI-AS-P-01-I-01

SI AS P-01 I 01

Código del Proceso

Código Sub Proceso

Consecutivo Procedimiento

Instructivo Consecutivo

Si no hay lugar a un subproceso, se omite este mismo y se sigue con el código del consecutivo del procedimiento y los demás códigos mencionados:



Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 38 de42

SI-P-01-I-01

SI P-01 I 01

Código del Proceso

Consecutivo Procedimiento

Instructivo Consecutivo

9.5 Codificación para las Guías. Las Guías contienen lineamientos y orientaciones. Para codificar las guías se procede de la siguiente manera: se utiliza el código del proceso, seguido del código del subproceso, cuando aplique, se continúa con la letra (G) que hace relación al tipo de documento “Guía” y su respectivo consecutivo, como se muestra a continuación:

SI-AS-G-01

SI AS G 01

Código del Proceso

Código Sub Proceso

Guía Consecutivo

Si no hay lugar a un subproceso, se omite este mismo y se sigue con el código de la guía y el respectivo consecutivo:

SI-G-01

SI G 01

Código del Proceso

Guía Consecutivo

Para los formatos utilizados en las guías se utiliza la siguiente codificación.

SI-AS-G-01-F-01

SI AS G 01 F-01

Código del Proceso

Código Sub Proceso

Guía Consecutivo

Formato

Si no hay lugar a un subproceso, se omite este mismo y se sigue con el código de la guía y el respectivo consecutivo y caracteres de formato:

SI-G-01-F-01

SI G 01 F-01

Código del Proceso

Guía Consecutivo

Formato

9.6 Codificación para Protocolos. Para codificar los protocolos se procede de la siguiente manera: se utiliza el código del proceso, seguido del código del subproceso, cuando aplique, se continúa con las letras (PR) que hace relación al tipo de documento “PROTOCOLO” y su respectivo consecutivo, como se muestra a continuación:

SI-AS-PR-01

SI AS PR 01

Código del Proceso

Código Sub Proceso

Protocolo Consecutivo

Si no hay lugar a un subproceso, se omite este mismo y se sigue con el código del protocolo y el respectivo consecutivo:



Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 39 de42

SI-PR-01

SI PR 01

Código del Proceso

Protocolo Consecutivo

9.7 Codificación para los formatos

Los formatos se derivan de los procedimientos, a los cuales se les adiciona la letra F y el número consecutivo que corresponda. Para codificar los formatos se procede de la siguiente manera: se utiliza el código del proceso, seguido del código del subproceso, el código del procedimiento, más el consecutivo al que pertenece, ya que cada uno de los formatos está asociado a un procedimiento y el carácter (F) de formato, y un numeral como consecutivo asignado, con separación de guiones entre cada uno de los códigos (exceptuando entre formato y consecutivo) como se muestra a continuación:

SI-AS-P-01-F-01

SI AS P-01 F 01

Código del Proceso

Código Sub Proceso

Procedimiento-Consecutivo

Formato Consecutivo

Si no hay lugar a un subproceso, se omite este mismo y se sigue con el código del consecutivo del procedimiento y los demás códigos mencionados:

SI-P-01-F-01

SI P-01 F 01

Código del Proceso

Procedimiento- Consecutivo

Formato Consecutivo

10. ANEXOS. Anexo 1. Formato SI-G-01-F-01 Manual Anexo 2. Formato SI-G-01-F-02 para Acta Anexo 3. Formatos SI-G-01-F-03 Lista de Asistentes Anexo 4. Formato SI-G-01-F-04 Registro de Asesoría y Asistencia Técnica Anexo 5. Formato para Caracterización de Proceso Anexo 6. Formato para Procedimiento por Flujograma Anexo 7. Formato para Procedimiento por Actividad Anexo 8. Formato para Procedimiento por Párrafo Anexo 9. Formato para Guía Anexo 10. Formato Protocolo Anexo 11. Formato para Instructivo Anexo 12. Plantilla para Memorandos General Anexo 13. Plantilla para Oficio General Anexo 14. Plantilla para Concepto Jurídico Anexo 15. Plantilla para Concepto Técnico Anexo 16. Plantilla Certificación Anexo 17. Plantilla para Circular Interna Anexo 18. Plantilla para Circular Externa Anexo 19. Formato informes Anexo 20. Presentación Power Point Anexo 21. Plantilla para elaborar formatos en Word horizontal y vertical Anexo 22. Plantilla para elaborar formatos en Excel horizontal y vertical Anexo 23. Formato Word horizontal y vertical para uso de labores tercerizadas o interinstitucionales Anexo 24. Formato Excel horizontal y vertical para uso de labores tercerizadas o interinstitucionales



Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 40 de42

11. CONTROL DE CAMBIOS.


24/05/2010 Se modifica totalmente el procedimiento elaboración y control de documentos versión 02 del 18/06/2009, el cual se constituye en la guía “Lineamientos para la elaboración y/o modificación de documentos”

01

08/03/2011 Se modificaron los siguientes anexos: Anexo 14. Circular Interna; Anexo 15. Circular Externa; Anexo 12. Formato Oficio; Anexo 11. Formato para memorando; Anexo 19. Oficio Dirección del Riesgo; Anexo 18. Oficio Dirección Derechos Humanos; Anexo 13. Plantilla para conceptos y Anexo 20. Formato Oficio Volcán Galeras; colocándoles el nuevo logo de “Prosperidad para Todos” exigido por la Presidencia de la República

02

08/03/2011 En la relación de códigos de procesos y subprocesos del SIGI, al proceso de Diseño de Normas se le adicionaron los subprocesos, “Elaboración de Proyectos de Decretos y/o Resoluciones Ejecutivas” y “Elaboración y Seguimiento de Proyecto de Ley y/o Acto Legislativo”. Se modifico el logo “Bicentenario” por “Prosperidad para todos”

02

19/10/2011

Se modifica la guía versión 02 en su totalidad, en razón de la entrada en vigencia del Decreto 2893 del 2011, por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica, y funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior. No obstante, los documentos generados a partir de la escisión se deberán actualizar a la versión siguiente del presente documento, manteniéndose el consecutivo de las versiones.

03

31/05/2012 Se modifica la guía versión 03, agregando en los numerales el tema de siglas y el tema de normatividad dando orden de acuerdo a la disposición normativa, en el numeral 6 de desarrollo se ajusto los numerales:

6.2.1. Uniformidad en los formatos requeridos del sistema o dependencia

6.2.4 la redacción y ajustes en ortografía

6.2.8 se organizó y estructuro el tema del encabezado o titulo

6.2.9 se organizó y estructuro el tema pie de página ajustando los logos del Icontec y las direcciones

6.3.2 para el formato lista de asistentes se adiciona el tema de fecha inicial y final

6.3.3. formato de caracterización se agrega, el tema de indicadores se remite a la Matriz para la Gestión de Indicadores de Proceso, el tema de requisitos por la norma NTCGP-1000 y MECI

6.3.4. se ajustó la clasificación de los procedimientos, siglas y punto de control

Los memorandos y oficios se ajustaron las direcciones y

04



Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 41 de42


logos del Icontec Se eliminaron las plantillas de oficios y memorandos de gestión del riesgo y dirección del riegos volcán galeras de acuerdo con el decreto 4147 del 3 de Noviembre del 2011, y se eliminaron las plantillas de memorando y oficios de derechos humanos, y se transfiere la plantillas de decretos y resoluciones al Subproceso Gestión de Proyectos de Decreto y de Resoluciones Ejecutivas.

07/11/2012 Se actualiza la guía teniendo en cuenta el nuevo sistema grafico de gobierno para el Ministerio de Interior, se incluyen los logos nuevos a los formatos, se revisa el documento y se ajusta de acuerdo a los cambios, necesarios. Se incluye fecha Elaboración y Vigente desde, en cada procedimiento y formato con el fin de dar claridad y esto ayude a tener en cuenta, junto con el listado maestro de control de documentos el inicio de vigencia de su respectiva aplicación, se realiza el ajuste de códigos en el formato lista de asistentes y se pasa a la versión 5, pues con los cambios realizados esta es la versión consecutiva que sigue, ya que se había saltado la versión cuatro en el anterior documento actualizado, lo anterior subsana el inconveniente presentado e identificado por la auditoría interna de calidad efectuada, se incluye formato para informe.

05

09/01/2013 Se modifica la Guía versión 05, agregando en los anexos los nuevos logos NTC GP 1000 e ISO 9001 de la firma certificadora COTECNA.

06

12/04/2013

Se modifica la guía de elaboración y/o modificación de documentos por la necesidad de realizar los siguientes cambios: se eliminan los logos y eslogan de la certificación de calidad en los anexos del 9 al 14, se incluye el numeral 5.2.9.3 Uso de logos y eslogan de certificaciones de calidad y otras normas técnicas, se crea el anexo Certificaciones de Permanencia, se modifica el formato Lista de Asistentes donde se incluye una nueva columna para la información de documento de identificación.

07

15/12/2014

Se actualiza y se modifica toda la guía versión 07 teniendo en cuenta el nuevo sistema grafico de gobierno para el Ministerio de Interior, se incluye el nuevo logo y lema a los formatos de presentación, según el Manual de Identidad Visual para entidades públicas.

08

11/05/2015

Se actualiza y se modifica la guía versión 08 y sus formatos teniendo como referente el nuevo manual de visualización de la Presidencia de la Republica de Colombia, se incluye el nuevo logo y lema ajustados por la Oficina de Información Pública, se incluye nuevo formato SI-G-01-F-01 Manual y formato SI-G-01-F-04 Registro de Asesoría y Asistencia Técnica, y formatos para labores tercerizadas o interinstitucionales.

09



Código: SI-G-01

Versión: 09


Página 42 de42

“Archivar en”: 1103.47.03 Procesos y Procedimiento Estratégicos – Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional

Elaboró Revisó Aprobó

____________________ Marco A. Jiménez Medrano Profesional Universitario

____________________ Jacinto Montero Lora Profesional Especializado

___________________________ Ángela María López Gutiérrez Jefe Oficina Asesora de Planeación

GUÍA LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÒN, … · dibujo, informe, foto, video. El ... 2 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. ... Norma de Calidad para la Gestión

Documents