Home >Documents >Google Apps untuk Perkantoran

Google Apps untuk Perkantoran

Date post:23-Feb-2017
Category:
View:336 times
Download:1 times
Share this document with a friend
Transcript:
  • MATERI PELATIHAN

    GOOGLE APPS UNTUK PERKANTORAN

    oleh

    Mardino Santosa

    www.zdienos.com mail@zdienos.com

    BAPPEDA KABUPATEN MAMUJU 2015

    http://www.zdienos.com/mailto:mail@zdienos.com

  • 1

    PENDAHULUAN | 1

    Mengenal Google Apps

    Google Application (Google Apps) adalah sekumpulan aplikasi berbasis web atau cloud computing yang dapat menyediakan cara baru untuk bekerja sama secara online bagi organisasi, perusahaan atau sekolah, tidak hanya menggunakan email dan chatting, tetapi melalui konferensi video, media sosial, kolaborasi dokumen secara real-time dan banyak lagi. Aplikasi ini hadir dalam beberapa versi, baik versi gratis, berbayar (business) maupun untuk edukasi. Untuk versi gratis, ada yang disertakan untuk setiap akun google dan ada yang hanya tersedia untuk kelompok/group akun dengan tipe business atau education. Google Apps sendiri adalah seperangkat aplikasi powerfull yang dikemas menjadi satu untuk memenuhi kebutuhan bisnis, pendidikan, pemerintahan, dan berbagai organisasi lainnya. Beberapa aplikasi inti dari Google Apps antara lain :

    Gmail : sebuah aplikasi email milik google yang dikenal dengan nama Gmail. Versi terbaru dari aplikasi ini mengijinkan kita sebagai pengguna untuk memakai nama organisasi kita sebagai nama domain email kita seperti contoh@domain.com

    Google drive: aplikasi berbagi folder. Hingga saat ini google sudah mampu menyediakan sekitar 15 GB alokasi ruang untuk penyimpanan file. Alokasi ini berlaku untuk semua file pada satu akun google, termasuk gmail dan foto-foto pada google+

    Docs : Sebuah aplikasi sederhana yang dapat dipakai untuk melakukan pemrosesan kata, spreadsheet, dan membuat presentasi, atau bisa juga disebut Office versi Google.

    Dan lainnya Tidak hanya itu saja, Google Apps juga menyediakan berbagai aplikasi tambahan yang ada didalamnya untuk memudahkan pekerjaan kita diantaranya adalah seperti Aplikasi pembuat website, pengaturan domain, aplikasi berbasis mobile dan masih banyak lagi yang bisa diakses melalui Google Apps Dashboard. Cukup bermodalkan akses internet dan sebuah browser maka kita akan dapat mengakses Google Apps dimanapun kita berada. Kita pun dapat berbagi data dengan rekan kerja atau teman sekolah dengan mudah karena data tersebut berada di internet secara online. Kita cukup memberitahukan link terkait data tersebut dan rekan kita pun dapat mengaksesnya juga pada saat yang bersamaan. Kemudahan-kemudahan inilah yang ingin dibawa oleh Google Apss. Ketika mendaftar Google Apps, Anda dapat memilih antara Google Apps for Work, yang menyertakan rangkaian aplikasi perpesanan dan kolaboratif Google Apps. Atau, Anda dapat memilih Google Apps Unlimited, yang memberikan kontrol dan penyimpanan dokumen tambahan. Beberapa organisasi juga dapat memenuhi syarat untuk menggunakan Google Apps secara gratis

    mailto:contoh@domain.com

  • 2

    Google Apps for Work

    Memberi Anda alamat email profesional di perusahaan, penyimpanan sebesar 30 GB per orang, dan rangkaian aplikasi bisnis kolaboratiftermasuk Gmail, Kalender, Drive, editor Dokumen, Hangouts, dan lainnya.

    Google Apps Unlimited

    Menyertakan semua fitur Google Apps for Work, ditambahpenyimpanan tidak terbatas per orang; Google Vault untuk penelusuran email dan dokumen, retensi, dan eDiscovery; kontrol, audit, dan laporan Drive lanjutan. Pelanggan edisi Bisnis saat ini juga dapat meningkatkan versi ke Google Apps Unlimited.

    Google Apps for Education, Nonprofit, atau Government

    Sekolah, organisasi nonprofit, dan lembaga pemerintah dapat memenuhi syarat salah satu edisi khusus Google Apps, yang memberikan fitur bisnis Google Apps secara gratis.

  • 3

    GOOGLEMAIL | 2 Google Mail merupakan layanan utama dari Google yang berkaitan dengan aktivitas kirim-mengirim email. Akun google atau yang biasa orang menyebutkan dengan GMAIL atau Google Mail sebenarnya bukan hanya untuk membuat Gmail saja, namun hal ini bisa digunakan menjadi berbagai macam akun dari seluruh layanan Google maupun aplikasi buatan Google (Google Apps), seperti Google Docs, Google Drive, Blogger, Youtube, Google+,Google Play, dan lainnya.

    Membuat Akun Google

    Untuk dapat menggunakan Google Mail (Gmail) dan juga layanan Google Apps lainnya, tentunya Anda perlu memiliki akun Google. Cara memperoleh akun Google adalah dengan mendaftarkan diri di Google atau Sign Up. Cara untuk melakukan Sign Up adalah sebagai berikut: 1. Buka alamat http://mail.google.com pada browser

    internet Anda, akan tampil halaman utama Google, karena Anda baru akan membuat akun Google, klik Create Account

    2. Masukkan informasi tentang akun Google yang Anda inginkan, nama, password, tanggal lahir, dan seterusnya

    3. Pada kolom password, gunakan paling sedikit 8 karakter, dan untuk password yang bagus, kombinasikan antara angka, huruf besar dan kecil, contoh Pa55w0rD, And1ka123, iw4n123TodinG

  • 4

    4. Ini adalah langkah terakhir, untuk memverifikasi bahwa Anda betul-betul ingin membuat akun, masukkan angka yang tertera, centang kotak I Agree ., dan klik tombol Next Step

    5. Selanjutnya konfirmasi bahwa Anda telah berhasil membuat akun Google (Gmail), klik tombol Continue to Gmail

    Bekerja dengan Gmail

    Setelah membuat akun Google (Gmail), selanjutnya adalah bagaimana cara menggunakan Gmail itu sendiri dalam mengirim, menerima dan mengelola email. Berikut ini adalah tampilan utama dari Gmail

  • 5

    Pada panel bagian atas, terdapat tiga tab kategori, Primary, Social dan Promotions. Ini adalah fitur baru dari Google Mail, fitur tab ini berfungsi untuk membagi email yang masuk berdasarkan kategori tersebut.

    Sementara di atasnya lagi, terdapat tiga tombol aksi, pertama adalah tombol untuk memilih/menyeleksi (cek) email berdasarkan beberapa pilihan antara lain:

    All: untuk memilih semua email

    None: untuk tidak memilih semua email

    Read: untuk menyeleksi semua email yang sudah dibaca

    Unread: untuk menyeleksi semua email yang belum dibaca

    Starred: menyeleksi semua email yang bertanda bintang

    Unstarred: menyeleksi semua email yang tidak bertanda bintang

    Kemudian tombol Refresh/Reload , untuk meloading-ulang interface Gmail itu sendiri Lalu tombol More, untuk menandai semua email menjadi sudah-terbaca (read)

    Dan beberapa menu yang akan aktif jika Anda sedang menyeleksi/memilih email, di antaranya :

    Archive: untuk menghapus email dari inbox dan menyimpannya pada All Mail,

    Report spam: untuk melaporkan suatu email yang terindikasi email spam (palsu, sampah)

    Delete: untuk menghapus email

    Move to: memindahkan email ke label tertentu yang telah dibuat, agar lebih mudah mencarinya di kemudian hari

    Label: memberi tanda/label ke dalam kategori-kategori tertentu

    Membuat dan Mengirim Email

    1. Untuk membuat dan mengirim email, klik tombol Compose pada panel sebelah kiri halaman Gmail

  • 6

    2. Ketikkan alamat email penerima (jika sudah pernah mengirim ke penerima tersebut, maka Gmail akan otomatis menampilkan daftar email sesaat setelah Anda mengetikkan salah satu huruf pada kolom To (recipients)

    3. Setelah mengisi daftar penerima email, selanjutnya melengkapi Subject dan isi dari email itu sendiri

    4. Terakhir, klik tombol untuk mengirim email Anda

    5. Akan tampil notifikasi bahwa email Anda sudah terkirim

    Catatan: Meskipun Anda membatalkan untuk mengirim email, Gmail akan tetap menyimpan rancangan email Anda (draft) secara otomatis.

    Opsi Tambahan pada Saat Mengirim Email

    Di sebelah kanan tombol Send akan tampil beberapa menu/tombol yang berguna saat mengirim email, di antaranya adalah:

    Format : untuk melakukan pengaturan (formatting) terhadap isi (teks) email yang Anda buat. Seperti untuk mengganti ketebalan huruf, perataan paragraf dan sebagainya

    Lampiran (attachment) : untuk melampirkan berkas/file yang diambil dari komputer Anda

  • 7

    Insert from Google Drive : untuk melampirkan berkas/file yang berada di Google Drive milik Anda

    Insert Photo : untuk melampirkan file gambar/foto yang bisa diambil dari komputer Anda, dari Internet maupun Album foto online

    Insert Link : untuk melampirkan link (alamat internet) yang merujuk ke suatu alamat website ataupun file yang berada di internet

  • 8

    Insert Emoticon : untuk menyisipkan gambar-gambar emoticon ke email Anda

    Discard Draft : untuk membatalkan Google menyimpan email menjadi draft

    Menerima dan Membalas Email

    1. Untuk menerima email, Anda hanya perlu login kembali menggunakan akun Anda ke http://mail.google.com

    2. Kemudian klik tombol Inbox, yang biasanya ditandai dengan angka yang mewakili jumlah email baru yang masuk ke Inbox Anda

    3. Atau Anda dapat juga melakukan pengecekan secara paksa dengan mengklik tombol (Refresh)

    4. Klik pada nama penerima untuk melihat email yang masuk

    5. Untuk membalas email, klik Reply atau Forward untuk meneruskan email

    6. Pada contoh di atas, Anda sekaligus akan melampirkan file pada email. Untuk contoh tersebut, akan menggunakan file yang ada pada Google Drive.

  • 9

    7. Setelah Google Drive terbuka, pilih file yang akan dilampirkan, akhiri dengan mengklik tombol Insert

    8. Pada email balasan, akan tampil file yang sudah dilampirkan

    9. Jika sudah selesai, klik tombol Send untuk mengirim email

    10. Akan tampil konfirmasi terhadap file yang akan dilampirkan, klik tombol Share & Send

    11. Pada sisi penerima akan menampilkan Thumbnail

    (gambar kecil) dari attachment y

Embed Size (px)
Recommended