Top Banner
DIREKTORAT PEMASARAN LUAR NEGERI DIREKTORAT JENDERAL PENGOLAHAN DAN PEMASARAN HASIL PERIKANAN
181

From contacts to contracts indonesian

Nov 01, 2014

Download

Business

 
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Page 1: From contacts to contracts indonesian

DIREKTORAT PEMASARAN LUAR NEGERI DIREKTORAT JENDERAL PENGOLAHAN DAN PEMASARAN

HASIL PERIKANAN

Page 2: From contacts to contracts indonesian

1

KATA PENGANTAR TERJEMAHAN

Pada tahun 2005, Departemen Kelautan dan Perikanan melalui Direktorat Pemasaran

Luar Negeri, Direktorat Jenderal Pengolahan dan Pemasaran Hasil Perikanan mulai

membangun kerjasama dengan Swiss Import Promotion Programme (SIPPO) melalui

Letter of Intents (LoI) yang ditandatangani pada tanggal 02 Desember 2005 di Zurich.

Kerjasama dimaksud untuk “capacity building” bagi pelaku usaha perikanan Indonesia

dalam mengembangkan akses pasar ke Uni Eropa pada umumnya dan Swiss pada

khususnya. Kerjasama dengan meliputi kegiatan workshop, pelatihan dan konsultasi

dengan expert dari SIPPO dan CBI. Salah satu bentuk kerjasama yang lain adalah

penyusunan materi promosi.

Buku dengan judul “Melalui Kontak Menuju Kontrak” merupakan terjemahan dari buku

yang diterbitkan oleh Swiss Import Promotion Programme (SIPPO)yang berjudul “From

Contacts to Contracts”. Buku ini dimaksudkan sebagai panduan dalam pelaksanaan

pameran dan misi promosi dagang produk perikanan.

Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam

penerbitan buku ini baik dari Departemen Kelautan dan Perikanan maupun SIPPO.

Semoga buku ini dapat bermanfaat bagi pengembangan promosi produk perikanan di

wilayah pasar global.

Jakarta, Desember 2008

Direktur Pemasaran Luar Negeri

Saut P Hutagalung

Page 3: From contacts to contracts indonesian

2

Saduran : MELALUI KONTAK MENUJU KONTRAK Judul asli

From Contacts To Contracts Alih bahasa Hirfatul Jannah

Tim Penyunting Rahmah Hayati Samik Ibrahim Trias Alamsari Harimurti Soekirno Ahmad Solah Eko Sunarko Amin Basuki Yustinus Edy Pramono Waluyo Subagyo

Desain & layout Ahmad Solah Yustinus Edy Pramono

Foto sampul Mediacolor’s (www.mediacolors.com)

Edisi Pertama Cetakan pertama, Desember 2008 Diterbitkan oleh

Direktorat Pemasaran Luar Negeri Direktorat Jenderal Pengolahan dan Pemasaran Hasil Perikanan Departemen Kelautan dan Perikanan RI, 2008 Jl. Medan Merdeka Timur No.16 Jakarta Pusat Telp/Fax: 021-3521977 Email: [email protected] www.dkp.go.id

© Hak Cipta dilindungi undang-undang

Page 4: From contacts to contracts indonesian

3

Diterbitkan oleh: OSEC Stampfenbachstresse No 85, P.O. Box 2407 CH-8021 Zurich Telepon : +41 44 365 5151 Fax : +41 44 365 5202 E-mail : [email protected] Penulis. konsep dan desain grafis oleh : Philip Zimmerman, Konsultan Manajemen Zimmerman Consulting, CH-8157 Dielsdorf Gambar Sampul: Mediacolor’s (www.mediacolors.com) Hak Cipta dilindungi oleh: © 2008 OSEC

Page 5: From contacts to contracts indonesian

4

Penolakan:

Informasi yang ada dalam buku ini terpercaya dan akurat saat ditulis. Oleh karena itu, Buku ini diterima oleh konsumen diluar tanggung jawab OSEC dan penulis dan mengikat pembaca untuk mematuhi perundang-undangan yang berlaku.

Baik OSEC maupun penulis buku ini tidak memberikan jaminan secara tersirat maupun tersurat mengenai kebenaran informasi yang terdapat dalam buku ini serta tidak bertanggung jawab atas kerusakan atau tuntutan terkait penggunaan buku ini maupun informasi yang terkandung didalamnya.

Dilarang memperbarui atau merubah informasi dalam buku ini dengan alasan apapun, baik itu informasi baru maupun yang berlawanan serta perubahan dalam peraturan, perundang-undangan atupun yurisdiksinya.

Page 6: From contacts to contracts indonesian

5

Dalam dunia bisnis saat ini dimana kompetisi sangat ketat, perusahaan akan mempunyai keunggulan kompetitif atas kompetitor jika dapat menyediaakan kualitas produk dan pelayanan yang bagus atas meningkatnya permintaan pelanggan. Bagi perusahaan, untuk mencapai tujuan tersebut perlu menentukan kebutuhan dan keinginan tujuan pasar dengan lebih efektif daripada kompetisi. Ekspor yang sukses merupakan proses yang komplek. Sekali perusahaan telah mengidentifikasi produk yang akan dijual ke pasar ekspor, perlu mengeksplore peluang pasar. Process ini melibatkan sejumlah riset pasar yang penting. Kemudian, perlu dikembangkan strategi produksi, menyiapkan produk untuk target pasar, menentukan strategi terbaik untuk mengirimkan barang pada distributor dan untuk dijual pada pelanggan untuk mendapatkan keuntungan financial. Langkah ini dapat dilaksanakan secara baik dengan perencanan dan persiapan yang matang. Bagian dari perencanaan dan proses pelaksanaan membutuhkan spesialisasi seperti pengangkutan barang, agen dan distributor untuk menjual produk, banks untuk menerima pembayaran, dan lain-lain. Buku pegangan “Melalui Kontak ke Menuju Kontrak” menyediakan informasi penting yang diperlukan dalam rangka untuk menyiapkan pameran perdagangan dan bagaimana untuk berpartisipasi selama pameran atau untuk membuat kontak langsung dan langkah penting setelah kontak pertama dilakukan untuk menghasilkan keuntungan maksimal dari menghadiri pameran perdagangan. Sangat penting untuk dicatat, setelah promosi adalah tindak lanjut yang paling penting dimana jarang mendapat perhatian dari yang seharusnya. Buku pegangan ini menyediakan tuntunan yang membantu menyiapkan lebih baik untuk pasar ekspor dan pameran perdagangan internasional sehingga anda dapat melakukan transaksi perdagangan secara lebih efektif yang setelah kegiatan pameran tersebut selesai. Penting untuk diketahui bahwa sebelum anda dapat menarik dan melayani pelanggan yang lain, perlu dijelaskan terlebih dahulu secara jelas apa yang akan anda tawarkan. Pelanggan perlu mempunyai kepercayaan pada anda sebelum mereka mempertimbangkan untuk membeli produk yang anda tawarkan. Karena itu kredibilitas dan kepercayaan adalah penting dalam bisnis. Anda mungkin akan bertanya pada diri anda sendiri, apakah anda mampu untuk mengirimkan jumlah yang dibutuhkan tepat waktu, apakah anda dapat memenuhi standar kualitas untuk produk anda, apakah anda mempunyai sertifikat dan label yang diperlukan dan tepat waktu untuk bisnis anda. Untuk mencapai kesuksesan dengan sedikit waktu yang hilang, perusahaan perlu menyampaikan kepastian pada pelanggan untuk menjamin kepuasan dan relasi bisnis jangka panjang. Adalah harapan kami bahwa buku pegangan ini akan dapat membantu anda untuk mewujudkan potensi ekspor dan kami berharap bisnis anda akan sukses.

KATA PENGANTAR

Page 7: From contacts to contracts indonesian

6

Halaman KATA PENGANTAR 4 DAFTAR ISI 6 UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN 9 UNSUR-UNSUR PEMASARAN: ISTILAH 10 PRINSIP-PRINSIP PEMASARAN 13 UNSUR DASAR MODEL PEMASARAN 14 - Output (Produk, Jenis produk, Penentuan Harga, Citra/kesan - Komunikasi (Penjualan dan distribusi, Promosi penjualan, Iklan, Hubungan

masyarakat) - Logistik (Kemasan, Pengangkutan, Pergudangan, Layanan konsumen) ASPEK-ASPEK TERTENTU DARI KONSEP PEMASARAN EKSPOR 22 PERTIMBANGAN AWAL 30 Haruskah kita mengekspor? Bagaimana peluangnya? Dimanakah pasar-pasar yang potential? Riset pasar- bagaimana cara mengumpulkan informasi kondisi pasar luar negeri Daftar Pemantauan: Beberapa hal penting yang perlu dinilai dalam penentuan kebijakan perusahaan tentang perlu tidaknya memilih pasar sasaran baru PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARAN 39 KONSEP KOMUNIKASI – SEBUAH PERTIMBANGAN UMUM 40 Daftar Pemantauan: 10 Kunci Keberhasilan Pemasaran Pameran dagang PENGAMBILAN KEBIJAKAN : KEIKUTSERTAAN DALAM PAMERAN – PERLU atau TIDAK 43 - Kriteria Umum yang perlu dipertimbangkan - Biaya Keikutsertaan Daftar Pemantauan: Lembar evaluasi untuk Pengambilan Kebijakan PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN 49 MENETAPKAN TUJUAN DAN SASARAN PARTISIPASI 50 Daftar Pemantauan: Tujuan dan Sasaran PERENCANAAN AWAL 54 - Proses Perencanaan Keikutsertaan dalam Pameran (Pameran dagang) - Melibatkan Penyedia Layanan (Jasa) dari pihak luar - Penyusunan Struktur Organisasi Tim Kegiatan - Papan Struktur Organisasi Tim Kegiatan - Penyusunan Anggaran Dana PENJELASAN LEBIH LANJUT: PENYUSUNAN KONSEP AKHIR 61 - Program Pameran Dagang

DAFTAR ISI

Page 8: From contacts to contracts indonesian

7

- Konsep Stan Daftar Pemantauan: Komponen Penyusunan Konsep Stan Daftar Pemantauan: Pengarahan Singkat untuk Desainer Stan dari Pihak Luar - Ringkasan : Berbagai Filosofi Desain Stan - Menetapkan Ukuran dan Desain Stan yang tepat - Konsep Komunikasi - Menyiapkan Para Penjaga stan - Mengevaluasi jumlah penjaga stan yang tersedia - Merumuskan Persyaratan tentang Keahlian yang dibutuhkan serta Pelatihan yang

potensial - Latihan dan Persiapan - Pedoman Penjaga stan - Mengatasi Pemasalahan Sumber Dana : Anggaran Dana - Kerangka Anggaran - Mengatasi Pemasalahan Sumber Dana : Anggaran Dana - Menjadwalkan Persiapan dan Pelaksanaan Pameran Daftar Pemantauan: Transportasi, Perjalanan dan Akomodasi TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN 99 Struktur Organisasi Stan Daftar Pemantauan: Tugas dan Kewajiban Penjaga stan Tampil bagus dalam pameran: Aturan Dasar 101 Melatih Penjaga (Petugas) Stan Mengelola Sumber Daya Jasmani dan Rohani dari Penjaga Stan Memastikan Adanya Peningkatan; Sesi Pengarahan dan Wawancara Harian Melalui Kontak Menuju Kontrak 106 - Menciptakan Kontak: Pendekatan Pertama - Mengawali Suatu Dialog- Mempelajari Keperluan dan Kebutuhan Pengunjung Daftar Pemantauan: Beberapa Poin Penting dalam Mengevaluasi Potensi Pengunjung - Memberikan Kenyamanan-Membuat Pengunjung Merasa Senang dan Tentram - Aturan Dasar dalam Menyambut Pengunjung Memastikan Tindak Lanjut yang Tepat: Laporan Kunjungan PAMERAN SEBAGAI SUMBER INFORMASI 117 Pameran Sebagai Bagian dari Riset Pasar 118 - Mempelajari kecenderungan persaingan dan pasar - Mengambil keuntungan dari kontak tambahan Daftar Pemantauan: riset pasar selama pameran TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN 122 Merencanakan Aksi Tindak Lanjut 123

DAFTAR ISI

Page 9: From contacts to contracts indonesian

8

Menjaga Agar Tetap Ingat (Contoh surat pengingat dan penawaran) 127 Menguatkan kontak/ hubungan. Tetap berhubungan rutin 130 Daftar Pemantauan : Beberapa aspek umum tentang tindak lanjut yang tepat ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL 134 Memastikan Keberadaan Pasar yang Tepat 135 - Mengevaluasi Jalur Distribusi - Penjualan melalui Agen Komisi - Penjualan melalui Distrbutor Daftar Pemantauan :Mengevaluasi rekan distribusi yang tepat Kontrak Perdagangan Internasional 143 - Membagi biaya dan resiko antara penjual dan pembeli :syarat dan ketentuan berlaku

(INCOTERMS) - Pelaksanaan dan Resiko Pemberian Kredit - Ringkasan Cara Melindungi Pelaksanaan dan Pembayaran - Contoh Kredit yang Sudah Ditetapkan dan Tidak Didapat Dibatalkan Daftar Pemantauan : Apa Yang Mengharuskan Penjual Melakukan Pengecekan Setelah

Pembukaan Kredit Dalam Bentuk Dokumen Daftar Pemantauan : Isi Kontrak Perdagangan KONTAK DENGAN PASAR SECARA LANGSUNG 158 Persiapan menyambut misi pembelian 159 Menyiapkan misi Penjualan 160 Mengembangkan Perdagangan Online 165 INFORMASI LEBIH LANJUT Sekilas tentang OSEC Alamat dan Website yang bermanfaat untuk memperoleh informasi lebih lanjut Sumber informasi mengenai pasar-pasar asing Dimana menemukan pembeli dalam internet Dimana menemukan informasi mengenai pameran perdagangan internasional dalam internet

DAFTAR ISI

Page 10: From contacts to contracts indonesian

9

ISTILAH : UNSUR-UNSUR PEMASARAN

PRINSIP-PRINSIP PEMASARAN

UNSUR DASAR MODEL PEMASARAN

Keluaran Komunikasi Logistik Aspek-aspek tertentu dari Konsep Pemasaran Ekspor

PERTIMBANGAN AWAL

Haruskah kita mengekspor,Bagaimana peluangnya, Dimana pasar-pasar yang potensial? Riset Pasar - Bagaimana cara mengumpulkan informasi kondisi pasar luar negeri Ceklis : Beberapa hal penting yang perlu dinilai dalam penentuan kebijakan perusahaan untuk perlu tidaknya memilih pasar sasaran

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Page 11: From contacts to contracts indonesian

10

ISTILAH : UNSUR-UNSUR PEMASARAN

Daftar di bawah ini merupakan definisi singkat dari ungkapan-ungkapan umum yang

digunakan dalam pembahasan aspek-aspek pemasaran:

Unsur-unsur Pemasaran

Pasar (Market) Kumpulan individu atau organisasi yang melakukan pertukaran untuk memenuhi kebutuhan akan produk tertentu seperti halnya keinginan dan kemampuan untuk memuaskan kebutuhan dengan menawarkan sesuatu sebagai imbalan

Segmentasi Pasar (Market Segmentation)

Proses pembagian pasar kedalam kelompok yang lebih kecil sesuai dengan ciri-ciri pasar tersebut.

Penguasaan Pasar (Market Share)

Bagian dari keseluruhan pasar yang menggunakan barang dan jasa dari organisasi tertentu

Sistem Informasi Pemasaran (Marketing Information System)

Suatu sistem yang mengumpulkan dan menggali berbagai informasi sebagaimana mencari konsumen yang potensial

Penentuan Posisi (Positioning)

Penentuan tindakan terhadap segmen pasar dimana penawaran produk dirancang dengan lebih baik dan berarti sehingga menempati suatu posisi yang kompetitif.

Diferensiasi Produk (Product Differentiation)

Penentuan beberapa perbedaan produk yang dapat membedakannya dengan produk pesaing. Penentuan bisa didasarkan pada kualitas yang baik, harga yang sesuai, ketepatan waktu pengiriman, dll.

Pasar Sasaran (Target Market)

Kumpulan individu atau organisasi dimana penyalur menciptakan dan memelihara bauran pemasaran yang spesifik

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Page 12: From contacts to contracts indonesian

11

Bauran Pemasaran

Pemahaman klasik mengenai bauran pemasaran meliputi 4Ps (Four P’s):

Produk (Product) Barang., jasa dan kegiatan yang meliputi unsur yang kongkrit dan abstrak. Unsur yang konkrit merupakan semua sifat produk yang bisa dirasakan secara fisik oleh konsumen. Sedangkan unsur yang abstrak meliputi aspek-aspek psikologis yang menjadikan suatu produk berarti dalam benak konsumen sasarannya.

Harga (Price) Harga merupakan jumlah uang yang dibayarkan konsumen untuk suatu produk. Harga suatu produk perlu sebanding dengan daya jangkau konsumen sehingga konsumen tertarik untuk membelanjakan uangnya untuk suatu produk tertentu daripada untuk keperluan lain.

Tempat (Place) Tempat merupakan lokasi dimana konsumen menerima barang atau jasa. Tempat pengiriman, termasuk juga seluruh sumber dayanya, merupakan bagian dari pembelian konsumen. Tempat yang mampu menyediakan kebutuhan konsumen akan lebih baik. Pada saat menentukan strateginya, seorang supplier perlu menentukan seberapa besar pasar sasarannya mampu membayar untuk kondisi dan sumber daya fisik dari lokasi tersebut. Istilah “bauran promosi” sering digunakan untuk mengacu pada semua sarana komunikasi yang tersedia antara lain periklanan, hubungan masyarakat, kegiatan penjualan perseorangan, publisitas serta promosi penjualan dan bahkan termasuk juga pemasaran langsung.

Promosi (Promosi) Promosi meliputi berbagai bentuk alat perhubungan yang digunakan untuk mengkomunikasikan kelebihan barang atau jasa yang ditawarkan pada pasar sasaran. Tujuannya adalah untuk meyakinkan konsumen sehingga konsumen menyadari bahwa betapa langkanya penawaran tersebut. Selain itu, penawaran tersebut juga mampu memenuhi kebutuhan serta sesuai dengan persyaratan yang diinginkan konsumen.

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Page 13: From contacts to contracts indonesian

12

Pendekatan baru: Filosofi pemasaran yang berpusat pada konsumen

Sejalan dengan adanya globalisasi pasar, persaingan pun juga menjadi semakin

ketat dikarenakan berbagai sarana pemasaran baru seperti bisnis online

(e-business) memudahkan masuknya para suplier baru. Untuk memperkuat

posisi pasar bagi para suplier yang sudah ada, telah dirumuskan suatu filosofi

baru yang berpusat pada konsumen, yaitu 4Cs yang menggantikan bauran

pemasaran tradisonal 4Ps:

• Produk (Product) • Harga (Price) • Promosi (Promotion) • Tempat (Place)

menjadi

menjadi

menjadi

menjadi

Kebutuhan dan keinginan pembeli (Customer needs and wants) Biaya bagi pembeli (Cost to user) Komunikasi (Communication) Kemudahan memperoleh (Convenience)

Ide dasar dari filosofi baru ini adalah untuk memenuhi kepuasan konsumen

sehingga menjadikan kuatnya hubungan bisnis dalam jangka waktu yang lama.

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Page 14: From contacts to contracts indonesian

13

PRINSIP-PRINSIP PEMASARAN

Berdasarkan visi perusahaan, suatu perusahaan yang sukses akan mengatur

perencanaan usahanya secara rinci. Dalam perencanaan tersebut, cita-cita, tujuan

serta target dalam jangka panjang dan menengah akan ditetapkan dengan jelas

dan gamblang. Perencanaan bisnis adalah alat yang strategis untuk perencanaan

yang sesuai bagi sumberdaya masa depan yang diperlukan oleh perusahaan dalam

rangka memperkuat posisinya dan untuk menjalankan usahanya demi mencapai

kesuksesan perekonomian. Hal ini membantu perusahaan dalam menentukan

strategi pemasaran atas dasar bahwa tindakan untuk mempengaruhi pasar

sebagaimana lingkungan perusahaan akan ditentukan, hal tersebut diatas disebut

Bauran pemasaran.

Pemasaran tidak hanya berarti penawaran akan barang dan jasa tehadap pasar. Berbagai langkah (tindakan) yang ditempuh perusahaan untuk memperkuat keberadaannya di pasar seperti halnya mempengaruhi kemungkinan besar kebutuhan permintaan konsumen membentuk bagian dari bauran pemasaran. Unsur-unsur lain dari bauran pemasaran yang berhasil meliputi seluruh cara pemberian layanan konsumen dengan logistik yang optimal.

Bauran pemsaran mewakili seluruh tindakan yang diambil untuk meningkatkan dan

menjamin pertukaran informasi antara satu perusahaan dengan pasar sekutunya.

Hal ini tidak hanya meliputi kegiatan yang berpusat pada penjualan, akan tetapi

juga meliputi seluruh cara penelitian dan pengembangan produk, citra perusahaan

sebagai suplier, sebagai pimpinan atau sebagai konsumen dari supliernya.dan yang

terakhir sebagai mitra pemerintah dan masyarakat.

Pemasaran yang sukses melibatkan perubahan terhadap semua kinerja dari suatu perusahaan untuk memenuhi kebutuhan pasar tertentu.

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Page 15: From contacts to contracts indonesian

14

UNSUR DASAR MODEL PEMASARAN

Ada banyak sekali model pemasaran yang ditawarkan. Tabel dibawah ini

merupakan salah satu model pemasaran yang menitikberatkan pada tiga bidang

utama, yaitu; keluaran, komunikasi serta logistik. Dalam hal ini, terlebih dahulu perlu

dirumuskan strategi yang jelas untuk menentukan bauran pemasaran yang sesuai

bagi suksesnya suatu perusahaan untuk masuk dalam satu pasar:

MODEL PEMASARAN

Keluaran (Output) Komunikasi Logistik

Produk Penjualan dan distribusi Kemasan

Jenis produk Promosi penjualan Pengangkutan

Penentuan Harga Iklan Pergudangan

Citra/kesan Hubungan masyarakat Layanan konsumen

Sebelum memilih suatu pasar, penting sekali untuk mempertimbangkan mengenai

investasi dan usaha yang perlu dilaksanakan untuk mencapai hasil yang layak.

Tabel dibawah ini memberikan penjelasan ringkas mengenai beberap aspek utama

yang perlu dipertimbangkan.

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Unsur Hal Yang Perlu Ditentukan

Catatan

Produk - Produk-produk apa saja yang akan dipasarkan

Penetapan secara jelas mengenai barang-barang yang akan dipasarkan merupakan hal yang paling penting. Kebutuhan akan kualitas dan dayaguna berbeda untuk produk yang sejenis dalam hal ini biasnya terdapat penyesuaian produk dengan kondisi daerah setempat.

Page 16: From contacts to contracts indonesian

15

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Produk - Apa ciri-ciri produk yang dibutuhkan demi pemasaran yang sukses

Adaptasi produk membutuhkan usaha tambahan berupa penelitian dan pengembangan sebagaimana investasi tambahan dalam menyesuaikan peralatan perusahaan. Sedangkan ongkos tambahan berpengaruh langsung terhadap keuntungan yang diperoleh. Dari faktor-faktor tersebut apakah Anda masih bisa menawarkan harga bersaing di pasaran baru? Terkadang sangat memungkinkan untuk menitikberatkan pada tempat-tempat tertentu dalam pasaran baru demi menghindarai

Jenis Produk

- Apakah keseluruhan jumlah produk akan ditawarkan dalam pasar baru? Apakah hanya dititik beratkan pada produk dengan harga yang mahal atau murah?

- Apakah akan mengguna

kan merk milik perusa-haan atau dipasarkan menggunakan merk yang berbeda atau mengguna kan label swasta milik distributor atau agen lokal (misalkan barang-barang konsumen yang distribusikan melalui rantai supermarket yang sudah ada)

Memilih jumlah produk yang sesuai untuk pasar baru merupakan bagian yang sangat penting. Semakin besar jumlah produk, semakin besar konsumen yang menguntungkan dan semakin meningkat pula persaingan dikarenakan banyaknya solusi yang ditawarkan pada konsumen. Akan tetapi biaya distribusi akan meningkat sejalan dengan tingginya jumlah produk. Dalam beberapa kasus, perusahaan pengekspor hanya menawarkan produk-produk yang memang ditujukan untuk pasar ekspor.

Memperkenalkan merk milik perusahaan cenderung lebih mahal akibat besarnya pemasangan iklan serta tingginya biaya promosi penjualan. Penggunaan merk pihak ketiga atau label swasta dapat mempercepat penetrasi kedalam pasar-pasar baru.

Catatan Hal Yang Perlu Ditentukan

Unsur

Page 17: From contacts to contracts indonesian

16

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Penentuan Harga

- Apakah keterkaitan antara biaya dengan pendapatan berkenaan dengan persaingan atau penguasaan pasar di masa depan? Apakah segmentasi pasar memungkinkan dan mudah untuk dilaksana kan? (terkait dengan tingkat harga dan potongan)

- Struktur distribusi yang

seperti apa yang dapat digunakan dari tinjauan persediaan barang akan tetapi secara ekonomis masih menguntungkan?

Kebijakan penetapan harga yang bersaing sesuai dengan keadaan pasar saat itu sangat menentukan keberhasilan perusahaan. Harga yang sesuai mencerminkan daya guna produk serta mengacu pada keutamaan produk yang dapat diterima pasar. Tingkat keutamaan produk yang diharapkan dan diterima mungkin berbeda antara satu pasar dengan pasar lainnya. Ketepatan waktu pengiriman tidak selalu terlaksana tergantung pada jarak tempuh. Penanganan persediaan di gudang perlu segera diatur baik ditangani sendiri ataupun melalui pihak ketiga seperti penyedia logistik atau distributor. Hal penting yang perlu diingat adalah semakin sering suatu produk ditangani oleh pihak ketiga hingga sampai ke konsumen, semakin kecil keuntungan yang tersisa. Oleh karena itu, biaya produksi atau pembelanjaan dari suatu produk memiliki pengaruh yang sangat menentukan pemilihan saluran distribusi

Catatan Hal Yang Perlu Ditentukan

Unsur

Citra - Apakah citra perusahaan sesuai untuk pasaran baru? Perlukah diadakan penyesuaian untuk memenuhi kondisi daerah setempat?

Citra dasar perusahaan tidak perlu dirubah, akan tetapi penyesuaian (perubahan) mungkin dibutuhkan terkait dengan kondisi daerah setempat di pasar baru (misalkan lingkungan budaya dan atau politik, persaingan, dsb). Hal terpenting yang perlu dilakukan adalah menetapkan citra yang mau disampaikan di pasar sehingga menjamin suksesnya penetrasi ke dalam pasar yang dinginkan:

Page 18: From contacts to contracts indonesian

17

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Sifat-sifat yang diperlukan untuk membentuk reputasi: kepercayaan, tinggi rendahnya harga, berorientasi pada kualitas, dsb.

Catatan

Hal Yang Perlu Ditentukan

Unsur

Penjualan dan Distribusi

- Konsep Distribusi (misalkan jalur penjual eceran, departemen store, perusahaan perdagangan, pemasaran langsung, rekan waralaba, dsb.)

- Menempatkan tenaga

kerja milik perusahaan atau bekerja sama dengan mitra atau agen distribusi.

Pemilihan saluran dan mitra distribusi yang tepat merupakan faktor penentu keberhasilan suatu perusahaan. Meskipun demikian, dalam era perubahan yang pesat serta globalisasi ekonomi saat ini, konsep distribusi perlu diarahkan pada rekonsiderasi yang konstan serta diperlukannya evaluasi terhadap kemungkinan alternatif lain. Kondisi pasar bisa serta merta berubah dan memberika dampak pada struktur distribusi. Penempatan tenaga kerja perusahaan bisa berarti berhadapan dengan biaya tenaga kerja yang tinggi, akan tetapi menjamin terpusatnya upaya penjualan. Sebagian besar perusahaan ekspor memilih pasar baru melalui agen atau distributor, sehingga menghemat biaya selama periode awal dan pada saat yang bersamaan juga memperoleh keuntungan berupa hubungan yang tercipta dengan distributor lokal serta pengetahuan tentang pasar. Aspek kritis dalam mengevaluasi mitra distribusi yang ”tepat” tercakup dalam Bab ”Aspek-aspek umum Perdagangan Internasional”

Page 19: From contacts to contracts indonesian

18

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Catatan Hal Yang Perlu Ditentukan

Unsur

Promosi Penjualan

- Apakah langkah yang akan digunakan sebelum dan setelah memilih pasar baru? Apa yang dibutuhkan sebagai investasi awal?

Konsep yang sangat jelas berkenaan dengan kegiatan promosi perlu ditentukan untuk mencegah melebarnya upaya yang tidak terkendali serta pemborosan uang. Promosi penjualan meliputi:

- Pengelolaan media pendukung penjualan dan promosi untuk mempersiapkan penerima- an pasar

- Rangsangan perdagangan untuk meningkatkan motivasi distributor dan konsumen (penghargaan yang bergantian, keistimewaan, potongan berdasarkan volume penjualan, bonus ber- dasarkan jumlah unit yang terjual, dsb)

- Dukungan iklan untuk distributor

Penyelenggaraan kegiatan-kegiatan promosi (misalkan, kegiatan sosial atau budaya) bagi konsumen dan distributor.

Iklan - Cara pemasangan iklan, media yang digunakan, serta anggaran biaya untuk iklan

Kampanye iklan yang tepat merupakan faktor lain yang menentukan keberhasilan masuknya suatu perusahaan dalam suatu pasar. Pelanggan yang menguntungkan perlu mengetahui suplier baru, produk-produknya serta keuntungan tambahan yang bisa mereka harapkan ketika meggunakan produk tersebut. Dalam menentukan sarana dan media yang digunakan dalam iklan, suatu perusahaan perlu mengetahui kegiatan yang dilakukan pesaingnya. Pemasangan iklan cukup meng-

Page 20: From contacts to contracts indonesian

19

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Catatan

Hal Yang Perlu Ditentukan

Unsur

menghabiskan biaya yang besar, pemilihan sarana dan media yang memberikan hasil terbaik sangatlah penting: - Iklan di media cetak (koran

harian, jurnal khusus perdagangan, terbitan-terbitan kelompok dagang atau sektor industri tertentu, dsb)

- iklan penjualan lewat pos langsung kepada pelanggan tetap, yang terpilih dan menguntungkan perusahaan (akan tetapi material pengiriman sedikit mahal)

- Penunjukan iklan penjualan (terutama untuk barang-sandang pangan) serta pemberian sampel

- Pemasangan iklan di media elektronik (seperti televisi dan radio)

- Iklan lewat website di internet - dsb.

Apapun jenis sarana atau media yang dipilih, hal terpenting adalah bahwa semua capaian menunjukkan tampilan yang seragam sesuai dengan desain perusahaan yang berbadan hukum.

Hubungan Masyarakat (Public Relations /PR)

- Apa pesan yang ingin disampaikan kepada masyarakat, kepada siapa, dalam bentuk apa dan berapa biayanya?

Hubungan masyarakat meliputi seluruh kegiatan yang berkaitan dengan citra dan reputasi perusahaan dalam tiap-tiap pasar. Disamping memberikan keterangan, PR juga termasuk dalam keanggotaan klub lokal dan asosiasi, mendukung kegiatan-kegiatan sosial dan budaya, memelihara hubungan (koneksi) baik dengan media lokal, dsb.

Page 21: From contacts to contracts indonesian

20

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Catatan

Hal Yang Perlu Ditentukan

Unsur

Kemasan - Jenis kemasan apa yang dipakai? apakah ada batasan - batasan atau peraturan yang dibutuh kan dalam pemberian label khusus? (keselamatan dan prosedur penanganan, informasi perlindungan, dsb)

Permilihan bentuk kemasan yang sesuai telah menjadi alat pemasaran yang semakin penting selama beberapa tahun ini. Akibat adanya kecenderungan suatu produk menjadi semakin mirip antara satu dengan yang lain baik terkait dengan kualitas maupun dayaguna, pemakaian kemasan yang baik merupakan tawaran yang diberikan pada distributor seperti halnya kepada konsumen tingkat akhir. Aspek-aspek umum mengenai penanganan yang aman dan mudah selama pengangkutan dan penyimpanan membantu menghemat biaya, aspek lain yang berdampak positif pada konsumen akhir:

- Penanganan yang mudah ketika dipakai

- Tersedianya ruang gudang penyimpanan

- Penghematan biaya akibat kemudahan penghancuran dan pengolahan kembali kaleng-kaleng yang kosong

- Tampilan yang menarik (Kosmetik dan sandang pangan)

Terakhir, selera masyarakat bisa berbeda dalam pasar yang berbeda pula, sehingga penyesuaian (perubahan) pada desain kemasan mungkin dibutuhkan.

Pengangkutan Pergudangan

- Jalur pengangkutan mana dan alat trasportasi apa yang benar-benar tepat dalam menjamin perpindahan produk dari suplier kepada konsumen akhir yang memastikan persediaan produk saat digunakan dan dibutuhkan?

Hal yang sangat penting disini adalah menemukan keseimbangan yang tepat antara biaya transportasi dan biaya pergudangan untuk memperkecil pengeluaran total untuk logistik. Pengangkutan yang lebih cepat menjaga pergudangan setempat rendah,-

Page 22: From contacts to contracts indonesian

21

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Catatan

Hal Yang Perlu Ditentukan

Unsur

namun biaya yang dihabiskan lebih mahal. Memastikan ketersediaan produk pada suatu waktu sangatlah penting dimana persaingan setempat sedang berlangsung.

Layanan Konsumen

- Bagaimana pengaturan layanan konsumen sehingga menjamin ketepatan waktu pengiriman, memberikan layanan yang terpercaya seperti halnya penawaran layanan pasca penjualan

Kelompok layanan konsumen yang diorgainisir dengan baik, mampu mengatasi layanan pra dan pasca penjualan dengan baik. Kelompok layanan ini menciptakan penghubung antara penjualan, produksi, logistik serta rekan bisnis eksternal. Proses pemesanan yang tepat sebagaimana penyediaan pemberian layanan pasca penjualan yang diberikan dengan terampil dapat meningkatkan kepuasan konsumen-bahkan jika terdapat konsumen yang melakukan klaim.

Page 23: From contacts to contracts indonesian

22

ASPEK-ASPEK TERTENTU DARI KONSEP PEMASARAN EKSPOR

Prinsip pemasaran seperti yang telah dibahas, dapat diterapkan kapanpun perusahaan

mempertimbangkan untuk masuk kedalam pasar baru, baik dalam ruang lingkup

domestik maupun ekspor. Hal yang sama juga berlaku bagi pengenalan produk dan

jasa baru dari pasar-pasar yang lebih dulu ada. Berkenaan dengan bidang utama

model pemasaran, penjelasan berikut dapat digunakan untuk menyusun konsep

pemasaran bidang ekspor. Dalam pangsa pasar luar negeri, selain daya guna dan

ketersediaan produk, penentuan harga yang sesuai dengan pemenuhan keperluan

konsumen juga menjadi faktor penentu.

Faktor-faktor eksternal besar kemungkinan berbeda dengan faktor-faktor yang sudah dikenal di pasar domestik. Penilaian terhadap faktor-faktor tersebut perlu dilakukan lebih awal. Sehingga faktor tersebut bisa dipertimbangkan pada saat pengaturan konsep pemasaran. selain itu, penilain ini juga membantu untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak menyenangklan di masa depan.

Output

Produk/Jenis Produk

- Kesesuaian (kompatibilitas) produk dengan peraturan setempat, norma-norma dan standar perusahaan. - Apakah produk kita sesuai dengan peraturan yang ada dalam pasar

tersebut?

- Apakah produk kita mengarah pada berbagai prosedur perijinan impor

(pemeriksaan kesehatan, ongkos pengolahan lanjutan, surat ijin impor, dsb)?

- Apakah produk kita mengarah pada pengesahan secara resmi oleh

pengadilan dalam pasar ekspor?

- Pembatasan dan perlindungan impor produk - Perlukah kita menangani berbagai batasan-batasan impor bagi produk kita?

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Page 24: From contacts to contracts indonesian

23

- Adakah perlindungan yang berpihak pada produk yang kompetitif dari

produksi setempat?

- Apakah produksi setempat, persiapan akhir, atau kemasan eceran dari

produk memberikan tambahan keuntungan dibandingkan dengan impor

produk jadi?

- Apakah infrastruktur dan tenaga kerja yang dibutuhkan tersedia untuk

menjamin produksi setempat dan persiapan akhir produk kita dalam

memenuhi standar kualitas?

Penentuan Harga

- Kesesuaian (Kompatibilitas) dengan kondisi pasar setempat - Kesatuan harga - sistem ukuran apa saja yang biasanya digunakan oleh

masing-masing pasar? ukuran dalam meter, sistem pengukuran yang

dipakai kerajaan, atau yang lainnya?

- Apakah harga barang tersebut sudah termasuk pajak atau bukan (misalnya

pajak pertambahan nilai, pajak hasil penjualan serta pajak-pajak yang

lainnya?

- Apakah produk kita mengikuti standar kendali harga yang ditetapkan

pemerintah, sehingga membatasi kita dalam menentukan harga kita sendiri

demi mencapai tujuan pemasaran kita?

- Struktur harga: Apakah kita perlu membayar bea cukai yang memberikan

dampak negative terhadap struktur harga kita dari pesaing setempat?

- Seberapa mudah penukaran harga produk kita dalam mata uang setempat?

atau perlukah kita membayar biaya lain terkait dengan harga yang tidak bisa

di kurskan atau kerugian yang diderita?

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Page 25: From contacts to contracts indonesian

24

Citra

- Keharmonisan dengan Citra Perusahaan - Apakah citra perusahaan kita cocok untuk kondisi pasar tersebut (misalkan

kebiasaan adat istiadat, budaya, politik, dsb)

- Apakah citra perusahaan kita mengganggu atau merusak citra dari pesaing

kita yang sudah ada? perlukah kita mengubah citra perusahaan kita?

KOMUNIKASI

Penjualan dan Distribusi

- Organisasi penjualan - Apakah organisasi ekspor perusahaan sudah disusun dengan tepat

sehingga mampu mencapai semua konsumen yang potensial?

- Jenis organisasi penjualan apakah yang dilaksanakan oleh pesaing kita?

- Perlukah kita memiliki kantor penjualan di daerah setempat untuk menjamin

bisnis kita di pasar tersebut? atau mampukah kita memenuhi kebutuhan

pasar dari luar?

- Apakah perusahaan dan distributor kita memiliki sumberdaya dan tenaga

kerja yang bisa menjangkau pasar?

- Apakah di daerah setempat terdapat larangan terkait dengan pemasaran

produk kita?

- Distribusi - Bagaimanakah struktur distribusi yang telah dibentuk untuk pemasaran

produk kita dalam masyarakat setempat? Mampukah kita melakukannya

lebih baik? Perlukah kita melakukan penyesuaian dengan struktur yang

sudah ada?

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Page 26: From contacts to contracts indonesian

25

- Apakah konsep distribusi produk kita sejalan dengan keadaan daerah

setempat?

- Adakah peraturan setempat yang membatasi kebebasan kita dalam

penentuan jaringan distribusi kita (misal produk-produk tertentu untuk toko-

toko tertentu, contohnya bengkel teknik, farmasi, dan toko-toko eceran

tertentu yang sudah memiliki ijin?

- Adakah peraturan setempat terkait pembuangan dan daur ulang kemasan

habis pakai dan produk yang sudah digunakan?

- Apakah konsep distribusi kita serupa dengan konsep milik pesaing?

- Media pendukung penjualan - Apa sajakah media pendukung yang dibutuhkan (map, brosur, lembar data

taknis, lembar data keamanan data, deskrispi teknis, buku pedoman, dsb)

- Dalam bahasa apakah media pendkung tersebut ditulis? Dalam Bahasa

Inggris atau dalam salah satu bahasa daerah setempat? siapa yang akan

mengalih bahasakan?

- Apakah isi media pendukung tersebut mudah dipahami oleh masyarakat

pasar sasaran terkait dengan level intelektual dan latar belakang pendidikan

mereka? atau Perlukah kita memfokuskan diri pada bagian pasar tertentu?

- Apakah konsumen yang sudah membaca panduan produk kita memahami

efek samping dari produk kita? Perlukah kita merubah isi panduan tersebut

(misalkan dengan mencantumkan petunjuk penggunaan, anjuran

pembuangan dan daur lang, petunjuk penyimpanan, dsb)?

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Page 27: From contacts to contracts indonesian

26

- Dorongan usaha - Bisakah potongan harga yang digunakan dalam pasar dalam negeri

diterapkan dalam pasar ekspor (terkait dengan peraturan mengenai pajak).

- Apakah pesaing kita sudah menerapkan sistem pemberian bonus yang

berbeda? perlukah kita menyesuaikan dengan mereka? Apakah sistem ini

mudah diterapkan?

- Distributor yang mendukung - Apakah materi iklan yang ada cocok untuk digunakan dalam pasar ekspor?

perlukah kita mendesain ulang dalam bahasa setempat?

- Perlukah kita memberikan latihan khusus untuk tenaga distributor kita

(terkait dengan kelengkapan produk dan penerapannya? perlukah kita

menyiapkan promosi khusus (misalkan Beli 2 Dapat 3, perlombaan, dll)?

Iklan

- Peraturan setempat - Adakah peraturan setempat mengenai pengiklanan (Iklan yang

membanding-bandingkan, kaidah etis dan moral, kondisi budaya dan politik,

dan lain-lain)?

LOGISTIK

Kemasan

- Desain kemasan - Apakah di daerah setempat terdapat peraturan mengenai kemasan produk

kita (seperti keamanan dan kemudahan dalam pengangkutan dan

pemeliharaan, peraturan pengamanan khusus untuk kemasan yang berisi

cairan, benda-benda berbahaya, kelengkapan pengamanan, batasan

muatan per kemasan untuk produk tertentu, dan sebagainya)?

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Page 28: From contacts to contracts indonesian

27

- Apakah wadah kemasan yang digunakan dalam pasar lokal cocok pula

ekspor ( misalkan pengangkutan lewat air dan udara)? atau perlukah kita

mendesain kemasan khusus untuk pasar ekspor?

- Apakah desain kemasan eceran kita sejalan dengan cita rasa masyarakat

setempat serta trend mode terbaru dalam pasar ekspor?

- Jaminan kualitas: Apakah kemasan produk kita cocok untuk disimpan dalam

kondisi cuaca dalam pasar ekspor? atau perlukah kita melindungi kemasan

dari tingginya kelembaban atau rendahnya suhu setempat?

- Pelabelan (Pemberian nama) - Apa sajakah peraturan-peraturan mengenai pelabelan produk dalam negara

setempat (terkait dengan komposisi produk, saran pembuangan dan daur

ulang, petunjuk keselamatan, klasifikasi produk-produk berbahaya, dan lain-

lain?

- Apakah pelabelan dilakukan dalam satu bahasa? Perlukah kita

mendesainnya dalam bahasa yang berbeda? Perlukah komposisi produk di

cantumkan?

- Apakah pelabelan ini lebih ekonomis di negara setempat? atau perlukah kita

melakukannya di perusahaan sebelum produk tersebut di angkut untuk

menghemat ongkos cetak, biaya cetak untuk huruf-huruf khusus, dan

sebagainya)?

Pengangkutan dan Pergudangan

- Kondisi cuaca selama proses pengangkutan dan penyimpanan - Untuk menjamin kualitas dan kinerja produk, perlukah kita mengangkut

produk dalam alat pengangkutan khusus agar produk tersebut terlindungi

dari pengaruh iklim yang tidak cocok (misalkan perlindungan terhadap

kelembaban yang tinggi, suhu dikontainer kapal laut, suhu di daerah

pegunungan, dsb)

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Page 29: From contacts to contracts indonesian

28

- Apakah produk kita membutuhkan suhu kamar atau kondisi khusus di

pasar tersebut? perlukah kita mengatur sarana penyimpanan khusus

untuk mencegah kerusakan produk?

- Apakah di daerah setempat terdapat alat transportasi yang tepat dan bisa

menjamin serta melancarkan distribusi produk lebih lanjut sehingga

kualitas produk bisa tetap terjaga? atau Perlukah kita membangun

jaringan dan infrastruktur distribusi yang tepat?

- Pengemasan dan perbaikan kembali - Adakah persyaratan pelatihan khusus untuk penjaga setempat mengenai

penyimpanan produk, pemeliharaan serta pengemasan baru?

Layanan Konsumen

- Layanan teknis - Apakah kita atau distributor kita sudah memiliki penjaga yang terampil

serta ketersediaan peralatan dan infrastruktur untuk menjamin layanan

teknis yang baik terhadap konsumen (misalkan tentang pemeliharaan,

suku cadang, jasa perbaikan, dsb)?

- Adakah persyaratan bagi penjaga setempat untuk mengikuti pelatihan

khusus mengenai perawatan produk dan layanan teknis untuk

konsumen?

- Layanan pasca penjualan - Apakah jumlah penjaga yang ada mampu melayani permintaan

konsumen mengenai informasi tambahan serta bantuan setelah

pengiriman produk?

- Apakah standar atau ukuran yang perlu digunakan untuk memastikan

kendali kualitas yang tepat selama proses penyimpanan dan perawatan

serta pengangkutan seAndainya terjadi komplain konsumen terhadap

kualitas produk kita?

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Page 30: From contacts to contracts indonesian

29

- Bisakah layanan/jasa pasca pembelian produk ditangani oleh penjaga

kita sendiri? atau perlukah kita membentuk organisasi lokal di pasar

tersebut?

Untuk menentukan jenis produk dan lokasi tujuan ekspor, dibutuhkan penilaian yang cermat terhadap semua pertanyaan tersebut di atas. Hal tersebut tidak hanya berkaitan dengan kemudahan persyaratan, namun juga dengan ketersediaan kapasitas persediaan, infrastruktur teknis serta sumber daya manusia dan modal yang dibutuhkan untuk menjamin keberhasilan penjualan dan penetrasi perusahaan di pasar.

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Page 31: From contacts to contracts indonesian

30

PERTIMBANGAN AWAL

Sebelum terlibat dengan seluruh pertanyaan yang relevan mengenai kondisi pasar

ekspor yang potensial saat ini, terlebih dahulu perlu dibuat beberapa pertimbangan

awal. Evaluasi awal perlu dilakukan: Apakah pelaksana perusahaan, kapasitas serta

sumberdaya teknis dan keuangan memungkinkan perluasan aktivitas bisnis terhadap

pasar baru? jika tidak, apa yang bisa menjadi investasi tambahan yang dibutuhkan

untuk mendapatkan kemampuan dan organisasi yang tepat? Selain itu, Apakah

keuntungan lain yang diharapkan dari aktivitas ekspor? Berapa jangka waktu yang

dibutuhkan untuk mencapai semua keuntungan tersebut?

HARUSKAH KITA MENGEKSPOR? BAGAIMANA PELUANGNYA? DIMANA PASAR-PASAR YANG POTENSIAL?

PELUANG

Membangun Bisnis Tambahan

- Meningkatkan kapasitas dalam perusahaan produksi yang ada Ada satu skenario yang menceritakan bahwa ada perusahaan yang

mengalami titik kejenuhan, akan tetapi dalam perusahaan tersebut masih

memiliki kapasitas produksi cadangan. Penguasaan terhadap pasar domestik

tambahan hanya dapat dicapai dengan cara menurunkan harga yang

kemudian berpengaruh pada kualitas pasar. Namun, hal ini bisa juga dicapai

dengan cara mengembangkan pasar-pasar baru. Pengembangan ini bertujuan

untuk meningkatkan hasil produksi serta menciptakan kontribusi tambahan

tanpa mempengaruhi keuntungan yang diperoleh bisnis domestik.

- Membuka peluang baru untuk berkembang Jika hanya memenuhi permintaan konsumen domestik, perusahaan tidak akan

mencapai kemajuan lebih lanjut. Oleh karena itulah, pasar-pasar baru juga

menawarkan potensi bisnis tambahan untuk memastikan kestabilan kemajuan

perusahaan dalam kondisi besarnya biaya tanggungan serta agar perusahaan

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Page 32: From contacts to contracts indonesian

31

selalu bersikap inovatif. Dalam hal ini, aktivitas ekspor dapat menguntungkan

perusahaan mengingat kemampuan pabrik-pabrik yang ada di perusahaan

dapat dimanfaatkan menjadi hal-hal lain yang lebih menguntungkan dan pada

saat yang bersamaan juga dapat meningkatkan keseluruhan produktivitas.

Memastikan Keberadaan Pasar Jangka Panjang

- Menurunkan resiko pasar dalam pasar global Pada saat pusat perhatian perusahaan tertuju pada penggabungan atau

restrukturisasi perusahaan, konsumen domestik bisa jadi beralih ke pasar yang

lain. Keberadaan perusahaan dalam pasar-pasar tersebut membantu menjamin

keberlangsungan bisnis perusahaan dalam menyeimbangkan rendahnya

permintaan di pasar dengan naiknya penawaran di pasar baru.

- Meningkatkan keuntungan (Profitabilitas) Saat harga produk dan jasa suatu perusahaan agak rendah di pasar domestik

akibat kondisi perekonomian umum, nilai tambah dapat diperoleh dalam pasar

yang lebih berkembang secara ekonomis jikalau kualitas barang dan jasa yang

ditawarkan memenuhi kebutuhan pasar tersebut.

DIMANAKAH PASAR-PASAR YANG POTENSIAL?

Pada dasarnya semua pasar memilki kekuatan yang potensial jika menawarkan kemungkinan terciptanya usaha tambahan pada level yang menguntungkan. Untuk memastikan besarnya keuntungan yang diperoleh, sangat diperlukan evaluasi yang cermat mengenai pasar-pasar baru yang akan dimasuki. Beberapa pertanyaan yang menentukan perlu tidaknya suatu perusahaan memilih

pasar baru dapat dilihat pada Daftar Pemantauan di halaman 35. Untuk menjamin

kecermatan evaluasi diperlukan pengumpulan informasi sebanyak mungkin dari

sumber-sumber yang dapat dipercaya.

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Page 33: From contacts to contracts indonesian

32

Tidak semua pasar dapat dimasuki dalam waktu yang bersamaan mengingat adanya

keterbatasan sumberdaya. Oleh karena itu, sebuah perusahaan perlu menetapkan

sasaran dan tujuan yang ingin dicapai saat memilih pasar baru sesuai dengan rencana

bisnis dan strategi pemsaran dalam jangka panjang dan menengah.

Adapun sasaran dan tujuan tersebut antara lain:

- Menambahkan volume produksi keluaran dalam produk yang sudah ada sehingga

mengoptimalkan beban kemampuan pabrik dalam mencapai tambahan sumber

biaya.

- Meningkatkan sumber biaya dengan cara mengembangkan penjualan dengan

harga tinggi saat harga di pasar domestik tidak memuaskan.

- Mengembangkan pasar-pasar baru demi kemajuan perusahaan di masa depan

pada saat pasar-pasar domestik mengalami kejenuhan serta tidak mencapai

kemajuan yang diharapkan.

- Menyebarkan resiko kegagalan bisnis di bidang dimana persaingan ketat

berlangsung akibat sedikitnya jumlah konsumen di pasar domestik.

- Menyediakan subsidi bagi konsumen lokal yang beroperasi secara internasional

dalam pasar-pasar asing.

Dari beberapa tujuan tersebut, bukan hanya satu sasaran tujuan yang dapat

diterapkan, akan tetapi beberapa diantaranya tergantung pada kondisi perusahaan

tersebut. Setelah sasaran dan tujuan ditetapkan, barulah kemudian dilaksanakan

evaluasi terhadap pasar-pasar baru.

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Page 34: From contacts to contracts indonesian

33

RISET PASAR- BAGAIMANA CARA MENGUMPULKAN INFORMASI KONDISI PASAR LUAR NEGERI Pasar di tiap-tiap daerah yang berbeda tidak selalu mudah untuk di periksa terkait dengan potensi yang dimiliki tanpa adanya koneksi sebagai sumber informasi. Keputusan perusahaan untuk memilih pasar baru tidak hanya didasarkan atas perkiraan kemampuan pasar, namun juga pada faktor-faktor eksternal yang mempengaruhi aktivitas pemasaran dalam pasar tersebut.

Banyak sekali informasi yang dapat diperoleh dalam format cetak, baik dari sumber-

sumber resmi maupu tak resmi, diantaranya mengenai:

Kondisi Perekonomian Umum suatu Pasar

Publikasi pemerintah mengenai kondisi perekonomian

Publikasi ini diterbitkan oleh Kamar Dagang, Menteri Perdagangan atau Dinas

Perdagangan Provinsi. Publikasi ini memuat informasi yang bermanfaat bagi

kemajuan pasar, industri utama, hubungan perdagangan serta pembangunan

kegiatan.

Majalah terbitan pemerintah

Departemen perdagangan luar negeri serta departemen keuangan berbagai negara

menerbitkan majalah yang mengulas tentang perkembangan terbaru serta situasi

sosial dan politik pasar secara umum. publikasi resmi ini dapat diperoleh secara

langsung dari departemen yang menerbitkan atau dari kantor hubungan

perdagangan di kedutaan atau konsulat perusahaan setempat.

Laporan dan data statistik yang diterbitkan oleh organisasi International

Sebagian besar informasi awal mengenai situasi dan perkembangan sosial, politik

dan ekonomi suatu pasar diperoleh dari literatur terbitan organisasi internasional,

seperti Organisasi Perdagangan Internasional, Federasi Pasar Internasional, PBB,

dan sebagainya)

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Page 35: From contacts to contracts indonesian

34

Buletin informasi perekonomian umum

Buletin ini diterbitkan oleh bank, perusahaan asuransi, dewan pengangkutan atau

asosiasi industri yang serupa. Buletin ini memuat informasi mengenai infrastruktur

industri dan logistik suatu pasar, sistem keuangan, neraca pembiayaan, neraca

perdagangan luar negeri dan sebagainya.

Majalah survey

Beberapa penerbit terkenal menerbitkan survey secara berkala mengenai ekonomi

global atau wilayah geografis sasaran, yang dilengkapi dengan latar belakang

informasi tentang perkembangan ekonomi, sosial dan politik, misalkan ”Survey

Global Tahunan” yang diterbitkan oleh The Economist . Publikasi ini juga banyak

memberikan informasi mengenai struktur pasar dan karakter masyarakat suatu

negara, misalkan tentang tingkat pendidikan, jumlah tenaga kerja serta lingkungan

budaya sekitar.

Kemampuan (Kapasitas) Pasar

Data statistik impor pemerintah

Data ini merupakan sumber informasi yang cukup sulit karena berupa gambaran

umum mengenai volume serta nilai impor satu kumpulan produk. Selain itu, dari

data ini juga diketahui negara produk ini berasal. Data ini dapat digunakan sebagai

indikator arah kecenderungan pasar, namun data ini tidak menjelaskan apakah

pertumbuhan dalam impor mencerminkan keseluruhan posisi berdasarkan daftar

biaya atau hanya satu atau dua produk yang dimasukkan dalam posisi yang sama.

Data statistik ekspor pemerintah

Data ini hampir serupa dengan data impor, akan tetapi ada satu hal yang berbeda,

yaitu: jika impor produk suatu perusahaan berasal dari pasar sasaran yang

potensial, maka hal ini membuktikan bahwa ada kelebihan daya tampung produksi

lokal di negara yang dipermasalahkan. Memilih pasar ini sebagai sasaran berarti

bahwa perusahaan akan menghadapi persaingan lokal yang sangat ketat.

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Page 36: From contacts to contracts indonesian

35

Laporan Asosiasi Bisnis

Jika sektor industri kita terorganisir dengan baik dalam satu asosiasi industri,

laporan produksi perusahaan baik untuk pasar domestik maupun asing dapat

memberikan kita informasi mengenai pemakaian bahan baku, produk setengah jadi

atau produk jadi dalam pasar tersebut.

Laporan tahunan mengenai konsumen potensial serta pesaing pada pasar sasaran

Laporan tahunan memuat informasi yang sangat bermanfaat bagi perkembangan

sektor industri. Selain itu juga memberikan penjelasan tentang perkembangan

perekonomian serta konsumen yang potensial dalam pasar tersebut.

Pembatasan Prasyarat

Peraturan pengangkutan

Perusahaan pengangkutan internasional merupakan sumber informasi yang paling

baik dalam mengurangi prasyarat selama proses pengangkutan, penanganan dan

penyimpanan produk dalam pasar asing (antara lain mengenai keamanan

pengangkutan, peraturan kemasan khusus, prosedur bea cukai, biaya serta pajak

yang perlu dibayarkan.

Perundang-undangan

Walaupun secara internasional terdapat kesepadanan peraturan impor, tiap negara

masih memiliki perundang-undangan yang berbeda, contohnya yang terkait dengan

perlindungan lingkungan, kondisi kerja, labelisasi dan pengesahan produk, limbah

buangan, nilai tukar mata uang asing, dan lain-lain. Informasi seperti ini dapat

diperoleh dari kamar dagang atau dari departemen hubungan perdagangan di

kedutaan.

Tambahan informasi pendahuluan dapat diperoleh melalui sumber-sumber tidak resmi

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Page 37: From contacts to contracts indonesian

36

Seminar dan konferensi

Biasanya dilaksanakan oleh organisasi promosi dagang, bank, perwakilan

pemerintah atau Kamar Dagang. Acara ini memberikan peluang perolehan

informasi primer dari sumber langsung pasar sasaran.

Diskusi pribadi

Dilaksanakan melalui perwakilan perusahaan yang menjalankan bisnis atau

berdasarkan pengalaman dalam mengembangkan bisnis di pasar sasaran.

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Page 38: From contacts to contracts indonesian

37

DAFTAR PEMANTAUAN:

BEBERAPA HAL PENTING YANG PERLU DINILAI DALAM PENENTUAN KEBIJAKAN PERUSAHAAN UNTUK PERLU TIDAKNYA MEMILIH PASAR SASARAN

Strategi Perusahaan

Apakah mengembangkan pasar ekspor baru sesuai dengan stategi perusahaan?

Apakah perusahaan memiliki sumber dana, logistik serta sumber daya manusia

yang cukup untuk memasuki pasar sasaran?

Apakah tujuan kuantitatif dan kualitatif yang ingin dicapai?

Kondisi Pasar

Apakah citra perusahaan sesuai dengan lingkungan politik, budaya dan sosial pasar

tersebut?

Apakah pasar tersebut memiliki cukup kemampuan dalam pencapaian tujuan

kuantitatif dan kualitatif?

Apakah struktur harga dalam pasar tersebut menguntukan pemasaran produk

perusahaan?

Adakah peraturan yang membatasi perdagangan bebas yang terkait dengan

pembatasan impor, kesehatan dan peraturan keselamatan serta persyaratan

pengesahan dari pengadilan)?

Adakah kondisi budaya yang mempengaruhi konsep komunikasi (terkait dengan

pengiklanan dan promosi penjualan) atau pemakaian produk perusahaan?

Apa saja saluran distribusi yang tersedia? Apakah saluran tersebut sudah tersedia

untuk perusahaan?

Apakah terdapat tenaga kerja yang berkualitas dan terampil untuk memastikan

penanganan terhadap produk perusahaan selama proses pengangkutan,

penyimpanan dan pemakaian?

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Page 39: From contacts to contracts indonesian

38

Apakah di daerah setempat terdapat tenaga kerja yang berkualitas dan terampil

untuk menajmin layanan konsumen (terkait dengan pertolongan teknis dan

perawatan) yang diberikan?

Cakupan Produk

Produk apakah yang ingin di pasarkan dalam pasar sasaran?

Apakah produk-produk ini memerlukan penyesuaian dan pengkondisian lagi agar

sesuai dengan keadaan pasar sasaran?

Apakah penyesuaian dan pengkondisian tersebut berpengaruh terhadap pabrik

domestik atau pasar ekspor lokal perusahaan (terkait dengan kontrak tambahan,

perijinan serta ketersediaan sumber daya manusia dan infrastruktur yang tepat)?

Apakah petunjuk pemakaian diterbitkan sesuai dengan kemampuan dan latar

belakang pendidikan konsumen serta kurangnya peraturan produk dalam pasar

setempat?

Logistik

Apakah pengemasan produk sesuai dengan peraturan lokal (terkait dengan

labelisasi dan keamanan produk selama proses pengangkutan dan penyimpanan)?

Apakah infrastruktur setempat sudah tersedia untuk menjamin distribusi yang tepat

sasaran sesuai dengan permintaan dan kebutuhan pasar?

Investasi

Apakah investasi tambahan yang perlu dibuat untuk menjamin keberhasilan dalam

memilih pasar, terkait dengan kualitas yang dibutuhkan serta pengiriman ynag tepat

waktu?

Apakah investasi tambahan yang dibutuhkan sesuai dengan hasil yang diharapkan?

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Page 40: From contacts to contracts indonesian

39

KONSEP KOMUNIKASI – SEBUAH PERTIMBANGAN UMUM

Daftar Pemantauan: 10 Kunci Keberhasilan Pemasaran Pameran dagang

PENGAMBILAN KEBIJAKAN : KEIKUTSERTAAN DALAM PAMERAN – YA atau TIDAK

Kriteria Umum yang perlu dipertimbangkan Logistik Biaya Keikutsertaan Daftar Pemantauan: Lembar evaluasi untuk Pengambilan Kebijakan

PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARAN

Page 41: From contacts to contracts indonesian

40

KONSEP KOMUNIKASI - SEBUAH PERTIMBANGAN UMUM Konsep komunikasi merupakan bagian yang sangat penting dalam bauran pemasaran karena melibatkan semua komponen untuk menjamin kejelasan tersampaikannya pesan perusahaan terhadap mitra kerja sebagaimana halnya identitas perusahaan yang sudah menyatu di dalamnya sebanyak seperti ke arah mitra eksternalnya.

Dalam konsep komunikasi terdapat beberapa pengertian, yaitu:

• Pesan : Informasi apa yang perlu disampaikan?

• Pendengar : Kepada siapa pesan tersebut disampaikan?

• Media : Apa media yang digunakan agar komunikasi tepat sasaran?

• Frekuensi : Seberapa sering pesan tersebut disampaikan?

Diagram di bawah ini menunjukkan kedudukan pameran dalam kosep komunikasi

suatu perusahaan.

KONSEP KOMUNIKASI

KOMUNIKASI INTERNAL KOMUNIKASI EKSTERNAL

- Laporan berkala tentang informasi penjaga

- Petunjuk keamanan

- Petujuk Kerja

- Petunjuk Pemasaran

- Informasi khusus yang lain

- Acara-acara Sosial

IKLAN HUBUNGAN MASYARAKAT

IDENTITAS PERUSAHAAN

PAMERAN

PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARAN

Page 42: From contacts to contracts indonesian

41

Pameran tidak dapat dipandang sebagai bagian yang terpisah dari aktivitas penjualan

dan pemasaran. Kegiatan-kegiatan tersebut tidak saling menggantikan, akan tetapi

saling melengkapi, misalkan penjualan dan distribusi, promosi penjualan,

perngembangan dan desain produk, logistik serta jasa layanan konsumen. Kegiatan ini

memberikan peluang bagi para pengunjung dan peserta pameran untuk mendapatkan

informasi terbaru pasar atau satu bidang industri, kecenderungan pasar,

perkembangan produk, patokan serta status industri dalam menjalankan produksi dan

menerapkan teknologi.

DAFTAR PEMANTAUAN:

10 KUNCI KESUKSESAN PEMASARAN PAMERAN DAGANG

Jangan pernah menganggap keikutsertaan dalam pameran dagang sebagai kegiatan yang terpisah, akan tetapi menggabungkannya dalam strategi komunikasi dan pemasaran jangka panjang.

Jangan mengAndakan intuisi pribadi saat memutuskan apakah bursa pasar bersifat menguntungkan atau tidak. Akan tetapi, utamakanlah pengambilan keputusan, analisis mendalam serta evaluasi yang cermat terhadap beberapa pertimbangan awal.

Tetapkan tujuan yang ingin dicapai secara jelas, relistis serta terukur pada saat berpartisipasi dalam pameran.

Tetapkan kelompok sasaran dan pastikan Anda memahami kebutuhan-kebutuhan mereka

Rencanakan kenaikan biaya akibat keikutsertaan dalam pameran sebagai suatu investasi yang menguntungkan perusahaan terkait dengan berhasilnya perusahaan setelah beberapa selang waktu.

Awali proses perencanaan Anda sedini mungkin, atur oragnisasi kegiatan tersebut dengan merumuskan wilayah kekuasaan dan tanggung jawab sejelas mungkin.

PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARAN

Page 43: From contacts to contracts indonesian

42

Libatkan beberapa ahli dalam proses awal sehingga mereka dapat berbagi keterampilan, kreativitas serta pengalaman dibandingkan dengan penjaga internal.

Pilih anggota pekerja stan kita secara cermat. Berikan mereka teknik persiapan dan pelatihan khusus mengenai kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan terkait kekutsertaan perusahaan dalam pameran.

Jadwalkan dan rencanakan tindakan lanjut setelah mengikuti pameran dengan baik. Sediakan kapasitas tenaga kerja yang memadai.

Selama keikutsertaan dalam pameran, pastikan pelaksanaan badan hukum perusahaan dengan konsekuen.

PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARAN

Page 44: From contacts to contracts indonesian

43

PENENTUAN KEBIJAKAN: IKUT SERTA ATAU TIDAK ?

KRITERIA UMUM YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN

Keikutsertaan dalam pameran memang cukup mahal. Hal ini tidak hanya berhubungan

dengan biaya yang dikeluarkan, sumberdaya manusia yang dibutuhkan selama masa

perencanaan, persiapan, pelaksanaan serta tindak lanjut setelah pameran berakhir.

Oleh karena itu, sangat perlu dilakukan evaluasi yang cermat terhadap kemudahan dan

kebutuhan persiapan pada saat pameran.

Hal-hal di bawah ini merupakan beberapa kriteria umum yang perlu dipertimbangkan:

Apakah arti penting pameran bagi kita dan bagi pasar?

Siapa saja pengunjungnya?

- Pelanggan potensial yang ada

- Distribusi dan mitra distribusi yang potensial

- Pandangan para ahli (wartawan, ilmuwan, insinyur pembangunan serta tokoh

yang memiliki pengaruh politik

- Pesaing

- dan sebagainya

Pameran: Apakah arti pameran bagi tiap-tiap bidang industri?

- Apakah pameran dikenal sebagai acara yang menjadi trend-setter?

- Apakah pameran tersebut berada dalam ruang lingkup regional, nasional atau

internasional?

- Apakah pameran tersebut sudah diumumkan di media elektronik dan media

cetak?

- Apakah para pesaing kita ikut berpartisipasi pada pameran sebelumnya?

apakah mereka juga ikut serta dalam pameran saat ini?

PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARAN

Page 45: From contacts to contracts indonesian

44

- Apakah pelanggan kita mengunjungi pameran kita? Apakah tujuan, maksud dan

harapan mereka mengunjungi pameran?

Apakah kita memiliki produk untuk dipamerkan?

- Apakah produk kita cukup menarik minat pengunjung?

- Adakah hal-hal atau pengembangan produk baru yang kita hadirkan untuk

pasar?

- Bisakah kita membuktikan kecocokan produk kita dengan keadaan industri atau

dengan mode terbaru saat ini?

Apakah keikutsertaan tersebut secara ekonomis menguntungkan?

Biaya dan keuntungan

- Apakah upaya yang dilakukan untuk menyelenggarakan pameran ini sangat

seimbang dengan hasil yang diharapkan?

- Apakah keikutsertaan dalam pameran ini sesuai dengan bauran pemasaran

produk atau dengan strategi pasar kita?

- apakah keikutsertaan memiliki pengaruh yang mengimbangi komponen-

komponen lain dalam bauran pemasaran kita?

- Adakah jalur pemasaran selain pameran yang mampu mencapai hasil yang

sama dengan biaya yang lebih rendah dan lebih tepat guna?

- Apakah kita memiliki sumber keuangan dan sumber daya manusia yang

memadai untuk menjamin kesuksesan pameran?

Apakah tujuan yang ingin kita capai?

- Menemukan distributor atau agen pengawas baru

- Mendapatkan pelanggan yang setia dan potensial

- Memasuki pasar baru

- Menguji pasar baru serta menilai kemampuannya

PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARAN

Page 46: From contacts to contracts indonesian

45

- Meluncurkan jaringan produk baru

- Menunjukkan kesiapan kita melawan para pesaing yang sudah ada dan

potensial.

Memilih pameran yang “tepat” dalam rangka mencapai sasaran hasil yang diharapkan

tidaklah selalu mudah. Saat mencoba menarik para peserta dan pengunjung tambahan

dalam meningkatkan pentingnya arti sebuah pameran, para penyelenggara cenderung

menyajikan informasi yang tidak sesuai dengan kenyataan. Katalog dari pameran-

pameran sebelumnya menjadi sumber informasi yang sangat berguna terkait dengan

struktur peserta pameran, produk dan jasa yang ditunjukkan pada masyarakat, serta

perkembangan pameran selama tahun-tahun tersebut.

Sumber informasi lain yang bisa digunakan untuk menilai arti pentingnya suatu

pameran dalam persaingan industri dapat diperoleh dengan cara mempelajari rencana

tata letak aula pameran. Semakin luas stan yang disewa, semakin besar arti

pentingnya pameran bagi perusahaan yang bersangkutan.

BIAYA YANG DIKELUARKAN UNTUK KEIKUTSERTAAN

Keikutsertaan dalam suatu pameran mengakibatkan munculnya berbagai jenis

pembiayaan baik dari awal perencanaan hingga pelaksanaan, dari tahap keikutsertaan

serta tindak lanjut pasca pameran. Penyusunan anggaran biaya di awal memudahkan

pengambilan kebijakan seperti apakah keikutsertaan dalam pameran sangat

memungkinkan berkaitan dengan investasi yang dimiliki. Daftar biaya di bawah ini

sangat berguna saat menyusun dasar anggaran :

Perencanaan dan persiapan

- Perjalanan awal untuk penilaian (observasi) awal

- Penyusunan konsep komunikasi (perantara perundingan dari luar)

- Konsep awal stan (Ahli dari luar, perusahaan pendirian stan)

Pengiklanan, komunikasi, hubungan masyarakat serta media pendukung penjualan

- Iklan yang berkaitan dengan pameran baik di media cetak maupun elektronik.

- undangan melalui surat termasuk tiket bebas masuk

PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARAN

Page 47: From contacts to contracts indonesian

46

- pemasangan iklan/registrasi di katalog resmi

- membagi-bagikan hadiah

- Pengalih bahasaan, layout serta pencetakan media pendukung (misalkan

brosur atau katalog) pameran dalam bahasa setempat

- Desain, susunan dan realisasi presentasi multimedia (seperti video, film, CD

ataupun DVD)

Tempat pameran serta Konstruksi Stan

- Ongkos sewa ruangan stan pameran

- Ongkos sewa atau biaya yang dikeluarkan untuk perlengkapan stan

- Ongkos cetak dan produksi benda-benda yang dipamerkan

- Ongkos sewa atau biaya yang dikeluarkan untuk peralatan presentasi

termasuk kursi dan meja untuk diskusi.

- Ongkos sewa untuk sistem penerangan

- Biaya konstruksi stan

- Biaya pemasangan jaringan komunikasi dan daya listrik.

- Biaya pemasangan instalasi teknis seperti persediaan air, pompa angin, mesin

cuci, mesin pembuat kopi, mesin fotokopi, dan sebagainya)

- Biaya untuk hiasan, seperti pohon dan bunga.

Katering dan hiburan bagi pengunjung

- Biaya untuk acara-acara dan pertunjukan khusus

- Biaya makanan dan minuman bagi pengunjung

Pemakaian stan

- Ongkos perawatan (kebersihan stan)

- Biaya pembuangan limbah cair.

- Biaya daya listrik

- Biaya penyimpanan produk untuk dipamerkan atau pengosongan kontainer

selama pameran

- Honor penjaga keamanan

PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARAN

Page 48: From contacts to contracts indonesian

47

-

Logistik

- Biaya transportasi pameran

- Ongkos penyimpanan kontainer kosong selama pameran

- Biaya keluar masuknya barang serta biaya penanganan pameran

- Biaya asuransi pameran selama pengangkuyan,serta penanganan pameran

Penjaga (tambahan, hanya berhubungan dengan biaya pameran)

- Biaya pelatihan

- Biaya pas jalan dan parkir penjaga - Gaji penjaga tambahan baik penjaga stan, penerjemah, serta penjaga jasa

layanan) - Biaya perjalanan - Akomodasi penginapan dan makan - Pakaian (terkait dengan pemakaian dress code yang seragam) - Biaya asuransi perjalanan

Berbagai jenis pembiayaan yang timbul dari keikutsertaan kita dalam pameran

membutuhkan perencanaan anggaran yang cermat agar pengeluaran perusahaan

tetap terkendali. Biaya yang tercakup disini merupakan faktor penentu dalam

pengambilan keputusan perlu tidaknya keikutsertaan perusahaan dalam pameran.

Daftar Pemantauan di bawah ini berfungsi sebagai sarana untuk mengevaluasi kriteria

dasar pengambilan kebijakan. Apabila jumlah pertanyaan yang bisa di jawab lebih dari

separuh, maka keikutsertaan perusahaan sangat perlu dipertimbangkan kembali.

PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARAN

Page 49: From contacts to contracts indonesian

48

Daftar Pemantauan:

LEMBAR EVALUASI DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Sudahkah kita merumuskan dengan jelas target dan tujuan yang ingin dicapai

dalam pameran tersebut?

Apakah keikutsertaan dalam pameran mengimbangi komponen-komponen lain

dalam bauran pemasaran kita?

Dengan ikut serta dalam pameran, Apakah segmen sasaran yang ingin kita capai

sesuai dengan strategi pemasaran kita?

Apakah kita memiliki sumber dana yang dibutuhkan untuk menjamin tampilan yang

maksimal di dalam pameran?

Apakah upaya yang diperlukan untuk tampilan yang maksimal sangat sesuai

dengan hasil yang diharapkan?

Apakah barang dan jasa yang ditawarkan dapat memenuhi permintaan pasar?

Apakah keikutsertaan dalam pameran merupakan suatu keharusan untuk

menaikkan bendera perlawanan terhadap para pesaing kita yang potensial?

Apakah pameran tersebut benar-benar memiliki arti yang sangat penting bagi pasar

sasaran kita sehingga bisa membenarkan investasi dalam keikutsertaan ini?

Apakah pameran tersebut memberikan kemungkinan terciptanya koneksi baru

dengan cara yang lebih efisein dibandingkan hanya bergantung pada langkah-

langkah yang lain?

Apakah kita memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk menjamin adanya tindak

lanjut setelah pelaksanaan pameran?

PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARAN

Page 50: From contacts to contracts indonesian

49

MENETAPKAN TUJUAN DAN SASARAN PARTISIPASI

Daftar Pemantauan: Tujuan dan Sasaran

PERENCANAAN AWAL

Proses Perencanaan Keikutsertaan dalam Pameran (Pameran dagang)

Melibatkan Penyedia Layanan (Jasa) dari pihak luar

Penyusunan Struktur Organisasi Tim Kegiatan

Papan Struktur Organisasi Tim Kegiatan

Menyusun Anggaran Dana

PENJELASAN LEBIH LANJUT: PENYUSUNAN KONSEP AKHIR

Program Pameran (Bursa) Dagang

Konsep Stan

Daftar Pemantauan: Berbagai Filosofi Desain Stan

Memutuskan Ukuran dan Desain Stan yang tepat

Konsep Komunikasi

MENYIAPKAN PARA PENJAGA STAN

Mengevaluasi jumlah penjaga stan yang tersedia

Merumuskan Persyaratan tentang Keahlian yang dibutuhkan serta Pelatihan yang

potensial

Latihan dan Persiapan

Pedoman Penjaga stan

MENGATASI PEMASALAHAN SUMBER DANA : ANGGARAN DANA

Kerangka Anggaran

Cara mengoptimalkan pembelanjaan sumber dana

MENJADWALKAN PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN PARTISIPASI SIAP-SIAP UNTUK TINGGAL LANDAS

DAFTAR PEMANTAUAN: Tujuan dan Sasaran

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 51: From contacts to contracts indonesian

50

MENETAPKAN TUJUAN DAN SASARAN PARTISIPASI

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa menetapkan tujuan dan sasaran

keikutsertaan dengan jelas sangatlah penting. Ini tidak hanya terkait dengan keputusan

akan perlu atau tidaknya perusahaan untuk ikut serta dalam pameran, namun

penetapan tujuan dan sasaran ini juga penting sebagai parameter analisis dan audit

keberhasilan selanjutnya.

Tujuan dan sasaran yang ingin dicapai perlu bisa diukur dan sesuai dengan strategi pemasaran perusahaan.Penetapan tujuan dan sasaran tersebut tidak hanya mencakup nilai kualitatif dan kuantitaif, akan tetapi juga meliputi tanggung jawab yang terlibat di dalamnya. Untuk melaksanakan analisis hasil yang dicapai dalam pameran dengan lebih efisien,

perlu dilakukan pemberian tanggung jawab secara langsung kepada tim kegiatan atau

penjaga stan untuk memastikan keterlibatan dan komitmen mereka.

Hal-hal berikut perlu ditetapkan saat menyusun daftar tujuan dan sasaran:

- Subyek tujuan atau sasaran

- Tingkat sasaran yang ingin dicapai

- Wilayah sasaran

- Jangka waktu dalam pencapaian tujuan dan sasaran

- Tanggung jawab tiap pihak dalam pencapaian tujuan dan sasaran

Daftar Pemantauan berikut ini berisikan gagasan mengenai kategori tujuan dan

sasaran serta beberapa kriteria keberhasilan selama maupun setelah pelaksanaan

pameran, akan tetapi, daftar ini hanya terbatas pada beberapa contoh saja. Tujuan dan

sasaran yang ingin dicapai oleh tiap perusahaan dalam pameran tergantung pada

kedudukan perusahaan tersebut dalam pasar saat ini serta rencana bisnis dan strategi

pemasarannya.

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 52: From contacts to contracts indonesian

51

Untuk memastikan penetapan sasaran dan tujuan yang realistis dan dapat dicapai

dalam pameran, sangat perlu dilakukan penetapan tujuan pemasaran perusahaan

sejak awal :

- Tujuan dan Sasaran Perusahaan

- Tujuan Pemasaran

- Tujuan dan Sasaran terkait keikutsertaan perusahaan dalam pameran

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 53: From contacts to contracts indonesian

52

Daftar Pemantauan: TUJUAN DAN SASARAN

TUJUAN DAN SASARAN KRITERIA UKURAN KEBERHASILAN KATEGORI SUBYEK SELAMA

PAMERAN SETELAH PAMERAN

Perkembangan Pasar

Koneksi Baru Jumlah Koneksi Baru

Koneksi yang Sesuai dengan Segmen Sasaran

Koneksi dengan Distributor dan Agen yang berpotensi

Jumlah Koneksi, Arti Pentingnya perusahaan yang sudah dihubungi

Koneksi yang Sesuai dengan Segmen Sasaran

Koneksi dengan pengambil keputusan

Jumlah dan Kualitas Koneksi

Koneksi yang Sesuai dengan Segmen Sasaran

Riset Pasar (Perilaku pengunjung, Persaingan, Kondisi Pasar, dan Jalur Distribusi)

Jumlah informasi dan data yanng dikumpulkan

Analisis, Hasil dan langkah yang perlu diambil

Promosi Penjualan

Presentasi Produk dan Jasa

Pendapat pengunjung, Jumlah brosur yang keluar, jumlah pertanyaan, jumlah langkah tindak lanjut yang disepakati

Langkah yang ditempuh dan tawaran yang terkumpul setelah pameran, pesanan yang diterima serta usaha tambahan yang diperoleh

Presentasi dan Pengenalan Produk Baru

Penerimaan dan Perhatian dari pengunjung

Langkah yang ditempuh setelah pameran

Penjualan Kontrak Penjualan Jumlah Kontak penjualan yang ditAndangani saat pameran berlangsung

Pentingnya Koneksi terkait dnegan volume dan pendapatan penjualan

Perundingan sebelum kontrak

Jumlah Perundingan dan Kesepakatan yang terkumpul

Jumlah dan Kualitas Kontrak yng ditAnda tangani setelah pameran berakhir

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 54: From contacts to contracts indonesian

53

Mempertahankan Bisnis yang sudah ada

Menghibur Konsumen yang sudah ada

Jumlah Koneksi Pentingnya bisnis bagi konsumen yang sudah ada, bisnis tambahan

Managemen penanggungjawab utama

Jumlah Koneksi Pentingnya bisnis bagi penanggung jawab utama

Penurunan Faktor persaingan

Jumlah Koneksi, Pendapat Pengunjung

Usaha dan pesanan tambahan yang diperoleh

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 55: From contacts to contracts indonesian

54

PERENCANAAN AWAL

PROSES PERENCANAAN KEIKUTSERTAAN DALAM PAMERAN

Proses perencanaan melibatkan dua tahapan berbeda:

Fase Perencanaan Awal

Fase Perencanaan Akhir Kerangka konsep keikutsertaan disusun dan dirumuskan selama fase perencanaan

awal. Hasilnya adalah anggaran awal untuk keikutsertaan. Anggaran dana awal

memberikan beberapa keterangan yang berkaitan dengan sumber dana yang

dibutuhkan demi suksesnya partisipasi dalam pameran. Keputusan akhir tentang perlu

tidaknya suatu perusahaan akan diambil berdasarkan konsep awal sebagaimana

anggaran awal. Proses perencanaan awal dapat digambarkan seperti dibawah ini:

Konsep Awal

Dimana ? Evaluasi terhadap

pameran yang tepat

Apa? Produk apapun

Pameran apakah yang disajikan

Untuk Siapa? Target segmen

yang ingin dicapai

Oleh Siapa? Penjaga stan

yang dibutuhkan

Bagaimana? Konsep

Komunikasi Pameran

Konsep Stan Tipe dan Ukuran STAN

Anggaran dana Awal Total Investasi yang diperkirakan

Keputusan Akhir: IKUT SERTA dalam pameran atau TIDAK

Strategi Pemasaran

Tujuan Pemasaran

Konsep Komunikasi

Partisipasi dalam pameran: Sasaran dan Tujuan

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 56: From contacts to contracts indonesian

55

MELIBATKAN PENYEDIA LAYANAN (JASA) DARI PIHAK LUAR

Cukup banyak kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan dan realisasi partisipasi

dalam pameran membutuhkan pengalaman dan kreativitas. Hal meliputi seluruh jasa

layanan perusahaan dengan penjaga yang belum berpengalaman serta membutuhkan

masukan dari luar sehingga dapat meningkatkan keseluruhan kinerja/tampilan

perusahaan dalam pameran.

Keikutsertaan dalam pameran terlalu mahal dan menghabiskan banyak waktu jika perlu

kehilangan perhatian pengunjung karena adanya persiapan yang tidak profesional,

tidak adanya komunikasi dan presentasi sebelumnya selama pameran berlangsung

pihak luar mungkin bermanfaat.

Kegiatan/Layanan Penyedia Layanan di Luar perusahaan

• Konsep Komunikasi • Agen periklanan, humas

• Konsep awal dan akhir pameran • Agen periklanan,konselor hubungan masyarakat, Pihak penyelenggara pameran

• Desain bahan cetakan • Agen periklanan, Desainer grafis

• Persiapan persuratan langsung, mengarahkan pada segmen sasaran

• Agensi persuratan langsung

• Desain dan Konsep Stan • Event organizer

• Konstruksi dan Instalasi Stan • Kontraktor, sub kontraktor (pemborong) yang berasal dari penyelenggara pameran

• Pengangkutan stan dan barang-barang yang dipamerkan

• Forwarding atau perusahaan pengiriman barang

• Ijin impor, penanganan/perawatan barang di tempat pameran

• Perusahaan pengiriman barang, sub kontraktor (pemborong) yang berasal dari penyelenggara pameran

• Hiburan untuk pengunjung, acara-acara pameran

• Agen hiburan dan artis

• Makanan dan minuman, layanan, serta infrastruktur stan

• Perusahaan ketenagakerjaan untuk paruh waktu

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 57: From contacts to contracts indonesian

56

• Penterjemah, penjaga stan, asisten • perusahaan katering, sub kontraktor (pemborong) yang berasal dari penyelenggara pameran

• Anggaran dana pameran • semua sumber dana ekstenal (penawaran)

• Pemilihan kado dan hadiah • Penjualan secara besar-besaran (cuci gudang)

• Pelatihan dari anggota penjaga stan • Perusahaan konsultan pelatihan penjaga

Berdasarkan konsep awal dan akhir serta sumberdaya manusia yang dimiliki oleh

perusahaan, diperlukan aktivitas tambahan dan penyedia jasa dari pihak luar untuk

memperoleh kualitas pameran yang baik. Saat melibatkan penyedia jasa dari luar,

perlu diperhatikan beberapa aturan berikut ini:

Libatkan pihak penyedia jasa sejak tahap awal mengingat kapasitas mereka yang terbatas dan mereka juga perlu mengirimkan jasa tersebut tepat waktu.

Tentukan dan tetapkan jasa yang Anda pesan kepada pihak penyedia jasa sedini mungkin sehingga Anda mendapatkan jasa yang Anda butuhkan dengan kualitas dan kuantitas yang terjamin serta tepat waktu sesuai dengan jadwal kegiatan Anda.

Tentukan hasil yang diharapkan dengan jelas

Jika memungkinkan, Usahakan agar Anda memperoleh penawaran yang mengikat dari seluruh penyedia jasa yang Anda butuhkan sehingga menjamin kontrol harga yang tepat.

Tunjuklah satu penjaga yang bertanggung jawab untuk masing-masing penyedia jasa untuk memastikan pengiriman jasa yang tepat waktu dan kualitas terjamin.

Penilaian atau evaluasi terhadap penyedia jasa yang tepat adalah sama pentingnya

dengan penentuan jasa yang diberikan oleh pihak ketiga. Mengingat beberapa jasa

diperoleh dari perusahaan jasa domestik, beberapa jasa yang lain sebaiknya dipesan

dari pihak penyedia jasa lokal yang terdapat dalam negara tempat pameran diselengga

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 58: From contacts to contracts indonesian

57

diselenggarakan. Jasa yang dipesan tersebut perlu adalah jasa yang sesuai dengan

adat istiadat serta kondisi daerah setempat. Beberapa kriteria dibawah ini perlu

diperhatikan selama pelaksanaan proses evaluasi:

Apakah perusahaan penyedia jasa tersebut memiliki tradisi bidang jasa tersebut serta aplikasinya untuk menjamin kualitas dan reliabilitasnya?

Apakah perusahaan penyedia jasa tersebut memiliki penjaga yang berpengalaman dan ahli serta kapasitas perusahaan yang tepat yang bisa memenuhi kebutuhan Anda?

Apakah perusahaan tersebut mengetahui semua peraturan, keadaan dan adat istiadat di daerah setempat serta urusan logistik terkait dengan adanya penundaan kegiatan?

Apakah perusahaan tersebut memiliki referensi untuk jasa yang serupa yang sudah dikirimkan ke perusahaan lain?

Dalam beberapa kasus, pemilihan perusahaan penyedia jasa dari luar sangat dibatasi

mengingat beberapa penyelenggara pameran telah menunjuk perusahaan kontraktor

kecil yang memiliki hak istimewa dalam pameran (menangani barang-barang pameran

serta menyimpan kontainer atau wadah yang tidak dipakai, keamanan, persediaan dan

instalsai peralatan teknis stan, jasa persewaan bunga dan pohon, jasa katering, stan

foto, pembuangan sampah dan sebagainya.). Pada umumnya perusahaan kontraktor

serta jasa yang mereka tawarkan tersebut sudah dicantumkan dalam petunjuk resmi

pameran yang diberikan kepada masing-masing perusahaan peserta pameran.

PENYUSUNAN STRUKTUR ORGANISASI TIM KEGIATAN

Struktur kegiatan yang baik merupakan faktor penentu keberhasilan partisipasi

perusahaan dalam pameran. Sebelum memulai kegiatan perencanaan dan persiapan,

perlu dilakukan seleksi penjaga yang akan dilibatkan. Dalam hal ini juga termasuk

penunjukan ketua tim kegiatan yang bertanggung jawab penuh atas kegiatan tertentu

serta pemilihan anggota yang akan bekerja dan mendukung perencanaan dan

pelaksanaan kegiatan. Untuk menjamin efisiensi tim kegiatan, anggota-anggotanya

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 59: From contacts to contracts indonesian

58

tidak boleh lebih dari 3 atau 5 orang. Sebenarnya jumlah anggota tim tergantung pada

skala pameran yang diikuti oleh perusahaan. Berikut terdapat kriteria pemilihan

anggota tim:

Tahap perencanaan dan persiapan: Apakah perusahaan memiliki kapasitas yang tepat dan sesuai dengan keahlian, pengalaman serta kemampuan anggota tim yang potensial atau perlu dilakukan evaluasi terhadap perusahaan penyedia jasa dari luar?

Siapakah yang mampu menjadi pimpinan tim (penjaga dari pihak penyedia jasa sebaiknya tidak ditunjuk sebagai ketua tim, melainkan sebagai pendukung kegiatan)?

Apakah perlu diberikan pelatihan khusus terhadap penjaga yang sudah terpilih untuk ikut serta dalam tim kegiatan?

PAPAN STRUKTUR ORGANISASI TIM KEGIATAN

Tim kegiatan perlu disusun dengan atau tanpa dukungan dari pihak luar tergantung

pada ketersediaan penjaga yang terampil serta kemampun mereka. Untuk menjamin

efisiensi tim kerja, perlu dipaparkan dengan jelas tanggung jawab dari setiap anggota

tim dalam setiap tahapan persiapan, pelaksanaan maupun setelahnya (misalnya

humas, logistik, penyiapan dan operasi stan, kegiatan tindak lanjut, anggaran dana dan

sebagainya). Jika terdapat penjaga dari luar perusahaan, tiap anggota tim yang berasal

dari dalam perusahaan perlu ditunjuk sebagai penanggung jawab untuk setiap

perusahaan penyedia jasa dari luar. Berikut ini merupakan contoh papan struktur tim

kegiatan :

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 60: From contacts to contracts indonesian

59

Tim Dalam Kegiatan Tim Dalam Kegiatan serta Bantuan dari luar

PENYUSUNAN ANGGARAN DANA

Biaya yang dikeluarkan untuk keikutsertaan kita dalam pameran dicantumkan pada

halaman 46 hingga 48. Saat merencanakan konsep awal, biaya perkiraan awal perlu

dijadikan dasar penentuan kebijakan. Inestasi keuangan yang dibutuhkan untuk

memastikan suksesnya sebuah pameran merupakan faktor penentu ikut tidaknya kita

dalam pameran tersebut. Aspek-aspek yang terakait antara lain sebagi berikut:

Apakah biaya yang dikeluarkan untuk keikut sertaan kita dalam pameran ini bisa kita tanggung?

Apakah biaya yang dikeluarakan sesuai dengan target dan tujuan yang dirumuskan serta hasil yang diharapkan?

Adakah alternatif lain dalam langkah-langkah pemasaran yang lebih menghemat biaya dengan capaian yang sama atau alternatif lain yang memberikan dampak lebih baik dengan biaya yang sama?

Ketua Tim

Anggota Anggota

Anggota

Tanggung Jawab

Anggota Anggota

Anggota

Tanggung Jawab

Ketua Tim

Ahli Luar

Anggota Anggota

Tanggung Jawab

Ketua Tim

Ahli Luar

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 61: From contacts to contracts indonesian

60

Berdasarkan sasaran dan tujuan yang dirumuskan, perlu ditetapkan konsep awal.

Konsep awal ini merupakan alat yang sangat berguna dalam perumusan sumber dana

sebagaimana sumber daya alam yang dibutuhkan. Selain itu, konsep ini juga

mencakup semua kegiatan perencanaan dan persiapan yang akan dirumuskan secara

lebih detail pada saat penyusunan konsep akhir. Garis-garis besar perkiraan biaya

perlu disusun untuk masing-masing elemen dari konsep awal. Anggaran biaya awal

merupakan rangkaian kerangka dalam anggaran baiaya yang lebih terinci dan

termasuk dalam bagian konsep akhir.

KONSEP AWAL

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya bahwa Anggaran biaya awal disusun

sebagai dasar informasi bagi penetapan keputusan akhir perlu tidaknya keikutsertaan

kita dalam pameran perdagagngan tersebut. Untuk mencegah hal-hal yang tidak

diinginkan, anggaran biaya awal perlu didasarkan pada jumlah pengeluaran yang agak

tinggi sebagai cadangan.

Perencanaan dan

Persiapan

Program Pameran

Perdagangan

Desain dan Konstruksi

Stan

Komunikasi dalam

Pameran perdagangan

Pelatihan untuk staf

penjaga stan

Konsep Stan Ukuran dan Jenis Stan

Perkiraan Biaya yang dikeluarkan (lihat halaman 29 sampai dengan 31)

Anggaran Biaya Awal Total investasi yang diperkirakan

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 62: From contacts to contracts indonesian

61

PENJELASAN LEBIH LANJUT: PENYUSUNAN KONSEP AKHIR

Konsep akhir terdiri atas komponen-komponen berikut ini:

Tema Pameran (Bursa) Dagang

- Apa yang akan di sajikan dalam pameran tersebut?

- Bagaimana nantinya barang yang akan dipamerkan diperkenalkan?

Stan

- Ukuran stan yang dibutuhkan?

- Tipe dan desain stan

Komunikasi

- Siapa yang akan menjadi segmen pasar?

- Pesan apa yang akan dikomunikasikan baik sebelum, selama dan

sesudah pameran berlangsung?

- Media komunikasi apa yang akan digunakan?

Penjaga Stan

- Siapa yang akan ikut bertugas sebagai penjaga stan?

- Kemampuan personal, profesional serta komunikasi apakah yang

dibutuhkan?

- Pelatihan yang perlu diberikan kepada penjaga stan?

Jadwal dan Tanggung Jawab

- Langkah apa saja yang perlu diambil? siapa yang akan melakukannya?

dan kapan langkah-langkah tersebut diambil?

- Siapa yang akan bertanggung jawab terhadap tiap langkah yang diambil?

- Siapa yang akan mengawasi dan mengkoordinir tiap langkah yang

diambil?

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 63: From contacts to contracts indonesian

62

Sumber Pembiayaan

- Apa yang akan menjadi sumber dana untuk tiap langkah yang diambil

serta masing-masing kegiatan yang dilaksanakan?

Prosedur Tindak Lanjut Pameran

- Tindakan (Langkah) apa yang diperkirakan dapat memberikan tindak

lanjut yang tepat baik selama ataupun sesudah pameran berlangsung?

Analis Hasil Keikutsertaan dalam Pameran

- Kriteria apa saja yang perlu dinilai?

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 64: From contacts to contracts indonesian

63

PROGRAM PAMERAN

Dalam program pameran tersebut, barang dan jasa yang dipamerkan serta cara

penyajiannya perlu digambarkan dan disampaikan dengan jelas untuk mencapai minat

pengunjung yang paling besar. Acara pameran ini memuat beberapa faktor penentu

dalam penyusunan konsep akhir (antara lain ukuran dan tipe stan yang dibutuhkan,

kemampuan yang dibutuhkan dari penjaga stan, konsep komunikasi serta anggaran

dana). Adapun informasi yang termuat adalah sebagai berikut:

BARANG DAN JASA YANG AKAN DIPAMERKAN

Barang dan jasa yang dipamerkan perlu benar-benar merupakan pilihan yang terbaik

dari semua barang dan jasa yang dihasilkan oleh perusahaan. Pilihan tersebut perlu

dilakukan sesuai dengan profil pengunjung pada tiap-tiap pasar serta tujuan yang

dirumuskan oleh perusahaan. Selagi memilih produk yang akan dipamerkan, harapan

pengunjung perlu dipertimbangkan:

Saat mengunjungi pameran, pengunjung berharap menemukan:

- produk dan teknologi baru

- Ide serta proses produksi yang baru

- Produk yang sesuai dengan standar kualitas pembeli atau konsumen

- Solusi terkait penggunaan (aplikasi) produk menurut persyaratan masing-

masing perusahaan

Saat mengunjungi pameran, pengunjung ingin menemukan:

- Peluang untuk membandingkan barang dan jasa yang ada dengan

barang dan produk lain dari berbagai sumber di pasar.

- Gambaran yang menarik tentang barang dan jasa yang ada dan

ditawarkan

- Gagasan tentang trend masa depan dan pengembangan-pengembangan

baru

Beberapa kriteria ini perlu diingat saat memilih barang dan jasa yang akan ditunjukkan

pada masyarakat dalam pameran.

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 65: From contacts to contracts indonesian

64

CARA DAN UPAYA PRESENTASI

Saat menetapkan cara dan upaya penyajian produk kepada masyrakat, Anda perlu

selalu ingat bahwa ada resiko yang perlu kita hadapi jika terlalu berlebihan dalam

memamerkan produk. Berdasarkan harapan tiap-tiap pengunjung pameran, penyajian

produk yang sedikit tetapi meyakinkan lebih efisien dibandingkan membebani

pengunjung dengan suguhan hiburan budaya yang membuat mereka tidak tertarik.

Hal terpenting adalah menarik perhatian pengunjung saat kita menampilkan produk

yang lebih baik dan lebih profesional dibandingkan peserta pameran yang lain ataupun

pesaing-pesaing perusahaan kita.

Beberapa kemungkinan cara untuk menyajikan barang dan jasa kita adalah sebagai

berikut:

Beberapa cara untuk memamerkan barang dan jasa :

Memamerkan produk jadi termasuk demonstrasi langsung di stan

Menyajikan beberapa produk serta penggunaannya dengan menggunakan

teknologi multimedia

Menyajikan produk dan aplikasinya selama acara-acara khusus baik di stan

ataupun sebagai bagian dari salah satu acara pameran

Menyajikan barang dan jasa yang berfokus pada diskusi langsung dengan

setiap pengunjung

Memberikan perhatian lebih melalui pertunjukan atau hiburan di stan

Menarik perhatian yang khusus saat mensponsori acara untuk peserta pameran

serta pengunjung khusus

Menarik perhatian khusus dengan menempatkan komponen yang mencolok

dalam stan

Menggabungkan semua atau beberapa cara penyajian seperti yang telah

disebutkan.

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 66: From contacts to contracts indonesian

65

Tidak dapat dipungkiri bahwa cara penyajian barang dan jasa sangat tergantung pada

sumber dana dan sumber daya manusia yang tersedia.

Saat merumuskan langkah dan cara penyajian produk kepada masyarakat, menghormati citra perusahaan sangatlah penting. Kesan yang diberikan melalui cara dan sarana penyajian produk pameran haruslah sesuai dengan visi-misi perusahaan.

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 67: From contacts to contracts indonesian

66

STAN

Pengaturan stan perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

Ukuran Stan

Ukuran stan tergantung pada dimensi dan jenis dari barang-barang yang

dipamerkan, layar presentasi, peralatan teknis, papan dan komponen-komponen

pameran yang lain serta ruang yang dibutuhkan sebagai tempat dimana

pengunjung bisa duduk saat melakukan diskusi personal serta negosiasi. Selain itu,

perlu juga direncanakan ruang yang dibutuhkan untuk katering, tempat

penyimpanan brosur, bahan-bahan periklanan serta tempat makanan dan

minuman. Jika pameran dagang tersebut melibatkan demonstrasi teknis, ruang

yang dibutuhkan untuk perlengakapan-perlengakapan teknis serta ketersediaan

infrastruktur juga perlu dipertimbangkan (misalkan air, gas, tenaga listrik,

pembuangan limbah dan sebagainya).

Lokasi dan Desain Stan

Lokasi dan Desain Dasar Stan: Lokasi di barisan awal, tengah atau akhir stan di

aula pameran, satu, dua, tiga atau empat sisi yang terbuka bagi pengunjung.

Keputusan perlu di ambil terkait dengan apakah akan menggunakan sistem

konstruksi stan dengan komponen yang standar atau mengembangkan desain stan

sendiri dengan biaya yang lebih tinggi.

Pada umumnya, hanya perusahaan besar yang memiliki tim desain dan konstruksi

sendiri. Bagi perusahaan menengah ke bawah perlu melibatkan tenaga ahli dari

luar selama masa persiapan: Perusahaan konstruksi stan berpengalaman dalam

merancang suatu stan. Perusahaan tersebut juga berpengalaman menggunakan

sistem konstruksi yang ada serta memberikan bantuan dan saran bagaimana

sebaiknya barang-barang pameran tersebut disajikan dengan cara yang lebih baik.

Selain itu, mereka juga terbiasa dengan persyaratan (keperluan) teknis serta

peraturan terkait desain di loakasi pameran.

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 68: From contacts to contracts indonesian

67

Saat merancang desain stan penting sekali untuk menyesuaikan desain dengan jati diri (identity) perusahaan. Cara penyaji awal mempresentasikan perusahaanya tidak boleh berbeda dari cara dia mengenalkan perusahaan di kesempatan atau acara-acara lain.

Perumusan/penetapan ukuran stan yang dibutuhkan serta jenis dan lokasi stan

perlu diputuskan sesegera mungkin. Jika peserta pameran membutuhkan lokasi

khusus untuk stannya dalam suatu pameran, hal ini perlu diumumkan pada pihak

penyelenggara pameran selama masa registrasi.

Saat meminta lokasi khusus untuk stan pameran, perlu diingat bahwa sebagian besar penyelenggara mengambil biaya sewa tambahan untuk keperluan lokasi khusus.

Saat menentukan sekat ruang pameran dan lokasi dari beberapa tempat yang

berbeda serta penempatan barang-barang pameran dan komponen-komponen

pameran, kita perlu merancang sketsa area lantai dengan menambahkan garis

penyekat atau pemisah:

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 69: From contacts to contracts indonesian

68

Daftar Pemantauan: Dalam Penyusunan Stan Perlu diperhatikan hal sebagai berikut :

Menentukan ruangan dan ukuran stan menurut tujuan serta kegiatan pameran.

Menentukan jenis dan desain dasar stan

- Sistem bangunan stan yang sudah terstandarisasi

- Konstruksi dan desain stan sendiri

- Jumlah sisi stan yang akan dibuka untuk pengunjung

- Beberapa persyaratan (keperluan) terkait lokasi stan dalam aula

Memilih sistem konstruksi stan

Menentukan penyekatan ruang stan menurut acara pameran

- Tempat dimana barang dan jasa akan dipamerkan

- Tempat untuk rapat dan diskusi personal

- Tempat katering (bar, warung kopi, dan dapur)

- Tempat terbatas untuk prasarana teknis dan administratif

- Lokasi rangkaian pemasangan pipa atau kawat untuk prasarana teknis

dan media perawatan (gas, air, listrik dan pembuangan limbah)

- Ruang penyimpanan sampel dan brosur teknis serta iklan

- Ruang penyimpanan makanan dan minuman

- Ruang terbatas bagi penjaga stan (ruang istirahat, lemari pakaian, serta

kantor)

- Tempat untuk presentasi, layar presentasi, atraksi atau hiburan, peralatan

dan prasarana presentasi

Menentukan perlengkapan dan desain dekorasi visual stan

- Komponen-komponen dekorasi (poster, papan, foto-foto, ilustrasi yang

dihias)

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 70: From contacts to contracts indonesian

69

- Tempat dan ukuran logo, slogan serta papan nama perusahaan baik

pada dinding bagian dalam maupun luar stan

- Desain dinding, warna latar serta bentuk dari bagian dinding

- Bahan bangunan untuk dinding dan dasar bangunan stan

- Bahan-bahan dan warna lantai

- Bahan-bahan dan warna atap

- Konsep penerangan stan

Menentukan jadwal pembangunan dan pendirian stan.

- Menyiapkan dekorasi, memesan gambar, poster serta papan

- Mengkoordinir semua kegiatan persiapan baik dengan para penyalur dan

penyedia jasa internal maupun eksternal

- Menyusun semua komponen stan yang dibutuhkan serta furnitur

Jika desain stan tidak dibuat sendiri, namun oleh penyedia jasa dari luar (misalkan agen periklanan, perusahaan pembangunan standar desainer grafis) paling tidak ada beberapa unsur yang perlu dikomunikasikan untuk menjamin realisasi yang tepat. Daftar berikut ini memberikan beberapa informasi yang dibutuhkan oleh penyedia jasa luar.

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 71: From contacts to contracts indonesian

70

Daftar Pemantauan : Pengarahan Singkat untuk Desainer Stan dari Pihak Luar Desainer stan dari pihak luar perusahaan membutuhkan informasi sebanyak mungkin

dalam mengajukan usulan untuk desain dan konstruksi stan yang tepat. Daftar dibawah

ini merupakan bagian informasi yang dibutuhkan:

Deskripsi terperinci tentang pihak yang terlibat

Strategi dan pendekatan pasar yang digunakan oleh perusahaan

Sasaran dan tujuan keikutsertaan dalam pameran

Perumusan segmen pengunjung yang menjadi sasaran

Langkah/tindakan yang akan diambil untul mencapai tujuan pemasaran

Program acara pameran

Persaingan: Informasi tentang pesaing dan pendekatan pasar yang digunakan?

Ukuran dan tipe stan (area lantai yang dipesan, lokasi stan serta penyekatan)

Komponen-komponen pameran yang ada bahan-bahan periklanan yang perlu

disatukan

Rencana anggaran (Keseluruhan pengeluaran yang dianggarkan untuk desain,

konstruksi dan pemakaian stan

Jadwal (apa yang diharapkan saat itu?)

Peraturan yang dikeluarkan oleh pihak penyelenggara pameran maupun pihak lain

yang terkait.

Ruang pameran

Peraturan teknis dari pihak penyelenggara pameran

Manual (Pedoman) identitas perusahaan dari peserta pameran

Foto-foto stan dari beberapa pameran yang sudah diikuti

Profil perusahaan (dalam brosur atau video)

Informasi barang (sifat, penggunaan dan tampilan produk)

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 72: From contacts to contracts indonesian

71

RINGKASAN : BERBAGAI FILOSOFI DESAIN STAN

STAN BARIS

- Satu sisi yang terbuka

menghadap koridor

- Sesuai untuk stan berukuran kecil

- Seringkali pengaturan stan

dibantu oleh penyelenggara

pameran

Kelebihan

- Mudah didekorasi

- Hemat Biaya

Kekurangan

- Fleksibilitas presentasi/penyajian menjadi terbatas

- Ruang prasarana yang terkunci

- Keberhasilan hanya bergantung pada seringnya pengunjung berada di koridor

pameran tersebut

STAN POJOK

- Dua sisi yang terbuka menghadap koridor

- Sesuai untuk stan berukuran kecil

Kelebihan

- Meningkatkan jangkauan pengunjung

- Cakupan pengamatan yang cukup tinggi

- Memiliki peluang yang baik untuk

menempatkan infrastruktur di pojok ruangan

Kekurangan

- Ruang presentasi/penyajian menjadi terbatas

- Desain stan membutuhkan keahlian yang tepat

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 73: From contacts to contracts indonesian

72

STAN DEPAN - Tiga sisi yang terbuka menghadap ke depan

- Berada di awal dan akhir koridor pameran

- Sesuai untuk stan yang berukuran kecil

hingga sedang

Kelebihan - Memiliki peluang besar untuk menarik

perhatian pengunjung

- Fleksibilitas desain ynag tinggi

- Peluang penyajian sangat besar

- Tingginya frekuensi pengunjung karena mudah dijangkau dari tiga sisi

Kekurangan - Terbatasnya ruang pemasangan informasi didinding

- Membutuhkan penjaga stan yang penuh perhatian

- Besarnya biaya persewaan ruangan stan

STAN BLOK - Empat sisi yang terbuka menghadap ke

depan

- Berada di tengah-tengah aula pameran

- Sesuai untuk stan yang berukuran menengah

hingga besar

Kelebihan - Fleksibilitas desain yang sangat tinggi

- Besarnya kemungkinan penyajian/presentasi produk

- Tingginya frekuensi pengunjung

- Besarnya peluang penyekatan

Kekurangan - Membutuhkan kemampuan desain yang terampil/ahli

- Membutuhkan penjaga stan yang sangat termapil dan terlatih dengan baik

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 74: From contacts to contracts indonesian

73

- Mahalnya infrastruktur

- Tambahan biaya persewaan ruangan stan

STAN TANDEM - Dua stan baris terletak di sisi yang

berlawanan dalam koridor pameran

- Dua sisi yang terbuka menghadap ke depan

- Sesuai untuk stan yang berukuran

menengah hingga besar

Kelebihan - Fleksibilitas desain yang tinggi

- Besarnya peluang penyekatan

- Besarnya kemungkinan memisahkan ruang pameran dengan ruang lain

(pameran diletakkan di satu sisi koridor, sedangkan rapat dan presentasi di sisi

koridor lainnya)

- Meningkatnya minat dan ketertarikan pengunjung

Kekurangan - Membutuhkan desain stan yang tinggi

- Membutuhkan penjaga stan yang sangat terampil/cakap dan sangat terlatih

- Terbatasnya kemungkinan menggabungkan dua stan karena adanya peraturan

teknis dari penyelenggara pameran

- Tingginya biaya prasarana teknis

- Adanya biaya sewa tambahan akibat kebutuhan tempat khusus

Beberapa jenis tipe stan yang lain seperti multi lantai, bungalo atau tenda di luar

ruangan, stan di udara terbuka sebagai lokasi pameran hanya cocok bagi perusahaan

dengan anggaran pameran yang besar. Oleh karena itulah, tipe-tipe stan seperti ini

tidak akan di bahas dalam bab ini.

Keterangan : Dinding Stan

Ruangan Stan Lokasi yang memungkinkan untuk penempatan prasarana Koridor (Jalur) bagi pengunjung

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 75: From contacts to contracts indonesian

74

DESAIN STAN: STAN KOTAK STANDAR SEBAGI SATU CONTOH

Beberapa pihak penyelenggara pameran memberikan standar minimum ukuran stan

kotak. Stan-stan tersebut biasanya berupa stan baris dengan segala kelebihan dan

kekurangan yang telah disebutkan. Dalam beberapa hal, terutama ketika pameran

diadakan sebagai satu bagian kongres, stan yang tersedia hanya stan kotak.

Bagi perusahaan dengan anggaran kecil, stan kotak memberikan keuntungan tambahan, antara lain:

- Ukuran dan ruangan stan yang standar (6, 9 atau 12 m2)

- Konstruksi stan serta standar operasi infrastruktur yang termasuk dalam biaya sewa

(rak, meja kursi, lampu, bahan untuk lantai. dan sebagainya)

- Kemungkinan menggunakan bahan-bahan pameran yang standar dan mudah

diangkut (misal poster, papan, gambar-gambar fotografis, tulisan-tulisan)

- Biaya susunan dan operasi stan yang terhitung murah

- Membutuhkan sedikit jumlah penjaga stan

- Pendirian dan pembongkaran stan yang mudah

- Sistem konstruksi stan yang standar, kemungkinan penyewaan komponen

tambahan saat itu juga (misal furnitur, lampu-lampu, dasar dinding dan lain

sebagainya)

- Biaya transportasi yang murah

Kekurangan yang paling utama adalah:

- Fleksibilitas yang sangat terbatas terkait dengan layout desain stan

- Kurangnya prasarana

- Terbatasnya ruang penyimpanan untuk bahan-bahan brosur dan iklan

- Tidak ada ruang untuk diskusi pribadi secara privasi

- Tidak ada ruang untuk hiburan pengunjung

- Tidak ada ruang yang tersedia untuk pameran yang sangat besar (misal mesin-

mesin, perkakas, benda-benda yang mencolok dan sebagainya).

Beberapa prinsip dasar penyusunan deasin stan kotak dijelaskan dibawah ini:

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 76: From contacts to contracts indonesian

75

Tata ruang yang khas dari stan kotak yang standar berukuran 9 m2

Infrastruktur yang termasuk dalam biaya

sewa adalah lampu sorot yang menjulang

di atas stan dan rak yang ditempatkan sisi

stan yang terbuka dan menghadap ke

depan serta beberapa meja kursi kecil.

Satu meter persegi dipisahkan oleh

dasar dinding untuk lemari pakaian dan

tempat penyimpanan.

Guna memastikan penerangan yang

tepat, disarankan untuk menyewa

beberapa lampu sorot.

Dibawah ini merupakan ilustrasi dari

beberapa prinsip dasar terkait desain

dekorasi stan.

Papan depan dengan nama peserta pameran dalam huruf standar

Dasar dinding/Backdrop

(100x210 cm)

Rak

Karpet (warnanya dapat dipilih oleh peserta pameran keluar dari ketentuan corak yang diberikan

Contoh Paket standar konstruksi yang disediakan

oleh panitia penyelenggara pameran

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 77: From contacts to contracts indonesian

76

DESAIN STAN: STAN KOTAK STANDAR SEBAGI SATU CONTOH

Desain Stan: Yang Perlu Dihindari

Jelek : Nama peserta pameran dalam huruf standar Jelek: Poster kecil, efek visual kurang Jelek: Tulisan terlalu kecil untuk dibaca bahkan dari jarak dekat sekalipun Jelek: Area yang tidak dimanfaatkan dalam pameran Jelek: Rak tidak digabungkan dalam desain stan

Desain stan seperti ini berarti membuang-buang uang. Banyaknya area pameran yang

tidak dimanfaatkan, tulisan poster yang tidak bisa dibaca serta kurangnya efek visual

yang diberikan terkesan membosankan. Pengunjung tidak akan tertarik karena tidak

jelasnya pesan yang disampaikan membuat pengunjung malas untuk singgah dan

bertanya.

Kesan yang ditampilkan dari desain stan seperti ini adalah membosankan, perusahaan

yang tidak menarik dan tidak punya daya inovatif.

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Contoh Desain Stan

Page 78: From contacts to contracts indonesian

77

DESAIN STAN: STAN KOTAK STANDAR SEBAGI SATU CONTOH

Lebih Baik: Papan nama peserta pameran dalam huruf resmi perusahaan Baik: Infomasi produk dapat dibaca

Jelek: Terlalu banyak detil yang digambarkan

Lebih Baik: Sisi dinding dimanfaatkan untuk menarik perhatian pengunjung yang melintas

Lebih Baik: Rak depan dimanfaatkan sebagai tempat pameran

Desain Stan: Yang Perlu Dilakukan Lebih Baik: tulisan warna putih diatas dasar waran gelap menambah kecermelanagn tulisan Lebih Baik: Gambar berukuran besar dengan produk yang khas Lebih Baik: Informasi cara menghubungi peserta pameran (perusahaan)

Sangat Baik: pemberian warna yang seragam pada stan menciptakan kesan Suatu bagian yang terpisah

Desain stan seperti ini mampu menarik perhatian pengunjung karena memberikan

informasi yang jelas mengenai produk dan perusahaan. Desain tersebut dengan jelas

tersusun. Selain itu, gambar yang berukuran besar bertindak sebagai daya tarik visual.

Bayangan dinding yang agak gelap memberikan kesan tenang dan serius, namun

dengan susasana yang elegan. Dalam contoh ini, bagian dinding dan rak telah ditutup

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Contoh Desain Stan

Page 79: From contacts to contracts indonesian

78

dengan lapisan plastik cetak. Selain lapisan plastik, alternatif lain yang bisa digunakan

adalah kertas cetak, kertas karton serta panel kain.

Untuk menjamin kecemerlangannya, diperlukan penerangan yang cukup di dalam stan.

Desain ini dengan jelas membuat bagian stan kita terpisah dari stan sebelah karena

bayangan biru menciptakan kesan sebagai kesatuan yang terpisah.

Menetapkan Desain dan Ukuran Stan yang Tepat

Ketentuan desain dan ukuran stan yang tepat perlu dibuat saat mempertimbangkan

hal-hal berikut:

Sasaran dan tujuan yang ingin dicapai dalam pameran

Program acara pameran

Keberadaan pesaing dalam pameran serta ukuran stan pesaing

Ruang yang dibutuhkan untuk tempat yang digunakan untuk diskusi personal serta

tempat prasarana

Sumber keuangan berdasarkan anggaran dana

Sumber daya manusia sebagai penjaga/penjaga stan

Semakin luas stan yang didirikan, semakin besar jumlah penjaga yang dibutuhkan.

Besarnya jumlah penjaga berakibat pada tingginya biaya transportasi, akomodasi hotel

serta pengeluaran-pengeluaran lainnya. Selain itu, luasnya ukuran stan meningkatkan

permintaan dan prasarana operasi dan perawatan dengan biaya yang tinggi. Seperti

yang telah disebutkan, ketetapan umum perlu diambil berdasarkan tipe stan yang

digunakan (lebih jelasnya lihat bab sebelumnya).

Hal lain yang menjadi dasar dalam pengambilan kebijakan adalah pertanyaan

mengenai perlunya membeli atau menyewa stan. Tidak dapat dipungkiri bahwa

kapanpun perusahaan berencana merancang stannya sendiri, maka perusahaan

tersebut perlu membayar biaya seluruh konstruksi stan atau paling tidak biaya semua

bagian yang dirancang dan diproduksi sendiri.

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 80: From contacts to contracts indonesian

79

Pada umumnya, menyewa satu sistem stan merupakan langkah yang lebih hemat. Hal

ini dikarenakan adanya kesempatan menyewa stan khusus yang dibutuhkan terkait

dengan pentingnya arti suatu pameran serta sesuai dengan program acara pameran.

Selain itu, stan tersebut disewakan didalam kota tempat pameran diselenggarakan

sehingga tidak membutuhkan biaya transport tambahan. Pembelian satu sistem stan

yang standar pada mulanya memerlukan suatu investasi yang relatif tinggi dan

mengurangi fleksibilitas dari merancang stan pameran sesuai dengan perubahan

konsep pemasaran di masa depan. Walaupun demikian, bagi perusahaan yang sudah

ikut serta dalam beberapa pameran, pembelian stan yang standar atau paling tidak

pembelian tiap-tiap bagian pameran standar seperti panel cetak, poster atau gambar

brukuran besar sebagai dekorasi stan kotak yang standar dalam berbagai ukuran dapat

dipertimbangkan.

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 81: From contacts to contracts indonesian

80

KONSEP KOMUNIKASI

Dalam setiap keikutsertaan pameran perlu ditetapkan konsep komunikasi tertentu.

Konsep tersebut perlu mencakup beberapa hal dibawah ini:

Alat dan Muatan Konsep Komunikasi sebelum memulai pameran

Pemasangan iklan di media cetak (penerbitan yang mana? Kapan? seberapa

sering?)

Mengumumkan keikutsertaan dalam website perusahaan

Mengumumkan keikutsertaan melalui surat kilat (direct mail) kepada rekan yang

terpilih serta rekan-rekan baru yang potensial

Mengundang peserta pilihan dalam acara-acara tertentu selama pameran

berlangsung

Mengumumkan keikutsertaan melalui stiker resmi dari panitia penyelenggara

pameran hingga semua persuratan yang dibuat oleh perusahaan.

Langkah-langkah tersebut perlu lebih dulu direncanakan dan diatur karena

membutuhkan beberapa aktivitas yang memakan waktu:

Persiapan untuk kampanye iklan

Pemilihan alamat untuk persuratan kilat (direct mail)

Pembuatan surat serta lampiran-lampiran yang diperlukan (misalnya kartu

jawaban, tiket masuk, publikasi iklan pada penyelenggara pameran dan lain

sebagainya)

Pengiriman surat (direct mail) tepat waktu

Kapanpun sebuah perusahaan merencanakan acara-acara khusus, sangat dianjurkan

untuk mempertegas kehadiran pengunjung yang diundang. Mengetahui jumlah peserta

lebih awal berarti melakukan persiapan dan perencanaan acara yang lebih baik

(misalkan ukuran ruangan konferensi yang dibutuhkan, jumlah tempat duduk, makanan

dan minuman dan penganggaran belanja). Untuk memperoleh jawaban dari orang

yang kita undang, maka kita perlu melampirkan kartu balasan dalam surat yang

dikirimkan. Contoh cara pembuatan surat serta pengumuman dalam situs perusahaan

dapat dilihat dipembahasan berikutnya.

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 82: From contacts to contracts indonesian

81

Saat mengirimkan surat kilat, sangat penting menggunakan alamat yang benar.

Pengiriman surat perlu ditujukan untuk mendapatkan perhatian orang yang

bersangkutan, jika tidak surat-surat tersebut akan berakhir di tempat sampah.

Perbaharuan alamat surat bisa diperoleh dari kantor pos, Majelis Perdagangan atau

perserikatan industri.

Mengumumkan Keikutsertaan Perusahaan dalam Pameran melalui Situs Perusahaan

Gambar disamping merupakan contoh pengumuman keikutsertaan perusahaan dalam

pameran melalui website perusahaan. Bagian-bagian website perlu sesuai dengan

konsep identitas perusahaan. Untuk menarik minat/perhatian yang lebih besar serta

selalu diingat, maka tulisan, bayangan serta gambar-gambar yang mencolok yang

digunakan perlu sama dengan yang dipakai

dalam desain stan. Pencantuman nomor

faks dalam stiker pameran memberikan

manfaat tambahan bagi perusahaan

peserta pameran selain kampanye iklan

yang dilakukan oleh pihak penyelenggara

dalam pameran tersebut. Beberapa unsur

yang penting akan dijelaskan di bawah ini:

Tombol Berita untuk memperoleh

informasi lebih lanjut mengenai perusahaan dalam pameran

No faks pada stiker pameran

Beberapa gambar yang digunakan

sebagai desain stan

Beberapa tulisan dan bayangan yang digunakan dalam desain stan sesuai dengan konsep desain stan perusahaan

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 83: From contacts to contracts indonesian

82

Mengumumkan Keikutsertaan Perusahaan dalam Pameran melalui Pengiriman Surat Kilat

Pengiriman surat kilat merupakan undangan pribadi untuk mengunjungi stan

perusahaan. Surat tersebut hars dirancang agar si penerima surat menunjukkan minat

yang besar dalam kunjungannya. Pengiriman surat kilat mencakup beberapa hal

berikut ini:

Hal-hal yang perlu dimasukkan Hal-hal yang bisa dimasukkan

• Surat undangan yang ditujukan untuk menarik perhatian dari orang yang bersangkutan

• Amplop yang menunjukkan alamat pengirim

• Kartu Balasan

• Pamflet profil perusahaan termasuk program acara perusahaan dalam pameran

• Pamflet resmi dari penyelenggara pameran

• Peta lokasi pameran serta informasi tambahan

• Voucher tiket masuk gratis

Bagian Paket surat kilat seperti yang telah disebutkan, antara lain:

Surat undangan yang ditujukan langsung pada alamat si penerima

Amplop dengan alamat pengirim

Pamflet profil perusahaan

2

3

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

1

Page 84: From contacts to contracts indonesian

83

Berikut merupakan contoh surat balasan:

Ketika menerima kartu balasan, perusahaan perlu memastikan reaksi sesuai dengan

pengirim yang bersangkutan:

Mengirimkan nomor voucher masuk serta informasi tambahan yang terperinci

Melanjutkan pengiriman dokumentasi produk

Menghubungi pengirim lewat telepon untuk menyusun kunjungan yang

dikehendaki

Prosedur tindak lanjut (follow up) yang sesuai

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 85: From contacts to contracts indonesian

84

Alat dan Muatan Konsep Komunikasi Selama Pameran Berlangsung

Berbagai sarana komunikasi perlu dimasukkan dalam konsep komunikasi. Semakin

awal konsep tersebut disusun, semakin baik konsep tersebut karena perancangan,

pembuatan serta pengiriman beberapa komponen membutuhkan cukup banyak

waktu.

Tampilan dan presentasi perusahaan serta barang dan jasanya dalam katalog

resmi pameran

Benda-benda cetak terkait produk dan profil perusahaan, seperti pamflet dan atau

brosur yang akan diberikan selama pameran

Hadiah dan souvenir

Acara-acara spesial seperti partipasi dalam konferensi berita, seminar khusus

presentasi produk, resepsi perusahaan serta kegiatan-kegiatan sosial,

Presentasi audio visual melalui video atau anmiasi komputer

Spesifikasi produk

Format laporan pertemuan dan diskusi dengan pengunjung yang diselenggarakan

selama pameran

Kartu bisnis untuk setiap anggota penjaga stan

Desain stan serta kinerja anggota penjaga stan perlu tercakup dalam bagian konsep

komunikasi.

Semua sarana dan langkah komunikasi selama pameran berlangsung perlu benar-

benar sesuai dengan identitas, tujuan serta sasaran yang disusun oleh perusahaan.

Alat dan Muatan Konsep Komunikasi Setelah Pameran Berakhir

Konsep komunikasi pada bagian ini akan dibahas dalam bab selanjutnya tentang

”Tindak lanjut yang Tepat Setelah Pameran.” Meskipun demikian, prosedur follow up

perlu dirancang dan dimasukkan dalam konsep komunikasi pameran.

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 86: From contacts to contracts indonesian

85

MEMPERSIAPKAN PARA PENJAGA STAN

Menentukan jumlah penjaga stan, memilih penjaga yang tepat, serta mengevaluasi

batuan eksternal yang dibutuhkan terkait dengan program acara pameran merupakan

langkah yang sangat penting.

Mengevaluasi Jumlah Penjaga stan Yang Tersedia

Saat menentukan jumlah penjaga stan, perlu diingat bahwa stan tidak boleh kelebihan

ataupun kekurangan penjaga. Oleh karena publikasi ini terkait dengan keikutsertaan

dalam pasar ekspor, maka tidak mungkin menempatkan seluruh penjaga perusahaan

yang ada hanya untuk beberapa saat atau dalam acara-acara tertentu. Maka sangat

penting sekali dilakukan pemilihan secara cermat tentang penjaga stan karena

mereka perlu menghadapi berbagai kebutuhan dalam waktu yang bersamaan selama

pameran berlangsung. Bahkan di bidang yang tidak pernah mereka hadapi selama

berada dalam pasar domestik serta di saat bantuan yang dibutuhkan dari departemen

lain hanya bisa diperoleh lewat telepon.

Berikut merupakan beberapa faktor penentu dalam mengevaluasi jumlah penjaga

yang tepat:

Program acara pameran Berapa orang yang kita butuhkan dari beberapa kategori penjaga seperti dibawah

ini untuk mencapai dampak yang positif:

- Penjaga yang memiliki keahlian dalam bidang teknis dan pemasaran untuk

melaksanakan demonstrasi serta membantu bagian penjualan selama diskusi

dengan pengunjung terkait teknis dan aplikasi produk

- Penjaga bagian penjualan yang terampil dan mampu melayani permintaan

pengunjung serta mampu melibatkan pengunjung dalam diskusi dan dialog yang

meyakinkan

- Penerima tamu serta asisten yang menjamin tersedianya hiburan yang tepat bagi

pengunjung

- Penterjemah dan asisten dari pihak ketiga untuk menjamin kelancaran

komunikasi dengan pengunjung

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 87: From contacts to contracts indonesian

86

Ukuran Stan

Berapa orang yang kita butuhkan agar stan kita tidak telihat sesak oleh penjaga

atau kekurangan tenaga, namun masih mampu melayani permintaan pengunjung

serta menjamin kelancaran kinerja stan (misal hiburan pengunjung, administrasi

stan, pergantian penjaga serta penjaga bantuan)

Kemampuan Jasmani dan Rohani dari Anggota Penjaga Stan

Kehadiran dalam stan memang sangat dipelukan baik secara jasmani maupun

rohani. Oleh karena itulah, penjaga stan perlu diberikan jam istirahat yang sesuai

agar tetap fit selama pameran berlangsung. Aspek-aspek ini terkait dengan bab

berikutnya mengenai ”Melatih Penjaga stan.”

Frekuensi Pengunjung yang diharapkan

Ini merupakan bagian yang sulit untuk dinilai terutama ketika perusahaan ikut serta

pada pameran dalam suatu pasar yang baru.

Kelebihan Dan Kekurangan Jumlah Penjaga Stan: Berbagai Resiko Yang Dihadapi

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, menentukan jumlah penjaga stan bukanlah

hal yang mudah. Memiliki terlalu banyak penjaga atau bahkan terlalu sedikit sama

memiliki resiko. Oleh karena itu, penting sekali menemukan rentangan yang tepat

antara jumlah maksimum dan minimum penjaga yang dibutuhkan.

Saat menentukan jumlah penjaga yang tepat, hal-hal berikut ini perlu dipertimbangkan

sebagi alternatif penghematan biaya (pengeluaran untuk akomodasi dan perjalanan)

serta untuk menghindari kelebihan tenaga di dalam stan.

Untuk acara-acara khusus atau penyambutan pengunjung biasanya penerima tamu

atau asisten setempat yang digaji untuk sementara. Pihak penyelenggara pameran

biasanya menawarkan bantuan kepada perusahaan peserta pameran untuk

menemukan agensi lokal yang memiliki jasa tenaga kerja seperti penerima tamu yang

terlatih atau bahkan penyelenggara menyediakan jasa ini sebagai bagian dari bantuan

untuk peserta pameran.

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 88: From contacts to contracts indonesian

87

Setiap pameran terdapat hari khusus yang dipadati oleh pengunjung. Oleh karena itu,

sangat memungkinkan sekali untuk menambah jumlah personel penjaga stan dalam

rentang waktu tersebut (misal setengah hari pertama pameran) serta untuk menutupi

sisa waktu dengan mengurangi jumlah personel.

Kelebihan Personel : Beberapa Resikonya

Penjaga penjaga stan tidak bekerja, bersikap santai dan memberikan kesan

kurang pada pengunjung yang melintas

Penjaga penjaga stan yang tidak bekerja cenderung merasa bosan dan

tertekan. Mereka menjadi malas dan tidak termotivasi

Pemborosan sumber daya manusia

Penjaga stan yang tidak bekerja cenderung mengobrol sendiri daripada

berusaha menarik perhatian dan minat pengunjung yang melintas

Kekurangan Personel : Beberapa Resikonya

Semua penjaga stan selalu sibuk dengan pengunjung, sehingga pengunjung

yang tidak dilayani akan pergi.

Akibat adanya kerja yang terus menerus, tidak adanya waktu istirahat dan

bersantai yang cukup membuat personel penjaga stan cepat merasa lelah dan

tidak bisa menjaga kesehatan mereka

Penjaga stan menjadi tertekan, gugup dan tidak tenang sehingga memberikan

kesan kurang kompeten akibat kurangnya waktu untuk terlibat dalam diskusi

dengan pengunjung.

Para pengunjung yang mendapatkan kesan bahwa perusahaan tidak mampu

melayani kebutuhan mereka dengan baik akan pergi meninggalkan stan

perusahaan tersebut.

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 89: From contacts to contracts indonesian

88

Menentukan Perlunya Keterampilan Dan Latihan Yang Potensial

Segera setelah jumlah penjaga ditentukan, langkah berikutnya yang perlu diambil

adalah: menentukan keterampilan yang dibutuhkan oleh penjaga stan. Kemudian

yang tidak kalah penting adalah memilih dan menyiapkan penjaga stan dengan

kemampuan, pengalaman dan keterampilan yang memadai karena tanggung jawab

mereka sebagai personal penjaga stan.

Susunan dan tanggung jawab Penjaga stan - Kepala penjaga Stan

- Orang yang bertangung jawab terhadap demonstrasi teknis

- Pembicara saat presentasi umum (baik teknis maupun komersial)

- Orang yang bertanggung jawab terhadap kinerja dan administarsi stan

- Orang yang bertanggung jawab dipusat informasi

- Orang yang bertanggung jawab dalam diskusi dengan pengunjung tentang

teknis produk.

- Orang yang bertanggung jawab dalam pemasaran serta diskusi dengan

pengunjung tentang penjualan produk

- Orang yang bertanggung jawab dalam hubungan dengan masyarakat serta

diskusi dengan pihak penyelenggara pameran, jurnalis serta perwakilan dari

pemerintah daerah tentang perusahaan

- Orang yang bertanggung jawab terhadap event-event khusus

- Fungsi dan tugas-tugas yang lain

Semakin sedikit jumlah personel penjaga stan, semakin besar tanggung jawab tiap

personel atau semakin besar tugas yang perlu dibagi bersama penjaga stan yang lain.

Keterampilan yang dibutuhkan oleh Penjaga stan

- Pengetahuan teoritis mengenai produk dan aplikasinya

- Pengalaman praktek tentang produk dan aplikasinya

- Pengetahuan pemasaran (pelanggan potensial dan eksis, persaingan serta

kebutuhan pasar)

- Kecakapan komunikasi dan penampilan pribadi

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 90: From contacts to contracts indonesian

89

- Perintah dalam bahasa asing

- Fleksibilitas dan kemampuan dalam menangani tekanan fisik maupun mental

- Dukungan terhadap budaya asing

- Fleksibilitas penyesuaian diri dengan kebiasaan yang berbeda dalam

lingkungan budaya, politik dan ekonomi yang baru.

- Kemampuan dan pengalaman menjamu dan menghibur

Latihan dan Persiapan

Disamping latihan bagi setiap personel penjaga stan sesuai dengan kebutuhannya

saat itu, persiapan umum perlu diberikan kepada seluruh penjaga stan untuk

memastikan tercapainya tujuan dan sasaran keikutsertaan perusahaan dalam

pameran. Persiapan khusus juga diperlukan agar personal penjaga stan mampu

bekerja sama dalam tim selama pameran berlangsung.

Kedua aktivitas ini, latihan perseorangan dan persiapan umum, perlu direncanakan

dan dijadwalkan sejak awal untuk memastikan kehadiran personel yang akan dilatih

serta kehadiran dari pelatih dari dalam maupun luar perusahaan.

Latihan dan Persiapan: Beberapa hal yang perlu dilakukan oleh pelatih internal perusahaan

Strategi dan Identitas perusahaan

Sasaran dan tujuan keikutsertaan perusahaan dalam pameran

Program acara pameran

Fungsi, Tanggung jawab serta tugas dari personel penjaga stan

Keterampilan terkait dengan produk dan aplikasinya

Organisasi, Administrasi dan Operasi stan

Rencana perjalanan dan akomodasi

Peraturan dan petunjuk umum bagi personel penjaga stan selama pameran

berlangsung

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 91: From contacts to contracts indonesian

90

Latihan dan Persiapan: Beberapa hal yang perlu dilakukan oleh pelatih eksternal perusahaan

Persoalan tambahan yang berkaitan dengan produk dan aplikasinya (misal dari

ahli teknis dari pelanggan yang ada, dari lembaga penelitian atau dari asosiasi

industri)

Komunikasi

Teknik Presentasi

Konvensi dan keadaan sosial, budaya, politik serta ekonomi di daerah tempat

diselenggarakannya pameran (misal; melalui perwakilan kedutaan besar di

negara yang bersangkutan, melalui Kamar Dagang atau perwakilan agensi

promosi perdagangan seperti OSEC)

Aspek-aspek umum tentang keikutsertaan dalam pameran

Teknik dan aturan pengelolaan dialog dan diskusi yang sukses

Persoalan-persoalan lain (pemasaran, penjualan, perdagangan internasional,

ikatan kontrak, serta terminologi penjualan).

Pedoman Penjaga Stan (Booth crew)

Untuk memastikan pemahaman yang seutuhnya mengenai arti keikutsertaan

perusahaan dalam pameran, sasaran dan tujuan yang ingin dicapai serta memahami

tugas dan tanggung jawab semua penjaga stan, maka perlu disusun suatu

petunjuk/pedoman.. Setiap penjaga stan perlu memiliki satu salinannya dan

menggunakannya sebagai sumber informasi untuk menyiapkan sebuah pameran atau

sebagai petunjuk saat pameran berlangsung.

Pedoman penjaga stan perlu disediakan sebelum sesi persiapan umum dilaksanakan. hal ini memjadikan penjaga stan mampu menyiapakan diri mereka pada sesi persiapan untuk mengidentifikasi maksud yang kurang jelas serta menyiapkan pertanyaan. Semakin baik peserta di sesi persiapan diumumkan, semakin efisien dan meyakinkan sesi tersebut nantinya.

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 92: From contacts to contracts indonesian

91

Isi Pedoman Penjaga stan

Strategi dan Identitas perusahaan

Sasaran dan tujuan keikutsertaan perusahaan dalam pameran

Program acara pameran

Daftar penjaga stan termasuk juga tugas dan tanggung jawab serta tugas dari

tiap-tiap personel penjaga stan sebelum, selama dan setelah pameran

berlangsung.

Daftar Pemantauan informasi mengenai produk dan aplikasinya

Susunan organisasi, jadwal pameran serta jadwal kehadiran setiap personel

penjaga stan

Instruksi tentang pencatatan dan pengarsipan diskusi yang dilakukan dengan

pengunjung

Rencana, anggaran biaya perjalanan dan akomodasi

Peraturan dan petunjuk umum bagi personel penjaga stan selama pameran

berlangsung

Kondisi, keadaan sosial, budaya, politik serta ekonomi di daerah tempat

diselenggarakannya pameran

Daftar nomor telepon penting (Nomer telepon genggam penjaga stan, nomer

telpon perusahaan, nomer telepon rumah, kantor, hotel, pusat informasi

pameran, layanan darurat, event organizer, forwarding, kedutaan besar,

peserta pameran dan sebagainya)

Beberapa salinan pedoman bagi penjaga stan perlu disediakan untuk penyedia jasa

dari eksternal perusahaan (misal konstruktor stan, penerima tamu dan asisten.)

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 93: From contacts to contracts indonesian

92

MENGATASI PEMASALAHAN SUMBER DANA : ANGGARAN DANA

Setelah mengumpulkan informasi usulan biaya yang dibutuhkan sebelum, selama

maupun setelah pameran berlangsung, barulah kemudian dilakukan penyusunan

anggaran dana.

Rincian anggaran biaya akhir dimaksudkan sebagai alat yang mengendalikan

pengeluaran dan memberikan kemungkinan untuk membandingkan biaya yang

dianggarkan dengan pengeluaran sebenarnya. Hal ini akan menjadi pengalaman

yang berharga bagi keikutsertaan perusahaan dalam pameran dagang selanjutnya.

Rincian anggaran akhir - setelah dilengkapi dengan pengeluaran yang sebenarnya -

akan menjadi dasar keputusan apakah biaya yang dikeluarkan sebanding dengan

hasil yang diperoleh dalam pameran. Pertanyaan mengenai apakah membelanjakan

uang tersebut melalui langkah-langkah pemasaran yang lain dibandingkan dengan

keikutsertaan dalam pameran, mungkin dapat dipertimbangkan kembali dan mungkin

mengakibatkan adanya perubahan dalam bauran pemasaran mengenai keikutsertaan

dalam pameran selanjutnya atau mengembangkan langkah-langkah pemasaran yang

lain demi mencapai target yang diharapkan.

Kerangka Anggaran

Penyusunan kerangka anggaran merupakan penerapan lembar kerja yang sangat

ideal pada komputer pribadi terutama jika ditempatkan dalam laptop yang akan selalu

tersedia selama pameran berlangsung. Hal ini memudahkan penjaga stan yang

bertanggung jawab dalam sumber keuangan untuk memperbaharui program tersebut

setiap hari dengan cara menambah baris pengeluaran yang belum dianggarkan.

Selain itu, kerangka ini juga berfungsi sebagai alat yang ideal untuk mengendalikan

keseluruhan biaya yang dikeluarkan selama pameran.

Lembar kerja tersebut dapat dirancang seperti dibawah ini :

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 94: From contacts to contracts indonesian

93

A B C D

1 Keterangan Jumlah

2 Anggaran Sebenarnya Perbedaan

3

4

5

Tiap item yang dianggarkan perlu dicatat dalam kolom A pada lembar kerja,

sedangkan jumlah anggaran dimasukkan dalam kolom B. Untuk menentukan item apa

saja yang perlu dianggarkan, lihat pada pembahasan mengenai ”Biaya yang

diakibatkan oleh keikutsertaan” dalam bab ”Ikut serta atau tidak?” serta bagian

”Penyusunan Anggaran kegiatan” dalam bab ”Perencanaan Awal.”

Pengeluaran yang sebenarnya dari setiap keadaan telah dimasukkan sebelumnya

selama dan setelah pameran berlangsung hingga seluruh biaya yang berhubungan

dengan keikutsertaan pameran sudah dicatat. Semakin terperinci penyusunan

kerangka anggaran, semakin baik kemungkinan untuk mengadakan suatu analisa

yang benar-benar meyakinkan tentang pengeluaran keseluruhan setelah

berlangsungnya pameran.

Cara Mengoptimalkan Pembelanjaan Sumber Dana Keikutsertaan dalam suatu pameran selalu menimbulkan biaya yang tinggi terutama

diluar negeri dimana terdapat biaya seperti biaya pengangkutan/forwarding, barang-

barang pameran serta biaya perjalanan dan akomodasi bagi penjaga stan. Akan

tetapi, pengeluaran keseluruhan keuangan dibatasi oleh beberapa aturan.

Kemungkinan lain untuk mengoptimalkan biaya adalah dengan membandingkan

kemungkinan kerjasama dengan pihak ketiga untuk ikut serta dalam pameran

sehingga mampu menurunkan biaya konstruksi, perawatan dan operasi stan, biaya

infrastruktur serta ongkos jasa eksternal :

Merencanakan semua langkah yang diambil dan seluruh kegiatan dengan baik

sejak awal untuk menghindari pengeluaran dan biaya tambahan akibat

keterlambatan registrasi atau biaya pengiriman kilat

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 95: From contacts to contracts indonesian

94

Merencanakan semua jasa yang dibutuhkan dari pihak ketiga dengan baik

sejak awal sehingga dapat memperoleh tawaran yang menguntungkan dari

berbagai penyedia jasa, memiliki kesempatan untuk membandingkan dan

memilih selama penyedia jasa tersebut memiliki cukup kemampuan.

Mengatur akomodasi hotel untuk basis jangka panjang sehingga kesempatan

untuk mendapatkan kamar dengan biaya rendah lebih besar daripada melalui

pemberitahuan singkat

Merundingkan tarif persewaan kamar serta biaya pesawat yang diturunkan

(Biasanya hal ini diurus oleh agen perjalanan)

Mengatur pengiriman seluruh barang-barang display dan pameran dengan baik

sejak awal sehingga memudahkan perusahaan ekspedisi muatan untuk

menggunakan sarana atau transportasi dengan biaya yang lebih murah

(misalnya pengangkutan melalui kapal laut daripada dengan pesawat udara,

pengiriman biasa daripada menggunakan jasa kurir)

Dimanapun kemampuan dan keahlian untuk berbagai kegiatan tersedia,

manfaatkan sumber daya internal karena biayanya lebih rendah dibandingkan

dengan jasa yang disediakan oleh pihak eksternal perusahaan

Memeriksa adanya kemungkinan untuk berpartisipasi dalam pameran bersama

dengan pihak ketiga (misal merencanakan stan gabungan atau acara

gabungan dengan supplier tambahan untuk segmen pasar yang sama, ikut

serta dalam kegiatan stan gabungan yang ditawarkan oleh asosiasi industri,

kamar degang atau agen promosi perdagangan seperti OSEC)

Memanfaatkan stan dan komponen display untuk berbagai keperluan dalam

beberapa acara/kesempatan

Mengurangi/menurunkan ambisi dan konsep Anda hingga level yang

dibutuhkan untuk mencapai target dan tujuan Anda.

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 96: From contacts to contracts indonesian

95

MENJADWALKAN PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN PARTISIPASI

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, perencanaan dan penjadwalan seluruh

kegiatan sejak awal merupakan salah satu faktor yang menentukan suksesnya suatu

keikutsertaan dalam pameran. Daftar berikut ini merupakan contoh beberapa

langkah/tindakan yang perlu diambil. Langkah-langkah tersebut perlu dirumuskan

dengan jelas.

Sangat Penting:

Makin awal jadwal ditetapkan, makin kecil permaslahan yang akan timbul

sehingga biaya dioptimalkan melalui cara yang lebih efisien.

Untuk setiap kegiatan perlu ditetapkan tentang:

Siapa yang bertanggung jawab? Siapa yang akan memberikan dukungan? Kapan

kegiatan tersebut dilaksanakan (tanggal serta waktunya)?

Daftar dibawah ini memperlihatkan gagasan mengenai seluruh kegiatan yang

dijadwalkan serta orang yang perlu dievaluasi:

Kegiatan yang direncanakan dan dijadwalkan

Perencanaan - Evaluasi tim kegiatan

- Perumusan target dan tujuan

- Penyusunan konsep awal

- Penyusunan konsep akhir

- Program acara pameran

- Tipe dan desain stan

- Konsep komunikasi dalam pameran

- SDM, persiapan dan latihan

- Prosedur follow up

- Analisis hasil dan pengendalian

Pedoman penjaga stan Konstruksi Stan - Memberi pengarahan singkat

kepada perusahaan pembangunan

stan

- Pengawasan konstruksi stan

- Pengawasan pembongkaran stan

Ekspedisi - Mengatur pengangkutan bahan-

bahan pameran menuju dan dari

pameran

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 97: From contacts to contracts indonesian

96

Waktu yang ditetapkan oleh pihak penyelenggara pameran

- Registrasi

- Pembayaran booth space

- Pemesanan prasarana teknis

- Pengumpulan informasi tentang

perusahaan yang akan diterbitkan di

katalog resmi

- Pemesanan ruang penyimpanan

selama pameran berlangsung

- Pemesanan transportasi tambahan di

lokasi pameran seperti forklift atau

kereta dorong.

- Pemesanan lencana pintu/badge

masuk stan perusahaan

- Pemesanan VIP Invitation

- Pemesanan ruang khusus parkir

Penjaga Stan - Evaluasi yang dilakukan terhadap

penjaga stan baik dari internal

maupun eksternal perusahaan

- Latihan dan persiapan penjaga

- Pengaturan biaya perjalanan dan

akomodasi

- Mengatur semua dokumen bea

masuk dan keluar yang sesuai

- Mengkoordinasikan logistik dengan

perusahaan ekspedisi muatan

Asuransi - Pengangkutan dan bahan-bahan

pameran serta barang yang

dipamerkan

- Penjaga stan (Pelayanan

kesehatan, kecelakaan)

- Kewajiban perusahaan peserta

pameran

Pembelian - Barang-barang katering, makanan

dan minuman

- Administrasi Stan

- Bahan-bahan cetak

- Sarana dan prasarana penunjang,

hadiah dan kado souvenir

- Pakaian (seragam)

Daftar tersebut hanya suatu contoh dan perlu dilengkapi tergantung pada kebutuhan masing-masing perusahaan peserta pameran

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 98: From contacts to contracts indonesian

97

Daftar Pemantauan : Transportasi, Perjalanan dan Akomodasi

Transport

Apakah Anda sudah mengetahui batas waktu yang ditetapkan oleh pihak

penyelenggara terkait dengan penerimaan barang yang dikirim melalui ekspedisi?

Sudahkah Anda mengetahui persyaratan ekspedisi dan menyiapkan dokumen

yang dibutuhkan?

Sudahkah Anda menyiapkan semua dokumen yang dibutuhkan untuk mencegah

terjadinya masalah dan penundaan pengangkutan, bea cukai dan pengiriman

bahan-bahan pameran (tanyakan pada perusahaan ekpedisi muatan Anda)?

Sudahkan Anda bepikir untuk membuat salinan seluruh dokumen yang Anda

pegang sendiri jika dokumen-dokumen asli nantinya hilang?

Sudahkah Anda menanyakan kepada pihak penyelenggara apakah pengirim

muatan boleh memasuki lokasi pameran atau pengirim tersebut perlu

memindahkan barang-barang itu ke perusahaan ekspedisi muatan setempat yang

ditunjuk untuk menjamin tibanya barang di lokasi pameran tepat waktu?

Sudahkah Anda memeriksa apakah ada barang-barang Anda yang dilarang di

negara setempat atau perlu diperiksa sesuai dengan peraturan impor khusus dan

prosedur bea cukai setempat?

Perjalanan dan Akomodasi

Apakah semua penjaga stan memiliki dokumen-dokumen resmi (seperti pasport,

visa, atau tiket pulang) sesuai dengan peraturan imigrasi di negara tujuan?

Apakah tiket pesawat dan kereta yang sudah diatur tersedia? Apakah tiket

tersebut sudah dikonfirmasi?

Sudahkah Anda memeriksa apakah semua penjaga stan memenuhi peraturan

kesehatan dan karantina (misal vaksinasi)?

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 99: From contacts to contracts indonesian

98

Sudahkah Anda menyebarkan daftar telepon pada seluruh penjaga stan untuk

mengantisipasi jika salah satu dari mereka tersesat (panduan untuk penjaga

stan)?

Sudahakah Anda meminta semua penjaga stan untuk membawa salinan pasport,

tiket serta bukti pembayaran tiket peswat bersama mereka?

Sudahkan Anda mengkonfirmasi reservasi hotel? Apakah semua petugas tahu

jalan menuju hotel dan kapan mereka perlu tiba di hotel tersebut?

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Page 100: From contacts to contracts indonesian

99

ORGANISASI (SUSUNAN) STAN

Daftar Pemantauan: Tugas dan Kewajiban Penjaga stan Tampil Dengan Baik Dalam Pameran: Aturan Dasar

MELATIH PENJAGA (PETUGAS) STAN Mengelola Sumber Daya Jasmani dan Rohani dari Penjaga Stan Memastikan Adanya Peningkatan; Sesi Pengarahan dan Wawancara Harian

MELALUI KONTAK MENUJU KONTRAK Menciptakan Kontak: Pendekatan Pertama Mengawali Suatu Dialog- Mempelajari Keperluan dan Kebutuhan Pengunjung

Daftar Pemantauan: Beberapa Poin Penting dalam Mengeavaluasi Potensi Pengunjung

Memberikan Kenyamanan-Membuat Pengunjung Merasa Senang dan Tentram

Aturan Dasar dalam Menyambut Pengunjung Memastikan Tindak Lanjut (Follow Up) yang Tepat: Laporan Kunjungan

Format Kontak Pameran

TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN

Page 101: From contacts to contracts indonesian

100

ORGANISASI STAN

Daftar Pemantauan: Tugas dan Kewajiban Penjaga Stan

Dalam buku pedoman bagi penjaga stan, seluruh fungsi, kewajiban, tugas, serta

kompetensi dari penjaga stan perlu dirumuskan dengan jelas selama mereka

merupakan penjaga dalam perusahaan.

Penjaga stan dari luar perusahaan sangat perlu diberikan pengarahan. Jika mereka tidak bisa hadir dalam rapat persiapan, maka mereka perlu mengumpulkan informasi sebanyak mungkin sehingga mereka mengetahui tanggung jawab mereka seperti yang diharapkan oleh perusahaan terkait dengan kemampuan dan keahlian penga stan tersebut.

Di halaman berikutnya terdapat contoh daftar tugas dan kewajiban penerima tamu pameran.

Bagi para penyedia jasa yang lain, perlu dikeluarkan daftar yang serupa yang terpusat pada tugas dan kewajiban mereka (misalnya tugas seorang penterjemah: diperlukan level instruksi dalam berbagai bahasa, bahasa apa, tugas-tugas seperti mencatat memo diskusi, menterjemahkan diskusi umum, penginterpretasian diskusi yang sangat canggih menuntut keterampilan khusus, baik tulis ataupun juga lisan).

Makin baik pengarahan awal diberikan kepada penjaga stan dari luar perusahaan, makin mudah bagi mereka untuk menyiapkan diri mereka untuk pameran serta makin cepat bergabung dengan penjaga stan yang lain (penjaga perusahaan sendiri).

TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN

Page 102: From contacts to contracts indonesian

101

TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN: ATURAN DASAR

Untuk memastikan kinerja stan yang efisien serta tim kerja yang sempurna, para

penjaga stan perlu mematuhi beberapa aturan umum. Bukan hanya peraturan

mengenai kebiasaan, penampilan serta tingkah laku, akan tetapi juga beberapa

petunjuk khusus dalam memelihara kebugaran jasmani dan rohani mereka.

Penjaga stan tidak boleh menampilkan ekspresi seperti yang diilustrasikan dibawah ini kepada pengunjung:

TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN

Page 103: From contacts to contracts indonesian

102

Tidak Boleh Merokok di dalam Stan Saat berada dalam Stan, penjaga stan menahan diri

untuk tidak merokok. Mereka boleh merokok, tapi di

waktu istirahat, di tempat-tempat tertutup atau keluar dari

stan. Setelah mereka dan kembali ke stan, mereka perlu

menyegarkan nafas mereka sehingga tidak tercium bau

rokok.

Dalam beberapa pameran, merokok diperbolehkan,

tetapi hanya di tempat-tempat tertentu.

Tidak Boleh Meminum Minuman Beralkohol Selama jam buka Stan, penjaga stan setidak-tidaknya

perlu menghindari minum minuman beralkohol. hal ini

dikarenakan alkohol menyebabkan menurunnya

konsentrasi dan membuat orang cepat merasa lelah.

Selain itu, nafas orang yang meminum minuman

beralkohol sangat tidak diharapkan oleh pengunjung

yang datang ke stan.

Pakaian Pakaian yang sesuai tidak hanya merupakan cerminan

dari penampilan sikap penjaga stan, akan tetapi juga

merupakan cerminan dari keseluruhan kesan yang

dimunculkan oleh stan.

Pemilihan sepatu yang pas juga sangat penting karena

waktu pameran cenderung lama, selain itu bahan untuk

lantai pameran biasanya tidak nyaman. Sepatu yang

dipilih perlu nyaman dipakai. Pemakaian sepatu berhak

tinggi tidak menjamin kenyamanan yang dirasakan.

Biasanya pakaian yang dikenakan perlu sesuai dengan

tugas dari masing-masing penjaga. Berpakaian secara

berlebihan serta penggunaan pakaian yang terlihat

provokatif bisa memberikan kesan yang negatif.

TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN

Page 104: From contacts to contracts indonesian

103

Pemakaian Dresscode Sebaiknya Disesuaikan Dengan Adat Dan Budaya Setempat

Untuk memudahkan pengunjung dalam mengenali

penjaga stan, semua penjaga stan perlu memakai tAnda

pengenal yang mencantumkan logo perusahaan, nama

serta tugas masing-masing. Kelengkapan seragam

seperti dasi, syal serta jas perusahaan sangat dianjurkan

untuk dipakai.

Penampilan Penjaga stan tidak boleh hanya duduk-duduk santai dalam stan sambil menunggu

dipanggil oleh pengunjung yang melintas. Mereka hanya boleh duduk saat

berlangsung diskusi dengan pengunjung atau pada saat melakukan demonstrasi

produk. Sekelompok penjaga yang duduk dan hanya mengobrol akan memberikan

kesan tidak baik pada pengunjung.

Penjaga yang tidak terlibat diskusi dengan pengunjung sebaiknya berdiri di dekat

pintu masuk stan sehingga terlihat oleh pengunjung yang ingin bertanya.

Sebaiknya mereka meletakkan tangan di belakang atau di depan mereka, dan

tidak meletakkan dalam saku/kantong celana.

Sepatutnya penjaga perlu memberikan penampilan yang sesuai dengan gaya agar

menimbulkan penampilan yang berbeda.

Makan Saat jam makan siang tiba, sangat dianjurkan bagi penjaga meninggalkan stan

sehingga mereka memiliki waktu sekitar satu jam untuk beristirahat dan menikmati

makan siang mereka. Penjaga dengan piring yang hampir penuh makanan atau

terlihat sedang menggigit kaki ayam di dalam stan bukanlah pemandangan yang

menarik bagi pengunjung. Jika ingin makan siang dalam stan, maka perlu

disediakan tempat khusus seperti dalam tempat yang dipakai khusus untuk

menyimpan prasarana. Semua penjaga perlu menghindari makan siang di stan

utama karena pengunjung bisa melihat keadaan seperti itu.

TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN

Page 105: From contacts to contracts indonesian

104

MELATIH PENJAGA STAN

Mengelola Sumber Daya Jasmani dan Rohani dari Penjaga Stan

Pameran cenderung terasa berat, Saat berada dalam stan, penjaga stan perlu

memiliki konsentrasi dan perhatian yang tinggi serta perlu selalu hadir dalam stan.

Selain itu, suasana stan pada umumnya kering dan berdebu, ramai dan dengan

ventilasi yang kurang.

Memberikan waktu istirahat yang cukup pada penjaga sangatlah penting untuk

menjaga mereka agar selalu termotivasi serta untuk menghindari stress dan

kegelisahan yang dirasakan. Selama waktu istirahat, semua penjaga sebaiknya

meninggalkan stan dan keluar ruangan pameran sebentar untuk menghirup udara

segar, duduk dan istirahat.

Istirahat singkat selama 5 atau 10 menit setiap jam sebagaimana jam makan siang

selama satu jam sebaiknya direncanakan. Hal ini sangat penting untuk menjaga

kendali kehadiran secara tegas, memastikan bahwa tidak semua penjaga makan

siang atau istirahat pada waktu yang bersamaan.

Makna dari waktu istirahat adalah memberikan waktu kepada penjaga untuk menyegarkan diri kembali, bersantai dan beristirahat-perlu di ingat bahwa jam istirahat bukanlah waktu pengganti bagi penjaga untuk meminum minuman beralkohol dalam stan.

Memastikan Adanya Peningkatan; Sesi Pengarahan dan Wawancara Harian

Keikutsertaan dalam pameran yang dikatakan berhasil adalah stan yang selalu

dikunjungi oleh pengunjung. Akibatnya adalah kurangnya waktu bagi penjaga

untuk bertukar informasi, saling memberikan petunjuk dan kritikan. Setiap orang

dalam tim sibuk melayani pengunjung seharian penuh. Mereka tidak hanya

mendapatkan informasi dan pengalaman-pengalaman penting, namun juga

kekecewaan/frustasi. Mereka tidak memiliki waktu dan kesempatan untuk

membagi semua itu dengan rekan mereka dalam satu tim.

TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN

Page 106: From contacts to contracts indonesian

105

Untuk mengganti hal ini dan untuk belajar dari pengalaman-pengalaman yang

telah didapatkan serta untuk meningkatkan kerjasama dan kinerja tim, maka perlu

diadakan pertemuan dalam keadaan netral untuk melanjutkan hari tersebut

bersama-sama. Pertemuan ini biasa dinamakan sesi tanya jawab harian.

Pertemuan ini sebaiknya diselenggarakan setiap sore setelah meninggalkan stan,

kembali ke hotel, mandi dan memulihkan diri. Semua penjaga stan memerlukan

waktu untuk beristirahat sebentar, menyegarkan pikiran dan perasaan mereka

serta mempersiapkan diri untuk sesi wawancara/tanya jawab.

Agenda Acara dalam Sesi Tanya Jawab Khusus

Tinjauan ulang hari ini

Setiap penjaga memberikan laporan singkat mengenai topik hari ini: beberapa

kontak yang menarik, pertemuan dan kesimpulan

Kritikan dan Pujian

Setiap penjaga memberikan kritikan dan pujiannya:

- Apa yang sudah dilakukan dengan baik hari ini? Apa yang perlu dilakukan

lebih baik besok?

- Kerjasama tim

- Susunan Stan

- KehAndalan (reliabilitas) penjaga (misal ketidakhadiran yang dijadwalkan,

istirahat dan sebagainya)

Kesimpulan

Berdasarkan informasi yang diperoleh, ketua/pimpinan penjaga menarik

kesimpulan hari ini. Seluruh penjaga menyetujui langkah/tindakan yang diambil

untuk mendapatkan hasil yang lebih baik pada hari berikutnya.

Rencana (Preview) untuk esok hari

Setiap anggota penjaga mengumumkan jadwal rapat dan ketidakhadiran

anggota lain dalam stan untuk esok hari.

TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN

Page 107: From contacts to contracts indonesian

106

Semua penjaga perlu untuk terlibat aktif untuk memastikan kesesuaian

pemahaman mengenai kemungkinan perubahan yang akan dilaksanakan serta

untuk menjaga motivasi seluruh tim. Pada pagi hari sekitar 5 menit sebelum

dibukanya pameran, semua penjaga perlu hadir di stan untuk sesi briefing/

pengarahan. Saat sesi pengarahan berlangsung, kesimpulan dari hasil tanya

jawab (debriefing) pada sore hari sebelumnya perlu diringkas untuk memastikan

pelaksanaan terhadap beberapa perbaikan/kemajuan yang telah disapakati. Selain

itu, Jadwal rapat serta ketidakhadiran beberapa penjaga perlu dipastikan untuk

memastikan pergantian penjaga dan waktu istirahat.

MELALUI KONTAK MENUJU KONTRAK

Menciptakan Kontak: Pendekatan Pertama

Saat berdiri di dekat pintu masuk stan, penjaga perlu bersikap siaga. Mereka

diharapkan tidak hanya memandangi pengunjung yang melintas, akan tetapi

mengawali pembicaraan dengan cara sebagai berikut :

- Lihat ke dalam mata pengunjung - Berikan senyuman ramah - Sambut pengunjung dan tanyakan kesan

umumnya - Libatkan pengunjung dalam

perbincangan kecil, temukan minatnya - Undang pengunjung ke dalam stan

Dengan mengikuti aturan ini, penjaga mampu menarik perhatian pengunjung. Kita

dapat mengetahui dengan mudah sekali untuk menemukan apakah pengunjung

yang datang tertarik dengan barang dan jasa yang dipamerkan di stan dengan

mengajukan beberapa pertanyaan. Lebih baik kehilangan sedikit waktu untuk

suatu pembicaraan kecil daripada kehilangan konsumen yang potensial karena

kurangnya perhatian.

TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN

Page 108: From contacts to contracts indonesian

107

Mengawali Suatu Dialog- Mempelajari Keperluan dan Kebutuhan Pengunjung

Saat kontak pertama tercipta, hal penting yang perlu dilakukan adalah

mengembangkan dialog. Memulai dialog berarti mendorong penmgunjung untuk

membicarakan kesannya, kebutuhannya, harapan dan keperluannya. Dibawah ini

terdapat beberapa aturan dalam memulai percakapan:

Yang Perlu Dilakukan oleh Penjaga

- Buatlah pengunjung merasa nyaman dan tenang. Tunjukkan minat Anda

untuk belajar darinya tentang kesannya mengenai pameran, maksud

kedatangannya dalam pameran, target dan tujuannya, serta kebutuhan dan

keperluannya datang ke pameran.

- Temukan informasi sebanyak mungkin mengenai perusahaan pengunjung.

Bersikaplah tenang, ramah dan menyenangkan. Berikan perhatian khusus

Anda dan dengarkan dia karena mungkin pengunjung tersebut bisa menjadi

sumber informasi yang bagus meskipun bukan pelanggan yang potensial

Yang Perlu Dihindari oleh Penjaga

- Jangan memaksa pengunjung mendengarkan presentasi produk, jasa dan

kegunaannya dimana pengunjung tidak tertarik

- Jangan menjelaskan hal yang sudah diketahui oleh pengunjung, melainkan

biarkan pengunjung menceritakan kebutuhan dan keperluannya pada Anda

- Jangan mencoba untuk meyakinkan pengunjung mengenai kelebihan yang

ditawarkan produk dan jasa Anda dengan mendebatnya dengan beberapa

argumen diluar minat/ketertarikannya.

TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN

Page 109: From contacts to contracts indonesian

108

Daftar Pemantauan : Beberapa Poin Penting dalam Mengevaluasi Potensi Pengunjung

Untuk memastikan tindak lanjut (Follow up) yang tepat setelah pameran berakhir,

sangat penting untuk mengetahui kebutuhan pengunjung tersebut serta memahami

potensinya terhadap produk dan jasa yang ditawarkan oleh perusahaan. Untuk

memudahkan pengelompokan pengunjung sesuai dengan arti pentingnya mereka

bagi bisnis di masa mendatang serta keutamaan mereka dalam proses tindak lanjut,

hal-hal berikut ini perlu dibahas selama berlangsungnya dialog dalam stan:

Apa aktivitas bisnis pengunjung? Apakah dia seorang pengusaha, Agen distributor atau yang lain? Hal ini penting untuk mengingat pengunjung yang

membeli produk kita merupakan kontak yang perlu diutamakan setelah

pameran berakhir)

Apa metode, proses produksi dan jalur distribusi yang digunakan oleh pengunjung? (Apakah produk kita cocok untuk dipakai dengan perlengkapan

pengunjung? Apakah pengunjung memiliki akses terhadap pasar yang akan

kita dekati?)

Apakah perusahaan pengunjung memiliki keterampilan teknologi, sumber daya manusia dan sumber daya infrastruktur yang tepat untuk memastikan kepuasanya terhadap pemakaian produk kita? (Anda tidak

sedang mencari pertanggungjawaban dan jaminan dimasa mendatang,

mengatakan tidak adalah lebih baik daripada mengatakan ya)

Apa produk kompetitif yang saat ini digunakan oleh perusahaan pengunjung? Berapa jumlahnya? Darimana asalnya dan berapa harganya?

Apa aktivitas perusahaan pengunjung dalam penelitian dan pengembangan? Apakah perusahaan tersebut inovatif atau hanya mengikuti pasar? Adakah kemungkinan untuk melakukan pendekatan kerjasama seperti kegiatan pengembangan gabungan?

TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN

Page 110: From contacts to contracts indonesian

109

Apakah saat ini perusahaan pengunjung sedang mengevaluasi produk alternatif atau hanya mengumpulkan informasi akan beberapa pilihan untuk menekan supplier/penyalurnya saat ini? (Sangatlah tidak berguna jika

merusak persaingan tersebut kecuali jika Anda mendapatkan bisnis tersebut.

Memberikan argumen tentang harga atau janji pencapaian hasil dibandingkan

dengan pesaing kita akan memberikan dampak negatif pada kualitas pasar

tanpa adanya usaha/bisnis baru. Hal ini hanya akan menimbulkan reaksi

bermusuhan dan bertahan dari para pesaing kita.)

Apakah pengunjung bermaksud membeli sejumlah produk kita dalam rentang waktu yang ditetapkan? (Berapa banyak? Berapa jumlah unit tiap

persediaan? Dalam keadaan/kondisi apa?)

Setelah diskusi berakhir, apakah pengunjung mengundang peserta untuk melakukan kunjungan pribadi di pabriknya atau bermaksud mengunjungi pabrik peserta pameran? (Diundang ke pabrik pengunjung atau mendapatkan

tawaran pengunjung untuk datang di pabrik peserta merupakan isyarat yang

jelas akan adanya minat/ketertarikan yang serius.)

Memberikan Kenyamanan-Membuat Pengunjung Merasa Senang dan Tentram

Suatu tantangan yang nyata bagaimana cara membuat pengunjung merasa

nyaman. Apakah poin penting yang perlu diingat saat pengunjung datang ke stan,

baik atas inisiatifnya sendiri ataupun melalui kontak yang diawali oleh penjaga

stan? Dalam menanggulangi hal ini, perlu diingat apa yang dirasakan oleh

pengunjung saat berada disuatu pameran :

Saat pengunjung melintasi stan, dia mungkin capek dan terjejali dengan informasi dan dibingungkan dengan semua pengaruh luar.

Meskipun telah mempersiapkan diri dengan baik, pengunjung mungkin tidak mencapai tujuan kedatangannya dalam pameran dan bahkan merasa frustasi/tertekan.

TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN

Page 111: From contacts to contracts indonesian

110

Saat berjalan keliling pameran, pengunjung telah dihadapkan pada keramaian, debu serta AC yang jelek sehingga ketahanan fisiknya menurun

Dengan memberikan senyuman dan sambutan yang ramah, pengunjung menjadi

tertarik. Memulai percakapan dalam stan yang standar memang lebih sulit daripada

dalam stan ynag berukuran lebih besar dengan ruang terpisah untuk tempat diskusi

personal. Namun demikian, beberapa hal berikut ini dapat digunakan sebagai acuan :

Pendekatan perlu dilakukan dengan ramah dan serius-jangan bersikap dingin dan sombong

Pengunjung perlu mendapatkan kesan diterima

Pengunjung perlu diberikan kesempatan untuk beristirahat sebelum diskusi dimulai-tanyakan beberapa pertanyaan umum terkait dengan keseluruhan kesan pengunjung terhadap pameran, tentang apa yang sudah didapatkan sejauh ini

Tawarkan kesempatan untuk melupakan lingkungan yang tegang dan membuat tertekan/stress. Persilakan dia duduk dan tawarkan makanan dan minuman seperti makanan dan minuman ringan, biskuit dan sebagainya)

Tawarkan keleluasaan pribadi – tidak semua pengunjung suka dlihat/diperhatikan oleh pengunjung lain

Pastikan bahwa stan kita bersih dari asbak yang penuh puntung rokok, gelas dan cangkir yang sudah terpakai dan sebagainya

Sesekali bersikaplah seperti seorang pengunjung, melangkah keluar stan untuk

melihat stan dari sudut pandang pengunjung. hal ini memudahkan Anda dalam

meningkatkan kesan selama pameran berlangsung.

TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN

Page 112: From contacts to contracts indonesian

111

Aturan Dasar dalam Menjamu Pengunjung Bersikaplah Selektif

Stan Anda bukanlah sebuah restoran atau bar untuk semua

orang. Oleh karena itu, penyambutan perlu dibatasi pada

pengunjung yang menunjukkan minat serius terhadap

perusahaan dapat difokuskan

Jangan Memaksa Pengunjung Untuk Mabuk Saat menawarkan makanan atau minuman, tanyakan pada

pengunjung makanan atau minuman apa yang dia inginkan

dan beritahukan sebelumnya kalau tidak tersedia minuman

beralkohol. Saat pengunjung meminta minuman beralkohol,

jangan biarkan dia minum terlalu banyak karena Anda tidak

tahu berapa banyak yang diperoleh dari stan yang lain.

Aturlah Keleluasaan Pribadi Meja untuk diskusi personal jangan diletakkan saling

berdekatan. Hindarilah situasi dimana pengunjung duduk

saling berdekatan dan dapat mendengarkan pembicaraan

pengunjung lain.

Tunjukkan Stan yang Bersih Pastikan bahwa meja dibersihkan setelah berdiskusi

Pilihlah Makanan Ringan dengan Cermat Tempatkan sejumlah makanan ringan di atas meja yang

akan dikonsumsi dalam beberapa menit. Daging atau ikan

kering serta buah yang dikeringkan tidak akan terlihat

mengundang selera jika tidak ada kulkas, dianjurkan untuk

hanya menyediakan makanan kering seperti biskuit atau

kripik.

TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN

Page 113: From contacts to contracts indonesian

112

Hormati Budaya dan Aturan di Daerah setempat Perlu diingat bahwa makanan dan minuman yang

ditawarkan pada pengunjung perlu sesuai dengan kondisi

budaya setempat. Misalkan dianjurkan untuk menghindari

daging babi dan minuman beralkohol dilarang dan tidak

diperbolehkan.

TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN

Page 114: From contacts to contracts indonesian

113

Memastikan Tindak Lanjut yang Tepat: Laporan Kontak Pameran

Tidak lanjut yang tepat terhadap kontak hanya terlaksana jika rincian

kesepakatan dengan pengunjung didokumentasikan dengan jelas.

Penting sekali menyusun suatu laporan singkat dari setiap diskusi yang

diselenggarakan selama atau segera setelah pembicaraan dengan pengunjung

berlangsung untuk memastikan tidak ada hal yang terlupakan.

Format Laporan Keuangan mencakup informasi berikut ini:

Nama dan alamat pengunjung

Aktivitas bisnis dari perusahaan pengunjung serta informasi dari perusahaan lain.

Nama dan jabatan pengunjung dalam perusahaannya.

Hal-hal yang didiskusikan (minat khusus pengunjung, permintaan dan

kebutuhan–kebutuhannya)

Level tindak lanjut dan kategori pengunjung (A=sangat Penting, B=Biasa,

C=Kurang Penting)

Langkah-langkah yang diambil (Pengiriman dokumentasi produk atau

katalog, Penawaran yang terkumpul, Sampel yang disusun, dsb)

Nama penjaga stan yang terlibat dalam diskusi dengan pengunjung.

Guna memastikan pencatatan kunjungan secara sistematis, diperlukan pembuatan

suatu format sehingga mengingatkan penjaga tentang hal-hal yang perlu dipelajari

dari pengunjung. Format standar kontak pameran tersedia di toko alat-alat tulis,

disediakan oleh pihak penyelenggara pameran atau dapat dirancang sesuai

kebutuhan peserta.

Sebagai contoh layout format kontak pameran, di halaman berikutnya terdapat format

standar milik OSEC.

TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN

Page 115: From contacts to contracts indonesian

114

TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN

Page 116: From contacts to contracts indonesian

115

Format Kontak Pameran

TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN

Page 117: From contacts to contracts indonesian

116

Melengkapi Format Kontak Pameran

Makin lengkap informasi dalam diskusi yang berlangsung, makin mudah tindak

lanjut yang dilakukan. Contoh format kontak pameran yang terdapat di halaman

sebelumnya terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut:

1. Nama Pameran

2. Tanggal Kunjungan ke stan

3. Nama penjaga yang terlibat diskusi dengan pengunjung

4. Keterangan apakah pengunjung mewakili rekan bisnis kita yang sudah ada atau merupakan rekan bisnis baru.

5. Tempat untuk menempelkan kartu bisnis pengunjung

6. Klasifikasi arti pentingnya pengunjung dan prioritas tindak lanjut yang perlu diberikan

7. Keterangan bidang usaha pengunjung

8. Alamat lengkap, nama dan jabatan pengunjung jika tidak tercantum dalam kartu bisnis

9. Tempat untuk mencatat hal-hal yng dibicarakan

10. Tempat untuk mencatat langkah/tindakan yang perlu diambil, acara/kegiatan yang disepakati serta tindak lanjut.

TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN

Page 118: From contacts to contracts indonesian

117

PAMERAN SEBAGAI BAGIAN DARI RISET PASAR

Mempelajari Kecenderungan Persaingan dan Pasar Mengambil Keuntungan dari Kontak Tambahan Daftar Pemantauan: Riset Pasar Selama Pameran

PAMERAN SEBAGAI SUMBER INFORMASI

Page 119: From contacts to contracts indonesian

118

PAMERAN SEBAGAI BAGIAN DARI RISET PASAR

Keikutsertaan dalam pameran tidak hanya menyangkut cara menyajikan produk dan

jasa pada masyarakat namun juga memberikan kesempatan yang sangat bagus

untuk mengumpulkan informasi tentang pasar setempat, tren di wilayah pasar

sasaran dan pesaing usaha.

Saat menikmati istirahat singkat, anggota penjaga stan dapat melihat-lihat di sekeliling

pameran, berbicara dengan peserta pameran yang lain dan mempelajari situasi

pasar.

Untuk memastikan riset pasar yang efisien dan konklusif dalam suatu pameran,

subyek ketertarikan perusahaan perlu ditetapkan. Untuk setiap subyek perlu ditangani

oleh satu orang penjaga sehingga bisa konsentrasi terhadap subyek tersebut.

MEMPELAJARI TREND PASAR

Daftar berikut ini memberikan gagasan mengenai informasi yang dikumpulkan selama

pameran:

Perkembangan teknologi – Bagaimana keadaan industri dalam pasar tersebut?

Kompetensi pesaing – Bagaimana para pesaing kita menyajikan perusahaannya, produk dan jasa mereka? Apa yang mereka tunjukkan?

Pelanggan yang potensial dan pelanggan – Apa kecenderungan yang mereka ikuti? Apa tujuan dan kegiatan mereka dimasa mendatang?

Perusahaan peserta pameran yang lain – Bisakah kita menemukan gagasan mengenai penyajian produk, layout literatur penjualan, komunikasi dan desain stan sebagai inspirasi presentasi dalam pameran dimasa depan?

PAMERAN SEBAGAI SUMBER INFORMASI

Page 120: From contacts to contracts indonesian

119

MENGAMBIL KEUNTUNGAN DARI KONTAK TAMBAHAN

Berbicara kepada peserta pameran lain yang juga menjadi suplier/ penyedia dalam

pasar sasaran yang sama, tapi tidak melalui kompetisi langsung akan sangat

menguntungkan karena meraka bisa memberikan informasi seperti:

Arti penting dan potensi dari pelanggan

Persaingan (Kompetensi)

Realibilitas Pelanggan tertentu

Kondisi dan Kecendrungan Umum Pasar

Informasi yang diperoleh dapat dipercaya karena ketertarikan/ minat perusahaan

tidak terpengaruh saat berbicara dengan perusahaan lain tanpa adanya aktivitas

persaingan.

PAMERAN SEBAGAI SUMBER INFORMASI

Page 121: From contacts to contracts indonesian

120

Daftar Pemantauan :Riset Pasar Selama Pameran

Informasi yang perlu diperoleh saat berbicara dengan pengunjung, peserta pameran

lain atau bahkan pesaing-pesaing kita dalam pameran sebagai berikut :

Informasi yang berhubungan dengan pasar.

- Ukuran dan potensi pasar

- Susunan pasar dan struktur penawaran

- Perundang-undangan dan peraturan setempat

- Peraturan impor (regulasi)

Konsumen atau informasi yang berhubungan dengan konsumen.

- Siapa kunci potensial yang bertanggungjawab dalam pasar lokal tersebut?

- Apa aktivitas utama bisnis mereka?

- Apa asosiasi industri yang tersedia untuk segmen sasaran tersebut?

- Apakah keanggotaan suplier dalam asosiasi berguna?

- Bagaimana keadaan industri tersebut? Apa teknologi utama yang di

gunakan?

- Bagaimana bisnis dan pelanggan potensial berkembang?

- Apa metode pendekatan yang digunakan untuk mendekati pelanggan

dalam pasar tersebut?

- Apakah satu pelanggan potensial terkait dengan pelanggan potensial atau

pelanggan eksis yang lain?

- Apakah disana terdapat perusahaan gabungan dan sinergi yang potensial?

Informasi yang berhubungan dengan kompetisi

- Siapa pesaing dalam pasar tersebut?

- Apa kekuatan dan kelemahan mereka?

- Bagaimana mereka mempresentasikan perusahaan serta produk dan jasa

mereka?

- Apa kegiatan mereka dalam penelitian dan pengembangan saat ini?

- Apakah beberapa pesaing berkaitan dengan pelanggan yang potensial dan

eksis?

PAMERAN SEBAGAI SUMBER INFORMASI

Page 122: From contacts to contracts indonesian

121

- Apakah perusahaan pesaing menawarkan produk langsung kepada

konsumen akhir atau melalui distributor?

- Apa kelebihan dan kekurangan produk yang ditawarkan oleh pesaing

dibandingkan dengan produk dan jasa perusahaan kita baik terkait dengan

harga, ketersediaan, kualitas dan tampilannya?

Informasi yang berhubungan dengan distribusi

- Apakah sistem/ susunan distribusi yang digunakan pasar setempat?

- Siapa saja distributornya?

- Apakah penggunaan distributor lokal memberikan keuntungan?

- Distributor mana yang terkait dengan suatu pesaing?

Informasi yang berhubungan dengan produk

- Apakah produk peserta dapat memenuhi kebutuhan konsumen?

- Perlukah adanya penyesuaian (adaptasi) produk (seperti desain dan

tampilan)?

- Apakah produk peserta terlihat menarik dalam pasar tersebut?

- Apakah produk peserta sesuai dengan kondisi industri saat ini?

Informasi yang berhubungan dengan pemasaran

- Media mana yang akan digunakan sebagai penghubung dengan

masyarakat serta media pemasangan iklan untuk mencapai target sasaran?

- Siapa pemimpin kebijakan setempat?

PAMERAN SEBAGAI SUMBER INFORMASI

Page 123: From contacts to contracts indonesian

122

MERENCANAKAN KEGIATAN TINDAK LANJUT

MENJAGA AGAR TETAP INGAT

Sampel surat-surat penting Memperkuat hubungan/kontak. Tetap berhubungan rutin Daftar Pemantauan : Beberapa aspek umum tentang tindaklanjut yang tepat

TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN

Page 124: From contacts to contracts indonesian

123

MERENCANAKAN KEGIATAN TINDAK LANJUT

Memasukkan dan merundingkan kontrak dalam pameran sangat jaranG terjadi.

Pengunjung cenderung datang dipameran untuk mendapatkan kesan dari

perkembangan –perkembangan terbaru, untuk bertemu atau menjumpai rekan bisnis

yang sudah ada serta mengawali kontak dengan rekan bisnis baru yang potensial.

Setelah mengunjungi pameran, pengunjung cenderung sudah terjejali oleh informasi

sehingga mereka mungkin mudah melupakan kontrak baru tersebut. Prosedur untuk

mendapat tindaklanjut dengan cepat,tepat dan efisien segera setelah pameran

berakhir :

Pete

mua

n B

isni

s

Ulangi Tindakan

TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN

Pameran

Ya Tidak

Ya Tidak

Page 125: From contacts to contracts indonesian

124

Segera Setelah Pameran : Kelompokkan format laporan kontrak yang sudah dilengkapi berdasarkan

prioritasnya (A,B,C). Kirimkan surat kepada pengunjung tentang hal-hal yang

sudah disepakati selama berlangsungnya diskusi dalam stan seperti :

- Surat pengantar

- Surat penawaran

- Sampel

- Bahan informasi tambahan

2 Sampai dengan 3 minggu setelah pengiriman surat : Hubungi pengunjung melalui telepon, pastikan dia menerima surat yang

dikirimkan. Tentukan pendapatnya, coba atur pertemuan atau kesepakatan

mengenai pengumpulan tawaran atau langkah yang diambil.

Segera setelah kontak melalui telepon Atur secepat mungkin pengiriman bahan informasi tambahan yang diinginkan oleh

pengunjung seperti :

- Surat penawaran

- Sampel

- Spesifikasi produk

2 Sampai dengan 3 minggu setelah mengirimkan sampel atau informasi tambahan: Hubungi lagi pengunjung melalui telepon, tanyakan pendapatnya, cobalah atur

pertemuan. Lanjutkan prosedur ini hingga pengunjung sepakat bertemu Anda

untuk merundingkan kontrak atau hal-hal terbaik dengan kerjasama lebih hangat.

Mengingat pentingnya tindaklanjut yang cepat dan efisien, maka perlu disusun berbagai dokumen (pengingat dan penawaran) serta teknik mengajukan pertanyaan yang tepat selama kontak lanjutan melalui telepon:

TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN

Page 126: From contacts to contracts indonesian

125

Apa yang perlu dimasukkan dalam surat pengenalan - Referensi/ Acuan yang jelas (dimana kontak tersebut kita dapatkan)

- Ucapan terima kasih(Untuk waktu dan perhatian pengunjung)

- Subyek/ hal yang dibicarakan (Apa telah didiskusikan dan Apa tujuannya?)

- Prosedur lebih lanjut yang telah disepakati (pertemuan, sampel, penawaran

serta bahan-bahan informasi tambahan)

Makin pribadi pengingat yang dicatat, makin besar dampak positifnya terhadap pengunjung karena diingat dan dihargai serta ada orang yang tertarik dengan/ perhatian padanya.

Apa yang perlu dimasukkan dalam surat penawaran: - Acuan/ referensi yang jelas

- Ucapan terima kasih

- Nama produk, tipe dan spesifikasinya yang lengkap dan sesuai.

- Volume atau jumlah nominal yang dibicarakan sesuai dengan permintaan

pengunjung

- Pengemasan dan jumlah kemasan serta toleransi yang disepakati tentang

berat bersih per unit kemasan

- Harga per unit

- Waktu pengiriman dan sarana pengangkutannya

- Syarat-syarat penjualan

- Syarat-syarat pembayaran

- Validitas tawaran

- Syarat dan ketentuan bisnis umum (diketik dibalik lembar penawaran )

Apa pertimbangan yang perlu diambil ketika mengirimkan sampel : - Gunakan bahan kemasan yang baik untuk memastikan tibanya sampel dalam

bentuk yang bagus.

- Lampirkan lembar spesifikasi produk atau panduan konsumen tentang produk-

produk yang ada.

- Dokumen-dokumen yang lengkap tentang transport dan cukai impor (proforma

invoice, dokumen impor yang sesuai dengan peraturan negara yang

bersangkutan)

TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN

Page 127: From contacts to contracts indonesian

126

- Referensi atau acuan yang jelas (siapa yang perlu mendapatkan sampel,

kapan dan dalam acara apa pengumpulan sampel tersebut disepakati).

Disarankan selama pameran bahwa pengunjung telah menerima company

profile, hal ini memudahkan pengunjung dalam mengenali perusahaan saat menerima surat yang dikirimkan peserta.

TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN

Page 128: From contacts to contracts indonesian

127

MENJAGA AGAR TETAP INGAT

Contoh Surat Pengantar

Surat dibawah ini merupakan contoh yang dapat dikirimkan pada pengunjung yang

sudah menyempatkan diri datang ke stan peserta, Namun perlu tindaklanjut

segera sesudahnya yang disepakati dengan pengunjung selama diskusi

(perbincangan) dalam pameran :

TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN

Page 129: From contacts to contracts indonesian

128

Contoh Surat Pengingat :Mengumumkan Suatu Kunjungan Surat dibawah ini merupakan contoh surat yang dapat dikirimkan kepada

pengunjung yang bersedia bertemu setelah pameran berakhir untuk

menindaklanjuti pembicaraan selama pameran :

TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN

Page 130: From contacts to contracts indonesian

129

Contoh surat penawaran berdasarkan permintaan pengunjung selama pameran berlangsung

Surat dibawah ini merupakan contoh surat yang dapat dikirimkan kepada

pengunjung untuk menawarkan produk. Surat penawaran perlu jelas dan konklusif.

Semua bagian yang didaftar pada hal.126-127 perlu dimasukkan dalam surat

tersebut untuk mennghindari kesalahpahaman mengenai produk, volume, harga

serta syarat dan ketentuan-ketentuan :

TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN

Page 131: From contacts to contracts indonesian

130

MEMPERKUAT HUBUNGAN/KONTAK. TETAP BERHUBUNGAN RUTIN

Setiap peserta pameran tidak dapat berharap agar pengunjung mengingat setiap stan

yang dikunjunginya selama pameran. Hal inilah yang menjadi alasan mengapa

pengisian format kontak pameran yang benar serta tindak lanjut secepat mungkin

sangat penting. Bukan hanya untuk diingat, namun juga untuk mengingatkan

pengunjung tentang kunjungannya ke stan, apa yang sudah dipresentasikan padanya

dan apa yang telah dibicarakan. Guna memastikan hal ini, langkah awal tindaklanjut

sangatlah penting.

Selain itu peserta pameran perlu membuat dirinya diingat oleh pengunjung

Disamping mengikuti aturan tindaklanjut untuk memperoleh perhatian pengunjung setelah pameran berakhir, penggunaan sarana komunikasi juga amat berguna untuk menjaga ketertarikan pengunjung.

Beberapa contoh sarana komunikasi tercantum dibawah ini:

Laporan Berkala Perusahaan Frekuensi : 3-4 kali setahun, yang berisi:

- Perkembangan produk, kecenderungan dan kegiatan-kegiatan baru

- Perusahaan dalam struktur perusahaan

- Ulasan keikutsertaan perusahaan dalam pameran atau acara-acara lain

- Laporan tentang penghargaan yang diterima

- Artikel terkait aplikasi produk perusahaan

Undangan Pribadi Frekuensi : Selama acara berlangsung

- Undangan pada road show atau seminar

- Undangan pada pameran dagang yang lain

- Undangan pada kegiatan-kegiatan sosial

TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN

Page 132: From contacts to contracts indonesian

131

Kontak Pribadi melalui Telepon Frekuensi : Setiap 2 atau 3 bulan

- Adakah hal-hal yang baru?

- Kegiatan, kecendrungan dan minat yang baru?

- Bagaimana kelangsungan bisnisnya/ usahanya selama ini?

- Perbincangan kecil dan gosip

- Minat memperbarui kontak pribadi

Langkah langkah tersebut hanya merupakan tambahan saja. Tulang punggung dari

aktivitas tindaklanjut tetaplah lingkaran tindak lanjut yang terkait dengan kegiatan,

produk dan aplikasinya seperti yang telah dijelaskan. Namun demikian perlu diingat

untuk meninggalkan kesan bahwa kita adalah rekan bisnis yang aktif dan bermaksud

menjalin hubungan jangka panjang. Oleh karena itu, penting sekali untuk membuat

rekan kita merasa bahwa ia dihargai sebagai seorang manusia, bukan hanya

konsumen yang potensial.

TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN

Page 133: From contacts to contracts indonesian

132

Daftar Pemantauan : Beberapa aspek umum tentang tindaklanjut yang tepat

Walaupun di halaman sebelumnya telah dijelaskan prosedur umum serta bagian-

bagian dari tindaklanjut, beberapa aturan umum perlu diikuti selama melaksanakan

tindaklanjut dalam waktu jangka panjang untuk memastikan keberhasilan yang

dicapai :

Rencanakan prosedur tindaklanjut dengan baik sejak dini sebagai bagian dari

proses perencanaan pameran.

Tunjuk anggota staf yang bertanggung jawab dalam implementasi proses

tindaklanjut sebelum pameran dibuka.

Pastikan segera memulai proses tindaklanjut setelah pameran berakhir.

Catatlah dengan tepat semua langkah tindaklanjut yang diambil oleh pengunjung

untuk menjamin proses pengejaran lebih lanjut.

Setelah setiap langkah tindaklanjut dilaksanakan,jadwalkan langkah selanjutnya

dari lingkaran tindaklanjut dengan cermat. Tentukan tanggung jawab dan

tindakan yang akan diambil, oleh siapa, kapan dan dengan cara apa untuk

memastikan kelangsungan proses membangun hubungan tersebut?

Jadwalkan tindakan berikutnya yang perlu diambil dengan mempertimbangkan

hal-hal berikut ini :

- Berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh pengunjung untuk memeriksa dan

membandingkan tawaran yang diterima?

- Berapa lama jangka waktu yang dibutuhkan untuk pengujian, homologasi serta

pengakuan sampel yang diberikan hingga sampai pada pengunjung?

Jadwalkan semua tindakan yang sesuai dengan kemampuan Anda.Tetap

berikan janji untuk membangun citra sebagai rekan yang terpercaya.

Hindari terciptanya kesan terlalu pemaksa, berikan waktu pada pengunjung

untuk mengembangkan kesimpulanya sendiri.

Bersikaplah sabar terhadap pengunjung,dengarkan komentarnya dan tetaplah

berhubungan.

TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN

Page 134: From contacts to contracts indonesian

133

Jika Anda marah, jangan pernah menunjukkannya pada pengunjung, atau

membuat pengunjung merasakannya. Pengunjung tersebut mungkin saja

pimpinan atau pengambil kebijakan dari salah satu pelanggan Anda. Pikirkan

akibatnya,oleh karena itu bersikaplah tenang dan santai.

Ingatkan diri Anda pada langkah-langkah tambahan yang diambil.

TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN

Page 135: From contacts to contracts indonesian

134

MEMASTIKAN KEBERADAAN PASAR YANG TEPAT

Mengevaluasi Jalur Distribusi Daftar Pemantauan :Mengevaluasi Rekan Distribusi Yang Tepat

KONTAK LANGSUNG DENGAN PASAR

Menyiapkan Utusan Pembelian Menyiapkan Utusan Penjualan

KONTRAK PERDAGANGAN INTERNASIONAL

Membagi Biaya dan Resiko antara Penjual dan Pembeli : (INCOTERMS) Persyaratan Umum Untuk Semua Sarana Transportasi Persyaratan Umum Untuk Pengangkutan Laut Resiko Kredit dan Kontrak Perdagangan Daftar Pemantauan : Isi dari Kontrak Perdagangan

ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL

Page 136: From contacts to contracts indonesian

135

MEMASTIKAN KEBERADAAN PASAR YANG TEPAT

Mengevaluasi Jalur Distribusi

Apakah pasar ekspor perlu langsung dimasuki atau dimasuki melalui agen atau

distributor merupakan pertanyaan penting saat mengevaluasi kemungkinan

dimulainya aktivitas ekspor.

Penjualan Langsung: Penjual kepada Pengguna Akhir

Penjualan melalui Agen Komisi

Penjualan melalui Distributor

Kontrak agensi atau penyaluran antara penjual dan rekan distribusi

Rekan negosiasi dalam kontrak perdagangan (agen atas nama penjual)

Pengiriman Barang Faktur dengan resiko kredit: penjual ke pengguna akhir, penjual ke

distributor, distributor ke pengguna akhir Uang pembayaran Pembayaran komisi dari penjual ke penyalur setelah menerima

bayaran dari pengguna akhir

AGEN

PENJUAL PENJUAL PENJUAL

DISTRIBUTOR

PENGGUNA AKHIR PENGGUNA AKHIR PENGGUNA AKHIR

ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL

Page 137: From contacts to contracts indonesian

136

Penjualan Langsung dari Penjual ke Konsumen Akhir Keuntungan

- Kontak langsung dengan konsumen akhir dan akses langsung terhadap

konsumen akhir.

- Tingginya keuntungan yang diperoleh karena tidak ada komisi yang

perlu diberikan kepada agen penyalur. - Rute komunikasi dengan konsumen yang lebih pendek - Kerahasiaan hanya penjual dan konsumen langsung yang mengetahui

tentang produk yang tersedia.

Kelemahan

- Perolehan pelanggan baru serta mempertahankan pelanggan

merupakan tugas penuh dari penjual sehingga menyebabkan

memerlukan biaya yang tinggi untuk mengatasi segala kebutuhan dalam

mempertahankan suksesnya hubungan personal tersebut.

- Penjual perlu menangani setiap kebutuhan rekan dipasar. Hal ini akan

terasa sulit jika tidak ada rekan di daerah setempat, terutama dalam

pasar yang berbeda budaya dan kesulitan untuk berkomunikasi.

(perintah dalam berbagai bahasa, perbedaan waktu serta prasarana

komunikasi)

- Layanan perawatan dan perbaikan membutuhkan adanya staff teknis

dalam pasar sasaran sehingga diperlukan biaya perjalanan yang tinggi.

Pengaturan logistik spare part mungkin bisa bermasalah.

Kesimpulan Penjualan langsung kepada pengguna akhir sangat sesuai untuk penjualan

terhadap konsumen ketika muatan dari kapal atau kereta api sudah dikirim.

Hal ini dianjurkan untuk perusahaan barang dan bahan-bahan mentah yang

disediakan untuk pelanggan-pelangan besar tertentu. Segera setelah

pemisahan muatan diderah setempat dibutuhkan metode penjualan dan

distribusi seperti ini menjadi sulit tanpa adanya rekan kerja dengan daerah

setempat berkaitan dengan penyimpanan dan distribusi barang dan jasa.

ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL

Page 138: From contacts to contracts indonesian

137

Penjualan Melalui Agen

Kelebihan - Mudahnya masuk dalam pasar karena penjual memperoleh keuntungan

dari hubungannya dengan agen setempat serta pelanggan potensial di

segmen sasaran.

- Meningkatnya komunikasi agen lokal berkomunikasi dengan bahasa

yang digunakan oleh pelanggan potensial, mengetahui adat istiadat

setempat serta situasi politik, sosial dan ekonomi dalam pasar yang

bersangkutan.

- Agen tersebut sudah memahami peraturan setempat mengenai

pengemasan dan pemberian nama serta pembuangan dan daur ulang

limbah.

- Pelanggan dalam pasar tersebut mempunyai rekan berkomunikasi yang

selalu ada untuk mereka setempat.

- Berkaitan dengan klaim mengenai kualitas serta permasalahan logistik,

(misal bea cukai impor) agen tersebut akan menggunakan cara-cara

setempat tanpa adanya penundaan serta prosedur-prosedur yang

dilewati.

- Mengambil keuntungan dari sinergi-Sebagian besar agen yang mewakili

beberapa penjual dari luar negeri dalam segmen sasaran yang sama.

- Menghemat biaya dan waktu. Penjual hanya berkonsentrasi pada

pemberian latihan serta dukiungan kepada penjaga, agen perusahaan

hanya perlu mengunjungi orang yang bertanggung jawab dalam

penjualan ini.

- Agen lokal dapat memeriksa resiko pemberian kredit kepada setiap

penduduk setempat. Agen akan melakukanya dengan hati-hati

mengingat bahwa dia akan mendapatkan komisi setelah penjual

menerima pembayaran dari pelanggan/ pembeli.

- Layanan logistik mungkin disediakan oleh agen (misalkan pengaturan

(consignment) persediaan

ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL

Page 139: From contacts to contracts indonesian

138

Kelemahan - Keberhasilan penjual bergantung penuh pada usaha agen penyalur

serta hubungannya dengan pasar. Pemilihan agen dengn cermat dan

hati-hati sangatlah penting

- Kontak langsung dengan dengan pelanggan terbatas karena agen

bertindak sebagai penengah dalam pertukaran informasi.

- Di beberapa negara, terdapat peraturan yang ketat mengenai

keterwakilan yang eksklusif.

- Dalam beberapa hal, agen komisi tidak menyediakan jasa perawatan

atau perbaikan. Karena mereka hanya staf yang mengejar keuntungan.

Penjual perlu memastikan sendiri tentang ketersedian layanan ini.

- Keuntungan yang diperoleh lebih rendah terkait dengan pemberian

komisi pada agen.

Kesimpulan Memasuki pasar melalui agen lokal merupakan langkah yang sangat sesuai

dalam menghemat waktu serta mencapai tingkat penetrasi kedalam pasar

dalam waktu yang singkat. Bekerjasama dengan agen lokal sangat

dianjurkan untuk perusahaan berukuran kecil hingga menengah yang

memiliki sumber keuangan terbatas. Mengevaluasi rekan yang tepat

sangatlah penting. Sebelum mencapai kontrak jangka panjang dengan hak-

hak yang istimewa, sangatlah dianjurkan untuk menyepakati masa

percobaan dan baru setelah itu bisa diAndalkan kontrak akhir.

ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL

Page 140: From contacts to contracts indonesian

139

Penjualan melalui Distributor

Biasanya beberapa kriteria yang telah disebutkan sebelumnya mengenai agen

komisi juga dapat diterapkan melalui distributor lokal. Akan tetapi, ada beberapa

aspek tambahan yang perlu dipertimbangkan.

Kelebihan - Distributor menjalankan penyimpanan dan jasa prasarana teknis sendiri.

Pelanggan dilayani dalam waktu pengiriman yang singkat, jasa

perawatan dan perbaikan teknis dapat dilakukan didaerah setempat dan

dalam waktu pemberitahuan yang singkat.

- Distributor membeli produk dengan tanggung jawab dan resiko yang

ditanggungnya sendiri. Penjual hanya perlu memeriksa terhadap

kepercayaan distributor.

- Resiko penyimpanan (contoh persediaan yang terlalu banyak,

terbatasnya tempat menampung produk) ditanggung oleh distributor dan

penjual.

- Berterimakasih atas adanya penyimpanan yang cepat, penjual mampu

mengoptimalkan rencana produksinya serta menghemat biaya

pengangkutan (pengangkutan melalui kapal dengan kontainer yang

penuh daripada lewat jasa kargo/muatan kecil)

- produk diberikan pada distributor dalam jumlah besar untuk

pengemasan dan penyesuaian lebih lanjut terkait dengan kebutuhan dan

peraturan dalam pasar setempat (misal; jus buah dan produk-produk

cair yang lain diberikan dalam bentuk konsentrasi yang kemudian

diencerkan dan dimasukkan kedalam botol oleh distributor itu sendiri,

produk kimia yang membutuhkan pelabelan tertentu dalam pasar

tersebut, dsb)

ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL

Page 141: From contacts to contracts indonesian

140

Kelemahan - Oleh karena distributor membeli produk dengan segala tanggung jawab

dan resiko yang ditanggungnya sendiri,penentuan faktor harga produk

yang diberikan pada pengguna akhir berada diluar kendali penjual.Bagi

pengguna akhir,distributor merupakan rekan perantara.Sedangkan

produsen masih bertanggung jawab terhadap kualitas dan tampilan

produk.

- Dalam beberapa hal, distributor tidak memberikan informasi terkait

dengan pengguna akhir ataupun tentang kondisi pasar lokal. Oleh

karena itulah penjual sangat bergantung pada kepercayaan distributor.

Kesimpulan Meskipun bekerjasama dengan distributor lokal memberikan keuntungan,

seseorang tidak boleh lupa bahwa jalur distribusi seperti ini membatasi/

mengurangi pengaruh langsung produsen/penjual terhadap perusahaan.

Kriteria yang perlu dipertimbangkan saat mengevaluasi rekan distributor

yang tepat terdapat dalam Daftar Pemantauan pada halaman berikut ini.

ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL

Page 142: From contacts to contracts indonesian

141

Daftar Pemantauan :Mengevaluasi Rekan Distributor yang Tepat

Berikut ini kriteria yang perlu dipertimbangkan saat mengevaluasi agen dan atau

distributor : Kapabilitas seorang distributor: Apakah perusahaan tersebut memiliki

penjaga yang cukup untuk memastikan keseluruhan cakupan dalam pasar yang bersangkutan?

Apakah perusahaan tersebut memiliki penjaga yang terampil untuk menghadapi kebutuhan teknis serta komersial dari pelanggan yang potensial?

Apakah perusahan memiliki sumber dana yang dibutuhkan untuk memastikan kelangsungan usaha ini?

Apakah perusahan tersebut memiliki visi yang jelas dan dalam waktu jangka panjang terkait dengan struktur dan sasaran perusahaan? Apakah perusahaan benar-benar menyadari visinya?

Apakah cara menjalankan bisnis perusahaan tersebut berdasarkan konsep jangka panjang atau hanya mengembangkan kegiatannya dengan cara kesempatan untuk mencapai tujuan dalam bisnis jangka pendek?

Bagaimana sejarah perusahaan tersebut? Seberapa baik perusahaan tersebut dikenal pasar dan sesuai dengan segmen sasaran kita?

Apakah perusahaan tersebut juga menawarkan produk lain kepada pelanggan kita yang potensial? Apakah produk kita melengkapi atau menyaingi produk-produk yang sudah ada didistributor? Apakah hal tersebut akan menyebabkan munculnya pertentangan/konflik?

Apakah infrastruktur logis sudah tersedia untuk memastikan persediaan dan mendukung layanan terhadap konsumen/pelanggan? (terkait dengan

kapasitas penyimpanan, fasilitas penyimpanan dan penanganan produk,

transportasi, bea cukai serta manajemen kualitas)?

Apakah tersedia cara yang tepat untuk menjamin kepuasan pelanggan kita? Apakah perusahaan tersebut akrab dengan hal-hal yang berkaitan dengan produk kita,aplikasinya serta dengan ketentuan-ketentuan khusus dalam menjalankan usaha di segmen sasaran kita?

ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL

Page 143: From contacts to contracts indonesian

142

Mampukah perusahaan tersebut mengumpulkan referensi positif yang memudahkan kita untuk memeriksa etika bisnis, reliabilitas, efisien dan kestabilan perusahaan tersebut (misal; pelanggan yang masih eksis, produsen

lain yang diwakilkan melalui perusahaan tersebut, referensi bank, dsb )?

Apakah perusahaan tersebut siap menghadapi kegiatan yang tidak kompetitif, tidak membuka cara-cara? Langkah-langkah teknis terhadap pihak ketiga terkait dengan kerahasiaan umum?

Apakah perusahaan tersebut memiliki ijin yang dibutuhkan untuk memasarkan produk kita (misal terkait dengan produk atau bahan makanan

yang beresiko, obat-obatan ataupun produk-produk yang serupa)?

ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL

Page 144: From contacts to contracts indonesian

143

KONTRAK PERDAGANGAN INTERNASIONAL

Melakukan bisnis dengan usaha dengan negara-negara lain melibatkan aturan-aturan

yang bebeda dibandingkan dengan yang sudah dikenal dalam perdagangan

domestik. Memindahkan produk dari satu negara ke negara lain, atau bahkan dari

satu benua ke benua lain mengandung resiko kehilangan atau rusak. Barang-barang

tersebut perlu dipindahkan melalui beberapa negara, oleh karena itu transit yang

berbeda serta prosedur bea cukai impor perlu diatur. Dokumen-dokumen ekspor serta

impor juga perlu benar-benar dipersiapkan.

Disamping aspek teknis dari logistik ekspor, perbedaan aturan dalam negara penjual

dan pembeli bisa mempengaruhi/merusak penetapan dan keberhasilan pelaksanaan

transaksi bisnis. Penyusunan kontrak yang jelas dan mendukung membantu

mencegah timbulnya kejadian-kejadian yang tidak diinginkan baik oleh penjual

maupun pembeli.

Dalam kontrak perdagangan (atau kontrak jual beli), penjual dan pembeli menetapkan jenis produk yang dibeli, jumlah produk, harga serta ketentuan produk, kapan transaksi tersebut dilakukan dan bagaimana cara pengangkutan produk tersebut? Kontrak tersebut memberikan bukti terkait persyaratan penjualan dan pembayaran, liabilitas produk, kemasan serta berbagai syarat dan ketentuan lain dimana kesepakatan telah tercapai.

Semua elemen dasar dari kontrak perdagangan akan ditunjukkan dalam sebuah tidak

mungkin dicantumkan dalam bab ini. Oleh karena itu, pengumpulan semua informasi

yang Daftar Pemantauan. Beberapa subyek dasar yang perlu dipertimbangkan saat

merundingkan suatu kontrak perdagangan akan dibahas dalam bab ini. Akan tetapi,

pembahasan semua pertanyaan yang terkait secara detail relevan selama persiapan

kontrak sangat penting dan dianjurkan. Sumber informasi terdapat dalam Daftar

Pemantauan ”Sumber Informasi dan Dukungan Eksternal”.

ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL

Page 145: From contacts to contracts indonesian

144

Membagi Biaya dan Resiko antara Penjual dan Pembeli : INCOTERMS

Saat produk dipindahkan dari satu tempat ke tempat lain, penting sekali untuk

menentukan besarnya resiko kehilangan dan kerusakan yang terjadi dari pabrik

penjual menuju ke lokasi pembeli. Berdasarkan kesepakatan kedua belah pihak,

penjual dan pembeli perlu mengatur cakupan asuransi terhadap rute perjalanan

serta menyiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk menjamin

pelaksanaan pengangkutan, pembongkaran muatan serta prosedur cukai impor

dengan sangat baik.

Untuk memfasilitasi proses persetujuan persyaratan penjualan antara penjual

dan pembeli, syarat dan ketentuan standar untuk berbagai sarana pengangkutan

telah disusun dan dan digunakan diseluruh dunia. Persyaratan standar yang

lebih banyak digunakan ditunjukkan pada hal (146-147). Standar INCOTERM

bisa dirubah tergantung perubahan aturan resmi dan aturan logistiknya. Oleh

karena itu, sangat dianjurkan untuk menentukan INCOTERMS dalam kontrak

(misal; syarat-syarat penjualan: DDP lokasi pembeli, INCOTERMS 2000).

INCOTERM tersebut tidak hanya menentukan titik perpindahan resiko dan poin

penting dimana masing-masing pihak perlu menyediakan dokumen-dokumen

yang dibutuhkan, akan tetapi juga menentukan berapa biaya pengangkutan,

tugas dan bea cukai yang ditanggung oleh masing-masing pihak.

ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL

Page 146: From contacts to contracts indonesian

145

ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL

Page 147: From contacts to contracts indonesian

146

ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL

Page 148: From contacts to contracts indonesian

147

Hasil dan Resiko Pemberian Kredit Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, penjualan barang dan jasa kepada

pembeli asing melibatkan berbagai resiko yang lebih besar daripada didalam

pasar domestik. Dalam pesanan ekspor, resiko seperti inu terjadi dari awal

hingga akhir- dari pemerolehan bahan baku hingga produksi dan penyimpanan

produk akhir, pengiriman serta pembayaran produk dalam waktu yang sudah

disepakati.

Bagi pembeli, kesetiaan terhadap syarat hsil sangatlah penting. Bagi penjual,

kesetiaan terhadap syarat pembayaran yang sudah disepakati sangatlah

penting. Resiko yang ada ditunjukkan dalam perdagangan diluar negeri karena

pembeli tidak berada dalam posisi bagus untuk menilai kepercayaan produsen di

negara lain. Selain itu, tindakan legal terkait dengan persyaratan kontrak yang

tidak diisi lebih sulit dilakukan.

Hal yang sama juga berlaku pada penjual yang tidak hanya mengalami resiko

pengangkutan tambahan namun juga meningkatnya resiko hilangnya barang

yang diterima. Selain itu, kesulitan-kesulitan lain mungkin akan muncul di lokasi

pembeli, seperti nilai tukar uang, resiko transfer, serta kondisi sosial dan politik

ditempat tersebut.

Ringkasan : Cara Melindungi Pelaksanaan dan Pembayaran

Perlindungan Pelaksanaan Oleh Pembeli Pembeli ingin menyakinkan bahwa penjual mampu memenuhi apa yang sudah

ditawarkan atau disepakati. Perlindungan dapat diperoleh melalui bank dalam

bentuk :

Penawaran obligasi menjamin bahwa penjual mempertimbangkan penawaran

terhadap pembeli hingga kontrak tersebut ditandatangani. Dengan demikian,

pembeli melindungi dirinya sendiri dari pengaruh/pemaksaan penjual atas

sebuah tawaran sebelum tercapai kesepakatan.

ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL

Page 149: From contacts to contracts indonesian

148

Pelaksanaan obligasi dirancang untuk memberikan kepastian tentang

dana/keuangan bahwa penjual akan memenuhi obligasinya sesuai dengan

cara dan dalam waktu yang telah disepakati.

Perlindungan Pembayaran Oleh Pembeli Kontrak terkadang menujukkan bahwa penjual akan meperoleh pembayaran di

awal.Pembayaran ini biasanya digunakan untuk membeli bahan baku atau

menutupi biaya produksi awal. Untuk memastikan bahwa dana tersebut tidak

digunakan untuk keperluan lain, maka pembeli perlu meminta garansi uang

muka yang akan diberikan melalui bank.

Perlindungan Pembayaran Oleh Penjual Beberapa pengaturan perlu dibuat saat tiba waktunya pembayaran oleh

pembeli. Persyaratan pembayaran yang telah disepakati tergantung pada

seberapa baik hubungan pembeli dan penjual, jika kedua belah pihak memiliki

hubungan kekerabatan dan saling mempercayai, kesepakatan bisnis di luar

negeri dapat dicapai atas dasar kepercayaan dan keterbukaan. Cara ini

memiliki kelebihan dalam meminimalkan urusan administrasi, akan tetapi

melibatkan tingginya resiko kredit bagi penjual.

Metode pembayaran yang telah disepakati bukanlah sebuah pertanyaan atas

saling percayanya penjual dan pembeli.peraturan perdagangan dan peraturan

pemerintah terkait transfer pembayaran dalam mata uang asing juga perlu di

pertimbangkan.Penjual pasti dirugikan dalam menjual barang-barangnya

kepada pembeli jika hubungan kepercayaan tersebut kurang atau bahkan

negara tempat beradanya pembeli terlalu beresiko terkait dengan stabilitas

politik serta lalu lintas keuangan atau perdagangan bebas.

Cara melindungi pembayaran perlu dipertimbangkan dengan hati-hati baik oleh

penjual atau pembeli. Berikut ini beberapa kemungkinan yang bisa dilakukan :

ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL

Page 150: From contacts to contracts indonesian

149

Metode pembayaran berdasarkan tingkat keamanan. - Rekening terbuka - Koleksi dalam bentuk dokumen - Kredit dalam bentuk dokumen yang dapat dibatalkan - Kredit dalam bentuk dokumen yang belum ditetapkan dan

tidak dapat dibatalkan

- Surat kredit yang sudah ditetapkan dan tidak dapat dibatalkan

- Surat ganti rugi/jaminan jika tidak terjadi pembayaran

- Kredit yang berdiri sendiri

Prinsip-prinsip dasar berbagai metode pembayaran dijelaskan di bawah ini :

Koleksi Dalam Bentuk Dokumen

Catatan pembayaran Terkait dengan koleksi dalam bentuk catatan, bank yang diberi hak (bank

penagih) akan mengeluarkan catatan pengangkutan hanya jika sejumlah

faktur sudah dibayarkan. Metode pembayaran seperti ini hanya bisa

digunakan dalam kondisi yang stabil serta terdapat rasa saling percaya antara

penjual dan pembeli. Jika pembeli menolak menghargai catatan-catatan

tersebut,maka akan sulit untuk memperoleh kembali barang-barang yang

dijual tanpa menderita kerugian yang besar.

Catatan penerimaan Ini merupakan jenis khusus dari kumpulan dokumen. Aturannya adalah

catatan pengangkutan tersebut dikirimkan melalui bank penjual menuju ke

bank pembeli dengan petunjuk mengeluarkan catatan berdasarkan

penerimaan surat wesel yang mengikuti. Jaminan tambahan (jaminan

pertukaran atau jaminan terhadap wesel ) dapat diperoleh dari bank. Prosedur

ini memiliki kelemahan yaitu pembeli bisa mengambil barang-barang sebelum

melunasi seluruh pembayaran. Meskipun pembeli berjanji untuk

membayar,namun tidak mudah untuk mengumpulkan jumlah yang ditunjukkan

oleh surat wesel di negara pembeli.

Resiko Besar

Resiko kecil

ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL

Page 151: From contacts to contracts indonesian

150

Kredit dalam bentuk dokumen yang dapat dibatalkan

Kredit dalam bentuk dokumen dapat diubah atau dibatalkan melalui bank

penerbitan kapanpun tanpa memperhatikan keuntunganya sejak awal selama

bank yang berhak belum menghargai dokumen-dokumen tersebut atau jika kredit

dalam bentuk dokumen dengan pembayaran yang ditangguhkan belum diambil.

Kredit dalam bentuk dolumen yang belum ditetapkan dan tidak dapat dibatalkan

Dalam kredit ini,bank pembeli berkomitmen membayar penjual,jika dokumen-

dokumen tersebut ditunjukkan sesuai dengan waktu dan persyaratan yang

ditentukan dalam kredit. Tidak ada janji yang diberikan oleh bank kedua. Hal ini

menyebabkan munculnya permasalahan dengan bank-bank dalam negara

dimana terdapat resiko transfer dan politik yang sangat penting. Berkaitan dengan

tipe kredit semacam ini, kedudukan keuangan bank yang sangatlah uang.

Kredit dalam bentuk dokumen yang sudah ditetapkan dan tidak dapat dibatalkan

Bentuk kredit ini paling banyak digunakan.Hal ini berarti bahwa selain bank yang

berhak,bank kedua memberikan komitmen untuk membayar jika semua

persyaratan kredit telah dipenuhi.Sehingga penjual bisa menghindari hilangnya

kredit (perpanjangan kredit) serta resiko tertinggi. Resiko tertinggi adalah resiko

yang meningkat dari negara asing tidak dapat dikembalikan karena kegiatan yang

disebabkan atau dipengaruhi oleh tindakan pemerintah di negara

konsumen.Resiko tertinggi terdiri atas resiko penyaluran/perpindahan serta situasi

politik.Contoh dari transaksi sejenis terhadap kredit dalam bentuk dokumen yang

ditetapkan dan tidak dapat dibatalkan ditunjukkan dihalaman berikutnya.

Surat Jaminan Jika Tidak Terjadi Pembayaran Jaminan pembayaran terjadi atas janji bank untuk membayar penjual pada

permintaan awal jika penjual menunjukkan pernyataan pada bank yang

menyebutkan bahwa dia belum dibayar atas barang dan jasa yang telah dibeli

konsumen.Jaminan sejenis ini mengarah pada keterbasan waktu dan sangat

ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL

Page 152: From contacts to contracts indonesian

151

sesuai untuk penjualan barang-barang konsumen.Jaminan pembayaran ini sering

digunakan dengan metode pembayaran melalui rekening terbuka.

Kredit Yang Berdiri Sendiri

Kredit ini merupakan pengganti dari jaminan pembayaran.Hal ini didasarkan pada

penyerahan Bea Cukai dan Pelaksanaan Kredit dalam Bentuk Dokumen [Uniform

Customs and Practice for Documentari Credits disingkat UCP]. Sebagai

aturannya, penbayaran dibuat dari penyajian salinan dokumen-dokumen

pengangkutan dan dokumen-dokumen lain, termasuk surat wesel yang ada serta

pernyatan yang menjelaskan bahwa belum terjadi pembayaran. Kredit

semacamini memiliki ciri-ciri sebuah jaminan dan paling banyak digunakan di

Amerika dimana jaminan dari Bank Eropa dilarang oleh hukum.

Contoh Kredit Yang Sudah Ditetapkan dan Tidak Didapat Dibatalkan

Dalam prakteknya, kredit dalam bentuk dokumentasi memiliki berbagai bentuk

kebijakan awal biasanya diambil saat perundingan parsyaratan pembayaran antara

penjual dan pembeli. Prinsip dasar dari kredit dalam bentuk dokumen ini ditunjukkan

sebagai berikut :

ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL

Page 153: From contacts to contracts indonesian

152

1. Penjual dan pembeli merundingkan dan memutuskan kontrak perdagangan mereka, menyepakati pembayaran terhadap surat kredit yang sudah ditetapkan dan tidak dapat dibatalkan.

2. Pembeli meminta banknya membuka kredit yang tidak dapat dibatalkan untuk sejumlah kontrak dan mengumumkan pembukaan tersebut kepada bank milik penjual untuk dikonfirmasikan pada penjual.

3. Setelah merundingkan ketentuan pembukaan kredit termasuk dokumen- dokumen yang diterbitkan untuk kumpulan jumlah yang dikreditkan, bank milik pembeli mengumumkan pembukaan kredit dalam bentuk dokumen pada bank penjual dan meminta konfirmasi.

4. Bank penjual mengumumkan pembukaan kredit dan memberikan konfirmasi

5. Barang-barang dikirimkan 6. Setelah mengirimkan barang-

barang,penjual menunjukkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan pada banknya

7. Bank penjual memberikan kredit pada rekening penjual dengan jumlah yang ditetapkan setelah verifikasi terhadap dokumen-dokumen yang dikumpulkan oleh penjual

8. Bank penjual mengirimkan dokumen yang ditunjukkan pada bank pembeli

9. Bank pembeli memindahkan ketentuan perlindungan pada bank penjual

10. Bank pembeli mengirimkan dokumen-dokumen tersebut pada pembeli

11. Bank pembeli memberikan debit pada rekening pembeli dengan jumlah yang ditentukan.

ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL

Page 154: From contacts to contracts indonesian

153

Daftar Pemantauan : Apa Yang Mengharuskan Penjual Melakukan Pengecekan Setelah Pembukaan Kredit Dalam Bentuk Dokumen.

ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL

Poin-poin umum - Apakah Kredit Tersebut Berkaitan

Dengan Kontrak,Terutama Dengan Hal-hal Sebagai berikut :

- Jumlah harga - Waktu validitas, batas

pengangkutan - Syarat pengiriman - Deskripsi dan asal barang-

barang - Apakah kredit tersebut dapat

dibatalkan atau tidak, belum ditetapkan atau sudah ditetapkan?

- Apakah kredit tersebut dapat dipindah jika dibutuhkan?

- Dimana dan kapan kredit tersebut tersedia dan dapat dibayar?

- Jika belum ditetapkan atau sudah ditetapkan oleh bank luar negeri, bagaimana hal-hal berikut dapat diperoleh/di akses :

- Resiko kredit bank (bank del credete)

- Ketentuan dalam negara pembelian (resiko politik dan perpindahan)

- Resiko pengiriman surat (jika kredit tersedia di luar negeri)

- Apakah nama serta serta alamat penjual dan pembeli sudah benar?

- Apakah kredit tersebut mengarah pada Kamar Dagang Internasional dan sesuai dengan penyeragaman bea cukai dan praktek kredit dalam bentuk dokumen?

- Apakah waktu yang tersedia cukup untuk melengkapi pengesahan dan keaslian prosedur?

- Adakah pernyataan yang dibutuhkan dalam dokumen-dokumen yang tidak bisa dibuat?

Poin-poin umum (lanjutan) - Apakah dokumen yang ditetapkan

yang berlawanan dengan syarat-syarat pengiriman?

- Bisakah sejumlah dokumen-dokumen yang dibutuhkan tersedia?

Batas Waktu dan Pengangkutan

Barang-barang - Bisakah menemukan batas waktu

pengangkutan? - Apakah persyaratan mengenai

tempat dimana barang-barang diambil dan titik keberangkatan dan tibanya barang mudah dijangkau?

- Apakah pengangkutan parsial dan pemindahan pengangkutan dilarang dan berlawanan dengan persyaratan yang dikontrakkan?

- Bisakah tanda-tanda dan model transpor sebelumnya disediakan?

- Bisakah dokumen-dokumen tersebut ditunjukkan dalam format yang diperlukn dalam waktu yang ditentukan dalam kredit?

- Apakah penjual mengetahui ungkapan waktu yang digunakan dalam kredit?

Surat Wesel

- Apakah surat wesal tersebut sudah dibuat melalui cara yang benar?

Faktur

- Apakah deskripsi barang-barang dalam faktur sangat sesuai dengan yang terdapat dalam kredit berbentuk dokumen tersebut?

Page 155: From contacts to contracts indonesian

154

Daftar Pemantauan : (lanjutan)

ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL

Dokumen Pengangkutan secara Umum

- Jika dokumen pengangkutan tidak dijelaskan secara rinci, maka bank tidak akan menerima dokumen tersebut yang :

- Mengarah pada suatu pihak sewa (pengangkutan laut)

- Merancang muatan dalam dek (pengangkutan laut)

- Menetapkan muatan melalui kapal layar dikeluarkan oleh agen pengiriman, kecuali oleh surat muatan kapal gabungan FIATA yang dikenal oleh majelis perdagangan internasional atu disingkat ICC?

- Jika barang-barang diekspor melalui perusahaan perantara yang bertempat diluar negeri (cabang perusahaan), dibeberpa negara nilai barang-barang tersebut perlu dicantumkan dalam dokumen-dokumen (catatan) pengangkutan. Apakah jumlah serta nilai tukar tersebut sesuai dengan yang tercantum dalam faktur?

- Muatan kereta api: Bisakah salinan surat muatan kereta api diperoleh?

Surat Muatan Kapal Laut - Batasan-batasan yang terdaftar

dalam dokumen-dokumen peng angkutan secara umum juga dapat digunakan dalam surat muatan kapal laut.

Surat Muatan Kapal Laut (lanjutan)

- Surat muatan kapal laut perlu dikeluarkan menurut pesanan pembeli atau menurut nama pembeli, akan sangat sulit untuk mengatur pengembalian barang-barang tersebut.

- Apakah catatan-catatan muatan yang telah disebutkan sesuai dengan persyaratan pengiriman yang sudah disepakati?

Surat Muatan Kapal Udara

Surat muatan pesawat udara yang dikeluartkan oleh agen pengiriman tidak akan diterima oleh bank, kecuali pengiriman bertindak sebagai pembawa atau agen untuk seorang pengirim express tersebut.

Dokumen Asuransi - Apakah semua persyaratan

asuransi dapat terpenuhi? - Apakah resiko yang tercakup

digambarkan dengan jelas dalam kredit?

- Apakah cakupan asuransi mampu memenuhi kebutuhan penjual?

- Klarifikasi apakah satu kebijakan atau sertifikat (yang dikeluarkan oleh perusahaan asuransi diperlukan)

Page 156: From contacts to contracts indonesian

155

Daftar Pemantauan : (lanjutan)

ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL

Sertifikat Asal - Apakah Kamar Dagang dan

Konsultan mau menguji dan membuktikan pernyataan yang dibutuhkan dalam sertifikat asal?

- Jika dibutuhkan legalisasi, apakah negara yang bersangkutan mempertahankan konsultan jika dibutuhkan?

- Bisakah sertifikat asal yang diterbitkan di negara asal diperoleh tepat waktu?

- Dapatkah pengesahan (legalisasi) tersebut berpengaruh pada waktunya?

Page 157: From contacts to contracts indonesian

156

Daftar Pemantauan : Isi Kontrak Perdagangan

Untuk memastikan kelengkapan transaksi bisnis yang disepakati antara pembeli dan

penjual, semua bagian-bagian yang relevan dangan perjanjian tersebut perlu

dirumuskan dengan jelas dalam kontrak perdagangan. Saat menyusun kontrak

tersebut, kedua belah pihak dapat memeriksa kembali seluruh persyaratan dan

ketentuan yang menjadi pertimbangan dan kesepakatan. Makin lengkap kontrak

perdagangan yang dirumuskan, makin kecil resiko munculnya kejadian-kejadian yang

tidak diinginkan selama pelaksanaannya nanti. Daftar Pemantauan dibawah ini terdiri

dari beberapa hal yang merupakan bagian dari kontrak tersebut:

Nama dan tempat tinggal resmi dari pihak-pihak yang terlibat dalam kontrak - Nama perusahaan serta tempat tinggal resmi dari penjual dan pembeli

- Rumusan yang jelas, pihak mana yang merupakan penjual dan mana yang

merupakan pembeli.

Subyek kontrak - Deskripsi produk: nam merk, jenis atau spesifikasi produk

- Detail kemasan (misal dikemas dalam paket sebanyak 240 kantong paket)

- Volume (jumlah) yang dikontrakkan

- Cara pengiriman (misalkan penjualAndaalam sekali pengangkutan atau dua

kali pengkutan, volume tiap pengangkutan sebagian, batas yang diterima

dalam volume penjualan)

Harga produk - Ukuran harga penjualan (nilai tukar uang, jumlah)

Syarat penjualan - INCOTERMS, nama tempat pemenuhan

- Sarana pengangkutan (melalui pesawat, kereta api, truk, kapal atau

menggunakan transpor milik pembeli)

ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL

Page 158: From contacts to contracts indonesian

157

D:\REMOTESENSING\Landsat\p114r064

Jaminan Kualitas - Cara dan prosedur inspeksi produk yang disepakati sebelum ataupun

setelah tiba dit tempat pembeli (atau tempat yang telah disebutkan) oleh

siapa, dengan cara apa, dan menggunakan metode analisa apa.

- Dokumentasi teknis yang dikumpulkan oleh penjual (lembar data, sertifikat

analisis, petunjuk penanganan dan penyimpanan yang tepat).

Waktu penyediaan Waktu yang disepakati mengenai pengiriman seluruh volume barang atau

sebagian barang yang telah dikontrak.

Daya tahan dan Kecenderungan produk - Penetapan nilai dan tampilan poduk yang terjamin

- Pembatasan kecenderungan produk

- Penetapan tanggung jawab penjual dan pembeli untuk menjamin kualitas

produk selama pengangkutan, penyimpanan dan penanganan.

Persyaratan pembayaran - Syarat, cara dan waktu pembayaran yang disepakati.

Hukum dan Yuridis yang diterapkan - Perumusan yang jelas mengenai peraturan pemerintah, tempat pengadilan

dan pemerintah terkait kesewenang-wenangan yang diterima oleh kedua

belah pihak.

Validitas Kontrak - Tanggal kontrak terjadi serta tanggal kadaluarsa

- Penetapan waktu dan lokasi kapan dan dimana kedua belah pihak

menyetujui kontrak tersebut.

Pengesahan (Legalisasi) - Nama, gelar dan tanda tangan perwakilan kedua belah pihak yang

bersangkutan.

ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL

Page 159: From contacts to contracts indonesian

158

KONTAK DENGAN PASAR SECARA LANGSUNG

Dengan teknologi informasi saat ini, banyak informasi

awal yang bisa dikumpulkan untuk menjalin hubungan

dengan rekan bisnis baru yang potensial baik konsumen

baru maupun produsen baru. Sebagian besar perusahaan

memperkenalkan perusahaan tersebut serta produk dan

jasanya melalui internet. Sumber informasi yang lain

adalah buku petunjuk internasional yang diterbitkan oleh

Kamar Dagang, Asosiasi industri serta Agen promosi

perdagangan.

Akan tetapi, bisnis yang sebenarnya masih membutuhkan kontak pribadi sebelum

diputuskan. Setelah pameran berakhir atau berdasarkan informasi yang dikumpulkan,

memperdalam dan memperkuat hubungan dengan pasar tetaplah sangat penting

dalam kontak pribadi diantara rekan-rekan bisnis. Selama kunjungan atau

pembicaraan yang berlangsung baik ditempat penjual maupun pembeli, kebutuhan

saling menguntungkan, minat serta kesempatan bisnis yang ada dapat dibicarakan

secara pribadi dan dengan cara yang meyakinkan sehingga perjalanan bisnis masih

tetap dibutuhkan.

Beberapa aturan untuk memastikan suksesnya perjalanan bisnis :

Recanakan perjalanan Anda sedini mungkin. Gabungkan beberapa kunjungan

pada rekan bisnis yang berada dalam satu lokasi untuk menghemat biaya dan

waktu perjalanan.

Jangan pernah mengunjungi rekan bisnis tanpa melibatkan rekan distributor

setempat. Libatkan distributor setempat dalam kegiatan persiapan untuk

perjalanan Anda. Biarkan distributor Anda menyiapkan kunjungan dan

pertemuan tersebut karena dia lebih mengetahui dimana tempat yang

memerlukan kunjungan, dimana terdapat potensi baru dan potensi tambahan

yang meningkat serta konsumen yang mengharapkan kunjungan dari produsen.

KONTAK DENGAN PASAR SECARA LANGSUNG

Page 160: From contacts to contracts indonesian

159

Untuk setiap kunjungan: Susun subyek yang akan dibicarakan bersama dengan

rekan distributor Anda. Komunikasikan agenda Anda dengan rekan bisnis

tersebut sejak awal sehingga memudahkannya untuk mempersiapkan dan

memastikan keberadaan anggota penjaga yang dibutuhkan untuk mencapai

pertemuan yang konklusif. Temukan subyek yang ingin dibicarakan oleh rekan

bisnis untuk mempersiapkan diri Anda dengan baik.

Untuk setiap kunjungan: Susun daftar pribadi Anda tentang sasaran dan tujuan

yang ingin dicapai. Persiapkan masing-masing kunjungan.

MEMPERSIAPKAN UNTUK MENYAMBUT UTUSAN MISI PEMBELIAN

Agensi promosi perdagangan serta kamar dagang membentuk utusan

pembelian. Utusan-utusan tersebut menarik pembeli potensial dari sebuah

industri dalam suatu wilayah untuk mengunjungi suplayer potensial dalam

negara tertentu untuk memulai kontak baru. Kapanpun utusan dari pembelian

tersebut mengunjungi pengekspor yang potensial, mereka perlu terlihat siap

untuk menunjukkan kesan yang terbaik terkait dengan kepercayaannya, proses

produksinya serta kualitas manajemennya.

Yang perlu dipersiapkan oleh Pengekspor Potensial Saat mengunjungi produsen baru yang potensial, delegasi dari utusan

pembelian ingin mengetahui kemampuan, kapasitas dan reliabilitas dari rekan

baru tersebut. Oleh karena itu, penting sekali untuk menyusun hal-hal berikut

ini dengan baik sejak dini :

- Ruang pertemuan dengan ukuran tertentu untuk mengkomodasi dan

menyambut kelompok pengunjung tersebut.

- Presentasi umum dari sejarah perusahaan, bisnis baru-baru ini, visi, strategi

serta struktur untuk masa mendatang.

- Salinan slide presentasi yang diberikan, brosur perusahaan serta literatur

penjualan (deskripsi teknis produk, petunjuk, dsb).

- Sarana prasarana teknis yang tepat untuk menjamin presentasi yang

profesional.

KONTAK DENGAN PASAR SECARA LANGSUNG

Page 161: From contacts to contracts indonesian

160

- Ketersediaan penjaga yang tepat dan dalam jumlah yang memadai untuk

memastikan bahwa semua pertanyaan yang diajukan oleh anggota utusan

pembelian bisa dijawab, baik pertanyaan tersebut terkait dengan aspek

teknis maupun komersial.

- Jika terdapat kunjungan ke pabrik, laboratorium atau gudang penyimpanan,

maka semua tempat perlu bersih dan dalam bentuk yang benar.

- Semua penjaga yang berada dilokasi yang dikunjungi tersebut perlu

diinstruksikan bagaimana bereaksi saat pengunjung bertanya. Tidak ada

penjaga yang bertindak semaunya sendiri.

- Kunjungan ke pabrik-pabrik perlu dibatasi pada tempat dimana terdapat hal-

hal yang seharusnya tidak dilihat. Terkait dengan perkembangan-

perkembangan baru yang belum dipasarkan karena beberapa anggota

utusan penjualan juga berhubungan dengan persaingan.

- Program hiburan yang tepat agar selalu diingat oleh anggota utusan

pembelian yang berkunjung ke lokasi pengekpor (misalkan makan siang,

kado, beberapa pemAndangan, dsb).

Saat bersiap-siap menjamu peserta dari utusan pembelian, yang perlu diingat adalah profesionalisme dalam memperkenalkan perusahaan, produk dan jasanya serta keramahan yang mengawali terjadinya kontak/ hubungan dan kemudian akan menuntun ditandatanganinya kontrak.

MEMPERSIAPKAN MISI PENJUALAN

Misi penjualan bisa muncul dari kontak yang disepakati dengan konsumen yang

potensial atau konsumen yang sudah ada. Selama pameran berlangsung

berdasarkan permintaan konsumen atau melalui perjanjian lewat distributor

setempat. Hal ini bisa muncul dari permintaan konsumen yang potensial yang

sudah membaca beberapa iklan kita, yang sudah mengunjungi website penjual

di internet atau yang sudah mendapatkan beberapa rekomendasi dari konsumen

kita yang sudah ada atau mungkin hal ini juga merupakan bagian dari program

promosi perdagangan.

KONTAK DENGAN PASAR SECARA LANGSUNG

Page 162: From contacts to contracts indonesian

161

- Konsumen merasa tenang, tidak tertekan, merasa diperhatikan dan tetap

fokus.

- Konsumen sangat tertarik dalam mengoptimalkan rantai penjualan atau

sumber penjualan, jika tidak maka dia tidak akan sepakat untuk mengadakan

pertemuan tersebut.

- Tidak ada dampak yang mengganggu seperti aula pameran yang ramai,

hiburan-hiburan yang mengganggu dari stan sebelah Anda ataupun dari

pengunjung lain.

- Penjual menikmati perhatian yang lebih dari konsumen yang potensial,

diskusi akan berlangsung lebih terarah dan dengan cara yang meyakinkan

dari pada yang berlangsung dalam stan pameran. Akibatnya: Mengunjungi konsumen yang potensial berarti mempersiapkan diri menjadi

yang lebih baik dalam menjawab pertanyaan konsumen dibandingkan

mempersiapkan penjelasan umum yang perlu diberikan oleh peserta pameran kepada

pengunjung.

- Presentasikan perusahaan Anda, visi, strategi, struktur serta sumberdayanya.

- Presentasikan produk dan jasa perusahaan Anda serta kemampuan dan

keahliannya.

- Tunjukkan perusahaan Anda sebagai rekan yang dapat dipercaya.

KONTAK DENGAN PASAR SECARA LANGSUNG

Apa perbedaan antara kunjungan pribadi misi penjualan ke lokasi konsumen potensial dengan diskusi yang berlangsung dalam pameran?

Bertemu langsung dengan konsumen yang potensial merupakan kesempatan yang langka untuk memberikan kesan terbaik karena tidak akan ada kesempatan kedua

Page 163: From contacts to contracts indonesian

162

Saat mengunjungi konsumen yang sudah eksis ataupun konsumen yang

potensial. Hal-hal berikut ini dibutuhkan dan sangat penting agar pengunjung

tetap bersikap tenang, menggunakan teknik bertanya yang tepat serta paham

bagaimana mendengarkan konsumen:

- Apa program perusahaan yang ditunjukkan pada konsumen, kegiatan

barunya, sasaran dan tujuan jangka panjangnya serta bagaimana usahanya

berjalan dan berkembang?

- Apa kebutuhan-kebutuhannya terkait dengan kualitas dan tampilan produk?

- Teknologi apa yang digunakan oleh konsumen kita? Apakah perusahaan

kita sesuai dengan teknologi tersebut? atau perlu dilakukan penyesuaian?

- Siapa suplayer sebelumnya? Apakah ada masalah? Jika ya, masalah apa?

- Apakah potensi konsumen bagi perusahaan kita?

- Mengapa konsumen setuju bertemu dengan kita atau mau mengundang

kita untuk bertemu?

TUJUAN UTAMA MISI PENJUALAN : MEMAHAMI KEBUTUHAN konsumen yang potensial tersebut

TARGET MINIMAL DARI MISI PENJUALAN : Memperoleh kesempatan untuk MENAWARKAN SOLUSI YANG

KOMPETITIF kepada konsumen yang bersangkutan.

Kebutuhan informasi bagi konsumen potensial yang dikunjungi serupa dengan

yang disebutkan dalam Bab “Apa yang bisa dipelajari selama kunjungan

pembelian? “(lihat halaman 154). Oleh karena itu, saat mengunjungi konsumen

yang sudah ada dan konsumen yang potensial, delegasi penjual perlu siap

menghadapi masalah tersebut selama diskusi berlangsung untuk mengetahui

KONTAK DENGAN PASAR SECARA LANGSUNG

Apa yang bisa kita pelajari selama misi penjulan?

Apa yang perlu dipersiapkan dalam misi penjualan

Page 164: From contacts to contracts indonesian

163

bagaimana cara bersikap yang benar, informasi berikut ini perlu dikumpulkan

sebagai persiapan dalam diskusi internal yang meyakinkan :

Sejarah hubungan antara penjual dan pembeli :

- Bagaimana hubungan tersebut berkembang? Siapa yang memulai

kunjungan? dan kenapa?

- Apakah dulu pernah ada hubungan bisnis antara keduanya? Jika ya,

kapan? Apa jenis produknya? Berapa jumlah dan harganya? Dan apa

ketentuan-ketentuanya (Statistik penjualan)?

Peningkatan dan perkembangan produk terbaru :

- Apa yang bisa ditawarkan pada konsumen diluar produk yang ada yang

mampu memberikannya kepuasan?

- Apa yang dapat dilakukan selama penyesuaian produk berlangsung untuk

menawarkan produk tersebut kepada konsumen yang terkait? Berapa biaya

tambahanya? Dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk penyesuaian

tersebut?

Permasalahan yang ditunda

- Adakah permintaan komersial dan teknis yang ditunda ?

- Adakah penawaran yang ditunda (salinan penawaran) ?

- Jika ya, Apakah konsesi harga atau syarat penjualan yang dirundingkan

dalam permintaan konsumen ?

Bahan-bahan presentasi dan periklanan Semua materi dengan informasi yang relevan yang perlu diberikan pada

konsumen :

- Brosur terbaru tentang profil perusahaan

- Publikasi terkait produk dan aplikasinya

- Lembar data teknis, Lembar data keamanan

Hadiah kecil Hadiah kecil selalu menjadi pengingat yang cocok, namun hadiah tersebut

perlu dipilih dengan cermat sesuai dengan kebudayaan setempat.

KONTAK DENGAN PASAR SECARA LANGSUNG

Page 165: From contacts to contracts indonesian

164

Memberikan benda yang dapat diterima konsumen tanpa merasa malu

sangatlah penting. Sangat dianjurkan untuk memberikan hadiah kecil dari

daerah pengunjung atau benda-benda bernilai praktis seperti pen, korek api,

kalender atau yang lainya. Jika seseorang tidak mengetahui hadiah yang

sesuai dengan kebudayaan setempat, maka dia perlu mencari informasi

sebanyak mungkin. Informasi tersebut dapat diperoleh dari agen atau

distributor setempat atau bisa juga dari manager di hotel tempat menginap.

Sampel Membawa sampel kemanapun bagi misi penjualan pergi bukanlah hal yang

baik terkait dengan batasan/aturan-aturan mengenai membawa produk-

produk berbahaya selama penerbangan. Selai itu, menunjukkan/ membawa

sampel dalam cukai impor bisa menyebabkan masalah di beberapa negara.

Kesepakatan untuk mengirimkan sampel setelah kunjungan tersebut

sangatlah dianjurkan serta memberikan kesempatan yang cocok untuk

melakukan introspeksi terhadap kunjungan yang dilakukan .

Format laporan kunjungan Tindak lanjut yang sesuai setelah kunjungan berakhir sama pentingnya

dengan tindak lanjut setelah diskusi yang berlangsung dalam stan pameran.

Prinsipnya sama dengan yang sudah dibahas dalam bab “Tindak lanjut yang sesuai setelah pameran”. Oleh karena itu, sangat dianjurkan untuk

menyiapkan format laporan kunjungan yang dikirimkan ke kantor pusat

melalui faks atau e-mail selama kunjungan. Dengan mengikuti cara ini ,

perusahaan dapat memulai tindal lanjut tersebut tanpa penundaan .

KONTAK DENGAN PASAR SECARA LANGSUNG

Page 166: From contacts to contracts indonesian

165

APAKAH PERDAGANGAN ELEKTRONIK ( E-TRADE ) ITU?

Belum ada definisi universal yang disepakati mengenai istilah “ Penjualan

elektronik ” atau “E-commerce “. E-commerce biasanya digunakan untuk

mencakup distribusi, pemasaran, penjualan atau penerimaan barang dan jasa

melalui sarana elektronik .

E-commerce terdapat dalam berbagai format sebelum internet digunakan secara

luas. Format tersebut masih ada, seperti EDI atau pertukaran data pemilik non

TCP/ IP Networks. EDI sangat penting bagi beberapa orang dalam penjualan

bisnis ke bisnis (B2B) daripada melalui internet. (Ini merupakan hal yang

diperdebatkan, terutama jika sektor usaha yang lain mengikuti contoh terbaru

dari industri terbesar General Motor Corp. Ford Motor Co dan Daimler Chrysler

yang menggunakan pertukaran penjualan terpadu B2B dalam sektor otomotif

melalui satu portal internet global ) .

Ketertarikan pada e-trade bisa bersumber dari cara internet mempengaruhi

perdagangan bisnis ke konsumen (business to consumer/ B2C), Untuk pertama

kalinya mengubah penjualan bisnis ke konsumen (B2C) menjadi penjualan

elektronik (e-commerce). Tidak ada alasan yang meragukan akan ketertarikan

pada B2C e-trade karena naiknya jumlah orang yang terhubung ke internet serta

meningkatnya aplikasi internet secara komersial.

Jelas sekali bahwa internet dapat digunakan dalam transaksi komersial baik itu

Bisinis ke Bisnis (B2B) maupun Bisnis ke Konsumen (B2C). Transaksi komersial

dapat dibagi ke dalam 3 tahap : Tahap periklanan dan pencarian, tahap

pemesanan dan pembayaran, serta tahap pengiriman ketiga tahap ini dapat

dimasukkan dalam internet serta tercakup dalam konsep penjualan elektronik (e-

commerce).

Sarana elektronik semakin sering digunakan oleh beberapa perusahaan dan

organisasi perdagangan untuk mengiklankan dan memasarkan barang dan

jasanya di seluruh dunia. Para pengusaha dan agen penyalur di negara-negara

yang jauh dapat menawarkan barang atau jasanya dengan keterangan

mengenai kemampuan dan kelebihan produk, kandungan atau bagian-bagianya,

MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)

Page 167: From contacts to contracts indonesian

166

harga, waktu produksi, syarat pengiriman serta ketentuan pembayaranya.

Informasi ini mempermudah konsumen, baik perusahaan atau perseorangan,

dalam memesan barang dan jasa yang mereka inginkan dari produsen yang

paling kompetitif.

MENGAPA INTERNET PENTING BAGI PERDAGANGAN?

Penggunaan internet semakin tumbuh pesat dari pada penggunaan teknologi

yang lain. Antara tahun 1993 dan 1997, jumlah komputer yang terhubung ke

internet meningkat dari 1 juta menjadi 20 juta. Pada tahun 2001, jumlah ini

hampir mencapai 120 juta.

Intensitas penggunaan internet menunjukkan tingkat perkembangan perekonomian Amerika serikat, Kanada serta negara-negara Nordian merupakan negara-

negara yang paling cepat mengadopsi teknologi internet. Uni Eropa,

Australia, Selandia Baru, Jepang, Korea, Singpura dan HongKong

merupakan negara-negara pengadopsi kedua setelah AS, Kanada dan

negara-negara Nordian. Tiap orang, perusahaan dan organisasi di Asia

Tenggara, Cina, India dan Argentina memiliki akses ke internet sejak tahun

1996. Ini berarti bahwa pengaruh internet lebih lambat pada negara-negara

yang baru berkembang di Asia dan Afrika serta di negara-negara yang

(shun) penggunaan internet.

Internet merupakan alat yang kuat dalam perdagangan.

penggunaan internet menurunkan biaya komunikasi, mengurangi waktu

untuk memasarkan barang-barang dan jasa, memungkinkan pengiriman

informasi dalam bentuk digital, mengurangi biaya pengangkutan dan

distribusi, serta memperluas integritas aliansi bisnis.

Internet merupakan platform yang menyatukan perdagangan global.

Karena teknologi internet berkembang dan mampu mengatasi

permasalahan dengan cepat dan terpercaya, internet digunakan hampir

setiap cara pertukaran informasi serta barang dan jasa perdagangan.

MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)

Page 168: From contacts to contracts indonesian

167

Beberapa perusahaan besar mengintegrasikan teknologi online kedalam

sistem EDI merek terdahulu. Mereka membangun sistem baru berbasis

internet dalam rantai manajemen penjualan dan berbagai kendali temuan

yang lain.

Disamping menjual barang dan jasanya, firma-firma tersebut menggunakan

internet untuk melakukan survey terhadap konsumen, jumlah penjualan

serta media perdagangan dengan informasi dan gambar-gambar,

mengumpulkan catatan-catatan peraturan komplain serta mengatur dan

mentransfer dana.

Pengaruh nyata internet masih terlihat.

Internet telah mempengaruhi jalannya usaha, pola perdagangan,

pembelajaran, serta sosial dan politik. Perusahaan dan firma semakin

dipengaruhi oleh aplikasi internet, karena orang melakukan komunikasi dan

pembayaran.

Wilayah pertumbuhan yang menyatu

Pertumbuhan paling kuat dalam penjualan elektronik Bisinis ke Bisnis (B2B)

maupun Bisnis ke Konsumen (B2C) adalah dalam jasa seperti penerbitan,

media, keuangan, pendidikan, hiburan, persediaan software khusus, serta

penyaluran produk-produk konsumen seperti pakaian, alas kaki, makanan

olahan serta produk kesehatan.

APAKAH KESALAHAN YANG SERING DIBUAT PERUSAHAAN TERKAIT DENGAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)?

Beberapa kesalahan umum yang sering dibuat perusahaan ketika menggunakan

perdagangan online sebagai alat penjualan dan pemasaran adalah seperti

dibawah ini:

Percaya bahwa setiap bisnis dapat ditangani dengan menggunakan

internet.

Percaya bahwa dengan memiliki website dapat membuat penjualan yang

cepat dan keberhasilan yang cepat diperoleh.

MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)

Page 169: From contacts to contracts indonesian

168

Percaya bahwa penggunaan internet merupakan cara yang mudah untuk

mengenalkan bisnis dan produk seseorang. Terdapat sepertiga dari satu

triliun halaman yang terlihat dalam website (www) dan jumlah tersebut terus

meningkat. Masuk dalam website tidak berarti perlu terlihat.

Percaya bahwa situs internet akan menggantikan sarana promosi penjualan

yang lain dibandingkan dengan menyesuaikan seluruh konsep komunikasi

perusahaan.

Tidak memanfaatkan promosi dalam website dengan baik, misalkan dengan

menggunakan pesan melalui e-mail, terdaftar dalam mesin pencari utama,

surat atau catatan langsung, memperbarui kartu bisnis dan kop surat,

menggunakan metode cetak, televisi dan metode tradisional yang lain untuk

mengiklankan produk-produk lain dalam website.

Tidak menggunakan cukup waktu dalam merancang isi situs dan

memfasilitasi pencarian. Cara tercepat untuk kehilangan konsumen yang

potensial adalah dengan membuat website yang sulit di akses.

Membuat situs yang mempersulit pengunjung untuk mengetahui kelebihan

produk atau jika situs tersebut hanya digunakan untuk transaksi online,

situs yang membuat konsumen kesulitan membeli produk tersebut tersebut

langsung dari perusahaan.

Tidak memperbarui (mengupdate) situs sesering mungkin.

Percaya bahwa desain situs yang sempurna akan langsung membuat

terjadinya penjual.

Tidak memberikan balasan dalam waktu 3 hari atau kurang terhadap

permintaan konsumen akan informasi.

Percaya bahwa perantara akan hilang seiring munculnya internet. Beberapa

perusahaan tidak siap atau tidak mau untuk menangani permintaan atau

pesanan produk baik dari perseorangan maupun perusahaan.

Percaya bahwa internet akan menjembatani perusahaan besar dan kecil,

seperti halnya dalam pasar tradisional, menunjukkan nama merk dan

sumber keuangan masih menjadi faktor utama keberhasilan dalam internet.

MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)

Page 170: From contacts to contracts indonesian

169

Percaya bahwa resiko yang muncul dari penggunaan kartu kredit akan

ditanggung pembeli. Faktanya, penjual diharuskan untuk menanggung

resiko dan akibat dari kredit macet.

BAGAIMANA CARA MENULIS EMAIL YANG EFEKTIF DAN CARA YANG TEPAT DALAM BERKOMUNIKASI MELALUI INTERNET?

Kelebihan utama dari penggunaan email dan komunikasi online adalah karena

bisa menghemat biaya. Saat Anda menggunkana jasa online, Anda hanya akan

mengeluarkan sedikit biaya atau bahkan tanpa biaya apapun untuk setiap email

dibandingkan dengan menggunakan telepon, faksimil, atapun teleks. Beberapa

pengusaha sat ini menggunakan email sebagai sarana komunikasi non formal

mereka, untuk mengirim memo, pemberitahuan, laporan dan laporan berkala

perusahaan, mengirimkan penawaran jual beli, dan sebagainya. Hampir semua

data yang dibuat menggunakan software komputer yang bisa dikirimkan melalui

email. Email dapat digunakan untuk mengirimkan teks, data, grafik, suara serta

video. Beberapa hal dibawah ini merupakan bagian dari email yang bertujuan

untuk memudahkan Anda dalam peningkatan dan pengaturan penggunaan email

sebagai media komunikasi.

Pada bagian To, ketik alamat email penerima

Pada bagian Subject, Ringkas, gunakan kata kerja aktif dan berikan kata

kunci detail pesan Anda. Sebagian besar pembaca memutuskan untuk

membuka dan membaca pesan hanya berdasarkan pada baris subyek

(pokok persoalan). Jika Anda salah tulis, Anda tidak hanya membuang-

buang waktu pembaca Anda, tetapi Anda juga gagal menyampaikan

maksud dalam pesan Anda. Jika Anda bisa meletakkan poin-poin penting

pesan Anda dalam beberapa kata-tidak lebih dari empat atau lima kata-

dalam baris subyek, email Anda akan lebih efektif.

Pada bagian CC atau tembusan memudahkan Anda untuk mengirimkan

salinan pesan Anda pada orang lain dan nama penerima tembusan dapat

dilihat oleh penerima pertama.

MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)

Page 171: From contacts to contracts indonesian

170

Pada bagian BCC yang merupakan singkatan dari ”blind carbon copy” atau

kopi tembusan. Bagian ini memudahkan Anda untuk mengirimkan salinan

pesan Anda dan nama penerima tembusan tidak akan diketahui oleh

penerima pertama. Untuk pengiriman email kepada banyak orang, gunakan

baris BCC sehingga penerima tidak bisa melihat daftar nama pada bagian

To.

Saat mengirimkan email, kirimkan tembusan pesan Anda pada orang yang perlu melihat pesan tersebut. Rekan bisnis Anda mungkin

mendapatkan pesan yang lebih banyak dari yang Anda kira, jadi

pertimbangkan dengan cermat perlu tidaknya Anda mengirimkan tembusan

pesan Anda. Apa yang Anda anggap sebagai upaya untuk menjalin

komunikasi bisa saja tidak menarik dan tidak penting bagi orang lain.

Tembusan tersebut mungkin dianggap menyinggung rekan Anda atau

hanya membuang-buang waktu rekan Anda.

Cantumkan nama, gelar, alamat, nomer telepon dan faksimil Anda (dengan kode wilayah) serta alamat email dalam semua persuratan. Anda mungkin saja perlu membuat tanda tangan otomatis sebagai sisipan

dalam setiap pesan Anda agar Anda tidak perlu mengetiknya lagi setiap kali

mengirimkan pesan.

Penting sekali untuk memastikan bahwa pesan Anda sudah jelas. Hindari penggunaan bahasa yang ambigu dan membingungkan akibat

salah ketik, singkatan yang salah eja serta kesalahan ejaan dan tata

bahasa. Anda juga perlu bersikap lebih hati-hati dalam penggunaan bahasa

yang tidak resmi dan terlalu berterus terang dalam menulis pesan di email

Anda. Meskipun email merupakan media yang sederhana, singkat dan

mudah sperti layaknya percakapan atau obrolan, namun beberapa orang

masih memiliki kesulitan dalam mengungkapkan maksud pesannya di

dalam tulisan dibandingkan berhadapan langsung dengan si penerima

pesan. Jika pembaca Anda tidak bisa melihat senyuman di wajah Anda, dia

mungkin akan menganggap gurauan Anda sebagai hal yang serius atau

terkesan menghina. Kata-kata kemarahan Anda mungkin akan terkesan -

MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)

Page 172: From contacts to contracts indonesian

171

lebih menyakitkan dalam tulisan dibandingkan jika Anda

mengungkapkannya secara langsung. Kata-kata tersebut nampak seperti

kemarahan yang sesungguhnya dan terlihat seperti sindiran tajam yang

menyakitkan. Di dalam menulis email sebaiknya bersikap lebih lembut

karena saat Anda menekan tombol kirim akan sulit sekali untuk menarik

kata-kata yang sudah terlanjur Anda tulis bahkan jika Anda

memperhalusnya dikemudian hari.

Jika Anda meminta pembaca Anda melakukan sesuatu seperti yang disebutkan dalam email, maka sebutkan hal tesebut di bagian awal. Jika Anda berkomunikasi dengan lebih dari satu orang, tandai tiap-tiap

paragraf untuk masing-masing orang. Misalkan jika Anda meminta Mr.

Ahuja untuk melakukan tugas tertentu dalam satu paragraf dan Ms. Aruba

untuk melakukan tugas lain dalam paragraf selanjutnya.

Balas pesan-pesan yang masuk sesegera mungkin atau dalam waktu 24 jam. Gunakan bagian ”Balasan otomatis” (Automatic Response) saat

Anda bepergian sehingga pengirim tahu kapan Anda kembali dan siapa

yang perlu dihubungi selama Anda pergi.

Jangan menulis kata-kata dalam huruf besar karena terkesan seperti teriakan.

Hindari mengirimkan beberapa lampiran atau grafik yang rumit karena hal ini memakan waktu yang lama untuk di download. Jika Anda perlu

mengirimkan lampiran, pastikan bahwa si peneriam pesan memiliki software

yang sama sehingga pesan dan lampiran-lampiran yang Anda kirimkan bisa

ditampilkan. Format yang paling baik untuk mengirim dokumen adalah Rich Text Format atau RTF dan format yang paling tepat untuk mengirim

gambar atau grafik adalah JPEG atau GIF kena format tersebut mampu

menurunkan ukuran file.

Buka lampiran yang dikirimkan pada Anda dengan hati-hati. Virus

software yang bisa menyebabkan kerusakan serius pad sistem komputer

Anda biasanya disebarkan melaui lampiran-lampiran tersebut. Untuk

melindungi sistem komputer Anda, pastikan Anda sudah menginstal

MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)

Page 173: From contacts to contracts indonesian

172

program anti virus. Aturlah program anti virus Anda sehingga bisa menscan

hard drive Anda secara otomatis dan teratur. Saat menerima email dengan

beberapa lampiran, jangan membukanya dalam sistem email Anda, tetapi

simpanlah file tersebut dalam harddrive Anda. Saat membuka file tadi,

program anti virus Anda akan mencari virus-virus yang mungkin terdapat

dalam file tersebut. Jika diemukan virus, maka secara otomatis anti virus

Anda akan menghancurkannya.

MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)

Page 174: From contacts to contracts indonesian

173

APA YANG MENYEBABKAN SUATU WEBSITE BERHASIL? Untuk memperoleh nilai tambah dari website, Anda perlu menentukan fungsi

yang Anda harapkan dapat ditampilkan di dalam situs tersebut. Pastikan bahwa

fungsi-fungsi tersebut bekerja secara efisien dan mampu menjadikan situs Anda

terlihat menonjol dalam pasar sasaran Anda. Aturan yang sama tetap perlu

diikuti seperti halnya semua investasi dalam pertukaran atau perpindahan data

elektronik. Tetapkan apa yang perlu dan sebaiknya dimiliki. Berikut ini

merupakan beberapa gagasan terkait faktor penentu yang menjadikan suatu

website berhasil:

FAKTOR KEBERHASILAN SUATU WEBSITE:

Kemampuan perusahaan menanggapi pertanyaan dan permasalahan rekan-

rekan bisnisnya dengan cepat.

Perusahaan yang sukses cenderung menyerahkan tanggung jawab atas

website kepada pembuat kebijakan dalam perusahaan. Situs yang paling

berhasil adalah situs yang dipegang oleh manajemen penjualan daripada

dipegang oleh manajemen umum atau pemasaran.

Semakin banyak cara yang ditempuh dalam mempromosikan website akan

semakin baik.

Mengutamakan produk-produk baru secara teratur sangatlah penting.

Mengundang pengunjung website untuk memberikan timbal balik dan tindak

lanjut mereka.

Memilih produk-produk yang tepat untuk dipajang dan sesuai dengan

kebudayaan setempat.

Membantu pengunjung dengan membangun sistem navigasi yang mudah

didalam maupun diseluruh website (susunan situs, kata kunci, dan

sebagainya.)

Memastikan tampilan yang menarik dan profesional.

Menjaga kecepatan akses situs dan menghindari grafik, gambar dan animasi

yang terlalu banyak.

MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)

Page 175: From contacts to contracts indonesian

174

Menyediakan informasi mengenai perusahaan (strategi, penjaga, struktur,

jaringan distribusi, proses produksi, metode dan kapasitas, sejarah serta

lowongan kerja di perusahaan)

Menambah bagian yang berisi berita, foto dan biografi pimpinan utama, dan

sebagainya.

Memasukkan bagian yang bisa di download dengan cepat dan mudah secara

terpisah, diluar bagian informasi yang bisa di download oleh rekan bisnis kita,

seperti spesifikasi produk, alamat distributor, petunjuk penggunaan, dan

sebagainya. Bagian ini tidak boleh mengandung informasi yang

memperlihatkan hal-hal seperti rahasia perusahaan ataupun informasi lain

yang sangat rahasia.

MEMBUAT WEBSITE

Meskipun banyak sekali petujuk dan panduan pembuatan website yang bisa

dilakukan sendiri dengan mudah, menciptakan website yang baik merupakan

pekerjaan yang membutuhkan keahlian dan memerlukan waktu yang tidak

singkat. Oleh karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan apakah

perusahaan akan membuat website itu sendiri atau meminta bantuan

perusahaan pembuatan website profesional untuk melakukannya.

PEMBUATAN WEBSITE MENCAKUP TIGA TAHAPAN UTAMA:

Tahap 1: Penyusunan Konsep

Apa keseluruhan pesan yang ingin dimasukkan dalam website?

Apa tujuan dan target yang ingin dicapai oleh perusahaan melalui pembuatan

website?

Siapa yang akan menjadi masyarakat sasaran? (semua orang atau orang-

orang tertentu saja)

Apa dampak yang ditimbulkan dari pembuatan website terhadap bisnis

perusahaan (misalkan dampak dari periklanan, prosedur tindak lanjut

terhadap permintaan dan pesanan rekan bisnis serta administrasi website)

MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)

Page 176: From contacts to contracts indonesian

175

Informasi apa yang sudah tersedia dan akan ditampilkan hingga jangkauan

yang tak terhingga?

Bagaimana cara pengaturan informasi yang baik untuk memastikan kejelasan

penyampaian informasi tersebut?

Tahap 2: Persiapan

Apakah website tersebut akan dibuat sendiri oleh perusahaan atau

melibatkan penyedia jasa dari luar perusahaan?

Bagaimana susunannya? (Kriteria utama: Keterkaitan informasi yang

ditampilkan, judul utama, sub judul, bagian-bagiannya (sections), isi dari tiap

bagian, keterkaitan (link) dengan bagian lain atau website lain, sistem

navigasi yang memudahkan pengunjung untuk mendapatkan informasi yang

mereka butukan dalam waktu yang singkat serta mudah.)

Apa kata kunci yang akan digunakan dalam indeks mesin pencarian (search

engine)?

Memilih teks, gambar, grafik serta animasi yang akan ditampilakn dalam

website.

Mengubah semua dokumen, gambar, grafik dan animasi kedalam format

yang cocok untuk website (HTML, JPEG. GIF, dan sebagainya)

Memilih penyedia jasa internet atau ISP (Internet Service Provider) untuk

menangani website yang sudah lengkap.

Tahap 3: Penerapan

Menetapkan nama area (domain).

Mendaftarkan website dengan mesin pencarian utama (major search engine).

Memasang iklan dan mempromosikan website baru tersebut pada

masyarakat sasaran.

Mengawasi mesin pencarian untuk memastikan ketepatan susunan website.

...........PERBARUI WEBSITE SECARA TERATUR DAN SESERING MUNGKIN!

MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)

Page 177: From contacts to contracts indonesian

176

APA DAMPAK NEGATIF DAN POSITIF DARI PERDAGANGAN ONLINE BAGI NEGARA-NEGARA BERKEMBANG?

Kelebihan dan Kekuatan Tantangan dan Resiko

Pertumbuhan yang semakin meningkat dalam perdagangan online akan menyebabkan keseluruhan peningkatan dalam perdagangan global

Negara maju dan berteknologi tinggi akan lebih diuntungkan

Sekitar 80% pertumbuhan perdagangan online berada dalam perdagangan bisnis ke bisnis. Hal ini merupakan kekuatan bagi perusahaan terhadap rantai penjualan

Rantai penjualan yang sudah ada bisa rusak dan akan tumbuh ketergantungan terhadap negara lain

Perusahaan-perusahaan besar akan bermunculan begitu juga dengan perusahaan kecil yang mampu menawarkan jasa yang sama dengan biaya yang lebih murah

Perusahaan IT multinasional akan lebih diuntungkan jika perusahaan lokal lemah

Perdagangan online mendorong ke arah perpindahan teknologi dan pertumbuhan teknologi informasi dalam perusahaan yang semakin cepat di negara-negara berkembang

Bagi negara berkembang, perdagangan online menawarkan kesempatan yang sangat menarik, akan tetapi juga ancaman yang besar dari perusahaan dari negara lain

Akses terhadap Informasi pasar, kesempatan dan rantai penjualan akan meningkat

Akses yang lebih besar bagi beberapa perusahaan akan meniadakan perusahaan yang tidak memiliki akses dalam perdagangan online

Perdagangan online membantu mengatasi permasalahan jarak dengan pasar maju

Perusahaan multinasional bisa menggunakan teknolgi yang sama untuk menjangkau pasar (konsumen) lokal

Eksportir skala menengah dan kecil memunculkan toko-toko semu yang lebih murah dibandingkan dengan toko-toko luar negeri yang sebenarnya

Biaya perawatan dan pemasaran semakin tinggi. Permasalahan keamanan, pembayaran dan persediaan yang terjamin perlu untuk disebutkan

MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)

Page 178: From contacts to contracts indonesian

177

Perusahaan akan menempatkan pelayanan saat mereka memiliki akses ke dalam keahlian kompetitif

Negara-negara berkembang akan lebih diuntungkan karena bisa menyediakan tenaga kerja dengan upah lebih murah

Perdagangan online memudahkan produsen baru untuk memasuki pasar dan terintegrasi dalam rantai penjualan global

Bahaya yang bisa memutuskan produsen yang sudah ada dalam negara-negara berkembang

Konsumen di negara-negara berkembang mampu membeli barang-barang dengan harga yang lebih murah

Produsen lokal dalam negara berkembang akan kehilangan konsumen lokal yang sudah ada

Lembaga dan proses keuangan seperti transfer dan secara elektronik semakin berkembang modern

Bank-bank asing dan perusahaan kartu kredit milik bangsa lain akan mendapatkan keuntungan besar.

Penigkatan efisiensi dan transparansi dalam pengadaan umum memunculkan persaingan dan peningkatan dalam pembayaran sektor umum

Peryaratan penjualan yang perlu didasarkan pada perdagangan online akan menghalangi perusahaan yang tidak memiliki akses internet

OPERASI PENGADAAN APA YANG BISA DIGANTIKAN ATAU DIDUKUNG SARANA ELEKTRONIK YANG LAIN?

Penerapan perdagangan online semakin meningkatkan kinerja rantai penjualan

dan pembelian. Beberapa perusahaan dari Negara lain menyatakan bahwa

pelaksanaan bisnis secara online telah mengurangi pengadaan penjaga

sebanyak 60%, biaya bahan baku sebesar 20% dan waktu yang dibutuhkan

untuk memilih produsen sebanayak 50%. Hal ini antara lain disebabkan oleh:

Adanya situs pelelangan dan pertukaran dalam sektor pasar tertentu yang

memudahkan pengunjung untuk mengenali perusahaan baru, berbelanja

dengan harga yang menarik dan memperoleh informasi mengenai persediaan

pasar

Perkembangan dari kerangka (platform) pembelian elektronik oleh

perusahaan multinasional.

MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)

Page 179: From contacts to contracts indonesian

178

Saat ini internet dikuasai dan diatur oleh berbagai standar pembelian.

Pembelian terbuka dalam internet atau Open Buying on the Internet (OBI)

dalam situs www.obi.org merupakan industri pertama yang bertujuan

memberikan kemudahan pembelian dari perusahaaan ke perusahaan atau

Business to Business (B2B) dalam internet melalui penyusunan standar

perusahaan.

Kerangka pembelian online belum bisa diterapkan dalam tingkat persyaratan

perusahaan skala menengah dan kecil mengingat diperlukannya investasi dan

prasarana. Akan tetapi, terdapat sejumlah cara pembelian yang bisa dilakukan

melalui website. Hal tersebut meliputi: pemerolehan informasi teknis mengenai

barang dan peran serta, selalu mengikuti perkembangan trend teknologi terbaru,

mencari bagian, memperoleh harga yang ditetapkan oleh beberapa perusahaan,

melihat dan membandingkan harga, melihat ketersediaan stok barang,

memperoleh informasi keuangan perusahaan, menempatkan dan mengikuti

kemajuan pemesanan.

Penggunaan website ini sekarang sudah tersedia bagi sejumlah sektor yang

semakin meningkat dan mampu menarik minat pembeli dalam pasar yang baru.

Jika kerangka pembelian tersebut mampu membuktikan kegunaannya dan

apabila teknologi semakin berkembang dengan cepat, aplikasi website tersebut

akan menjadi umum dan mudah dijangkau.

Hal tersebut kemudian akan membuka kesempatan baru bagi perusahaan skala

menengah dan kecil dalam pasar baru yang mau mempertimbangkan beberapa

pilihan strategi (misal pembelian yang dibagi-bagi dalam kelompok) untuk

mendapatkan, menerapkan dan mengambil keuntungan dari aplikasi tersebut.

MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)

Page 180: From contacts to contracts indonesian

179

BAGAIMANA DAN DIMANA PEMBELI BISA DITEMUKAN DI INTERNET?

Ada dua cara untuk mendapatkan pembeli. Pertama, menemukan perusahaan

perseorangan dalam sektor wilayah atau industrial tertentu yang membuat

perusahaan tertarik. Kedua, mencari kesempatan bisnis.

Jika Anda ingin mendapatkan pembeli melalui internet, alat yang biasa

digunakan adalah indeks ITC mengenai berbagai sumber informasi

perdagangan yang dapat di akses melalui http://www.intracen.org. Indeks

tersebut bisa ditemukan dibawah judul info utama. Disana terdapat daftar nama

perusahaan dan kesempatan bisnis dan perdagangan, yang dikuasai oleh satu

wilayah geografis, dalam bagian informasi lebih lanjut.

Menekan pilihan tersebut akan membawa Anda pada sejumlah petunjuk yang

terhubung dengan beberapa situs perusahaan dan perdagangan yang terdapat

dalam jaringan tersebut. Berbagai database perusahaan serta oragnisasi

promosi perdagangan nasional cenderung untuk menggunakan internet sebagai

media yang murah dalam mengenalkan dan menunjukkan perusahaannya

kepada masyarakat di seluruh dunia. Berikut ini merupakan beberapa website

yang memiliki database yang besar dengan jangkauan internasional:

Petunjuk Bisnis di Eropa (European Business Directory) dalam

http://www.europages.com yang menampilkan lebih dari 500.000

perusahaan dari 36 negara. situs ini dapat diakses secara gratis.

Database Kompass Internasional (Kompass International Database) dalam

http://www.kompass.com. Situs ini mungkin merupakan sumber terbesar

yang menampilkan profil beberapa perusahaan dan klasifikasi produk secara

detil. Situs ini mencakup 1,5 juat perusahaan di 60 negara serta menampilkan

sekitar 23 juta produk.

WLW online dalam http://web.wlwonline/start/en/GB/start.html yang

mencakup lebih dari 240.000 perusahaan berpotensi di 10 negara. Website

ini dibuat dalam berbagai versi bahasa yag dugunakan di negara-negara

Eropa.

MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)

Page 181: From contacts to contracts indonesian

180

Asosiasi Pusat Perdagangan Dunia (World Trade Center Association)

dalam http://www.wtca.org/ yang memiliki 300 anggota di 180 negara. Situs

ini memberikan petunjuk mengenai 140.000 pengimpor, pengekspor serta

bisnis-bisnis terkait.

Jika Anda melihat situs yang menawarkan kesempatan pemasaran,

pertimbangkanlah kemungkinan untuk mempromosikan perusahaan Anda

bersama mereka sehingga memperbesar kesempatan Anda untuk menarik minat

pembeli.

Anda juga bisa mendapatkan pembeli dengan mengunjugi situs pertukaran

Bisinis ke Bisnis (B2B) untuk perusahaan Anda seperti

www.b2bexplorer.com dan www.verticalzoom.com.

MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)