Top Banner
Sistem Informasi Kepegawaian Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia Project Charter Oleh Annisa Utami / 1201000156 Arief Purnama LK / 1201000172 Kadek Wisnu Arsadhi / 1201000598 Mika Permana / 1201000695 Ripta Ramelan / 120100092X
34

Final Project Charter - Aplikasi Kepegawaian Fakultas

Jun 08, 2015

Download

Documents

Ardhie
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Page 1: Final Project Charter - Aplikasi Kepegawaian Fakultas

Sistem Informasi Kepegawaian Fakultas Ilmu Komputer

Universitas Indonesia

Project Charter

Oleh Annisa Utami / 1201000156

Arief Purnama LK / 1201000172

Kadek Wisnu Arsadhi / 1201000598

Mika Permana / 1201000695

Ripta Ramelan / 120100092X

Page 2: Final Project Charter - Aplikasi Kepegawaian Fakultas

Daftar Isi

Daftar Gambar........................................................................................................ 3

Daftar Tabel............................................................................................................ 4

Latar Belakang........................................................................................................ 5

Profil Organisasi..................................................................................................... 6

Struktur Organisasi................................................................................................. 7

Tujuan Proyek......................................................................................................... 7

Gambaran Proyek.................................................................................................... 9

Stakeholder Sistem.................................................................................................. 9

Pernyataan Masalah dan Opportunities..................................................................10

Tabel Pernyataan Masalah......................................................................................15

Hambatan Proyek (Project Constraints).................................................................17

Ide Solusi Tahap Awal............................................................................................18

Ruang Lingkup Awal Proyek..................................................................................18

Strategi Bisnis.........................................................................................................19

Project Schedule.....................................................................................................20

Estimasi Biaya........................................................................................................21

Dokumentasi dan Komunikasi Proyek...................................................................22

Organisasi dan Staf Proyek.....................................................................................23

Referensi.................................................................................................................24

2

Page 3: Final Project Charter - Aplikasi Kepegawaian Fakultas

Daftar Gambar

Gambar 1. Struktur organisasi Fasilkom UI........................................................... 7

Gambar 2. Sistem prosedur ( mekanisme ) lembur pegawai..................................12

Gambar 3. Sistem prosedur ( mekanisme ) absensi................................................13

3

Page 4: Final Project Charter - Aplikasi Kepegawaian Fakultas

Daftar Tabel

Tabel 1. Tujuan Proyek........................................................................................... 8

Tabel 2. Pernyataan Masalah ( problem statement )...............................................16

Tabel 3.Rincian perkiraan biaya pengembangan proyek........................................21

Tabel 4. Staf proyek................................................................................................20

4

Page 5: Final Project Charter - Aplikasi Kepegawaian Fakultas

1. Latar Belakang

Sebagai bagian dari suatu universitas yang berstatus BHMN, Fakultas Ilmu Komputer

( Fasilkom ) telah menjalankan kegiatan – kegiatan baik yang berkaitan dengan

akademik maupun non akademik secara mandiri. Termasuk dalam pengurusan

kepegawaian, urusan ini ditangani oleh suatu bagian yang keberadaannya dibawahi

oleh Wakil Dekan II (Wadek II).

Untuk mewujudkan suatu pendidikan yang berkualitas dan bermutu tinggi di

Fasilkom UI, dibutuhkan dukungan dan komitmen tinggi baik dari dosen maupun

karyawan. Dosen dan karyawan akan bekerja sepenuh hati dan berkinerja tinggi

apabila kebutuhan pribadinya ( misalnya kesejahteraan ) telah terpenuhi. Oleh karena

itulah dibutuhkan suatu manajemen yang baik dalam mengelola kepegawaian.

Saat ini sistem kepegawaian di Fasilkom UI masih dikerjakan secara manual.

Meskipun untuk beberapa pekerjaan telah dikerjakan menggunakan komputer, namun

antara satu bagian dengan bagian lain masih saling terpisah dan belum terintegrasi.

Hal ini mengakibatkan suatu ketidakefisienan dan seringkali menimbulkan kesalahan.

Misalnya dalam hal absensi dan penghitungan uang lembur. Sistem absensi yang ada

seringkali menimbulkan kesalahan dalam penghitungan uang lembur. Hal ini

dikarenakan sistem absensi yang ada memiliki tingkat akurasi yang rendah, sehingga

apabila ada karyawan yang lembur kadangkala tidak tercatat dalam absensi. Demikian

juga dalam hal birokrasi, karyawan kadangkala terlambat menerima uang lembur

hanya disebabkan karena pejabat yang berwenang memberikan persetujuan sedang

tidak ada di tempat.

Adanya business driver dan technology driver menuntut pihak top level

management Fasilkom UI untuk menerapkan suatu sistem yang lebih baik dalam

bidang kepegawaian. Oleh karena itulah dibutuhkan suatu sistem informasi

kepegawaian yang terintegrasi yang diharapkan dapat memberikan dukungan dalam

mewujudkan suatu proses pendidikan yang bermutu tinggi di Fasilkom UI.

5

Page 6: Final Project Charter - Aplikasi Kepegawaian Fakultas

2. Profil Organisasi

Subag (sub bagian ) kepegawaian adalah suatu unit kerja di Fasilkom UI yang

mengurusi segala permasalan yang berkaitan dengan kepegawaian. Secara struktural,

Subag Kepegawaian dibawahi oleh wakil dekan II. Subag ini dipimpin oleh seorang

kepala bagian dan dibantu oleh beberapa orang staf.

Peranan dan tugas – tugas yang dijalankan oleh Subag Kepegawaian adalah sebagai

berikut :

a) Perekrutan pegawai baru

b) Pencatatan data kepegawaian

c) Pengelolaan absensi pegawai

d) Penghitungan gaji pegawai

e) Penghitungan uang lembur

f) Penghitungan besar tunjangan selain gaji pegawai ( misalnya tunjangan

keluarga )

g) Penentuan office hour bagi pegawai

h) Penentuan RKS

i) Penilaian kinerja pegawai

j) Pinjaman pegawai

Dalam kegiatan operasionalnya Subag Kepegawaian berhubungan erat dengan Subag

Keuangan. Misalnya dalam hal penghitungan uang lembur. Setelah data lembur

diterima dan di proses di Subag kepegawaian, data tersebut diserahkan ke Subag

Keuangan untuk dilakukan pembayaran ke pegawai yang telah melakukan lembur.

6

Page 7: Final Project Charter - Aplikasi Kepegawaian Fakultas

3. Struktur Organisasi

Gambar 1. Struktur Organisasi Fasilkom UI

4. Tujuan Proyek

Proyek ini diharapkan dapat membantu kegiatan operasional sehari-hari untuk bagian

kepegawaian Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia. Bagian kepegawaian ini

mengurusi baik karyawan akademik maupun karyawan non akademik. Hal-hal yang

termasuk di dalamnya adalah proses penggajian, proses penugasan, proses pengajuan

cuti, dan manajemen kehadiran. .

Selama ini sistem kepegawaian walaupun telah menggunakan komputer sebagai alat

bantu tidak berjalan dengan efisien karena sistem komputer itu tidak terintegrasi

dalam suatu sistem informasi yang utuh. Melalui pelaksanaan proyek ini, bagian

kepegawaian akan memiliki sistem informasi dimana data-data maupun segala proses

dan informasi kepegawaian akan terintegrasi.

7

Page 8: Final Project Charter - Aplikasi Kepegawaian Fakultas

Berikut ini adalah business goal dan project goal sistem informasi kepegawaian yang

diharapkan dapat tercapai dengan dilaksanakannya proyek ini :

Business Goal Project Goal

1. Sistem kepegawaian yang efisien dan

terotomatisasi

1. Prosedur persetujuan pembayaran uang

lembur lebih dipersingkat

2. Proses penghitungan uang lembur

maupun uang dinas luar terotomatisasi

3. Pencatatan absensi karyawan maupun

proses shifting (untuk satpam)

terotomatisasi

4. Pengiriman absensi karyawan Pusilkom

Salemba dilakukan dengan jaringan

internet

5. Proses penghitungan uang pinjaman

terotomatisasi

2. Mempermudah pengambilan kebijakan

maupun proses audit

1. Adanya sistem informasi kepegawaian

yang terintegrasi baik internal bagian

kepegawaian maupun dengan bagian lain

(misalnya dengan bagian keuangan)

2. Adanya sistem informasi untuk bagian

eksekutif (Wadek II)

Tabel 1. Tujuan Proyek

Dalam tabel di atas, business goal ditujukan untuk bagian eksekutif atau para

pimpinan dan pengambil keputusan, sedangkan project goal ditujukan untuk

pengguna sistem sehari-hari.

8

Page 9: Final Project Charter - Aplikasi Kepegawaian Fakultas

5. Gambaran Proyek

Proyek Sistem Informasi Kepegawaian Fasilkom UI adalah suatu sistem informasi

yang berfungsi untuk mendukung pengelolaan kepegawaian di Fasilkom UI secara

efektif dan efisien. Sistem ini akan mengintegrasikan beberapa unit bisnis yang ada di

dalam Subag kepegawaian. Data yang berkaitan dengan kepegawaian akan dicatat,

diproses dan kemudian disimpan sehingga menjadi informasi yang berguna baik bagi

pihak manajemen, non-manajemen maupun pihak – pihak lain yang terkait dengan

sistem ini.

Pelaksanaan proyek ini dimulai dengan mengumpulkan semua data yang berkaitan

dengan bisnis proses di unit kerja Subag Kepegawaian. Melalui wawancara dengan

user dan analisis terhadap bisnis proses yang ada, tim pengembang melakukan

perancangan dan design sistem tahap awal. Karena proyek ini dilakukan dengan

menggunakan pendekatan prototyping, maka setelah tim pengembang menyelesaikan

tahapan implementasi, testing dan debugging, prototype dari sistem diserahkan ke

user untuk dicoba dan dievaluasi apakah sistem tersebut telah sesuai dengan

kebutuhan user. Setelah ada revisi dari user, maka proyek dilanjutkan dengan

memulai kembali tahapan analisis hingga ke tahapan implementasi. Siklus ini akan

diulang beberapa kali sesuai dengan jadwal yang telah disusun.

Output dari proyek ini adalah Sistem Informasi Kepegawaian yang memiliki beberapa

modul yang saling terintegrasi. Modul – modul tersebut antara lain modul penggajian

karyawan, modul absensi, dan modul penjadwalan kerja karyawan ( shifting ).

6. Stakeholder Sistem

Berikut ini adalah pihak-pihak yang berhubungan dengan sistem ini :

1. Pemilik sistem (System Owner)

Pemilik sistem ini adalah pihak dekanat yang diwakili oleh:

9

Page 10: Final Project Charter - Aplikasi Kepegawaian Fakultas

a. Nama : Bp. Toemin A. Masoem

Jabatan: Dekan Fasilkom UI

b. Nama : Bp. Heru Suhartanto

Jabatan : Wadek II Fasilkom UI

2. Internal System User

a. Nama : Ibu Puji Astuti

Jabatan : Kasubag Kepegawaian

b. Nama : Triwidayani

Jabatan: Staf Kepegawaian

3. External System User / Departemen lain yang dipengaruhi atau

berhubungan dengan sistem

a. Departemen / Sub Bagian Keuangan Fasilkom UI

b. Bagian Akademik Fasilkom UI

c. Bagian Kepegawaian Rektorat UI

d. Staf Fasilkom UI

7. Pernyataan Masalah dan Opportunities

Pernyataan Masalah

Dalam struktur organisasi Fakultas Ilmu Komputer (Fasilkom) Universitas Indonesia

(UI), berbagai urusan yang menyangkut kepegawaian pada dasarnya ditangani oleh

Wakil Dekan II dan dibantu oleh bagian khusus (bagian kepegawaian) yang berada

dibawahnya. Dalam menangani urusan kepegawaian, bagian kepegawaian Fasilkom

UI juga dibantu oleh sub-bagian kecil dibawahnya yang bertanggungjawab dalam

melakukan proses pencatatan data awal. Selain itu, bagian kepegawaian juga terkait

10

Page 11: Final Project Charter - Aplikasi Kepegawaian Fakultas

dengan bagian lain, seperti: keuangan untuk kepentingan-kepentingan tertentu. Misal.

penghitungan dan pembayaran gaji / honor pegawai.

Dalam melakukan analisa terhadap berbagai masalah yang terdapat dalam

‘Kepegawaian Fasilkom UI’, kami melakukan kategorisasi permasalahan-

permasalahan yang ada pada Kepegawaian tersebut berdasarkan rangkaian kerja

(framework) PIECES ( Performance, Information, Economics, Control, Efficiency,

Service ).

Berikut ini adalah permasalahan-permasalahan yang dibahas ketika project team

mengadakan wawancara dengan narasumber (Ibu Puji Astuti dan Bapak Harry

Nugroho):

1. Kebutuhan tanda-tangan untuk persetujuan terhadap pembayaran tambahan

honor

Setiap staf yang bekerja di Fasilkom untuk berbagai alasan tertentu dapat

melakukan kegiatan kerja melebihi durasi standar (39,5 jam/minggu) yang

telah ditentukan atau biasa disebut sebagai kerja lembur, sedangkan untuk

penghitungan jam kerja lembur adalah total jam kerja yang bersangkutan

selama satu minggu dikurangi dengan ketentuan jumlah jam kerja per minggu.

Dalam melaksanakan kegiatan lembur tersebut setiap staf akan mendapatkan

imbalan berupa honor yang disesuaikan dengan jumlah kelebihan durasi jam

kerja yang telah dihabiskan. Namun, untuk mensahkan kerja lembur yang

dilakukan, staf tersebut harus mengisi form persetujuan yang disertai dengan

tanda-tangan dari pihak atasan atau orang yang menugaskannya untuk

melakukan kegiatan tertentu yang mengakibatkan ia harus bekerja lembur.

Untuk mendapatkan tanda-tangan atau pengesahan keterangan mengenai

kegiatan kerja lembur tersebut bisa saja membutuhkan waktu yang lama

karena pimpinan yang memberi tugas tersebut sedang sibuk atau berhalangan.

Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan PERFORMANCE

dan EFFICIENCY.

11

Page 12: Final Project Charter - Aplikasi Kepegawaian Fakultas

Gambar 2. Sistem prosedur (mekanisme) lembur pegawai

2. Akurasi dalam absensi pegawai

Dalam penghitungan durasi kerja setiap staf Fasilkom UI dilakukan dengan

sistem absensi. Jadi, setiap staf dicatat waktu masuknya atau kedatangannya

kemudian pada waktu sore dicatat waktu kepulangannya. Untuk proses

pencatatan waktu ini dilakukan oleh bagian security pada tiap-tiap pos secara

terpisah ( seorang staf dapat saja masuk ke gedung Fasilkom dari berbagai

pintu masuk yang tersedia ) kemudian informasi mengenai waktu kedatangan

dan kepulangan ini dikumpulkan pada pos pusat. Setelah data mengenai

absensi ini terkumpul kemudian diserahkan ke bagian kepegawaian.

Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan INFORMATION,

CONTROL dan SERVICE.

12

Page 13: Final Project Charter - Aplikasi Kepegawaian Fakultas

Gambar 3. Sistem prosedur (mekanisme) absensi

3. Sinkronisasi data absensi pegawai di Salemba

Fakultas Ilmu Komputer (Fasilkom) UI terbagi berdasarkan lokasi menjadi 2,

yaitu: Depok dan Salemba. Setiap lokasi ini tentu memiliki staf-staf yang

berbeda dan pencatatan absensi setiap pegawai dilakukan terpisah di setiap

lokasi. Pencatatan data absensi pegawai di Fasilkom UI, Salemba dilakukan

secara terpisah dari Fasilkom UI, Depok. Kemudian pada sore harinya data

absensi pegawai di Salemba dikirim ke Fasilkom UI, Depok. Adanya

pencatatan yang dilakukan terpisah tentu tidak efisien dan membutuhkan

waktu untuk proses sinkronisasi. Selain itu, untuk melakukan proses

pengiriman data ini membutuhkan cost yang mahal, karena data absensi ini

dikirim dengan menyuruh orang yang bertugas seperti kurir.

Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan INFORMATION,

ECONOMICS dan EFFICIENCY.

4. Penghitungan gaji / honor pegawai

Untuk menghitung gaji atau honor pegawai, bagian kepagawaian

melakukannya secara setengah otomasi ( memanfaatkan komputer namun

entry data dilakukan secara manual ). Perlu diketahui bahwa honor/gaji

pegawai di Fasikom dihitung berdasarkan pada durasi kerja dari pegawai

tersebut dan data durasi kerja pegawai Fasilkom UI ini dihitung dengan

berdasarkan pada absensi yang dicatat secara manual setiap harinya. Dari

laporan data yang diberikan oleh pihak security ( bagian security yang

bertanggungjawab dalam melakukan pencatatan data absensi pegawai ),

bagian kepagawaian melakukan entry data secara manual ke dalam suatu

13

Page 14: Final Project Charter - Aplikasi Kepegawaian Fakultas

program komputer yang belum terintegrasi dengan sistem keuangan, sehingga

untuk memproses keluar gaji/honor pegawai juga dilakukan secara manual,

yaitu: dengan memberikan laporan print-out mengenai absensi pegawai

tersebut ke bagian keuangan.

Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan PERFORMANCE

dan EFFICIENCY.

5. Kemudahan dalam melakukan audit informasi kepegawaian

Informasi-informasi mengenai kepegawaian dapat dimanfaatkan untuk

penilaian kinerja dan pengambilan keputusan dalam Fasilkom UI. Namun,

data / informasi kepegawaian yang ada belum terintegrasi sehingga untuk

melakukan audit atau pemrosesan informasi kepegawaian membutuhkan

waktu yang lama, karena data / informasi yang terkumpul pada bagian

kepegawaian diproses terlebih dahulu menjadi suatu format laporan kemudian

diberikan atau dikirim ke bagian lain atau level atas untuk kebutuhan audit.

Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan CONTROL

6. Belum adanya sistem informasi untuk eksekutif (EIS)

Permasalahan pada poin ini berkaitan dengan poin sebelumnya, yaitu :

pemanfaatan informasi kepegawaian untuk pengambilan keputusan strategis

atau penyusunan kebijakan baru. Dalam struktur organisasi Fasilkom UI,

jabatan-jabatan yang termasuk dalam level eksekutif adalah jabatan Wadek

sampai dengan Rektor. Saat ini, akses informasi kepegawaian dari level

eksekutif tidak dapat dilakukan secara langsung melalui komputer pada level

tersebut. Hal ini karena belum adanya sistem yang menghubungkan atau

mengintegrasikan seluruh informasi atau data yang terpisah-pisah dalam tiap-

tiap bagian.

Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan INFORMATION

dan EFFICIENCY.

Opportunities

Kelebihan dari sistem yang dikembangkan :

1. Adanya integrasi informasi dan data kepegawaian.

14

Page 15: Final Project Charter - Aplikasi Kepegawaian Fakultas

2. Data-data kepegawaian tersimpan dalam basis data sehingga pemanggilan dan

pemrosesan data menjadi lebih mudah.

3. Data disimpan dalam 1 pusat data sehingga memudahkan dalam sinkronisasi

data dan mengurangi redundansi data.

4. Entry data lebih efisien karena umumnya entry dilakukan sekali.

5. Biaya yang dikeluarkan untuk transfer informasi lebih sedikit karena sistem

terintegrasi.

6. Pemanfaatan data / informasi kepegawaian lebih efektif karena data /

informasi dapat dikonversikan ke berbagai format (seperti: bentuk grafik atau

spreadsheet )

7. Akses informasi kepegawaian menjadi lebih mudah karena sistem

menyediakan interface pada setiap komputer yang terhubung untuk

memudahkan dalam melakukan interaksi.

Sistem informasi kepegawaian Fasilkom UI ini dapat dikembangkan lebih lanjut

menjadi sistem yang terintegrasi dengan sistem informasi lainnya di Fasilkom UI,

seperti sistem informasi aset, sistem informasi akademik, dan sebagainya.

C. Directives

Sistem ini dikembangkan di atas platform windows sehingga perangkat lunak yang

digunakan harus yang memiliki licensed ( bukan bajakan ).

8. Tabel Pernyataan Masalah

PERNYATAAN MASALAH

PROYEK: Sistem Informasi Kepegawaian MANAJER PROYEK: Ripta Ramelan

DISUSUN OLEH: Ripta Ramelan PENYESUAIAN TERAKHIR OLEH: Ripta Ramelan

TANGGAL PENYUSUNAN: 20 Februari 2004 TANGGAL PENYESUAIAN TERAKHIR: 2 Maret 2004

15

Page 16: Final Project Charter - Aplikasi Kepegawaian Fakultas

Pernyataan Singkat dari Masalah atau

Peluang

Tingkat Kepentingan

Visibilitas Peringkat Solusi yang Ditawarkan

1. Duplikasi tanda-tangan atasan untuk persetujuan terhadap pembayaran tambahan honor

3 Bulan Sedang 3 Pengembangan sistem informasi yang terintegrasi sehingga tidak diperlukan tanda tangan yang berulangkali

2. Akurasi dalam absensi pegawai

2 Bulan Tinggi 2 Dalam implementasi sistem, tiap-tiap pos satpam akan disediakan 1 unit komputer untuk memudahkan dalam entry data absensi.

3. Sinkronisasi data absensi pegawai di Salemba

1 Bulan Tinggi 1 Pengembangan sistem informasi yang melakukan integrasi seluruh data kepegawaian baik yang berada di Fasilkom UI, Depok maupun yang berada di Fasilkom UI, Salemba

4. Penghitungan gaji / honor pegawai

2 Bulan Tinggi 1 Pengembangan sistem informasi yang memusatkan penyimpanan data pada suatu basis data yang terintegrasi dan terpadu

5. Kemudahan dalam melakukan audit informasi kepegawaian

6 Bulan Sedang 3 Pengembangan sistem informasi yang terintegrasi dan user-friendly sehingga setiap bagian dapat menggunakan informasi kepegawaian dengan lebih mudah

6. Belum adanya sistem informasi untuk eksekutif (EIS)

6 Bulan Sedang 4 Pengembangan sistem informasi yang terintegrasi yang dapat menghubungkan seluruh tingkatan / bagian organisasi

Tabel 2. Pernyataan Masalah (Problem Statement)

16

Page 17: Final Project Charter - Aplikasi Kepegawaian Fakultas

9. Hambatan Proyek (Project Constraints)

A. Business Constrains

Berikut adalah business constraints yang ada :

1. Sistem akan dibangun berdasarkan metode prototyping, dimana

ditargetkan tiap iterasi berlangsung selama 1 bulan.

2. Target pengoperasian sistem di Fasilkom adalah 6 bulan setelah

dijalankannya proyek ini.

3. Sistem tidak akan merubah file-file ataupun database yang ada

pada saat ini tanpa adanya izin dari pemilik system (Bapak Toemin dan

Bapak Heru).

4. Sistem ini selain akan mengotomatisasi jalur kepegawaian dan

keuangan, juga dibangun untuk mempersingkat jalur birokrasi dalam

hal pembayaran uang lembur.

5. Sistem yang dibangun harus memenuhi Technology Constrains

yang ada.

B. Technology Constrains

Berikut adalah standar teknologi informasi yang harus dipenuhi oleh sistem :

1. Sistem akan dibangun diatas sistem operasi Microsoft Windows

2000.

2. Sebagai tempat penyimpanan data, akan digunakan basis data

sebagai media penyimpanannya. Adapun basis data yang akan

digunakan adalah Microsoft SQL Server yang berjalan pada Microsoft

Windows 2000.

3. Sistem akan dibangun sebagai desktop application. Aplikasi ini

akan dibangun dengan menggunakan Visual Basic 6.0

17

Page 18: Final Project Charter - Aplikasi Kepegawaian Fakultas

10. Ide Solusi Tahap Awal

Solusi yang diberikan adalah dengan mempersingkat jalur-jalur yang ada di bidang

kepegawaian, terutama sehubungan dengan komunikasinya di bidang keuangan.

Diketahui saat ini untuk penggajian karyawan terutama harus dilakukan perhitungan

secara manual, sehingga perhitungan ini harus dilempar dari satu orang/pihak ke

pihak lainnya. Dengan meng-otomatisasi perhitungan, dapat mempersingkat jalur

yang ada sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien.

Selain itu, juga akan absensi yang berada di Salemba juga akan dibuatkan suatu

sistem dengan menggunakan jaringan yang sudah ada saat ini sehingga tidak

diperlukan pengiriman oleh orang secara manual dengan kendaraan bermotor. Hal ini

tentu akan meningkatkan efisiensi terutama dari segi biaya dan waktu. Dengan sistem

absensi ini juga, penjadwalan karyawan (shifting) juga dapat diotomatisasi, yang

kemudian dapat digabungkan dengan sistem penggajian karyawan yang disebutkan

diatas.

11. Ruang Lingkup Awal Proyek

Berikut fungsi-fungsi yang akan didukung dan terpengaruh dengan adanya proyek ini:

1. Penggajian karyawan

Fungsi penggajian karyawan merupakan bagian dari sistem kepegawaian dan

sistem keuangan. Sistem kepegawaian melakukan perhitungan jumlah uang

lembur pegawai, sedangkan bagian keuangan melakukan pencatatan terhadap

pembayaran uang lembur tersebut. Pada saat ini perhitungan uang lembur,

uang perjalanan, dan hal lainnya masih dilakukan oleh bagian kepegawaian

secara manual. Dengan adanya sistem ini, perhitungan-perhitungan tersebut

dapat dilakukan secara otomatis, sehingga bagian kepegawaian hanya perlu

untuk menandatangani print-out hasil perhitungan tersebut. Setelah

ditandatangani oleh bagian kepegawaian, print-out ini dapat diserahkan ke

bagian keuangan untuk kemudian diproses.

18

Page 19: Final Project Charter - Aplikasi Kepegawaian Fakultas

2. Absensi karyawan

Karena setiap hari absensi harus dilaporkan, terdapat kesulitan dalam mendata

absensi untuk staf Fasilkom di Salemba. Sistem absensi yang ada saat ini

adalah dengan membawa hardcopy absensi di Salemba ke Depok dengan

kendaraan bermotor setiap harinya. Proyek ini akan memperbaiki sistem

tersebut dengan menggunakan jaringan yang ada saat ini. Dengan adanya

proyek ini tidak diperlukan lagi untuk membawa hardcopy data absensi dari

Salemba ke Depok setiap harinya. Sistem juga dapat memberikan print-out

data absensi jika diperlukan.

3. Penjadwalan Karyawan

Pencatatan jadwal kerja karyawan saat ini kurang akurat karena adanya

jadwal-jadwal yang tidak tetap dimana karyawan tersebut dapat tidak masuk

(contoh: satpam, 3 hari masuk 1 hari libur). Pencatatan ini akan berpengaruh

kepada cuti yang diberikan kepada karyawan tersebut. Untuk mengurangi

kesalahan yang ada, penjadwalan kerja (shifting) ini harus dicatat dengan baik

untuk memudahkan dalam penghitungan cuti, jam kerja, ataupun hal lainnya.

Sistem ini akan memperbaiki, penjadwalan kerja tersebut dan akan

mengintegrasikannya dengan sistem penggajian dan absensi karyawan.

12. Strategi Bisnis

A. Metodologi Proyek

Metodologi yang digunakan dalam pembuatan sistem ini adalah metodologi FAST

dengan pendekatan Rapid Application Development (RAD). Kami memilih

pendekatan RAD berdasarkan beberapa pertimbangan. Pertimbangan pertama

adalah belum adanya requirement yang jelas untuk sistem yang akan

dikembangkan ini. Pendekatan RAD ini juga banyak melibatkan user, sehingga

dapat meningkatkan visibilitas system dan dapat mendapat dukungan lebih dari

user dan pihak managemen. Pendekatan RAD ini juga relatif lebih cepat, lebih

murah, dan tidak memerlukan tim pengembang dalam ukuran besar. Faktor-faktor

19

Page 20: Final Project Charter - Aplikasi Kepegawaian Fakultas

ini menyebabkan RAD sesuai dengan sistem berukuran sedang, seperti sistem

yang akan kami kembangkan ini.

Pendekatan RAD ini dapat menggunakan dua metode yang berbeda dalam

pelaksanaannya, yaitu teknik prototyping dan teknik time-boxing. Dalam proyek

ini kami menggunakan teknik prototyping. Kami memilih teknik prototyping ini,

karena dengan teknik ini dapat memudahkan user mengetahui keinginan mereka.

Dalam teknik prototyping, sistem terdiri dari beberapa siklus, dimana pada tiap

siklus tim pengembang menghasilkan suatu prototipe yang akan dicoba user.

Kemudian user akan megevaluasi kekurangan prototipe tersebut. Hasil evaluasi ini

akan dianalisa kembali oleh tim pengembang dan kemudian menghasilkan protipe

yang baru. Demikian siklus ini akan berlangsung terus sampai didapat sistem yang

sesuai dengan keinginan user.

B. CASE Tool

CASE tool yang akan kami gunakan dalam proyek ini adalah ERWin 2001.

ERWin ini digunakan untuk perancangan data yang akan digunakan dalam sistem.

13. Project Schedule

Proyek ini akan dikerjakan selama kurang lebih 6 bulan. Karena metode yang kami

gunakan adalah prototyping, maka proyek ini dilakukan dalam beberapa siklus. Setiap

siklus dikerjakan dalam jangka waktu satu bulan. Karena waktu pengerjaan proyek ini

enam bulan, maka terdapat kurang lebih lima siklus. Estimasi waktu yang dibutuhkan

untuk setiap siklus adalah sebagai berikut:

1. Inisiasi Sistem : 11 Februari 2004 – 25 Februari 2004 (1,5 minggu)

2. Siklus I : 26 Februari 2004 –24 Maret 2004 (4 minggu)

3. Siklus II : 25 Maret 2004 – 21 April 2004 (4 minggu)

4. Siklus III : 22 April 2004 – 26 Mei 2004 (4 minggu)

5. Siklus IV : 27 Mei 2004 – 16 Juni 2004 (4 minggu)

6. Siklus V : 17 Juni 2004 - 14 Juli 2004 (4 minggu)

7. Instalasi dan penyerahan sistem : 15 Juli – 6 Agustus 2004 (3 minggu)

20

Page 21: Final Project Charter - Aplikasi Kepegawaian Fakultas

Setiap siklus tersebut terdiri dari tahap problem analysis, requirement analysis,

logical design, decision analysis, physical design dan installation and delivery.

14. Estimasi Biaya

Berikut ini adalah tabel rincian perkiraan biaya pengembangan sistem :

Estimated Costs:Type of Outlay

Initial (Development)

Annual (Recurring)

Remarks

Hardware US$ 499 US$ 49.9 Initial :Workstation: US $499 x 1 Celeron 1.8 GHz, 128MB DDR, 30GB HDD, 52x CD, VGA 64MB SiS share, Audio, Speaker, NIC, 15" MonitorAnnual :10 % dari initial

Software US$ $408 US $40.8 Initial :OS :

MS Windows 2000 Pro US$ 99 x 1Tool: MS Visual Basic 6 US$ 109 x 1Biaya pengerjaan sistem: US $200

Annual :10 % dari initial

Supplies US$ 200 US$ 100 Alat – alat kantor (kertas, tinta dll)

User Training

US$ 100 - 3 jam / hari x 5 hari / minggu x 1 minggu. Pelatihan untuk operator dan eksekutif.

TOTAL US$ 1207=Rp.10.301.745

US$ 190.7=Rp.1.627.624,5

Keterangan: 1US$ = Rp. 8535

Tabel 3. Rincian Perkiraan Biaya Pengembangan Proyek

Keterangan:

1 workstation dan 1 lisensi MS Windows 2000 Pro untuk ruang

satpam.

1 lisensi MS Visual Basic 6 untuk Developer dalam pengerjaan sistem.

21

Page 22: Final Project Charter - Aplikasi Kepegawaian Fakultas

Asumsi:

Fasilkom sudah memiliki server, MS Windows 2000 Server, dan MS SQL Server,

serta masing-masing pengguna sistem telah memiliki komputer dan lisensi untuk

software dalam komputer tersebut.

15. Dokumentasi dan Komunikasi Proyek

A. Dokumentasi Proyek

Semua dokumen yang berhubungan dengan proyek ini disimpan di folder :

http://www.mhs.cs.ui.ac.id/~nisa101/repository/KepegawaianFasilkomUI

Semua dokumen dalam direktori ini harus dimanage dengan menggunakan

standar PVCS. PVCS adalah standar pemberian versi dokumen yang memudahkan

tim pengembang mengontrol perkembangan sistem dengan mengotomasi tugas-

tugas umum dan komunikasi di seluruh siklus proyek. Dokumen yang dapat

dimanage dengan standard PVCS ini meliputi berkas kode program (source code),

berkas word processing, berkas grafik, dan berkas spreadsheet.

B. Komunikasi Proyek

Untuk menjamin kelancaran komunikasi dalam proyek ini, maka diberlakukan

ketentuan sebagai berikut:

1. Rapat mingguan yang diketuai oleh manager proyek. Dalam rapat ini

dibahas mengenai laporan perkembangan mingguan masing-masing

bagian. Selain itu dibahas juga mengenai hambatan yang dihadapi tiap-

tiap bidang. Semua anggota tim harus hadir dalam rapat ini.

2. Pertemuan mingguan dengan pemilik dan user sistem. Rapat ini

diperlukan untuk memberikan gambaran sistem yang sedang dibangun

kepada pemilik dan user sistem, dan untuk mendapatkan requirement

sistem yang akurat dari user.

22

Page 23: Final Project Charter - Aplikasi Kepegawaian Fakultas

3. Pertemuan mingguan antara Project Manager, Business System

Analyst, dan Programmer untuk melakukan quality assurance. Quality

assurance ini bertujuan untuk mengawasi agar proyek yang

dikembangkan sesuai dengan CSSQ (Cost, Schedule, Scope, and

Quality) yang telah dirumuskan pada awal proyek.

4. Briefing harian untuk setiap bidang pada sore hari pukul 16:00 yang

diketuai oleh penanggung jawab bidang, untuk mengetahui

perkembangan harian di setiap bidang.

5. Komunikasi jarak jauh dapat dilakukan melalui e-mail atau telefon.

16. Struktur Organisasi dan Staf Proyek

Gambar 4. Struktur Organisasi Proyek

No. Jabatan Nama

1. System Owner Bapak Toemin A. Masoem sebagai Dekan

Fasilkom UI) dan Bapak Heru Suhartanto

23

Page 24: Final Project Charter - Aplikasi Kepegawaian Fakultas

Wadek II Fasilkom UI yang membawahi

langsung Subag Kepegawaian Fasilkom UI.

2. Project Manager Ripta Ramelan

3. Business Process System

Analyst

Kadek Wisnu Arsadhi

4. Database Designer Arief Purnama LK

5. Documentator Annisa Utami

6. Database Programmer Mika Permana

7. Application Programmer I Ripta Ramelan

8. Application Programmer II Mika Permana

Tabel 4. Staf Proyek

17. Referensi

Whitten, Bentley, Ditman. 2004. System Analysis and Design Method, International

Edition. New York : McGraw-Hill.

Budi, Indra. 2004. Project Charter [Online]. Diakses dari :

http://www.cs.ui.ac.id/kuliah/Anaprancis/2004/project_charter.doc.

Diakses tanggal : 1 Maret 2004.

Anonim. 1999. Using PVCS Version Manager for Document Control. Diakses dari :

www.smarttrade.ch/produkte/versionmanager/documents/wp_doccont.pdf.

Diakses tanggal : 1 maret 2004.

24