Farmarin Feb 2008

i

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

FARMASI PERAPOTEKAN

DI

APOTEK FARMARIN

Jalan Mangkubumi No. 73 Yogyakarta

4-29 Februari 2008

Disusun oleh :

PROGRAM PROFESI APOTEKER

FAKULTAS FARMASI

UNIVERSITAS GADJAH MADA

YOGYAKARTA

2008

Lilis Suryani Sinaga, S.Farm

Uli Herawati, S.Farm

Ahmad Fauzi Romadhon, S.Farm

Dina Anitasari, S.Farm

03/167348/FA/06855

03/167441/FA/06861

03/168461/FA/06870

03/170826/FA/06979

ii

HALAMAN PENGESAHAN

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

di

APOTEK FARMARIN YOGYAKARTA Jl. P. Mangkubumi No. 73 Yogyakarta

Periode 4-29 Februari 2008

Laporan ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar

Apoteker pada Fakultas Farmasi Universitas Gadjah Mada Yogyakarta

Disetujui oleh :

Pembimbing

Fakultas Farmasi Universitas Gadjah Mada

Prof.Dr. Wahyono, SU., Apt

Apotek FARMARIN Yogyakarta

Sari Utami, S.Si., Apt

iii

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT atas segala rahmat

dan karunia-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan laporan kegiatan Praktek

Kerja Lapangan di Apotek FARMARIN Yogyakarta pada tanggal 4–29 Februari

2008 dengan lancar.

Praktek Kerja Lapangan ini dilaksanakan sebagai salah satu syarat dalam

memperoleh gelar Apoteker di Fakultas Farmasi Universitas Gadjah Mada

Yogyakarta. Praktek Kerja Lapangan ini ditujukan agar mahasiswa di tingkat

profesi mendapatkan bekal pengetahuan dan pengalaman dalam mengelola apotek

dari aspek sosial maupun bisnis. Mahasiswa diharapkan memiliki kemampuan

memberikan informasi kesehatan kepada masyarakat sebagai bentuk pengabdian

profesi Apoteker sekaligus memiliki pengetahuan manajerial apotek. Adapun

laporan ini disusun berdasarkan studi pustaka, diskusi dengan Apoteker Pengelola

Apotek dan data-data yang dikumpulkan dari Apotek FARMARIN.

Pada kesempatan ini perkenankanlah kami mengucapkan terima kasih

yang sebesar-besarnya kepada :

1. Prof. Dr. Marchaban, DESS., Apt., selaku Dekan Fakultas Farmasi UGM.

2. Ibu Sari Utami, S.Si., Apt., selaku Apoteker Pengelola Apotek FARMARIN

atas bimbingannya selama Praktek Kerja Lapangan Farmasi Perapotekan.

3. Prof. Dr. Wahyono, SU, Apt., selaku dosen pembimbing yang telah

meluangkan waktu dan memberikan masukan serta saran dalam penyusunan

laporan ini.

iv

4. Seluruh staf Apotek FARMARIN atas segala bantuan dan kerjasama yang

telah diberikan selama pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan Farmasi

Perapotekan.

5. Segenap pengajar dan pembimbing tingkat profesi, yang telah memberikan

bekal ilmu, terutama di bidang perapotekan.

6. Semua pihak yang tidak dapat kami sebutkan satu per satu, atas segala bantuan

dan dukungan yang telah diberikan selama pelaksanaan Praktek Kerja

Lapangan berlangsung.

Akhir kata kami berharap mudah-mudahan laporan ini dapat bermanfaat

memperluas pengetahuan dan wawasan dalam pengelolaan apotek. Walaupun

demikian kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penyusunan

laporan ini. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun akan kami terima

dengan lapang dada.

Yogyakarta, Maret 2008

Tim Penyusun

v

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL............................................................................................ i

HALAMAN PENGESAHAN.............................................................................. ii

KATA PENGANTAR.......................................................................................... iii

DAFTAR ISI......................................................................................................... v

DAFTAR GAMBAR............................................................................................ viii

DAFTAR TABEL................................................................................................. ix

DAFTAR LAMPIRAN........................................................................................ x

BAB I. PENDAHULUAN.................................................................................... 1

A. Latar Belakang.................................................................................... 1

B. Tujuan Praktek Kerja Lapangan......................................................... 3

C. Manfaat............................................................................................... 4

BAB II. TINJAUAN UMUM APOTEK.............................................................. 5

A. Pengertian Apotek, Tujuan dan Fungsi Apotek................................. 5

1. Pengertian Apotek........................................................................ 5

2. Tugas dan Fungsi Apotek............................................................. 6

B. Aspek Legal Perapotekan (Peraturan Perundang-undangan)............... 6

1. Sumpah/Janji dan Kode Etik Apoteker......................................... 6

2. Peraturan Perundang-undangan Perapotekan................................ 10

C. Aspek Bisnis........................................................................................ 13

1. Pendirian Apotek Baru.................................................................. 13

D. Pengelolaan Apotek............................................................................. 21

1. Pengadaan Barang......................................................................... 22

2. Penyimpanan................................................................................. 26

E. Pelayanan Resep dan Penyaluran Obat............................................... 27

F. Administrasi, Perpajakan, dan Keuangan........................................... 37

1. Administrasi.................................................................................. 37

2. Perpajakan..................................................................................... 39

3. Keuangan...................................................................................... 43

vi

G. Pengelolaan Narkotika dan Psikotropika............................................ 45

1. Narkotika...................................................................................... 45

2. Psikotropika.................................................................................. 47

H. Pengelolaan Obat Rusak dan Kadaluarsa........................................... 48

I. Komunikasi, Informasi, dan Edukasi................................................. 49

J. Strategi Pengembangan Apotek.......................................................... 50

BAB III. PROFIL APOTEK FARMARIN........................................................... 53

A. Sejarah dan Latar Belakang Pendirian Apotek FARMARIN............. 53

B. Tujuan Pendirian Apotek FARMARIN............................................. 55

C. Analisis SWOT.................................................................................. 55

D. Jam Kerja Apotek.............................................................................. 57

E. Struktur Organisasi Apotek FARMARIN.......................................... 57

F. Motto Apotek FARMARIN............................................................... 58

BAB IV. PEMBAHASAN.................................................................................. 69

Minggu I

A. Pendirian, Sejarah dan Latar Belakang Pendirian Apotek

FARMARIN....................................................................................... 60

B. Pembelian dan Pengelolaan Sediaan Farmasi..................................... 60

1. Perencanaan................................................................................... 60

2. Pengadaan..................................................................................... 63

3. Penerimaan dan Pemeriksaan........................................................ 66

4. Penyimpanan................................................................................. 66

5. Pengelolaan Obat ED atau Rusak.................................................. 69

Minggu II

A. Pelayanan dan Penjualan Obat........................................................... 70

1. Pelayanan dan penjualan Obat dengan Resep............................... 71

2. Pelayanan Obat tanpa Resep ........................................................ 76

3. Pelayanan dan Penjualan Obat Wajib Apotek (OWA)................. 77

B. Penghitungan Harga Jual Apotek (HJA)............................................. 78

vii

C. Pengelolaan Pasien dan KIE (Komunikasi, Edukasi dan Informasi) 81

D. Pengelolaan SDM................................................................................ 82

E. Administrasi dan Pelaporan................................................................. 93

1. Laporan Intern.............................................................................. 93

2. Laporan Keluar.............................................................................. 100

3. Pencatatan Inventaris..................................................................... 101

F. Administrasi Obat................................................................................ 101

1. Administrasi Pembelian................................................................ 101

2. Administrasi Penjualan.................................................................. 102

Minggu III

A. Keuangan ............................................................................................ 102

B. Marketing Apotek................................................................................ 105

C. Perpajakan Apotek.............................................................................. 105

BAB V. PENUTUP............................................................................................. 109

A. Kesimpulan......................................................................................... 109

B. Saran................................................................................................... 109

DAFTAR PUSTAKA........................................................................................... 111

LAMPIRAN......................................................................................................... 113

viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.

Gambar 2.

Bagan proses perizinan pendirian apotek.................................

Alur Pelayanan resep di apotek................................................

17

32

Gambar 3.

Gambar 4.

Contoh-contoh tanda peringatan..............................................

Struktur organisasi Apotek FARMARIN.................................

35

59

Gambar 5. Alur pelayanan pasien dengan resep tunai............................... 74

Gambar 6. Alur pelayanan pasien dengan resep kredit.............................. 75

Gambar 7. Alur pelayanan obat tanpa resep.............................................. 76

Gambar 8/ Alur pelayanan OWA di Apotek FARMARIN........................ 78

ix

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Jam Kerja Apotek FARMARIN.......................................................57

x

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Lay out Apotek FARMARIN.......................................... 113

Lampiran 2. Etiket Apotek FARMARIN............................................ 114

Lampiran 3. Copy Resep……………………………………………. 115

Lampiran 4. Kuitansi............................................................................ 116

Lampiran 5. Surat Pesanan Obat.......................................................... 117

Lampiran 6. Contoh Surat Pesanan (SP) Narkotika............................. 118

Lampiran 7. Contoh Surat Pesanan (SP) Psikotropika........................ 119

Lampiran 8. Contoh Kartu Stok Obat.................................................. 120

Lampiran 9. Contoh Blangko Rekap Penjualan.................................. 121

Lampiran 10. Blangko Isian Pasien BI Aktif........................................ 122

Lampiran 11. Blangko Isian Pasien YKK-BI (Pensiunan BI).............. 123

Lampiran 12. Contoh Laporan Penggunaan Psikotropika, Narkotika

dan Statistika Resep........................................................

124

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Salah satu tujuan Pembangunan Nasional di bidang kesehatan adalah

mewujudkan derajat kesehatan masyarakat yang optimal. Untuk mencapai tujuan

tersebut dilakukan berbagai upaya, diantaranya meningkatkan pelayanan

kesehatan yang bermutu, terdistribusi secara merata, dan terjangkau oleh

masyarakat.

Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan

meningkatkan kesehatan, mencegah dan menyembuhkan penyakit, serta

memulihkan kesehatan baik perorangan, keluarga, kelompok dan masyarakat,

yang bertujuan untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal bagi

masyarakat. Pelayanan kesehatan dapat diselenggarakan oleh pemerintah atau

pihak swasta, dalam bentuk pelayanan kesehatan perorangan atau pelayanan

kesehatan masyarakat. Hal ini dilakukan dalam rangka menghasilkan pelayanan

kesehatan yang tersedia dapat merata, tercapai/terjangkau, dapat diterima, wajar,

efektif, efisien, menyeluruh, terpadu, berkelanjutan, bermutu, serta

berkesinambungan.

Apotek merupakan salah satu sarana penunjang kesehatan, dimana

apotek berperan dalam menyediakan dan menyalurkan sediaan farmasi,

perbekalan kesehatan serta komoditi lainnya. Selain sebagai suatu unit pelayanan

kesehatan (non profit oriented), apotek juga merupakan suatu institusi bisnis

2

(profit oriented). Apotek berperan dalam pelayanan obat atas resep dokter dan

pelayanan obat tanpa resep dokter untuk masyarakat yang ingin melakukan

pengobatan sendiri. Pelayanan kefarmasian pada saat ini telah mengalami

perubahan paradigma dari drug oriented kepada patient oriented yang mengacu

kepada pelayanan kefarmasian (pharmaceutical care). Kegiatan pelayanan

kefarmasian yang semula hanya berfokus pada pengelolaan obat sebagai komoditi

berubah orientasinya menjadi pelayanan yang komprehensif yang bertujuan untuk

meningkatkan kualitas hidup dari pasien. Sebagai konsekuensi perubahan

orientasi tersebut, Apoteker dituntut untuk meningkatkan pengetahuan,

ketrampilan, dan perilaku untuk dapat melaksanakan interaksinya dengan pasien.

Dalam menyikapi perubahan paradigma tersebut, pada tahun 2004 telah

dikeluarkan Keputusan Menteri Kesehatan No. 1027/MenKes/SK/IX/2004

tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek yang disusun dengan tujuan :

1. Sebagai pedoman praktek Apoteker dalam menjalankan profesi.

2. Untuk melindungi masyarakat dari pelayanan yang tidak profesional.

3. Melindungi profesi dalam menjalankan praktek kefarmasian.

Pada pendidikan tinggi, perubahan paradigma tersebut telah disikapi

dengan perubahan kurikulum pendidikan meskipun realitanya pelaksanaan secara

praktis masih berada dalam penyesuaian. Oleh karena itu, calon-calon Apoteker

baru perlu melakukan Praktek Kerja Lapangan untuk dapat mengenali dan

memahami manajemen apotek secara langsung serta praktek kefarmasian di

apotek yang dijalankan saat ini untuk kemudian dapat membuat langkah-langkah

pembelajaran yang bermanfaat dalam praktek yang akan dijalankannya di masa

3

mendatang. Dengan melakukan praktek kerja profesi apoteker (PKPA) di apotek

diharapkan dapat dihasilkan tenaga apoteker yang profesional dalam

melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya sebagai apoteker pengelola apotek.

Adanya PKPA juga dapat membantu calon apoteker baru dalam meningkatkan

kualitas pelayanan farmasi berasaskan pharmaceutical care di apotek sehingga

tujuan pelayanan farmasi dapat dicapai secara maksimal.

B. Tujuan Praktek Kerja Lapangan

1. Tujuan Umum

a. Calon farmasis siap menjadi farmasis yang mampu berbuat sesuai kode

etik profesi, undang-undang dan peraturan yang berlaku serta sesuai

standar profesi yang ditetapkan.

b. Calon farmasis akan menjadi farmasis yang mampu dan terampil untuk

melaksanakan tugas dan fungsinya sebagai farmasis sesuai standar

kompetensi.

2. Tujuan Khusus

a. Mahasiswa memahami peran dan fungsi Apoteker khususnya di apotek.

b. Dapat mempraktekkan pelayanan kefarmasian di apotek secara profesional

sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

4

C. Manfaat Praktek Kerja Lapangan

Praktek Kerja Lapangan (PKL) di apotek diharapkan dapat memberikan manfaat

sebagai berikut :

1. Mengetahui, memahami tugas dan tanggung jawab Apoteker dalam

mengelola apotek.

2. Mampu mengatasi dan mencari solusi dari permasalahan – permasalahan di

apotek yang mungkin terjadi.

3. Mendapatkan bekal pengalaman praktis dan faktual mengenai apotek

sehingga dapat mempersiapkan calon Apoteker dalam menghadapi tantangan

dunia kerja.

4. Menghasilkan Apoteker yang profesional di bidangnya, khususnya bagi calon

Apoteker yang akan mendarma baktikan praktek keprofesiannya di apotek.

5. Mendapatkan pengetahuan manajemen praktis di apotek.

6. Meningkatkan rasa percaya diri untuk menjadi apoteker professional di masa

yang akan datang

5

BAB II

TINJAUAN UMUM APOTEK

A. Pengertian Apotek dan Fungsi Apotek

1. Pengertian Apotek

Peraturan Pemerintah (PP) No.26 tahun 1965 tentang apotek pasal 1

menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan apotek adalah suatu tempat tertentu

dimana dilakukan usaha-usaha dalam bidang farmasi dan pekerjaan kefarmasian.

PP tersebut kemudian diubah dengan keluarnya PP no.25 tahun 1980 yang

menjelaskan bahwa apotek adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukan

pekerjaan kefarmasian dan penyaluran obat kepada masyarakat.

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan No.922 tahun 1993 menyebutkan

bahwa apotek adalah tempat tertentu tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan

penyaluran perbekalan farmasi kepada masyarakat. Keputusan Menteri Kesehatan

No. 1332 tahun 2002 maupun KepMenKes No.1027 tahun 2004 sedikit mengubah

definisi diatas menjadi apotek adalah tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan

kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya

kepada masyarakat.

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan No.1027/Menkes/SK/IX/2004

tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, pengertian apotek adalah

tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan

farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Sediaan farmasi adalah

obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetika. Sedangkan yang dimaksud

6

dengan perbekalan kesehatan adalah semua bahan selain obat dan peralatan yang

diperlukan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan.

2. Tugas dan Fungsi Apotek

Di dalam Peraturan Pemerintah (PP) Nomor : 25 Tahun 1980 pasal 2

disebutkan bahwa tugas dan fungsi apotek adalah sebagai berikut :

a. Tempat pengabdian profesi seorang apoteker yang telah mengucapkan

sumpah jabatan

b. Sarana farmasi yang melaksanakan peracikan, pengubahan bentuk,

pencampuran, dan penyerahan obat atau bahan obat

c. Sarana penyalur perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang

diperlukan masyarakat secara meluas dan merata (Anonim, 1980).

B. Aspek Legal Perapotekan (Peraturan PerUndang-Undangan)

1. Sumpah/Janji dan Kode Etik Apoteker

a. Lafal sumpah /janji Apoteker (PP No. 29 Tahun 1962)

Peraturan Pemerintah No. 60 tahun 1962 tentang Lafal sumpah/janji

apoteker pada pasal 1 menyebutkan ”Sebelum seorang Apoteker melakukan

jabatannya, maka ia harus mengucapkan. Ucapan sumpah dimulai dengan kata-

kata ”Demi Allah” bagi mereka yang beragama Islam, dan sumpah untuk agama

lain, pemakaian kata-kata ”Demi Allah disesuaikan dengan kebiasaan masing-

masing.”

Ada pun lafal sumpah apoteker Indonesia adalah sebagai berikut:

Demi Allah, saya bersumpah/berjanji bahwa :

7

1. Saya akan membaktikan hidup saya guna kepentingan perikemanusiaan,

terutama dalam bidang kefarmasian

2. Saya akan merahasiakan segala sesuatu yang saya ketahui karena

pekerjaan dan keilmuan saya sebagai apoteker.

3. Sekalipun diancam, saya tidak akan mempergunakan pengetahuan

kefarmasian saya untuk sesuatu yang bertentangan dengan hukum

perikemanusiaan.

4. Saya akan menjalankan tugas saya dengan sebaik-baiknya sesuai dengan

martabat dan tradisi luhur jabatan kefarmasian.

5. Dalam menunaikan kewajiban saya, saya akan berikhtiar dengan sungguh-

sungguh supaya tidak terpengaruh oleh pertimbangan keagamaan,

kebangsaan, kesukuan, politik kepartaian atau kedudukan sosial.

6. Saya ikrarkan sumpah/janji ini dengan sungguh-sungguh dan dengan

penuh keinsyafan (Anonim, 1962).

b. Kode etik Apoteker

Berdasarkan Keputusan Konggres Nasional XVII Ikatan Sarjana Farmasi

Indonesia No. 007/Konggres XVII/ISFI/2005 tentang kode etik apoteker/farmasis

Indonesia. Bahwasanya seorang apoteker atau farmasis di dalam menjalankan

tugas dan kewajibannya serta dalam mengamalkan keahliannya harus senantiasa

mengharapkan bimbingan dan keridhoan Tuhan Yang Maha Esa. Apoteker atau

farmasis dalam pengabdiannya kepada nusa dan bangsa serta di dalam

mengamalkan keahliannya selalu berpegang teguh kepada sumpah atau janji

8

apoteker/farmasis. Menyadari akan hal tersebut, apoteker/farmasis di dalam

pengabdian profesinya berpedoman pada satu ikatan moral, yaitu :

BAB I. Kewajiban Umum

Pasal 1. Sumpah/Janji

Setiap apoteker/farmasis harus menjunjung tinggi, menghayati, dan

mengamalkan sumpah apoteker/farmasis.

Pasal 2. Setiap apoteker/farmasis harus berusaha dengan sungguh-sungguh

menghayati dan mengamalkan kode etik apoteker/farmasis.

Pasal 3. Setiap apoteker/farmasis harus senantiasa menjalankan profesinya

sesuai kompetensi apoteker/farmasis Indonesia serta selalu

mengutamakan dan berpegang teguh pada prinsip dalam

melaksanakan kewajibannya.

Pasal 4. Setiap apoteker/farmasis harus selalu aktif mengikuti perkembangan

di bidang kesehatan pada umumnya dan di bidang farmasi pada

khususnya.

Pasal 5. Di dalam menjalankan tugasnya, apoteker/farmasis harus menjauhkan

diri dari usaha mencari keuntungan diri semata yang bertentangan

dengan martabat dan tradisi luhur kefarmasian.

Pasal 6. Seorang apoteker/farmasis harus berbudi luhur dan menjadi contoh

yang baik bagi orang lain.

Pasal 7. Seorang apoteker/farmasis harus menjadi sumber informasi sesuai

dengan profesinya.

9

Pasal 8. Seorang apoteker/farmasis harus aktif mengikuti perkembangan

peraturan perundang-undangan di bidang kesehatan pada umumnya

dan di bidang farmasi pada khususnya.

BAB II. Kewajiban Apoteker/Farmasis terhadap Penderita

Pasal 9. Seorang apoteker/farmasis dalam melakukan pekerjaan kefarmasian

harus mengutamakan kepentingan masyarakat dan menghormati hak

asasi penderita dan melindungi makhluk hidup insani.

BAB III. Kewajiban Apoteker/Farmasis terhadap Teman Sejawat

Pasal 10. Seorang apoteker/farmasis harus memperlakukan teman sejawatnya

sebagaimana ia ingin diperlakukan.

Pasal 11. Sesama apoteker/farmasis harus selalu saling mengingatkan dan saling

menasehati untuk memenuhi ketentuan-ketentuan kode etik.

Pasal 12. Seorang apoteker/farmasis harus menggunakan setiap kesempatan

untuk meningkatkan kerja sama yang baik sesama apoteker/farmasis

dalam memelihara keluhuran martabat jabatan kefarmasian serta

mempertebal rasa saling mempercayai di dalam menunaikan tugasnya.

BAB IV. Kewajiban Apoteker/Farmasis terhadap Sejawat Petugas

Kesehatan Lainnya.

Pasal 13. Seorang apoteker/farmasis harus mempergunakan setiap kesempatan

untuk membangun dan meningkatkan hubungan profesi, saling

mempercayai, menghargai, dan menghormati sejawat petugas

kesehatan.

10

Pasal 14. Seorang apoteker/farmasis hendaknya menjauhkan diri dari

tindakan/perbuatan yang dapat mengakibatkan

berkurangnya/hilangnya kepercayaan masyarakat kepada sejawat

petugas kesehatan lainnya.

BAB V. Penutup

Pasal 15. Seorang apoteker/farmasis bersungguh-sungguh menghayati dan

mengamalkan kode etik apoteker/farmasis Indonesia dalam

menjalankan tugas kefarmasiannya sehari-hari. Jika seorang

apoteker/farmasis dengan sengaja ataupun tidak sengaja melanggar

atau tidak mematuhi kode etik apoteker/farmasis Indonesia, maka dia

wajib mengakui dan menerima sangsi pemerintah, ikatan/organisasi

profesi yang menanganinya (ISFI), dan mempertanggungjawabkannya

kepada Tuhan Yang Maha Esa (Anonim, 2005).

2. Peraturan Perundang-undangan Perapotekan

Peraturan perundang-undangan apotek di Indonesia senantiasa

mengalami pembaharuan. Peraturan Pemerintah (PP) No.25 tahun 1980

merupakan perubahan atas PP No.26 tahun 1965 tentang Apotek. Peraturan

Pemerintah (PP) ini kemudian dijabarkan dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI

No.922/Menkes/Per/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin

Apotek, yang selanjutnya diperbaharui lagi dengan Keputusan Menteri Kesehatan

RI No.1332/Menkes/SK/X/2002 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri

Kesehatan RI No.922/Menkes/Per/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara

Pemberian Izin Apotek.

11

Dalam Keputusan Menteri Kesehatan RI No.1332/Menkes/SK/X/2002

tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Kesehatan RI

No.922/Menkes/Per/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin

Apotek, yang dimaksud dengan :

a. Apotek adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukannya pekerjaan

kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya

kepada masyarakat.

b. Apoteker adalah Sarjana Farmasi yang telah lulus dan telah mengucapkan

sumpah jabatan Apoteker, mereka yang berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku berhak melakukan pekerjaan kefarmasian di Indonesia

sebagai Apoteker.

c. Surat ijin Apotek atau SIA adalah surat izin yang diberikan oleh Menteri

kepada Apoteker atau Apoteker bekerja sama dengan pemilik sarana untuk

menyelenggarakan Apotek di suatu tempat tertentu.

d. Apoteker Pengelola Apotek (APA) adalah Apoteker yang telah diberi Surat

Izin Apotek (SIA).

e. Apoteker pendamping adalah Apoteker yang bekerja di Apotek disamping

Apoteker Pengelola Apotek dan atau menggantikannya pada jam-jam tertentu

pada hari buka Apotek.

f. Apoteker pengganti adalah Apoteker yang menggantikan Apoteker Pengelola

Apotek selama Apoteker Pengelola Apotek tersebut tidak berada di tempat

lebih dari 3 (tiga) bulan secara terus menerus, telah memiliki Surat Izin Kerja

(SIK) dan tidak bertindak sebagai Apoteker Pengelola Apotek di apotek lain.

12

g. Asisten Apoteker adalah mereka yang berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku berhak melakukan pekerjaan kefarmasian sebagai

Asisten Apoteker.

h. Resep adalah permintaan tertulis dari Dokter, Dokter gigi, Dokter hewan

kepada Apoteker Pengelola Apotek untuk menyediakan dan menyerahkan

obat bagi penderita sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

i. Sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat asli Indonesia, alat kesehatan

dan kosmetika.

j. Alat Kesehatan adalah Instrumen aparatus, mesin, implan yang tidak

mengandung obat yang digunakan untuk mencegah, mendiagnosis,

menyembuhkan dan meringankan penyakit, merawat orang sakit serta

pemulihan kesehatan pada manusia, dan atau untuk membentuk struktur dan

memperbaiki fungsi tubuh.

k. Perbekalan kesehatan adalah semua bahan dan peralatan yang diperlukan

untuk menyelenggarakan upaya kesehatan.

l. Perlengkapan Apotek adalah semua peralatan yang dipergunakan untuk

melaksanakan pengelolaan apotek.

m. Menteri adalah Menteri yang bertanggung jawab di bidang kesehatan

Beberapa ketentuan yang berbeda antara Permenkes

No.922/Menkes/Per/X/1993 dengan Keputusan Menteri Kesehatan RI

No.1332/Menkes/SK/X/2002 antara lain :

a. Beberapa istilah dan definisi pada ketentuan umum.

b. Pelimpahan wewenang kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dari

13

Menteri. Dalam Permenkes No.922/Menkes/Per/X/1993, kewenangan

diberikan kepada Dirjen dan Kepala Kantor Wilayah. Dengan demikian,

segala hal yang berhubungan dengan prosedural Apotek juga diubah, misal :

ijin pendirian apotek, pencabutan SIA, dan lain-lain.

c. Perubahan formulir model AP menjadi formulir model APT.

d. Pembinaan apotek.

e. Ketentuan pidana (Anonim, 2002).

C. Aspek Bisnis

1. Pendirian Apotek Baru

a. Syarat dan tata cara pendirian apotek

Beberapa persyaratan untuk mendirikan Apotek menurut PerMenKes

No. 922/MenKes/Per/X/1993 pasal 6 adalah sebagai berikut :

1) Untuk mendapatkan izin, Apoteker atau Apoteker yang bekerja sama dengan

pemilik sarana yang telah memenuhi persyaratan harus siap dengan tempat,

perlengkapan, termasuk sediaan farmasi dan perbekalan lainnya yang

merupakan milik sendiri atau pihak lain.

2) Sarana apotek yang dapat didirikan pada lokasi yang sama dengan kegiatan

pelayanan komoditi lainnya diluar sediaan farmasi.

3) Apotek dapat melakukan kegiatan pelayanan komoditi lainnya di luar sediaan

farmasi.

Tata cara pemberian ijin apotek menurut Keputusan Menteri Kesehatan

RI No. 1332/MenKes/SK/X/2002 pasal 7 adalah sebagai berikut :

14

1) Permohonan Izin apotek diajukan kepada Kepala Dinas Kesehatan

Kabupaten/Kota.

2) Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota selambat-lambatnya 6 (enam) hari

kerja setelah menerima permohonan dapat meminta bantuan teknis kepada

Kepala Balai POM untuk melakukan pemeriksaan setempat terhadap

kesiapan apotek untuk melakukan kegiatan.

3) Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau dengan Kepala Balai POM

selambat-lambatnya 6 (enam) hari kerja setelah permintaan bantuan teknis

dari Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melaporkan hasil pemeriksaan.

4) Dalam hal pemeriksaan sebagaimana dimaksud dalam poin (2) dan (3) tidak

dilaksanakan, Apoteker Pemohon dapat membuat surat pernyataan siap

melakukan kegiatan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota

setempat.

5) Dalam jangka waktu 12 (dua belas) hari kerja setelah diterima laporan hasil

pemeriksaan sebagaimana dimaksud poin (3), atau pernyataan poin (4)

Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat mengeluarkan Surat Izin

Apotek.

6) Dalam hal hasil pemeriksaan Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau

dengan Kepala Balai POM dimaksud poin (3) masih belum memenuhi syarat

Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dalam jangka waktu 12

(dua belas) hari kerja akan mengeluarkan surat penundaan.

7) Terhadap surat penundaan sebagaimana dimaksud dalam poin (6), Apoteker

15

diberi kesempatan untuk melengkapi persyaratan yang belum dipenuhi

selambat-lambatnya dalam jangka waktu 1 (satu) bulan sejak tanggal

dikeluarkan surat penundaan.

Proses perizinan apotek secara skematis dapat dilihat pada gambar 1.

Menurut KepMenKes No. 1332 tahun 2002 pasal 9 terhadap permohonan

izin apotek yang ternyata tidak memenuhi persyaratan dimaksud pasal 5 dan atau

pasal 6, atau lokasi apotek tidak sesuai dengan permohonan, maka Kepala Dinas

Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dalam jangka waktu selambat-lambatnya 12

(dua belas) hari kerja wajib mengeluarkan surat penolakan disertai dengan alasan-

alasannya.

Di Daerah Istimewa Yogyakarta studi kelayakan di presentasikan di

depan pihak-pihak yang terkait oleh APA (Apoteker Pengelola Apotek). secara

garis besar syarat administratif yang dilampirkan pada permohonan ijin apotek

adalah sebagai berikut :

1) Formulir pendirian apotek

2) Lampiran yang meliputi :

a) Salinan SIK Apoteker.

b) Salinan Kartu Tanda Penduduk (KTP).

c) Salinan denah bangunan apotek

d) Surat keterangan status bangunan dalam bentuk akta hak milik, sewa

atau kontrak termasuk surat izin gangguan/ Hinder Ordonansi (HO)

dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).

e) Daftar AA dengan nama, alamat, tanggal lulus dan nomor SIK.

16

f) Surat pernyataan APA bahwa tidak bekerja tetap pada perusahaan

farmasi lain dan tidak jadi APA di apotek lain.

g) Asli dan salinan surat izin atasan bagi PNS, ABRI atau pegawai

instansi pemerintah lain.

h) Akta perjanjian kerja sama APA dan PSA.

i) Surat pernyataan PSA tidak terlibat pelanggaran peraturan perundang-

undangan di bidang obat.

j) Ijin HO (Hinder ordonantie).

k) SIUP (Surat Ijin Usaha Perdagangan).

l) NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)

m) Asli dan salinan daftar terperinci perlengkapan apotek.

17

Apoteker

Mengajukan permohonan izin

Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota

atau dengan Kepala Balai POM

Maks. 6 hari kerja

Pemeriksaan dilakukan Pemeriksaan tidak dilakukan

Maks. 6 hari kerja

Melaporkan hasil pemeriksaan Apoteker membuat surat pernyataan siap melakukan

Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota

Belum memenuhi syarat Memenuhi syarat Tidak memenuhi syarat

Maks. 12 hari Maks. 12 hari Maks. 12 hari

Surat penundaan Surat izin apotek Surat penolakan dengan

alasan

Maks. 1 bulan

Apoteker diberi kesempatan

untuk melengkapi

Gambar 1. Bagan proses perizinan pendirian apotek

18

b. Studi kelayakan pendirian apotek

Studi kelayakan apotek adalah suatu rancangan secara komprehensif

segala sesuatu tentang rencana pendirian apotek baru untuk dapat melihat

kelayakan usaha baik dari pengabdian profesi maupun sisi bisnis ekonominya.

Tujuan dilakukannya studi kelayakan adalah untuk menghindari penanaman

modal yang tidak efektif dan berguna untuk mengetahui apakah apotek yang akan

didirikan cukup layak atau dapat bertahan dan memberi keuntungan secara bisnis.

Dalam studi kelayakan diperlukan perhitungan yang matang sehingga apotek yang

akan didirikan nanti tidak mengalami kerugian.

Studi kelayakan mencakup beberapa aspek yaitu lokasi, analisa pasar,

modal, keuangan, secara teknis dan manajerial.

1) Aspek lokasi

Mengenai lokasi apotek, perlu diperhatikan kepadatan dan jumlah

penduduk, keadaan sosial ekonomi dan tingkat pendidikan masyarakat setempat,

jarak dengan apotek lain, jumlah apotek yang ada pada lokasi yang sama, fasilitas

kesehatan yang ada disekitar lokasi apotek, misalnya puskesmas, rumah sakit,

praktek dokter dan lain-lain.

2) Aspek pasar

Analisis pasar harus dilakukan terlebih dahulu untuk mengetahui ada

tidaknya pasar yang akan menyerap usaha yang akan dijalankan. Dalam analisis

ini yang perlu menjadi perhatian adalah perkiraan jumlah resep yang dapat diserap

dari masing-masing dokter, poliklinik atau rumah sakit di sekitar apotek, harga

obat tiap resep dan keadaan penduduk disekitar lokasi yang meliputi jumlah

19

penduduk, tingkat pendidikan penduduk, tingkat sosial atau ekonomi dan perilaku

penduduk untuk berobat.

3) Aspek modal dan keuangan

Berkaitan dengan besarnya modal yang akan ditanamkan serta berapa

lama investasi yang ditanamkan akan kembali. Analisis keuangan termasuk

analisis break-even, yaitu suatu teknik untuk mengetahui kelangsungan hidup

suatu usaha dengan menentukan omzet yang harus dicapai agar perusahaan tidak

menderita kerugian. Apotek dikatakan Break Even Point (BEP) apabila di dalam

laporan perhitungan laba ruginya pada periode tertentu, apotek tersebut tidak

memperoleh laba namun juga tidak menderita kerugian.

4) Aspek teknis

Aspek ini meliputi proses perijinan, software untuk menunjang kegiatan

perapotekan, seleksi awal supplier, jumlah komoditas, serta rencana kerja.

5) Aspek manajerial

Aspek ini meliputi analisis sumber daya manusia, job describtion,

menyusun Standard Operating Procedure (SOP) dalam pelayanan apotek.

c. Sarana dan prasarana apotek

Berdasarkan KepMenKes No. 278 tahun 1981 tentang persyaratan apotek

pasal 4 dan 5 bangunan apotek memiliki persyaratan : luas bangunan sekurang-

kurangnya 50 m2, terdiri dari ruang tunggu, ruang laboratorium pengujian

sederhana, ruang penyimpanan obat, tempat pencucian alat dan jamban.

Sedangkan menurut KepMenKes No. 1027 tahun 2004 tentang Standar

Pelayanan Kefarmasian di Apotek yaitu :

20

1) Apotek berlokasi pada daerah yang dengan mudah dikenali oleh

masyarakat.

2) Pada halaman terdapat papan petunjuk yang dengan jelas tertulis kata

apotek.

3) Apotek harus dengan mudah diakses oleh anggota masyarakat.

4) Pelayanan produk kefarmasian diberikan pada tempat yang terpisah dari

aktivitas pelayanan dan penjualan produk lainnya, hal ini berguna untuk

menunjukkan integritas dan kualitas produk serta mengurangi resiko

kesalahan penyerahan.

5) Masyarakat diberi akses secara langsung dan mudah oleh Apoteker untuk

memperoleh informasi dan konseling.

6) Lingkungan apotek harus dijaga kebersihannya, apotek harus bebas dari

hewan pengerat, serangga/pest.

7) Apotek mempunyai supplay listrik yang konstan, terutama untuk lemari

pendingin.

8) Apotek harus memiliki :

a) Ruang tunggu yang nyaman bagi peserta.

b) Tempat untuk mendisplai informasi bagi pasien, termasuk penempatan

brosur/materi informasi.

c) Ruangan tertutup untuk konseling bagi pasien yang dilengkapi dengan

meja dan kursi serta lemari untuk menyimpan catatan medikasi pasien.

21

d) Ruang racikan.

e) Keranjang sampah yang tersedia untuk staf maupun pasien.

9) Perabotan apotek harus tertata rapi, lengkap dengan rak-rak penyimpanan

obat dan barang-barang lain yang tersusun rapi, terlindung dari debu,

kelembaban dan cahaya yang berlebihan serta diletakkan pada kondisi

ruangan dengan temperatur yang telah ditetapkan.

D. Pengelolaan Apotek

Tugas Apoteker Pengelola Apotek (APA) tidak hanya sekedar mengelola

operasi jangka pendek yang berkaitan dengan modal kerja saja, tetapi juga

mencakup tugas pengelolaan operasional untuk menjaga kelangsungan hidup

apotek.

Apoteker pengelola Apotek memiliki kekuasaan penuh dalam mengelola

apotek dan boleh dibantu oleh beberapa Asisten Apoteker (AA) dan tenaga kerja

lainnya. APA berhak menentukan kebijaksanaan terhadap semua kegiatan yang

menyangkut kelangsungan apotek yang dipimpinnya.

Menurut Permenkes No.922/Menkes/Per/X/1993 Bab VI pasal 10 dan

pasal 11 ayat (1), pengelolaan apotek meliputi:

Pasal 10 :

a. Pembuatan, pengelolaan, peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran,

penyimpanan dan penyerahan obat atau bahan obat.

b. Pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan penyerahan perbekalan farmasi

lainnya.

22

c. Pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi.

Pasal 11 :

(1) Pelayanan informasi yang dimaksud dalam pasal 10 huruf (c) meliputi:

a. Pelayanan informasi tentang obat dan perbekalan farmasi lainnya yang

diberikan baik kepada dokter dan tenaga kesehatan lainnya, maupun

masyarakat.

b. Pengamatan dan pelaporan informasi mengenai khasiat, keamanan, bahaya

dan mutu obat perbekalan farmasi lainnya (Anonim, 1993).

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

No.1332/Menkes/SK/X/2002 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri

Kesehatan Republik Indonesia No.922/Menkes/Per/X/1993, pasal 12 ayat 1,

disebutkan bahwa dalam pengelolaan apotek, apoteker berkewajiban menyediakan

perbekalan farmasi yang bermutu baik dan yang keabsahannya terjamin (Anonim,

2002).

1. Pengadaan Barang

Pengadaan barang merupakan suatu kegiatan yang dilaksanakan untuk

memenuhi kebutuhan dan kepuasan pembeli dengan mempertimbangkan faktor-

faktor ekonomis. Barang di sini meliputi: obat, alat kontrasepsi, alat-alat

kesehatan serta barang-barang lain yang diperdagangkan di apotek.

Pembelian dapat dilakukan dengan cara pembelian maupun konsinyasi.

Konsinyasi adalah pembelian dengan cara PBF menitipkan barang di apotek dan

pembayaran dilakukan jika barang yang dititipkan laku dijual sesuai dengan

23

perjanjian yang disebut sebelumnya. Konsinyasi biasanya dilakukan untuk produk

baru yang belum pernah dijual di apotek (Hartono, 1987).

Pengadaan dengan cara pembelian melalui PBF dilakukan secara

berencana, disesuaikan dengan kebutuhan pelayanan setempat. Jenis obat yang

diperlukan dapat dilihat dari buku defecta. Kegiatan pembelian ini perlu

memperhatikan rencana anggaran belanja, daftar harga terakhir, dan pemilihan

PBF yang sesuai.

Proses pengadaan barang dengan cara pembelian dilakukan melalui

beberapa tahapan berikut :

a. Persiapan

Persiapan dilakukan untuk mengetahui persediaan yang dibutuhkan

apotek untuk melayani pasien. Persediaan yang habis dapat dilihat di gudang atau

di kartu stok gudang sehingga jika barang habis dapat dilakukan pemesanan.

Persiapan dilakukan dengan cara mengumpulkan data barang-barang

yang akan dipesan dari buku defecta, termasuk obat-obat baru yang ditawarkan

supplier (Hartono, 1987).

b. Pemesanan

Pemesanan dapat dilakukan jika persediaan barang habis atau hampir

habis (persediaan menipis), yang dapat dilihat dalam buku defecta. Pemesanan

dapat dilakukan langsung ke PBF melalui telepon maupun pesan melalui

salesman yang datang ke apotek. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam memilih

PBF adalah harga yang ditawarkan, potongan harga, bonus, jangka waktu

pembayaran, pelayanan yang baik dan cepat, serta kualitas dan ketersediaan

24

barang.

Pemesanan dilakukan dengan menggunakan Surat Pesanan (SP) untuk

setiap supplier. Terdapat tiga jenis SP, yaitu SP reguler, SP psikotropika, dan SP

narkotika. Surat Pesanan reguler digunakan untuk menulis pesanan obat-obat

keras, obat bebas, obat bebas terbatas, dan perbekalan farmasi lain diluar obat

psikotropika dan narkotik. Surat Pesanan reguler dan psikotropika minimal dibuat

rangkap 2 (untuk supplier dan arsip apotek) dan ditandatangani oleh apoteker.

Sedangkan SP pembelian narkotika dibuat rangkap lima. Satu lembar sebagai

arsip apotek, sedangkan empat SP yang lain diserahkan kepada sales Kimia Farma

untuk selanjutnya diberikan kepada Dinkes Kabupaten/Kota, Balai POM DIY,

Penanggung Jawab Narkotika di Depo Kimia Farma, dan PBF Kimia Farma

sendiri.

c. Pembelian

Berhasil atau tidaknya tujuan usaha banyak bergantung pada

kebijaksanaan pembelian. Cara melakukan pembelian dapat dilakukan sebagai

berikut:

1) Pembelian dalam jumlah terbatas (Hand to Mouth Buying).

Pembelian disesuaikan dengan kebutuhan dalam jangka waktu pendek,

misalnya dalam satu minggu. Pembelian ini dilakukan bila modal terbatas

dan PBF berada dalam jarak tidak jauh dari apotek, misalnya dalam satu

kota dan selalu siap dan dapat segera melayani kebutuhan obat serta

obatnya dapat segera dikirim.

25

2) Pembelian secara spekulasi

Pembelian ini dilakukan dalam jumlah yang lebih besar daripada

kebutuhan, dengan adanya kemungkinan kenaikan harga dalam waktu

dekat atau karena ada diskon atau bonus. Cara ini mengandung resiko obat

dapat rusak dan kadaluwarsa, meskipun apabila spekulasi tepat dapat

mendatangkan untung besar.

3) Pembelian berencana

Cara pembelian ini erat hubungannya dengan pengendalian persediaan

barang. Pengawasan stok obat sangat penting, dengan demikian dapat

diketahui mana obat yang laku keras dan mana yang kurang laku yang

dapat dilihat pada kartu stok. Selanjutnya dapat dilakukan perencanaan

pembelian sesuai dengan kebutuhan per item (Anief, 2001).

d. Penerimaan

Penerimaan barang dilakukan oleh Asisten Apoteker (AA) yang

mempunyai SIK. Asisten Apoteker setelah menerima barang kiriman harus

mencocokkan barang dengan DO (Delivery Order)/faktur dan SP lembar ke-2

mengenai jumlah, nama obat, harga satuan, perhitungan harga. Bila ada obat

dengan tanggal kadaluwarsa (ED), dicatat dalam buku tersendiri dengan urutan

tanggalnya.

e. Pencatatan.

Dari faktur atau DO yang diterima kemudian dicatat dalam buku

penerimaan barang, ditulis nama PBF, nama obat, nomor batch, tanggal

kadaluwarsa, jumlah harga satuan, potongan harga, jumlah harga, nomor urut dan

26

tanggal penerimaan. Setiap hari dilakukan pencatatan penerimaan barang

sehingga dapat diketahui jumlah barang yang dibeli dan juga untuk menjaga agar

barang yang dibeli tidak melebihi anggaran pembelian obat. Faktur yang diterima

kemudian disimpan untuk diperiksa lagi dan digunakan untuk mencocokkan jika

barang harus dilunasi.

f. Pembayaran

Pembayaran dilakukan jika sudah jatuh tempo dan faktur dikumpulkan

tiap debitur, masing-masing dibuatkan bukti kas keluar serta cek dan giro,

kemudian diserahkan ke bagian keuangan untuk ditandatangani sebelum

dibayarkan kepada supplier.

Pembayaran barang yang sudah dipesan dapat dilakukan secara cash atau

kredit, tergantung dari jenis obat, serta perjanjian dengan pihak distributor.

Pembayaran untuk jenis obat narkotika dilakukan secara COD (Cash On Delivery)

(Hartono, 1987).

2) Penyimpanan

Apotek berkewajiban menyediakan, menyimpan, dan menyerahkan

perbekalan farmasi yang bermutu dan keabsahannya terjamin. Untuk itu apotek

harus memiliki perlengkapan dan alat penyimpanan perbekalan farmasi seperti

botol dengan ukuran tertentu, jenis dan jumlah sesuai dengan kebutuhan, lemari

dan rak penyimpanan obat, dan lemari pendingin untuk menjamin mutu

perbekalan farmasi tersebut.

27

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan barang di

apotek, yaitu :

1. Bahan yang mudah terbakar sebaiknya disimpan terpisah dari bahan yang

lainnya.

2. Narkotika disimpan dalam lemari khusus yang terbuat dari kayu atau bahan

lain yang kuat berukuran 40x80x100 cm. Jika ukurannya kurang dari

ketentuan di atas, maka lemari tersebut harus ditempel pada dinding atau

alasnya ditanam di lantai. Lemari tersebut harus memiliki dua ruangan dan

masing-masing mempunyai kunci sendiri, bagian pertama untuk menyimpan

morfin, petidin dan garam-garamnya serta persediaan narkotika, sedangkan

pada bagian yang lain untuk menyimpan narkotika lainnya untuk pemakaian

sehari-hari (Permenkes No.28 tahun 1978 tentang Penyimpanan Narkotika).

3. Obat-obatan yang memerlukan kondisi tertentu seperti insulin, vaksin atau

serum perlu disimpan dalam lemari pendingin.

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI No.1332/Menkes/SK/X/2002,

sediaan farmasi yang karena sesuatu hal tidak dapat digunakan lagi atau dilarang

digunakan, harus dimusnahkan dengan cara dibakar atau ditanam atau dengan

cara lain yang ditetapkan oleh Menteri (Anonim, 2002).

E. Pelayanan Resep dan Penyaluran Obat

Pada saat ini, pelayanan kefarmasian telah bergeser orientasinya dari

yang berorientasi obat (drug oriented) menjadi berorientasi pada pasien (patient

oriented). Sebagai upaya agar para apoteker dapat melaksanakan pelayanan

28

kefarmasian dengan baik dalam rangka meningkatkan kualitas hidup pasien, maka

dikeluarkan peraturan terbaru, yaitu Keputusan Menteri Kesehatan RI

No.1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam Keputusan Menteri

Kesehatan RI No.1027/Menkes/SK/IX/2004 adalah:

a. Pelayanan kefarmasian (Pharmaceutical care) adalah bentuk pelayanan dan

tanggung jawab langsung profesi apoteker dalam pekerjaan kefarmasian untuk

meningkatkan kualitas hidup pasien.

b. Medication record adalah catatan pengobatan setiap pasien.

c. Medication error adalah kejadian yang merugikan pasien akibat pemakaian

obat selama dalam penanganan tenaga kesehatan, yang sebetulnya dapat

dicegah.

d. Konseling adalah suatu proses komunikasi dua arah yang sistematik antara

apoteker dan pasien untuk mengidentifikasi dan memecahkan masalah yang

berkaitan dengan obat dan pengobatan.

e. Pelayanan residensial (Home care) adalah pelayanan apoteker sebagai care

giver dalam pelayanan kefarmasian di rumah-rumah khususnya untuk

kelompok lansia dan pasien dengan pengobatan terapi kronis lainnya.

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI

No.1027/Menkes/SK/IX/2004, Bab III, ada 3 macam pelayanan yang harus

diberikan di apotek, yaitu:

29

a. Pelayanan Resep

1) Skrining Resep

Apoteker melakukan skrining resep meliputi persyaratan administratif

(Nama, SIP, dan alamat dokter, tanggal penulisan resep, tanda tangan/paraf dokter

penulis resep, dan lain-lain) dan kesesuaian farmasetik, serta pertimbangan klinis.

2) Penyiapan Obat

Penyiapan obat ini meliputi peracikan, pemberian etiket, kemasan obat

yang diserahkan, penyerahan obat, informasi obat, konseling, dan monitoring

penggunaan obat.

b. Promosi dan Edukasi

Dalam rangka pemberdayaan masyarakat, apoteker harus berpartisipasi

secara aktif dalam promosi dan edukasi. Apoteker ikut membantu penyebaran

informasi tentang kesehatan, antara lain dengan penyebaran leaflet/brosur, poster,

penyuluhan dan lain-lain.

c. Pelayanan residensial (Home care)

Apoteker sebagai care giver diharapkan juga dapat melakukan pelayanan

kefarmasian yang bersifat kunjungan rumah, khususnya untuk kelompok lansia

dan pasien dengan pengobatan penyakit kronis lainnya. Untuk aktivitas ini

apoteker harus membuat catatan berupa catatan pengobatan (medication record).

Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan No.922/Menkes/Per/X/1993,

Bab VII, disebutkan tentang pelayanan apotek antara lain:

1. Apotek wajib melayani resep dokter, dokter gigi, dan dokter hewan atas

tanggung jawab Apoteker Pengelola Apotek.

30

2. Apoteker wajib melayani resep sesuai dengan tanggung jawab dan keahlian

profesinya yang dilandasi pada kepentingan masyarakat.

3. Apoteker tidak diizinkan untuk mengganti obat generik yang ditulis di dalam

resep dengan obat paten.

4. Dalam hal pasien tidak mampu menebus obat yang tertulis di dalam resep,

apoteker wajib berkonsultasi dengan dokter untuk pemilihan obat yang lebih

tepat.

5. Apoteker wajib memberikan informasi:

a. Yang berkaitan dengan penggunaan obat yang diserahkan kepada pasien.

b. Penggunaan obat secara tepat, aman, rasional atas permintaan masyarakat.

6. Apabila apoteker menganggap bahwa resep terdapat kekeliruan atau penulisan

resep yang tidak tepat, apoteker harus memberitahukan kepada dokter penulis

resep (bila dokter penulis resep tetap pada pendiriannya, dokter wajib

menyatakan secara tertulis atau membubuhkan tanda tangan yang lazim di atas

resep).

7. Salinan resep harus ditandatangani oleh Apoteker.

8. Resep harus dirahasiakan dan disimpan di apotek dengan baik dalam jangka

waktu tiga tahun.

9. Resep atau salinan resep hanya boleh diperlihatkan kepada dokter penulis

resep atau yang merawat penderita, penderita yang bersangkutan, petugas

kesehatan atau petugas lain yang berwenang menurut peraturan perundang-

undangan yang berlaku.

10. Apoteker Pengelola Apotek, Apoteker pendamping, atau Apoteker pengganti

31

diizinkan untuk menjual obat keras yang dinyatakan sebagai Obat Wajib

Apotek (OWA) tanpa resep.

Pengertian resep secara sempit dimaknai sebagai suatu permintaan

tertulis dari dokter, dokter gigi atau dokter hewan kepada apoteker untuk

menyediakan dan menyerahkan obat bagi penderita sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku. Bagi dokter umum dan dokter spesialis tidak ada

pembatasan mengenai jenis obat yang boleh diberikan kepada penderitanya.

Bagi dokter gigi hanya boleh menuliskan jenis obat yang berhubungan

dengan gigi, sedangkan dokter hewan dibatasi penggunaannya pada hewan saja,

sedangkan jenisnya tidak dibatasi (Anonim, 2004).

Berdasarkan Permenkes RI No. 26/Menkes/Per/I/1981 tentang

Pengelolaan dan Perizinan Apotek menyebutkan bahwa resep harus ditulis dengan

jelas dan lengkap. Dalam Permenkes RI No. 280/Menkes/SK/V/1981 tentang

Ketentuan dan Tata Cara Pengelolaan Apotek, disebutkan mengenai kelengkapan

resep sebagai berikut :

a. Nama, alamat, dan nomor izin praktek dokter, dokter gigi, atau dokter hewan.

b. Tanggal penulisan resep, nama setiap obat atau komposisi obat.

c. Tanda R/ pada bagian kiri setiap penulisan resep

d. Tanda tangan atau paraf dokter penulis resep, sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku.

e. Jenis hewan dan nama serta alamat pemiliknya untuk resep dari dokter hewan.

f. Tanda seru dan paraf dokter untuk resep yang mengandung obat dengan dosis

yang melebihi dosis maksimal.

32

Resep-resep yang sudah dilayani disimpan menurut urutan tanggal dan

nomor penerimaan atau pembuatan resep, resep yang mengandung narkotika

harus dipisahkan dari resep yang lainnya, ditandai garis merah di bawah nama

obatnya. Resep yang telah disimpan selama 3 tahun dapat dimusnahkan dengan

cara dibakar atau dengan cara lain yang memadai. Pada pemusnahan tersebut

wajib dibuat berita acara pemusnahan menggunakan fomulir yang ditentukan.

Berita acara tersebut memuat hari dan tanggal pemusnahan, tanggal terawal dan

terakhir resep, berat resep yang dimusnahkan dalam kilogram (Anonim, 1981).

Alur pelayanan resep secara sederhana dapat digambarkan sebagai

berikut:

Gambar 2. Alur Pelayanan Resep di Apotek

Pasien

Resep Penerimaan Resep

Skrining Resep Persyaratan

Administratif Kesesuaian Farmasetis Pertimbangan Klinis

Ketersediaan Obat + harga

Penyerahan Obat Pemeriksaan Akhir Penyiapan obat + etiket

Persetujuan Pasien

Informasi obat

Konseling

Peracikan Menyiapkan Menimbang Mencampur Mengemas

Etiket

33

Untuk penyiapan obat + etiket, pemeriksaan akhir dan penyerahan obat dilakukan

oleh orang yang berbeda agar meminimalkan terjadinya kesalahan.

Secara umum penjualan obat di apotek dibagi menjadi 2, yaitu:

1) Penjualan umum atau penjualan bebas

Penjualan umum dapat berupa penjualan obat bebas, obat bebas terbatas

dan OWA. Penjualan umum ini perlu pemberian informasi atau penjelasan secara

profesional mengenai cara penggunaan obatnya (Anief, 2001). Obat yang dapat

diserahkan tanpa resep harus memenuhi kriteria sebagaimana yang ditentukan

pada Permenkes No.919/Menkes/Per/X/1993 tentang Kriteria Obat yang dapat

Diserahkan Tanpa Resep, pasal 2, yaitu:

a. Tidak dikontraindikasikan untuk penggunaan pada wanita hamil, anak di

bawah usia 2 tahun dan orang tua di atas 65 tahun.

b. Pengobatan sendiri dengan obat dimaksud tidak memberikan resiko pada

kelanjutan penyakit.

c. Penggunaan tidak memerlukan cara atau alat khusus yang harus dilakukan

oleh tenaga kesehatan.

d. Penggunaannya diperlukan untuk penyakit yang prevalensinya tinggi di

Indonesia.

e. Obat dimaksud memiliki rasio khasiat keamanan yang dapat

dipertanggungjawabkan untuk pengobatan sendiri (Anonim, 1993).

Di samping itu penjualan umum juga termasuk penjualan alat kesehatan

dan laboratorium, serta bahan-bahan lain yang dijual di apotek.

34

2) Penjualan obat melalui resep

Penjualan obat melalui resep merupakan penjualan terpenting. Penjualan

dapat dilakukan secara kredit maupun kontan. Penjualan kontan ditujukan untuk

umum, pembeli membayar langsung harga obat yang dibelinya. Sedangkan

penjualan kredit ditujukan kepada langganan (pribadi atau instansi) sebagai usaha

apotek untuk mengembangkan jangkauan konsumen (Anief, 2001).

Kriteria obat di apotek sebagai berikut:

1. Obat Wajib Apotek (OWA)

Obat Wajib Apotek telah ditetapkan berdasarkan Keputusan Menteri

kesehatan No.347/Menkes/SK/VII/1990 tentang Obat Wajib Apotek, Peraturan

Menteri Kesehatan No.924/Menkes/Per/X/1993 tentang Daftar Obat Wajib

Apotek No.2, dan Keputusan Menteri Kesehatan RI No.1176/Menkes/SK/X/1999

tentang Daftar Obat Wajib Apotek No.3, bahwa OWA adalah obat keras yang

dapat diserahkan tanpa resep dokter oleh apoteker di apotek.

Adapun kewajiban apoteker di apotek dalam melayani pasien yang

memerlukan OWA adalah sebagai berikut:

a. Memenuhi ketentuan dan batasan tiap jenis obat per pasien yang disebutkan

dalam OWA yang bersangkutan.

b. Membuat catatan pasien serta obat yang telah ditetapkan.

c. Memberikan informasi meliputi dosis dan aturan pakainya, kontraindikasi,

efek samping dan informasi lain yang perlu diperhatikan oleh pasien.

Dengan ditetapkan peraturan tentang OWA, manfaat yang dapat diambil

oleh masyarakat adalah:

35

a. Meningkatkan kemampuan masyarakat dalam menolong dirinya sendiri (self

medication) guna mengatasi masalah kesehatan.

b. Meningkatkan penyediaan obat yang dibutuhkan untuk pengobatan sendiri

(self medication).

c. Menjamin penggunaan obat secara tepat, aman dan rasional (Anonim, 1999).

2. Obat bebas

Obat bebas yaitu obat yang dijual bebas dan tidak terlalu berbahaya,

masyarakat dapat menggunakan sendiri tanpa pengawasan dokter. Obat ini dalam

kemasannya terdapat tanda lingkaran hijau, contoh: vitamin, obat gosok, rivanol,

parasetamol sirup, dan lain-lain.

3. Obat bebas terbatas

Obat bebas terbatas merupakan obat yang dapat diperoleh pasien tanpa

menggunakan resep dokter, berlogo lingkaran berwarna biru dengan garis tepi

hitam, dalam jumlah tertentu tidak membahayakan, dapat digunakan sendiri dan

disertai tanda peringatan, yaitu P No.1 sampai dengan P No.6 (Amroni, 2006).

Gambar 3. Contoh-contoh Tanda Peringatan

P. No. 1 Awas Obat Keras,

Bacalah aturan Memakainya.


Hanya untuk bagian luar dari badan


Tidak boleh ditelan.


Obat Wasir, Jangan ditelan.


Hanya untuk Dibakar.


Hanya untuk kumur, Jangan ditelan.

36

4. Obat narkotika dan psikotropika

Obat-obat narkotika dan psikotropika ditangani sendiri secara khusus di

apotek untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan obat dan penggunaan obat

yang salah. Narkotika adalah zat atau obat yang berasal dari tanaman atau bukan

tanaman baik sintesis maupun semi sintesis yang dapat menyebabkan penurunan

atau perubahan kesadaran, hilangnya rasa, mengurangi sampai menghilangkan

rasa nyeri, dan dapat menimbulkan ketergantungan (UU RI No.22 tahun 1997

tentang Narkotika). Psikotropika adalah zat atau obat, baik alamiah maupun

sintetis bukan narkotika, yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif

pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada aktivitas

mental dan perilaku (UU RI No.5 tahun 1997 tentang Psikotropika).

Adapun pembagian golongan Narkotika dan contohnya meliputi:

a. Golongan I : merupakan narkotik yang digunakan hanya untuk tujuan

pengembangan ilmu pengetahuan, tidak digunakan dalam terapi, serta

mempunyai potensi tinggi, dan menyebabkan ketergantungan.

Contoh: Tanaman Papaver somniferum L., opium mentah, opium masak,

tanaman koka, daun koka, kokain mentah, kokaina, tanaman ganja,

tetrahydrocannabiol, heroin, dan lain-lain.

b. Golongan II : berkhasiat untuk pengobatan dan digunakan sebagai pilihan

terakhir dan atau untuktujuan pengembangan ilmu pengetahuan. Mempunyai

potensi tinggi dan mengakibatkan ketergantungan.

Contoh: Benzetidin, Ekgonin, Hidromorfinol, Morfina, Opium, Petidin dan

lain-lain.

37

c. Golongan III : berkhasiat pengobatan dan banyak digunakan dalam terapi dan

atau tujuan pengembangan ilmu pengetahuan, potensi ringan mengakibatkan

ketergantungan.

Contoh: Dihidrokodein, Etilmorfin, Kodein, Doveri, dan lain-lain.

Adapun pembagian golongan Psikotropika dan contohnya meliputi:

a. Golongan I : digunakan hanya untuk tujuan ilmu pengetahuan, tidak

digunakan untuk terapi, potensi kuat, menyebabkan ketergantungan.

Contoh: DMA, MDMA, Meskalin, Psilosibina.

b. Golongan II : Berkhasiat pengobatan, dapat digunakan dalam terapi dan atau

tujuan ilmu pengetahuan, potensi kuat, menyebabkan ketergantungan.

Contoh: Amfetamin, metakualon, sekobarbital.

c. Golongan III : Berkhasiat pengobatan, digunakan dalam terapi dan atau

tujuan ilmu pengetahuan, potensi sedang, menyebabkan ketergantungan.

Contoh: Amobarbital, Flunitrazepam, Pentobarbital, Siklobarbital.

d. Golongan IV : Berkhasiat pengobatan, digunakan dalam terapi dan atau

tujuan ilmu pengetahuan, potensi ringan, menyebabkan ketergantungan.

Contoh: Alprazolam, Bromazepan, Diazepan, Klobazam, Klonazepam,

Oksazolam, klodiazepoksid.

F. Administrasi, Perpajakan, dan Keuangan

1. Administrasi

Kegiatan bidang administrasi di apotek meliputi dokumentasi, kearsipan

dan pembuatan laporan. Beberapa kegiatan yang dilaporkan bagian administrasi

38

adalah sebagai berikut:

a. Kesekretariatan/administrasi, yang meliputi surat menyurat dan pembuatan

arsip-arsip.

b. Pembuatan dan pengiriman laporan. Laporan-laporan yang dibuat antara lain:

1) laporan pemakaian narkotika dan psikotropika per bulan

2) laporan statistika resep dan penjualan obat generik berlogo per bulan

3) laporan jumlah tenaga farmasi per tiga bulan

4) laporan perpajakan per tahun

c. Inventarisasi

Pencatatan barang-barang inventaris yang dimiliki apotek. Hal-hal yang

dicatat meliputi nama barang, tanggal pembelian, spesifikasi, jumlah, harga

pembelian per unit, serta nilai penyusutan.

d. Administrasi dan kepegawaian

Pencatatan biodata dari masing-masing pegawai, antara lain; nama,

alamat, tanggal lahir, tanggal mulai kerja, gaji, cuti, serta presensi.

e. Administrasi pembelian

Administrasi pembelian meliputi buku pembelian/buku penerimaan,

blangko pesanan, kartu persediaan.

f. Administrasi pergudangan

Administrasi pergudangan meliputi kartu stok dan kartu stelling serta

buku defecta.

g. Administrasi penjualan barang

39

Administrasi penjualan barang meliputi:

1) Nota penjualan tunai

Nota penjualan obat dengan resep dan tanpa resep dibedakan. Setiap jenis

diberikan nomor seri tersendiri untuk pengecekan.

2) Faktur

Faktur merupakan surat pengiriman barang terutama untuk penjualan

kredit. Faktur dibuat rangkap 3, yaitu untuk penagih, pembeli dan sebagai

arsip apotek.

3) Daftar harga

Daftar harga meliputi daftar harga obat, bahan baku dan alat kesehatan.

4) Daftar penjualan harian

Tempat pencatatan penjualan obat dengan resep maupun tanpa resep setiap

harinya.

2. Perpajakan

Pajak adalah suatu kewajiban setiap warga negara untuk menyerahkan

sebagian dari kekayaannya atau penghasilannya kepada negara menurut peraturan

perundang-undangan yang ditetapkan oleh pemerintah dan dipergunakan untuk

kepentingan masyarakat.

Berdasarkan jenisnya, pajak dapat dibedakan menjadi 2 macam yaitu

pajak langsung dan pajak tidak langsung. Pajak langsung adalah pajak yang

pembebanannya langsung dibayar oleh wajib pajak yang bersangkutan dan tidak

dapat dilimpahkan ke pihak lain seperti pajak penghasilan (PPh). Pajak tak

langsung adalah pajak yang pembebanannya bisa dilimpahkan ke pihak lain

40

contohnya seperti PPN.

Apotek sebagai badan usaha harus membayar pajak sesuai peraturan

yang berlaku. Pembayaran pajak di apotek ditangani oleh bagian keuangan.

Macam pajak yang harus dibayarkan antara lain:

1. Pajak Bumi dan Bangunan (PBB)

Pajak ini dibayar setiap tahun berdasar luas tanah dan bangunan apotek.

2. Pajak Penghasilan Pribadi (PPh 21)

Pajak ini merupakan pajak penghasilan sehubungan dengan pekerjaan, jasa,

gaji, upah, honorarium, tunjangan dan pembayaran lain dengan nama apapun

sehubungan dengan pekerjaan, jasa, atau kegiatan yang dilakukan oleh Wajib

Pajak orang pribadi dalam negeri. PPh 21 dihitung berdasarkan penghasilan

netto dikurangi Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP). Pajak ini dikenakan

bagi karyawan yang penghasilannya melebihi Rp. 1.000.000,00 per bulan.

Besarnya PTKP disesuaikan dengan kondisi masyarakat dan yang terbaru

adalah PTKP yang ditetapkan oleh pemerintah tahun 2005, sebagai berikut:

a. Rp. 13.600.000,00 per tahun untuk wajib pajak,

b. Rp. 1.200.000,00 per tahun tambahan untuk wajib pajak yang telah kawin,

c. Rp.1.200.000,00 per tahun tambahan untuk setiap anggota keluarga

(maksimal 3).

3. PPh 21 diiringi PPh 26

PPh 21 dibayar dengan sistem tahun berjalan, yaitu berdasarkan perhitungan

tahun yang sebelumnya selanjutnya dalam 1 tahun dilakukan pelaporan berupa

surat pemberitahuan tahunan (SPT) terhadap karyawan yang dikenai pajak dan

41

apabila dalam perhitungan selama 1 tahun ini terdapat kenaikan penghasilan

maka karyawan tersebut dikenai PPh 26, sedangkan jika terjadi penurunan

maka tidak dikenai PPh 26, melainkan akan diakumulasikan untuk membayar

pajak pada tahun berikutnya dan pelaporannya paling lambat tanggal 31 Maret

tahun berikutnya.

4. Pajak Penghasilan Perusahaan (PPh 25)

Pajak Penghasilan Pasal 25 adalah angsuran Pajak Penghasilan yang harus

dibayar sendiri oleh wajib pajak untuk setiap bulan dalam tahun pajak

berjalan. Penghitungan Pajak Penghasilan Perusahaan dapat dilakukan dengan

dua cara, yaitu:

a. Menurut norma, dimana penghitungan pajak didasarkan atas omzet yang

diperoleh perusahaan yang nilainya tergantung dari jenis usaha dan

lokasinya. Penghitungan menurut norma berlaku untuk perusahaan

perseorangan yang memiliki omzet < Rp. 600.000.000,00 per tahun. Hal ini

dapat diperinci bahwa penghasilan kena pajak (PKP) dikenakan terhadap

omzet, dengan persentase sesuai peraturan perpajakan yang berlaku dan

dikurangi PTKP. Besarnya persentase tersebut tergantung pada jenis usaha

dan lokasinya.

b. Menurut pembukuan, dimana pajak dihitung dari keuntungan bersih yang

terdapat dalam neraca rugi laba.

Untuk perusahaan yang merupakan milik perseorangan, penghitungan

pajak dapat dilakukan berdasarkan norma maupun pembukuan. Sedangkan

perusahaan yang berbadan hukum, penghitungan pajak didasarkan pembukuan.

42

Tarif pajak yang harus dibayarkan, besarnya tergantung Nomor Pokok Wajib

Pajak (NPWP) yang digunakan, yaitu:

a. Wajib Pajak Pribadi

1). Jika penghasilan kena pajak perusahaan sampai dengan Rp.25.000.000,00

maka dikenai pajak sebesar 5%.

2). Jika penghasilan kena pajak suatu perusahaan lebih dari Rp.25.000.000,00

sampai dengan Rp.50.000.000,00 maka dikenai pajak sebesar 10%.



4). Jika penghasilan kena pajak perusahaan lebih dari Rp.100.000.000,00


5). Jika penghasilan kena pajak suatu perusahaan lebih dari

Rp.200.000.000,00 maka dikenai pajak sebesar 35%.

b. Wajib Pajak Badan

1). Jika penghasilan kena pajak perusahaan kurang dari atau sama dengan




3). Jika penghasilan kena pajak suatu perusahaan lebih dari


5. PPh 25 diiringi PPh 28 dan PPh 29

Apabila pada saat perhitungan laba perusahaan atau omzet selama 1 tahun

terjadi kenaikan dibanding tahun sebelumnya, maka dikenai PPh 29. Tetapi

43

jika laba atau omzet perusahaan turun dari sebelumnya dikenai PPh 28 dan

dapat diakumulasi untuk pembayaran pajak tahun berikutnya. PPh 29 dibayar

paling lambat tanggal 25 Maret tahun berikutnya dan pelaporannya paling

lambat tanggal 31 Maret tahun berikutnya.

6. Pajak Reklame

Pajak ini dikenakan terhadap pemasangan papan nama apotek, baik di luar

atau di dalam gedung. Besarnya pembayaran tergantung dari ukuran, model,

dan lokasi penempatannya.

7. Pajak Pertambahan Nilai (PPN) Penjualan

PPN dikenakan pada saat pembelian obat dari PBF sebesar 10%. Pajak

Pertambahan Nilai Pedagang Eceran (PPN PE) hanya diperuntukkan bagi

perusahaan yang mempunyai omzet lebih atau sama dengan

Rp.360.000.000,00 per tahun, dengan tarif 2 %.

8. Pajak inventaris

Pajak yang dibebankan terhadap inventaris yang dimiliki (Hartini dan

Sulasmono, 2006).

3. Keuangan

Sisi keuangan suatu institusi bisnis merupakan muara kesuksesan bisnis.

Keuangan merupakan jenis yang lebih mudah dinilai untuk dijadikan dasar

penentuan kebijakan bisnis selanjutnya. Oleh karena itu perlu adanya sistem

kontrol. Bagian keuangan mengontrol penerimaan dan pengeluaran uang di

apotek. Penerimaan berupa hasil penjualan sediaan farmasi dan perbekalan

kesehatan. Pengeluaran uang berupa pembayaran untuk biaya-biaya rutin di

44

apotek.

Adapun sumber pemasukan apotek diperoleh dari:

a. Penjualan obat dengan resep dan tanpa resep

b. Pemasangan iklan

c. Tagihan piutang

Sedangkan pengeluaran apotek untuk:

a. Administrasi: pembelian buku-buku, blangko-blangko, tinta dan alat-alat tulis.

b. Rumah tangga: berupa keperluan rumah tangga seperti beras, gula, teh,

sumbangan-sumbangan, dan lain-lain.

c. Pemeliharaan inventaris: servis AC, komputer, motor, dan lain-lain.

d. Pembelian perbekalan farmasi : pembeliannya ke PBF, bisa juga nempil ke

apotek lain.

e. Kesejahteraan dan upah: gaji karyawan, tunjangan-tunjangan (beras 10kg),

piknik, dan lain-lain.

f. Penerangan: pembayaran listrik dan telepon.

g. Embalase: berupa barang-barang bungkus, etiket, salinan resep, dan kwintansi.

h. Pajak

Selain itu, bagian keuangan juga bertugas untuk membuat:

a. Buku besar

Berupa buku untuk pencatatan perjalanan pendapatan dan pengeluaran

apotek selama satu tahun.

b. Neraca rugi laba

Buku untuk menghitung laba-rugi selama satu tahun, yang berisi

45

mengenai penjualan bruto, harga pokok penjualan, laba bruto serta lainnya

sehingga dapat diketahui laba bersih apotek.

c. Neraca akhir tahun

Buku yang digunakan untuk menghitung aset perusahaan, yaitu dalam

jumlah uang tunai, simpanan di bank, stok perbekalan farmasi, hutang perusahaan

(apakah masih ada atau tidak), barang inventaris, modal akhir dan laba-rugi tahun

berjalan.

d. Buku inventaris

Buku yang digunakan untuk mencatat jumlah dan macam-macam barang

milik apotek, seperti televisi, almari es, air conditioner, kipas angin, komputer,

dan sebagainya.

G. Pengelolaan Narkotika dan Psikotropika

Tujuan diadakannya pengelolaan narkotika dan psikotropika adalah

untuk mencegah penyalahgunaan obat narkotika dan psikotropika. Sehingga obat-

obat narkotika dan psikotropika harus ditangani secara khusus.

1. Narkotika

Pengelolaan obat narkotika merupakan tanggung jawab Apoteker.

Pengelolaan obat narkotika meliputi pembelian, penyimpanan, pengeluaran,

pemusnahan, dan pelaporan.

a. Pengadaan/Pembelian

Pembelian narkotika dilakukan menggunakan Surat Pesanan narkotika

(SP Narkotika) kepada PBF Kimia Farma. Satu SP hanya diperbolehkan untuk

46

memesan 1 item obat golongan narkotika. SP ini dibuat rangkap 5 dimana satu SP

untuk arsip apotek, sedangkan empat SP yang lain diserahkan kepada sales Kimia

Farma untuk selanjutnya diserahkan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota,

Balai Besar POM DIY, Penanggung jawab narkotika Kimia Farma Pusat dan PBF

Kimia Farma itu sendiri. Contoh Surat Pesanan narkotika dapat dilihat pada

lampiran 12.

b. Penyimpanan

Dalam hal penyimpanan narkotika, UU RI No.22 tahun 1997 menyatakan

bahwa narkotika wajib disimpan secara khusus dan apotek wajib membuat,

menyampaikan dan menyimpan laporan berkala mengenai pemasukan dan atau

pengeluaran narkotika yang ada dalam penguasaannya. Sedangkan menurut

Permenkes RI No.28/Menkes/Per/I/1978, penyimpanan narkotika dalam lemari

khusus yaitu lemari terbuat dari kayu atau bahan lain yang kuat, berukuran

40x80x100 cm, jika ukurannya kurang dari ketentuan di atas, maka lemari tesebut

harus ditempel pada dinding atau alas/dasarnya ditanam di lantai. Lemari tersebut

memiliki dua ruangan dan masing-masing mempunyai kunci tersendiri. Bagian

pertama untuk menyimpan morfin, petidin dan garam-garamnya serta persediaan

narkotika, sedangkan bagian yang lain untuk menyimpan narkotika yang

digunakan sehari-hari.

c. Pengeluaran

Narkotika diberikan kepada pasien yang menggunakan resep dokter yang

asli. Setiap pengeluaran dan pemasukan dicatat pada kartu stelling yang terdapat

pada tiap jenis obat. Setiap resep narkotika diberi garis merah di bawahnya dan

47

dibendel terpisah. Apabila 1 resep narkotika hanya dibeli separuhnya, maka

sisanya harus dibeli pada apotek yang sama.

Pencatatan (register) meliputi tanggal, nomor resep, tanggal pengeluaran,

jumlah dan jenis obat, nama dan alamat pasien, serta nama, SIP, dan alamat

dokter pembuat resep. Masing-masing jenis narkotika dilakukan pencatatan

tersendiri. Pelayanan resep narkotika hanya diperbolehkan untuk pembelian resep

dari dokter yang berasal dari satu kota saja dan tidak boleh dari luar kota kecuali

sudah disetujui oleh dokter setempat.

d. Pelaporan

Laporan penggunaan narkotika setiap bulannya dikirim ke Dinas

Kesehatan Kabupaten/Kota dan dibuat tembusan ke Dinas Kesehatan Propinsi,

Balai Besar POM DIY dan untuk arsip apotek. Pelaporan selambat-lambatnya

tanggal 10 tiap bulannya. Laporan bulanan narkotika berisi nomor urut, nama

sediaan, satuan, jumlah pada awal bulan, pemasukan, pengeluaran, dan persediaan

akhir bulan serta keterangan. Khusus untuk penggunaan morphin, pethidin, dan

derivatnya dilaporkan dalam lembar tersendiri disertai dengan nama dan alamat

pasien serta nama dan alamat dokter.

2. Psikotropika

a. Pengadaan / pembelian

Pembelian obat psikotropika menggunakan Surat Pesanan khusus yang

telah ditandatangani oleh APA. Pembelian obat psikotropika dapat diperoleh di

PBF tertentu yang mempunyai dan melayani pembelian obat psikotropika.

48

b. Pengeluaran

Penggunaan obat psikotropika dimonitor dengan membuat catatan pada

resep-resep yang mengandung psikotropika. Resep yang mengandung obat

psikotropika diberi garis biru di bawahnya dan dibendel tersendiri.

c. Laporan

Laporan penggunaan psikotropika dikirim kepada Dinas Kesehatan

Kabupaten/Kota dan dibuat tembusan ke Dinas Kesehatan Propinsi, Balai Besar

POM DIY, dan untuk arsip apotek. Pelaporan selambat-lambatnya tanggal 10 tiap

bulannya. Laporan bulanan psikotropika berisi nomor urut, nama sediaan jadi

(paten), satuan, jumlah awal bulan, pemasukan, pengeluaran, persediaan akhir

bulan serta keterangan.

H. Pengelolaan Obat Rusak dan Kadaluwarsa

Obat-obat yang rusak dan kadaluwarsa merupakan kerugian bagi apotek,

oleh karenanya diperlukan pengelolaan agar jumlahnya tidak terlalu besar. Obat-

obat yang rusak akan dimusnahkan karena tidak dapat digunakan dan tidak dapat

dikembalikan lagi ke PBF.

Obat kadaluwarsa yang dibeli oleh apotek dapat dikembalikan ke PBF

sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati antara kedua belah pihak. Batas

waktu pengembalian obat yang kadaluwarsa yang ditetapkan oleh PBF 3-4 bulan

sebelum tanggal kadaluwarsa, tetapi ada pula yang bertepatan dengan waktu

kadaluwarsanya.

Pemusnahan perbekalan farmasi yang rusak dilakukan dengan cara

49

dibakar, ditanam atau dibuang dalam keadaan yang tidak mungkin untuk dipakai

lagi. Berita acara pemusnahan obat-obat khusus obat-obat narkotika dan

psikotropika kemudian dilaporkan ke Balai Besar POM. Untuk pemusnahannya

dapat dilakukan bersamaan dengan pemusnahan resep disertai dengan berita

acara.

Pemusnahan obat-obat narkotika dan psikotropika yang sudah

kadaluwarsa dilaksanakan oleh apoteker dengan disaksikan oleh petugas Dinas

Kesehatan dan sekurang-kurangnya seorang karyawan apotek. Sedangkan untuk

obat non narkotika-psikotropika dilaksanakan oleh apoteker dibantu oleh

sekurang-kurangnya seorang karyawan apotek.

I. Komunikasi, Informasi, dan Edukasi

Dalam menghadapi era globalisasi, pengelolaan dan penggunaan obat

secara rasional merupakan salah satu kebijakan pemerintah dalam bidang

kesehatan yang bermuara pada peningkatan mutu pelayanan kesehatan. Bentuk

peningkatan mutu pelayanan kesehatan berupa informasi obat yang akurat dan

objektif untuk menunjang pengelolaan dan penggunaan obat secara rasional agar

efektif, aman, rasional, bermutu, murah dan mudah didapat (Hartini dan

Sulasmono, 2006).

Salah satu kewajiban apoteker seperti dicantumkan dalam Peraturan

Menteri Kesehatan RI No.922/Menkes/Per/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata

Cara Pemberian Izin Apotek, disebutkan bahwa apoteker wajib memberikan

informasi yang berkaitan dengan penggunaan obat yang diserahkan pada pasien

50

dan informasi mengenai penggunaan secara tepat, aman dan rasional. Dalam

pengelolaan apotek untuk memberikan pelayanan farmasi yang baik, maka

apoteker harus memberikan pengelolaan informasi berdasarkan pada peraturan

tersebut.

Adapun yang dimaksud dengan pengelolaan informasi meliputi :

1. Pengelolaan informasi tentang obat dan perbekalan farmasi lainnya yang

diberikan kepada dokter dan tenaga kesehatan lainnya, maupun kepada

masyarakat.

2. Pengamatan dan pelaporan informasi mengenai khasiat, keamanan, bahaya,

dan mutu obat.

Untuk dapat memberikan pelayanan farmasi yang baik, maka apoteker

diwajibkan menyediakan waktu untuk memberikan konsultasi obat di apotek

tempat ia bekerja. Pada jam tersebut apoteker harus siap memberikan pelayanan

kesehatan kepada masyarakat.

Untuk dapat mencapai penggunaan obat yang rasional tergantung juga

pada tingkat kepatuhan pasien. Banyak fakta yang menyebabkan ketidakpatuhan

pasien untuk menggunakan obat sesuai dengan aturan pakai, antara lain:

1) kegagalan memahami tujuan terapi

2) ketidakmampuan memahami instruksi penggunaan obat

3) terapi polifarmasi

4) frekuensi penggunaan

5) lama terapi

6) munculnya efek yang tidak menyenangkan

51

7) menghilangkan gejala penyakit

8) rasa obat yang tidak enak

9) penyakit

10) biaya dan dosis obat

J. Strategi Pengembangan Apotek

Pengembangan Apotek dapat dilakukan melalui dua aspek yaitu :

a. Intensifikasi, yang dapat dilakukan dengan: manajemen pelayanan,

manajemen ruang, manajemen SDM, manajemen administrasi, manajemen

obat, dan manajemen keuangan.

1) Manajemen pelayanan

a) Memperhatikan keinginan masyarakat, ramah, mau bergaul, penuh

pengabdian, obat dapat diantar.

b) Pelayanan cepat, lengkap, tidak menolak resep, penyediaan brosur-

brosur, penyediaan medical record, pemberian kartu diskon,

penambahan fasilitas antara lain: ada timbangan badan, ruang AC, area

parkir luas, tempat duduk nyaman, buka 24 jam, serta konseling yang

memadai.

2) Manajemen Ruang

Ruangan yang tertata, luas, bersih, rapi, ada ruang konseling, reposisi

barang, penataan barang rapi, warna dinding serasi etalase, pencahayaan

cukup.

52

3) Manajemen SDM

a) Farmasist well educated, pembinaan karyawan, penempatan karyawan

sesuai potensi, ketrampilan, dan pengetahuan.

b) Menanamkan sikap disipilin, jujur, bertanggung jawab, serta

senantiasa mengembangkan pengetahuan dalam menjalankan tugas.

c) Memberikan kesempatan dalam mengikuti pelatihan-pelatihan pada

karyawan dan memberi arahan serta informasi terbaru dalam dunia

kefarmasian.

d) Memberikan bonus khusus pada karyawan yang berprestasi (penerapan

reward dan punishment), adanya job description, pembagian jam kerja.

4) Manajemen Administrasi

Metode e-pharmacy: pengelolaan administrasi menggunakan sistem

komputer baik untuk administrasi obat, SDM, keuangan, konseling.

5) Manajemen Pembelian

a) Pembelian barang menggunakan skala prioritas dengan memperhatikan

pola penyakit.

b) Pengadaan sistem JIT ( just in time = mendadak).

c) Memperhatikan bonus dari PBF.

d) Memperhatikan tanggal kadaluwarsa obat.

6) Manajemen Penyimpanan

a) Sistem First in First out.

b) Memperhatikan kesesuian tempat penyimpanan dengan sifat fisika-

kimia obat

53

b. Ekstensifikasi, yang dapat dilakukan dengan: manajemen pemasaran,

pembukaan cabang, diferensiasi usaha.

1) Manajemen Pemasaran

Kerjasama dengan dokter, instansi, mengikuti tender pengadaan obat.

2) Diferensiasi

Merupakan upaya mengembangkan apotek dengan berusaha menjual

barang di luar perbekalan farmasi (Seto, 2001).

54

BAB III

PROFIL APOTEK FARMARIN

A. Sejarah dan Latar Belakang Pendirian Apotek FARMARIN

Apotek FARMARIN didirikan oleh PT Fajar Mekar Indah (FMI) yang

merupakan anak perusahaan dari Yayasan Kesejahteraan Keluarga BI (YKKBI)

dimana yayasan tersebut mengelola keuangan pensiunan untuk kesejahteraan

pensiunan Bank Indonesia. Pendirian apotek FARMARIN bertujuan untuk

memenuhi jaminan kesehatan pensiunan Bank Indonesia maupun karyawan aktif

Bank Indonesia, serta mengefisienkan penggunaan biaya pengobatan, sekaligus

merupakan unit usaha untuk menopang kegiatan PT. Fajar Mekar Indah maupun

Yayasan Kesejahteran Keluarga Bank Indonesia.

Selain bergerak dalam bidang kefarmasian, PT Fajar Mekar Indah juga

mempunyai beberapa unit usaha yaitu dibidang konstruksi, Pengelolaan Gedung

dan Fasilitas (PGF), perdagangan, dan agrobisnis. Bidang Farmasi merupakan unit

usaha yang paling maju dan mempunyai kontribusi 60-70% dari laba perusahaan.

Oleh karena itu Apotek FARMARIN ini kemudian dikembangkan dan didirikan

diberbagai tempat di Indonesia.

Pusat apotek FARMARIN berada di Jakarta yang totalnya berjumlah

lima apotek dimana salah satunya terletak pada gedung BI. Sedangkan beberapa

cabang apotek FARMARIN tersebar di berbagai kota di Indonesia yaitu satu

apotek di Yogyakarta, satu apotek di Semarang, satu apotek di Malang, satu

apotek di Surabaya, satu apotek di Bandung dan yang terakhir pada bulan

55

November 2007 didirikan satu apotek di Makasar. Rencananya akan didirikan

cabang lain di kota Solo.

Apotek FARMARIN cabang Yogyakarta pertama kali didirikan pada

bulan Juni 2002, bertempat di Jalan Purwanggan. Kemudian pada bulan April

2006 terjadi perpindahan lokasi ke Jalan Mangkubumi No. 73. Hal ini lebih

disebabkan dari segi bisnis dimana sampai dengan tahun 2005-2006 belum ada

peningkatan omzet yang berarti. Kemungkinan karena lokasi di Jalan Purwanggan

yang kurang strategis dan banyaknya apotek disekitar FARMARIN. Faktor lain

adalah karena dokter langganan Bank Indonesia yang berpraktek di dekat apotek

FARMARIN telah meninggal dunia. Sehingga pada saat itu, apotek cenderung

lebih banyak melayani pasien BI (aktif dan pensiunan) dibandingkan pasien

umum. Padahal pihak pusat menghendaki pelayanan pasien BI dan non BI

mendekati perbandingan 50:50. Atas dasar pertimbangan tersebut maka pihak

pusat menghendaki untuk dilakukan pemindahan lokasi apotek. Selain itu untuk

mengembangkan usahanya, apotek FARMARIN cabang Yogyakarta juga

melakukan aliansi strategik dengan beberapa instansi, diantaranya Bank Mandiri,

ASKES, dan mulai Agustus 2007 bekerja sama dengan PT. POS Indonesia, serta

dengan praktek dokter bersama.

Bangunan yang ada bukan milik apotek sendiri, melainkan bangunan

yang disewa oleh PT. Fajar Mekar Indah dan terdiri dari dua lantai. Lantai satu

digunakan untuk apotek dan lantai dua sebagai kantor Bantuan Kesehatan Pensiun

(BKP) YKKBI. Sehingga komunikasi dan kontrol apotek lebih mudah dilakukan

oleh PT. FMI cabang Yogyakarta.

56

B. Tujuan Pendirian Apotek FARMARIN

Apotek FARMARIN didirikan dengan tujuan sebagai berikut :

1. Menyediakan obat yang bermutu dengan tujuan untuk meningkatkan derajat

kesehatan masyarakat.

2. Menyediakan layanan kesehatan berupa layanan obat dan informasi kesehatan

untuk karyawan Bank Indonesia dan pensiunan Bank Indonesia.

3. Memberikan informasi tentang kesehatan khususnya tentang obat serta

pengobatan yang benar dan rasional.

4. Sebagai tempat pengabdian profesi Apoteker.

5. Memberi kesempatan dan peluang kerja bagi masyarakat

6. Mendukung kegiatan usaha PT. Fajar Mekar Indah dan Yayasan Kesejahteran

Keluarga Bank Indonesia

Sesuai dengan tujuan di atas, diharapkan keberadaan apotek FARMARIN

dapat menjadi salah satu contoh apotek yang menjaga keseimbangan aspek

pelayanan farmasi dan aspek bisnis.

C. Analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threats)

Ditinjau dari aspek kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman, apotek

FARMARIN memiliki posisi :

1. Kekuatan/Strength

a. Sumber Daya Manusia yang handal dan loyal

b. Jam buka apotek rata-rata 14 jam/hari selama 7 hari seminggu

57

c. Apoteker selalu ada di apotek dan siap memberikan pelayanan

kefarmasian

d. Apotek merupakan milik YKKBI melalui badan usahanya yaitu PT. Fajar

Mekar Indah yang memberikan jaminan kesehatan bagi pensiunan Bank

Indonesia dan karyawan aktif Bank Indonesia sehingga mempunyai modal

yang kuat, mempermudah dalam pengadaan perbekalan farmasi, telah

mempunyai market share dan mampu menarik konsumen dari pihak-pihak

terkait.

e. Aliansi dengan Yankes Mandiri, ASKES komersial, dan PT. POS

Indonesia.

f. Apotek memberikan pelayanan antar jemput resep obat.

2. Kelemahan/Weakness

a. Papan nama yang kurang menonjol dan tertutup oleh papan nama tempat

usaha yang lain sehingga kurang terlihat dari jalan raya.

b. Jalan raya di depan apotek merupakan jalan satu arah

c. Area parkir yang kurang luas dan tidak gratis.

d. Ruang racik yang sempit sehingga mengurangi kecepatan dalam pelayanan

resep.

e. Jam buka tidak 24 jam.

3. Peluang/Opportunity

a. Dekat dengan pusat kota, pusat perbelanjaan, hotel, dan kantor-kantor

b. Adanya praktek dokter bersama

58

c. Jumlah pasien lansia yang cukup banyak sehingga konsep pharmaceutical

care memberikan prospek yang baik.

4. Ancaman/Threats

Ancaman terutama datang dari apotek pesaing/kompetitor, yaitu apotek

lain di sekitar apotek FARMARIN.

D. Jam Kerja Apotek

Apotek FARMARIN buka setiap hari termasuk hari libur nasional

kecuali Idul Fitri dan Idul Adha. Jam kerja karyawan apotek FARMARIN secara

garis besar dibagi menjadi :

Hari Shift pagi Shift sore

Senin – jumat 07.30 – 15.00 WIB 15.00 – 22.00 WIB

Sabtu & Minggu 09.00 – 15.00 WIB 15.00 – 21.00 WIB

Tabel 1. Jam Kerja Apotek FARMARIN

Jadwal kerja diatur berdasar kesepakatan karyawan, setiap karyawan

bekerja kira-kira 7 jam dalam satu hari dan mendapatkan 1 hari libur per minggu.

E. Struktur Organisasi Apotek FARMARIN

Apotek FARMARIN merupakan sebuah apotek milik perusahaan swasta

yaitu PT. Fajar Mekar Indah yang merupakan anak perusahaan dari Yayasan

Kesejahteraan Keluarga Bank Indonesia (YKKBI). Apotek FARMARIN

memiliki struktur organisasi sebagai berikut :

59

Gambar 4. Struktur organisasi Apotek Farmarin

F. Motto Apotek FARMARIN

“Mitra Anda Untuk Selalu Sehat”

YKKBI YKKBI

FMI

Direktur utama Komisaris

Direktur Farmasi, SDM, dan Keuangan

Direktur Konstruksi dan Perdagangan

Divisi SDM dan Umum

Divisi Farmasi

Divisi PGF / Konstruksi

Divisi Perdagangan

Cabang Yogyakarta

Kepala Cabang

BKP (Bantuan Kesehatan

Pensiunan)

PGF dan Konstruksi FARMARIN

APA Apt. Pendamping

Admin & Keu.

Kasir AA 2 AA 1 Reseptir Umum

60

BAB IV

PEMBAHASAN

Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) Fakultas Farmasi Universitas

Gadjah Mada (UGM) periode Februari 2008 di apotek FARMARIN Yogyakarta

dilaksanakan selama 25 hari mulai tanggal 4-29 Februari 2008. Jadwal PKL

dibagi menjadi 3 shift yaitu pagi, siang dan malam. Shift pagi dimulai dari jam

09.00-13.00 sebanyak 1 mahasiswa, shift siang dimulai dari jam 13.00-17.00

sebanyak 1 mahasiswa dan shift sore dimulai dari jam 17.00 – 21.00 sebanyak 2

mahasiswa.

Kegiatan yang dilakukan selama PKPA meliputi simulasi praktek kerja di

lapangan, diskusi, serta penugasan. Praktek kerja di lapangan yang dilakukan

berupa pelayanan kefarmasian mulai dari pengelolaan perbekalan farmasi,

pelayanan obat resep maupun non-resep, pelayanan swamedikasi (OWA),

administrasi, dan dokumentasi. Kegiatan diskusi dilaksanakan setiap hari Jumat

pukul 14.00 WIB bersama APA (Apoteker Pengelola Apotek) maupun dengan

Apoteker Pendamping (APing). Namun apabila APA maupun APing berhalangan

hadir maka kegiatan diskusi diganti pada hari Senin pukul 14.00 WIB.

Setiap minggu ada satu topik kegiatan yang akan dibahas. Melalui

pelayanan dan diskusi akhirnya dilakukan pemecahan berbagai macam

permasalahan yang berkaitan dengan topik tersebut. Kemudian oleh APA setiap

awal minggu diberikan tugas mingguan yang berkaitan dengan tema tersebut.

Melalui berbagai macam tugas, diskusi, dan praktek pelayanan di apotek ini maka

61

calon Apoteker telah banyak mendapatkan pembelajaran tentang kondisi faktual

praktek profesi di apotek dan pengelolaannya.

Secara garis besar, tema diskusi yang diadakan selama PKL di Apotek

FARMARIN antara lain sebagai berikut :

Minggu 1 : Pendirian Apotek, Sejarah dan Latar Belakang Apotek,

serta Pembelian dan Pengelolaan Sediaan Farmasi.

A. Pendirian, Sejarah dan Latar Belakang Apotek FARMARIN

Sejarah dan latar belakang berdirinya apotek FARMARIN telah

dijelaskan di BAB III, pada profil apotek FARMARIN.

B. Pembelian dan Pengelolaan Sediaan Farmasi

Komoditas di apotek dapat berupa sediaan farmasi, perbekalan kesehatan,

alat kesehatan maupun yang lainnya. Pengadaan barang sangat penting untuk

menjamin berlangsungnya pelayanan di apotek dengan mempertimbangkan dana

yang tersedia. Apoteker Pengelola Apotek (APA) mempunyai kewenangan penuh

dalam melakukan pembelian dan pengelolaan barang di apotek dengan dibantu

tenaga kerja lain. Siklus dalam melakukan pembelian dan pengelolaan sediaan

farmasi meliputi perencanaan, pengadaan (order), penerimaan, pemeriksaan

barang, penyimpanan, pengeluaran atau penjualan dan pengelolaan obat rusak dan

kadaluarsa.

1. Perencanaan

Tujuan dilakukannya perencanaan adalah untuk mengefisienkan dan

mengefektifkan perbekalan disesuaikan dengan anggaran yang ada. Perencanaan

atau pemesanan perbekalan farmasi dilakukan berdasarkan kebutuhan apotek yang

62

dapat diketahui dari buku defecta, yaitu buku yang memuat daftar barang yang

habis atau hampir habis baik untuk obat-obat ethical ataupun obat bebas dan obat

bebas terbatas. Buku defecta berisi nama barang dan jumlah persediaan yang

masih tersisa. Barang yang sudah menipis persediaannya ditentukan PBF-nya dan

dilakukan pencatatan barang secara terpisah berdasarkan PBF pensuplai barang

tersebut.

Faktor-faktor yang mempengaruhi pemilihan PBF/pemasok/distributor

adalah sebagai berikut :

a. Legalitas PBF yaitu berasal dari distributor resmi yang memiliki izin usaha

dan pembelian barang oleh apotek yang selalu dilengkapi faktur pembelian

dari PBF. Hal ini untuk menjamin kualitas dan pertanggungjawaban terhadap

barang yang didistribusikan.

b. Service atau pelayanan yang meliputi ketepatan pengiriman barang dilihat dari

ketepatan barang yang dikirim termasuk jumlahnya dan ketepatan waktu

pengiriman (on time).

c. Kualitas obat yang ditentukan oleh kondisi penyimpanan barang di gudang

PBF serta kondisi selama transportasi.

d. Ketersediaan obat (ready stock) yaitu selalu dapat memenuhi barang (obat)

yang dibutuhkan apotek. Hal ini disebabkan pengadaan barang oleh apotek

FARMARIN seringkali dilakukan secara JIT (Just In Time).

e. Bonus atau diskon yang diberikan PBF. Pengadaan barang di apotek dapat

dilakukan dengan melakukan pemesanan ke sole distributor (PBF yang

langsung berada di bawah industri farmasi) maupun sub distributor (PBF yang

63

mengambil obat dari sole distributor untuk didistribusikan kembali) dimana

seringkali diskon yang diberikan oleh sub distributor lebih besar dari sole

distributor. Hal ini berkaitan dengan volume barang yang dibeli. Namun

keuntungan pemesanan melalui sole distributor adalah kemudahan dalam

melakukan retur barang karena langsung berada di bawah industri farmasi

yang bersangkutan. Sehingga dalam menentukan pemilihan sole atau sub

distributor maka selain harus mempertimbangkan diskon yang diberikan PBF

tetapi juga posisi obat di apotek yaitu fast atau slow moving. Apabila obat

bersifat fast moving maka lebih menguntungkan untuk memesan barang di sub

distributor karena diskon lebih besar.

f. Waktu tunggu pemesanan yaitu dipilih yang tercepat. Hal ini untuk mencegah

terjadinya kekosongan barang sehingga apotek tidak dapat memenuhi

kebutuhan pasien. Apabila hal ini terjadi maka apotek akan kehilangan

kesempatan untuk menjual barang (loss of sales) dan kehilangan kepercayaan

dari pasien karena munculnya anggapan bahwa apotek tidak lengkap.

Ada kemungkinan beberapa obat yang sudah dipesan tidak laku. Untuk

mengantisipasi hal tersebut dan mencegah apotek mengalami kerugian karena

barang ED sebelum terjual maka apotek dapat melakukan perjanjian retur dengan

PBF. Retur juga dapat dilakukan untuk obat yang dikirim namun tidak sesuai

dengan pesanan yang diinginkan apotek. Setiap PBF memiliki persyaratan retur

yang berbeda-beda tergantung dari perjanjian atau kesepakatan sebelum

pembelian barang. Beberapa hal yang tercantum dalam persyaratan retur adalah :

64

a) Waktu retur

Pada umumnya waktu retur ke sub distributor lebih cepat dibandingkan

dengan sole distributor yaitu bisa mencapai 6 bulan sebelum barang ED.

Sedangkan untuk sole distributor bisa lebih lama yaitu 1 bulan sebelum barang

ED. Sebab proses retur ke sub distributor lebih rumit dimana sub distributor harus

mengurus pengembalian barang tersebut ke sole distributor. Sehingga waktu yang

cukup lama tersebut dapat mengatasi barang retur diterima oleh sole distributor

sebelum ED.

b) Jumlah barang (obat) yang dikembalikan

Ada beberapa PBF yang memiliki persyaratan retur yang ketat. Misalnya

jumlah barang yang diretur harus 1 box dan bahkan harus memiliki nomor batch

yang sama. Tetapi ada pula PBF yang memiliki persyaratan yang lebih longgar.

Misalnya boleh melakukan retur obat sebanyak 1 strip.

2. Pengadaan

Pengadaan barang dilakukan berdasarkan perencanaan yang telah dibuat

dan disesuaikan dengan anggaran keuangan yang ada. Sistem pengadaan sediaan

farmasi dan perbekalan kesehatan di apotek FARMARIN dilakukan dengan

sistem just in time. Pertimbangannya adalah banyaknya distributor dan

kemudahan pemesanan, minimal nilai order yang masuk faktur (pembelian barang

dengan jumlah harga minimal dalam faktur yang diperbolehkan PBF), serta lead

time yang pendek karena kebanyakan PBF telah memiliki kantor perwakilan yang

terdapat di Wilayah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Hal ini bertujuan agar

pengadaan dapat dilakukan sewaktu-waktu untuk memenuhi kebutuhan pasien

65

dan menghindari terjadinya penumpukan barang yang beresiko adanya sediaan

farmasi yang kadaluwarsa.

Pemesanan barang di Apotek Farmarin dengan PBF bisa dilakukan

dengan 2 cara yaitu dengan SP (Surat Pesanan) dan melalui telepon. Surat

Pesanan berisi tanggal pemesanan, nama PBF yang dituju, nomor blangko SP,

nama barang, kemasan dan dosis yang dimaksud, jumlah barang, tanda tangan

pemesan dan stempel apotek. Untuk pemesanan dengan SP maka APA

menyerahkan SP kepada sales PBF yang melakukan kunjungan kemudian pihak

PBF mengirimkan barang ke apotek. Sedangkan pemesanan via telepon biasanya

dilakukan saat keadaan cito atau dari pihak PBF yang menghubungi pihak apotek.

Untuk pemesanan via telepon, pihak apotek juga tetap harus menyiapkan SP yang

diserahkan ke PBF melalui sales saat mengantarkan barang dan buku SP apotek

diparaf oleh sales yang membawa SP apotek. SP untuk pembelian obat dibedakan

menjadi 3, yaitu :

a. SP regular untuk obat bebas, bebas terbatas dan obat keras.

Setiap SP boleh memuat lebih dari satu macam obat. SP regular ini dibuat

rangkap dua, lembar asli untuk PBF dan lembar tembusan untuk arsip apotek.

b. SP untuk obat Psikotropika

Satu lembar SP untuk satu distributor dan boleh memuat lebih dari satu macam

obat. SP Psikotropika dibuat minimal rangkap dua, satu untuk PBF dan lainnya

untuk arsip apotek.

66

c. SP untuk obat narkotika

SP dibuat rangkap 5, yaitu satu lembar untuk arsip apotek dan lainnya untuk

PBF yang dalam hal ini adalah Kimia Farma sebagai distributor tunggal obat-

obat golongan narkotika. Keempat lembar SP narkotika yang diserahkan ke

PBF nantinya akan diserahkan kepada DinKes Kota/Kabupaten, Balai POM

DIY, Penanggung Jawab Narkotika di Depo Kimia Farma, serta satu lembar

untuk PBF Kimia Farma sendiri. Satu SP narkotika hanya boleh memuat satu

jenis obat narkotika.

Pengadaan perbekalan farmasi selain dilakukan dengan pesan melalui

PBF juga dengan sistem konsinyasi dan nempil ke apotek lain jika sediaan di

apotek Farmarin tidak ada. Konsinyasi adalah penitipan barang dari distributor

untuk dijual di apotek. Jadi yang dibayarkan oleh apotek hanyalah barang yang

terjual, sedangkan barang yang tidak terjual dapat dikembalikan lagi kepada

distributor sehingga jika barang tersebut tidak laku bukan merupakan suatu

kerugian bagi apotek.

Sedangkan pengadaan barang dengan cara nempil dilakukan karena

berbagai hal seperti kondisi mendesak, pembeliannya dalam jumlah yang sedikit,

distributor kosong, obat yang baru, obat lama tapi di apotek jarang diresepkan.

Sistem pembayaran yang dilakukan di Apotek Farmarin sebagian besar

dengan cara kredit dalam jangka waktu 21-30 hari, dengan sistem pembayaran

berupa inkaso yang dilakukan 2 kali seminggu yaitu setiap hari rabu dan jumat.

67

3. Penerimaan dan Pemeriksaan

Pada waktu penerimaan barang pesanan, perlu dilakukan kesesuaian

barang dengan faktur dan surat pesanan (SP) yang diminta, yaitu meliputi jumlah

dan spesifikasi jenis barang, nomor batch, dan tanggal kadaluarsa. Proses

pemeriksaan ini dilakukan oleh Apoteker, AA ataupun karyawan apotek yang

menerima barang. Jika semua persyaratan telah terpenuhi maka faktur

ditandatangani oleh karyawan yang memiliki SIK (Apoteker atau AA) dan diberi

stempel apotek serta tanggal penerimaan faktur. Faktur asli diserahkan kembali

kepada PBF, sedangkan tembusannya diambil untuk arsip apotek.

4. Penyimpanan

Barang yang sudah dibeli dan tidak langsung terjual merupakan

persediaan Apotek yang harus disimpan. Tujuan penyimpanan adalah menjaga

stabilitas dan keamanan obat, agar obat mudah diawasi, serta mempermudah arus

pelayanan di apotek. Apotek Farmarin tidak memiliki ruangan khusus untuk

gudang maka penyimpanan persediaan langsung diletakkan pada etalase atau rak

obat. Jika etalase maupun rak tidak mampu menampung seluruh barang datang,

maka persediaan disimpan di bagian bawah etalase atau rak yang masih kosong

dan berfungsi sebagai gudang sementara.

Perlu diingat bahwa penyimpanan barang harus disesuaikan dengan

kondisi penyimpanan yang benar dan harus selalu dilakukan pengecekan jumlah

stok barang dan waktu kadaluarsanya. Selain itu setelah terjadi penjualan obat

juga harus selalu dilakukan pengecekan persediaan yang ada melalui kartu stok,

data komputer, dan jumlah riil obat yang ada di tempat penyimpanan. Begitu juga

68

saat barang datang, sehingga dapat langsung diketahui jika ada kehilangan

persediaan atau ketidak sesuaian stok dengan data persediaan.

Di Apotek FARMARIN barang disimpan berdasarkan alfabet (urutan

abjad) untuk memudahkan dalam mencari obat. Namun ada beberapa yang

disusun berdasarkan bentuk sediaan, jenis obat serta efek farmakologi obat.

Penataan perbekalan farmasi di Apotek Farmarin secara garis besar dapat dibagi

menjadi tiga macam, yaitu :

i. Penataan OTC di etalase

Pada etalase penataan berdasar bentuk sediaan dan efek farmakologinya,

namun kemudian disusun lagi berdasarkan alfabetis. Penataan OTC dibagi

menjadi beberapa bagian yaitu :

A. Sediaan cair (sirup) untuk anak-anak (antipiretik, obat batuk dan flu).

B. Sediaan cair (sirup, suspensi) dengan berbagai aktivitas farmakologi

(antipiretik untuk anak, obat batuk dan flu, obat maag, antidiare, laksatif,

dan lainnya).

C. Sediaan cair (sirup) dan sebagian besar obat batuk dan flu.

D. Sediaan semi padat untuk penggunaan topikal (salep, krim).

E. Sediaan cair berupa minyak (M.Kayu Putih, M.Telon, M.Kapak., Aseton,

dan lainnya).

F. Sediaan semi padat (balsam), inhaler dan tetes mata.

G. Sediaan cair (sirup) multivitamin.

H. Sediaan padat multivitamin (effervescent, tablet hisap,dan lainnya).

I. Sediaan cair untuk luka (Betadin, alkohol) dan alat kesehatan untuk luka.

69

J. Sediaan padat untuk penyakit GIT (antitukak, laksatif, antidiare, enzim,

dan lainnya).

• Alat kontrasepsi (kondom) dan tes kehamilan (test-pack) berada di

sebelah kasir.

• Minuman (Pocari, You C-1000, Aqua), susu, obat-obat konsinyasi

berada di etalase dekat kasir.

ii. Penataan komoditi lain di etalase

Komoditi lain yang dimaksudkan adalah barang bukan obat namun

menunjang pelayanan kesehatan. Pada etalase komoditi juga dibagi menjadi

beberapa bagian yaitu :

1). Perlengkapan bayi (bedak, minyak, dot, shampoo) dan perlengkapan

mandi (sabun, pasta gigi, shampoo).

2). Sediaan lain seperti kapas, tissue dan pembalut wanita.

3). Madu, VCO, minuman kesehatan (teh, buyung upik), obat bersih darah,

obat pelangsing, dll.

4). Alat kesehatan (urinal, mask, glove dan lainnya).

iii. Penataan obat etikal di ruang racik

Rak besar untuk obat-obat paten, contoh : OK (Obat Keras) dan

multivitamin diurutkan berdasarkan alfabetis.

Rak almari khusus antibiotik (paten) diurutkan berdasarkan alfabetis.

Almari untuk sediaan cair (sirup) OK paten diurutkan berdasarkan

alfabetis.

Almari untuk sediaan cair (sirup) generik.

70

Almari untuk sediaan padat dengan pengemas primer botol kecil diurutkan

berdasarkan alfabetis.

Almari untuk sediaan steril seperti tetes mata, tetes telinga, tetes hidung,

salep mata diurutkan berdasarkan alfabetis.

Almari untuk sediaan cair semi padat (salep dan krim) obat paten

diurutkan berdasarkan alfabetis.

Almari untuk obat los-losan (dalam kemasan kaleng jumlah besar) dan

biasanya obat generik diurutkan berdasarkan alfabetis.

Rak almari untuk obat-obat generik (termasuk antibiotik generik)

diurutkan berdasarkan alfabetis.

Almari kecil untuk sediaan psikotropika .

Almari khusus terkunci untuk sediaan narkotika diurutkan berdasarkan

alfabetis.

Rak khusus untuk menyimpan pot, botol, serta cangkang kapsul kosong.

Kartu stok dari setiap obat berada di dekat dengan rak obat sesuai

kelompoknya. Sehingga memudahkan dalam pengecekan stok obat.

5. Pengelolaan Obat ED atau Rusak

Jika sebelumnya ada perjanjian dengan pihak PBF untuk dapat

mengembalikan (meretur) obat-obat yang hampir ED, maka sebaiknya barang-

barang yang hampir ED tersebut segera dikeluarkan dari persediaan dan dicari

kopi faktur pembeliannya untuk diretur ke PBF yang bersangkutan sesuai dengan

jangka waktu yang telah disepakati dengan PBF apakah 6 bulan sebelum ED atau

3 bulan sebelum ED. Jika tidak bisa diretur maka diupayakan agar obat tersebut

71

dapat terjual agar tidak menimbulkan kerugian bagi apotek. Cara yang dapat

dilakukan antara lain dititipkan ke Apotek lain yang memiliki nilai penjualan

tinggi untuk obat tersebut, memberitahu dokter yang bekerjasama dengan Apotek

untuk menggunakan obat tersebut dahulu atau menawarkan obat tersebut kepada

pasien jika membutuhkan obat yang sejenis.

Namun jika cara tersebut di atas tidak berhasil dan barang sudah tidak

layak digunakan (sudah ED), maka obat dimusnahkan bersama obat lain yang

telah kadaluarsa dan dibuat berita acaranya. Ketentuan pemusnahan untuk obat

narkotika disaksikan pejabat DinKes sedangkan obat non narkotika cukup

disaksikan karyawan Apotek dan selanjutnya dibuat berita acara yang dilaporkan

ke DinKes. Adapun isi dari berita acara pemusnahan obat tersebut adalah nama

dan jumlah obat yang dimusnahkan, nominal dari obat yang dimusnahkan (dalam

bentuk uang) dan cara pemusnahan apakah dibakar atau dikubur (disertai pula

tanggal pemusnahan).

Minggu 2 : Pelayanan dan Penjualan Obat, Pengelolaan Pasien dan

KIE, Analisa Kerasionalan Resep, Pengelolaan SDM, dan

Administrasi

A. Pelayanan dan Penjualan Obat

Seperti apotek lainnya, di Apotek FARMARIN pelayanan dan penjualan

obat dibedakan atas pelayanan dan penjualan obat dengan resep, obat tanpa resep

(OTC) dan obat keras yang dapat dibeli tanpa resep dokter (OWA). Selain alur

pelayanan, yang membedakan antara ketiganya adalah margin yang ditetapkan

dan komponen yang menentukan harga jual obat. Berikut merupakan uraiannya:

72

1. Pelayanan dan Penjualan Obat dengan Resep

Pelayanan dan penjualan obat dengan resep meliputi penjualan resep

tunai dan penjualan resep kredit/piutang yang ditagihkan tiap bulan kepada

perusahaan yang bekerjasama dengan apotek (BI, YKKBI, ASKES, YanKes

Mandiri, dan PT. POS Indonesia). Pada struktur harga penjualan obat secara

piutang tidak ada komponen tuslah dan embalase sesuai dengan kesepakatan

antara apotek dengan perusahaan yang bekerjasama dan biaya tersebut

dimasukkan sebagai beban apotek. Sedangkan alur pelayanan antara pelayanan

resep tunai dan kredit pada dasarnya adalah sama, hanya saja pada pelayanan

resep piutang/kredit tidak terjadi transaksi pembayaran secara langsung dengan

pasien.

Pelayanan dimulai ketika resep datang dan diterima, yang kemudian

dilakukan skrining administratif resep. Skrining administratif meliputi nama

dokter, nomor Surat Ijin Praktek (SIP) dan alamat dokter penulis resep, tanggal

penulisan resep, tanda tangan atau paraf dokter untuk setiap R/, tanda seru bagi

dokter yang meresepkan obat dengan dosis lebih tinggi dari dosis lazimnya, nama

pasien, umur pasien, dan alamat pasien. Skrining farmasetis dan klinis hanya

dilakukan secara sepintas dan akan ditindak lanjuti bila terdapat ketidaksesuaian

yang mencolok. Tindak lanjut tersebut misalnya berupa pengurangan dosis bila

dosis terlalu besar untuk pasien. Jika resep telah dinyatakan sah maka perlu

dipastikan ketersediaan obat dalam resep di apotek baik ketersediaan stok maupun

jumlah yang mencukupi. Pengecekan stok obat yang diperlukan dapat dilihat dari

data komputer. Untuk pasien umum, apabila stok obat yang diperlukan untuk

73

peracikan resep tersedia, maka resep akan diberi harga dan dilakukan konfirmasi

tentang persetujuan biaya resep kepada pasien. Setelah pasien setuju dengan harga

resep maka pasien membayar secara tunai di kasir dan kemudian pasien menerima

bukti pembayaran yang telah diberi nomor resep dan stempel tanda lunas.

Untuk pasien aliansi strategik, setelah dilakukan pengecekan ketersediaan

obat, kemudian dicocokan dengan buku kebijakan standardisasi obat yang

ditanggung oleh instansi yang beraliansi dengan apotek. Obat pada resep yang

masuk standar dilayani secara kredit/piutang yang akan ditagihkan pada instansi

terkait pada awal bulan berikutnya sesuai dengan perjanjian. Bila terdapat obat

pada resep yang tidak masuk standar, maka dapat dilakukan penggantian obat

yang memiliki zat aktif sama yang masuk standar atau bila memang obat dengan

zat aktif tersebut tidak tercantum dalam standar maka pasien harus menanggung

sendiri biaya obat tersebut dengan pembayaran secara tunai. Baik penggantian

obat maupun keputusan bahwa pasien harus menanggung biaya obat sendiri,

selalu diinformasikan dan dikonfirmasikan kepada pasien. Kemudian apabila

terjadi keraguan atas penggantian suatu obat maka pihak apotek juga akan

menginformasikan hal tersebut kepada dokter penulis resep.

Selanjutnya resep disiapkan di ruang racik, baik dilakukan peracikan obat

ataupun obat langsung disiapkan bila obat dalam resep adalah obat jadi dari

industri farmasi. Setelah dilakukan pengetiketan, dilakukan double check oleh

petugas yang lain terhadap kebenaran obat yang diambil, kesesuaian jumlah obat,

ketepatan etiket dengan perintah penggunaan dalam resep. Personel yang

menyiapkan obat dan yang melakukan cross check dicantumkan namanya pada

74

resep. Kemudian dilakukan penyerahan dan pemberian informasi obat kepada

pasien. Ditanyakan pula kepada pasien tentang alamat dan nomer telepon yang

bisa dihubungi. Untuk pasien piutang/kredit, harus melampirkan blanko isian

pengambilan obat yang akan diarsipkan bersama dengan resep pasien untuk setiap

pengambilan obat. Pasien tipe ini juga harus menandatangani bukti penerimaan

obat dari apotek. Keperluan hal-hal ersebut adalah sebagai persyaratan yang harus

dipenuhi apotek ketika akan melakukan penagihan piutang kepada instansi terkait.

Berikut adalah alur pelayanan pasien dengan resep tunai dan kredit di Apotek

Farmarin secara skematis (Gambar 5 dan 6).

Pengelolaan resep dilakukan dengan mengelompokkan resep perinstansi

dan dibendel tiap bulan. Untuk resep yang mengandung narkotik dan psikotropik

disendirikan. Resep yang mengandung psikotropik, item obat psikotropik diberi

garis bawah dengan spidol berwarna biru, sedangkan untuk narkotik garis bawah

dengan warna merah. Resep diarsipkan dan disimpan minimal selama 3 tahun. Di

apotek FARMARIN pengarsipan resep dilakukan perhari untuk selanjutnya

disatukan perbulan. Pengarsipan resep dibedakan atas resep tunai dan resep

piutang/kredit disatukan perinstansi. Jika resep akan dimusnahkan harus dibuat

berita acara dan pemusnahan disaksikan oleh APA. Resep yang mengandung obat

narkotik dan psikotropik digunakan sebagai dasar pelaporan penggunaan

narkotika dan psikotropika yang dilakukan setiap bulan.

75

(Gambar xx)

Gambar 5. Alur pelayanan pasien dengan resep tunai

76

Gambar 5.

1. Pelayanan dan Penjualan Obat tanpa Resep

Pelayanan obat tanpa resep meliputi penjualan obat bebas, obat bebas

Gambar 6. Alur pelayanan pasien dengan resep kredit

77

2. Pelayanan Obat tanpa Resep

Pelayanan obat tanpa resep meliputi penjualan obat bebas (hv : hands

verkoop/OTC : Over The Counter), obat bebas terbatas, alat kesehatan, alat

kontrasepsi, jamu atau fitofarmaka, serta komoditi lain seperti produk-produk

bayi, kosmetika, makanan dan minuman. Setiap penjualan OTC ditulis dalam nota

penjualan yaitu nota B. Di apotek FARMARIN, struktur harga OTC ditentukan

tanpa embalase dan tuslah karena karakter konsumen yang sensitif terhadap harga.

Alur pelayanan obat tanpa resep dapat dilihat pada skema berikut :

(Gambar x)

Gambar 7. Alur pelayanan obat tanpa resep

78

3. Pelayanan dan Penjualan Obat Wajib Apotek (OWA)

Hal-hal yang harus diperhatikan pada pelayanan OWA adalah sesuai

dengan PerMenKes No. 919/Menkes /Per/X/1993 dengan syarat :

a. Tidak dikontraindikasikan terhadap wanita hamil, anak di bawah 2 tahun, dan

orang tua di atas 65 tahun

b. Tidak memberikan resiko pada kelanjutan penyakitnya

c. Penggunaannya tidak memerlukan cara/alat khusus yang harus dilakukan oleh

atau dengan bantuan tenaga medis

d. Untuk penyakit dengan prevalensi tinggi di Indonesia

e. Memiliki rasio khasiat-keamanan yang dapat dipertanggungjawabkan

Apoteker di apotek dalam melayani pasien dengan OWA berkewajiban

untuk :

a. Memenuhi ketentuan dan batasan tiap jenis obat per pasien

b. Membuat catatan pasien dan obat yang diserahkan

c. Memberikan informasi tentang dosis, aturan pakai, kontraindikasi, efek

samping obat dan lain-lain

Untuk pembelian OWA, terlebih dahulu dilakukan wawancara kepada

pasien mengenai tujuan penggunaan obat, durasi penyakitnya, dan dilakukan

pemilihan obat yang tepat kepada pasien. Selanjutnya harus dicek dahulu melalui

sistem komputer apakah persediaan obat tersebut masih ada dan berapa harga

barang sesuai jumlah yang dibutuhkan pasien. Dalam penjualan OWA, pasien

dikenakan tuslah dan embalase sesuai ketentuan yang ditetapkan oleh APA.

Setiap penjualan OWA dicatat dalam nota penjualan E. Alur pelayanan OWA di

79

apotek Farmarin adalah sebagai berikut:

Gambar 8. Alur Pelayanan OWA di Apotek Famarin

A. Penghitungan Harga Jual Apotek (HJA)

1. HJA Pasien Aliansi Strategik

Perhitungan harga jual obat untuk obat dengan resep bagi pasien aliansi

strategik BI aktif, pensiunan BI, serta Yakes Mandiri menggunakan rumus :

HJA = {( HNA + PPn) x I} Keterangan :

HJA : Harga Jual Apotek

HNA : Harga Netto Apotek

I : Indeks penjualan

Untuk resep-resep partner aliansi strategik tidak dikenakan tuslah dan

embalase, serta indeks penjualannya juga lebih rendah dari resep umum. Hal ini

dilakukan berdasarkan kesepakatan dengan instansi terkait pada awal kerjasama.

2. HJA Pasien Umum

Sedangkan perhitungan harga jual obat untuk obat dengan resep bagi pasien

umum menggunakan rumus :

HJA = {( HNA + PPn) x I} + E + T

Keterangan :

Penerimaan pasien

Pengumpulan informasi dari pasien

Pemilihan obat

Penyerahan obat disertai dengan pemberian informasi

Pengarsipan

80




E : Embalase (harga barang yang tidak termasuk obat; misalnya plastik, kopi

resep dan lain-lain)

T : Tuslah

3. HJA OWA

Penentuan HJA untuk Obat Wajib Apotek (OWA) pada dasarnya sama dengan

pelayanan obat dengan resep untuk pasien umum. Hanya saja berbeda nilai tuslah

dan embalase. Untuk obat dengan resep tentunya membutuhkan tenaga peracikan

obat yang lebih rumit, sehingga nilai tuslah dan embalasenya lebih tinggi. Namun

indeks penjualan OWA sama dengan indeks untuk obat dengan resep.

Sedangkan untuk pelayanan OWA nilai tuslah dan embalase disesuaikan dengan

jumlah obat yang dibeli oleh pasien. Biasanya dihitung berdasarkan jumlah strip

pembelian obat. Semakin besar jumlah obat yang dibeli, maka tuslah tiap strip

semakin rendah, namun untuk embalase tetap. Rumus penghitungan HJA OWA

adalah :

HJA = {( HNA + PPn) x I} + Es + Ts

Keterangan :




Es : Embalase sesuai jumlah strip yang dibeli (harga barang yang tidak

termasuk obat; misalnya plastik, kopi resep dan lain-lain)

Ts : Tuslah sesuai jumlah strip yang dibeli

4. HJA OTC

Penentuan HJA untuk obat bebas dan obat bebas terbatas memiliki rumus

yang sama dengan HJA OWA. Namun untuk OTC pemberian harga dilakukan

langsung sebelum barang distok. Indeks penjualan yang diberikan berbeda dengan

81

obat resep dan OWA. Di Apotek FARMARIN dibedakan untuk OTC yang

bersifat fast moving dengan OTC slow moving. Perbedaan terletak pada indeks

penjualan yang dibebankan. Tentunya untuk OTC fast moving indeksnya lebih

rendah. Untuk obat OTC ini tidak dibebani tuslah dan embalase, jadi HJA hanya

berasal dari :

HJA = {( HNA + PPn) x I}

Keterangan :




B. Pengelolaan Pasien dan KIE (Komunikasi, Informasi, dan Edukasi)

Pemberian obat kepada pasien harus disertai dengan informasi. Tujuan

pemberian informasi obat adalah untuk mengemas informasi dengan sedemikian

rupa sehingga komponen yang disampaikan dalam informasi dapat diterima dan

dipahami oleh pasien. Maka pemilihan kata dan bahasa yang digunakan harus

mudah dipahami oleh pasien dan sesedikit mungkin menggunakan istilah

medis/kefarmasian. Pemberian informasi ini dapat berupa pelayanan konsultasi

tentang obat. Pelayanan konsultasi obat dan kesehatan ini oleh Apotek

FARMARIN dituangkan dalam bentuk pelayanan informasi obat atau konseling

yang dilakukan selama jam buka Apotek. Untuk menunjang pelayanan ini, Apotek

FARMARIN menyediakan ruangan khusus untuk konsultasi mengenai

permasalahan obat dan kesehatan yang dilakukan oleh seorang Apoteker.

Komponen informasi yang diberikan meliputi nama obat, indikasi, aturan pakai

dan cara penggunaan, efek samping obat yang mungkin terjadi, kontraindikasi

82

pasien, cara penyimpanan dan cara mengetahui apabila obat sudah tidak dapat

digunakan lagi.

Pemberian konseling dan informasi obat juga dilakukan pada saat

penyerahan obat, baik untuk pembelian obat dengan resep maupun tanpa resep

(obat bebas, obat bebas terbatas dan OWA), tetapi konsultasi obat sejauh ini baru

sebatas pasien kerjasama (BI,YKKBI) dan konsultasi dilaksanakan via telpon

ataupun saat penyerahan obat. Untuk pasien yang berasal dari kerjasama instansi

(BI, YKKBI, Yankes Mandiri, PT. POS Indonesia) sudah memiliki medical

record tetapi masih sebatas pencatatan obat yang diterima dan belum

mencantumkan riwayat penyakit. Meskipun demikian dari data obat yang diterima

pasien dapat diketahui penyakit yang diderita oleh pasien tersebut.

C. Pengelolaan SDM

Sumber daya manusia di apotek dikelola oleh Apoteker Pengelola

Apotek. Apotek FARMARIN memiliki 8 orang karyawan yang terdiri dari :

Apoteker Pengelola Apotek : 1 orang

Apoteker Pendamping : 1 orang

Asisten Apoteker : 2 orang

Administrasi dan Keuangan : 1 orang

Kasir : 1 orang

Reseptir : 1 orang

Bagian Umum : 1 orang +

8 orang

83

Posisi apoteker pendamping memiliki garis koordinasi dengan apoteker

pengelola apotek. Sedangkan karyawan lainnya kedudukannya sama/sejajar,

dimana kesemuanya langsung bertanggung jawab kepada APA.

Pengelolaan SDM di apotek FARMARIN dimulai dari rekruitmen

karyawan yang dilakukan di media cetak. Tes pada tahap ini meliputi tes tertulis

dan wawancara dengan materi mengenai kefarmasian, pengetahuan umum,

komputer dan akuntansi. Selanjutnya kandidat yang lolos, harus mengikuti tes

psikologi yang diselenggarakan bekerjasama dengan Lembaga Tes Psikologi.

Setelah dinyatakan diterima, karyawan dipekerjakan dengan status uji coba

selama 3-6 bulan. Kemudian akan dilakukan penilaian atau konduite dari APA

dengan diketahui oleh kepala cabang terhadap kinerja karyawan tersebut. Bila

hasilnya sesuai standar, maka karyawan tersebut dapat diperpanjang kontraknya

selama 1 tahun dengan status telah menjadi pegawai tetap. Selama masa kontrak

tahun pertama, bagi karyawan wanita tidak diperbolehkan untuk hamil dan bagi

karyawan secara umum belum memilki hak untuk mengajukan izin cuti selama 12

hari. Masing-masing karyawan memiliki job description yang jelas, yang dibuat

oleh APA.

Pengelolaan SDM di Apotek FARMARIN diuraikan sebagai berikut :

1. Uraian Tugas

a. Apoteker Pengelola Apotek

Tugas dan kewajiban Apoteker Pengelola Apotek antara lain :

1. Memimpin seluruh kegiatan Apotek.

84

2. Berkewajiban serta bertanggung jawab penuh untuk mengelola apotek

yang meliputi beberapa bidang antara lain :

Pelayanan kefarmasian,

Administrasi dan keuangan,

Ketenagaan atau personalia,

Bidang lainnya yang berkaitan dengan tugas dan fungsi apotek.

3. Melakukan langkah-langkah untuk mengembangkan hasil dan kualitas

apotek.

Tanggung jawab Apoteker Pengelola Apotek yaitu bertanggung jawab

atas kelancaran segala bidang kegiatan dalam Apotek serta bertanggung jawab

terhadap kelancaran hidup apotek yang dipimpinnya.

b. Apoteker Pendamping

Tugas dan Kewajiban Apoteker pendamping antara lain :

1. Melakukan pelayanan kefarmasian kepada pasien sesuai dengan ketetapan

yang berlaku di apotek dan sesuai dengan kapasitasnya sebagai seorang

Apoteker.

2. Dengan pengarahan dari APA dan Pimpinan cabang, pekerjaan Apoteker

pendamping diutamakan untuk melakukan kegiatan pengembangan apotek

(Marketing Apotek).

3. Melaporkan kegiatan yang telah dilaksanakan, terutama dalam hal

pengembangan apotek kepada APA setiap hari.

4. Menjaga kegiatan apotek tetap berjalan dengan lancar.

5. Membantu tugas-tugas APA dan AA dalam pekerjaan sehari-hari

85

Sedangkan tanggung jawab Apoteker pendamping adalah bertanggung

jawab kepada pimpinan Apotek (APA) dan Pimpinan Cabang atas kebenaran

segala tugas yang diselesaikannya. Apoteker pendamping juga berwenang

melaksanakan tugas kefarmasian sesuai dengan perundang-undangan yang

berlaku dan sesuai dengan peraturan dan petunjuk dari pimpinan apotek.

c. Asisten Apoteker I

Tugas dan Kewajiban Asisten Apoteker I adalah :

1. Melaksanakan pelayanan kefarmasian (pelayanan obat bebas dan resep)

sesuai dengan ketetapan yang berlaku di Apotek dan sesuai dengan

petunjuk pimpinan apotek

2. Melakukan pencatatan dan pelaporan penggunaan obat dan perbekalan

farmasi (obat narkotik, psikotropika, statistik resep) setiap bulannya.

3. Melakukan pencatatan obat habis dibuku defekta, baik obat keras maupun

obat bebas dan obat-obat yang diprediksikan laku tapi belum memiliki

stok di apotek.

4. Membuat konsep pemesanan obat ke PBF dengan memperhatikan buku

defekta dan dilaporkan kepada APA untuk kemudian dilakukan

pemesanan oleh APA.

5. Mengontrol harga barang tetap up to date terutama ketika ada kenaikan

harga baik per faktur maupun melalui price list yang diberikan PBF/

principal.

6. Melakukan penyetokan/ memasukkan obat datang melalui komputer

dibantu oleh Asisten Apoteker lainnya.

86

7. Melakukan pencatatan dan pengelolaan terhadap obat-obat ED serta

menyiapkan obat yang akan ED dan menyediakan kopi fakturnya untuk

diproses retur dengan PBF.

8. Melakukan pengarsipan faktur baik yang cash maupun konsinyasi dengan

rapi.

9. Dalam melakukan keadaan tertentu dapat menggantikan tugas reseptir,

kasir dan sebagainya.

Asisten Apoteker I bertanggung jawab kepada pimpinan Apotek (APA)

atas kebenaran segala tugas yang diselesaikannya. Selain itu AA I juga berwenang

melaksanakan pekerjaan kefarmasian sesuai dengan perundang-undangan yang

berlaku dan sesuai peraturan apotek dan petunjuk dari pimpinan apotek.

d. Asisten Apoteker II

Tugas dan Kewajiban Asisten Apoteker II adalah :

1. Melaksanakan pelayanan kefarmasian (pelayanan obat bebas dan resep)

sesuai dengan ketetapan yang berlaku di apotek dan sesuai dengan

petunjuk pimpinan apotek.

2. Menyusun, membendel dan menyiapkan resep dengan baik, baik resep

yang cash maupun resep BI.

3. Melakukan pengecekan dan penelusuran jika ada ketidakcocokan antara

kartu stok, komputer dengan obat yang ada sesungguhnya.

4. Melakukan penyetokan obat datang baik melalui komputer maupun ke

dalam kartu stok.

5. Membantu tugas-tugas Asisten Apoteker I yang belum terselesaikan.

87

6. Melakukan pencatatan obat habis ke buku defekta.

7. Memasukkan tagihan BI ke komputer serta membuat kopi resep untuk

resep-resep BI.

8. Merekap dan menyetok obat dengan rapi, baik resep tunai maupun resep

BI bersama-sama dengan reseptir.

9. Dalam keadaan tertentu dapat menggantikan tugas reseptir, kasir dan

sebagainya.

Asisten Apoteker II bertanggung jawab kepada pimpinan Apotek (APA)

atas kebenaran segala tugas yang diselesaikannya. AA II juga berwenang

melaksanakan pekerjaan kefarmasian sesuai dengan perundang-undangan yang

berlaku dan sesuai peraturan apotek dan petunjuk dari pimpinan apotek.

e. Administrasi dan Keuangan

Tugas dan Kewajiban administrasi dan keuangan adalah :

1. Membuat dan merekap laporan SDM Karyawan yang dikirim ke kantor

pusat, meliputi :

• Daftar absensi dan rekap absensi dengan persetujuan APA.

• Daftar gaji karyawan dengan persetujuan APA.

• Daftar lembur karyawan atas persetujuan APA.

2. Membuat dan merekap laporan keuangan bulanan yang dikirim ke kantor

pusat, meliputi :

• Laporan DPJ (Daftar Pertanggung Jawaban) baik kas maupun Bank.

• Daftar pembayaran hutang selama 1 bulan.

• Daftar pembelian obat selama 1 bulan.

88

• Daftar tagihan ke BI dan PBI.

• Hasil perjualan tunai.

• Cash flow Apotek.

• Laporan rugi laba Apotek.

• Laporan pajak.

3. Menyusun daftar hutang ke PBF dan melakukan pembayaran ke PBF

dengan sepengetahuan dan persetujun APA serta membukukan dan

menyusun faktur yang telah dibayarkan dan yang belum dibayar dengan

rapi.

4. Mengelola keuangan Apotek secara cermat, hemat, efektif, dan efisien

serta membukukannya ke dalam buku kas dan buku bank disertai bukti

pendukung berupa kuitansi, nota, dan sebagainya dengan sepengetahuan

dan persetujuan APA.

5. Menerima hasil penjualan tunai dari kasir dan membukukannya ke dalam

buku kas serta melaporkannya kepada APA setiap hari.

6. Mengurus perpajakan apotek dan rekening-rekening apotek.

7. Membuat dan merekap tagihan apotek baik ke BKP (untuk pensiunan BI

dan keluarganya) serta tagihan ke BI (untuk karyawan BI dan

keluarganya) setiap bulannya.

8. Melaksanakan pelayanan obat bebas (non resep) kepada pasien dan

melakukan stok obat pada kartu stok untuk obat bebas sesuai bagiannya.

9. Dalam keadaan tertentu dapat menggantikan tugas kasir.

89

Administrasi dan keuangan bertanggung jawab langsung pada pimpinan

apotek atas kebenaran tugas yang dipercayakan kepadanya. Wewenang yang

dimiliki bagiam administrasi dan keuangan yaitu berwenang melaksanakan semua

transaksi dan kegiatan keuangan sesuai petunjuk dan sepengetahuan APA.

f. Kasir

Tugas dan Kewajiban kasir adalah :

1. Melaksanakan penerimaan uang dalam transaksi penjualan dan menjaga

kelancarannya.

2. Mencatat seluruh penerimaan penjualan tunai dan menyerahkan kepada

bagian keuangan.

3. Bertanggung jawab atas ketersediaan uang cash untuk transaksi jual beli.

4. Bertanggung jawab atas perekapan hasil penjualan tunai obat resep

maupun obat bebas.

5. Dalam hal tertentu dapat membantu tugas bagian administrasi dan

keuangan .

6. Melaksanakan pelayanan obat bebas (non resep) kepada pasien.

7. Bertanggung jawab atas penyetokan obat-obat bebas dalam kartu stok dan

melakukan pencatatan obat bebas yang habis ke dalam kartu stok.

8. Melakukan pengecekan dan penelusuran jika ada ketidakcocokan antara

kartu stok, komputer dan jumlah riil obat terutama obat-obat bebas.

Kasir bertanggung jawab atas kebenaran jumlah uang yang dipercayakan

kepadanya dan bertanggung jawab langsung kepada pimpinan apotek. Kasir juga

90

berwenang melaksanakan kegiatan dalam transaksi penjualan sesuai petunjuk atau

instruksi dari pimpinan apotek.

g. Reseptir

Tugas dan Kewajiban reseptir antara lain :

1. Membantu tugas AA dalam kegiatan pengerjaan resep dan peracikan obat

racikan.

2. Melaksanakan kegiatan penyetokan obat dalam (obat resep tunai, tanpa

resep, dan resep BI) dan melaksanakan penelusuran atau mengecek jika

ada ketidaksesuian antara jumlah obat riil dengan yang tercatat di kartu

stok atau komputer serta menulis obat yang habis dalam buku defekta.

3. Memasukkan faktur barang datang ke dalam buku pembelian dengan

bantuan kasir.

4. Memasukkan faktur pembelian dan merekap jatuh temponya ke dalam

buku jatuh tempo.

5. Menyusun, membendel, dan menyiapkan resep dengan baik terutama resep

tunai dan yang tanpa resep.

6. Memisahkan resep-resep yang mengandung narkotika dan psikotropika

dan disimpan sendiri.

7. Menjaga kebersihan dan kerapian ruang pelayanan dan peracikan.

8. Melakukan pencatatan pada buku OWA.

9. Menjaga kelancaran kegiatan apotek.

10. Dalam kondisi tertentu dapat melaksanakan tugas luar disaat diperlukan

terutama untuk pelayanan antar jemput resep dan obat.

91

Reseptir bertanggungjawab langsung pada pimpinan apotek dan

berwenang melaksanakan tugas sesuai instruksi dan petunjuk pimpinan apotek.

h. Bagian Umum

Tugas dan Kewajiban bagian umum antara lain :

1. Melaksanakan tugas luar apotek terutama dalam pelayanan resep dalam

sistem jemput bola dengan waktu seefisien mungkin.

2. Membantu kelancaran kegiatan apotek (misal : fotokopi, membayar

rekening apotek, membeli kebutuhan apotek, dan lainnya).

3. Menjamin kebersihan diseluruh lingkungan apotek dan mengelola sampah

apotek dengan penuh tanggung jawab.

4. Bertanggung jawab atas perbaikan apotek (perbaikan kantor)

5. Dalam keadaan tertentu ikut membantu pekerjaan reseptir dalam meracik

obat.

6. Ikut membantu dalam proses pelayanan obat bebas serta melakukan

penyetokan untuk obat-obat bebas.

Bagian umum bertanggung jawab langsung kepada pimpinan apotek atas

kebenaran tugas yang dipercayakan kepadanya dan berwenang melakukan tugas

sesuai instruksi dan petunjuk dari pimpinan apotek.

2. Sistem penggajian karyawan

Sistem penggajian karyawan apotek FARMARIN diatur sebagai berikut :

a. Besarnya gaji pegawai ditentukan oleh FMI pusat.

b. Besarnya gaji disesuaikan dengan posisi pekerjaan, tingkat pendidikan,

prestasi kerja, uraian tugas dan besarnya tanggung jawab.

92

3. Fasilitas yang diberikan Apotek

Untuk menjamin kesejahteraan karyawan, maka fasilitas yang diberikan

apotek antara lain :

a. Jamsostek pegawai.

b. Tunjangan Hari Raya (THR).

c. Pakaian seragam karyawan.

d. Bagi karyawan yang telah bekerja selama satu tahun diberi cuti selama dua

belas hari.

4. Sistem Penilaian Karyawan

Apotek FARMARIN menerapkan sistem penilaian karyawan yang

disebut Konduite. Lama bekerja bagi setiap karyawan menggunakan sistem

kontrak yang berlaku satu tahun dihitung dari tanggal karyawan tersebut pertama

kali diterima bekerja. Konduite merupakan lembar yang berisi penilaian karyawan

apotek yang diisi oleh APA yang memuat semua aspek penilaian. Setiap penilaian

diubah menjadi bentuk angka, kemudian dijumlahkan sehingga total nilai dapat

dimasukkan ke dalam kategori dari kategori B, CB +, CB, CB (-), atau kurang.

Hasil dari konduite digunakan untuk menilai apakah seorang karyawan akan

diperpanjang masa kontraknya untuk tetap bekerja di apotek FARMARIN atau

tidak. Selain itu hasil dari konduite juga digunakan dalam penentuan penggajian

karyawan. Meskipun gaji pokok setiap karyawan tetap namun besarnya tunjangan

yang diperoleh dipengaruhi oleh hasil dari konduite.

Aspek penilaian dalam konduite diantaranya adalah :

- kedisiplinan

93

- ketaatan

- pemenuhan jam kerja

- pemanfaatan waktu kerja

- hubungan dengan rekan dan atasan

- inisiatif karyawan/kemampuan untuk menyelesaikan masalah

Aspek kesehatan juga dipertimbangkan apakah mengganggu

produktivitas bekerja atau tidak. Jika karyawan melakukan suatu kesalahan,

terlebih dulu diberi surat peringatan maksimal sampai 3 kali, jika surat peringatan

tidak diindahkan, APA berhak menentukan akan memperpanjang kontrak kerja

atau tidak. Kesalahan tersebut dapat mempengaruhi penilaian dalam konduite

sehingga jika skor nilai konduite tersebut jelek, APA dapat merekomendasikan ke

kantor pusat untuk tidak memperpanjang kontrak kerja karyawan. Kemudian

kantor pusat dapat mengeluarkan surat yang menerangkan bahwa karyawan

tersebut tidak lagi diperpanjang kontrak kerjanya. Untuk penilaian APA,

dilakukan oleh pemimpin cabang yang juga dikirimkan ke Jakarta.

D. Administrasi dan Pelaporan

Administrasi yang dilakukan di Apotek Farmarin menggunakan sistem

komputer (program Integrated Application Apotek System atau IAAS) dan

manual. Sistem komputer ini memuat data pembelian, penjualan, penerimaan kas,

pengeluaran kas, daftar transaksi dan laporan–laporan (laporan pembelian, laporan

penjualan, laporan persediaan, laporan tambahan/ eksternal, laporan hutang dan

piutang, dan laporan keuangan/ neraca rugi-laba). Kegiatan administrasi di

Apotek Farmarin adalah :

94

1. Laporan Intern

a. Laporan Kesekretariatan

Kesekretariatan di apotek meliputi penyusunan agenda, pengarsipan,

surat menyurat, absensi karyawan, pengetikan laporan–laporan non keuangan baik

ke luar maupun untuk intern apotek. Laporan ini ditujukan bagi kepentingan

apotek FARMARIN sendiri, meliputi kelengkapan administrasi seperti :

1. Buku barang habis (Defekta)

Buku ini digunakan untuk mencatat sediaan farmasi yang habis atau

hampir habis dan nantinya direncanakan untuk diorder ke PBF.

2. Buku Order

Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang akan dipesan

(berdasarkan buku defekta) dan sudah dikelompokkan sesuai dengan

PBF yang menyalurkan lengkap dengan spesifikasi dan jumlah yang

akan di pesan. Pada buku order perlu dipertimbangkan pula nominal

minimal pemesanan setiap PBF. Untuk selanjutnya data dari buku order

ini dituliskan dalam SP.

3. Buku SP (surat pesanan)

Dalam buku SP dituliskan tanggal penulisan blangko SP, nomor blangko

SP, nama PBF, keperluan serta paraf. Buku ini berperan sebagai

pengontrol penggunaan lembar SP dan bukti bahwa SP telah diterima

oleh PBF. Setiap sales datang untuk mengambil blanko SP maka sales

wajib membubuhkan paraf pada buku SP sebagai bukti bahwa

pemesanan obat oleh apotek menggunakan SP. Pada kolom keterangan

95

berguna juga untuk memperjelas tujuan SP digunakan. Untuk pemesanan

narkotik maka harus dituliskan bahwa SP digunakan untuk pembelian

narkotik.

4. Buku Ekspedisi

Buku ekspedisi digunakan untuk mencatat surat keluar selain SP.

Biasanya digunakan sebagai kontrol surat keluar yang berhubungan

dengan pelaporan kegiatan apotek, baik ke PT. FMI maupun ke DinKes

dan BPOM. Buku ini ada untuk meyakinkan bahwa kewajiban pelaporan

rutin tiap bulan telah dilakukan oleh apotek dan telah dikirim ke instansi

yang bersangkutan. Pada buku ini dituliskan tanggal pengiriman surat,

nomor surat, instansi tujuan, keperluan dan paraf penerima surat

tersebut.

5. Buku Faktur/Buku Pembelian

Merupakan buku rekap faktur yang digunakan untuk merekap faktur

pembelian setelah barang dikirim oleh PBF secara manual.

6. Buku Jatuh Tempo

Buku ini digunakan untuk mencatat tanggal jatuh tempo pembayaran

kepada PBF yang sistem pembayarannya secara kredit. Dari faktur

pembelian setelah direkap dalam buku faktur, dituliskan nominal hutang

apotek dan tanggal pembayaran (inkaso) hutang tersebut. Sehingga

setelah dilakukan pembayaran hutang oleh apotek pada buku ini

diberikan keterangan lunas. Buku ini sangat penting untuk mengecek

beban hutang pembayaran PBF yang belum dilaksanakan oleh apotek.

96

7. Buku Retur

Buku retur berguna untuk mencatat proses retur yang dilakukan oleh

apotek kepada PBF. Bisa karena barang yang dikirim tidak sesuai

dengan SP (kesalahan pengiriman oleh PBF), ataupun retur barang

karena akan ED. Dalam buku ini dituliskan tanggal barang akan diretur,

nama PBF beserta tanggal dan nomor faktur pengiriman barang, nama

dan jumlah barang yang akan diretur, keterangan kenapa barang diretur,

tanggal realisasi retur dari PBF, bukti retur (tanda terima dari PBF), CN

atau penukaran barang retur jika ditukar dengan uang, serta pengurangan

stok baik pada kartu stok maupun komputer. Melalui buku ini kita dapat

mengecek apakah barang yang ingin diretur sudah direalisasikan oleh

PBF atau belum. Jika sudah maka harus dilakukan pengurangan stok

pada kartu stok dan komputer. Tanda terima retur biasanya dibuat oleh

PBF dan disimpan sebagai bukti retur barang. Namun jika PBF tidak

memberikan tanda terima tersebut, maka Apotek wajib membuat tanda

terima retur. Tanda terima ini dibuat rangkap dua, untuk PBF dan arsip

Apotek.

8. Buku OWA

Buku ini mencatat semua penjualan OWA, meliputi nama pasien,

alamat pasien, nama dan jumlah obat keras yang diberikan kepada pasien

serta keluhan pasien. Secara rutin buku OWA ini akan diperiksa oleh

BPOM.

97

b. Laporan Personalia

Laporan personalia meliputi :

- biodata tiap karyawan yang memuat : tempat tanggal lahir, alamat,

kontrak kerja, keterangan pendidikan terakhir, dsb

- laporan absensi karyawan

- daftar ijin dan cuti serta surat ijin sakit

- daftar gaji karyawan.

c. Laporan Keuangan

Pengelolaan keuangan apotek secara umum dilakukan oleh Administrasi

dan Keuangan dibantu oleh Kasir dan didampingi oleh APA. Bagian keuangan

mengontrol penerimaan dan pengeluaran uang di apotek. Penerimaan berasal dari

penjualan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan, sedangkan pengeluaran

digunakan untuk biaya-biaya rutin di apotek.

Sumber pemasukan keuangan apotek dapat diperoleh dari :

1. Penjualan obat dengan resep atau tanpa resep serta komoditi lain.

2. Pajangan reklame dari pabrik obat.

3. Tagihan piutang.

Sedangkan pengeluaran apotek digunakan untuk :

1. Administrasi : pembelian buku-buku, blangko-blangko, tinta dan alat tulis.

2. Rumah tangga : seperti gula, teh, sabun dan lain sebagainya.

3. Pemeliharaan inventaris : servis AC, komputer, dan lain-lain.

4. Pembelian perbekalan farmasi : pembelian ke PBF dan juga pembelian ke

apotek lain (nempil).

98

5. Kesejahteraan karyawan : gaji, tunjangan, dan lain-lain.

6. Pembayaran rekening listrik, air, dan telepon.

7. Embalase : berupa barang-barang pembungkus, etiket, salinan resep, dan

kuitansi.

Berdasar data penjualan harian yang dilaporkan oleh Kasir selanjutnya

diserahkan kepada bagian administrasi dan keuangan untuk dilakukan pencatatan

pemasukan bulanan apotek sebagai data dalam pembuatan neraca dan laporan

rugi-laba Apotek. Kegiatan pelaporan keuangan juga dilakukan setiap bulan

maupun tahunan baik untuk kepentingan apotek maupun perusahaan (PT. FMI).

Laporan keuangan yang ada di apotek FARMARIN antara lain :

1. Buku Kas

Buku kas digunakan untuk mencatat semua transaksi keluar atau masuk

aliran uang melalui kas setiap harinya. Pencatatan arus masuk dalam buku kas

meliputi pemasukan dari hasil penjualan, bonus dari PBF, pajangan reklame obat,

dan tagihan piutang. Sedangkan arus keluar kas seperti pembelian bensin untuk

pengantaran obat, pembelian alat tulis apotek, pembayaran inkaso PBF, serta

aktivitas keuangan lainnya.

Buku kas tersebut setiap bulannya direkap oleh bagian administrasi ke

dalam Daftar Pertanggungjawaban kas (DPJ Kas). Dalam DPJ Kas ini rincian

pemasukan dan pengeluaran dalam sebulan dikelompok-kelompokkan.

Pengelompokkan ini digunakan sebagai dasar pembuatan neraca rugi laba.

99

2. Buku Bank

Buku bank digunakan untuk mencatat semua transaksi yang ada di bank

(rekening apotek). Untuk transaksi dalam jumlah besar sebagai contoh ketika

melakukan pembayaran hutang atau penarikan piutang, apotek FARMARIN

menggunakan rekening apotek. Buku bank tersebut sebagai dasar pembuatan DPJ

Bank. Setiap bulan bank mengeluarkan rekening koran yang memuat segala

penarikan atau pemasukan uang di bank. Dari rekening koran tersebut dicocokkan

dengan buku bank.

d. Laporan Penjualan

1. Buku Penjualan OTC

Pada buku ini dituliskan OTC yang mengalami penjualan berdasarkan

nota B pada kasir. Buku penjualan ditulis setiap hari setelah transaksi penjualan

hari itu berakhir. Data yang dituliskan adalah tanggal penjualan, nama dan jumlah

barang, harga jualnya. Kemudian dituliskan total penjualan untuk OTC.

Kemudian data penjualan ini dicek oleh APA dengan print-out penjualan dan data

komputer. Jika sesuai maka diparaf oleh APA.

2. Buku Penjualan Resep

Data dari struk penjualan obat dengan resep selanjutnya dicatat dalam

buku penjualan resep. Pencatatan dilakukan setiap hari dengan data tanggal

pelayanan resep, nomor resep, nama dokter penulis resep, nama pasien, nama dan

jumlah obat, harga obat serta total penjualan dari semua resep yang dilayani

dalam satu hari itu. Selanjutnya data ini dicek oleh APA dan jika sudah sesuai

maka diparaf oleh APA.

100

3. Buku Penjualan OWA

Penjualan OWA juga dituliskan pada buku ini dari data nota penjualan E.

Setiap hari dituliskan nama dan jumlah OWA serta harga penjualannya.

Kemudian dihitung total penjualan bersih setelah dikurangkan dengan nilai tuslah.

Untuk selanjutnya tuslah disimpan dalam buku tersendiri. Setiap hari APA juga

mengecek total penjualan OWA ini dan jika sesuai maka diparaf oleh APA.

e. Laporan Hutang

Laporan hutang berasal dari faktur-faktur barang yang telah dibeli ke

PBF. Sebagian besar pembelian oleh apotek dilakukan secara kredit. Faktur-faktur

tersebut memuat tanggal jatuh tempo yang dibukukan dalam buku jatuh tempo

seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.

f. Laporan Piutang

Laporan piutang dibuat setiap akhir bulan yang merupakan tagihan resep

YKKBI, BI aktif, YanKes Mandiri, ASKES, dan juga PT. POS Indonesia.

2. Laporan Keluar

1. Laporan tiap bulan

a. Laporan daftar hadir tenaga kesehatan kepada DinKes.

b. Laporan pemakaian Psikotropika kepada Kepala Dinkes Kota

Yogyakarta dengan tembusan Kepala Dinkes Propinsi, Kepala

BPOM, dan sebagai arsip apotek.

c. Laporan pemakaian Narkotika kepada Kepala Dinkes Kota

Yogyakarta dengan tembusan Kepala Dinkes Propinsi, Kepala

101

BPOM, dan sebagai arsip apotek.

d. Laporan statistika resep dan obat generik berlogo kepada Kepala

Dinkes Kota Yogyakarta dengan tembusan Kepala Dinkes Propinsi,

Kepala BPOM, dan sebagai arsip apotek.

e. Laporan konduite kerja karyawan apotek FARMARIN kepada PT.

Fajar Mekar Indah.

2. Laporan Triwulan

Laporan ini berisi data tenaga kefarmasian, Apoteker, dan AA yang

bekerja di apotek FARMARIN yang disertakan dalam laporan

Narkotika, Psikotropika dan Statistika resep OGB.

3. Laporan Tahunan

Apotek FARMARIN setiap tahunnya membuat laporan Surat

Pemberitahuan Tahunan (SPT) Tahunan serta neraca dan rugi-laba

Apotek yang termasuk dalam laporan keuangan apotek.

3. Pencatatan Inventaris

Setiap pembelian aset apotek FARMARIN dilakukan pencatatan ke

dalam sistem komputer yang meliputi tanggal pembelian, nama barang,

spesifikasi, kode barang, jumlah barang, harga per unit, dan penyusutannya.

Contoh inventaris apotek adalah seperti bangunan, almari etalase, rak obat, almari

es, perlengkapan apotek lainnya, kendaraan bermotor milik apotek. Dengan data

inventarisasi ini akan memudahkan data biaya penyusutan dalam menyusun

neraca apotek setiap bulannya.

102

E. Administrasi Obat

1. Administrasi Pembelian

Administrasi pembelian dilakukan dengan pencatatan menggunakan

sistem komputer serta manual seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.

Pencatatan pembelian meliputi nama PBF, nomor faktur, nomor pembelian,

tanggal, nama barang, kadaluarsa, jumlah barang, harga satuan, bonus, diskon,

PPN, tanggal pengiriman, jatuh tempo pembayaran, dan keterangan lunas. Faktur

kemudian disimpan tiap bulan sebagai berikut :

a). Faktur tunai OKT (narkotika dan psikotropika yang sudah lunas).

b). Faktur tunai (OTC dan komoditas lain).

c). Faktur kredit yang sudah lunas (tiap PBF dan bulannya).

d). Faktur kredit yang belum lunas (disusun secara alfabetis PBF).

2. Administrasi Penjualan

Pencatatan penjualan resep, OTC dan komoditas lain dilakukan secara

langsung menggunakan sistem komputer dan secara manual seperti yang telah

dijelaskan sebelumnya.

Pengontrolan jumlah persediaan barang atau stok di apotek FARMARIN

dilakukan menggunakan sistem manual dengan pencatatan di kartu stok obat dan

juga menggunakan komputer, kemudian dicocokkan dengan kartu stok serta

persediaan riil di etalase dan rak obat seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.

103

Minggu 3 : Keuangan, Marketing Apotek dan Perpajakan Apotek

1. Keuangan

Dalam aspek keuangan biasanya dibuat rencana anggaran selama 5 tahun

kedepan. Kemudian ditentukan parameter keuangan yang mungkin seperti

perkiraan laba-rugi, BEP, ROI, dan PBP. Dari beberapa parameter tersebut dapat

diperkirakan kelayakan usaha yang dijalankan.

a. Break Even Point (BEP)

Suatu analisis yang digunakan untuk mengetahui pada volume atau

jumlah penjualan berapakah apotek miliknya tidak mengalami keuntungan

ataupun kerugian. Tujuan dari analisis Break Even Point ini adalah mencari titik

impas apotek, ini merupakan volume penjualan dimana total pendapatan atau

penjualan sama dengan total biaya.

BEP = Tetap Biaya x )Pendapatan / Variabel (Biaya -1

1

b. Tes Liquiditas

Untuk mengetahui kemampuan apotek membayar hutang dalam jangka

pendek. Apotek dikatakan sehat jika cash flow nya bagus. Tes liquiditas

diantaranya adalah :

Ratio lancar (current ratio = CR)

Membandingkan harta lancar sebuah Apotek yang memberikan uang

tunai untuk membayar hutang lancarnya dengan hutang itu sendiri. Rasio lancar

sebaiknya berkisar antara 2 sampai 3,8.

harta lancarCR = kewajiban lancar

104

Harta lancar meliputi kas, piutang, dan persediaan obat.

Ratio cepat (quick ratio = QR)

Rasio cepat sama dengan rasio lancar tetapi merupakan tes yang lebih

keras terhadap likuiditas Apotek. Nilai rasio cepat sebaiknya berada di antara 1

dan 2.

Harta lancar - Persediaan obatQR = Kewajiban lancar

Masa perkiraan hutang (account payable period = MPU)

Menunjukkan berapa lama waktu yang dibutuhkan Apotek untuk

membayar pembelian kreditnya. Rentang waktu MPU yang baik jika dapat

membayar hutangnya sesuai jatuh tempo yang ditetapkan.

MPU = perhariPembelian utangPerkiraan x 365 hari

c. Pay Back Period (PBP)

Adalah pengukuran periode yang diperlukan dalam menutup kembali

biaya investasi (initial cash invesment) dengan menggunakan aliran kas (laba

bersih) yang akan diterima.

PBP = BersihLaba

Investasi Total

d. Return On Invesment (ROI)

Adalah pengukuran besaran tingkat return (%) yang akan diperoleh

selama periode investasi dengan cara membandingkan jumlah nilai laba bersih

pertahun dengan nilai investasi.

ROI = 100% x InvestasiTotalBersih Laba

105

e. Jumlah Persediaan

Persediaan apotek seharusnya tidak over/berlebih. Idealnya rasio antara

jumlah persediaan dibanding omset apotek perbulannya 1-1,5. Untuk menjaga

persediaan agar tidak over dilakukan stock opname 6 bulan sekali. Di apotek

FARMARIN dilakukan setiap bulan Desember dan Juni.

Semua analisis keuangan dilakukan oleh APA. Analisis keuangan ini

digunakan untuk mengetahui apakah apotek Farmarin sehat atau tidak dan

digunakan sebagai pertimbangan strategi pengembangan apotek selanjutnya.

2. Marketing Apotek

Strategi yang telah dilakukan apotek Farmarin untuk meningkatkan

pertumbuhan apotek, yaitu :

1. Melakukan kerjasama dengan pihak lain dalam hal pengobatan bagi

karyawannya. Penagihan biaya pengobatan akan dilakukan pada tiap akhir

bulan. Sampai saat ini kejasama sudah dijalin dengan Bank Indonesia,

pensiunan Bank Indonesia, Bank Mandiri, AsKes Komersial, dan PT. POS

Indonesia.

2. Harga bersaing dan memberikan diskon khusus untuk setiap nominal

pembelian.

3. Produk yang tersedia lengkap dan terjamin serta mengadakan perluasan jenis

barang yang dijual, seperti menyediakan alat kesehatan, kosmetika,

perlengkapan bayi, makanan dan minuman ringan.

4. Memberikan informasi obat, jika pasien meminta.

106

5. Pengembangan usaha dengan mengadakan praktek dokter bersama. Pada saat

ini di apotek Farmarin terdapat 3 praktek dokter.

3. Perpajakan Apotek

Dalam menjalankan usaha bisnisnya apotek FARMARIN berkewajiban

untuk membayar beberapa pajak diantaranya :

1. PPh (Pajak Penghasilan)

a. PPh pasal 21

Pengenaan pajak atas penghasilan sehubungan dengan pekerjaan berupa

gaji, upah, honor, tunjangan sehubungan dengan pekerjaan, jasa orang

pribadi. Besarnya pajak ini :

PPh pasal 21 dikenakan pada karyawan tetap yang memiliki penghasilan

melebihi PTKP. Besarnya PTKP :

Rp 13.200.000,00 untuk wajib pajak

Rp 1.200.000,00 tambahan untuk wajib pajak kawin

Rp 1.200.000,00 tambahan untuk setiap anggota keluarga (maksimal 3

orang)

Besarnya PTKP pada point kedua dan ketiga hanya berlaku untuk

karyawan laki-laki dan tidak berlaku untuk karyawan wanita. Sehingga

meskipun wajib pajak telah menikah dan berkeluarga tetapi besar PTKP

tetap sama seperti wajib pajak yang belum menikah.

Pajak ini dibayar setiap bulan sebelum tanggal 15. Kemudian setiap

tahunnya yaitu pada tanggal 31 Maret dilaporkan pajak tahunan yang

Penghasilan netto - PTKP

107

memuat pajak yang yang harus dibayar dan pajak yang telah dibayar

selama satu tahun periode. Hal ini karena pajak yang dibayar setiap bulan

hanya berupa penghasilan pokok dan belum memperhitungkan THR,

gratifikasi dan uang lembur. Sehingga kekurangan pajak yang belum

dibayar, akan disetorkan pada tanggal tersebut.

b. PPh pasal 23

Pajak penghasilan yang dipotong atas penghasilan yang diterima atau

diperoleh yang berasal dari modal. Apotek harus membayar pajak

berdasarkan PPh 23 yaitu pembayaran sewa gedung yang besarnya 10%

dari biaya sewa gedung. Pajak ini dibayarkan 1 kali pada waktu pertama

kali apotek berdiri.

c. PPh pasal 25

Angsuran pajak penghasilan yang harus dibayar sendiri oleh wajib pajak

setiap bulan. Besarnya pajak ini :

Pajak ini dibayarkan oleh kantor pusat di Jakarta secara kumulatif untuk

semua apotek FARMARIN di Indonesia.

2. PPn (Pajak Pertambahan Nilai)

Pajak pertambahan nilai dihitung berdasarkan selisih pajak pemasukan dan

pajak keluaran. Pajak pemasukan merupakan pajak yang dibebankan kepada

apotek berdasarkan jumlah nominal barang yang dibeli apotek dari PBF yang

dibuktikan dengan faktur pajak standar yang dibuat PBF bersangkutan.

Pajak penghasilan tahun lalu : 12

108

Sedangkan pajak keluaran merupakan pajak yang dibebankan kepada

konsumen atau partner kredit (BI, Mandiri, PT. POS Indonesia) karena

membeli sejumlah barang di apotek dan dibuktikan dengan faktur pajak

standar yang dikeluarkan apotek. Apabila pajak keluaran lebih besar dari

pajak pemasukan maka apotek wajib untuk membayar pajak.yang harus

dibayar sebelum tanggal 15. Namun apabila pajak pemasukkan lebih besar

dari pajak keluaran maka apotek tidak berkewajiban untuk membayar pajak.

Kondisi ini jarang terjadi dan biasanya terjadi saat awal pendirian apotek

dimana apotek membeli banyak barang untuk persediaan awal, tetapi omset

penjualan masih sedikit.

3. Pajak inventaris

Merupakan pajak daerah yang dibayar setiap tahun. Misalnya pajak kendaraan

bermotor sebagai fasilitas transportasi di apotek.

4. Pajak reklame

Merupakan pajak daerah yang besarnya dipengaruhi oleh luas papan reklame

(papan nama apotek).

Untuk menilai mutu pelayanan suatu apotek dapat menggunakan

indikator sebagai berikut:

1. Tingkat kepuasan konsumen, dapat dilakukan melalui survey, wawancara, atau

dengan kembalinya pasien ke apotek untuk memperoleh pelayanan dari apotek

dan melakukan transaksi

109

2. Dimensi waktu, dapat diketahui dari lamanya pelayanan yang diberikan oleh

apotek kepada pasien,. Pelayanan ini meliputi pelayanan resep maupun

pelayanan OTC.

3. Prosedur tetap untuk menjamin mutu pelayanan apotek yang sesuai standar.

110

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Apotek Farmarin merupakan apotek milik PT. Fajar Mekar Indah yang

didirikan oleh Yayasan Kesejahteraan Keluarga Bank Indonesia (YKKBI)

yang berorientasi pada pelayanan kesehatan pasien (patient oriented) dan

bisnis (profit oriented).

2. Apotek FARMARIN telah melakukan praktek kefarmasian dengan baik dan

profesional, dimana selalu ada Apoteker yang stand by tiap jam buka

Apotek.

3. Administrasi yang dilakukan di Apotek FARMARIN menggunakan sistem

manual dan komputerisasi

4. Apotek FARMARIN dalam orientasinya kepada pasien, salah satunya

diwujudkan dengan melakukan pelayanan informasi obat dan konseling, tapi

belum optimal.

B. Saran

1. Perlu dilakukan evaluasi mutu pelayanan kefarmasian terutama survei

berupa angket atau wawancara langsung dengan masyarakat pengguna jasa

apotek, serta standarisasi waktu pelayanan (dispensing time).

2. Apotek perlu dilengkapi kotak saran bagi konsumen, sehingga konsumen

dapat memberikan saran dan masukan lewat kotak saran tersebut.

111

3. Penertiban pencatatan buku OWA.

4. Pengadaan majalah, koran, buletin kesehatan di ruang tunggu

5. Perbaikan lay out ruang racik agar memudahkan proses peracikan obat.

112

Lampiran 1. Layout Apotek FARMARIN

A B

C

DE

E

E

G

H

I

J

J

K

L

M

N

O

Pintu masuk

F

Keterangan lay out apotek

Farmarin:

A. Ruang tunggu pasien

B. Meja isian pasien

C. Timbangan

D. Kasir

E. Etalase OTC

F. Loket Penerimaan

dan Penyerahan

Resep

G. Ruang Racik

H. Ruang kerja APA &

Ruang Konseling

I. Ruang Administrasi

J. Lemari komoditi non

farmasi

K. Kulkas

L. Dapur

M. Ruang Serba guna

N. Kamar mandi

O. Tangga

113

Lampiran 2. Etiket Apotek

Apotek FARMARINJl . P. Mangku bumi No.73 YogyakartaTlp/Fax (0274) 586 397Apoteker : Sari Utami, S. Si, AptNo. Sp : KP.01.01.1.2.3451

No. Tgl.

........................................................................................................

..............................X sehari..........................capsul/tablet/bungkus

Sebelum/Sewaktu/Sesudah makan

Apotek FARMARINJl . P. Mangku bumi No.73 YogyakartaTlp/Fax (0274) 586 397

AP 09a


No. Tgl.

........................................................................................................

...........................X sehari......................sendok takar/bubur/makan

Sebelum/Sewaktu/Sesudah makan

AP 09c


No. Tgl.

........................................................................................................

......................................................................................................

OBAT LUAR.

AP 09j

Apotek FARMARINJl . P. Mangku bumi No.73 YogyakartaTlp/Fax (0274) 586 397

Etiket obat dalam Etiket obat luar

KOCOK DAHULU

114

Lampiran 3. Copi Resep

Apotik FARMARINP.T. Fajar Mekar IndahJln Mangkubumi No. 73Telp/Fax. (0274) 586 397YOGYAKARTA

Apoteker : Sari Utami, S. Si,AptS. P. No : KP. 01.01.1.2.3451

SALINAN RESEPDokter : ........................................................................Tgl...............................No : ........................................................................Tgl...............................Pasien : ........................................................................

R/

Yogyakarta,................................ P.c.c

AP.08

115

Lampiran 4. Kuitansi

A potek FARMARINP.T. Fajar Mekar IndahJl. P. Mangkubumi No. 73

Telp. (0274) 586397Yo g y a k a r t a

No. ...............................

Sudah terima dari :

.................................................................................................

Banyaknya uang :

Untuk pem

bayaran resep dr. : ............................................... Tgl

..........................

No. R

esep ........................................................... Pro.

............................................

..................................................................................................................

116

Lampiran 5. Surat Pesanan Obat

No. Nama Obat-obat Jumlah Sat. Pot.

APOTEK FARMARIN PT. Fajar Mekar Indah Jl. P. Mangkubumi No. 73 Yogyakarta Telp. (0274) 586397

SURAT PESANAN

No. .........................................

Kepada Yth. ............................................... ............................................... Yogyakarta

Kami minta agar Sdr, dengan segera mengirimkan obat-obat sbb :

Yogyakarta, ...............................

Apoteker

Sari Utami, S.Si., Apt. S.P.No, : KP.01.01.1.2.3451

117

Lampiran 6: Contoh Surat Pesanan (SP) narkotika

Rayon : No. SP :

Model N.9 Lembar ke 1/2/3/4/5

SURAT PESANAN NARKOTIKA

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : ...................................................................................

Jabatan : ...................................................................................

Alamat rumah : ...................................................................................

...................................................................................

Mengajukan pesanan Narkotika kepada :

Nama distributor : PT. KIMIA FARMA Trading & Distribution

Alamat & No. Telepon : Jl. Adisucipto 63A Yogyakarta Telp. (0274) 488142

Sebagai berikut :

Narkotika tersebut akan digunakan untuk keperluan Apotek

Lembaga

..................................., ....................... 20 ........

Pemesan,

( ...............................................) No. S.I.K.

118

Lampiran 7: Contoh Surat Pesanan (SP) psikotropika

APOTEK FARMARIN

Jl. P. Mangkubumi No. 73, Yogyakarta

Telp : (0274) 586397

Apoteker : Sari Utami, S.Si., Apt. (SP : KP.01.01.1.2.3451)

SURAT PESANAN PSIKOTROPIKA No :

Yang Bertandatangan di bawah ini :

Nama : Sari Utami, S.Si., Apt. Alamat : Jl. Pandega Marta VI/35, Yogyakarta Jabatan : APA

Mengajukan permohonan kepada :

Nama perusahaan : Alamat :

Jenis Psikotropika sebagai berikut :

1. ………………………………...……………..…….. 2. ………………………………...…………………… 3. ………………………………...…………………… 4. ………………………………...……………………

Untuk keperluan Apotek “FARMARIN”

Yogyakarta, …..…………………

Penanggung jawab :

(Sari Utami, S.Si., Apt.)

119

Lampiran 8: Contoh kartu stok obat

Nama Obat : Sal Kode :

Tgl.

Jumlah Penerimaan

Jumlah Pengeluaran

Sisa Harga Satuan Rp.

Keterangan

AP.06

APOTEK FARMARIN P.T. FAJAR MEKAR INDAH

KARTU OBAT

120

Lampiran 9: Contoh bangko rekap penjualan

NO. NO. RESEP N A M A O B A T NO. NO.

RESEP N A M A O B A T

J U M L A H R E S E P

AP.018

PENGELUARAN OBAT DARI R. RACIK

TANGGAL : ................................. NO. REKAP

121

Lampiran 10: Blangko isian pasien BI aktif

122

Lampiran 11: Blangko isian pasien YKK-BI (pensiunan BI)

123

Lampiran 12: Contoh Laporan Penggunaan Psikotropika, Narkotika dan Statistika Resep

LAPORAN PENGGUNAAN PSIKOTROPIKA DAN OBAT YANG SERING DISALAHGUNAKAN

Nama : Apotek Farmarin

Alamat : Jl. Mangkubumi no. 73 Jogjakarta

Bulan : 1-15 Januari 2008 No No

kode Psikotropika dan obat yang

sering disalahgunakan Satuan Saldo

awal Pemasukan Penggunaan Saldo

akhir Dari Jumlah Untuk Jumlah

1 3 Alganax 0,5 mg Tablet 37,5 resep 10 27,52 4 Alganax 1 mg Tablet 46 46 3 11 Amitriptilin 25 mg Tablet 266,1 Resep 20 246,1 4 13 Analsik Tablet 79 BSP 100 Resep 115 64 5 14 Apisat tab Tablet 24,25 PP 30 resep 30 24.25 6 21 Ativan 2 mg Tablet 70,75 70,75 7 22 Bellapheen 0,1 mgtab Tablet 490,5 resep 10 480,5 8 23 Braxidin tab Tablet 49 resep 40 9 9 28 Carbamazepin 200 mg tab Tablet 95 resep 30 65 10 31 Cetabrium 5 mg tab Tablet 0 0 11 33 Cetalgin Tablet 39 PP 100 resep 20 119 12 35 Chlorpromazin 100 mg tab Tablet 431,75 resep 60 371,75 13 37 Chlorpromazin 25 mg tab Tablet 798 798 14 39 Clobazam 10 mg Tablet 92 92 15 40 Clozaril 25 mg tab Tablet 44 44 16 41 Danalgin tab Tablet 108 Resep 36 72 17 45 Dizepam 2 mg Tablet 730,25 resep 200 530,25 18 49 Ditalin tab Tablet 30 30 19 53 Esilgan 1 mg Tablet 45 45 20 54 Esilgan 2 mg Tablet 78.25 78.25 21 57 Frisium 10 mg Tablet 105 105 22 66 Haloperidol 0,5 mg Tablet 15 15 23 67 Haloperodol 1,5 mg Tablet 606,7 606,7 24 68 Haloperidol 5 mg Tablet 180 resep 60 120 25 74 Lexotan 3 mg Tablet 92 92 26 75 Librax Tablet 110 Resep 10 100 27 76 Lodomer 2 mg Tablet 39 39 28 105 Neurodial 5 mg tab Tablet 80 80 29 107 Neuropyron tab Tablet 75 75 30 115 Phenobarbital 30 mg Tablet 198,1 resep 6 192,1 31 124 Proneuron Tablet 145 Resep 40 105 32 134 Rivotril 2 mg Tablet 70,25 70,25 33 140 Serenace 0,5 mg tab Tablet 16 16 34 141 Serenace liq 15 mL Liquid 1 resep 1 0 35 147 Spasmium loz Tablet 120 resep 15 105 36 164 Tradosik 50 mg caps Capsul 7.25 7.25

124

37 168 Tramadol 50 mg caps Tablet 55 55 38 170 Tramal 100 mg tab Tablet 6 6 39 171 Tramal 50 mg caps Capsul 6 6 40 182 Trihexyl phenidil 2 mg Tablet 355 resep 150 205 41 193 Valisanbe 2 mg tab Tablet 32 32 42 194 Valisanbe 5 mg tab Tablet 61 Resep 48 13 43 196 Xanax 0,5 mg tab Tablet 107 resep 27 80 44 197 Xanax 1 mg tab Tablet 56,75 resep 40 16,75 45 198 Xepadergin 1 mg tab Tablet 55 55 46 206 Zolmia 10 mg tab Tablet 12 12 47 207 Zoloft 50 mg tab Tablet 7 7 48 Artane 2 mg tab Tablet 811 resep 75 736 49 Clobium 10 mgtab Tablet 50 50 50 Clozaril 100 mg tab Tablet 0,25 0,25 51 Dolana caps Tablet 1 1 52 Hydergin 1 mg tab Tablet 26 26 53 Sanmag tab Tablet 28 28 54 Stilnox 10 mg tab Tablet 10 resep 5 5 55 Xanax XR 0,5 mg tab Tablet 15 15 56 Alprazolam 0,5 mg Tablet 105 105 57 Teronac 1 mg Tablet 0,6 0,658 Aprazolam 1 mg Tablet 97 resep 1,75 95,25 59 Hydergin FAS 4,5 mg Tablet 0 0 60 Zypraz Tablet 0 ESV 50 Resep 40 10

Jogjakarta, 15 Januari 2008

Sari Utami S.Si, Apt

SP No : KP.01.01.1.2.3451

Tembusan :

1. Balai POM

2. Dinas Kesehatan Kota

3. Dinas Kesehatan Propinsi Yogyakarta

4. Arsip Apotek

125

LAPORAN PENGGUNAAN PSIKOTROPIKA


Alamat : Jl. Mangkubumi No. 73 Jogjakarta

Periode : 16-31 Januari 2008

No Psikotropika dan obat

yang sering disalahgunakan

Satuan Saldo awal

Pemasukan Penggunaan Saldo akhir Dari Jumlah Untuk Jumlah

1 Alganax 0,5 mg Tablet 46 - - - - 46 2 Alganax 1 mg Tablet 46 - - - - 46 3 Alprazolam 0,5 mg Tablet 105 - - - - 105 4 Alprazolam 1 mg Tablet 95,25 - - - - 95,25 5 Amitriptilin 25 mg Tablet 246,1 - - - - 246,1 6 Analsik Tablet 64 BSP 298 Resep 278 84 7 Antane 2 mg Tablet 736 - - - - 736 8 Apisat tab Tablet 24,25 - - - - 24,25 9 Ativan 2 mg Tablet 70,75 - - - - 70,75 10 Bellapheen tab Tablet 490,5 - - - - 490,5 11 Braxidin tab Tablet 9 BSP 100 - - 109 12 Carbamazepin tab Tablet 65 IGM 100 - - 165 13 Cetabrium 5 mg tab Tablet 0 - - - - 0 14 Chlorpromazin 100 mg tab Tablet 371,75 - - - - 371,75 15 Cetalgin Tablet 640 - - - - 640 16 Chlorpromazin 25 mg tab Tablet 798 - - - - 798 17 Clobazam 10 mg Tablet 92 - - Resep 38 54 18 Clobium Tablet 50 - - - - 50 19 Clozaril 25 mg tab Tablet 44 - - - - 44 20 Danalgin tab Tablet 79 - - Resep 42 37 21 Dizepam 2 mg Tablet 530,25 - - Resep 83 447,25 22 Ditalin tab Tablet 30 - - - - 30 23 Dolana Tablet 1 - - - - 1 24 Ergotika 1 mg Tablet 15 - - - - 15 25 Esilgan 1 mg Tablet 45 - - - - 45 26 Esilgan 2 mg Tablet 78,25 - - - - 78,25 27 Frisium 10 mg Tablet 65 - - - - 65 28 Haloperidol 0,5 mg Tablet 15 - - - - 1529 Haloperodol 1,5 mg Tablet 606,7 - - - - 606,7 30 Haloperidol 5 mg Tablet 120 IGM 300 - - 420 31 Hydergin 1 mg Tablet 26 - - - - 26 32 Lexotan 1,5 mg Tablet 87 - - - - 87 33 Lexotan 3 mg Tablet 92 - - - - 9234 Librax Tablet 100 - - Resep 40 6035 Lodomer 2 mg Tablet 39 - - - - 39 36 Neurodial 5 mg tab Tablet 80 - - - - 80 37 Neuropyron tab Tablet 75 - - Resep 20 55 38 Phenobarbital 30 mg Tablet 192,1 - - - - 192,1 39 Proneuron Tablet 125 MPI 200 Resep 95 23040 Rivotril 2 mg Tablet 70,25 - - - - 70,25

126

41 Sanmag Tablet 28 - - - - 28 42 Serenace 0,5 mg tab Tablet 16 - - - - 16 43 Serenace 1,5 mg tab Tablet 78 - - - - 78 44 Serenace drop 2 mg/ml Botol 0 - - - - 0 45 Spasmium 5 mg tab Tablet 0 - - - - 0 46 Spasmium Loz Tablet 105 - - Resep 40 65 47 Stilnox 10 mg Tablet 5 - - - - 5 48 Teronac Tablet 0,6 - - - - 0,6 49 Tradosik caps 50 mg Kapsul 7,25 - - - - 7,25 50 Tramadol caps 50 mg Kapsul 55 - - - - 55 51 Tramal caps 50 mg Kapsul 6 AMS 50 Resep 20 36 52 Tramal retard 100 mg Tablet 6 - - - - 6 53 Trihexyl phenidil 2 mg Tablet 205 IGM 200 Resep 30 375 54 Valisanbe 2 mg tab Tablet 32 - - Resep 32 0 55 Valisanbe 5 mg tab Tablet 13 BSP 100 - - 113 56 Xanax 0,5 mg tab Tablet 80 - - Resep 10 70 57 Xanax 1 mg tab Tablet 16,75 APL 100 Resep 58,75 58 58 Xepadergin 1 mg tab Tablet 55 - - - - 55 59 Zolmia 10 mg tab Tablet 12 KBY 100 Resep 15 97 60 Zoloft 50 mg tab Tablet 7 - - - - 7 61 Zypraz 1 mg Tablet 10 ESV 50 Resep 10 50

LAPORAN PENGGUNAAN NARKOTIKA


Alamat : Jl. Mangkubumi no.73 Jogjakarta

Bulan : Januari 2008

No No kode

Narkotika Satuan Saldo awal

Pemasukan penggunaan Saldo akhir

Dari Jumlah Untuk Jumlah 1 3 Codein 20

mg tab Tablet 84 KF 300 Resep 196 188

2 5 Codipront caps

Kapsul 25 25

3 6 Codipron cum exp caps

Kapsul 30 Resep 15 15

4 11 Doveri 200 mg tab

Tablet 20 20

5 19 MST continus 10 mg

Tablet 68 68

127

LAPORAN STATISTIKA RESEP DAN PELAYANAN OBAT GENERIK


Alamat : Jl. Mangkubumi no. 73 Jogjakarta

Bulan : Januari 2008

STATISTIKA RESEP Resep seluruh (nama dagang, generik & generik berlogo)

Resep generik berlogo Prosentase R/ generik berlogo dibanding dengan R/ seluruhnya **/* X 100%

Jumlah lembar

Jumlah resep (R/)*

Harga rata-rata (Rp)

Jumlah lembar

Jumlah resep (R/)**

Harga rata-rata (Rp)

573 1765 65.457,12 120 134 24.285,78 7,59 %

128

Farmarin Feb 2008

Documents