EVALUASI MODUL SALES AND DISTRIBUTION PADA PT. TRS …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-01150-KA Ringkasan001.pdf · d. Aplikasi Sales Force Automation (SFA) sebagai penunjang

EVALUASI MODUL SALES AND DISTRIBUTION PADA PT. TRS (STUDI

KASUS : APLIKASI SFA DAN TRS SND)

Grace Michiko; Yoshua Adrianus; Rudy Setyawan; Yanti, S.Kom., MM.

Bina Nusantara University, Jl. K. H. Syahdan No. 9, Kemanggisan/Palmerah, Jakarta Barat 11480,

telp.+62.21 534 5830 - +62.21 535 0660, fax +62.21 530 0244

ABSTRAK TUJUAN PENELITIAN adalah melakukan analisis fit/gap terhadap proses bisnis dan aplikasi yang sedang berjalan pada penjualan general trade dan canvas PT. TRS serta melakukan penilaian terhadap risiko dari gap-gap yang terjadi. METODE PENELITIAN yang digunakan ialah metode pengumpulan data yang terdiri dari interview, kuesioner, observasi, serta metode analisis yang terdiri dari fit/gap dan risk evaluation. HASIL YANG DICAPAI adalah memberikan informasi mengenai gap-gap dan risiko-risiko yang mungkin terjadi dari adanya gap serta memberikan saran perbaikan atas gap-gap dan risiko-risiko tersebut. SIMPULAN yang diperoleh adalah proses bisnis pada PT. TRS sudah berjalan dengan baik, sedangkan pada aplikasi SFA dan TRS SnD masih banyak terdapat kekurangan sehingga dibutuhkan pengembangan lebih lanjut.

Kata kunci: Evaluasi, sales and distribution, sfa, trs snd, fit/gap.

ABSTRAK

The objective of this study is to do a fit/gap analysis business processes and current applications in PT. TRS, limited to its General Trade and Canvas sales and to do an estimation of risks based on the gaps that were found. The research methods that used in this study are data collection methods which consists of interview, questionaire, and observation and analysis methods which consists of fit/gap analysis and risk evaluation. The achieved results are providing information on gaps and risks that may occur from the gaps and providing suggestions for improvement on found gaps and risks. The conclusions obtained are the business process in PT. TRS already well, while SFA application and TRS SnD have a lot of flaws and in need of further development.

Keywords: Evaluation, sales and distribution, sfa, trs snd, fit/gap PENDAHULUAN Latar Belakang

Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) menjadi salah satu solusi bagi perusahaan dengan

bisnis yang kompleksitasnya tinggi. Sistem ERP merupakan sebuah sistem yang mendukung proses bisnis dengan menyediakan informasi secara realtime yang terintegrasi antar divisi-divisi fungsional perusahaan. Dengan adanya ERP, perusahaan dapat memanipulasi data atau informasi dalam jumlah yang besar untuk diolah dan ditampilkan sesuai dengan yang diinginkan. Oleh karena itu sistem ERP memiliki peran yang vital bagi keunggulan kompetitif pada sebuah perusahaan.

Dewasa ini sudah cukup banyak sistem ERP yang telah dikembangkan oleh para vendor software, antara lain Infor, Microsoft Dynamics, Oracle, dan SAP. Salah satu sistem ERP yang paling banyak dipakai oleh perusahaan-perusahaan sekarang ini adalah SAP (Systems, Applications, and Products in Data Processing). ERP dari SAP ini sendiri dikembangkan sejak tahun 1986 dari versi R1 dan sekarang sudah menjadi versi R3.

PT. TRS merupakan salah satu perusahaan distributor terbesar di Indonesia untuk consumer products antara lain peralatan rumah tangga, peralatan dapur, susu, permen, dan sebagainya. PT TRS mempunyai kurang lebih 45 cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. Sebagai perusahaan distribusi barang yang besar, PT. TRS menggunakan sistem SAP versi R3 ECC 4.7C mulai tahun 2000.

Karena kustomisasi SAP untuk mendukung salah satu proses bisnis utama PT. TRS tidak membuahkan hasil, PT. TRS mulai mengembangkan sendiri suatu sistem ERP yang dinamai TRS SnD. Sistem TRS SnD ini difokuskan untuk operasional penjualan produk direct cover dan canvas.

Untuk menghemat biaya dan mengintegrasikan data, pada penggunaannya sistem TRS SnD diintegrasikan dengan beberapa fungsi pada modul Material Management dan Finance sistem SAP. Sesuai dengan pendapat Herzog pada A Comparison of Open Source ERP Systems (2006: 13), you can also use the best modules of different ERP systems. To save integration costs, this approach is only recommended for medium to large organizations.

Integrasi antara dua sistem ERP merupakan hal yang tidak mudah dan memungkinkan timbulnya masalah. Tentunya perlu dilakukan evaluasi baik dari sisi sistem TRS SnD sendiri ataupun dari sisi proses untuk mengidentifikasi gap yang ada. Evaluasi pada sistem TRS SnD pada PT. TRS ini akan menggunakan metode Fit Gap Analysis. Ruang Lingkup Dalam penulisan ini, akan dibahas mengenai :

a. Proses Bisnis dan siklus penjualan dengan menggunakan sistem TRS SnD-SAP yang berjalan pada PT. TRS di Cabang Tangerang.

b. Pembahasan akan lebih difokuskan pada penjualan General Trade, yaitu Taking Order dan Canvas.

c. Proses sales return hingga invoice return d. Aplikasi Sales Force Automation (SFA) sebagai penunjang proses penjualan. e. Analisis Fit/Gap dan Evaluasi resiko pada aplikasi yang sedang berjalan.

Sedangkan berbagai hal yang tidak disertakan dalam pembahasan yaitu a. Customer Service Level dan hal-hal yang berhubungan dengan promo penjualan dari principal. b. Survey-survey yang dilakukan oleh salesman untuk kebutuhan marketing principal.

Tujuan Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan skripsi ini adalah :

a. Melakukan analisis fit/gap terhadap proses bisnis dan aplikasi yang sedang berjalan pada penjualan general trade dan canvas PT. TRS

b. Melakukan evaluasi resiko pada TRS SnD dan SFA. Manfaat Manfaat yang ingin dicapai dalam penulisan Skripsi ini adalah:

a. Memberikan informasi mengenai gap dan risiko pada aplikasi TRS SnD dan SFA. b. Menghasilkan saran perbaikan atas proses bisnis penjualan dengan aplikasi SFA dan TRS SnD

untuk membantu perusahaan dalam memahami proses bisnis yang sedang berjalan.

METODE PENELITIAN Dalam hal penyusunan skripsi ini, digunakan metode pengumpulan data serta metode analisis. Dalam metode pengumpulan data, digunakan studi kepustakaan dengan mencari dan mengumpulkan informasi terkait teoritis yaitu melalui buku-buku ilmiah dan literature yang berhubungan dengan topik skripsi sebagai landasan teori dalam penulisan skripsi. Kemudian dilakukan observasi yaitu melalui internship pada kantor head office PT. TRS. Selain itu, dilakukan pula survei, baik berupa wawancara yang melibatkan proses tanya jawab dengan pihak-pihak terkait, maupun kuesioner dengan memberikan daftar pertanyaan dan pernyataan tertulis terhadap user pada cabang PT. TRS serta staff IT pada head office PT. TRS. Dalam metode analisis, digunakan metode fit/gap analysis dengan membandingkan proses dan fungsi sistem pada perusahaan yang sedang berjalan dengan proses dan fungsi sistem yang diharapkan pada pada perusahaan. Kemudian dilakukan penilaian mengenai resiko-resiko yang ada dan penanggulangannya, berdasarkan suatu standar tertentu dengan risk evaluation.

HASIL DAN BAHASAN Hasil Analisis Penggunaan PDA PT. TRS

Berdasarkan analisis kuesioner dan wawancara singkat yang dilakukan. Aplikasi PDA pada PT. TRS ini lebih banyak mendapatkan tanggapan negatif dibanding dengan tanggapan positifnya. Beberapa point yang menunjukkan kekurangan PDA pada PT. TRS yaitu: 1. Mobile application SFA yang ada pada PDA sekarang belum maksimal, PT. TRS menggunakan

PDA untuk salesman taking order hanya untuk kepentingan menginput dan mentransfer order, sedangkan transaksi yang dilakukan salesman tidak hanya menangani order saja, tetapi juga menangani retur dan penagihan pembayaran. a. Proses penanganan retur yang berjalan saat ini dimana salesman menangani retur secara

manual melalui dokumen BPPR 4 rangkap yang selanjutnya akan diserahkan kepada Area Sales Supervisor untuk diminta otorisasinya.

b. Proses penanganan penagihan pembayaran yang berjalan saat ini dimana salesman ketika sampai di outlet pertama kali, menyerahkan faktur yang sudah jatuh tempo dan daftar inkasso kepada outlet. Ketika outlet menyerahkan pembayaran pelunasan hutang sebagian, yang terjadi kemudian adalah salesman yang harus mencatat pada lembar daftar inkasso tersebut. Terkadang salesman sering menemukan kasus dimana nominal tagihan yang tercantum pada daftar inkasso berbeda dengan nominal sebenarnya yang harus ditagih, hal ini mengakibatkan salesman harus merevisi secara manual dengan cara dicoret. Jika PDA dipergunakan dalam proses penagihan dengan cara menambah menu billing, maka proses penagihan akan menjadi lebih akurat serta tidak mengurangi keabsahan dokumen.

c. Bila dihubungkan dengan banyaknya jobdesk salesman, banyaknya dokumen yang harus dibawa salesman menjadi tidak praktis. Seharusnya input retur pun bisa dilakukan melalui PDA.

2. Salesman membutuhkan data yang akurat dan up to date, berdasarkan hasil kuesioner untuk kategori data, terbukti masih terdapat keluhan salesman yang menyatakan data master seperti harga, nama outlet, dan lainnya yang tidak dapat muncul ketika diproses ataupun data yang didapatkan tidak valid. Salesman membutuhkan transaksi yang dilakukan ataupun data yang diperlukan dapat diakses secara real time. Salah satunya untuk masalah stok yang sangat dibutuhkan keakuratan datanya.

3. Kapasitas PDA yang dipakai PT. TRS masih sering menimbulkan error atau not responding. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan, terangkum apabila error dan not responding yang ditimbulkan mempengaruhi kinerja salesman, bahkan IT support PT. TRS menyadari bahwa kapasitas PDA yang ada sekarang dengan aplikasi yang digunakan hanya untuk input order saja

sering menimbulkan error, apabila ditambah dengan menu lain pasti tidak akan berjalan dengan baik. Hal ini dikarenakan dari kapasitas hardware yang memang kurang mendukung

Hasil Fit/Gap Analysis Tabel 1 Persentase Hasil Fit/Gap Analysis

Degree of Fit

Fit Partial Fit Gap

Ranking

High 39,29%

(11/28 * 100%) 17,86%

(5/28 * 100%) 17,86%

(5/28 * 100%)

Medium 3,57%

(1/28 * 100%) -

10,71% (3/28 * 100%)

Low 7,14%

(2/28 * 100%) -

3,57% (1/28 * 100%)

Total Requirement 50% 17,86% 32,14%

Hasil Risk Evaluation

Table 2 Risk Level Matrix Table HIGH MEDIUM LOW HIGH 1 2

MEDIUM 4b 4a

LOW 5 3

Risk Level Matrix Table menggambarkan Risk Probability secara vertikal dan Risk Impact secara horizontal sehingga dapat diperoleh kriteria High, Moderate High, Moderate Low, dan Low.

Keterangan dari gambar matriks: Angka – Mewakili risks yang ditemukan Contoh: angka 1 menggambarkan risiko hardware failure dengan high probability dan medium impact, risiko ini tergolong dalam criteria high. Langkah-langkah perbaikan perlu dikembangkan. Dari gambar Risk Level Matrix Table tersebut dapat diperoleh hasil berupa:

1. Kriteria High Probability Medium Impact Kriteria High Probability Medium Impact ditempati risiko Hardware failure, risiko ini tergolong dalam kriteria high. Langkah-langkah perbaikan harus diimplementasikan segera.

2. Kriteria High Probability Low Impact Kriteria High Probability Low Impact ditempati ancaman Telecommunications interruptions, risiko ini tergolong dalam kriteria moderate high. Langkah-langkah perbaikan sebaiknya segera dikembangkan.

3. Kriteria Low Probability Low Impact Kriteria Low Probability Low Impact ditempati ancaman Unauthorized use, risiko ini tergolong dalam kriteria low. Pada saat ini perbaikan tidak perlu dilakukan.

4. a. Kriteria Medium Probability Low Impact

Kriteria Medium Probability Low Impact ditempati ancaman Software error. Risiko ini tergolong dalam kriteria moderate low. Resiko ini sebaiknya diamati sebelum diambil langkah-langkah selanjutnya. b. Kriteria Medium Probability Medium Impact Kriteria Medium Probability Medium Impact ditempati ancaman Software error. Risiko ini tergolong dalam kriteria moderate high. Langkah-langkah perbaikan sebaiknya segera dikembangkan.

5. Kriteria Low Probability Medium Impact Kriteria Low Probability Medium Impact ditempati ancaman Operator/ User Error, risiko ini tergolong dalam kriteria moderate low. Resiko ini sebaiknya diamati sebelum diambil langkah-langkah selanjutnya.

.

Analisis Hasil Temuan Masalah Setelah melakukan analisis proses bisnis yang sedang berjalan pada PT. TRS, kami menemukan beberapa masalah sebagai berikut:

Temuan Masalah 1

Salesman dibagi menjadi per principal, sehingga penerimaan taking order hanya dilakukan per principal

Penyebab Adanya permintaan principal untuk dapat meningkatkan fokus penjualan

Akibat Salesman hanya dapat menginput proses penjualan ke dalam PDA berdasarkan produk line principal serta mengakibatkan banyaknya kunjungan yang dilakukan salesman berdasarkan product principalnya.

Rekomendasi Menghilangkan adanya salesman per principal, digabungkan menjadi salesman untuk semua principal dan penginputan pesanan per outlet

Temuan Masalah 2

Proses sales return masih dilakukan secara manual, jadi ketika adanya retur dari outlet, masih dilakukan pencatatan melalui dokumen BPPR (Bukti Persetujuan dan Penerimaan Retur)

Penyebab PDA tidak mendukung untuk proses retur

Akibat Dengan adanya pencatatan melalui dokumen, sehingga admin sales perlu melakukan penginputan kembali ke dalam sistem, sehingga pemrosesan menjadi lama, dan menambah tugas admin sales secara tidak langsung

Rekomendasi Penambahan fungsi sales return pada mobile application yang digunakan oleh salesman

Temuan Masalah 3

Tidak ada maintain limit credit ketika adanya pembayaran dilakukan

Penyebab Pemrosesan pembayaran baru diproses oleh admin inkasso

Akibat Limit credit tidak terupdate sehingga pesanan dari outlet bisa saja bermasalah dengan limit credit

Rekomendasi Penambahan fungsi input penagihan (billing) pada mobile application, sehingga maintain limit credit dapat dilakukan ketika salesman menerima pembayaran dari outlet

Temuan Masalah 4

Sales order yang melebihi limit kredit tetap dapat diproses hingga Faktur DN

Penyebab Sistem mobile application SFA dan TRS SnD hanya memberikan Warning tetapi tidak memblock sales order secara langsung.

Akibat Tidak sesuai dengan procedure perusahaan yang ada

Rekomendasi Menambah fungsi block dan approval untuk sales order yang melebihi limit kredit.

Temuan Masalah 5

Pemenuhan pesanan outlet terkadang tidak dapat dipenuhi karena tidak ada atau kurang stok

Penyebab Tidak ada fungsi maintain stock pada mobile application SFA.

Akibat Proses pemenuhan pesanan dari outlet hanya berdasarkan quantity yang ada sehingga menyebabkan pihak outlet kecewa karena stok yang diminta tidak sesuai dengan permintaan, dan tentu saja tidak mendapat promosi atau diskon.

Rekomendasi Penambahan fungsi maintain stock pada mobile application sehingga apabila stok sudah tidak cukup / tidak ada dapat diketahui langsung oleh salesman

Temuan Masalah 6

Dokumen yang digunakan untuk pendistribusian seringkali banyak coretan, misalnya coretan pada Faktur DN pada bagian quantity

Penyebab Adanya kemungkinan barang rusak ditengah jalan atau barang yang diterima tidak sesuai pesanan, sehingga quantity yang diterima hanya yang dalam kondisi bagus saja atau sesuai pesanan.

Akibat Dokumen menjadi kurang valid karena banyaknya coretan, dan memungkinkan terjadinya kesalahan dalam penginputan

Rekomendasi Menambahkan/merancang ulang dokumen-dokumen yang terkait, seperti penambahan kolom quantity yang diterima di dalam dokumen DN.

Temuan Masalah 7

Terlalu banyak dokumen yang dicetak, seperti: Summary Order per Outlet dan Summary Order per Product, serta Daftar Inkasso Awal dan Akhir.

Penyebab Admin sales mencetak dokumen dengan rangkap yang sama yaitu 4 rangkap supaya tidak ribet, sedangkan untuk Daftar Inkasso Awal isinya sama dengan Daftar Inkasso Akhir.

Akibat Tidak paperless

Rekomendasi

Mengurangi jumlah rangkap untuk dokumen-dokumen, summary order per outlet dan summary order per product dari masing-masing 4 rangkap menjadi 2 rangkap, serta membuat rancangan Daftar Inkasso untuk menggantikan Daftar Inkasso Awal dan Akhir.

Temuan Masalah 8

User interface kurang user friendly serta adanya kolom yang tidak memiliki fungsi tetapi harus diisi, misal ketika membuat sales order, perlu diinput nomer purchase order

Penyebab Adanya bug /error Akibat Proses tidak dapat dilanjutkan tanpa mengisi kolom tersebut terlebih dahulu

Rekomendasi Membuat user interface yang user friendly pada aplikasi yang digunakan oleh user sehingga memudahkan user dalam menggunakannya

Temuan Masalah 9

Pada saat penginputan dalam penjualan canvas, salesman melakukan dua kali kerja yaitu menginput pesanan di dalam PDA dan mencatat pesanan di Nota Penjualan Kanvas.

Penyebab Salesman canvas menuliskan pesanan di dalam PDA sebagai bukti pembelian dan pembayaran penjualan untuk pihak outlet.

Akibat Transaksi yang dilakukan untuk tiap outlet akan lebih lama dan tentunya tidak efektif dan efisien

Rekomendasi Penambahan mobile printer untuk salesman canvas.

Temuan Masalah 10

Pemrosesan pesanan dilakukan di dua sistem ERP. Di Tira SnD diproses sales order per outlet, sedangkan di SAP R/3 4.7 diproses hasil invoice outlet-outlet per salesman

Penyebab Sering terjadi selisih ketika di A/R sehingga merubah proses bisnis seperti yang sedang berjalan sekarang ini.

Akibat Tidak efisien dan efektif

Rekomendasi Penggunaan website application sebagai pengganti aplikasi TRS SnD sebagai sarana untuk mendetailkan dan memudahkan penjualan yang dilakukan

Temuan Masalah 11

PDA sering mengalami hang, crash ketika digunakan

Penyebab Spec kurang mendukung untuk SFA Akibat Menghambat dalam transaksi karena harus merestart ulang PDA

Rekomendasi Penggantian PDA dengan smartphone yang baru dan dapat memenuhi mobile application.

Temuan Masalah 12

Salesman tidak dapat mengetahui total harga barang sebelum pesanan diproses

Penyebab Aplikasi hanya dapat memunculkan total harga barang setelah pesanan telah diproses

Akibat Customer/pihak outlet tidak dapat mengetahui total pesanan, sehingga terkadang tidak mendapatkan promo.

Rekomendasi Penambahan fungsi total barang sebelum pesanan diproses

Usulan Prosedur Bisnis yang Baru

Tabel 3 Usulan Prosedur Penjualan Taking Order Tunai

Tabel 4 Usulan Prosedur Penjualan Taking Order Credit

Faktur

1Faktur

2

Taking Order Sales (Credit)

Outlet Salesman Admin Sales Bagian Gudang Bagian Shipping Admin Inkasso Cashier

Summary

Order per Outlet

Summary

Order per Outlet

2

Summary

Order per Outlet

1Summary

Order per Outlet

2

Picking Ticket

1

Picking Ticket

1

Web Server

Daftar Inkasso

Faktur

2

Daftar Inkasso

Daftar Inkasso

Faktur

2

Start

Make a

payment and

make an

order

A

A

O

C

Process Incoming

Payment in

SAP & Update

Status di Web App

END

Entry Data

Order

O

Yes Warning!AR > Limit

Kredit

No Accepted

Yes

No

Cancel Order

END

Check and

record stock

outlet and

make a

billing

Customer

Service Level

F

G

Check &

Accept

Goods

SAP R/3 4.7

G

Process Billing

per salesman in

SAP & Billing per

outlet di Web App

DN [signed]

1

H

DN [signed]

2

DN [signed]

1

N

DN [signed]

2

H

END

Summary

Order per Outlet

2

DN [signed]

1

No

YesOut of Stock?

Bukti Terima

Kas

Bukti Terima

Bank

Bukti Setoran

B

DN [signed]

2

SAP R/3 4.7

F

Deliver

Order

E

Bukti Terima

kas

Check &

Deposit

Payment

from

Outlets

Bukti Terima

Bank

C

Daftar Inkasso

Bukti Setoran

Daftar Inkasso

Faktur

1Faktur

2

Daftar Inkasso

Faktur

2

DB Server

Faktur

2

Web Server

Web Server

FTP Server

Process Order

Faktur

1Faktur

2

SAP

R/3 4.7

Process

Delivery Order

Picking Ticket

1

Picking Ticket

2

Picking

Goods

Process Summary

Order in SAP

Summary Order

per Salesman txt

D

Picking Ticket

2

Picking Ticket

2

Process

Summary Order

E M

Process

Picking Order

Process DN

Process

Goods Issue

D

DB Server

B

Faktur

1Faktur

2

Summary

Order per Outlet

Summary

Order per Outlet

2Summary

Order per Outlet

Summary

Order per Outlet

2

Picking Ticket

1

N

Summary

Order per Outlet

1

DN

1DN

2DN

3DN

4

DN

1DN

2DN

3DN

4

DN

1DN

2DN

3DN

4

DN

1DN

2DN

3DN

4

DN [signed]

3

DN [signed]

3

H

DN [signed]

3

I

M

Tabel 5 Usulan Prosedur Penjualan Canvas

Faktur

1Faktur

2

Taking Order Sales (Credit)

Outlet Salesman Admin Sales Bagian Gudang Bagian Shipping Admin Inkasso Cashier

Summary

Order per Outlet

Summary

Order per Outlet

2

Summary

Order per Outlet

1Summary

Order per Outlet

2

Picking Ticket

1

Picking Ticket

1

Web Server

Daftar Inkasso

Faktur

2

Daftar Inkasso

Daftar Inkasso

Faktur

2

Start

Make a

payment and

make an

order

A

A

O

C

Process Incoming

Payment in

SAP & Update

Status di Web App

END

Entry Data

Order

O

Yes Warning!AR > Limit

Kredit

No Accepted

Yes

No

Cancel Order

END

Check and

record stock

outlet and

make a

billing

Customer

Service Level

F

G

Check &

Accept

Goods

SAP R/3 4.7

G

Process Billing

per salesman in

SAP & Billing per

outlet di Web App

DN [signed]

1

H

DN [signed]

2

DN [signed]

1

N

DN [signed]

2

H

END

Summary

Order per Outlet

2

DN [signed]

1

No

YesOut of Stock?

Bukti Terima

Kas

Bukti Terima

Bank

Bukti Setoran

B

DN [signed]

2

SAP R/3 4.7

F

Deliver

Order

E

Bukti Terima

kas

Check &

Deposit

Payment

from

Outlets

Bukti Terima

Bank

C

Daftar Inkasso

Bukti Setoran

Daftar Inkasso

Faktur

1Faktur

2

Daftar Inkasso

Faktur

2

DB Server

Faktur

2

Web Server

Web Server

FTP Server

Process Order

Faktur

1Faktur

2

SAP

R/3 4.7

Process

Delivery Order

Picking Ticket

1

Picking Ticket

2

Picking

Goods

Process Summary

Order in SAP

Summary Order

per Salesman txt

D

Picking Ticket

2

Picking Ticket

2

Process

Summary Order

E M

Process

Picking Order

Process DN

Process

Goods Issue

D

DB Server

B

Faktur

1Faktur

2

Summary

Order per Outlet

Summary

Order per Outlet

2Summary

Order per Outlet

Summary

Order per Outlet

2

Picking Ticket

1

N

Summary

Order per Outlet

1

DN

1DN

2DN

3DN

4

DN

1DN

2DN

3DN

4

DN

1DN

2DN

3DN

4

DN

1DN

2DN

3DN

4

DN [signed]

3

DN [signed]

3

H

DN [signed]

3

I

M

Tabel 6 Usulan Prosedur Penjualan Taking Order Return

Taking Order Sales Return

Admin Sales

Return Goods

Receipt Form

Bagian Shipping

Summary

Sales Return

per Salesman

Admin InkassoBagian GudangArea Sales SupervisorSalesman CanvassOutlet

Summary

Sales Return

per Salesman

Process Summary

Order in SAP

C

A

Summary

Sales Return

per Salesman

Check &

Place

Goods

Returns

B

Summary Sales

Return per

Salesman txt

Summary

Sales Return

per SalesmanSales Return

per Outlet

2Sales Return

per Outlet

2

Process Invoice

Returns

Take

goods

returns

Submit

Data

Returns

O

Sales Return

per Outlet

Submit

Goods

Returns

Sales Return

per Outlet

END

Summary

Sales Return

per Salesman

FTP

Server

B

Process

Delivery Order

Sales Return

per Outlet

START

Make a

validation

Record Data

Returns

Process

Goods ReceiptSAP R/3 4.7

Sales Return

per Outlet

2

Sales Return

per Outlet

2

A

Prepare

Goods

Returns

Sales Return

per Outlet

2

C

Sales Return

per Outlet

2

Summary

Sales Return

per Salesman

Sales Return

per Outlet

2

Summary

Sales Return

per Salesman

DB Server

Web Server

DB Server

Web Server

Web Server

Return Goods

Receipt Form

Tabel 7 Rekapan Perubahan Proses Bisnis No. Proses Bisnis yang Lama Proses Bisnis yang baru 1. Salesman melakukan data penjualan

dengan mendownload data penjualan pada pagi hari, sebelum kunjungan.

Data penjualan dapat diakses langsung via mobile web application yang terkoneksi langsung dengan server.

2. Input order per outlet dilakukan oleh salesman melalui sales force automation mobile application di PDA

Input order per outlet dilakukan oleh salesman melalu mobile web application menggunakan perangkat baru yang lebih menunjang.

3. Proses maintain stock untuk taking order secara real time tidak ada.

Dengan adanya tambahan kolom remaining stock, maka dapat diketahui stock barang yang telah dipesan oleh outlet, tetapi belum diproses.

4. Penggunaan TRS SnD dan SAP untuk Proses Order

Proses order dilakukan di dalam SAP dan untuk detailnya dapat diproses di dalam web application, seperti pembuatan Sales Order per outlet, DN per outlet, Faktur per outlet.

5. Penggunaan Faktur DN sebagai Surat Jalan untuk pengiriman barang

Penggantian Faktur DN dengan DN untuk Surat Jalan, dengan menambahkan kolom Quantity yang diterima oleh pihak outlet dan menghilangkan harga, total, PPN.

6. Pencetakkan document Faktur DN, summary order per outlet dan summary order per product masing-masing 4 rangkap dan diserahkan ke Bagian Gudang untuk picking goods.

Pencetakkan picking ticket dari SAP sebanyak 2 rangkap diserahkan ke Bagian Gudang untuk dilakukan picking goods, sedangkan document summary order per outlet dicetak 2 rangkap dan diserahkan langsung ke bagian shipping.

7. Tidak ada maintain stock in transit. Terdapat maintain stock in transit untuk barang yang dipicking.

8. Penyerahan dokumen dari Bagian Gudang kepada Bagian Shipping untuk dilakukan pengiriman berupa document Faktur DN 4 rangkap, summary order per outlet dan summary order per product masing-masing 2 rangkap.

Bagian Shipping setelah mendapat konfirmasi dari Bagian Gudang telah selesai picking barang, maka akan mengambil summary order per outlet 2 rangkap dan DN 4 rangkap untuk pengiriman barang.

9. Proses pemotongan stock di SAP dilakukan ketika adanya proses upload textfile invoice per salesman sebagai sales order, lalu diproses hingga goods issue. Dari sini barulah terpotong stock barang di Gudang Virtual SAP.

Proses pemotongan stock di SAP real time, karena ketika barang keluar dari Gudang, maka akan dilakukan post goods issue di SAP sehingga stock di Gudang Utama SAP akan langsung berkurang.

10. Proses billing atau pembuatan invoice dilakukan oleh admin sales

Proses billing atau pembuatan invoice dilakukan oleh admin inkasso

11. Pada TO Kredit, pembuatan Daftar Inkasso Awal sebelum tagihan dan Daftar Inkasso Akhir setelah tagihan untuk diserahkan ke cashier.

Membuat Daftar Inkasso, nantinya Daftar Inkasso ini juga diserahkan kepada cashier.

12. Pada TO Kredit, pembayaran dari outlet baru dapat diproses ketika admin inkasso telah menerima bukti pembayaran dari cashier

Pembayaran dari outlet dapat langsung diproses di dalam mobile web application dengan Status “Tertagih”, serta adanya proses maintain limit kredit secara atas pembayaran hutang yang dilakukan outlet.

No. Proses Bisnis yang Lama Proses Bisnis yang baru 13. Pada canvas, proses permintaan barang

untuk canvas, admin sales mencatat permintaan barang ke dalam CGR.

Admin sales menginput pesanan canvas ke dalam web application.

14. Pada canvas, adanya proses pencatatan NPK sebagai bukti pembayaran serta menginput pesanan ke dalam PDA menggunakan aplikasi SFA. Selain itu salesman juga membuat LPPC.

Proses pencatatan di dalam NPK dihilangkan. Untuk bukti pembayaran, nantinya akan dicetak struk dengan menggunakan mobile printer. Salesman menginput pesanan dengan menggunakan mobile web application yang nantinya dapat menghasilkan LPPC.

14. Retur dilakukan manual dengan mencatat di dalam BPPR

Retur diinput ke dalam aplikasi mobile web application.

15. Proses approval dilakukan dengan tanda tangan.

Approval dilakukan di dalam web application

16. Penggunaaan BPPR untuk retur dan pengambilan barang retur

Penggunaan sales retur per outlet sebagai pengganti BPPR dan penambahan sales return per salesman sehingga memudahkan dalam pengambilan barang retur oleh bagian shipping.

17. Tida ada lampiran dari bagian Gudang kepada admin sales setelah melakukan pengecekkan barang Retur

Adanya tambahan lampiran berupa Form Penerimaan Barang Retur

Usulan Daftar Inkasso, dan Form Penerimaan Barang Retur

Salesman : Tjahyadi

Item List

Tanggal : 28 Januari 2013

Daftar Inkasso

Mengetahui

Salesman Admin Inkassso

Total Billing : 1,800,000

Cashier

Gambar 1 Usulan Daftar Inkasso

Helper :

Item List

Tanggal :

Form Penerimaan Barang Retur

Mengetahui

Warehouseman Kepala Gudang

Gambar 2 Usulan Form Penerimaan Barang Retur

Usulan Rancangan Infrastructure jaringan

Back End

Web Server

DB Server

FTP Server (Service)

Desktop

ServerService

FTP Server (Service)

ServerService

Desktop

Mobile Web Application Mobile Web Application

Gambar 3 Rancangan Infrastructure Jaringan

Keterangan gambar 1. Web Server

Server yang bertugas sebagai wadah sehingga client yang terkoneksi internet dapat mengakses berbagai konten informasi .

2. FTP Server : Protokol aplikasi yang menggunakan protokol TCP / IP. Berguna untuk mendownload file dari komputer yang bertindak sebagai server ke komputer lain. Biasa FTP dipakai untuk mendownload aneka program atau aplikasi ke komputer atau perangkat dari suatu server. Istilahnya seperti distributor data.

3. Database Server : Komputer induk yang berfungsi untuk mengatur atau menjadi kordinator pada sistem jaringan web server dan ftp server ini. Database sever bertugas menangani penyimpanan, pengolahan, pendistribusian data secara terpusat, juga sebagai pusat aplikasi yang kelak didownload untuk mobile client.

4. Mobile : Aplikasi mobile yang dimaksud pada gambar tersebut ialah PDA atau smartphone.

5. Back End PC : Komputer yang datanya dikelola oleh bagian IT Pusat. Data itu berupa master product, master outlet, informasi promosi, kenaikan / penurunan harga, master salesman

6. Desktop client Desktop client yang dimaksud adalah user yang mengakses web server via web browser

Penjelasan rancangan web application dan mobile web application

Peletakan seluruh server, baik itu web server, Database server, FTP Server terletak di kantor pusat PT. TRS. Master Barang pada Database Server ini terintegrasi dengan Master Barang pada Database SAP sehingga apabila ada update Master Barang pada sistem SAP maka akan terupdate secara real time.

Untuk Master Barang di dalam database server ini terdapat tambahan 1 kolom yaitu kolom Available Stock yang berfungsi untuk mengupdate stock Master Barang yang telah dipesan outlet tetapi belum diproses secara langsung di dalam SAP sehingga ketika adanya pesanan yang masuk dari salesman akan mengupdate stock di dalam stock available ini.

Untuk mobile web application, FTP Server ini akan melakukan update pada Master Barang secara real time dan juga untuk Daftar Tagihan.

Mobile web application akan mengirimkan sales order yang diinput oleh salesman dan mengirimkannya via FTP server, lalu akan mengupdate available stock pada Database Server.

Untuk web application, web server ini akan mengirimkan web content yang terupdate dari database server. Admin sales selanjutnya akan memproses data order melalui web application ini.

Usulan rancangan user interface untuk web application

FinanceSales Master ReportHome

Tjahyadi

Mubaroq

12/1/2013

PO0001

396,000

39,600

435,600

Syafei

Cash

Open

©2013 web application

| log off

Sales Create Sales OrderSales > Sales Order > Create

Salesman

Outlet

SO No.

... SO Status

SO Date

PO No.

...

Product List

Total Kotor

PPN

Total Bersih

Save PrintCancel

Created by

Delete ProductAdd Product Edit Product

...

Payment Type

Halo, Syafei

Sales Order

Summary Order

Delivery Note

- Create

- Edit

- Display

- Approval

Friday, 24 May 2013

Canvas Goods Receipt

Gambar 4 User Interface Create Sales Order


Tjahyadi

17/1/2013

Tjahyadi

17/01/2013

1

| log off

Sales Approval Sales OrderSales > Sales Order > Approval


Validation

Sales Order List

Halo, Syafei

Salesman

SO Date

...

...

sd

sd

...

...

Total SO

Sales Order

Summary Order

Delivery Note

- Create

- Edit

- Display

- Approval

Friday, 24 May 2013


Gambar 5 User Interface Approval Sales Order


2

1,000,000

100,000

1,100,000

0

Tjahyadi

17/1/2013

Tjahyadi

17/01/2013

| log off

Sales Process Summary OrderSales > Summary Order > Process

Sales Order List

Total SO

Total Nilai SO

Total Discount

Total PPN

Grand Total

Process Print


Halo, Syafei

Summary Order per Outlet

Summary Order per Product

Download TextFile

Salesman

SO Date

SO No.

...

...

sd

sd

sd

...

...

... ...

Summary Order No

Sales Order

Summary Order

Delivery Note

- Process

Friday, 24 May 2013


Gambar 6 User Interface Process Summary Order


13/1/2013

12/1/2013

PO00001 Syafei

S0360041361

Tjahyadi

Mubaroq

0000013693 5/1/2013


| log off

Sales Create Delivery NoteSales > Delivey Note > Create

Salesman

Outlet

SO No

DN No.

DN Date

SO Date

PO No Created by

Product List

Save Cancel

Summary Order No. Summary Date

Halo, Syafei

Sales Order

Summary Order

Delivery Note

- Create

- Edit

- Display

Friday, 24 May 2013

Print

...

...

...

...


Gambar 7 User Interface Create Delivery Note


13/1/2013

Syafei

Sofyan


| log off

Sales Create Canvas Goods ReceiptSales > Canvas Goods Receipt > Create

Salesman

CGR No.

CGR Date

Created by

Product List

Save Cancel

Halo, Syafei

Sales Order

Summary Order

Delivery Note

- Create

- Edit

- Display

Friday, 24 May 2013

Print

...

...


Delete ProductAdd Product Edit Product

Gambar 8 User Interface Create Canvas Goods Receipt


13/1/2013

30/1/2013

SyafeiTjahyadi

Mubaroq

14578

396,000

39,600

435,600


| log off

Finance Create InvoiceFinance > Invoice> Create

Salesman

Outlet

Invoice No. Invoice Date

Maturity Date

Created by

...

Product List

Save PrintCancel

SO No.

...

...

Halo, Syafei

Total Kotor

PPN

Total Bersih

Invoice

Summary Invoice

Billing List

- Create

- Display

Friday, 24 May 2013

Gambar 9 User Interface Create Invoice


30/01/2013

Tjahyadi

Hutang

30/01/2013

1,800,000


| log off

Finance Create Billing ListFinance > Billing List > Create

Maturity Date

...

Save PrintCancel

Billing List

Salesman

...

Billing List No.

Status

s/d ...

Total Billing

Invoice

Summary Invoice

Billing List

- Create

- Display

Friday, 24 May 2013

Halo, Syafei

Gambar 10 User Interface Create Billing List


30/01/2013

Tjahyadi

Lunas

30/01/2013

1,800,000

Tjahyadi

| log off

Finance Display Summary InvoiceFinance > Summary Invoice > Display

Maturity Date

...

PrintCancel

Billing List

Salesman

...

Billing List No.

Status

s/d ...

Total Billing

... ...s/d

...s/d

Invoice

Summary Invoice

Billing List

- Display

Friday, 24 May 2013

Halo, Syafei

©2013 web application Gambar 11 User Interface Display Summary Invoice



| log off

Master Display Master ProductMaster > Master Product > Display

Product List

Search

113421

Sari Husada

Pcode

Product Name

Product Line

...

...

...

Stock Only Display Available Stock

113440sd ...

Friday, 24 May 2013

Halo, Syafei

Master Product

Master Outlet

Master Salesman

Master PJP

- Display

Gambar 12 User Interface Display Master Product


Tjahyadi

Canvas

Jln. Barito Raya no. 4 RT. 04 RW. 03

Serpong, Tangerang Banten

08122849090

| log off

Create Master SalesmanMaster > Master Salesman > Create

Master

Salesman ID

Salesman Name

Type

Address

Telephone No.

Save Cancel

Master Product

Master Outlet

Master Salesman

Master PJP

Friday, 24 May 2013

Halo, Syafei

- Edit

- Create


- Display

Gambar 13 User Interface Create Master Salesman


200026

Tangerang

Simon TK

Toko Kelontong

Jln. Imam Bonjol no. 45 Serpong,

Tangerang Utara Banten

02189556

08123456789

| log off

Create Master OutletMaster > Master Salesman > Create

Master

Outlet ID

Save Cancel

Branch

Outlet Name

Outlet Type

Address

Telephone No

Payment Type

Handphone No

Cash Credit

Credit Limit

Master Product

Master Outlet

Master Salesman

Master PJP

- Edit

- Create

- Display

Friday, 24 May 2013


Halo, Syafei

Gambar 14 User Interface Create Master Outlet



| log off

Create Master PJPMaster > Master PJP > Create

Master

Tangerang

Tjahyadi

Branch

Salesman

Save PrintCancel

...

Master Product

Master Outlet

Master Salesman

Master PJPPJP List

DeleteAdd Edit

PJP No.

Friday, 24 May 2013

Halo, Syafei

Gambar 15 User Interface Create Master PJP


17/01/2013

Salesman

Tjahyadi

17/01/2013

2

1,100,000

| log off

Report Sales ReportReport > Sales Report

Friday, 24 May 2013


Halo, Syafei

Sales Report

Return Report

Sales Date ...

Search by

Keyword

to ...

... ...to

Sales Order List

Total SO

Grand Total

Cancel Print

Gambar 16 User Interface Sales Report


17/01/2013

Product Name

SGM 3

31/01/2013

2

90,000

| log off

Report Return ReportReport > Sales Report

Friday, 24 May 2013


Halo, Syafei

Sales Report

Return Report

Sales Date ...

Search by

Keyword

to ...

... ...to

Return List

Total Retur

Grand Total

Cancel Print

Gambar 17 User Interface Return Report

Usulan rancangan user interface untuk mobile web application

TransactionMasterFile Information

Log Out

Refresh

GPS

Start

0

0

10.000.000

0/15

Salesman : Dedi

Date : 12 Januari 2013

Time : 09.00

Sales Target :

Sales :

Return :

PJP :

Cabang : Tangerang

Gambar 18 Menu File

TransactionMasterFile

Master Product

Master Outlet

Information

0

0

10.000.000

0/15

Salesman : Dedi


Time : 09.00

Sales Target :

Sales :

Return :

PJP :

Cabang : Tangerang

Gambar 19 Menu Master


Daftar Inkasso

Daftar PJP

0

0

10.000.000

0/15

Salesman : Dedi


Time : 09.00

Sales Target :

Sales :

Return :

PJP :

Cabang : Tangerang

Gambar 20 Menu Transaction


Promotion

Message

0

0

10.000.000

0/15

Salesman : Dedi


Time : 09.00

Sales Target :

Sales :

Return :

PJP :

Cabang : Tangerang

Gambar 21 Menu Information

Sari Husada

Nama Product

SGM Ananda

Product Line

Search by

Keyword Search

Master Product

Close

Available Stock

Gambar 22 Master Product

Kode Outlet

200

Search by

Keyword Search

Master Outlet

Close

Tunai Kredit

Add View

Gambar 23 Master Outlet

10:00:34

Toserba

2.000.000

1.500.000

200016 : Aneka Baru

Close

Date Time : 12 Januari 2013 10:00:34

Time In : Time Out :

Type Outlet

Kredit Limit

Order Note

History

Transaction

Billing

Total Tagihan

FinishReturn

Gambar 24 Menu untuk Outlet

Order

Close


200016 : Aneka Baru

Order ListNo Order Total

Grand Total

Add Edit Delete

Tgl Order

Gambar 25 Order

12-01-2013

Order

Close

Date 200016 : Aneka Baru

Order List

Nama Produk Qty

PPN

Add

Edit

Delete

Rord# PoNo

Harga

Total Bersih

Save Total Kotor

Print

Bonus

Unit

Gambar 26 Add Order

Nama Product

SGM Ananda

3

Sari Husada

24

car

Search by

Keyword Search

Order

Close

Available

Stock

Qty Order

Add

113421-SGM Ananda 1 Box 400 Gr 20.000

Product Line

Isi per Car

Unit

Gambar 27 Add Product

Billing

Close


200016 : Aneka Baru

Billing List

No Invoice Tgl Tagih

Grand Total

Total Status

Add Payment Edit Payment

Gambar 28 Billing

Billing

Close


200016 : Aneka Baru

Save

No Invoice

Tgl Invoice

Tgl Tagih

Jumlah

Bayar

Gambar 29 Add Payment

History Transaction

Close


200016 : Aneka Baru

Transaction History

No SO Tanggal Total Status

Date Awal

Date Akhir Process

Gambar 30 History Transaction

Return

Close


200016 : Aneka Baru

Return ListNo Retur

Add Edit Delete

Tgl Retur Status

Gambar 31 Menu Return

12-01-2013

Return

Close

Date 200016 : Aneka Baru

Return List

Add

Edit Delete

RRetur#

Total ReturSave

Nama Produk Qty Unit

Gambar 32 Add Return

Nama Product

SGM Ananda

Sari Husada

50

24

pc

Search by

Keyword Search

Return

Close

113421-SGM Ananda 1 Box 400 Gr

Product Line

Qty Order

AddIsi per Car

Unit

Gambar 33 Add Product di Retur

Search by

Keyword Search

Daftar Tagihan

Close

Process

Date Awal

Date Akhir

Tgl Jatuh Tempo

Gambar 34 Daftar Inkasso

Promotion

Close


Info Promosi

Beli 5 pack SGM tipe apa saja, bonus 1 pack

Gambar 35 Promotion

Spesifikasi yang dibutuhkan dalam mengembangkan web application dan mobile web application

Tabel 8 Spesifikasi untuk web application

Database Server Web Server FTP Server

Hardware IBM System x3690

X5 IBM System x3530 M4 IBM System x3530 M4

Processor Intel® Xeon®

Processor E7-2803 6C / 1.73GHz x2

Intel® Xeon® Processor E5-2630 6C / 2.3GHz x2

Intel® Xeon® Processor E5-2630 6C / 2.3GHz x2

Memory 16 GB DDR3 RDIMM

x 4 8 GB DDR3 RDIMM x4 8 GB DDR3 RDIMM x4

Storage 16 TB SATA III 4 TB SATA III 4 TB SATA III

Optical Drive UltraSlim Enhanced SATA Multi-Burner

- -

Software

Operating System

Microsoft Windows Server 2008 Standard

Edition x64

Microsoft Windows Server 2008 Standard

Edition x64

Microsoft Windows Server 2008 Standard Edition x64

Application Software

1. Microsoft SQL Server 2008

2. MDAC 2.8 SP1

1. IBM WebSphere Application Server 2. MDAC 2.8 SP1

1. Microsoft Internet Information Services 7

2. MDAC 2.8 SP1

Tabel 9 Spesifikasi untuk mobile web application

Back End PC Desktop Client Mobile Gadget

Hardware Custom Built Custom Built Samsung I9070 Galaxy S

Advance

Processor Intel® Core™ i5-2310

Processor / 3.20 GHz

Intel® Core™ i3-2120 Processor

/ 3.30 GHz

Dual-core 1 GHz Cortex-A9

Memory 2 GB DDR3 x 2 1 GB DDR3 x 2 768MB RAM

Storage 512 GB SATA III 256 GB SATA III 16 GB

Optical Drive DVDRW 22X SATA -

Software

Operating System

Microsoft Windows 7 Starter Edition x86

Microsoft Windows 7 Starter Edition x86

Android OS, v2.3.6

Application Software

Microsoft Office 2007 Adobe Reader 11

Mozilla Firefox 17 MDAC 2.8 SP1

Microsoft Office 2007 Adobe Reader 11

Mozilla Firefox 17 MDAC 2.8 SP1

-

Rancangan Jadwal Pengembangan web application dan mobile web application.

Tabel 10 Usulan Jadwal Pengembangan web application dan mobile web aplication

Keterangan Tabel: Terdapat 4 tahap pada proyek ini:

a. Tahap Persiapan dan Analisis Pada tahap ini akan dilakukan analisis terhadap user dan sistem lama, apa saja yang menjadi kebutuhan user dan kelemahan sistem lama akan menjadi pedoman dalam perancangan web application dan mobile web application. Serta pada tahap ini user melakukan budgeting untuk pembuatan aplikasi dan perangkat hardware baru. Kemudian user meminta approval dari pihak manajemen. Apabila sudah mendapat approval maka proyek segera dapat dijalankan.

b. Tahap Perancangan Pada tahap ini, user membuat rancangan user interface berikut dengan pembuatan coding. Pembuatan user interface untuk web application dan mobile web application dilakukan bertahap. Setelah user interface telah selesai dibuat, maka user akan segera mengajukan rancangan tersebut kepada pihak manajemen sebelum dilakukan pengcodingan.

c. Tahap Pengujian Tahap ini merupakan tahap setelah user interface dan coding selesai dibuat, maka mobile web application yang baru akan diintegrasikan dengan coding dan user interface pada perangkat hardware yang baru. Lalu mobile web application ini dijalankan dengan tujuan untuk melihat apakah aplikasi telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Apabila ditemukan bug atau error maka dilakukan revisi kembali hingga hardware dan aplikasi dapat berjalan dengan normal dan sesuai dengan kebutuhan user.

d. Tahap Implementasi Tahap ini merupakan tahap penginstallan aplikasi dan hardware baru. Setelah dilakukan instalasi pada hardware dan koneksi dengan mobile application, maka terlebih dahulu akan dibuatkan SOP sebagai panduan dasar dalam penggunaan aplikasi tersebut. Setelah SOP selesai dibuat maka PDA baru akan disosialisasikan kepada para user.

SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Dari keseluruhan hasil evaluasi terhadap proses bisnis yang telah dilakukan pada PT. TRS, maka dapat diambil simpulan bahwa: 1. Hasil evaluasi menggunakan metode fit/gap analysis mendapatkan hasil sebagai berikut :

a. Hasil perhitungan fit/gap analysis menghasilkan persentase fit sebesar 50%, partial fit sebesar 17,86% dan gap sebesar 32,14%. Kondisi ini dapat disimpulkan bahwa proses bisnis sudah

berjalan cukup baik namun aplikasi yang digunakan belum dapat mencukupi semua kebutuhan user. Masih terdapat banyak kekurangan, sehingga butuh pengembangan lebih lanjut.

b. Berdasarkan hasil kuesioner, dihasilkan persentase kontra (-) lebih besar dibanding persentase pro (+) nya, sehingga dapat dikatakan PDA ini masih kurang berkontribusi bagi perusahaan.

2. Hasil evaluasi berdasarkan risk evaluation a. Hasil pada tabel risk evaluation menunjukkan bahwa PT. TRS memiliki tingkat risiko dalam

kategori medium terutama untuk masalah hardware failure atau software error yang menimbulkan akibat yang merugikan bagi perusahaan.

Saran Dari hasil simpulan di atas, maka diberikan saran untuk pengembangan selanjutnya, sebagai berikut:

a. PT. TRS memerlukan application control untuk memastikan integritas, kerahasiaan dan ketersediaan informasi pada aplikasi.

b. PT. TRS melakukan evaluasi terhadap mobile web application dan sistem TRS SnD secara berkala untuk mengetahui kinerja dan merencanakan pengembangan aplikasi berdasarkan proses bisnis yang ada.

c. PT. TRS memiliki SOP pengoperasian aplikasi agar user menjalankan proses bisnis sesuai dengan prosedur.

d. PT. TRS mengadakan training untuk para user baru agar mengurangi tingkat terjadinya kesalahan oleh user dan memperlancar aktivitas yang berkaitan dengan aplikasi.

REFERENSI Babey, Evelyn R. (2012). Costs of Enterprise Resource Planning System Implementation and Then Some.

Wiley Periodicals. (Online). p22. Diakses pada tanggal 05 Desember 2012 dari onlinelibrary.wiley.com/doi/10.1002/he.237/pdf

Bodnar, George H., William S. Hopwood. (2010). Accounting Information Systems. (Tenth Edition). New York: Pearson

Dewanto, W., Falahah. (2007). ERP Menyelaraskan Teknologi Informasi dengan Strategi Bisnis. Bandung: Informatika.

Gelinas, Ulric J., Richard B. Dull, Patrick R. Wheeler. (2012). Accounting Information System. (Ninth Edition). United States of America: South-Western Cengage Learning.

Hall, James A. (2011). Introduction to Accounting Information Systems. (Seventh Edition). USA: Cengage Learning.

Hendarti, Henny, Hari Setiabudi Husni, Tangkas Udiono, Ade Anugrah. 19 Juni (2010). Evaluasi Pengendalian Sistem Informasi Penjualan, ISSN: 1907-5022, diakses 30 Januari 2013 dari http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/viewFile/1896/167

Herzog, Thomas. June (2006). A Comparison of Open Source ERP Systems. diakses 27 November 2012 dari http://citeseerx.ist.psu.edu/viewdoc/download?doi=10.1.1.127.6017&rep=rep1&type=pdf&embedded=true

Monk, Ellen F., Bret J. Wagner. (2009). Concepts in Enterprise Resource Planning. (Third Edition). United State of America: Course Technology, Cengage Learning.

Mulyadi. (2008). Sistem Akuntansi Jakarta. Jakarta: Salemba Empat. O’Brien, James A., George M. Marakas. (2009). Management Information System. (Ninth Edition). New

York: McGraw-Hill O'Brien, James A. (2005). Pengantar Sistem Informasi. Edisi 12. Jakarta: Salemba Empat.

Peltier, Thomas R. (2005). Information Security Risk Analysis.(Second Edition). Florida: Auerbach Publications

Pol, Prakash, Madhup Paturkar. (2011). Methods of Fit Gap Analysis in SAP ERP Projects. Infosys. (Online). p2. diakses pada tanggal 27 November 2012 dari http://www.infosys.com/SAP/thought-leadership/Documents/methods-fit-gap-analysis.pdf

Rainer, R. Kelly Jr, Casey G. Cegielski. (2011). Introduction to Information Systems : Supporting and Transforming Business. (Third Edition). United State of America: John Wiley & Sons, Inc.

Rama, Dasaratha V., Frederick L. Jones. (2008). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Sanusi, Anwar. (2011). Metodologi Penelitian Bisnis. Jakarta: Salemba Empat. Sarosa, Samiaji. (2009). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Grasindo. Satzinger, John W., Robert B. Jackson and Stephen D. Burd. (2010). Object-Oriented Analysis and

Design with the Unified Process. United State of America: Course Technology, Cengage Learning. Stair, Ralph., George Reynolds. (2010). Principles of Information Systems. United State of America:

Course Technology, Cengage Learning. Stair, Ralph., George Reynolds. (2012). Fundamentals of Information Systems. (Sixth edition). United

State of America: Course Technology, Cengage Learning. Sugiyono. (2009). Metode Penelitian Bisnis. Bandung: Alfabeta. Tsai, Wen-Hsien, Pei-Ling Lee, Yu-Shan Shen, Hsiu-Ling Lin. A Comprehensive Study of the

Relationship between Enterprise Resource Planning Selection Criteria and Enterprise Resource Planning System Succes. Elsevier. (Online). p36-46, diakses pada tanggal 05 Desember 2012 dari http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0378720611000930.

Umar, Husein. 2008. Evaluasi Kinerja Perusahaan: Teknik Evaluasi Bisnis dan Kinerja Perusahaan secara Komprehensif, Kuantitatif dan Modern. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Waterloo. 9 October (2012). Fit/Gap Dokument. Fit Gap Analysis diakses 9 Desember 2012 dari http://ist.uwaterloo.ca/is/Methodologies/Templates/FitGap%20Document%20template.pdf. Wijaya, Santo F., Darudiato, Suparto. (2009). ERP (Enterprise Resource Planning) dan Solusi Bisnis

(First Edition). Yogyakarta: Graha Ilmu. RIWAYAT PENULIS Grace Michiko lahir di kota Jakarta pada 27 Maret 1991. Penulis sedang menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2013. Yoshua Adrianus lahir di kota Purwokerto pada 06 Juli 1991. Penulis sedang menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2013. Rudy Setyawan lahir di kota Pati pada 27 September 1991. Penulis sedang menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2013.