Top Banner
Dasar dasar Komunikasi Efektif Prepared and presented by : Daniel Doni Sundjojo
30

EFFECTIVE COMMUNICATION by DANIEL DONI SUNDJOJO

May 24, 2015

Download

Business

Daniel Doni
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Page 1: EFFECTIVE COMMUNICATION by DANIEL DONI SUNDJOJO

Dasar dasar Komunikasi Efektif

Prepared and presented by :

Daniel Doni Sundjojo

Page 2: EFFECTIVE COMMUNICATION by DANIEL DONI SUNDJOJO

Unsur Unsur Komunikasi :

• Dua bagian penting dari

komunikasi yaitu sender

dan receiver

• Dua alat komunikasi :

media dan message

• Empat fungsi komunikasi

: encoding, decoding,

feedback, response

• Element terakhir : NOISE

Page 3: EFFECTIVE COMMUNICATION by DANIEL DONI SUNDJOJO

Komunikasi Interpersonal :

• Adalah proses

pengiriman dan

penerimaan pesan baik

secara verbal maupun

non verbal diantara

dua orang atau lebih

yang mempunyai

akibat dan umpan

balik secara langsung

Page 4: EFFECTIVE COMMUNICATION by DANIEL DONI SUNDJOJO

Berdasarkan jenis pesan yang

disampaikan , maka ada dua bentuk

komunikasi :• Komunikasi verbal

• Komunikasi Non

Verbal

Page 5: EFFECTIVE COMMUNICATION by DANIEL DONI SUNDJOJO

Komunikasi Verbal

• Adalah bentuk

komunikasi yang

dikirimkan melalui

dua saluran, yaitu

pendengaran

(komunikasi lisan )

dan penglihatan

(komunikasi tertulis )

Page 6: EFFECTIVE COMMUNICATION by DANIEL DONI SUNDJOJO

Faktor Faktor yang menghambat

komunikasi verbal :

• Polarization

• Intentional Orientation

• Bypassing

• Fact- Inference

Confusion

• Allness

• Static Evaluation

• Indiscrimintion

Page 7: EFFECTIVE COMMUNICATION by DANIEL DONI SUNDJOJO

Cara meningkatkan kemampuan

komunikasi verbal

• Perlu memilih bahasa

yang akan digunakan

dalam komunikasi

yaitu : harus

berdasarkan pikiran

sehat dan berdasarkan

kejelasan

Page 8: EFFECTIVE COMMUNICATION by DANIEL DONI SUNDJOJO

Komunikasi Non Verbal

• Komunikasi non

verbal merujuk kepada

segala macam respons

manusia yang tidak

diekspresikan dengan

kata kata

Page 9: EFFECTIVE COMMUNICATION by DANIEL DONI SUNDJOJO

Pesan Non Verbal dapat

disampaiakan melalui :

• Bahasa Tubuh

• Jarak dan wilayah

pribadi

• Sentuhan

• Paralanguage

Page 10: EFFECTIVE COMMUNICATION by DANIEL DONI SUNDJOJO

Bahasa Tubuh :

• Gerak Isyarat

• Ekspresi Wajah

• Sikap tubuh

• Kontak Mata

Page 11: EFFECTIVE COMMUNICATION by DANIEL DONI SUNDJOJO

Jarak dan wilayah pribadi

• Zona Intim ( 2 – 8

inchi )

• Zona pribadi ( 18 inchi

– 4 feet )

• Zona Sosial (4-12

feet)

• Zona Umum lebih dari

12 feet

Page 12: EFFECTIVE COMMUNICATION by DANIEL DONI SUNDJOJO

Makna dari Sentuhan

• Perasaan Positif

• Bercanda

• Kendali

• Ritual

• Berhubungan dengan

tugas atau pekerjaan

• Menghindari sentuhan

Page 13: EFFECTIVE COMMUNICATION by DANIEL DONI SUNDJOJO

Paralanguage

• Yaitu pengungkapan kata

kata yang tidak bersifat

netral namun dipengaruhi

oleh nada , suara ,

tekanan, perubahan nada

suara, penghentian daalm

kalimat, kecepatan, tingkat

kekerasan atau kelebutan

suara dan tinggi

rendahnya suara

Page 14: EFFECTIVE COMMUNICATION by DANIEL DONI SUNDJOJO

Komunikasi Yang Efektif

• Tergantung kepada penerima dan pengirim

• Komunikasi dikatakan efektif bila penerima dapat menginterpretasikan pesan pesan yang disanpaikan oleh pengirim sesuai maksud dari pengirim

Page 15: EFFECTIVE COMMUNICATION by DANIEL DONI SUNDJOJO

Kesimpulannya

• Komunikasi yang efektif

adalah kemampuan

pengirim untuk

menyampaikan pesan

pesan verbal dan non

verbal yang selaras dan

jelas sehingga penerima

dapat menginterpretasikan

pesan sesuai yang

dimaksudkan oleh

pengirim

Page 16: EFFECTIVE COMMUNICATION by DANIEL DONI SUNDJOJO

Untuk itu diperlukan….

• Kemampuan mendengarkan secara efektif bagi penerima

• Mendengarkan beda dengan mendengar, dalam mendengar unsur kesadaran belum sepenuhnya terlibat sedangkan mendengarkan unsur kesadaran sudah sepenuhnya terlibat

Page 17: EFFECTIVE COMMUNICATION by DANIEL DONI SUNDJOJO

Dalam mendengarkan secara

efektif :

• Aktivitas

mendengarkan

memerlukan perhatian

penuh terhadap apa

yang didengar ,

mengidentifikasikan

secara benar dan

memberi arti secara

tepat

Page 18: EFFECTIVE COMMUNICATION by DANIEL DONI SUNDJOJO

Hambatan dalam mendengarkan

secara efektif• Hambatan fisik misalnya :

suhu ruangan terlalu dingin / panas, suara gaduh, gerakan yang tidak perlu, kelelahan

• Hambatan Mental misalnya prasangka terhadap materi / topik, gaya dan cara pembicara, tidak memanfaatkan seluruh indra yang diperlukan

Page 19: EFFECTIVE COMMUNICATION by DANIEL DONI SUNDJOJO

Cara untuk dapat mendengarkan

secara efektif • Miliki minat yang tulus

terhadap pembicara dan

topiknya

• Sediakan waktu yang

cukup untuk

mendengarkan

• Dengarlah secara utuh

• Refleksikan dengan kata

kata sendiri apa yang

disampaiakan

Page 20: EFFECTIVE COMMUNICATION by DANIEL DONI SUNDJOJO

Cara untuk dapat mendengarkan

secara efektif ( Cont)• Sensitif terhadap pesan

pesan non verbal

• Responlah perasaan

pembicara

• Pusatkan perhatian pada

inti permasalahan

• Berkomunikasikan secara

jujur dan terbuka

Page 21: EFFECTIVE COMMUNICATION by DANIEL DONI SUNDJOJO

Contoh Komunikasi : Bertelepon

• Gunakan tata cara komunikasi efektif terutama mendengarkan secara efektif

• Bagi Penerima telepon, gunakan konsep WASP –Welcome – Acquire –Supply – Part)

• Bagi penelepon gunakan konsep WSAP – Welcome – Supply – Acquire – Part

Page 22: EFFECTIVE COMMUNICATION by DANIEL DONI SUNDJOJO

Etika dan Tata Cara Bertelepon

( Cont)• Pembicaraan harus

memiliki tujuan

• Penelepon harus siap mengendalikan pembicaraan, Tanyalah pada diri anda “ What is your MAIN objective every time you pick up the telephone ?”

Page 23: EFFECTIVE COMMUNICATION by DANIEL DONI SUNDJOJO

Hal hal yang harus dihindari

dalam bertelepon • Segala macam gangguan (

NOISE )

• Berdebat

• Menyela , selalu ingat konsep WASP atau WSAP

• Pembicaraan yang melanggar norma masyarakat

• Makan, Merokok, Minum dan aktivitas lain yang tidak relevan

Page 24: EFFECTIVE COMMUNICATION by DANIEL DONI SUNDJOJO

Hal hal yang harus diingat dalam

bertelepon

• Lawan bicara anda

( terutama customer

anda ) TIDAK

DAPAT melihat

SENYUM ANDA,

namun HANYA

DAPAT mendengar

“SENYUM ANDA”

Page 25: EFFECTIVE COMMUNICATION by DANIEL DONI SUNDJOJO

Oleh karena itu….

• Atur Suara Anda ( Volume, Kecepatan, Intonasi ,nada suara )

• Apapun yang terjadi perlihatkan bahwa anda memiliki mood yang baik dan antusias

• Selalu bicara dengan perasan yang senang dan percaya diri tinggi

Page 26: EFFECTIVE COMMUNICATION by DANIEL DONI SUNDJOJO

Penting ….

• Berikan kesan bahwa

anda seorang

profesional dalam

bertelepon , karena hal

itu merupakan

CERMIN perusahaan

anda !

Page 27: EFFECTIVE COMMUNICATION by DANIEL DONI SUNDJOJO

Bagaimana Caranya?

• 3 Rings Principle

• Cara yang benar untuk menerima telepon :

– Greeting

– Sebutkan nama perusahaan ( wajib ), department, nama jabatan ( optional )

• Lakukan komunikasi efektif

• Ucapkan Terima Kasih dan Salam

Page 28: EFFECTIVE COMMUNICATION by DANIEL DONI SUNDJOJO

Putting On Hold……

• Terkesan Tidak Sopan

• Kebanyakan yang terjadi :

– On hold for too long

– Transferred again and again

– Selama proses menunggu seringkali kita disuguhi pesan pesan yang tidak efektif dan seringkali justru mengganggu, kalau mau menyelipkan pesan haruslah JELAS dan SINGKAT

• Akan membuang WAKTU dan / atau PULSA lawan bicara anda

Page 29: EFFECTIVE COMMUNICATION by DANIEL DONI SUNDJOJO

Bagaimana Etika Holding ?

• Ask for permission

• Berikan Informasi kepada siapa

anda akan mentransfer

pembicaraan atau informasi

berapa yang sedang antri

• Informasikan berapa lama

waktu yang dibutuhkan bila

terlalu lama, mintalah nomor

telepon kepada lawan bicara

anda namun jangan lupa

,meneleponnya kembali

• Check setiap 30 detik

Page 30: EFFECTIVE COMMUNICATION by DANIEL DONI SUNDJOJO

Sekian dan Terima Kasihpresented by:Daniel Doni Sundjojo

• Diskusi :

Mulailah

berkomunikasi efektif

SEKARANG juga !!