Dasar dasar Komunikasi Efektif Prepared and presented by : Daniel Doni Sundjojo
Dasar dasar Komunikasi Efektif
Prepared and presented by :
Daniel Doni Sundjojo
Unsur Unsur Komunikasi :
• Dua bagian penting dari
komunikasi yaitu sender
dan receiver
• Dua alat komunikasi :
media dan message
• Empat fungsi komunikasi
: encoding, decoding,
feedback, response
• Element terakhir : NOISE
Komunikasi Interpersonal :
• Adalah proses
pengiriman dan
penerimaan pesan baik
secara verbal maupun
non verbal diantara
dua orang atau lebih
yang mempunyai
akibat dan umpan
balik secara langsung
Berdasarkan jenis pesan yang
disampaikan , maka ada dua bentuk
komunikasi :• Komunikasi verbal
• Komunikasi Non
Verbal
Komunikasi Verbal
• Adalah bentuk
komunikasi yang
dikirimkan melalui
dua saluran, yaitu
pendengaran
(komunikasi lisan )
dan penglihatan
(komunikasi tertulis )
Faktor Faktor yang menghambat
komunikasi verbal :
• Polarization
• Intentional Orientation
• Bypassing
• Fact- Inference
Confusion
• Allness
• Static Evaluation
• Indiscrimintion
Cara meningkatkan kemampuan
komunikasi verbal
• Perlu memilih bahasa
yang akan digunakan
dalam komunikasi
yaitu : harus
berdasarkan pikiran
sehat dan berdasarkan
kejelasan
Komunikasi Non Verbal
• Komunikasi non
verbal merujuk kepada
segala macam respons
manusia yang tidak
diekspresikan dengan
kata kata
Pesan Non Verbal dapat
disampaiakan melalui :
• Bahasa Tubuh
• Jarak dan wilayah
pribadi
• Sentuhan
• Paralanguage
Bahasa Tubuh :
• Gerak Isyarat
• Ekspresi Wajah
• Sikap tubuh
• Kontak Mata
Jarak dan wilayah pribadi
• Zona Intim ( 2 – 8
inchi )
• Zona pribadi ( 18 inchi
– 4 feet )
• Zona Sosial (4-12
feet)
• Zona Umum lebih dari
12 feet
Makna dari Sentuhan
• Perasaan Positif
• Bercanda
• Kendali
• Ritual
• Berhubungan dengan
tugas atau pekerjaan
• Menghindari sentuhan
Paralanguage
• Yaitu pengungkapan kata
kata yang tidak bersifat
netral namun dipengaruhi
oleh nada , suara ,
tekanan, perubahan nada
suara, penghentian daalm
kalimat, kecepatan, tingkat
kekerasan atau kelebutan
suara dan tinggi
rendahnya suara
Komunikasi Yang Efektif
• Tergantung kepada penerima dan pengirim
• Komunikasi dikatakan efektif bila penerima dapat menginterpretasikan pesan pesan yang disanpaikan oleh pengirim sesuai maksud dari pengirim
Kesimpulannya
• Komunikasi yang efektif
adalah kemampuan
pengirim untuk
menyampaikan pesan
pesan verbal dan non
verbal yang selaras dan
jelas sehingga penerima
dapat menginterpretasikan
pesan sesuai yang
dimaksudkan oleh
pengirim
Untuk itu diperlukan….
• Kemampuan mendengarkan secara efektif bagi penerima
• Mendengarkan beda dengan mendengar, dalam mendengar unsur kesadaran belum sepenuhnya terlibat sedangkan mendengarkan unsur kesadaran sudah sepenuhnya terlibat
Dalam mendengarkan secara
efektif :
• Aktivitas
mendengarkan
memerlukan perhatian
penuh terhadap apa
yang didengar ,
mengidentifikasikan
secara benar dan
memberi arti secara
tepat
Hambatan dalam mendengarkan
secara efektif• Hambatan fisik misalnya :
suhu ruangan terlalu dingin / panas, suara gaduh, gerakan yang tidak perlu, kelelahan
• Hambatan Mental misalnya prasangka terhadap materi / topik, gaya dan cara pembicara, tidak memanfaatkan seluruh indra yang diperlukan
Cara untuk dapat mendengarkan
secara efektif • Miliki minat yang tulus
terhadap pembicara dan
topiknya
• Sediakan waktu yang
cukup untuk
mendengarkan
• Dengarlah secara utuh
• Refleksikan dengan kata
kata sendiri apa yang
disampaiakan
Cara untuk dapat mendengarkan
secara efektif ( Cont)• Sensitif terhadap pesan
pesan non verbal
• Responlah perasaan
pembicara
• Pusatkan perhatian pada
inti permasalahan
• Berkomunikasikan secara
jujur dan terbuka
Contoh Komunikasi : Bertelepon
• Gunakan tata cara komunikasi efektif terutama mendengarkan secara efektif
• Bagi Penerima telepon, gunakan konsep WASP –Welcome – Acquire –Supply – Part)
• Bagi penelepon gunakan konsep WSAP – Welcome – Supply – Acquire – Part
Etika dan Tata Cara Bertelepon
( Cont)• Pembicaraan harus
memiliki tujuan
• Penelepon harus siap mengendalikan pembicaraan, Tanyalah pada diri anda “ What is your MAIN objective every time you pick up the telephone ?”
Hal hal yang harus dihindari
dalam bertelepon • Segala macam gangguan (
NOISE )
• Berdebat
• Menyela , selalu ingat konsep WASP atau WSAP
• Pembicaraan yang melanggar norma masyarakat
• Makan, Merokok, Minum dan aktivitas lain yang tidak relevan
Hal hal yang harus diingat dalam
bertelepon
• Lawan bicara anda
( terutama customer
anda ) TIDAK
DAPAT melihat
SENYUM ANDA,
namun HANYA
DAPAT mendengar
“SENYUM ANDA”
Oleh karena itu….
• Atur Suara Anda ( Volume, Kecepatan, Intonasi ,nada suara )
• Apapun yang terjadi perlihatkan bahwa anda memiliki mood yang baik dan antusias
• Selalu bicara dengan perasan yang senang dan percaya diri tinggi
Penting ….
• Berikan kesan bahwa
anda seorang
profesional dalam
bertelepon , karena hal
itu merupakan
CERMIN perusahaan
anda !
Bagaimana Caranya?
• 3 Rings Principle
• Cara yang benar untuk menerima telepon :
– Greeting
– Sebutkan nama perusahaan ( wajib ), department, nama jabatan ( optional )
• Lakukan komunikasi efektif
• Ucapkan Terima Kasih dan Salam
Putting On Hold……
• Terkesan Tidak Sopan
• Kebanyakan yang terjadi :
– On hold for too long
– Transferred again and again
– Selama proses menunggu seringkali kita disuguhi pesan pesan yang tidak efektif dan seringkali justru mengganggu, kalau mau menyelipkan pesan haruslah JELAS dan SINGKAT
• Akan membuang WAKTU dan / atau PULSA lawan bicara anda
Bagaimana Etika Holding ?
• Ask for permission
• Berikan Informasi kepada siapa
anda akan mentransfer
pembicaraan atau informasi
berapa yang sedang antri
• Informasikan berapa lama
waktu yang dibutuhkan bila
terlalu lama, mintalah nomor
telepon kepada lawan bicara
anda namun jangan lupa
,meneleponnya kembali
• Check setiap 30 detik
Sekian dan Terima Kasihpresented by:Daniel Doni Sundjojo
• Diskusi :
Mulailah
berkomunikasi efektif
SEKARANG juga !!