DRAFT PROSEDUR STANDAR OPERASIONAL ( SOP ) GCG BANK ...konsultanbpr.com/wp-content/uploads/2019/01/DRAFT-SOP-GCG-BPR_2019.pdf · Konsep GCG, Rencana Strategis, Visi dan Misi, Kebijakan

DRAFT PROSEDUR STANDAR OPERASIONAL ( SOP ) GCG

BANK PERKREDITAN RAKYAT ( BPR )

A. LATAR BELAKANG PENYUSUNAN SOP :

Prosedur Standar Operasional ( SOP ) GCG merupakan buku panduan perusahaan

dalam menjalankan operasional kegiatan berdasarkan standar kegiatan masing-masing

unit kerja dalam suatu perusahaan yang didasarkan pada standar tata kelola kebijakan

perusahaan yang baik ( Good Corporate Governance ). Proses penyusunan SOP GCG

pada dasarnya merupakan serangkaian kegiatan proses “Mapping” dari masing-masing

unit kerja (SBU) yang ada dalam organisasi perusahaan dan disusun berdasarkan arahan

dari pihak Komite-Komite kerja dalam komponen Infrastruktur GCG yang dibentuk oleh

Dewan kepatuhan ( biasanya dipimpin oleh seorang Direktur Kepatuhan ) yang dibantu

secara teknis dalam pelaksanaan oleh pihak Pengawas Internal ( SPI ) dan pihak Audit

Internal, dalam organisasi BPR / PD BPR / BPRS.

Pada dasarnya SOP GCG adalah penjelasan teknis tentang sistem manajemen

yang dipakai oleh BPR yang terintegrasi dengan komponen “Soft Structure” GCG yang

mencakup penjelasan secara teknis dalam komponen-komponen sebagai berikut :

1. Budaya Perusahaan ( Corporate Culture ) hal ini dapat bersumber dari pedoman

Peraturan Perusahaan; Notulen hasil agenda kegiatan perusahaan yang sudah menjadi

kebiasaan ( bersumber dari Sekretaris ), Visi dan Misi Organisasi yang telah

dituangkan dalam AD / ART Perusahaan.

2. Pedoman GCG ( Code of GCG )

3. Kode Etik ( Code of Conduct ) (Perusahaan dan Bisnis)

4. Board Manual (Manual Pedoman bagi pihak Komisaris dan Direksi)

5. Penjelasan Piagam-Piagam (masing-masing komite) dalam GCG; Kebijakan

Perusahaan

6. Pengendalian Gratifikasi

7. Whistleblowing System

Materi penyusunan SOP GCG mengacu pada ketentuan Matrik POJK Tentang

Penyusunan TATA KELOLA GCG pada BPR / BPRS / PD BPR secara jelas dan

berdasarkan ketentuan teknis dalam bentuk “Petunjuk Pelaksanaan” (Juklak) dan

“Petunjuk Teknis” ( Juknis ) yang dibuat oleh Dewan Kepatuhan dalam hal ini Direksi

Kepatuhan ( Compliance Director ) yang diangkat oleh pihak Board Members dalam hal

ini Direktur Utama sebagai pihak pelaksananya dengan dibantu oleh unit SPI dan pihak

Audit Internal.

Dalam Pedoman GCG untuk Perbankan Indonesia yang disusun oleh KNKG,

bank adalah lembaga intermediasi yang dalam menjalankan kegiatan usahanya

bergantung pada dana masyarakat dan kepercayaan baik dari dalam maupun dari luar

negeri. Dalam menjalankan kegiatan usaha tersebut bank menghadapi berbagai risiko,

baik risiko kredit, risiko pasar, risiko operasional, maupun risiko reputasi. Banyaknya

ketentuan yang mengatur sector perbankan dalam rangka melindungi kepentingan

masyarakat, termasuk ketentuan yang mengatur kewajiban untuk memenuhi modal

minimum, sesuai dengan kondisi masing-masing bank, menjadikan sector perbankan

sebagai sector yang “Higly Regulated”.

Tugas Dewan Komisaris dan Direksi adalah melaksanakan cek and balances

sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku, maka Dewan Komisaris dan

Direksi BPR perlu bersama-sama menyepakati hal-hal penting antara lain :

1) Visi, Misi dan Corporate Value

2) Sasaran Usaha, Strategi, Rencana Jangka Panjang, maupun rencana kerja dan

anggaran tahunan

3) Kebijakan dalam memenuhi Peraturan Perundang-Undangan, anggaran dasar dan

Prudential Banking Practices, termasuk komitmen untuk menghindari segala bentuk

benturan kepentingan ( Conflict of Interest )

4) Kebijakan dan metode penilaian kinerja perusahaan (Performance Appraisal), unit-

unit dalam operasional bank dan personalianya.

5) Struktur organisasi di tingkat eksekutif yang mampu mendukung tercapainya sasaran

usaha perusahaan.

Berdasarkan ketentuan prinsip risiko maka dalam pembuatan SOP GCG untuk

BPR/PD BPR/BPRS dengan model berbasis risiko ( Risk Base GCG ). Model berbasis

risiko memiliki ketentuan sebagai berikut :

Implementasi Corporate Governance berdasarkan risiko adalah suatu metodologi

yang mana pengelola GCG menggunakannya untuk memberikan keyakinan/jaminan

bahwa risiko perusahaan akan dikelola dengan baik oleh entitas melalui penarapan

GCG yang efektif. Dengan kata lain, Suatu proses yang mengelola resiko sampai pada

suatu level yang dipertimbangkan untuk dapat diterima oleh dewan direksi dan jajaran

manajemen untuk bekerja secara efektif dan efisien. GCG berbasis manajemen resiko

perlu diaplikasikan pada setiap risiko yang mengancam tercapainya tujuan organisasi,

yang meliputi risiko keuangan, risiko strategis dan operasional, baik internal

organisasi maupun eksternal organisasi.

Dalam praktik untuk perumusan SOP GCG diawali dari Direktur Kepatuhan

(Compliance Director) yang diangkat oleh Direktur Utama dan fungsi kepatuhan ini

bertugas untuk memberikan aturan petunjuk pelaksana (juklak) dan aturan petunjuk

teknis (juknis) dan seorang Direktur yang melakukan tugas fungsi kepatuhan mengangkat

seorang “Satuan Kerja Kepatuhan” (SKK), yang dibantu satuan pengawas internal (SPI)

dan SKAI ( Satuan Kerja Audit Internal ).

Di dalam draf KNKG tersebut dikatakan beberapa hal, mengapa diperlukan GCG

berbasis manajemen resiko. Alasan yang pertama, manajemen risiko merupakan bagian

yang tidak bisa dipisahkan dari pelaksanaan corporate governance karena peran

manajemen risiko dalam memberikan jaminan atas pencapaian sasaran keberhasilan

usaha perusahaan. Kedua, pelaksanaan manajemen risiko yang baik memerlukan prinsip-

prinsip governance, Ketiga, risiko merupakan bagian yang tak terpisahkan dari proses

organisasi dan kegiatan utama organisasi ataupun proses lain organisasi. Manajemen

risiko jadi bagian yang tidak terpisahkan dari tanggung jawab manajemen, dalam

memastikan tercapainya sasaran organisasi. Maka manajemen risiko haruslah

diintegrasikan sepenuhnya ke dalam good corporate governance organisasi untuk lebih

memberikan kepastian terhadap pencapaian sasaran organisasi.

Gambar 1: Operasionalisasi kerangka kerja dan proses GCG berbasis manajemen risiko

(Sumber: Draf Pedoman Manajemen Risiko Berbasis Governance. KNKG:2011)

B. KOMITMEN PENERAPAN GCG

Penerapan GCG secara konsekuen dan berkelanjutan hanya dapat dicapai apabila

ada komitmen yang kuat dari organ perusahaan dan jajaran dibawahnya. Prinsip dasar

yang harus dilaksanakan oleh BPR dalam memastikan adanya komitmen adalah :

1. BPR harus memiliki rumusan visi dan misi yang jelas dan realistis (Rencana

Strategis)

2. BPR harus memiliki nilai-nilai perusahaan yang menggambarkan sikap moral

bank yang baik dalam pelaksanaan usahanya.

3. BPR harus memiliki pedoman tata kerja Dewan Komisaris dan tata kerja

Direksi dalam menjalankan peran dan tugasnya. (Code of Director dan Code of

Commisioner)

4. BPR harus memiliki rumusan etika bisnis dan pedoman perilaku perusahaan

yang penyusunannya dilakukan dengan melibatkan organ perusahaan (SBU)

dan jajaran dibawahnya. Etika bisnis dan pedoman perilaku harus dilaksanakan

secara berkesinambungan dan konsisten sehingga membentuk budaya

perusahaan yang merupakan manifestasi dari nilai-nilai perusahaan. (Bisa

ditindaklanjuti dengan sistem “Performance Appraisal”)

5. BPR dalam fungsinya sebagai lembaga intermediasi dan sebagai bagian dari

dunia bisnis harus peduli dan berperan aktif dalam menjaga kelestarian sumber

daya alam dan lingkungan hidup. ( Program CSR )

6. BPR harus memiliki peraturan perusahaan (PP) atau perjanjian kerja bersama

yang dapat menjamin kepastian hak dan kewajiban para pihak sehingga dapat

mendukung suasana kerja yang kondusif.

7. BPR harus memiliki “Whistleblowing system” untuk memungkinkan

diperolehnya laporan dan pengaduan serta saran dan kritik dari pegawai dan

pemangku kepentingan lainnya.

C. ALUR SISTEM PENYUSUNAN SOP GCG BPR

Seperti yang telah disampaikan sebelumnya bahwa dalam proses penyusunan GCG

pada lingkup BPR, maka perlu mengikuti alur proses dari Direktur Kepatuhan (jika sudah

dibentuk oleh tim Ad Hoc Dewan Komisaris dan dilaksanakan dengan memberikan

laporan kepada Direktur Utama. Prinsip penyusunan SOP GCG ini haruslah dilaksanakan

dengan sistem “Role Model” yakni memberikan porsi bagi masing-masing unit kerja

(SBU) untuk membuat SOP sesuai dengan standar acuan kerja dan sistem “Performance

Appraisal” yang sudah berjalan dibawah pengawasan dari tim SKK dan SKAI dan Satuan

Pengawas Internal (SPI).

Berikut model alur sistem SOP GCG, dapat dilihat pada Gb 2.

(Langkah Proses Penyusunan SOP)

Penjelasan :

- SFU berawal dari fungsi perencanaan strategis dari pihak

“Stakeholder” dalam hal ini pihak Direktur Utama, membuat

perencanaan yang berpedoman pada beberapa hal antara lain :

a) Manual GCG ( Pedoman Pelaksanaan GCG ), Manual Board

b) Rencana Strategis Perusahaan (Rencana Kerja dan Business Plan)

c) Visi dan Misi organisasi

d) Kode etik (Code of Conduct)

- Untuk Unit Bisnis (SBU) dibawahi oleh pihak Direktur Operasional

melakukan pembuatan SOP pemasaran produk dan SOP penjualan.

Untuk sumber rujukan pembuatan SOP tersebut tetap mengacu pada

Konsep GCG, Rencana Strategis, Visi dan Misi, Kebijakan Umum

Perusahaan (KUP), dan Code of Conduct (COC).

- Pada tahap kebijakan untuk fungsi kepatuhan, Direktur Utama

membentuk Komite Kepatuhan (Compliance Committee) yang

bertujuan untuk melakukan perencanaan fungsi kepatuhan yang

didukung oleh komponen :

Direktur Kepatuhan membentuk SKK (Satuan Kerja Kepatuhan)

Komite Manajemen Risiko

Satuan Pengawas Internal (SPI)

Audit Internal (SKAI)

- Setelah Direktur Utama melakukan tahap Perencanaan dalam bentuk

SOP, maka selanjutnya diserahkan kepada Dewan Komisaris

(DEKOM), untuk dibuat kebijakan dengan ditunjang dari SOP dari SPI

(Eksternal) dan SOP Kontrol Intern, maka selanjutnya oleh Dewan

Komisaris di Pleno-kan kepada masing-masing unit Bisnis dibawah

persetujuan dari pihak Direktur Operasional, dan ketika sudah

mendapatkan persetujuan dari SBU maka pihak Dekom memberikan

persetujuan (Approval) untuk SOP yang telah disetujui saat Pleno

dengan membukukan sebagai Instruksi Direksi dan diedarkan ke

segenap unit kerja (SBU) untuk dieksekusi.

- Pihak Direktur Utama membuat SOP manajemen dan SOP untuk

manajemen risiko dan kepatuhan dengan dibantu oleh pihak Direktur

yang membawahi fungsi kepatuhan dan selanjutnya mendapatkan

persetujuan dari pihak DEKOM untuk pengesahan. SOP manajemen

dapat berwujud sistem penilaian kinerja (Performance Appraisal) yang

merupakan instrument yang dapat dipakai untuk mengurangi risiko

kepatuhan dalam pelaksanaan pengukuran kinerja kesehatan BPR

dengan pertimbangan risiko.

- Pihak Direktur utama membuat perencanaan untuk bagian umum dan

SDM dalam bentuk sistem Performance Appraisal dan membentuk

SOP UMUM dan Kepegawaian dengan mengacu pada Konsep GCG,

Rencana Strategis, Visi dan Misi, Kebijakan Umum Perusahaan dan

COC.

- Pihak Direktur Operasional membuat SOP Pelayanan dalam produk

BPR yakni unit dana dan kredit dengan mengacu pada Konsep GCG,

Rencana Strategis, Visi dan Misi, Kebijakan Umum Perusahaan

(KUP), dan COC. Penyusunan SOP Kredit (Pemberian / BMPK,

Pemantauan dan Penyelamatan).

- Pihak Direktur Utama membuat SOP Akuntansi dan IT, SOP Budget

dan Pelaporan dengan proses yang sama untuk mendapat persetujuan

dari pihak DEKOM.

- Tahap Ketiga adalah pihak DEKOM melakukan fungsi Audit Internal

berpedoman pada SKAI dengan dibantu oleh pihak SPI. ( Pedoman

kerja berdasarkan : ( Standar Pelaksanaan Fungsi Audit Intern Bank /

SPFAIB)

(Keterangan : Fungsi Audit Internal ini adalah sebagai alat untuk membantu

memastikan bahwa BPR tersebut dapat mengelola dana yang terhimpun dan

masyarakat dan mampu mengamankan kegiatan bank sehingga dapat

menunjang program pembangunan Pemerintah.

( Proses Penyusunan Perintah Kerja / Working Instructions )

Penjelasan :

LANGKAH KERJA PERTAMA :

- Dalam melaksanakan langkah kerja (WI) yang merupakan pijakan

strategis dalam pelaksanaan / implementasi SOP GCG, perlu

dibedakan dalam Level Perencanaan, yakni : Level Utama ( Person /

Unit In Charge ) dan Level Pendukung. Untuk level utama perlu

dibentuk unit perencanaan atau komite perencanaan. Untuk komite

perencanaan dalam BPR dapat terdiri dari :

Direktur Utama

Direktur Fungsi Kepatuhan (SFU) dan membentuk : SKK (Satuan

Kerja Kepatuhan)

Satuan Pengawas Internal (SPI)

Tim Audit Internal

Tim manajemen Risiko

- Perumusan Kebijakan Strategis yang terdiri dari pihak : Komisaris,

Direksi, Komite Ad-Hoc ( Bila perlu dibentuk atas usulan Direktur

Utama kepada Dekom). Masing-masing memiliki rincian tugas sesuai

dengan acuan di “Soft Structure GCG”. Kebijakan strategis dalam

bentuk sebagai berikut :

Visi dan Misi sesuai dengan komitmen perusahaan dalam

menjalankan GCG

Rencana Strategis

Road Map Rencana Kerja BPR

Kebijakan umum perusahaan (KUP)

- Membuka Forum (Pleno) untuk proses WI dengan langkah-langkah

sebagai berikut :

Mapping

Konsultasi dan pendampingan oleh Konsultan

Melakukan diskusi kelompok lebih fokus (Focus Group

Discussion)

Melakukan rapat antar unit, rapat komite, rapat kerja (Pengesahan)

Catatan :

Rapat Komite diinisiasi oleh Direktur yang membidangi, dan dihadiri oleh

semua elemen (DEKOM-DIREKSI-KOMITE-MANAJER/Spv. Unit)

LANGKAH KERJA KEDUA :

MEMBUAT SISTEM PENGENDALIAN RISIKO DAN KEPATUHAN :

- Pihak Level Utama : SPI – Komite Kepatuhan – Manajemen Risiko

- Pihak Level Unit : semua unit (SBU)

Langkah kerja Kedua bertujuan untuk membuat SOP Manajemen

Risiko & Kepatuhan. Forum yang dipakai :

Rapat antar unit menghasilkan petunjuk teknis (Juknis) untuk

dijalankan dahulu.

Juknis kemudian di Fine Tuning (diterapkan) untuk beberapa bulan

kemudian (Misal : 3 bulan kerja)

Melakukan penyempurnaan sesuai dengan kebutuhan masing-

masing unit kerja

Hasil dibawa ke rapat Komite dan kemudian dilakukan pengesahan

menjadi SOP Manajemen Risiko dan Kepatuhan.

LANGKAH KERJA KETIGA ADALAH MEMBUAT SISTEM AUDIT :

Langkah kerja ini dilakukan oleh pihak Direksi Utama dibawah

pengawasan DEKOM untuk mengangkat Direktur yang membawahi fungsi

kepatuhan secara independen untuk membuat “Sistem Audit” dengan

membentuk Komite Audit pada Level Utama dan akan ditindak lanjuti oleh

semua unit (SBU). Adapun hasil dari sistem Audit ini adalah pembuatan SOP

Pengendalian Internal ( Internal Control ) dan SOP Satuan Pengawas Internal

(SPI).

Adapun struktur dan keanggotaan Komite di dalam PBI No. 8/4/PBI/2006

disebutkan bahwa :

1) Anggota Komite Audit paling kurang terdiri dari : (i) seorang Komisaris

Independen; (ii) seorang dari pihak Independen yang memiliki keahlian di

bidang keuangan atau akuntansi; (iii) seorang dari Pihak Independen yang

memiliki keahlian di bidang hukum atau perbankan;

2) Anggota Komite Pemantau Risiko paling kurang terdiri dari : (i) seorang

Komisaris Independen; (ii) seorang pihak Independen yang memiliki

keahlian di bidang keuangan; (iii) seorang Pihak Independen yang

memiliki keahlian di bidang manajemen risiko;

3) Anggota Komite Remunerasi dan Nominasi paling kurang terdiri dari: (i)

seorang Komisaris Independen; (ii) seorang Komisaris; dan (iii) Pejabat

Eksekutif.

Kemudian tugas dan tanggung jawab Komite-komite tersebut antara lain yang

disebutkan dalam PBI No. 8/4/PBI/2006 tersebut adalah :

1) Komite Audit

Komite ini mempunyai tugas dan tanggung jawab antara lain :

Komite Audit melakukan pemantauan dan evaluasi atas

perencanaan dan pelaksanaan audit serta pemantauan atas tindak

lanjut hasil audit dalam rangka menilai kecukupan pengendalian

intern termasuk kecukupan proses pelaporan keuangan.

Dalam rangka tugas tersebut, komite Audit paling kurang

melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap: (i) pelaksanaan

tugas Satuan Kerja Audit Intern; (ii) kesesuaian pelaksanaan audit

oleh Kantor Akuntan Publik (KAP) dengan standar Audit yang

berlaku; (iii) kesesuaian Laporan Keuangan dengan standar

akuntansi yang berlaku; (iv) pelaksanaan tindak lanjut oleh

Direksi atas hasil temuan Satuan Kerja Audit Intern (SKAI),

akuntan public, dan hasil pengawasan Bank Indonesia / OJK, guna

memberi rekomendasi kepada Dewan Komisaris (DEKOM).

Komite Audit wajib memberikan rekomendasi mengenai

penunjukan Akuntan Publik dan Kantor Akuntan Publik kepada

Dewan Komisaris untuk disampaikan kepada Rapat Umum

Pemegang Saham (RUPS).

2) Komite Pemantau Risiko

Komite ini mempunyai tugas dan tanggung jawab antara lain:

Melakukan evaluasi tentang kesesuaian antara kebijakan

manajemen risiko dengan pelaksanaan kebijakan tersebut;

Melakukan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan tugas Komite

Manajemen Risiko dan Satuan Kerja Manajemen Risiko.

Guna memberikan rekomendasi kepada Dewan Komisaris.

3) Komite Remunerasi dan Nominasi

Komite ini mempunyai tugas dan tanggung jawab antara lain :

Terkait dengan kebijakan remunerasi: (i) melakukan evaluasi terhadap

kebijakan remunerasi; dan (ii) memberikan rekomendasi kepada Dewan

Komisaris mengenai: - kebijakan remunerasi bagi Dewan Komisaris dan

Direksi untuk disampaikan kepada Rapat Umum Pemegang Saham

(RUPS); serta – kebijakan remunerasi bagi pejabat Eksekutif dan

pegawai secara keseluruhan untuk disampaikan kepada Direksi.

Terkait dengan kebijakan nominasi: (i) menyusun dan memberikan

rekomendasi mengenai sistem serta prosedur pemilihan dan atau

penggantian anggota Dewan Komisaris dan Direksi kepada Dewan

Komisaris untuk disampaikan kepada RUPS; (ii) memberikan

rekomendasi mengenai calon anggota Dewan Komisaris dan/atau

Direksi kepada Dewan Komisaris untuk disampaikan kepada RUPS; dan

(iii) memberikan rekomendasi mengenai Pihak Independen yang akan

menjadi anggota Komite.

Komite Remunerasi dan Nominasi juga wajib memastikan bahwa

kebijakan remunerasi paling kurang sesuai dengan: (i) kinerja keuangan

dan pemenuhan cadangan sebagaimana diatur dalam peraturan

perundang-undangan yang berlaku; (ii) prestasi kerja individu; (iii)

kewajaran dengan peer group; dan (iv) pertimbangan sasaran dan

strategi jangka panjang bank.

Forum pelaksanaan dalam membuat sistem audit antara lain :

1) Rapat antar unit (SBU) menghasilkan petunjuk teknis (Juknis) untuk dijalankan

terlebih dahulu,

2) Lakukan Fine Tuning (aplikasikan)

3) Hasil dibawa kepada rapat Komite

4) Pengesahan menjadi SOP

Berikut FLOW CHART Alur Sistem Kerja Proses Penyusunan SOP GCG dalam

Lingkup BPR/BPRS/PD BPR sebagai berikut :

PROSES AWAL ( 1 ) :

PROSES KEDUA ( 2 ) :

PROSES KETIGA ( 3 ) :

KESIMPULAN DRAFT SOP GCG :

Berdasarkan penjelasan di tahap awal maka yang dimaksud dengan SOP GCG adalah

serangkaian sistem kerja terintegrasi antar masing-masing unit kerja (SBU) dalam

organisasi perusahaan (BPR) yang terstruktur secara sistematis yang menggambarkan

alur proses kerja yang saling terkait dalam membentuk sistem manajemen yang

sesuai dengan sistem tata kelola perusahaan yang baik (GCG). Secara umum proses

tersebut dapat digambarkan dalam sistem sebagai berikut :

Gb 2.

Penjelasan :

1) Progam GCG mencakup tiga komponen dalam proses penyusunan SOP yakni:

a) Komponen Management Policy (Kebijakan Sistem Manajemen) berbasis GCG

b) Kebijakan Kode Etik ( Code of Conduct )

c) Piagam (Charter ) yang terdiri dari komponen :

BOD ( Board of Director )

BOC ( Board od Committee )

Internal Audit ( SKAI )

2) SOP GCG dibentuk dari ketiga komponen yang saling berintegrasi yakni :

Sistem Manajemen

Kode Etik ( Code of Conduct )

Piagam-Piagam dalam GCG