Home >Documents >david Julianto

david Julianto

Date post:25-Nov-2015
Category:
View:80 times
Download:4 times
Share this document with a friend
Description:
Tugas
Transcript:
  • 553

  • 554

    BAB 10 Pembelian dan Gudang Materi Kompetensi Tambahan

    10.1. Tujuan 10.2. Fungsi Pembelian 10.3. Organisasi Pembelian dan

    Gudang 10.4. Jenis-jenis Pembelian Barang

    dan Jasa 10.5. Prosedur Pembelian 10.6. Prosedur Pengeluaran Barang

    Gudang 10.7. Kartu Stock 10.8. Opname Fisik Barang(Physical

    Opname) 10.9. Rangkuman 10.10. Pertanyaan dan Soal ( Latihan ,

    Studi Kasus )

    PAR.HT03.009.01 MENERIMA DAN MENYIMPAN BARANG PAR.HT03.010.01 MENGAWASI DAN MEMESAN BARANG PAR.HT03.011.01 MERENCANAKAN DAN MENETAPKAN SISTEM DAN PROSEDUR

    No. Hotel Mutiara

    Jalan Pasar baru No.10 Jakarta

    PURCHASE ORDER To PT.______________________ Jalan____________________ ________________________ Please send us the items below: Item Code

    Description Quantity Unit Price Amount

    Shipment Date:

    Payment Term:

    Jakarta,

    ------------------------------- Purchasing Manager

  • 555

    Setelah menyelesaikan Bab ini anda diharapkan mampu : a. Memahami Fungsi Pembelian b. Mengenal Organisasi Pembelian dan Gudang

    c. Memahami Struktur Pengendalian Intern

    d. Mengenal Jenis-jenis Pembelian Barang dan

    Jasa

    e. Mengenal Sistem Pengadaan Barang/jasa f. Memahami Prosedur Pembelian

    g. Memahami Prosedur Penerimaan Barang

    h. Memahami Prosedur Pengeluaran Barang

    Gudang i. Mengenal Kartu Stock j. Memahami Opname Fisik Barang(Physical

    Opname)

  • 556

    10.2 Fungsi dan Peranan Departemen Pembelian dan Gudang

    Fungsi utama dari Departemen Pembelian dan Gudang adalah

    untuk melakukan fungsi pengendalian internal (internal control) terhadap aktivitas pembelian dan pergudangan. Sistem pengendalian internal adalah mencakup struktur organisasi, metode dan cara kerja, dan peralatan yang dipergunakan oleh bagian pembelian dan gudang dengan tujuan pokok:

    a. mengamankan harta perusahaan(persediaan barang) b. membina tertib pencatatan barang (di gudang) c. meningkatkan efisiensi dan efektivitas d. memastikan dipatuhinya kebijakan dan peraturan di bidang

    pembelian dan gudang. Saat ini telah disadari oleh manajemen bahwa fungsi Departemen

    Pembelian tidak hanya sekedar melakukan proses pembelian sesuai permintaan dan bahwa fungsi gudang tidak hanya sekedar menyimpan barang. Kedua departemen ini bila berfungsi secara efektif dan efisien justru bisa meningkatkan profitabilitas perusahaan; jadi kedua departemen ini tidak hanya berfungsi sebagai cost center, tetapi juga berfungsi sebagai profit center. Laba tidak hanya dapat diperoleh melalui peningkatan penjualan namun juga melalui berbagai rangkaian aktivitas penghematan biaya (efisiensi) seperti: harga beli yang lebih murah, penghematan biaya penyimpanan barang di gudang, mengurangi kerusakan/keusangan barang, mengurangi keterlambatan kedatangan barang, mengurangi kesalahan pembelian barang, dan sebagainya. Laba juga meningkat melalui peningkatan efektivitas proses pembelian dan penanganan barang di gudang. Efektif artinya tepat sasaran, sesuai dengan tujuannya.

    Fungsi pembelian dan gudang disebut efektif bila: a. membeli barang sesuai dengan spesifikasi permintaan dari

    departemen yang membutuhkan yang menyangkut: tepat mutu, tepat waktu dan tepat kuantitas.

    b. Tidak terjadi kelebihan atau kekurangan stock barang di gudang; kalau kelebihan bisa meningkatkan biaya (akibat rusak, beban asuransi meningkat, staff gudang bertambah ,dan sebagainya); kalau kurang bisa mengganggu operasi hotel.

    c. Mampu mengamankan harta (persediaan barang) dari pencurian, penyalahgunaan, kesalahan penanganan barang, dan sebagainya.

    d. Mampu menyediakan barang/jasa saat dibutuhkan

  • 557

    Fungsi pembelian dan gudang disebut efisien bila: a. mampu membeli barang dan jasa dengan harga satuan yang lebih

    murah untuk mutu yang sama. b. mampu menekan biaya pergudangan ( biaya per satuan barang

    lebih murah) c. mampu menekan biaya kerusakan/keusangan barang di gudang

    10.3 Struktur Organisasi Struktur organisasi departemen pembelian dan gudang bisa bervariasi tergantung besar kecilnya hotel. Salah satu contoh struktur organisasi departemen pembelian dan gudang bisa dilihat pada Gambar 10.1

    Gambar 10.1 Struktur Organisasi Departemen Pembelian dan Gudang

    GM

    CONTROLLER

    STAFF PEMBELIAN

    PURCHASING MANAGER

    STOREROOM SUPERVISOR

    STAFF GUDANG

  • 558

    10.3.1. Uraian Tugas dan Tanggung jawab

    1. Jabatan : Manajer pembelian(purchasing manager)

    Bertanggung jawab kepada : Controller Membawahi : a. Kepala gudang(storeroom supervisor) b. Staff pembelian

    Tugas pokok : Mendukung kegiatan operasi hotel melalui perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan pembelian dan pergudangan dengan tujuan : mengamankan harta persediaan, meningkatkan efisiensi biaya pembelian dan pergudangan, menjamin efektivitas (tepat waktu, tepat kualitas, tepat jumlah) dan memastikan dipatuhinya kebijakan dan prosedur pembelian dan pergudangan yang telah ditetapkan. Uraian Tugas:

    a. Mencari informasi calon-calon pemasok barang dan jasa dan membina hubungan dengan para pemasok yang ada

    b. Melakukan proses seleksi pemasok berdasarkan proses tender dan/atau proses penawaran harga dari para calon pemasok

    c. Mengawasi, memantau pelaksanaan prosedur pemesanan dan penerimaan barang dari pemasok

    d. Mengawasi, memantau pelaksanaan prosedur penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang gudang.

    e. Membina dan mengawasi administrasi pembelian dan pergudangan.

    2. Jabatan : Kepala gudang (store room supervisor) Bertanggung jawab kepada : Manajer pembelian Membawahi : Staff gudang(store room) Tugas pokok : Mendukung kegiatan operasi hotel melalui perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan pergudangan dengan tujuan: mengamankan harta persediaan, meningkatkan efisiensi penyimpanan persediaan gudang, menjamin efektivitas penyimpanan (tepat penanganan, tepat pengamanan) dan memastikan dipatuhinya kebijakan dan prosedur keluar masuk barang gudang.

  • 559

    Uraian Tugas:

    a. Membina tertib kartu stok barang dan administrasi gudang b. Merencanakan, melaksanakan dan mengawasi tatacara

    penyimpanan barang di gudang c. Mengamankan barang dari kemungkinan pencurian,

    kebakaran, kebanjiran,salah penanganan, penyalahgunaan dan sebagainya.

    d. Melakukan pemeriksaan atas kedatangan barang dari pemasok dan membuat laporan penerimaan barang

    e. Menyiapkan permintaan pembelian saat persediaan barang menipis, atau bila ada permintaan dari departemen lain yang membutuhkan.

    f. Secara periodik bersama-sama dengan bagian akuntansi/ audit melakukan perhitungan fisik atas barang di gudang

    3. Jabatan : Staff Pembelian Bertanggung jawab kepada : Manajer Pembelian Tugas pokok : Membantu manajer pembelian dalam pelaksanaan kegiatan dan administrasi pembelian Uraian Tugas:

    a. Membina dan melaksanakan administrasi pembelian b. Menghubungi pemasok dan menyiapkan order pembelian c. Meyimpan arsip yang berhubungan dengan kontrak, data

    pemasok, dokumen tender/seleksi pemasok, salinan order pembelian,faktur pembelian dan sebagainya

    d. Berkoordinasi dengan staff gudang dalam hal pemesanan barang dan kedatangan barang

    4. Jabatan : Staff Gudang

    Bertanggung jawab kepada : Kepala Gudang Tugas pokok : Membantu Kepala Gudang dalam pelaksanaan kegiatan dan administrasi keluar-masuk barang gudang Uraian Tugas: a. Membina kartu stock dan melaksanakan administrasi

    gudang b. Menyiapkan permintaan pembelian c. Meyimpan arsip yang berhubungan dengan keluar masuk

    barang (bon atau bukti keluar/masuk barang) d. Berkoordinasi dengan staff pembelian dalam hal

    pemesanan barang dan kedatangan barang e. Membantu kepala gudang memeriksa kedatangan barang

    dari pemasok f. Menyiapkan bukti penerimaan barang (receiving report)

  • 560

    g. Membantu persiapan dan pelaksanaan perhitungan fisik persediaan dan menyiapkan laporan hasil perhitungan fisik persediaan.

    10.4. Jenis-jenis pembelian Barang/Jasa Melihat sifat dan karakter kegiatan industri perhotelan maka banyak sekali jenis dan klasifikasi barang dan jasa tergantung dari sudut mana melihatnya. Beberapa jenis/klasifikasi, antara lain: 1) Didasarkan atas kerutinan kebutuhan:

    a) Kebutuhan rutin, misalnya: bahan makanan dan minuman, linen, perlengkapan(supplies) kamar, restauran dan bar, cucian, perlengkapan kantor/administrasi, dan sebagainya

    Gambar 10.2. Bahan Makanan dan

    Minuman Gambar 10.3. Perlengkapan Kantor

    b) Kebutuhan non rutin, misalnya: alat kebakaran, peralatan (equipment), mebel, kendaraan dan sebagainya.

    Gambar 10.4. Pemadam

    Kebakaran Gambar 10.5. Mebel

  • 561

    2) Didasarkan atas ketahanan kesegarannya: a) Barang ferishable: bahan sayuran, buah-buahan, ikan segar dan

    sebagian besar jenis bahan makanan dan minuman segar lainnya.

    Gambar 10.6. Barang Ferishable

    b) Barang non ferishable, misalnya: linen, perlengkapan kebersihan dan kamar mandi(sabun,sampo, kertas toilet), minuman keras, dan sebagainya.

    Gambar 10.7. Barang Non Ferishable

    3) Didasarkan atas wujud fisiknya: a) Barang berwujud (tangible goods), misalnya: bahan makanan,

    perl

Embed Size (px)
Recommended