DASAR-DASAR DOKUMENTASI - Yuni Nurjanah dan Definisi Dokumentasi Arti dan Sejarah Istilah Dokumentasi A. Pengertian Dokumen dari Berbagai Sumber B. Dampak Teknologi Komputer terhadap

DASAR-DASAR DOKUMENTASI

Page 1

DASAR DASAR DOKUMENTASIby Yuni Nurjanah

Konsep dan Definisi Dokumentasi

Arti dan Sejarah Istilah DokumentasiA. Pengertian Dokumen dari Berbagai SumberB. Dampak Teknologi Komputer terhadap Pengertian

DokumentDokumentC. Hubungan Perpustakaan dan Dokumentasi

Dokumen, Akses, dan Pemanfaatan InformasiDokumen, Akses, dan Pemanfaatan InformasiA. Dokumen sebagai Rekaman Memori ManusiaB. Wadah Rekaman MemoriC. Berkas Rekaman AnalogD B k R k Di i lD. Berkas Rekaman Digital

Page 2

Konsep dan Definisi Dokumentasi

A. Pengertian Dokumen dari Berbagai Sumber

In English

Verb NounDocument

Verb Noun

Menyediakan dokumen, buktik d

Data yang terekam/ dimuat (beserta

Wahana informasi

membuktikan denganmenunjukkan adanya

dokumen

maknanya)

Digunakan untukbelajar, kesaksian,

Page 3

penelitian, rekreasi, dsb

Konsep dan Definisi Dokumentasi

A. Pengertian Dokumen dari Berbagai Sumber

KUBI (1976)1. Sesuatu yang

tertulis/ k b i

2. Naskahkarangan yg

Dokumentercetak sebagai

bukti/ keterangan (suratlahir, surat nikah,

karangan ygdikirim lewat pos

(ongkir lbhmurah dari suratlahir, surat nikah,

surat perjanjian, dsb) bagi pemakai

biasa)

=Sesuatu yang

tertulis/ tercetaksebagai bukti jika

Page 4

sebagai bukti jikadiperlukan

Konsep dan Definisi Dokumentasi

A. Pengertian Dokumen dari Berbagai Sumber

Ensiklopedi Umum (1977)1. Dalam artisempit: Surat, akta,

piagam, surat resmi 2. Dalam artiDokumen(Belanda= document)

dan bahan rekamanlain baik tertulis/

tercetak yg memberiket. Untuk

penyelidikan ilmiah =

luas: segala macambenda yg dpt memberiket. Yg sifatnya tdk

terbatas hanyatertulis/ tercetak sajapenyelidikan ilmiah

pengertian dalamKUBI

tertulis/ tercetak saja

Jadi sebagai bukti tertulisDokumen merupakan bukti

asli yg berguna untukmendukung kebenaran/

Page 5

mendukung kebenaran/ keaslian suatu keterangan

Konsep dan Definisi Dokumentasi

A. Pengertian Dokumen dari Berbagai Sumber

DOKUMENTASI1. Menurut Kamus Istilah Perpustakaan dan Dokumentasi (Nurhadi Magetsari

dkk, 1992) :• bahan yang termasuk dalam jenis, bentuk, dan sifat apapun tempat

informasi direkam• Rekaman yang ditulis atau dipahat, yang menyampaikan informasi berupaRekaman yang ditulis atau dipahat, yang menyampaikan informasi berupa

fakta• Karya yang direkam dalam suatu bahasa, simbol atau tanda2 lain• Rekaman informasi berbagai bentuk

2. Menurut Documentation Commite of Special Library Association (SLA): 1951mendefinisikan dokumentasi sebagai seni menyusun:

• Reproduksi dokumen• Distribusi dokumenD b m• Pemanfaatan dokumen (International Encyclopedia of Information and

Library Science, 2003)

Page 6

Konsep dan Definisi Dokumentasi

A. Pengertian Dokumen dari Berbagai Sumber

DOKUMEN dapat disimpulkan:• Berasal dari kata document (belanda & inggris) dan documentum (latin)• Tertulis dan tercetak dan dapat dipergunakan sebagai bukti suatu

keterangan• Dapat berwujud surat, akta, piagam atau rekaman lain• Dokumen Asli memiliki nilai hukum terkuatDokumen Asli memiliki nilai hukum terkuat• Berguna untuk: sumber keterangan, sumber penyelidikan/ penelitian ilmiah,

alat bukti keabsahan suatu keterangan

DOKUMENTASI dapat disimpulkan:K gi m y di k k g 2 d l m b k d k m b g• Kegiatan menyediakan keterangan2 dalam bentuk dokumen baru tentangpengetahuan dalm arti luas sbg hasil kegiatan manusia, mengumpulkannya,dan menyusun keterangan2 tsb.

• Dokumentasi menjalankan pekerjaan2 sbb: 1) menyediakan keterangan2 ygdikutip, disadur, diterjemahkan, disaring, difotokopi, atau direkam darip, a , j mah a , a g, f p , a a am asegala dokumen pustaka; 2) memberitahukan mengenai keberadaan danketersediaan keterangan2 itu; 3) menyusun suatu dokumen baru sebagaikelanjutan dari kegiatan point 1, atas permintaan pemakai.

Page 7

Konsep dan Definisi Dokumentasi

B. Dampak Teknologi Komputer terhadapPengertian Dokumen

Hardcopy (salinan dokumen dlm

bentuk cetak)

Softcopy (salinan dokumen dlm

bentuk elektronik)

Documentation,Document per minute (dpm), Print out (pada

document root, extention (doc., gif., jpg/ jpeg, xls, zip, dll), file, file format, file type, root file, dll

(pkertas), bisa

langsung dibaca,

Perlu alat bantuTidak perlu alat

Page 8

Tidak perlu alatbantu

C. Hubungan Perpustakaan dan Dokumentasi

No Tugas2 Informasi / Komunikasi Perpustakaan Dokumentasi/1 Kreasi/ menghasilkan TJT

2 Mencatat/ Menghimpun TJT

Menerbitkan TJT

3 Mengadakan TJD TJT

Mencari TJD TJT

Memilah TJD TJT

4 Mengawasi TJD TJD

Katalogisasi TJD TJD

Indeks TJT TJD

5 Analisis/ Eksploitasi TJD

Sari Karangan TJD

Anotasi TJDAnotasi TJD

Menyusun bibliografi TJT TJD

Terjemahan TJD

Analisis Data TJD

Menyiapkan Tinjauan Tahunan (review) TJDMenyiapkan Tinjauan Tahunan (review) TJD

6 Penyimpanan TJD TJD

7 Menemukan Kembali TJD TJD

8 Melayani TJD TJD

Page 9

Menjawab / Referensi TJD TJD

Sirkulasi TJD TJD

Reproduksi TJD TJD

9 Administrasi Operasional TJD TJD

C. Hubungan Perpustakaan dan Dokumentasi

Kesimpulan :Perbedaan aktivitas Perpustakaan danDokumentasi adalah:

Macam bahan pustakanya,Cara penggarapan informasi yg tdp dlm bahan pustaka/ Cara penggarapan informasi yg tdp dlm bahan pustaka/ dokumennya,Macam petugas2 nya.

Persamaan aktivitas Perpustakaan dan Dokumentasiadalah:Keduanya sama2 bertujuan untuk menyalurkan informasikepada penggunanya

Page 10

Konsep dan Definisi Dokumentasi

2. Dokumen, Akses, dan PemanfaatanInformasi

A. Dokumen sebagai Rekaman Memori ManusiaA D g R M Mperpustakaan konvensional telah menggabungkan berbagaijenis berkas (records) baru, seperti:

Bentuk mikro rekamanbuku , terbitanberseri, peta, manuskrip, incunabula

Bentuk mikro, rekamansuara, rekaman video,

CD-ROM, File Komputer, dan situs

…Kenapa ?Penyebab utama perkembangan jenis records adalah

incunabula internet

Penyebab utama perkembangan jenis records adalahperubahan teknologi baru dalam menghasilkan rekaman ygterjadi tiap hari perpustakaan bukan lagi sebagaipenyimpan buku merubah image baik antar pemakai

Page 11

maupun pustakawan

Konsep dan Definisi Dokumentasi

2.

Page 12

Konsep dan Definisi Dokumentasi

B. Wadah Rekaman MemoriBentuk fisik dari kumpulan kertastertulis dan dijilid adalah buku.jSistem penulisan disebut juga sistem sandi (encoding).Namun bukan mrp satu2 nya bentuk rekaman memorimanusia.

C. Berkas Rekaman AnalogCiri sebuah berkas/ rekaman yg tdk berhubungan dgteknologi komputer berasal dari analogi antara bentukberkas/ rekaman dengan bahan yang direkam. Berkaskonvensional = berkas analog

D Berkas Rekaman DigitalD. Berkas Rekaman DigitalBerkas/ rekaman memori yang prosesnya berhubungan eratdengan teknologi komputer dan bentuk fisik nya beragam.(file2 komputer, buku digital, katalog online, dll)

Page 13