Contoh Tugas SIA

TUGAS TUGAS KELOMPOKKELOMPOK

Sistem Sistem Informasi Informasi

AkuntansiAkuntansi

Disusun Oleh Disusun Oleh ::

•Nely 045100079Nely 045100079

•Jenny 045100047Jenny 045100047

•Jenty 045100050Jenty 045100050

•Fitri 045100037Fitri 045100037

Sistem PenjualanSistem Penjualan

PT. STAR PT. STAR CEMERLANG CEMERLANG INDONESIA INDONESIA

Main Dealer Main Dealer SparepartSparepart

ICHIDAIICHIDAI

S

C I

Company ProfileCompany Profile

• Diresmikan pada tanggal 14 Februari 2000Diresmikan pada tanggal 14 Februari 2000

• Berlokasi di Jl.Pajang No.8-H MedanBerlokasi di Jl.Pajang No.8-H Medan

• Anak perusahaan dari PT. Star Sparta Anak perusahaan dari PT. Star Sparta Indonesia, berlokasi di JakartaIndonesia, berlokasi di Jakarta

• Main Dealer sparepart ICHIDAI Main Dealer sparepart ICHIDAI

( Untuk kendaraan roda 2 dan roda 4)( Untuk kendaraan roda 2 dan roda 4)

• Telah mendapatkan penghargaan ISO Telah mendapatkan penghargaan ISO 9000:2000 pada tahun 2005 untuk 9000:2000 pada tahun 2005 untuk spare part / produk terbaikspare part / produk terbaik

Dewan Komisaris

DirekturUtama

MarketingManager-2W

MarketingManager-4W

Sales HeadOfficer

Supervisor 2W

Wil. Luar Kota

Supervisor 4W

Dlm & L. Kota

Supervisor 2W

Wil. Dlm Kota

Sales

Inv. IDPADM

Markt.

Sekretaris

Sales Sales Sales Sales Sales

Fungsi dan tanggung jawab Fungsi dan tanggung jawab

pihak terkaitpihak terkait BAGIAN MARKETING terbagi menjadi :BAGIAN MARKETING terbagi menjadi :

1.1. Sales Marketing Sales Marketing

2.2. Inventory IDP Inventory IDP

3.3. Adm Marketing merangkap Adm Marketing merangkap Control Control Faktur Faktur

BAGIAN GUDANGBAGIAN GUDANG

Sales MarketingSales Marketing

Sales Marketing bertugas mencatat order atas barang Sales Marketing bertugas mencatat order atas barang yang diminta oleh pihak toko selaku langganan ke yang diminta oleh pihak toko selaku langganan ke dalam Form sales order ( PPF ; Pesanan Parts Form ) dalam Form sales order ( PPF ; Pesanan Parts Form ) berupa Partnumber ( kode atas barang pesanan ) dan berupa Partnumber ( kode atas barang pesanan ) dan qty/jumlah barang yang diorder.qty/jumlah barang yang diorder.

Didalam PPF juga dituliskan Nama Langganan, alamat Didalam PPF juga dituliskan Nama Langganan, alamat dan nama sales yang melakukan orderan, dalam hal ini dan nama sales yang melakukan orderan, dalam hal ini salesman yang menuliskan form PPF tersebut atau salesman yang menuliskan form PPF tersebut atau salesman yang terkait dengan toko.salesman yang terkait dengan toko.

Form PPF tersebut kemudian akan diserahkan kebagian Form PPF tersebut kemudian akan diserahkan kebagian Inventory IDP untuk kemudian akan diinput kedalam Inventory IDP untuk kemudian akan diinput kedalam program stock-IDPprogram stock-IDP

Inventory-IDPInventory-IDP

Inventory IDP bertugas mengatur proses pergerakan stock Inventory IDP bertugas mengatur proses pergerakan stock secara komputeris. Form sales order ( PPF ) yang diserahkan secara komputeris. Form sales order ( PPF ) yang diserahkan oleh salesman kemudian akan diinput kedalam program stock oleh salesman kemudian akan diinput kedalam program stock IDP melalui Transaksi Penjualan. IDP melalui Transaksi Penjualan.

Barang orderan tersebut kemudian akan diprint out kedalam Barang orderan tersebut kemudian akan diprint out kedalam form faktur pejualan dan untuk selanjutnya akan diserahkan form faktur pejualan dan untuk selanjutnya akan diserahkan kebagian ADM Marketing untuk diproses lebih lanjutkebagian ADM Marketing untuk diproses lebih lanjut

Form Faktur Penjualan dicetak rangkap 5 dan sebagai file, Form Faktur Penjualan dicetak rangkap 5 dan sebagai file, bagian inventory IDP akan menyimpan lembar terakhir yang bagian inventory IDP akan menyimpan lembar terakhir yang berwarna putih berwarna putih

( bukan yang asli ) dan sisa 4 lembar lainnya akan diserahkan ( bukan yang asli ) dan sisa 4 lembar lainnya akan diserahkan kebagian ADM Marketing melalui tanda terimakebagian ADM Marketing melalui tanda terima

Faktur penjualan jatuh tempo 30 hari setelah tanggal faktur dan Faktur penjualan jatuh tempo 30 hari setelah tanggal faktur dan untuk pembelian dengan sistem cash jatuh tempo 7 hari ( 1 untuk pembelian dengan sistem cash jatuh tempo 7 hari ( 1 minggu )dari tanggal fakturminggu )dari tanggal faktur

ADM MarketingADM MarketingADM Marketing bertugas untuk menyerahkan faktur penjualan yang telah ADM Marketing bertugas untuk menyerahkan faktur penjualan yang telah

diprint out oleh Inventory IDP kebagian gudang dan bagian piutang untuk diprint out oleh Inventory IDP kebagian gudang dan bagian piutang untuk diproses lebih lanjutdiproses lebih lanjut

Faktur jual dicetak rangkap 5 dengan ketentuan sbb ;Faktur jual dicetak rangkap 5 dengan ketentuan sbb ;• Faktur asli ( warna putih )Faktur asli ( warna putih ) akan diserahkan kebagian control piutang akan diserahkan kebagian control piutang

setelah lebih dulu diproses oleh bagian control faktur dan bagian setelah lebih dulu diproses oleh bagian control faktur dan bagian gudanggudang

• Faktur hijauFaktur hijau akan diserahkan kebagian gudang akan diserahkan kebagian gudang• Faktur kuningFaktur kuning akan diserahkan kebagian control stock dan untuk akan diserahkan kebagian control stock dan untuk

selanjutnya akan diserahkan kebagian pajakselanjutnya akan diserahkan kebagian pajak• Faktur merahFaktur merah akan disimpan oleh bagian ADM Marketing untuk di file akan disimpan oleh bagian ADM Marketing untuk di file

dan untuk mengatur proses retur barang atas fakturdan untuk mengatur proses retur barang atas faktur• Faktur putih ( lembar terakhir, bukan yang asli )Faktur putih ( lembar terakhir, bukan yang asli ) akan disimpan oleh akan disimpan oleh

bagian Inventory IDP sebagai filebagian Inventory IDP sebagai file

Setiap lembar faktur yang diserahkan akan dibuat tanda terima dan akan Setiap lembar faktur yang diserahkan akan dibuat tanda terima dan akan ditandatangani oleh sipenerima faktur jualditandatangani oleh sipenerima faktur jual

Sebagai catatan tanda terima faktur jual untuk setiap bagian berbeda Sebagai catatan tanda terima faktur jual untuk setiap bagian berbeda formnyaformnya

Bagian GudangBagian GudangBagian gudang betugas mengutip dan mengirimkan barang berdasarkan faktur jual hijau Bagian gudang betugas mengutip dan mengirimkan barang berdasarkan faktur jual hijau

yang diterima dari bagian ADM Marketingyang diterima dari bagian ADM Marketing

Sebelumnya faktur faktur yang telah diinput dan diprint out oleh bagian Inventory IDP akan Sebelumnya faktur faktur yang telah diinput dan diprint out oleh bagian Inventory IDP akan dikirim datanya dari program stock IDP dan ditransfer ke program stock gudang untuk dikirim datanya dari program stock IDP dan ditransfer ke program stock gudang untuk diperoleh perincian dari faktur dan agar diperoleh informasi yang sama terhadap stock diperoleh perincian dari faktur dan agar diperoleh informasi yang sama terhadap stock barang secara komputeris. Data yang akan ditransfer akan dibentuk dengan format dbfbarang secara komputeris. Data yang akan ditransfer akan dibentuk dengan format dbf..

Dari data yang ditransfer oleh pihak Inventory IDP bagian gudang akan mengeluarkan Bukti Dari data yang ditransfer oleh pihak Inventory IDP bagian gudang akan mengeluarkan Bukti Keluar Barang (BKB) setelah barang selesai dikutip oleh pihak check-out dan BKB Keluar Barang (BKB) setelah barang selesai dikutip oleh pihak check-out dan BKB tersebut akan dilampirkan bersama faktur jual hijau dan untuk selanjutnya akan tersebut akan dilampirkan bersama faktur jual hijau dan untuk selanjutnya akan diserahkan ke pihak toko bersamaan dengan barang kutipan tersebutdiserahkan ke pihak toko bersamaan dengan barang kutipan tersebut

Faktur jual hijau akan diserahkan kepada toko dan BKB yang disertakan akan distempel dan Faktur jual hijau akan diserahkan kepada toko dan BKB yang disertakan akan distempel dan ditandatangani oleh pihak toko sebagai bukti penerimaan barangditandatangani oleh pihak toko sebagai bukti penerimaan barang

BKB yang telah distempel akan diserahkan kepada control faktur untuk dilampirkan BKB yang telah distempel akan diserahkan kepada control faktur untuk dilampirkan bersama dengan faktur asli dan selanjutnya akan diserahkan kepada pihak control bersama dengan faktur asli dan selanjutnya akan diserahkan kepada pihak control piutangpiutang

Untuk toko Luar Kota, akan disertakan pula SURAT PENGANTAR yang akan distempel dan Untuk toko Luar Kota, akan disertakan pula SURAT PENGANTAR yang akan distempel dan ditandatangani oleh pengangkutan apabila barang dikirim melalui pengangkutan dan ditandatangani oleh pengangkutan apabila barang dikirim melalui pengangkutan dan bila barang dikirim bersammaan dengan keberangkatan Sales Marketing ke luar kota bila barang dikirim bersammaan dengan keberangkatan Sales Marketing ke luar kota maka SURAT PENGANTAR akan distempel dan ditandatangani pihak toko selaku maka SURAT PENGANTAR akan distempel dan ditandatangani pihak toko selaku penerima barangpenerima barang

Bagian Control FakturBagian Control Faktur

Bagian ini bertugas menyusun faktur-faktur yang telah Bagian ini bertugas menyusun faktur-faktur yang telah diselesaikan oleh bagian gudang berdasarkan BKB yang diselesaikan oleh bagian gudang berdasarkan BKB yang telah diterima.telah diterima.

Bkb yang telah ditempel dan ditandatangani akan dilengkapi Bkb yang telah ditempel dan ditandatangani akan dilengkapi dengan faktur jual yang asli.dengan faktur jual yang asli.

Selanjutnya akan dibuat tanda terima untuk diserahkan ke Selanjutnya akan dibuat tanda terima untuk diserahkan ke bagian control piutang.bagian control piutang.

Konsumen SalesMarketing

InventoryIDP

Adm Marketing /Control Faktur

Gudang

Order Pesanan

Pesanan

5432

2

PPF1

1Faktur

PPF1

N

Arsip

4321

Faktur

21

BKB

Finance

3Faktur

Barang

N

Konsumen

21

BKB

21

BKB

Penagihan

ControlStock

Arsip

Ars

ipDisimpan sbgPertinggal

Sistem PenagihanPiutang

BagianPajak

FakturPenjualan(rgkp 4)

AdmMarketing

SalesMarketing

PPF(rgkp 2)

InventoryIDP

Gudang Toko /Langganan

Control Piutang

ControlFaktur

PPF diserahkanPPF diserahkan

Input komp,Print fakturInput komp,Print faktur

Serahkan fktrSerahkan fktr

Fktr lbr 5 (pth) dismpnFktr lbr 5 (pth) dismpn

fktr hijau serahkan ke gudangfktr hijau serahkan ke gudang fktr asli (pth) serahkan ke control fktr

Kirim barangKirim barang

BKB dan faktur wrn hijauBKB dan faktur wrn hijau

Krm

data dlm form

at dbf

Fktr merah dismpnFktr merah dismpn

BKB balik, distempel & ttdBKB balik, distempel & ttd

BK

B

disrhkan

BKB & fktr asli disrhknBKB & fktr asli disrhkn

Tagih piutamg

melalui

Sales marketingControl

Stock

Faktur Kuning ke Cntrol StockFaktur Kuning ke Cntrol Stock

PAJAK

No. Kode Barang Nama Barang Qty Harga Discount Harga Netto

1 DU-CC-87604 Clutch Cover 3 255.000 20.00+12.5% 535.500

JUMLAH HARGA JUAL

POTONGAN

TOTAL

765.000

229.500

535.500BERLAKU SEBAGAI FAKTUR PAJAK SEDERHANA DAN SUDAH

TERMASUK PPn

-Pembayaran dianggap sah bila dicap “Lunas” atau “cash”.-Barang yang sudah dibeli tidak dapat ditukar / dikembalikan.-Pembayaran dengan giro / cek dianggap sah bila telah dikliringkan

FakturNo. FakturNo. NotaTanggalTanggal Jatuh Tempo

::::

PD010209SO01013827-12-200626-01-2007

Nama LanggananAlamat

::

POF : 4ZK6 MITSUBISHI MOTOR JL JEND SUDIRMAN NO 299 BAGAN BATU SELATAN 2

06 - 010209

BUKTI KELUAR BARANG

Dikirim Kepada :4ZK MITSUBISHI MOTORJL. JEND SUDIRMAN NO 299BAGAN BATU

No. BKBTanggal

::PD01020927-12-2006

No. Nomor Suku Cadang Nama Suku Cadang Lokasi Qty No. Kotak

1 DU-CC-87604 CLUTCH COVER 3III.a\-

Dikutip Oleh : Diperiksa Oleh : Diinput Oleh : Dipacking Oleh : Diterima Oleh :

Picker Checker

Adm. Gudang Final Checker Shipping

Harap Diterima 1 ( satu ) Koli Spareparts

( ) Koli

( ) Koli

( ) Koli

Kepada Siku Mobil

JL. H. Agus Salim 95R. Prapat

ICHIDAI

(__________ kotak )

NB •Ongkos Ditanggung pembeli•Klaim koreksi atas surat jalan ini tidak kami layani selewat dari 7 hari setelah tanggal terima barang

Faktur Terlampir PD 10209

Medan 2006

Ttd Oleh,

SURAT PENGANTAR

NO. NOMOR SUKU CADANG QTY NO. NOMOR SUKU CADANG QTY

SCIPesanan Parts Form (PPF)Dari toko

(________________________)Nama tanda tangan & stempel

Yang memesan,No. POFTanggal

PTGN

::

: