CONTOH SURAT MENYURAT

SURAT SURAT MENYURATMENYURAT

• Surat adalah media komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga dengan seseorang atau lembaga lainnya.

• Surat memiliki banyak kelebihan yaitu memberikan kesempatan yang lebih leluasa untuk berpikir dan merenungkan hal-hal yang akan disampaikan.

• Surat juga memiliki kelemahan yaitu keterbatasan dalam penyampaian ekspresi kejiwaan.

Fungsi Surat• Media komunikasi• Bukti tertulis• Alat pengingat• Bukti historis• Pedoman kerja• Duta organisasi

Pengertian Surat DinasPengertian Surat DinasPengertian Surat DinasPengertian Surat DinasSurat Resmi (Dinas Pemerintah)Surat Resmi (Dinas Pemerintah)

Adalah salah satu jenis surat yang berisi Adalah salah satu jenis surat yang berisi informasi resmi yang dibuat oleh seorang informasi resmi yang dibuat oleh seorang pejabat untuk ditujukan kepada pihak lain, pejabat untuk ditujukan kepada pihak lain, yang antara lain berupa pemberitahuan, yang antara lain berupa pemberitahuan,

permintaan, pernyataan, dan pertanyaan.permintaan, pernyataan, dan pertanyaan.

Jenis-jenis Surat Dinas. • Surat dinas• Surat keputusan• Surat perintah• Surat Tugas• Surat Instruksi• Surat Pengantar• Surat Kuasa• Nota Dinas• Surat pengumuman

Ciri-ciri Surat Dinas1. Dikeluarkan oleh suatu instansi

atau jawatan, baik milik pemerintah maupun swasta.

2. Berisikan kepentingan-kepentingan kedinasan, keorganisasian.

3. Disusun dengan ragam bahasa resmi.

Tata Urutan Bagian-bagian Surat

DinasBagian-bagian surat

1)

Logo

3)2)

4)

5)

6)

7)

8)

9)

10)

11)12)

Keterangan :

1) Kepala surat

2) Nomor surat

3) Tanggal surat

4) Lampiran

5) Hal atau perihal surat

6) Alamat surat

7) Salam pembuka

8) Isi

9) Salam penutup

10)Status/jabatan, tanda tangan, nama jelas

11)Tembusan

12)Inisial

1. Kepala SuratFungsinya sebgai identitas diri bagi instansibersangkutan. Dalam kepala suratdicantumkan identitas berikut :a. Nama instansib. Lambang atau logo instansic. Kode posd. Nomor telepone. Nomor faksimile atau e-mail

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONALUNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

Jalan Dr. Setiabudi 229 Bandung 40154 Telepon (022) 2013164 Faksimile (022) 2013651

E-mail : [email protected]

Logo

2. Nomor SuratPenulisan nomor surat berguna untuk :a. Memudahkan dalam pengarsipanb. Memudahkan dalam mencarinya

kembalic. Mengetahui banyaknya surat yang

keluard. Bahan rujukan dalam surat menyurat

tahap berikutnya

Lazimnya nomor surat berisikan :a. Nomor urut suratb. Kode suratc. Angka buland. Angka tahun

Angka tahun

Angka bulan

Kode surat

Nomor urut

Nomor : 007 / KSH-1 / IV / 2001

3. Tanggal SuratTanggal surat ditulis sejajar dengan nomor

surat. Namatempat mendahului tanggal surat. Namun apbila sudah tercantum dalam kepala surat, nama tempat tidak perlu lagi dituliskan.

Contoh :1) Surabaya, 27 Juli 20032) 17 Agustus 2001Hal-hal lainnya yang harus diperhatikan

adalah :a. Nama bulan ditulis dengan huruf secara

lengkapb. Angka tahun tidak boleh disingkatc. Pada akhir baris tidak dibubuhi tanda titik

4. Lampiran

Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain.

Contoh penulisan lampiran yang benar :

1) Lampiran : tiga helai2) Lampiran : satu berkas3) Lampiran : dua lembar4) Lampiran : sepuluh lembar

5. Hal Surat

Hal bermakna ‘perkara’, ‘soal’, ‘urusan’,‘peristiwa’, dan ‘tentang hal’.Cara penulisannya :a. Harus ditulis dengan singkat, jelas, dan

menarikb. Berwujud kata atau frase, bukan kalimatc. Huruf pertama pada setiap katanya

harus ditulis dalam huruf kapital.Contoh penulisan hal yang benar :1) Hal : Jadwal Ujian Matematika2) Hal : Undangan Rapat Panitia

6. Alamat Surat

Pada umumnya surat dinas dikirim dengan menggunakan sampul atau amplop. Dengan demikian, ada dua macam alamat yaitu alamat luar dan alamat dalam.

Alamat Luar pada sampulTerdiri atas :

1) kata Kepada Yth2) nama jabatan3) unit kerja4) alamat lengkap

Contoh alamat luar pada sampul:a) Kepada

Yth. Encep Syarif Nurdin, Drs., M.Pd.Jalan Gegararum Baru 20Bandung 40153

b) KepadaYth. Direktur LPK TrigunaJalan Tentara Pelajar 91Tasikmalaya

c) KepadaYth. Kepala Biro OrganisasiSekretariat JendralDepartemen Pendidikan NasionalJalan Jendral Sudirman, SenayanJakarta 10270

b. Alamat Dalam pada surat Ketentuan penulisan pada alamat surat bagian dalam:

1. Tidak didahului kata Kepada2. Menggunakan kata Yth3. Menggunakan nama jabatan4. Mencantumkan unit kerja5. Menggunakan alamat lengkap6. Nama tempat pada alamat yang

dituju tidak didahului kata depan di

7. Salam Pembuka

salam pembuka berfungsi sebagai penghormatan terhadap pihak yang dituju.

Hal yang perlu diperhatikan :a. Huruf awal pada salam pembuka ditulis

dengan huruf kapitalb. Huruf awal kata “hormat” ditulis dengan

huruf kecilc. Penulisan salam pembuka diakhiri dengan

tanda koma.

8. Isi Surata. Alinea pembuka

Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar isi

surat.

b. Alinea IsiAlinea isi merupakan bagian surat yangmenampung maksud penulisan surat.

c. Alinea penutupAlinea penutup bisa berupa simpulan,

harapan, ucapan terima kasih, ataupun ucapan selamat.

Beberapa contoh kesalahan dalam penulisan alinea penutup adalah sebagai berikut :

1) Atas perhatiannya saya sampaikan terima kasih.

2) Saya haturkan terima kasih atas perhatian ibu.

9. Salam PenutupSalam penutup yang lazim digunakan adalah hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan wassalam.

Hal-hal yang perlu diperhatikan :a. Huruf awal salam penutup ditulis dengan

huruf kapitalb. Penulisan salam penutup diakhiri tanda

koma

Contoh :Hormat kami,Wassalam,

10. Pengirim SuratPengirim surat dalah pihak yang bertanggung jawab atas penulisan/ penyampaian surat.

Singkatan-singkatan :a. Singkatan a.n. ---- bukan a/n

merupakan kepanjangan dari atas nama1) singkatan ini digunakan pengirim jika menandatangani surat yang mengatasnamakan pejabat lain misalnya atasan pengirim surat.2) Surat yang ditandatangani tidak harus dikonsultasikan isinya kepada atasan pengirim surat.

b. Singkatan anb. Kepanjangan atas nama beliau.1) Isi surat harus dikonsultasikan terlebih dahulu

kepada atasan pengirim surat untuk memperoleh persetujuan.

2) Isi surat merupakan tanggung jawab pejabat yang diatasnamakannya itu.

Contoh :Kepala SMUN 1 Rajadesaanb.Wali Kelas 1A

Ttd

Drs. Firmansyah NugrahaNIP 121320458

c. Singkatan u.b. kepanjangan dari untuk beliau digunakan jika seseorang pejabat mendapat pendelegasian wewenang untuk menandatangani surat dari pejabat atasannya.

d. Singkatan a.p. merupakan kepanjangan dari atas perintah digunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberikan kuasa kepada bawahannya.

e. apb. (atas perintah beliau); digunakan jika menteri menguasakan penandatanganan surat kepada bawahannya.

f. plh.(pelaksana harian); digunakan jika pejabat yang berwenang menandatangi surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas menguasakan penandatanganan kepada pejabat setingkat di bawahnya.

g. wks. (wakil sementara); digunakan jika pejabat yang belum ditunjuk penggantinya atau berhalangan karena tugas.

h. u.p. (untuk perhatian); digunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau pekerjaan tanpa memerlukan kebijaksanaan langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan.

11. Tembusan Surat

Tembusan dibuat jika isi surat tersebut juga

perlu diketahui pihak-pihak lain.Tembusan diletakkan pada margin

sebelah kiri, lurus vertikal denga nomor,

lampiran, dan perihal surat dan sejajar dengan

nama pejabat yang menandatangani surat.

Hal yang perlu diperhatikan dalam tembusan :

a. Huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital.

b. Kata tembusan tidak perlu diberi garis bawah.

c. Tanda titik dua (:) mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari satu.

d. Penulisan Kepada Yth. tidak perlu dicantumkan.

e. Yang diberi tembusan adalah pejabat atau orangnya dan kantornya

f. Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan.

Contoh penulisan tembusan yang benar :

Tembusan :1) Kakanwil Depdiknas Provinsi Jawa

Barat2) Kakandep Dekdiknas Kabupaten

Ciamis

12. Inisial Pada bagian kiri bawah surat dinas

sering dijumpai tanda pengenal yang berupa singkatan (inisial) dari nama pengonsep dan pengetik surat. Gunanya untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat bersangkutan.

Contoh :IH/PA (Iin Hendriyani/Purnama Alam

Bentuk bentuk Surat Dinasa. Bentuk Lurus Penuh

b. Bentuk Lurus

c. Bentuk Setengah Lurus

d. Bentuk Resmi Indonesia Lama

e. Bentuk Resmi Indonesia Baru

f. Bentuk Lekuk

g. Bentuk Alinea Menggantung

Langkah-langkah Penyusunan Surat Dinas

A. Menentukan Perihal SuratB. Menyusun Kerangka SuratC. Pengumpulan InformasiD. Mengembangkan Kerangka Surat

dan Proses Pengetikan1) mengembangkannya menjadi surat

yang utuh2) memilih kertas surat3) mengetik surat

E. Penyuntingan SuratF. Melipat dan Menyampul Surat

1) melipat surat

Model 12.1Lipatan baku

Model 12.2Model baku rendah

Model 12.3Lipatan

akordion

Model 12.4Lipatan akordion

rendah

Model 12.5Lipatan ganda sejajar

Model 12.6Lipatan

tunggal

Model 12.7Lipatan model

prancis

Model 12.8Lipatan baron

2) Menyampul Surat3) Membubuhkan alamat surat

Contoh :

E. Kosasih, M.Pd.

Jalan Gegerarum Baru 20

Bandung Kepada

Yth. Bapak Yogia S. Meliala,

Direktur CV Yrama Widya,

Jalan Permai 28/97

Margahayu Permai

Bandung

Surat PerintahSurat PerintahSurat PerintahSurat Perintah

Surat yang dikeluarkan oleh suatu Surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau pihak yang lebih instansi atau pihak yang lebih

tinggi dan ditujukan kepada pihak tinggi dan ditujukan kepada pihak yang lebih rendah (bawahan) agar yang lebih rendah (bawahan) agar

bawahan tersebut berbuat bawahan tersebut berbuat sesuatu/tidak berbuat sesuatu sesuatu/tidak berbuat sesuatu

sebagaimana diterangkan dalam sebagaimana diterangkan dalam surat perintah tersebut.surat perintah tersebut.

Bagian-bagian dari surat perintah:

– Bagian kepala surat terdiri atas:» Nama dan alamat unit organisasi» Petunjuk surat perintah» Nomor dan tahun

– Bagian isi surat perintah:» Nama, jabatan, no. induk pegawai yang

mendapat perintah» Unit organisasinya» Isi perintah» Waktu dan tempat pelaksanaan tugas

– Bagian akhir surat perintah:» Nama tempat, tanggal-bulan-tahun

surat perintah dibuat» Jabatan pemberi perintah» Nama terang dan no. induk pegawai

pemberi perintah» Stempel unit organisasi dan

tembusan– Lampiran surat perintah resmi.

Surat TugasSurat TugasSurat TugasSurat TugasAdalah surat yang dikeluarkan oleh pihak Adalah surat yang dikeluarkan oleh pihak yang lebih tinggi, ditujukan kepada pihak yang lebih tinggi, ditujukan kepada pihak

bawahan agar bawahannya melaksanakan bawahan agar bawahannya melaksanakan tugas tertentu. Surat tugas bersifat singkat tugas tertentu. Surat tugas bersifat singkat

tapi jelas. Pada umumnya surat tugas tapi jelas. Pada umumnya surat tugas dipandang perlu agar pengemban tugas dipandang perlu agar pengemban tugas

memperoleh pengesahan formal untuk tugas memperoleh pengesahan formal untuk tugas yang harus dilaksanakan.yang harus dilaksanakan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam

penyusunan surat tugas:» Perlu mencantumkan kepala surat dari instansi yang

bersangkutan» No. surat tugas» Orang/pejabat yang memberi tugas» Orang/pejabat yang diberi tugas» Maksud dan tujuan surat tugas itu dibuat» Mulai berlakunya surat tugas» Tempat dan tanggal surat tugas dikeluarkan» Ditandatangani oleh pejabat yang berwenang disertai

cap/stempel dari instansi yang bersangkutan» Bila perlu dibuat tembusan» Lampiran surat tugas resmi

Surat InstruksiSurat Instruksi Surat InstruksiSurat Instruksi Surat yang ditujukan kepada banyak pihak Surat yang ditujukan kepada banyak pihak (tidak hanya kepada bawahan dalam satu (tidak hanya kepada bawahan dalam satu unit organisasi). Surat instruksi memuat unit organisasi). Surat instruksi memuat

petunjuk-petunjuk secara teknis dan petunjuk-petunjuk secara teknis dan terinci mengenai apa yang harus terinci mengenai apa yang harus

dilakukan dalam rangka pelaksanaan dilakukan dalam rangka pelaksanaan suatu ketetapan, serta petunjuk suatu ketetapan, serta petunjuk

bagaimana cara pelaksanaan ketetapan bagaimana cara pelaksanaan ketetapan tersebut. Berikut ini contoh bentuk surat tersebut. Berikut ini contoh bentuk surat instuksi (lampiran surat instruksi resmi).instuksi (lampiran surat instruksi resmi).

Surat PengantarSurat PengantarSurat PengantarSurat PengantarAdalah surat untuk mengantarkan Adalah surat untuk mengantarkan

sesuatu dengan maksud agar sesuatu dengan maksud agar yang menerimanya mengetahui yang menerimanya mengetahui

maksud sesuatu yang maksud sesuatu yang diterimanya. diterimanya.

syarat-syarat untuk membuat surat pengantar

adalah sebagai berikut:» Harus mencantumkan nama ,alamat

pengirim, penerima sesuatu» Perlu mencantumkan nomor surat pengantar» Tempat dan tanggal surat pengantar dibuat» Perlu dibuat kolom: no. urut, uraian,

banyaknya, keterangan» Perlu mencantumkan nama yang berhak

mengantarkan barang/sesuatu itu» Perlu mencantumkan kolom tanda tangan

dan nama terang yang menerima barang tersebut

» Perlu di cap/stempel dari instansi yang mengantarkan barang tersebut

» Lampiran surat pengantar

Surat KuasaSurat KuasaSurat KuasaSurat KuasaSurat yang dibuat untuk memberikan Surat yang dibuat untuk memberikan

kekuasaan terhadap seseorang yang dapat kekuasaan terhadap seseorang yang dapat di percaya supaya bertindak mewakili di percaya supaya bertindak mewakili

orang yang memberi kuasa karena orang orang yang memberi kuasa karena orang yang memberi kuasa tidak dapat yang memberi kuasa tidak dapat

melaksanakan sendiri.melaksanakan sendiri.

Syarat-syarat untuk membuat surat kuasa:

» Surat kuasa untuk perorang tidak perlu mencantumkan no. surat kuasa

» Surat kuasa untuk mengambil gaji atau honorarium tidak perlu di bubuhi materai

» Surat kuasa untuk instansi (kedinasan) di tulis di atas surat segel atau di bubuhi materai secukupnya

» Surat kuasa diberikan kepada orang yang di percaya

» Orang yang memberi kuasa dan yang menerima kuasa harus sudah dewasa, sehat rohani dan jasmani

» Surat kuasa perlu mencantumkan tempat dan tanggal surat kuasa itu dibuat

» Surat kuasa di anggap sah apabila antara pemberi dan penerima kuasa telah menandatangani surat kuasa tersebut

» Lampiran surat kuasa.

Nota DinasNota DinasNota DinasNota DinasAdalah surat Adalah surat

peringatan/penunjukan/keterangan secara peringatan/penunjukan/keterangan secara resmi dengan maksud agar isi yang resmi dengan maksud agar isi yang

tercantum didalamnya mendapatkan tercantum didalamnya mendapatkan perhatian sepenuhnya dan dilaksanakan perhatian sepenuhnya dan dilaksanakan

sebaik-baiknyya dengan penuh rasa sebaik-baiknyya dengan penuh rasa tanggung jawab.tanggung jawab.

Bentuk-bentuk Surat• Bentuk Lurus• Bentuk Lekuk• Bentuk Setengah Lurus• Bentuk Lurus Penuh• Bentuk Alinea Menggantung• Bentuk Offician Style

Syarat dan Ciri Surat Yang Baik:

– Surat ditulis dalam bentuk yang menarik dan tersusun sesuai dengan peraturan. Untuk itu penulis harus memahami berbagai bentuk surat yang akan digunakan.

– Kalimat sederhana, lugas dan mudah dipahami pembaca. Kata-kata yang dipakai harus jelas, tepat, tidak mendua, hemat dan benar sesuai dengan tata bahasa Indonesia.

– Bahasa surat harus hormat, sopan dan simpatik, agar pembaca surat merasa dihormati.

– Pergunakan singkatan-singkatan yang umum dipakai dalam surat-menyurat.

– Disusun secara sistematis, terinci, konsisten dan kronologis.

– Pergunakan tanda baca dan huruf besar pada tempatnya.– Pergunakan istilah-istilah bisnis yang baku.

MENGURUS DAN MENGENDALIKAN SURAT

• Kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang meliputi:

penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian,pemrosesan lebih lanjut.

• agar surat dapat dengan cepat dan tepat sampai ke yang dituju.

Jenis pengurusan surat

• Buku agenda surat masuk dan keluar

1. Sukar untuk di file2. Sarana penemuan kembali

nomor/kode surat sukar dingat

3. Pengaturan arsip dng peralatan sukar diterapkan

4. Tidak fleksibel, tnjk silang tidak bisa diterapkan.

• Kartu kendali

1. Di file2. Sarana indek mudah

diingat

3. Mudah dipergunakan sesuai selera

4. Fleksibel dan diterapkan tunjuk silang

Keterangan yang diperlukan dalam buku agenda atau kartu

kendali• Tanggal hari diterimanya atau dikirim surat.• Nomor urut surat masuk/keluar• Asal surat surat masuk dan alamat yang dituju(kepada)

untuk keluar• Perihal surat• Isi ringkas surat• Tanggal surat (yang tercantum pada surat)• Lampiran (sebut macam dan jumlah lamp)• Nomor dan kode surat• Pengolah surat• Catatan atau keterangan• Paraf sebagai bukti surat terima surat

TUGAS• BUATLAH FORMAT BUKU AGENDA

SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

• URAIKAN LANGKAH-LANGKAH PENERIMAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR