BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan Analisis sistem adalah menguraikan dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhankebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. 4.1.1. Analisis Dokumen Untuk lebih memahami sistem yang sedang berjalan, dilakukan analisis terhadap dokumen-dokumen yang digunakan untuk proses persediaan bahan setengah jadi di PT. PIMSF Divisi Stamping. 1. Nama dokumen Sumber Rangkap Deskripsi Data item : Order Pembelian (OP) : Perencanaan Material : 2 (Dua) : Memesan bahan ke supplier : no.OP,kode_bahab,nama_bahan,kode_supplier, nama_supplier,tgl_OP,jumlah_minta 2. Nama Dokumen Sumber Rangkap Deskripsi : Faktur barang : Supplier : 1 (satu) : Dokumen pengiriman barang dan surat untuk
43
44
mencocokan barang yang diterima. Data item : Kode Bahan, Nama Bahan, Jumlah, nama,supplier, Kode_supplier,tanggal 3. Nama Dokumen Sumber Rangkap Deskripsi : Bukti Masuk Barang (BMB) : Bag. Gudang : 2 (Dua) : Dokumen yang berisi penerimaan bahan yang diterima dari supplier Data item : No.BMB,No.Faktur,kode_supplier,nama_supplier, kode_barang,nama_barang,tgl_terima, jumlah_terima,keterangan 4. Nama Barang Sumber Rangkap Deskripsi Data Item : Surat Perintah Kerja (SPK) : perencanaan produksi : 1 (satu) : Dokumen untuk melakukan memproduksi produk : No.SPK, Tanggal, Nama Barang, Proses, No.Gambar, Jumlah hasil, operator, keterangan. 5. Nama Dokumen Sumber Rangkap Fungsi Data item : Bon Pengeluaran Barang (BPB) : Bag.Gudang : 2 (dua) : laporan pengeluaran barang yang keluar : no_BPB,kode_barang,nama_barang,tgl_keluar,
45
jumlah_keluar 6. Nama Dokumen Sumber Rangkap Fungsi : Kartu stok : bag.gudang : 2 (dua) : Dokumen laporan stok barang yang tersedia di gudang Data item : kode barang,nama barang, jumlah penerimaan, jumlah pengeluaran, jumlah stok, keterangan.
4.1.2. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan Analisis sistem dapat diartikan sebagai suatu proses untuk memahami sistem yang ada yaitu Sistem Informasi persediaan bahan setengah jadi. Sistem ini meliputi analisis prosedur seperti Flowmap, Diagram Kontek dan Data Flow Diagram yang sedang berjalan. Prosedur-prosedur persediaan bahan setengah jadi yang sedang berjalan dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Costumer memesan order barang sebanyak 2 rangkap ke PPIC dan PPIC memberikan order barang ke perencanaan material untuk memeriksa persediaan bahan setengah jadi di gudang di kartu stok dan satu lagi untuk bagian perencanaan produksi. 2. Jika barang untuk produksi mencukupi, perencanaan produksi membuat surat perintah kerja dan bon pengeluaran barang untuk meminta barang
46
untuk produksi ke bagian gudang, setelah bagian gudang mengeluarkan barang dan perencanaan produksi memberikan surat perintah kerja dan barang untuk produksi ke bagian produksi. 3. Bagian perencanaan membuat laporan produksi untuk PPIC. 4. Jika barang untuk produksi tidak mencukupi, perencanaan material membuat order pembelian sebanyak 4 rangkap untuk ke bagian logistik. 5. Logistik menandatangani order pembelian dan memberikan order pembelian tersebut ke supplier,finance,bagian gudang dan arsip dibagian logistik. 6. Supplier mengirimkan barang ke bagian gudang beserta faktur barang, dan bagian gudang mengecek barang berdasarkan order pembelian dan faktur barang dari supplier, jika tidak ada kerusakan maka faktur di tandatangani oleh bagian gudang, jika ada kekurangan faktur di kembalikan ke supplier. 7. Bagian gudang membuat laporan masuk bahan dan laporan bahan keluar sebagai laporan ke PPIC, dan mencatat pengeluaran dan pemasukan bahan setengah jadi di kartu stok, untuk diberikan ke perencanaan material dan perencanaan produksi yang menerangkan tentang persediaan bahan yang ada di gudang.
4.1.2.1.
Flowmap
Untuk menjalankan prosedur sistem digunakan diagram prosedur yang terbentuk dari hasil analisis dokumen dan analisis prosedur. Diagram prosedur sistem dapat dilihat pada gambar sebagai berikut :
47
Flowmap Persediaan Bahan Setengah Jadi yang berjalanConstumer PPIC Perencanaan Material Bagian Gudang Perencanaan Produksi1 BPB ~ SPK Kartu stok BPB 2 BPB 1 Kartu stok ya Tandatang an BPB Cek kartu stok tdk Kartu stok * Kartu stok *
Bag.Produksi
Logistik
Supplier
Finance
Order barang 2 Order barang 1
Order barang 2 Order barang 1 Order barang 1 1
Order barang 2
Cek kartu stok
tdk
ya
BPB ~ 2 BPB ~ 1
Kartu stok *
Kartu stok * 3
Buat surat perintah kerja dan bon pengeluaran barang
BPB 2 BPB 1 Buat order pembelian
Surat Perintah 2 Kerja Surat Perintah 1 Kerja
4 BPB ~ 2 Order pembelian 4 Order pembelian 3 Order pembelian 2 Order pembelian 1 Bon Pengeluaran Barang acc Surat Perintah Kerja Order pembelian 4 Order pembelian 3 Order pembelian2 Order pembelian1 Order pembelian~ 4 Order pembelian ~2
Buat Lap.Produksi Tandatangan order pembelian
Lap.Produksi Order pembelian~3
Lap.Produksi
Faktur barang
Order pembelian ~ 4 Order pembelian~3 Order pembelian ~2 Order pembelian~1
Cek barang tdk 2 Faktur barang Faktur barang
ya Faktur barang ~
5
Faktur barang
Faktur barang ~
Buat lap barang keluar Lap.masuk 1 barang Lap.barang 1 keluar Lap.barang 2 keluar Lap.barang 1 keluar
Buat lap.masuk barang
Lap.masuk 2 barang Lap.masuk 1 barang
Catat ke kartu stok
Kartu stok 2 Kartu stok 1 Kartu stok 1
Kartu stok 2
Gambar 4.1 Flowmap persediaan bahan yang berjalanKeterangan : KS* =Kartu Stok yang sudah dicek BPB~ =Bon Pengeluaran Barang yang sudah ditandatanga Faktur barang~ = faktur barang yang sudah ditandatangan
48
4.1.2.2. Diagram Konteks Diagram kontek adalah diagram tingkat atas yaitu diagram global dari sebuah sistem informasi yang meggambarkan aliran-aliran dari entitas luar dan entitas dalam.PPIC Order Barang Order pembelian Logistik
Order Pembelian~ Lap.produksi Lap.penerimaan Lap.pengeluaran Sistem Informasi Persediaan bahan setengah jadi
Finance
Order Pembelian~,faktur barang
Bag.Produksi
SPK,BPB
Faktur Barang~
Supplier
Gambar 4.2. Diagram Konteks yang berjalan
4.1.2.3.
Data Flow Diagram
Diagram alur data yaitu menggambarkan sistem yang ada pada diagram konteks menjadi beberapa proses utama, yang terjadi antara entitas yang terlibat dalam sistem informasi. DFD yang terdapat pada Sistem Informasi Persediaan bahan setengah jadi yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
49
Data Flow Diagram Level 1Lap.produksi Lap.pengeluaran barang Order barang
PPICOrder barang
1.0 Cek bahan di kartu stok
Catat di kartu stokOrder barang Order barang
6.0 Cek bahan di kartu stok
2.0 Buat order pembelianPO
Data bahan Dt.bahan
7.0 Buat surat perintah kerja
Surat perintah kerja Order pembelian
SPK
10.0 Buat lap produksi
SPK Dt.bahan
OP~
3.0 Tandatangan Order PembelianOP~ Catat di kartu stok
8.0 Buat bon pengeluaran barang
Bag.ProduksiBPB
Bon pengeluaran barangBPB
Finance
Supplier
OP~
4.0 Cek faktur barang
Faktur barang
5.0 Buat lap.barang masuk
Catat di kartu stok
9.0 Buat lap.pengeluar an barang
Lap.barang masuk
Gambar 4.3. Data Flow Diagram Level 1
4.1.3. Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan Setelah dianalisis ada beberapa kelemahan dari sistem informasi yang sedang berjalan diantaranya : 1. Keterlambatan informasi dalam pengecekkan jumlah bahan setengah jadi akan mengakibatkan keterlambatan kegiatan operasional perusahaan. 2. Belum terkomputerisasinya laporan barang yang masuk dan laporan barang yang keluar
50
3.
Belum terkontrolnya stok minimal barang sehingga pemesanan bahan setengah jadi tidak dapat segera dilaksanakan secepat mungkin.
4.2
Perancangan Sistem Perancangan sistem adalah tahap untuk memperbaiki sistem yang sedang
berjalan , tahap ini sangat penting dalam menentukan baik atau tidaknya hasil perancangan sistem yang diperoleh. Tahap perancangan dapat digambarkan sebagai perancangan untuk membangun sebuah sistem dan mengkonfirmasikan komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras sehingga
menghasilkan sistem yang lebih baik.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem Adapun tujuan dari perancangan sistem yang diusulkan yaitu: 1. Memperbaiki pengolahan data yang masih manual menjadi sistem terkomputerisasi 2. Dapat menyimpan data, mengolah data, melakukan pencarian data dan menampilkan data data atau informasi secara cepat dan tepat waktu.
4.2.2
Gambaran Sistem Yang Diusulkan Adapun gambaran umum sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut: 1. Perancangan prosedur (Flow Map, Diagram Konteks, DFD, Kamus Data).
51
2. Perancangan basis data (Normalisasi, Relas I Tabel, ERD, Struktur File, Kodifikasi). 3. Perancangan antar muka (Struktur Menu, Perancangan Input danOutput).
4.2.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan Perancangan proses ini akan memberikan gambaran mengenai dokumendokumen, proses-proses dan aliran data apa saja yang akan terlibat dalam sistem yang akan diusulkan. Proses yang akan dirancang bertujuan untuk memperbaiki kinerja sistem yang ada, sehingga kelemahan yang ada pada sistem dapat kita diperbaiki.
4.2.3.1. Flow Map yang Diusulkan Perancangan proses ini akan memberikan gambaran mengenai dokumendokumen, proses-proses dan aliran data apa saja yang akan terlibat dalam sistem yang akan diusulkan. Proses yang akan dirancang bertujuan untuk memperbaiki kinerja sistem yang ada, sehingga kelemahan yang ada pada sistem dapat kita diperbaiki. Mengenai sumber dan aliran dokumen dapat digambarkan dalam flowmap yang diusulkan berikut ini: 1. PPIC memberikan order barang sebanyak 2 rangkap yang diberikan kepada perencanaan material untuk memeriksa persediaan bahan untuk produksi ke dalam database dan satu lagi untuk perencanaan produksi.
52
2.
perencanaan produksi mengecek persediaan setengah jadi ke dalam data base dan jika bahan setengah jadi mencukupi untuk produksi, perencanaan produksi menginput dan mencetak surat perintah kerja dan bon pengeluaran barang untuk meminta bahan baku di bagian gudang.
3.
Setelah bagian gudang mengeluarkan material ke bagian perencanaan produksi dan memberikan surat perintah kerja dan material ke bagian produksi.
4. 5.
Perencanaan produksi mencetak laporan produksi untuk diberikan ke PPIC Perencanaan material menginput dan mencetak order pembelian sebanyak 3 rangkap untuk diberikan ke bagian logistik.
6.
Bagian logistik menandatangani order pembelian dan memberikan ke supplier,bagian gudang dan finance.
7.
Supplier mengirimkan barang ke bagian gudang beserta faktur, dan bagian gudang mengecek data bahan ke dalam database dan faktur dari supplier, jika tidak ada kekurangan maka faktur di tandatangani oleh bagian gudang, jika ada kekurangan faktur di kembalikan ke supplier.
8.
Bagian gudang mencetak laporan pengeluaran barang dan laporan barang masuk sebagai laporan kepada PPIC.
53
Persediaan Bahan Setengah Jadi yang diusulkanPPIC Perencanaan Material Gudang Perencanaan Produksi Bag.ProduksiSurat Perintah Kerja Bon Pengeluaran Barang acc
Logistik
Supplier
Finance
Order barang 2 Order barang 1 Order barang 1
Order barang 2
Input data bahan Input data bahan Hasil produksi
Database Persediaan Bahan
Bon Pengeluaran Bahan
Cetak Bon Pengeluaran Barang
Cetak Surat Perintah Kerja
Cetak order pembelian
Tandatangan Bon Pengeluaran Barang
Bon Pengeluaran Barang
Surat Perintah Kerja
Order Pembelian 3 Order Pembelian 2 Order Pembelian 1
Bon Pengeluaran Barang acc
Bon Pengeluaran Barang acc
Order Pembelian~2 Hasil produksi Order Pembelian 3 Order Pembelian 2 Input hasil produksi Order Pembelian 1 Order Pembelian~3
Cetak laporan produksi
Tandatangan Order Pembelian
Order Pembelian~3 Lap.produksi Lap.produksi Order Pembelian~2 Order Pembelian~1
2 Faktur Barang Faktur Barang
Input data masuk barang
Cetak laporan penerimaan
Lap.penerimaan barang
Lap.penerimaan
Cetak lap pengeluaran
Lap.pengeluaran barang
Lap.pengeluaran
Gambar 4.4 Flowmap yang diusulkan
54
4.2.3.2.
Diagram kontek yang diusulkan
Pada tahap ini akan dilakukan pembuatan model sistem informasi secara umum atau menyeluruh. Diagram konteks bertujuan untuk memberikan gambaran kepada sistem analisis pembuatan program mengenai masukan (input) ke dalam proses dan apa yang akan dihasilkan keluaran (output). Untuk lebih jelas lagi dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
PPIC
Order Barang
Order pembelian
Logistik
Order Pembelian Lap.produksi Lap.penerimaan Lap.pengeluaran Sistem Informasi Persediaan bahan setengah jadi
Finance
Faktur barang
Bag.Produksi
SPK,BPB
Supplier
Gambar 4.5. Diagram Konteks yang diusulkan
4.2.3.3.
Data Flow Diagram
Data Flow Diagram merupakan diagram yang menggambarkan arus data dalam sistem yang akan dibangun, dengan mengikutsertakan komponenkomponen entitas yang terkait, media penyimpanan (storage). Proses-proses sistem maupun simbol penuh yang menunjukkan hubungan arus data dari proses ke entitas yang terkait, untuk lebih jelasnya data flow diagram yang diusulkan digambarkan sebagai berikut :
55
Dt pengeluaran Order barang
10.0 Cetak lap.pengeluara n
PPIC
Order barang
1.0 Input data bahan
Dt bahan
5.0 Input data bahanDt bahan
Dt.bahan
T.detail permintaan
T. detail pengeluaranDt bahan
Dt.bahan
2.0 Cetak order pembelianOP
T. permintaan
T.pengeluaran
Dt pengeluaran
6.0 Cetak BPB
Dt.permintaan
T.detail produksi Logistik
BPB
Dt bahan
7.0 Ttd BPB
Supplierfaktur
3.0 Input data bahan
Dt bahan
T.produksiDt produksi
T detail penerimaanDt bahan Dt bahan Dt produksi
8.0 Cetak Surat Perintah Kerja
SPK
Ttd BPB
Lap.penerimaan
4.0 Cetak lap.penerimaa n
T penerimaanDt penerimaan
9.0 Cetak lap.produksi
Bag.produksi
Lap.produksi
Gambar 4.6. Data flow Diagram yang diusulkan
4.2.3.4. Kamus Data Kamus data berperan dalam perancangan dan pembangunan sistem informasi untuk berfungsi memperjelas arti aliran data dan penerimaan pengeluran dalam penggambaran DFD. Adapun data-data yang mengalir antar proses pada Diagram Arus Data Level 1 adalah sebagai berikut : 1. Nama arus data : Order bahan
56
Alias Aliran data Struktur data
:: PPIC-proses1.0 : bahan,nama_bahan,kode_supplier, satuan,stok
2.
Nama arus data Alias Aliran data
: data bahan ::proses1.0-T.detail_permintaan,T.detail_permintaan -proses2.0,proses3.0,T.detail_penerimaan, T.detail_penerimaan-proses4.0,proses5.0 T.detail_pengeluaran, T.detail_pengeluaran-proses6 Proses7.0-bag.produksi
Struktur data 3. Nama arus data Alias Aliran data Struktur data
: kode_bahan,nama_bahan ,satuan,stok : Data Permintaan :: T.permintaan-proses2.0 : no_permintaan,tgl_permintaan,no_permintaan, kode_bahan,jumlah_minta
4.
Nama arus data Alias
: faktur :-
57
Aliran data Struktur data
: supplier-proses3.0 : kode_supplier,nama_supplier,alamat,kota,tlp, contact_person
5.
Nama arus data Alias Aliran data Struktur data
: data penerimaan :: T.penerimaan-proses4.0 : no_penerimaan,tgl_penerimaan,no_permintaan, no_penerimaan,kode_bahan,jumlah-terima
6.
Nama arus data Alias Aliran data Struktur data
: data pengeluaran :: T.pengeluaran-proses6.0 : no_pengeluaran,tgl_pengeluaran,no_produksi, No_penggeluaran,kode_bahan,jumlah_keluar.
7.
Nama arus data Alias Aliran data Struktur data
: data produksi :: T.produksi-proses9.0 : no_produksi,tgl_produksi,operator,no_produksi,
58
kode_bahan,proses,no_gambar,jumlah_produksi 8. Nama arus data Alias Aliran data Struktur data : Bon Pengeluaran Barang : BPB tandatanggan : proses6.0-proses7.0,proses7.0-bag.produksi : no_penggeluaran,tgl_pengeluaran,no_produksi, no_produksi,tgl_produksi,operator 9. Nama arus data Alias Aliran data Struktur data : lap. pengeluaran :: proses10.0-PPIC : no_pengeluaran,tgl_pengeluaran,no_produksi, kode_bahan,nama_bahan,satuan,jumlah_keluar 10. Nama arus data Alias Aliran data Struktur data : data produksi :: Proses9.0-PPIC : no_produksi,tgl_produksi,operator,proses,kode_ bahan,nama_bahan,no_gambar,jumlah_produksi
59
4.2.4. Perancangan Basis Data Perancangan basis data adalah menciptakan atau merancang kumpulan data yang terhubung dan tersimpan secara bersama-sama. Dalam perancangan basis data ini akan dibahas mengenai normalisasi, tabel relasi, ERD, struktur file, kodifikasi.
4.2.4.1.
Normalisasi
Normalisasi merupakan peralatan yang digunakan untuk melakukan proses pengelompokan data menjadi tabel-tabel yang menunjukan entitas dan relasi. 1. Bentuk tidak normal {kode_supplier,nama_supplier,alamat,kode,tlp,contack_person,kode_baha n,nama_bahan,kode_supplier,satuan,stok,no_permintaan,kode_bahan,nam a_bahan,tgl_permintaan,jumlah_minta,no_penerimaan,tgl_penerimaan,na ma_bahan,kode_bahan,jumlah_terima,no_pengeluaran,tgl_pengeluaran,ko de_produksi,nama_bahan,kode_bahan,jumlah_pengeluaran,no_produksi,n ama_bahan,tgl_produksi,proses,no_gambar,operator,jumlah_produksi} 2. Tabel Normalisasi tahap I {kode_supplier,nama_supplier,alamat,kota,tlp,contack_person,kode_bahan ,nama_bahan,satuan,stok,no_permintaan,tgl_permintaan,jumlah_minta,no _penerimaan,tgl_penerimaan,tgl_penerimaan,jumlah_terima,no_pengeluar an,tgl_pengeluaran,kode_produksi,jumlah_pengeluaran,no_produksi,tgl_p roduksi,proses,no_gambar,operator,jumlah_produksi }
60
3.
Tabel Normalisasi tahap II a. Supplier {kode_supplier*,nama_supplier,alamat,kota,no_tlp, contact_ person} b. Bahan {kode_bahan*,nama_bahan,kode_supplier**,satuan,stok} c. Permintaan {no_permintaan*,kode_bahan**,tgl_permintaan,jumlah_minta} d. Penerimaan {no_penerimaan*,kode_bahan**,tgl_penerimaan,no_penerimaan, jumlah_penerimaan} e. Pengeluaran {no_pengeluaran*,kode_bahan**,tgl_pengeluaran,no_produksi, jumlah_keluar} f. Produksi {no_produksi*,kode_bahan**,tgl_produksi,operator,proses,no_gambr, jumlah_produksi}
4.
Tabel Normalisasi tahap III a. Supplier {kode_supplier*,nama_supplier,alamat,kota,no_tlp,contack_ person} b. Bahan {kode_bahan*,nama_bahan,kode_supplier**,satuan,stok} c. Permintaan
61
{no_permintaan*,tgl_permintaan} d. Detail permintaan {no_permintaan**,kode_bahan**,jumlah_minta} e. Penerimaan {no_penerimaan,tgl_penerimaan,no_permintaan} f. Detail penerimaan {no_penerimaan**,kode_bahan**,jumlah_terima} g. Pengeluaran {no_pengeluaran*,tgl_pengeluaran,no_produksi**} h. Detail pengeluaran {no_pengeluaran**,kode_pengeluaran**,jumlah_keluar} i. Produksi {no_produksi*,tgl_produksi,operator} j. Detail produksi {no_produksi**,kode_bahan**,proses,no_gambar,jumlah_produksi}
4.2.4.2 Relasi Tabel Tabel relasi digunakan untuk menggambarkan representasi struktur dan data dari hubungan antar tabel secara fisik atau nyata. Hubungan antar tabel yang terjadi pada sistem informasi persediaan bahan setengah jadi digambarkan pada tabel relasi berikut ini :
62
T. Permintaan No_Permintaan* Tgl_Permintaan
T. Detail Pengeluaran No_Pengeluaran** Kode_Bahan** Jumlah_keluar
T. Detail Permintaan No_Permintaan** Kode_bahan** Jumlah_minta
T. penerimaan No_Penerimaan* Tgl_Penerimaan no_Permintaan
T. Pengeluaran No_pengeluaran* Tgl_pengeluaran No_produksi**
T. Bahan Kode_bahan* Nama_bahan Kode_supplier** Satuan Stok
T. Detail penerimaan No_Penerimaan** Kode_bahan** Jumlah_terima
T.Produksi No_Produksi* Tgl_Produksi Operator
T. Detail produksi No_produksi** Kode_bahan** Proses No_Gambar Jumlah_produksi
T. Supplier Kode_supplier* Nama_supplier Alamat_supplier Kota Tlp Contack_person
Gambar 4.7. Relasi Tabel 4.2.4.3. Entity Relationship Diagram ERD digunakan dalam membangun basis data untuk menggambarkan relasi atau hubungan dari dua file atau dua tabel. ERD terdiri dari 2 komponen utama yaitu entitas dan relasi. Kedua komponen tersebut dideskripsikan lebih jauh melalui atributatribut atau properti. Hubungan antar entitas yang terjadi dalam sistem informasi persediaan bahan setengah jadi dapat dilihat pada Entity Relationship Diagram berikut ini :Memiliki detail permintaan 1
permintaan
memiliki
n
pengeluaran
1
Memiliki detail pengeluaran
n n
Bahann
n
Memiliki detail penerimaan
1 1
Penerimaan
memiliki mengirim 1
Produksi
Memiliki detail produksi
1
supplier
Gambar 4.8. Entity Relationship Diagram (ERD)
63
4.2.4.4. Stuktur File Dalam pembuatan program dibutuhkan suatu struktur file yang dimaksudkan untuk dapat melakukan kegiatan pengaturan pencarian data dan pembuatan laporan sehingga memudahkan kerja sistem komputer. Struktur file digunakan dalam perancangan sistem karena struktur file ini menentukan struktur fisik database yang menunjukan struktur dari elemen data yang menyatakan panjang elemen data dan jenis datanya. Struktur file merupakan urutan isi datadata item yang terdaftar pada sebuah record file yang dipakai untuk sistem informasi persediaan bahan setengah jadi di PT PIMSF. Divisi Stamping adalah sebagai berikut: a. Nama file : bahan b. Media penyimpanan : hardisk c. Primary key : kode_bahan Tabel 4.1 Struktur file Bahan Nama Tabel : File Bahan Nama Field Kode_bahan Nama_bahan Kode_supplier Satuan Stok Tipe Data Char Vachar Char Vachar Int Panjang 7 15 7 5 5 Keterangan Primary key Atribut penyerta Atribut penyerta Atribut penyerta Atribut penyerta
64
a. Nama file : supplier b. Media penyimpanan : hardisk c. Primary key : kode_supplier Tabel 4.2 Struktur file Supplier Nama Tabel : File Supplier Nama Field Kode_supplier Nama_supplier Alamat Kota No_tlp Kontak_person Tipe Data Char Vachar Vachar Vachar Int Vachar Panjang 7 20 50 50 8 12 Keterangan Primary key Atribut penyerta Atribut penyerta Atribut penyerta Atribut penyerta Atribut penyerta
a. Nama file : Permintaan b. Media penyimpanan : hardisk c. Primary key : no_permintaan Tabel 4.3 Struktur file Permintaan Nama Tabel : File Permintaan Nama Field No_permintaan Tgl_permintaan Tipe Data Char Date and Time Panjang 7 8 Keterangan Primary key Atribut penyerta
65
a. Nama file : detail_permintaan b. Media penyimpanan : hardisk c. Primary key : no_permintaan Tabel 4.4 Struktur file Detail Permintaan Nama Tabel : File Detail Permintaan Nama Field No_permintaan Kode_bahan Jumlah_minta Tipe Data Char Char int Panjang 7 7 4 Foreign key Foreign key Atribut penyerta Keterangan
a. Nama file : Penerimaan b. Media penyimpanan : hardisk c. Primary key : no_penerimaan Tabel 4.5 Struktur file Penerimaan Nama Tabel : File Penerimaan Nama Field Kode_bahan No_penerimaan Tgl_penerimaan No_permintaan Tipe Data Char Char Date and Time Char Panjang 7 7 8 7 Keterangan Primary key Atribut penyerta Atribut penyerta Atribut penyerta
66
a. Nama file : detail_penerimaan b. Media penyimpanan : hardisk c. Primary key : no_penerimaan Tabel 4.6 Struktur file Detail Penerimaan Nama Tabel : File Detail Penerimaan Nama Field No_penerimaan Kode_bahan Jumlah_terima Tipe Data Char Char int Panjang 7 7 4 Foreign key Foreign key Atribut penyerta Keterangan
a. Nama file : pengeluaran b. Media penyimpanan : hardisk c. Primary key : no_pengeluaran Tabel 4.7 Struktur file Pengeluaran Nama Tabel : File Pengeluaran Nama Field No_pengeluaran Tgl_pengeluaran No_produksi Tipe Data Char Date and Time Char Panjang 7 7 8 Keterangan Primary key Atribut penyerta Atribut penyerta
67
a. Nama file : detail_pengeluaran b. Media penyimpanan : hardisk c. Primary key : no_pengeluaran Tabel 4.8 Struktur file Detail Pengeluaran Nama Tabel : File Detail Pengeluaran Nama Field No_pengeluaran Kode_bahan Jumlah_keluar Tipe Data Char Char int Panjang 7 7 4 Foreign key Foreign key Atribut penyerta Keterangan
a. Nama file : produksi b. Media penyimpanan : hardisk c. Primary key : no_produksi Tabel 4.9 Struktur file Produksi Nama Tabel : File Produksi Nama Field No_produksi Tgl_produksi Operator Tipe Data Char Date and Time Vachar Panjang 7 8 10 Keterangan Primary key Atribut penyerta Atribut penyerta
68
a. Nama file : detail_produksi b. Media penyimpanan : hardisk c. Primary key : no_produksi Tabel 4.10 Struktur file Detail Produksi Nama Tabel : File Detail Produksi Nama Field No_produksi Kode_bahan Proses No_gambar Jumlah_produksi Tipe Data Char Char Vachar Char int Panjang 7 7 10 10 4 Foreign key Foreign key Atribut penyerta Atribut penyerta Atribut penyerta Keterangan
4.2.4.5
Kodifikasi Pengkodean ini dibuat guna mendefinisikan suatu objek secara singkat,
dengan adanya sistem pengkodean ini diharapkan dapat mengklarifikasikan data, memasukan data ke dalam komputer dan untuk mengambil informasi yang terkait. Kode dapat dibentuk dari kumpulan huruf, angka dan karakter khusus. Pada program aplikasi pembuatan laporan persediaan bahan setengah jadi di PT.PIMSF divisi Stamping ini terdapat pengkodean yang berguna untuk memudahkan dalam pencarian data. Kodifikasinya adalah sebagai berikut : 1. Kode supplierKSXXXXX No urut Kodesupplier
69
KS00001 : KS [Kode Supplier] 00001[no urut] 2. Kode BahanKBXXXXX No urut KodeBahan
KB00001 : KB [Kode Bahan] 00001[no urut] 3. Nomor PermintaanNPXXXXX No urut No permintaan
NP00001 : NP[no produksi] 00001[no urut] 4. Nomor PenerimaanNPXXXXX No urut No penerimaan
NP00001 : NP[no penerimaan] 00001[no urut] 5. Nomor PengeluaranNPXXXXX No urut No pengeluaran
NP00001 : NP[no pengeluaran] 00001[no urut] 6. Nomor ProduksiNPXXXXX No urut No produksi
NP00001 : NP[no produksi] 00001[no urut]
70
4.2.5 Perancangan Antar Muka Setelah tahap perancangan prosedur, perancangan proses, dan perancangan basis data, tahap selanjutnya adalah perancangan program yaitu perancangan interface program aplikasi pemesanan dan penjualan yang akan dibangun.
4.2.5.1 Struktur menu Struktur menu adalah bentuk umum dari suatu rancangan program untuk memudahkan pemakai dalam menjalankan program komputer sehingga pada saat menjalankan program komputer, user tidak mengalami kesulitan dalam memilih menu-menu yang diinginkan. Pada perancangan ini dibuat menu yang dapat mengintegrasikan seluruh data dalam suatu sistem dan disertai dengan instruksi yang ada pada pilihan menu tersebut.Login
Menu
File
Master
Proses
Cetak
Tentang
Pengguna Ganti Password Logout Keluar
Master Bahan Master Supplier
Permintaan Penerimaan Pengeluaran
Surat Perintah Kerja Lap.Permintaan Bahan Lap.Penerimaan Bahan Lap.Pengeluaran Bahan
Pembuat
Gambar 4.9 Struktur menu
71
4.2.5.2 Perancangan input Interface atau antar muka merupakan tampilan dari suau program aplikasi yang berperan sebagai media komunikasi yang digunakan sebagai sarana berdialog antara program dengan user. Sistem yang akan dibangun diharapkan menyediakan interface yang mudah dipahami dan digunakan oleh user Perancangan interface untuk aplikasi persediaan bahan setengah jadi adalah sebagai berikut : 1. LoginLOGIN
Nama Pengguna
:
Password
:
Login
Close
Gambar 4.10 Perancangan Input Login Penjelasan tombol : 1. Login Digunakan untuk login kedalam sistem, jika user dan password masih salah user tidak di izinkan untuk masuk ke dalam sistem. 2. Close Untuk keluar dari login, sekaligus menutup tampilan login. 2. Data Bahan
72
Data bahan digunakan untuk menginput bahan yang masuk. Didalam form data bahan terdapat kode bahan, nama bahan,kode supplier, satuan, stock. Form data bahan mempunyai tombol-tombol diantaranya cari, batal, hapus, hapus, close.MASTER BAHAN Kode Bahan Nama Bahan Kode Supplier Nama Supplier ...
baru, simpan, ubah,
Satuan Stok
Baru
Simpan
Ubah
Batal
Hapus
Pilih Pencarian Berdasarkan :
Data Grid
l>
>l
Close
Gambar 4.11 Form Data Bahan 3. Data Supplier Data supplier digunakan untuk menginput data-data supplier. Didalam form data barang terdapat kode supplier, nama supplier, alamat, kota, no telepon, kontak person. Form data supplier mempunyai tombol-tombol diantaranya cari, baru, simpan, ubah, hapus, batal, hapus dan close.
73
MASTER SUPPLIER Kode Supplier Nama Supplier Alamat Kota Baru Simpan Ubah Batal Hapus Close
Telepon Contak Person
Pilih Pencarian Berdasarkan :
Data Grid
l>
>l
Gambar 4.12 Form Data Supplier 4. Data Permintaan Data permintaan digunakan untuk menginput pembelian bahan yang telah habis di gudang. Didalam form data permintaan terdapat no permintaan,tanggal permintaan,kode bahan, nama bahan, satuan, jumlah minta. Form data permintaan mempunyai tombol-tombol diantaranya cari, jumlah data, simpan, cetak, batal,close.
74
PERMINTAAN
Daftar Bahan Habis Data Grid
Lihat Berdasarkan Kode Supplier :
Jumlah data : 0
No.Permintaan Tgl Permintaan Kode Bahan Nama Bahan
Data Grid
Satuan Jumlah Minta
Simpan
Cetak
Batal
Close
Gambar 4.13 Form Data Permintaan 5. Data Penerimaan Data penerimaan digunakan untuk menginput penerimaan bahan dari supplier. Didalam form data penerimaan terdapat no penerimaan, tanggal penerimaan,kode bahan, kode supplier, nama bahan, satuan, jumlah terima. Form data penerimaan mempunyai tombol-tombol diantaranya cari, jumlah data, simpan, batal,close.
75
PENERIMAAN Data Grid
Lihat Berdasarkan No.Permintaan :
Jumlah data : 0
No.Penerimaan Tgl Penerimaan Kode Bahan Nama Bahan
Data Grid
Satuan Jumlah terima
Simpan
Batal
Close
Gambar 4.14 Form Data Penerimaan 6. Data Pengeluaran Data pengeluaran digunakan untuk menginput pengeluaran bahan untuk produksi. Didalam form data pengeluaran terdapat no pengeluaran, tanggal pengeluaran, kode bahan, nama bahan, jumlah keluar. Form data pengeluaran mempunyai tombol-tombol diantaranya cari, jumlah data, simpan, cetak, batal,close.
76
PENGELUARAN Data Grid
Lihat Berdasarkan no.Produksi :
Jumlah data : 0
No.Pengeluaran Tgl Pengeluaran Kode Bahan Nama Bahan Jumlah Minta
Data Grid
Simpan
Cetak
Batal
Close
Gambar 4.15 Form Data Pengeluaran 7. Data Surat Perintah Kerja Data surat perintah kerja digunakan untuk menginput data-data produksi. Didalam form data surat perintah kerja terdapat no produksi, tanggal produksi, operator, kode bahan, nama bahan, proses,no gambar, jumlah produksi. Form data surat perintah kerja mempunyai tombol-tombol diantaranya simpan, cetak, batal, close.
77
SURAT PERINTAH KERJA No.Produksi Tgl Produksi Produksi Kode Bahan Data Grid
Nama Bahan
Proses No gambar Jumlah produksi
Simpan
Cetak
Batal
Close
Gambar 4.16 Form Data Surat Perintah Kerja 4.2.5.3 Perancangan Output Perancangan output adalah perancangan tampilan keluaran dari program yang dibuat berdasarkan semua proses yang ada pada Persediaan bahan setengah jadi di PT. PIMSF Divisi Stamping. 1. Laporan PermintaanLaporan PermintaanPertanggal
Perperiode
s/d
Cetak
Close
Gambar 4.17 Laporan Permintaan 2. Cetak Laporan Permintaan
78
Laporan PermintaanTanggal laporan : No permintaan Tgl permintaan Nama supplier Contact person Kode bahan Nama bahan satuan Jumlah Minta
Gambar 4.18 Cetak Laporan Permintaan3. Laporan Penerimaan
Laporan PenerimaanPertanggal
Perperiode
s/d
Cetak
Close
Gambar 4.19 Laporan Penerimaan 4. Cetak Laporan PenerimaanLaporan PenerimaanTanggal laporan : No penerimaan Tgl penerimaan No penerimaan Nama Supplier Kode bahan Nama Bahan satuan Jumlah terima
Gambar 4.20 Cetak Laporan Penerimaan
79
5. Laporan pengeluaranLaporan PengeluaranPertanggal
Perperiode
s/d
Cetak
Close
Gambar 4.21 Laporan Pengeluaran 6. Cetak Laporan PengeluaranLaporan PengeluaranTanggal laporan : No Pengeluaran Tgl Pengeluaran No Produksi Kode Bahan Nama Bahan Satuan Jumlah Keluar
Gambar 4.22 Cetak Laporan Pengeluaran 7. Laporan ProduksiLaporan ProduksiPertanggal
Perperiode
s/d
Cetak
Close
Gambar 4.23 Laporan Produksi
80
8. Cetak Laporan ProduksiLaporan ProduksiTanggal laporan : No Produksi Tgl Produksi Operator Proses Kode bahan Nama Bahan satuan Jumlah terima
Gambar 4.24 Cetak Laporan Produksi
4.2.6. Perancangan Arsitektur Jaringan Perancangan arsitektur jaringan yang penelitian gunakan yaitu topologi star bentuknya seperti bintang karena pada perancangannya arsitekturnya memiliki node (titik) terpusat, yang kemudian dihubungkan dengan node-node atau workstation yang lain. Dalam implementasinya, pengembangan arsitektur jaringan ini akan selalu memerlukan sebuah peralatan yang dijadikan sebagai terminal yang menghubungkan antara komputer satu dengan komputer yang lain. Terminal yang dipakai dapat berupa hub atau switch. Banyak keuntungan yang akan didapat dari topologi star, diantaranya : a. Sanggup memuat banyak workstation dalam satu jaringan LAN. b. Sangat jarang terjadi tabrakan data. c. Karena jarang terjadi tabrakan data, transfer data akan lebih cepat. d. Apabila salah satu workstation terputus atau rusak, workstation lain tidak akan mengalami gangguan.
81
e. Kerusakan kabel, misalnya putusnya transmisi kabel pada salah satu workstation, tidak akan mengakibatkan kerusakan jaringan secara menyeluruh. f. Memiliki teknik kerja yang terpusat, maksudnya semua workstation yang melakukan pengiriman data akan dikirimkan melalui media transmisi menuju terminal. Selanjutnya data tersebut akan diforward oleh terminal ke alamat tujuan pengiriman.
