Tugas Khusus Sistem Manufaktur (RI 1464)
Oleh :
Aestikani M ( NRP. 2502100085 )
JURUSAN TEKNIK INDUSTRI INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER 2008
Abstrak Kebutuhan ERP untuk perusahaan UKM (SME) memiliki karakteristik yang cukup istimewa. Selain skala bisnis dan organisasi yang tidak terlalu besar, fleksibilitas dan kustomisasi menjadi hal penting dalam pemilihan suatu sistem ERP. Dengan tujuan untuk mengefisienkan sumber daya organisasi dan memuaskan customer, keberadaan ERP yang mampu menerjemahkan kebutuhan organisasi di masa mendatang cukup signifikan di perusahaan jenis ini. Dalam makalah ini, kebutuhan ERP untuk skala kecil tersebut berusaha dicari solusinya yaitu dengan penggunaan dan pengembangan ERP berbasis open source yaitu Compiere. Dengan fleksibilitas, kemudahan instalasi dan keunggulan lain, Compiere mudah diinstalasikan dan dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan. Lebih jauh, ERP open source juga memberikan harga investasi (total cost ownership) yang lebih rendah dibandingkan ERP jenis Commercial Off-The Shelf . Sehingga lebih sesuai untuk perusahaan skala menengah dan kecil. Kata kunci : SME, ERP , Compiere, Open source 1. Latar BelakangPerkembangan dunia bisnis yang semakin kompetitif, dinamis dan kompleks dewasa ini, mendorong adanya sarana pendukung fungsi bisnis yang dapat diandalkan. Produsen dituntut untuk memuaskan segala kebutuhan konsumen atau konsumen akan beralih ke produsen lain, dan tentunya tidak ada produsen yang ingin kehilangan kesempatan tersebut. Hal ini mendorongan pemanfaatan teknologi dalam mendukung operasional mulai dari hulu (misal : R&D, manufaktur, purchasing) hingga hilir (misalnya: penjualan, distribusi, pelayanan pelanggan) yang diikuti dengan pemilihan teknologi sesuai dengan kebutuhan dan harapan perusahaan. Enterprise Resource Planning merupakan salah satu bentuk transformasi terkini dari sejumlah bentuk medium teknologi yang pernah dikenal oleh organisasi atau perusahaan. Perkembangan ERP sendiri banyak tergantung dari perkembangan ilmu-ilmu manajemen, informatika dan elektronika. Sedangkan pengaplikasiannya pada sejumlah organisasi bisnis terjadi seiring dengan perkembangan model business process yang digunakan dan dibutuhkan oleh organisasi. Ketepatan
pemilihan dan penerapan dari sistem ERP tersebut menjadi kunci dari efektivitasdan keberhasilan penerapan ERP. Namun dalam kenyataannya, tidak sedikit organisasi yang mengalami kegagalan dalam pengaplikasian ERP. Faktor dan karakteristik organisasi misalnya, ukuran perusahaan (besar, menangah atau kecil), ukuran perusahaan vendor ERP, modul spesifik yang diimplementasikan, lamanya implementasi ERP dan produk yang dihasilkan mungkin berpengaruh, namun secara spesifik, penyesuaian antara sistem bawaan ERP dengan kondisi riil yang diikuti dengan pertimbangan benefit-cost ownership akan membawa impact yang lebih mendalam bagi kesuksesan implementasi ERP. Dengan berbagai sebab dan akibat, implementasi ERP
sebenarnya tidak hanya sebatas membeli software, infrastruktur (hardware) seperti
yang selama ini dibayangkan- namun juga mengintegrasikan keseluruhan aktivitas dan sumber daya organisasi dalam suatu kesepakatan tertentu. Sehingga diperlukan suatu perubahan apakah pada proses bisnis organisasi atau pada software/hardware itu sendiri, dengan kata lain ERP yang bersifat tailor-made akan lebih efektif dibandingkan dengan ERP yang membeli (Commercial Off-The Shelf). Industri berskala UKM (Usaha Kecil Menengah) dewasa ini, banyak yang tidak hanya memfokuskan pemasaran dan supply bahan baku dari dalam negeri (domestik) saja, namun juga berkolaborasi dengan perusahaan asing baik sebagai mitra kerja maupun buyer-seller. Sehingga urgensi pemanfaatan ERP pada organisasi bisnis sejenis ini, juga perlu mendapatkan perhatian. Karena proses aktivitas operasional yang semakin kompleks dan melibatkan banyak pihak di industri UKM perlu diimbangi dengan dukungan infrastruktur operasional yang dapat meningkatkan competitiveness-nya. Pada akhirnya UKM yang maju dan dapat bersaing di tingkat global, diharapkan akan mampu meningkatkan perolehan devisa.
2. Batasan dan Asumsi Studi Dalam studi ini yang sumbernya banyak diperoleh dari studi literature, dibatasi dengan hal-hal sebagai berikut : Batasan Analisa yang dilakukan tidak memasukkan biaya secara spesifik. Asumsi
UKM yang dimaksud adalah organisasi bisnis dengan range pendapatan 300-500 juta per tahun sehingga diasumsikan memiliki financial yang memadai. UKM yang dimaksud berorientasi manufaktur.
3. Kontribusi Kontribusi studi ini pada akademis adalah :
-
Mayoritas riset ERP bersifat deskriptif atau preskriptif. Studi ini mengumpulkan penemuan yang bernilai, tapi ada juga kebutuhan untuk menempatkan fenomena ERP dalam konteks framework teori dan teknikal.
Kontribusi studi ini pada praktek yaitu : Mengetahui bahwa kustomisasi ERP bukan hal sulit untuk dilakukan, bahkan dapat diperoleh benefit. Aplikasi ERP pada small-medium size business bukan hal mustahil dan ekslusif dengan tailormade ERP yang lebih fleksibel. Secara teknis, mengetahui bagaimana implementasi custom-made ERP yang dapat menekan biaya. 4. STUDI LITERATUR
-
4.1 Sejarah ERPEnterprise
Resource
Planning
bermula
dari
pemanfaatan
teknologi
informasi dalam bisnis untuk keperluan pemrosesan transaksi, menyimpan data, dan aktivitas pemrosesan data elektronis lainnya. Enterprise Resource Planning bermula dari pemanfaatan teknologi informasi dalam bisnis untuk keperluan pemrosesan Management transaksi, menyimpan System data, (MIS), dan aktivitas sistem pemrosesan informasi data yang elektronis lainnya. Lalu timbul konsep baru menjelang dekade 1970-an, tentang Information yaitu menitikberatkan pada penyediaan laporan manajemen yang telah ditentukan bentuk dan segala atribut terkaitnya atau yang telah digolong-golongkan sebelumnya (pre-defined management report) bagi para anggota manajerial organisasi guna membantu pengambilan keputusan. Pada dekade 1980 sampai 1990-an, kecenderungan ini berkembang menjadi Executive Information System, (EIS) yaitu system berbasis teknologi informasi komputer yang memenuhi kebutuhan informasi dan pengambilan keputusan para Eksekutif tingkat tinggi atau senior (Top/Senior Executives), dengan cara menyediakan akses cepat terhadap berbagai informasi setiap saat yang diinginkan dari waktu ke waktu dan akses langsung ke laporan-laporan informasi manajemen internal serta eksternal dari berbagai sumber yang sesuai dengan tujuan-tujuan strategis organisasi dan keinginan para Eksekutif. Secara umum, sistem ini dapat dianggap sebagai sebuah bentuk khusus dari Decision Support System (DSS) yang telah marak berkembang sejak dekade 1970-an yang membantu Eksekutif tingkat tinggi agar dapat memantau, membandingkan, dan mengenali kecenderungan kecenderungan berbagai variabel penting, sehingga mereka dapat memantau kinerjanya, serta mengidentifikasi berbagai masalah dan peluang. Sistem ini biasanya dimaksudkan untuk mudah digunakan penggunanya (user-friendly), didukung oleh tampilan antarmuka grafik pengguna (Graphical User Interface/GUI) berupa gambar-gambar grafik, dan menyediakan laporan penerimaan serta kemampuan untuk menyajikan data-data terperinci yang membentuk data yang dikonsolidasikan (consolidated data), yang dalam khazanah Teknologi Informasi biasa disebut sebagai kemampuan untuk melakukan drill-down informasi. Sumber data dan informasi bagi sistem ini didapatkan dari berbagai sumber terkait seperti surat-surat, memo-memo, laporan-laporan periodik dan laporan jenis lain yang dihasilkan secara manual atau dengan bantuan komputer. Saat ini semakin lazim pula untuk menemukan korelasi pemanfaatan sistem ini bersama dengan teknologi data warehousing dan juga kemudian biasanya dapat dihubungkan dengan sistem informasi On-
Line di Internet serta E-mail, antara lain untuk pemudahan akses dari jarak yang berbeda-beda antara pengguna dan pusat sistem serta antar pengguna. Secara umum, Executive Information System biasanya dibangun dengan tujuan untuk: Menyediakan kebutuhan informasi para eksekutif Menyediakan tampilan antar muka (interface) yang mudah dipahami dan
digunakan (user-friendly). Menyediakan penelusuran dan pengontrolan secara terus-menerus dan
efektif
Menyediakan akses cepat terhadap informasi terinci di balik berbagai kalimat, angka, grafik atau yang biasa disebut sebagai kemampuan DrillDown
Menyaring, memadatkan, dan menelusuri berbagai data dan informasi
penting Setelah berkembangnya konsep Material Requirement Planning (MRP) yang diikuti dengan berkembangnya MRP II (Manufacturing Resource Planning), ERP berhasil memperbaiki kelemahan MRP II dan mengintegrasikan seluruh sumber daya dalam suatu organisasi secara real-time. Berikut ini beberapa definisi ERP yang diperoleh dari beberapa sumber :
Menurut Chase et al, (2003) Sistem Enterprise Resources Planning (ERP) adalah teknik manajemen berbasis teknologi yang telah diimplementasikan kedalam software aplikasi untuk mendukung transaksi atau operasi sehari-hari berhubungan dengan sumber daya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas.
Menurut Weekly Economist (1996) Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-sistem yaitu sistem keuangan, sistem distribusi, sistem manufaktur, sistem pemeliharaan dan sistem sumber daya manusia. Sistem ERP merupakan pendekatan strategis untuk memadukan teknologi informasi dan bisnis dan bukan sekedar hanya jenis tingkatan teknologi informasi .
Menurut APICS Dictionary : 'An accounting-oriented information system for identifying and planning the enterprise-wide resources needed to take, make, ship, and account for customer orders. An ERP system differs from the typical MRP II system in technical requirements such as graphical user interface (GUI), relational database management system (RDBMS), use of
fourth-generation
language
(4GL),
and
computer-aided
software
engineering (CASE) tools in development, client/server architecture, and open-system portability.' Dari berbagai definisi di atas dapat disarikan kata kunci yang berhubungan erat dengan ERP yaitu : teknologi, sistem, operasi, dan sumber daya (resources). Sehingga dari merupakan kata-kata kunci teknologi tersebut dapat disimpulkan bahwa ERP yang meniru sistem yang ada pada aplikasi
organisasi/perusahaan untuk mendukung operasi melalui integrasi sumber daya yang dimiliki. Gambar di bawah ini merupakan gambaran model sebuah ERP :
Gambar 1 Model Umum Suatu Sistem ERP (Sumber : Business Process Management Journal, Vol. 6. No. 5. 2000)
Dari
gambar
tersebut
di
atas
dapat
disimpulkan
bahwa
integrasi
merupakan hal utama dari sebuah sistem ERP, karena fungsi dari ERP memang untuk membuat sinkronisasi dan integrasi pada seluruh sistem operasional perusahaan. Misalnya mulai dari introduksi produk baru, product pricing, hingga HR planning dan facilities management. Yang pada akhirnya dapat meningkatkan responsiveness organisasi dalam melayani pelanggan serta meningkatkan profit. Biasanya, pemanfaatan ERP didasari beberapa hal yaitu : Kebutuhan untuk menciptakan kerangka kerja yang akan memperbaiki pemrosesan pesanan pelanggan (customer order processing)
Kebutuhan untuk mengkosolidasikan dan menyatukan fungsi-fungsi bisnis seperti proses manufacturing, keuangan, distribusi/logistik, dan sumber daya manusia Kebutuhan untuk mengintegrasikan sekian banyak ragam teknologi dan proses yang berbeda-beda menjadi satu fungsionalitas umum sama. Kebutuhan untuk menciptakan sebuah landasan baru untuk aplikasi bisnis masa depan, misalnya suatu organisasi yang patut disebut sebagai Organisasi E-Business. 4.2 Modul-modul yang terdapat dalam ERP Berbagai macam modul yang biasanya terdapat dalam ERP yaitu :
Engineering data control, misalnya : bill of materials, process plan dan work centre data Sales, purchase and inventory, misalnya : sales and distribution, inventory and purchasing Material Requirement Planning (MRP); Resource flow management, seperti : production scheduling, finance and human resources management Works documentation, misalnya : work order, shop order release, material issue release and route cards for parts and assemblies Shop floor control and management Dan lain-lainnya, misalnya : akuntansi keuangan, maintenance management, logistics management dan MIS. Modul-modul ini walaupun kebanyakan dikembangkan berdasarkan best
practices dari industri yang ada, namun pada kenyatannya tidak selalu sesuai/cocok untuk tiap jenis organisasi. Sehingga masih memerlukan penyesuaian baik dalam hal teknis maupun proses bisnis actual di lapangan. Sedangkan total cost ownership pada saat membeli dan set-up tentu tidak sedikit sehingga timbul perlunya customization. 4.3 Teknis ERP Infrastruktur ERP antara lain :
Hampir semua vendor ERP menyediakan tools untuk menentukan infrastruktur hardware yang dibutuhkan, misalkan CPU, server, memory, disk dan konfigurasi lain yang diperlukan. Arsitektur ERP yang sesuai dengan organisasi misalnya server side - client side architecture. Network, baik LAN maupun WAN. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar 2 Contoh Sistem ERP Server-Client Dari gambar tersebut Sistem Aplikasi terhubung langsung ke data baik melalui metode ODBC (Object Data-base Connectivity) maupun JDBC (Java Data-base Connectivity) menggunakan platform SAP/Oracle/Informix sebagai sistem data base. Kemudian untuk meghubungkan data dengan user digunakan suatu interface GUI misalnya : web, API dan servlet engine seperti JVM (Java Virtual Machine). Untuk mengakses data base diperlukan suatu sistem security misalnya penggunaan password tertentu dan batasan akses tertentu. Client dapat mengoperasikan sistem melalui aplikasi, web maupun applet.
Gambar 3 Jaringan Komputer pada Sistem ERP Dari segi arsitektur jaringan ERP, modul-modul disediakan oleh server yang dapat diakses oleh berbagai work unit secara real time. Misalnya pada suatu pabrik, sebuah divisi pembelian setelah
mendapat kiriman material akan langsung meng-entry data pada modul purchasing sehingga dapat diketahui oleh bagian produksi secara real melalui modul PPIC berapa stok material yang ada setelah backorder.
Autentication Autorization Data Encryption
Gambar 4 Sistem Keamanan Jaringan pada ERP Dari segi keamanan jaringan, login manager , mengatur batasan akses data tiap divisi di organisasi, dan membuat sistem autentifikasi dan autorisasi pengguna melalui password dan user name. Serta meng-enkripsi paket data yang dikirim untuk menghindari hacker. Untuk membuat suatu sistem ERP berjalan dan bermanfaat (go live), perusahaan dihadapkan kepada pertanyaan, apakah ia memerlukan ERP dan apakah ia hendak membuat ataukah membeli sistem aplikasi perangkat lunak (software) ERP itu. Ini adalah sebuah isu stratejik yang harus dijawab, karena menyangkut kelangsungan hidup perusahaan. Maka lebih jelasnya, perusahaan harus memilih satu di antara dua pilihan untuk membuat atau membelinya (dengan segala konsekuensinya pula tentunya) :
Membuat sistem aplikasi perangkat lunak (software) ERP yang custom-designed, dirancang khusus untuk pemanfaatan perusahaan itu saja, atau; Membeli off-the-shelf (OTS) application, sistem aplikasi perangkat lunak (software) ERP yang telah disediakan para vendor (pemasok) sistem aplikasi perangkat lunak ERP; yang biasanya lebih mahal namun terjamin (karena adanya garansi dan dukungan teknis sebelum integrasi dan sesudah implementasi). Maka, diperlukan beberapa pemikiran dan pengambilan keputusan yang matang, berdasarkan
beberapa hal di bawah ini: Aplikasi yang telah diimplementasikan (installed) dapat (segera) menjadi ketinggalan jaman (outdated) dan perancangan ulang proses bisnis membuat sistem aplikasi perangkat lunak (software) yang ada menjadi tak berarti. Sistem aplikasi perangkat lunak (software) yang disediakan vendor (Commercial Off-TheShelf/COTS) untuk dapat langsung dipakai secara umum, mengintegrasikan segala praktek bisnis terbaik hasil riset dari berbagai industri. Namun tidak semua aplikasi dalam ERP sebenarnya diperlukan apalagi jika proses bisnis perusahaan atau organisasi mengalami perubahan atau skala bisnis-nya berbeda. Kemampuan untuk mengambil dan mengadopsi praktek sistem bisnis ini, dilanjutkan menjadi langkah-langkah perbaikan yang mendasar (dalam sistem aplikasinya).
Dalam implementasinya, ada beberapa strategi operasional: Pendekatan satu demi satu (step-by-step), satu per satu modul ERP diimplementasikan, diuji, dan diintegrasikan dengan sistem lain. Dalam hal ini sistem lama diintegrasikan ke sistem baru secara bertahap, misalnya sistem pengkodean barang (SKU) yang selama ini berbeda-beda, diubah menjadi sama, namun hanya untuk barang yang tanggal expired-nya lebih dahulu, kemudian baru diterapkan ke barang (SKU) lain. Atau suatu cabang yang lebih dahulu mengadopsi jika tidak ada kendala berarti baru diikuti cabang yang lain. ERP. Pendekatan seketika yang dimodifikasi (modified Big Bang), yaitu berbagai modul diimplementasikan dalam waktu bersamaan sebagai sebuah pilot project di satu bagian atau cabang perusahaan, kemudian diluaskan implementasinya ke bagian atau cabang lain sampai keseluruhan perusahaan tercakup. Sedangkan tantangan yang biasanya terjadi dalam usaha implementasi ERP adalah : o o Biaya mahal Beberapa sistem ERP COTS sangat sulit untuk dipelajari ERP tetap tak dapat mengatasi human error Ancaman terhadap kelangsungan karir beberapa SDM Penyesuaian-penyesuaian yang harus dilakukan baik pada organisasi maupun pada ERP itu sendiri. 4.4 Vendor ERP Beberapa vendor penyedia ERP yaitu (10 besar di dunia) : Untuk skala besar : Oracle e-business Suite Peoplesoft SAP R/3 One world JD Edwards Baan IFS Application ASW Jeeves MFG/PRO Dynamics Ax Visma Control Visma Business Dynamics Nav Pendekatan seketika (Big Bang), menggantikan semua sistem lama seketika dengan
oo o
Untuk skala menengah :
-
Agresso Visma Business Dynamics Nav Dynamics XAL Hansa Compiere Tiny ERP
Untuk skala kecil :
Open Source :
5. Usulan Penerapan Untuk menengahi pertimbangan implementasi dan pembelian ERP yang belum tentu sesuai dan berharga cukup mahal, maka pada paper ini diusulkan suatu alternative ERP yang berbasis open source. Hal ini disebabkan pada skala usaha kecil menengah, biasanya memiliki proses bisnis yang tidak terlalu kompleks, sehingga apabila membeli COTS ERP akan banyak mengalami kesia-siaan. Dalam suatu artikel pernah ditulis bahwa 30% instalasi aplikasi ERP banyak yang tidak digunakan dan hanya 45% yang digunakan sebagian sedangkan 25% digunakan secara penuh (www.SAP.com , 1999). Sehingga akan menghemat banyak biaya jika UKM mendesain sistem ERP yang benar-benar diperlukan oleh organisasinya. Berikut ini adalah bagaimana cara mendesain ERP yang sesuai (Patak, 2004) : 1. Mengenali tipe bisnis dan proses-proses bisnis yang terjadi. Dalam satu organisasi mungkin akan ada beberapa proses bisnis yang berbeda untuk line produk yang berbeda atau divisi operasional yang berbeda. Setiap business process path perlu didefinisikan secara khusus karena mungkin akan ada teknik/tools pendekatan yang perlu dibedakan. 2. Pemilihan strategi Teknikal - Kontrol seperti apa yang diinginkan oleh manajemen ? - Struktur, seluas apa strukturnya dan bagaimana integrasinya ? - Data base, Bagaimana struktur database yang diinginkan dan seberapa accessible datanya ? - Kustomisasi, apa kustomisasi yang nanti diperlukan ? Apakah perusahaan berharap untuk menyelesaikan dengan simber daya internal atau pihak ketiga (vendor) ? - Best practices, apakah perusahaan menganut best practices ? Control - Ownership of data, mana data yang dapat diletakkan pada local site dan mana yang harus centralize ? - Struktur, bagaimana struktur organisasi dan pengambilan keputusannya ? - Data base, fully integrated system dengan real time connectivity akan mempengaruhi aksesibiltas dan juga cost yang harus diinvestasikan.
- Kustomisasi, karena tidak ada sistem ERP yang 100% sesuai, sehingga 90% kesesuaian sudah reasonable. - Brainstorming, perlunya eksplorasi dan wawancara pada individu user untuk mengetahui harapan dan kebutuhan sistem yang akan diimplementasikan. 5.1 Kelebihan yang Dimiliki oleh Compiere Open Source ERP Compiere adalah sebuah software ERP (singkatan dari Enterprise Resource Planning), dan berbasis open source yang paling populer saat ini. Compiere yang di bangun dengan menggunakan Java J2EE dapat di jalankan di berbagai platform seperti Windows, Linux, Unix, dan lain-lain. a. Mengapa Open Source ERP Compiere berbeda? Ada beberapa hal yang membuat Compiere berbeda dengan sistem ERP yang lain, dimana Compiere memiliki beberapa kelebihan sehingga Compiere menjadi salah satu pilihan terbaik dalam memilih sistem ERP. Kelebihan kelebihan tersebut diantaranya adalah : Implementasi cepat, Dengan asumsi tanpa memerlukan proses pengambilan keputusan yang panjang, yang umumnya terjadi karena masalah perhitungan biaya dan investasi (serta kerugiannya apabila sistem ternyata gagal). Dengan Compiere resiko kerugian sangat kecil, misalnya apabila proyek implementasi dihentikan karena suatu alasan. Disamping itu Compiere tidak mengenal kata gagal, karena apabila sistem yang ada pada Compiere tidak dapat memenuhi kebutuhan perusahaan anda secara maksimal, anda masih dapat mengembangkannya sendiri dari source code yang tersedia. Benar benar terintegrasi, artinya semua data (ERP, CRM dan Akunting) di picu dari transaksi yang sama. Tidak diperlukan migrasi, penggabungan atau trasformasi data. User yang memasukkan data tidak perlu takut tentang informasi yang perlu di masukkan untuk CRM, karena informasi informasi tersebut secara otomatis akan terintegrasi. Aman dari kegagalan, orang umumnya akan berusaha aman dari kesalahan. Akan tetapi sebenarnya tidak ada lingkungan yang benar benar aman, mengingat banyaknya variable keamanan. Sehingga, idenya adalah membangun sistem dimana suatu organisasi dapat berbuat salah secara aman, memperbaiki kesalahan, mengulangi dari awal dan dapat mengatasi situasi tersebut. Rich and Reach Rich (kaya) mengacu pada system Client/Server interface yang memiliki semua fitur yang diperlukan, juga besifat multi-language dan multi-taxes. Reach (terjangkau) mengacu kepada web interface dimana dapat diakses tanpa harus memerlukan program khusus dari sisi klien. Dari segi TCO (Total Cost Ownership) Compiere hanya memerlukan $ 1500 per 10 user untuk keperluan eLearning, technical training dan langganan user documentation per tahun, itupun bila pengguna (user) memerlukan, dengan kata lain tidak ada keharusan mengingat sifatnya open source. Global Market, cukup mudah membangun multi fungsi di Compiere dimana mengijinkan anda untuk berbuat di pasar global dengan bahasa yang berbeda, mata uang, dan metode akuntansi.
Smart User Interface, hampir semua tampilan windows dikembangkan pada aturan dasar, berdasarkan andas. Hal ini mengijinkan untuk akses yang sangat personal dan memberikan user apa yang diperlukan. Dalam hal tersebut, Compiere benar benar memperhitungkan fakta bahwa beda orang akan memiliki kebutuhan yang berbeda pula. Penggerak perbendaharaan data memungkinkan setup berbasis per-user. Semua windows dapat di kustomisasi dan dikurangi terhadap field-field dimana user sesungguhnya memerlukannya dimana hal ini memberikan flexibilitas lebih baik dari aplikasi lain. b. Pengguna Compiere Compiere dirancang untuk industri yang bergerak dibidang jasa, manufaktur skala menengah, distribusi dan retail. Terdapat fungsi dasar dari manajemen material serta termasuk juga Manufacturing Planning meskipun dalam skala terbatas. Compiere ditujukan untuk perusahaan kecil dan menengah (SME), seperti halnya perusahaan tunggal, untuk rangkaian distribusi, manufaktur MTO, ETO, ATO, MTS skala kecil dan menengah, outlet dari sebuah manufaktur, jasa, franchises dan lain sebagainya. Modul-modul awal yang terdapat paket instalasi compiere adalah : Product pricing, Purchasing, Sales order Material management, MRP, Information and list report. Accounting Inventory management Sedangkan modul-modul lain yang diperlukan oleh organisasi/perusahaan dapat dikembangkan melalui Java language sebagai platform. 5.2 Kebutuhan Minimum Sistem Untuk menginstalasi Compiere Open Source ERP diperlukan sistem komputer dan jaringan dengan spesifikasi minimal berikut : Server berplatform Java Enabled menggunakan Oracle 10g RDBMS, Oracle XE atau EnterpriseDB. Aplikasi Sun Java SDK untuk pengembangan. Operating system apapun. Disk space > 5 GB Hard disk : RAID 10 Memory > 512 MB, rekomendasi > 1 GB Koneksi TCP/IP Jaringan dengan protokol DNS server dan domain
5.3 Instalasi Server Compiere Secara umum alur proses instalasi Compiere Open Source ditunjukkan pada gambar di bawah :
Gambar 5 Compiere Installation Process Flow (Sumber : Compiere ERP & CRM Installation Instruction, www.compiere.com ) Penjelasan dari langkah-langkah instalasi tersebut yaitu : 1. Log-in sebagai administrator, kemudian install database yang digunakan sesuai OS (misalnya : Oracle, Oracle Express Edition atau EnterpriseDB (lihat gambar 6).
Gambar 6 Tampilan Awal Instalasi Database 2. Setelah instalasi database selesai, masukkan user name SYSTEM, dan password. (Gambar 7)
Gambar 7 Tampilan user name dan password untuk Administrator 3. Install aplikasi Sun Java SDK 1.5.0. (http://java.sun.com/j2se/1.5.0/download.html ) 4. Install aplikasi Compiere, ekstrak .zip file ke drive utama. 5. Jalankan RUN_setup dari Windows Start Menu, hasilnya sebagai berikut :
Gambar 8 Compiere Setup Server 6. Masukkan parameter-parameter yang diperlukan untuk menjalankan aplikasi, kemudian klik Test button untuk mengecek parameter. Parameter akan tersimpan begitu diverifikasi. 7. Apabila ada parameter yang tidak sesuai akan muncul peringatan untuk membetulkan error yang terjadi. Setelah dibetulkan, kemudian klik Test/Save button.
Gambar 9 Pesan Kesalahan Parameter Instalasi
8.
Buat
database
Compiere
dengan
cara
eksekusi
skrip
RUN_ImportCompiere
di
$COMPIERE_HOME/utils directory. Selanjutnya proses akan dimulai dengan keluarnya window seperti berikut :
Gambar 8 Environment Process Setup
Gambar 9 Peringatan pada proses import (apabila tidak ada masalah dapat diabaikan)
Gambar 10 Hasil akhir (no error rows)
9. Penyelesaian instalasi server yaitu dengan men-start Application Server via RUN_server2 di $COMPIERE_HOME /utils directory. Apabila instalasi lancar/tidak ada masalah log (catatan instalasi) akan menunjukkan kondisi terakhir (ditunjukkan melalui file notepad .log).
5.4 Instalasi Client Cara menginstal Compiere di komputer client yaitu : 1. Dowload dan install Sun Java JRE 1.5.0 sebagai platform aplikasi ( http://java.sun.com/j2se/1.5.0/download.html ).
Gambar 11 Tampilan Java J2SE setelah diinstall 2. Akses application server dari Browser , start aplikasi client dengan WebStart. 3. Kemudian ekstrak dan install file compiere2client.zip dari alamat server (default) : http://203.187.242.74:9091/compiere.html. Setelah tampilan muncul, download
Compiere 2.5.2c (lihat gambar 12).
Gambar 12 Instalasi Client 4. Ekstrak file tersebut, lalu akan muncul direktori baru compiere2, sebagai home direktori. 5. Klik file RUN_Compiere.bat untuk menjalankan aplikasi Compiere. 6. Berikut ini adalah salah satu modul di Compiere yaitu Sales and shipping.
Gambar 13 Modul Sales & Shiping 6. Daftar Pustaka APICS Dictionary. Chase, Richard.B., Aquilano, Nicholas J., dan Jacobs, F, Robert. 2003. Operations Management for Competitive Advantage, Irwin Professional Publishing, The Economist. ERP Innovation : Enterprise Total Integration-Extreme Productivity, Printed Edition . 5 November 1996. Lee, M.,S., David, Olson, Silvana, Trimi, Rosacker, Kris. An Integrated Method to Select ERP System Alternatives. Business Process Management Journal Vol. 6. No. 5, 2000. Olsen, Kai, Per, Saetre. IT for Niche Companies : is an ERP System the Solution. Information System Journal Vol. 17, pp. 37-58. Blackwell Publishing. Patak, Carol, A., Eli, Schragenheim, 2004. ERP : Tools, Techniques and Applications for Integrating Supply Chain. Florida : St. Lucie Press. www.SAP.com Small Manufacturers Not Taking ERP to the Limit. < URL: http://www.aberdeen.com/summary/ I_ERPSMB_CJ_3410.asp > Mid-size Manfacturers Face Through ERP Decision. < URL: http://www.aberdeen.com/summary/ report/sector_insights/SI_ERPMid_CJ_34111.asp > report/sector_insights/
Lampiran : Potensi Penelitian Terkait 1. Total Cost Ownership Aplikasi ERP pada Perusahaan Berskala Kecil dan Menengah. Total Cost of Ownership (TCO) telah lama diketahui banyak berpengaruh pada pembuatan keputusan dan strategi implementasi ERP. Hal ini menyebabkan baik user (perusahaan/organisasi) serta penyedia solusi (vendor) banyak yang berkonsentrasi bagaimana menurunkan total cost of ownership, dimana banyak vendor yang mengklaim bahwa hal tersebut menjadi salah satu diferensiasi mereka. Namun, seringkali, pengukuran besarnya terms Total Cost of Ownership (TCO) yang spesifik banyak diabaikan. Sehingga diperlukan suatu studi yang tidak hanya mengkuantifikasikan TCO namun juga menampilkan perbandingan tiap aspek pengukuran dari sistem ERP yang diimplementasikan oleh UKM. Sebuah laporan yang pernah ditulis di dalam artikel Aberdeen Group Enterprise Strategies (Oct, 17th 2006) menyebutkan bahwa ada beberapa kriteria yang membedakan TCO pada implementasi COTS ERP yaitu :
-
Jumlah yang dibelanjakan untuk aplikasi (software) Jumlah yang dibelanjakan untuk external services Internal cost
Studi ini hanya ditujukan pada perusahaan pemakai ERP Commercial Off-The Shelf dan bukan Open Source ERP, sehingga peluang studi mengenai TCO pada area ERP open source masih sangat besar serta perbandingan TCO antara kedua jenis ERP tersebut mungkin untuk dilakukan. Isu lain yang berikaitan dengan TCO adalah ukuran perusahaan yang berkaitan erat dengan jumlah user. Dikutip dari sumber yang sama, pada ERP COTS berlaku volume discount sebagai tarif harga standar, sehingga dapat diketahui bahwa akan ada penurunan cost per user jika semakin banyak jumlah user. Pada ERP jenis open source, karena dapat diinstalasikan dan dikembangkan sendiri maka dengan sendirinya jumlah user tidak akan berpengaruh pada harga yang diinvestasikan oleh perusahaan. Namun, biaya pengembangan pada jenis open source tentu harus dipertimbangkan, terlebih lagi dengan kebutuhan untuk mengkustomisasi aplikasi. Di samping itu, biaya pemeliharaan seperti keamanan
jaringan,
juga
termasuk dilakukan
biaya pada
internal
cost
yang UKM
akan yang
menyebabkan sedang/telah
penambahan ataupun pengurangan. Studi sejumlah mengimplementasikan ERP selama beberapa tahun ( lebih dari 1 tahun). Kemudian dilakukan breakdown komponen apa saja baik jasa, perangkat maupun layanan yang dapat dikategorikan dalam total cost of ownership untuk menghitung keseluruhan biaya. 2. Pengukuran Produktivitas Setelah Implementasi ERP di Small Medium Enterprise Produktivitas sering diidentifikasi dengan efisiensi (paradigma ekonomis) terhadap efektivitas (paradigma teknis), atau secara definisi yaitu rasio keluaran (output) terhadap masukan (input). Demikian pula dengan penggunaan ERP di perusahaan/organisasi skala kecil dan menengah. Apabila diasumsikan, UKM yang dimaksud adalah UKM yang telah berorientasi ekspor, maka penggunaan ERP tentu akan membawa manfaat diantaranya pada produktivitas. Terlebih lagi apabila selama ini UKM tersebut memiliki problem dengan otomasi fungsi-fungsi bisnisnya. Dalam studi ini, produktivitas setelah implementasi ERP dapat ditinjau dari berbagai aspek, misalnya :
Penurunan biaya inventory Penurunan biaya operasional produksi Penurunan biaya administrasi Memperbaiki kinerja pengiriman dan pemesanan Memperbaiki jadwal produksi Penurunan komplain pelanggan, dan lain sebagainya. Studi dilakukan dengan menggunakan model-model produktivitas yang pernah dikemukakan, misalnya OMAX untuk megukur produktivitas parsial, dan lain-lain yang sesuai dengan kondisi sampel dan tujuan penelitian. Pada umumnya, perusahaan implementor ERP baru akan merasakan perubahan pada kinerjanya lebih dari 1 tahun setelah implementasi. Sehingga pada implementor seperti ini, produktivitas tentu tidak dapat diprediksi. Indeks produktivitas yang diperoleh menunjukkan perbandingan antara periode yang diukur dengan periode sebelumnya untuk mengetahui apakah terjadi penurunan atau peningkatan. Sedangkan bobot merupakan besarnya pengaruh criteria yang diukur terhadap nilai produktivitas. Kriteria / aspek yang
diukur diberi bobot berdasarkan kepentingannya. Hasil akhir dari penelitian ini adalah indeks produktivitas dan upaya peningkatan produkitivitas pada kriteria yang kurang/lemah. 3. ERP untuk Perusahaan Kecil dan Menengah : Frontal Migration atau Partial Migration ? Pendekatan operasional yang biasanya dilakukan pada saat sebuah organisasi mengadopsi sistem ERP adalah pendekatan satu demi satu (step by step), pendekatan seketika (big bang), dan pendekatan seketika yang dimodifikasi. Dari ketiga pendekatan tersebut masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan yang tergantung pada karakteristik organisasi. Misalnya pada pendekatan satu-persatu dimana setiap modul ERP diimplementasi, diuji dan diintegrasikan dengan modul lain. Pada pendekatan seketika (big bang), sistem lama langsung digantikan dengan ERP, dan pendekatan modified big-bang yaitu berbagai modul diimplementasikan bersamaan sebagai pilot project di satu bagian atau cabang perusahaan hingga seluruhnya tercakup. Pemilihan strategi migrasi ini merupakan hal yang menarik, karena UKM sebagai perusahaan yang dituntut harus fleksibel dan berbiaya rendah, memerlukan strategi migrasi yang fit dengan kondisinya. Baik itu dari segi struktur organisasi, sumber daya (efektif), waktu (efisien) dan lain-lain. Metode pemilihan strategi ini dapat menggunakan AHP atau Fuzzy AHP, dimana alternative-alternatif migrasi di-generate berdasarkan pendekatan yang telah disebutkan sebelumnya. Sedangkan kriteria-kriteria migrasi misalnya, efisiensi waktu, proses adaptasi, efektivitas biaya, change management dan lain sebagainya. Bobot penilaian diperoleh dari individu karyawan atau staf yaitu menggunakan pairwise comparison. Hasil akhirnya adalah bobot tiap-tiap criteria yang dipentingkan dalam pemilihan strategi migrasi 4. Pengaruh Business Process Reengineering (BPR) pada Sistem ERP Perusahaan Berskala Kecil dan Menengah. Business Process Reengineering (BPR) didefinisikan perubahan radikal yang dilakukan oleh organisasi yang melibatkan fundamental re-thinking dari sistem bisnis. BPR secara khas mengurani non-value added steps, mengotomasikan beberapa aktivitas, mengubah struktur organisasi dan dan juga sistem reward. Perusahaan berskala UKM dalam perkembangannya memiliki banyak kesempatan untuk berkembang di masa mendatang sehingga memungkinkan terjadinya restrukturisasi proses bisnis. Terdapat beberapa
kategori perubahan dimensi yang berhubungan dengan implementasi BPR yaitu [1] : 1. Change management 2. Management Competency and Support 3. Organizational Structure 4. Project planning and management 5. IT infrastructure Sehingga kategori perubahan terakhir di atas adalah memiliki keterkaitan erat dengan BPR. Beberapa peneliti BPR. mempertimbangkan Pemahaman yang komposisi memadai dan dan reassessment IT infrastructure yang memadai memiliki pengaruh yang vital dalam kesuksesan implementasi identifikasi teknologi untuk mendesain ulang proses bisnis, pemilihan platform IT yang sesuai, arsitektur sistem yang efektif, infrastruktur IT yang fleksibel dan adaptable, serta ketepatan instalasi komponen IT memberikan kontribusi pada pengembangan infrastuktur IT yang efektif untuk proses bisnis. Insfrastruktur IT diantaranya ERP dan BPR adalah saling interdependen dalam hal bahwa memutuskan kebutuhan informasi untuk proses bisnis baru menentukan unsur pokok IT , dan sebaliknya pengenalan dan pemahaman kapabilitas dari infrastruktur IT menyediakan alternative-alternatif BPR. Membangun infrastruktur ERP yang responsive sangat tergantung (dependen) ketepatan penentuan informasi yang dibutuhkan proses bisnis. Tentunya, informasi tersebut ditentukan oleh tipe aktivitas yang melekat pada suatu proses bisnis beserta urutannya dalam suatu proses organizational. Dalam ini pengumpulan data dilakukan secara kualitatif baik melalui brainstorming maupun interview. Hasil diharapkan adalah identifikasi factor kesuksesan dan kegagalan BPR dalam suatu implementasi ERP, dengan demikian akan dapat ditemukan alternative proses dan solusinya. [1] Mashari, Majed, dan Mohammed, Zairi. BPR Implementation Process : Analysis of Key Success and Factors. Business Process Management Journal, Vol.5 No. 1, 1999, pp. 887-112.
