Coaching for optimal performance

1

Coaching for Optimal Coaching for Optimal PerformancePerformance

2

ContentsContents

1. Karakteristik Coach yang Baik

2. Elemen-elemen dari Sesi Coaching yang Baik

3. Ketrampilan Komunikasi untuk Coaching yang

Efektif

4. Lima Langkah Coaching untuk Optimalisasi

Kinerja

5. Strategi Coaching untuk Tipe Kepribadian yang

Berbeda-beda

3

Karakteristik dari Coach Karakteristik dari Coach yang Baikyang Baik

4

Karakteristik Coach yang BaikKarakteristik Coach yang Baik

Positive

Goal-oriented

Supportive

FokusPenuh

Perhatian

5

PositifPositif

• Tugas anda bukan melakukan

koreksi kesalahan, mencari

kesalahan atau menyalahkan

• Fungsi anda adalah untuk

mengembangkan produktifitas

karyawan dengan cara melakukan

coaching yang mendorong kineja

unggul


6

SupportiveSupportive

• Tugas anda sebagai coach adalah

untuk membantu staf Anda

mendapatkan apa yang mereka

butuhkan guna menuntaskan

pekerjaan dengan baik

• Kebutuhan ini dapat mencakup

kebutuhan fasilitas kerja, waktu Anda

untuk berdiskusi, ataupun berupa

instruksi kerja yang jelas


7

• Sampaikan tugas-tugas yang Anda

berikan dengan sasaran yang jelas

dan terukur

• Komunikasikan tugas dan sasaran

tersebut kepada setiap staf/pekerja

agar mereka tahu apa yang

diharapkan darinya


Goal Goal OrientedOriented

8

FokusFokus

• Coach yang baik bersifat spesifik dan

fokus

• Fokus pada tindakan yang hendak

diperbaiki kualitasnya, dan spesifik

ketika merancang solusi untuk

meningkatkan kinerja


9

Penuh Penuh PerhatianPerhatian

• Coach yang baik memberikan

perhatian (care) dan peduli terhadap

segenap tantangan yang tengah

dihadapi stafnya.

• Ia senantiasa melibatkan diri

bersama-sama dengan staf untuk

merumuskan tindakan

pengembangan terbaik yang

diperlukan para staf-nya.


10

Bos vs. CoachBos vs. Coach

BossBoss

• Banyak bicara

• Memegang kendali

• Memerintah

• Bekerja untuknya

• Menyalahkan

• Menjaga jarak

• Banyak bicara

• Memegang kendali

• Memerintah

• Bekerja untuknya

• Menyalahkan

• Menjaga jarak

• Banyak mendengarkan

• Memegang komitmen

• Challenge

• Bekerja bersama

• Bertanggung jawab

• Menjaga hubungan

• Banyak mendengarkan

• Memegang komitmen

• Challenge

• Bekerja bersama

• Bertanggung jawab

• Menjaga hubungan

CoachCoach

11

Keuntungan Coach yang BaikKeuntungan Coach yang Baik

Meningkatkan kinerja dan produktivitas pegawai

Membantu mengembangkan kompetensi karyawan

Membantu mendiagnosa permasalahan kinerja

Membantu memperbaiki kinerja yang kurang memuaskan

Membina hubungan kerja yang produktif

12

Elemen Kunci untuk Elemen Kunci untuk Membangun Membangun

Good Coaching SessionGood Coaching Session

13

Elemen dari Sesi Coaching yang BaikElemen dari Sesi Coaching yang Baik

Adanya

Tujuan yang

Jelas

Penetapan

Ground

Rules

Selalu

Fokus

Membangun

Dialog

Berbicara

dengan

Jelas

Bersikap Open

Mind

14

Menentukan

Tujuan

• Memiliki tujuan yang jelas pada

permulaan sesi coaching akan

sangat membantu Anda

membangun sebuah diskusi yang

fokus dan produktif


15

Menentukan

Ground

Rules

• Setiap sesi coaching yang baik

mesti disertai dengan sejumlah

“aturan main” yang jelas, semisal :

berapa lama durasi pertemuan,

peran yang jelas dari atasan

ataupun bawahan yang di-coach,

ataupun aturan mengenai skema

tindak lanjut dari sesi coaching.


16

Selalu

Fokus

Beberapa panduan untuk menjaga

tetap fokus :

• Mencegah adanya “interupsi”

semua yang dapat merusak

atmosfer pertemuan

• Jangan melihat ke desktop atau

PDA anda

• Fix phone dan HP sebaiknya juga

di-off agar tidak memberikan

gangguan


17

Membangun

Dialog

• Bangunlah dialog yang konstruktif,

bukan monolog

• Jika anda melakukan coach

dengan baik, pegawai anda

seharusnya yang berbicara lebih

banyak


18

Berbicara

yang jelas

• Tips ini akan membangun

komunikasi lebih efektif :

• Gunakan istilah yang paling

sederhana dan umum

• Hindari menggunakan jargon

• Berusaha spesifik

• Menggunakan ilustrasi dan

contoh konkrit yang sudah

familiar


19

Bersikap

Open Mind

• Sebuah sesi coaching akan

berlangsung dengan baik, jika

semua pihak bersikap open mind.

• Bersikapkah terbuka terhadap

beragam ide dan masukan, guna

merumuskan solusi yang paling

efektif


20

Ketrampilan Komunikasi Ketrampilan Komunikasi untuk Coaching yang Efektifuntuk Coaching yang Efektif

21

Tujuh Prinsip Komunikasi untuk CoachTujuh Prinsip Komunikasi untuk Coach

1. Haluskan kata ‘kamu’ atau ubah kata ‘saya’ untuk

menghindarkan suara yang seolah menekanmenghindarkan suara yang seolah menekan

• Daripada : ‘Kamu harus….’, ucapkan ‘Dapatkah

anda….’ atau ‘Dapatkah anda untuk ….’

2.2. Fokus kepada SolusiFokus kepada Solusi, bukan permasalahan

• Daripada ‘Kita kehabisan susu….’, ucapkan ‘Kita

akan pergi berbelanja untuk membeli susu’

22

3. Ganti kata Tidak BisaTidak Bisa menjadi BisaBisa

• Dari pada ‘ Kita tidak dapat melakukan itu sampai

minggu depan’, ucapkan ‘ Kita dapat melakukan

hal itu minggu depan’.

4.4. Mengambil tanggung jawabMengambil tanggung jawab – jangan menyalahkan

• Dari pada ‘Ini bukan kesalahan saya’, ucapkan ‘Ini

yang dapat kita lakukan untuk menyelesaikan

permasalah tersebut’.


23

5.5. Ucapkan apa yang anda inginkanUcapkan apa yang anda inginkan, bukan apa yang tidak anda

inginkan

• Daripada ‘Jangan menyetir mobil terlalu cepat’, ucapkan

‘Menyetirlah dengan hati-hati’

6.6. Fokus ke depanFokus ke depan, bukan masa lalu

• Daripada “Saya telah memberi tahu kamu sebelumnya…”

ucapkan “Mulai sekarang dan seterusnya…….”

7.7. Bagi informasi Bagi informasi daripada berdebat dan menuduh

• Daripada ‘Bukan, anda salah’, ucapkan ‘Saya melihatnya

seperti ini….’


24

Menggali Informasi dengan EARSMenggali Informasi dengan EARS

E E – explore dengan mengajukan pertanyaan

A A – affirm/nyatakan kalau anda mendengarkan

RR – refleksikan bahwa anda memahaminya

SS – silence/diam, lebih banyak mendengarkan

25

Untuk mendengarkan lebih efektif…..Untuk mendengarkan lebih efektif…..

Perhatikan Penampilan FisikPerhatikan Penampilan Fisik – bahasa tubuh yang tepat

akan membantu kita untuk fokus kepada pembicara dan

mendorong pembicara untuk lebih memberikan banyak

informasi kepada kita

Perhatikan sisi mentalPerhatikan sisi mental – ikuti arah pikiran pembicara,

dengarkan untuk bisa memahami, jangan menilai,

dengarkan dulu, baru melakukan penilaian

Teliti pengucapanTeliti pengucapan – makna, kejelasan, teliti lebih lanjut,

rangkum pemahaman anda

26

Kebiasaan yang Baik untuk menjadi Pendengar yang EfektifKebiasaan yang Baik untuk menjadi Pendengar yang Efektif

• Melihat ke pembicara untuk mengetahui bahasa tubuhnya

dan mengambil nuansa pembicaraan

• Mengajukan pertanyaan

• Memberikan waktu bagi pembicara untuk menekankan

pikiran mereka

• Memberikan mereka kesempatan untuk menyelesaikan

apa yang mereka katakan sebelum memberikan pendapat

• Tetap santai, tenang, dan mengendalikan emosi

• Merespon dengan anggukan dan ‘uh-uhms’

27

Mengajukan Pertanyaan dalam Sesi CoachingMengajukan Pertanyaan dalam Sesi Coaching

Pertanyaan yang efektif adalah yang singkat

Pertanyaan yang efektif adalah fokus

Pertanyaan yang efektif adalah yang relevan

Pertanyaan yang efektif adalah yang membangun

28

Pertaanyaan

yang efektif

adalah yang

singkat

• Pertanyaan yang terlalu panjang

dan bertele-tele dapat

mengaburkan substansi

pertanyaan Anda

• Kalimat yang pendek tidak Kalimat yang pendek tidak

hanya mudah diucapkan, tetapi hanya mudah diucapkan, tetapi

juga mudah dipahamijuga mudah dipahami


29

Pertaanyaan

yang efektif

adalah yang

fokus

• Targetkan satu subjek khusussatu subjek khusus

untuk setiap pertanyaan

• Jika anda tidak melakukannya,

anda akan menghasilkan

jawaban yang tidak berarti


30

• Jaga pertanyaan anda tetap

kepada subjek dan target

• Jika jawaban melenceng dari

tujuan, sebaiknya upayakan agar

kembali ke fokuskembali ke fokus

Pertaanyaan

yang efektif

adalah yang

relevan


31

• Anda harus menonjolkan hal menonjolkan hal

yang positifyang positif dalam mengajukan

pertanyaan, bukan karena anda

harus terlihat menyenangkan,

tetapi karena hal itu akan

pertanyaan Anda menjadi lebih

efektif

Pertaanyaan

yang efektif

adalah yang

membangun


32

Pertanyaan EksploratifPertanyaan Eksploratif

Pertanyaan terbuka

Pertanyaan terbuka

Pertanyaan terbuka memberikan banyak

informasi karena memberikan kesempatan

kepada individu untuk menjelaskan hal

terpenting

Probing QuestionsProbing

Questions

Probing questions digunakan untuk

mengelaborasi secara lebih detil isu yang

tengah didiskusikan

33

Pertanyaan Tertutup vs TerbukaPertanyaan Tertutup vs Terbuka

Apa yang terjadi? Apa penyebab hal itu ?

Apakah perjalan anda lancar? Apa yang anda siapkan untuk

menyelesaikan perjalanan anda?

Apakah anda menyukai Dalam hal apa menurut anda bahwa

kandidatnya? kandidat ini sesuai dengan yang

kita inginkan?

Apakah meeting anda berjalan Apa yang terjadi dalam meeting?

dengan baik?

34

Beberapa Probing QuestionsBeberapa Probing Questions

• Apakah Anda dapat lebih spesifik?

• Apakah Anda dapat memberikan contohnya

kepada saya?

• Apa yang terjadi kemudian?

• Apa contohnya?

• Menurut Anda, apakah yang menjadi

penyebabnya?

• Apakah Anda dapat memberitahukan kepada saya

secara detail?

35

Lima Langkah untuk Sesi Lima Langkah untuk Sesi Coaching yang EfektifCoaching yang Efektif

36

Lima Langkah CoachingLima Langkah Coaching

Gambarkan

masalah

kinerja secara

profesional

Diskusikan

penyebab

masalahnya

Kenali dan

catat solusi

yang

mungkin

Kembangkan

rencana

tindakan

secara

spesifik

Atur sesi

lanjutan

37

Gambarkan Masalah KinerjaGambarkan Masalah Kinerja

Gambarkan

masalah

kinerja

secara

profesional

• Saat Anda menggambarkan permasalahan,

Anda harus lebih spesifik.

• Tunjukkan level kinerja yang dapat diterima

(kuantitas atau kualitas) dan tunjukkan

secara langsung kepada karyawan jika

hasil mereka tidak sesuai dengan level

tersebut.

• Dengan mengacu ke data-data yang ada

dapat membantu Anda dalam menunjukkan

permasalahan yang ada kepada karyawan.

• Penting bagi Anda untuk membuka diskusi

ini dengan cara yang positif, bukan dengan

cara mengancam

38

Diskusikan

penyebab

masalahnya

• Tetap santai dan bersahabat

• Kumpulkan seluruh informasi yang

Anda dapatkan mengenai

permasalahan yang ada dengan

menanyakan pertanyaan terbuka

(pertanyaan umumnya dimulai dengan

kata-kata seperti “Bagaimana”, “Apa”,

“Siapa”, dan “Kapan”)

• Pertanyaan ini akan membawa Anda

semakin dekat dengan sumber

permasalahan

Diskusikan Penyebab MasalahnyaDiskusikan Penyebab Masalahnya

39

Diskusikan

penyebab

masalahnya

• Anda mungkin merasa inilah saatnya

untuk menanyakan beberapa

pertanyaan secara spesifik yang

dirancang untuk memperjelas dan

menunjukkan penyebabnya dengan

tepat

• Ketika karyawan mengungkapkan

kekhawatiran atau kefrustasian dalam

menjalani faktor-faktor yang tidak dapat

dikendalikannya, maka itulah saat yang

tepat bagi Anda untuk mendengarkan

dan menanggapi dengan empati.

Diskusikan Penyebab MasalahnyaDiskusikan Penyebab Masalahnya

40

Mendiagnosa Permasalahan KinerjaMendiagnosa Permasalahan Kinerja

Role ExpectationsRole ExpectationsRole ExpectationsRole Expectations

Kemampuan (Keterampilan dan Kemampuan (Keterampilan dan Pengetahuan)Pengetahuan)

Kemampuan (Keterampilan dan Kemampuan (Keterampilan dan Pengetahuan)Pengetahuan)

Desain PekerjaanDesain PekerjaanDesain PekerjaanDesain Pekerjaan

Lingkungan KerjaLingkungan KerjaLingkungan KerjaLingkungan Kerja

Masalah / Motivasi PribadiMasalah / Motivasi PribadiMasalah / Motivasi PribadiMasalah / Motivasi Pribadi

Permasalahan Permasalahan

kinerja kinerja

kebanyakan kebanyakan

berkaitan berkaitan

dengan satu dengan satu

(atau lebih ) (atau lebih )

dari lima faktor dari lima faktor

berikut :berikut :

41

Role Role ExpectationsExpectations

Role Role ExpectationsExpectations

Kemampuan Kemampuan (keterampilan (keterampilan

dan dan pengetahuan)pengetahuan)

Kemampuan Kemampuan (keterampilan (keterampilan

dan dan pengetahuan)pengetahuan)

• Apakah karyawan mengetahui apa

yang diharapkan darinya? Apakah dia

mengetahui juga apabila terjadi

permasalahan?

• Apakah karyawan memiliki

keterampilan, kemampuan, dan bakat

yang diperlukan untuk melakukan

pekerjaannya? Apakah dia

mendapatkan mentor untuk dapat

melakukan pekerjaannya dengan baik?


42

Desain Desain PekerjaanPekerjaanDesain Desain

PekerjaanPekerjaan

Lingkungan Lingkungan KerjaKerja

Lingkungan Lingkungan KerjaKerja

• Apakah karyawan memiliki alat dan

sumber daya yang diperlukan untuk

melaksanakan pekerjaannya? Apakah

sistem yang ada telah mendukung

pencapaian kinerja yang baik?

• Apakah kinerja yang baik diberikan

penghargaan? Apakah kinerja yang buruk

tetap di hargai? Apakah karyawan

diperlakukan dengan adil? Apakah kondisi

pekerjaan mendukung pencapaian kinerja

yang baik?


43

Masalah/ Masalah/ Motivasi Motivasi Pribadi Pribadi

Masalah/ Masalah/ Motivasi Motivasi Pribadi Pribadi

• Apakah ada permasalahan kehidupan

pribadi karyawan yang mempengaruhi

kinerjanya? Apakah sikap karyawan

telah menghalangi kesuksesan

karyawan tersebut dalam menerapkan

keterampilan dan kemampuannya?


44

Identifikasi

solusi-solusi

yang mungkin

• Setelah Anda mengidentifikasi penyebab

dari masalah kinerja, Anda akan merasa

perlu untuk memutuskan bagaimana

memperbaikinya

• Karyawan merupakan orang yang terdekat

dengan permasalahan – maka tanyalah ide

mereka dan catat.

• Karyawan akan lebih sungguh-sungguh

dalam menyelesaikan permasalahan jika dia

dapat ikut memberikan solusinya.

Mengidentifikasi Solusi yang MungkinMengidentifikasi Solusi yang Mungkin

45

Mengatur

Sesi

Lanjutan

Mengatur Sesi LanjutanMengatur Sesi Lanjutan

• Mengatur tanggal untuk bertemu kembali,

memberitahu karyawan bahwa Anda ingin

mengetahui bagaimana dia menerapkan

action plan yang telah direncanakan

• Pertemuan lanjutan memungkinkan Anda

dan karyawan memperoleh waktu bersama-

sama untuk mendiskusikan beberapa

kemajuan atau permasalahan dan

merencanakan tindakan selanjutnya.

46

Strategi Coaching untuk Strategi Coaching untuk Kepribadian yang Kepribadian yang

Berbeda-bedaBerbeda-beda

47

Empat Jenis KepribadianEmpat Jenis Kepribadian

Dominance

Influencing

Steadiness

Compliance

48

Dominance

• Mereka senang mengendalikan lingkungan mereka

• They are direct, forceful, impatient, and can be extremely

demanding

• Ketika mereka dimotivasi secara negatif, mereka dapat

menjadi tidak patuh.

• Mereka tidak suka diberitahukan apa yang harus dilakukan.

• Mereka enggan melakukan tugas yang melibatkan hal-hal

yang harus dilakukan secara detail.

• Mereka cepat menjadi bosan dengan tugas-tugas yang rutin.

49

Influencing

• Mereka tidak suka menangani detail yang kompleks

• Mereka lebih menyukai berhadapan dengan orang (people

oriented) daripada dengan tugas (tasks).

• Mereka senang membuat kesan yang baik dan lingkungan

yang mampu memberikan motivasi

• Mereka akan membicarakan apapun yang ada dalam

pikirannya dengan Anda

• Mereka memotivasi karyawannya dan senang membangkitkan

semangat mereka

• Ketika mereka di motivasi negatif, mereka akan cenderung

menjadi ngambek

50

Steadiness

• Mereka senang bekerjasama dengan orang lain dalam

menjalankan tugas.

• Mereka sabar, dapat dipercaya, setia, namun cenderung resisten

terhadap perubahan yang terjadi secara mendadak dalam

lingkungan mereka

• Mereka menghargai langkah-langkah pendekatan yang

teratur/sistematis

• Mereka memberikan unjuk kerja yang konsisten, perilaku yang

dapat diprediksikan, dan cenderung stabil, menjaga keharmonian

lingkungan kerja

• Ketika mereka kehilangan motivasi mereka menjadi keras kepala,

suasana hatinya biasanya diekspresikan dalam bentuk

perlawanan yang pasif.

51

Compliance

• Mereka cenderung hati-hati dalam bertindak serta menuntut

kualitas dan ketepatan

• Mereka menghargai kesempatan untuk melakukan perencanaan

yang seksama dan berhati-hati

• Mereka adalah pemikir yang kritis dan sangat teliti terhadap hal

detail

• Mereka siap meluangkan waktu untuk menganalisa situasi dan

menyukai sesuatu yang pasti, mereka berhati-hati dalam

menerima perubahan yang mendadak.

• Mereka senang mengikuti prosedur dan standar

• Ketika mereka termotivasi secara negatif, mereka menjadi sinis

atau mengkritik secara berlebihan.

52

• Ketika Anda berinteraksi dan berkomunikasi

dengan mereka, Anda harus jelas, langsung,

dan tepat sasaran (to the point).

• Hindari menjadi orang yang berbicara terlalu

banyak mengenai hal-hal di luar pekerjaan

• Biarkan mereka mengetahui Apa yang Anda

harapkan dari mereka. Jika Anda harus

memerintah mereka, berikan pilihan yang

memberikan kesempatan kepada mereka untuk

mengambil keputusan.

• Setujuilah kebutuhan mereka untuk melakukan

variasi dan perubahan. Jika memungkinkan,

berikan tantangan baru,

Strategi Coach untuk DominanceStrategi Coach untuk Dominance

Dominance

53

Strategi Coach untuk InfluencingStrategi Coach untuk Influencing

Influencing

• Bertanyalah mengenai hal-hal yang terjadi

dalam kehidupan mereka di luar kantor

• Ajak mereka berbagi dengan Anda

mengenai cita-cita mereka baik cita-cita

profesional ataupun personal

• Satukan tujuan Anda dengan mimpi dan

cita-cita mereka

• Ciptakan suasana dan interaksi yang

demokratis dengan mereka

54

Strategi Coach untuk SteadinessStrategi Coach untuk Steadiness

Steadiness

• Berikan aturan spesifik dan kepastian dalam

bekerja

• Ketika menerapkan perubahan, pastikan untuk

memberikan gambaran yang sistematik.

Mereka perlu merasa aman.

• Yakinkan mereka bahwa Anda telah

memikirkan berbagai hal yang akan dilalui

sebelum perubahan dimulai. Sampaikan

rencana untuk menghadapi dan mengantisipasi

masalah yang mungkin akan terjadi.

55

Strategi Coach untuk ComplianceStrategi Coach untuk Compliance

Compliance

• Berikan kesempatan untuk

mendemonstrasikan keahlian mereka

• Berikan tugas yang menuntut ketelian

dan detil

• Berikan juga tugas yang menuntut

sistematika berpikir dan tindakan yang

tinggi, sebab mereka kuat dalam aspek

ini.

56

Selesai

57

Recommended Further ReadingsRecommended Further Readings

1. Marshal J. Cook, Effective CoachingEffective Coaching, McGraw Hill

2. Jack Cullen and Len D’Innocenzo, Coaching to Maximize Coaching to Maximize

PerformancePerformance, Velocity Business Publishing

Coaching for optimal performance

Documents