Top Banner
Maria Rosari Oktaviani (2011-012-470) Amanda (2011-012-304) Jacqualine Angelina (2011-012-328) CHAPTER 4 (PLANNING BUSINESS MESSAGES) & CHAPTER 5 (WRITING BUSINESS MESSAGES)
37

CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

Feb 11, 2016

Download

Documents

Edria Andhika

BUSINSESS COMUNICATION
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Page 1: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

Maria Rosari Oktaviani (2011-012-470)Amanda (2011-012-304)Jacqualine Angelina (2011-012-328)

CHAPTER 4 (PLANNING BUSINESS MESSAGES) & CHAPTER 5 (WRITING BUSINESS MESSAGES)

Page 2: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

Perencanaan (Plan)

Penulisan (Write)

Penyelesaian (Complete)

Menganalisa Situasi

Beradaptasi dengan penerima pesan

Merevisi Pesan

Mengumupulkan Informasi

Menyusun Pesan Menghasilkan Pesan

Memilih media yang tepat

Mengkoreksi cetakan percobaan pesan

Mengatur Informasi

Mendistribusikan Pesan

UNDERSTANDING THE THREE-STEP WRITING

PROCESS

Page 3: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

Menggunakan 3 Langkah dalam Proses Penulisan, dapat memaksimalkan alokasi waktu yang telah di rencanakan sebelumnya

OPTIMIZING YOUR WRITING TIME

Three-Step Writing Process

PlanningWritingCompleting

Page 4: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

Perencanaan mengurangi keraguan dalam menulis dan menghemat waktu dalam melakukan revisi.

Perencanaan yang matang memastikan pemakaian informasi yang tepat, dengan format yang tepat, dan sasaran pesan yang tepat.

PLANNING EFFECTIVELY

Page 5: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

Defining Your Purpose

- General Purpose

- Specific Purpose

ANALYZING THE SITUATION

Page 6: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

Developing an Audience Profile

1. Identifikasi Penerima Utama Pesan2. Menentukan jumlah data dan distribusi

geografis penerima3. Menentukan komposisi penerima4. Ukur tingkat pemahaman para penerima5. Memahami keinginan dan ekspektasi

penerima6. Prediksi reaksi penerima yang mungkin

terjadi

ANALYZING THE SITUATION

Page 7: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

Teknik informal untuk mengumpulkan wawasan dan memandu riset yang dilakukan:

Membayangkan perspektif penerimaMembaca laporan dan dokumen-

dokumen perusahaan lainnyaBertanya pada supervisor, teman kerja,

pelanggan, dan orang-orang dalam lingkungan kerja

Bertanya pada penerima informasi (audience)

GATHERING INFORMATION

Page 8: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

Jika penerima menginginkan informasi yang terlalu kabur atau berpengertian luas, maka informasi tersebut harus dipersempit dengan cara menanyakan kembali informasi dengan detail-detail tertentu.

UNCOVERING AUDIENCE NEEDS

Page 9: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

Menggunakan Discovery Techniques : Free Writing

FINDING YOUR FOCUS

Page 10: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

Menggunakan Journalistic Approach

5W + 1H

PROVIDING REQUIRED INFORMATION

Page 11: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

Memastikan informasi akurat

Memastikan informasi tersebut etis

Memastikan informasi berhubungan

PROVIDING REQUIRED INFORMATION

Page 12: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

ORAL MEDIA

WRITTEN MEDIA

VISUAL MEDIA

ELECTRONIC MEDIA

SELECTING THE RIGHT MEDIUM

Page 13: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

Tipe Media

Kelebihan Kelemahan

Oral • Mendapat tanggapan dengan cepat

• Terjadi interaksi• Dapat mengekspresikan emosi

dibalik pesan• Melibatkan bahasa tubuh dan

intonasi nada bicara

• Harus hadir ditempat

• Sulit dicatat (kecuali pembicaraan direkam)

• Kurang kontrol• Bila

terjadikesalahan sulit untuk diperbaiki

Tertulis (Written)

• Dapat direncanakan dan dikendalikan

• Penyampaian luas• Bisa dicatat• Meminimalisir terjadinya

kesalahan• Dapat digunakan untuk

menghindari interaksi langsung• Membantu mengontrol emosi

dalam menyampaikan penyampaian pesan, dan penyampaian ide yang kompleks

• Respon terbatas• Tidak melibatkan

bahasa tubuh• Butuh waktu untuk

mendistribusikan pesan

• Harus punya keahlian dalam persiapan dan produksi pesan

KELEBIHAN DAN KELEMAHAN MEDIA

Page 14: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

Tipe Media

Kelebihan Kelemahan

Visual • Penyampaian ide kompleks dan berhubungan dengan cepat

• Lebih mudah diterima • Mengurangi beban penerima

untuk mengetahui seluruh pesandan konsep pesan tersebut

• Butuh keahlian artistik

• Butuh waktu yang lebih lama

• Sulit untuk mengirim dan menyimpan pesan

Elektronik (Electronic)

• Penyampaian pesan yang cepat

• Penyampaian luas• Kekuatan untuk mempengaruhi

penerima• Dapat berinteraksi melalui

media sosial• Meningkatkan keterbukaan

organisasi dengan pihak eksternal

• Mudah digunakan secara berlebihan

• Beresiko merusak privasi

• Beresiko menimbulkan ancaman (Virus)

• Memunculkan masalah produktivitas

KELEBIHAN DAN KELEMAHAN MEDIA

Page 15: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

Capaian media (media richness)

Formalitas media (media formality)

Batasan media (media limitation)

Urgensi (urgency)Biaya-biaya (cost)Preferensi penerima (audience preference)

FACTORS TO CONSIDER WHEN CHOOSING MEDIA

Page 16: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

Recognizing the Importance of Good Organization

Mengorganisir informasi yang baik dapat membantu penerima informasi memahami dan menerima pesan dengan baik dan menghemat waktu

ORGANIZING YOUR INFORMATION

Page 17: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

Defining Your Main Idea

Beberapa teknik yang dapat digunakan untuk membantu menemukan ide-ide kreatifa. Brainstormingb. Journalistic Approachc. Question-and-answer chaind. Storyteller’s toure. Mind mapping

Page 18: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

Limit the number of support points, having fewer,stronger points is a better approach than using many weaker points

LIMITING YOUR SCOPE

Page 19: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

Direct approaches – start with main idea (recommendation,request,..) and follow with your supporting evidence.

Indirect approaches – start with evidence first and build your case before presenting the main idea.

CHOOSING APPROACHES

Page 20: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

Direct approach

indirect approach

Audience reaction

Eager/interested/pleased/natural

Displeased Uninterested / unwilling

Message opening

Start with the main idea,the request,or the good news.

Start with a neutral statement that acts as a transition to the reasons for the bad news.

Start with a statement or question that captures attention.

Message body Provide necessary details.

Give reasons to justify a negative answer. State or imply the bad news,and make a positive suggestion.

Arrouse the audience’s interest in the subject. Build the audience’s desire to comply.

Message close Close with a cordial comment,a reference to the good news,or a statement about the specific action desired.

Close cordially. Request action.

Page 21: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

Start with the main ideaState the major pointsProvide examples and evidence

OUTLINING YOUR CONTENT

Page 22: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

Building reader interest with storytelling techniques

STORYTELLING TECHNIQUES

Page 23: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

1. Using the “you” attitude2. Maintaining standards of etiquette3. Emphasizing the positive4. Using bias-free language

WRITING BUSINESS MESSAGES

ADAPTING TO YOUR AUDIENCE: BEING SENSITIVE TO AUDIENCE NEEDS

Page 24: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

Gender biasRacial and ethnic biasAge biasDisability bias

BIAS CAN COME IN A VARIETY OF FORMS:

Page 25: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

Establishing your credibility HonestyObjectivityAwareness of audience needsCredentials,knowledge,and expertiseEndorsementsPerformanceSincerity

Projecting your company’s image

ADAPTING TO YOUR AUDIENCE: BUILDING STRONG RELATIONSHIP

Page 26: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

1. Establishing your credibility2. Projecting your company’s

image

BUILDING STRONG RELATIONSHIP

Page 27: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

HonestyObjectivityAwareness of audience needsEndorsementsPerformanceSincerity

ESTABLISHING YOUR CREDIBILITY

Page 28: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

1. Using a coversational tone2. Using plain language3. Selecting the active or passive

voice

CONTROLLING YOUR STYLE AND TONE

Page 29: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

Understand the difference between texting and writing

Avoid stale and pompous languageAvoid preaching and braggingBe careful with intimacyBe careful with humor

1. USING A COVERSATIONAL TONE

Page 30: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

SimpleUnadorned style

2. USING PLAIN LANGUAGE

Page 31: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

1. Understanding denotation and connotation

2. Balancing abstract and concrete words

3. Finding words that communicate well

CHOOSING POWERFUL WORDS

Page 32: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

Choose powerful wordsChoose familiar wordsAvoid cliches and be careful with buzzwords

Use jargon carefully

FINDING WORDS THAT COMMUNICATE WELL

Page 33: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

Choosing from the four types of sentences

Using sentence style to emphasize key thoughts

CREATING EFFECTIVE SENTENCES

Page 34: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

1. Creating the elements of a paragraph

2. Choosing the best way to develop each paragraph

CRAFTING UNIFIED, COHERENT PARAGRAPHS

Page 35: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

Topic SentenceSuport SentenceTransitions

CREATING THE ELEMENTS OF A PARAGRAPH

Page 36: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

IlustrationComparison or contrastCause and EffectClassificationProblem and Solution

CHOOSING THE BEST WAY TO DEVELOP EACH PARAGRAPH

Page 37: CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

Style sheets, style sets, templates, and themes

Boilerplate and document components

AutocorrectionFile merge and mail mergeEndnotes, footnotes, indexes, and table contents

USING TECHNOLOGY TO COMPOSE AND SHAPE YOUR

MESSAGES