Page 1
BAGAN ALIR PROSEDUR PENGELOLAAN SARANA PENELITIAN
1. BAGAN ALIR PROSEDUR PENGEMBANGAN PERALATAN PENELITIAN
SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN UNIT KERJA TERKAIT/EKSTERNAL
MULAI
Disetujui/Tidak
Tidak Disetujui / Ditinjau Kembali
Laporan Hasil
SELESAI
- Internal Subid (Inisiatif) - Eksternal Subid (Peneliti)
Kepala Bidang Sarana Penelitian
YA
Komunikasi Verbal (Pengajuan Proposal)
Kasubid Peralatan Penelitian
(Identifikasi Kelayakan)
Kepala Pusat Penelitian Laut Dalam LIPI TDK
Disetujui/Tidak TDK
YA Dikerjakan
Page 2
2. BAGAN ALIR PROSEDUR BAGI PEMINJAM INTERNAL
PENGGUNA SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN UNIT KERJA TERKAIT
MULAI
Mengajukan pemohonan peminjaman/penggunaan alat
penelitian
Kasubbid Peralatan Penelitian
Menginstruksikan
Teknisi/Operator Alat Penelitian
Mengecek status kondisi alat
Apakah alat tsb dalam kondisi
layak pakai dan bisa digunakan?
Mengagendakan penggunaan menyiapkan alat, dan surat jalan
membawa alat
Menginformasikan permasalahannya (rusak/kebutuhan spare part/belum dikalibrasi/sedang dipakai pihak lain)
Data Base Alat
Penelitian
Hasil Pengadaan/perbaikan/ kalibrasi
YA
(A)
TDK
Sub Bagian Umum
SOP PENGADAAN BARANG/JASA
(Lelang/Langsung)
Perusahaan Pelaksana/Penyedia Jasa
Menerima informasi penundaan penyewaan/pengunaan alat (usulkan penjadwalan ulang waktu pemakaiannya/ batal)
Page 3
PENGGUNA SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN UNIT KERJA TERKAIT
Hilang
Rusak
Menerima kembali alat yang dipinjam dan mengecek kondisinya
Menugaskan Teknisi/Operator Alat
Penelitian Disertai surat tugas dan surat jalan
membawa alat
Mengecek, menerima alat dengan disertai surat jalan
membawa alat
Apakah kondisi alat
tsb baik?
Mengarsipkan formulir dan meletakkan kembali alat pada
tempatnya
SELESAI
Menandatangani Formulir Peminjaman/ Penggunaan Alat
Penelitian pada lembar
pengecekan alat
Laporan tertulis kepada : - Kapuslit - Kabid Sarana Penelitian
- Kabag Tata Usaha
Apakah peminjam
mengerti cara pengoperasian
alat?
Kondisi alat
rusak /hilang
(A)
YA
TDK
YA
TDK
Sub Bagian Umum
SOP Tuntutan Ganti Rugi/
Penghapusan BMN
SOP Perbaikan Alat
Page 4
3. BAGAN ALIR PROSEDUR BAGI PEMINJAM EKSTERNAL
PENGGUNA SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN UNIT KERJA TERKAIT
MULAI
Mengajukan pemohonan peminjaman/penggunaan alat
penelitian
Kasubbid Peralatan Penelitian
Menginstruksikan
Teknisi/Operator Alat Penelitian
Mengecek status kondisi alat
Apakah alat tsb dalam kondisi
layak pakai dan bisa digunakan?
Mengagendakan penggunaan menyiapkan alat, dan surat jalan
membawa alat
Menginformasikan permasalahannya (rusak/kebutuhan spare part/belum dikalibrasi/sedang dipakai pihak lain)
Data Base Alat
Penelitian
Kapus Laut Dalam
Hasil Pengadaan/perbaikan/ kalibrasi
Sumber Penerimaan (PNBP/Non)
Kabid Sarana Penelitian
Pejabat Pembuat Komitmen
YA
(A)
TDK
Sub Bagian Umum
SOP PENGADAAN BARANG/JASA
(Lelang/Langsung)
Perusahaan
Pelaksana/Penyedia Jasa
TDK
PNBP
Menerima informasi penundaan penyewaan/pengunaan alat (usulkan penjadwalan ulang waktu pemakaiannya/ batal)
Subag Keuangan
SOP PENERIMAAN PNBP
Page 5
PENGGUNA SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN UNIT KERJA TERKAIT
Hilang
Rusak
Menerima kembali alat yang dipinjam dan mengecek kondisinya
Menugaskan Teknisi/Operator Alat
Penelitian
Disertai surat tugas
Apakah kondisi alat
tsb baik?
Mengarsipkan formulir dan meletakkan kembali alat pada
tempatnya
SELESAI
Menandatangani Formulir Peminjaman/ Penggunaan Alat
Penelitian pada lembar pengecekan alat
Laporan tertulis kepada : - Kapuslit - Kabid Sarana Penelitian
- Kabag Tata Usaha
Kondisi alat rusak /hilang
(A)
YA
TDK
Sub Bagian Umum
SOP Tuntutan Ganti Rugi/
Penghapusan BMN
SOP
Perbaikan Alat
Page 6
4. BAGAN ALIR PROSEDUR PERBAIKAN PERALATAN PENELITIAN
PENGGUNA ALAT SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN UNIT KERJA TERKAIT
MULAI
Dilaksanakan di internal
atau eksternal
Menerima alat setelah diperbaiki
Permintaan Pengguna Alat
Dicatat dalam Kartu Pemeliharaan Alat
Penelitian
SELESAI
Malakukan perbaikan internal
Kasubid Peralatan Penelitian
Usul Perbaikan Alat
Menerima alat yang telah diperbaiki
Rencana/Jadwal Pemeliharaan Alat
KEPALA BIDANG SARANA PENELITIAN
Internal Eksternal
Sub Bagian Umum
SOP PENGADAAN BARANG/JASA
(Lelang/Langsung)
Keputusan hasil uji
coba
Tdk Sesuai
Sesuai
Keputusan hasil uji
coba
Penyedia Jasa/ Perusahaan Pelaksana
Tdk Sesuai
Sesuai
PEJABAT PEMBUAT
KOMITMEN
Page 7
5. BAGAN ALIR PROSEDUR PERAWATAN PERALATAN PENELITIAN
SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN
MULAI
Apakah kondisi alat
tersebut baik
SELESAI
Melakukan Persiapan
Rencana/Jadwal
Pemeliharaan Alat
Baik
Melakukan Kegiatan
Cek list dan catat sesuai dengan kondisi alat
Formulir cek list ditanda tangani oleh Kepala Laboratorium/ pengguna alat
Usul Perbaikan Tidak
SOP PERBAIKAN
Page 8
6. BAGAN ALIR PROSEDUR KALIBRASI PERALATAN PENELITIAN
PENGGUNA ALAT SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN UNIT KERJA TERKAIT
Eksternal
MULAI
Dilaksanakan di internal
atau eksternal
Menerima Alat, dan Sertifikat Kalibrasi
Permintaan Pengguna Alat
Dicatat dalam Kartu Pemeliharaan Alat
Penelitian
Malakukan Internal Kalibrasi
Kasubid Peralatan Penelitian
Usul Kalibrasi
Menyerahkan kepada pengguna
Data hasil kalibrasi
C
Pelaksana
Rencana/Jadwal
Pemeliharaan Alat
KEPALA BIDANG
SARANA PENELITIAN
Internal Eksternal
(A)
(B)
Sub Bagian Umum
SOP PENGADAAN BARANG/JASA
(Lelang/Langsung)
Keputusan hasil uji
coba
Sesuai
Tdk Sesuai
C
KEPALA BIDANG SARANA PENELITIAN
KEPALA BIDANG
SARANA PENELITIAN
KEPALA BIDANG SARANA PENELITIAN
Sub Bagian Umum
SOP PENGADAAN BARANG/JASA
(Lelang/Langsung)
Penyedia Jasa/Perusahaan Pelaksana
Tdk Sesuai
Eksternal
Sesuai
(B)
Page 9
SELESAI
Menerima alat yang telah dikalibrasi
Melakukan pengecekan antara sesuai permintaan
pengguna
Membandingkan data kalibrasi antara
dengan hasil kalibrasi
Data hasil pengecekan antara
Keputusan hasil uji
coba
Asli Sertifikat Kalibrasi dan Formulir terkait di arsipkan
Menyerahkan alat dan copy sertifikat kepada
pengguna
(B) (A)
C
Sesuai
Tdk Sesuai
(B)
c
Page 10
7. BAGAN ALIR PROSEDUR MUTASI PERALATAN PENELITIAN
PENGGUNA SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN UNIT KERJA TERKAIT
MULAI
Mengajukan pemohonan mutasi alat penelitian
(setelah adanya persetujuan dari kepala laboratorium/ketua
Kelompok Penelitian ybs)
Kasubbid Peralatan
Penelitian (Menyetujui)
Teknisi Alat Penelitian (Mengecek kondisi alat
di laboratorium pengguna)
Apakah alat tsb akan dipindahkan/
dimutasikan ke laboratorium
pengguna atau diusulkan untuk
dihapuskan
Diambil dan dimasukkan ke dalam gudang penyimpanan
barang tdk terpakai
DIPINDAHKAN
SUB BAGIAN UMUM
SOP
Penghapusan BMN
Kepala Bidang Sarana
Penelitian (Mengetahui)
Data Base Alat
Penelitian
DIHAPUSKAN
Update Data Base (perubahan tempat/
DBR)
SELESAI
Kepala Bidang Sarana
Penelitian
(Mengetahui)
Page 11
8. BAGAN ALIR PROSEDUR OPERASIONAL LABORATORIUM SUB BIDANG SARANA TEKNIS
Ya
Tidak Perbaiki
Sendiri ?
Kepala Puslit Laut Dalam
LIPI Menerima
permohonan
Kepala Puslit Laut Dalam
memerintahkan untuk
pengecekan
Penanggung Jawab
Laboratorium membuat
permohonan
Peneliti/Teknisi terkait
melakukan Pengecekan
Perbaikan selesai,dicatat
selanjutnya diserahkan
kepada USER
Peneliti/Teknisi terkait
melakukan perbaikan
Melaporan kepada Kepala
Puslit Laut Dalam LIPI
PPK memberi perintah untuk
melakukan Perbaikan
SELESAI
PPK meminta rincian
spesifikasi dan harga
Laporan Kepada Kepala Puslit
Laut Dalam LIPI untuk
persetujuan
Setuju ? Perbaikan
Ditunda
Tidak
Ya
Proses perbaikan/Pengadaan
Penyedia Jasa
Penyedia Jasa Melaksanakan
Perbaikan
Pekerjaan Selesai diperiksa
oleh Peneliti/Teknisi terkait
Diserah terimakan dan
ditandatangani oleh PPK
BA Perbaikan Penyelesaian
Pekerjaan di serahkan ke
penanggungjawab
Laboratorium
SELESAI
MULAI
PPK menerima dan
menandatanganinya
DATA BASE