Top Banner
BAB VII MANAJEMEN DISTRIBUSI A. Manajemen Persediaan Persediaan merupakan aset yang sangat mahal yang dapat digantikan oleh aset yang lebih murah yaitu informasi. Untuk menggantikannya, informasi haruslah tepat waktu, akurat, andal dan konsisten. Jika ini terjadi, maka akan tersimpan lebih sedikit persediaan, mengurangi biaya dan mengirimkan produk lebih cepat ke pelanggan. Sasaran manajemen persediaan adalah menggantikan asset yang sangat mahal yang disebut persediaan menjadi asset yang lebih murah yang disebut informasi. Manajemen persediaan menjawab pertanyaan berapa banyak persediaan yang perlu dicadangkan untuk mengatasi fluktuasi peramalan, permintaan pelanggan dan pengiriman pemasok. Alasan utama perlunya manajemen persediaan adalah untuk: 1. Memaksimalkan pelayanan pada pelanggan Semakin akurat peramalan penjualan setiap produk, maka akan semakin kecil kesalahan peramalan, dan sedikit persediaan yang diperlukan untuk mempertahankan tingkat pelayanan tertentu. Dengan
44

Bab_7MANAJEMEN DISTRIBUSI (DRP)

Jun 15, 2015

Download

Documents

Persediaan produk oleh banyak perusahaan dianggap sangat perlu, hal ini dikarenakan adanya fluktuasi permintaan sehingga menyebabkan kehilangan penjualan. Salah satu cara yang dapat menyelesaikan masalah pengendalian persediaan adalah perencanaan kebutuhan distribusi atau biasa dikenal dengan Distribution Requirement Planning (DRP). Dalam hal ini DRP menyediakan informasi yang dibutuhkan distribusi dan manajemen manufaktur untuk mengefektifkan alokasi persediaan dan kapasitas produksi sehingga pelayanan konsumen dapat ditingkatkan dan investasi persediaan (biaya penyimpanan persediaan) dapat dikurangi
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Page 1: Bab_7MANAJEMEN DISTRIBUSI (DRP)

BAB VII

MANAJEMEN DISTRIBUSI

A. Manajemen Persediaan

Persediaan merupakan aset yang sangat mahal yang dapat digantikan oleh

aset yang lebih murah yaitu informasi. Untuk menggantikannya, informasi

haruslah tepat waktu, akurat, andal dan konsisten. Jika ini terjadi, maka akan

tersimpan lebih sedikit persediaan, mengurangi biaya dan mengirimkan

produk lebih cepat ke pelanggan.

Sasaran manajemen persediaan adalah menggantikan asset yang sangat

mahal yang disebut persediaan menjadi asset yang lebih murah yang disebut

informasi. Manajemen persediaan menjawab pertanyaan berapa banyak

persediaan yang perlu dicadangkan untuk mengatasi fluktuasi peramalan,

permintaan pelanggan dan pengiriman pemasok.

Alasan utama perlunya manajemen persediaan adalah untuk:

1. Memaksimalkan pelayanan pada pelanggan

Semakin akurat peramalan penjualan setiap produk, maka akan semakin

kecil kesalahan peramalan, dan sedikit persediaan yang diperlukan untuk

mempertahankan tingkat pelayanan tertentu. Dengan menyimpan lebih

sedikit persediaan, kapasitas mesin yang diperlukan untuk menghasilkan

produk akan terpakai lebih baik. Persediaan tidak diadakan sebelum

dibutuhkan, sehingga mencegah kesalahan menentukan kapasitas mesin

terlalu cepat.

2. Memaksimalkan efisiensi pembelian dan produksi

Berbagai barang dapat saja dibeli dalam jumlah yang lebih besar

ketimbang yang dibutuhkan untuk mencapai efisiensi pembelian atau

tranportasi. Jika barang dibeli dengan alasan ini maka akan timbul

persediaan. Meskipun demikian, bisa ditetapkan kesepakatan yang disebut

“order pembelian berdasarkan volume” Dengan kesepakatan ini, diskon

Page 2: Bab_7MANAJEMEN DISTRIBUSI (DRP)

akan meningkat seiring dengan meningkatnya volume dan pada saat yang

sama ditetapkan kapan pengiriman perlu dilakukan.

3. Memaksimalkan profit

Profit dapat dimaksimalkan dengan meningkatkan pendapatan atau

menurunkan biaya. Salah satu cara adalah melakukan manajemen

persediaan yang tepat.

4. Meminimalkan investasi persediaan

Persediaan akan mengikat uang yang seharusnya dapat digunakan

perusahaan untuk berbagai hal lain dalam bisnis. Persediaan yang

berlebihan dapat menciptakan aliran kas negatif, dan hal ini harus

dihindarkan. Hal ini menyebabkan bagian keuangan berusaha menjaga

persediaan serendah mungkin.

Persediaan dapat dikategorikan menjadi lima tipe dasar, yaitu:

1. Bahan baku

Bahan baku mencakup semua komponen dan bahan yang dibeli untuk

menghasilkan produk akhir. Persediaan jenis ini menambah nilai produk

saat diproses menjadi subrakit, rakitan dan akhirnya menjadi produk yang

siap dikirimkan.

2. Barang setengah jadi

Barang setengah jadi merupakan persediaan dalam proses dirakit menjadi

produk akhir. Bahan baku dikeluarkan dari gudang dan berpindah ke

tempat kerja. Karyawan (tenaga kerja langsung) dan atau mesin digunakan

untuk menambah nilainya dengan cara memproses seluruh komponen

menjadi subrakit, rakitan dan kemudian menjadi produk akhir. Komponen

– komponen ini dapat disimpan kembali sementara waktu hingga diambil

untuk kegunaan lebih lanjut dalam proses produksi. Dalam kondisi ini,

komponen tersebut dikatakan sebagai rakitan semi jadi (Barang setengah

jadi).

3. Barang jadi

Barang jadi merupakan persediaan yang siap dikirim ke pusat distribusi,

pengecer, distributor, atau langsung ke pelanggan.

VII-2

Page 3: Bab_7MANAJEMEN DISTRIBUSI (DRP)

4. Persediaan distribusi

Persediaan distribusi disimpan pada titik atau lokasi yang sedekat mungkin

dengan pelanggan. Titik distribusi bisa saja dimiliki dan dioperasikan

secara terpisah.

5. Barang pemeliharaan, perbaikan dan operasi.

Sebagian besar perusahaan menyimpan barang pemeliharaan, perbaikan

dan operasi. Persediaan ini seringkali berbiaya rendah dan termasuk alat

tulis kantor serta barang – barang untuk operasional dan pelayanan.

Persediaan dilakukan karena adanya permintaan, dimana permintaan ada

dua macam yaitu permintaan independen (independent demand) dan

permintaan dependen (dependent demand). Permintaan independen

merupakan metode untuk mengelola produk yang permintaannya dipengaruhi

oleh permintaan pelanggan atau permintaan pihak diluar kendali perusahaan

atau bisa juga diartikan sebagai permintaan untuk semua item yang terjadi

secara terpisah tanpa terkait dengan permintaan untuk item lain. Metode ini

digunakan untuk perusahaan pengecer, distributor dan manufaktur. Sebagai

contoh independent demand adalah permintaan untuk produk akhir, parts atau

produk yang digunakan untuk pengujian produk itu, dan suku cadang (spare

parts) untuk pemeliharaan. Sedangkan permintaan dependen adalah

permintaan atas semua komponen yang dibutuhkan untuk memenuhi

permintaan independen atau diartikan sebagai permintaan untuk suatu item

yang terkait dengan permintaan untuk item yang lain. Sebagai contoh item –

item yang ada dalam struktur produk (Bill of Material/BOM) untuk

membentuk produk akhir.

B. Manajemen Persediaan Distribusi

Manajemen persediaan logistik meliputi kegiatan memperoleh material

(pengadaan), memindahkan material melalui lingkungan manufaktur

(manufaktur produk) dan distribusi. Logistik dapat dikelompokan sebagai

berikut:

VII-3

Page 4: Bab_7MANAJEMEN DISTRIBUSI (DRP)

1. Perencanaan kebutuhan distribusi (Distribution Requirements Planning)

Serangkaian kegiatan untuk memenuhi pelanggan serta menerima dan

menyimpan barang dengan biaya serendah mungkin.

2. Perencanaan sumber daya distribusi (Distribution Resource Planning)

Melanjutkan perencanaan kebutuhan distribusi ke arah perencanaan

sumber daya penting yang terkandung dalam sistem distribusi: ruang

gudang, tenaga kerja, biaya angkutan. Diagram alir logika dari

perencanaan sumber daya distribusi (Distribution Resource Planning)

dapat dilihat pada gambar 7.1 berikut ini.

3. Persediaan distribusi meliputi semua persediaan di manapun dalam sistem

distribusi.

VII-4

Page 5: Bab_7MANAJEMEN DISTRIBUSI (DRP)

Gambar 7.1. Diagram alir logika Distribution Resource Planning

Obyek dari manajemen distribusi adalah menempatkan persediaan pada

waktu dan tempat yang tepat dengan biaya yang sesuai. Dengan kata lain,

obyek manajemen adalah mencapai tingkat yang diinginkan oleh konsumen.

Suatu perusahaan memutuskan untuk mendistribusikan produknya dengan

mempertimbangkan beberapa hal berikut ini:

VII-5

Page 6: Bab_7MANAJEMEN DISTRIBUSI (DRP)

1. Fasilitas

2. Transportasi

3. Modal yang ditanam pada perusahaan

4. Frekuensi kehilangan penjualan

5. Komunikasi dan pemrosesan kata

Strategi dan kebijakan perusahaan adalah bagian yang terintegrasi dengan

perusahaan yang mencakup semua area fungsional seperti pemasaran,

teknologi, keuangan dan manufaktur. Pada sistem DRP telah dijelaskan

berkaitan erat dengan penyaluran fisik atau distribusi fisik (phisical

distribution) yang tepat. Distribusi fisik mempunyai sifat mencakup

perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan arus bahan dan produk final dari

tempat asal ke tempat pemakai untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dengan

memperoleh keuntungan. Sedangkan tujuannya adalah membawa barang yang

tepat ke tempat yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya serendah

mungkin. Tak ada sistem distribusi fisik yang bisa secara serentak

meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dan mengurangi sebanyak

mungkin biaya distribusi. Pelayanan yang maksimal kepada pembeli berarti

barang banyak, angkutan mahal dan banyak gudang, yang semuanya

menambah biaya distribusi.

Sistem distribusi itu sendiri, secara bebas dapat diklasifikasikan menjadi

dua, yaitu:

1. Sistem Tarik (Pull system)

Prinsip dari sistem ini adalah setiap pusat distribusi mengelola persediaan

produk yang dimilikinya. Persediaan berada di gudang pusat atau di pusat

produksi. Setiap pusat distribusi pada tingkat yang lebih rendah

menghitung kebutuhan dan kemudian memesan kepada pusat distribusi

pada tingkat yang lebih tinggi. Dengan demikian produk ditarik dari

pabrik melalui struktur jaringan distribusi, dipesan melalui pesanan

pengisian kembali dari lokasi stok yang secara langsung memasok

kebutuhan pelanggan. Model – model persediaan termasuk dalam sistem

tarik ini adalah:

VII-6

Page 7: Bab_7MANAJEMEN DISTRIBUSI (DRP)

a. Sistem titik pemesanan kembali (Re-Order Point)

Merupakan cara pemesanan yang dilakukan bila persediaan yang ada

telah mencapai titik tertentu. Pusat distribusi pada tingkat yang lebih

rendah menghitung kebutuhannya dan kemudian memesan pada pusat

distribusi yang lebih tinggi apabila persediaan telah mencapai titik

pemesanan kembali atau Re-Order Point (ROP). Gudang cabang

meminta barang ke gudang pusat bila jumlah persediaan di gudang

cabang mencapai jumlah tertentu (gudang pusat menyimpan banyak

inventory). Order point didasarkan kepada demand normal selama

lead time ditambah safety.

b. Sistem pemesanan secara periodik (periodic review system)

Merupakan salah satu pemesanan dengan interval waktu antara

pemesanan tetap, misalnya mingguan, bulanan atau tahunan. Jumlah

pemesanan bervariasi tergantung pada permintaan, sehingga tidak

memperhatikan kondisi persediaan yang ada. Fixed order interval dari

gudang cabang, safety stock di gudang cabang lebih banyak karena

adanya fluktuasi demand pada periode yang fixed.

c. Sistem titik pemesanan ganda

Pada sistem ini gudang pusat menerima laporan kapan persediaan

gudang daerah mencapai titik pemesanan kembali ditambah

permintaan normal selama waktu tenggang.

d. Sistem pengganti penjualan (the sales replacement system)

Pada sistem ini gudang menentukan persediaan setiap item secara

periodik berdasarkan permintaan lokal. Setiap produk terjual

dilaporkan ke gudang pusat. Gudang pusat mengirim barang ke gudang

cabang sejumlah yang terjual.

Gambaran aliran informasi dalam penyediaan stock/order melalui sistem tarik

dapat dilihat pada gambar 7.2 di bawah ini.

VII-7

Page 8: Bab_7MANAJEMEN DISTRIBUSI (DRP)

Gambar 7.2. Aliran sistem persediaan dasar dari data penjualan,

pesanan, dan inventory

2. Sistem Dorong (Push System)

Sistem ini mendorong persediaan dari pabrik pusat ke gudang. Keputusan

penambahan kembali persediaan dilakukan di pabrik. Keuntungan dari

sistem dorong adalah tercapainya skala ekonomis oleh satu sumber pusat,

seperti pabrik. Kerugiannya adalah kurang fleksibel dalam menanggapi

kebutuhan pelanggan lokal. Menentukan kebutuhan total (gudang-gudang

dan penjualan langsung), persediaan yang ada di gudang pusat dan cabang,

barang dalam perjalanan dan rencana penerimaan dari sumber (pabrik atau

pemasok). Menentukan jumlah yang tersedia untuk setiap gudang dan

VII-8

Page 9: Bab_7MANAJEMEN DISTRIBUSI (DRP)

penjualan langsung, dimana gudang pusat menentukan apa yang akan

dikirim (to push) ke gudang cabang.

Sistem dorong yang paling umum adalah perencanaan kebutuhan distribusi

(Distribution Requirement Planning/DRP). Seperti halnya proses MRP, DRP

menggunakan teknik titik pemesanan kembali berbasis waktu untuk

mencerminkan permintaan dan rencana pesan yang akan datang di semua

tingkatan sistem distribusi. Perencanaan dan pengendalian persediaan

distribusi dengan sistem dorong, titik kendali pusat seperti pabrik menetapkan

jumlah persediaan yang akan diterima setiap pusat distribusi.

Berikut ini diberikan contoh perhitungan pendistribusian kebutuhan

(alokasi persediaan) menggunakan sistem dorong (dari gudang pusat ke 4

gudang cabang).

Tabel 7.1. Warehouse Distribution RequirementGudang On

HandPemakaian

harian1 2 3 4 5Minneapolis 10 25 25 25 25 25 5Atlanta 20 30 30 30 30 30 6Denver 18 20 20 20 20 20 4Pittsburgh 10 15 15 15 15 15 3Total 58 90 90 90 90 90 18

Formulasi yang digunakan:

Keterangan:

TS = time supply

Ii = persediaan di gudang i

di = pemakaian (demand) per hari di gudang i

Ri = kebutuhan di gudang i selama periode run out

Qi = kuantitas pengiriman ke gudang i

VII-9

Page 10: Bab_7MANAJEMEN DISTRIBUSI (DRP)

Perhitungan untuk masing-masing gudang adalah:

Tabel 7.2. Daftar jumlah alokasi demand ke masing-masing gudangGudang Jumlah Alokasi

Minneapolis 45Atlanta 46Denver 26Pittsburgh 23Total 140

DRP yang menyangkut distribusi fisik produk, dimana dapat digambarkan

suatu diagram yang menunjukkan distribusi fisik dan manajemen material

yang saling sesuai membentuk aliran barang yang logis.

Aliran Fisik

Manajemen Material Manajemen Distribusi

Material Barang Setengah jadi Barang jadi

LOGISTIK

Gambar 7.3. Sistem aliran Fisik Aktual Barang

VII-10

Pemasok PabrikanPelangganPusat Distribusi Pelanggan

Page 11: Bab_7MANAJEMEN DISTRIBUSI (DRP)

C. Perencanaan Kebutuhan Distribusi

Persediaan produk oleh banyak perusahaan dianggap sangat perlu, hal ini

dikarenakan adanya fluktuasi permintaan sehingga menyebabkan kehilangan

penjualan. Salah satu cara yang dapat menyelesaikan masalah pengendalian

persediaan adalah perencanaan kebutuhan distribusi atau biasa dikenal dengan

Distribution Requirement Planning (DRP). Dalam hal ini DRP menyediakan

informasi yang dibutuhkan distribusi dan manajemen manufaktur untuk

mengefektifkan alokasi persediaan dan kapasitas produksi sehingga pelayanan

konsumen dapat ditingkatkan dan investasi persediaan (biaya penyimpanan

persediaan) dapat dikurangi. Gambaran mengenai integrasi distribusi dan

manufaktur dapat dilihat pada gambar 7.4.

Sistem DRP dimaksudkan untuk mengaitkan proses produksi (atau tingkat

peluang penjualan dari persediaan) kepada tingkatan persediaan yang lain,

kemudian turun dalam saluran distribusi. Konsep DRP merupakan turunan

dari konsep sistem MRP yang diterapkan untuk permasalahan distribusi,

dimana perhitungan-perhitungan dalam DRP juga menggunakan metode

perhitungan Time Phased sebagaimana MRP (untuk manufaktur). Penggunaan

DRP ini dapat dilakukan tanpa harus memperhitungkan sampai tahap

manufakturnya.

Proses DRP memerlukan; hasil ramalan, permintaan konsumen,

persediaan yang ada, barang yang sedang dalam perjalanan, rencana

pengangkutan, dan luas lantai gudang. DRP adalah metode penanganan

material dalam distribusi multi eselon. DRP mempunyai logika sama dengan

Material Requirement Planning (MRP), dimana Bill of Material diganti oleh

Bill of Distribution (DRP).

DRP terdiri dari; netting, explosion, time phasing, lotting, dan time bucket

pada DRP mirip seperti pada MRP. Namun demikian konsep DRP ini dapat

digabungkan dengan konsep MRP untuk tahap manufakturnya. Di mana

keluaran (hasil akhir) kebutuhan dari sistem distribusi secara keseluruhan,

yang tercermin pada kebutuhan produk dari pusat distribusi (Central

VII-11

Page 12: Bab_7MANAJEMEN DISTRIBUSI (DRP)

Distribution Center) akan menjadi masukan, yaitu berupa MPS, kepada sistem

MRP yang digunakan oleh sistem manufakturnya (gambar 7.5).

Gambar 7.4. Integrasi distribusi dan manufaktur

Gambar 7.5. Aliran informasi dalam perencanaan produksi dan distribusi

VII-12

Page 13: Bab_7MANAJEMEN DISTRIBUSI (DRP)

Kunci keberhasilan sistem DRP ini terletak pada kemampuan perusahaan

untuk melakukan peramalan yang akurat terhadap kebutuhan barang dagangan

(yang mempunyai kebutuhan independen), penentuan lead time yang tepat

dari pusat distribusi, dan penentuan jumlah barang yang dipesan sebagai

rencana kebutuhan di masa datang, pada akhirnya akan menekan persediaan

barang dagangan secara total dan menjaga tingkat service level dari jaringan

distribusi secara menyeluruh.

1. Struktur Perencanaan Kebutuhan Distribusi

Konsep DRP (Distribution Requirement Planning) mengikuti konsep

MRP (Material Requirement Planning) sehingga perhitungannya pun

analog sama dengan perhitungan MRP. Hubungan ketergantungan antara

setiap mata rantai distribusi bersifat hirarkis, dimana jadwal induk

pengadaan barang tidak hanya mensyaratkan adanya pasokan dari setiap

titik distribusi tetapi juga memperhitungkan waktu tenggang untuk semua

titik distribusi tersebut.

Proses distribusi dapat diilustrasikan dimana pengecer memesan dari

sub distributor, dan sub distributor mengirimkan pesanan dari distributor

(analog dengan gambar 7.2).

Distributor

Sub Distributor Sub Distributor

Pegecer Pegecer Pegecer Pegecer Pegecer Pegecer Outlet Outlet Outlet Outlet Outlet Outlet

Gambar 7.6. Struktur Jaringan Distribusi

Di dalam sistem distribusi ini terdapat alur keterkaitan antara

distributor, sub distributor dan cabang (pengecer), sehingga masing-

masing diberikan kebebasan untuk melakukan peramalan tentang

kebutuhan barang dagangannya. Dengan ramalan yang disusun masing-

VII-13

Page 14: Bab_7MANAJEMEN DISTRIBUSI (DRP)

masing cabang diharapkan mampu menyusun rencana kebutuhan untuk

beberapa periode mendatang selanjutnya rencana kebutuhan masing-

masing cabang akan dikirimkan ke sub distributor untuk selanjutnya akan

dikirimkan ke distributor, distributor selanjutnya akan merealisasikan

rencana kebutuhan barang dagangannya tersebut dengan melakukan

negosiasi dengan pihak produsen.

2. Tahapan Perencanaan Kebutuhan Distribusi

Tahapan perencanaan kebutuhan distribusi adalah :

a. Tahap peramalan penjualan

Pada tahap ini perusahaan mencoba untuk meramalkan atau

memprediksi rencana penjualan di setiap pengecer untuk beberapa

periode mendatang dengan menggunakan metode peramalan.

b. Tahap penentuan rencana induk penjualan

Pada tahap ini perusahaan membuat rencana induk penjualan untuk

beberapa periode tertentu misalnya mingguan, dimana setiap periode

telah diketahui berapa produk yang akan dijual.

c. Tahap rencana pemenuhan kebutuhan

Pada tahap ini ditentukan kapan barang dagangan yang dibutuhkan

harus disiapkan dan berapa banyaknya.

d. Tahap rencana pemesanan

Pada tahap ini distributor akan memesan kebutuhan sesuai dengan

kebutuhannya kepada produsen.

D. Peramalan

Peramalan adalah prediksi, proyeksi atau estimasi tingkat kejadian yang

tidak pasti di masa yang akan datang. Ketepatan secara mutlak dalam

memprediksi peristiwa dan tingkat kegiatan yang akan datang adalah tidak

mungkin dicapai, oleh karena itu ketika perusahaan tidak dapat melihat

kejadian yang akan datang secara pasti, diperlukan waktu dan tenaga yang

besar agar mereka dapat memiliki kekuatan untuk menarik kesimpulan

terhadap kejadian yang akan datang. Peramalan pada umumnya digunakan

VII-14

Page 15: Bab_7MANAJEMEN DISTRIBUSI (DRP)

untuk memprediksi pendapatan, biaya, keuntungan, harga, perubahan

teknologi dan berbagai variabel lainnya, dalam lingkungan perusahaan,

peramalan kebanyakan digunakan untuk memprediksi atau mengestimasi

permintaan yang akan datang.

1. Karakteristik peramalan

Karakteristik peramalan yang baik adalah:

a. Keakuratan

Tujuan utamanya adalah menghasilkan prediksi yang akurat.

Peramalan yang terlalu rendah mengakibatkan kekurangan persediaan,

back order, kehilangan penjualan, atau kehilangan pelanggan.

b. Biaya.

Biaya untuk mengembangkan model peramalan dan melakukan

signifikasi jika produk atau data lainnya semakin besar.

c. Penyederhanaan.

Keuntungan utama menggunakan peramalan yang sederhana adalah

kemudahan untuk melakukan peramalan dan analisisnya.

2. Prinsip-prinsip peramalan

Prinsip-prinsip peramalan yang perlu dipertimbangkan adalah:

a. Peramalan melibatkan kesalahan (error).

b. Peramalan sebaiknya memakai tolok ukur kesalahan peramalan.

c. Peramalan famili produk lebih akurat dari pada peramalan produk

individu (item).

d. Peramalan jangka pendek lebih akurat dari pada jangka panjang.

e. Jika dimungkinkan, hitung permintaan dari pada meramal permintaan.

Teknik peramalan dibagi menjadi dua bagian, yaitu metode kuantitatif dan

metode kualitatif. Metode kuantitatif dibagi menjadi metode deret berkala

(time series) dan metode kausal. Metode time series memprediksi masa yang

akan datang berdasarkan data masa lalu. Tujuan peramalan deret waktu adalah

untuk menentukan pola data masa lalu dan mengextrapolasi pola tersebut

untuk masa yang akan datang. Tujuan metode kausal adalah menentukan

VII-15

Page 16: Bab_7MANAJEMEN DISTRIBUSI (DRP)

hubungan antar faktor dan menggunakan hubungan tersebut untuk

meramalkan nilai-nilai variabel independent.

Peramalan kuantitatif dapat diterapkan dengan syarat:

a. Tersedianya informasi masa lalu

b. Informasi ini dapat dikualifikasikan dalam bentuk data numerik

c. Diasumsikan data masa lalu akan berlaku sama untuk masa yang akan

datang.

Langkah penting dalam menentukan metode deret waktu yaitu

menentukan pola data masa lalu untuk menentukan deret waktu yang sesuai.

Empat jenis pola data yaitu horisontal, musiman, sikis, dan trend.

Gambar 7.7. Pola data Horisontal Gambar 7.8. Pola data Musiman

Gambar 7.9. Pola data Siklis Gambar 7.10. Pola data

Trend

Pola data horisontal timbul jika data berfluktuasi konstan pada nilai

tertentu. Pola data musiman timbul jika sekumpulan data dipengaruhi faktor

musiman (mingguan, bulanan, atau perempat tahunan). Pola data siklis timbul

VII-16

Page 17: Bab_7MANAJEMEN DISTRIBUSI (DRP)

jika data-data dipengaruhi fluktuasi ekonomis jangka panjang. Pola trend

timbul jika ada kenaikan / penurunan data dalam jangka waktu panjang.

3. Teknik-teknik peramlan

Teknik-teknik peramalan :

a. Metode Rata-rata.

Persamaan metode rata-rata :

F (t) = A F (t+ ) = F (t)

b. Weight moving Average

Persamaannya adalah :

(T) = ΣW(I).A(I)/ Σ(I)

I = (t-m+1) ke-t

f(1+ ) = F(t)

c. Moving Average with linier trend

Persamaannya adalah :

F(t) = Σ A(I)/m dimana i = (t-m+1) ke t

T(t) = 12 Σ(I A(t-(m-1)/2+1)/m/(m2-1))

Dimana : i = -(m-1)/2 ke-(m-1)/2

F(t+ι) = F(t) + T(t)(t+ι)

d. Single Exponential smoothing.

Persamaanya adalah :

F(0) = A(I)

F (t) = 0

F(t) = αA(t) + (1-α)F(t-1)

F(t+ ι) = F(t) + ι T (t)

e. Single Exponential smoothing with linier trend.

Persamaan metodenya :

F(0) = A(1)

T(0) = 0

F(t) = α A(t) + (1-α) F(t-1) +T(t-1)

T(t) = β (F(t)-F(t-1)) + (1- β) T(t-1)

VII-17

Page 18: Bab_7MANAJEMEN DISTRIBUSI (DRP)

f(t+ ι) = F(t) + ι T(t)

f. Double Exponential smoothing.

Persamaan metodenya :

F(0) = F’ (0) = A(1)

F(t) = α A(t) + (1-α) F(t-1)

F’(t) = α F(t) + (1-α) F’(t-1)

F(T+ ι) = f’(t)

g. Double Exponential smoothing with linier trend.

Persamaan metodenya :

F(0) = F’(0) = A(1)

F(t) = α A(t) + (1-α) F(t-1)

F’(t) = α F(t) + (1- α) F’(t-1)

= ι α/β

f(t+ ι) = (2+ ) F(t) – (1+ ) F’(t)

h. Adaptive Exponential smoothing.

Persamaan metodenya :

F(0) = A(1)

F(t) = α A(t) + (1- α) F(t-1)

i. Linear Regression

Persamaan metodenya :

B = [Σi A(i)i-n A (n+1)/2] [Σi i2 – n (n+1)2 / 4]

Keterangan: i = 1 ke – n

a = A – b (n+1)/2

f(t) = a + bt

j. Winter’s Model

Persamaan metodenya :

F(0) = A(1)

T(0) = 0

VII-18

Page 19: Bab_7MANAJEMEN DISTRIBUSI (DRP)

F(t) = α A(t) / I(t-m) + (1- α) F(t-1) + T(t-1))

T(t) = β (F(t) – F(t-1)) + (1-β) T(t-1)

I(t) = A(t)/ F(t) + (1- ) I(t-m)

f(t+ ι) = (F(t) + ι T(t) I(t+ ι-m)

Notasi TSFC:

t : Periode waktu, t = 1,2,...,n

ι : Waktu dari t

m : Periode rata-rata bergerak atau panjang perputaran seasional

α : Parameter smoothing pertama

β : Parameter trend smoothing

: Parameter seasional smoothing

A(t) : Data aktual dalam periode t

f(t) : Peramalan untuk periode t

T(t) : Trend untuk periode t

F(t) : Nilai smoothed untuk periode t

W(t) : Weight untuk periode t

I(t) : Indeks seasional untuk periode t

E(t) : Kesalahan (deviasi) untuk periode t, yaitu f(t) – A(t)

: Rata-rata dari dataaktual

V : Variansi dari data aktual untuk periode N

N : Nomor periode dimana e(t) dapat dicari; i,e mempunyai kedua f(t)

dan A(t)

Jika beberapa model peramalan cocok untuk kondisi tertentu maka perlu

ditentukan model nama yang baik (tidak bias) atau jika hanya terdapat satu

model yang cocok, maka perlu model lain sebagai pembanding untuk melihat

keefektifan model tersebut. Proses ini disebut kesalahan peramalan. Kesalahan

peramalan pada periode t adalah selisih dari data aktual A(t) dan hasil

peramalan f(t).

Perhitungan kesalahan peramalan dalam TSFC adalah :

VII-19

Page 20: Bab_7MANAJEMEN DISTRIBUSI (DRP)

MAD = Mean absolut error (deviasi)

MAD = Σ t | e(t) |/N

MSD = Mean square error (deviasi)

MSD = Σ t e(t) / N

Bias = Mean error (deviasi)

Bias = Σ t e(t) / N

R = Multiple correlation coefficient

R2= 1-N*MSD/((N-1)V)

4. Verifikasi Peramalan

Peramalan dapat dimonitori dengan menggunakan Tracking Signal.

Tracking Signal adalah suatu ukuran yang menunjukkan bagaimana

baiknya suatu ramalan memperkirakan nilai-nilai actual. Tracking Signal

untuk setiap periode dihitung dengan persamaan (chase,R.B. 1998).

Tracking Signal =

Apabila Tracking Signal telah dihitung, kemudian dipetakan dalam peta

control Tracking Signal. Beberapa ahli dalam peramalan seperti George

Ploss dan Oliver Wight menyarankan untuk menggunakan nilai Tracking

Signal maksimum ± 4 sebagai batas-batas pengendali Tracking Signal

(Heizer.I, 1996).

E. Kebijakan ukuran lot

Begitu tingkat persediaan telah ditentukan, maka langkah selanjutnya

adalah menghitung berapa jumlah persediaan yang akan digantikan. Ini

disebut penentuan ukuran lot. Ukuran lot merupakan jumlah barang yang

dipesan dari pemasok atau diproduksi secara internal untuk memenuhi

permintaan.

1. Ukuran lot

Ukuran pemesanan dapat ditentukan dengan kebijakan ukuran lot, beberapa

teknik untuk menetapkan lot yang biasanya digunakan antara lain:

a. Metode Lot For Lot

VII-20

Page 21: Bab_7MANAJEMEN DISTRIBUSI (DRP)

Teknik penerapan ukuran lot dilakukan atas dasar pesanan diskrit.

Disamping itu teknik ini merupakan cara paling sederhana dari semua

teknik ukuran lot yang ada. Teknik ini selalu melakukan perhitungan

kembali (bersifat dinamis) terutama apabila terjadi perubahan pada

kebutuhan bersih. Penggunaan teknik ini bertujuan untuk

meminimumkan ongkos simpan, sehingga dengan teknik ini ongkos

simpan menjadi nol. Oleh karena itu, sering sekali digunakan untuk

item-item yang mempunyai biaya simpan per unit sangat mahal.

Apabila dilihat dari pola kebutuhan yang mempunyai sifat diskontinu

atau tidak teratur, maka teknik L-4-L ini memiliki kemampuan yang

baik.

b. Metode Economic Order Quantity

Teknik EOQ ini berdasarkan pada asumsi bahwa kebutuhan bersifat

kontinyu, dengan pola permintaan yang stabil. Dalam teknik lot lizing

ini besarnya lot size adalah sama, keefektifan ini akan terlihat apabila

kebutuhan bersifat kontinyu dan tingkat kebutuhan bersifat diskrit.

Dalam EOQ jumlah pemesanan bertujuan untuk meminimumkan biaya

total dari biaya pemesanan, biaya penyimpanan dan biaya kekurangan

atau biaya pengendalian. Penentuan jumlah yang dipesan mengikuti

rumus:

EOQ =

Keterangan :

EOQ = jumlah pesanan ekonomis

D = demand atau kebutuhan rata-rata per peroode

Oc = biaya pemesanan per order (ordering cost)

H = biaya penyimpanan (holding cost)

c. Metode Fixed Order Quantity

Dalam metode FOQ ukuran lot ditentukan secara subjektif. Berapa

besarnya dapat ditentukan berdasarkan pengalaman produksi atau

intuisi. Tidak ada teknik yang dapat dikemukakan untuk menentukan

VII-21

Page 22: Bab_7MANAJEMEN DISTRIBUSI (DRP)

berapa ukuran lot ini. Kapasitas produksi selama lead time produksi

dalam hal ini dapat digunakan sebagai dasar untuk menentukan

besarnya lot. Sekali ukuran lot ditetapkan, maka lot ini dapat digunakan

untuk seluruh periode selanjutnya dalam perencanaan. Berapapun

kebutuhan bersihnya, rencana pesan akan tetap sebesar lot yang telah

ditentukan tersebut. Metode ini dapat ditempuh untuk item-item yang

biaya pemesanannya (ondering cost) sangat mahal. Persediaan

pengaman atau penyangga (safety stock) merupakan selisih permintaan

antara titik pemesanan kembali dengan permintaan waktu tenggang.

2. Biaya-Biaya dalam Kebijakan Ukuran Lot

Dalam sistem pemesanan maupun sistem persediaan, semua pengeluaran

dan kerugian yang timbul akibat adanya persediaan. Biaya sistem

persediaan ini terdiri dari biaya pembelian, biaya pemesanan, biaya

simpan, dan biaya kekurangan persediaan. Berikut ini diuraikan secara

singkat masing-masing komponen biaya tersebut:

a. Biaya Pembelian (Purchasing Cost = Cm)

Biaya pembelian adalah biaya yang dikeluarkan untuk membeli

barang, dimana besarnya biaya ini tergantung pada jumlah dan harga

barang yang akan dibeli dan harga satuan barang. Biaya pembelian

menjadi faktor pada saat harga satuan barang yang dibeli tergantung

pada ukuran pembelian atau dinamakan quantity discount.

b. Biaya Persiapan (Preparation = Pc )

Biaya persiapan adalah biaya yang dikeluarkan untuk semua aktivitas

dalam masalah pembelian atau pemesanan barang. Biaya ini dibedakan

menjadi dua yakni : biaya pemesanan (ordering cost) jika barang yang

diperlukan dipesan dari luar dan biaya pembuatan (set-up cost) jika

barang yang diperlukan diproduksi sendiri.

1) Biaya Pemesanan (Oc)

Yaitu biaya yang timbul akibat mendatangkan barang dari luar,

biaya ini meliputi biaya untuk menganalisa pemasok, biaya

VII-22

Page 23: Bab_7MANAJEMEN DISTRIBUSI (DRP)

pengiriman pemesanan, biaya pengangkutan, biaya penerimaan dan

lain-lain.

2) Biaya Pembuatan (Sc)

Yaitu biaya yang timbul dalam mempersiapkan produksi suatu

barang. Biaya ini muncul didalam pabrik yang meliputi biaya

persiapan peralatan produksi, biaya penyetelan mesin dan

sebagainya.

c. Biaya Penyimpanan (h)

Biaya penyimpanan merupakan biaya yang dikeluarkan karena

menyimpan barang. Biaya ini meliputi biaya memiliki persediaan,

biaya gudang, biaya kerusakan, biaya administrasi, pajak dan

sebagainya.

d. Biaya kekurangan Persediaan (p)

Biaya kekurangan persediaan akan terjadi jika perusahaan kehabisan

barang pada saat ada permintaan. Biaya ini merupakan suatu bentuk

kerugian perusahaan karena kehilangan kesempatan penjualan atau

kesempatan mendapatkan keuntungan atau dapat dikatakan kehilangan

konsumen. Biaya kekurangan ini dapat diukur dari kuantitas barang

yang tidak dapat dipenuhi, waktu pemenuhan, maupun biaya

pengadaan darurat. Biaya persediaan yang digunakan dalam

menentukan persediaan adalah biaya-biaya yang bersifat variabel tidak

diperhitungkan karena akan mempengaruhi hasil optimal yang akan

diperoleh.

F. Prosedur Perhitungan DRP

Perhitungan perencanaan kebutuhan distribusi (Tersine, 1994) dimulai dari

peramalan permintaan tingkat pengecer, dari hasil peramalan penjualan yang

diperoleh kemudian dihitung kebutuhan bersih untuk tingkat pengecer dimana

kebutuhan bersih ini akan menjadi Planned Order Release, sampai penentuan

VII-23

Page 24: Bab_7MANAJEMEN DISTRIBUSI (DRP)

perencanaan pesanan dikirim. Planned Order Release adalah selisih hasil

peramalan dengan persediaan ditangan periode sebelumnya. Planned oder

release pada tingkat pengecer akan menjadi kebutuhan kotor pada tingkat

distribusi diatasnya. Menurut Vollman (1988), untuk menyelesaikan

perhitungan tersebut langkah – langkah yang perlu dilakukan adalah:

1. Menentukan kebutuhan bersih adalah selisih kebutuhan

kotor dengan persediaan yang ada di tangan.

2. Menentukan jumlah pesanan (ukuran lot)

3. Penentuan jumlah pesanan pada setiap jaringan distribusi,

didasarkan pada kebutuhan bersih. Sistem penentuan jumlah pesanan yang

dapat digunakan antara lain LFL, EOQ dan FOQ

4. Menentukan Bill of Distribution (BOD) dan kebutuhan

kotor di setiap jaringan distribusi BOD ditentukan berdasarkan struktur

jaringan distribusi, sedangkan kebutuhan kotor untuk setiap jaringan

distribusi ditentukan berdasarkan Planned Order Release jaringan distribusi.

5. Menentukan tanggal pemesanan adalah dengan

menentukan saat yang tepat untuk melakukan pemesanan, dipengaruhi oleh

rencana penerimaan (Planned Order Receipt) dan tenggang waktu

pemesanan kembali (Lead Time)

Perhitungan perencanaan kebutuhan distribusi dimulai dari peramalan

permintaan kemudian dihitung kebutuhan bersih, sampai penentuan

perencanaan pesanan dikirim.

Logika dasar DRP adalah:

1. Dari hasil ramalan di gudang cabang dihitung net

requirement (NR) dengan cara:

NR terjadi bila tingkat stock (TS) lebih kecil dari safety stock

TS = Scheduled receipts + POH – GR

2. Dari perhitungan pada no 1 diperoleh planned order

receipts untuk memenuhi NR pada periode yang bersangkutan.

VII-24

Page 25: Bab_7MANAJEMEN DISTRIBUSI (DRP)

3. Langkah 2 di atas akan menentukan saat planned

order release (hari/saat pengiriman) dengan menggunakan informasi lead

time.

4. Projected on hand pada akhir setiap periode dapat dihitung dengan

rumusan:

5. Planned order release akan menjadi GR pada periode yang sama untuk

pusat pengiriman (level gudang lebih tinggi).

1. Asumsi Perencanaan Kebutuhan Distribusi

Menurut Fogarty dkk (1991), asumsi yang dapat digunakan dalam

mengoperasikan metode perencanaan kebutuhan produk adalah sebagai

berikut:

a. Mengetahui lama waktu pemesanan (Lead Time) untuk setiap mata

rantai distribusi.

b. Jumlah persediaan, persediaan pada setiap mata rantai harus selalu

dikontrol dalam arti setiap transaksi yang terjadi harus selalu dacatat

karena dapat menyebabkan perubahan pada jumlah persediaan.

c. Pada saat penjualan berjalan, semua barang dagangan harus

tersedia.

d. Pengadaan dan pemakaian persediaan bersifat diskrit artinya

pengadaan barang mampu memenuhi rencana penjualan pada periode

penjualan.

2. Masukan Perencanaan Kebutuhan Distribusi

Menurut Tersine (1994), masukan untuk kebutuhan distribusi antara lain:

a. Catatan Persediaan

Catatan persediaan merupakan catatan mengenai informasi tentang

persediaan yang dimiliki, lead time, rencana kedatangan barang,

ukuran pemesanan dan sebagainya. Catatan persediaan harus selalu

diperbaharui sesuai dengan kondisi persediaan, seluruh transaksi yang

VII-25

Page 26: Bab_7MANAJEMEN DISTRIBUSI (DRP)

terjadi harus dicatat karena dapat menyebabkan perubahan status

persediaan.

b. Struktur Jaringan Pemasaran

Struktur jaringan pemasaran merupakan gambaran tentang kondisi

jaringan usaha eceran. Dari struktur jaringan pemasaran ini dapat

diketahui berapa banyak pengecer dan sub distributor yang dimiliki,

tingkatan dan hubungan keterkaitan antara pengecer, sub distributor

dan distributor.

c. Rencana Induk Penjualan

Rencana induk penjualan merupakan pernyataan tentang berapa

banyak barang yang akan dijual dalam satu periode. Penentuan

penjualan didasarkan pada hasil peramalan yang telah dilakukan.

3. Proses Perencanaan Kebutuhan Distribusi

Analognya perhitungan DRP dengan MRP menyebabkan samanya

langkah-langkah perhitrungan dan asumsi yang digunakan di antara

keduanya. Secara garis besar proses perhitungan DRP menurut Vollman,

1988, adalah sebagai berikut:

a. Perhitungan Kebutuhan Bersih (Netting)

Merupakan proses perhitungan kebutuhan bersih (net requirement)

yang besarnya merupakan selisih antara kebutuhan kotor (gross

requirement) dengan jadwal penerimaan barang (planned receipts) dan

persediaan awal yang tersedia (beginning inventory). Data yang

dibutuhkan dalam perhitungan kebutuhan bersih adalah:

1) Kebutuhan kotor untuk setiap periode

2) Persediaan yang dimiliki pada awal perencanaan

3) Rencana penerimaan untuk setiap periode perencanaan

Rumus yang berhubungan dengan proses netting ini dijelaskan

sebagai berikut

POHT = (On-Hand)T-1 – (GRT-1) + (SR)T-1

(NR)T = (GR)T – (SR)T - POHT

Keterangan:

VII-26

Page 27: Bab_7MANAJEMEN DISTRIBUSI (DRP)

POHT = Planned on-hand (persediaan ditangan) pada periode T

GRT = Gross requirement (kebutuhan kotor) pada periode T

SRT = Schedule receipt (jadwal kedatangan) pada periode T

NRT = Net requirement (kebutuhan bersih) pada periode T

Kebutuhan bersih (net requirement) akan ditujukan sebagai nilai

positif yang sesuai dengan pertambahan negatif dari persediaan di

tangan dalam periode yang sama. Apabila lot sizing dipakai,

kebutuhan bersih adalah prediksi kekurangan material, sehingga

perlu dimasukkan dalam perhitungan rencana penerimaan pesanan

(planned order receipt), dan tidak hanya menghitung kenaikan

dalam nilai negatif yang ditunjukkan dalam baris persediaan di

tangan.

b. Lotting

Lotting merupakan proses untuk menentukan besarnya pesanan di

setiap mata rantai berdasarkan kebutuhan bersih yang dihasilkan dari

proses netting. Terdapat banyak alternatif untuk menghitung ukuran

lot.

c. Offsetting

Offsetting merupakan proses yang bertujuan untuk menentukan saat

yang tepat untuk merencanakan pemesanan dalam rangka memenuhi

kebutuhan bersih. Rencana pemesanan diperoleh dengan cara

mengurangkan saat awal tersedianya kebutuhan bersih yang diinginkan

dengan lead time yang dibutuhkan.

d. Explosion

Proses explosion merupakan proses perhitungan kebutuhan kotor untuk

tingkat mata rantai di bawahnya (sub distributor, distributor) yang

didasarkan atas rencana pemesanan. Dalam proses ini struktur jaringan

inilah proses Explosion akan berjalan dan dapat menentukan ke arah

mata rantai mana harus dilakukan explosion.

VII-27

Page 28: Bab_7MANAJEMEN DISTRIBUSI (DRP)

Berikut ini diberikan contoh perhitungan pendistribusian kebutuhan (DRP

chart) menggunakan sistem tarik (dari 3 gudang cabang ke pusat).

Tabel 7.3. Pendistribusian kebutuhan menggunakan sistem tarikCenter A: Safety stock 30Lot size 120: Lead time 1

PeriodePD 1 2 3 4 5 6 7 8

Gross requirements 30 30 30 30 30 30 30 30

Scheduled receiptsProjected on hand 70 40 130 100 70 40 130 100 70

Net requirements 20 20

Planned order receipts 120 120

Planned order releases 120 120

Center B: Safety stock 10Lot size 100: Lead time 1

PeriodePD 1 2 3 4 5 6 7 8

Gross requirements 20 20 20 40 20 20 20 50

Scheduled receiptsProjected on hand 50 30 10 90 50 30 10 90 40

Net requirements 20 20

Planned order receipts 100 100

Planned order releases 100 100

Center C: Safety stock 5Lot size 70: Lead time 2

PeriodePD 1 2 3 4 5 6 7 8

Gross requirements 40 15 20 30 10 5 30 10

Scheduled receipts 70

Projected on hand 15 45 30 10 50 40 35 5 65

Net requirements 25 10

Planned order receipts 70 70

Planned order releases 70 70

Center Central: Safety stock 0Lot size 400: Lead time 3

PeriodePD 1 2 3 4 5 6 7 8

Gross requirements 120 170 0 0 120 170 0 0

Scheduled receipts

VII-28

Page 29: Bab_7MANAJEMEN DISTRIBUSI (DRP)

Projected on hand 300 180 10 10 10 290 120 120 120

Net requirements 110

Planned order receipts 400

Planned order releases 400

G. Rangkuman

1. Persediaan merupakan aset yang sangat mahal yang dapat digantikan oleh

aset yang lebih murah yaitu informasi. Untuk menggantikannya, informasi

haruslah tepat waktu, akurat, andal dan konsisten. Jika ini terjadi, maka

akan tersimpan lebih sedikit persediaan, mengurangi biaya dan

mengirimkan produk lebih cepat ke pelanggan.

2. Alasan utama perlunya manajemen persediaan adalah untuk:

memaksimalkan pelayanan pada pelanggan, memaksimalkan efisiensi

pembelian dan produksi, memaksimalkan profit, dan meminimalkan

investasi persediaan.

3. Persediaan dapat dikategorikan menjadi lima tipe dasar, yaitu: bahan baku,

barang setengah jadi, barang jadi, persediaan distribusi, dan barang

pemeliharaan, perbaikan dan operasi.

4. Manajemen persediaan logistik meliputi kegiatan memperoleh material

(pengadaan), memindahkan material melalui lingkungan manufaktur

(manufaktur produk) dan distribusi.

5. Sistem distribusi dapat diklasifikasikan menjadi dua, yaitu: Sistem Tarik

(Pull system), dan Sistem Dorong (Push System).

6. Perhitungan perencanaan kebutuhan distribusi dimulai dari peramalan

permintaan tingkat pengecer, dari hasil peramalan penjualan yang

diperoleh kemudian dihitung kebutuhan bersih untuk tingkat pengecer

dimana kebutuhan bersih ini akan menjadi Planned Order Release, sampai

penentuan perencanaan pesanan dikirim.

VII-29

Page 30: Bab_7MANAJEMEN DISTRIBUSI (DRP)

H. Bahan Acuan

1. Fogarty, Donald W., Blackstone Jr., John H.;Hoffmann, Thomas R., 1991, Production & Inventory Management, 2nd Edition., South-Western Publishing Co.

2. Heizer, Jay and Barry Render, 1996, Production and Operations Management; Strategic and Tactical Decisions, 4 th edition, Prentice-Hall Inc, New Jersey.

3. Tersine, Richard J., 1994, Principle of Inventory and Materials Management, 4th Edition, Prentice Hall.

4. Vollmann et al, 1994, Manufacturing Planning and Control System, Dow John Irwin.

5. Waters, C.D.J., 2003, Inventory Control and Management, 2nd Edition, John Wiley & Sons.

VII-30