BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN - repository.bsi.ac.id filehotel dan mengajukan work order ke supervisor engineering dan menfile kan work order di dalam sistem work order. 3. Proses

43

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Setelah penulis melakukan analisa sistem berjalan pada Hotel Santika

Pontianak, maka penulis merancang sistem susulan terhadap sistem perawatan

yang merupakan perkembangan dari sistem yang sudah berjalan pada Hotel

Santika Pontianak.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Sistem usulan ini adalah perkembangan dari sistem berjalan yang sedang

terjadi pada Hotel Santika Pontianak tentang pengajuan pengerjaan perawatan dan

perbaikan fasilitas kamar. Adapun sistem usulan adalah sebagai berikut:

1. Proses log in

Semua staff yang meliki ID dan Password dapat melakukan log in ke system.

2. Proses Pengajuan Work Order

Supervisor house keeping mengecek jika terjadi kerusakan pada fasilitas kamar

hotel dan mengajukan work order ke supervisor engineering dan menfile kan

work order di dalam sistem work order.

3. Proses Project List

Supervisor Engineering menerima laporan work order dari supervisor house

keeping berupa file work order dan kemudian mengupdate nya ke file project

list untuk dikerjakan oleh staff engineering.

44

4. Proses Maintenance

Admin engineering melaporkan ke supervisor engineering berupa file

maintenance bahwa sudah jadwal maintenance yang di tentukan di sistem,

Supervisor engineering membuat maintenance job dan menyimpan file

maintenance, Staff engineering mengecek lewat sistem tersebut.

5. Proses Pengerjaan Project in Progres

Supervisor engineering membuat list pekerjaan dan menyimpan file ke work

in progres

Staff engineering mengecek list pekerjaan di sistem untuk melakukan

pengerjaan yang didalam list project, jika melakukan perbaikan maka staff

engineering akan mengupdate data file project done.

6. Proses Laporan

Admin Engineering menerima laporan hasil pengerjaan work order dan

menerima laporan dari file maintenance job dan laporan kemudian file project

done di simpan dan di update ke data General untuk di laporkan ke General

Manager.

Pada format laporan terdapat 3 level, yaitu level 1 untuk Staff, level 2 untuk

Admin dan Supervisor, kemudian level 3 untuk General manager dan Head

Departement

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

Adapun Diagram Alir Data sistem usulan yang diusulkan oleh penulis

dalam sistem peerawatan dan pengajuan work order sebagai berikut.

45

Keterangan:LG = Log inWO = Work orderMTN = MaitenanceMJ = Maintenance jobPL = Project listPD = Project doneDG = Data General

Sumber: Engineering Departement (2017)

Gambar IV.1. Diagram Konteks Sistem Usulan

46

Keterangan:LG = Log inWO = Work orderMTN = MaitenanceMJ = Maintenance jobPL = Project listPD = Project doneDG = Data General

Sumber: Engineering Departement(2017)

Gambar IV.2. Diagram Nol Sistem Usulan

PD

47

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Adapun bentuk kamus data sistem usulan yang dirancang oleh penulis

adalah sebagai berikut:

A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen : Work Order

Bentuk Data : File Komputer

Arus Data : Supervisor house keeping – Proses 2.0 – File Work

Order - Supervisor Engineering

Penjelasan : File Pengajuan Work Order

Volume : Tidak Tentu

Struktur Data : Header+Isi

Header : No_Room

Isi : No_Work_Order+Tanggal+Keterangan

B. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Project List


Arus Data : Supervisor Engineering – Proses 5.0 – File Detail

Work Order – File Penugasan – Staff Engineering

Penjelasan : Berkas Pekerjaan Work Order



Header : No_Room

Isi : No_Work_Oerder+Keterangan

48

2. Nama Dokumen : Project Done


Arus Data : Staff Engineering – Proses 6.0 – File Laporan

Penjelasan : Berkas konfirmasi pengerjaan Work Order

Volume : Tidak tentu


Header : No_Room

Isi : No_Work_Order +Keteranga+Riwayat

3. Nama Dokumen : Miantenance Job


Arus Data : Supervisor Engineering – Proses 4.0 – Staff

Engineering

Penjelasan : File pemberitahuan bahwa pekerjaan Maintenance

Akan dikerjakan

Volume : Tidak tentu


Header : No_Room

Isi : keteranga

4. Nama Dokumen : Data General


Arus Data : File Laporan Project Done – File Data General

– Proses 6.0 – General Manager

Penjelasan : Laporan Maintenance


49


Header : No_Laporan

Isi : No_Wo+No_Room+Tanggal+Riwayat+

Keterangan

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Spesifikasi rancangan sistem usulan ini adalah sistem yang akan diusulkan

oleh sang penulis. Dimana sistem usulan ini diharapkan bisa membatu dalam

proses Maintenance di perusahaan tersebut. Isi dari sistem usulan ini ialah struktur

navigasi, dokumen masukan, bentuk dokumen keluaran, hubungan antara table

dalam rancangan basis data atau entity relationship diagram, spesifikasi file atas

table, struktur kode, dan spesifikasi program

Sumber: Hasil Penelitian (2017)

Gambar IV.3. Hierarchy Input Process Output (HIPO)

0.0Home

1.0Pengajuan

Work Order

2.0Project List

4.0Laporan

5.0Keluar

2.2Project Done

2.1Project inProgres

3.0Maintenance

4.1Data General

50

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah dokumen-dokumen usulan yang akan diusulkan

oleh penulis di perusahaan tersebut, adapun bentuk dokumen usulan adalah

sebagai berikut.

1. Nama Dokumen : Berkas Work Order

Fungsi : Pengajuan Work Order

Sumber : Supervisor House Keeping Proses 2.0

Tujuan : Supervisor Engineering

Media : File Komputer

Jumlah : 1 File

Frekuensi : Tidak Tentu

4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Project List

Fungsi : List Pekerjaan Work Order

Sumber : Supervisor Engineering Proses 3.0

Tujuan : Staff Engineering


Jumlah : Tidak Tentu


2. Nama Dokumen : Project Done

Fungsi : Berkas konfirmasi pengerjaan Work Order

Sumber : Staff Engineering

Tujuan : File Work Order

51




3. Nama Dokumen : Maintenance

Fungsi : File pemberitahuan jadwal perawatan

Sumber : Supervisor Engineering

Tujuan : Staff Engineering


Jumlah : 1File


4. Nama Dokumen : Data General

Fungsi : Laporan Maintenance dan Project Done

Sumber : File Laporan – File Work Order

Tujuan : General Manager




4.5.3. Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity relationship diagram (ERD) merupakan bagian dari tahapan

perancangan sistem yang menjelaskan hubungan antara basis data terkait. Adapun

hubungan keterkaitan antar tabel di dalam basis data akan dijelaskan

berupa gambar di bawah ini.

52

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar IV.4. Entity Relationship Diagram (ERD)

4.5.4. Logical Record Structure (LRS)

Entity relationship diagram (ERD) yang dirancang kemudian ditampilkan

ke dalam bentuk logical record structure (LRS) agar memberikan gambaran lebih

jelas terhadap basis data yang dirancang oleh penulis. Adapun logical record

structure (LRS) yang dirancang oleh penulis dapat dilihat di bawah ini.

53

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar IV.5. Logical Record Structure (LRS)

4.5.5. Spesifikasi File

Basis data yang dirancang penulis yang telah digambarkan didalam bentuk

ERD dan LRS akan dijelaskan lebih rinci dibawah ini:

1. Spesifikasi Staff

Nama File : Staff

Akronim : user.sql

Fungsi : Untuk menyimpan data pengguna

Tipe file : File Master

Organisasi file : Indexed Sequential

Akses file : Random

54

Media : Harddisk

Panjang record : 81

Kunci field : id_user

Software : My SQL

Tabel IV.1. Spesifikasi File Staff

No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Ket1 Id_user User Varchar 10 Primary Key2 Username Username Varchar 303 Password Password Varchar 204 Level Akses_level Int 1

2. Spesifikasi File Work Order

Nama File : Work Order

Akronim : wo.sql

Fungsi : untuk pengajuan Work Order

Tipe File : File Master

Organisasi File : Indexed Sequential

Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang record : 81

Kunci Field : no_wo

Software : MySQL

Tabel IV.2. Spesifikasi Work Order

No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang

Ket

1 Id Work Order No_wo Varchar 10 Primary Key2 No Room No_room Varchar 103 Keterangan Keterangan Text

55

3. Spesifikasi Project in Progres

Nama File : Project in Progres

Akronim : project.sql

Fungsi : untuk pemberitahuan bahwa Work Order dalam list

pengerjaan



Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang record : 81

Kunci Field : pip

Software : MySQL

Tabel IV.3. Spesifikasi Detail Project in Progres

No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Ket1 No_wo No_wo Varchar 10 Foreign key2 Id Id Varchar 10 Primary key3 No_room No_room Varchar 104 Keterangan Keterangan Text

4. Spesifikasi Project Done

Nama File : Project Done

Akronim : done.sql

Fungsi : Berkas konfirmasi pengerjaan Work Order



Akses File : Random

Media : Harddisk

56

2 hurufsebelahkiri adalahlevelakses

3 huruf iniadalah noid user

Panjang record : 61

Kunci Field : done

Software : MySQL

Tabel IV.4. Spesifikasi Project Done

No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Ket1 No_wo No_wo Varchar 10 Foreign key2 Keterangan Keterangan Text3 Riwayat Riwayat Varchar 50

4.5.6. Struktur Kode

Kode yang dibuat dalam pengkodean terhadap field-field yang akan

dijadikan sebagai primary key ataupun foreign key menggunakan struktur kode.

Adapun struktur kode yang dirancang oleh penulis antara lain:

1. Struktur kode user

Sumber: Hasil Penelitian (2017)Gambar IV.6. Struktur Kode User

X X XX

57

3 hurufini adalahkodenomorkamar

3 huruf iniadalahnomorWO

3 huruf iniadalahkodenomorWO

3 huruf iniadalah idstaffengineering

1 hurufsebelahkiri adalahlevelakses

3 hurufadalahkode divisi

2. Struktur kode work order


Gambar IV.7. Struktur Kode Work Order

3. Struktur kode project in progres


Gambar IV.8. Struktur Kode Detail Project in Progres

4. Struktur kode staff engineering


Gambar IV.9. Struktur Staff Engineering

X X XX XX

X XX X X X

X X XX

58

4.5.7. Spesifikasi Program

Spesifikasi program merupakan bentuk penjelasan dari form-form atau

tampilan-tampilan yang ada pada perancangan sistem informasi pengajuan work

order pada maestro hotel kota baru Pontianak beserta fungsinya. Adapun

spesifikasi program akan diuraikan sebagai berikut:

1. Spesifikasi Program Login

Nama Program : Login

Akronim : login.php

Fungsi : sekuritas dalam penggunaan aplikasi.

Bahasa Pemograman : Php

Bentuk Tampilan : Lampiran B-1

Proses Program :

a. Isi username, password untuk masuk ke dalam aplikasi.

b. Klik Login untuk masuk dalam aplikasi dan memiliki hak akses masing-

masing.

2. Spesifikasi Program Home

Nama Program : Home

Akronim : home.php

Fungsi : Induk dari aplikasi



59

Proses Program :

a. Klik work order untuk menampilkan pilihan menu pengajuan work order.

b. Klik Project in Progres untuk menampilkan menu work order yang

sedang dikerjakan.

c. Klik Maintenance untuk menampilkan pilihan menu Maintenance Job

Staff Engeneering.

d. Klik Project Done untuk menampilkan menu Work Order yang telah

selesai dikerjakan.

e. Klik Project List untuk melihat work order yang belum selesai atau

menunggu pengerjaan.

f. Klik Laporan untuk menampilkan menu data pekerjaan Work Order dan

Maintenance Job yang telah selesai dikerjakan dan untuk menampilkan

Data General.

g. Klik Keluar untuk keluar dari sistem.

3. Spesifikasi Program work order

Nama Program : work_order

Akronim : wo.php

Fungsi : melakukan pengajuan work order



Proses Program :

a. Klik pengajuan work order untuk melakukan pengajuan

b. Klik simpan untuk mengirim pengajuan work order

c. Klik update untuk mengupdate pengajuan work order

60

d. Klik X untuk kembali ke menu Home

4. Spesifikasi Program Project in Progres

Nama Program : PIP

Akronim : pip.php

Fungsi : untuk melihat work order yang dalam pengerjaan



Proses Program :

a. Klik status work order untuk melihat status work order

b. Klik kembali untuk kembali ke menu sebelumnya

5. Spesifikasi Program Maintenance

Nama Program : maintenance

Akronim : job.php

Fungsi : untuk melihat jadwal perawatan atau maintenance

fasilitas



Proses Program :

a. Klik Simpan untuk menyimpan data terakhir maintenance

b. Klik Update untuk mengupdate data maintenance yang baru

c. Klik X untuk ke menu Home

6. Spesifikasi Program Project Done

Nama Program : project_done

Akronim : done.php

61

Fungsi : untuk melihat pekerjaan yang telah selesai

dikerjakan



Proses Program :

a. Klik Riwayat untuk melihat perawatan yang dilakukan

b. Klik X untuk kembali ke menu Home

7. Spesifikasi Program Project List

Nama Program : Project_list

Akronim : list.php

Fungsi : data list maintenance dan work order



Proses Program :

a. Klik Process untuk mengambil Project List

b. Klik Update untuk menambah atau menyimpan data list pekerjaan

c. Klik X untuk kembali ke menu Home

8. Spesifikasi Program laporan

Nama Program : Laporan

Akronim : laporan.php

Fungsi : pengolahan laporan data work order dan

maintenance job



62

Proses Program :

a. Klik Riwayat untuk melihat laporan data pengerjaan

b. Klik Update untuk mengupdate data

c. Klik X untuk kembali ke menu Home

9. Spesifikasi Program keluar (X)

Nama Program : keluar

Akronim : keluar.php

Fungsi : keluar dari menu utama



Proses Program :

a. Klik X untuk keluar dari menu utama

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Penulis menguraikan sistem komputer yang diperlukan dalam perancangan

sistem ini berupa spesifikasi sistem komputer yang dibutuhkan. Adapun uraian

dari spesifikasi sistem komputer yang diusulkan oleh penulis terbagi atas umum,

perangkat keras dan perangkat lunak.

4.6.1. Umum

Sistem komputer yang terbagi menjadi dua yaitu perangkat lunak dan

perangkat keras ini memiliki faktor penting dalam perealisasian dari sistem yang

dirancang. Penulis merasa perlu untuk melakukan penjelasan lebih lanjut terhadap

perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan untuk perancangan ini.

63

4.6.2. Perangkat Keras

Adapun spesifikasi dari perangkat keras yang diperlukan dalam

merancang sistem informasi pengajuan work order pada Maestro Hotel Kota Baru

Pontianak terdiri dari:

1. CPU (Central Processing Unit)

a. Processor : 1.8 GHz

b. Memory : 2 GB

c. Harddisk : 320 GB

2. Monitor : Resolusi Layar Maksimum (1366 x 768)

3. Keyboard : 86 keys

4. Mouse : Optical

4.6.3. Perangkat Lunak

Adapun spesifikasi dari perangkat lunak yang diperlukan dalam

merancang sistem informasi pengajuan work order pada Maestro Hotel Kota Baru

Pontianak terdiri dari:

1. Sistem Operasi : Windows 7 Enterprise

2. Web Server : Wamp Server. 1e – x32

a. Apache : Apache 2.2.11

b. MySQL : MySQL 5.1.36

c. PHP : PHP 5.3.0

d. PhpMyAdmin : PhpMyAdmin 3.2.0.1

3. Web Editor : Macromedia Dreamweaver 8.1

4. Web Browser

64

a. Mozzila Firefox : Versi 44.0

b. Google Chrome : Veri 48.0.2564.82

4.7. Jadwal Implementasi

Dalam usaha untuk membangun sebuah sistem, diperlukan tahapan-

tahapan bijak agar sistem yang dirancang dapat dibuat dengan semestinya.

Pengimplementasian dari sistem ini membutuhkan waktu sekitar 2 bulan. Adapun

rincian kegiatannya yaitu:

Tabel IV.5.

Jadwal Implementasi

No. Tahapan KegiatanWaktu Kegiatan Per -Minggu

November Januari

1. Analisis Kebutuhan

2. Perancangan Sistem

3. Pengimplementasian

4. Memperbaiki SDM

5. Memperbaiki dan Menguji Program

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN - repository.bsi.ac.id filehotel dan mengajukan work order ke supervisor engineering dan menfile kan work order di dalam sistem work order. 3. Proses

Documents